KÉPZŐ INTÉZMÉNYEK ÉS KÉPZÉSEK KIVÁLASZTÁSÁNAK ELJÁRÁSRENDJE

Átírás

1 KÉPZŐ INTÉZMÉNYEK ÉS KÉPZÉSEK KIVÁLASZTÁSÁNAK ELJÁRÁSRENDJE GINOP DIGITÁLIS SZAKADÉK CSÖKKENTÉSE - kiemelt projekt - A dokumentum a Nemzeti Szakképzési és Felnőttképzési Hivatalának tulajdona. Továbbadása, a teljes dokumentum vagy részeinek másolása írásos engedélyhez kötött.

2 TARTALOMJEGYZÉK 1. BEVEZETÉS AZ ELJÁRÁSREND CÉLJA A KÉPZŐ INTÉZMÉNYEK ÉS KÉPZÉSEK KIVÁLASZTÁSÁNAK DÖNTÉS ELŐKÉSZÍTÉSÉBEN ÉS A DÖNTÉSBEN RÉSZTVEVŐ PROJEKTSZERVEZETI EGYSÉGEK ÉS FELADATAIK KÉPZŐ INTÉZMÉNYEK PROJEKTBE TÖRTÉNŐ BEKAPCSOLÓDÁSÁNAK FOLYAMATA A KÉPZŐ ÉS A KÉPZÉSI PROGRAM KIVÁLASZTÁSÁNAK FOLYAMATA KÉPZŐ INTÉZMÉNYEK JELENTKEZÉSE A PROJEKTBEN VALÓ RÉSZVÉTELRE A KÉPZŐ INTÉZMÉNYEK ÉS KÉPZÉSI PROGRAMOK BEFOGADÁSA EGYÜTTMŰKÖDÉSI MEGÁLLAPODÁS KÉPZÉS INDÍTÁS FELTÉTELEI KÉPZÉSEK KIVÁLASZTÁSÁNAK FELTÉTELEI ÉS FOLYAMATA KÉPZÉSI LISTA ÖSSZEÁLLÍTÁSA KÉPZŐ INTÉZMÉNYEK ÉS A KÉPZÉSI PROGRAMOK MEGFELELŐSÉGI VIZSGÁLATA

3 1. BEVEZETÉS A Képző intézmények és képzések kiválasztásának eljárásrendje című dokumentum a kiemelt projekt támogatására került kialakításra. A kiválasztási folyamat leírásával rögzíti az eljárás lépéseinek jellemzőit, körülményeit, követelményeit, valamint a folyamatban résztvevők szerepét és feladatait. 2. AZ ELJÁRÁSREND CÉLJA Az eljárásrend célja, hogy a projekt valamennyi megvalósítója és résztvevője számára egyértelműen összefoglalja a képző intézmények és a képzések kiválasztásának folyamatában az egymást követő lépéseket, és meghatározza, hogy a folyamat különböző fázisainak szereplői milyen feladatokat látnak el. Az eljárásrend a projekt megvalósítása során szerzett tapasztalatokat felhasználva, az Értékelő Bizottság (a továbbiakban: ÉB) határozata alapján módosulhat. 3. A KÉPZŐ INTÉZMÉNYEK ÉS KÉPZÉSEK KIVÁLASZTÁSÁNAK DÖNTÉS ELŐKÉSZÍTÉSÉBEN ÉS A DÖNTÉSBEN RÉSZTVEVŐ PROJEKTSZERVEZETI EGYSÉGEK ÉS FELADATAIK Nemzeti Szakképzési és Felnőttképzési Hivatal (a továbbiakban: Hivatal) Hivatal a döntések előkészítője: - előkészíti a képző intézmények csatlakozására felkérő Felhívást és a kiválasztási szempontrendszer dokumentumait; - felel a képző intézmények és képzések listájának összeállításáért (a kiválasztás szempontrendszerének elfogadása és közzététele alapján); - biztosítja a jelentkezési dokumentumok formai és szakmai ellenőrzését, elbírálását, a kiválasztási folyamat szabályos lebonyolítását; - előkészíti a képzőkkel kötendő együttműködési megállapodásokat; - előkészíti a meghirdetésre kerülő képzések és ütemezésük listáját. Értékelő Bizottság ÉB dönt és jóváhagyja: - a kiválasztási folyamat dokumentum- és eljárásrendjét; - a felhívási és kiválasztási szempontrendszert a képző intézmények számára; - a képző intézményekkel kötendő együttműködési megállapodást; - a képzések kiválasztásának kritériumrendszerét; - a képzések kiválasztását, ütemezését (melyik képzés mikor induljon). 4. KÉPZŐ INTÉZMÉNYEK PROJEKTBE TÖRTÉNŐ BEKAPCSOLÓDÁSÁNAK FOLYAMATA A képző intézmények projekthez való csatlakozásának feltételeit a Képző intézmények és képzések kiválasztásának kritériumai című dokumentum határozza meg A KÉPZŐ ÉS A KÉPZÉSI PROGRAM KIVÁLASZTÁSÁNAK FOLYAMATA 1. A projekt működését szabályozó dokumentumokban meghatározott alapelvek alapján a Hivatal előterjeszti az ÉB felé a Képző intézmények és képzések kiválasztásának eljárásrendjét és a Képző intézmények és képzések kiválasztásának kritériumai dokumentumokat. 2. Az ÉB határozatával jóváhagyja a képző intézmények és a képzések kiválasztását szabályozó dokumentumokat. 3

4 3. A Hivatal Felhívással tájékoztatja a képző intézményeket a projekthez való csatlakozás lehetőségéről. A Hivatal sajtónyilvános rendezvényeken (pl. nyitórendezvény) hívja fel a felnőttképzéssel foglakozó intézmények figyelmét a jelentkezés lehetőségére. Minden Magyarországon felnőttképzési engedéllyel rendelkező potenciális partner elektronikus meghívót kap a nyitórendezvényre, melynek melléklete lesz a projektben való részvétel feltételeit tartalmazó Felhívás. A projekt honlapján folyamatosan elérhetők a projektről szóló általános, illetve a jelentkezésről szóló konkrét információk. 4. Az intézmények az ÉB által elfogadott, nyilvános kritériumok ismeretében regisztrálnak a projekthez való csatlakozás érdekében a Háttér Informatikai Rendszer (továbbiakban: HIR) felületén. 5. A projekt munkatársai a regisztrációs folyamatban ellenőrzik a képző intézmények adminisztrációs adatait, a kihirdetett kritériumoknak való megfelelést. Az esetleges hiánypótoltatások után a Hivatal javaslatot terjeszt az ÉB elé az intézmények elfogadásáról/elutasításról. 6. Az ÉB dönt az elé terjesztett, regisztrált intézmények projektbe vonhatóságáról. 7. A Hivatal az ÉB döntése alapján megköti a képző intézménnyel az Együttműködési megállapodást KÉPZŐ INTÉZMÉNYEK JELENTKEZÉSE A PROJEKTBEN VALÓ RÉSZVÉTELRE A jelentkezés a HIR-en keresztül történik - a megfelelő regisztrációs adatlapok kitöltésével és a kért dokumentumok csatolásával. A felnőttképző intézmények számára a jelentkezésre a nyitórendezvényen meghirdetett időponttól augusztus 31-ig folyamatosan van lehetőség. A beérkező jelentkezések formai ellenőrzését és a dokumentumok meglétét a jelentkezés folyamatában az informatikai rendszer segíti. A feltöltött dokumentumok tartalmazzák a beadott egy vagy két képzési programot, amelyből képzést tervez indítani a képző intézmény. (Amennyiben egy képzési programmal regisztrált a képző intézmény, a későbbiekben lehetősége van beadni a másik képzési programot is.) A jelentkezés során rögzítésre kerülnek a HIR-ben: - a képző intézmény alapadatai: o képző intézmény neve, székhelye telephelye, elérhetőségei; o a vezető és a kapcsolattartó neve és elérhetőségeik; - a jelentkezés elbírálásához szükséges nyilatkozat a képző intézmény részéről: o köztartozásmentes adózó, nem áll csődeljárás, felszámolás vagy végelszámolás alatt; o Együttműködési megállapodás törvényi és az általános feltételeinek megfelel, melyet a projekt honlapján megtalál; o cégbíróságnál és a felnőttképzési engedély nyilvántartásban szereplő adatai megegyeznek a HIR-be feltöltött regisztrációs adatokkal; o 8 napon belüli bejelentési kötelezettség a képző intézmény adataiban bekövetkezett változásra; - HIR-be feltöltendő képzői dokumentum: o aláírási címpéldány; - a képzési program esetében rögzítésre kerülnek: o képzés(ek) engedélyezési számai IKER1 és az IKER2 szintek tekintetében; o a személyi és a tárgyi feltételek biztosításának módja; - a jelentkezés elbírálásához szükséges nyilatkozat a képzési programok vonatkozásában: o a képzés(ek)hez feltöltött adatok a képző intézmény részére engedélyezett, valamint a projekt egységes képzési programjával megegyezőek; - HIR-ben feltöltendő dokumentumok a képzési programmal kapcsolatban: o képzési program feltöltése PDF-formátumban; o a képzési engedély kiadásáról szóló határozat. 4

5 A jelentkezés során rögzítendő adatok, információk, dokumentumok köre módosulhat, kiegészülhet a jogszabályi változások mellett a projekt céljainak teljesítése érdekében meghozott ÉB döntések alapján, a képző intézmények és képzések kiválasztási kritériumrendszerére vonatkozóan. A változásról, változtatásról a Hivatal minden esetben értesíti a képző intézményeket ( , honlap, HIR üzenet) A KÉPZŐ INTÉZMÉNYEK ÉS KÉPZÉSI PROGRAMOK BEFOGADÁSA A képző intézmények kiválasztása előre meghatározott kritériumrendszer alapján történik. A képző intézmények regisztrációjának formai és szakmai vizsgálata a benyújtott dokumentumok alapján, folyamatosan történik. A formai és szakmai ellenőrzést a projekt dokumentum ellenőrzési csoportja végzi az alábbi feladatok szerint: - a 4.2. pontban részletezett képző intézmény adatok összevetése az elektronikus cégkivonat és a Hivatal képző intézményekre vonatkozó adataival; - az elektronikusan feltöltött képzési program engedélyszámának ellenőrzése a Hivatal nyilvántartása szerint; - az elektronikusan feltöltött képzési program szakmai ellenőrzése: o megvizsgálja, hogy a képzési program módosított része megfelel a projekt elvárásainak; o megvizsgálja, hogy a HIR-ben feltöltött képzési program tartalma megegyezik a képző intézmény nevére engedélyezett képzés képzési programjának tartalmával; - a Hivatal a képzői adatlap és a képzési program megfelelőségét a benyújtás időpontjától számolva 15 napon belül elvégzi, a befogadásról értesíti a képző intézményt; - az adatok nem megfelelő rögzítése esetén a Hivatal hiánypótló felszólítást küld a képző intézmény részére a HIR-en keresztül. Az intézménynek 15 napja van a hiánypótlás véglegesítésére. Amennyiben ezen kötelezettségének nem tesz eleget a Hivatal elutasítja a képző intézmény jelentkezését; - A Hivatal - az esetleges hiánypótlások teljesítése után - az ellenőrzésen megfelelt képző intézmények befogadását, a hiánypótlások után az ellenőrzésen továbbra sem megfelelt képző intézmények elutasítását terjeszti elő az ÉB felé. A képzők befogadása az ÉB hatásköre. A Hivatal az ÉB döntése után a HIR-en keresztül értesíti a képző intézményeket a projektbe történő befogadásról EGYÜTTMŰKÖDÉSI MEGÁLLAPODÁS A ÉB határozata által a projekt megvalósításába bevonható képző intézményekkel a Hivatal október 31-ig szóló Együttműködési megállapodást köt. A képzőre és az elfogadott képzési programokra vonatkozó adatokat tartalmazó Együttműködési megállapodás a HIR-ből, az ehhez tartozó Általános feltételek a projekt honlapjáról tölthetők le. A képző intézmény az Együttműködési megállapodás mindkét fél általi hitelesítését követően rögzítheti képzéseit az informatikai rendszerben, ajánlatát benyújtani azonban csak a Hivatal által megjelölt időintervallumban tudja. A képzésre vonatkozó adatok, információk megadása kötelező, ezek egyrészt a képzés iránt érdeklődők tájékoztatását szolgálják, másrészt a képzések indítására vonatkozó Hivatali döntés előkészítéséhez szükségesek. A képzési listára felkerülő képző intézményeknek lehetősége van az Együttműködési megállapodás hatályossága alatt újabb képzési program benyújtására, ezek befogadása esetén a képzési kínálatuk bővítésére, újabb képzések beajánlására. Az újabb képzési programok elbírálásának folyamata megegyezik a képző intézmény első jelentkezésekor történő ellenőrzés és elbírálás folyamatával. A változást az Együttműködési megállapodás módosításával szükséges rögzíteni. 5

6 A képző intézmény regisztrációs adataiban történő változás is az Együttműködési megállapodás módosításával jár, ennek folyamata: - a képző intézmény írásban, 8 napon belül jelzi a Hivatal felé az adataiban történt változást a honlapon található sablon segítségével, valamint kéri a regisztrációs felület megnyitását a módosítás rögzítésére a HIR-ben; - a Hivatal engedélyezi a módosítást; - a képző intézmény rögzíti a változásokat és benyújtja az adatlapját ellenőrzésre; - a Hivatal a képző intézmények beengedésének ellenőrzési folyamatát folytatja le; - a módosítás aláírásának időpontjáról értesíti a képző intézmény képviselőjét. 6

7 7

8 5. KÉPZÉS INDÍTÁS FELTÉTELEI A projekt kereteiben megvalósuló képzések indításának feltételeit a Képző intézmények és képzések kiválasztásának kritériumai című dokumentum határozza meg, amely dokumentum mindenkor hatályos verziója nyomtatott formában Nemzeti Szakképzési és Felnőttképzési Hivatalban) működő GINOP projekt munkatársainál, az elektronikus változata a Hivatal informatikai hálózatán érhető el KÉPZÉSEK KIVÁLASZTÁSÁNAK FELTÉTELEI ÉS FOLYAMATA A képzések kiválasztásának szabályozási folyamata: 1. A Hivatal a HIR-ben és a honlapon hirdeti meg a képzési köröket, amely tartalmazza a képzések benyújthatóságának kezdetét és a benyújtás tervezett végét, illetve a jóváhagyott képzések publikálásának tervezett időpontját. 2. A képző intézmények a benyújtási időszak alatt folyamatosan feltölthetik és benyújthatják képzési ajánlatukat a benyújtás vége időpontig, a benyújtás vége időpont után a benyújtásra került képzéseinek adatain nem változtathatnak. 3. A Hivatal a képzők által benyújtott képzési ajánlatokból a Képző intézmények és képzések kiválasztásának kritériumai című dokumentum alapján kiválasztott képzések esetében javaslatot terjeszt az ÉB elé azok indításáról. 4. Az ÉB dönt az elé terjesztett képzési ajánlatok elfogadásáról. 5. A HIR-ben az ÉB döntés után az elfogadott képzések a publikálás időpontjában nyilvánossá válnak. Az elfogadásról a képző intézmény a HIR-en keresztül minden esetben értesítést kap. 6. A képzések a publikálás időpontjától nyilvánosak és elérhetők a képzésekre jelentkezni szándékozók valamint a mentorok számára KÉPZÉSI LISTA ÖSSZEÁLLÍTÁSA A képző intézmények a Hivatal által meghirdetett benyújtási időszakban folyamatosan tölthetik fel az indítani szándékozott képzéseiket. A HIR a benyújtási szakaszban feltöltött és benyújtott képzések paramétereinek megfelelését ellenőrzi: - képzés helyszín; - képzés indítás és zárás időpontja, a képzési program szerinti óraszám; - vizsgaalkalom időpontja; - képzés létszáma; - a képzési program szerinti tananyagegységek és azok óraszámai vonatkozásában. A képző intézmények által véglegesített és indításra ajánlott képzésekből a Hivatal a Képző intézmények és képzések kiválasztásának kritériumai című dokumentumban előre meghatározott szempontrendszer szerint előkészíti a képzések listáját az ÉB nek. Az ÉB dönt a képzések elfogadásáról, indíthatóságáról. A HIR-ben a publikálás időpontjában mindenki számára nyilvános és elérhető lesz az elindítható képzések listája. Csak az a képzés indítható el, amit az ÉB jóváhagyott. A képzés fő paramétereinek (pl: megvalósulás helyének település szintű változása, képzés zárás időpontja) jóváhagyás utáni változtatására nincs lehetőség. 8

9 9

10 6. KÉPZŐ INTÉZMÉNYEK ÉS A KÉPZÉSI PROGRAMOK MEGFELELŐSÉGI VIZSGÁLATA A Képző intézmények és képzések kiválasztásának kritériumai című dokumentumban előre meghatározásra kerül a képző intézmények befogadhatóságának kritériumrendszere. A kiválasztási folyamatban nem megfelelt képző intézmények a döntést követő 10 napon belül elektronikus úton - az elutasítás okát is tartalmazó - visszaigazolást kapnak a Hivataltól. A képző intézmények GINOP projektbe történő befogadásáról így az elutasításról is az ÉB dönt. A GINOP projektben a meghirdetésre kerülő képzések a Kormányzati Infokommunikációs Ügynökség (KIFÜ) által fejlesztett és a képző intézmények részére rendelkezésre bocsátott IKER1 (Első lépések a digitális világba - IKER 1. szintű képzés) és IKER2 (Önállóan használom az informatikai eszközömet - IKER 2. szintű képzés) képzési programokra épülnek. A HIR-be történő regisztráláshoz rendelkezni kell nevezett programok alapján a képző intézmény nevére engedélyezett képzés(ekk)el. A projekt megvalósítása alatt a Hivatal előre meghatározott ütemterv alapján folyamatosan végzi a már beengedett képző intézmények megfelelőségi vizsgálatát. Ennek keretében ellenőrzésre kerülnek: - a képző intézmény regisztrációs adatai; - a képző intézmény felnőttképzési engedélye; - az intézmény engedélyezett képzései az IKER1, IKER2 vonatkozásában. Felfüggesztésre kerül az a képző intézmény, amelyre igaz és bizonyítható, hogy: - nem a jogszabályi feltételeknek, illetve az Együttműködési megállapodásban foglaltaknak megfelelően folytatta tevékenységét, és ezt a Hivatal felhívását követően sem korrigálta (pl. felnőttképzési engedély törlése); - szerződésszegést követett el, vagy nem a feltételeknek megfelelően teljesített; - a célcsoport számára félrevezető tájékoztatást adott; - az elszámolás pénzügyi és/vagy szakmai tartalmát érdemben befolyásolva valótlan vagy hibás adatot szolgáltatott; - a Képző intézmények és képzések kiválasztásának kritériumai című dokumentumban meghatározott feltételek bármelyikének nem tesz eleget. A Hivatal az Együttműködési megállapodásban foglaltak alapján fenntartja a jogot arra, hogy a képző intézmény által indított képzéseket előre be nem jelentve a képzés ideje alatt a képzés helyszínén ellenőrizze. A lefolytatott helyszíni ellenőrzés során feltárt esetleges szabálytalanságok, hiányosságok a képző intézmény felfüggesztését eredményezhetik. Nemmegfelelőség esetén a Hivatal felfüggeszti a képző intézménnyel az együttműködést az ÉB döntéséig. A képző intézmény kizárásáról a képző intézmények és képzési programok befogadása folyamathoz hasonlóan - az ÉB dönt. 10