HATÉKONYSÁGNÖVELŐ TANULMÁNY

Átírás

1 Üllő Város Önkormányzata HATÉKONYSÁGNÖVELŐ TANULMÁNY Készítette: MultiContact Consulting Kft november 30.

2 TARTALOMJEGYZÉK 1. VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ 5 2. MUNKAMÓDSZER 5 3. CÉL, FELÉPÍTÉS 6 4. HATÉKONYSÁGNÖVELŐ JAVASLATOK Stratégiai tervezés eljárásrend Stratégiai tervezés eljárásrend célja: Helyzetértékelés összefoglalása Kritikus pontok, megoldandó problémák azonosítása Megoldási javaslatok A megoldási javaslat implementálásának lépések Elektronikus információszolgáltatás eljárásrend Elektronikus Információszolgáltatás Eljárásrend célja Helyzetértékelés összefoglalása Kritikus pontok, megoldandó problémák azonosítása Megoldási javaslatok A megoldási javaslat implementálásának lépései Hatósági Iroda és Műszaki Iroda eljárásrend Általános megjegyzések Az eljárásrend célja Helyzetértékelés összefoglalása a Hatósági Iroda átvilágításáról Kritikus pontok, megoldandó problémák azonosítása a Hatósági Irodán Megoldási javaslatok a Hatósági Irodán Helyzetértékelés összefoglalása az Építés Hatóság átvilágításáról Kritikus pontok, megoldandó problémák azonosítása az Építés Hatóságon Megoldási javaslatok az Építés Hatóságon A megoldási javaslat implementálásának lépései Rendelet, szabályzatalkotási nyilvántartó rendszer Helyi rendeletalkotás Belső szabályzatok Belső utasítások Minta az önkormányzati rendeletalkotás folyamatának szabályozására Kommunikációs eljárásrend Döntéstámogató work-flow A koordináció színvonalának erősítését segítő eljárásrend célja, felépítése Helyzetértékelés összefoglalása Kritikus pontok, megoldandó problémák azonosítása 51

3 4.6.4 Megoldási javaslatok Implementálás Önkormányzati intézmények döntési jogosultságai és felügyelete érdekében teendő intézkedések Hatékonyságnövelő átvilágítási tanulmány egyéb javaslatok Cél Helyzetértékelés összefoglalása Hatékonyságjavító javaslatok Pályázatok kezelése A Közüzemi Kft. és a Státusz Törvény A Hivatal technikai háttere (informatika, fénymásolás, iktatás) Helyben központosított beszerzés Képviselő testületi anyagok elektronikus kezelése Teljesítménymutató rendszer A teljesítmény-mutatórendszer célja Helyzetértékelés összefoglalása Kritikus pontok, megoldandó problémák azonosítása Megoldási javaslatok A megoldási javaslat implementálásának lépései CAF rendszer A CAF rendszer célja, lényege Jelenlegi helyzet bemutatása Kritikus pontok megoldandó problémák Megoldási javaslat Implementálás javasolt lépései Stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása Stratégiai tervezési eljárásrend célja A kritikus pontok, megoldandó problémák azonosítása Megoldási javaslatok Kapcsolat kialakítása az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés között Költségvetési tervezési eljárásrend A költségvetési tervezési eljárásrend célja Költségvetési tervezés határidős táblázat Pénzügyi és gazdálkodási szabályzat lépéssorozat kötelezettségvállalás/utalványozás - ellenjegyzés érvényesítés, jogosultságok meghatározása Nulla bázisú költségvetés költségvetés tervezési módszer A nulla bázisú tervezés jelenlegi helyzete Üllő Város költségvetési tervezésében A nulla bázisú tervezés célja A nulla bázisú költségvetés eszközei módszerei A tervezés folyamata Implementálás javasolt lépései 133

4 4.16 Közbeszerzési szabályzat lépéssorozat A közbeszerzési szabályzat lépéssorozat célja Helyzetértékelés összefoglalása Kritikus pontok, megoldandó problémák azonosítása Megoldási javaslatok A megoldási javaslat implementálásának lépései Testületi előkészítési eljárásrend Partnerségi eljárásrend - részterület Ez együttműködési eljárásrend elkészítésének célja A helyzetértékelés összefoglalása Kritikus pontok, megoldandó problémák azonosítása Megoldási javaslatok A megoldási javaslatok implementálásának lépései 141 MELLÉKLETEK számú melléklet: Stratégiai eljárásrend számú melléklet: Elektronikus Információszolgáltatás Eljárásrend és Elektronikus Információáramlás Szabályzat számú melléklet: Hatósági iroda és Műszaki iroda eljárásrend számú melléklet: Kommunikációs eljárásrend számú melléklet: Önkormányzati intézmények felügyelete számú melléklet: Hatékonyságnövelő tanulmány Pályázatkezelési Szabályzat számú melléklet: Teljesítménymutató rendszer számú melléklet: CAF kérdőív számú melléklet: Költségvetési tervezési eljárásrend számú melléklet: Közbeszerzési Szabályzat számú melléklet: Testületi előkészítési eljárásrend számú melléklet: Partnerségi eljárásrend 363

5 1. VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ Üllő Város Önkormányzata ( Megbízó ) és a MultiContact Consulting Kft. ( Megbízott ) között fennálló szerződésben (továbbiakban Szerződés ) meghatározott tanácsadói munka fő célja az Önkormányzat szabályzatainak átvilágítsa, szükség esetén módosítsa, valamint a költség-hatékony gazdálkodását elősegítse volt. Vizsgálatunk fókuszát a következő területek jelentették: I. Polgármesteri hivatal működése (Hivatal) II. Oktatási, nevelési, kulturális intézmények valamint a szociális szolgáltatásokat nyújtó intézmény (HSZK) működése III. Többségi önkormányzati tulajdonban lévő gazdasági társaságok IV. Egyéb területek (étkeztetés, nem szakmai funkciók) V. 21pályázati részterület A munka 1. és 2. szakasza, az alábbiakban is ismertetésre kerülő helyzetelemzés és akcióterv lezárult. Az elkészült Helyzetértékelő tanulmány június 15-én, az Akcióterv június 30-án átadásra került Megbízó részére. Az átvilágítási munka során egyrészt a pályázati részterületeknek megfelelően, másrészt egyéb elemzések révén azonosításra kerültek olyan kritikus pontok az Önkormányzat működésében, amelyek intézkedést igényelnek a hatékony és eredményes működés elősegítése érdekében. Jelen Hatékonyságnövelő tanulmány a kritikus pontok kapcsán javasolt megoldási lehetőségeket foglalja össze részletesen. 2. MUNKAMÓDSZER Az audit munka 3 szakaszban zajlott: 1. szakasz Helyzetértékelő tanulmány elkészítése, amely során a Megbízott összegyűjtötte az önkormányzati intézmények (Polgármesteri Hivatal és intézmények) jelenlegi működésével, valamint az általuk végzett közszolgálati tevékenységgel kapcsolatos információkat - különös tekintettel a Szerződés 1. számú mellékletében rögzített részfeladatokra -, valamint meghatározta a stratégiai változási pontokkal kapcsolatos elvárásokat, a figyelembe veendő jogszabályok körét. A helyzetértékelő tanulmány elkészült, június 15-én Megbízónak átadásra került.

6 2. szakasz Akcióterv kidolgozása: A helyzetértékelő tanulmányban nevesített részterületek kapcsán kidolgozásra került a létrehozandó dokumentumok, eljárásrendek váza, meghatározásra került a dokumentumok, eljárásrendek, változtatási javaslatok gyakorlatba történő átültetésének menete. Az Akcióterv elkészült, június 30-án Megbízónak átadásra került. 3. szakasz Javaslatcsomag, hatékonyságnövelő tanulmány (jelen tanulmány): Az akciótervben nevesített eljárásrendek, dokumentumok részletes kidolgozásra kerülnek. Hatékonyságnövelési tanulmány készül, amely összefoglalja a projekt keretében érintett, elsősorban pályázati részterületek kapcsán végzett hatékonyságjavító megoldási javaslatokat. +1. szakasz Képzés: 1 alkalommal kommunikációs képzés tartása a Megbízó által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a Hivatal működésébe; valamint 2 alkalommal Projektmenedzsment képzés tartása a projekt szemlélet megerősítése célok megvalósítása tárgyában. Megvalósult szeptember, október folyamán. 3. CÉL, FELÉPÍTÉS A Hatékonyságnövelő tanulmány célja Az átvilágítási munka folyamán végzett kutató munka (interjúk készítése, dokumentumok áttanulmányozása, stb.) eredményeként azonosított kritikus pontok kapcsán tett megoldási javaslatok összefoglalása a pályázati részterületek szerinti bontásban. Dokumentum felépítése A Hatékonyságnövelő tanulmány az egyes kritikus pontokra tett javaslatokként épül fel. Egyes javaslatok több pályázati részterületet is érinthetnek, hiszen előfordulhat, hogy bizonyos kritikus pontok együttes kezelése éri el leghatékonyabban a célt. Minden javaslat esetében jelöljük a pályázati részterületekhez való kapcsolódást. Minden terület esetében kitérünk a következőkre: javaslat célja az adott területhez kapcsolódó helyzetelemzés összefoglalása

7 probléma azonosítása megoldási javaslat (ez megjelenhet szabályzat, eljárásrend formájában is, ha a terjedelem úgy kívánja, akkor ezeket külön mellékletben szerepeltetjük) implementálás javasolt lépései Az alábbi javaslatok kerülnek részletesen bemutatásra a tanulmányban Megteendő intézkedés/elkészítendő dokumentum Stratégia tervezési eljárásrend készítése Elektronikus információszolgáltatás eljárásrend és a Hivatal elektronikus információáramlás szabályzatának elkészítése Hatósági iroda és Műszaki iroda eljárásrend készítése Rendelet/szabályzat alkotási nyilvántartó rendszer elkészítése Kommunikációs eljárásrend elkészítése Döntéstámogató work-flow kidolgozása Önkormányzati intézmények felügyeletének felülvizsgálata Hatékonyságnövelő tanulmány elkészítése Teljesítménymutató rendszer elkészítése Intézkedés célja az általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése, a stratégiai menedzsment erősítése érdekében a Hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, az ügyintézés eredményességének javítása érdekében Az , mint hivatalos kommunikációs csatorna elterjesztése, valamint ügytípusonként a kommunikáció formájának és rendjének meghatározása a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítása, a döntések nyilvánossá tétele A Hatósági irodában és a Műszaki irodában folyó ügymenet átvilágítása révén javítani az ügyintézés hatékonyságán és ezáltal az ügyfelek és az alkalmazottak elégedettségén a rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása a Hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása érdekében a hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése azáltal, hogy a top-down; és a bottom-up információáramlás eredményei a döntéshozatal során figyelembe vételre kerülhessenek az Önkormányzati intézmények felügyeletének és a döntési jogosultságok hatékonyabbá tétele Üllő Város pénzügyi, gazdasági helyzetének hosszútávú stabilizálása oly módon, hogy fejlesztések is lehetővé váljanak a Hivatal működésének, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességének mérése Kapcsolódó részterület sorszáma 1.a) 1.b) 1.h) 3.a) 1.c) 1.d) 1.e) 1.f) 1.g) 1.e) 1.j)

8 CAF rendszer kidolgozása Olyan rendszeres önértékelési rendszer bevezetése, amelynek segítségével hosszútávon biztosítható a minőségi közszolgáltatások nyújtása Felülvizsgálat költségvetés tervezési eljárásrend a stratégiai tervezés és az éves költségvetés összekapcsolása érdekében annak érdekében, hogy tartalmi és eljárási kapcsolat alakuljon ki az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés előkészítése és elfogadása között hatékony, reális éves költségvetést eredményező, minden szempontot figyelembevevő, összehangolt tervezés érdekében 1.k) 2.b) 2.c) 2.d) Felülvizsgált költségvetési tervezési módszer, ( zero based budgeting létjogosultságának vizsgálata) Felülvizsgált közbeszerzési szabályzat Felülvizsgált testületi előkészítési eljárásrend Partnerségi eljárásrend elkészítése Olyan költségvetési tervezési módszer alkalmazása, amelynek használata eredményeként az éves költségvetés a reális éves bevételeket és kiadásokat tükrözi (nulla alapú tervezés) A Kbt. mindenkori szabályainak való maradéktalan megfelelés mind a hivatal, mind az önkormányzati intézmények tekintetében Folyamatba épített ellenőrzés valósuljon meg, a kockázatok kerüljenek feltárásra, készüljön kockázatkezelési terv, az kerüljön kommunikálásra a döntéshozók a civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba rendelet-tervezetek előzetes elektronikus véleményeztetése 2.e) 2.f) 2.h) 3.b) 3.c)

9 Vizsgálati módszer Jelen tanulmány elkészítése a következő vizsgálati módszereken alapul: 1) A helyzetelemzésben rögzítettek 2) az Önkormányzat működésével kapcsolatos, az Önkormányzat (Hivatal és intézmények) által jelen tanulmány elkészítéséig rendelkezésünkre bocsátott dokumentumok áttanulmányozása, feldolgozása 3) személyes/telefonos interjúk lefolytatása a Hivatal és az intézmények érintett képviselőivel A Megbízó által rendelkezésre bocsátott információk, dokumentumok kapcsán a hibás adatszolgáltatásból eredő téves következtetésekért felelősséget nem vállalunk. 4) vonatkozó jogszabályi háttér áttekintése.

10 4. HATÉKONYSÁGNÖVELŐ JAVASLATOK 4.1 Stratégiai tervezés eljárásrend Részterület neve Részterület célja Eredmény Dokumentumot elfogadja 1.a) Általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében Szükséges a stratégiai szemléletmód erősítése, a stratégiai tervezés folyamatának, a feladatok, felelősök körének rögzítése Stratégiai tervezési eljárásrend Képviselő-testület Stratégiai tervezés eljárásrend célja: A dokumentum célja, hogy az önkormányzat részére a törvényi szabályozással összhangban, de annál részletesebben határozza meg a stratégiai tervezési feladatokat Helyzetértékelés összefoglalása A stratégiaalkotás kétirányú Üllő esetében: települési és kistérségi szinten is jelentős szerepet játszik. Az eddigiek során részterületi stratégiák készültek. Általában elmondható, hogy a stratégia megvalósítását a kiírásra kerülő pályázatok irányítják (vagyis a pályázati lehetőségek mindegyikét igyekeznek kihasználni függetlenül attól, hogy annak megvalósítása illeszkedik-e a stratégiába). A Városi szintű stratégiákat a Jegyző és a Polgármester terjeszti a Képviselő-testület elé. Az ötletek általában a Polgármestertől és/vagy a Testülettől indulnak Kritikus pontok, megoldandó problémák azonosítása - Üllőnek szüksége van egy egységes, átfogó rendszerre, mely biztosítja, hogy az egyes részterületi stratégiák szorosan illeszkedjenek egymáshoz, és egységes egészet alkossanak. - A stratégiai tervezés folyamatát előre meghatározott keretek között célszerű tartani, mely rugalmasan illeszkedik a külső források bevonásának lehetőségéhez, de alapjaiban azok nem változtatnak rajta.

11 - A stratégiaalkotás feladatának felelősökhöz és határidőkhöz kell kötődnie, a tervezés, implementálás és értékelés során egyaránt Megoldási javaslatok Az 1.3 pontban vázolt problémák kiküszöbölésére egy egységes Stratégiai tervezési eljárásrend megalkotása kínál megoldást. Az eljárásrend tartalmazza a tervezési időtáv meghatározását, a terv minimális tartalmának rögzítését, a tervezési folyamat részletes leírását, megfelelő eszközök gyűjteményét, a felelősségi körök és határidők meghatározásának módszertanát. A részletes stratégiai tervezési eljárásrend külön mellékletben szerepel A megoldási javaslat implementálásának lépések A Stratégiai tervezési eljárásrend elfogadásához a következő lépések szükségesek - Polgármester, Alpolgármester, Jegyző, Képviselő-testület, szakbizottságok előzetes véleményezése - Szükséges változtatások, javítások végrehajtása a dokumentumban - Képviselő-testület számára előterjesztés elkészítése az elfogadó határozat meghozatalához - Miután a Képviselő-testület elfogadta az eljárásrendet, az érintett felelősök értesítése, szükség esetén munkaköri leírásuk módosítása kibővült feladatkörükkel összhangban Feladat Felelős Határidő Stratégiai eljárásrend előzetes véleményezése Jegyző Szükséges változtatások, javítási igények Jegyző jelzése a Tanácsadó felé Képviselő-testület számára előterjesztés Jegyző elkészítése Felelősök értesítése, munkaköri leírásuk módosítása Jegyző A folyamat valamennyi lépése során a következő jogszabályok szolgálnak alapul a törvényes és szakszerű működéshez: - A helyi önkormányzatok számára az évi LXV. törvény a helyi önkormányzatokról alábbi két bekezdése határozza meg a gazdasági program elkészítésére vonatkozó jogszabályi keretet. o 91 (6) A gazdasági program a képviselő-testület megbízatásának időtartamára, vagy azt meghaladó időszakra szól. A gazdasági program az önkormányzat(ok) részére helyi szinten meghatározza mindazon célkitűzéseket, feladatokat, amelyek a költségvetési lehetőségekkel összhangban, a helyi társadalmi, környezeti, gazdasági adottságok átfogó

12 figyelembevételével - a kistérségi területfejlesztési koncepcióhoz illeszkedve - az önkormányzat(ok) által nyújtandó kötelező és önként vállalt feladatok biztosítását, fejlesztését szolgálják. A gazdasági program tartalmazza különösen: a fejlesztési elképzeléseket, a munkahelyteremtés feltételeinek elősegítését, a településfejlesztési politika, az adó politika célkitűzéseit, az egyes közszolgáltatások biztosítására, színvonalának javítására vonatkozó megoldásokat, továbbá városok esetében a befektetés támogatási politika, városüzemeltetési politika célkitűzéseit. o 91 (7) A gazdasági programot a képviselő-testület az alakuló ülését követő hat hónapon belül fogadja el, ha az egy választási ciklus idejére szól. Ha a meglévő gazdasági program az előző ciklusidőn túlnyúló, úgy azt az újonnan megválasztott képviselő-testület az alakuló ülését követő hat hónapon belül köteles felülvizsgálni, és legalább a ciklusidő végéig kiegészíteni vagy módosítani.

13 4.2 Elektronikus információszolgáltatás eljárásrend Részterület neve Részterület célja Elkészítendő dokumentum címe Dokumentumot elfogadja A hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében Az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe; Szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére; Minimálisan a törvényi előírásoknak való megfelelés biztosítása az elektronikus információ elérés tekintetében, illetve azon túl az ügyintézési idő csökkentése érdekében Az , mint hivatalos kommunikációs csatorna elterjesztése, valamint ügytípusonként a kommunikáció formájának és rendjének meghatározása A lakosság naprakész tájékoztatása Hivatalos elektronikus információáramlás szabályzata Elektronikus információszolgáltatási eljárásrend Jegyző Elektronikus Információszolgáltatás Eljárásrend célja Hivatalos elektronikus információáramlás szabályrendszerének kidolgozása (milyen esetekben szükséges elektronikus aláírás, mikor elegendő az egyszerű küldése az önkormányzati szervezeti egységek, intézmények közötti információáramlás tekintetében, a beérkező ek továbbítása, archiválásának rendje) Eljárásrend kidolgozása, amely egyértelműen rögzíti az elektronikusan is elérhetővé teendő dokumentumok körét, illetve az ezzel kapcsolatos feladatokat és felelősöket, a rendszeres aktualizálás menetét. Elektronikus hírlevél rendszer kiépítése, mely biztosítja a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatását, a döntések nyilvánossá tételét.

14 Jogszabályi háttér A közigazgatási hatósági eljárásról és szolgáltatás általános szabályairól szóló évi CXL. törvény Az elektronikus ügyintézés szabályairól szóló 193/2005. (XI. 22.) Korm. rendelet Az elektronikus információszabadságról szóló évi XC. törvény Helyzetértékelés összefoglalása Ügyintézés A lakosságnak nem igen van igénye elektronikus kommunikációra, inkább mindent személyesen végeznek. Amit a hivatal szükségesnek tart formanyomtatványt, az fenn van a honlapon. Telefonos ügyfélszolgálat kialakítására törekednek inkább. Az ügyintézők nem voltak képzésen a téma tekintetében. A szakhatóságokkal a kommunikáció elektronikusan megoldható, de egyébként minden személyesen történik. Ügyfélkapuval rendelkezik a Polgármesteri Hivatal és hosszú távon cél saját ügyfélkapu kialakítása is, de nem most. Az e-ügyintézés megvalósítását a Hivatal most tervezi, illetőleg folyamatban van. Ez azt jelenti, hogy a honlapon tájékoztatást adnak arról, hogy milyen dokumentumokra van szükséges az egyes ügyek intézéséhez, illetve, hogy mi az eljárásrend, stb. Jelenleg a honlapon található ügyleírások, az ügyintézés menetéről szóló tájékoztatás, illetve az elektronikusan elérhető nyomtatványok köre hiányos. Jelenleg az ügyintézésben gondot okoz az elavult iktatási rendszer a hatósági irodán és az építéshatóságon. Információáramlás intézményekkel A Hivatal és az intézmények, illetve az intézmények közötti kommunikáció en, személyesen, illetve telefonon egyaránt zajlik. Formalizált kommunikációs eljárásrend nincs. Különösen a költségvetési tervezés kapcsán felmerült hiányosság, hogy az intézmények adatszolgáltatási kötelezettsége 2009 májusáig egyáltalán nem volt rögzítve. Ekkor a közoktatási intézmények vonatkozásában megszületett egy adatszolgáltatási rendelet (Üllő Város Önkormányzata Képviselő testületének 15/2009. számú rendelete). Az adatszolgáltatási kötelezettség szabályozásának kiterjesztése lenne indokolt a hibás adatszolgáltatásból adódó normatíva visszafizetési kötelezettségek és egyéb károk megelőzése érdekében.

15 Üllő olyan speciális helyzetben lévő önkormányzat, ahol a Hivatalnak mindössze egy csúcsintézménnyel kell tartania a kapcsolatot, hiszen a HSZK alá tartozik valamennyi nem vállalkozó, illetve nem társulás által ellátott önkormányzati feladat. Előfordulhat azonban, hogy a Hivatal a részben önálló intézményekkel közvetlenül kell, hogy kapcsolatba kerüljön. Javasolt az alábbi személyekre kiterjeszteni a Hivatalos Elektronikus Információáramlás szabályzatot, a Polgármesteri Hivatal dolgozóin felül: HSZK alkalmazottai Könyvtárvezető Általános Iskola Igazgató Zeneiskola Igazgató Városüzemeltető Kft. vezetője Illetve az ő meghatalmazottaik, nevükben eljárók (pl. titkárságvezető ) Lakosság tájékoztatása A honlap üzemeltetést alvállalkozó végzi, a szerződésben rögzítésre került, hogy mely címekről érkező utasításokat kell a vállalkozónak végrehajtania. Arra vonatkozólag nincs szabályozás, hogy a Hivatali dolgozóknak milyen kötelezettségeik vannak a honlap tartalmának frissítése érdekében. A vállalkozói szerződésben rögzítésre került, hogy a vállalkozó felé jelzett adattartalom változást, a vállalkozónak milyen határidőn belül kell teljesítenie (36 óra, vagy 18 óra). Honlapon megtalálható az ügyfélfogadás rendje, néhány ügytípus esetében az ügyintézési kalauz, testületi ülések jegyzőkönyve, választási információk. A honlap mellet a havonta megjelenő Üllői Hírmondó magazinból tájékozódhat még a lakosság, illetve a vállalkozók az aktualitásokról A Monor Telefon Társaság Kábelhálózatán keresztül a Plusz 29 című magazinműsor szolgál még közérdekű információkkal Üllő Városának fontosabb eseményeivel kapcsolatban Kritikus pontok, megoldandó problémák azonosítása Az Önkormányzat működésében, sem az elektronikus kommunikáció szabályozása, sem a közérdekű, illetőleg közérdeklődésre számot tartó adatok, dokumentumok közzétételének szabályozása nem volt rögzítve. A jogszabályi kötelezettségeknek az Önkormányzat nagyobb részben eleget tett, azonban nem készült átfogó nyilvántartás ezen kötelezettségek áttekintésére. Mindezek alapján az alábbi kritikus területeket kell rendezni: 1. Elektronikus kommunikáció szabályozása;

16 2. Közérdekű és közérdeklődésre számot tartó adatok, dokumentumok nyilvánosságra hozása, frissítése (elektronikus úton); 3. Lakosság naprakész tájékoztatása a döntésekről, döntés előkészítésről. A 2. és 3. kritikus területeken a jelenlegi helyzetet felülvizsgálva az alábbi feladatokat azonosítottuk: Adat Közzétéve? Link Megjegyzés, feladatok 1. A közfeladatot ellátó szerv hivatalos neve, székhelye, postai címe, telefon- és telefaxszáma, elektronikus levélcíme, honlapja, ügyfélszolgálatának elérhetőségei Igen u/elerhetosegeink _PolgHivatal.html 2. A közfeladatot ellátó szerv szervezeti felépítése szervezeti egységek megjelölésével, az egyes szervezeti egységek feladatai 3. A közfeladatot ellátó szerv vezetőinek és az egyes szervezeti egységek vezetőinek neve, beosztása, elérhetősége (telefon- és telefaxszáma, elektronikus levélcím) 4. A szervezeten belül illetékes ügyfélkapcsolati vezető neve és az ügyfélfogadási rend Igen Igen Részben u/szerv_felepites_ Polg_Hivatal.html u/irodak_polg_hiv atal.html u/ugyfelfogadas_p olg_hivatal.html Ügyfélkapcsolati vezető neve nincsen 5. Testületi szerv esetén a testület létszáma, összetétele, tagjainak neve, beosztása, elérhetősége Részben u/tagok_onkorma nyzat.html Elérhetőség nincsen 6. A közfeladatot ellátó szerv irányítása, felügyelete vagy ellenőrzése alatt álló, vagy alárendeltségében működő más közfeladatot ellátó szervek megnevezése, és 1. pontban meghatározott adatai Igen u/ Intézmények menüpont 7. A közfeladatot ellátó szerv többségi tulajdonában álló, illetve részvételével működő gazdálkodó szervezet *Ptk c) pont] neve, székhelye, elérhetősége, tevékenységi köre, képviselőjének neve, a közfeladatot ellátó szerv részesedésének mértéke Nem 8. A közfeladatot ellátó szerv által alapított közalapítványok neve, székhelye, alapító okirata, kezelő szervének tagjai Nem 8/ A közfeladatot ellátó szerv által alapított költségvetési szerv neve, székhelye, a költségvetési szervet alapító jogszabály

17 A. megjelölése, illetve az azt alapító határozat, a költségvetési szerv alapító okirata, vezetője, honlapjának elérhetősége 9. A közfeladatot ellátó szerv által alapított lapok neve, a szerkesztőség és kiadó neve és címe, valamint a főszerkesztő neve Nem 10. A közfeladatot ellátó szerv felettes, illetve felügyeleti szervének, ennek hiányában a közfeladatot ellátó szerv felett törvényességi ellenőrzést gyakorló szerv 1. pontban meghatározott adatai 1. A közfeladatot ellátó szerv feladatát, hatáskörét és alaptevékenységét meghatározó, a szervre vonatkozó alapvető jogszabályok, állami irányítás egyéb jogi eszközei, valamint a szervezeti és működési szabályzat vagy ügyrend hatályos és teljes szövege Nem 2. Az országos illetékességű szervek, valamint a Kormány általános hatáskörű területi államigazgatási szerve esetében a közfeladatot ellátó szerv feladatáról, tevékenységéről szóló tájékoztató magyar és angol nyelven 3. A helyi önkormányzat önként vállalt feladatai Nem 4. Államigazgatási, önkormányzati, és egyéb hatósági ügyekben ügycsoportonként (ügytípusonként) és eljárástípusonként a hatáskörrel rendelkező szerv megnevezése, hatáskör gyakorlásának átruházása esetén a ténylegesen eljáró szerv megnevezése, illetékességi területe, az ügyintézéshez szükséges dokumentumok, okmányok, eljárási illetékek (igazgatási szolgáltatási díjak) meghatározása, alapvető eljárási szabályok, az eljárást megindító irat benyújtásának módja (helye, ideje), ügyfélfogadás ideje, az ügyek intézését segítő útmutatók, az ügymenetre vonatkozó tájékoztatás és az ügyintézéshez használt letölthető formanyomtatványok Igen u/ugylista_polg_hi vatal.html 5. A közfeladatot ellátó szerv által nyújtott vagy költségvetéséből finanszírozott közszolgáltatások megnevezése, tartalma, a Részben Költségevtésben, rendeletek között megtalálható, de nem átlátható!

18 közszolgáltatások igénybevételének rendje, a közszolgáltatásért fizetendő díj mértéke, az abból adott kedvezmények 6. A közfeladatot ellátó szerv által fenntartott adatbázisok, illetve nyilvántartások jegyzéke, az adatvédelmi nyilvántartásba bejelentendő nyilvántartásoknak az Avtv a szerinti azonosító adatai; a közfeladatot ellátó szerv által - alaptevékenysége keretében - gyűjtött és feldolgozott adatok fajtái, a hozzáférés módja, a másolatkészítés költségei 7. A közfeladatot ellátó szerv nyilvános kiadványainak címe, témája, a hozzáférés módja, a kiadvány ingyenessége, illetve a költségtérítés mértéke Nem 8. A testületi szerv döntései előkészítésének rendje, az állampolgári közreműködés (véleményezés) módja, eljárási szabályai, a testületi szerv üléseinek helye, ideje, továbbá nyilvánossága, döntései, ülésének jegyzőkönyvei, illetve összefoglalói; a testületi szerv szavazásának adatai, ha ezt jogszabály nem korlátozza Részben u/rendeletek.html Rendeletek, előterjesztések igen, a folymat, jegyzőkönyvek és a közreműködés rendje nem. 9. Az e törvény alapján közzéteendő jogszabálytervezetek és kapcsolódó dokumentumok; a helyi önkormányzat képviselő-testületének nyilvános ülésére benyújtott előterjesztések a benyújtás időpontjától Igen u/eloterjesztesek. html Rendeletek előterjesztése 10. A közfeladatot ellátó szerv által kiírt pályázatok szakmai leírása, azok eredményei és indokolásuk Részben u/kozerdeku_adat ok_nyilvanos%20s zerzodesek_tam_s zerzodesek.html Csak támogatások ténye, az archívum, feltételek nincsen fenn. 11. A közfeladatot ellátó szervnél végzett alaptevékenységgel kapcsolatos vizsgálatok, ellenőrzések nyilvános megállapításai Nem 12. A közfeladatot ellátó szerv feladatellátásának teljesítményére, kapacitásának jellemzésére, hatékonyságának és teljesítményének mérésére szolgáló mutatók és értékük, időbeli változásuk Nem

19 13. A közérdekű adatok megismerésére irányuló igények intézésének rendje, az illetékes szervezeti egység neve, elérhetősége, s ahol kijelölésre kerül, az adatvédelmi felelős, vagy az információs jogokkal foglalkozó személy neve Nem 14. A közfeladatot ellátó szerv tevékenységére vonatkozó, jogszabályon alapuló statisztikai adatgyűjtés eredményei, időbeli változásuk Nem 15. A közérdekű adatokkal kapcsolatos kötelező statisztikai adatszolgáltatás adott szervre vonatkozó adatai Nem 16. Azon közérdekű adatok hasznosítására irányuló szerződések listája, amelyekben a közfeladatot ellátó szerv az egyik szerződő fél Igen u/kozerdeku_adat ok_nyilvanos%20s zerzodesek_netto 5mFt_meghalado. html 17. A közfeladatot ellátó szerv kezelésében lévő közérdekű adatok felhasználására, hasznosítására vonatkozó általános szerződési feltételek Nem 18. A közfeladatot ellátó szervre vonatkozó különös és egyedi közzétételi lista 1. A közfeladatot ellátó szerv éves (elemi) költségvetése, számviteli törvény szerinti beszámolója; a költségvetés végrehajtásáról - a külön jogszabályban meghatározott módon és gyakorisággal - készített beszámolók 2. A közfeladatot ellátó szervnél foglalkoztatottak létszámára és személyi juttatásaira vonatkozó összesített adatok, illetve összesítve a vezetők és vezető tisztségviselők illetménye, munkabére, és rendszeres juttatásai, valamint költségtérítése, az egyéb alkalmazottaknak nyújtott juttatások fajtája és mértéke összesítve 3. A közfeladatot ellátó szerv költségvetéséből nyújtott, nem normatív, céljellegű, működési és fejlesztési támogatások kedvezményezettjeinek nevére, a támogatás céljára, összegére, továbbá a támogatási program megvalósítási helyére vonatkozó adatok Igen Nem Részben u A közéredű adatok, költségvetés menüpont u/kozerdeku_adat ok_nyilvanos%20s zerzodesek_tam_s zerzodesek.html A támogatások ténye, támogatás célja, összege igen, a megvalósulás helye nem.

20 4. Az államháztartás pénzeszközei felhasználásával, az államháztartáshoz tartozó vagyonnal történő gazdálkodással összefüggő - a külön jogszabályban meghatározott értékű - árubeszerzésre, építési beruházásra, szolgáltatás megrendelésre, vagyonértékesítésre, vagyonhasznosításra, vagyon vagy vagyoni értékű jog átadására, valamint koncesszióba adásra vonatkozó szerződések megnevezése (típusa), tárgya, a szerződést kötő felek neve, a szerződés értéke, határozott időre kötött szerződés esetében annak időtartama Igen u A közéredű adatok, költségvetés menüpont Zárszáamdás 5. A koncesszióról szóló törvényben meghatározott nyilvános adatok (pályázati kiírások, pályázók adatai, az elbírálásról készített emlékeztetők, pályázat eredménye) 6. A közfeladatot ellátó szerv által nem alapfeladatai ellátására (így különösen társadalmi szervezet támogatására, foglalkoztatottai szakmai és munkavállalói érdek-képviseleti szervei számára, foglalkoztatottjai, ellátottjai oktatási, kulturális, szociális és sporttevékenységet segítő szervezet támogatására, alapítványok által ellátott feladatokkal összefüggő kifizetésre) fordított, ötmillió forintot meghaladó kifizetések Nem Igen u/kozerdeku_adat ok_nyilvanos%20s zerzodesek_tam_s zerzodesek.html Megoldási javaslatok A beazonosított 1. és 2. kritikus területeken az alábbi szabályzatok elfogadása és kihirdetése javasolt megoldásként: Hivatalos elektronikus információáramlás szabályzata; Elektronikus információszolgáltatási eljárásrend. A 3. kritikus pont, a lakosság naprakész tájékoztatása tekintetében elektronikus hírlevél rendszer bevezetését javasoljuk: Rendelet-tervezetek előzetes elektronikus véleményeztetése A Képviselő-testület ülései előtt legalább 10 nappal a város honlapjára jól látható, és könnyen megtalálható, lehetőség szerint akadálymentesített helyre fel kell kerüljenek a következő ülésen tárgyalásra kerülő rendelet-tervezetek. A partnerségi koordinátor feladata a tervezetek begyűjtése, illetve a honlapon való megjelenés biztosítása. A következő egy

21 hétben a honlapon feltűntetett címre küldhetik a partnerek véleményüket, változtatási javaslataikat, melyeket a partnerségi koordinátor eljuttat a rendelet-tervezet gazdájának, illetve valamennyi képviselőnek, akik szükség esetén módosítják a tervezetet. A végső rendelet szintén kikerül majd a honlapra A minél szélesebb körű nyilvánosság biztosítása érdekében szükséges valamennyi rendezvényen, helyi sajtóban és médiában, hírlevélben és egyéb fórumon felhívni a partnerek figyelmét erre a lehetőségre Elektronikus hírlevél rendszer A weboldalon feliratkozás biztosítása elektronikus hírlevélre, melyben valamennyi új cikk, bejegyzés megküldésre kerül, havi időközönként. Javasoljuk tovább, hogy a helyi önkormányzati rendeletek előkészítése során a tervezeteket szintén az elektronikus hírlevélben küldje meg az Önkormányzat az érdeklődő lakosság részére, feltüntetve a jogszabály előkészítés során a lakosság bevonásának, vélemény nyilvánításának lehetőségeit, fórumait is. További javaslatok, melyek a Hivatal működésének hatékonyságát és transzparenciáját javítják: 1) Értekezletek összehívása Az értekezletek összehívása, szervezése és a tárgyalók, termek foglaltságának menedzselése szintén végezhető elektronikusan. Ehhez a belső levelezés használható, ki kell alakítani ennek pontos menetét, technikai feltételeit és a felhasználókat tájékoztatni kell. A rendszer eredménye, hogy a munkatársak nyomon tudják követni a tárgyalók, eszközök foglaltságát, beosztását; továbbá az időgazdálkodást a megosztott elektronikus naptárak segítik. 2) Dokumentumok tárolása Cél, hogy a dokumentumok tárolása a File serveren, tükrözött winchesteren történik. A szerver tartalmáról naponta, hetente, havonta készül biztonsági mentés (az adatok besorolása függvényében), melyek hetente kiírásra kerülnek mobil winchesterre. A biztonsági másolatokat a HSZK tűzbiztos páncélszekrényében tárolják. A Serveren a file-ok elhelyezésére javasolt rögzíteni a könyvtár struktúrát és valamennyi dokumentumot abban tárolni. A könyvtár struktúrát vezetői utasításban kell rögzíteni és évente felülvizsgálni. Javasoljuk az alábbi könyvtár struktúrát felülvizsgálni és kialakítani: Vol_1 - Hálózati helyek Pénzügyi iroda Koncepciók Költségvetések Módosítások

22 Tartalékkeretek Adóbevételek Beszámolók Egyéb Hatósági iroda Jegyzői iroda Építési hatósági iroda Városüzemeltetési iroda Iratminták Projektek Sportpálya Sportcsarnok Művház Városüzemeltetési Kft. Városközpont Ipari Park Lakópark Pályázatok Folyamatban Befejeződött Testületi munka (KT, Bizottságok, Egyéb) Előterjesztése Jegyzőkönyvek Határozatok Belső ellenőrzés Szabályzatok Alapdokumentumok Kistérségi ügyek GYÁVIV HSZK Az informatikai szabályzatban rendelkezni kell, hogy a felhasználók a saját számítógépük merevlemezén ne tároljanak dokumentumokat, azokat minden esetben a szerveren tárolják. Projektmappák: egyes (pályázati) projektek esetében külön mappát kell nyitni az adott projekthez tartozó fájlok tárolására, ezzel biztosítva, hogy a projekthez tartozó valamennyi dokumentum egy helyen elérhető legyen; függetlenül attól, hogy a projektben résztvevők mely irodában dolgoznak.

23 3) Képviselők tájékoztatása, elektronikus előterjesztések Cél a képviselő testületi anyagok elektronikus kezelése (ezzel csökkentve a papír felhasználást): a honlapra javasolt feltölteni az anyagokat, ahol elérik és letölthetik a képviselők. Amennyiben a dokumentumok nem nyilvánosak, ezek elérhetőségét belépéshez (jelszavas védelem) kell kötni. A képviselőket SMS-ben lehetne értesíteni a következő ülésekről. Javasoljuk, hogy amennyiben ez nem megoldható a képviselők számára, akkor az SzMSz-ben rögzítendő -, hogy személyesen kelljen kérni a polgármesteri hivatalban a papíralapú anyagot. 4) Weboldal A weboldal az Önkormányzat leghatékonyabb tájékoztatási eszköze a lakosság részére. A weboldal frissítésére és karbantartására érdemes jelentős figyelmet fordítani. A weboldal struktúráját a úgy kell meghatározni, hogy a közérdeklődésre számot tartó dokumentumok, információk könnyen elérhetők legyenek. A weboldalon való közzététel rendjét az Elektronikus információszolgáltatási eljárásrendben rögzíteni kell. A részletes szabályzatot, illetve eljárásrendet lásd a mellékletben A megoldási javaslat implementálásának lépései Feladat Felelős Határidő Hivatalos elektronikus információáramlás szabályzata elfogadása Jegyző Elektronikus Információszolgáltatás Eljárásrend elfogadása Jegyző Elektronikus Hírlevél rendszer megvalósításának megvizsgálása Informatikus Egyéb informatikai javaslatok értékelése, bevezetése vagy elvetése Informatikus Az Elektronikus információszolgáltatás eljárásrendet lásd a mellékletben.

24 4.3 Hatósági Iroda és Műszaki Iroda eljárásrend Részterület neve Részterület célja Elkészítendő dokumentum Dokumentumot elfogadja 1.c) ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása); A hatósági irodában és a műszaki irodában folyó ügymenet átvilágítása révén javítani az ügyintézés hatékonyságán és ezáltal az ügyfelek és az alkalmazottak elégedettségén Hatósági iroda és Műszaki iroda eljárásrend jegyző Általános megjegyzések október 1. napjával alapvetően változott a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló évi CXL. törvény (továbbiakban: Ket.). A jogszabály változása az önkormányzat hatósági ügyintézésének tevékenységét befolyásolja, ezért a változások ismerete és az ügyintézőkkel történő megismertetése elengedhetetlen feladat az önkormányzat számára. A Ket október 1. napjától hatályos változásai röviden, példálózó jelleggel összefoglalva a következők: - A módosítások már az eljárási alapelveket is érintik: Törvény eltérő rendelkezése hiányában az ügyfél és az eljárás egyéb résztvevője nem köteles a hatósággal elektronikus úton kapcsolatot tartani. Ha a közigazgatási hatóságok számára az egymás közötti kapcsolattartásban az elektronikus út vagy elektronikus levél igénybevétele kötelező, nem alkalmazhatják a kapcsolattartás más módját. - A törvény személyi hatályának a változtatása során új fogalom meghatározást használ a közigazgatási hatóság -ra nézve. Kiemelést érdemel, hogy közigazgatási hatóság fogalmát kiterjeszti az alábbi személyekre is: - a polgármester, - főpolgármester, - megyei közgyűlés elnöke, - a megyei jogú város kerületi hivatalának vezetője - A törvény tárgyi hatálya alól kivont ügyek körét szélesíti a módosítás, mely szerint nem kell alkalmazni azt a helyi önkormányzat vagy annak szerve által jogszabályban meghatározott feltételekkel rendelkezők számára biztosítandó támogatások elosztására

25 irányuló eljárásban a rendelkezésre álló támogatási keretösszegen felül benyújtott támogatási igényekre. - Az adatkezelésre vonatkozó szabályok is pontosításra kerültek. A hatóság az eljárása során jogosult a természetes személy ügyfél és az eljárás egyéb résztvevője azonosítása céljából a) nevének, b) születési nevének, c) születési idejének, d) születési helyének, e) anyja nevének, f) lakcímének, valamint g) külön törvényben vagy - törvény felhatalmazása alapján, az abban meghatározott körben - helyi önkormányzat rendeletében meghatározott személyes adatának kezelésére. - A hatáskör megállapítására és az eljárási kötelezettségre vonatkozó módosítások közül kiemelést érdemel, hogy jogszabály a hatóság szervezeti egységére hatáskört nem telepíthet, illetve, hogy önkormányzati hatáskörben elsőfokon a képviselő-testület és törvény rendelkezése alapján a polgármester jár el. - Hatáskör átruházás körében bekövetkezett módosítás, hogy nem minősül hatáskör átruházásnak, hogy ha a hatáskör gyakorlója a kiadmányozási jogát jogszerűen átengedte. - Amennyiben az eljáró hatóság eljárási kötelezettségét mulasztotta, a Kormány általános hatáskörű területi államigazgatási szerve felhívja a mulasztót, hogy legkésőbb 22 munkanapon belül teljesítse kötelezettségét. - A törvény kiegészült egy 2/A -al, mely a kapcsolattartás általános szabályait tartalmazza. Több igénybe vehető kapcsolattartási forma közül a hatóság a költségtakarékosság és a hatékonyság szempontjai alapján választ. Az első kapcsolatfelvétel alkalmával a hatóság felhívja az ügyfél figyelmét a kapcsolattartás lehetséges formáira, és tájékoztatást ad a kapcsolattartásra szolgáló elérhetőségéről, valamint a hatóság által nyújtott elektronikus tájékoztatás elérhetőségéről. Rövid szöveges üzenet útján, elektronikus levélben és telefonon is lehet tájékoztatást kérni és teljesíteni vagy jogszabályban meghatározott egyéb esetekben kapcsolatot tartani. A hatóság telefonon és elektronikus levélben előzetesen egyeztetheti az ügyféllel az egyes eljárási cselekmények elvégzésének időpontját. - Kapcsolattartás elektronikus módját külön is szabályozza a törvény. A hatóság elektronikus úton tartja a kapcsolatot az ügyféllel, ha az ügyfél azt igényli, továbbá ha az ügyfél a kérelmet elektronikus úton nyújtotta be, és az alkalmazandó kapcsolattartási formáról másként nem rendelkezett.

26 A hatóság ugyanolyan formában köteles tájékoztatni az ügyfelet, mint amilyen formában az ügyfél a tájékoztatást kérte. - Az eljárás megindításával kapcsolatban kiemelést igényel, hogy az elsőfokú eljárás kérelemre, vagy hivatalból indulhat meg, az eljárás megindítására szolgáló egyéb okokat hatályon kívül helyezte a törvény. - A jogszabály bevezette a közigazgatási hatósági eljárásokba is az ideiglenes biztosítási intézkedés fogalmát. - A kérelem érdemi vizsgálat nélküli elutasítására 5 munkanapon belül sor kell, hogy kerüljön. - Az eljárást meg kell szüntetni, ha a hatósági eljárásért illetéket vagy igazgatási szolgáltatási díjat (a továbbiakban: díj) kell fizetni és az ügyfél a fizetési kötelezettségének a hatóság erre irányuló felhívása ellenére az erre tűzött határidő alatt nem tesz eleget és költségmentességben sem részesül. - A közigazgatási hatósági eljárásra meghatározott ügyintézési határidők számottevő szigorításra kerültek az alábbiak szerint: Ket.: 33. (1) A határozatot, az eljárást megszüntető végzést, valamint a másodfokú döntést hozó hatóságnak az első fokú döntést megsemmisítő és új eljárásra utasító végzését az (5) bekezdésben meghatározott időponttól számított huszonkét munkanapon belül kell meghozni és gondoskodni a döntés közléséről. Ennél rövidebb határidőt bármely jogszabály, hosszabbat pedig törvény vagy kormányrendelet állapíthat meg. Ha e törvény valamely eljárási cselekmény teljesítésének határidejéről nem rendelkezik, a hatóság haladéktalanul, de legkésőbb öt munkanapon belül gondoskodik arról, hogy az eljárási cselekményt teljesítse. (2) Kiskorú ügyfél érdekeinek veszélyeztetettsége esetében, továbbá ha életveszéllyel vagy súlyos kárral fenyegető helyzet elhárítása indokolja, vagy ha a hatóság ideiglenes biztosítási intézkedést rendelt el, vagy ha a közbiztonság érdekében egyébként szükséges, a határozatot vagy az eljárást megszüntető végzést soron kívül kell meghozni. (4) Ha a hatóság testületi szerv, a hatáskörébe tartozó ügyben az (1) bekezdésben meghatározott határidőn belül, vagy ha ez nem lehetséges, a határidő letelte utáni első testületi ülésen, legkésőbb azonban negyvenöt munkanapon belül határoz. (7) Az eljáró hatóság vezetője - ha azt törvény vagy kormányrendelet nem zárja ki - az ügyintézési határidőt annak letelte előtt indokolt esetben egy alkalommal, legfeljebb huszonkét, a (2) bekezdésben meghatározott esetekben legfeljebb tíz munkanappal meghosszabbíthatja. (8) A szakhatóság eljárására irányadó ügyintézési határidő - ha törvény vagy kormányrendelet másként nem rendelkezik - tíz munkanap. Indokolt esetben a szakhatóság vezetője a szakhatósági eljárásra irányadó határidőt egy alkalommal tíz munkanappal meghosszabbíthatja, és erről az ügyfelet és a megkereső hatóságot értesíti. - A törvényben meghatározott ügyintézési határidő túllépésének jogkövetkezményei: 33/A. (1) Ha a hatóság a rá irányadó ügyintézési határidőt az ügyfélnek és az eljárás egyéb résztvevőjének fel nem róható okból túllépi, köteles az ügyfél által az eljárás lefolytatásáért megfizetett illetéknek vagy díjnak megfelelő összeget, ha pedig az ügyintézés

27 időtartama meghaladja az irányadó ügyintézési határidő kétszeresét, az első fokú eljárás megindítására irányuló kérelmet benyújtó ügyfél által megfizetett illetéknek vagy díjnak megfelelő összeg kétszeresét az ügyfél részére visszafizetni. (4) Ha a fellebbezés elbírálására jogosult hatóság vagy a felügyeleti szerv megállapítja, hogy a hatóság indokolatlanul hosszabbította meg az ügyintézési határidőt, vagy az (1) bekezdésben foglalt feltételek teljesülése ellenére fizetési kötelezettségét nem teljesítette, a hatóságot az (1), illetve a (2) bekezdésben meghatározott összeg visszafizetésére, illetve megfizetésére kötelezi. - Ha törvény az elektronikus kapcsolattartást kötelezővé teszi, és a kérelmet elektronikus formanyomtatványon vagy szoftver használatával kell benyújtani, az elektronikus formanyomtatvány kitölthető és letölthető, valamint a szoftver letölthető változatát a hatóság az elektronikus tájékoztatás szabályai szerint közzéteszi. - Külön rendelkezések kerültek beépítésre az adatok zárt kezelésére, illetve a nyilvánosság biztosítására vonatkozóan. - Összeférhetetlenség szabályozása körében új rendelkezés, hogy a jegyző mint hatóság nem vehet részt annak a hatósági ügynek az elintézésében, amelyben az őt foglalkoztató önkormányzat, a foglalkoztató önkormányzat társulása vagy az egyéb munkáltatói jogokat gyakorló polgármester ellenérdekű ügyfél, illetve a határozattal az önkormányzat, a társulás vagy a polgármester jogosulttá vagy kötelezetté válhat, vagy az eljárás tárgyával összefüggő kötelezettséget vállal. - A jogszabály részletesen tartalmazza a lefoglalás szabályait. - Speciális lehetőség az informatikai eszközzel végzett automatizált egyedi döntés: Törvényben vagy kormányrendeletben meghatározott esetben vagy az ügyfél hozzájárulása alapján sor kerülhet informatikai eszközzel végzett automatizált egyedi döntésre is. Automatizált egyedi döntésen a kiadmányozásra jogosult aláírása és a hatóság bélyegzőlenyomata is informatikai eszközzel rögzíthető, ha azt a törvény vagy a kormányrendelet megengedi, és az aláírás és a bélyegzőlenyomat hitelességét a hatáskör gyakorlója egyedi döntésével hitelesítette. - Újraszabályozásra került a határozat kötelező tartalmi elemeinek a meghatározása, valamint a közlésre vonatkozó rendelkezések, az önálló fellebbezés, a jogorvoslat részletszabályai, a végrehajtás, a fogalom-meghatározások és megszűnt a méltányossági eljárás. A Ket.-tel együtt lép hatályba az elektronikus közszolgáltatásról szóló évi LX. törvény, amelynek részletszabályainak ismerete szintén elengedhetetlen.

28 4.3.2 Az eljárásrend célja Az eljárásrend célja az I. fokú hatósági ügyek hatályos jogszabályoknak és előírásoknak megfelelő, ügyfélbarát és a lehetőségekhez mérten leggyorsabb elintézése. Az eljárásrend meghatározza az elsőfokú hatósághoz telepített ügytípusokban a hatósági feladatok elvégzésének módját, az egyes ügyintézők tevékenységi és felelősségi körét, és a tevékenységhez tartozó nyilvántartási kötelezettségeket. Üllő Város Polgármesteri Hivatalában Hatósági Iroda és Építéshatósági Iroda működik Helyzetértékelés összefoglalása a Hatósági Iroda átvilágításáról 12 alkalmazott dolgozik az irodán, az internet igénybevételével történő ügyintézésre a lakossági igény csekély, szakhatóságokkal való kommunikáció problémamentes, elektronikusan is megoldható, őszén a Hatósági Irodát átszervezték, mely elsősorban a feladatkörök újraelosztását jelenti és az irodavezető mellé irodavezető helyettest neveztek ki, új munkaerő felvételére nincsen szükség, mivel feladatcsökkenés következett be a jogszabály módosítások eredményeképpen, vannak új ügyek is, melyek nem kellően automatizáltak még és plusz terhet jelentenek az irodának, azonban ez sem igényli új munkaerő felvételét, az ügyek 80%-a hatósági jellegű ügyintézés (ügyek részletezését lásd alább), önkormányzati ügyek döntésre előkészítése nem jelent számottevő terhet, a regionális államigazgatási hivatal támogatását nem veszik igénybe jogszabály értelmezési kérdésekben, mivel negatívak a tapasztalataik, ügyintézőknek nem volt képzés az elektronikus kommunikációról, és a lakosságnak sem volt ilyen jellegű képzés, van ügyfélkapuja az önkormányzatnak. A Hatósági Irodán előforduló ügyek adó- és értékbizonyítvány készítése állampolgársági ügyek állattartási ügyek anyakönyvezés (születési, házassági, haláleset) apai elismerő nyilatkozatok felvétele ápolási díj megállapítása átmeneti segély megállapítása beérkezett befizetések könyvelése, túlfizetések átvezetése birtokháborítási ügyek csatornaérdekeltségi hátralékok adók módjára történő behajtása csatorna-közműfejlesztés nyilvántartás vezetése

29 egészségügyi szolgáltatásra való jogosultság megállapítása eseti gyógyszertámogatás gépjárműadóval, építményadóval kapcsolatos ügyintézés gyámhatósági eljárások lefolytatása gyermekintézményi étkezési térítési díjkedvezmények megállapítása hadigondozotti ellátások hagyatéki ügyintézés hatósági bizonyítvány kiállítása időskorúak járadéka ügyintézése iparűzési adóval kapcsolatos ügyintézés közgyógyellátási igazolványok kiadása közműfejlesztési hozzájárulás visszaigénylése közterületen történő fakivágás engedélyezése, parlagfű bejelentések, gyommentesítési ügyek lakásfenntartási támogatás megállapítása és egyéb lakásügyek működési engedélyek népesség nyilvántartás (lakcímrendezés, nyilvántartásba vétele) névváltozások, módosítások óvodáztatási támogatás megállapítása ösztöndíj ügyek RÁT megállapítása rendszeres gyermekvédelmi kedvezmény megállapítása, rendkívüli gyermekvédelmi támogatás megállapítása rendszeres szociális segély megállapítása súlyos mozgáskorlátozottak közlekedési támogatása szabálysértési ügyek szemétszállítás díjmentességek megállapítása és szemétszállítási díjhátralék adók módjára történő behajtása szociális étkezéshez igazolás kiadása szociális otthoni beutalás ügyintézése talajterhelési díjjal kapcsolatos ügyintézés tankönyvsegély megállapítása temetési segély (köztemetés) ügyintézése választással kapcsolatos ügyek intézése (névjegyzék kezelése, igazolások kiadása) Kritikus pontok, megoldandó problémák azonosítása a Hatósági Irodán október 1. napjával hatályba lépett a Ket. számos új rendelkezése. Az új jogszabályi környezet alapvetően érinti a hatósági irodán dolgozók munkáját. Annak érdekében, hogy a hatósági munka a jogszabályoknak megfelelően alakuljon, szükség van az ügyintézők továbbképzésére és a megváltozott jogszabályi környezet bemutatására. A jogszabályoknak megfelelő jogalkalmazás érdekében a törvénymódosítás indokolását is szükséges az ügyintézőknek megismerniük. Jelenleg fizikailag széttagolt az iroda elhelyezése, mely megnehezíti a munkatársak közötti kommunikációt.

30 Kérelem formanyomtatványok vannak fenn az önkormányzat honlapján, azonban nem teljeskörűek. A szakági rendelet-módosítások előkészítése a Hatósági Irodán történik, elsősorban az irodavezető és az irodavezető-helyettes végzik ezt a munkát. Nem csak véleményezési feladatuk van, hanem sokszor ők kezdeményezik magát a módosítást is Hivatali időben folyamatos az ügyfélszolgálati tevékenység, telefonos ügyfélszolgálat jelenleg még nem működik az irodán. Régi iktatóprogramja van a Hivatalnak, mely csak egy gépen van telepítve és a kollégák még megosztott olvashatósági hozzáféréssel sem rendelkeznek, ráadásul a program nem tudja kezelni a jogszabályi változások eredményeképpen bekövetkezett különböző határidők módosulását, valamint azt hogy adott eljárás típusban különböző határidők is lehetségesek, A határidők nyilvántartása kézzel történik az előadói íveken Megoldási javaslatok a Hatósági Irodán Javasoljuk, hogy a Hivatal gondoskodjon a dolgozóinak a rendszeres továbbképzéséről. A továbbképzés keretében szükséges a változó jogszabályi környezet ismertetése, valamint az elektronikus kommunikációs technikák bemutatása és használatuknak ösztönzése. A továbbképzés révén hatékonyabb ügyintézés és magasabb fokú ügyfél elégedettség érhető el. Álláspontunk szerint az iroda helyiségek elosztása kedvezőtlen, nehézkessé válik az ügyintézők közötti információáramlás. Javasoljuk, hogy az irodahelyiségek fizikailag egy tömbben kerüljenek elhelyezésre. Ezáltal a munkatársak felügyelete, koordinációja és munkájuk összehangolása is könnyíthető. A rendelkezésre álló formanyomtatványok digitalizálásáról és az önkormányzat honlapján történő közzétételéről gondoskodni szükséges. A jogszabály módosítások kezdeményezése a szakági bizottságok feladata legyen. Szükséges lenne egy telefonos ügyfélszolgálat felállítása. Ennek eredményeképpen csökkenhetne a munkatársak ügyfélszolgálati leterheltsége, mivel a személyes ügyfélfogadási időt korlátozni lehetne. Ennek eredményeképpen több idő maradna az ügyintézők számára, hogy érdemi feladataikat ellássák. Tekintettel a határidőcsúszásoknak az új jogszabályi rendelkezésekben meghatározott anyagi jellegű jogkövetkezményeire, az önkormányzatnak kiemelt figyelmet kell szentelnie, azok betartására. Mivel az eljárási határidők követhetősége nehézkes, javasoljuk, hogy azoknak a nyomon követésére elektronikus rendszerben kerüljön sor. Esetlegesen olyan iktatószoftver beszerzésére lenne szükség, mely ezen funkció betöltésére is alkalmas. Javasoljuk, hogy az iktatóprogramhoz hozzáférési jogosultsággal rendelkező munkatársakon kívül olvashatósági hozzáféréssel az ügyintézők is rendelkezhessenek saját gépeiken. Ez a lehetőség a határidők nyomon követését és tarthatóságát is elősegítené.

31 Javasoljuk, hogy a munkaköri leírásokban a kiadmányozási jogosultság részletszabályai és a helyettesítés rendje kerüljön részletesebb kidolgozásra Helyzetértékelés összefoglalása az Építés Hatóság átvilágításáról 2 ügyintéző és egy irodavezető valamint két adminisztrátor van az Építés Hatóságon, szervezetileg teljesen függetlenek a Hatósági Irodától a jogszabályi megfelelés érdekében, vannak határozatminták, azonban aktualizálni kell őket dolgozni, 99%-ban személyesen érkeznek a kérelmek, formanyomtatványon veszik át az iratokat az ügyintézők, be tudják tartani a határidőket, bár minden ügyintéző magának vezeti papír alapon, illetve az irodavezető írja rá a határidőket az előadói ívre, folyamatosan figyelik a jogszabályváltozásokat a Magyar Közlönyön keresztül, főépítészi társulásban is részt vesznek, ahol mindig megvitatják az aktuális változásokat, képzésen is voltak az irodavezetők, jó a kapcsolat a környező településekkel, részt vesznek a rendelet-módosításokban, de csak véleményezők, esetlegesen javaslatokat szoktak adni, munkateher leosztás arányos Kritikus pontok, megoldandó problémák azonosítása az Építés Hatóságon Formanyomtatványok a honlapon nincsenek fenn. Nincs elektronikus ügyintézés, a szakhatóságok azonban már kérik a kommunikációnak ezt a formáját, ezért vannak kezdeményezések az elektronikus ügyintézésre. Az iktatóprogramhoz az ügyintézők nem tudnak hozzáférni, ezért nem látják a benne szereplő határidőket. Ügyfélfogadási idő a hivatali idővel azonos. Jogászi segítséget szeretnének az ügyintézők, mert vannak peres ügyek és ahhoz nem értenek. Van megbízott ügyvéddel keretszerződés, de az nem terjed ki az ilyen jellegű szakmai tanácsadásra Megoldási javaslatok az Építés Hatóságon A rendelkezésre álló formanyomtatványok digitalizálásáról és az önkormányzat honlapján történő közzétételéről gondoskodni szükséges.

32 Szükséges lenne egy telefonos ügyfélszolgálat felállítása. Ennek eredményeképpen csökkenhetne a munkatársak ügyfélszolgálati leterheltsége, mivel a személyes ügyfélfogadási időt korlátozni lehetne. Ennek eredményeképpen több idő maradna az ügyintézők számára, hogy érdemi feladataikat ellássák. Tekintettel a határidőcsúszásoknak az új jogszabályi rendelkezésekben meghatározott anyagi jellegű jogkövetkezményeire, az önkormányzatnak kiemelt figyelmet kell szentelnie, azok betartására. Mivel az eljárási határidők követhetősége nehézkes, javasoljuk, hogy azoknak a nyomon követésére elektronikus rendszerben kerüljön sor. Esetlegesen olyan iktatószoftver beszerzésére lenne szükség, mely ezen funkció betöltésére is alkalmas. Javasoljuk, hogy az iktatóprogramhoz hozzáférési jogosultsággal rendelkező munkatársakon kívül olvashatósági hozzáféréssel az ügyintézők is rendelkezhessenek saját gépeiken. Ez a lehetőség a határidők nyomon követését és tarthatóságát is elősegítené. A hatósági irodák munkáját érintő eljárásrendek jelen tanulmány mellékleteként szerepelnek (általános, szociális, építéshatóság)

33 Az Étv október 1-től hatályos változásai - Új fogalom-meghatározások lettek bevezetve: Integrált településfejlesztési stratégia: középtávú, stratégiai szemléletű, megvalósításorientált településfejlesztési dokumentum. Építési beruházás: az építési tevékenység megvalósításával összefüggésben végzett gazdasági, és építésügyi tevékenységek összessége. Építési tevékenység: építmény, építményrész, épületegyüttes megépítése, átalakítása, bővítése, felújítása, helyreállítása, korszerűsítése, karbantartása, javítása, lebontása, elmozdítása érdekében végzett építési-szerelési vagy bontási munka végzése. - Módosultak az építésügyi hatóságra és a tervtanácsokra vonatkozó részletszabályok. - Az önkormányzat feladatait az önkormányzati főépítész vagy térségi főépítész készíti elő. - Településrendezéssel összefüggésben meghatározott részletszabályok szerint: Az integrált településfejlesztési stratégia városok és több település közös tervezése esetén a településfejlesztési koncepció kötelező önálló munkarésze. Integrált településfejlesztési stratégiát község is készíthet a településfejlesztési koncepció önálló munkarészeként. Az integrált településfejlesztési stratégia meghatározza a települések középtávú településfejlesztési tevékenységét, összehangolja a különböző szakpolitikai megközelítéseket, összefogja és ütközteti az érintett partnerek (üzleti szektor, civil szektor, közszféra szereplői, lakosság) céljait, elvárásait, meghatározza a fejlesztési célokat, azok finanszírozási módját, továbbá a megvalósítás és fenntartás módját is összefüggéseiben kezeli. - A településrendezésre vonatkozó eljárási szabályok is változtak, mind például az eljárási határidők. - Újítás a módosítások eredményeképpen, hogy több település az építésügyi feladatainak az ellátására is társulhat, korábban csak a településrendezési feladatok közös ellátására volt lehetőség. - A változtatási, telekalakítási és építési tilalom elrendelésére vonatkozó szabályok is változtak, hiszen megváltozott azoknak az eseteknek a köre, amikor a tilalmak alkalmazásának lehetősége megnyílik. - Változtak a telekalakítás részletszabályai is. - A képviselő-testületnek a változtatás eredményeképpen elegendő az útépítési és a közművesítési hozzájárulásról hatósági határozatban döntenie, csak úgy mit a településrendezési kötelezések körében meghozandó határozatok esetében. - A tervdokumentáció szerzői jogvédelméről szóló rendelkezés hatályon kívül helyezésre került.

34 - Megváltoztak az építésügyi hatósági eljárások részletszabályai is. - Újdonság a beruházás lebonyolító személyének meghatározása, és az energetikai tanúsító tevékenységre vonatkozó szabályok beépítése és egyéb az építési folyamatban résztvevőkre vonatkozó szabályok is változtak. - Az építőipari kivitelezési tevékenység feltételrendszerének új részletszabályai kerültek beépítésre a törvénybe. - Az építési tevékenység végzésére jogosultság és az építési kivitelezői tevékenység fedezetének biztosítása érdekében szigorú, kötelezően alkalmazandó szabályok lépnek hatályban október 1-től. - Hatályon kívül helyezésre kerültek az építésügyi hatósági ellenőrzésre vonatkozó rendelkezések, és módosultak az építésfelügyeleti előírások is. - Az építésügyi hatósági engedélyezési eljárásokban - kormányrendeletben meghatározott eljárások kivételével - az ügyfél nem jogosult és a hatóság nem köteles elektronikus úton kapcsolatot tartani az új rendelkezések szerint. - Figyelemmel kell lenni a törvény felhatalmazása alapján kiadott végrehajtási kormányrendeletekre is, mert számos részletszabály ott kerül meghatározásra. Kapcsolódó jogszabályok - a főépítészi tevékenységről szóló 190/2009. (IX.15.) Korm. rendelet; - az építőipari kivitelezési tevékenységről szóló 191/2009. (IX.15.) Korm. rendelet; - az egyes építésügyi szakmagyakorlási tevékenységekről szóló 192/2009. (IX.15.) Korm. rendelet; - az építésügyi hatósági eljárásokról és az építésügyi hatósági ellenőrzésről szóló 193/2009. (IX.15.) Korm. rendelet; - az építési beruházások megvalósításához szükséges eljárások integrált intézésének részletes szabályairól és a közreműködő hatóságok kijelöléséről szóló 194/2009. (IX.15.) Korm. rendelet; - a honvédelmi és katonai célú építményekkel kapcsolatos építésfelügyeleti tevékenységről szóló 195/2009. (IX.15.) Korm. rendelet; - az építési beruházások megvalósításának elősegítése érdekében egyes kormányrendeletek módosításáról szóló 196/2009. (IX.15.) Korm. rendelet; - az ingatlan adataiban bekövetkezett változások igazolásáért, egyes hatósági bizonyítványok kiállításáért, az összevont eljárásért és az integrált eljárásért szeptember 25. fizetendő igazgatási szolgáltatási díjakról szóló 197/2009. (IX.15.) Korm. rendelet.

35 4.3.9 A megoldási javaslat implementálásának lépései Feladat Felelős Határidő Javaslatok megvitatása a szakbizottságokkal Jegyző és a testülettel Képzések és tájékoztató fórumok Jegyző megszervezése Elfogadott javaslatok megvalósításához Jegyző szükséges tevékenységek elvégzése Megvalósulás ellenőrzése Jegyző

36 4.4 Rendelet, szabályzatalkotási nyilvántartó rendszer Részterület neve Részterület célja Elkészítendő dokumentum Dokumentumot elfogadja 1.d) a rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása a rendelet és egyéb szabályozás-alkotási folyamatok egyszerűsítése, annak érdekében, hogy a procedúra aktuális állása figyelemmel követhető legyen, valamint, hogy az egyes feladatok felelősökhöz legyenek rendelve Rendelet, szabályzatalkotási nyilvántartó rendszer Polgármester és Jegyző A rendeletalkotási és szabályozási folyamatok egyszerűsítése és átalakítása tanulmány célja: olyan tanulmány készítése, amely feltárja egyrészt a jogalkotásról szóló 1987.évi XI. törvényben foglaltakra valamint a hatályos SZMSZ szabályaira figyelemmel a helyi rendeletalkotás rendjét, különös tekintettel az eljárásban részt vevők vagy bevonhatók kapcsolatára. A tanulmány vizsgálja továbbá az egyéb szabályozások jelenlegi eljárásrendjét, a hatályos belső dokumentumok megismertetése, aktualizálása, érvényesítése gyakorlatát. Helyzetértékelés összefoglalása A helyzetértékelésben már megállapítottuk, hogy a rendeletalkotás az SzMSz-ben foglaltak szerint történik. A vezetői interjúk alapján megállapítható, hogy a helyi normák megismertetése, számon kérhetősége érdekében minden érintett munkatárs - aláírásával igazolva - kerül tájékoztatásra. A rendelet kihirdetésével kapcsolatos feladatokat egy fő szakirányú felsőfokú végzettségű köztisztviselő végzi. A jelenlegi helyzet tapasztalatát feltárva kidolgoztuk annak folyamatát, hogyan javasolható egyrészt a helyi rendeletalkotás folyamatának szabályozása a bevonható részt vevőkkel, jogosultságokkal, másrészt a belső szabályalkotás folyamatában hogyan jelenjen meg a kibocsátásra jogosult vezetői szint, a szabályozás hatóköre, a nyilvántartás és a számon kérhetőség rendszere. Kritikus pontok, megoldandó problémák azonosítása Alapvetően tisztázandó kérdés az egyes szabályozások elhelyezése a döntéshozatali struktúrában aszerint, hogy ki jogosult a szabályalkotásra. Eddigi vizsgálataink alapján megállapíthatjuk, hogy több területen átfedések, párhuzamos szabályozások találhatók egyes helyi rendeletek, az önkormányzati SZMSZ, a hivatali SZMSZ, FEUVE szabályzatokban. Ez

37 jogbizonytalanságot, alkalmazási problémát jelenthet, ezért indokolt felülvizsgálni a jelenleg hatályos rendeleteket, belső szabályzatokat, utasításokat Helyi rendeletalkotás A szabályozási hierarchia csúcsán az önkormányzati rendelet áll, melyet kizárólagos jogkörben a képviselő-testület alkot magasabb szintű jogszabály (törvény) felhatalmazása alapján annak végrehajtására illetve helyi társadalmi viszonyok szabályozására. A rendelet személyi és tárgya hatálya tehát szélesebb az önkormányzat szerveinek (hivatal, intézmények) működésének illetve valamely önkormányzati feladat megvalósításának szabályozásától. Különös helyet foglal el a szabályozási struktúrában az önkormányzat SZMSZ-e, mely a demokratikus működés alkotmányos alapelve miatt rendelet, sőt a szakirodalom alaprendeletnek nevezi, mivel a képviselő-testület működésének és belső munkamegosztásának garanciális szabályait határozza meg jellemzően a ciklus elején. Éppen ezért különös figyelmet érdemel a szabályozás tárgyának terjedelme, a mellékletek meghatározása és azok tartalma. Nem indokolt olyan részletezettséggel SZMSZ-t alkotni, amelyet például a hivatali szervezet belső munkamegosztásának változásával módosítani szükséges. Ezeket a gyakorlat Függelékbe helyezi. Ugyanezen elvek alapján indokolatlannak tartjuk egyrészt a költségvetési rendeletben az olyan túlszabályozást, amelyek a polgármestert és/vagy a költségvetési intézményvezetőt a hatályos államháztartási jogszabályok alapján (államháztartási törvény, államháztartás működési rendjéről szóló kormányrendelet) mint a költségvetési szerv vezetőjét megilletik. A munkaterv szerint szeptember hónapra tervezett Polgármesteri Hivatal SzMSz felülvizsgálatát javaslatunkra is a tanulmányunk elkészítése utáni képviselő-testületi ülésre ütemezte át a hivatalvezetés Belső szabályzatok A belső szabályzatok feladata a szervezet legfőbb tevékenységi-, szervezeti- és ellenőrzési folyamatainak szabályozása, mely hatóköre a teljes szervezetre vonatkozik. Kibocsátása a jogszabályokban meghatározott hatáskör címzettjeként a polgármester vagy a jegyző jogosultsága. Célszerű a legfontosabb belső szabályzatokat ún. együttes szabályzatként kiadni, ilyen lehet a kötelezettségvállalás, utalványozás és ellenjegyzés szabályzata, mivel egy szabályzatban lehet a teljes folyamatot megjeleníteni. A vezetői interjú során megismertük, hogy nem gyakorlat a polgármesteri és jegyzői együttes utasítás/szabályzat alkotása. Ez a gyakorlat egyértelműen jelzi a jegyző erős szakmai vezetői státuszát. Felhívjuk azonban a figyelmet a polgármester hivatal irányításával kapcsolatos jogkörei alkalmazása során a konkrét egyedi utasítások alkalmazása mellett a belső normatív jellegű szabályozás fontosságára. Emellett az együttesen kiadott szabályzatok is

38 meghatározóak a Hivatal munkafolyamataira, gondolunk ezek körében - a későbbi részterületben részletesen is tanulmányozott pénzügyi és kötelezettségvállalási szabályzatra. Fentiek alapján szükségesnek tartjuk a meglévő szabályozások felülvizsgálatát, és a megfelelő szinten történő elhelyezést a hatályos szabályozások nyilvántartása alapján történő tárgykörök szerint átvilágítással. Következő lépésként az önkormányzat és a hivatal - különböző szintű - szabályaiban lévő folyamatleírások párhuzamosságait indokolt megszüntetni. Az általunk eddig vizsgált belső szabályzatok áttekintése után felhívjuk a figyelmet a szabályozatok érvényességi kellékeinek meglétére. Érvényességi kelléknek tekinthetők: a szabályzat száma, mely utal a hatályba léptetés időpontjára a szabályzatot kibocsátó jóváhagyó záradéka aláírással a szabályzat hatályba lépének időpontja, korábbi szabályzat hatályon kívül helyezése a felelősök megismerési záradéka, aláírásukkal A szabályzatok naprakész nyilvántartása, a felelősök általi elérhetősége (elektronikusan esetleg papíralapon) alapvetően fontos a vezetői számon kérhetőséghez, a belső ellenőrzéshez Belső utasítások A belső szabályzattól szűkebb tárgyi terjedelme van a belső utasításnak, melyben a hatáskör címzettje már egy konkrét munkafolyamatot, a feladat megvalósításának módját, felelőseit, a határidőket és az ellenőrzés rendjét határozza meg. Jellegét tekintve lehetnek egy konkrét feladathoz és felelősségi körhöz kapcsolhatók, de lehetnek kifejezetten személyre szabottak. Ezért ezek nyilvántartásának nyilvánosságát úgy kell biztosítani, hogy az ne sértse az érintettek jogait. Javasoljuk a szabályzatok és utasítások tárgyi tartalom szerinti szétválasztását kibocsátóként. Az utasítások érvényességi kellékei egyebekben megegyeznek a szabályzatnál leírtakkal. Megoldási javaslatok 1.) A Tanulmány mellékletében mintát készítettünk a helyi rendeletalkotás logikai folyamatára, bemutatva a résztvevők, felelősök körét, az elkészítendő rendelet tervezet tartalmi és formai követelményeit, a megalkotott jogi norma végrehajtásának törvényességi kellékeit. 2.) Képviselői döntést támogató informatikai rendszer bevezetésének előnyei:

39 webes szolgáltatású felületével lehetővé válik a képviselő-testületi és a bizottsági ülések szervezése az előterjesztések elektronikus úton történő megküldése, az üléseken való használata költségtakarékos SZMSZ-ben meghatározott határidők könnyebben betarthatóak hatályos önkormányzati rendeletek (módosításokkal egységes szerkezetben is) nyilvántartása biztosítható, a döntéshozók számára folyamatosan rendelkezésre áll képviselőtestületi és bizottsági határozatok nyilvántartása megoldható tájékoztatást nyújthat a meghozott döntések végrehajtásának állapotáról megfelelő jogosultság beállításokkal a használat mértéke meghatározható A megoldási javaslat implementálásának lépései Feladat Felelős Határidő Helyi rendeletalkotási folyamat beépítése az jegyző február 28. önkormányzati SzMSz-be Együttes szabályzatok kiadása lehetőségének felülvizsgálata jegyző polgármester január 31. párhuzamos folyamatleírások feltárása, egyértelmű szabályozása hatályos rendeletek, belső szabályzatok és utasítások érvényességi kellékei felülvizsgálata, önálló nyilvántartás tárgyszerinti kialakítása jegyző január 31. jegyző február 28. képviselői döntést támogató informatikai rendszer beszerzése jegyző polgármester június 30. képviselői döntést támogató rendszer bevezetése (kísérleti szakasz) jegyző december 31.

40 4.4.5 Minta az önkormányzati rendeletalkotás folyamatának szabályozására A folyamat logikai sorrendje: 1. Rendeletalkotás elhatározása 2. Előzetes szükségességi vizsgálatok 3. Kezdeményezés 4. Tervezetért felelősök kijelölése, a rendelettervezet elkészítése 5. Rendelettervezet véleményezése 6. Rendelettervezet testület elé terjesztése 7. Rendelet elfogadása 8. Elfogadott rendelet megszövegezése, a rendelet aláírása 9. Rendelet kihirdetése 10. Rendelet végrehajtása és hatályosulása 1. Rendeletalkotás elhatározása: Nem mindegy, milyen módon, milyen szakmai megfontolásokat alapul véve indul egy-egy társadalmi viszony jogi szabályozása. 2. Előzetes szükségességi vizsgálatok: A rendeletalkotás elhatározása közvetlenül is felveti az előzetes szakmai-szükségleti vizsgálat elvégzésének fontosságát, amely főképpen szakmai oldalról ad választ arra a kérdésre, hogy a tervezett rendeletre valóban szükség van-e, vagy az elérni kívánt cél más a jogalkotáson kívüli eszközzel is elérhető. Pl. gyakorlati tesztelés, kérdőív (arra szolgál, hogy a rendeletet kezdeményező annak kitöltésével meggyőzően bizonyíthatja az indítványozott szabályozás szükségességét). Az előzetes szükségességi vizsgálatokra még a tervezett szabályozás előtt kell sort keríteni olyan időpontban, amikor még elegendő idő áll rendelkezésre a szükségesnek mutatkozó korrekciók elvégzésére. A vizsgálatot az végzi, aki az indítványozott rendelet tervezetének elkészítésére kötelezett vagy kötelezhető. Erre vonatkozóan az SZMSZ, illetve a testületi döntés tartalmaz közelebbi támpontot. 3. Kezdeményezés: A rendeletalkotásra irányuló indítvány leggyakrabban a.) törvényből b.) helyi testületi indítványból c.) jogalkalmazói kezdeményezésből származik. A helyi testületi kezdeményezés konkrét alanyai, címzettjei az SZMSZ-ben kerülnek részletezésre: a.) települési képviselők b.) önkormányzati bizottságok c.) polgármester, jegyző d.) település társadalmi, szervezetei, érdekképviseleti és más civil szervezetek

41 e.) részönkormányzatok f.) kisebbségi önkormányzatok testületei. Az előkészítésért felelős szervnek vagy személynek (legtöbbször a jegyző) széleskörű anyaggyűjtést kell végeznie, amely során különösen figyelemmel kell lenni: a.) A szabályozandó tárgyra vonatkozó szociológiai, statisztikai stb. anyaggyűjtésekre és feldolgozásokra, az új szabályozást sürgető jelzésekre. (Pl. helyi vizsgálati jelentések, elemző összefoglalók, tudományos állásfoglalások, kutatási jelentések, jogalkalmazói javaslatok stb.) b.) A tárgyat érintő aktuális jog- és gazdaságpolitikai irányelvekre és állásfoglalásokra. c.) A tárgy szabályozásának Európai Uniós és hazai gyakorlatára. d.) A tárgy szabályozásával kapcsolatos esetleges alkotmánybírósági határozatokra, bírósági joggyakorlatra. 4. A tervezetért felelősök kijelölése: A tervezet elkészítését meg kell előznie az előkészítő (abban közreműködő) szervzet meghatározásának. a.) Ki legyen az előkészítő szervzet irányítója? Ki lesz a tervezt elkészítéséért személyesen felelős? b.) Kik vegyenek részt a rendelet tervezetének a kidolgozásában? c.) Kik legyenek a véleményezők? d.) Szükséges-e egyéb közreműködők igénybevétele, s ha igen, úgy kiket kell bevonni a tervezet előkészítésébe? A rendelettervezet elkészítése: a.) A képviselő-testület a lakosság szélesebb körét érintő rendeletek előkészítésénél elveket, szempontokat állapíthat meg. b.) A tervezetet a polgármesteri hivatal tárgy szerint érintett munkatársai (irodája) készíti el. Megbízható azonban az előkészítéssel a tárgy szerint illetékes önkormányzati bizottság, sőt külső szakértő is. Szakértő bevonására a jegyző tesz javaslatot. c.) A polgármesteri hivatal (jegyző) akkor is köteles részt venni az előkészítésben, ha a tervezetet a bizottság, ideiglenes bizottság, illetőleg szakértő készíti el. 5. Rendelettervezet véleményezésének alapvető célja, hogy megállapítható legyen: a.) Alkalmas-e az előterjesztés a megalapozott döntéshozatalhoz? b.) Tartalmazza-e a tervezet a döntéshez szükséges információkat? c.) Helyt ad-e a megindokolt eltérő álláspontoknak? d.) Reális szabályozási alternatívákat vázol-e fel? Szakmai vitára a rendeletalkotás okait és motívumai rögzítő anyag mellett a jogszabály szövegtervezetét kell rendelkezésre bocsátani. A vita lefolytatásához terv készül, amely pontosítja a résztvevők körét, a vita helyét, időpontját, az elhangzottak rögzítésének módját, formáját. Sajátos formája lehet a lakossági véleményeztetésnek a tervezetek meghatározott időre (15 vagy 30 nap) történő közszemlére tétele. A

42 közszemlére tétel történhet hagyományos és/vagy elektronikus úton. Az emellé elhelyezett fórumládába gyűjthetők az észrevételek és javaslatok, amelyek nemegyszer a készülő tervezet érdemi módosítását is eredményezhetik. A polgármester a jegyző véleményének meghallgatása után egyes rendelettervezeteket még az érdemi vita előtt közmeghallgatásra bocsáthat. Ezek általában szélesebb lakossági kört érintő rendelettervezetek, pl. állattartás helyi szabályai, részletes rendezési terv helyi építési előírásai, stb. A rendelettervezet véleményezése: a.) Az önkormányzati rendeletek előkészítése során széleskörű elemzésből kell kiindulni. Ennek elsődleges forrásai: - a szabályozandó tárgy szerint érintett szervek, szakemberek véleménye, - lakossági közvélemény-kutatás b.) A tervezetet a jegyző véleményével együtt megvitatás céljából a tárgy szerint érintett bizottság elé kell terjeszteni. Erre az ülésre szükség szerint más külső szakembereket is meg kell hívni. c.) A polgármester a jegyző véleményének meghallgatása után egyes rendelettervezeteket az érdemi vita előtt közmeghallgatásra bocsát. d.) a lakosság széles rétegeinek jogait, kötelességeit érintő önkormányzati rendeletek tervezeteit legalább napig közszemlére lehet bocsátani, amelynek megtörténtéről a lakosságot a helyben szokásos módon tájékoztatni kell. 6. Rendelettervezet testület elé terjesztése: A jegyző (illetve más előterjesztő) az előkészítést és véleményezést követően a rendelettervezetet indokolással együtt a képviselő-testület elé terjeszti. Egyidejűleg tájékoztatja a testületet az előkészítés és véleményeztetés során felvetett, de a tervezetben nem szereplő kisebbségi javaslatokról is, utalva a mellőzés indokaira. A rendelettervezet szerkezete: a.) a rendelet tárgya, a rendelettervezet száma b.) a rendelet szövege c.) a rendelet megsértőivel szemben kilátásba helyezett szankciók d.) záró rendelkezések, ezen belül a hatályba lépés napja, a hatályon kívül helyezett vagy módosított korábbi önkormányzati rendelet hatálybalépésének napja, tárgya és száma Az előterjesztés tartalmazza: a.) az önkormányzati rendeletalkotás szükségességét, a konkrét indokait b.) a helyi rendelet által elérni kívánt célt c.) a tervezett szabályozási megoldások indokait d.) az önkormányzati rendelet előkészítésében részt vett szervek és személyek megjelölését e.) az elhangzott fontosabb javaslatokat

43 7. Rendelet elfogadása: Bizonyos esetekben a rendelet elfogadása két fordulóban történik, pl. költségvetési rendeletek. 8. Elfogadott rendelet megszövegezése: A jogszabály megjelölése magában foglalja a jogalkotó képviselő-testület megjelölését, nevének rövidítését, a jogszabály kihirdetésének idejét, a jogszabály számát, megnevezését és címét. Az önkormányzati rendeletnél a kihirdetés időpontja az önkormányzati közlönyben való megjelenésre, illetőleg a helyben szokásos módon való kihirdetésre utal. Az önkormányzati rendelet számát évenként 1-től kezdődően folyamatos szorszámmal kell ellátni, és fel kell tüntetni az évszámot. Az évszámot követően zárójelben a kihirdetés hónapját (római számmal) és napját (arab számmal) kell feltüntetni. A megjelölés magában foglalja az önkormányzat megnevezését, az önkormányzati rendelet elnevezést, az önkormányzati rendelet címét. Az önkormányzati rendelet címét (tárgyát) röviden kell megjelölni. A cél, az, hogy a cím (tárgy) megjelölése a tartalomról adott tájékoztatás mellett könnyítse meg a rendeletre való hivatkozást is. Az eligazodást nehezíti, hogy vannak úgynevezett saláta rendeletek, amelyeknek nincs önálló tárgyköre, hanem számos korábbi önkormányzati rendeletet módosítanak. A végrehajtásról, módosításról vagy hatályon kívül helyezésről szóló rendelet címeként fel kell tüntetni a végrehajtott, módosított, illetőleg hatályon kívül helyezett önkormányzati rendeletek megjelölését is. Bevezető rész: A rendelet bevezetővel és e nélkül is alkotható. Bevezető alkalmazása akkor kívánatos, ha a rendelet tárgya szerint széles címzetti kört érint, s a tervezet mellé nem készül indokolás. Amennyiben a rendelet megalkotására felsőbb utasításra, ajánlásra vagy felhatalmazásra kerül sor, akkor bevezető részalkalmazása szükséges és a felhatalmazás tényét a bevezetőben mindig fel kell tüntetni, pontosan megjelölve az utasítást, felhatalmazást, ajánlást tartalmazó forrást. Ha a rendelet tárgya szerint elkerülhetetlen szakkifejezések, jogi műszavak használata, úgy ezek tartalmát tisztázni lehet a bevezetőben is (értelmező rendelkezések). Az értelmező rendelkezéseknek a bevezető részben történő elhelyezését logikailag indokolja az is, hogy a jogalkalmazó a rendelet olvasásakor, már annak az elején tisztába kerül azzal, hogy az egyes fogalmak, kifejezések a rendeleti szabályozás vonatkozásában milyen tartalommal, értelemmel bírnak, és nem pedig a jogszabály végén világosodik meg. A bevezetőben célszerű utalni ha ilyen volt a széleskörű társadalmi és szakmai előkészítésre is. A rendelet bevezetőjében (ennek hiányában első szerkezeti egységében) kell egyértelműen meghatározni a rendelet személyi és tárgyi hatályát. (Az időbeli hatályról jobb a záró rendelkezések között szólni). Rendelkező rész: Tartalmazza az adott társadalmi viszonyra vonatkozó szabályokat, amellyel kapcsolatos általános elvárások, követelmények:

44 a.) a magatartási és a technikai normák elválasztandók egymástól b.) el kell kerülni az ugyanazon jogszabályon belüli és más önkormányzati rendeletre való hivatkozást c.) kivételek pontos körét és tartalmát pontosan meg kell határozni d.) azok a parancsok és tilalmak, amelyek be nem tartásához jogkövetkezmények kapcsolódnak, egyértelműen és pontosan megfogalmazandók. Záró rendelkezések: tartalmazzák: a.) a hatályba lépés időpontjára b.) az esetleges visszaható hatályra c.) az átmeneti szabályokra d.) a korábbi helyi rendeletek hatályon kívül helyezésére e.) a korábbi helyi rendleetek módosítására vonatkozó rendelkezéseket f.) a jogszabály végrehajtására vonatkozó felhatalmazásokat g.) az uniós kapcsolatra való utalást. Rendelet aláírása: A rendelet hiteles, végleges szövegét a jegyző szerkeszti meg, azt a polgármester és a jegyző írják alá. 9. Rendelet kihirdetése: Az önkormányzati rendeletet a képviselő-testület hivatalos lapjában, illetőleg (ennek hiányában) a helyben szokásos a szervezeti és működési szabályzatban meghatározott - módon kell kihirdetni. Ennek megfelelően: - Ahol az önkormányzatnak van hivatalos lapja; ott a kihirdetés abban történik; a kihirdetés időpontjaként a hivatalos lap megjelenésének hónapját és napját kell feltüntetni - Ahol az önkormányzatnak nincs hivatalos lapja, ott az önkormányzati rendelet 1 példányát a polgármesteri hivatal hirdetőtábláján vagy a település közforgalmú helyén kell teljes terjedelmében kihirdetni 10. Rendelet végrehajtása és hatályosulása: a.) Az önkormányzati rendeletek végrehajtására kötelezettek a polgármester indítványára tájékoztatást adnak a végrehajtás helyzetéről, és a fontosabb tapasztalatokról. b.) A képviselő-testület előtti beszámoltatásnak része a szakterületet érintő rendelet végrehajtásának helyzetéről szóló jelentés is. Egyes rendeletek hatályosulásának ellenőrzését a képviselő-testület bizottság vagy tanácsok hatáskörébe utalhatja. c.) A jegyző évenként gondoskodik a hatályos önkormányzati rendeletek felülvizsgálatáról. Ennek eredményeiről előterjesztést készít a képviselő-testület számára. d.) A jegyző köteles a hatályos rendeletek jegyzékét a szabályzat függelékeként naprakész állapotban vezetni. (célszerű ezt a jegyzéket az SZMSZ önálló függelékeként kezelni)

45 4.5 Kommunikációs eljárásrend Részterület neve Részterület célja Elkészítendő dokumentum Dokumentumot elfogadja 1.e) A hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása Az szervezeti egységek közötti kooperáció, illetve az információ áramlás biztosításának intézményesítése a hatékonyság növelése érdekében Szabályzat a belső munkamegosztás és kommunikáció rendjéről Jegyző A belső munkamegosztási és kommunikációs eljárásrend célja: Olyan eljárásrend készítése, amely egyértelműen rögzíti, hogy mely jogszabályok alapján és mely gyakorlati célszerűségi indokok alapján milyen kommunikációs csatornák vannak az adott szervezeti egységben, illetve, hogy ezeket a kommunikációs csatornákat milyen módon lehet közelíteni egymáshoz, vagyis, hogyan lehet az információ útját a lehető legrövidebbre csökkenteni, illetve, hogy lehet a leggyorsabban eljutni a célkitűzéstől a döntésig, a feladat meghatározástól, annak eredményes megvalósításáig. Mindehhez meghatározó az adott szervezet nagysága, szervezeti struktúrája és a belső munkamegosztás kialakításának módja, szabályozottsága. A dokumentum célja ezért egyrészt annak szemléltetése, hogy a Polgármesteri Hivatal közigazgatási és önkormányzati működtetési feladatainak ellátása milyen munkamegosztási szervezeti rendben valósuljon meg. Ennek megfelelően a kommunikációs eljárásrend kibővítésre kerül a belső munkamegosztás részletes írásba foglalásával. Az elkészített eljárásrend célja másrészt, hogy javaslatot adjunk a szervezeti egységek száma és a munkamegosztás felülvizsgálatának lehetőségéhez, mely a végleges tanulmányunkban már a hivatal vezetőivel történt interjúkra alapozottan került kidolgozásra. A helyzetértékelés összefoglalása Megismerve a Polgármesteri Hivatal jelenlegi szervezeti felépítését, valamint a vezetői interjúk során szerzett tapasztalatainkat összegezve megállapíthatjuk, hogy a szervezeti struktúra kiigazításra szorul az ágazati feladatok hatékonyabb ellátása, továbbá a hivatali közszolgáltatás színvonalának emelése céljából.

46 Amikor a szervezeti struktúra tagoltságával foglalkozunk, jogosan merül fel a hatékony működtetés kérdése. A közigazgatási szervezetek esetében a szervezet tagoltságát az ellátandó feladatok, hatáskörök mennyisége, a vezetési döntési jogosultságok határozzák meg. A közigazgatási szervezetekre is értelmezhető a négy alapvető munkaszervezeti típus. A munkaszervezet 4 alapvető típusa: 1. lineáris szervezet 2. funkcionális szervezet 3. divizionális szervezet 4. mátrix szervezet Mivel a divizionális és mátrix szervezet nem jellemző a közigazgatásra, az alábbiakban az első két típus lényeges jellemzőit foglaljuk össze. 1. A lineáris szervezet: egydimenziós, azaz az elsődleges munkamegosztás egy rendezőelv szerint történik lineáris szervezet: minden beosztott csak egy vezetőtől kaphat utasítást lineáris törzskari szervezet: a lineáris szervezet továbbfejlesztett változata, ahol a lineáris szervezetet a vezetés felső szintjén törzskar egészíti ki, melynek szerepe a vezetői döntések szakmai előkészítése, szakmai ügyintézés előnyei: - egyszerű - alá és fölérendeltség rendezett - alacsony működési költségek hátrányai: - a felső vezetőkre sokirányú szakmai feladatok hárulnak, mivel sok területen funkcionális szakemberrel nem rendelkeznek - a szervezeten belüli kommunikáció csak a szolgálati utakon keresztül valósulhat meg, ezért nehézkes lehet az ügyintézés alkalmazása: kis- közepes vállalatok, családi vállalkozások 2. A funkcionális szervezet: egydimenziós, azaz az elsődleges munkamegosztás egy rendezőelv szerint történik, funkciók szerint funkcionális szervezetek: a végrehajtás szintjén működő szervezeti egységek több funkcionális szervtől kaphatnak utasítást, többvonalas irányítás valósul meg összetett folyamatok az egyes tevékenységek elkülönült részlegekben folynak előnye: - a felső vezető minden területet kézben tart - a felső és középvezetők szakemberek - csökkenti és egyszerűsíti az ellenőrzést hátránya: - a felsővezetők rutinfeladatokkal túlterheltek, a stratégiai kérdéseket elhanyagolják - nehezen alakítható, rosszul alkalmazkodik lineáris- funkcionális szervezet: a felső vezetők módosíthatják indokolt esetben a funkcionális vezetők szakmai döntéseit

47 alkalmazása: viszonylag stabil környezetben Bár a közigazgatásra még ma is sokszor a lineáris szervezeti struktúra a jellemző, a fejlődés igénye folyamatos, véleményünk szerint a Polgármesteri Hivatal a lineáris-funkcionális szervezeti felépítésben működtethető a leghatékonyabban. E struktúrában egyszerre jelennek meg az egyértelmű függelmi kapcsolatok és a szakmai felügyeleti szabályozások. A szakmai szempontú helyzetértékelés alapján szükségesnek tartjuk, hogy a szervezeti felépítés a feladatellátás hatékonyabb ellátásához kiigazításra kerüljön. A vezetői interjúk során megfogalmazott helyi igények és lehetőségek figyelembevételével átdolgoztuk a munkamegosztási és kommunikációs eljárásrend javaslatunkat, mely a Tanulmány mellékletében található. Az első részében fenti szervezési elvek alapján teszünk javaslatot a hivatali struktúra módosítására. Kritikus pontok, megoldandó problémák azonosítása 1.) Belső munkamegosztás A belső munkamegosztás és a hivatali kommunikáció szabályozását célszerűnek tartjuk a Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatából kivéve külön belső szabályzatban megfogalmazni. Különös figyelemmel arra, hogy a Polgármesteri Hivatal Ügyrendjének, mint az önkormányzati SZMSZ mellékleteként való kötelező megjelenítése, ne jelentsen belső feladatátcsoportosítások esetén rendeletmódosítási kötelezettséget. Az akciótervhez elkészített szabályzat-tervezet első része a belső munkamegosztásra tesz javaslatot, figyelembe véve az elsőfokú jegyzői hatásköröket, az önkormányzati szervezet működtetésének, a városüzemeltetés és fejlesztés, a költségvetési és vagyongazdálkodási feladatköröket. A munkamegosztás belső rendjének bemutatásakor az ágazati szemléletet követtük, az nem képezi le a Hivatal jelenlegi szervezeti egységeinek szakmai kialakítását. Áttanulmányozva a rendelkezésre álló dokumentumokat és a vezetői interjúk során megismerve a jelenlegi szervezeti struktúrát, fogalmazódott meg álláspontunk: Üllő Város Polgármesteri Hivatal szervezete, munkamegosztása figyelembe véve ellátandó feladatainak mennyiségét és milyenségét, valamint a fenti igazgatásszervezeti modellek adta megoldásokat átalakítást igényel. A vezetői interjúk során valamennyi vezető megfogalmazta támogató szándékát és igényét. Ez jó alapot jelent a változtatás előkészítésére. Változtatási javaslataink a belső munkamegosztáshoz:

48 1. alapvetően eldöntendő kérdés, hogy az önkormányzati feladatok előkészítése és végrehajtása mely szervezeti egységben és milyen középvezetői szintek létrehozásával kerüljön kialakításra. Két lehetőség kínálkozik: a jelenlegi Önkormányzati és Városfejlesztési Irodán belül további csoport bontásokkal telepíteni a feladatokat (aljegyző irányítása alatt) önálló szervezeti egységként Polgármesteri Kabinet létrehozása, irodavezetővel (a foglalkoztatottak közszolgálati jogviszonyára a köztisztviselői törvény alternatív lehetőséget kínál) 2. a költségvetési referensi munkakör áthelyezése javasolható az 1. pont szerinti szervezeti egységek valamelyikébe, mivel a munkakör ellátása elsősorban nem pénzügyi-számviteli feladatokat jelent, hanem a vezetői döntés előkészítést szolgálja 3. a Pénzügyi Iroda létszámbővítést (jelenleg 7 fő látja el a feladatokat) igényel az integrált pénzügyi program bevezetése, a pályázatok pénzügyi elszámolása, a közbeszerzések pénzügyi feladatai miatti belső munkakörök arányos kialakíthatósága érdekében 4. megfontolandó a jogi véleményezési, a közbeszerzés előkészítési és a pályázatok előkészítése, nyomon követése feladatok önálló vagy osztott munkakörben történő kialakítása és az 1. pont szerinti szervezeti egységek valamelyikébe sorolása, melynek indoka a feladatok magas kvalifikáltságú szakember igénye. 2.) Kommunikációs eljárásrend A szabályzat-tervezet második részében a kommunikációs eljárásrend a jelenlegi szabályozási környezetet veszi át, kiegészítve a vezetői információ ellátásra és belső kontroll egyidejűleg kiválóan alkalmas havi jelentések intézmény bevezetésének javaslatunkkal. A kommunikációs csatornák bővítésére a belső informatikai rendszer fejlesztése további lehetőségeket ad. Javasolható belső tudásbázis létrehozása szakmai anyagok, továbbképzések írásos anyagainak közzétételével. A fentebb meghatározottakon túl a jelenlegi szokások szabályzatba emelése is indokolt lehet: A hivatal egészét érintő kérdésekben folytatott megbeszélésekről, konzultációkról az ügyintézésért felelős személyeknek tájékoztatni kell a Jegyzőt, feljegyzés, emlékeztető vagy jegyzőkönyv készítésével. Az értekezletekről (amelyek a Jegyző részvétele nélkül zajlanak) emlékeztetőt kell készíteni, amelyet az összehívásért felelős személy készít(tet) el és az értekezlet vezetője ír alá. Az emlékeztetőnek tartalmaznia kell az értekezleten született döntéseket, a végrehajtásért felelős személyek nevét és a végrehajtási határidőket. Az emlékeztető egy példányát a Jegyzőnek meg kell küldeni.

49 Az apparátusi, meghatározott hivatali részegységet érintő értekezleteken minden munkatárs köteles részt venni. A szakmai értekezleteken, továbbképzéseken, jegyzői értekezleteken, tanácskozásokon, munkamegbeszéléseken résztvevő munkatársakat a Jegyző jelöli ki, függetlenül attól, hogy a meghívó kinek a nevére érkezett. Kommunikációs eljárásrend további főbb területei: Folyamattérkép és folyamatleírás; A kiadmányozási jog gyakorlásának rendje (aláírási folyamatok) A szervezeti egységen belüli és szervezeti egységek közötti kapcsolattartás rendje, az alkalmazott munkaformák A szervezeti egységre érkező, illetve a szervezeti egységre szignált iratok ügyintézésének, archiválásának rendje A szervezeti egységnél vezetett nyilvántartások köre Az iratok szervezeti egységen belüli átadás-átvételének szabályai A rendelkezésre álló belső levelezési rendszer lehetőségének kihasználása (Group W) Szervezeti egységre érkező hivatalos lapok, szakmai folyóiratok bemutatása Tekintettel arra, hogy a FEUVE szabályzat a döntési és ellenőrzési pontok, a vezetői felelősség elve alapján szintén szabályozza a szervezet legfontosabb tevékenységi folyamatait a munkamegosztás és a kommunikáció rendjének egyeztetése után a FEUVE szabályzat kiigazítása szükségessé válik. A megoldási javaslat implementálásának lépései Feladat Felelős Határidő Elvi döntés a Polgármesteri Hivatal átszervezésére A belső átszervezés költségvetési hatásának figyelembe vétele a költségvetési rendelet megalkotása során SZMSZ módosítása a munkamegosztás rendjének belső szabályozása miatt jegyző polgármester képviselő-testület jegyző polgármester jegyző képviselő-testület január február február 28. Belső szabályzat megalkotása jegyző március 31..

50 4.6 Döntéstámogató work-flow Részterület neve Részterület célja Elkészítendő dokumentum címe Dokumentumot elfogadja 1.f) A hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése A vezető beosztású önkormányzati dolgozók mind a stratégiai, mind az operatív szemléletmódot érvényesítsék a koordináció során (legyen biztosított a top down és a bottom up információáramlás is) Koordinációs work-flow Jegyző A koordináció színvonalának erősítését segítő eljárásrend célja, felépítése Olyan munkaanyag elkészítése, mely a képviselő-testület éves munkaütemezésének kijelölése mellett tartalmazza a feladatok, felelősök és határidők meghatározásának rendjét a Hivatal éves működésére vonatkozóan is. A work-flow szorosan illeszkedik a stratégiai és operatív tervek lebontását jelentő Munkaterv(ek)hez, továbbá biztosítja a top-down kommunikáció mellett a bottom-up koordináció hatékony működését is, melynek eredményeit így az illetékesek a döntéshozatal során is figyelembe vehetik Helyzetértékelés összefoglalása A következő együttműködési formák működnek jelenleg a Hivatalon belül. Top-down információáramlás kommunikációs csatornái 1. Vezetői értekezlet A Képviselő testület SZMSZ-e szerint a Hivatal heti rendszerességgel vezetői értekezletet tart a következő tisztségviselők részvételével: - polgármester - alpolgármesterek - jegyző - aljegyző - irodavezetők, ahol meghatározásra kerülnek a munkavégzés irányai. A gyakorlatban ezek az értekezletek inkább kéthetente, a Képviselő testületi ülések előkészítésének apropóján zajlanak.

51 2. Egyéb értekezletek A Képviselő testület SZMSZ-e a fenti vezetői értekezleten kívül csak szükség esetére írja elő megbeszélések összehívását. A gyakorlatban szintén csak adhoc jellegű megbeszélések, munkaértekezletek zajlanak a Hivatalban. Annak ellenére, hogy az irodavezetőknek részt kell venniük a Testületi üléseken, sok esetben problémát jelent, hogy az egyes irodák ügyintézői nem értesülnek a Képviselő testület döntéseiről, még olyan esetben sem, ha az egyébként az ő munkájukat befolyásolja. Egy-egy testületi ülésen általában olyan ügy merül fel, ami minden hivatali dolgozóra kihatással lehet. Praktikus lehet a testületi ülések jegyzőkönyvéből közérthető módon kiemelni azt a pontot, amit azután egy kör segítségével minden munkavállalóhoz eljuttat pl. a Jegyző. A bottom-up, vagyis az ügyintézők szintjéről induló és a vezetőség felé irányuló kommunikáció szintén adhoc módon működik. A Hivatalon belüli információáramlás megoldására nem általános az használat, ennek elfogadottságát, használatát erősíteni szükséges. Összességében elmondható, hogy a Hivatalban a top-down kommunikáció során megvalósuló koordináció a hangsúlyosabb Kritikus pontok, megoldandó problémák azonosítása A koordinációs funkciók erősítése érdekében szükséges lehet az informális csatornák formálissá tétele, illetve a bottom-up csatornák erősítése. A munkaprogrammal és munkatervvel kapcsolatos előírások a Képviselő-testület éves munkájának ütemezését jelölik ki, azonban nem tartalmaznak feladat, felelős és határidő lebontást a Hivatal éves működésére vonatkozólag, ezért ezt pótolni szükséges. Mind a top-down, mind a bottom-up koordináció esetén szükséges írásos emlékeztetők készítése és azok eljuttatása valamennyi érintetthez Megoldási javaslatok Koordináció a Polgármesteri Hivatal szervezeti egységei között (work-flow) A Hivatal szakszerű és törvényes működtetéséért a Jegyző felelős. A Hivatal a következő igazgatási, hatósági feladatokat látja el működése során: - építési hatósági feladatok Építési Hatóság látja el, 1 fő irodavezető, 2 fő ügyintéző, és 1 fő fizikai alkalmazott foglalkoztatásával

52 - okmányirodai szolgáltatások a vonatkozó kormányrendelet értelmében Üllő a vecsési okmányiroda szolgáltatásait veszi igénybe - gyámügyi és gyermekvédelmi feladatok ezeket a feladatokat a vonatkozó kormányrendelet értelmében Üllő tekintetében Vecsés látja el - szociális, egészségügyi és családvédelmi feladatok a Humánszolgáltató Központ tagitézménye(i) látják el - közoktatási feladatok a HSZK részben önálló intézményei látják el - önkormányzati intézmények felügyelete az egyes intézmények a megfelelő szakmai irodához, illetve munkatárshoz tartoznak. Az önkormányzat saját intézményei: - hivatali működés biztosítása o gazdasági működés Pénzügyi Iroda feladata, ide tartozik a pénzügyi, számviteli területek ellátása (Jegyzőhöz rendelt) o hatósági feladatok Hatósági iroda látja el, 13 fő alkalmazásával (Jegyzőhöz rendelt) o törvényesség biztosítása Jegyzői iroda, 5 fővel (Jegyzőhöz rendelt) o építési hatósági feladatok Építési Hatóság (Jegyzőhöz rendelt) o Önkormányzati és Városüzemeltetési iroda 11 fő alkalmazása (Aljegyzőhöz rendelt) A Hivatal felépítését tekintve tehát az alábbi funkciók és egységek különíthetőek el: - Polgármester, Alpolgármesterek az önkormányzat és a város működéséért felelős tisztségviselők - Jegyző a Hivatal vezetője, a törvényes működés biztosításának felelőse o Aljegyző a Jegyző helyettese, az alá tartozó szervezeti egységek vezetője Önkormányzati és Városüzemeltetési Iroda o Pénzügyi Iroda o Hatósági Iroda o Jegyzői Iroda o Építési Hatóság A szervezeti egységeken belüli koordináció az alábbiak szerint biztosítható: - valamennyi szervezeti egység számára szükséges az iroda/hivatal értekezlet o jelenlegi helyzet: jellemzően nem működik, illetve nem rendszeres, nincs formalizálva o cél: az egyes szervezeti egységek belső működésének nyomon követése, operatív szintű feladatok megvitatása o résztvevők: az adott iroda, szervezeti egység vezetője, illetve valamennyi munkatárs, rendszeres időközönként de legalább negyedévente érdemes meghívni rá a Jegyzőt is, hogy ő is tájékozódhasson az aktuális működésről o felelős: irodavezető o dokumentáció: az irodaértekezleten elhangzottakról írásbeli feljegyzés készül, melynek elkészít(tet)éséért az irodavezető felelős. Az írásbeli anyagot valamennyi munkatárs egy munkanapon belül megkapja (lehetőleg elektronikus formában, a belső levelezési rendszeren keresztül) o gyakoriság: heti rendszerességgel megrendezett értekezlet, maximum 1 óra időtartamban o tematika: az értekezleten tárgyalt programpontok kialakítása az irodavezető feladata, melyhez inputot valamennyi munkatárs szolgáltathat. Az vezető a programpontokat legkésőbb az értekezletet megelőző munkanapon déli 12 óráig a munkatársai tudomására hozza (lehetőleg elektronikus formában, a belső levelezési rendszeren

53 keresztül). Az értekezlet témája az aktuális működés, a jelenlegi és várható feladatok ismertetése, és hozzájuk felelősök, valamint határidők rendelése. - információáramlás, visszacsatolás a vezetők felé o valamennyi Iroda minden dolgozója havonta írásos feljegyzést készít az előző havi feladatai végrehajtásával kapcsolatban (lehetőleg elektronikus formában, a belső levelezési rendszeren keresztül), mely tartalmazza vállalt feladatok leírása előrehaladás a feladatok ellátásában a vállalt határidők függvényében munka közben felmerült problémák és azok megoldása egyéb, a munkához, feladathoz kapcsolódó információk, melyek időközben merültek fel szüksége van-e bármilyen segítségre, információra, erőforrásra a feladat befejezéséhez feladat befejezésének várható időpontja befejezett feladat esetén rövid értékelése a teljes munkának o ad hoc jellegű információáramlás amennyiben a napi munka során olyan, a vezetőt, vagy a többi munkatársat is érintő információ, probléma, vagy bármi egyéb merül fel, melynek megtárgyalása nem várhat a következő irodaértekezletig, az érintett a következő csatornák közül választ: személyes megbeszélés a vezetővel, aki amennyiben szükséges rendkívüli értekezletet hívhat össze, vagy körlevélben értesítheti a többi munkatársat emlékeztető, feljegyzés írása az irodavezetőnek (lehetőleg elektronikus formában, a belső levelezési rendszeren keresztül) emlékeztető, feljegyzés írása a szervezeti egység valamennyi munkatársának (lehetőleg elektronikus formában, a belső levelezési rendszeren keresztül) - a szervezeti egységek közötti információáramlás során valamennyi esetben szükséges az irodavezető előzetes tájékoztatása, és/vagy csatolása a címzettek listájához, meghívása az értekezletre A Hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködést is a jelen eljárásrend szabályozza, melynek célja az irodák, szervezeti egységek közötti kooperáció, illetve az információ áramlás biztosításának intézményesítése a hatékonyság növelése érdekében. A szervezeti egységek közötti koordináció biztosításának eszközei: - Tisztségviselői értekezletek megtartása o Polgármester hívja össze szükség szerint, de minimum negyedévente o résztvevők köre: Polgármester, Alpolgármester, Jegyző, Aljegyző o meghívottak lehetnek: bizottsági elnökök, képviselők, irodavezetők o célja: beszámolás, tájékoztatás o napirendi pontok: az érintettek inputjai alapján a Polgármester határozza meg, legkésőbb az értekezlet előtt két munkanappal valamennyi érintettet értesíti erről, lehetőleg elektronikus formában o dokumentáció: elkészíttetése a Polgármester feladata, a dokumentumot minden érintett legkésőbb az értekezlet után három munkanappal megkapja (lehetőleg elektronikus formában, a belső levelezési rendszeren keresztül) - Vezetői értekezlet

54 o A Hivatal egyes szervezeti egységei közötti legfőbb rendszeres kommunikációs esemény a heti rendszerességgel tartott vezetői értekezlet, amelyen a következő szereplők vesznek részt: Jegyző Aljegyző Irodavezetők (szervezeti egységek vezetői) Polgármester o Cél: A megbeszélés célja, hogy a szereplők informálódjanak egymás munkájáról, megosszák egymással ötleteiket, illetve a felmerült feladatokhoz felelőst rendeljenek. A megbeszélés mindig az éppen aktuális feladatokra koncentrál. Operatív munkaterv, amelyhez a megbeszélés kapcsolódna, nem készül o Operatív terv: a megbeszélések lebonyolításához a Jegyző negyedéves tematikát készít, melyet az aktuális negyedév előtti hónapban fogadtat el a Vezetői értekezleten. A tematika tartalmazza a következő negyedév munkarendjét, a várható feladatokat és megbeszélésre kerülő pontokat, eseményeket. o Dokumentálás: az értekezleten elhangzottakról a Jegyző feljegyzést készít, majd gondoskodik róla, hogy ez két munkanapon belül eljusson a többi résztvevőhöz. A következő heti értekezleten az Aljegyző visszaellenőrzi, számonkéri, hogy a megbeszéltekkel melyik felelős hogy halad, stb. - Összapparátusi értekezlet o Ennek keretében a Hivatal vezetősége tájékoztatja a Hivatal valamennyi dolgozóját a fejlesztési elképzelésekről, az egyes irodák aktuális feladatairól, többletfeladatairól. o Cél: hogy az alkalmazottak tájékozódjanak egymás munkájáról, a futó fejlesztésekről, stratégiai elképzelésekről. o Felelős: az értekezletet legalább negyedévente a Jegyző hívja össze, tematikáját is ő határozza meg a szervezeti egységektől beérkezett inputok alapján o Dokumentáció: a Jegyző készítteti el az elhangzottakat írásban is rögzítő dokumentációt, melyet legkésőbb az értekezlet után három munkanappal valamennyi hivatali dolgozó számára elérhetővé tesz (lehetőleg elektronikus formában, a belső levelezési rendszeren keresztül) - Informatikai rendszer erősítése a folyamatos és gördülékeny, szervezeti egységek közötti kommunikáció érdekében a következő lépések szükségesek o valamennyi munkatárs számára elérhetővé tenni a belső levelezési rendszert, a számítógéppel dolgozók számára a saját gépről, a nem számítógépes munkát végzők számára központi számítógépről saját postafiók elérhetőséget biztosítva o a belső -en érkező információkat a munkatársak archiválni kötelesek, ügytípustól függően minimum egy, maximum tizenkét hónapig (valamennyi irodavezető saját hatáskörben határozza meg munkatársai számára, hogy a szervezeti egységen belüli egyes ügytípusoknak mennyi az archiválási ideje) o intranet kialakítása és működtetése, mely alkalmas a szervezeti egységek közötti kommunikációra, illetve információ-szerzésre. Az intranet kialakítása és folyamatos frissítése a Jegyző felelősségre, melynek végrehajtására ő jelöl ki felelőst és kapcsolódó határidőket. Az intranet jelszóval védett hozzáférési szintekre épül, így az egyes munkatársak valamennyi, de csakis az őket érintő információt láthatnak, a vezetők pedig átfogóbb képet kaphatnak, míg a Jegyző mindenhez hozzáfér.

55 Top-down koordináció erősítése A top-down kommunikáció az előzőekben felsorolt pontok végrehajtásával megfelelő színvonalon és dokumentálva, nyomon követhetően biztosított. Bottom-up koordináció erősítése Az alsó szintekről a vezetőség irányába áramló információ megfelelő mederbe tereléséhez az alábbi lépések szükségesek: - részvétel valamennyi értekezleten, mely érinti az adott munkatársat - valamennyi értekezleten felszólalási lehetőség biztosítása minden résztvevő számára - havonta esedékes írásbeli feljegyzés elkészítése, melynek hiánya negatívan szerepel a teljesítményértékelésben - Ötletláda kihelyezése a hivatal területére, ahová a dolgozók és a betérő ügyfelek egyaránt elhelyezhetik észrevételeiket, módosítási javaslataikat, esetleges panaszaikat névvel, vagy név nélkül. Amennyiben ezt névvel teszik, és az ötlet, újítás, fejlesztés megvalósításra kerül, a javaslatot benyújtó az önkormányzat lehetőségeit figyelembe véve elismerésben részesül. Negyedéves munkaterv kidolgozásának keretei A négy éves ciklusprogram éves szintű lebontása után negyedéves munkaterv készül, melyet a Tisztségviselői értekezleten a Jegyző vezetésével, az esetlegesen érintett irodavezetők, bizottsági elnökök, képviselők, intézményvezetők stb. meghívásával és prezentációja alapján az Értekezlet fogad el, és hirdet ki egy héten belül. - a munkatervet az aktuális negyedév előtti legalább egy hónappal kell elfogadni - alapja a stratégiai terv, az operatív tervek, azok addigi megvalósulásának értékelése, illetve a további megvalósításhoz szükséges lépések számbavétele - a negyedéves munkaterv tartalmazza: o testületi ülések pontos időpontját o valamennyi szintű értekezlet pontos időpontját o az elvégzendő feladatokat, felelősöket és határidőket a szervezeti egységek szintjén o szükséges egyéb rendezvényeket, kommunikációs alkalmakat o a következő negyedéves munkaterv kidolgozásának idejét

56 4.6.5 Implementálás A koordinációs mechanizmusok jelen dokumentumba foglalt rendszerét a Jegyző, mint a Hivatal vezetője véleményezi, majd az esetleges módosítási javaslatok átvezetése után elfogadja, és bevezetteti minden szervezeti egység számára. Ennek módja a soron következő Vezetői értekezleten a koordinációs work-flow ismertetése valamennyi irodavezetővel, majd a megvalósulás nyomon követése a Jegyző által megbízott munkatárs segítségével. Mivel az eddig részben informális folyamatokat igyekszünk formális keretek közé terelni, fontos, hogy a Jegyző megértesse vezetőkkel a work-flow implementálásának fontosságát, illetve szankcionálja annak megszegését figyelmeztetés útján, illetve a teljesítményértékelés során rögzítésre kerülő módon. Feladat Felelős Határidő Koordinációs workflow előzetes véleményezése a Jegyző által Szükséges változtatások, javítási igények jelzése a Tanácsadó felé Vezetői értekezleten a workflow ismertetése, elfogadása Nyomon követéssel megbízott munkatárs kiválasztása, felkészítése Jegyző Jegyző Jegyző Jegyző

57 4.7 Önkormányzati intézmények döntési jogosultságai és felügyelete érdekében teendő intézkedések Részterület neve Részterület célja Elkészítendő dokumentum címe Dokumentumot elfogadja 1.g) Az önkormányzati intézmények felügyeletének átalakítása, a döntési jogosultságok átstrukturálása Önkormányzati intézmények felügyeletének és döntési jogosultságainak hatékonyabbá tétele Önkormányzati intézmények működését és döntési jogosultságait átvilágító tanulmány Képviselő-testület Polgármester Az önkormányzati intézmények működését és döntési jogosultságait átvilágító tanulmány célja: olyan Tanulmány készítése, amely feltárja az önkormányzati intézmények felügyeletének és döntési jogosultságának jelenlegi rendszerét azzal a céllal, hogy javaslatot tegyen a jogszabályoknak és a fenntartói elvárásoknak megfelelő feladatellátás feltételei megteremtéséhez és azok ellenőrzéséhez. A tanulmány célja továbbá, hogy az önkormányzati intézmények költségvetési gazdálkodásában is teljes körűvé válhasson a fenntartó általi kontrollrendszer. A helyzetértékelés összefoglalása A költségvetési szervek jogállását új szempontok szerint meghatározó ún. státusz törvény jelentős feladatokat rótt, viszonylag szűk határidőkkel az intézményfenntartó önkormányzatokra. Első lépésként az önkormányzati intézmények alapító dokumentumainak felülvizsgálatát kellett elvégezni, emellett a státusztörvény hatálybalépésével kapcsolatban már jelentős önkormányzati döntéseket kellett meghoznia a Képviselő-testületnek. A hivatkozott törvény a jövőben az alábbiak szerint határozza és változtatja meg az önkormányzati intézmények gazdálkodási jogi környezetét. A költségvetési szervek jogállásáról és gazdálkodásáról szóló évi CV. törvény (Kt.) A Kt. első részében általánosan szabályozza a költségvetési szervek jogállását, míg második része az Áht.-t módosítja a következő tárgykörökben: irányító szerv funkciói, költségvetési szervek gazdálkodása, a költségvetési szervek gazdálkodó szervezeteire, a gazdálkodó szervezetek általi közfeladat-ellátásra, valamint a közfeladat átadására (költségvetési szerv és gazdálkodó szervezet között) vonatkozó szabályok, belső pénzügyi ellenőrzés.

58 A január 1-én hatályba lépett Kt. két költségvetési szervi alaptípust különböztet meg. I. Közhatalmi költségvetési szerv, amely jogszabály által közhatalmi jogosítvánnyal felruházott szerv (jogalkotói, jogszabály-előkészítői, közigazgatási jogalkalmazói, hatósági és törvényességi ellenőrzési stb.). II. Közszolgáltató költségvetési szerv, amely a köz számára nyújt jogszabályban meghatározott, a közfeladat-ellátás körébe tartozó szolgáltatást. Altípusai: II.1. Közintézmény: közoktatási, szakképzési, felnőttképzési, szociális, gyermek- és ifjúságvédelmi, közgyűjteményi, közművelődési, vagy egyéb, a közintézetek tevékenységi körébe nem tartozó szellemi közszolgáltatást nyújt, illetve más költségvetési szerv részére végez gazdasági-pénzügyi-műszaki ellátást ( GAMESZ ). II.2. Közintézet: egészségügyi, felsőoktatási, tudományos kutatási, fejlesztési, művészeti, környezetvédelmi, természetvédelmi, vízügyi, sportcélú vagy informatikai közszolgáltatást végez. II.3. Vállalkozó közintézet: egészségügyi, felsőoktatási, tudományos kutatási, fejlesztési vagy művészeti közszolgáltatást külön törvényben meghatározott feltételek alapján végzi. A vállalkozó közintézetként történő besorolás feltételeit a Kt. 16. (1) bekezdés c) pontja, valamint az Áht. 100/J. (3) bekezdése tartalmazza. (Lényegében a vállalkozó közintézet működése bizonyos mértékben piaci jellegű.) II.4. Közüzem: más költségvetési szerv, illetve a lakosság részére fizikai (technikai) jellegű szolgáltatást, településgazdálkodási, - üzemeltetési, műszaki szolgáltatást végez. Létezhetnek ezenkívül külön kategóriát nem alkotó, vegyes jellegű költségvetési szervek, amikor a közhatalmi költségvetési szerv kiegészítő jelleggel közszolgáltatást is végez, amelynek előfeltétele törvényi, kormányrendeleti vagy önkormányzati rendeleti felhatalmazás. Az önkormányzatoknak, mint alapítóknak a következő határidős feladatokat kellett elvégezniük: május 15-ig felül kell vizsgálni szervezeti szempontból a közfeladat ellátásának módját, amely nemcsak a költségvetési szervekre, hanem az önkormányzat által vagy költségvetési szerve által alapított, illetve részvételével működő gazdálkodó szervezetekre is kiterjed. Azaz a felülvizsgálat vonatkozik a kiszervezett tevékenységet végző cégekre. A Kt. alapján elsődleges a költségvetési szervi forma a közfeladatok ellátása során, ezért amennyiben a meghatározott jogszabályi feltételek nem állnak fenn a gazdálkodói formára nézve (nem állnak fenn valós piaci feltételek, vagy más ok miatt nem indokolt a piaci működés), meg kell történnie a visszaszervezésnek.

59 június 1-ig a felülvizsgálat eredményeként a szerveket be kell sorolni az új kategóriákba, amely az alapító okiratok megfelelő módosítását jelenti. 3. A Kt. hatálybalépésekor már működő, de be nem jegyzett, illetve alapító okirattal nem rendelkező költségvetési szervek esetén szintén június 1-ig kell a bejegyzést teljesíteni, ennek hiányában a költségvetési szerv január 1-jén a törvény erejénél fogva megszűnik; jogutódja az alapító önkormányzat. Ettől eltérően a be nem jegyzett Polgármesteri hivatalokra vonatkozóan a határidő október 1., azzal, hogy e szervekre a megszűnés jogkövetkezménye nem vonatkozik. 4. Az Ámr. szintén január 1-től hatályos módosítása részletesen meghatározza a költségvetési szervek szervezeti és működési szabályzatának tartalmát. A szabályzatoknak az Ámr. szerinti módosítását szeptember 30-ig kell elvégezni. Az Áht. új, a költségvetési szervek működésének és gazdálkodásának szabályait tartalmazó VII. fejezetét január 1-től kell alkalmazni, 2009-ben még a régi előírások érvényesek. Pontosító változtatás történt az önkormányzatok költségvetési rendeleteinek tartalmára vonatkozóan, melyet azonban csak a jövő évi költségvetésnél kell alkalmazni. Kiemelendő az Áht. módosítása körében az az új rendelkezés, amely szerint az önkormányzat feladatkörében olyan új feladatot vállalhat, amelynek ellátásához a költségvetésében megfelelő egyszeri és tartós pénzügyi fedezet áll rendelkezésre, illetve a fedezet megteremtéséhez felhatalmazással rendelkezik. Amennyiben e feltételek már nem állnak fenn, meg kell szüntetni az új feladatot. A Kt.-ból eredő feladatok végrehajtása érdekében az 1013/2009. (II. 10.) Korm. határozat alapján március 16-ig a pénzügyminiszter által összeállított útmutatót kell kiadni az önkormányzatok részére; szintén ezen időpontig az önkormányzati hivatalok számára alapító okirat mintát kell készíteniük a szakminisztereknek. Ezenkívül a Korm. határozat a pénzügy-, az önkormányzati, illetőleg a nemzeti fejlesztési és gazdasági miniszter feladatává teszi képzési programok megszervezését e tárgykörben (szükség szerint a Regionális Államigazgatási Hivatalok bevonásával). Kritikus pontok, megoldandó problémák azonosítása 1. költségvetési intézmények Fenti feladatok végrehajtása során lényeges szempont, hogy a döntési kompetencia a fenntartónál van. Annak vizsgálata is indokolt, hogy készült-e kimutatás az egyes típusú feladatellátás költségvetési bevételi és kiadási hatásaira. A jelenlegi szakfeladat-rend felülvizsgálata nem csupán az új elnevezések és szakágazatba sorolásoknak megfelelő módosítást jelenti. Ennek során lényeges feladat a kötelező és önként vállalt feladatok ellátási szintjének, igényének és költségvetési finanszírozhatóságának vizsgálata. Döntési jogosultsága e kérdésben is kizárólag a fenntartónak van.

60 A vezetői interjún megerősítést nyert, hogy a kötelező és önként vállalt feladatok minden költségvetés tervezésnél a figyelem középpontjában vannak, tekintettel a város működőképességének és szolgáltatási színvonalának megtartására. Az alapító okiratok fentiek szerinti felülvizsgálata után az intézmények szervezeti és működési szabályzatait mindenképpen, a közoktatási intézmények pedagógiai programjait illetve nevelési terveit amennyiben a feladatellátásban változás történik szükséges módosítani. A hatékony üzemméret követelményének biztosítása ezek során különösen fontos szempont. A Hivatal belső munkamegosztásában szakmai, de különösen a költségvetés tervezés és a gazdálkodás területen megfelelően ki kell alakítani az intézményekkel kapcsolatos ágazatiszakmai, valamint pénzügyi-gazdálkodási felügyeleti feladatok szabályozását. A vezetői interjúkon egyértelműen támogatást nyert az a javaslatunk, hogy az intézményi feladatellátás fenntartói ellenőrzését segítené, ha a Polgármesteri Hivatalban a meglévő ágazati szemlélet a szervezet struktúrájában is megerősítést kapna. Erre a belső munkamegosztási és kommunikációs eljárásrend részterületben konkrét javaslatot tettünk. Az intézményi döntési jogosultságok és felügyelet szempontjából a legfontosabb ágazati és szakmai területek: intézményi alaptevékenységek szakmai feladatai (oktatás, szociális, művelődési, stb.) költségvetési és pénzügyi ellenőrzés feladatai a városüzemeltetési feladatok ellátásának esetleges intézményi formája az intézmények feladatellátását befolyásoló városfejlesztési és beruházási feladatok, vagyongazdálkodási feladatok környezetvédelmi feladatok közbeszerzési feladatok 2.) A költségvetési rendelet szerkezeti rendjének felülvizsgálata, új szakfeladatrend bevezetése Az Áht. új, a költségvetési szervek működésének és gazdálkodásának szabályait tartalmazó VII. fejezetét január 1-től kell alkalmazni, 2009-ben még a régi előírások érvényesek. Pontosító változtatás történt az önkormányzatok költségvetési rendeleteinek tartalmára vonatkozóan, melyet azonban csak a jövő évi költségvetésnél kell alkalmazni. Kiemelendő az Áht. módosítása körében az az új rendelkezés, amely szerint az önkormányzat feladatkörében olyan új feladatot vállalhat, amelynek ellátásához a költségvetésében megfelelő egyszeri és tartós pénzügyi fedezet áll rendelkezésre, illetve a fedezet megteremtéséhez felhatalmazással rendelkezik. Amennyiben e feltételek már nem állnak fenn, meg kell szüntetni az új feladatot.

61 A Kt.-ból eredő feladatok végrehajtása érdekében az 1013/2009. (II. 10.) Korm. határozat alapján március 16-ig a pénzügyminiszter által összeállított útmutatót került kiadásra az önkormányzatok részére. A tanulmányban csatoljuk az önkormányzatra váró feladatok intézkedési területenként, megjelölve a vonatkozó jogszabályhelyeket, a határidőt és a szükséges ütemezést. Fenti feladatok végrehajtása során lényeges szempont, hogy a döntési kompetencia a fenntartónál van. A jelenlegi szakfeladat-rend felülvizsgálata nem csupán az új elnevezések és szakágazatba sorolásoknak megfelelő módosítást jelenti. Ennek során lényeges feladat a kötelező és önként vállalt feladatok ellátási szintjének, igényének és költségvetési finanszírozhatóságának vizsgálata. Döntési jogosultsága e kérdésben is kizárólag a fenntartónak van. Az alapító okiratok fentiek szerinti felülvizsgálata után az intézmények szervezeti és működési szabályzatait mindenképpen, a közoktatási intézmények pedagógiai programjait illetve nevelési terveit amennyiben a feladatellátásban változás történik szükséges módosítani. A hatékony üzemméret követelményének biztosítása ezek során különösen fontos szempont. Annak vizsgálata is indokolt, hogy készült-e kimutatás az egyes típusú feladatellátás költségvetési bevételi és kiadási hatásaira. A vezetői interjún megerősítést nyert, hogy a kötelező és önként vállalt feladatok minden költségvetés tervezésnél a figyelem középpontjában vannak, tekintettel a város működőképességének és szolgáltatási színvonalának megtartására. 3.) Fenntartó általi kontrollkörnyezet biztosítása A Hivatal belső munkamegosztásában szakmai, de különösen a költségvetés tervezés és a gazdálkodás területen megfelelően ki kell alakítani az intézményekkel kapcsolatos ágazatiszakmai, valamint pénzügyi-gazdálkodási felügyeleti feladatok szabályozását. Ez teremti meg a szervezeti feltételt a belső kontrollok működtetésére. Javasolt az önkormányzat éves munkatervében az ágazati feladatellátásról szóló beszámolókat szerepeltetni, ezáltal a fenntartó nem csupán az éves költségvetések illetve az intézményvezető választás alkalmával találkozik az intézményben folyó munkával. A vezetői interjúkon egyértelműen támogatást nyert az a javaslatunk, hogy az intézményi feladatellátás fenntartói ellenőrzését segítené, ha a Polgármesteri Hivatalban a meglévő ágazati szemlélet a szervezet struktúrájában is megerősítést kapna.

62 Erre a végleges tanulmányban a belső munkamegosztási és kommunikációs eljárásrend részterületben konkrét javaslatot teszünk olyan módon, hogy a hivatal belső szervezeti felépítésében megfelelően kerüljenek kialakításra az ágazati-szakmai feladatkörök középvezetői szinten vagy konkrét például referensi - álláshelyekkel. 4.) önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságokkal kapcsolatos feladatok A már hivatkozott státusztörvény (Kt) kimondja, hogy az alapító köteles május 15-ig áttekinteni, és június 1-ig az alapító okirat módosításával, vagy más megfelelő módon rendelkezni az általa alapított intézmények jogállásáról, valamint a tulajdonában lévő gazdasági társaságok felülvizsgálatáról. A Törvény 29. -a kiegészítette az Államháztartásról szóló 1992.évi törvényt VII/A fejezettel, amelynek a gazdálkodó szervezet által történő közfeladat-ellátás általános feltételeiről szóló 100/K. -a úgy rendelkezik, hogy a jogszabályban meghatározott közfeladat csak akkor látható el az államháztartás körébe tartozó szervezetek tulajdonában álló, vagy részesedésével működő gazdálkodó szervezetben, ha a hivatkozott szakaszban rögzített feltételek együttesen fennállnak. A törvény alkalmazásában közszolgáltatás az államháztartáson belüli vagy kívüli szervezet vagy személy által más szerv vagy személy számára végzett, jogszabályban meghatározott, a közfeladat-ellátás körébe tartozó szolgáltatás, amely nem jár közhatalom gyakorlásával. Az alábbi feltételek együttes fennállása szükséges a feladat ellátásához: az ellátandó közfeladat közszolgáltatás, amely nem foglalja magában közhatalom gyakorlását, érvényesül a gazdasági verseny tisztaságának és szabadságának elve, illetve nem áll elő a tisztességtelen verseny tilalmának követelményeibe ütköző, a gazdasági versenyt korlátozó piaci magatartás, továbbá az érintett gazdálkodó szervezetek versenyre hátrányos összefonódása, nincs korlátozva az adott közszolgáltatás nyújtására jogosultak száma vagy köre, a közszolgáltatást nyújtó szervezetek közötti választáshoz szükséges információk a szolgáltatást igénybevevők számára hozzáférhetők, a közszolgáltatást nyújtó szervezet - a közvetlenül jogszabályon alapuló, a normatív támogatások, valamint külön törvényben foglalt esetek kivételével - csak versenyeztetés útján jut államháztartásból származó forráshoz, a közszolgáltatást nyújtó szervezet vezető tisztségviselője vagy vezető tisztségviselői közül legalább egy természetes személy vezetési-szervezési vagy pénzügyi-gazdasági végzettséggel rendelkezik, jogszabályban egyértelműen meghatározott a közszolgáltatás, valamint ellátásának költségszámításon alapuló tervezése és finanszírozása, illetve ezek hiányában megállapítható az előállított teljesítmény értéke a finanszírozó államháztartás körébe tartozó szervezet számára,

63 biztosított a gazdaságossági, hatékonysági és átláthatósági követelmények érvényesülése, a közszolgáltatást nyújtó szervezet fizetésképtelensége esetére is biztosítva van az adott közszolgáltatás folyamatos ellátása, és a gazdálkodó szervezet által történő közszolgáltatás-ellátás az államháztartás számára ésszerűbb, gazdaságosabb és finanszírozási szempontból kedvezőbb más ellátási módhoz képest, valamint a magánosítás bizonyítottan hátrányos lenne a közfeladatellátás és annak hatékonysága szempontjából. A közszolgáltatás ellátásáért vagy annak finanszírozásáért külön jogszabály alapján felelős, államháztartás körébe tartozó szervezetnek a gazdálkodó szervezet fizetésképtelenné válása esetén is gondoskodnia kell a közszolgáltatás folyamatos és zavartalan ellátásáról. A közfeladat-ellátás a tisztességtelen piaci magatartás és a versenykorlátozás tilalmáról szóló törvény hatálya alá tartozó gazdasági tevékenységnek minősül. A közfeladat-ellátás nem eredményezheti a feladatellátással kapcsolatos közérdekű és közérdekből nyilvános adatok nyilvánosságának korlátozását. A gazdálkodó szervezet közfeladat-ellátásával kapcsolatos adatkezelése és -szolgáltatása tekintetében a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló évi LXIII. törvény III. fejezetében foglaltak alkalmazandók. Amennyiben a gazdálkodó szervezet bevételében két egymást követő évben kétharmadnál magasabb arányt ér el az államháztartásból származó forrás, az alapítói (tulajdonosi, tagsági, részvényesi) jogok gyakorlójának egy éven belül intézkednie kell e források megfelelő csökkentéséről, vagy kezdeményeznie kell a gazdálkodó szervezet átalakulását, jogutód nélküli megszüntetését. A felülvizsgálati időszak a Törvény hatálybalépését követően január 1-vel kezdődik meg. Az önkormányzat által alapított gazdálkodó szervezetekre A gazdasági társaságokról szóló 2006.évi IV. törvény alkalmazandó, ezért csak az alapító jogosult a működést felülvizsgálni, és dönteni a működési feltételek megváltoztatásáról. A társaságok ellenőrzését a Helyi önkormányzatokról szóló 1990.évi LXV. törvény 92. (11) bekezdés b) pontja szerint a helyi önkormányzat belső ellenőrzését ellátó személy vagy szervezet ellenőrzést végezhet a helyi önkormányzat többségi irányítást biztosító befolyása alatt működő gazdasági társaságoknál, közhasznú társaságoknál, vagyonkezelőknél is, azonban ez a típusú feladat tartalmában jelentősen eltér a Törvényből fakadó teendőktől, annál lényegesen szűkebb. Fentiekből következik, hogy az önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságok felülvizsgálatát szintén el kell végezni, illetve tevékenységük jogszabályi megfelelőségét biztosítani.

64 A megoldási javaslat implementálásának lépései Feladat Felelős Határidő Intézmények alapító okiratainak jegyző 2009.december 31. pontosítása képviselő-testület Intézmények SzMSz-einek felülvizsgálata jegyző polgármester képviselő-testület 2010.február 28. önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságok felülvizsgálata polgármester képviselő-testület A helyi önkormányzat, mint fenntartó feladatai az intézmények felügyelete érdekében Rövidítések: Kt.- A költségvetési szervek jogállásáról szóló évi CV. törvény Áht. Az államháztartásról szóló évi XXXVIII. törvény 2009.december.31. illetve évente Intézkedés, feladat Jogszabályi hely Határidő, ütemezés Megjegyzés Felülvizsgálat a közfeladat ellátásának módját illetően a helyi önkormányzat, (önkormányzati társulás által fenntartott) költségvetési szerve és gazdálkodó szervezete tekintetében. Kt. 44. (4), Áht. 49. (7) május 15., utána folyamatos. Új megoldásra vonatkozó (költségvetési szerv/gt, mindkét irányból) döntés hiányában a jelenlegi állapotot tükrözi az alapító okirat. Alapító okiratban a döntésnek megfelelő helyzet rögzítése. Az alapító okiratok kiegészítése (új előírás szerint) és rendbetétele. Kt. 4. (2), 44. (6)-(7) június 1. (Eddig be nem jegyzett költségvetési szervek esetében is.) Be nem jegyzett önkormányzati hivatalok esetében: okt. 1. Az alapító okiratok áttekintése, módosítása, esetleg (amennyiben nincs) újak kiadása is az új tartalomnak megfelelően. Tartalmazza: új előírások szerint kiegészítések; hiányok, elavultság miatti pótlás, kiegészítés, javítás; a jogszabályokban meghatározott közfeladat részletezése az egységes államháztartási

65 Költségvetési szervi kategóriák szerinti besorolás: a tevékenység jellege alapján közhatalmi és közszolgáltató; a feladatellátáshoz gyakorolt funkciók szerint önállóan működő és gazdálkodó, illetve önállóan működő. Irányítási jogkör korlátozása, irányítási, felügyeleti hatáskörrel más szerv vagy személy felruházása. Kt , 44. (6) Kt. 8. (5) Besorolás június 1., majd megküldés MÁKnak. Felülvizsgálat, ütemterv. szakfeladatrend szerinti alaptevékenység(ek) meghatározását; a kisegítő vállalkozási tevékenység arányát. A jelenlegi vagy átalakított tevékenységi és belső szervezeti struktúra alapján. Később folyamatos, átszervezéstől függően. A költségvetési szerv feladatai ellátása részletes belső rendjének és módjának jóváhagyása. Kt. 6. (2) A szervezeti változásokat lekövető SZMSZ jóváhagyása. *legkésőbb szeptember 30.] Jogi személyiségű szervezeti egység létrehozása (meghatározandó: szervezete, tevékenysége, vezetése, képviselete, előirányzatai, gazdálkodási rend, felelősségi szabályai). Kt. 14. Szervezeti célszerűség mérlegelésénél (június 1.) már szempont lehet. Bejegyzés kérelmezése. Csak lehetőség! Intézményrendszer áttekintése, alapelvek kialakítása. Közhatalmi költségvetési szerv közszolgáltatás végzésére feljogosítása alapító okirat módosításával. Kt. 17. Szervezeti célszerűség mérlegelésénél (június 1.) már szempont lehet. A jelenleg is vegyes tevékenységi jellegű szervek működési folytonosságához a vegyes profil fenntartási szándéka esetén. A helyi önkormányzati költségvetési szerv irányító szervének irányítási jogai tekintetében az önkormányzatok működési sajátosságainak Áht. 49. (7) június 1. után folyamatos.

66 megfelelő szabályozás. A helyi önkormányzat költségvetési rendeletének új besorolása szerinti tartalma. Áht. 69. (1) január 1-jétől. A költségvetési szerv vezetője számára külön jogszabályban (ennek hiányában az irányító szerv által) meghatározott felsőfokú végzettséggel, vezetésiszervezési, pénzügyi-gazdasági végzettséggel vagy képesítéssel, szakmai vagy vezetői gyakorlattal rendelkezés előírása. Áht. 88. (4) Folyamatos Felülvizsgálat, differenciált szabályozás. A követelmények érvényesítésének kezdő időpontjáról az önkormányzati rendelet rendelkezik. A költségvetési szerv közfeladatellátása előfeltételeinek közlése, a szakmai megvalósítás folyamata leírásának dokumentumba foglalása: megvalósítási terv. Áht. 90. (4), 100/H. (2) évi költségvetés készítésekor és éves költségvetésekkor. A teljesítményterv jogszabály szerint vagy az irányító szerv döntése alapján való készítése. Áht. 90. (5), 100/H. (2) évi költségvetés készítésekor és éves költségvetésekkor. Közszolgáltatások ellenértékének megállapítása. Áht. 92. (2) Felülvizsgálat éves költségvetések előtt. Önkormányzati rendelet vagy önkormányzati rendeletben foglaltak alapján költségkalkuláció, ellenérték meghatározása. Helyi önkormányzati közhatalmi költségvetési szervnél a képviselő-testület engedélyével a jutalmazási előirányzaton felül jutalmazási célú kifizetés. Helyi önkormányzati közhatalmi költségvetési szerv önkormányzati rendelet vagy képviselő-testület határozata alapján való jogosultsága vállalkozási, kiegészítő, illetve kisegítő tevékenység végzésére. Közintézet, közüzem eredményéből, eredménytartalékából Áht. 100/G. (3) Áht. 100/G. (4) évi előirányzatmódosítás, zárszámadás évi költségvetés készítésekor. Áht. 100/H évi előirányzat- Képviselő-testület engedélye, előirányzatról gondoskodás, illetve rendelkezésre bocsátás. Felülvizsgálat, kijelölés, alapító okiratban, SZMSZben rögzítés.

67 meghatározott rész személyi ösztönzésre fordítása. Meghatározott feltételeknek megfelelő közintézet esetében a közintézmények gazdálkodására és vezetésére vonatkozó szabályok alkalmazása. Költségvetési szerv gazdálkodó szervezetben való részvételének és gazdálkodó szervezet alapításának engedélye. (7) módosítás, zárszámadás. Áht. 100/I. (5) évi költségvetés. Csak lehetőség! Felülvizsgálat, intézkedés. Áht. 100/L. Eseti.

68 4.8 Hatékonyságnövelő átvilágítási tanulmány egyéb javaslatok Részterület neve 1. i) A közintézmények költséghatékonyabb és/vagy eredményesebb működésére irányuló szervezet átalakítási programok kidolgozása Részterület célja Az Önkormányzat pénzügyi, gazdasági helyzetének hosszú távú stabilizálása oly módon, hogy a fejlesztések is lehetővé váljanak Elkészítendő Hatékonyságnövelő átvilágítási tanulmány, javaslatcsomag dokumentum címe Dokumentumot elfogadja Képviselő-testület Cél A hatékonyságnövelő egyéb javaslatok célja az Önkormányzat hatékony, eredményes működésének elősegítése a jogszabályi környezet figyelembe vétele mellett, az Önkormányzat pénzügyi-gazdasági helyzetének hosszú távú stabilizálása érdekében. Jelen részterület az Önkormányzat intézményrendszerével kapcsolatosan fogalmaz meg hatékonyságnövelő egyéb javaslatokat, a pályázati egyéb részterületek által megfogalmazott javaslatokon túlmenően Helyzetértékelés összefoglalása Az átvilágítási munka során végzett általános helyzetértékelés alapján az alábbi kritikus működési területek rajzolódtak ki, amelyek tekintetében megoldási javaslatokat dolgoztunk ki: pályázati szabályzat (jelenleg a pályázati lehetőségek kihasználása nem megfelelő) Közüzemi Kft. és a Státusz törvény a Hivatal technikai háttere helyben központosított beszerzés Képviselő testületi anyagok elektronikus kezelése A fenti kritikus területeket az alábbi struktúrában mutatjuk be egyenként: jelenlegi helyzet bemutatása problémák azonosítása megoldási javaslat (van ahol külön dokumentumként mellékelve) implementálási javasolt lépései

69 Az alábbiakban rövid áttekintés adunk Üllő Város intézményi struktúrájáról, az ellátott feladatokról és azok finanszírozási forrásáról. FELADATOK, STRUKTÚRA Üllő Város a következő közszolgálati tevékenységeket látja el, illetve gondoskodik azok ellátásáról: Kötelezően ellátandó feladatok Önként vállalt feladatok KOMMUNÁLIS FELADATOK egészséges ivóvízellátás (Ötv.) közterület-felügyelet, közterület fenntartás közvilágítás (Ötv.) helyi közutak fenntartása (Ötv.) köztemető fenntartása (Ötv.) köztisztaság fenntartás (1997. évi CLIV. Tv.) csatornázás (25/2002 Korm. rend.) hulladékkezelés (2000. évi XLIII. Tv.) HATÓSÁGI FELADATOK adó- és értékbizonyítvány készítése állampolgársági ügyek állattartási ügyek anyakönyvezés (születési, házassági, haláleset) apai elismerő nyilatkozatok felvétele ápolási díj megállapítása átmeneti segély megállapítása beérkezett befizetések könyvelése, túlfizetések átvezetése birtokháborítási ügyek csatornaérdekeltségi hátralékok adók módjára történő behajtása csatorna-közműfejlesztés nyilvántartás vezetése

70 egészségügyi szolgáltatásra való jogosultság megállapítása eseti gyógyszertámogatás gépjárműadóval, építményadóval kapcsolatos ügyintézés gyámhatósági eljárások lefolytatása gyermekintézményi étkezési térítési díjkedvezmények megállapítása hadigondozotti ellátások hagyatéki ügyintézés hatósági bizonyítvány kiállítása időskorúak járadéka ügyintézése iparűzési adóval kapcsolatos ügyintézés közgyógyellátási igazolványok kiadása közműfejlesztési hozzájárulás visszaigénylése közterületen történő fakivágás engedélyezése, parlagfű bejelentések, gyommentesítési ügyek lakásfenntartási támogatás megállapítása és egyéb lakásügyek működési engedélyek népesség nyilvántartás (lakcímrendezés, nyilvántartásba vétele) névváltozások, módosítások óvodáztatási támogatás megállapítása ösztöndíj ügyek RÁT megállapítása rendszeres gyermekvédelmi kedvezmény megállapítása, rendkívüli gyermekvédelmi támogatás megállapítása

71 rendszeres szociális segély megállapítása súlyos mozgáskorlátozottak közlekedési támogatása szabálysértési ügyek szemétszállítás díjmentességek megállapítása és szemétszállítási díjhátralék adók módjára történő behajtása szociális étkezéshez igazolás kiadása szociális otthoni beutalás ügyintézése talajterhelési díjjal kapcsolatos ügyintézés tankönyvsegély megállapítása temetési segély (köztemetés) ügyintézése választással kapcsolatos ügyek intézése (névjegyzék kezelése, igazolások kiadása) KÖZOKTATÁS/KÖZMŰVELŐDÉS általános iskolai oktatás és nevelés zeneiskola az óvodai nevelésről pedagógiai szakszolgálat (társulásban ellátott) nyilvános könyvtár (1997. évi CXL. Tv.) EGÉSZSÉGÜGY háziorvosi és házi gyermekorvosi ellátás (1997. járóbetegszakellátás (Üllőn labor + évi CLIV. Tv. 152 ) fizikoterápia, a többi Monoron szerződés keretében) a fogorvosi alapellátásról (1997. évi CLIV. Tv. foglalkozás egészségügy 152 ) védőnői ellátás (1997. évi CLIV. Tv. 152 ) ügyeleti ellátás (1997. évi CLIV. Tv. 152 ) iskola-egészségügyi ellátás (1997. évi CLIV. Tv. 152 ) SZOCIÁLIS ELLÁTÁS szociális pénzbeli ellátás (1993. évi III. Tv.), a szociális információs szolgáltatás Hivatal Hatósági Iroda foglalkozik vele (társulásban ellátott) étkeztetés (1993. évi III. Tv.) adósságkezelési tanácsadás (társulásban ellátott) házi segítségnyújtás (1993. évi III. Tv.) helyettes szülő (társulásban ellátott)

72 (társulásban ellátott) családsegítés (1993. évi III. Tv.) (társulásban utcai szociális munka ellátott) nappali ellátás (1993. évi III. Tv.) (társulásban ellátott) kapcsolattartási ügyelet (társulásban ellátott) bölcsőde (Gyvt évi XXXI Tv.) készenléti szolgálat (társulásban ellátott) jelzőrendszeres házi segítségnyújtás (társulásban ellátott) közösségi ellátás (2008. dec. 31-ig volt kötelező) gyermekjóléti szolgálat (1997. évi XXXI. Tv.) - támogató szolgáltatás (1993. évi III. társulásban ellátott Tv.) szerződés alapján Mozgáskorlátozottak Egyesülete látja el (2008. dec. 31-ig volt kötelező feladat) gyermekek napközbeni ellátása (Gyvt évi XXXI Tv.) EGYÉB SZOLGÁLTATÁS közösségi ház (vállalkozó üzemelteti) sportcsarnok üzemeltetés évi CXL Tv. 76 Üllő Város közszolgálati tevékenységét egyrészt saját fenntartásában működő intézményei útján, másrészt társulási fenntartásban működő intézményei útján látja el a 1. számú ábrán összefoglalt struktúrában.

73 1. számú ábra: önkormányzati intézményrendszer ÜLLŐ VÁROS TÁRSULÁS Polgármesteri Hivatal Városüzemeltető Kft. Humánszolgáltató Központ (HSZK) Pénzügyi iroda Hatósági iroda HSZK részben önálló intézmények HSZK tagintézmények/szakfeladatok Jegyzői iroda Építés hatósági iroda Harmónia Zeneiskola Alapszolgáltatási Központ étkeztetés Közösségi ell. Támogató Szolgálat Szoc.inf.szolg. Házi segítségnyújt Családsegítés Jelzőrendsz.házi segíts. Nappali ellátás Adósságkezelés i tanácsadás Önkormányzati és Városüzemeltetési iroda Árpád Fejedelem Általános Iskola Vargha Gyula Városi Könyvtár Gyermekjóléti Szolgálat Bölcsőde tagint. Gyermek napközbeni ellátás Utcai szoc. munka Helyettes szülő Gyermekjóléti szolg. Kapcsolattartási ügyelet Készenléti szolg. Pedagógiai Szakszolgálat szakfeladat Nevelési Tanácsadó tagintézmény Egészségügyet kisegítő szolg. Központi Rendelő tagintézmény Foglalkozás egészségügy Védőnői Szolgálat Iskola egészségügy Napközi Otthonos Óvoda tagintézmény Pitypang Gyöngyvirág Bóbita Napraforgó Magyarázat a fenti ábrához: az ábra első sorban fenntartó szerinti megbontásban mutatja Üllő Város intézményrendszerét (Üllő város a fenntartója, vagy társulási fenntartásban működik) másodsorban intézményenként (Hivatal, HSZK, Városüzemeltető Kft.) mutatja be az adott szervhez kapcsolódó struktúrát, illetve az ellátott feladatokat a HSZK tagintézmények/szakfeladatok című téglalap a HSZK alapító okirata szerinti megbontásban mutatja be a HSZK-hoz tartozó tagintézményeket, szakfeladatokat, gyűjtőneveket (itt is érvényesül a városi és társulási fenntartás szerinti megbontás) a gyűjtőnevek a következők: Alapszolgáltatási Központ, Gyermekjóléti Szolgálat ahol nem szerepel a tagintézmény elnevezése, azok az ellátott szakfeladatok, vagy gyűjtőnevek (lásd fent) az előbbi téglalapban kivételt képez a Támogató szolgálat, amely tevékenységet Üllő Város megbízásából a Mozgáskorlátozottak Egyesülete látja el, vagyis nem a HSZK

74 által ellátott feladat, azonban jellegét tekintve szociális feladat, ezért került itt szerepeltetésre (szaggatott vonallal jelölve)

75 Feladat - költség Az alábbi táblázat a fentiekben bemutatott intézményekkel és feladatokkal kapcsolatos legfontosabb pénzügyi-gazdasági vonatkozású adatokat foglalja össze. A tábla többek között arra koncentrál, hogy az egyes feladatok ellátása/intézmények fenntartása mekkora, a normatívák és egyéb bevételek által nem fedezett kiadással jár az Önkormányzat számára. Mutatja továbbá az 1 ellátottra jutó fajlagos önkormányzati költséget is. Fontos, hogy a táblázat csak a működési vonatkozású, vagyis rendszeresen felmerülő költségeket, bevételeket tartalmazza. Az ellátotti létszám oszlop a 2008-ban az adott szolgáltatást ténylegesen igénybe vevők számát mutatja. A Könyvtár esetében a beiratkozott lakosok száma került figyelembe vételre. A Hivatal esetében a fajlagos önkormányzati finanszírozás nehezen értelmezhető, ezért ez nem szerepel a táblázatban. 1. számú táblázat: Üllő Önkormányzata által ellátott vizsgált feladatok fontosabb paraméterei Feladat megnevezése Saját bevétel Normatíva 2008-as zárszámadás teljesített működési kiadások, bevételek (Ft) Bevétel összesen Személyi jell kiadás Dolgoi kiadás Összesen kiadás Működési Egyenleg Önki finanszírozás Ellátotti létszám Fajlagos önki finanszírozás Hivatal HSZK Alapszolgáltatási kp Gyermekjóléti Szolgálat ebből böcsőde Pedagógiai szakszolgálat Központi rendelő Napközi Otthonos Óvoda Harmónia Zeneiskola Árpád Fejedelem Általános Iskola Vargha Gyula Városi Könyvtár Összesen Az intézményekhez nem rendelhető feladatok és az azokkal kapcsolatos kiadások és bevételek, mint pl. Művelődési Ház fenntartása Hatósági, városüzemeltetési, egyéb önkormányzati feladatok a fenti táblázatban a Hivatal soron szerepelnek.

76 Az alábbi ábra azt mutatja, hogy a vizsgált feladatok mennyibe kerülnek Üllő Város Önkormányzatának évente. Ez a táblázat nem tartalmazza a Hivatal összesen kiadását. 2. számú ábra: Önkormányzati finanszírozás feladatonként (2008) Az egyes intézmények, feladatok működtetéséhez nyújtott önkormányzati finanszírozás 2008-ban (e Ft) Megállapítható, hogy a vizsgált feladatok közül az Általános Iskola fenntartása kerül legtöbbe az Önkormányzat számára.

77 Az alábbi ábra azt mutatja, hogy 2008-ban az adott feladat ellátása tekintetében mekkora volt az 1 ellátottra eső önkormányzati finanszírozás. Az ellátotti létszám a 2008-ban ténylegesen ellátásban részesülők, szolgáltatást igénybevevők létszáma alapján került meghatározásra. 3. számú ábra: Fajlagos önkormányzati finanszírozás feladatonként (2008) 1 ellátottra jutó önkormányzati finanszírozás 2008-ban (Ft) A fentiekből látszik, hogy fajlagosan a Bölcsőde fenntartása kerül a legtöbbe az Önkormányzat számára.

78 Technikai személyzet összefoglalása intézményenként Az alábbiakban a takarítást és karbantartást ellátó személyzet munkajogi, valamint statisztikai létszámait mutatjuk be 2008-ra vonatkozólag. Fontos megjegyezni, hogy a takarító személyzet 50%-a az HSZK Alapszolgáltatási Központ irányítása alá tartozik, amely szervezeti egység egyúttal koordinálja a takarító személyzet igények szerinti mozgatását a HSZK tagintézmények és részben önálló intézmények között. 2. számú táblázat: Technikai személyzeti létszám a vizsgált feladatok tekintetében összesen Technikai munkajogi létszám (fő) takarítók karbantartás dajka Összesen HSZK (iskola, könyvtár és zeneisk is) 18,00 1,00 20,00 39,00 Hivatal 1 1,00 Város Összesen 19,00 1,00 20,00 40,00 Technikai statisztikai létszám (fő) takarítók karbantartás dajka Összesen HSZK (iskola, könyvtár és zeneisk is) 16,50 1,00 18,75 36,25 Hivatal 1 1,00 Város Összesen 17,50 1,00 18,75 37,25 Az alábbi táblázat a HSZK tagintézmények és részben önálló intézmények alapterületeit tartalmazzák, amelyek takarítással, illetve karbantartással érintettek lehetnek. Ezeket és a takarító, karbantartó személyzet létszámát figyelembe véve, az 1 főre eső takarítandó területek a következőképpen alakulnak: 3. számú táblázat: Takarítandó, karbantartandó terület a HSZK és intézményei kapcsán HSZK alapterületek (nm) Épület Telek székhely bölcsőde rendelő óvoda zeneiskola általános iskola könyvtár Összesen Összes személyzet, aki a fentiek rendbentartásával foglalkozik (statisztikai létszám) 35,25 35,25 1 főre eső takarítandó nm

79 4.8.3 Hatékonyságjavító javaslatok Pályázatok kezelése Jelenlegi helyzet összefoglalása Problémát jelent, hogy a pályázatok figyelése, illetve készítése az intézmények tekintetében jelenleg csak eseti jelleggel működik Üllőn. A Hivatal rendelkezik ugyan egy pályázatkezelési szabályzattal, ennek hatálya azonban csak a Hivatalra terjed ki. Mind a Hivatal képviselőivel folytatott beszélgetés, mind a HSZK képviselőjével folytatott interjúból az derült ki, hogy a pályázatokkal kapcsolatos feladatok, felelősök nem tisztázottak. Az interjúk alapján megállapíthatjuk, hogy az önkormányzati intézményrendszer szereplői nem igazán tudják, hogy kinek mi lenne a feladata a pályázatok figyelésével, készítésével, majd pedig az elnyert támogatások projektmenedzsmentjének ellátásával kapcsolatban. Az interjúk során ugyanakkor megfogalmazódott a pályázatok koordinálásával kapcsolatos igény is az intézmények részéről, illetve az, hogy a szerepek, elvárások legyenek letisztázva. A Hivatalon belül problémát jelent, hogy a projekt team-ek kijelölése nem történik meg formálisan, így sokszor a résztvevők nem is tudják, hogy kivel dolgoznak együtt az adott feladaton. Megoldandó probléma A pályázatfigyelési, pályázat készítési és pályázat megvalósítási feladatok jelenleg nem letisztázottak az önkormányzati intézményrendszer tekintetében, ami akadályozza a pályázati lehetőségek kihasználását. Az Önkormányzat így évente akár több 100 millió Ft vissza nem térítendő támogatástól is eshet el. A Szabályzattal kapcsolatban a következő problémák, hiányosságok merülnek fel: a pályázatfigyelés a Szabályzat alapján egyrészt a pályázatok beadásában közreműködő felelős ügyintéző feladata. A Hivatal képviselőitől kapott információ szerint több olyan kolléga van a Hivatalban, akiknek a munkaköri leírásában szerepel a pályázatok figyelésének feladata. Ezek a személyes az aljegyzőt tájékoztatják szóban a lehetőségekről, az azonban nincs rögzítve, hogy ezt milyen rendszerességgel kell megtenniük, illetve véleményünk szerint érdemes lenne a tájékoztatást írásban és nem szóban megtenni. (Erre a javasolt pályázatkezelési szabályzatban csatolunk egy

80 formanyomtatványt, ami mind a pályázati ügyintéző, mind a vezetőség számára könnyen áttekinthetővé teszi a pályázattal kapcsolatos legfontosabb információkat.) a pályázatfigyelést másrészt a pályázatíró cégektől várja a Hivatal, akik a szakmai vezetők címére küldik a pályázati lehetőségeket, azonban a pályázatfigyelési tevékenységre szerződés nincs ezekkel a cégekkel, vagyis eseti, hogy küldik-e a lehetőségeket, vagy sem az hogy a Hivatali dolgozók és a pályázatíró cégek által fellelt pályázati lehetőségek hogyan jutnak el a felelős ügyintézőhöz szintén nem tisztázott, hiszen a cégek a lehetőségeket a szakmai vezetőknek küldik meg a pályázatírás szakaszában sok esetben előfordul, hogy a Hivatal, illetve az érintett intézmények részéről szükség van különböző szakmai területek adatszolgáltatására, illetve a segítségre a szakmai tartalom összeállításához. A Szabályzat nem szabályozza, hogy valamely vezető tisztségviselő (pl. pályázatokért felelős aljegyző, vagy alpolgármester) a pályázatírás megkezdésekor kijelölje a pályázathoz szükséges szakterületekről a szakértőket. a pályázat megvalósításának szakaszára szintén nem kerül rögzítésre, hogy hogyan történik a projektmenedzsment team felállítása, a résztvevők kijelölése, a feladatok, felelősök, határidők rögzítése a Szabályzat rögzíti, hogy milyen projektfinanszírozási módok léteznek (ráadásul kétszer is ugyanazt). Véleményünk szerint ez felesleges, hiszen azt a támogatási szerződés sokkal részletesebben tartalmazza, illetve támogatási szerződésenként eltérőek lehetnek a szabályok nem kerül rögzítésre, hogy a belső erőforrásból megoldott projektmenedzsment esetén milyen tagok kijelölése szükséges és hogy kinek mi a feladata. a pályázatkezelési szabályzat hatálya nem terjed ki az intézményekre, holott a legtöbb esetben ők a pályáztok érintettjei. Ezen felül az interjúk során összegyűjtött információkból az derül ki, hogy problémát jelent, hogy az intézmények nem motiváltak a beruházásokhoz szükséges források előteremtésében például a pályázati lehetőségek kihasználásával. Javaslat A fentiekben részletezett hiányosságok megszüntetése érdekében javasoljuk a jelenlegi pályázatkezelési szabályzat pontosítását, kiegészítését, illetve hatályának kiterjesztését az intézményekre is. A Pályázatkezelési Szabályzat javaslatot lásd a mellékletben.

81 Ezen felül az intézmények pályázási kedvének növelésére a következőket javasoljuk megfontolni: Pályázati célfeladat kezelési keret képezése a költségvetésben, amelyből jutalmazni lehet a sikeresen pályázó intézményeket, illetve a Hivatal dolgozóit Testületi határozat megalkotása arról, hogy az intézményvezető jutalmazásának egy részét a formai hiba nélkül benyújtott pályázatok számához (pályázott összeghez) kötik. Implementálás javasolt lépései Feladat Felelős Határidő Pályázatkezelési szabályzat elfogadása Jegyző december Munkaköri leírások összehangolása a Jegyző december Pályázati Szabályzattal Pályázati célfeladat kezelési keret Képviselő testület január elkülönítése a költségvetésben Intézményvezetők jutalmazási rendszerének módosítása a pályázaton való indulás érdekében Képviselő Testület december

82 A Közüzemi Kft. és a Státusz Törvény Jelenlegi helyzet bemutatása A 100%-os önkormányzati tulajdonban álló Közüzemi Kft. működésének tekintetében január 1. óta a Státusz Törvény rendelkezései is figyelembe veendők. A költségvetési szervek jogállásáról szóló évi CV. törvény 100/K-P.. értelmezéséhez A költségvetési szervek jogállásáról és gazdálkodásáról szóló évi CV. törvény (a továbbiakban a Törvény) kimondja, hogy az alapító köteles május 15-ig áttekinteni, és június 1-ig az alapító okirat módosításával, vagy más megfelelő módon rendelkezni az általa alapított intézmények jogállásáról, valamint a tulajdonában lévő gazdasági társaságok felülvizsgálatáról. A Törvény 29. -a kiegészítette az Államháztartásról szóló 1992.évi törvényt VII/A fejezettel, amelynek a gazdálkodó szervezet által történő közfeladat-ellátás általános feltételeiről szóló 100/K. -a úgy rendelkezik, hogy a jogszabályban meghatározott közfeladat csak akkor látható el az államháztartás körébe tartozó szervezetek tulajdonában álló, vagy részesedésével működő gazdálkodó szervezetben, ha a hivatkozott szakaszban rögzített feltételek együttesen fennállnak. A törvény alkalmazásában közszolgáltatás az államháztartáson belüli vagy kívüli szervezet vagy személy által más szerv vagy személy számára végzett, jogszabályban meghatározott, a közfeladat-ellátás körébe tartozó szolgáltatás, amely nem jár közhatalom gyakorlásával. Az alábbi feltételek együttes fennállása szükséges a feladat ellátásához: az ellátandó közfeladat közszolgáltatás, amely nem foglalja magában közhatalom gyakorlását, érvényesül a gazdasági verseny tisztaságának és szabadságának elve, illetve nem áll elő a tisztességtelen verseny tilalmának követelményeibe ütköző, a gazdasági versenyt korlátozó piaci magatartás, továbbá az érintett gazdálkodó szervezetek versenyre hátrányos összefonódása, nincs korlátozva az adott közszolgáltatás nyújtására jogosultak száma vagy köre, a közszolgáltatást nyújtó szervezetek közötti választáshoz szükséges információk a szolgáltatást igénybevevők számára hozzáférhetők, a közszolgáltatást nyújtó szervezet - a közvetlenül jogszabályon alapuló, a normatív támogatások, valamint külön törvényben foglalt esetek kivételével - csak versenyeztetés útján jut államháztartásból származó forráshoz,

83 a közszolgáltatást nyújtó szervezet vezető tisztségviselője vagy vezető tisztségviselői közül legalább egy természetes személy vezetési-szervezési vagy pénzügyi-gazdasági végzettséggel rendelkezik, jogszabályban egyértelműen meghatározott a közszolgáltatás, valamint ellátásának költségszámításon alapuló tervezése és finanszírozása, illetve ezek hiányában megállapítható az előállított teljesítmény értéke a finanszírozó államháztartás körébe tartozó szervezet számára, biztosított a gazdaságossági, hatékonysági és átláthatósági követelmények érvényesülése, a közszolgáltatást nyújtó szervezet fizetésképtelensége esetére is biztosítva van az adott közszolgáltatás folyamatos ellátása, és a gazdálkodó szervezet által történő közszolgáltatás-ellátás az államháztartás számára ésszerűbb, gazdaságosabb és finanszírozási szempontból kedvezőbb más ellátási módhoz képest, valamint a magánosítás bizonyítottan hátrányos lenne a közfeladatellátás és annak hatékonysága szempontjából. A közszolgáltatás ellátásáért vagy annak finanszírozásáért külön jogszabály alapján felelős, államháztartás körébe tartozó szervezetnek a gazdálkodó szervezet fizetésképtelenné válása esetén is gondoskodnia kell a közszolgáltatás folyamatos és zavartalan ellátásáról. A közfeladat-ellátás a tisztességtelen piaci magatartás és a versenykorlátozás tilalmáról szóló törvény hatálya alá tartozó gazdasági tevékenységnek minősül. A közfeladat-ellátás nem eredményezheti a feladatellátással kapcsolatos közérdekű és közérdekből nyilvános adatok nyilvánosságának korlátozását. A gazdálkodó szervezet közfeladat-ellátásával kapcsolatos adatkezelése- és szolgáltatása tekintetében a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló évi LXIII. törvény III. fejezetében foglaltak alkalmazandók. Amennyiben a gazdálkodó szervezet bevételében két egymást követő évben kétharmadnál magasabb arányt ér el az államháztartásból származó forrás, az alapítói (tulajdonosi, tagsági, részvényesi) jogok gyakorlójának egy éven belül intézkednie kell e források megfelelő csökkentéséről, vagy kezdeményeznie kell a gazdálkodó szervezet átalakulását, jogutód nélküli megszüntetését. A felülvizsgálati időszak a Törvény hatálybalépését követően január 1-vel kezdődik meg, vagy december 31-től megtenni a szükséges lépéseket. Az önkormányzat által alapított gazdálkodó szervezetekre A gazdasági társaságokról szóló 2006.évi IV. törvény alkalmazandó, ezért csak az alapító jogosult a működést felülvizsgálni, és dönteni a működési feltételek megváltoztatásáról. A társaságok ellenőrzését a Helyi önkormányzatokról szóló 1990.évi LXV. törvény 92. (11) bekezdés b) pontja szerint a helyi önkormányzat belső ellenőrzését ellátó személy vagy szervezet ellenőrzést végezhet a helyi önkormányzat többségi irányítást biztosító befolyása alatt működő gazdasági társaságoknál,

84 közhasznú társaságoknál, vagyonkezelőknél is, azonban ez a típusú feladat tartalmában jelentősen eltér a Törvényből fakadó teendőktől, annál lényegesen szűkebb.

85 Megoldandó probléma január 1-től alkalmazandó Státusz törvény, amely úgy rendelkezik, hogy abban az esetben, ha a gazdasági társaság árbevételének több, mint 2/3-a (vagyis több, mint 75%-a) származik a tulajdonostól, akkor a tulajdonosnak intézkednie kell a források csökkentéséről, vagy a gazdasági társaság átalakulásáról. Vagyis a két rendelkezés együttesen a következőket eredményezi: ha továbbra is az Önkormányzat a társaság többségi tulajdonosa, akkor a tőle származó bevétel nem lehet több, mint az összes bevétel 75%-a. Javaslat 2010 december 31-től a Státusz Törvény rendelkezéseinek figyelemmel kísérése javasolt(ha az árbevétel több, mint 2/3-a az államháztartás alrendszereiből származik). Implementálás javasolt lépései Feladat Felelős Határidő A Kft árbevétel összetételének Pénzügyi bizottság december nyomonkövetése és riportolás a Képviselő elnöke december testületnek Átalakulással kapcsolatos döntés Képviselő testület december meghozatala

86 A Hivatal technikai háttere (informatika, fénymásolás, iktatás) Jelenlegi helyzet összefoglalása Honlap A honlap üzemeltetését a Go Visual Szolgáltató Kkt. látja el határozatlan idejű megbízási szerződés keretében. A megbízás magában foglalja a honlap szakszerű működtetését, üzemeltetését, karbantartását, fejlesztését és adminisztrációját az Önkormányzat utasításai alapján. A szerződésben rögzítésre kerül, hogy a vállalkozó milyen címekről érkező utasításokat kell, hogy végrehajtson, milyen határidőn belül. E szerint a Polgármester, a Jegyző, az Aljegyző és Bogdán Éva jogosultak utasítást adni a vállalkozó felé. A szerződés megfelelő részletezettséggel szabályozza a hatékony működéshez kapcsolódó kérdéseket. Szoftver A Hivatal hálózati szervereinek és operációs rendszereinek szakértői felügyeletét az 5N Számítástechnikai és Kereskedelmi Kft. látja el határozatlan idejű szolgáltatási szerződés keretében. A vállalkozó kötelezettsége a hálózati szerverek és operációs rendszerek zavartalan működésének biztosítása. A vállalkozó távfelügyeletet biztosít elsősorban, illetve a havi megbízási díj 2*4 óra/hó kiszállási díjat tartalmaz, ha ennél többre van szükség, akkor a mindenkori listaár 50%-át számlázzák még ki a Hivatal felé. Hardver A Hivatal 39 hálózatban működő számítógép rendszerének felügyeletét és karbantartását a Computer System Bt. látja el határozatlan idejű megbízási szerződés keretében. A vállalkozó minden 6. hónapban generális karbantartást végez a számítógéppark tekintetében. A havi megbízási díj havi 16 óra szervízdíjat tartalmaz, és nem foglalja magába az anyagköltséget. Amennyiben a szükséges karbantartások időigénye e felett alakul, a vállalkozó 5000 Ft+ÁFA/óra túlmunka díjat számláz ki a Hivatal felé. A Hivatal képviselőjétől kapott információ szerint a Hivatali apparátusból 2 fő (1 fő takarító és 1 fő telefonközpontos) nem rendelkezik számítógéppel, vagyis a 45 főből 43 fő rendelkezik számítógéppel. E szerint 4 olyan számítógép van, amelyre a fenti szerződés nem terjed ki. A fentiek alapján tehát az informatikai feladatok ellátását 3 különböző vállalkozó látja el. A köztük lévő együttműködési kötelezettségre nézve nem találtunk információt.

87 Eszközpark minden hivatali dolgozóra 1 PC jut, nyomtató elérése is biztosított mindenki számára Iktatás: 1 központi gépen végzik az iktatást. Problémát jelent, hogy a kimenő dokumentumok esetében az ügyintéző nem tudja rögzíteni a rendszerben az iratot, mert csak a központi iktatás tud iktatószámot adni, amit telefonon kérnek be. Ez feleslegesen lassítja és bonyolítja az iktatást a Hivatalban. A tanúsítvánnyal rendelkező hálózatos rendszer bevezetése kb. 500 e Ft-ba kerülne. Megoldandó problémák 1. Véleményünk szerint a hardver karbantartási szerződésben nem szükséges kitérni a számítógépek pontos számára, hiszen az változhat. A jelenlegi szerződés alapján előfordulhat, hogy nem a teljes géppark karbantartását végzi el a vállalkozó. 2. Jelenleg a 3 informatikai típusú szerződésben (honlap, hardver, szoftver) nincs kikötés arra vonatkozólag, hogy a vállalkozónak együtt kell működni más vállalkozókkal is tekintettel arra, hogy a 3 terület egymással szorosan összefügg és előfordulhat, hogy a felmerülő problémák együttes kezelése szükséges. 3. A központi iktató szoftver hiánya nagyban rontja a munka hatékonyságát, illetve növeli a hibalehetőséget. Javaslatok 1. Hardver karbantartási szerződésmódosítás (1. oldal 2. bekezdés) Javasoljuk a mondat következő megfogalmazását: A Megbízott vállalja a Hivatal hálózatban működő számítógéprendszerének felügyeletét. 2. Más vállalkozókkal való együttműködési kötelezettség előírása az informatikai feladatokat végző vállalkozók szerződéseiben Javasoljuk az informatikai szerződések kiegészítését a következő Megbízotti kötelezettséggel: Megbízott Megbízó utasítására együttműködik a Megbízó által kijelölt vállalkozókkal, a közös problémamegoldást igénylő feladatok során legjobb tudása szerint jár el. 3. Központi iktató szoftver beszerzés

88 Javasoljuk a központi iktatórendszerhez szükséges pénzeszköz elkülönítését a költségvetésben, illetve a rendszer mielőbbi beszerzését és üzembehelyezését. Implementálás javasolt lépései Feladat Felelős Határidő Hardver karbantartási szerződések Jegyző december kiegészítése Forrás elkülönítés a központi iktató rendszer Képviselő testület december beszerzésére Központi iktató szoftver beszerzés (szállító Jegyző január kiválasztása, instalálás, karbantartás megszervezése stb.)

89 Helyben központosított beszerzés Jelenlegi helyzet összefoglalása Az átvilágítás során felmérésre kerültek az önkormányzati intézményrendszer (Hivatal+HSZK) homogén beszerzései mind összegszerűen, mind a szerződések típusát tekintve. A felmérés eredményeként áttekintettük, hogy mely beszerzések esetén lehetne a beszerzések összevont kezelése által megtakarítást elérni. A felmérés eredményét az alábbi táblázat szemlélteti: Összesen HSZK+Hivatal Összesen ebből Hivatal ebből HSZK e Ft (2008) e Ft (2008) szerződés jellege e Ft (2008) szerződés most Javaslat Irodaszer, nyomtatvány eseti eseti lehetne keretszerződést kötni Hivatalra és HSZK-ra közösen Munkaruha nincs nincs eseti ok Karbantartás ban nem volt klasszikus épületfelújítás nagyrészt ugyanattól a körtől szereznek be (Colore 2000 Bt.) nem folytatnak le rá közbeszerzést, ezt javasoljuk felülvizsgálni Tisztítóeszköz, tisztítószer eseti eseti lehetne keretszerződést kötni Kommunikáció (telefon, szolgáltatóváltás alatt szolgáltatóváltás alatt (Business ok internet) (Business Telecom lesz) Telecom lesz) Fénymásoló üzemeltetés, karbantartás keretszerződés több szolgáltatóval, de másokkal, mint HSZK esetében keretszerződés (Europrofil, Copy online) ok Gáz Regionális Fejlesztési Váll TIGÁZ ok Nyrt. (egy beruházás törlesztés miatt ékelődik be, egyébként TIGÁZ) Villany Regionális Fejlesztési Váll ELMŰ ok Nyrt. (egy beruházás törlesztés miatt ékelődik be, egyébként ELMŰ) Víz, Csatorna GYÁVIV GYÁVIV ok Összesen *adatok bruttó értékek A táblázatból is kiderül, hogy a Hivatal bizonyos esetekben (pl. kommunikációs szolgáltató váltás) eddig is kvázi helyben központosított beszerzés keretében szerzett be bizonyos szolgáltatásokat, hiszen azok az intézményrendszer valamennyi szereplőjére vonatkoznak. Vagyis jelenleg is rendelkezésre áll az a kapacitás, háttér, ami a központosításhoz szükséges, ám ez inkább ad hoc módon megy jelenleg. Megoldandó problémák A fenti táblázat alapján a következő beszerzések esetében látunk módot racionalizálásra: irodaszer, nyomtatvány karbantartás tisztítóeszköz, tisztítószer

90 a homogén beszerzésekkel kapcsolatos önkormányzati szintű adatok gyűjtése, rendszeres felülvizsgálata javasolt Javaslat Alapvetően az önkormányzati szintű homogén beszerzések folyamatos nyomon követését és rendszeres felülvizsgálatát javasoljuk annak érdekében, hogy önkormányzati szinten a legoptimálisabb költségstruktúra jöjjön létre. Az ilyen jellegű költségek racionálizálásának a következő kedvező hatásai vannak: működési költségcsökkenés likviditásbiztosítási hitelfelvétel elmaradó költsége szigorú pénzügyi kontrol vezetői döntéstámogató rendszer fejlődése 1. Irodaszer, nyomtatvány beszerzés Jelenleg a HSZK és intézményei, illetve a Hivatal eseti beszerzések alkalmával szerzi be az irodaszereket és nyomtatványokat. Ezen beszerezések összege 2008-ban bruttó 7,4 millió Ftot tett ki (nettó 6,1 millió Ft). Ez az érték még a közbeszerzési értékhatár alá esik, így a helyben központosított beszerzés nem jelentene közbeszerzési többletfeladatokat. 2. Karbantartás A HSZK 2008-ban csaknem bruttó 15 millió Ft-ot költött karbantartásra. Ez az összeg nettó 12,5 millió Ft-ot jelent, amely már meghaladja a közbeszerzési értékhatárt, azonban a karbantartások beszerzése tekintetében a HSZK közbeszerzési eljárást nem folytatott le. Jellemzően valamennyi intézménye ugyanazon vállalkozói körtől vette igénybe a karbantartási szolgáltatásokat. Javasoljuk a közbeszerzési kötelezettség felülvizsgálatát. 3. Tisztítóeszköz, tisztítószer Az összes ilyen jelleg beszerzés 94%-a a HSZK beszerzéseiből áll, a Hivatal ilyen jellegű beszerzései elhanyagolható nagyságrendűek. Mind a HSZK, mind a Hivatal estében eseti jelleggel történik a beszerzés. Az összességében a bruttó 5,2 millió Ft-ot is meghaladó beszerzések esetében megfontolandónak tartjuk a keretszerződés keretében történő beszerzést.

91 A javaslatok lehetséges számszerűsíthető hatásai Megtakarítási lehetőség bruttó e Ft nettó e Ft keretszerződés esetén elérhető ár (nettó) elérhető megtakarítás (bruttó) Irodaszer, nyomtatvány Tisztítóeszköz, tisztítószer Összesen *15%-os megtakarítást és 25% ÁFÁ-t feltételezve A fenti 15%-os megtakarítás természetesen lehet több is. A homogén beszerzések folyamatos figyelésével, tervezésével további megtakarítások érhetők el. Pl. a karbantartás esetében olyan években, ahol a Hivatal esetében is történnek épület karbantartási munkálatok érdemes lehet a vállalkozók és a munkálatok összehangolása önkormányzati szinten. Implementálási terv Feladat Felelős Határidő A Hivatal központi pénzügyi és Pénzügyi június számviteli rendszerének alkalmassá irodavezető tétele a hasonló beszerzések összehangolására (ütemezés, együttes beszerzések), felelősök kijelölése Beszerzésekkel kapcsolatos adatgyűjtés Pénzügyi június rendszerének kidolgozása irodavezető Rendszer működésbe lép Jegyző szeptember

92 Képviselő testületi anyagok elektronikus kezelése Jelenlegi helyzet A Hivatal képviselőitől kapott információk szerint a képviselők mindegyike rendelkezik nootbook-al, azonban a testületi anyagokat papír alapon kapják meg. Csak a testületi munkához kapcsolódó papírfelhasználás a Hivatalban 600 ezer Ft/év költséget emészt fel. Problémák azonosítása Lépést tartva az elektronikus világ követelményeivel, illetve a környezettudatosság és a költségkímélés jegyében problémásnak tartjuk, hogy a nootbook-al rendelkező képviselők papíralapon kapnak meg minden testületi anyagot. Megoldási javaslat Javasoljuk, hogy a testületi anyagokat csak abban az esetben kapják meg a képviselők papír alapon, ha azt a Hivatalban személyesen kérelmezik legalább a testületi eseményt megelőzően 5 munkanappal. Egyéb esetekben javasoljuk az elektronikus anyagok ben történő továbbítását. Ennek érdekében szükséges az SZMSZ módosítása. Hatás Ezzel a módszerrel éves szinten akár 500 ezer Ft-os megtakarítás is elérhető. Implementálás javasolt lépései Feladat Felelős Határidő SZMSZ módosítása Képviselő testület december Rendszer működésbe lép Jegyző január

93 4.9 Teljesítménymutató rendszer Részterület neve Részterület célja Elkészítendő dokumentum címe Dokumentumot elfogadja 1.j) A Hivatal működését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérő mutatószámok bevezetése A közszolgáltatások minőségének javítása Teljesítménymutató rendszer Jegyző A teljesítmény-mutatórendszer célja A rendszer célja a Hivatal munkavállalói teljesítményének olyan rendszeres visszacsatolást nyújtó minősítése, amely: motiválólag hat az alkalmazott teljesítményére és ezáltal növeli a Hivatal által nyújtott közszolgáltatás minőségét objektív, könnyen meghatározható mutatók alapján képes mérni a teljesítményt az egyes munkakörökre testreszabható moduláris rendszer (az egyes munkakörök esetében más-más kompetenciák kerülnek előtérbe) alapja a munkavállalók továbbfejlődésének, karrierútjának Helyzetértékelés összefoglalása Kvantitatív teljesítményértékelési rendszer jelenleg nem működik Üllőn. A köztisztviselők munkájának értékelése szóbeli megbeszélés keretében történik, amelyről feljegyzés készül. A feljegyzés a munkaköri leírásban szereplő feladatok teljesítésére, illetve nem teljesítésére vonatkozó kvalitatív minősítést tartalmaz. A következő minősítési kategóriák valamelyikébe kell besorolni a köztisztviselő munkáját: nem teljesítette részben teljesítette teljesítette túlteljesítette A dokumentum indoklást, vagy a jövőre vonatkozó intézkedési tervet nem tartalmaz. A teljesítményértékelési feladatokat a Jegyző végzi. Jogszabályi háttér

94 A köztisztviselők jogállásáról szóló évi XXIII. törvény módosításáról szóló évi LXXXIII. törvény kiemelt kérdésként kezeli a teljesítmény - és versenyelv közszolgálatban történő érvényesítésének fontosságát. A Ktv. a törvényi szabályok keretei között rábízza a közigazgatási szervre, hogy milyen módszert választ az értékelésre és hogyan alakítja ki a módszer alkalmazásához szükséges dokumentációt. Fontos azonban kihangsúlyozni, hogy a teljesítményértékelés dokumentációját a közigazgatási szerveknek úgy kell összeállítaniuk, hogy az teljes mértékben kövesse a törvényben foglalt rendelkezésekre épülő eljárás menetét és igazodjon a praktikum követelményeihez. A közigazgatás területén a teljesítmény mérése nehezen megoldható, ezért csak a körültekintő szabályozás biztosíthatja, hogy a szubjektív megítélés miatt a köztisztviselő ne kerüljön kiszolgáltatott helyzetbe és az elismerés összhangban álljon a teljesítménnyel. Néhány konkrét jogszabály hely: A köztisztviselő munkateljesítményét munkakörének és a közigazgatási szerv kiemelt céljainak figyelembevételével meghatározott teljesítménykövetelmények alapján a munkáltatói jogkör gyakorlója évente mérlegelési jogkörében eljárva írásban értékeli. A közigazgatási minőségpolitikáért és személyzetpolitikáért felelős miniszter ajánlást adhat az alkalmazandó módszerre. A teljesítményértékelésre minden év november 30-ig a célmeghatározások, a féléves áttekintő megbeszélés és az év végi komplex értékelés alapján kerül sor. Az év végi komplex értékelés a köztisztviselő önértékeléséből, a köztisztviselő értékelését végző vezető (a továbbiakban: értékelő vezető) által végzett előértékelésből és négy részértékelésből áll. A teljesítménykövetelmények azt fejezik ki, hogy a szervezet, illetve a vezető milyen eredményeket vár el a munkakör betöltőjétől. Ha lehetséges, törekedni kell a teljesítménykövetelmények konkrét - lehetőleg számszerű - meghatározására. Azon munkakörök esetében, ahol a teljesítmény nem mérhető számszerűen, a kompetenciák munkavégzés közbeni alkalmazása szolgál a teljesítmény megítélésére Kritikus pontok, megoldandó problémák azonosítása Az Üllőn jelenleg alkalmazott teljesítményértékelési rendszer nem teljes körűen elégíti ki a jogszabályi előírásokat, illetve nem alkalmas a következők megalapozására: alkalmazottak motiválása köztisztviselők teljesítményének összehasonlíthatósága előmeneteli rendszer, karrierút tervezhetősége

95 4.9.4 Megoldási javaslatok A fentiek biztosítása, és ezáltal a Hivatal által nyújtott közszolgáltatások minőségének fejlesztése érdekében a mellékletben található teljesítményértékelési rendszer alkalmazását javasoljuk. A rendszer főbb elemei a következők: munkaköri célkitűzés alapú és kompetencia alapú mérés egyidejű megvalósulása adott évi értékelési célok kijelölése az értékelési időszak elején, melyeket az értékelő és az értékelt együtt határoz meg súlyszámok tetszés szerinti meghatározása moduláris rendszer, amely bármely munkakörhöz igazítható évközbeni részértékelések végzése az önértékelés és az értékelő értékelése alapján meghatározott teljesítmény az értékelés eredményeként adódó teljesítményszinthez illetmény beállási szint tartozik A részletes Teljesítményértékelési rendszert lásd a mellékletben A megoldási javaslat implementálásának lépései Feladat Felelős Határidő Teljesítmény értékelési rendszer Jegyző elfogadása, hatályba léptetése Értékelők kijelölése (munkaköri leírás Jegyző ennek megfelelő pontosítása) Teljesítmény értékelési rendszer Jegyző működésével kapcsolatos információkérés a rendszer használóitól Rendszer továbbfejlesztése a Jegyző visszacsatolást követően

96 4.10 CAF rendszer Részterület neve Részterület célja Elkészítendő dokumentum címe Dokumentumot elfogadja 1. k) szervezeti szintű teljesítménymérési és értékelési eszközök bevezetése Olyan rendszeres önértékelési rendszer bevezetése, amelynek segítségével hosszútávon biztosítható a minőségi közszolgáltatások nyújtása CAF önértékelési rendszer Jegyző A CAF rendszer célja, lényege A CAF (Common Assessment Framework) a Közösségi Értékelési Keretrendszer rövidítése. A rendszer célja a Hivatal által nyújtott közszolgáltatások minőségének folyamatos fejlesztése az egész szervezetre kiterjedő rendszeres értékelések elvégzése és az eredmények feldolgozása által. Ez a pályázati részterület gyakorlatilag biztosítja, hogy a többi részterület kapcsán átvilágított tevékenység hatékony működés hosszútávon fenntartható legyen. A közszektor szervezeteinek önértékelése és fejlesztése nagyon nehéz a szervezet különböző funkcióira vonatkozó megbízható információ nélkül. A CAF arra ösztönzi a szervezeteket, hogy gyűjtsék össze és használják fel az információt, de nagyon gyakran ez az információ nem áll rendelkezésre az első önértékeléskor. Ezért a CAF-ot gyakran ún. zéró-bázisú mérésnek tekintik. Ez jelzi azokat a területeket, ahol alapvetően fontos a mérés elkezdése. Minél inkább a folyamatos fejlesztés felé halad az adminisztráció, annál inkább rendszerezettebb és progresszívebb módon gyűjti és kezeli az információt, mind külső, mind belső viszonylatban. Mivel a CAF általános eszköz, alkalmazásának az egyéni igényekhez történő igazítása javasolható, de alapelemeit kötelező megtartani: a 9 kritériumot, a 28 alkritériumot és az értékelési rendszert.

97 Jelenlegi helyzet bemutatása Szervezeti önértékelési rendszer jelenleg nem működik Üllőn Kritikus pontok megoldandó problémák A szervezet folyamatos fejlesztését szem előtt tartva szükséges egy olyan értékelési rendszer bevezetése, amely lehetővé teszi a folyamatos megalapozott szervezetfejlesztést Megoldási javaslat Javasoljuk a CAF rendszer bevezetését, melynek alkalmazása a szervezetnek megfelelő keretet nyújt az állandó fejlesztési folyamat beindításához. A CAF az alábbiakat nyújtja: bizonyítékokon alapuló értékelés, az európai országok közszféráiban széles körben elfogadott kritérium-készlet alapján; az előrehaladás és a teljesítmény kimagasló szintjei megállapításának lehetősége; az irányítás következetességének kialakítását, valamint a szervezetfejlesztéshez szükséges tennivalókra vonatkozó konszenzus elérését szolgáló eszköz; az elérni kívánt különböző eredmények és a támogató gyakorlati megoldások vagy adottságok közötti kapcsolat; a munkatársak körében a fejlesztési folyamatba történő bevonásuk révén lelkesedést kiváltó eszköz; a jó gyakorlati megoldások előmozdításának, és e megoldások szervezeten belüli különböző területek közötti, illetve más szervezetekkel történő, megosztásának lehetőségei; a különböző minőségügyi kezdeményezéseknek a hétköznapi munkafolyamatokba történő integrálásának eszköze; a haladás időbeni mérésének eszköze az időszakos önértékelések révén. A CAF fő jellemzői Az értékelési rendszer lehetővé teszi a szervezetek számára az értékelési ismereteik elmélyítését, és a fejlesztési intézkedéseikre történő nagyobb mértékű összpontosítást. A CAF modell minden egyes alkritériumának és kritériumának értékelése 4 fő célból történik: 1. A fejlesztési tevékenységek követendő irányainak jelzése; 2. Saját előrehaladásunk mérése; 3. A jó gyakorlati megoldások azonosítása, az adottságok tényezőknek és az eredményeknek odaítélt magas értékszámok jelzése alapján; 4. Olyan valós partnerek megtalálásának elősegítése, akiktől tanulni lehet.

98 Felépítés A kilenc részes felépítés azokat a fő szempontokat határozza meg, amelyeket figyelembe kell venni bármely szervezeti elemzés/átvilágítás során. Az 1-5 kritérium a szervezet adottságaival foglalkozik. Ezek határozzák meg, hogy mit tesz a szervezet, és hogyan közelíti meg feladatait a kívánt eredmény elérése érdekében. A 6-9 kritériumokban, az állampolgárok/ügyfelek, munkatársak, a társadalom és a kulcsfontosságú teljesítmény terén elért eredményeket mérjük és a belső mutatókat értékeljük. Minden egyes kritérium tovább bontható az alkritériumok listájára. A 28 alkritérium meghatározza azokat a fő kérdésköröket, amelyeket figyelembe kell venni a szervezet értékelésekor. Ezeket olyan példák illusztrálják, amelyek részletesebben magyarázzák el az alkritériumok tartalmát, és lehetséges vizsgálati területeket javasolnak ahhoz, hogy feltárjuk, a hivatal milyen módon ad választ az alkritériumokban megfogalmazott követelményekre. Az alábbiakban bemutatjuk, hogy a kilenc fő értékelési szempont mit jelent, illetve, hogy milyen al-értékelési szempontokat foglal magába. ADOTTSÁGOK Az 1-5-ig szempontok a szervezet adottságaira koncentrálnak. Ezek határozzák meg azt, hogy a szervezet mit tesz és hogyan viszonyul a feladataihoz a kívánt eredmények elérése érdekében. Az adottságokkal kapcsolatos intézkedések értékelését az adottságok értékelési táblára kell alapozni.

99 1. kritérium: Vezetés Meghatározás Egy szervezet vezetőinek magatartása elősegítheti a célok átláthatóságának és egységességének megteremtését, és olyan környezet kialakítását, amelyben a szervezet és annak emberei kiválóan teljesítenek. A vezetők irányítást adnak a szervezetnek. A vezetők dolgozzák ki a szervezet hosszú távú sikerességéhez szükséges küldetést, jövőképet és értékeket. Oly módon motiválják és támogatják a szervezeten belüli embereket, hogy szerepmodellként lépnek fel, továbbá megfelelő magatartási formákon keresztül, amelyek összhangban vannak a szervezet kinyilvánított és ki nem fejezett értékeivel. A vezetők dolgozzák ki, alkalmazzák és ellenőrzik a szervezet vezetési rendszerét, valamint felülvizsgálják a teljesítményt és az eredményeket. Ők felelnek a teljesítmény javításáért és felkészülnek a jövőre a szervezet küldetésének teljesítéséhez szükséges változtatások megszervezésével. A közszférában a vezetők alkotják a szervezet és a politikusok közötti fő határfelületet, és ellátják osztott felelősségi köreiket, továbbá felelősek a többi érdekelttel kialakított kapcsolatok kezeléséért, és az érdekeltek igényei kielégítésének biztosításáért. Kulcsfontosságú ismérvek A képviseleti demokrácia rendszerében a választott politikusok hozzák meg a stratégiai döntéseket és határozzák meg azokat a célokat, amelyeket el kívánnak érni a politika különböző területein. A közszektor szervezeteinek vezetése oly módon nyújt segítséget a politikusoknak a politikai irányelvek kidolgozásában, hogy tanácsadási szerepet tölt be az elemzés, a távlati tervek, illetve a jövőkép kidolgozása terén, és az egyes politikák végrehajtásáért és megvalósításáért is felel. Ennélfogva különbséget kell tenni a közszférán belül a politikai vezetés szerepe és a szervezeti vezetők szerepe között. A CAF inkább a közszektor szervezeteinek irányítására összpontosít, semmint a közpolitikák minőségére, ami a politikai felelősség körébe tartozik. Saját értékeik mellett az európai közszolgálati szervezetek számos közös értékkel bírnak, mint pl. a törvényesség, átláthatóság, méltányosság, sokféleség és az érdekkonfliktusok elutasítása. A vezetők ezeket az értékeket kommunikálják a szervezet minden részében, és ezeket pl. magatartási kódexekké fordíthatják le, amelyek az emberek hivatásszerű magatartását illetően adnak eligazítást. A vezetők megteremtik szervezetük számára az optimális feltételeket ahhoz, hogy az általuk szolgált, állandóan változó társadalomhoz igazodjon. Ők maguk is keresik a lehetőségeket az újításra és a korszerűsítésre. Tevékenyen integrálják az e-kormányzati megközelítéseket. A közigazgatási vezetőknek jellemző módon a rendelkezésükre bocsátott források keretein belül kell működtetni a szervezetet a hosszú és rövidtávú célok elérése érdekében. Ez néha

100 szükségessé teszi az állampolgárok, a politikusok és egyéb érdekeltek igényeinek kiegyensúlyozását. Ezért a vezetőknek világosan kell látniuk, kik az ügyfeleik, mik az igényeik, és ezeket az igényeket hogyan lehet politikai szükségszerűségekkel szemben egyensúlyba hozni, világos elkötelezettséget kell tanúsítaniuk az állampolgárok/ügyfelek iránt, valamint az egyéb érdekeltek iránt. 2. kritérium: Stratégia és tervezés Meghatározás Az a módszer, ahogyan egy szervezet hatékonyan kombinálja egymástól függő tevékenységeit, meghatározza általános teljesítményét. A szervezet világos, ügyfél-központú, a közpolitikákat/közcélokat és az egyéb érdekeltek igényeit összhangba hozó stratégián keresztül teljesíti küldetését és valósítja meg jövőképét, amit az erőforrások és a folyamatok kezelésének folyamatos fejlesztésével támogat. A stratégiát tervekké, hosszú távú célkitűzésekké és mérhető célokra fordítják le. A tervezés és a stratégia tükrözi a szervezet viszonyulását a korszerűsítéshez és az innovációhoz. Kulcsfontosságú ismérvek A stratégia és a tervezés részei a PDCA (Tervezés, Megvalósítás, Ellenőrzés, Beavatkozás) ciklusnak, ami az érdekeltek jelenre és a jövőre vonatkozó igényeiről szóló, valamint a társadalmi hatásokra és eredményekre vonatkozó információ gyűjtésével kezdődik, a tervezési folyamat segítése érdekében. Ez magában foglalja a megbízható információ felhasználását, ideértve az összes érdekelt észrevételeit, az operatív politikák, a tervezés és a stratégiai irányítás információval történő ellátása érdekében. A belső felülvizsgálati folyamatból származó visszacsatolás szintén alapvető a szervezeti teljesítmény tervezett fejlesztéseinek megvalósításához. A döntő fontosságú siker-tényezők meghatározása olyan feltételek, amelyeket teljesíteni kell a stratégiai célok eléréséhez és a hosszú távú célok kijelölése döntő szerepet játszik abban, hogy az eredmények hatékony utóellenőrzését és mérését végre lehessen hajtani. A célokat olyan módon kell megfogalmazni, hogy különbséget teszünk eredmények és társadalmi hatás között. A szervezeteknek következetesen és kritikus módon kell folyamatos ellenőrzést gyakorolniuk a stratégia és tervezés végrehajtása felett, és azokat, amikor csak szükséges, felülvizsgálni és módosítani kell.

101 3. kritérium: Munkatársak Meghatározás A szervezetet a munkatársak alkotják. Ők a szervezet legfontosabb értékei. Az a módszer, ahogyan a munkatársak egymással interakcióba lépnek és kezelik a rendelkezésre álló erőforrásokat, végső fokon eldönti a szervezet sikerességét. A tisztelet, a párbeszéd, a felhatalmazás, a biztonságos munkavégzés és egészséges munkakörnyezet biztosítása alapvetően fontos ahhoz, hogy biztosítsuk az emberek elkötelezettségét és részvételét a szervezet előrehaladásában a kiválóság útján. A szervezet kezeli, fejleszti és mozgósítja munkatársainak kompetenciáit és teljes munkapotenciálját az egyéni és az egész szervezetet átfogó szinteken annak érdekében, hogy támogassa saját stratégiáját és tervezését, valamint folyamatainak hatékony működtetését. Kulcsfontosságú ismérvek A 3. kritérium azt értékeli, hogy a szervezet összehangolja-e stratégiai célkitűzéseit emberi erőforrásaival, hogy azokat (az emberi erőforrásokat) úgy határozza meg, fejlessze és gondoskodjon róluk, hogy optimális mértékű kihasználtságot és sikert érjen el. Mérlegelni kell az emberi erőforrás-kezelés hatókörének szélesítését mind a szervezet, mind pedig a szervezet munkatársainak hasznára. Az embereket segíteni kell abban, hogy elérjék teljes munkapotenciáljukat. A munkatársak jó közérzetéről történő gondoskodás az emberi erőforrás-kezelés fontos vetülete. Amikor a szervezetek kereteket alkotnak, hogy lehetővé tegyék alkalmazottaik számára a kompetenciáik folyamatos fejlesztését, hogy nagyobb mértékű felelősséget vállaljanak magukra és legyenek kezdeményezőbbek, a munkatársak hozzájárulnak a munkahely fejlesztéséhez. Ezt oly módon lehet véghez vinni, hogy gondoskodunk arról, hogy az emberek saját teljesítmény-céljaikat a szervezet stratégiai célkitűzéseivel társítják és oly módon is, ha bevonjuk őket a munkaerő-utánpótlással, a képzéssel és a munkatársak jutalmazásával kapcsolatos politikák megalkotásába. Végezetül a 3. kritérium rávilágít a vezetőknek és munkatársaknak arra a képességére, hogy a szervezet fejlesztése érdekében tevékenyen együttműködjenek, lerombolva a szervezeti egységek/munkatársak funkció/hierarchia szerinti elkülönülését párbeszéd kialakításával, teret adva az alkotó képességeknek, az innovációnak és a teljesítmény javítására irányuló javaslatoknak. Ez egyúttal segíti a munkatársi elégedettség növelését is. A munkatársakra vonatkozó politikák megfelelő végrehajtása nem csak a humánpolitika dolga, de a szervezet valamennyi olyan vezetőjétől, függ, akik kinyilvánítják, hogy törődnek a munkatársakkal kapcsolatos kérdésekkel és tevékeny módon támogatják a nyílt kommunikáció és az átláthatóság kultúráját. A szervezetek a saját teljesítményük értékelése során figyelembe vehetnek bármely, az országos személyzeti politikából, illetménypolitikából, stb. fakadó korlátozást, és kimutathatják, hogy e korlátozások keretei között milyen módon próbálják optimalizálni a saját munkatársaik munkapotenciálját. Értékelés az adottságok táblázat felhasználásával.

102 4. kritérium: Együttműködés és erőforrások Meghatározás Az a módszer, ahogyan a szervezet tervezi és kezeli kulcsfontosságú partneri kapcsolatait különösen az állampolgárokkal/ügyfelekkel annak érdekében, hogy támogassa saját stratégiáját és folyamatainak hatékony működtetését. Ebben az értelemben az együttműködés a szervezet megfelelő működésének fontos erőforrása. A partneri kapcsolatok mellett a szervezeteknek szükségük van a hagyományosabb forrásokra pl. pénzügyi, technológiai, létesítmény-forrásokra hogy biztosítsák hatékony működésüket. Ezeket a szervezet stratégiájának és legfontosabb folyamatainak támogatása érdekében használják fel és fejlesztik, hogy a leghatékonyabb módon valósítsák meg a szervezet céljait. Ha átlátható módon mutatják be, a szervezetek biztosíthatják az állampolgárok/ügyfelek irányában a rendelkezésre álló erőforrások törvényes felhasználására vonatkozó elszámoltathatóságot. Kulcsfontosságú ismérvek Az egyre komplexebbé váló, állandóan változó társadalmunkban a közszektor szervezeteivel szemben követelmény, hogy megfelelően kezeljék a többi, mind a köz-, mind a magánszférához tartózó szervezettel kialakított kapcsolataikat a saját stratégiai célkitűzéseik megvalósítása érdekében. E komplexitás másik következménye az állampolgárok/ügyfelek által kulcsfontosságú partnerekként betöltött, egyre aktívabb szerep iránti igény. Az állampolgár/ügyfél kifejezés az állampolgár változó, érdekelti és szolgáltatás-felhasználói szerepére utal. Ebben a kritériumban a CAF az állampolgárok közügyekbe történő bevonására összpontosít, továbbá a közpolitikák kidolgozására és az állampolgári igényekkel és elvárásokkal szembeni nyitottságra. A közszektor szervezetei gyakran korlátozások és kényszerítő tényezők alá esnek, a magánszférában rendes körülmények között jelentkező korlátozások és kényszerek nagyságát meghaladó mértékben. A közszektor szervezeteinek kiegészítő pénzügyi források generálására vonatkozó képessége korlátozott lehet, csakúgy, mint a saját pénzügyi forrásainak az általuk nyújtani kívánt szolgáltatásokra történő kiutalása, átcsoportosítása terén meglévő cselekvési szabadságuk. Ennélfogva döntő fontosságú, hogy mérjék az általuk kötelezően nyújtott szolgáltatások hatásosságát és hatékonyságát. A teljes körű pénzügyi gazdálkodás, a belső kontroll és a számviteli rendszerek képezik a stabil költségelszámolás alapját. Noha a közszektor szervezetei gyakran kevés beleszólással rendelkeznek a forráselosztás terén, a szervezetek képességének demonstrálása a több és jobb minőségű szolgáltatás nyújtására, kevesebb költség mellett megteremti a lehetőséget arra, hogy több innovatív szolgáltatást vagy terméket gyorsabban vezessenek be. Fontos meghatározni a szervezet ismeret- és információszükségletét, és ezeknek be kell kapcsolódniuk a stratégiai és tervezési folyamatok felülvizsgálataiba. A szervezetnek biztosítania kell, hogy a megfelelő ismeretek és információ kellő időben és könnyen hozzáférhető formátumokban álljanak rendelkezésre, hogy a munkatársak képesek legyenek munkájukat hatékonyan elvégezni. A szervezetnek azt is biztosítania kell, hogy a döntően fontos információt és ismereteket megosztja a kulcsfontosságú partnerekkel és egyéb érdekeltekkel, azok igényei szerint.

103 5. kritérium: Folyamatok Meghatározás Az a módszer, ahogyan a szervezet azonosítja, kezeli, javítja és fejleszti kulcsfontosságú folyamatait a szervezeti stratégia és tervezés támogatása érdekében. Az innováció és a szervezettel kapcsolatba lépő állampolgárok/ügyfelek számára egyre nagyobb érték létrehozásának szükségessége a két fő hajtóerő a folyamatok fejlesztése terén. Kulcsfontosságú ismérvek Minden egyes jól teljesítő szervezetet számos folyamat működtet, minden egyes folyamat egy sor egymást követő tevékenységből áll, amelyek a forrásokat (inputokat) eredményekké (outputokká) és társadalmi hatásokká alakítják át, ezáltal értéket teremtve. Ezek a folyamatok különböző természetűek lehetnek. Az alapfolyamatok döntő fontossággal bírnak a szolgáltatások nyújtása szempontjából. A vezetési folyamatok irányítják a szervezetet, a támogató folyamatok pedig a szükséges forrásokat nyújtják. Ezek közül csak a legfontosabbak, az ún. kulcsfolyamatok képezik a CAF értékelés tárgyát. A kulcsfolyamatok azonosításának, értékelésének és javításának döntő eleme az, hogy mennyire hatékony módon járulnak hozzá a szervezet küldetésének végrehajtásához. Az állampolgárok/ügyfelek bevonása a folyamat-irányítás különböző stádiumaiba, valamint elvárásaik figyelembe vétele hozzájárul a folyamatok általános minőségéhez és megbízhatóságához. A közszektorbeli szervezetek folyamatainak természete nagymértékben eltérő lehet, a viszonylag elvont tevékenységektől, mint pl. az egyes politikák kidolgozásának támogatása vagy a gazdasági tevékenységek szabályozása, a nagyon is konkrét szolgáltatás-nyújtási tevékenységekig. Valamennyi esetben a szervezetnek szüksége van arra, hogy képes legyen azonosítani a kulcsfolyamatokat, amelyeket azért hajt végre, hogy nyújtsa a tőle elvárt eredményeket és társadalmi hatásokat, figyelembe véve az állampolgárok/ügyfelek, más érdekeltek elvárásait. Az állampolgárok/ügyfelek szerepe 3 szinten jelenhet meg: 1) állampolgárok/ügyfelek képviselői, egyesületek vagy állampolgári ad hoc testületek a szervezet szolgáltatásainak kialakításában, 2) együttműködés az állampolgárokkal/ügyfelekkel a szolgáltatások kivitelezésében, 3) az állampolgárok/ügyfelek felhatalmazása a szolgáltatások megvalósítása terén. A funkciókon átnyúló folyamatok a közigazgatásban megszokottak. Rendkívül fontos az ilyen folyamatok irányításának sikeres integrálása, mert ettől az integrációtól nagymértékben függ a folyamatok hatásossága és hatékonysága. E célra a szervezeti integráció jól kikísérletezett formáit kell követni, mint pl. a funkciókon átnyúló folyamatirányító csoportok létrehozása, projektvezetők kijelölésével. A közigazgatási folyamatok példái a következők: - a szervezet küldetésével kapcsolatos alapszolgáltatás nyújtása - ügyfélszolgálat biztosítása

104 - törvényalkotási politika megfogalmazása és alkalmazása - döntéshozatali folyamatok - költségvetés-tervezés és tervezés - emberi erőforrás-gazdálkodási folyamatok. A támogató szervezeti egységek esetében a kulcsfolyamatok a szervezet támogatásával összefüggő funkcióikhoz kapcsolódnak; a szervezet felelős az alaptevékenység ellátásáért. Alapvető fontosságú, hogy a folyamatokat rendszeresen felülvizsgálják, mert az innováció és az új technológiai megoldások egyre gyorsabb ütemben jelennek meg. A lehetséges javítás által nyújtott előnyök kihasználása érdekében a közigazgatás szervezeteinek biztosítaniuk kell az összes érdekelttől a szolgáltatások bővítésére vonatkozó visszacsatolás fogadására szolgáló mechanizmusok meglétét. EREDMÉNYEK A 6. kritériumtól kezdve az értékelés fókusza az adottságokról az eredményekre tevődik át. Az eredmény-kritériumok esetében azt mérjük, hogy: mit gondolnak rólunk a munkatársaink, az állampolgárok/ügyfelek és a társadalom. Belső teljesítménymutatókkal is rendelkezünk, amelyek megmutatják, mennyire jól teljesítünk az általunk magunk elé tűzött célok a társadalmi hatások elérése - terén. Az eredmények értékelése más válasz-készletet követel meg, ezért innentől kezdve a válaszok az eredmény-értékelő táblázaton alapulnak. 6. kritérium: Állampolgár/ügyfél-központú eredmények Meghatározás Azok az eredmények, amelyeket a szervezet elér az állampolgárok/ügyfelek a szervezettel és a szervezet által nyújtott termékekkel és szolgáltatásokkal való elégedettsége terén. Kulcsfontosságú ismérvek A közszektorbeli szervezetek komplex kapcsolatban állhatnak a társadalommal. Egyes esetekben ez ügyfél-kapcsolatként jellemezhető, különösen, amikor a közszektorbeli szervezetek közvetlen szolgáltatásokat nyújtanak, más esetekben állampolgár-kapcsolatként írható le, ahol a szervezet részt vesz annak a környezetnek a meghatározásában és kikényszerítésében, amelyben a gazdasági és társadalmi élet zajlik. Mivel a két eset világosan nem választható el egymástól, ezt a komplex kapcsolatot állampolgár/ügyfél kapcsolatként írjuk le. Az állampolgárok/ügyfelek a közszektorbeli szervezetek által nyújtott tevékenységek, termékek és szolgáltatások címzettjei vagy kedvezményezettjei. Az állampolgárok/ügyfelek körét meg kell határozni, de nem szükségszerűen kell őket csupán a nyújtott szolgáltatások elsődleges felhasználóinak kategóriájára szűkíteni.

105 A közigazgatási szervezetek a helyi és/vagy központi kormányzati politika szerint nyújtanak szolgáltatásokat, és a politikai érdekeltek előtt elszámoltathatóak teljesítményükért. A jogszabályi kötelezettségekkel összevetett teljesítményt a szervezeti eredmények alatt tárgyaljuk (9. kritérium). A közpolitikákat országos, regionális és helyi kormányzatok határozzák meg. Az állampolgári/ügyfél- elégedettségre vonatkozó mérések rendszerint olyan területekre terjednek ki, amelyeket ügyfélcsoportok fontosnak határoztak meg, és annak megállapítására irányulnak, hogy a szervezet milyen területeken képes javítani saját szolgáltatását. Mindenféle közigazgatási szervezet számára fontos, hogy közvetlenül mérje a szervezet arculatával, a nyújtott termékekkel és szolgáltatásokkal, a nyitottságával kapcsolatosan az állampolgáraik/ügyfeleik elégedettségét, valamint bevonásuk mértékét. A szervezetek jellemző módon az állampolgár/ügyfél kérdőíveket vagy felméréseket használják az elégedettség szintjének rögzítésére, de egyéb kiegészítő eszközöket is alkalmazhatnak, pl. fókusz-csoportokat. Összegyűjtött információ lehet például a termékekre és szolgáltatásokra, a szervezet arculatára, a munkatársak udvariasságára, segítőkészségére, barátságosságára vonatkozó adatok. 7. kritérium: A munkatársakkal kapcsolatos eredmények Meghatározás Azok az eredmények, amelyeket a szervezet a munkatársai kompetenciája, motivációja, elégedettsége és teljesítménye terén ér el. Kulcsfontosságú ismérvek Ez a kritérium a szervezeten belüli összes munkatárs elégedettségét célozza meg. A szervezetek jellemzően munkatársakkal kapcsolatos felméréseket használnak az elégedettségi szintek rögzítésére, de egyéb kiegészítő eszközöket is alkalmazhatnak, mint pl. a fókuszcsoport, elbeszélgetést a jogviszony megszűnésekor, egyéni értékeléseket. A munkatársak teljesítményét és a képességeik szintjét is vizsgálhatják. Néha külső kényszerítő körülmények korlátozhatják a szervezet szabadságát ezen a területen. A kényszerítő körülményeket és azok kezelését egyértelműen be kell mutatni. Mindenféle közszektorbeli szervezet számára fontos, hogy közvetlenül rögzítsék a munkatársak eredményeit az alkalmazottak körében a szervezetről kialakított kép, a szervezet küldetése, a munkakörnyezet, a szervezet vezetése és menedzsment rendszerei, a karrierfejlődés, az egyéni képességek fejlesztése és a szervezet által nyújtott termékek és szolgáltatások tekintetében. A szervezeteknek egy sor belső, a munkatársakkal kapcsolatos teljesítmény-indikátorral kell rendelkezniük, amelyeken keresztül mérhetik azokat az eredményeket, amelyeket a munkatársak általános elégedettsége, a teljesítményük, a

106 képességeik fejlesztése, motivációjuk és a szervezeten belüli bevonásuk mértéke terén meghatározott célok és elvárások tekintetében ért el.

107 8. Kritérium: Társadalmi környezetre gyakorolt hatássokkal kapcsolatos eredmények Meghatározás Azok az eredmények, amelyeket a szervezet a helyi, országos és nemzetközi közösség várakozásainak és igényeinek kielégítésében elér. Ez magában foglalhatja a szervezetről kialakított képet az életminőségről, a környezet és globális erőforrások megőrzéséről, valamint a szervezet saját belső hatékonyság méréséről, továbbá a szervezet hozzájárulását e társadalmi célkitűzések teljesüléséhez. Kulcsfontosságú ismérvek A közszféra szervezetei hatással vannak a társadalomra, elsődleges szolgáltatásaik, vagy törvényi felhatalmazásuk természetéből adódóan, és ezen alaptevékenységek eredményei hatással vannak a közvetlen és a közvetett kedvezményezettekre. A kedvezményezettekre gyakorolt azonnali hatások ilyen elemzéseit az állampolgár/ügyfél elégedettség és az alapvető teljesítménycélokkal kapcsolatos eredmény kritériumokban kell megjeleníteni A 8. kritérium méri a társadalomra gyakorolt szándékolt vagy nem szándékos hatásokat, tehát a szervezet politikájának globális hatásait elsődleges feladatain/törvényi felhatalmazásán, vagy alaptevékenységén túl. E tekintetben az elemzés figyelembe veszi a kitűzött célokból eredő hatásokat, csakúgy, mint a nem szándékolt következményeket és mellékhatásokat, amelyek pozitív és/vagy negatív hatással lehetnek a társadalomra. A mérések tartalmazzák mind a minőségi, mind a mennyiségi mutatókat. Kapcsolatosak lehetnek - a gazdasági hatással - társadalmi dimenzióval (például fogyatékkal élő emberek) - az életminőséggel - a környezetre gyakorolt hatással - a demokrácia minőségével. 9. Kritérium: Az alapvető teljesítménycélokkal kapcsolatos eredmények. Meghatározás Azok az eredmények, amelyeket a szervezet elér a különböző érdekeltek igényeivel és elvárásaival kapcsolatos stratégiájának és tervezésének tekintetében (külső eredmények); valamint azok az eredmények, amelyeket a szervezet vezetésével és fejlesztésével kapcsolatban elért (belső eredmények). Kulcsfontosságú ismérvek A kulcsfontosságú teljesítmény eredmények vonatkoznak mindenre, amit a szervezet alapvető fontosságú, mérhető eredményként fogalmazott meg a szervezet rövid és hosszabb távú sikere

108 érdekében. Ezek az eredmények képviselik a célok és célkitűzések eléréséhez szükséges politikákat és folyamatokat, a specifikus célokat, amelyek lehetnek politikailag meghatározottak is. A kulcsfontosságú teljesítmény eredményeket a következőképpen csoportosíthatjuk: 1. Külső eredmények: a politikák és szolgáltatások/termékek hatékonyságának mérése a közvetlen kedvezményezettek tekintetében: a szervezet alaptevékenységei céljainak megvalósítása, az eredmények szolgáltatások és termékek, valamint a hatások - a külső érdekeltekre nézve (hatásosság). 2. Belső eredmények: a szervezet belső működésének mérése: vezetése, fejlesztése és pénzügyi teljesítménye (hatékonyság és gazdaságosság). Ezek a mérések a szervezetben valószínűleg szorosan kapcsolódnak a stratégia és tervezés az együttműködés és erőforrások, valamint a folyamatok kritériumokhoz. CAF rendszer folyamata

109 1. szakasz: CAF rendszer bevezetése Döntés az önértékelési rendszer beveztéséről Az önértékelés körének és módszerének meghatározása ÁROP Hatékonyságjavító tanulmány CAF fejezete Projektvezető kinevezése Szabályzatba foglalás Önértékelés kommunikációja 2. szakasz: az önértékelés folyamata Önértékelési csoportok létrehozása (csoportok számának, összetételének, moderátorok meghatározása) Képzés a rendszer működésével kapcsolatban Egyéni értékelés elvégzése (CAF teszt kitöltése az önértékelésbe bevontak által) Konszenzusos csoportos értékelés elvégzése (CAF teszt kitöltése az önértékelésbe bevontak által) Összesített értékelés Értékelés eredményét bemutató jelentés 3. szakasz: intézkedési terv és prioritások felállítása Intézkedési terv megfogalmazása az eredmények alapján Intézkedési terv integrálása a stratégiai tervezési folyamatba Intézkedési terv lépéseihez felelősök kijelölése, a végrehajtás monitorozásának meghatározása A következő önellenőrzés megtervezése 1. Szakasz a CAF bevezetése

110 1. Lépés: Döntés az önértékelés rendszer bevezetéséről - Az önértékelés körének és módszerének meghatározása (jelen tanulmányban kerül megfogalmazásra) - A projektvezető kinevezése 2. Lépés: Az önértékelési projekt kommunikációja - A személyi állomány önértékelésben való részvételének ösztönzése 2. Szakasz az önértékelési folyamat 3. Lépés: Egy vagy több önértékelési csoport létrehozása - Döntés az önértékelési csoportok számáról - Adott kritériumok figyelembevételével egy, az egész szervezetre nézve minden szempontból reprezentatív önértékelési csoport kialakítása. - A csoport(ok) moderátorainak kiválasztása - Annak eldöntése, hogy a felsővezető tagja legyen-e a csoportnak 4. Lépés A képzés megszervezése - A vezetés tájékoztatása és képzése - Az önértékelési csoport tájékoztatása és képzése - A projektvezető elérhetővé tesz egy listát valamennyi lényeges dokumentumról. - A kulcsfontosságú érdekeltek, nyújtott szolgáltatások és termékek, valamint a kulcsfontosságú folyamatok feltárása. 5. Lépés Az önértékelés - Egyéni értékelés megkezdése - Konszenzusos csoportos értékelés megkezdése - Értékelés 6. Lépés Az önértékelés eredményeit bemutató jelentés elkészítése 3. Szakasz intézkedési terv / prioritások felállítása 7. Lépés Egy, az elfogadott önértékelési jelentésen alapuló intézkedési terv megszerkesztése - A fejlesztési intézkedések prioritásának felállítása - Az intézkedések megkülönböztetése megfelelő ütemterv szerint - Az intézkedési terv integrálása a rendes stratégiai tervezési folyamatba 8. Lépés Az intézkedési terv kommunikációja 9. Lépés Az intézkedési terv alkalmazása

111 - Egy következetes monitoring és értékelési módszer meghatározása a fejlesztési intézkedésekhez, amely a Tervezés - Megvalósítás - Ellenőrzés Beavatkozás (PDCA) cikluson alapul. - Felelős kinevezése valamennyi lépéshez - A megfelelő menedzsment folyamatok állandó jellegű alkalmazása 10. Lépés A következő önértékelés megtervezése - A fejlesztési intézkedések értékelése egy új önértékelés segítségével CAF eszköz A szervezeti önértékelés kérdőív kitöltéssel és annak feldolgozásával történik. Egy ilyen lehetséges kérdőívet jelen tanulmány mellékleteként csatolunk példaként, a rendszer könnyebb megértése érdekében. Egyébként javasoljuk a linken keresztül elérhető ingyenes CAF program használatát. A központi rendszer használatának a következő előnyei vannak: egy olyan adatbázis áll mögötte, ami reprezentatív mintán keresztül képes a különböző szervezetek összehasonlítására (benchmark), ami az egyik lényegi eleme a szervezeti önértékelésnek online elvégezhető a kérdőív kitöltés, illetve az értékelést maga a rendszer elvégzi, sokkal hatékonyabb, nyomonkövethetőbb a szervezet szempontjából ingyenesen használható hozzájárulás más hasonló szervezetek szervezetfejlesztéséhez az adatbázis információk gyarapítása által A központi rendszer használatának hátránya: nincs mód a kérdőív testre szabására, azonban a kérdőívet kitöltők felkészítése során tisztázhatóak az esetlegesen nehezen értelmezhető pontok, meg lehet állapodni egy egységes, és a szervezet szempontjából is értékelhető értelmezésben.

112 CAF végeredmény, következtetések levonása, intézkedési terv A CAF értékelés végeredményeként intézkedési terv megfogalmazása történik. Az intézkedési terv átlátható kezelése érdekében a következő táblázat használatát javasoljuk. Intézkedési tábla Intézkedési program 1. (pl. vezetés) 1.1 intézkedés az intézkedés leírása Vezető: Intézkedés-vezető: Az intézkedés végrehajtásában résztvevők: A felelős, a felső/közép vezetői szint; akit felhasználónak tekinthetünk. Az a személy / szolgálat, amelyet megbíztak az intézkedéssel. Azok, akik a tevékenység megvalósításán dolgoznak; lehetnek szervezeten belüli és/vagy kívüli munkatársak. Kapcsolattartó: Terület Érdekeltek Az önértékelésben meghatározott erősségek Környezet kontextus és fejlesztendő területek Kiaknázandó alternatív lehetőségek Korlátok Emberi erőforrás (ember/nap) Költségvetés Kézbesítendő (átadás/szolgáltatás ideje) Kezdési időpont Határidő

113 Implementálás javasolt lépései Feladat Felelős Határidő Döntés a szervezeti önértékelési rendszer Jegyző február bevezetéséről és módszeréről (saját fejlesztésű rendszer, vagy az ingyenes program használata) CAF projektvezető kinevezése Jegyző március Az önértékelés kommunikációja Jegyző+kinevezett április projektvezető Önértékelési csoportok létrehozása, CAF projektvezető május felkészítésük a rendszer használatára 1. szervezeti önértékelés lebonylítása CAF projektvezető szeptember (kérdőívek kitöltése+feldolgozása) Intézkedési terv megfogalmazása (annak Jegyző + CAF november figyelembe vétele a következő stratégiaalkotás projektvezető során) Felkészülés a következő szervezeti CAF projektvezető december önértékelésre

114 4.11 Stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása Részterület neve Részterület célja Dokumentumot elfogadja stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása a stratégia lebontása és ütemezése a feladatok szintjéig, valamint ezen feladatoknak az éves költségvetése történő beépítésének biztosítása Képviselő-testület Stratégiai tervezési eljárásrend célja Komplex eljárásrend kialakítása, amely az önkormányzat részére a törvényi szabályozással összhangban, de annál részletesebben határozza meg a költségvetési stratégiai tervezési feladatokat olyan módon, hogy a stratégia lebontható és ütemezhető legyen a feladatok szintjéig. A dokumentum célja, hogy a stratégiai tervezés, mint a költségvetési tervezési eljárásrend 1. része biztosítsa a szakpolitikai tervek összehangolását, az információáramlást az éves költségvetési tervezés folyamatában. Ennek eredményeként az önkormányzat éves költségvetési javaslatában megfelelő súllyal és részletezettséggel mutathatók be az önkormányzati kötelező és önként vállalt feladatok, a feladatellátás finanszírozhatósága. A helyzetértékelés összefoglalása A költségvetési stratégiaalkotást az önkormányzatok számára a helyi önkormányzatokról évi LXV. törvény a Gazdasági program vagy más elnevezéssel a Ciklusprogram elkészítésére vonatkozó kötelezettséggel határozta meg. A stratégiai menedzsment erősítése részterület akciótervében részletesen meghatároztuk a stratégia készítés módszereit és folyamatát. Most arra utalunk, hogy a költségvetési stratégia a Gazdasági program folyamatos aktualizálását is jelenti az értékelés, visszacsatolás és monitoring eszközökkel. Különösen fontos feladat ez a közelmúlt és várhatóan a következő évek változó gazdaságitársadalmi környezetében, ahol: az önkormányzati rendszerben az állami és önkormányzati munkamegosztás felülvizsgálata elodázhatatlan a közigazgatási reformfolyamatban az e-közigazgatás, mint a XXI. század szolgáló közigazgatás követelménnyé válik

115 a költségvetési szabályozórendszer változásai folyamatos kiigazítást igényelnek a finanszírozási elképzelésekben is Szükséges megismerni az önkormányzat tartós kötelezettségvállalásait jelentő döntéseit, amelyek az önkormányzati feladatellátásra, a pénzügyi finanszírozásra jelentenek elkötelezettségeket, ugyanis e döntések folyamatosan karbantartva jelennek meg a költségvetési stratégiai tervben. A stratégiai terv ugyanis csak elfogadott és teljesíthető finanszírozási tervvel együtt képes betölteni kulcsszerepét. Ebben a tartalomban tehát a költségvetési stratégiai terv a Gazdasági program és az éves Költségvetési koncepció között helyezkedik el. A stratégiák ugyanis magukba foglalják a Ciklusprogram alapján készült ágazati-szakmai programokat, melyek már tervezhetőség szintjéig bontják le a szakmai terveket. Ilyen ismert programok, koncepciók lehetnek például: integrált városfejlesztési stratégia beruházás-fejlesztési koncepció középtávú közoktatási program sport- és ifjúsági program környezetvédelmi program Javasolt, hogy a költségvetési stratégia az alábbi területeket értékelje, meghatározva a célokat és elképzeléseket, valamint a hozzájuk rendelhető költségvetési és egyéb forrásokat: - Önkormányzat, igazgatás, költségvetés; - Közszolgáltatások (szemétszállítás, víz és csatorna szolgáltatás, tömegközlekedés); - Oktatás-nevelés; - Egészségügy, megváltozott munkaképességűek, fogyatékkal élők; - Településfejlesztés, városarculat, nagyberuházások, EU-projektek; - Szociálpolitika, családok támogatása - Munkahelyteremtés, foglalkoztatottság; - Helyi gazdaság, befektetés-ösztönzés; - Kommunális feladatok (benne: utak, közművek, közlekedés stb); - Lakáshelyzet, bérlakásépítések, panelprogram, lakótelepek környezete; - Villamosenergia-ellátás, gázszolgáltatás, távfűtés; - Adópolitika, hatósági árak; - Kultúra, művészetek, közgyűjtemények; - Sport; - Civil kapcsolatok, egyházak, kisebbségek; - Nemzetközi kapcsolatok, katasztrófavédelem, honvédelem, közbiztonság; - Turizmus, idegenforgalom; - Környezetvédelem. Fenti szakmai területek, önkormányzati szakpolitikai prioritások költségvetési stratégiában történő érvényesítése rendjéről a következő részben szólunk.

116 Lényeges kérdés továbbiakban a hogyan kérdésre adandó válasz is, azaz milyen költségvetési tervezési technikával kerüljön sor az ágazati szakmapolitikai elképzelések alapján a konkrét pénzügyi tervek elkészítésére. Az államháztartásban jelenleg ismert hat féle eljárási technikából leginkább ismert és elfogadott a bázis alapú tervezés, mely megfelelő a rendszeresen tervezhető bevételek és kiadások vonatkozásában. Néhány évenként javasolható a bázistervezést az ún. nulla bázisú tervezéssel aktualizálni, mivel a bevételek alultervezésére és a kiadások túltervezésére irányuló hajlam a költségvetési intézmények sajátossága. Erről a következő részterületnél részletesebben szólunk. Az európai uniós támogatások pályázatai azonban már megkövetelik a programtervezést, ha valóban eredményesen szeretnének az önkormányzatok pályázni. A Helyzetértékelő Tanulmányban már szemléltettük hogyan kapcsolódik a tervezés és végrehajtás monitorozás egymáshoz, mely a költséghatékonyság egyik fontos kulcsa.

117 A kritikus pontok, megoldandó problémák azonosítása A vezetői interjúk és a Pénzügyi Iroda vezetőjével valamint ügyintézőjével folytatott megbeszélések alapján az a véleményünk, hogy a stratégiai tervezés eszközrendszerében az éves költségvetési tervezésnek van hangsúlyozott szerepe. Érthető ez a jelenlegi önkormányzati forrásszabályozási rendszerben, illetve a már rendszeressé váló normatíva változtatások miatt. A stratégia alkotás jelentőségét a költségvetési tervezésben ismételten hangsúlyoznunk kell, mivel a városüzemeltetési, szolgáltatási és településfejlesztési reális elképzelések hiánya csak a túlélésre történő berendezkedést eredményezné. Az egyértelműen megállapítható, hogy az önkormányzati vezetők képesek stratégiai szemléletben gondolkodni, az elmúlt évek feladatátszervezései, pályázati területei ezt jól szemléltetik. Megítélésünk szerint a Gazdasági programot a ciklus alatt is gondozni szükséges, s amennyiben a gazdasági-társadalmi környezet változása megkívánja, aktualizálni kell. Tény azonban, hogy az önkormányzati ciklus utolsó évében ennek időszerűsége vitatható. Célunk volt az interjúk során, hogy megismerjük a jelenleg alkalmazott elméleti és gyakorlati tervezési módszereket, valamint hogy rendelkeznek-e költségvetési tervezési programmal, integrált pénzügyi rendszerrel illetve azt milyen mértékben képesek használni. Megítélésünk szerint jelentősen javítaná a tervezés színvonalát, továbbá segítené a vezetői információs igények teljesítését, ha a jelenlegi kézi, esetleg excel táblázatban készülő tervek helyett beszerzésre kerülne egy integrált pénzügyi program. E rendszerben egységes szemléletben, hálózati kapcsolatban, megfelelő felhasználói jogosultságok beállításával és használatával teljesíteni lehet: a tervezés, előirányzat nyilvántartás és módosítás feladatait a költségvetés végrehajtása (kötelezettségvállalás nyilvántartás, előirányzat felhasználás, főkönyvi és analitikus könyvelés, pénzforgalom lebonyolítás) funkciókat az államháztartási információs kötelezettségeket (pénzforgalmi és mérlegjelentések) a helyi központosított közbeszerzés keretfelhasználását kiskincstári feladatokat. A tervezési módszerek közül döntően a hagyományos bázisszemléletű tervezést alkalmazzák. Emellett a közoktatási feladatok, intézmények költségvetéseinek tervezésére már használják a feladatalapú tervezést, amelynek első igazi összehasonlítható tervezési éve a évi költségvetési tervezés időszaka lesz.

118 Megoldási javaslatok A jövő évi költségvetési koncepció készítése során javasoljuk, hogy a fejlesztési elképzelések koncepcionális szinten akár külön Beruházás és/vagy Szolgáltatásfejlesztési Program néven készüljenek el. Egyidejűleg tartalmilag aktualizálásra kerülhet a Gazdasági program is. Javasoljuk, hogy már a költségvetési koncepcióban kerüljenek bemutatásra az önkormányzat éven túli és folyamatos kötelezettségvállalásai, az európai uniós pályázati projektek megvalósításának pénzügyi adatai. A feladatalapú költségvetési tervezési technika alkalmazási területeinek bővítésével el lehet érni, hogy a ténylegesen ellátandó kötelező és önként vállalt feladatok valódi költségei jelennek meg a tervezés során, bár kétségtelenül költségvetési hiányt növelő hatása lehet a feladatalapú tervezésnek. Szakmailag mindenképpen javasolható, hogy még a tipikusan bázisalapú tervezést alkalmazandó költségvetési tervezésben is érdemes néhány évente (4-5 év) egy valódi nulla bázisú tervezést beiktatni, mely a feladatellátás aktuálisan indokolt valódi költségvetési szükségletre hívja fel a döntéshozók figyelmét. A megoldási javaslat implementálásának lépései Feladat Felelős Határidő Beruházás és/vagy szolgáltatás fejlesztési Program megfogalmazása a költségvetési koncepcióval egyidejűleg (új ciklusban) tartós önkormányzati kötelezettségvállalások kimutatása a költségvetési koncepcióban polgármester képviselő-testület polgármester következő évi költségvetési koncepció következő évi költségvetési koncepció Integrált pénzügyi program alkalmazása polgármester jegyző költségvetési év Feladatalapú tervezés bővítési lehetősége a költségvetés során polgármester január 15.

119 4.12 Kapcsolat kialakítása az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés között Részterület neve tartalmi és eljárási kapcsolat kialakítása az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés előkészítése és elfogadása között Részterület célja Dokumentumot elfogadja a költségvetési stratégia feladatok szintjéig történő lebontása és ütemezése, amely során a szakpolitika és a pénzügyi célok egyenrangú érvényesülése biztosított Képviselő-testület Stratégiai tervezés eljárásrend célja: komplex eljárásrend kialakítása, amely már részletesen határozza meg a költségvetési stratégiai tervezési feladatokat olyan módon, hogy a stratégia lebontható és ütemezhető legyen a feladatok szintjéig, amely során a szakpolitika és a pénzügyi célok egyenrangú érvényesítése megvalósulhat. A dokumentum célja, hogy a stratégiai tervezés, mint a költségvetési tervezési eljárásrend 2. része, biztosítsa a szakpolitikai tervek megfelelő súllyal történő érvényesülését, az információ áramlását az éves költségvetési tervezés folyamatában. Ennek eredményeként az önkormányzat éves költségvetési javaslatában megfelelő hangsúllyal és részletezettséggel mutathatók be az önkormányzati kötelező és önként vállalt feladatok, a feladatellátás finanszírozhatósága. A helyzetértékelés összefoglalása A költségvetési tervezési stratégia alkotás eddig vázolt folyamata is egyértelműen jelzi, hogy maga a tervezés egy részletesen szabályozott jogi környezetben, a képviselő-testület által elfogadott programok, koncepciók alapján egy szerteágazó résztvevői körben történik. A tervezés szereplőinek feladatai, érdekérvényesítési lehetőségei és képességei tovább szűkítik azt a mozgásteret, amelyben az információáramlás zajlik. Mivel az éves költségvetés már pénzügyi terv, gyakran előfordulhat, hogy a szakpolitikai prioritások áldozatul esnek a költségvetési egyensúly alapvető elvének és érdekének. A vezetői interjúk alapján feltártuk a jelenlegi szakmai tervezési folyamatokat, az információ áramlás útját, az előkészítő, véleményezési és egyeztetési fórumok működtetési gyakorlatát.

120 Kritikus pontok, megoldandó problémák azonosítása 1) Megismerve a Polgármesteri Hivatal szervezeti struktúráját fontosnak tartjuk, hogy a szervezeten belül konkrét személyi felelősökhöz legyen köthető a legfontosabb ágazati-szakmai szervezetekkel (önkormányzati intézmények, társulások, önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságok, kisebbségi önkormányzatok) való kapcsolattartás, szakmai kontroll. Ezzel elkerülhető a fiskális szemlélet túlsúlyossá válása, megmarad az egyensúly az önkormányzati feladatellátás és a finanszírozhatóság között. A belső munkamegosztási és kommunikációs eljárásrendről szóló részterületben olyan munkamegosztási mintát javasolunk, amely részletesebben határozza meg a szervezeti egységek feladatait. Ennek lényegesebb eleme, hogy a városüzemeltetés és fejlesztés feladatait ellátó irodán legyen gazdasági-költségvetési szakember, mellyel jelentősen javulhatna a tervezés, döntés-előkészítés szakmai színvonala, biztosítható lenne a költségvetés végrehajtásának figyelemmel kísérése. A következő lépésként a munkaköri leírások kiegészítését javasoljuk minden esetben a költségvetési tervezéssel kapcsolatos konkrét feladatok megfogalmazásával. 2) A költségvetési tervezési eljárásrendhez kapcsolódóan további lényeges dokumentum anyag - a gazdálkodási szempontból különböző jogosítványokkal rendelkező önkormányzati intézményekkel kötött - Együttműködési megállapodás. Ennek felülvizsgálata és módosítása a Státusztörvény miatt is indokolt a következő költségvetési tervezés időszakáig. A megállapodásban a kötelező jogszabályi tárgykörön túl érdemes szabályozni a stratégiai tervezéshez kapcsolódó feladatokat, határidőket. E dokumentumokat a Polgármesteri Hivatal, mint költségvetési szerv nevében a polgármester köti az intézményvezetővel, ezért a tervezési elvek és folyamatok vezetői szinten kerülnek jóváhagyásra. Jellemző, hogy az intézmények SZMSZ-ét nem tartja még a szakma sem fontos dokumentumnak a stratégia alkotás során, pedig a kötelező és önként vállalt feladatok meghatározásának, a vállalt többlet juttatások fontos dokumentuma. Ugyanígy szükséges áttekinteni az oktatási intézmények pedagógiai programjait és nevelési terveit. 3) A feladatellátás kistérségi kiszervezése szintén az egyeztetési feladat megszervezését jelenti a stratégiai tervezésben. A társulási megállapodások felülvizsgálatával indokolt áttekinteni a pénzeszköz átadások szabályozását, a döntési folyamatok időbeli egyeztetését. 4) A kisebbségi önkormányzatok és a települési önkormányzat külön határozattal is jóváhagyják az együttműködési megállapodást. Amennyiben ezt kihasználják a stratégia alkotásához, az egész ciklus idejére megnyugtatóan eldönthető a kapcsolat, a támogatás milyensége.

121 5) Az önkormányzat tulajdonában álló gazdasági társaságok kapcsolódásának vizsgálata a költségvetési stratégiai tervezéshez elengedhetetlen, mivel jelentős városüzemeltetési és közszolgáltatási feladatot látnak el, melyek szorosan kapcsolódnak az önkormányzati költségvetéshez: városüzemeltetési, karbantartási, felújítási feladatok ellátásakor az önkormányzat a megrendelő lakossági közszolgáltatási nyújtásakor az önkormányzat az ármegállapító a tulajdonosi jogosítványok gyakorlása jelenthet tőkeemelés és leszállítás, tagi kölcsön nyújtás, kezességvállalás vagy egyéb támogatási igényt. Az a tény, hogy a gazdasági társaság a költségvetéshez képest jelentősen később (május hónapban) nyújtják be a tulajdonos önkormányzathoz a beszámolóval egyidejűleg tárgyévi üzleti tervüket, akár komoly gondot is okozhat a költségvetési egyensúlyban. Ezért fontos, hogy a stratégiai tervezési eljárásrend külön tartalmazzon szabályozást az önkormányzati cégek számára. Érdemes lehet a felügyelő bizottság, mint kötelezően működtetett választott testület bevonása, annál is inkább mivel a tulajdonosi többség biztosított. 6) A szakpolitikai prioritások megjelennek fentieken túl a képviselő-testület hatályos döntéseiben - rendeletek és határozatok -, melyek felülvizsgálata indokolt, költségvetési hatásuk beépítése pedig az éves költségvetésbe kötelező. 7) Végül a tartós kötelezettségvállalások felülvizsgálata fontos része a stratégiai tervezésnek, jellemzően ide tartoznak az adósságszolgálati kötelezettségekről szóló szerződések, a folyamatos szerződések, a keret-megállapodások, európai uniós támogatási szerződések többéves projektek esetén. Megoldási javaslatok A költségvetési tervezés két fordulós tárgyalása bevált és jó módszer az ágazati érdekek és a pénzügyi szabályozók, lehetőségek ütköztetésére. A bizottsági elnökökkel kiegészült informális egyeztetésen lehet meghatározni a költségvetés fontosabb sarokszámait. Fontosnak tartjuk azonban, hogy mind az informális egyeztetésről, mind a fentiekben felsorolt költségvetés tervezés résztvevőivel történő értekezletekről emlékeztető, illetve a jogszabályi kötelező körben jegyzőkönyv készüljön. A Polgármesteri Hivatalban alapvetően fontos, hogy más-más személyhez kapcsolódjon a városüzemeltetés, vagyongazdálkodás, városfejlesztés feladatainak tervezés során történő érdekérvényesítése és a fiskális szemlélet.

122 A megoldási javaslat implementálásának lépései Feladat Felelős Határidő a költségvetési egyeztetések jegyző értelemszerűen jegyzőkönyvezése, emlékeztető készítése Elvi döntés a Hivatal átszervezésére Polgármesteri Hivatal Ügyrendje és az intézmények SZMSZ felülvizsgálata jegyző polgármester képviselő-testület jegyző polgármester képviselő-testület január február 28.

123 4.13 Költségvetési tervezési eljárásrend Részterület neve 2.d) A költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata Részterület célja Dokumentumot elfogadja Hatékony, reális éves költségvetést eredményező, minden szempontot figyelembevevő, összehangolt tervezés Jegyző A költségvetési tervezési eljárásrend célja Olyan eljárásrend készítése, amely a költségvetés stratégiai tervezésének folyamatára épülve, a szakpolitikai prioritásokat és a tervezésre vonatkozó kötelező pénzügy-szakmai jogszabályokat betartva határozza meg az éves önkormányzati költségvetés elkészítésének menetét. A dokumentum célja, hogy önállóan vagy igény szerint a költségvetési tervezési eljárásrend 3. elemeként külön szabályzatban fogalmazza meg az önkormányzati költségvetés tervezésével kapcsolatosan a Polgármesteri Hivatal feladatait, az együttműködés módját és formáit a költségvetési tervezés további önkormányzati szereplőivel. A helyzetértékelés összefoglalása A költségvetési tervezési eljárásrend az eljárásrend mellett másik lényeges dokumentum anyaga - a gazdálkodási szempontból különböző jogosítványokkal rendelkező intézmények, valamint a kisebbségi önkormányzattal kötött vagy kötendő - Együttműködési Megállapodás. Ennek felülvizsgálata és módosítása a Státusztörvény miatt is indokolt a következő költségvetési tervezés időszakáig. A költségvetési tervezési eljárásrend 3. része önállóan is szabályozható, mivel az a Polgármesteri Hivatal belső munkafolyamata. Az eddigi gyakorlat is ezt igazolja, mivel a tervezés folyamata részleteiben megtalálható az önkormányzati és hivatali SZMSZ-ben, a FEUVE szabályzatban, a gazdasági ügyrendben eltérő mélységben. Javasoljuk e szabályozások felülvizsgálatát, s a költségvetési készítés és elfogadás folyamatát az eljárásrendbe beépíteni. Amennyiben az éves költségvetési tervezési folyamat szabályozása beépül a komplex költségvetési tervezési eljárásrendbe is, - mivel annak jóváhagyása a képviselő-testület hatáskörébe tartozik a teljes résztvevői kör számára a legmagasabb szabályozási szinten kerülnek a feladatok és határidők meghatározásra. A költségvetési tervezési eljárásrendet a Tanulmány mellékleteként csatoljuk.

124 Kritikus pontok, megoldandó problémák azonosítása A vezetői interjúkon és a Pénzügyi Iroda vezetőjével valamint ügyintézőjével folytatott megbeszélések után kialakult álláspontunk, hogy gyakorlatban az éves költségvetés tervezés folyamatának minden fontos elemét betartják, javaslatot tudunk azonban tenni annak szabályozott módon történő megszervezésére. Az előző részterületekben már hangsúlyoztuk a tervezés technikai hátterének fontosságát. Meggyőződésünk, hogy a papíralapú és régi főkönyvi szemléletű elemi költségvetési tervezés módszere idejétmúlt. Ezen túlmenően ez a módszer nem alkalmas a költségvetés évközi módosításának kezelésére. Megoldási javaslatok Megfontolásra javasoljuk, hogy a évi költségvetési tervezési ciklusra térjenek át költségvetés tervező program/ok használatára, melyek a mai szoftver piacon is elérhetőek. Elsősorban azonban olyan integrált pénzügyi program bevezetése javasolható, amely önálló alrendszerben a tervezési igényeket is kielégíti. Ezáltal az elfogadott eredeti előirányzatok máris használhatóak a kötelezettségvállalás nyilvántartásban, amely a jelenlegi költségvetési gazdálkodás legkritikusabb törvényességi problémáját jelenti. A Tanulmány mellékletében elkészítettük az önkormányzati költségvetés tervezési eljárásrendről szóló szabályzat tervezetet. Javasoljuk, hogy a szabályzat-tervezetet vizsgálják felül, a feladatok szervezéséhez alábbiakban bemutatott határidős táblázatot a helyben kialakult gyakorlat és szabályozásoknak megfelelően alakítsák ki. Végül a vezetői interjúkon felmerült problémára nevezetesen az éves költségvetés saját hatáskörű módosításának gyakoriságának kérdésére javasoljuk az ún költségvetési értékű határozat bevezetését, melynek hármas követelményét a határozat megalkotásánál fontos betartani: a döntéskor a szükséges költségvetési forrásigény kerüljön meghatározásra az elfogadott költségvetés megfelelő bevételi forrásának megállapításával vagy a konkrét átcsoportosítás meghatározásával történjen felhatalmazás a polgármester részére az előirányzat átvezetésére a következő költségvetési rendelet módosításával egyidejűleg a határozat elfogadása minősített többséget igényel

125 A megoldási javaslat implementálásának lépései Feladat Felelős Határidő a költségvetés tervezés eljárásrendről szóló szabályzat kiadása jegyző tervezési határidős táblázat elkészítése jegyző költségvetés tervező szoftver/integrált pénzügyi rendszer beszerzése és bevezetése (betanulási idő biztosításával) jegyző polgármester képviselő-testület október Költségvetési tervezés határidős táblázat Megnevezés Feladat Határidők 1. Kisebbségi önkormányzati határidők értesítés, tervezési táblák kiküldése előzetes költségvetési javaslat leadása egyeztető értekezlet határozat leadási határidő 2. Intézményi tervezési tervezési határidők értesítés, tervezési táblák kiküldése táblázatok és szöveges anyagok leadási határidő egyeztetés ütemezés szerint 3. Polgármesteri Hivatal tervezési határidők értesítések, tervezési táblák érintetteknek kiküldése irodák táblázatok és szöveges anyaga határidő irodai egyeztetések szükség szerint 4. Egyéb tervezési feladatok Társulás értesítése Társulás táblázatok és szöveges anyaga határidő Társulás egyeztetés Önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságokkal egyeztetés

126 5. Döntési szakasz Polgármesteri Hivatal táblázatok elkészítése intézményi táblák elkészítése táblákat összesítve készre új normaszöveg készítése és törvényességi ellenőrzés szöveges rész készítése egyeztetés belső ellenőrzési vezetővel egyeztetés szakszervezettel előterjesztést készre előterjesztés törvényességnek, utána aláírásra előterjesztés kiküldése, könyvvizsgálónak is könyvvizsgálói jelentés kiküldése Pénzügyi Bizottság ülésére I. forduló bizottsági viták I. forduló képviselői módosító indítványok határidő Képviselő-testület I. forduló módosító indítványokról táblázat II. forduló előterjesztést készre, aláírásra előterjesztés kiküldése, könyvvizsgálónak is II forduló bizottsági viták II. forduló képviselői módosító indítvány határidő Képviselő-testület II. forduló 6. Végrehajtási szakasz Polgármesteri Hivatal elemi költségvetés elkészítése Intézmények értesítése a jóváhagyott költségvetésről Költségvetési rendelet megküldése bankoknak 7. MÁK költségvetési jelentés MÁK költségvetési jelentés

127 4.14 Pénzügyi és gazdálkodási szabályzat lépéssorozat Részterület neve pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása Részterület célja Dokumentumot elfogadja az önkormányzat pénzügyeinek és gazdálkodásának egyértelmű szabályozása, mely alkalmas a felelősségi és döntési jogkörök pontos lehatárolására Polgármester és Jegyző A pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása eljárásrend célja: iránymutatás arra vonatkozóan, hogy a belső gazdálkodási szabályzatok körében a kötelezettségvállalás, utalványozás és azok ellenjegyzésének szabályozása olyan tartalommal és részletezettséggel kerüljön megfogalmazásra, hogy egyaránt szolgálja a jogszabályoknak megfelelő és a hatékony költségvetési gazdálkodást. Felelősök meghatározása a kötelezettségvállalás, az utalványozás, ellenjegyzése és az érvényesítés során, valamint a teljesítésigazolások részletes körülhatározása, felhatalmazások taxatív meghatározása. A dokumentum célja: A meglévő szabályzat felülvizsgálatához olyan javaslat felvázolása, amellyel a jogszabályi megfelelőség maradéktalanul érvényesül. Egyértelműen meg kell határozni mind a kötelezettségvállalás körére (tartalmára) mind a kötelezettségvállalás mértékére (összeghatár egyszeri vagy keret) vonatkozó felhatalmazásokat, azaz hatáskör átruházásokat. A helyzetértékelés összefoglalása Leglényegesebb fogalmi megfelelőségek: A kötelezettségvállalás a költségvetés végrehajtására tett intézkedés, amelynek során az erre jogosult személy intézkedést tesz a munka, a szolgáltatás, az áruszállítás megrendelésére. Egyben kötelezettséget vállal arra, hogy az elvégzett munka, a teljesített szolgáltatás átvétele után az ellenértéket kiegyenlíti. Az ellenjegyzés a kötelezettségvállalás pénzügyi teljesíthetőségét igazoló érvényességi feltétel. Az ellenjegyzés mindenkor meg kell, hogy előzze a kötelezettségvállalás nyilvántartásba vételét. A teljesítés igazolása az elvégzett munka, szolgáltatás, a szállított áru átvételének az okmányra, vagy formanyomtatványra vezetett aláírással történő igazolása.

128 A kiadás teljesítésének és a bevétel beszedésének (továbbiakban együtt: teljesítés) elrendelése előtt okmányok alapján ellenőrizni, szakmailag igazolni kell azok jogosultságát, összegszerűségét, a szerződés, megrendelés, megállapodás teljesítését, ez az érvényesítés. Az érvényesítő feladata az érvényesítés alábbi feltételeinek teljesülését megvizsgálni: szerződés, megrendelés rendelkezésre áll-e, a teljesítés jogossága, esedékessége, a kiadásra biztosított-e a költségvetési fedezet, előirányzat, a számla alakilag és tartalmilag megfelel-e a jogszabályi előírásoknak, a szakmai teljesítésigazolás alapján a munka átvétele, illetve egyéb eszközök esetében a szükséges bevételezések megtörténtek-e. Fenti rövid fogalmi meghatározások alapján nyilvánvaló, hogy a Polgármesteri Hivatal napi működésébe úgy kell beilleszteni a szabályozást, hogy annak végrehajtása folyamatosan és hatékonyan biztosítható legyen. Kritikus pontok, megoldandó problémák azonosítása A vezetői interjúkon a tényleges költségvetés végrehajtási gyakorlatot feltárva közösen megállapítottuk, hogy a kötelezettségvállalás és utalványozás rendjének kialakításánál törekedni kell az egyes jogosítványok keretekhez kötött átruházására, a hatékonyabb működés, a vezetők leterheltségének csökkentése érdekében. Kritikus területnek értékelhető a tényleges kötelezettségvállalás jelenlegi dokumentálása, a kötelezettségvállalás naprakész nyilvántartása. Javasolható, hogy a kötelezettségvállalás dokumentumai mellé készüljön külön papíralapú kísérőlap, amelyen elemi költségvetési mélységben lehet követni a jóváhagyott előirányzatot, annak eddigi felhasználását, a tervezett kötelezettségvállalás összegét és az előirányzat maradványt. Más részterületeken is megemlített beszerzésre és alkalmazásra javasolt integrált pénzügyi programokból automatikusan nyerhetővé válik ilyen bizonylat. Csatolunk egy mintát, melynek bevezetését a évi költségvetés elfogadása után mindenképpen javasolunk alkalmazni, az informatikai rendszer bevezetéséig. (Amennyiben év közben történik a bevezetés, a kísérőlap az adatbázis feltöltéshez is dokumentum lehet.) Megoldási javaslatok Az általunk ismert és hatályos szabályzat egyebekben kellő részletezettséggel határozza a felelősségi köröket. A vezetői interjúk során megfogalmazásra került vezetői igények alapján a tényleges költségvetés végrehajtási gyakorlatot figyelembe véve javasoljuk, hogy a kötelezettségvállalás és utalványozás rendjének kialakítására során alkalmazzák a hatáskör átruházást.

129 Lényeges feladat, hogy a szabályzatok, eljárásrendek felülvizsgálatát követően a pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás tartalmát és módját a Hivatalban és az intézményeknél minden közreműködő személy munkaköri leírásába be kell építeni. Javaslatunk a kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, érvényesítés lehetséges hatáskör átruházására. Az értékhatárok meghatározása a hatáskör jogosultjának döntésétől függ. A Tanulmány mellékletében elkészített szabályzat-tervezet a kötelezettségvállalási, ellenjegyzési, érvényesítési és utalványozási jogkör gyakorlásáról már tartalmazza a hatáskör átruházáshoz szükséges felhatalmazások, megbízások mintáit is. Javaslat a hatáskör átruházás módjára és értékhatáraira: kötelezettségvállalás/utalványozás - ellenjegyzés érvényesítés, jogosultságok meghatározása kötelezettségvállalás/utalványozás ellenjegyzés érvényesítés polgármester nincs érték határ nélkül jegyző távolléte esetén aljegyző, együttes távollét iroda vezető irodavezető (+aki ellenjegyző lehet) távolléte esetén ügyintéző jegyző (a PH működésével kapcsolatban) távolléte esetén aljegyző érték határ nélkül irodavezető távolléte esetén ügyintéző ügyintéző (+aki ellenjegyző lehet) távolléte esetén másik ügyintéző jegyző (polgármester által átruházott hatáskörben) távolléte esetén aljegyző e Ft-ig iroda-vezető távolléte esetén ügyintéző ügyintéző (+aki ellenjegyző lehet) távolléte esetén másik ügyintéző

130 irodavezető (polgármester és jegyző által átruházott hatáskörben) nincs e Ft-ig ügyintéző távolléte esetén másik ügyintéző ügyintéző (+aki ellenjegyző lehet) távolléte esetén másik ügyintéző Megjegyezzük, hogy utalványozás esetén az átruházáshoz kötött értékhatár eltérhet a kötelezettségvállalás átruházásakor meghatározott értékhatártól. Javasolható is az utalványozás szabályozásánál ezzel a lehetőséggel élni a jogosultnak, hiszen a kötelezettségvállalás végrehajtásakor döntően a folyamatos likviditás biztosítása a legfontosabb szempont, mely már alapvetően pénzügyi-szakmai kérdés. A megoldási javaslat implementálásának lépései Feladat Felelős Határidő Hatáskör átruházások értékhatárainak polgármester december 31. meghatározása jegyző Szabályzat módosítása (együttes polgármester 2009.december 31. szabályzatot indokolt) jegyző Munkaköri leírások módosítása az jegyző január 15. átruházott hatáskörökkel Aláírási jogosultságok módosítása a jegyző december 31. számlavezető banknál és a terminálon kötelezettségvállalás nyilvántartás naprakész vezetéséhez kísérőlap használata jegyző költségvetési évtől integrált pénzügyi program beszerzéséről döntés és bevezetés (kísérleti szakasz) jegyző polgármester képviselő-testület költségvetés elfogadásától

131 4.15 Nulla bázisú költségvetés költségvetés tervezési módszer Részterület neve Részterület célja Elkészítendő dokumentum Dokumentumot elfogadja 2.e.) új költségvetés tervezési és végrehajtási technikák alkalmazása; Olyan költségvetési tervezési módszer alkalmazása, amelynek használata eredményeként az éves költségvetés a reális éves bevételeket és kiadásokat tükrözi Költségvetési tervezési módszer Képviselő-testület A nulla bázisú tervezés jelenlegi helyzete Üllő Város költségvetési tervezésében Üllő Város Önkormányzata jelenleg is használja a nulla bázisú tervezést, más szóval feladat finanszírozást. Jelenleg a közoktatási intézmények költségvetésének tervezésekor használják a módszert, amelyhez informatikai támogatást is kapcsolódik. Alkalmazási terület: a) óvodák, b) általános iskola, c) alapfokú művészetoktatási intézmény. A jelenleg használt Feladatfinanszírozás rendszer mind módszereit, mind eredményét tekintve nagyban segíti a város költséghatékony és átlátható működését. Ezért jelen módszertan nem változtatja meg a közoktatási intézményi tervezést. Célunk a nulla bázisú tervezés általános módszerének ismertetése, mely lehetővé teszi a tervezési technika más intézményeknél való alkalmazását (családsegítő, polgármesteri hivatal egyes területei) A nulla bázisú tervezés célja A nulla bázisú költségvetés áttekinthető rendszerben kezeli az intézményi kiadásokat. Nagy előnye, hogy a bázis alapú tervezéssel ellentétben a költségvetési túltervezést kiküszöböli, nem görgeti tovább évről évre.

132 A nulla bázisú költségvetés eszközei módszerei A lentiekben ismertetett módszereket és eszközöket részben már használja Üllő Város Önkormányzata a Feladatfinanszírozás rendszer keretében. Így a lenti ismertetés részben a Feladatfinanszírozás módszertanára épül. A nulla bázisú tervezési módszer biztosítja és tiszteletben tartja az intézményi autonómiát. Az intézmények a belső életük megszervezéséhez, szakmai munkájukhoz, működésükhöz önrendelkezési joggal rendelkeznek. A rendszer lehetővé teszi a fenntartói normákon alapuló, minőségelvű többletfinanszírozást is. Fontos kiemelni, hogy a feladatfinanszírozás nem tartalmaz felújítási, fejlesztési előirányzatokat, ezeket külön kell az önkormányzatnak megtervezni. Rugalmasan illeszkedik az állami normatív támogatás rendszeréhez és az intézmények mindenkori feladataihoz A tervezés folyamata A nulla bázisú költségvetés minden esetben a standardizálható feladatokra és költségekre épül. Ennek a tervezési rendszernek a kialakításakor a legfontosabb feladat a költség feladat kapcsolatok feltérképezése. A tervezés folyamatát az alábbi ábra szemlélteti:

133 A nulla bázisú tervezés bonyolult és nehéz feladat. Az alábbiakban felsoroljuk azokat a tényezőket, amik döntő fontosságúak Üllő Város számára a módszer eredményes alkalmazása érdekében: 1. Az adatstruktúra pontos kialakítása. 2. Jó benchmark adatbázis felkutatása, mely alkalmas az adott intézmény feladat és költségösszetételének összehasonlítására. 3. A kialakított rendszer elfogadtatása a finanszírozott intézménnyel. 4. A speciális igények rögzítése oly módon, hogy az a minőségi munkát ösztönözze Implementálás javasolt lépései Feladat Felelős Határidő Adatstruktúra kialakítása Pénzügy Benchmark adatbázis felkutatása Pénzügy Egyeztetés az érintettekkel Pénzügy Nulla bázisú költségvetés elkészítése Pénzügy Képviselő-testület számára előterjesztés elkészítése Jegyző

134 4.16 Közbeszerzési szabályzat lépéssorozat Részterület neve Részterület célja Elkészítendő dokumentum címe Dokumentumot elfogadja 2.f) Közbeszerzési eljárások lebonyolítása A közbeszerzési eljárások Kbt.-konformitásának vizsgálata alapján olyan közbeszerzési szabályzat készítése, amely biztosítja a közbeszerzési szabályok maradéktalan betartását különös tekintettel a január 1-től változó törvényi előírásokra. Felülvizsgált közbeszerzési szabályzat Jegyző, illetve a képviselő-testület határozatban A közbeszerzési szabályzat lépéssorozat célja A közpénzek felhasználása átláthatóságának és széleskörű, nyilvános ellenőrizhetőségének megteremtése, a közpénzek ésszerű felhasználása a Kbt. hatálya alá tartozó közbeszerzési eljárások lebonyolítása során. Felelősök meghatározása annak érdekében, hogy o minden közbeszerzés köteles beszerzésre a jogszabályokban meghatározott eljárásrendben kerüljön sor, o a közbeszerzési eljárás eredményeként megkötendő szerződések aláírására ne számottevő időveszteséggel kerüljön sor, hanem kizárólag a jogszabályokban meghatározott kötelezően betartandó határidők legyenek azok az időtényezők melyek befolyásolják egy szerződés megkötésének az időpontját o a szerződés megkötését megelőző folyamatokban számon kérhetőek legyenek az egyes részfeladatok o a Kbt.-ben meghatározott alapelvek biztosítva legyenek Minden olyan eshetőség elkerülése, mely jogszabálysértést eredményezne és az önkormányzatot érintő ellenőrzések során problémákat okozhatna Helyzetértékelés összefoglalása április 1-től hatályos új Kbt.-nek megfelelő Közbeszerzési Szabályzat elkészült és a Képviselő testület által elfogadásra került, időközben azonban számos módosításon esett át a közbeszerzési törvény, így a központi szintű jogszabályokat folyamatosan figyelemmel kell kísérni annak érdekében, hogy azoknak megfelelő közbeszerzéseket lehessen lefolytatni, számos módosítás érinti például a megkötésre kerülő szerződések tartalmát is.

135 Jogszabályi háttér a) évi CXXIX. törvény A közbeszerzésekről b) 34/2004. (III. 12.) Korm. rendelet A közbeszerzési és tervpályázati hirdetmények megküldésének és közzétételének részletes szabályairól, a hirdetmények ellenőrzésének rendjéről és díjáról, valamint a Közbeszerzési Értesítőben történő közzététel rendjéről és díjáról c) 130/2004. (IV. 29.) Korm. rendelet A gyógyszerek és gyógyászati segédeszközök közbeszerzésének részletes és sajátos szabályairól d) 137/2004. (IV. 29.) Korm. rendelet A tervpályázati eljárások részletes szabályairól e) 162/2004. (V. 21.) Korm. rendelet Az építési beruházások közbeszerzésekkel kapcsolatos részletes szabályairól f) 224/2004. (VII. 22.) Korm. rendelet A hulladékkezelési közszolgáltató kiválasztásáról és a közszolgáltatási szerződésről g) 302/2006. (XII. 23.) Korm. rendelet A védett foglalkoztatók részére fenntartott közbeszerzések részletes szabályairól h) 257/2007. (X. 4.) Korm. rendelet A közbeszerzési eljárásokban elektronikusan gyakorolható eljárási cselekmények szabályairól, valamint az elektronikus árlejtés alkalmazásáról i) 2/2006. (I. 13.) IM rendelet A közbeszerzési és tervpályázati hirdetmények, a bírálati összegezések és az éves statisztikai összegezések mintáiról j) 1/2004. (I. 9.) FMM rendelet A közbeszerzési eljárásokhoz kapcsolódó a munkavállalók védelmére és a munkafeltételekre vonatkozó tájékoztatási kötelezettség eljárási szabályairól és díjazásáról k) 1/2006. (I. 13.) PM rendelet A közbeszerzési eljárásokhoz kapcsolódó, adózásra vonatkozó tájékoztatási kötelezettség teljesítésének eljárási szabályairól és díjazásról Kritikus pontok, megoldandó problémák azonosítása november 1. napján újabb módosítások léptek hatályba és január 1-ével ismét módosítások hatályba lépésére kerül sor január 1. napjától a közösségi eljárásrendbe tartozó beszerzéseket elektronikusan kell lefolytatni, ami rendkívül nagy feladat elé állítja az önkormányzatokat július 1. napjától az általános egyszerű közbeszerzési eljárásokat is elektronikusan kell lefolytatni, Az intézmények beszerzéseire is kiterjedő egybeszámítási kötelezettséget a Hivatal a Képviselő testületi döntéseken keresztül kíséri figyelemmel. Az egybeszámítási kötelezettség teljesítését szolgáló rendszer felülvizsgálata szükséges elsősorban azon beszerzések esetében, amelyek nem igényelnek testületi döntést (pl. egyenként kisebb értékű karbantartási munkák).

136 Megoldási javaslatok Tekintettel arra, hogy Magyarországon jelenleg is és várhatóan a jövőben is számos pályázati lehetőség áll fenn a beszerzések pénzügyi hátterének a biztosítására, szükséges lehet a szabályzatban részletesebben kitérni a támogatásból megvalósuló beszerzések különleges részletszabályaira, vagy legalább az alkalmazásra kerülő jogszabályok megjelölésére. Javasoljuk, hogy az Önkormányzat tegyen lépések az elektronikus közbeszerzés megvalósításának szakmai és technikai feltételeinek biztosítása érdekében. Az általunk javasolt Közbeszerzési Szabályzatot lásd a mellékletben A megoldási javaslat implementálásának lépései Feladat Felelős Határidő A közbeszerzési szabályzat és a Jegyző módosítási javaslatok véleményeztetése az érintett szervekkel Az elfogadott módosítási javaslatok Jegyző beépítése a közbeszerzési szabályzatba A közbeszerzési szabályzat alkalmazása Jegyző során esetlegesen felmerülő problémák feltárása A szabályzat továbbfejlesztése a Jegyző visszacsatolást követően

137 4.17 Testületi előkészítési eljárásrend Részterület neve Részterület célja Elkészítendő dokumentum Dokumentumot elfogadja 2.h.) pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása.; Folyamatba épített ellenőrzés valósuljon meg, a kockázatok kerüljenek feltárásra, készüljön kockázatkezelési terv, az kerüljön kommunikálásra a döntéshozók felé Testületi előkészítési eljárásrend Képviselő-testület A testületi előkészítési eljárásrend célja Olyan eljárásrend készítése, amely az Önkormányzat Szervezeti és Működési Szabályzatára, valamint a Polgármesteri Hivatal belső munkafolyamatára épülve határozza meg az önkormányzati (testületi és bizottsági) döntések előkészítésének menetét. A dokumentum célja, hogy a munkafolyamat részletesen leírásával, a felelős munkakörök meghatározásával foglalja össze a Hivatalban az előterjesztés elkészítésének szakmailag megalapozott módját. A helyzetértékelés összefoglalása A Helyzetértékelő tanulmány nem tartalmazott e részterület vonatkozásában helyzetértékelést. A vezetői interjúk során jogosan merült fel az igény, hogy vizsgáljuk meg az önkormányzati ülések előkészítésének jelenlegi formáját, tárjuk a fel a rendszerben meglévő kritikus pontokat és fogalmazzuk meg javaslatainkat. Kritikus pontok, megoldandó problémák azonosítása Ahogyan több részterület bemutatása során megállapítottuk, a hivatali munka ellátásának hatékonyságát, az információ megbízható és gyors áramlását előkészítőtől a döntéshozóig a XXI. században az elektronikus adatfeldolgozás és továbbítás, valamint a közzététel jelentősen segíti. Az elektronikus önkormányzati döntéstámogató rendszerek alkalmazása tág lehetőséget biztosít az önkormányzati munka teljes spektrumára, ezek körében különösen: az előterjesztések elkészítése, továbbítása,

138 a módosító indítványok befogadása, az ülések összehívásáról szóló gyors tájékoztatás, a szavazatszámláló rendszerek működtetése, a nyilvános ülések jegyzőkönyveinek közzététele önkormányzat szervei (testület, bizottságok) nyilvános határozatainak közzététele helyi rendeletek kihirdetése közzétételi kötelezettségek teljesítése Megoldási javaslatok A testületi előkészítési eljárásrendet a Tanulmány mellékleteként csatoljuk. Az eljárásrend megalkotása és alkalmazása nem kíván különösebb fejlesztést, a belső munkamegosztás és kommunikáció átgondolását azonban igen. Fontosnak tartjuk azonban, hogy a testületi döntés előkészítés fejlesztése érdekében éljenek az elektronikus továbbítás lehetőségével. Megfelelő felhasználói szoftver beszerzése előtt már az elektronikus levelezés alkalmazása is előre lépést jelentene, melyet egy automatikus SMS küldő szolgáltatással valóban hatékony eszközé lehet fejleszteni. A vezetői interjúkon megismert rendszer, amelyben a hálózati mappába külön védelmi beállítások nélkül bárki elhelyezhet és módosíthat dokumentumot, mielőbb szükséges megszüntetni. Az elkészült előterjesztés már olyan dokumentum, amelynek változtatása csak a törvényességi felügyeletet ellátó jegyző jogosítványa lehet. A megoldási javaslat implementálásának lépései Feladat Felelős Határidő testületi előkészítési eljárásrend megalkotása jegyző február 28. testületi anyagokat tároló hálózati mappák használati jogosultságainak meghatározása jegyző december 31. elvi döntés elektronikus testületi döntés támogató rendszer bevezetésére elektronikus döntéstámogató rendszer beszerzése, bevezetése polgármester képviselő-testület jegyző polgármester évi költségvetés során szeptember 30.

139 4.18 Partnerségi eljárásrend - részterület Részterület neve Részterület célja Elkészítendő dokumentum címe Dokumentumot elfogadja 3.b) A civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa 3.c.) partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba; a civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba rendelet-tervezetek előzetes elektronikus véleményeztetése Partnerségi eljárásrend Képviselő-testület Ez együttműködési eljárásrend elkészítésének célja Az önkormányzat hosszú távú céljai között szerepel a minél szélesebb körű partnerség kialakítása a település tevékenységi kör, funkció szerint minél szélesebb spektrumú civil szervezeteivel és gazdasági társaságaival. Az eljárásrend a jelenleg is működő, de sokszor ad-hoc jellegű rendszerek helyett olyan komplex folyamatot ír le, mely biztosítja a rendszeres és kétirányú kommunikációt az önkormányzat, a civil és a vállalkozói szféra között A helyzetértékelés összefoglalása Együttműködés az önkormányzat és a civil szervezetek között A Képviselő testületi SZMSZ 7 (3) bekezdése szerint a Képviselő testület negyedévente meghatározhatja az ülések tervezett napirendjét, amelyre javaslatot tehetnek többek között a társadalmi szervezetek vezetői is. Az SZMSZ 2. számú melléklete szerint a Képviselő testületi ülésekre tanácskozási joggal meg kell hívni: - Ipartestület elnökét - Gazdakör vezetőjét - Mozgáskorlátozottak Egyesülete Elnökét - Nagycsaládosok Egyesülete Elnökét - Nyugdíjas Klub Vezetőjét - Zrínyi Ilona Nyugdíja Klub Vezetőjét - Vöröskereszt helyi képviseletének vezetőjét - Önkéntes Tűzoltó Egyesület Parancsnokát - Sportegyesület Elnökét - Katolikus Egyház vezetőjét

140 - Református Egyház vezetőjét Civil Kerekasztal is működik, ahol a Mozgáskorlátozottak Egyesülete aktivitása a meghatározó. Szintén a Mozgáskorlátozottak Egyesülete végzi megbízás keretében az Üllő Város számára kötelezően ellátandó feladatot, a támogató szolgálat működtetését. A településen működő civil szervezetek a következők: - Együttműködés Üllőért - Mozgáskorlátozottak Egyesülete - "Szemünk Fénye" Nagycsaládosok Egyesülete - Üllői Általános Ipartestület - Adorján Endre Önkéntes Tűzoltó Egyesület - Öntevékeny Szövetség Üllőért - Sportegyesület - Szívvirágok Családosok Aktív Közössége - Teleház Civil Központ Kht. - Üllői Diák Sport Egyesület - Üllői Gazdakör - Üllői Harmónia Zeneiskola Szülői Egyesülete - Üllői Polgári Kör és Városépítő Egylet - Vöröskereszt Üllői Szervezete - Üllői Polgárőr Egyesület - Őszirózsa Nyugdíjas Klub - Zrínyi Ilona Nyugdíjas Klub - "Életet az éveknek" Üllő 3.sz. Nyugdíjas Klub - Ruhaipari Természetjáró Egyesület - Mecénás Művészeti Klub - Lokálpatrióták a Fejlődő Üllőért Egyesület A kiemelt, önkormányzati támogatásban részesülő civil szervezetek minden évben beszámolnak a Képviselő testületnek az éves működésükről. Együttműködés az önkormányzat és a vállalkozói szektor között Az Önkormányzat az általa létrehozott gazdasági társasággal (Üllői Városüzemeltető Kft.) működik a legszorosabban együtt. Az önkormányzat honlapján számos helyi vállalkozó elérhetősége megtalálható tevékenységi kör szerinti megbontásban. Az Üllőn épülő ipari park kapcsán az Önkormányzat szándéka kettős: - az ipari park lakossági elfogadottságának növelése megfelelő tájékoztatáson keresztül (lakosság fogadja el, hogy az ipari parkba települő vállalkozások nagyban hozzájárulnak az önkormányzati bevételek növeléséhez, ami végső soron a lakossági szolgáltatások színvonalát növeli), illetve - a helyi vállalkozók és az ipari park tulajdonosa közötti kapcsolatok erősítése a betelepülés, esetleg új vállalkozások alapításának elősegítése érdekében

141 Kritikus pontok, megoldandó problémák azonosítása Jelenleg nincs személyi felelőse a civil és a vállalkozói szférával való kapcsolattartásnak, így az eddigi elképzelések egy része nem, vagy csak részben valósult meg. A kapcsolattartás mind a civil, mind a vállalkozói szférával sokszor ad hoc jellegű, az állandó információáramlás nem minden esetben biztosított. Szükséges a civil és vállalkozói szférát érintő konkrét ügytípusok beazonosítása, a véleménykérési, tanácskozási és döntéshozatali rend pontos kialakítása. A lakossággal történő interaktív kommunikáció mindenképpen erősítendő lenne, mert jelenleg igényeiket nehezen tudja felmérni a Hivatal, az információk, döntések, tervek nem jutnak el időben és megfelelő mélységben a lakossághoz. A partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba még nem történt meg, a területnek nincs hivatalos kerete Megoldási javaslatok Az pontban vázolt problémák kiküszöbölésére egy egységes Partnerségi eljárásrend megalkotása kínál megoldást. Az eljárásrend tartalmazza az önkormányzat civil és vállalkozói partnereinek meghatározását, a kapcsolattartás rendjét és szabályait, valamint a gördülékeny működés biztosításának személyi feltételeit. A részletes partnerségi eljárásrendet lásd a mellékletben A megoldási javaslatok implementálásának lépései A Partnerségi eljárásrend elfogadásához a következő lépések szükségesek - Polgármester, Alpolgármester, Jegyző, Képviselő-testület, szakbizottságok, civil és vállalkozói partnerek. előzetes véleményezése - Szükséges változtatások, javítások végrehajtása a dokumentumban - Képviselő-testület számára előterjesztés elkészítése az elfogadó határozat meghozatalához - Miután a Képviselő-testület elfogadta az eljárásrendet, az érintett felelősök értesítése, szükség esetén munkaköri leírásuk módosítása kibővült feladatkörükkel összhangban Feladat Felelős Határidő Partnerségi eljárásrend előzetes véleményezése Jegyző Szükséges változtatások, javítási igények jelzése a Tanácsadó felé Jegyző

142 Képviselő-testület számára előterjesztés elkészítése Partnerségi koordinátor kiválasztása, munkaköri leírásának módosítása Jegyző Jegyző Kapcsolatfelvétel a régi és új partnerekkel az eljárásrend szerint Partnerségi koordinátor januártól

143 MELLÉKLETEK

144 1. számú melléklet: Stratégiai eljárásrend STRATÉGIAI TERVEZÉSI ELJÁRÁSREND Részterület neve Részterület célja Dokumentumot elfogadja Általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében Szükséges a stratégiai szemléletmód erősítése, a stratégiai tervezés folyamatának, a feladatok, felelősök körének rögzítése Képviselő-testület 1.1 Az eljárásrend célja, felépítése A gazdasági program a ciklus teljes időtartamára szól, így szokták ciklusprogramnak is nevezni. A stratégiai terv kifejezés inkább az üzleti szférában használatos, míg a gazdasági program, vagy ciklusprogram a közszférában, de céljukat, tartalmukat, jelentésüket és részben módszertanukat tekintve a kettő megegyezik egymással. Jelen eljárásrend célja Üllő számára rögzíteni a stratégiai tervalkotás folyamatának főbb lépéseit, módszertanát, felelőseit és időtávját. Az eljárásrend tehát a következő témaköröket tartalmazza: - Stratégiai tervezés időtáv meghatározása - Stratégiai terv minimális tartalmának rögzítése o stratégiai tervvel szembeni elvárások o stratégiai tervezésben résztvevők köre, szerepe - Tervezés folyamata, az egyes lépések módszertana - Ellenőrzés o értékelés, visszacsatolás, monitoring o stratégia és finanszírozás kapcsolata - Javasolt elemek a stratégiai tervben 1.2 Tervezés időtáv meghatározása A stratégia terv hosszútávú iránytűként kell hogy funkcionáljon a város életében. Éppen ezért célszerű akár éves időkeretben is gondolkozni, ugyanakkor az önkormányzati működés sajátosságait is figyelembe véve a négy éves ciklusokra lebontott terv az igazán kivitelezhető. A település stratégiaalkotása során fontos a minél szélesebb körű konszenzus, mely biztosítja, hogy a főbb irányvonalak a négyéves ciklusokon átívelően tarthatóak legyenek. Jelen eljárásrend az egy ciklusra

145 vonatkozó stratégiai tervezési folyamatot tartalmazza, mely azonban ha valóban jól sikerült tervről van szó a következő ciklusban is folytatható a megfelelő kiegészítések és korrekciók után. A stratégia tervben szereplő célok eléréséhez nem minden esetben négy év szükséges, ezért a tervet érdemes lebontani éves szintre is ez nagyban segíti a megvalósulás nyomon követését, illetve ki kell jelölni azokat a célokat, melyek viszont négy évnél hosszabb távon valósíthatóak csak meg. Ez utóbbi esetben belső mérföldköveket kell meghatározni, vagy ha lehetséges részcélokat megfogalmazni, hogy a megvalósulás nyomon követhető legyen. Valamennyi célkitűzéshez rendelt intézkedéshez kötelező elemként tartoznia kell határidőnek is, mivel ez biztosítja, hogy a terv ne csak álom maradjon, hanem belátható időn belül meg is valósuljon. Az évi LXV. törvény a helyi önkormányzatokról 91 (7) bekezdésének értelmében a gazdasági programot a képviselő-testület az alakuló ülését követő hat hónapon belül fogadja el ( ) ha a meglévő gazdasági program az előző ciklusidőn túlnyúló, úgy ( ) az új képviselő-testület az alakuló ülést követő hat hónapon belül köteles felülvizsgálni, és legalább a ciklusidő végéig kiegészíteni vagy módosítani. Ennek értelmében a stratégiai tervezésre a következő ütemterv javasolt: Helyzetértékelési szakasz Stratégiai célok meghatározása Stratégiaalkotás i szakasz Stratégia elfogadása 3 HÓNAP 1 HÓNAP 1 HÓNAP 1 HÓNAP A helyzetértékelési szakasz a leghosszabb, legtöbb idő- és energiaráfordítást igénylő része a tervezésnek. Ekkor az előző időszak értékelése történik meg, melybe a résztvevők a polgármesteri hivatal dolgozói mint adatszolgáltatók, valamint a tervezési folyamat lebonyolításáért felelős vezető, illetve a városfejlesztésért felelős munkatársai, akik ekkor munkaidejük akár 50 %-át is a feladatra fordíthatják. A Célmeghatározás már szűkebb körben zajlik, ekkor intenzívebb, de rövidebb ideig tartó találkozók javasoltak, esetleg 2-4 napos elvonulás, amikor a résztvevők csak a feladatra tudnak koncentrálni, a napi rutin nem veszi el idejüket, figyelmüket. A Stratégiaalkotás során az operatív megvalósításban részt vevő munkatársak (3-5 fő, esetleg részterületenként 1-1 szakértő, amennyiben szükséges) munkaidejük jelentős részét, akár %-át is ezzel tölthetik, ezért lényeges, hogy a többi feladatukat erre az időre át tudják adni más kollégáknak. A stratégiai terv elfogadása egyéni munkát követel a konzultatív szervek (vállalkozások, civil szféra, érdekvédelmi szervezetek, oktatási és egészségügyi intézmények, bizottságok stb.) munkatársaitól, illetve a hivatalos elfogadásért felelős Képviselő-testület tagjaitól. Az elkészült anyag részletes átolvasása, a készítők felé történő visszacsatolás, a korrekció elvégzése megelőzi a végszavazást, mely így az érintettek munkaidejének nem foglalja le jelentős részét, ám annál nagyobb a fontossága. 1.3 A stratégiai terv minimális tartalmának rögzítése

146 A stratégiai terv egy írott dokumentum, mely a szervezet hosszú távú irányvonalát határozza meg, összhangban az ÖTV-ben megfogalmazott jogszabályi előírásokkal. A dokumentum a tervezés folyamatának eredményeként jön létre, s annak érdekében, hogy valóban releváns és használható legyen világosnak, ambíciózusan a jövőben mutatónak, de egyben reálisnak is kell lennie, mely a rendelkezésre álló erőforrások leghatékonyabb felhasználására épül. A jövőkép, a misszió, a stratégiai célok és intézkedések meghatározása mellett feladatokra lebontva kell tartalmaznia a felelősöket, határidőket, a megvalósulást mérő mutatókat és azok elvárt értékeit, valamint a finanszírozás módját. Stratégiai tervezésben résztvevők köre Általános feladat meghatározás - Stratégiai tervezési csoport: résztvevője a Polgármester és a Jegyző, továbbá mindenféleképpen érdemes tagjai között szerepelnie minden pártból egy embernek és a hivatal néhány munkatársának. Feladata a stratégia terv elkészít(tet)ése, véleményeztetése és elfogadtatása - Polgármester: a stratégiai tervezés összefogásáért felelős, feladata a képviselő testület és a hivatal közötti koordináció a stratégiai terv elfogadása érdekében. A Polgármester feladata az ÖTV értelmében a ciklusprogram (stratégiai terv) képviselőtestület elé terjesztése. - Jegyző: a Polgármesteri Hivatal munkáját koordinálja a tervezési folyamatban. Nem feladata a politikai állásfoglalás, de feladata a törvényesség betartása és betartatása, illetve a racionális döntések elősegítése - Képviselőtestület: feladata az előzetesen kidolgozott stratégia megvitatása, esetleges módosítása és elfogadása. A képviselő testület köteles az alakuló ülést követő hat hónapon belül a gazdasági programot (stratégiai terv) elfogadni. (ÖTV 91 7 bekezdés) - Polgármesteri hivatal: elsődlegesen az adatszolgáltatásért és a stratégiai tervhez szükséges elemzésekért és szcenáriók összeállításáért felelős - Önkormányzati intézmények, önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságok: a stratégiai tervezés időszakában ötleteket, javaslatokat nyújthatnak be, mely segítheti az Önkormányzatot a döntés meghozatalában - Civil szervezetek: a stratégiai tervezés időszakában ötleteket, javaslatokat nyújthatnak be, mely segítheti az Önkormányzatot a döntés meghozatalában - Vállalkozók: érdekérvényesítésük révén inputokat szolgáltathatnak a stratégia megalkotásához Helyzetértékelési szakasz - Polgármester: a stratégiai tervezés első számú felelőse, feladata a tervezés folyamatának összefogása, a helyzetelemzés elkészítésének felügyelete és biztosítása - Jegyző: a Polgármesterrel és Alpolgármesterrel közösen meghatározza a stratégiakészítés első számú felelősét (ez lehet a Hivatal valamelyik dolgozója, az egyik szakbizottság elnöke, a városfejlesztésért felelős munkatárs)

147 - Projektvezető: a stratégia elkészítéséért és megvalósulásáért az operatív szinten felelősséget vállaló munkatárs, lehetőleg nem külső, megbízási jogviszonyban álló személy, ha mégis, szükséges mellé helyettest választani, aki a Hivatal saját alkalmazottja és hosszabb távon is felelősséget vállal a stratégiáért. A projektvezető még a helyzetértékelési szakasz elején a Polgármester, az Alpolgármester és a Jegyző jóváhagyása mellett kijelöli a tervezés szakaszait, határidejét, résztvevőit és pontos menetét - Hivatal munkatársai: adatszolgáltatási feladatot látnak el a helyzetértékelés megalapozása érdekében - Bizottsági elnökök: a pénzügyi, a humánpolitikai és a szakbizottságok elnökei felelősek a saját részterületük elemzéséért, melybe az irodavezetők is bevonásra kerülnek - Képviselő-testület: feladata a helyzetelemzés megvitatása, kiegészítése, majd elfogadása - Önkormányzati intézmények, önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságok: saját területükön adatszolgáltatási feladatuk van, koordinációjukért az illetékes irodavezető felelős, a helyzetelemzés elkészülte után véleményezési joguk van - Civil szervezetek: a kapcsolattartásért felelős munkatárs koordinációja mellett részt vesznek az adatszolgáltatás folyamatában - Vállalkozók: inputokat szolgáltathatnak a helyzetelemzés elkészítéséhez, koordinációjukért a felelős munkatárs felel Stratégiai célok meghatározása - Projektvezető: a célmeghatározás folyamatának levezetése, az eredmény összegzése, a következő lépések és a hozzá tartozó felelősök és határidők meghatározása - Stratégiai tervezési csoport: részvétel a célmeghatározásban - Bizottsági elnökök: részvétel a célmeghatározásban - Képviselő-testület: célrendszer véleményezése, korrekciója majd elfogadása (előterjeszti: Polgármester) - Önkormányzati intézmények, önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságok: véleményezési lehetőség (felelős irodavezető koordinációja mellett) - Civil szervezetek: véleményezési lehetőség (felelős irodavezető koordinációja mellett) - Vállalkozások: véleményezési lehetőség (felelős irodavezető koordinációja mellett) Stratégiaalkotási szakasz - Projektvezető: a véglegesen elfogadott célrendszer alapján a stratégia operatív szintű lebontásának koordinációja - Városfejlesztésért felelős munkatársak: stratégia operatív szintű lebontása, formába öntése - Irodavezetők: stratégia saját területét érintő szakmai részének kidolgozása - Bizottsági elnökök: stratégia saját területét érintő szakmai részének kidolgozása, finanszírozási források hozzárendelése valamennyi feladathoz - Polgármester: elsődleges véleményezési jog

148 - Alpolgármester: véleményezési jog - Jegyző: törvényességi szempontok betartatása, véleményezési jog Stratégia elfogadása - Projektvezető: folyamat koordinációja - Polgármester: elkészült stratégia előterjesztése véleményezésre - Jegyző: törvényesség biztosítása - Képviselő-testület: stratégia véleményezése, korrekciók megtétele - Önkormányzati intézmények, önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságok: elkészült stratégia véleményezése, javaslattételi lehetőség a változtatásra - Civil szervezetek: elkészült stratégia véleményezése, javaslattételi lehetőség a változtatásra - Vállalkozások: elkészült stratégia véleményezése, javaslattételi lehetőség a változtatásra - Polgármester: jóváhagyott stratégia előterjesztése elfogadásra - Képviselő-testület: végleges stratégia elfogadása 1.4 Tervezés folyamata, az egyes lépések módszertana Stratégiai tervezés folyamata

149 Helyzetértékelési szakasz Információszolgált atáshoz szükséges minták kiküldése Nem Információ a képviselőtestülettől Információ a Polgármest eri hivataltól Információ az intézményektől Információ a civilektől, vállalkozóktól Helyzetértékelést elkészíti a Stratégiai Tervezési Csoport Képviselőtestület elfogadja Stratégiai célok meghatározása Nem Igen Igen Képviselőtestület elfogadja Stratégiai célok meghatározása Stratégia alkotási szakasz Nem Stratégia elkészítésae Képviselőtestület elfogadja Igen Elfogadott stratégia (gazdasági vagy ciklusprogram) Információ a Hivatal részére Információ az intézmények részére Információ a civilektől, vállalkozók részére A Stratégiai Tervezési Csoport feladatai. A Képviselő testület döntési pontjai Információ kérések, vagy információ szolgáltatások

150 Szakaszok rövid áttekintése Helyzetértékelési szakasz A stratégiakészítés alapja. Ennek sikeres, pontos és részletes elvégzése segít az aktuális helyzet alapos és strukturált felmérésében, amelyre ezután a koncepció építhető. A helyzetértékelés során elengedhetetlenül fontos az alábbiak elemzése: - az önkormányzat és intézményeinek értékelése (SWOT analízis) - külső környezet értékelése (PEST analízis) - az érintettek körének elemzése - eddigi programok, projektek elemzése (értékelési táblázat) - korábbi stratégia( k) (amennyiben volt(ak)) elemzése, értékelése Az elemzésekhez szükséges adatok forrása szintén meghatározó, külső és belső információforrás egyaránt szükséges. Belső információk lehetnek az önkormányzat statisztikai és pénzügyi adatai, az intézményvezetők és szakmai területek első embereinek beszámolói, míg külső adatforrások a KSH adatok, helyi cégek beszámolói, civil szervezetek jelentései, kistérségi szintű munkaanyagok. Stratégiai célok meghatározása A célok meghatározásakor egyben a következő ciklus prioritásai is meghatározásra kerülnek. Mindenek előtt azonban először a vízió és a misszió megfogalmazása következik, azaz az önkormányzatnak pontosan tudnia kell, hogy mi is az a jövőbeni állapot, amit el akar érni, illetve mit tekint küldetésének. A vízió ambiciózus, jövőbe mutató, lelkesítő, ugyanakkor jól érthető kell, hogy legyen, a missziónál pedig fontos, hogy azzal az érintettek is azonosulni tudjanak. Ezután jön a célok megfelelő kiválasztása, mely a reális és innovatív stratégiai terv egyik kulcskérdése. A túl átfogó, elnagyolt, nehezen megfogható célok gátolják a stratégia gyakorlatba való átültetését, míg a nagyon elaprózott, túl részletes célmeghatározás, vagy a túl nagyszámú prioritás az energiák és erőforrások elaprózódásához vezet. A stratégia célrendszerének koherensnek, jól felépítettnek, átláthatónak és végrehajthatónak kell lennie, ugyanakkor nem kell lefednie a helyzetelemzés során feltárt valamennyi területet. A prioritások meghatározásánál nem szabad félni a célhierarchia pontos meghatározásától, a túl sok kulcsterület végül a stratégia teljes összeomlásához vezethet. Stratégia alkotási szakasz Az előző lépések után a stratégiai akciók, vagy másképp kifejezve, a feladatok meghatározása következik. Egy-egy stratégiai célhoz több akció is tartozhat, de valamennyinek meg kell felelnie az alábbi kritériumoknak: - konkrét - reális - határidős - felelőshöz kötött - mérhető - finanszírozható

151 A stratégiai tervezés eljárásrendjének feladata éppen az, hogy a folyamatot olyan szintig bontsa le, amely biztosítja valamennyi kritérium megvalósulását, összhangban az ÖTV-vel, illetve valamennyi releváns jogszabállyal. Javasolt módszerek az egyes szakaszokhoz Helyzetértékelési szakasz - SWOT analízis: Erősségek, gyengeségek, lehetőségek és veszélyek bemutatása, melynek segítségével szemléletesen lehet bemutatni az önkormányzat helyzetét. Példa a SWOT analízisre: Erősségek Gyengeségek Lehetőségek Veszélyek - Problémafa: Elemző módszer, mely alkalmas a fő probléma meghatározására és az alproblémák beazonosítására, valamint a köztük lévő hierarchia szemléltetésére. o Probléma-fa, Cél-fa jellemzői: Strukturált ábrázolása a megoldandó problémáknak és az elérendő céloknak Egymást kiegészítő tervezési eszköz-páros o Az információk forrásai: SWOT analízis áttekintése Kérdőíves felmérés Társadalmi vita fórum Ötletbörze (Brainstorming) Példa a problémafára:

152 - PEST analízis: a külső környezet értékelésére szolgáló egyik módszer, ahol a politikai (jogi), gazdasági (economy), szociális és kulturális, valamint technológiai tényezők elemzése kerül előtérbe. A módszert az üzleti szférában tevékenykedő szervezetek számára fejlesztették ki, így ezt előbb testre kell szabni az önkormányzati igények figyelembe vételével. A jogi-politikai környezet vizsgálatakor az országos és EU szintű társadalom- és gazdaság-politikai irányvonalak, valamint a várható jogszabály módosítások vizsgálata szükséges. A gazdasági környezet vizsgálatakor az adópolitika irányai, a kamatszint, a banki kölcsönök elérhetőségének, az EU-s finanszírozások pénzügyi követelményeinek, a várható infláció nagyságának, a munkanélküliség alakulásának, a helyi vállalkozások kilátásainak, versenyképességének vizsgálata szükséges. A szociális és kulturális kérdéseknél a település demográfiai helyzetét, az eltartók és eltartottak arányát, az iskolázottság szintjét és annak változását, a helyi kulturális élet szereplőit, civil szervezeteket érdemes vizsgálni. A technológiai környezet elemzése az önkormányzat számára első sorban az e- önkormányzás követelményeinek teljesítése szintjén fontos, illetve a saját és kapcsolódó intézmények működésének racionalizálását, költséghatékonyabbá tételének feltételeit érdemes vizsgálni. - Érintettek körének elemzése: az önkormányzati működés valamennyi érintettjének motivációját érdemes feltárni ahhoz, hogy a stratégia valamennyi fél számára releváns legyen. A külső és belső érintettek lehetnek az polgármesteri hivatal dolgozói, a képviselőtestület, a Polgármester és Alpolgármester, a Jegyző, az önkormányzati és társulás által fenntartott intézmények vezetői és alkalmazottai, a település lakosai, a társulás többi településének lakosai, a helyi cégek és szervezetek alkalmazottai stb. - Értékelési táblázat: az önkormányzati projektek eredményességének értékelése kulcsfontosságú, mert ez az alapja a későbbi programok sikerességének is.

153 Valamennyi, még futó, illetve már megvalósult projekt esetében érdemes az alábbi kérdéseket alaposan megvizsgálni: o elérte-e a projekt az eredeti célját o az eredeti költségvetéshez képest milyen ráfordítást igényelt a program o az előre meghatározott ütemtervet sikerült-e tartani Még a vizsgálat előtt fontos meghatározni, hogy mit is tekintünk különálló projektnek. Lehetőség szerint az önkormányzat tevékenységeinek minél nagyobb részét a folyamatos jelleggel, kötelezően ellátandó feladatokat is érdemes különálló egységként kezelni, hogy így ezek működtetésének hatékonyságáról is valós képet kapjunk. A projektek értékelési táblázatában nem csak a problémás területek jelennek meg, hanem a gondok oka és a megoldásukra tett javaslatok is helyt kapnak. Megnevezés Kívánt cél Költségvetés Ütemterv Elérte? Miért? Teendő Arány% Miért? Teendő Tartotta? Miért? Teendő Projekt 1 Projekt 2 Stb.

154 Stratégiai célok meghatározásához ajánlott módszer VÍZIÓ alkotása Az önkormányzat által felvázolt, elérni kívánt jövőbeli állapot. A VIZIÓ-nak az alábbi típusait ismerjük: - Az alapvető képességekre összpontosító víziók - Az önkormányzat tevékenységét és pozícióját definiáló víziók - Jelszavas víziók - Képzelőerőre, technikai látomásokra épülő víziók Mindegyikre igaz, hogy hosszú távú jövőbe mutat, nagyon rövid és bárki számára érthető, statikus állapotot ír le, az önkormányzat érintettjei is egyetértenek vele. MISSZIÓ megfogalmazása Az a küldetés, amelyet az önkormányzat a jövőben betölteni szándékozik. A MISSZIÓ-nak az alábbi típusait ismerjük: - Politikai töltésű missziók - Az önkormányzati cselekvés vezérelveit meghatározó missziók - Az önkormányzat társadalmi szerepét, felelősségét kiemelő missziók Mindegyik típusnak választ kell adnia arra, hogy miért is dolgozik az önkormányzat, rövidnek kell lenniük, jellemzőek az önkormányzatra, a környezetre reagálva születnek, az idő és a helyzet változásával módosulhatnak, a célközönségre teszik a hangsúlyt. A prioritások és célok meghatározásához a célfa használatát javasoljuk, ami a problémafa inverze, így az előző módszerrel meghatározott problémafából logikusan következik a célfa. Példa a célfára:

155

156 Stratégiaalkotási szakasz módszerei Tervezési folyamatábra A stratégiai tervezés utolsó szakasza, ahol a helyzetelemzés, a prioritások, a küldetés és vízió, valamint a stratégiai célok meghatározása után az akciók, más szóval feladatok meghatározása következik. Valamennyi feladat mátrix rendszerben foglalható össze, így jól átlátható, követhető és számon kérhető lesz az akcióterv. Vízió Misszió I. Prioritás II. Prioritás III. Prioritás 1. Stratégia cél 1/1 Akció Feladat leírása Erőforrásigény Kimenet mértékegységgel Felelős Határidő 1/2 Feladat Feladat leírása Erőforrásigény Kimenet mértékegységgel Felelős Határidő 1/3 Feladat Feladat leírása Erőforrásigény Kimenet mértékegységgel Felelős Határidő 2. Stratégiai cél 2/1 Akció Feladat leírása Erőforrásigény Kimenet mértékegységgel Felelős Határidő 2/2 Feladat Feladat Erőforrás- Kimenet Felelős Határidő

157 leírása igény mértékegységgel 3. Stratégiai cél 3/1 Akció Feladat leírása Erőforrásigény Kimenet mértékegységgel Felelős Határidő 3/2 Feladat Feladat leírása Erőforrásigény Kimenet mértékegységgel Felelős Határidő 3/3 Feladat Feladat leírása Erőforrásigény Kimenet mértékegységgel Felelős Határidő Az elkészült stratégiai terv felső három sorának, valamint első két (három) oszlopának széleskörű kommunikálása elengedhetetlen ahhoz, hogy az önkormányzat valamennyi érintettje tisztában legyen a ciklus alatt követendő irányvonallal, illetve a működés követhető és számon kérhető legyen. 1.5 Ellenőrzés Értékelés, visszacsatolás, monitoring Az értékelés a stratégia hatékonyságának és hatásosságának mérése. Három fázisa az előzetes (exante), az időközi (mid-term) és az utólagos (ex-post) értékelés. Célja a stratégia megvalósulásának folyamatos nyomon követése, az eredmények rendszerezése, elemzése, ez adja meg az alapját az esetleges változtatási javaslatoknak. A folyamat dinamikus nyomon követése a biztosíték a kiindulási pont, a megvalósításhoz rendelt eszközök és az elért cél egységben tartásának, a stratégia sikerességének. Előzetes (Ex-ante) Az előzetes értékelés a tervezési folyamat szerves része. Célja, hogy az aktuális helyzet felmérésével alapot teremtsen a stratégia (gazdasági program) megfelelő kidolgozására. Módszertana az előzőekben már ismertetésre került. Időközi (Mid-term) Az időközi értékelés fő célja a stratégiai célok és a megvalósulás közötti összhang és a társadalmigazdasági hatások, a hatékonyság érvényre jutásának elemzése. Az időközi értékelés módosításokat is javasolhat az erőforrások elosztásában és felhasználásában egyaránt, valamint az esetleges, időközben felmerült újabb problémák megoldására is tehet javaslatot. Az időközi értékelés elengedhetetlen az éves szintű Munkaprogramok kidolgozásához. Utólagos (Ex-post)

158 Az értékelés célja, hogy lemérje, a gazdasági program végrehajtása során sikerült-e elérni a kívánt hatásokat, az aktuális helyzet megfelel-e az elvártaknak, a terv a leghatékonyabb és legcélravezetőbb megoldásokat tartalmazta-e. Az utólagos értékelés egyben alapja a következő ciklusban induló stratégiai terv kidolgozásának, annak ex-ante értékelésének. A visszacsatolást, ellenőrzést segítő értékelésnek a ciklus végén kell elkészülnie. Visszacsatolás A folyamatos visszacsatolás a stratégia sikeres megvalósításának egyik kulcsterülete. Az elemző értékelések utolsó fázisa, célja, hogy a kapott eredmények ténylegesen feldolgozásra kerüljenek, azok beépítésével a stratégia szükség szerint módosuljon a változó környezet változó igényeihez igazodva. A visszacsatolás szintén kettős szerepkörrel rendelkezik, egyrészt összefoglaló jellegű, a múltban megtett lépéseket rögzíti és elemzi, másrészt innovatív, jövőbe mutató, a hibákat és a sikereket figyelembe véve a változtatási, módosítási javaslatok alapja lehet, ezért érdemes minden fontosabb fázis megvalósulása után, illetve az értékelési szakaszok befejeztével külön figyelmet fordítani rá. A visszacsatolás nem önmagában különálló része a monitoring rendszernek, hanem a tervezés fontos, integrált eleme. Külön ki kell hangsúlyozni azonban, mert figyelmen kívül hagyása a teljes folyamat eredményességét és hatékonyságát kérdőjelezi meg. Stratégia és finanszírozás kapcsolata A stratégiai terv csak finanszírozási tervvel együtt képes betölteni kulcsszerepét a ciklus egész ideje alatt, épp ezért ez a terület annyira fontos, hogy külön részterületként szerepel, a megállapításokat pedig a felülvizsgált költségvetési tervezési eljárásrend tartalmazza majd. Ugyanakkor érdemes kiemelni, hogy a finanszírozási források biztosítása nélkül a stratégiai terv megvalósulása szinte kizárt, ezért a stratégiai tervhez kapcsolódóan beruházási tervnek is kell készülnie, melyet javasolt kétéves periódusokra lebontani, az éves és negyedéves tervezés során pedig felülvizsgálni. A Pénzügyi Bizottság elnökének, a Polgármesternek és a Projektvezetőnek együttesen kell felelősséget vállalnia a Pénzügyi Bizottság elnökének előterjesztése alapján kialakított finanszírozási tervre (melynek része a beruházási terv is), mely normatív, eseti, célzott és pályázati forrásokat éppúgy tartalmazhat, mint egyéb bevételeket. A finanszírozási tervnek el kell készülnie a stratégiai terv elfogadásának időpontjáig, hogy a Képviselő-testület a kettőről együtt dönthessen. Amennyiben változtatások szükségesek, a stratégiai tervben és a finanszírozási tervben is át kell vezetni a korrekciókat. 1.6 Javasolt elemek a stratégiai tervben Az alábbiakban meghatározunk néhány témakört, mely területeket célszerű, hogy értékelje a program, meghatározva a célokat, elképzeléseket: - Munkahelyteremtés, foglalkoztatottság; - Helyi gazdaság, befektetésösztönzés; - Kommunális feladatok (benne: utak, közművek, közlekedés stb); - Lakáshelyzet, bérlakásépítések, panelprogram, lakótelepek környezete; - Szociálpolitika, családok támogatása;

159 - Oktatás-nevelés; - Egészségügy, megváltozott munkaképességűek, fogyatékkal él_k; - Településfejlesztés, városarculat, környezetvédelem, nagyberuházások, EU-projektek; - Villamosenergia-ellátás, gázszolgáltatás, távfűtés, közszolgáltatások (szemétszállítás és -ártalmatlanítás, víz és csatorna, tömegközlekedés stb.); - Adópolitika, hatósági árak; - Kultúra, művészetek, közgyűjtemények, sport; - Civil kapcsolatok, egyházak, kisebbségek; - Nemzetközi kapcsolatok, katasztrófavédelem, honvédelem, közbiztonság; - Turizmus, idegenforgalom; - Önkormányzat, igazgatás, költségvetés; Egyéb javaslatok A megfelelő színvonalú stratégiai tervezési folyamat biztosításához szükséges olyan projektvezető kiválasztása, aki elméleti és gyakorlati szinten is ismeri a tervezési feladatokat, szükség esetén akár képzést is kell biztosítani számára. Az stratégiai tervezésbe bevont szereplők közül legalább kettőnek, a projektvezetőnek és asszisztensének a folyamat során teljes munkaidőben célszerű a feladattal foglalkoznia, míg a többiek részfeladatuknak megfelelő időt töltsenek ezzel. Hogy ez biztosítva legyen, szükség esetén érdemes a munkatársak állásleírását is ehhez igazítani. Példák a tervezési folyamatok dokumentálására (Stratégiai tervezés tréning anyaga) NÉGY- és KÉTÉVES TERV (példa) ÁLATLÁNOS Tervezési időszak január december 31. Tervezésben résztvevők Célok a tervezési időszakra Polgármester, alpolgármester, jegyző, aljegyző oktatási intézmények infrastruktúra fejlesztése a Hivatal épületének felújítása, egységesítése központi iktatórendszer bevezetése a Hivatalban stb. PROJEKT ÖSSZESÍTŐ 1. Iskola felújítási pályázaton való indulás, az induláshoz szüksége feltételek megteremtése (pl. tervek elkészíttetése, stb.)

160 2. Városközpont pályázaton való indulás az induláshoz szüksége feltételek megteremtése (pl. tervek elkészíttetése, stb.) 3. Minősített iktatórendszer beszerzése 4. PROJEKT 1. Projekt neve Projektfelelős Megvalósítási határidő Erőforrások Iskola felújítási pályázat benyújtása, az induláshoz szüksége feltételek megteremtése (pl. tervek elkészíttetése, stb.) XY június 30. pályázati referens pályázatíró cég HSZK (szakmai anyag előállítása) műszaki iroda (tervezés) pályázati önerő rendelkezésre bocsátása (képviselő testület); tervek elkészítéséhez kapcsolódó költségek rendelkezésre bocsátása stb MÉRÖLDKÖVEK A TERVEZÉSI IDŐSZAKBAN (Projekt 1) Feladat Felelős Határidő 1. Pályázaton való indulás feltételinek Pályázati referens meghatározása 2. Tervek készítés, engedélyeztetése műszaki irodavezető Pályázatíró cég kiválasztása, aljegyző szerződéskötés 4. Adatszolgáltatás pályázatírónak HSZK vezető + pályázati referens Pályázati önerő rendelkezésre Képviselő testület bocsátása 6. Pályázat benyújtása pályázatíró cég

161 NEGYEDÉVES TERV ÁLATLÁNOS Tervezési időszak január március 31. Tervezésben résztvevők Célok a tervezési időszakra Polgármester, alpolgármester, jegyző, aljegyző oktatási intézmények infrastruktúra fejlesztése stb. PROJEKT ÖSSZESÍTŐ 1. Iskola felújítási pályázaton való indulás, az induláshoz szüksége feltételek megteremtése (pl. tervek elkészíttetése, stb.) 2. PROJEKT 1. Projekt neve Projektfelelős Megvalósítási határidő Erőforrások Iskola felújítási pályázat benyújtása, az induláshoz szüksége feltételek megteremtése (pl. tervek elkészíttetése, stb.) XY június 30. pályázati referens pályázatíró cég HSZK (szakmai anyag előállítása) műszaki iroda (tervezés) pályázati önerő rendelkezésre bocsátása (képviselő testület); tervek elkészítéséhez kapcsolódó költségek rendelkezésre bocsátása stb MÉRÖLDKÖVEK A TERVEZÉSI IDŐSZAKBAN (Projekt 1) Feladat Felelős Határidő 1. Pályázati jogosultsági aljegyző kritériumoknak való megfelelés ellenőrzése 2. Tervek készítés, engedélyeztetése műszaki irodavezető Pályázatíró cég kiválasztása, aljegyző

162 szerződéskötés....

163 HETI TERV és RIPORT Hét eleji vezetői, majd csoport megbeszélés eredményeként összeállt tábla az aktuális feladatokról 1. heti terv Feladat Felelős Határidő Státusz (kész/folyamatban) Megjegyzés Projekt 1.1 aljegyző folyamatban (az 1. projekt 1. mérföldköve) Pályázat kiírójának kérdésfeltevés Adatbekérő kiküldése a jogosultság meghatározásához Pályázati referens Pályázati referens folyamatban folyamatban Jogosultság meghatározása aljegyző folyamatban projekt meeting aljegyző folyamatban Projekt 1.2 egyeztetés intézményvezetővel a szakmai tervekről tervezés menetének, módjának tisztázása stb. műszaki irodavezető műszaki irodavezető műszaki irodavezető folyamatban folyamatban folyamatban

164 Hét végi vezető összesítés a feladatok állásáról 1. heti riport Feladat Felelős Határidő Státusz (kész/folyamatban) Megjegyzés Projekt 1.1 aljegyző folyamatban (az 1. projekt 1. mérföldköve) Pályázat kiírójának kérdésfeltevés Adatbekérő kiküldése a jogosultság meghatározásához Pályázati referens Pályázati referens kész kész Jogosultság meghatározása aljegyző folyamatban projekt meeting aljegyző folyamatban Projekt 1.2 egyeztetés intézményvezetővel a szakmai tervekről tervezés menetének, módjának tisztázása stb. műszaki irodavezető műszaki irodavezető műszaki irodavezető folyamatban folyamatban folyamatban

165 2. számú melléklet: Elektronikus Információszolgáltatás Eljárásrend és Elektronikus Információáramlás Szabályzat ÜLLŐ VAROS POLGÁRMESTERI HIVATAL Hivatalos elektronikus információáramlás szabályzat 2009.

166 Hivatalos elektronikus információáramlás szabályzata Üllő Város Önkormányzata rendelkezik Informatikai Biztonsági Szabályzattal és Informatikai Katasztrófa-elhárítási Tervvel, mely szabályzatok tartalmazzák az adatvédelem általános érvényű előírását, meghatározzák az adatvédelem és adatbiztonság feltételrendszerét. Szabályozzák a számítástechnikai eszközök használatának, és a szoftverkészítés folyamatának adatvédelmi biztonsági szabályait. Jelen eljárásrend a hivatkozott Informatikai Biztonsági Szabályzattal és Informatikai Katasztrófa-elhárítási Tervvel összhangban kell értelmezni. I. A szabályzat hatálya: A Hivatalos Elektronikus Információáramlás szabályzat elsősorban a Polgármesteri Hivatal dolgozóira vonatkozik, azonban a hatálya kiterjed az alábbi személyekre is: HSZK alkalmazottai Könyvtárvezető Általános Iskola Igazgató Zeneiskola Igazgató Városüzemeltető Kft. vezetője Illetve az ő meghatalmazottaik, nevükben eljárók II. kommunikáció szabályozása

167 Az egyszerű elektronikus levelet az önkormányzati szervezeti egységek, intézmények közötti információáramlás során alapesetben a feladó közvetlenül a címzettnek juttatja el, őt szerepelteti a címzettek között. Amennyiben a Feladó az adott ügyben szükségesnek tartja illetőleg ez irányú igény előzetesen felmerült a közvetlen felettese és a címzett közvetlen felettese részére az elektronikus levélről másolatot küld, azaz a CC-ben feltünteti. Az irányítás és vezetés eszközei (Szabályzat, Vezető utasítás, Vezetői intézkedés, Körlevél) elektronikusan megküldendők. Az elektronikus levél használat szabályozásakor javasolt az alábbiakat rögzíteni: 1) Az Üllő Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatal szervezetén belül hivatalos kommunikációs eszköz. 2) A felhasználók kötelesek rendszeresen ellenőrizni postafiókjukat. A munkavégzéssel kapcsolatosan már nem használható leveleket rendszeresen el kell távolítani a postafiókból, archiválni kell. 3) címeket ellenőrizetlenül nem szabad továbbadni (pl. newsgroups-ban való részvétel vagy lánclevelek). Tilos lánclevelek készítése és továbbítása, továbbá más felhasználóktól, illetve külső hálózatról kapott támadó, továbbításra késztető, megtévesztő, illetve szemét ( spam, junk, hoax, ) stb. jellegű ek terjesztése. 4) Tilos törvény által büntetendő és jó erkölcsbe ütköző (pl. faji, erőszakot megtestesítő, szexuális zaklató stb.) üzenetek küldése. 5) Tilos Üllő Város Önkormányzata nevében olyan t küldeni, csatolt fájlt továbbítani vagy nyilvánosságra hozni, melyek: Üllő Város Önkormányzata imidzsével, értékeivel, alapelveivel ellentmondóak, Bizalmas, kritikus és üzleti szempontból érzékeny információt tartalmaznak vagy szerződési, illetve jogi következménnyel lehetnek Üllő Város Önkormányzatára nézve, Üllő Város Önkormányzata hírnevét, vagy az ügyfelekkel való kapcsolatát ronthatja, illetve ügyfeleinek érdekeit sértheti, Üllő Város Önkormányzata bizonyos témákkal kapcsolatos álláspontját meghatalmazás nélkül adják közre, Illegális, rágalmazó, obszcén, vagy támadó jellegűek, vagy amelyek más fél által zaklatásként illetve diszkriminációként értelmezhetőek, Szerzői jogokat sérthetnek. Vírusokkal fertőzhetnek meg bármely belső vagy külső hálózatot.

168 III. Az elektronikus aláírás szükségességének esetei Üllő Város Önkormányzata szervezetén kívülre küldött, valamint az olyan dokumentumokat, amelyeket joghatályos aláírással kell ellátni, a hagyományos úton, papíron kell továbbítani. Üllő Város Önkormányzata nem rendelkezik erre a célra kialakított elektronikus procedúrákhoz való hozzáféréssel, sem hitelesített elektronikus aláírással. IV. A beérkező ek továbbítása, eszkaláció Az Önkormányzathoz beérkezett eket tartalmuk szerint kell osztályozni és kezelni. Alapvetően jogszabályi előírások szerinti eltéréseket figyelembe véve az elektronikus levelet a hagyományos levéllel vagy faxszal egyenértékűnek kell tekinteni. Az elektronikus leveleket, amennyiben tartalmuk ezt indokolja, iktatni kell. Ez esetben a levél egy kinyomtatott példányát kell lefűzni, amelyen az iktató számot fel kell tüntetni. Amennyiben a beérkező címzettje nem kompetens a levél tartalma szerinti ügyben, akkor a levelet a feletteséhez kell továbbítania. Végső soron a felelős kijelölése és az elektronikus levél ügyintézőhöz szignálása a Jegyző felelőssége és jogosultsága.

169 V. ek archiválásának rendje Az ek és Dokumentumok tárolása a File serveren történik. A szerver(ek) tartalmáról az Informatika Katasztrófa-elhárítási terv előírásai szerint naponta, hetente, havonta biztonsági mentést kell készíteni. A központi gépeken, szervereken tárolt elektronikus levelek archiválására szintén a fenti előírások vonatkoznak. A felhasználók a saját számítógépük, munkaállomásuk merevlemezén ne tároljanak dokumentumokat, azokat minden esetben a serveren tárolják, mivel az adatmentés, archiválás kizárólag így biztosított. VI. Záradék Jelen szabályzat án, lép hatályba. Földváriné dr. Kürthy Krisztina jegyző

170 ÜLLŐ VAROS POLGÁRMESTERI HIVATAL Elektronikus információszolgáltatási eljárásrend 2009.