Finanszírozás és pénzügyi feladatok MF 06.EF

Átírás

1 Változtatás átvezetésére kötelezett példány: nem kötelezett példány: Példány sorszám: Finanszírozás és pénzügyi feladatok MF 06.EF Készítette: Kiss Gábor folyamatgazda Átvizsgálta: Dr. Zagyi Bertalan minőségügyi programfelelős Jóváhagyta: Dr. Kalapos István dékán M ó d o s í t á s o k Sorszáma Dátuma Leírása NEPTUN Hallgatói rendszer helyett az ETR hallgatói rendszer bevezetése Címlap A Kar nevének aktualizálása ; 5.1.2; 5.2.1; 5.2.4; 5.2.5; 5.2.7; 5.2.9; 5.4.2; ; ; 5.5.2; ; ; ; 5.7.2; ; 7. pontok aktualizálása Kiadás dátuma: Oldalszám: 1/14

2 1. A folyamatleírás célja A Debreceni Egyetem Orvos és Egészségtudományi Centrum (OEC) Gazdasági Egysége által végzett finanszírozási, nyilvántartási, elszámolási és egyéb pénzügyi tevékenységek szabályozása, mely az alábbi feladatokra terjed ki: az államháztartási költségvetés készítése és lebontása kiadási és bevételi jogcímekre, kiemelt keret előirányzatok, felhasználások rögzítése, államháztartási költségvetés alapján a szervezeti egységek gazdálkodási kereteinek megadása, nyilvántartása, gazdálkodásuk támogatása. a szállítói számlák kezelése, kifizetése, a vevői számlák kezelése, bevételek beszedése, kutatás statisztikai adatgyűjtés, beszámolókhoz adatszolgáltatás az OEC-nek és a DE-nek EK-t érintő pályázatok pénzügyi tervezése, nyilvántartása és elszámolása, átvett pénzeszközök kezelése. 2. Alkalmazási terület 2.1. A folyamatleírás vonatkozik az EK valamennyi szervezeti egységére, munkatársaira, akik pénzügyi dokumentumokkal - okmányokkal -, pénzügyi tevékenységgel foglalkoznak, az EK szervezeti egységei részére adatot szolgáltatnak a rendelkezésre álló forrásokról, és pénzgazdálkodási keretekről, illetve mindazokra, akik a folyamat akadálymentes működésének biztosításában részt vesznek A tevékenységet végző szervezeti egységek kapcsolatrendszere: DE Gazdasági Főigazgatóság (GFI) OEC Gazdasági Igazgatóság (GI) OEC EK Gazdasági Egység (GE) EK szervezeti egységei 3. Hivatkozások 3.1. Külső dokumentumok A pénzügyi tevékenység külső szabályozó dokumentumai (rendeletek, szabályok) Közlönyökben, kézikönyvekben és számítógépes adattárban találhatók meg: Aktuális Törvény a Magyar Köztársaság adott évi költségvetéséről (Kvt) évi XXXVIII. törvény az Államháztartásról (Áht) évi XCII. törvény az Adózás rendjéről (Art) Kiadás dátuma: Oldalszám: 2/14

3 2005. évi CXXXIX. törvény a Felsőoktatásról (Felsőokt. tv) évi LXXIV. törvény az Általános forgalmi adóról (Áfa tv) évi LXVI. törvény az Egészségügyi hozzájárulásról (Eho) évi C. törvény a Számvitelről (Számv.tv) 249/2000. (XII. 24.) Korm. rend az Államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségeiről. 217/1998. (XII.30.) Korm. rend. az Államháztartás működési rendjéről. 36/1999. (XII.27) PM rendelet A pénzügyi szolgáltatások teljesítésének rendje a Magyar Államkincstárban és a fentiekben felsoroltak mindenkor érvényes módosításai, újabb kiadásai Belső dokumentumok Kollektív szerződés, Rektori, Centrumelnöki, Gazdasági igazgatói utasítás Belső szabályzatok: Debreceni Egyetem EK Szervezeti és Működési Rendje Debreceni Egyetem Kollektív szerződés Debreceni Egyetem Szervezeti és Működési Szabályzata Debreceni Egyetem Pénz- és értékkezelési Szabályzata Debreceni Egyetem Számvitel politikája, Számlarendje, Debreceni Egyetem Eszközök és források értékelésének szabályozása, Debreceni Egyetem Gazdálkodási Szabályzata, Debreceni Egyetem Tudományos Kutatások Szabályzata, SAP pénzügyi-gazdálkodási informatikai rendszer leírása, Kari Tanács 31/2006. ( ) sz. határozata a befizetett költségtérítési díjak felhasználásáról és a fentiekben felsoroltak mindenkor érvényes módosításai, újabb kiadásai. 4. Meghatározások DE OEC EK GE: Debreceni Egyetem Orvos- és Egészségtudományi Centrum Egészségügyi Kar Gazdasági Egység Költségvetési előirányzat: meghatározott bevételi vagy kiadási jogcímen tervezhet, és ennek megfelelően felhasználható keretet jelent. Az előirányzatok lehetnek bevételi és kiadási jellegűek, melyeken belül megkülönböztetünk kiemelt és részelőirányzatokat. Államháztartási költségvetési előirányzat: A költségvetési előirányzatokat az ún. elemi költségvetésben a felügyeleti szerv hagyja jóvá, melyeket csak a vonatkozó jogszabályi előírások alapján lehet év közben módosítani. Kiadás dátuma: Oldalszám: 3/14

4 Funkcionális költségvetési előirányzat: meghatározott létszám, norma, vagy feladat ellátására biztosított előirányzat bevételi és kiadási terve. Kiemelt jogcímenkénti előirányzat: az államháztartás éves költségvetésében meghatározott bevételi és kiadási jogcímek csoportosítása, amely szerint a Magyar Államkincstár (továbbiakban MÁK) a kincstári költségvetés előirányzatait nyilvántartja (KTK) szerinti megbontásban. Főkönyvi jogcímenkénti előirányzat: a kiemelt előirányzatok további bontása, a számviteli törvény által ajánlott logikai csoportosítás szerint. Előirányzat módosítás: olyan jogkör, amely az előirányzat megváltoztatásának lehetőségét jelenti, jogszabály által meghatározott esetekben, hatáskörben, módon, és mértékben. Adósok: azok a természetes és jogi személyek, akik törvény alapján, meghatározott díj fizetése ellenében vehetik igénybe az EK szolgáltatásait. Vevők: EK-n kívüli olyan szervezetek (költségvetési szervek, gazdasági társaságok, alapítványok, társadalmi szervezetek), akikkel megállapodást vagy szerződést köt az EK az általa elvégzendő valamilyen szolgáltatás elvégzésére vagy értékesítésre. Ez a szolgáltatás a gazdálkodó szervezetek részére kiszámlázásra kerül. Szállítók: EK-n kívüli olyan szervezetek (költségvetési szervek, gazdasági társaságok, alapítványok, társadalmi szervezetek), akikkel megállapodást vagy szerződést köt az, EK, a tőlük igénybe vett valamilyen szolgáltatás elvégzésére vagy termék beszerzésre, melyről a szervezet számlát készít az EK részére. SAP pénzügyi-gazdálkodási informatikai rendszer: a DE hálózatán, központi szerveren keresztül, központilag szabályozott informatikai rendszer, mely szoftverrendszer a gazdálkodás minden részfolyamatát integráltan kezeli, figyeli. Jelenleg működő alrendszerei: - Pénzügy-számviteli modul, (FI) - Költségvetés- menedzsment (KVM) - Eszközgazdálkodási modul, (AM) - anyaggazdálkodási modul,(mm) - kontrolling modul (CO) - értékesítési modul (SD) 5. A folyamat és lépései 5.1 Felelősség A folyamatleírás elkészítéséért és karbantartásáért a folyamatgazda, működtetéséért, pedig az EK Gazdasági Egység Vezetője a felelős. Kiadás dátuma: Oldalszám: 4/14

5 A Pénzügyi osztály tevékenységét végző felelős munkatársak olyan szakemberek, akik minimum középfokú alapvégzettségűek, pénzügyileg szakképzettek, átlagos gyakorlati idejük legalább 5 év és a vezető beosztásban dolgozók pénzügyi és számviteli főiskolai üzemgazdász, közgazdász végzettséggel, illetve mérlegképes szakvizsgával rendelkeznek Államháztartási költségvetés készítése Az államháztartási költségvetés készítése az OEC EK Gazdasági Egység munkatársainak feladata A DE OEC EK Gazdasági Egysége a meghatározott költségvetési sarokszámok alapján elkészíti az intézményi részköltségvetést, a PM által kiadott intézményi költségvetés pénzforgalmi tábláit az elemi költségvetés összesítő sorai alapján. Az adatokat nyomtatványon és elektronikusan is átadja az OEC Gazdasági Igazgatóságának Az EK vezetőségével egyeztetve meghatározásra kerülnek a központosításra kerülő feladatok, valamint a központilag kezelendő működési kiadások várható előirányzatai A jóváhagyott költségvetés forrásonként, kiadási és bevételi jogcímenként lebontásra kerül az Alapszakok, illetve egyéb központi irányítás alá tartozó szervezeti egységek előirányzataira, elkészül a belső költségvetés Az EK jóváhagyott költségvetési előirányzata forrásokra bontva, jogcímenként rögzítésre kerül az SAP gazdálkodási rendszerben Amennyiben új szakmai feladatok belépése, vagy jogszabályi változások következtében évközi felügyeleti pótelőirányzatot kap a DE, akkor erről írásban értesíti az OEC GI igazgatóján keresztül az EK gazdasági egység vezetőjét. Ha a pótelőirányzat az EK meghatározott szervezeti egységére vonatkozik, akkor írásban értesítjük az adott szervezeti egységet, ezzel egyidejűleg a módosítást átvezetjük a belső költségvetés keretrendszerén is Az előző évi pénzmaradvány igénybevétele, a tervezetet meghaladó többletbevételek realizálása, (egyéb átvett pénzeszközök, működési bevételek) saját hatáskörű előirányzat módosítását az OEC pénzügyi osztálya kezdeményezi Szervezeti egységek gazdálkodási kereteinek nyilvántartása A szervezeti egységekre lebontott gazdálkodási keretek szervezetenként külön, kiemelt előirányzatok bontásban forrásonként vannak kezelve. A keretek naprakész nyilvántartását a keretfelelős végzi. Kiadás dátuma: Oldalszám: 5/14

6 5.4. A DE OEC Gazdasági Egysége egyéb feladatai Pályázatok és egyéb átvett pénzeszközök pénzügyi kezelése, nyilvántartása, elszámolása. Az EK valamely szervezete által, annak önálló kezdeményezése alapján benyújtandó pályázatok költségvetésének elkészítésében a pénzügyi osztály is részt vesz. Az így befolyt bevételek terhére történő kifizetéseket a pályázatért felelős személy igazolhatja le. A nyertes pályázatok, illetve átvett pénzeszközökkel kapcsolatosan a GE bevételeket és kiadásokat külön kereteken, pénzügyi központokon tartja nyílván, időközönként egyeztetést folytat annak felelősével, majd az elszámolás határidejét betartva pénzügyi beszámolót készít a támogató vagy finanszírozó felé Költségtérítéses képzésekkel kapcsolatos pénzügyi feladatok A költségtérítéses hallgatók által befizetett költségtérítések felosztását és felhasználását a Kari Tanács 31/2006 (05. 04) sz. határozata szabályozza. A hallgatók a költségtérítésüket a ETR rendszerben a DE EK Tanulmányi Osztálya által történő kiírás alapján beutalják a ETR gyűjtőszámlára, ahonnan időközönként az EK-t megillető részt a DE GF átutalja a Kar bankszámlájára. A költségtérítésükről számlát kérő hallgatók számára, ETR nyilatkozatuk alapján a bizonylatot a Tanulmányi Osztály állítja ki az ETR rendszerből. A költségtérítéses képzések bevételeit és kiadásait a pénzügyi osztály képzésenként külön pénzügyi központon kezeli, mely pénzügyi központok terhére történő kifizetéseket az adott szervezeti egység vezetője engedélyezheti. Adott keretek állásáról a DE OEC EK GE időszakonként kimutatást készít a szervezeti egység részére Az átutalásos szállítói számlák kezelése, kifizetése A szállítókkal kapcsolatos számlakezelési tevékenységet a GE munkatársai végzik A szállítói számlák nyilvántartásba vétele, igazoltatása A beérkező számlákat a GE munkatársa számszakilag ellenőrzi. Ha bármiféle eltérést, hibát tapasztal, úgy vagy telefonon pontosít, vagy a számlát visszaküldi a módosítását kérő levéllel együtt a szállító, vagy a beküldő szervezeti egység részére. Helyes számla esetében a munkatárs megvizsgálja, hogy a szállító partner szerepel-e a szállítói törzsállományban. Új partner esetén először a partner adataival (név, telephely, adószám, bankszámlaszám stb.) új szállítóként regisztrálni kell az SAP rendszerben Az előírásoknak megfelelően kiállított számla rögzítésre kerül az SAP számítógépes pénzügyi nyilvántartó rendszer ZIK 01-es tranzakciójában. Kiadás dátuma: Oldalszám: 6/14

7 Az iktatott adatok: iktatószám (automatikusan generált, az adott év elejétől kezdődő, a DE egészére vonatkozóan folyamatos számozás), a szállító azonosítója, a tevékenység helye/üzletág, partnerbank (átutalásos számla esetében), nyilvántartásba vétel iktatás - időpontja, szolgáltatás vagy a beszerzés teljesítés időpontja, fizetési határidő, kiegyenlítés módja, számla sorszáma, referencia száma, adóalap, az ÁFA mértéke és a felszámított adó összege, számla végösszege Az EK GE megbízott munkatársa a nyilvántartásba vett számlát felszereli a rendszerből nyomtatott Számlakísérő utalvánnyal. Amennyiben az adott számla nem a szervezeti egységtől, hanem közvetlenül a partnertől érkezik, úgy továbbítja azt leigazolás és keretmegjelölés céljából az adott szervezeti egységhez Amennyiben rövid határidőn belül az igazolt számla nem érkezik vissza a GE-hez, akkor először telefonon, majd pedig írásban a GE munkatársa felszólítja a szervezeti egységet a számla visszaküldésére A számlák keretterhelése A visszaérkezett számlákat a csoport munkatársai átvizsgálják, hogy a számlában esetlegesen szereplő készletek, eszközök bevételezésre kerültek-e, vagy a szolgáltatás igénybevétele megtörtént-e, azaz igazolták-e a kifizetés jogszerűségét. A szervezeti egység a számlán azt is jelöli, hogy a számla kifizetését milyen keret terhére kéri elszámolni. A könyvelés során a rendszer leellenőrzi, hogy a szervezeti egység által megjelölt keret szabad előirányzata fedezetet nyújt-e a kifizetésre. Amennyiben a rendelkezésre álló előirányzat nem fedezi a kiadásokat, abban az esetben új (más) keret (fedezet) megjelölését kérik a szervezeti egységtől. Azon szolgáltatások illetve beszerzések esetében, melyek az egyetemi döntés értelmében megrendelővel kötelesek indulni, a rendszer már a megrendelés időpontjában fedezetvizsgálatot hajt végre, fedezethiány esetében új keret megjelölését kell kérni A számla kontírozása A szervezeti egység által leigazolt számlát a GE munkatársa ZIK 02, tranzakcióval módosítja, melynek következtében megtörténik az adott összeg megfelelő főkönyvi számlán, illetve kereten történő megjelenítése. Az eszköz-, illetve anyagnyilvántartást is érintő számlák esetében ebben a tranzakcióban történik meg a korábbi megrendelés és a számla összerendelése, vagyis a számlaérkeztetés. Az adott számla lekönyvelése után megtörténik annak érvényesítése is. Kiadás dátuma: Oldalszám: 7/14

8 A számlák pénzügyi rendezése Átutalási megbízások elkészítése, kezelése Az OEC EK GE munkatársai az átutalásra váró bizonylatokat a szállító azonosító számai alapján sorrendbe rendszerezik. Az átutalásra váró számlák utalványozásra az ezzel a feladattal megbízott vezetők részéről. A Magyar Államkincstár felé közvetlenül, a kincstári körös számlák illetve a kiegészítő szelvénnyel ellátott (pl. több KTK-s) számlák továbbítandók. Az átutalások a 36/1999. (XII. 27) PM rendelet előírásainak megfelelően kerülnek kitöltésre, de minden esetben jelölni kell az átutalás kiemelt jogcím kódját.(kincstári tranzakciós kódot.). A GIRO Rt-n keresztül továbbítandó átutalások az SAP rendszerben kerülnek leválogatásra. A rendszer által előkészített GIRO állományokból tranzakciós kódok szerint kötegek készülnek, hálózati kapcsolat alapján történik a feldolgozásuk. Tételes ellenőrzés után elektronikus úton átküldésre kerülnek az OEC Pénzügyi Osztályának illetékeséhez, ahol a jóváhagyó Dallas chip -elhitelesíti az állomány indítását a GIRO központ felé. Az adatállomány továbbítása közvetlen kapcsolaton keresztül történik. Ezen a modemen keresztül igazolja vissza a GIRO RT az OEC felé az elfogadott tételeket, mely visszaigazolást az OEC pénzügyi osztálya faxon továbbítja a DE EK GE felé. Az SAP pénzügyi nyilvántartó rendszer az átutalás elindításának tényét átutalás azonosító hozzárendelésével jelzi az adott számlán Ha egy átutaláson belül különböző kiadási jogcímhez kapcsolódó kifizetés szerepel, úgy a Kincstár felé átutalási megbízás kiegészítő szelvényt (PF1-K) (NK 0071.C) kell az átutalás mellé csatolni 36/1999. (XII. 27) PM rendelet szerint, mely a számla végösszegének bontását tartalmazza, kincstári tranzakciós kódonként A szelvényes átutalási megbízások, a Kincstárhoz aláírási joggal bejelentett munkatársak által EK részéről aláírtan átküldésre kerülnek az OEC Pénzügyi Osztályára, ahonnan a második aláírás után továbbítják a Magyar Államkincstár Debreceni Fiókjához. Az adott napi terhelések összesített forgalmáról az OEC pénzügyi osztálya megküldi az EK részére a terhelési és jóváírási értesítőt A banki bordero összeszerelése Az összevont számlakivonaton található terhelések és jóváírások sorrendjében beazonosításra kerülnek a számlabizonylatok. A terhelési értesítésekkel összeszerelt számlák alapján a munkatársak berögzítik a kifizetés teljesítésének időpontját az SAP rendszerben, majd a megfelelő dátummal ellátott borítékba helyezik azokat irattározás céljából Készpénzes számlák pénzügyi rendezése Készpénzes számlák iktatása, kontírozása, keretterhelése jelen szabályozás pontjaiban leírtaknak megfelelően történik. Kiadás dátuma: Oldalszám: 8/14

9 Házi pénztári kifizetés, utalványozás és ellenjegyzés Részletes szabályait a DE Pénzkezelési Szabályzata házipénztárra vonatkozó része tartalmazza A vevői számlák kezelése Az adósokkal/vevőkkel kapcsolatos számlázási tevékenységet a DE EK Pénzügyi Osztálya munkatársai végzik A vevői számlák kiállítása A tevékenység folyamatábráját a 6.2. Sz. melléklet tartalmazza A vevői számlák kiállítására vonatkozó igény jelentkezhet levélben az EK kérelmező szervezeti egység vezetőjének aláírásával vagy a DE OEC Számla kiállítást kezdeményező lapján. A kérelmet az Adótörvények előírásainak megfelelően a számlát készítő előadó besorolja a számla elkészítéséhez. Az adóst/vevőt a vevői törzsállományban kikeresi annak megállapítására, hogy a partner szerepel-e a nyilvántartásban. Amennyiben az adós/vevő nem szerepel a törzsállományban, akkor annak adataival regisztrálja az SAP rendszerben. A számla kiállítása a V. R.104/új számla nyomtatványon, vagy a rendszer által előállított, nyomtatott módon történhet. A kiállítással egy időben követelésünk automatikusan nyilvántartásba kerül. Az SAP-ból nyomtatott számlaleporellós számla esetében: az Első példány az adós/vevő partner számára kipostázásra vagy átadásra kerül, Második példány a Magyar Államkincstár által megküldött összevont számlakivonathoz, vagy a napi pénztárjelentéshez kerül. Harmadik és negyedik példány mint szigorú számadású nyomtatvány lefűzésre kerül az ÁFA analitikához. Az SAP rendszer által számlaformátumként nyomtatott számla esetében: A nyomtatandó példányszám első nyomtatáskor meghatározható Első példány az adós/vevő partner számára kipostázásra vagy átadásra kerül, Második példány a Magyar Államkincstár által megküldött összevont számlakivonathoz, vagy a napi pénztárjelentéshez kerül. Harmadik példány mint szigorú számadású nyomtatvány lefűzésre kerül az ÁFA analitikához Abban az esetben, ha az EK szolgáltatást nyújtó szervezeti egysége maga állít ki számlát, a szervezeti egység a számlamásolatot továbbítja a Gazdasági Egységhez. A Magyar Államkincstár által megküldött összevont számlakivonathoz ezeket mellékeljük. Kiadás dátuma: Oldalszám: 9/14

10 A kiszámlázott bevétel nyomon követése A Magyar Államkincstár által megküldött napi számlakivonat jóváírásai és a számlák csatolt másodpéldányai alapján SAP-s rögzítéssel kontírozásra kerül a bizonylat és ezzel egy időben, SAP tranzakcióval (összepontozás), a követelés automatikusan kivezetésre kerül az analitikus nyilvántartásból. Ha a számla ellenértéke a fizetési határidőt követően nem folyik be az OEC bankszámlájára, az adósnak/vevőnek fizetési felszólítás küldésére van lehetőség (F 0628.C), melyet az SAP rendszerből nyomtathatunk. Amennyiben többszöri felszólítás ellenére az adós/vevő nem rendezi tartozását, követelésünket az OEC Jogi Irodájának továbbítjuk Adatszolgáltatási kötelezettség Havi adatszolgáltatási kötelezettség A havi adatszolgáltatási kötelezettséget a Gazdasági Egység munkatársai számára a 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet írja elő. Az adatszolgáltatást a rendelet AT-01, Adatszolgáltatás a Kincstári körbe tartozó költségvetési szerv által elismert tartozás állományról (NK 0075.C) formanyomtatványon kell elkészíteni. A kitöltött AT-01-t közvetlenül a DE GFI Pénzügyi főosztályára küldi meg a DE EK Pénzügyi Osztálya vezetője a tárgyhó 25-i adataik alapján. Az adatszolgáltatás határideje: a Magyar Államkincstár felé tárgyhót követő hó 5-e Havi adatszolgáltatás az államháztartással szembeni egyes adó-és járulékkötelezettségekről évi CXII. Törvény az Adózás rendjéről (Art), évi LXXIV. Törvény az Általános forgalmi adóról (Áfa tv), évi LXVI. Törvény az Egészségügyi hozzájárulásról (Eho) évi C. Törvény a Számvitelről (Számv. tv) követelményeinek megfelelően. A Gazdasági Egység a hó végén az analitikus nyilvántartások alapján elkészíti a természetbeni juttatások után fizetendő adókról, járulékokról szóló összesítést jogcímenként alap, adó, járulékfizetési kötelezettség bontásban és a Havi adatszolgáltatás az államháztartással szembeni egyes adó- és járulékkötelezettségekről elnevezésű nyomtatványon jelenti azokat a DE GF felé Az adatszolgáltatás határideje: tárgyhót követő 8-a Havi bevallás az általános forgalmi adó havi kötelezettségének, illetve jogosultságának összegéről évi CXII. Törvény az Adózás rendjéről (Art), évi LXXIV. Törvény az Általános forgalmi adóról (Áfa tv), előírásainak megfelelően a számviteli pénzforgalmi adatok alapján a Gazdasági Egység megállapítja a fizetendő ÁFA, az előzetesen felszámított, valamint az adóköteles tevékenységhez kapcsolódó ÁFA visszaigényelhető összegét (APEH 0x65) (NK 0076.C). A bevallást továbbítja a DE Pénzügyi Főosztálya felé, és intézkedik az Kiadás dátuma: Oldalszám: 10/14

11 esetlegesen befizetendő összeg GF számlájára való átutalásáról. Az adatszolgáltatás határideje: tárgyhót követő 15-e Negyedéves adatszolgáltatási kötelezettség Időközi mérlegjelentés A Gazdasági Egység az adósokról és vevőkről, valamint a szállítói tartozásokról az I. és III. Negyedévre vonatkozóan a tárgynegyedévet követő hónap 15-ik napjáig, a II. és IV. Negyedévre vonatkozóan az egyetem számviteli politikájában meghatározott időpontban adatot szolgáltat a DE GFI részére a negyedéves időközi mérlegjelentés elkészítéséhez Félévenkénti adatszolgáltatási kötelezettségek A félévenkénti beszámolókhoz az EK Gazdasági Egysége megküldi a szükséges és kért információkat és adatokat a DE Gazdasági Főigazgatósága és az OEC Gazdasági Igazgatósága részére. A GFI Számviteli Főosztálya a június havi pénzforgalmi tételek, feladások könyvelése után előzetes pénzforgalmi adatokat ad az OEC költségvetési csoport munkatársai részére, az analitikák egyeztetése céljából. A GFI Pénzügyi Főosztálya szintén az OEC Pénzügyi Osztálya részére elszámolást küld az I. Félévet érintő Kincstári előirányzat módosításról, mely jogcímenként rögzítésre kerül az SAP megfelelő moduljaiban. A PJ02/A Kiadások és bevételek alakulása az előirányzat-felhasználási keretszámlákon a Magyar Államkincstár által megküldött teljesítési adatokat a számviteli nyilvántartás kiemelt jogcímével egyeztetésre kerül. Az egyeztetést-mivel a PJ02-es nyomtatvány OEC szinten készül az OEC Pénzügyi Osztálya végzi. Az OEC költségvetési csoportjának munkatársai a PM táblák alapján összeállítják az I. Féléves intézményi költségvetési beszámolót, melyet megküldenek a GFI Pénzügyi Főosztálya felé összesítés céljából. A Kincstári és a főkönyvi nyilvántartási adatok közötti eltérést szövegesen indokolni kell a felügyeleti szervnek megküldött beszámoló részeként. Így a Centrumra vonatkozó eltérések indoklását a Pénzügyi Osztály megküldi a DE GFI Pénzügyi Főosztályának Egyéb beszámolási kötelezettségek A különböző pályázatokhoz kapcsolódó elszámolási kötelezettség támogatónként eltérő határidejű. Témánként beszámolót kell készíteni a gazdálkodási időszakról, illetve végelszámolást kell készíteni a több évet érintő kutatási időszakról. A pénzügyi elszámolás mellékletét képezi a témavezető által összeállított szakmai szöveges beszámolónak. A beszámolásokra vonatkozó szabályok és rendelkezések alapján a GE éves és időszaki beszámolásokat készít a DE OEC Gazdasági Igazgatósága és a DE Gazdasági Főigazgatósága felé. Kiadás dátuma: Oldalszám: 11/14

12 6. Mellékletek 6.1. A szállítói számlák kezelése, kifizetése 6.2. A vevői számlák kezelése 7. Hivatkozott formanyomtatványok Azonosító F 0640.C F 0610.C F 0628.C NK 0072.C NK 0071.C NK 0074.C NK 0075.C NK 0076.C Cím Elemi szöveges költségvetés (xls.) Számlakísérő utalvány Fizetési felszólítás Átutalási megbízás Átutalási megbízás kiegészítő szelvény Számla SAP által automatikusan nyomtatott SzámlaVR.104/4/új Költségvetési szerv által elismert tartozás AT-01 APEH ÁFA bevallás Havi adatszolgáltatás az államháztartással szembeni egyes adóés járulékkötelezettségekről 8. A folyamat működésére jellemző mutatók Sorszám Mutató megnevezése Mutató számítása Számítás gyakorisága 1. Bejövő számlák darabszáma Összes számla Évente egyszer 2. Kimenő számlák darabszáma Összes számla Évente egyszer 3. Költségvetés teljesítése Terv/tény Évente egyszer Kiadás dátuma: Oldalszám: 12/14

13 A szállítói számlák kezelése, kifizetése 6.1. sz. melléklet Bejövő számla kezelése Módszer Pénzügyi osztály felelőse START Iktatás számítógépen szállítói analitikus nyilvántartásban pénzügyi előadó Alaki, tartalmi, formai, számszaki ellenőrzés, kiküldés a szervezeti egységekhez APEH által kiadott vámtarifaszám és statisztikai jegyzékszámok alapján pénzügyi előadó Szervezeti egység igazolja a számla jogosságát hiba esetén szállítóval szóban vagy írásban előadó A számlában szereplő Tétel szolgáltatáse? (igen) SAP FI rendszerben (nem) Yes No automatikus feladás -SAP anyagmodul (MM) Raktáros-gondnokság A számla újbóli iktatása, egyben keretterhelés Raktári bevételezés, állományba vétel - SAP eszköz modul (AM) Eszköznyílvántartó-gondnokság Banki átutalások Elkészítése GIRO, Illetve szelvényes formában MÁK előírásai alapján SAP rendszerből illetve manuálisan. MÁK által visszaigazolt terhelések banki borderó összeszerelése STOP Kiadás dátuma: Oldalszám: 13/14

14 Vevői számlák kezelése 6.2. sz. melléklet Számlakészítés Módszer Pénzügyi osztály felelőse START Kérvény fogadása Levél az illetékes vezető aláírásával Szervezeti egység előadója Kérvény pontosítása specifikáció Szükség szerint szóban vagy írásban SZJ, VTSZ keresés ÁFA minősítés APEH által kiadott vámtarifaszám és statisztikai jegyzékszámok alapján Vevő adatainak egyeztetése a törzsállámánnyal Pénzügyi rendszerben No Yes A vevő nincs a törzsállományban Törzsadat karbantartása a vevő adataival. Adathiány estén egyeztetés a szervezeti egységgel SAP SD modul Számla elkészítése Számla aláírása, jóváhagyása Illetékes pénzügyi vezető, pénzügyi előadó Számla példányainak szortírozása, lefűzése Számla postázása STOP Kiadás dátuma: Oldalszám: 14/14