KÉPZŐ INTÉZMÉNYEK RÉSZVÉTELE

Átírás

1 KÉPZŐ INTÉZMÉNYEK RÉSZVÉTELE A GINOP DIGITÁLIS SZAKADÉK CSÖKKENTÉSE CÍMŰ KIEMELT PROJEKTBEN A dokumentum a Nemzeti Szakképzési és Felnőttképzési Hivatalának tulajdona. Továbbadása, a teljes dokumentum vagy részeinek másolása írásos engedélyhez kötött.

2 TARTALOMJEGYZÉK 1. BEVEZETÉS KÉPZÉSI PROGRAMOK: KÉPZŐ INTÉZMÉNYEK REGISZTRÁCIÓJA, KÉPZÉSI PROGRAM BENYÚJTÁSA KÉPZŐ INTÉZMÉNYEK BEFOGADÁSA EGYÜTTMŰKÖDÉSI MEGÁLLAPODÁS MEGKÖTÉSE KÉPZÉSEK BENYÚJTÁSA, ELBÍRÁLÁSA KÉPZŐI FELADATOK A KÉPZÉSEK INDÍTÁSA ELŐTT KÉPZŐI FELADATOK A TÁMOGATÁSI SZERZŐDÉS MEGKÖTÉSÉT MEGELŐZŐEN SZERZŐDÉSKÖTÉS FOLYAMATA KÉPZŐ INTÉZMÉNY FELADATAI A KÉPZÉS IDŐTARTAMA ALATT A KÉPZÉSSEL KAPCSOLATOS FELADATOK A HIVATAL ÁLTAL MEGHATÁROZOTT FELADATOK KÉPZŐ INTÉZMÉNY FELADATAI A KÉPZÉS VÉGÉT KÖVETŐEN ELSZÁMOLÁSI CSOMAG KIFIZETÉSI CSOMAG A KÉPZŐ INTÉZMÉNY ELÉGEDETTSÉGÉNEK MÉRÉSE FOLYAMATÁBRA

3 1. BEVEZETÉS A GINOP Digitális szakadék csökkentése című kiemelt projekt a hátrányos helyzetű, különösen az alacsony iskolai végzettségű, digitális készségekkel nem rendelkező, munkavállalási korú személyek képzését célozza meg a kevésbé fejlett régiókban. Jelen segédanyag a képző intézmények projektbe kapcsolódását segíti elő bemutatva a képzések lebonyolításával kapcsolatos folyamatokat, eljárásokat, a képző intézmények feladatait a regisztrációkor és a támogatott képzések indításának illetve elszámolásának/kifizetésének folyamatában. (Kérjük, a pontos értelmezés érdekében használja a projekt honlapján található Fogalomtárat is!) A GINOP projekt keretében a képző intézmények projekthez való csatlakozásának elengedhetetlen feltétele, hogy a képző intézmény rendelkezzen a Nemzeti Szakképzési és Felnőttképzési Hivatal (továbbiakban: Hivatal) által saját nevére engedélyezett lentebb részletezett képzésekkel. (A bekapcsolódás feltételeit részletesebben a Képző intézmények és képzések kiválasztásának kritériumai című dokumentum határozza meg.) 2. KÉPZÉSI PROGRAMOK: A GINOP projektben a meghirdetésre kerülő képzéseket a Kormányzati Infokommunikációs Ügynökség (KIFÜ) által fejlesztett és a képző intézmények részére rendelkezésre bocsátott IKER1 (Első lépések a digitális világba - IKER 1. szintű képzés) és IKER2 (Önállóan használom az informatikai eszközömet - IKER 2. szintű képzés) képzési programok alapján kell megvalósítani. A HIR-be történő rögzítéskor a képző intézménynek rendelkeznie kell IKER1 és/vagy IKER2 képzésre engedéllyel. IKER 1: Első lépések a digitális világba - IKER 1. szintű képzés, amely az alábbi tananyagegységekből áll: o Barátkozás az infokommunikációs eszközünkkel o Az első lépések a használatban I. o Az első lépések a használatban II. o Az első létrehozott tartalmak o Böngészés az interneten I. o Böngészés az interneten II. o Elektronikus levelezés I. o Elektronikus levelezés II. o Hanghívásra alkalmas alkalmazások o Gyakorlunk, gyakorlunk, gyakorlunk IKER 2: Önállóan használom az informatikai eszközömet - IKER 2. szintű képzés, amely az alábbi tananyagegységekből áll: o Ráhangolódunk a továbblépésre o Infokommunikációs eszközünk néhány praktikus alkalmazása o Az elektronikus levelezés összetettebb funkcióinak használata o Használjuk okosan, amit már tudunk o Én és a közösségi média I. o Én és a közösségi média II. o Ügyeket intézek otthon, fotelből o Személyre szabott eszközök o Még több ügyet intézek otthonról o Képzés zárása 3

4 3. KÉPZŐ INTÉZMÉNYEK REGISZTRÁCIÓJA, KÉPZÉSI PROGRAM BENYÚJTÁSA A képző intézmény a Háttér Informatikai Rendszerben (továbbiakban: HIR) regisztrál. A regisztráció során rögzítésre kerülnek: - a képző intézmény alapadatai: o képző intézmény neve, székhelye, levelezési címe, elérhetőségei; o a vezető és a kapcsolattartó neve és elérhetőségeik; - a jelentkezés elbírálásához szükséges nyilatkozat a képző intézmény részéről: o köztartozásmentes adózó, nem áll csődeljárás, felszámolás vagy végelszámolás alatt; o megfelel az Együttműködési megállapodás törvényi és az Általános feltételeinek; o cégbíróságnál és a felnőttképzési engedély nyilvántartásában szereplő adatai megegyeznek a HIR-be feltöltött regisztrációs adatokkal; o 8 napon belüli bejelentési kötelezettség a képző intézmény adataiban bekövetkezett változásra. - HIR-be feltöltendő képző intézményi dokumentum: o aláírási címpéldány. A képző intézmény GINOP projekthez csak és kizárólag a 2. pontban részletezett IKER1/IKER2 képzési program/programok benyújtásával együtt jelentkezhet. A képzési program/programok a projekt honlapján és a HIR rendszerben is megtalálható(k). A személyi- és tárgyi feltételek biztosításának módja mezők meghatározása után a képzési programot/programokat a képző intézmény az NSZFH Képzési Főosztályán engedélyeztetheti, majd a HIR-be a (már engedélyezett) képzés(ek) adatait, dokumentumait rögzítheti: - a képzési program adataival kapcsolatosan rögzítésre kerülnek: o képzés(ek) engedélyezési számai IKER1 és az IKER2 tekintetében; o képzés(ek) nyilvántartásba vételének időpontja(i); o személyi feltételek biztosításának módja; o tárgyi feltételek biztosításának módja; - a jelentkezés elbírálásához szükséges nyilatkozat a képzési programok vonatkozásában: o a képzési program(ok)hoz és a tananyagegység(ek)hez feltöltött adatok az engedélyezett képzési programmal egyezőek; - HIR-ben feltöltendő dokumentumok a képzési programmal kapcsolatban: o képzési program feltöltése PDF-formátumban; o a képzési engedély kiadásáról szóló határozat. (A Képző intézmények és képzések kiválasztásának eljárásrendjében a regisztrálás és szerződéskötés folyamata, a Képző intézmények és képzések kiválasztásának kritériumai dokumentumban a kiválasztás feltételrendszere található meg részletesebben.) 4. KÉPZŐ INTÉZMÉNYEK BEFOGADÁSA A képző intézmények regisztrációja után a Hivatal formai és szakmai ellenőrzést folytat a benyújtott dokumentumokon. A Hivatal a 3. pontban részletezett képző intézményi adatokat összeveti az elektronikus cégkivonat és a Hivatal felnőttképzési engedély nyilvántartási adataival, amennyiben az adatok nem megfelelően kerültek rögzítésre, hiánypótlást kezdeményez. (A képző intézménynek 15 napja van a hiánypótlás véglegesítésére). A Hivatal - az esetleges hiánypótlások teljesítése után - az ellenőrzésen megfelelt képző intézmények befogadását, a hiánypótlások után az ellenőrzésen továbbra sem megfelelt képző intézmények elutasítását terjeszti elő az Értékelő Bizottság (továbbiakban: ÉB) felé. (A képző intézmények befogadása az ÉB hatásköre.) A Hivatal az ÉB döntése után a HIR-en keresztül értesíti a képző intézményeket a projektbe történő befogadásról. 4

5 5. EGYÜTTMŰKÖDÉSI MEGÁLLAPODÁS MEGKÖTÉSE Az Együttműködési megállapodás (továbbiakban: EM) a képző intézmény és a Hivatal között létrejövő megállapodás, amely az általános feltételek mellett tartalmazza a megállapodás hatályát (a megkötés időpontjától október 31-ig), valamint azokat a képzési programokat, amelyek alapján a képző intézmény a megállapodás ideje alatt az ÉB általi jóváhagyással képzéseket indíthat. A képzőre és az elfogadott képzési programokra vonatkozó adatokat tartalmazó EM a HIR-ből, az ehhez tartozó Általános feltételek (továbbiakban: ÁF) a projekt honlapjáról () tölthetők le. Az EM megkötésére a Hivatal székhelyén kerül sor (időpontjáról a képző intézmény előzetesen a HIR-ből kap értesítést). Az EM megkötéséhez a képző intézménynek papír alapon hoznia szükséges: - Aláírási címpéldány - Képzési engedélyről szóló határozat (IKER1 és/vagy IKER2 vonatkozásában) képző intézmény által hitelesített másolata - 30 napnál nem régebbi nemleges együttes adóigazolás, amennyiben nem szerepel a köztartozásmentes adózói adatbázisban - Felhatalmazó levél azonnali beszedési megbízás alkalmazására (lásd. AF). A Hivatal ellenőrzi a behozott dokumentumokat, megfelelőség esetén az EM három példánya aláírásra kerül, melyből egy példány a képző intézményé. Az Együttműködési megállapodás megkötésével egyidejűleg a Hivatal felkészítést szervez, melynek célja a képző intézmények egységes tájékoztatása a Háttér Informatikai Rendszer (HIR) működéséről, a projekt megvalósításában elvégzendő feladatokról, azok feltételrendszeréről a jogszerűség és a szakszerűség érdekében. 6. KÉPZÉSEK BENYÚJTÁSA, ELBÍRÁLÁSA A képző intézmény a befogadása után képzéseket tervezhet, azonban azokat benyújtani kizárólag a Hivatal által meghirdetett benyújtási időszakban tudja. A képző intézmény által véglegesített és benyújtott képzésekből a Hivatal a Képző intézmények és képzések kiválasztásának kritériumai című dokumentumban előre meghatározott szempontrendszer szerint előkészíti a képzések listáját, majd a képzések elfogadásáról, indíthatóságáról az ÉB dönt. A HIR-ben a publikálás időpontjában lesz minden résztvevő számára egyidejűleg nyilvános és elérhető az elindítható képzések listája, a képző intézmény saját jóváhagyott képzéseiről külön értesítést is kap. A képzés fő paramétereinek (pl: megvalósulás helyének település szintű megjelölése, a képzés befejezésének időpontja) jóváhagyás utáni változtatására nincs lehetőség. (Részletesebben: Képző intézmények és képzések kiválasztásának eljárásrendje című dokumentumban.) 7. KÉPZŐI FELADATOK A KÉPZÉSEK INDÍTÁSA ELŐTT 7.1 KÉPZŐI FELADATOK A TÁMOGATÁSI SZERZŐDÉS MEGKÖTÉSÉT MEGELŐZŐEN A publikálás időpontjában a HIR felületén megjelennek a képző intézmény jóváhagyott képzései, ezen képzésekre a már regisztrált magánszemélyek jelentkezhetnek. 5

6 A magánszemélyek regisztrálását a képző intézmények is végezhetik. A jelentkező regisztrálásakor a képző intézmény a HIR-ből generálja a regisztrációs lapot, két példányban kinyomtatja, aláíratja a jelentkezővel. Az aláírt és beszkennelt regisztrációs lapot a HIR-be feltölti (ennek hiányában a jelentkező nem tud képzésre jelentkezni és a regisztráció 72 óra múlva törlődik). Az regisztrációs lap egyik példányát a képző intézmény 8 napon belül megküldi a Hivatalnak, a másikat a regisztrált magánszemélynek adja át. A képző intézmény a regisztráláson kívül végezhet: igényrögzítést, jelentkeztetést képzésre, lejelentkeztetést (csak a képző intézmény által meghirdetett képzésről). A HIR-ben generált dokumentumot minden esetben kinyomtatja, és a magánszemélynek átadja. A Hivatalnak ezen dokumentumokat nem szükséges beküldeni. 7.2 SZERZŐDÉSKÖTÉS FOLYAMATA A képző intézmény feladata a képzésre jelentkezett személy validálása, a képzési és a támogatási szerződés megkötése. Ennek folyamán a képző intézmény feladata: - a képzésre jelentkező személyes adatait a bemutatott személyazonosítók alapján ellenőrizni (különös tekintettel az iskolai végzettségre) s szükség szerint módosítani a HIR-ben, - a képzésre jelentkező kérésére előzetes tudásszint mérést biztosítani, - a Felnőttképzési szerződést négy példányban kinyomtatni a HIR-ből a képzés kezdési időpontját megelőzően, majd aláíratni a jelentkezővel. Egy példányt a jelentkezőnek átadni, egyet megtartani, két példányt a Hivatalnak - a lentebb részletezett elszámolási csomag részeként - megküldeni, - A Felnőttképzési szerződés megkötésének tényét a szerződés azonosító számának rögzítésével véglegesíteni a HIR-ben (a képzett ekkortól szerződött, már nem lehet lejelentkeztetni, szükség esetén szerződést kell bontani vele), - a Támogatási szerződés (továbbiakban: TSZ) négy példányát kinyomtatni és aláíratni a képzésre jelentkezővel, - az aláírt Támogatási szerződéseket (minden képzésben résztvevő mind a négy példányát) az aláírást követő 6 naptári napon belül a Hivatal részére megküldeni. A Hivatal ellenőrzi a szerződéseket, szükség esetén hiánypótlás keretében javítást kér a képző intézménytől (TSZ teljes körű ellenőrzésére az Elszámolás csomag kereteiben kerül sor.) A kifizetési folyamat megkezdésének előfeltétele a képzéshez kapcsolódó összes szerződött hiánytalan és hibátlan TSZ-einek beérkezése a Hivatalba. 8. KÉPZŐ INTÉZMÉNY FELADATAI A KÉPZÉS IDŐTARTAMA ALATT 8.1 A KÉPZÉSSEL KAPCSOLATOS FELADATOK Jelenléti ív vezetése (a felnőttképzésről szóló évi LXXVII. törvény 16. -a alapján) A jelenléti íven a támogatásban részesülő személyek szerepelnek, kinyomtatása a HIR-ből történik. A képző intézmény feladata és felelőssége, hogy a képzési alkalmon részt vevő támogatott személyek kék tintával aláírják a jelenléti ívet, továbbá hogy a jelenléti ív adatai a képzési alkalom befejezését követő egy munkanapon belül (következő nap 24:00-ig) a HIR-be rögzítésre kerüljenek. A jelenléti íven hamis adatok közlése a képző és a képzésben résztvevő projektből történő kizárását eredményezi. A kinyomtatott jelenléti íveket szabályosan kell javítani: a rossz tétel áthúzása, a helyes adat jól látható feltüntetése, aláírás, dátum, bélyegző. 6

7 Képzés idején fotódokumentáció készítése Képzési alkalmanként legalább egy, elektronikus időbélyegzővel ellátott fotót kell készíteni a képzésben résztvevő támogatott személyekről, lehetőség szerint munkatevékenység közben. Ezeket az elszámolási csomag részeként kell benyújtani egy CD/DVD-n a megfelelő K0000_P0000_K0000_je000 formátumú képzésazonosítóval ellátva, ahol a K0000 a képző HIR kódja, a P0000 a program HIR kódja, a K0000 a képzés HIR kódja, a je000 a jelenléti ív HIR sorszáma. Hiányzás/hiányzáspótlás A képző intézménynek elemi érdeke a lemorzsolódás megakadályozása, hiszen engedményezés alapján csak akkor történik meg számára a támogatott képzési díjának kifizetése, ha a támogatott eredményesen, tanúsítvánnyal zárta a képzést és a képző a Hivatal felé az elszámolási csomagot hiánytalanul és hibátlanul benyújtotta. A mentorokkal történő folyamatos kapcsolattartás, egymás kölcsönös informálása jelentős szerepet játszhat a hiányzások minimalizálása és a lemorzsolódás elkerülése érdekében. A képzési alkalmakról a támogatottak hiányzását a HIR rendszerben külön fel kell tüntetni. A képzésben résztvevő hiányzása esetén a képző intézmény hiányzáspótló képzési alkalom időpontot jelölhet ki. Elmaradó/elmaradt képzési alkalmak, alkalomelemek Összhangban az engedélyezett képzési programmal, elmaradt képzési alkalom vagy alkalomelem esetén pótló képzési alkalom vagy alkalomelem szervezése szükséges, amelynek a képzés vége előtt, előre meghirdetett időpontban kell megvalósulnia. A HIRben rögzíteni kell az elmaradt alkalom/alkalomelem tényét. A pótló alkalomra ugyanazok a dokumentálási szabályok érvényesek, mint a többi képzési alkalomra. Elégedettségmérés lebonyolítása és dokumentálása A felnőttképzésről szóló évi LXXVII. törvény 16. -a és a 393/2013. (XI. 12.) Korm. rendelet alapján az engedéllyel rendelkező képző intézménynek a képzésben résztvevők képzéssel kapcsolatos elégedettségét mérniük kell. A képző intézmények a saját minőségirányítási rendszerükben meghatározottaknak, saját gyakorlatuknak megfelelően bonyolítják a mérést. A hallgatói elégedettség-mérés összesítését a kérdőív mintájával együtt az elszámolási csomag részeként el kell juttatni a Hivatalba. Ismeretek záró számonkérése A záró számonkérést az engedélyezett képzési programnak megfelelő intenzitásban és formában kell a képzések folyamán megvalósítani. A vizsga tényéről, annak formájáról, várható időpontjáról és helyszínéről már a képzés megkezdésekor tájékoztatni kell a képzésben résztvevőket, a vizsga időpontját, helyszínét és a kapcsolódó egyéb egyedi információkat a megszervezés előtt legkésőbb 2 héttel a HIR-ben rögzíteni kell, hogy a képzésben résztvevők ezúton is tudomást szerezzenek róla. A vizsgát időben és a szabályoknak megfelelően kell lebonyolítani, eredményéről a képzésben résztvevőket tájékoztatni kell személyesen és a HIR-en keresztül is. Lehetőséget kell adni, hogy a képzésben résztvevők megismerhessék a helyes válaszokat és az értékelés módját. Amennyiben a képzésben résztvevő a vizsga minimumszintjét nem éri el, számára tanúsítvány nem adható és a projekt szempontjából lemorzsolódottnak tekintendő. A képző intézménynek ezt rögzítenie kell a HIR-ben. A képző intézmény pótló vizsgát szervezhet, amelynek időpontját rögzítenie kell a HIR-ben, és mindenképpen meg kell valósulnia a képzés vége időpontig. 7

8 Tanúsítvány kiállítása A sikeres vizsga letétele után a képző intézmény tanúsítványt állít ki, melynek átadását legkésőbb az utolsó képzési alkalmat követő 8. napon belül kell megvalósítania. (Az átadás időpontjáról időben tájékoztatni kell a képzésben résztvevőket.) A tanúsítvány átvételét a HIR-ből nyomtatott íven kell aláírásukkal igazolni a képzésben résztvevőknek. Akik személyesen nem tudják átvenni a tanúsítványt, azoknak tértivevényes postai küldeményként kell azt eljuttatni. A küldemény átvételét igazoló aláírása és annak időpontja minősül a tanúsítvány átvételi igazolásának és dátumának. Ezt a postai szelvényt is az aláírási ív hitelesített másolatához kell csatolni és az elszámolási csomag részeként eljuttatni a Hivatalba. 8.2 A HIVATAL ÁLTAL MEGHATÁROZOTT FELADATOK Adatmódosítás kezelése A képzésben résztvevő köteles az adataiban történő változást 3 munkanapon belül bejelenteni a képző intézmény felé. Bejelentésnek minősül, ha a képzésben résztvevő önállóan, mentor vagy képző intézmény segítségével a HIR-ben rögzíti a megváltozott adatokat (a képző intézmény az adatmódosulásról a HIR-ben kap értesítést). A HIR-ből kinyomtatott képzett által is aláírt adatmódosító lapot a képző intézmény az elszámolási csomag részeként küldi be a Hivatalba. Helyszíni ellenőrzés A Hivatal előzetesen bejelentett és előzetes bejelentés nélküli ellenőrzést is végez a képzés ideje alatt. Az ellenőrzés alatt a képző intézménynek az Együttműködési megállapodás Általános feltételei szerint szükséges rendelkezésre állni. 9. KÉPZŐ INTÉZMÉNY FELADATAI A KÉPZÉS VÉGÉT KÖVETŐEN 9.1 ELSZÁMOLÁSI CSOMAG Az elszámolási csomagot - annak kifizethetősége érdekében- legkésőbb a képzés befejezését követő 15. naptári napig be kell nyújtani. A képző intézmény feladata a dokumentumok megfelelő példányszámban történő kinyomtatása, hitelesítése, valamint a Hivatal felé postai úton történő továbbítása. Elszámolási csomag tartalma: - az Elszámolási csomag HIR-ből nyomtatott és a képző intézmény által aláírt fedlapja; - Felnőttképzési szerződések 2 eredeti példánya; - a képzésen való részvételt igazoló jelenléti ívek képző intézmény által hitelesített másolati példányai; - képzési csoportonként 1db jelenléti ív összesítő táblázat eredeti példánya; - tanúsítványok képző intézmény által hitelesített másolatai; - tanúsítvány átvételt igazoló lap eredeti példánya a képzettek aláírásával és/vagy a képző intézmény által hitelesített tanúsítvány átvételét igazoló tértivevény(ek) másolatával; - a képzések megtartását igazoló fotódokumentáció (képzési alkalmanként legalább 1 db fotó), elektronikus adathordozón; - résztvevői elégedettség-mérés összesítése a kérdőív mintájával együtt; - képzettek adatmódosító lapja(i) (amennyiben a képzés ideje alatt történt a képzeti adatokban változtatás). 8

9 Az Elszámolási csomagban feltüntetett feltételek együttes teljesítése esetén minősül az Elszámolási csomag befogadottnak, a Hivatal teljesítési igazolást állít ki, és a HIR-en keresztül értesítést küld a képző intézmény számára. A hibásan, vagy hiányosan benyújtott Elszámolási csomagok hiánypótlására a Hivatal maximum 15 napos határidőt szab meg, melynek ideje nem számít bele a teljesítési igazolás kiállítására megszabott határidőbe. 9.2 KIFIZETÉSI CSOMAG Elszámolási csomag befogadottnak minősülése után a képző intézmény megkapja a Hivatal részéről kiállított teljesítési igazolást. Amennyiben ezt elfogadja, kiállíthatja a számlákat (a teljesítési igazoláson szereplő képzésben résztvevőkre), s a számla adatainak HIR-ben történő rögzítése után pénzügyi összesítőt nyomtathat, majd 15 napon belül benyújthatja a kifizetési csomagját. A kifizetési csomag tartalma: - Pénzügyi összesítő képző intézmény által aláírt 2 példánya - számlák harmadik eredeti példánya képzésben résztvevőnként - teljesítési igazolás képző intézmény által aláírt 3 példánya. A hibásan, vagy hiányosan benyújtott kifizetési csomagok hiánypótlására a Hivatal maximum 15 napos határidőt szab meg, melynek ideje nem számít bele a kifizetésre megszabott határidőbe. A hibátlan kifizetési csomag befogadása után a Hivatal a képző intézmény számára kifizeti a képzés díját. 10. A KÉPZŐ INTÉZMÉNY ELÉGEDETTSÉGÉNEK MÉRÉSE A Hivatal elégedettségmérő kérdőívet állít össze, melyet elektronikus formában küld meg a képző intézménynek. A kérdőív a programba való bekapcsolódással, a részvétellel, a Hivatal tevékenységével kapcsolatban méri a képző intézmények elégedettségét illetve véleményét. A Képző Intézmény számára a kérdőív 15 napon belüli kitöltése kötelező. További információkért, kérjük, forduljon a GINOP projekt ügyfélszolgálatához az alábbi elérhetőségeken: tel: ginop612@lab.hu honlap: 9

10 11. FOLYAMATÁBRA 10

11 11

12 12

13 13