Bártfai Barnabás. Office 2016

Átírás

1 Bártfai Barnabás Office 2016

2

3 BBS-INFO Kiadó, 2016.

4 4 Office 2016 Bártfai Barnabás, Jelen könyv az Office 2007, 2010 és 2013 könyvek az Office 2016 verziójára átdolgozott változata, így a fenti könyvek tartalmával lehetnek átfedések. Minden jog fenntartva! A könyv vagy annak oldalainak másolása, sokszorosítása csak a szerző írásbeli hozzájárulásával történhet. A betűtípus elnevezések, a Microsoft, a Windows, a Windows logo, az Office, a Word, az Excel, a PowerPoint, az Access és az Outlook bejegyzett védjegyek. A Microsoft Szoftver Információ telefonszáma: (06-1) A könyv nagyobb mennyiségben megrendelhető a kiadónál: BBS-INFO Kiadó, 1630 Bp. Pf. 21. Tel.: A könyv megírásakor a szerző és a kiadó a lehető legnagyobb gondossággal járt el. Ennek ellenére, mint minden könyvben, ebben is előfordulhatnak hibák. Az ezen hibákból eredő esetleges károkért sem a szerző, sem a kiadó semmiféle felelősséggel nem tartozik, de a kiadó szívesen fogadja, ha ezen hibákra felhívják figyelmét. Papírkönyv ISBN E-book ISBN Kiadja a BBS-INFO Kft Budapest, Pf. 21. Felelős kiadó: a BBS-INFO Kft. ügyvezetője Nyomdai munkák: Biró Family Nyomda - Budapest Felelős vezető: Biró Krisztián

5 Tartalomjegyzék 5 TARTALOMJEGYZÉK TARTALOMJEGYZÉK... 5 BEVEZETŐ ÁLTALÁNOS TUDNIVALÓK Az Office 2016 változatai Telepítés Adatok a felhőben Menük vagy szalagok Eszköztárak és szalagok módosítása A gyorselérési eszköztár módosítása A szalagok módosítása Nyelvi beállítások Színséma és háttérminta WORD Általános tudnivalók Újdonságok a Word 2016-ban A Word indítása, befejezése A Word 2016 kezdőképernyője Alapvető kezelési feladatok Ha nem tudja, hogy mit kellene tenni? Billentyűzetkezelési szabályok Alapvető tudnivalók Kurzormozgatási funkciók Javítási funkciók A kurzor előtti karakter törlése A kurzor által jelölt karakter törlése Váltás beszúrás és felülírás üzemmód között Bekezdések kezelése Bekezdések megtörése Bekezdések összevonása Üres sorok létrehozása, törlése Oldaltörés beszúrása és törlése Tevékenység visszavonása, művelet ismétlése Állományműveletek Szöveg mentése Módosított dokumentum mentése a régi megtartása mellett... 38

6 6 Office Dokumentum megnyitása Export, import Új szöveg szerkesztésének megkezdése Közös használat Nyomtatás Megjelenítési lehetőségek Helyi és lebegő menük Billentyűparancsok Nézetek Nagyítás Segédjelek kijelzése Felosztás Több dokumentum egyidejű kezelése Vágólap és blokkműveletek Szövegrész kijelölése Kijelölt szövegrész vágólapra helyezése Kijelölt szövegrész vágólapra másolása Vágólap tartalmának beillesztése kurzorpozícióra Szövegrész mozgatása Szövegrész másolása Beillesztés előnézettel Adatok átvitele alkalmazások között Vágókönyv Formátum másolása Tabulátorok használata Betűk jellemzőinek megváltoztatása Betűtípusok módosítása A betű méretének módosítása A betű helyzete és vastagsága Indexek Alá- és áthúzások Betű és háttérszín Egyéb kiemelések Szövegeffektusok Betűjellemzők változtatása a betűtípus panelen Formázás törlése Kis és nagybetű csere Bekezdések jellemzői Bekezdések igazítása Behúzások és kezdősor-jellemzők Sortávolságok és bekezdések közti térközök A bekezdés panel funkciói Bekezdések speciális beállításai Szegélyek és árnyékok Számozások és felsorolások készítése Bekezdésjellemzők alkalmazásának problémái Dokumentumjellemzők megváltoztatása Oldaljellemzők beállítása Lapszín, oldalszegélyek Egyszerű oldalszámozás... 76

7 Tartalomjegyzék Kezdő oldalszám beállítása Fejléc, lábléc szerkesztése, oldalszámozás Fedőlap készítés Kísérő információk Keresési és helyettesítési funkciók Stílusok és témák Stílusok használata Azonosan formázott szövegek kijelölése Témák használata Nyelvi és szövegfunkciók Elválasztások kezelése A nyelv kiválasztása Helyesírási és nyelvhelyesség Hiba kijelzése Helyesírási és nyelvi ellenőrzés Automatikus hibajavítás Szinonima szótár Gyorsszöveg, modulok Adatok sorba rendezése Dokumentumok tagolása Töréspontok beszúrása Hasábok Hivatkozások Címsorszámozás Tartalomjegyzék készítés Tárgymutató készítés Lábjegyzetek, végjegyzetek Hivatkozások készítése Korrektúra és védelem Megjegyzések Korrektúra Dokumentumvédelem Űrlapok készítése Táblázatok készítése Képek, objektumok, szövegdobozok, grafikus elemek Ábrák, alakzatok, diagramok beszúrása Képek kezelése Alakzatok kezelése, rajzolás Szövegdobozok WordArt Egyenletszerkesztő Objektumok Szimbólumok Körlevélkészítés További lehetőségek Sablonok használata Weblapok készítése Weblapok mentése Háttér Hivatkozások

8 8 Office Helyettesítő szöveg Iniciálé készítése Egyéb dokumentumfunkciók Vízjelek Dátum beszúrása Súgó Makrók A Word testreszabása Beállítások Néhány végső megjegyzés EXCEL A táblázatkezelésről általában Milyen feladatot célszerű táblázatkezelővel megoldani? A táblázatok részei Újdonságok az Excel 2016-ban Ha nem tudja, hogy mit kellene tenni? Alapvető tudnivalók Az Excel indítása Az Excel 2016 kezdőképernyője A program felépítése Az Excel táblázatainak felépítése Helyi és lebegő menük használata Billentyűparancsok Cellák és területek azonosítása Kilépés az Excelből Fájlműveletek Táblázat mentése Módosított táblázat mentése a régi megtartása mellett Új táblázat szerkesztésének kezdése Meglévő táblázat betöltése Export, import Táblázat nyomtatása Közös használat Általános funkciók Nagyítás, nézetek Kurzormozgatás Hivatkozást tartalmazó cella kijelölése Több cella egyidejű kijelölése Utolsó művelet visszavonása Adatbevitel cellába Cellák automatikus kitöltése Cella tartalmának módosítása Cellatartalom törlése Cellatartalom áthelyezése Cellatartalom másolása Cellatartalom mozgatása, másolása vágólap segítségével Beillesztés előnézettel Adatok átvitele alkalmazások között Formátum másolása

9 Tartalomjegyzék Sorok, oszlopok, munkalapok beszúrása Munkalap átnevezése, mozgatása, másolása Sorok, oszlopok, munkalapok törlése Sor- vagy oszloprész beszúrása, törlése Egyetlen cella beszúrása, törlése Számolt, vagy átvett adat cellába vitele Cellahivatkozás rögzítése, relatív és abszolút hivatkozások Adattípusok Formázási lehetőségek Cella tartalmának igazítása és formázása Írásirány megváltoztatása Cellatípusok meghatározása Számítási pontosság, kerekítés Mezők szélességének és magasságának állítása Cellák összevonása, egyesítése Sortörés cellán belül Sorok, oszlopok, munkalapok elrejtése Beépített stílusok és formátumok Táblaformázás Stílusok Feltételes formázás Adatjelölések Értékgörbék Gyorselemzés Dokumentum-beállítások Függvények Függvények bevitelének módszerei Gyakrabban alkalmazott függvények Példák a függvényekre Függvények, képletek értékké alakítása Cellaterület adatainak kontrollálása Hibaüzenetek, hibaelemzés Egyéb műveletek Ablaktábla rögzítése Cellák és területek elnevezése Adatok sorba rendezése Helyesírás ellenőrzés Keresés és csere a táblázatban Táblázatrészek keretezése, vonalazása Táblázatrészek hátterének beállítása Táblázatok védelme, zárolása Cellába írható adatok korlátozása Korrektúra, megjegyzések Objektumok és ábrák kezelése Ábrák beszúrása Képek kezelése Alakzatok kezelése WordArt Szövegdobozok Szimbólumok

10 10 Office Egyenletek Grafikonok, diagramok Diagramtípusok Grafikonok, diagramok készítése Diagram módosítása Törlés Diagram áthelyezése, átméretezése Diagram-összetevők megváltoztatása Diagramstílus és szín megváltoztatása Adatsorok és kategóriák szűrése Diagram részeinek formázása Adatsor formázása Adatpont formázása Diagramtípus váltása Diagramelrendezések és feliratok Térhatású objektumok kezelése További diagramrészek formázása Diagram kiegészítése Forrásadatok megváltoztatása D térképek Haladó funkciók Adatbázis-táblázatok Adatok szűrése Táblázatok átalakítása Szövegből oszlopok készítése Ismétlődések eltávolítása Beolvasás és átalakítás Lehetőségelemzés, célértékkeresés Solver Tagolás és részösszegszámítás Kimutatások készítése Egy kattintásos előrejelzés Vezérlők és makrók Vezérlők Makrók További lehetőségek Konfigurálás és testreszabás Beállítások Gyorsbillentyűk és speciális karakterek használata ACCESS Fogalmak Az adatbázisok Adatbázis szerkezetek Hierarchikus adatbázis-szerkezet Hálós adatbázis-szerkezet Relációs adatbázis-szerkezet Az Access adatbázisok részei Hogyan épüljön fel egy adatbázis? Adatbázisok tervezése

11 Tartalomjegyzék Általános tervezési elvek, adattípusok Indexelések Elnevezések Normalizálás Kapcsolatok típusai Mezőtulajdonságok Adatformátumok Alapfunkciók A program indítása Meglévő adatbázis megnyitása Új, üres adatbázis létrehozása Új adatbázist létrehozása sablonok alapján Kilépés, bezárás Alapvető kezelési feladatok Szalagok Helyi menük Súgó Tevékenység visszaállítása, utolsó művelet ismétlése Navigációs ablak Ablakok és nézetek Nyomtatás Táblák Táblák létrehozása Tábla létrehozása adatok beírásával Tábla létrehozása sablonból Tábla létrehozása tervező nézetben Tábla importálása Meglévő táblák megtekintése, szerkesztése Adatbevitel adattáblába Rekordok kezelése Táblák formázása, megjelenítésének módosítása Táblák szerkezetének módosítása Mezők mozgatása, másolása Új mező beszúrása Mező törlése Mezőnév megváltoztatása Adattípus megváltoztatása Mezőtulajdonság megváltoztatása Számított adatot tartalmazó mezők létrehozása Más táblából való válogatást lehetővé tevő mezők létrehozása Táblák másolása, törlése és átnevezése Keresés Csere Rendezés Szűrés Frissítés Kapcsolatok Kapcsolatok értelmezése és jelentősége A kapcsolatok kialakítása Közvetlen kapcsolatok

12 12 Office Kapcsolatjellemzők megváltoztatása Kapcsolt táblák használata Lekérdezések Lekérdezés nézetek A lekérdezések típusai Választó lekérdezés Kereszttáblás lekérdezés Táblakészítő lekérdezés Frissítő lekérdezés Hozzáfűző lekérdezés Törlő lekérdezés SQL lekérdezés Egyesítő lekérdezés Átadó lekérdezés Adatdefiniáló lekérdezés SQL parancsok Lekérdezések frissítése, futtatása Lekérdezések létrehozása Lekérdezések módosítása Táblák, lekérdezések hozzáadása Táblák törlése lekérdezésből Mező hozzáadása, módosítása, törlése Mezősorrend megváltoztatása Mezők megjelenítésének tiltása Mezőtulajdonságok megváltoztatása Egyéb mezőműveletek Lekérdezés típusának megváltoztatása Összetett lekérdezések Adatok rendezése lekérdezés segítségével Feltételek meghatározása Összehasonlító operátorok Logikai operátorok Aritmetikai operátorok Egyéb operátorok Több mezőtől függő feltételmegadás Számított kifejezések a lekérdezésekben Összesítések és összegzések Feltételek viselkedése az összesítésekben Egyéb lekérdezések készítése Tábla adatainak módosítása frissítő lekérdezéssel Rekordok törlése törlő lekérdezéssel Új táblák létrehozása táblakészítő lekérdezéssel Új rekordok létrehozása hozzáfűző lekérdezéssel Kereszttáblás lekérdezés készítése Azonos elemek keresése lekérdezéssel Nem egyező elemek keresése lekérdezéssel Felhasználói paraméterek használata lekérdezésekben Lekérdezés eredményének megtekintése Lekérdezések törlése, átnevezése Űrlapok

13 Tartalomjegyzék Űrlap nézetek Adatbevitel táblára űrlapsegítségével Az űrlapok részei A segédűrlap Űrlapok készítése Űrlapok készítése automatikusan Űrlapok készítése varázslóval Űrlapok készítése tervezéssel Az űrlapokon használható elemek Meglévő űrlapok szerkesztése Új elem űrlapra helyezése Meglévő elem elhelyezkedésének módosítása Űrlapstílusok Elemek betűtípusai, méretei, igazításai Elem tulajdonságainak megváltoztatása Objektumok beszúrása űrlapra Bejárási sorrend Diagramok készítése Jelentések Jelentés készítése Jelentés automatikus készítése Jelentés készítése varázsló segítségével Jelentés készítése egyedi tervezéssel Jelentés módosítása Jelentés megtekintése Jelentés nyomtatása Makrók és modulok Új makró készítése Meglévő makró módosítása Makró futtatása Makró törlése és átnevezése Makró eseményhez kapcsolása Modulok Egyéb lehetőségek Küldés és exportálás Importálás Adatbázis tömörítése és helyreállítása Biztonsági mentés Régi adatbázis konvertálása Adatlap Titkosítás és korlátozás jelszóval Megosztott adatok kezelése SharePointtal Testreszabás Beállítások OUTLOOK Általános tudnivalók Az Outlook első indítása Az Outlook felépítése Megjelenítések átalakítása

14 14 Office Elektronikus levelezés címek Az elektronikus levelezés rendszere Üzenetek csoportosítása Szinkronizáció Beérkezett üzenetek olvasása Levél nyomtatása Beérkező levelek tárolása, törlése Új üzenet küldése Válaszadás, levéltovábbítás Állomány csatolása levélhez Üzenet formázása Kép beillesztése Üzenetjellemzők meghatározása Automatikus aláírás Levélpapír és alapértelmezett betűtípus Levélszemét (spam) kezelés Levelek mappákba rendezése, karbantartása Levelek további kezelési lehetőségei Keresés levelek közt Levéltulajdonságok Üzenetek időpont szerinti megkülönböztetése Oszlopok módosítása Levelezési beállítások fiókok kezelése Címjegyzék Visszahívás Naptárkezelés Nézetek Több naptár használata Események és találkozók A kívánt nap kiválasztása Új találkozó bejegyzése Ismétlődő találkozók Találkozók adatainak módosítása Találkozó másolása Találkozó törlése Egész napos esemény bejegyzése, módosítása, törlése Értekezlet összehívása Névjegy funkciók (Személyek) Meglévő adatok megtekintése Új névjegy felvitele Adatok módosítása Névjegy törlése Híváskezdeményezés és üzenetküldés Feladatok Feladatok megtekintése Új feladat rögzítése Feladatok módosítása Feladatok törlése

15 Tartalomjegyzék Feladatok állapota és kategóriája Feladat kiosztása levelezéssel Feljegyzések Outlook Ma Egyéb lehetőségek Kategorizálás Nézetek megváltoztatása Keresés Címjegyzék és csoportos címzés Stílus, etikai szabályok Exportálás, importálás adatmentés Segítségkérés Beállítások Szolgáltatások konfigurálása POWERPOINT Általános tudnivalók A program indítása, befejezése A PowerPoint kezdőképernyője Alapvető kezelési feladatok A képernyő részei Nézetek Több dokumentum egyidejű kezelése Nagyítás-kicsinyítés A prezentáció tagozódása Tevékenység visszaállítása, művelet ismétlése Állomány műveletek A fájl menü Prezentáció mentése Video készítése prezentációból Önállóan lejátszható fájl készítése Létező prezentáció megnyitása Prezentáció lejátszása weblapon Új prezentáció szerkesztésének kezdése Közös használat Diasorozat létrehozása Prezentációkészítés sablonnal vagy téma választásával Prezentációkészítés üres bemutató alapján Diasorozat készítésének további fázisai Új dia beszúrása, törlése, áthelyezése Új dia közbeszúrása Dia törlése a prezentációból Diák sorrendjének módosítása a prezentációban Szöveg bevitele diára Kurzormozgatási és javítási funkciók Vágólap és blokkműveletek Szövegrész kijelölése Kijelölt objektum vágólapra helyezése Kijelölt objektum vágólapra másolása Vágólap tartalmának beillesztése kurzorpozícióra

16 16 Office Objektum vagy szövegrész mozgatása Objektum, szövegrész másolása Beillesztés előnézettel Adatok átvitele alkalmazások közt Vágókönyv Formátum másolása Szövegek formázása Betűk jellemzőinek megváltoztatása Betűtípusok módosítása A betű méretének módosítása A betű helyzete és vonalvastagsága Árnyékolás Aláhúzások, áthúzások Térközök Kis és nagybetű csere Betűszín Betűjellemzők megváltoztatása a betűtípus panelen Formázás törlése Bekezdések jellemzőinek megváltoztatása Bekezdések igazítása Behúzások és kezdősor-jellemzők Sortávolságok és bekezdések közti térközök Szövegirány és függőleges szövegigazítás Számozások és felsorolások WordArt Táblázat beillesztése és szerkesztése Szövegdobozok kezelése Mozgatás, átméretezés, forgatás Automatikus méretezés Szövegdoboz kitöltése és keretezése Grafikus elemek Képek diára helyezése Online képek, ClipArtok Vonalak, alakzatok beszúrása Diagram beszúrása Grafikus elemek formázása Fényképalbum készítése Videok, hangok, zenék Diaelrendezés utólagos változtatása További diajellemzők Témák, effektusok, stílusok Oldaljellemzők Háttér A dia előadói jegyzetekkel való kiegészítése Diák sorszámozása Fejléc és lábléc Dia elrejtése Diák közti váltások beállítása Szövegmegjelenítés lehetőségei, animálás Hivatkozások, akciók, műveletek

17 Tartalomjegyzék Dia minta Vetítés Kiemelés, rajzolás Diavetítés futtatási módjai Időzítés Egyéni diasorok Vetítés felvétele, kísérőszöveg Diasorozat nyomtatása További lehetőségek Keresés és csere Helyesírás ellenőrzés Megjegyzések beszúrása Előkészítés Fájlnevek és mappák rögzítése Súgó A PowerPoint testreszabása Beállítások EGYÉB OFFICE PROGRAMOK

18 18 Office 2016

19 Bevezető 19 BEVEZETŐ E köny segítségével megismerhetjük az Office 2016 programjainak kezelését. A közérthető nyelvezet miatt bátran ajánljuk akár kezdőknek is, de hasznos lehet azok számára is, akik ECDL vagy egyéb vizsgára készülnek, vagy akik a programok további lehetőségeivel kívánnak megismerkedni. A könyvet ajánljuk azok számára is, akik a 2007-es, 2010-es, vagy a 2013-as verziót használják, mivel a kezelés tekintetében jelentős különbség nincs. Az Office 2016-ban szintén visszaköszön a leegyszerűsödött megjelenés, bár a lényeg a forma mögött van, a programcsomag ugyanis bizonyos okostelefonokkal, táblagépekkel, a felhőben is működik, sőt akár olyan számítógépen is használható, amelyre nincs telepítve. A fájlokat a OneDrive-ra is menthetjük, bejelentkezés esetén a személyes beállításokat bárhol megtarthatjuk, az Office 365 frissítései pedig automatikusak. Jelen könyvben ismertetjük a szövegszerkesztőt, azaz a Word 2016-ot, a táblázatkezelőt, azaz az Excel 2016-ot, az adatbázis-kezelőt, azaz az Access 2016-ot, a prezentációkészítőt, azaz a PowerPoint 2016-ot, illetve a levelező, névjegy- és időbeosztás nyilvántartót, az Outlook 2016-ot is. Számos helyen olyan további kiegészítéseket is teszünk, amelyek bár nem részei a programok kezelésének, mégis hasznos lehet a munkánk során. A könyvben nem tárgyaljuk az alapismereti részeket, feltételezzük, hogy a Tisztelt Olvasó már tisztában van a Windows kezelésével, és az alapvető számítástechnikai fogalmakkal. Ha ez mégsem így lenne, úgy ajánljuk az utolsó oldalon lévő könyvajánlóban szereplő, illetve a kiadó weblapján lévő kezdő, illetve Windows-ról szóló könyveket.