Az elektronikus ügyintézés bevezetése kistérségi többcélú társulásokban, településeken

Átírás

1 eközig Regionális Informatikai Szolgáltató Központ Zártkörűen Működő Részvénytársaság Az elektronikus ügyintézés bevezetése kistérségi többcélú társulásokban, településeken 1. Előzmények, az IKeR rendszer felépítése 2005-ben a GVOP európai uniós pályázati támogatással a Hajdúszoboszlói Kistérségi Többcélú Társulás a Hajdú-Bihar Megyei Önkormányzat Informatikai Központja konzorciumi vezetésével Ft-ból kifejlesztette az Integrált Kistérségi e-közigazgatási Rendszert (IKeR). Az intézmény jogutód nélküli megszűnését követően január 01.-től az IKeR szoftverjogokkal kizárólagosan az az eközig Zrt rendelkezik, amely alkalmazás a következő modulokból tevődik össze: (lásd: Közigazgatási portál modul Webiktat 2008 tanúsított iratkezelői modul Elektronikus ügyintézési-workflow modul Döntéstámogatási modul Önkadó szakrendszert integráló modul EtiKETt modul További, illeszkedő alkalmazásaink: Web Tender elektronikus közbeszerzési alkalmazás eköztér közterület felügyelet feldolgozást kiszolgáló rendszer Önkormányzati cím- és ügyféltörzs karbantartó rendszer E rendszerek ASP központon keresztül üzemelnek, nem szükséges az egyes településeken a géppark felújítása, korszerűsítése, mind ügyintézői, mind ügyféli oldalon pusztán a számítógép és internet elegendő a munkavégzéshez/ügyintézéshez. 2. Általános érvek az elektronikus ügyintézés mellett Ezen rendszerek létrehozását a vonatkozó uniós ajánlások (eeurope 2005, i2010, CLBPS) és a hazai jogi előírások indokolták. A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló évi CXL. törvény (továbbiakban: Ket.) novemberi hatályba lépésével új ügyintézési módra nyílt lehetőség a közigazgatási hatósági eljárásban. Az ügyfélnek lehetősége van a hatósággal elektronikus kapcsolattartásra, emellett szabadon választhatja meg az ügyintézés formáját és azt az eljárás során bármikor megváltoztathatja. Az ügye állásáról joga van elektronikus úton tájékoztatást kérni és kapni. A törvényi szabályozás októbertől jelentősen változott. Eddig az önkormányzatok rendelettel kizárhatták saját településükön az elektronikus ügyintézést, októbertől erre már nincs lehetőség, fel kell készülni az ügyfélkapun keresztül benyújtott elektronikus űrlapok fogadására és annak kezelésére. Egy olyan rendszer kifejlesztésére vagy beszerzésére van szükség, amely front office (azaz ügyfél) oldalon az ügyfélkapuhoz, back office (azaz hivatali) oldalon a hivatali kapuhoz képes csatlakozni, eleget téve az elektronikus közszolgáltatásról és annak igénybevételéről szóló 225/2009. (X. 14.) Korm. rendeletnek és az elektronikus közszolgáltatás biztonságáról szóló 223/2009. (X. 14.) Korm. rendeletnek. Az ügyfélkapu és Cím: 4031 Debrecen, Köntösgát sor 1-3. Tel.: 06-52/ Fax: 06-52/

2 2 az azt megelőző személyes regisztráció októbertől az egyetlen utat jelenti az ügyfél számára közigazgatási hatósági ügy elektronikus indítására. A hivatali kapu a hatóság oldaláról jelenti a csatlakozási pontot, amellyel két pont között ezáltal egy biztonságos, illetéktelen hozzáféréstől mentes hálózat hozható létre. A hivatali kapuhoz és a központi rendszerhez való csatlakozást a termőföldre vonatkozó elővásárlási és előhaszonbérleti jog gyakorlásának részletes szabályairól szóló 16/2002. (II.18.) Korm.rendelet is szorgalmazta az ajánlatok kifüggesztésének tényéről a kormányzati portálon történő tájékoztatási kötelezettség előírásával. Az ügyintézésben, és az iratkezelésben elsődleges szempont az iratok visszakereshetősége, letagadhatatlansága, az eljárás átláthatóságának garantálása, amelyet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII.29.) Korm.rendelet (továbbiakban: Keir.) ír elő. Emellett az elektronikus ügyintézés következtében az iratkezelés módja is változik, azaz a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló évi LXVI. törvény (továbbiakban: Ltv.) értelmében csak olyan iratkezelési szoftver alkalmazása engedélyezett, amely tanúsítvánnyal rendelkezik. Ezt a szabályt bevezetésre kerülő szoftverek esetében január 1-jétől, a már alkalmazásban levő szoftvereket illetően pedig január 1-jétől kell alkalmazni mindegyik polgármesteri hivatalnak októbertől a Ket. alapján előírt elektronikus tájékoztatásban (elérhetőségek, ügyleírások, tájékoztatók, letölthető nyomtatványok) és az elektronikus információszabadságról szóló évi XC. törvény (továbbiakban: Eitv.) általános közzétételi listájában foglalt adatok kötelező publikálása (szervezeti, személyzeti, működésre, tevékenységre vonatkozó és gazdálkodási adatok) mellett az ügyforgalmi statisztikák nyilvánosságra hozatala is jogi kötelezettség. 3. Az IKeR rendszer megfelelése a jogszabályoknak, európai uniós követelményeknek A hatóság az elektronikus kapcsolattartás, illetve tájékoztatás teljesítéséhez csak olyan informatikai rendszert vehet igénybe, amely biztosítja a hatóságok egymás közötti, valamint az ügyfelekkel való biztonságos kapcsolatát, az adatvédelmi szabályoknak megfelelő adatkezelést és a hiteles dokumentumcserét, továbbá az elektronikus iratoknak a jogszabályban meghatározott formában és a levéltári szabályokban meghatározott ideig történő archiválását, emellett alkalmas más, az említett célt szolgáló informatikai rendszerekkel történő együttműködésre. Folyamatos kommunikálásra képes az ügyféllel és azonnal reagálni tud a felmerülő igényekre. Fontos szempont az átláthatóság, megbízhatóság, letagadhatatlanság, nyilvánosság biztosítása és az ügyfélbarát jelleg. Az IKeR rendszer ezen igényeket képes kezelni. Az ügy állásáról szóló tájékoztatások az ügyfél igényétől függően a rendszerbe beágyazottan, automatizáltan működnek, csakúgy, mint a közzétételi kötelezettségek teljesítése, jelentősen csökkentve az élőmunka-terhet. Mindezt a közelmúltban az Állami Számvevőszék is ellenőrizte és igazolta több alkalmazó partnertelepülésen. (Jelenleg 23 régióbeli településen üzemel, további sok település kívánja használni.)

3 3 4. Az IKeR moduljainak felépítése, funkciói: - közérdekű információk, pályázatok, hírek közzététele (felhasználói hatáskör) - általános közzétételi lista elemeinek megjelenítése (pl. adott szerv elérhetősége, felépítése, feladatai, beosztottak, képviselőtestület tagjainak elérhetősége, intézmények, hatáskör, illetékesség, ezekkel kapcsolatos információk, döntések, jegyzőkönyvek, nyilvántartások jegyzéke, gazdálkodási adatok, stb.) (felhasználói hatáskör) - a Ket. elektronikus tájékoztató szolgáltatási kötelezettségben foglalt adatok feltöltési lehetősége (pl. nyomtatványok, ügyleírások, ügyfélfogadás, elérhetőségek, tájékoztatók, jogszabályok, stb.) (rendszer által biztosított) - e-önkormányzat funkció (felhasználói hatáskör) e-ügyintézés funkció (ügyintézési ismeretekkel, ügyleírásokkal 150 ügyben, ügyfélkapuhoz csatlakozással, elektronikus ügyindítással 100 ügyben, elektronikus ügyintézéssel 40 ügyben) (rendszer által biztosított) 1. Közigazgatási portál 2. Iratkezelői modul - az Ltv-nek megfelelő kibővített, minősített tanúsítvánnyal ellátott az elektronikus dokumentumkezelésre, az ügyfélkapuhoz, hivatali kapuhoz való csatlakozásra alkalmas e-ügyintézés funkció keretében, számos ügy kapcsán ügyleírás és az elektronikusan intézhető ügyek esetében pedig Általános Nyomtatvány Tervező programmal készített nyomtatványok publikálása A hivatalba érkező és onnan kimenő iratok gyors, szakszerű és pontos iratkezelési tevékenységének támogatása. Az iratkezelési folyamatban az érkeztetés, szignálás, az iktatás, illetve a kiadmányozás, és irattározás jelenik meg főbb funkcióként. 3. Ügyintézési modul 4. Döntéstámogatási modul - az egyes ügytípusok ügyintézőkre való kiszignálása, a feladatok szétosztása - az ügyintézők új ügy érkezéséről való értesítése - az elektronikus ügyindítástól a döntéshozatalig minden eljárási lépés elektronikus kezelésére képes - tudásalapú, folyamatvezérelt, worklow típusú (munkamozzanat szintig lebontva az ügyintézést) - általános és speciális workflow-kra épül (az általános a Ket. eljárási cselekményein megy végig, a speciális adott ügytípus vonatkozó jogszabályi hátterének megfelelő lépésekkel egészíti ki ezt) - jogosultságok meghatározása - szabványosított formanyomtatványsablonokat ajánl, amelyeket az Észak-alföldi - jogosultságok meghatározása - szabványosított dokumentumtár - jogi és informatikai helpek - fogalomgyűjtemény - workflow alapú - ülésterv készítése, felülvizsgálat, véleményezés, meghívó, jegyzőkönyv, döntés rögzítése, TERKA adatok összegzése - sms-szolgáltatás, -küldés - előterjesztések, döntések, jegyzőkönyvek automatizált publikálása - határidő-figyelés - elektronikus testületi anyagküldés

4 4 Regionális Államigazgatási Hivatal jóváhagyott - jogi help (az általános és speciális jogi háttér adott lépéshez kapcsolódó paragrafusai) - üzenetküldési funkció (a rendszer által generált pl. visszaigazolás hiányáról, vagy ügyintéző által küldött pl. új kérelem érkezéséről) - dokumentumtár funkció (az ügyben keletkezett iratok megtekintési lehetősége) - bármikor végezhető tevékenységek (a hatóság és az ügyfél által egyaránt, a folyamatos kommunikációt és az azonnali reagálást lehetővé téve) - határidő-figyelő rendszer (ügyintézési és belső határidők) - automatizált ügyforgalmi statisztika-készítés - a hagyományos és az elektronikus ügyintézés közötti kapcsolat biztosítása - mellékletek csatolása - szakrendszerekkel való kapcsolódás, átjárhatóság - a papíralapú és az elektronikus ügyintézés közötti kapcsolat megteremtése - - a személyesen vagy postán beérkező kérelmek tartalmának felvitele a rendszerbe szkenneléssel, vagy néhány alapadatot begépelve (papír-, postaköltség-, idő megtakarítás) 5. Önkadó szakrendszert integráló modul 6. EtiKETt modul - a teljes folyamat automatizálását hivatott biztosítani, valamint nagyságrendekkel lerövidíti a feldolgozásra fordított időt, ugyanakkor a töredékére csökkenti a hibázás lehetőségét is - az általunk kínált megoldásban, az adózó egy dinamikusan ellenőrzött, számolást segítő, interaktív támogatást nyújtó űrlapot tölt ki, amelynek tartalma (a kinyomtatás során) automatikusan, az egyes oldalak aljára helyezett, bélyegnyi méretű, kétdimenziós vonalkódban kerül tárolásra - ezt követően az ügyintéző a kinyomtatott űrlapon található vonalkódot egy megfelelő kódleolvasóval beolvassa az ÖNKADÓ programba, ezzel mentesítve magát az újabb begépelés alól - mivel az űrlap kitöltése során mind formai mind számos szemantikai hiba felszínre kerül, amelyet a kitöltő rögtön javítani tud, így nincs szükség az utólagos számszaki és egyéb hibák tüzetesebb ellenőrzésére, elegendő az ügyintézőnek csak átvizsgálni a beolvasott adatokat (szükség szerint javíthatja is), ezáltal újabb idő takarítható meg - Önkadó program integrációja - adatátvitel egyszerűsítése - önellenőrző szabványos űrlapkitöltés - ASP működés támogatása - 2D vonalkód technika alkalmazása elektronikusan támogatott interaktív tananyag a Ketről - Ket.-Ket.módosítás összevetés - a jogszabály szerkezeti elemekre bontott szövege - a kapcsolódó kommentárok, magyarázatok - fogalmak - önellenőrző kérdések - keresési funkció - vizsgakérdések - a tananyagra fordított idő mérése - felhasználói leírás (Alkalmas a hivatali ügyintézők teljes körének elektronikus távoktatására, jogszabályváltozásnál az új ismeretek ellenőrzésére, a tudás szinten tartására.)

5 5 5. Az IKeR modulok által biztosított előnyök: 1. közigazgatási portál 2. iratkezelői modul - adatszolgáltatási kötelezettségek (Eit., Ket.) teljesítése, a nyilvánosság megteremtése - statisztikák, döntések automatikus publikálása - a frissítés, naprakész információk elérése egy kattintással központilag megoldható - könnyen kezelhetőség - egységes alapok mellett egyedi jellegzetességek kezelhetősége - a vonatkozó jogszabályi kötelezettség végrehajtása - az elektronikus ügyintézés és az elektronikus iratkezelés közötti kapcsolat megteremtése - költséghatékonyság, mivel nem kell két szoftvert megvenni és az átjárhatóságot létrehozni - ASP alapon és lokálisan is üzemeltethető - a biztonság, az iratok visszakereshetőségének garantálása 3. ügyintézői modul 4. Döntéstámogatási modul - hatékony munkamegosztás kialakítása - gyorsabb kommunikáció az ügyintézésben - azonnali reagálás szükséghelyzetekben (pl. összeférhetetlenség, szabadság) - az ügyfél elektronikus kapcsolattartásának kezelése - a felelősség biztosítása - átláthatóság garantálása - pontosabb, precízebb, gyorsabb munkavégzés - a hivatal hatékonyságának növelése, szervezet-, folyamat-, működésfejlesztés - a folyamatok ellenőrizhetősége - kiadások csökkenése - automatizálható lépések - mindig hatályos háttéranyag - adatvédelem - szabványosított nyomtatványok, egységes eljárás - interoperabilitás, szakrendszerek közötti átjárhatóság - a párhuzamosság (hagyományos és elektronikus) megszüntetése - - időmegtakarítás - bármilyen döntéshozó szerv munkáját képes támogatni - összefogja, összehangolja a döntéshozatali eljárást és az abban résztvevők munkáját - gyorsítja, pontosabbá teszi, egyszerűsíti a folyamatokat - jogilag, igazgatás-szervezésben és informatikailag segíti a munkát 5. önkadó szakrendszert integráló modul 6. EtiKETt modul feldolgozási sebességet érdemben gyorsító technológia - a szakmaiság növelése redundáns adatátvitelt kiküszöbölő megoldás - megszerzett ismeretek egyszerű szinten tarthatósága, bővíthetősége - új dolgozók felkészítésének és helyettesítésének könnyű megoldhatósága (iratkezelő és ügykezelő modullal)

6 6 6. Egyéb illeszkedő rendszerek felépítése, funkciói: Közbeszerzés A WEB Tender Elektronikus közbeszerzési alkalmazás azzal a céllal került kifejlesztésre, hogy elősegítse gyorsabb és átláthatóbb közbeszerzési eljárások lefolytatását úgy, hogy végig biztosítja a törvényi megfelelést. A rendszer támogatást nyújt, az összes közbeszerzési eljárás lefolytatásához. Környezetkímélőbb módon, kevesebb papírral, és erőforrással, illetve rövidebb idő alatt nagyobb számú eljárás lefolytatása biztosított. A megoldás alkalmazása a közbeszerzésben átláthatóbbá teszi a tendereztetés teljes folyamatát. A használatával nem csak a törvényi és jogszabályi előírásoknak tudunk eleget tenni, hanem napról napra szakszerűbbek, megalapozottabbak lesznek az alkalmazók folyamatai. WEB Tender elektronikus közbeszerzési alkalmazás főbb funkciói - Támogatja az éves közbeszerzési terv készítését, követhető annak változása - Minden eljárás fajtára biztosított az adott eljárásnál előforduló események kezelése (mind az eljárás bármely szakaszában végezhetők, mind az eljárás adott szakaszában végezhetők) és az eseményekhez tetszőleges dokumentum kapcsolható - Eljárási határidők, valamint az események által kiváltott további határidők és teendők nyomon követése, figyelése (eljáráshoz kapcsolódó határidők, Ajánlatkérő határidős feladatai, Ajánlattevőkhöz kapcsolódó határidők) - Ajánlattevők nyilvántartása, ajánlattevői státuszok kezelése - Kontrolálhatók a tevékenységek időbelisége és a tevékenységhez tartotó dokumentumok - Az iratminta gyűjtemény segítségével napra készen, standard sablonok alapján dokumentálhatók a tevékenységek. Biztosított eljárásfajtánkként eseményekhez tartozó sablonok, valamint saját sablonok használatának lehetősége és a sablonok kitöltésének támogatása WEB Tender elektronikus közbeszerzési alkalmazás előnyei - Megbízhatóság, könnyű kezelhetőség - Felhasználóbarát eljárás nyilvántartás - Automatizmusok lehetősége - Döntéstámogatás - Gyorsított kommunikáció az ajánlatkérés, ajánlatadás folyamán - Folyamat, tevékenység naplózás - Dokumentációk központi tárolása - Szerződéskötés támogatása A program ASP környezetben készült, melynek előnyei többek között: - nincs szükség új hardverekre, - vékonykliens alkalmazás (elegendő egy böngésző és egy internet kapcsolat a használathoz), - biztonságos: napi adatmentés történik a szervereken, az adatok bizalmasan kezelődnek, csak jogosult személyek férhetnek hozzá, - a frissítések és a karbantartás szerver oldalon történik, így a program nem igényel külön szakembert, - állandó rendelkezésre állás, - kedvező fenntartási költségek.

7 7 eköztér közterület felügyelet feldolgozást kiszolgáló rendszer eköztér rendszer funkciói - közterület-felügyelői feladatok helyszíni támogatása - mobileszközökre fejlesztett terepi alkalmazás - jogosultságok meghatározása - parkolási rend ellenőrzését támogató modul - közterület-foglalási engedélyeket kezelő modul - on-line lekérdezési lehetőségek a központi rendszerből - folyamatvezérelt lépések az intézkedések során - leíró adatok teljes körű rögzítése - fényképek csatolása - időbélyegek használata - web-es technológiájú adminisztrátori felület - adatok exportálása táblázatkezelő szoftverbe - adatok megjelenítése Google Earth felületen - digitális alaptérkép leíró adatainak feldolgozása - aktuális címnyilvántartás integrációja - postai címek geokódolása - a létrejövő egységes címadatbázis egyéb rendszereknek is alapja lehet eköztér rendszer előnyei - jogosultságok, hozzáférések megbízható kezelése - terepen használható, kicsi, könnyű eszköz - adminisztrátori felület egyszerű webes böngészővel - aktuális, naprakész adatok azonnal a helyszínen - további eszközök nélkül teljeskörű adatrögzítés és fényképezés - GPS-pozíció automatikus meghatározása és tárolása - széleskörű lekérdezési lehetőségek, kimutatások, statisztikák - Microsoft Excel-kompatibilis - Google Earth-kompatibilis - téves és pontatlan adatok tisztítása, párhuzamos átfedő adattartalom egységesítése - önkormányzat partnerei, ügyfelei (vállalkozások és magánszemélyek) címadatainak egységes kezelésével a szigetszerű alkalmazások elkerülhetőek (minden alrendszernek ne legyen külön egyéni ügyféltörzse ugyanazokról az ügyfelekről) SZOCINFO szociális információs rendszer SZOCINFO rendszer funkciói - ügyirat elintézi menetének támogatása a kérelem beadásától a megállapított összeg utalásáig - határozatok egyedi és csoportos felviteli lehetősége - Word alapú határozatminták szerkesztési lehetősége, támogatva a tárolt adatok átemelését a határozat szövegébe - Ellátások paraméterezhetősége révén új ellátások rögzíthetők - ügyintézői feladatok segítése az ellátásra való jogosultság megajánlásával - döntési körülmények letárolása - döntéselőkészítési és utalási folyamat szabályozása ellenőrzési pontok beépítésével - postai és banki terminálon keresztüli utalások támogatása - külső szervek felé történő adatszolgáltatási kötelezettségek támogatása - Egységes Foglalkoztatási és Szociális adatbázis felé on-line és off-line kapcsolat révén adattovábbítás megvalósítása - Vezetői információk szolgáltatása a tervezett és tényleges kifizetésekről SZOCINFO rendszer előnyei - széleskörű személyes adat nyilvántartás - személyek háztartásba sorolásának újszerűsége - egyedülálló címadat kezelés - ellátásra jogosultság megajánlása - döntések előkészítésének támogatása - részletes határozat nyilvántartás - ellátásfajták paraméterezése - beállítható hozzáférési jogosultságok - adatbevitel regisztrálása

8 8 7. A rendszerek bevezetésének és üzemeltetésének költségei: Egyedi előnyökkel, adottságokkal bíró, más hasonló termékekhez képest lényegesen kedvezőbb anyagi feltételekkel alkalmazható, jogilag-szakmailag hiteles, folyamatosan aktuális, a felügyeleti szerv által előzetesen zsűrizett rendszert kínálunk, amely már régiónk több mint 20 településén működik. Költségei előre tervezhetők az éves költségvetésekhez, díja évről-évre egyre olcsóbbá válik minden partnerünknek, minél többen használják az IKeR-t. A kistérségi keretszerződési konstrukció és a modulonkénti alkalmazhatóság lehetővé teszi az ütemezett bevezetést a települések által, az anyagi lehetőségekhez és a hivatalok befogadási képességéhez igazítva. Ily módon az egyes modulok alkalmazásában élenjáró hivatalok segíthetik a többinél történő bevezetést. Finanszírozásához vizsgáljuk és várjuk a tervezett régiós informatikai pályázat kiírását, készen állunk a pályázatok elkészítésében hathatósan segítő közreműködésre a kistérségekben. A vállalkozási szerződés tervezetét mellékeljük, személyes egyeztetéseken alakítható ki az adott kistérség/település által ütemezetten alkalmazásba vehető programcsomag. Felajánljuk a helyszíni bemutató lehetőségét rendszerünk megismeréséhez.