Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése

Átírás

1 Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése ÁROP-1.A.2./A E. A változásokhoz igazodó SZMSZ készítése, módosítása Helyzetértékelés és javaslattétel 2011.

2 I. Tartalomjegyzék I. Tartalomjegyzék... 2 II. Bevezetés... 3 III. A Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzat tartalmi követelményei, elfogadási rendje... 3 IV. Melléklet: Javaslat az új Szervezeti és Működési Szabályzatra

3 II. Bevezetés A Polgármesteri Hivatal működését szabályozó két legfontosabb dokumentum az Alapító Okirat és a Szervezeti és Működési Szabályzat (továbbiakban. SzMsz). Jelen anyag keretében az elvárt eredménye a Szikszó Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának új szervezeti kereteinek és működésének szabályait tartalmazó alapdokumentum elkészítése. A pályázati projekt szinte minden eleme kihat a Hivatal működésére, itt a teljes dokumentum felülvizsgálata történik meg, beépítésre kerülnek az egyes részfejezetekben tett javaslatokkal illetve összességében a hivatal új szervezeti struktúrájára és működési szabályaira teszünk javaslatot. Az SzMSz felülvizsgálta során a jelenleg hatályos SzMSz-t vettük alapul és szövegszerűen javaslatot teszünk az új szövegezésre is. Vizsgálati módszerek Az elemzés az alábbi vizsgálati módszerek segítségével történt: - dokumentumelemzés; - személyes interjúk. III. A Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzat tartalmi követelményei, elfogadási rendje A helyi önkormányzatokról szóló évi LXV. törvény 38. (1) bekezdése alapján a települési önkormányzat képviselő-testülete egységes hivatalt hoz létre - polgármesteri hivatal elnevezéssel - az önkormányzat működésével, valamint az államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátására. Ugyanezen jogszabály 35. (2) bekezdés c) pontja kimondja, hogy a polgármester a jegyző javaslatára előterjesztést nyújt be a képviselő- 3

4 testületnek a hivatal belső szervezeti tagozódásának, munkarendjének, valamint ügyfélfogadási rendjének meghatározására. A Polgármesteri Hivatal alapvető működését a belső szervezeti struktúrája határozza meg. Az önkormányzati törvényben külön ugyan nem nevesítetten, de annak szelleméből levezethető, hogy a polgármesteri hivatal szervezetileg két nagy szervezeti egységre tagolható az általa (és az egyes önkormányzati szervek által) ellátott feladatokhoz idomulva. Ennek megfelelően önkormányzati (közszolgáltatási és önkormányzati hatósági) és államigazgatási (hatósági) feladatokat ellátó szervezetek kialakulása figyelhető meg. A Polgármesteri Hivatalok belső szervezeti tagozódása azonban nem csak e két nagy szervezeti egységre, hanem egyéb szakterületek csoportosítást figyelembe véve kerültek kialakításra. A polgármesteri hivatal belső szervezetét tekintve azonban a fenti jogszabályi hivatkozás alapján - kiemeljük, hogy a polgármesteri hivatal mindenhol egységes szakapparátusként működik, így a különböző kisebb szervezeti egységek az egységes polgármesteri hivatalt képviselik munkájuk során. A belső szervezeti egységek elnevezése kapcsán igen széles a paletta: találkozunk osztály, főosztály, ügyosztály, csoport, iroda, referens megnevezésekkel, melyek vezetői nem gyakorolnak önálló hatásköröket, hiszen azt a jogszabály vagy a képviselőtestülethez, vagy annak szerveihez, illetve a jegyzőhöz telepít. A nevezett szervezeti egységek vezetői elsősorban az adott munkaszervezeti egység operatív vezetését látják el. Az, hogy a polgármesteri hivatalon belül mennyi szervezeti egységet lehet létrehozni, nem korlátozza külön szakágazati jogszabály, azonban néhány irányadó szervezéselméleti támpontot meg lehet jelölni, amelyek alapulvétele célszerű a polgármesteri hivatal kialakítása során. Ilyennek tekinthető például: a településen élő népesség száma és összetétele, a település jellege, a település kistérségi vonzáskörzete, 4

5 a hatósági jogkörök száma, illetékességi terület az önkormányzati közszolgáltatások száma formája, a szolgáltatásokkal való ellátottság. Ahogyan a belső szervezeti egységek számát, úgy a feladatellátáshoz szükséges szakmai minimumlétszámot sem határozza meg egyetlen jogszabály sem. Ezzel ellentétben viszont a vezetői szintek számát, mely predesztinálja a szervezeti egységek struktúráját is, meghatározza a köztisztviselők jogállásáról szóló évi XXIII. törvény 45. (10) bekezdés szerint kell meghatározni. Szikszó Város Polgármesteri Hivatalában a fenti jogszabályi hivatkozás c) pontja alapján, mivel körzetközponti feladatot is ellát az önkormányzat, az osztályvezetői és főosztályvezető-helyettesi szintnek megfelelő vezetői megbízáson túl további vezetői megbízás is adható. A Polgármesteri Hivatal jelenlegi szervezeti struktúrája jelenlegi formáját az alábbiakban ábrázoljuk, mely egyben kiinduló pont is az új SzMSz elkészítésében: 5

6 A jelenleg hatályos SzMSz-ben a szervezeti tagozódásában két ponton mindenképpen javaslunk változtatást. Az egyik, hogy az Okmányiroda vezetéséről úgy rendelkezik az alapdokumentum, hogy Az okmányiroda közvetlenül a jegyző vagy az általa megbízott osztályvezető irányítása alá tartozik. Véleményünk szerint pontosan meg kell határozni a belső tagozódást és az egyes szervezeti egységek vezetésének rendjét, így javaslatot teszünk arra az SzMSz - tervezetben, hogy közvetlenül a jegyző alá tartozzon az Okmányiroda. A másik javaslat a hivatali vezetőkkel folytatott szervezeti átalakítási javaslat, mely alapján a polgármesteri titkárság Titkársággá alakuljon, új feladatokat kapjon, ezen szervezeti egység feladata legyen az iktatás, és irattovábbítás, valamint a belső szabályzatok 6

7 nyilvántartása, és a hivatalon belüli koordinációs feladatok ellátása, a rendezvényszervezés is. A szervezeti átalakítás belső létszám átcsoportosítást, valamint 1 fő létszámfejlesztést is jelent egyben. A javasolt szervezeti tagozódást az alábbi ábra mutatja: Ennek megfelelően a Polgármesteri Hivatal szervezeti struktúrájára a fentiek alapján az SzMSz szövegszerű módosítási javaslatrészét is így készítjük el. A jelenleg hatályos SzMSz.a jegyző kezébe teszi azon döntési jogkört, hogy az Okmányirodát maga, vagy más szervezeti egység vezetője alá rendeli-e. Mivel jelenleg megbízott jegyzője van a Polgármesteri Hivatalnak számolunk azzal is, hogy 7

8 az új hivatalvezető él ezen jogával. Amennyiben a jegyző nem közvetlenül maga kívánja vezetni az okmányirodát, javasoljuk megfontolni, hogy a Közigazgatási Osztály szervezeti egységeként, csoportként működjön a jövőben, ebben az esetben az alábbi szervezeti tagozódást célszerű kialakítani a Polgármesteri Hivatalon belül: A Polgármesteri Hivatal alapvető feladatainak meghatározása alapján azonban célszerű lehet a jövőre nézve jobban áttekinteni a szervezeti struktúrát, és egy szervezeti egységbe vonni az államigazgatási feladatokat ellátó osztályokat, és ezen belül csoportokat létrehozni, valamint a Pénzügyi Osztályon belül a gazdálkodással és az adózással kapcsolatos feladatokat külön bontani, és két csoportot létrehozni. A Szervezési és Szociális Osztály nevében nem következik, hogy ezen szervezeti egységben közoktatási, szociális, közművelődési és egészségügyi feladatok ellátása 8

9 is megvalósul, ezért javasoljuk annak megváltoztatását, melyben utalás történik a széles körű feladatellátásra. Javaslatként a Szervezési és Humánigazgatási Osztályt ajánljuk. A fentiek alapján az átalakított szervezeti tagozódás alapján a Polgármesteri Hivatal szervezeti struktúrájára az alábbi javaslatot tesszük: A Polgármesteri Hivatal SzMSz - tervezetében az egyes szervezeti egységek feladatait úgy bontottuk meg, hogy amennyiben a döntéshozók a teljesen új szervezeti tagozódás mellett döntenek, könnyen módosítható legyen ezen dokumentum. A Polgármesteri Hivatal, SzMSz-ének kötelező tartalmi elemei közül a szervezeti struktúra csak egy részterület, annak további tartalmi elemeit, mint a költségvetési 9

10 szerv működési előírásait további jogszabályok is meghatározzák, melyeket az alábbiakban foglalunk össze: Az államháztartásról szóló évi XXXVIII. törvény (továbbiakban: Áht) 91. (2) bekezdése kimondja, hogy a költségvetési szerv feladatai ellátásának részletes belső rendjét és módját - törvényben vagy kormányrendeletben meghatározott módon és tartalommal - szervezeti és működési szabályzata állapítja meg. A szervezeti egységekre vonatkozó részletszabályokat a szervezeti és működési szabályzatban vagy a szervezeti egységek ügyrendjében kell meghatározni. A gazdálkodás részletes rendjét - kormányrendeletben meghatározottak szerint - a költségvetési szerv belső szabályzataiban kell rendezni. Az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm rendelet (továbbiakban: Ámr.) 20. (2) bekezdése további tartalmi követelményeket határoz meg, melyek a következők: A költségvetési szerv szervezeti felépítését, feladatait és működési folyamatait - e rendeletben és más jogszabályokban foglaltak figyelembevételével - a szervezeti és működési szabályzat határozza meg. A költségvetési szerv szervezeti és működési szabályzatának - a külön jogszabályban meghatározottakon kívül - tartalmaznia kell: a költségvetési szerv létrehozásáról szóló jogszabályra történő hivatkozást, ha a költségvetési szerv létrehozásáról jogszabály rendelkezett, a költségvetési szerv törzskönyvi azonosító számát, alapító okiratának keltét, az alapító okirat számát, az alapítás időpontját, az ellátandó, és a szakfeladatrend szerint (szakfeladat számmal és megnevezéssel) besorolt alaptevékenységek, rendszeresen ellátott vállalkozási tevékenységek, valamint az alaptevékenységet szabályozó jogszabályok megjelölését, 10

11 azon gazdálkodó szervezetek részletes felsorolását, amelyek felett a költségvetési szerv alapítói, illetve tulajdonosi (tagsági, részvényesi, szavazatelsőbbségi) jogokat gyakorol, a szervezeti felépítést és a működés rendjét, a szervezeti egységek (ezen belül a gazdasági szervezet) megnevezését, engedélyezett létszámát, feladatait, a szervezeti egységek vezetőjének azon jogosítványait, amelyek körében a költségvetési szerv képviselőjeként járhat el, a szervezeti és működési szabályzatban nevesített valamennyi munkakörhöz tartozó feladat- és hatásköröket, a hatáskörök gyakorlásának módját, a helyettesítés rendjét, az ezekhez kapcsolódó felelősségi szabályokat, a költségvetési szerv szervezeti ábráját, külön jogszabályban szabályozott esetek kivételével a munkáltatói jogok gyakorlásának - ideértve az átruházott munkáltatói jogokat is - rendjét, az irányító szerv által az Ámr. 16. (1)-(3) bekezdésében foglaltak szerint a költségvetési szervhez rendelt más költségvetési szervek felsorolását. Az Áht. fent ismertetett szabályai és az Ámr. 20. (7) bekezdése lehetőséget biztosít arra, hogy az SzMSz mellett a Polgármesteri Hivatal szervezeti egységeire vonatkozóan külön külön Ügyrend készüljön, melynek tartalmi elemeit az Ámr feltételesen állapítja meg az alábbiak szerint: a költségvetési szerv szervezeti egységei által ellátott feladatok munkafolyamatainak leírását, a szervezeti egység vezetőinek és alkalmazottainak feladat- és hatáskörét (munkakörét), a helyettesítés rendjét, továbbá a szervezeti egység költségvetési szerven belüli belső és azon kívüli külső kapcsolattartásának módját, szabályait - ha azokról a szervezeti és működési szabályzat vagy a költségvetési szerv más szabályzata nem rendelkezik - a szervezeti egységek ügyrendje tartalmazza. Az Önkormányzat vezetőivel történt egyeztetés alapján nem kívánnak külön ügyrendet készíteni, így az SzMSz-ben kell szabályozni az ellátott feladatok munkafolyamatainak leírását, a szervezeti egység vezetőinek és alkalmazottainak feladat- és hatáskörét (munkakörét) és a helyettesítés rendjét. A Hivatalon belüli 11

12 belső és külső kapcsolattartás szabályaira jelen projekt részeként az A.2; A.3; A.4 és D. fejezetekben külön teszünk javaslatot a Kommunikációs Szabályzat keretén belül. A Polgármesteri Hivatal új SzMSz-ének szerkezeti felépítésénél figyelembe vesszük az Ötv. és az Ámr. által meghatározottakat, mely alapján az alábbi fejezetek szerint készítjük el az SzMSz tervezetet: I. fejezet: Általános rendelkezések II. fejezet: A Polgármesteri Hivatal irányítása, vezetése III. fejezet: A Polgármesteri Hivatal belső szervezeti egységei, személyi állománya IV. fejezet: A Polgármesteri Hivatal és a szervezeti egységek feladatai V. fejezet: A Polgármesteri Hivatal működési rendje VI. fejezet: Záró rendelkezések A Szervezeti és Működési Szabályzat mellékletei és függelékei A tartalmi követelmények mellett külön ki kell emelni az SzMSz formai megjelenésének és az elfogadási rendjének szabályait is, valamint az érvényesülés tekintetében a nyilvánosság és megismerhetőség követelményeit is. A Polgármesteri Hivatal SzMSz-e jelenleg Szikszó Város Önkormányzat Képviselőtestületének Szervezetéről és Működésének rendjéről szóló 12/1998.(XII.15.) számú rendelet 6. számú melléklete. Záradékként azonban megjelölésre került, hogy Elfogadta Szikszó Város Képviselő-testülete az 570/2008.(12.17.) K.T. számú határozatával. Jelen projekt részeként a Szabályzatok/rendeletek készítése, meghirdetése, módosítása, kivonása szabályozásának szakértői támogatása (G) fejezetben már külön írtunk az önkormányzati rendeletek mellékletének joghatásairól, arról, hogy a melléklet része az önkormányzati rendeltnek, így az csak önkormányzati rendelttel módosítható. Valamint arra is felhívtuk a figyelmet, hogy a Polgármesteri Hivatal SzMSz-ét nem önkormányzati rendeletben, hanem határozatban kell a képviselőtestületnek elfogadni, mivel az Áht 93. (1) bekezdése, mely 12

13 felhatalmazást ad az elfogadásra nem rendelkezik az önkormányzati rendelet alkotásáról. Szintén a fent hivatkozott projektrészben hívtuk fel a figyelmet, hogy nem minden hatályos szabályzat tekintetében biztosított a nyilvánosság és megismerhetőség. A jelenleg hatályos SzMSz nyilvánossága biztosított, mivel az megtalálható az önkormányzat hivatalos honlapján, azonban itt is javasoljuk, hogy az Új SzMSz elfogadását követően megismerési záradékkal lássák el. A jogszabályi hivatkozások alapján javasoljuk, hogy a Polgármesteri hivatal új SzmSz-ét határozati formában fogadja el a Képviselőtestület, tegyék közzé az önkormányzat hivatalos honlapján, valamint a Polgármesteri Hivatal belső hálózatán, és a munkavállalók a megismerési záradék aláírásával igazolják, hogy az új alapdokumentumot megismerték, az abban foglaltakat magukra nézve kötelezőnek ismerik el. Felhívjuk a figyelmet, hogy magában a szervezeti és működési szabályzat a hivatal teljes szabályozottságához nem elegendő, további belső szabályzatokat kell még megalkotni, melyekre szakértői anyagunk egyes részfejezetiben teszünk javaslatot. Az itt részletezett szabályozási elvek és jogszabályi követelmények, valamint a projekt részfejezeteiben tett szakértői javaslatok alapján javasoljuk az alábbi Szervezeti és Működési Szabályzat elfogadását azzal a kiegészítéssel, hogy a szervezeti és működési szabályzat elfogadását megelőzően Szikszó Város Önkormányzat Képviselő-testületének Szervezetéről és Működésének rendjéről szóló 12/1998.(XII.15.) számú rendelet 6. számú mellékletét hatályon kívül kell helyezni a Képviselőtestületnek, valamint meg el kell készíteni azok mellékleteit. 13

14 IV. Melléklet: Javaslat az új Szervezeti és Működési Szabályzatra Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának Szervezeti és Működési Szabályzata A helyi önkormányzatokról szóló évi LXV. tv. 35. (2) bekezdése, az államháztartásról szóló évi XXXVIII. 91. (2) bekezdése, az államháztartás működéséről szóló 292/2009. (XII. 19) Korm. rendelet a, valamint Szikszó Város Önkormányzat Képviselő-testületének Szervezetéről és Működésének rendjéről szóló 12/1998.(XII.15.) számú rendelet rendelkezései alapján Szikszó Város Önkormányzat Képviselő-testülete Szikszó város lakossága érdekeinek képviselete, a helyi közügyek hatékonyabb intézése érdekében a Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatát az alábbiak szerint állapítja meg: I. fejezet Általános rendelkezések A Polgármesteri Hivatal adatai 1. (1) A Polgármesteri Hivatal megnevezése, székhelye: Szikszó Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala 3800 Szikszó Kálvin tér 1. (2) A polgármesteri Hivatal Telephelye: Okmányiroda, Rákóczi u. 1. (Okmányiroda, Anyakönyvvezető, Adócsoport) (3) A Polgármesteri Hivatal alapító okiratának kelte, száma, az alapítás időpontja: (4) Az alapító okiratot egységes szerkezetben elfogadta Szikszó Város Önkormányzatának Képviselő-testülete 329/2008 (09. 23) Kt. sz. Határozatával. (5) A Polgármesteri Hivatal alapításának időpontja: szeptember 30. (6) A Polgármesteri Hivatal törzskönyvi azonosító száma: (7) A Polgármesteri hivatal általános illetékességi területe Szikszó Város közigazgatási területére terjed ki. 14

15 (8) A Polgármesteri Hivatal illetékessége kiterjed: a) a gyermekvédelmi és gyámügyi feladat- és hatáskörök ellátásáról, valamint a gyámhatóság szervezetéről és illetékességéről 331/2006. (XII. 23.) Korm. rendelet mellékletében meghatározott illetékességi területre az alábbi eljárásokban: szociális intézmények és szolgáltatók működési engedélyezési eljárását és ellenőrzését a szociális szolgáltatók és intézmények működésének engedélyezéséről és ellenőrzéséről szóló 321/2009. (XII. 29.) Korm. rendeletben meghatározott ellátások tekintetében a gyermekjóléti és gyermekvédelmi szolgáltató tevékenység engedélyezését, valamint a gyermekjóléti és gyermekvédelmi vállalkozói engedély kiadását a gyermekjóléti és gyermekvédelmi vállalkozói engedélyről szóló 259/2002. (XII. 18.) Korm. rendeletben meghatározott ellátások tekintetében városi gyámhivatali feladatokra b) a közoktatásról szóló évi LXXIX: törvény végrehajtásáról szóló 20/1997. (II. 13.) Korm. rendelet 17/D -ban meghatározott illetékességi területen a nem állami nem önkormányzati fenntartású közoktatási intézmények működési engedélyezési eljárására c) az anyakönyvekről, a házasságkötési eljárásról és a névviselésről szóló 6/2003. (III. 7.) BM rendeletben meghatározott illetékességi területre a bejegyzett élettársi kapcsolatok anyakönyvezési feladatok ellátása tekintetében. d) az okmányirodák kijelöléséről és illetékességi területéről szóló 256/2000. (XII. 26.) Korm. rendelet 1. mellékletében meghatározott illetékességi területre az okmányirodai feladatok ellátására, e) az építésügyi és az építésfelügyeleti hatóságok kijelöléséről és működési feltételeiről szóló 343/2006. (XII. 23.) Korm. rendeletben foglaltak szerint az ott meghatározott illetékességi területen a I. fokú építési hatósági, és építésfelügyeleti eljárásokban, f) a környezeti zaj és rezgés elleni védelem egyes szabályairól szóló 284/2007. (X. 29.) Korm. rendeletben meghatározott zaj- és rezgésvédelmi hatósági feladatokra az ott meghatározott illetékességi területre. g) a vásárokról, a piacokról, és a bevásárlóközpontokról 55/2009. (III. 13.) Korm. rendelet alapján az ott meghatározott illetékességi területen a vásárok piacok és bevásárló központok nyilvántartásba vételére, h) az ingatlanvállalkozás-felügyeleti hatóságok kijelöléséről szóló 217/2009. (X. 2.) Korm. rendelet alapján az ott meghatározott illetékességi területre az üzletszerű társasházkezelői, és ingatlankezelői tevékenység tekintetében az ingatlanvállalkozás-felügyeleti hatósági feladatok ellátására, Polgármesteri Hivatal jogállása 15

16 2. (1) A Polgármesteri Hivatal jogállása: Az önkormányzat gazdálkodásának végrehajtó szerve, e tekintetben jogi személy, önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv. (2) A Polgármesteri Hivatal szervezeti önállósága: A Polgármesteri Hivatal egységes szervezet. (3) A Polgármesteri Hivatal vezetője: A hivatalt a polgármester a képviselő-testület döntései szerint és saját önkormányzati jogkörében irányítja, vezetője a képviselő-testület által kinevezett jegyző. (4) A feladatellátást szolgáló vagyona:.. (5) Vagyon felett rendelkező szervezet megnevezése: Szikszó Város Önkormányzatának Képviselőtestülete (6) A Polgármesteri Hivatal alapítói felügyeleti és irányítási jogkörét gyakorló szervezet neve, székhelye: Szikszó Város Önkormányzat Képviselő-testülete 3800 Szikszó Kálvin tér 1. (7) A Polgármesteri Hivatal számlavezető pénzintézete: O.T.P. Bank Nyrt. Szikszó Városi Fiókja (8) A Polgármesteri Hivatal számlaszámai: Elszámolási számla Vegyes elkülönített számla db. költségalapú bérlakás számla Építményadó számla Telekadó számla Magánszemélyek kommunális adója számla Tartózkodás utáni idegenforgalmi adó számla Eljárási illeték számla Iparűzési adó beszedési számla Bírság számla Késedelmi pótlék számla Talajterhelési díj számla 16

17 Vidékfejlesztési számla Cigány helyi kisebbségi önk. számla Idegen bevételek számla Állami hozzájárulás számla Letéti számla Termőföld bérbead. szárm. bev. számla Egyéb bevételek elsz. számla Gépjárműadó bev. számla Beruházás belter. számla Beruházás számla Lakásértékesítés bef. bevételek számla Komponens Főtér rekonstrukció számla Komp. Főtér oktatás számla Regionális Fejl. Op. Pr. számla Szelektív hulladékgyűjtés beruh. számla OFA Kisfalu Program számla A Polgármesteri Hivatal alaptevékenysége és vállalkozási tevékenysége 3. (1) A Polgármesteri Hivatal által ellátott alapfeladatának Szakágazati rend szerinti besorolása: Helyi önkormányzatok, valamint többcélú kistérségi társulások igazgatási tevékenysége (2) A Polgármesteri Hivatal által ellátott feladatainak az államháztartási szakágazati rendben szakfeladat számmal és megnevezéssel január 01-től: Települési hulladék összetevőinek válogatása, elkülönített begyűjtése, szállítása, átrakása Általános közigazgatás Önkormányzati jogalkotás Országgyűlési képviselőválasztáshoz kapcsolódó tevékenységek Önkormányzati képviselőválasztáshoz kapcsolódó tevékenységek Országos, települési és területi kisebbségi önkormányzati választásokhoz kapcsolódó tevékenységek Európai parlamenti képviselőválasztáshoz kapcsolódó tevékenységek Országos és helyi népszavazáshoz kapcsolódó tevékenységek Területi általános végrehajtó igazgatási tevékenység Önkormányzatok és többcélú kistérségi társulások igazgatási tevékenysége Települési kisebbségi önkormányzatok igazgatási tevékenysége Adó, illeték kiszabása, beszedése, adóellenőrzés 17

18 Statisztikai tevékenység Kiemelt állami és önkormányzati rendezvények 8413 Üzleti élet szabályozása, hatékonyságának ösztönzése Területpolitikai támogatások és tevékenységek Önkormányzati szolgáltatások, tevékenységek Önkormányzatok közbeszerzési eljárásainak lebonyolításával összefüggő szolgáltatások Közvilágítás Város- és községgazdálkodási máshová nem sorolható szolgáltatások 8419 Költségvetési pénzellátás technikai szakfeladatai Önkormányzatok, valamint többcélú kistérségi társulások elszámolásai Központi költségvetési befizetések 8421 Külügyek Önkormányzatok máshová nem sorolható nemzetközi kapcsolatai 8424 Közbiztonság, közrend, államhatár rendjének védelme Közterület rendjének fenntartása 8425 Tűz-, polgári és katasztrófavédelem A lakosság felkészítése, tájékoztatása, riasztása Katasztrófa elhárítási tevékenységek 8820 Önkormányzati szociális támogatások finanszírozása 8821 Önkormányzati pénzbeli ellátások Önkormányzati rendszeres pénzbeli ellátások Rendszeres szociális segély Időskorúak járadéka Lakásfenntartási támogatás normatív alapon Helyi rendszeres lakásfenntartási támogatás Ápolási díj alanyi jogon Ápolási díj méltányossági alapon Rendszeres gyermekvédelmi pénzbeli ellátás Óvodáztatási támogatás Önkormányzati eseti pénzbeli ellátások Helyi eseti lakásfenntartási támogatás Átmeneti segély Temetési segély Mozgáskorlátozottak közlekedési támogatása Egyéb önkormányzati eseti pénzbeli ellátások 8822 Önkormányzati természetbeni ellátás-ok Közgyógyellátás Köztemetés Otthonteremtési támogatás 8902 Generációs feladatok Önkormányzati ifjúsági kezdeményezések és programok, valamint támogatásuk Idősügyi önkormányzati kezdeményezések, programok, valamint támogatások 18

19 89113 Civil, szféra, civil szervezetek megerősödését célzó tevékenységek, programok, támogatások Civil szervezetek működési támogatása Civil szervezetek program- és egyéb támogatása 8904 Esélyegyenlőséget és társadalmi integrációt elősegítő komplex és speciális közfeladatok, programok és támogatások Közfoglalkoztatás 8905 Egyéb közösségi, társadalmi tevékenység Egyéb máshová nem sorolható közösségi, társadalmi tevékenységek támogatása 9603 Temetkezés, temetkezést kiegészítő szolgáltatás Köztemető fenntartás és működtetés 681 Saját tulajdona ingatlan adásvétele Saját tulajdonú ingatlan adásvétele 6820 Saját tulajdonú, bérelt lakás ingatlan bérbeadása, üzemeltetése Lakóingatlan bérbeadása, üzemeltetése Nem lakóingatlan bérbeadása, üzemeltetése 5221 Szárazföldi szállítást kiegészítő szolgáltatás Közutak, hidak, alagutak üzemeltetése, fenntartása (3) A Polgármesteri Hivatal vállalkozási tevékenységet nem folytathat. (4) A polgármesteri Hivatal más gazdálkodó szervezet felett nem gyakorol alapítói, illetve tulajdonosi jogokat. (5) A Polgármesteri Hivatalhoz rendelt önállóan működő költségvetési szerv a Szikszó Városi Óvoda Alapszolgáltatási Központ és Védőnői Szolgálat (3800 Szikszó Malom út 6.) 4. A Polgármesteri Hivatal alaptevékenységét szabályozó jogszabályok: A Polgármesteri Hivatal a Magyar Köztársaság Országgyűlése és Központi Közigazgatási Szervei által megalkotott és kihirdetett, hatályos jogszabályai, valamint Szikszó Város Önkormányzat Képviselőtestülete által alkotott és kihirdetett, hatályos önkormányzati rendeleti szerint köteles tevékenységét végezni. II. fejezet A Polgármesteri Hivatal irányítása, vezetése Polgármester 19

20 4. (1) A polgármester feladatát és hatáskörét az önkormányzati törvény, szakágazati jogszabályok, Szikszó Város Önkormányzat Képviselőtestületének Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló önkormányzati rendelet határozza meg. A Polgármester a Képviselőtestület döntései szerint és saját önkormányzati jogkörében irányítja a Hivatalt Önkormányzati, valamint az államigazgatási feladat- és hatásköreit a Hivatal közreműködésével látja el. (2) A Polgármester a) a Jegyző javaslatainak figyelembevételével meghatározza a Hivatal feladatait az önkormányzat munkájának a szervezésében, a döntések előkészítésében és végrehajtásában, b) dönt a jogszabály által hatáskörébe utalt államigazgatási ügyekben, hatósági jogkörökben, egyes hatásköreinek a gyakorlását átruházhatja, c) dönt mindazokban az ügyekben, melyekben a hatáskör gyakorlását a Képviselőtestület átruházta, ezen átruházott hatáskör tovább át nem ruházható, d) a Jegyző javaslatára előterjesztést nyújt be a Képviselőtestület felé a Hivatal belső szervezeti tagozódásának, munkarendjének, valamint ügyfélfogadási rendjének meghatározására, e) a hatáskörébe tartozó ügyekben szabályozza a kiadmányozás rendjét, f) gyakorolja az egyéb munkáltatói jogokat az Alpolgármesterek, a Jegyző és az önkormányzati intézményvezetők tekintetében, e jogkörét írásban átruházhatja; az átruházott jogkör tovább nem delegálható, g) pénzügyi kötelezettséget vállalhat a költségvetési rendeletben és más jogszabályokban meghatározott keretek között, h) a Képviselőtestület döntéseivel összhangban irányítja az önkormányzati vagyonnal való gazdálkodást, i) rendszeres egyeztetést tart az alpolgármesterekkel, a jegyzővel és az aljegyzővel, j) szükség szerint, de legalább évi egy alkalommal apparátusi értekezletet tart, amelyen a Jegyzővel közösen értékeli a Hivatal tevékenységét és meghatározza az elkövetkezendő időszak feladatait. Alpolgármesterek 5. (1) A Polgármester helyettesítésére, munkájának segítésére megválasztott Alpolgármesterek a Polgármester irányításával látják el feladataikat. (2) Az Alpolgármesterek közötti feladatmegosztást a Polgármester külön utasításban határozza meg. 20

21 (3) Az Alpolgármesterek a Polgármester által átruházott kiadmányozási és egyéb munkáltatói jogkörben intézkedéseket tesznek. (4) Az alpolgármesterek koordinálják mindazon feladatokat, melyekkel a Képviselőtestület és a Bizottságok munkájával összefüggenek, részt vesznek a szakmai egyeztetéseken, figyelemmel kísérik a Képviselőtestület döntéseinek előkészítését és végrehajtását. (5) Az Alpolgármesterek a feladatmegosztásnak megfelelően igényelhetik az érintett osztályok közreműködését az önkormányzati ügyek előkészítése és végrehajtása során. A Jegyző 6. (1) A Polgármesteri Hivatalt a Jegyző vezeti és képviseli. A jegyző, mint az egyszemélyi felelős vezető, tevékenysége során felel a jogszabályoknak való megfelelő szakszerű, pártatlan és ügyfélbarát ügyintézés megvalósításáért. (2) Gondoskodik az önkormányzat működésével kapcsolatos feladatok ellátásáról, rendszeres kapcsolatot tart a képviselőkkel, a bizottságok elnökeivel, a kisebbségi önkormányzat elnökeivel és azok képviselőivel. (3) Közreműködik a bizottság, a bizottság elnöke, a Polgármester, az Alpolgármesterek és a Képviselőtestület előterjesztéseinek előkészítésében. (4) Az Aljegyző és az osztályvezetők bevonásával folyamatosan figyelemmel kíséri és ellenőrzi a Képviselőtestület elé kerülő előterjesztések, határozat- és rendelettervezetek törvényességét. (5) Figyelemmel kíséri és segíti a települési kisebbségi önkormányzatok működését. (6) Tanácskozási joggal részt vesz a Képviselőtestület, annak bizottságai, valamint a kisebbségi önkormányzatok képviselőtestületi ülésein. (7) Figyelemmel kíséri a testületi ülések menetét, ha d (8) Biztosítja a lakosság tájékoztatását a Képviselőtestület működéséről, közérdekű döntéseiről, valamint a Hivatal aktuális, az állampolgárok széles körét érintő feladatairól. (9) Beszámol a Hivatal tevékenységéről szükség szerint a Polgármesternek, évente a Képviselőtestületnek. (10) Részt vesz a Helyi Védelmi Bizottság munkájában. (11) Döntésre előkészíti a Polgármester hatáskörébe tartozó államigazgatási 21

22 ügyeket. (12) Szervezi az együttműködést a rendvédelmi és más szervekkel a közrendközbiztonság fenntartása és javítása érdekében. (13) Gondoskodik a Hivatal működésének személyi és tárgyi feltételeiről a költségvetés által meghatározott keretek között. Meghatározza az egyes szervezeti egységek elhelyezését, az ellátott feladatok és a létszám figyelembevételével. (14) Gyakorolja az egyéb munkáltatói jogokat az Aljegyző tekintetében, gyakorolja a munkáltatói jogokat a Hivatal köztisztviselői, ügykezelői és munkavállalói tekintetében azzal, hogy a kinevezéshez, a munkaviszony létesítéséhez, a vezetői megbízáshoz és annak visszavonásához, a felmentéshez, felmondáshoz, jutalmazáshoz a Polgármester által meghatározott körben a Polgármester egyetértése szükséges. Az egyéb munkáltatói jogok átruházásának szabályait az Egységes Közszolgálati Szabályzatban állapítja meg. (15) Figyelemmel kíséri és elősegíti a munkavállalók továbbképzését. (16) Jogszabályban megállapított hatósági ügyekben hatósági jogkört gyakorol. (17) Hatáskörébe tartozó ügyekben szabályozza a kiadmányozás rendjét, meghatározza a Hivatal szervezeti egységeinek feladatait. (18) Vezetői értekezleteken számon kéri a Hivatal aktuális feladatainak végrehajtását; biztosítja a résztvevők számára az információcserét. (19) Ellátja az Önkormányzat költségvetésének végrehajtásával kapcsolatban a hatáskörébe utalt feladatokat. (20) Gondoskodik a belső ellenőrzéssel kapcsolatos feladatok ellátásáról a Szikszói Kistérségi Többcélú Társulás és az Önkormányzat között létrejött együttműködési megállapodásban meghatározottak szerint, ennek keretében különösen: a) előkészíti az önkormányzat belső ellenőrzésének meghatározására vonatkozó testületi döntéseket, b) testületi jóváhagyásra előkészíti az önkormányzat éves belső ellenőrzési tervét, c) fogadja, értékeli a belső ellenőrzési jelentéseket, előkészíti a szükséges intézkedéseket, indokolt esetben gondoskodik ezek testületi előterjesztésre történő előkészítéséről, d) előkészíti a testületi előterjesztést a tárgyévre vonatkozó éves összefoglaló ellenőrzési jelentésről. 22

23 (21) A Hivatal működésének és gazdálkodásának eredményessége érdekében működteti a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzési rendszert (a továbbiakban: FEUVE): a) Ennek keretében a FEUVE a szervezeten belül a gazdálkodásért felelős Pénzügyi Osztály által folytatott első szintű pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszer, amelynek működtetéséért és fejlesztéséért a Jegyző felelős. b) A FEUVE-i rendszer tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat és belső szabályzatokat, amelyek alapján a Hivatal érvényesíti a feladatai ellátását szolgáló előirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményeit. (22) Gondoskodik a kötelező statisztikai adatszolgáltatások elkészítéséről. (23) Kialakítja és működteti a belső kontrollrendszert. Aljegyző 7. A Képviselőtestület által a Jegyző javaslatára kinevezett Aljegyző helyettesíti a Jegyzőt és ellátja a Jegyző által meghatározott feladatokat. A Polgármesteri Hivatal képviselete 8. (1) A Hivatal képviseletét a jegyző látja el, távollétében az aljegyző, továbbá a jegyző által meghatalmazott köztisztviselő illetve a hivatal jogi képviseletével megbízott ügyvéd, vagy ügyvédi iroda. (2) A nyilvánosság - pl. sajtó - számára szánt hivatalos nyilatkozattételre a jegező vagy a polgármester illtetve az általa felkért alpolgármester, osztályvezető jogosult. Amennyiben előzetes felkérés vagy tájékoztatás nem lehetséges, a nyilatkozattevő a legrövidebb időn belül köteles a jegyzőt utólag tájékoztatni. A nyilatkozattevőt személyes felelősség terheli a nyilatkozat tartalmáért. Vezetői utasítások, intézkedések, hivatali szabályzatok 9. (1) A polgármester, illetve a jegyző által kiadott, nagyobb terjedelmű, olyan előírást, amelynek kiadása felsőbb szintű jogszabályi kötelezettségen alapulva a hivatal 23

24 minden dolgozóját érinti, részükre jogokat, kötelezettségeket, valamint eljárási rendet állapít meg szabályzatba kell foglalni (pl. tűzvédelmi szabályzat, iratkezelési szabályzat, közszolgálati szabályzat stb.). (2) A polgármester illetve a jegyző által kiadott olyan előírást, amely a hivatal egységes működése, egyes feladatok egységes végrehajtása érdekében kerül kiadásra vezetői utasításba kell kiadni. A vezetői utasítást a polgármester és jegyző együttesen is kiadhatja. (3) A polgármester, a jegyző, illetve az egyes szervezeti egységek vezetői által a hivatal egy szervezeti egységére vonatkozó, egy meghatározott tevékenység elvégzését szabályozó előírást vezetői intézkedésbe kell foglalni. Az intézkedés vonatkozhat egy adott tevékenység határidőre történő elvégzésére, vagy egy tevékenység folyamatos ellátására. Amennyiben a vezetői intézkedést a szervezeti egység vezetője adja ki, azt a kiadás előtt jóváhagyásra meg kell küldeni a jegyzőnek. (4) A jegyző, illetve a polgármester körlevelet ad ki a hivatal egészét érintő vezetői elvárásról illetve tájékoztatásról. (5) Az e - ban nevesített dokumentumokat az adott szakmai területért felelős szervezeti egység készíti el. A tervezetet a jegyző ellenőrzi, majd a szükséges javítások után gondoskodik azok aláíratásáról. A szabályzat, vezetői utasítás és a körlevél iktatásáról, kezeléséről és a szervezeti egységek részére való eljuttatásról a Szervezési és Szociális Osztály gondoskodik. A vezetői intézkedés iktatásáról és kezeléséről az azt elkészítő szervezeti egység vezetője gondoskodik. (6) A vezetői utasítások, intézkedések dolgozókkal való megismertetéséről az adott szervezeti egység vezetője köteles gondoskodni. A dolgozók a megismerési záradékon aláírásukkal igazolják a szabályzatok, utasítások, intézkedések megismerését. A megismerési záradékot a dokumentumot kezelő szervezeti egységnél a dokumentummal együtt kell elhelyezni. 24

25 III. fejezet A Polgármesteri Hivatal belső szervezeti egységei, személyi állománya A Polgármesteri Hivatal belső szervezeti egységei 10. (1) Polgármesteri Hivatal belső szervezeti egységei az osztályok, amelyek jogi személyiséggel nem rendelkeznek. Az osztályok csoportokra tagozódhatnak. (2) A szervezeti egységek vezetői egymással mellérendeltségi viszonyban állnak és kötelesek együttműködni a feladatok ellátásában, de egyes szervezeti egység vezetők, illetve más személyek, több szervezeti egységre is kiterjedően összefogó, koordináló feladattal bízhatók meg. (3) Polgármesteri Hivatal belső szervezeti egységei és elnevezésük: Jegyző: Aljegyző: a) Titkárság Titkárságvezető ügyintéző fizikai alkalmazott b) Szervezési és Szociális Osztály osztályvezető ügyintéző c) Közigazgatási Osztály osztályvezető: ügyintéző: ca) Városi Gyámhivatal 1 fő 1 fő 1 fő 2 fő 2 fő 1 fő 4 fő 1 fő 2 fő 2 fő d) Okmányiroda 4 fő e) Építési Osztály csoport vezető: ügyintéző: adminisztrátor: f) Pénzügyi Osztály osztályvezető: 1 fő 1 fő 1 fő 1 fő 25

26 ügyintéző: 6 fő (4) A Hivatal engedélyezett létszáma 31 fő. A szervezeti egységek vezetői 11. (1) A szervezeti egységek élén osztályvezetők a Titkárság élén Titkárságvezető áll. (2) A szervezeti egység vezetője felelős: a) fa belső szervezeti egység egész munkájáért, annak szakszerű, jogszerű működéséért; a szervezeti egység ügyiratkezeléséért, b) a területét érintően az osztályok közötti folyamatos tájékoztatás, illetve információ áramlásért, az egységes Hivatal munkáját elősegítő, az egyes szervezeti egységek együttműködését biztosító kapcsolattartásért, a felmerülő nézeteltérések együttműködésen alapuló, segítőkész megoldásáért, c) felettese utasításainak szakszerű végrehajtásáért, a jogszabályok betartásáért, d) az önkormányzati képviselőnek a képviselői munkájához szükséges tájékoztatás és ügyviteli közreműködés biztosításáért, e) a közérdekű bejelentések, panaszok határidőn belüli érdemi válaszadásért, illetve a válasz előkészítéséért, f) szakterületét érintően az előterjesztés-tervezetek előkészítéséért, g) belső vagy külső ellenőrzési vizsgálat jelentéseiben megfogalmazottak végrehajtásáért, a szükséges intézkedés megtételéért, melyekről (végrehajtás, szükséges intézkedések) a vizsgálatot követően készült intézkedési tervben maghatározott határidőn belül jelentést kell tennie a jegyzőnek, h) a szakterületét érintő pályázatok előkészítéséért, határidőben történő benyújtásáért, i) ellenőrzési feladatainak ellátásáért, melynek keretében rendszeresen beszámoltatja az alárendelt ügyintézőket a munkaterületre vonatkozó döntések, jogszabályok, a munkatervben és a munkaköri leírásban meghatározott feladatok végrehajtásáról; valamint felelős a munkafolyamatba épített ellenőrzés szignálás útján történő megvalósulásáért, j) szakterületét érintően a Képviselő-testület határozatainak végrehajtásáért, k) a szakterületét érintő működési, felújítási, fejlesztési feladatok kapcsán a szakmailag megalapozott döntés és megvalósítás előkészítéséért, a feladatok teljes körű es maradéktalan végrehajtásáért, lebonyolításáért, l) a szakterületét érintően az éves költségvetésben jóváhagyott működési; felújítási, fejlesztési kiadások előkészítése, lebonyolítása, megvalósítása során a közbeszerzési eljárási, valamint az egyéb vonatkozó jogi szabályok, továbbá a tisztségviselői intézkedésekben foglaltak betartásáért, m) a szakterületet érintően az éves költségvetésben jóváhagyott beruházási, felújítási feladatok megvalósítása során a jogszabályi előírásokban foglaltak betartásáért, az üzembe helyezéssel, aktiválással összefüggő feladatok 26

27 ellátásáért, a jogi-pénzügyi előírások, szerződéses kötelezettségek megtartásáért, továbbá a beruházási adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítéséért, n) szakmai területét érintően a személyes adatok védelmével kapcsolatos adatvédelmi, biztosítási és biztonsági feladatok betartásáért és betartatásáért, valamint a közvélemény tájékoztatása érdekében a közérdekű adatok gyors és pontos szolgáltatásáért. (3) A szervezeti egység vezetője: a) gyakorolja a polgármester és a jegyző által meghatározott körben a kiadmányozási jogot, b) beszámol a jegyzőnek a szervezeti egység tevékenységéről, c) biztosítja a vezetése alatt működő belső szervezeti egységben, a Hivatal ügyfelfogadására, és munkarendjére vonatkozó szabályok érvényesülését, a munkafegyelem betartását, d) gondoskodik szakterületét érintő jogszabályok nyilvántartásának vezetéséről és a dolgozókkal való megismertetéséről, e) szervezi és végzi a főállású alpolgármester útmutatása alapján a polgári védelmi feladatokat, f) közreműködik az intézmények irányításával kapcsolatos döntések, intézkedések előkészítésében, a végrehajtás megszervezésében, g) köteles a vezetése alatt működő belső szervezeti egység, feladatköréhez tartozóan az intézmények tevékenységéről naprakész információval rendelkezni, h) ellátja feladatköréhez tartozóan az intézmények statisztikai adatszolgáltatásának szervezését, ellenőrzését, az adatgyűjtés rendszerezését, összesítését, i) ellátja feladatköréhez tartozóan az intézményeknél az intézményi költségvetések és normatíva igénylések szakmai és szabályszerűségi ellenőrzését, az intézmények kiértesítését, j) köteles részt venni a Képviselő-testület ülésein, meghívás, illetve kijelölés alapján a bizottsági üléseken, akadályoztatás esetén köteles helyettesítésről gondoskodni, k) előkészíti a feladatkörébe tartozó testületi előterjesztéseket, illetve a jegyző utasítására közreműködik a bizottsági előterjesztések szakmai előkészítésében is, l) a jegyzőnek jelzi, ha a szakterületet érintően a bizottság döntésénél törvénysertést tapasztal, illetve, ha a döntés felfüggesztése egyéb okból indokolt, m) szakterületét érintően együttműködik a kamarai szervezetekkel, a társszervekkel és a közszolgáltatást végző szervekkel. n) köteles a szervezeti egység tevékenységéhez kapcsolódó közérdekű adatokat közzétenni az önkormányzat hivatalos honlapján, o) köteles a belépő új dolgozó részére az önkormányzati rendeletek és belső szabályzatok elérhetőségéről tájékoztatni, a szakterületét érintő belső 27

28 szabályzatokat átadni illetve a belső szabályzatok megismerési záradékát aláíratni és eljuttatni a nyilvántartó szervezeti egységhez, p) a jegyző megbízásából részt vesz az intézmények törvényes működésének ellenőrzésében, q) közreműködik az intézmények irányításával kapcsolatos döntések előkészítésében, e jogkörében adatokat kérhet az intézményvezetőktől. A Hivatal érdemi ügyintézői 12. (1) Az érdemi ügyintéző feladata a Képviselőtestület, a polgármester, valamint a jegyző feladat és hatáskörébe tartozó államigazgatási, önkormányzati ügyek érdemi döntésre való előkészítése, felhatalmazás alapján a kiadmányozási jogkör gyakorlása, a végrehatás szervezése a szakágazati eljárási és anyagi jogszabályok rendelkezései alapján. (2) A Hivatal érdemi ügyintézője köteles: a) az ügyintézés során biztosítani az anyagi és az eljárási jogszabályok maradéktalan érvényre juttatását, a hatékony és gyors ügyintézést, az ügyintézési határidők betartását; b) amennyiben külön jogszabály az eljárási, ügyintézési határidőt nem állapítja meg, a köztisztviselő 30 napon belül az ügyet döntésre előkészíteni, de legalább közbenső intézkedést tenni; c) felettese utasításait szakszerűen végrehajtani, a jogszabályokat betartani; d) a szervezeti egység ügykörét érintő képviselő-testületi előterjesztéseket előkészíteni; e) az önkormányzati képviselők interpellációit, kérdéseit kivizsgálni és azokra a vonatkozó hatályos jogszabályok szerint választ előkészíteni; f) a lakossági közérdekű bejelentéseket, javaslatokat és panaszokat határidőben kivizsgálni es a szükséges intézkedéseket megtenni; g) ügyfélfogadási időben az ügyfeleket fogadni, akadályoztatása esetén helyettesítésről gondoskodni; h) az ügyfelek személyesen, szóban előadott kérelmét jegyzőkönyvbe foglalni, továbbítani, az ügyiratokat az iratkezelési szabályzat szerint kezelni; i) Az eljáró ügyintéző más szervezeti egységek ügyintézőivel együttműködni, és a megtett belső intézkedéseket, a kért és kapott adatszolgáltatást az ügyiraton dokumentálni; Ügykezelő 13. (1) Az ügykezelő a munkaköri leírásban részére megállapított, illetve a vezető által kiadott feladatokat a kapott utasítások és határidők figyelembevételével, a jogszabályok és ügyviteli szabályok ismeretében és betartásával végzi. 28

29 (2) Ellátja mindazokat a nem érdemi jellegű feladatokat, amellyel a munkáltatói jogkör gyakorlója megbízza. Fizikai alkalmazott 14. (1) Tevékenységével segíti az érdemi ügyintézői és ügyviteli feladatok ellátását. (2) Ellátja mindazokat a nem érdemi jellegű feladatokat, amellyel a munkáltatói jogkör gyakorlója megbízza. IV. fejezet A Polgármesteri Hivatal és a szervezeti egységek feladatai A Polgármesteri Hivatal általános feladatai 15. (1) A Hivatal az önkormányzat kötelező és önként vállalt feladatai előkészítését, végrehajtását, a végrehajtás ellenőrzését belső szervezeti egységei útján, az önkormányzat intézményeivel valamint a közszolgáltatási szerződések keretében a társadalmi szervezetekkel és a gazdasági társaságokkal együttműködve látja el. (2) A Hivatal belső szervezeti egységei feladataikat előkészítő, végrehajtó jelleggel, illetve államigazgatási ügyekben a saját és a hatáskör címzettjének nevében eljárva (közreműködve) látják el. (3) A hivatal szervezeti egységei feladataik ellátása során kötelesek egymással együttműködni, és a feladat ellátásához a másik szervezeti egység részére minden információt, adatot, a végrehajtáshoz szükséges segítséget haladéktalanul megadni. (4) A hivatal dolgozója feladatát a köz érdekében, a jogszabályoknak és a képviselőtestület döntésének megfelelően, szakszerűen, pártatlanul és igazságosan, a kulturált ügyintézés szabályai szerint köteles ellátni. Köteles az állami és szolgálati titkot megtartani. illetéktelen személynek és szervnek nem adhat tájékoztatást olyan tényekről, amelyek tevékenysége során jutottak tudomására és kiszolgáltatásuk az állam, a közigazgatási szerv, munkatársa, vagy az állampolgár számára hátrányos, vagy jogellenesen előnyös következményekkel járnak. Több szervezeti egységet érintő feladatok ellátása 29

30 16. (1) Azon feladatoknál ahol több szervezeti egységnek kell együttműködni a megkeresésre adott válasz, vagy az eljárás lefolytatásának koordinálását a jegyző által kijelölt szervezeti egység látja el. (2) A válasz előkészítése, valamint az eljárás lefolytatása során amennyiben ez szükséges a jegyző jóváhagyása mellett Munkacsoportot hozhatnak létre az érintett szervezeti egységek vezetői. A Munkacsoport tagjait a szervezeti egységek vezetői jelölik ki. (3) Az ügy lezárása előtt, az érdemi válasz vagy határozat aláírása előtt a koordináló szervezeti egység vezetője, az érintett szervezeti egységek vezetőinek előzetes véleményezésre megküldi a tervezetet. Amennyiben a kiadmányozásról szóló utasítás engedi a kiadmányozási jogot a koordináló szervezeti egység vezetője gyakorolja. Kötelezettségvállalás, szerződések kezelése 17. (1) A kötelezettségvállalásra a A kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás, érvényesítés rendjét" tartalmazó jegyző által készített és a polgármester által jóváhagyott szabályzat rendelkezéseit kell alkalmazni. A kötelezettségvállalás előkészítése a Pénzügyi Osztály feladata (továbbiakban: előkészítő szervezeti egység). Az kötelezettségvállaló és a kötelezettségvállalás ellenjegyzője által aláírt szerződés egy példányát az alapirathoz iktatni kell, egy példányt pedig a Pénzügyi Osztályon kell lefűzni. (2) A szerződések rész illetve végszámláit, a szerződésben foglaltak, teljesítését az előkészítő szervezeti egység igazolja. A nem szerződésszerű teljesítés esetén az előkészítő szervezeti egység feladata, hogy a szerződést biztosító mellékkötelmek érvényesítésre kerüljenek, illetve hogy a szerződésszegés jogkövetkezményei hatályosuljanak. (3) Amennyiben a szerződésben foglaltak nem teljesültek, vagy csak részben teljesültek, de kifizetéshez a szervezeti egység a teljesítést igazolta, az önkormányzatnak okozott kárért a teljesítést igazoló a Ktv. szabályai szerint felel. (4) Pénzbeli végrehajtás elrendelése eseten a jogerős határozatot meg kell küldeni a Pénzügyi Osztály részére, aki intézkedik a végrehajtás foganatosításáról (befizetés figyelemmel kísérése, inkasszó, letiltás, áttétel végrehajtás foganatosítására stb.). Amennyiben a végrehajtásra nem kerül sor -- és jogszabály lehetővé teszi a Jegyző döntése alapján intézkedni kell annak törlésről. 30

31 Pénzügyi- számviteli rend 18. (1) A Polgármesteri. Hivatal Számviteli Politikáját a polgármester által kiadott szabályzat tartalmazza. (2) A Polgármesteri Hivatal működéséhez, gazdálkodásához kapcsolódó és pénzügyi kihatással bíró, jogszabályban nem szabályozott kérdéseket meghatározó szabályzatokat a jegyző adja ki, mint: a) a gazdálkodással - így különösen a kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, a szakmai teljesítés igazolása, az érvényesítés, utalványozás gyakorlásának módjával, eljárási és dokumentációs részletszabályaival, valamint az ezeket végző személyek kijelölésének rendjével, és az adatszolgáltatási feladatok teljesítésével kapcsolatos belső előírásokat, feltételeket, b) a beszerzések lebonyolításával kapcsolatos eljárásrendet, c) a belföldi és külföldi kiküldetések elrendelésével és lebonyolításával, elszámolásával kapcsolatos kérdéseket, d) az anyag- és eszközgazdálkodás számviteli politikában nem szabályozott kérdéseit, e) a helyiségek és berendezések használatára vonatkozó előírásokat, f) a reprezentációs kiadások felosztását, azok teljesítésének és elszámolásának szabályait, g) a gépjárművek igénybevételének és használatának rendjét, h) a vezetékes és rádiótelefonok használatát, i) a közérdekű adatok megismerésére irányuló kérelmek intézésének, továbbá a kötelezően közzéteendő adatok nyilvánosságra hozatalának rendjét (3) Az (1) bekezdésben, valamint a (2) bekezdés a) - h) pontokban meghatározott szabályzatokat a Pénzügyi Osztály, míg a (2) bekezdés i) pontjában meghatározott szabályzatot a Szervezési és Szociális Osztály készíti elő. Az ügyiratkezelés szabályai 19. (1) Az ügyiratkezelés szabályozásait a Polgármesteri Hivatal Egységes Iratkezelési Szabályzata tartalmazza. (2) A Polgármesteri Hivatalhoz beérkezett iratok iktatását a központi iktató végzi, kivéve az I. fokú építésügyi feladatellátást, a gyámhivatali feladatokat, a szabálysértési ügyeket és az okmányiroda hatáskörébe tartozó ügyeket- együtt: kiemelt ügyek- melyeket az érintett szervezeti egységek külön- külön iktatnak. Szervezeti Egységek részletes feladatai Titkárság 31