Projekt Irányítási Kézikönyv

Átírás

1 Projekt Irányítási Kézikönyv B. Fedőlap C. Tartalomjegyzék CÍM FEDŐLAP TARTALOMJEGYZÉK VÁLTOZÁSOK JEGYZÉKE ELOSZTÁSI LISTA A PROJEKT IRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYV TÁRGYA A SZERVEZET TEVÉKENYSÉGÉNEK BEMUTATÁSA SZERVEZETI ÁBRA AZ ALKALMAZOTT RÖVIDÍTÉSEK Projekttervezés A. fejezet B. fejezet C. fejezet D. fejezet E. fejezet F. fejezet G. fejezet H. fejezet I. fejezet 1. fejezet Az Ütemterv aktualizálása Az Ütemtervben szereplő tevékenységek résztevékenységekké való bontása és azok hozzárendelése a felelősökhöz, munkakörök tervezése Havi munkaterv-mátrix készítése Feladatok folyamatos nyomon követése, beszámolók a feladatok megvalósulásáról Havi szakmai beszámolók elkészítése Havi pénzügyi beszámolók készítése a projektmenedzsment számára Folyamatábra Humán erőforrás kezelés 2. fejezet Új munkakör kialakításának elrendelése Munkaköri terv készítése Pályázati felhívás készítése, közzététele Kiválasztás, munkaerő felvétele Munkaszerződés-tervezet eljuttatása Humánerőforrás képzése A menedzsment folyamatokhoz igénybe vett külső szakértői szerződéskötések Folyamatábra Szakmai bizottságok létrehozása 3. fejezet 1/78

2 Szakmai bizottságok kialakítása Részvételi felhívás eljuttatása a partnereknek A bizottsági tagok felkérése a közreműködésre Bizottsági tagok szerződéseinek elkészítése Szakmai bizottságok megalakítása Szakmai bizottságok teljesítéseinek összesítése Szakmai bizottságok teljesítési jelentéseinek véleményezése Bizottsági elnökök és tagok kifizetéseinek megvalósítása Szakmai bizottságok koordinálása a megvalósítás nyomon követése Folyamatábra Projekt monitoring jelentéskészítés 4. fejezet A projektek ideje alatti jelentések készítése Adatszolgáltatás a fenntartó partnerektől Adatok, egyéb információk megjelenítése a beszámolóban A jelentés megküldése TT/TGY-nek A jelentés és mellékleteinek elküldése a KSZ-nek Hiánypótlás A projekt fenntartási ideje alatti jelentések készítése (PFJ) Folyamatábra Kommunikáció, disszemináció 5. fejezet Szervezeten belüli, belső kommunikáció A projekt és a partnerintézmények kapcsolata Igazgató Tanács/Intézményvezetői Tanács Szakmai bizottságok ülése Társulási Partnerek Tanácsadó Testület Felügyelő Bizottsággal történő kommunikáció Taggyűléssel történő kommunikáció Külső kommunikáció, disszemináció Fenntartóval történő kommunikáció Támogatóval történő kommunikáció A projekt és más projektek, szakképző intézmények kapcsolattartása A projekt és egyéb harmadik személyek kapcsolattartása Médiakommunikáció és helyi kommunikáció Minőségirányítási rendszer 6. fejezet Munkaterv kialakítása a MIR bevezetésére 2/78

3 Minőségirányítási Kézikönyv előkészítése Program akkreditáció előkészítése Intézményi akkreditáció előkészítése Szakmai fejlesztés 7. fejezet A szakmai bizottságok feladatainak és munkatervének meghatározása A szakmai bizottságok részletes munkatervének elkészítése Szakmai bizottságok által kidolgozott szakmai termékek kialakítása, elfogadása és beépítése a helyi tantervekbe, dokumentumokba Külső szakértők által előállítandó szakmai termékek elkészítési rendje Külső szakértők kiválasztása Szakértői szerződés megkötése és végrehajtása Tanácsadó Testület létrehozása Folyamatábra Továbbképzésekkel kapcsolatos feladatok 8. fejezet Továbbképzési célok meghatározása A továbbképző szervezetek kiválasztása Továbbképzési tematika, képzési tananyag kidolgozása és elfogadása Továbbképzések szervezése és lebonyolítása Belső képzések Folyamatábra Belső szabályzatok elkészítése 9. fejezet Belső szabályozó anyagok tervezetének elkészítése Belső szabályozó anyagok jóváhagyása Belső szabályozó anyagok kihirdetése Belső szabályozó anyagok felülvizsgálata Belső szabályozó anyagok módosításának elrendelése Belső szabályozó anyagok dokumentálása Folyamatábra Beszerzési eljárások 10. fejezet A beszerzési eljárás előkészítése Ajánlatkérés összeállítása Szakmai specifikáció készítése Pénzügyi terv készítése 3/78

4 Szerződés-tervezet készítése Ajánlatkérés és mellékleteinek jóváhagyása A beszerzési eljárás megindítása Ajánlatkérés kiküldése Ajánlatok bontása, elbírálása és eredményhirdetés Szerződéskötés a nyertes ajánlattevővel Folyamatábra Közbeszerzési eljárás 11. fejezet A közbeszerzési eljárás előkészítése eljárás típusának megfelelően A közbeszerzési terv elkészítése Lebonyolító szervezet választása A közbeszerzési dokumentáció összeállítása Szakmai specifikáció elkészítése az Ajánlattételi Felhíváshoz Pénzügyi terv készítése Szerződés-tervezet készítése A közbeszerzési felhívás véglegesítése, pontosítása A közbeszerzési eljárás megindítása A felhívás közzététele A pályázatok bontása, elbírálás és eredményhirdetés, jogorvoslati lehetőség Szerződéskötés a nyertes ajánlattevővel Pénzügyi engedélyeztetés Teljesítésigazolás Pénzügyi kifizetés, engedélyeztetés Kifizetés Folyamatábra Részletes költségterv 12. fejezet Fenntartói részletes pénzforgalmi- és költségtervek kialakítása ProjekTSZintű pénzforgalmi- és költségterv kialakítása Pénzforgalmi és költségtervek jóváhagyása Folyamatábra Költségütemezés 13. fejezet Költségütemezés nyomon-követése Folyamatábra Szerződéskötés 14. fejezet Szerződéstervezet kialakítása és a szerződés aláírása 4/78

5 Teljesítési és részteljesítési igazolások kiállítása A szerződésekhez kapcsolódó kifizetések megvalósítási rendje, utalványozás a pénzügyi kifizetési és engedélyeztetési rend szerint Folyamatábra PIK mellékletei Bizonylati album D. Változások jegyzéke Változások jegyzéke VáltozTATott Fejezet Lap VáltozTATás oka Végezte Dátum Változat 5/78

6 E. Elosztási Lista Sorszám Név, Beosztás Az átadás módja F. Projekt Irányítási Kézikönyv tárgya: A Projekt Irányítási Kézikönyv bemutatja a ProjekTSZervezet Projektirányítási Rendszerét, mely szorosan összefügg a projekt által létrehozandó TISZK irányítási rendszerével. A Kézikönyv egyes esetekben párhuzamosan szabályozza a projektszervezetet és a TISZK-et. A Projekt Irányítási Kézikönyv célja: A Támogatási szerződésben megfogalmazott Projektterv szerint egységes rendszerbe foglalni a TISZK Projektirányítási rendszerét, a Pályázatban és a Támogatási szerződésben megfogalmazott tevékenységek végrehajtását valamint az egyre magasabb színvonalú szakmai tevékenység végrehajtásához szükséges tevékenységek szabályozását, leírását A Projekt Irányítási Kézikönyv rendeltetése: Leírni a TISZK rendszer működésének alapelveit, valamint tájékoztatást adni a TISZK-el kapcsolatba kerülő szervezetek és magánszemélyek számára a projekt Támogatási szerződésben rögzített szakmai tevékenységének végrehajtásáról az ezzel kapcsolatos folyamatokról és minőségbiztosításról. 6/78

7 A Projekt Irányítási Kézikönyv felhasználási köre: A Kézikönyv két típusát különböztetjük meg: 1. Sorszámozott példányok (a tartalmát érintő változások rögzítése kötelező, dokumentumként felhasználható) 2. Sorszámozás nélküli példányok (a változások átvezetése nem kötelező, dokumentációra nem alkalmas) A Projekt Irányítási Kézikönyv felhasználásáról a dönt. A Kézikönyv a Projekt tulajdonát képezi, a dokumentum vagy részeinek sokszorosítása, a projekten kívüli alkalmazása csak a tulajdonos (TISZK) jének engedélyével lehetséges. A Projekt Irányítási Kézikönyv (PIK) sorszámozott, felügyelt példányainak elosztását, felhasználói körét a PIK mellékleteként rögzített Elosztási Lista alapján az ott felsorolt személyek számára kell átadni. A Projekt Irányítási Kézikönyv hatálya: Tárgyi hatály: a dokumentum Kézikönyvben leírt, szakmai megvalósításhoz kötődő folyamatok szabályozására terjed ki. Személyi hatály: projekt végrehajtásában résztvevő valamennyi munkatársra, megbízási, vagy vállalkozói szerződéssel foglalkoztatott személyre kiterjed. G. A TISZK tevékenysége: AérségiIntegrált Szakképző Központ a szakmai képzés minőségének javítása, az oktatási rendszer megreformálásának szándékával jön létre. A rendszerbe tartozó szakképzést végző intézmények Társulási szerződés alapján a térség szakképzési igényének minél magasabb szinten, minél jobb minőségben történő kielégítésére vállalkoztak. A térség munkaerőpiacának igényeit jól ismerő, a minőségi elvárásoknak megfelelő képzési rendszerű oktatási képzési központok létrehozásának célja a képzési szerkezet javítása, a szakmai oktatás színvonalának emelése, valamint a térségi foglalkoztatási arány bővítés szakképzési feltételeinek megteremtése. Törölt: T Törölt: A TISZK felépítése: A TISZK-et szakképzési közoktatási intézmények fenntartói hozták létre, Társulási szerződés keretén belül. A TISZK egyenrangú partnerek együttműködésén alapul, irányítását a Társulási Tanács végzi, mely eddig a fenntartók által gyakorolt bizonyos hatásköröket is átvesz. Feladata a TISZK szakmai és gazdasági működésének felügyelete. A projekt szakmai megvalósítását érintő tevékenységeket a és a Szakmai vezető végzi. A projekt szakmai ellenőrzése a Szakmai vezető feladata, míg a gazdasági teendőket a Pénzügyi vezető látja el. H. Szervezeti Ábra 7/78

8 I. Az alkalmazott rövidítések jelentése: ÜT: Ütemterv TSZ: Támogatási Szerződés PEJ: Projekt Előrehaladási Jelentés HEP IH: Humán Erőforrás Programok Irányító Hatósága KSZ: Közreműködő szervezet TT: Társulási Tanács TGY: Taggyűlés FB: Felügyelő Bizottság PIK: Projekt Irányítási Kézikönyv TAT: Tanácsadó Testület IT: Igazgató Tanács Projekttervezés 1.1 A FOLYAMAT CÉLJA A projekttervezés célja egyrészről, hogy a Támogatási Szerződésben (TSZ) szereplő Ütemterv (ÜT) végrehajtására részletes, havi szintű lebontásban munkaterv készüljön, amely meghatározza a ÜT végrehajtásában résztvevő személyek időarányos feladatait és tevékenységét, másrészről, hogy a ÜT a projekt előrehaladása során folyamatosan felülvizsgálatra kerüljön. 1.2 A FOLYAMAT ALKALMAZÁSI TERÜLETE A jelen fejezet rendelkezéseit kell alkalmazni a Támogatási Szerződésben és mellékleteiben vállalt kötelezettségekből származó feladatok részletes, operatív szintű tervezésére, azok végrehajtására és a végrehajtás ellenőrzésére. 1.3 A FOLYAMATBA TARTOZÓ TEVÉKENYSÉGEK LEÍRÁSA Az Ütemterv aktualizálása A projekt megvalósítása során felmerülő tevékenységek egy része előre ütemezhető; az előrehaladáshoz szükséges meghatározott időszakokban felmerülő feladatok és tevékenységek, tervezett ütemezését a végzi a Projektterv kialakításával. A TSZ aláírása után a ÜT aktualizálását a pályázati dokumentációban szereplő azonos területek csoportosítását és az egyes tevékenységek időrendbe helyezését a végzi el az alábbiak szerint: ÜT TSZ A tevékenység felelőse: Határidő: a TSZ aláírása után, illetve szükség szerint 8/78

9 Aktualizált ÜT Résztvevők:, Szakmai vezető Projektmenedzsment tagok A Ütemtervben szereplő tevékenységek felelősökhöz való hozzárendelése, munkakörök tervezése A ÜT-ben kronologikus időrendben megjelenő (a projekt teljes időtartamát felölelő havi lebontású ütemezésben) beazonosított területek tartalmazzák a megvalósításért felelős szervezet / személyek megnevezését. Az általuk elvégzendő feladatokhoz ennek megfelelően a megkezdi a projektben ellátandó munkakörök kialakítását. A munkaköri terveknek megfelelően a szétválasztja a ÜT-ben jelzett feladatokat és utasítást ad a Projektmenedzsment többi tagjának a ÜT operatív szintű feladatmegosztásának lebontására Havi munkaterv-mátrix készítése A minden hónap első munkanapján projektmenedzsment értekezlet keretében a Projektmenedzsment többi tagjával közösen havi munkatervet (Havi tevékenységterv) állít össze, amelyben ésszerű bontásban meghatározásra kerülnek az elvégzendő feladatok, és elvégzésük határideje, valamint a feladat végrehajtásáért felelős neve. Aktualizált ÜT Havi Tevékenységterv (B5) A tevékenység felelőse: Határidő: minden hónap első munkanapján Résztvevők: Projektmenedzsment tagok Projektmenedzsment tagok Feladatok folyamatos nyomon követése, beszámolók a feladatok megvalósulásáról A havi projektmenedzsment értekezleten a Projektmenedzsment tagjai megtárgyalják a munkaterv mátrix időarányos feladataival kapcsolatos teendőket: átbeszélik a feladatok végrehajtásának rendjét, illetve a Projektmenedzsment tagok beszámolnak az előzőleg elvégzett feladatokról, azok eredményéről, ellenőrzik a határidők tartását. Határidő mulasztás esetén az érintett beszámol a mulasztás okáról, a pedig az eltérés okának feltárását követően utasítást ad ki, szükség szerint módosítja a havi tevékenységtervben meghatározott feladatokat, illetve azok határidejét. Az értekezleteken elhangzottakról a Koordinátor-adminisztrátor emlékeztetőt készít. Havi tevékenységterv 9/78

10 A tevékenység felelőse: Szakmai vezetők Pénzügyi vezető Határidő: havonta, a projektmenedzsment értekezleteken Résztvevők: Projektmenedzsment tagok Munkaterv mátrix Emlékeztető a projekt-menedzsment értekezletről (B7) Havi szakmai beszámoló Havi pénzügyi beszámoló Havi szakmai beszámolók Minden hónap projektmenedzsment értekezletén a Szakmai vezető havi beszámolót készít a megadott Projekt Előrehaladási Jelentés (PEJ) sablon szerint a ÜT megvalósulásának állásáról, és a elé terjesztik. Különösen az alábbiak igazolására kötelesek: a Ütemterv szerinti előrehaladás igazolása a Közbeszerzési Ütemterv megvalósulása a megvalósult szakmai feladatok és a ÜT egyezősége Havi pénzügyi beszámolók A Pénzügyi vezető minden hónap 10. munkanapjáig ellenőrzi a tevékenységekre bontott megvalósítási és költségfinanszírozási terv megvalósulását. Ennek során különösen az alábbiak ellenőrzésére köteles: mutatkozik-e eltérés az elszámolt és a tervezett támogatási összeg között, az elszámolt költségek megvalósulása a tárgyidőszakban következett-e be, az igényelt támogatás elköltésének igazolása a benyújtott számlák, bizonylatok igazolása alapján történt-e, az adott időszakra vonatkozó számszerűsíthető célkitűzések teljesültek-e. A minden tárgyhó 10. napjáig ellenőrzi a ÜT megelőző hónapban esedékes feladatainak végrehajtását, ezáltal megvizsgálja a féléves PEJ megvalósulását, szükség szerint jelzi az elmaradásokat Egyezőség esetén jóváhagyja a beszámolókat. Eltérés észlelése esetén javaslatot tesz a ÜT aktualizálására, amelyben megjelelöli a módosítás szükségességét és mértékét, valamint a végrehajtásáért felelős személyt. 1.7 Folyamatábra 10/78

11 Start Ütemterv Az Ütemterv aktualizálása Aktualizált Ütemterv Munkakörök tervezése Operatív feladatmeghatározás Aktualizált Ütemterv Havi munkatervmátrix készítése Havi tevékenységterv Jóváhagyott havi szakmai beszámoló Jóváhagyott havi pénzügyi beszámoló Havi tevékenységterv Nyomon követés, beszámolók Munkaterv mátrix Emlékeztető Vége 11/78

12 Humán erőforrás biztosítása 2.1 A FOLYAMAT CÉLJA A humán erőforrás kezelésének célja, hogy a projekttel jogviszonyba kerülő, tevékenységében teljes vagy legalább részmunkaidőben közreműködő személyek (projektmenedzsment tagok és alkalmazottak) kiválasztása, alkalmazása, valamint képzése előre meghatározott rendben, azonos elvek mentén, a projekt céljának megfelelően történjen. 2.2 A FOLYAMAT ALKALMAZÁSI TERÜLETE A jelen fejezet rendelkezéseit alkalmazni kell a projekttel munka- / megbízási szerződést létesítő személyek kiválasztására, munkavégzésére és képzésére alkalmazásuk fennállásáig. 2.3 A FOLYAMATBA TARTOZÓ TEVÉKENYSÉGEK LEÍRÁSA Új munkakör kialakításának elrendelése A projektdokumentációban illetve az Ütemtervben foglalt határidők és feladatok felmerülése szerint az alkalmazni kívánt munkakörök tervezését a végzi. Az alkalmazásba vételt a pályázat költségfinanszírozási tervében megjelölt projektmenedzsment óraszám szerinti bérköltsége határozza meg a járulékok feltüntetésével. Új munkakör kialakításának szükségessége esetén a elrendeli Munkaköri Terv készítését. Projektdokumentáció ÜT Utasítás új munkakör elrendelésére A tevékenység felelőse: Határidő: a felmerülés szerint Résztvevők: Jogi tanácsadó TSZ Munkaköri terv készítése A munkaköri terv elkészítését a Szakmai vezető végzi, a tervezetet pedig a Jogi tanácsadó véleményezi. A Munkaköri Terv az alábbi szempontokat vizsgálja: új munkakör betöltésének szükségessége, új munkakörhöz rendelendő feladatok, feladatkörökkel járó munkaidő becslése, új munkakörhöz rendelendő döntési jogosítványok, új munkakörhöz rendelendő felelősség és a szervezeti hierarchiában való elhelyezése, új munkakör betöltésének feltétele, javaslat a munkakör betöltésének módjára. 12/78

13 Utasítás új munkakör elrendelésére A tevékenység felelőse: Határidő: felmerülés szerint, új munkaerő felvételéhez kapcsolódóan Résztvevők: Szakmai vezető, Jogi tanácsadó Munkaköri terv Pályázati felhívás készítése, közzététele Alkalmazott Új munkavállaló felvételére kizárólag erre irányuló nyilvános pályázat alapján kerülhet sor. A a munkakör betöltésére pályázati felhívást készít, amelyben megfogalmazásra kerülnek: a munkakörrel járó főbb feladatok, a munkakör betöltésének kezdő időpontja, a képzettségi feltételek, a szakmai tapasztalatokkal kapcsolatos elvárások, a munkakör betöltésének módja és a pályázatok benyújtási határideje. A kiválasztás bírálati szempontrendszerét képezi: az ellátni kívánt munkakör betöltésére való alkalmasság feltétele, végzettség, adott területen felmutatható szakmai tapasztalat, referenciák kommunikációs készség. Az álláshirdetést a jelenteti meg a Projekt honlapján, illetve legalább egy helyi napilapban vagy hetilapban. Munkaköri terv A tevékenység felelőse: Határidő: a feladat felmerülése szerint, vagy egyéb indokolt esetben Résztvevők: adott területről érintett Projektmenedzsment tag Pályázati felhívás Munkavállaló Kiválasztás, munkaerő felvétele A pályaművek a pályázati kiírásban megjelenő szempontrendszer érvényesülése esetén kerülnek elbírására. Formai megfelelés teljesülésekor a Koordinátor-adminisztrátor közreműködésével, a pályázati határidő letelte után 15 nappal a jelölteket a személyes beszélgetésre hívja, a nem megfelelt pályázatokat elutasítja. 13/78

14 Az interjúkat a vezeti, melyen az adott területről érintett Projektmenedzsment tag is jelen lehet. Az interjún szerzett személyes tapasztalat, továbbá a megadott értékelési szempontrendszer, illetve a pályázati anyag alapján kiválasztja a munkakör betöltésére alkalmas személyt. Felvétel esetén a munkaköri leírás és a belső szabályzatok átadásra kerülnek a Munkavállaló számára. Utasítás a felvételi eljárás megindítására A tevékenység felelőse: Határidő: a pályázatok beérkezésének határideje után 15 nappal Résztvevők: Koordinátor-adminisztrátor Projektmenedzsment véleménye a nyertes pályázó alkalmazásáról Munkaszerződés-tervezet és mellékleteinek eljuttatása A munkaszerződést a felkérésére a Jogi tanácsadó készíti el, továbbá megvizsgálja a munkakör betöltésének és ellátásának jogszabályi feltételeit a következő szempontok szerint: munkakör betöltéséhez előírt jogszabályi feltételek, hatósági engedélyek munkakör betöltéséhez kapcsolódó összeférhetetlenségi szabályok. A szerződéshez szükséges adatokat, információkat a biztosítja. A a szerződés megkötésével egyidejűleg átadja a munkaköri leírást/ feladatleírást a munkavállaló részére, és az alábbiakról írásban tájékoztatást ad: az irányadó munkarendről, a munkabér egyes elemeiről, a bérfizetés napjáról, a munkába állás napjáról, a rendes szabadság mértékének számítási módjáról ás kiadásának, illetve a munkáltatóra és a munkavállalóra irányadó felmondási idő megállapításának szabályairól, valamint arról, hogy a munkáltató kollektív szerződés hatálya alá tartozik-e az adott munkavállaló felett munkáltatói jogokat gyakorló személyről. A Munkavállaló részére valamennyi belső szabályzatot át kell adni. Pályázati felhívás A tevékenység felelőse: Határidő: a pályázati felhívásban foglaltak szerint Résztvevők: Jogi tanácsadó Munkavállaló (nyertes pályázó) 14/78

15 Aláírt munka-/megbízási szerződés Aláírt munkaköri-/feladatleírás Írásbeli tájékoztatás a munkavégzés feltételeiről Munkavállaló Humánerőforrás képzése Az új belépők a projektekkel kapcsolatos történetről megkapják a tájékoztató információkat, ezt követően a megvalósításban való szerepük alapján részt vesznek a szükséges humánerőforrás képzéseken. A Szakmai vezető közreműködik a projektdokumentációban foglaltak alapján és a ÜT-ben meghatározott ütemezés szerint a menedzsment és a Társulási Tanács/Taggyűlés részére megtartandó továbbképzések megvalósításában. A TISZK szervezetén kívül álló, továbbképzést végző szervezet kiválasztása a beszerzési eljárás vagy a közbeszerzési eljárás irányadó fejezetei, valamint az annak alapján kötött szerződés szerint történik. TSZ Projektdokumentáció, ÜT A tevékenység felelőse: Szakmai vezető Határidő: ÜT szerint, ill. a Képző személy/ szervezet szerződésében foglalt ütemezés szerint Résztvevők: Projektmenedzsment tagjai Társulási Tanács/Taggyűlés Képző személy/ szervezet Képző személy/ szervezet szerződése és mellékletei A menedzsment folyamatokhoz igénybe vett külső szakértői szerződéskötések A projektmenedzsment folyamatait támogató megbízottak, szakmai szolgáltatók, továbbá megbízási szerződéssel, a projekttel jogviszonyban álló személyek megbízatási és a szerződéskötési eljárásról szóló PIK irányadó fejezet-részei szerint történik. 2.4 Folyamatábra Feladatköri leírás A tevékenység felelőse: Határidő: a megbízási szerződésben szereplő határozott időtartam Résztvevők: Jogi tanácsadó Megbízási szerződés Megbízott 15/78

16 16/78

17 Szakmai bizottságok létrehozása 3.1 A FOLYAMAT CÉLJA A szakmai bizottságok létrehozásának és működtetésének célja a partnerintézményi tapasztalatok, valamint a szakmai tudás bevonásának biztosítása a projekt szakmai eredményeinek létrehozásába. Feladatuk a meghatározott tartalmi fejlesztések létrehozása, illetve a szakmai eredmények megvitatása, a közösségi szolgáltatások és a tananyagfejlesztés eredményes megvalósításának elősegítése a projektben résztvevő szakképző partnerintézményekben, ennek érdekében a pedagógusok bevonása. Feladatuk továbbá a külső szakértők által elvégzett feladatok véleményezése, az elkészült anyagokhoz ajánlások megfogalmazása. 3.2 A FOLYAMAT ALKALMAZÁSI TERÜLETE A pályázatban szereplő összes szakmai fejlesztési területre megjelölt szakmai bizottság létrehozása, működtetése és munkájuk nyomon követése, koordinálása esetén e folyamatot kell alkalmazni A FOLYAMATBA TARTOZÓ TEVÉKENYSÉGEK LEÍRÁSA Szakmai bizottságok kialakítása A Szakmai vezető kialakítja a projektdokumentáció alapján az adott területre létrehozandó szakmai bizottságok listáját és feladat- és felelősségi körét. Projektdokumentáció Irattár, ÜT TSZ A tevékenység felelőse: Szakmai vezető Határidő: ÜT szerint Kialakítandó szakmai bizottságok listája, feladat- és felelősségi köre Résztvevők: Szakmai vezető Részvételi felhívás eljuttatása az intézményeknek A Szakmai vezető elkészíti a partnerintézmények pedagógusai részére szóló pályázati felhívást a szakmai bizottságokban való részvételre. A jóváhagyása után kiküldi a felkérést a partnerintézmények vezetőinek. Az intézmények vezetői a feladat betöltésére jelölteket neveznek meg. A beérkező jelöléseket a projektmenedzsment szakmai szempontok szerint szűri, majd a kiválasztott szakembert felkéri a bizottságban való részvételre. Specifikus bizottság felállításakor az intézményvezető munkatársat delegálhat a bizottságba. A kiküldött felkérésnek tartalmaznia kell: a bizottság megalakításának célját, az ellátandó feladatokat, a megbízás kezdetét/végét, 17/78

18 a bizottság létszámát nyilatkozattétel a teljesítendő vállalásokról. Kialakítandó szakmai bizottságok listája, feladat- és felelősségi köre Projektdokumentáció Szakmai vezető A tevékenység felelőse: Határidő: a szakmai bizottságok listájának kialakítását követő 10. napon Résztvevők: Szakmai vezető Kiküldött intézményi felhívás a szakmai bizottságokban való részvételre Partnerintézmények vezetői Szakmai vezető A bizottsági tagok felkérése a közreműködésre Az elbírált pályázatok alapján a Szakmai vezető a Koordinátor-adminisztrátor segítségével kiküldi a felkérő levelet a szakmai bizottság tagjainak a projektben való közreműködésre. Amennyiben a szakmai fejlesztési folyamatban már elkészült az adott szakmai bizottság munkaterve, úgy azt is elküldi. Kiküldött intézményi felhívás a szakmai bizottságokban való részvételre A szakmai bizottságokban elfogadott résztvevők listája Szakmai vezető A tevékenység felelőse: Szakmai vezető Határidő: az eredményhirdetést követő 10 napon belül Résztvevők: Koordinátor-adminisztrátor Felkérő levelek a bizottságban való részvételre Szakmai bizottsági tagok Bizottsági tagok szerződéseinek elkészítése Az alakuló ülés előtt a Szakmai vezető specifikációi alapján a Jogi tanácsadó előkészíti a szakmai bizottságok tagjaival kötendő szerződések tervezetét, melyben rögzítik a teljesítés feltételeit. A szakmai bizottságba való részvételre vonatkozó jelentkezések, valamint a pályázat eredménye alapján a Szakmai vezető megküldi a felkérő leveleket a bizottsági tagok részére az alakuló ülésre szóló meghívóval együtt. A bizottság tagjai előzetes értelmezésre úgyszintén megkapják elektronikusan a szerződéstervezetet, melynek papír alapú változatát az alakuló ülésen személyesen hitelesítik aláírásukkal. 18/78

19 A szakmai bizottságokban elfogadott résztvevők listája Szakmai vezető A tevékenység felelőse: Jogi tanácsadó Határidő: a szakmai bizottságokba történő jelentkezés lezárását követő 15 napon belül Résztvevők: Szakmai vezető Meghívó alakuló ülésre (C6) A bizottsági tagok szerződései Szakmai vezető Bizottsági tagok Szakmai bizottságok megalakítása Az alakuló ülésen a szakmai bizottságok elfogadják ügyrendjüket, illetve munkatervet dolgoznak ki, amelyben rögzítik az ülések várható időpontját, napirendjét és a végrehajtandó feladatokat. A bizottsági elnökök az alakuló ülésen kerülnek megválasztásra. (javaslattétel/előterjesztés és szavazásra bocsátást követően) A bizottság üléséről a kijelölt jegyzőkönyvvezető jegyzőkönyvet készít, amelyet a bizottsági elnök valamennyi tag részére megküld. A bizottsági tagok szerződései Meghívó az alakuló ülésre (C6) Szakmai vezető A tevékenység felelőse: Határidő: az alakuló ülésre szóló meghívóban jelzett időpontban Résztvevők: Szakmai bizottság tagjai Szakmai bizottságok ügyrendje Szakmai bizottságok munkaterve Jegyzőkönyv (B16) Bizottsági tagok, Szakmai vezető Szakmai bizottságok teljesítéseinek összesítése A szakmai bizottságok elnökei a részletes munkatervben meghatározott valamennyi feladat elkészülte után összesítést végeznek, melyben bemutatják a bizottságuk által elkészített szakmai terméket és az ülések emlékeztetőit, melyek tartalmazzák a munkatervben vállalt feladatok teljesülését. Szakmai bizottságok ügyrendje Szakmai bizottságok munkaterve Szakmai bizottságok Felelős: Szakmai vezető Határidő: bizottsági munkatervben meghatározott végteljesítési határidő szerint Közreműködők: Bizottsági tagok Szakmai bizottságok teljesítési beszámolója (B11) Szakmai vezető 19/78

20 3.3.7 Szakmai bizottságok teljesítési jelentéseinek véleményezése A szakmai bizottságok által elkészített szakmai anyagokat a Szakmai vezető a bizottságok elnökei által készített teljesítési jelentéssel együtt az Tanácsadó Testület (TAT) elé terjeszti véleményezésre, akik írásban adják le a bizottsági munka eredményéről szakmai véleményüket a szakmai bizottsági feladat-meghatározás és a projekttervben vállalt indikátorok teljesülése szempontjából. Amennyiben módosításra van igény, a TAT átdolgozási igény esetén megfogalmazza az átdolgozás irányelveit, a szakmai bizottságok munkatervüknek és ügyrendjüknek megfelelően elvégzik a szükséges korrekciókat. A szakmai termék elfogadása után a Szakmai vezető elkészíti a szakmai bizottságok tagjainak teljesítésigazolását, amit megküld a részére, aki intézkedik a kifizetés teljesítéséről. Szakmai bizottságok ügyrendje Szakmai bizottságok munkaterve Szakmai termékek specifikációja Szakmai bizottságok teljesítési beszámolója Szakmai bizottságok Szakmai vezető Szakmai bizottságok elnökei A tevékenység felelőse: Szakmai vezető Határidő: a bizottság munkatervének megfelelően, ÜT szerint Résztvevők: Bizottsági tagok TAT TAT véleménye Szakmai vezető TAT Bizottsági elnökök és tagok kifizetéseinek megvalósítása A bizottsági elnökök és tagok kifizetéseinek megvalósítása a szerződéskötési eljárásról szóló kifizetések megvalósítási rendjére vonatkozó irányadó szabályozásnak (PIK) megfelelően történik. Szakmai bizottságok teljesítési jelentése TAT véleménye Bizottsági elnökök TAT A tevékenység felelőse: Pénzügyi vezető Határidő: A bizottságok munkatervében szereplő végteljesítés-igazolás kiadását követő 15 napon belül Résztvevők: Szakmai vezető Teljesítésigazolás projektvezető Pénzügyi vezető Szakmai bizottságok koordinálása a megvalósítás nyomon követése 20/78

21 Az elfogadott szakmai bizottsági munkaterveket a szakmai bizottságok a bizottságok elnökeinek irányításával valósítják meg. A Szakmai vezető a szakmai bizottságok munkaterve alapján nyomon követi a szakmai fejlesztés megvalósulását, a bizottsági elnököktől érkező negyedéves írásos teljesítési jelentés alapján (sablon). A bizottságok által elkészített tananyagokat és tanmeneteket az TAT elé terjeszti véleményezésre. A Szakmai vezető csak szükség szerinti mértékben vesz részt a szakmai bizottságok ülésein, de azok eredményét minden esetben megkapja és elfogadja, vagy egyeztetést kezdeményez a bizottságok elnökeivel a szükséges módosításokról. Szakmai bizottságok munkaterve Szakmai bizottságok teljesítési igazolása (C2) A bizottsági tagokkal kötött szerződésben és a bizottsági munkatervben meghatározott szakmai termékek elkészülése 3.4 Folyamatábra A tevékenység felelőse: Szakmai vezető Határidő: folyamatosan, ÜT szerint Résztvevők: Bizottsági elnökök és tagok TAT Bizottsági elnökök és tagok Szakmai vezető Szakmai vezető 21/78

22 22/78

23 Projekt monitoring-jelentéskészítés 4.1 A FOLYAMAT CÉLJA A projektmonitorig célja a megvalósuló projektek Részletes Projektterv szerinti nyomon követése, a Támogató/KSZ naprakész informálása, hogy milyen ütemben halad a projekt időarányos feladatainak megvalósítása; másrészt hogy a projekt céljait veszélyeztető problémákra időben fény derüljön. A jelentések készítésének célja a fizetési kérelmek alátámasztása: annak igazolása, hogy a felmerült költségek a program finanszírozhatósági időszakán belül merültek fel és a pályázatban, illetve a TSZ-ben meghatározott célok és feladatok megvalósításához kapcsolódnak. A jelen fejezet célja, hogy a projektmonitorig jelentések készítése a Részletes Projektterv 1.4 pontja szerint meghatározott módon és ütemezés szerint történjen. 4.2 A FOLYAMAT ALKALMAZÁSI TERÜLETE A jelen fejezet rendelkezéseit kell alkalmazni a Projektmonitorig jelentésekre és a projekt befejező időpontját követően, 5 éven belül a Projektfenntartási jelentés készítésének rendjére. 4.3 A FOLYAMATBA TARTOZÓ TEVÉKENYSÉGEK LEÍRÁSA A projektek ideje alatti jelentések készítése A projektek megvalósítása alatt készítendő jelentések fajtái: Időközi jelentés (időközi kifizetési kérelem): Amennyiben a kedvezményezettek által az elszámolási időszakban teljesített kifizetések meghaladják a TSZ-ben rögzített előleg összegének 90%-át a kedvezményezett jogosult az elszámolási időszak vége előtt időközi kifizetés kezdeményezésére a TSZ alapján. Ebben az esetben egy Időközi Kifizetési Kérelem benyújtása szükséges a közreműködő szervezet felé. A kérelemben részletesen indokolni kell az időközi kifizetés indokoltságát. A folyósított előleggel a TSZ-ben meghatározottak szerint kell elszámolni. Projekt Előrehaladási Jelentés (köztes kifizetés): Köztes kifizetés esetén a PEJ és mellékleteinek benyújtásával van lehetőség a támogatás igénylésére. A PEJ-t minden elszámolási időszakban a Kedvezményezettnek a Támogatási Szerződés 3; Projekt megvalósításhoz kapcsolódó beszámolási/ jelentételi Kötelezettségek pontjában meghatározott napon kell benyújtania. Az elszámolási időszakok a TSZ pontjában meghatározottak szerint a TSZ megkötését követően, 6 hónapos időszakok. Projektzáró Jelentés (végső kifizetés): Célja az utolsó elszámolási időszakra vonatkozóan a kifizetési kérelmek alátámasztása, vagyis annak igazolása, hogy a felmerült költségek a program finanszírozhatósági időszakán belül merültek fel, és a pályázatban illetve a TSZ-ben meghatározott célok és feladatok megvalósításához kapcsolódnak. Emellett a jelentés másik feladata, hogy teljes körű beszámolót nyújtson a projekt végrehajtásáról. A TSZ értelmében a projektzáró jelentés elfogadása a feltétele a támogatás utolsó 20%-a kifizetésének. 23/78

24 4.3.2 Folyamatos adatgyűjtés a jelentések tárgyidőszakából Adatszolgáltatás a Társulási partnerektől A Szakmai vezetők a Pénzügyi vezetővel közösen összegyűjtik a projektekre vonatkozó, a TSZ mellékletében szereplő PEJ formátumnak megfelelő havi szakmai és pénzügyi beszámolókat, és a megvalósult eredmények archivált dokumentációit. A utasítja a együttműködő partnereket havi adatszolgáltatási kötelezettségükre, akik a projektmonitorig jelentések saját tevékenységeikre vonatkozó részének elkészítéséért felelős személyek és a kijelölt kapcsolattartókon keresztül minden hónap 5 napjáig eleget tesznek adatszolgáltatási kötelezettségüknek. A partnerek adatszolgáltatása (havi szakmai és pénzügyi beszámolók PEJ formátum szerint) A tevékenység felelőse: Szakmai vezető Pénzügyi vezető Projektmenedzsment tagjai Határidő: tárgyhó 5. napján Résztvevők: Projektmenedzsment tagjai Összesített beszámoló Projektmenedzsment tagjai Adatok, egyéb információk megjelenítése a beszámoló formanyomtatványon - pénzügyi, szakmai részek feltöltése A PEJ formanyomtatvány a TSZ mellékletét képező PEJ formanyomtatvány feltöltését az összesített beszámolók, a rendelkezésre álló adatok alapján történik. A kitöltést a formanyomtatványhoz kapcsolódó útmutató szerint kell felhasználni a kitöltés során. A PEJ-hez kapcsolódóan a Támogatási Szerződés előírásai szerinti dokumentumokat kell benyújtani: - az előrehaladást igazoló dokumentumokat - a lefolytatott közbeszerzési eljárás ajánlati, részvételi, illetve ajánlattételi felhívását,az ajánlatok elbírálásának befejezésekor keletkezett dokumentumokat, jogorvoslat esetén a Közbeszerzési biztosi határozatot, valamint, amennyiben a Kbt. azt előírta, a hivatalos közbeszerzési tanácsadó igénybevételének igazolását. - a nyilvánossággal kapcsolatos kötelezettségek teljesítését igazoló dokumentumokat Szakmai rész: a megvalósítás első jelentésének mellékleteként 6 havonkénti lebontású ütemezés a számszerűsíthető célkitűzések teljesítéséről az előrehaladást igazoló dokumentumok a lefolytatott közbeszerzési eljárás dokumentumai a beszállító által szolgáltatandó garanciák a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos kötelezettségek teljesítését igazoló dokumentumok 24/78

25 a megvalósítás első jelentésének mellékleteként közbeszerzési ütemterv a lefolytatott közbeszerzési eljárás eredeti dokumentumai. Pénzügyi rész: Fizetési kérelem Számlaösszesítő záradékolt számlák és a hozzájuk kapcsolódó teljesítésigazolások és kifizetést igazoló bizonylatok vonatkozó szerződések. Abban az esetben, ha a TSZ alapján a projekt elfogadott költségvetéséhez képest 10%-nál nagyobb mértékben változik az összköltség kategóriák szerinti bontása, akkor a kifizetést, kötelezettségvállalást megelőzően szerződésmódosítás kezdeményezése és az KSZ általi elfogadása szükséges a támogatás módosításához. A PIK vonatkozó fejezete szerint a havi szakmai és pénzügyi beszámoló alapján a Pénzügyi vezető a projektek pénzügyi, a Szakmai vezetők pedig a projektek szakmai előrehaladásáról készítenek féléves összesítést. A bizonylatok és egyéb szükséges dokumentumok csatolása után a PEJ és mellékleteinek tervezetét a höz továbbítják. Havi szakmai és pénzügyi összesített beszámolók Projektmenedzsment tagok A tevékenység felelőse: Pénzügyi vezető Szakmai vezetők Határidő: PEJ ciklusonként, a jelentéskészítés tárgyhavának 5. napján Résztvevők: Koordinátor-adminisztrátor PEJ és mellékleteinek tervezete A jelentés megküldése TT/TGY-nek ellenőrzi az összeállított PEJ-t az adatgyűjtés adatai alapján: megegyezik-e a projekt végrehajtása a ÜT-ben foglaltakkal, a szakmai eredmények számossága megegyezik-e az indikátorokban meghatározottakkal, majd ezt követően a döntéshozó szervnek jóváhagyásra megküldi a TT/TGY soron következő ülésére A jelentés és mellékleteinek elküldése a KSZ-nek A a leadás határidején belül megküldi a PEJ-t a KSZ-nek. Projektmenedzsment által jóváhagyott PEJ A tevékenység felelőse: 25/78

26 Határidő: PEJ ciklusonként, a jelentéskészítés előírt határidejére Résztvevők: - KSZ felé beterjesztett PEJ KSZ Hiánypótlás A benyújtott PEJ teljességi vizsgálatát a KSZ végzi Amennyiben a KSZ a teljesség szempontjából hiányosságot tapasztal, akkor írásban hiánypótlásra szólítja fel a Kedvezményezettet. A jelentés tartalmi vizsgálatát végzők kérhetnek korrekciót is, azonban ez esetben a KSZ írásban szólítja fel a Kedvezményezettet. Hiánypótlásra és korrekcióra az adott elszámolási időszakban csak egyszer van lehetőség, a hiánypótlásra/korrekcióra vonatkozó felszólító levélben megadott határidőig. A felelősök szerint szelektálja a hiánypótlási tételeket, majd ezeket továbbítja a felelősökhöz, akik a szükséges korrekciót, kiegészítéseket a lehető legrövidebb idő alatt megteszik. Amennyiben hiánypótlásra kerül sor, a finanszírozás folyamata, azaz a támogatás folyósítására rendelkezésre álló 60 nap felfüggesztésre kerül. Felszólító levél hiánypótlásra/korrekcióra KSZ A tevékenység felelőse: () Határidő: a hiánypótlásra/korrekcióra vonatkozó felszólító levélben jelzett határidőig Résztvevők: Projektmenedzsment tagjai Hiánypótlásra leadott PEJ KSZ A projekt fenntartási ideje alatti jelentések készítése (PFJ) A TSZ a projekt megvalósításának befejező időpontját követő 5 év elteltével szűnik meg. Ezen időpontig áll fenn a Kedvezményezettek kötelezettsége a projekt eredményeinek fenntartására, amely magában foglalja, hogy a projekt csak a pályázatban meghatározott cél eléréséhez működtethető, azon változtatni a Kedvezményezettek a Támogató hozzájárulása nélkül nem jogosultak. Ezen időszak alatt áll fenn a projekt. jelentéstételi kötelezettsége, mely szerint a projekt eredményeinek fenntartásáról köteles a szerződés lejártáig évente projekt fenntartási jelentésben (PFJ formanyomtatvány) beszámolni. A jelentési kötelezettséget részletesen a TSZ, Általános Szerződési Feltételek 3. Pontja szabályozza. A projekt által benyújtott fenntartási jelentésnek az érvényben lévő TSZ-tel összhangban kell lennie. A jelentés készítése a PIK alapján történik, a PFJ elkészítésének részletes kidolgozásáért és dokumentációjának rendjéről a PEJ analógiájára a projekt befejezésének időpontjáig, a köteles gondoskodni. 4.4 Folyamatábra 26/78

27 27/78

28 Kommunikációs tevékenység 5.1 A FOLYAMAT CÉLJA A projekt kommunikációs tevékenysége szabályozásának célja, hogy a projekt szervezetén belül az információáramlás hatékonyan működjön, illetve az egyes szervezeti egységek és a társaság között rendszeres, torzításmentes információkon alapuló munkakapcsolat segítse a feladatok célirányos megvalósítását, valamint a projekt által folytatott tevékenységek széles körben való megismertetését. 5.2 A FOLYAMAT ALKALMAZÁSI TERÜLETE A jelen fejezet rendelkezéseit kell alkalmazni az alábbi szervezetek és személyek között, a projekt végrehajtása során, illetve azzal összefüggésben folytatott kommunikációs tevékenységekre: Belső kommunikáció (Projektmenedzsment értekezletek, illetve kommunikációja a partnerintézményekkel, a, TAT-el, szakmai bizottságokkal és a TT-al): a partnerintézmények közös tevékenységének, életének eseményei. Külső kommunikáció (Projektmenedzsment kapcsolata a FB-gal, Támogatóval, más szakképző intézményekkel és ügyfélszolgálat): a szakképzés lehetőségeinek, a TISZK rendszerének megismertetése a célcsoportok számára, a külső kommunikáció mindhárom szintjén: Projekt és a TT/TGY kapcsolattartója Helyi szinten történő kommunikáció Szakmai bizottságokkal történő kommunikáció Disszeminációs tevékenység: a projekt rendezvényei és elért eredményeinek megismertetése a szélesebb közvéleménnyel és a partnerek/cégek folyamatos, interaktív tájékoztatása. A KSZ tájékoztatása nem tartozik a folyamat alkalmazási területébe, erről a projektmonitoring jelentéskészítés fejezetének PIK rendelkezései az irányadók. 5.3 A FOLYAMATBA TARTOZÓ TEVÉKENYSÉGEK LEÍRÁSA A kommunikációs folyamat szabályozása a Kommunikációs Tervvel összhangban kerül kialakításra, melynek elkészítése, módosítása és elfogadása az hatáskörébe tartozik. A Kommunikációs Terv tartalmazza: az eseményt, a megcélzott felületeket, az esetlegesen szükséges eszközöket, a felelősöket, a határidőket, 28/78

29 a várható költségeket és mindezek dokumentálásának módját. A közös kommunikáció folyamatai: Az együttműködés szempontjából közös folyamatok a kedvezményezettek részvételével kerülnek meghatározásra, és csoportmunkában a partnerek képviselőinek részvételével készülnek el a folyamatszabályozások, melyek a következők: szakmai bizottságok működtetése, közös modellek kidolgozása minőségügyi rendszer működtetése közös képzési kínálattervezés és beiskolázás nyomon követés, beválás vizsgálat partneri igény és elégedettség mérése vezetői értékelés a projekt közös marketing tevékenysége, disszemináció biztosítása. Az alábbiakban a projekten belüli szervezeti egységek közti kommunikációra vonatkozó információk kerültek rögzítésre: Szervezeten belüli, belső kommunikáció Projektmenedzsment ülések Folyamatos, heti szintű operatív kommunikáció. A havi projektmenedzsment értekezlet a Munkaterv mátrixban rögzített időpontokban kerül megtartásra. A havi projektmenedzsment értekezlet az a fórum, ahol az elvégzett munka értékelése, a további teendők meghatározása és munkatervként való rögzítése, valamint az információk megosztása történik. A projektmenedzsment értekezleten különösen az alábbi témák kerülnek meghatározásra: havi munkatervek készítése, beszámolók az előző munkaterv feladatainak teljesítéséről, havi szakmai és pénzügyi beszámolók, PEJ, egyéb társasági ügyek, aktuális problémák, feladatellátás előrehaladása, munkatársak értékelése, egyebek. A projektmenedzsment értekezletről a Koordinátor-adminisztrátor emlékeztetőt készít, amit eljuttat valamennyi projektmenedzsment tagnak. ÜT Munkaterv mátrix TSZ A tevékenység felelőse: Határidő: Munkaterv mátrixban rögzített időpontokban Résztvevők: Projektmenedzsment tagjai Koordinátor-adminisztrátor 29/78

30 Emlékeztető (B15) Projektmenedzsment tagjai A projekt és a partnerintézmények kapcsolata A projekt partnerintézményeinek igazgatóival, vagy az általa kijelölt kapcsolattartó személyekkel a és a projektek szakmai vezetői rendszeres kapcsolatot tartanak fenn. A szakmai vezetők az intézmények igazgatói részére, kérésükre tájékoztatást nyújtanak bármely, a partnerintézményeket érintő szakmai kérdésben; adatokat, dokumentumokat kizárólag a előzetes engedélyével adhatnak át. Az intézményvezetők a kérésére nyújtják be a szükséges dokumentumokat, illetve bocsátják rendelkezésre a szükséges adatokat. A Koordinátor-adminisztrátor feladata a napi kommunikáció a partnerintézmények által kijelölt kapcsolattartó személyeken keresztül, a belső tájékoztatás szervezése, koordinálása annak érdekében, hogy a szabályzatok, ügyvezetői ajánlások, határozatok, más információk időben, torzításmentesen eljussanak az érintettekhez. A partnerintézményekkel való kapcsolattartás, kommunikáció főbb csatornái, eszközei: belső informatikai rendszeren keresztül, illetve hagyományosan (telefon, fax, körlevelek, honlap, hirdetmények, írásos tájékoztatók útján): a tagiskolák nevelőtestületeinek, illetve egyéb közösségeinek belső tájékoztatása szakmai tanácskozások, értekezletek, és egyéb megbeszélések. A Koordinátor-adminisztrátor kizárólag a előzetes írásbeli engedélyével adhat át információkat, adatokat, dokumentumokat az alábbi témákban: a projektek pénzügyi adatai, belső személyi anyagai, a által kötött szerződések. Írásbeli kérelem / elektronikus eszközök alkalmával történő megkeresés Partnerintézmények vezetői A tevékenység felelőse: Szakmai vezető Határidő: eseti jelleggel, kérdés felmerülése esetén Résztvevők: Koordinátor-adminisztrátor Partnerek Írásbeli tájékoztatás Partnerek Igazgatótanács/Intézményvezetői tanács Az IT legalább évente négy alkalommal, illetve szükség szerint a tanév rendjéhez igazodóan ülésezik. Az IT tagjait a hívja össze. 30/78

31 Az IT üléseinek összehívása az alábbiak szerint történik: - kijelöli a napirendi pontokat, közli a Koordinátor-adminisztrátorral a meghívó megküldésének határideje előtt 5 nappal, Koordinátor-adminisztrátor 3 napon belül megszövegezi a meghívókat, összeállítja a mellékletek listáját, amit véleményezésre megküldi a nek, - jóváhagyja a dokumentumokat, - Koordinátor-adminisztrátor a megszövegezett meghívókat és mellékleteiket megküldi a résztvevőknek a belső információs hálózaton keresztül legkésőbb az ülést megelőző 10 nappal. Az ülésekről, értekezletekről, megbeszélésekről a Koordinátor-adminisztrátor Jelenléti ívet és 3 napon belül Jegyzőkönyvet készít, amit a résztvevőknek továbbít. A partnerintézmények igazgatói intézményük pedagógusait az aktuális feladatokról írásbeli tájékoztatókon keresztül értesítik. Az IT ülésein különösen az alábbi témák kidolgozásának kell szerepelnie: szakmakínálat összehangolása, beiskolázási program, felvételiztetés, követelmények egységesítése, közös órarend, központi képzőhely kihasználtságának megtervezése, profilbővítési irányok, illetve pályázati lehetőségek. ÜT Munkaterv mátrix TSZ A tevékenység felelőse: Határidő: évente négy alkalommal, illetve szükség szerint Résztvevők: Koordinátor-adminisztrátor Meghívó IT ülésre Jelenléti ív Jegyzőkönyv Írásbeli tájékoztatás az aktuális feladatokról Partnerintézmények igazgatói IT ülésen jelenlévők Szakmai bizottságok A által a Szakmai vezető köteles gondoskodni róla, hogy a szakmai bizottságok a feladataik ellátásához szükséges dokumentumokat legkésőbb az ülést megelőző 10 nappal megkapják. A szakmai bizottságok részére az alábbi feladatok ellátásához kell információt, dokumentumokat rendelkezésre bocsátani: az iskolák munkájának támogatása szakmai és módszertani kérdésekben, iskolai oktató-nevelő munka belső fejlesztésében, annak tartalmi és módszertani korszerűsítésében való részvétel, egységes követelményrendszer kialakítása a tanulók ismeretszintjének folyamatos mérése és értékelése vonatkozásában, a pedagógusok továbbképzésének megszervezése, segítségnyújtás a pedagógusok önképzéséhez, 31/78

32 a szakmai vizsgák tételsorainak összeállítása és ezek értékelése, javaslattétel és véleményezés a költségvetésben rendelkezésre álló szakmai előirányzatok felhasználása tárgyában. ÜT Szakmai bizottságok munkaterve TSZ Szakmai bizottságok elnökei A tevékenység felelőse: Szakmai vezető Határidő: a Munkatervben megjelölt időpont, illetve szükség szerint Résztvevők: Szakmai bizottságok elnökei és tagjai Emlékeztető Szakmai bizottságok Társulási/Taggyűlési Ülések összehívása, adminisztrálása A Társulási Tanács/Taggyűlés ülését a, illetve bármely tag kérésére, de legalább évente két alkalommal, PEJ ciklusonként köteles összehívni. A Társulási Tanács/Taggyűlés ülést a projekt vezetője a Koordinátor-adminisztrátor közreműködésével a tagok részére megküldött írásbeli meghívó útján hívja össze és vezeti le. Az ülés lebonyolításának szabályait a Társasági Szerződés/Társulási Megállapodás tartalmazza. A Taggyűlés üléseiről a Koordinátor-Adminisztrátor Jelenléti ívet és 3 napon belül Jegyzőkönyvet készít, ami tartalmazza az ülésen résztvevők felsorolását, az ülés helyét, idejét, az elhangzott nyilatkozatokat, a meghozott határozatokat, a szavazatokat, az ellenszavazatokat és a tartózkodás számát. A Jegyzőkönyvet hitelesítés céljából valamennyi tagnak alá kell írnia és meg kell küldeni valamennyi résztvevőnek. A a Társulási Tanács/Taggyűlés üléseiről és határozatairól köteles külön nyilvántartást vezetni, amelybe bármely tag betekinthet, és arról másolatot kérhet. A Jegyzőkönyvet meg kell küldeni valamennyi résztvevőnek. A Társulási Tanács/Taggyűlés döntési jogosítványai A Taggyűlés elé terjesztendő dokumentumok összeállításáért a felel, azonban a dokumentumok megküldésére csak a vezetőjének jóváhagyását követően kerülhet sor. Az alábbi területeken / témákban a Társulási Tanács/Taggyűlés döntését kell kezdeményezni, és az ehhez szükséges dokumentumokat legkésőbb az ülést megelőző 5. nappal megküldeni: a projekt stratégiai irányítása, a projekt előfinanszírozási terve, a projekt zárása során a program megvalósulásának értékelése, a regionális szintű munkaerő-piaci igények alapján a TISZK által a szervezett képzési kínálatról az OKJ-ben nem szereplő szakképesítések kivételével, az azokban való részvétel feltételeiről, a résztvevő szakképző iskolák képzési kínálatának bemutatásáról és népszerűsítéséről, 32/78

33 a végzettek pályakövetésének módjáról. Társulási szerződés TSZ Irattár A tevékenység felelőse: Határidő: félévente PEJ ciklusonként, illetve szükség szerint Résztvevők: Társulási Tanács/Társasági Taggyűlés Meghívó TT ülésre és mellékletei (C6) Jelenléti ív (C9) Jegyzőkönyv (B16) TT ülésein hozott határozatok nyilvántartása (B2) Koordinátor-adminisztrátor TT tagjai TT ülésen jelenlévők Tanácsadó Testület: A TAT a kínálati politikában és az intézmények kínálati szerkezetében gyakorol szakmai előkészítést a Társulási Tanács/Taggyűlés számára Az TAT-tel való kommunikációs csatornákat és a szükséges információigényt a projekt képviselője határozza meg. Az TAT tagjait a a Koordinátor-adminisztrátor közreműködésével a részükre megküldött meghívó útján hívja össze. A határozza meg az ülés napirendjét, valamint az ülésre meghívandók listáját. A Koordinátor-adminisztrátor a utasítására a Szakmai vezetővel egyeztetve elkészíti az ülésére szóló meghívók tervezetét, illetve a mellékletek listáját, majd megküldi véleményezésre a nek. A visszajelzések alapján véglegesített meghívót megküldi az érintettek számára legkésőbb az ülést megelőző 10 nappal. Az TAT üléseiről a Koordinátor-adminisztrátor jelenléti ívet és 3 napon belül jegyzőkönyvet készít, ami tartalmazza az ülésen résztvevők felsorolását, az ülés helyét, idejét, az elhangzott nyilatkozatokat, a meghozott határozatokat, a szavazatokat, az ellenszavazatokat és a tartózkodás számát. A Szakmai vezető felelős az TAT részére küldendő dokumentumok tartalmi összeállításáért. Az TAT részére kizárólag a által jóváhagyott dokumentumok küldhetők meg. A köteles gondoskodni róla, hogy az alábbi témákban / területeken a Tanácsadó Testület véleménye megkérésre, az ehhez szükséges dokumentumok megküldésre kerüljenek: a projektben résztvevő szakképző partnerintézmények szakmai programja, valamint a projekt keretében fejlesztett TISZK felnőttképzési terv Fejlesztési Terv Közoktatási intézmény átszervezése Alapító okiratok módosítása 33/78