Kultúra Program ( )

Átírás

1 Kultúra Program Oktatási, Audiovizuális és Kulturális Végrehajtó Ügynökség Tudnivalók pályázóknak terület Támogatás európai kulturális fesztiváloknak júliusi verzió Kultúra Program ( ) 1

2 Jogi nyilatkozat: Az alábbiakban pályázóknak szóló hasznos információk olvashatók, amelyek nem helyettesítik, vagy érvénytelenítik a Programkalauzban található kritériumokat vagy más feltételeket. Megjegyezzük, hogy a Programkalauz és a Támogatási Megállapodásban foglalt speciális feltételek elsőbbséget élveznek a Támogatási Megállapodásban foglalt általános feltételekkel és a Kultúra Programmal kapcsolatos egyéb információforrásokkal (honlap, Tudnivalók pályázóknak, stb.) szemben. A dokumentum gyakorlati útmutatóval szolgál arról, miként kell elkészíteni és beküldeni a pályázati anyagot, illetve a jelentkezők számára hasznos információt tartalmaz a pályázási eljárásról. Mielőtt elkészíti és beküldi a pályázati anyagot, kérjük, gondosan olvassa el a Programkalauzt, amelyet a következő címen talál meg: E dokumentum első része a benyújtandó pályázati papírok előkészítésével foglalkozik. A pályázati űrlap (e-űrlap) különböző részeinek részletes leírását követően néhány útmutatás van a költségvetési űrlap kitöltéséről. Az ötödik részben néhány tipp található az Ügynökséggel való kapcsolattartásról. Az utolsó rész a szószedet, amely néhány alapvető fogalom magyarázatát tartalmazza. 2

3 I. A BENYÚJTANDÓ DOKUMENTUMOK ELŐKÉSZÍTÉSE A Kultúra Program keretében beadott támogatási pályázatokat csak az e-űrlap használatával lehet benyújtani. Az online beadott változat számít az eredeti példánynak, miközben egy példányt postán is el kell juttatni, azokkal a mellékletekkel együtt, amelyeket nem kell az e-űrlaphoz csatolni. I Elektronikus pályázat ( e-űrlap ) (határidő: november 16., 12 óra [brüsszeli idő szerint]): A jelentkezőknek ki kell tölteniük az elektronikus pályázati űrlapot, és a következő dokumentumokat kell csatolniuk: 1. A projekt részletes leírása; 2. Erkölcsi nyilatkozat (declaration of honour), melyet a szervezet jogi képviselője ír alá; 3. Becsült költségvetési űrlap (.xls formátumban); A jelentkezési lap letölthető az Ügynökség honlapjáról, a következő címről: Kérjük, vegye figyelembe, hogy a kérelem benyújtása semmilyen más formában nem fogadható el! A más úton benyújtott jelentkezések automatikusan elutasításra kerülnek. Győződjön meg róla, hogy az Ön elektronikus jelentkezési lapja hivatalosan is benyújtásra került és megérkezett-e a visszaigazoló ! További információkért kérjük, olvassa el az e-űrlap használati útmutatóját. Technikai probléma felmerülése esetén (pl. nem tudja letölteni az e-űrlapot, az e-űrlap lefagy vagy összeomlik) forduljon november :00 (brüsszeli idő szerint) előtt a HelpDesk-hez. Ha a probléma nem oldható meg azonnal, kivételes esetekben a HelpDesk is benyújthatja az e-űrlapot az Ön nevében. Abban az esetben, ha a HelpDesk-kel a jelentkezési határidő napján 12:00 után veszi fel a kapcsolatot, a jelentkezést semmilyen körülmények között nem fogjuk, az egyenlő bánásmód elve értelmében, elfogadni. A HelpDesk-kel való es kapcsolattartás esetén kérjük, világosan írja le, hogy milyen technikai problémával találkozott! Ajánlatos egy print screenes képet csatolni a probléma jobb illusztrálása érdekében. Ha nem technikai jellegű a fellépő probléma (pl. hogyan töltsük ki a költségvetési űrlapot, milyen szabályok érvényesek a területen), kérjük vegye fel a kapcsolatot hazája CCP-irodájával, vagy küldjön t a Végrehajtó Ügynökségnek. Kérjük, ne vegye fel a kapcsolatot semmilyen bizottsági szervvel vagy egyénnel, akivel esetleg korábban kapcsolatban volt. II Pályázati csomag (eredeti példányok és CD postázás határideje: november 16.) Idéntől kezdve a Végrehajtó Ügynökségnek küldendő pályázati csomag nemcsak különböző eredeti dokumentumokat kell, hogy tartalmazzon mellékletként, de egy CD-t is a tevékenységi jelentéssel és a szükséges önéletrajzokkal. 3

4 A pályázati csomagnak tartalmaznia kell papíralapon: i.) ii.) iii.) a projektvezető által aláírt hivatalos kísérőlevelet az e-űrlap kinyomtatott példányát és mellékleteit - a projekt részletes leírása - erkölcsi nyilatkozat (declaration of honour), melyet a pályázó szervezet jogi képviselője ír alá - becsült költségvetési űrlap (három munkalap: detailed budget by European nonnational works, total estimated budget, summary), melyet a pályázó szervezet jogi képviselője ír alá az e-űrlapnak nem részét képező egyéb mellékleteket: 4. A jogi személyiségről szóló űrlapot, és igazoló dokumentumokat, a jogi képviselő aláírásával 5. A pénzügyi azonosító űrlapot a jogi képviselő aláírásával 6. A pénzügyi alkalmassági űrlapot Ezen űrlapot szakértők értékelik majd, és arra szolgál, hogy megvizsgálja az ön technikai alkalmasságát a projekt kivitelezésére. Ha elmulasztja ezen információk megadását, az alacsony pontszámot fog eredményezni a vonatkozó alkalmassági kritériumoknál. 7. A pénzügyi mérleget és eredménykimutatást Ezen dokumentumok az utolsó lezárt pénzügyi évről kell szóljanak, és nem lehetnek 18 hónapnál régebbiek. A pályázati csomagnak tartalmaznia kell CD-n: 1. Az elmúlt két év tevékenységi jelentését az összes résztvevő szervezettől 2. A tevékenység megvalósításáért felelős személyek szakmai önéletrajzát 3. A fesztivál legutóbbi kiadásának hivatalos katalógusa FIGYELEM: Pályázatát csak akkor tekintjük teljesnek, ha az összes fent említett dokumentumot a határidő előtt postán elküldi. A jelen kalauz végén talál egy ellenőrző listát. Ha nem küldi el az összes dokumentumot, pályázatát az alkalmassági kritériumoknak való meg nem felelés alapján visszautasítjuk. További információkért olvassa el a jelen dokumentum végén található táblázatot az alkalmassági kritériumokról. Mielőtt beküldené pályázati csomagját, bizonyosodjon meg róla, hogy: i.) leadta az elektronikus jelentkezési lapot ii.) csatolta az összes szükséges mellékletet iii.) aláírta az erkölcsi nyilatkozatot (declaration on honour), a költségvetési űrlapot, a pénzügyi azonosító űrlapot, a jogi személyiségről szóló űrlapot iv.) csatolta a projektvezető által aláírt kísérőlevelet Ne felejtse el megjelölni a borítékon pályázata beküldési kódját, amit rögtön az elektronikus beküldés után kapott. Hogyan küldjük el a jelentkezési csomagot? A pályázatokat postai úton (a feladás dátumának a postai bélyegzőé felel meg), futárszolgálat útján (a kézbesítés igazolásával), ill. a pályázók által személyesen, a határidő napján legkésőbb 16 óráig lehet eljuttatni. Utóbbi esetben a beadást aláírt és dátummal ellátott átvételi elismervénnyel kell 4

5 igazolni, amelyet a központi postázóban kell kérni az átvevő tisztviselőtől. A hivatal hétfőtől csütörtökig 8-17 óra, pénteken 8-16 óra közt tart nyitva; szombaton, vasárnap és a Bizottság munkaszüneti napjain zárva tart. Biztonsági okokból nem fogadunk el pályázatokat az EACEA épületében (Colonel Bourg). A cím, amelyre a pályázatok eljuttatandók: Education, Audiovisual & Culture Executive Agency Culture Programme ( ) Strand Support to European Cultural Festivals Avenue du Bourget 1 Bour 04/02 BE 1140 Brussels Belgium II. A PÁLYÁZATI ŰRLAP CÍMLAP Töltsön ki minden mezőt az első oldalon, mielőtt továbbhaladna az e-űrlap kitöltésével! 1. Tevékenység Válassza ki a projektjének megfelelő tevékenységet. A pályázat automatikusan az ön tevékenységére szabja az összes rovatot. 2. A projekt címe Írja be a fesztivál nevét, mint projektcímet (max. 300 karakter). Írja be az esetleges rövidítést is, ha van ilyen. 3. Az űrlap kitöltésének nyelve A jelentkezési lapokat az Európai Unió valamelyik hivatalos nyelvén kell kitölteni. Gyakorlati okokból, és az értékelési eljárás felgyorsítása érdekében azonban azt javasoljuk, pályázatát az Európai Bizottság három munkanyelvének (angol, francia, német) valamelyikén adja be. A) A PÁLYÁZÓ SZERVEZET AZONOSÍTÁSA Kérjük, ne feledje, hogy ahhoz, hogy az területen pályázni tudjon, szervezetének egy, a Programban részt vevő országban kell székhellyel rendelkeznie. Ha a projektvezető elérhetősége a kiválasztási eljárás során bármikor megváltozik, kérjük, azonnal közölje velünk új elérhetőségét, pályázata érkeztetési számának egyértelmű jelölésével, a következő -címen: eacea-p5-festivals@ec.europa.eu A.1 Szervezet A szervezet teljes neve Írja be a szervezet hivatalos nevét. Ha van ilyen, írja be azt a nevet is, amely alatt a szervezet a hivatalos cégjegyzékben szerepel. Kérjük, ugyanezt a hivatalos nevet használja a pályázattal kapcsolatos összes dokumentumban. 5

6 Ha nem tudja a szervezet teljes nevét beírni (200 karakter a limit), írjon csak egy rövidítést, majd a teljes nevet a jogi személyiségről szóló űrlapon tüntesse fel! Betűszó Ha lehetséges, adja meg a szervezet rövid nevét. Ugyanezt a rövid nevet kell használni a jelentkezéssel kapcsolatos összes dokumentumban. Bejegyzett cím Csak azokat a mezőket töltse ki, amelyek a teljes postai címet adják. Ha a címet nem az utcanév és házszám jelöli, hanem a tartózkodási hely más mutatója, akkor kérjük, azt adja meg. Ne feledje, hogy a régiókhoz eurorégiót kell írni, az eurorégiók pedig nem feltétlenül azonosak a belföldön alkalmazott régiófelosztással! A.2 & A.3 Elérhetőségi adatok Cím Kérjük, a megfelelő címet (pl. professzor, doktor, Úr, Hölgy) tüntesse fel! Beosztás Adja meg beosztását a szervezetben (pl. rektor, elnök, vezérigazgató, igazgató). Telefon és fax Kérjük, tüntesse fel a teljes számokat, beleértve az ország és városi/körzeti hívószámot (például: ). B) SZERVEZET ÉS TEVÉKENYSÉGEK B.1 Szerkezet Kérjük, válasszon, ha lehetséges! A szervezet jogi státuszát több szempontból is ismertetni kell: a szervezeteknek meg kell adniuk, hogy a Bizottság szabályainak értelmében állami szervezetek-e. Állami szervezetnek minősül bármely olyan szervezet, amely jogosult arra, hogy költségei akármekkora hányadát a központi, a regionális vagy helyi kormányzat költségvetése finanszírozza. Tehát ezeket a költségeket adókból vagy jogi úton szabályozott bírságokból vagy díjakból képzett közpénzekből finanszírozzák, pályázati eljárás, vagyis a finanszírozás esetleges meghiúsulásának lehetősége nélkül. Az olyan szervezetek, amelyek fennmaradásához állami finanszírozás szükséges, és amelyek évről évre támogatásban részesülnek, ám amelyek esetében legalább az elméleti lehetősége megvan annak, hogy egy évben nem részesülnek támogatásban, magánszervezeteknek minősülnek. B.2 A szervezet céljai és tevékenységei Kérjük, győződjön meg róla, hogy tömör leírással szolgál tevékenységeiről, lehetővé téve ezen kritérium értékelését. B.3 Egyéb közösségi támogatások Kérjük, CSAK az elmúlt három év közösségi támogatásokat érintő információit adja meg! Jelölje a Közösségi Programot, a támogatási szerződés számát, a projektvezető szervezetet (ha az nem az ön szervezete) és a projekt címét! 6

7 FIGYELEM: Ha a jelen pályázat tárgyát képező fesztivál megrendezésére egy másik Közösségi Program keretében vagy a Kultúra Program valamely más területe alatt is igényelt támogatást, győződjön meg róla, hogy kitölti a kérdéses Programra/Területre és az igényelt összegre vonatkozó részt. Amennyiben pályázata kiválasztásra kerül egy másik programban, azonnal értesítsen minket ben: EACEA-P5-FESTIVALS@ec.europa.eu C) A PROJEKT LEÍRÁSA C.1 A projekt időtartama Fesztiválok esetén a projekt kezdési időpontja május 1. és április 30. között kell, hogy legyen. A program időtartama maximum 12 hónap közötti lehet, minimális időtartam nincs. Vegye figyelembe, hogy ha projektje május 1-jén indul és 12 hónapig tart, akkor a befejezés dátuma április 30. és nem május 1. lesz. FIGYELEM: a támogatható időszak semmilyen körülmények között nem kezdődhet május 1. előtt. C.2 Információk a szervezetről FIGYELEM: Ha a pályázó szervezetet 1900 előtt hozták létre, írjon ide 1900-at, és a szervezet létrejöttének tényleges időpontját tüntesse fel a tevékenységi jelentésében. C.3 A projekt relevanciája a Program konkrét célkitűzéseinek szempontjából Válassza ki a megfelelő lehetőséget, és becsülje meg a projekt eredményeként mobilizált művek és művészek számát. C.4 Területek Válassza ki a megfelelő lehetőséget. Csak egy lehetőséget választat, ám ha az az Interdiszciplináris (ID), akkor meg kell adnia a területeket (min. kettőt), fontossági sorrendben. Ne feledje, hogy az itt tett választások nagymértékben meghatározzák, hogy mely szakértők fogják a pályázatát értékelni! C.5 A projekt relevanciája az Európai Év szempontjából Válassza ki a megfelelő lehetőséget. Tájékoztatjuk, hogy ezt az adatot csak statisztikai célokra használjuk, és nem lesz hatással az odaítélési feltételeknek való megfelelésre. C.7. A projekt összefoglalása angolul, franciául vagy németül Foglalja össze a projektet angolul, franciául vagy németül, maximum karakterben. Az összefoglaló tegye lehetővé, hogy az olvasó könnyen megértse, mi a tervezett projekt tartalma, mik a céljai és ezek hogyan köthetők a Programhoz. Elvileg a projekt részletes leírásában ismertetett fő elemek tömör leírásáról van szó. Tájékoztatjuk, hogy a nyilvánosságot és ösztönzést illető kötelességeinek megfelelően az Európai Bizottság dönthet úgy, hogy az összefoglalót nyilvánosságra hozza honlapján, a projekttel kapcsolatos egyéb adatokkal együtt (ti. a közösségi támogatás összege, a kedvezményezett neve, a projekt címe). Kérjük, épp ezért törekedjen egyértelműségre és közérthetőségre a megfogalmazásban. C.8 A projekt költségvetésének összefoglalója Másolja ide a költségvetés támogatható részét a költségvetési űrlap Summary munkalapjáról. 7

8 Ha eltérés van az e-űrlap költségvetési összefoglalója és a csatolt költségvetés között, a pénzügyi elemzés során a Tervezett költségvetés elnevezésű csatolt Excel táblázatok adatait veszik figyelembe, ill. ezek lesznek a Támogatási megállapodás részei is. C.9 Kapcsolat CCP-irodával (Cultural Contact Point) Jelölje be a megfelelőt. Ez az adat csak statisztikai célt szolgál, nincs hatással az odaítélésre. D) TECHNIKAI ALKALMASSÁG Adja meg, milyen tapasztalatokat szerzett európai és nemzetközi projektekben az elmúlt két évben. Igyekezzen úgy leírni tömören a projektet, hogy az lehetővé tegye annak megítélését, milyen fokú technikai alkalmassággal rendelkezik a most javasolt projekt megvalósítására. E) A FESZTIVÁLHOZ, ÉS ANNAK PROGRAMJÁHOZ KAPCSOLÓDÓ INFORMÁCIÓ A jelentkezési lap ezen része arra szolgál, hogy a támogathatósági kritériumok alapján értékeljük a pályázati anyagot. Ha a támogathatósági feltételeket nem elégíti ki a pályázata, elutasításra kerül. E.1 A fesztivál statisztikái a programokhoz és a közönséghez kapcsolódóan Ne feledje, hogy legalább ötször megrendezésre kellett kerülnie annak a fesztiválnak, mellyel pályázni kíván! Az itt ötödikként megemlített fesztiválkiadásnak mindenképpen a legutóbbi megszervezett fesztiválnak kell lennie. Az első négyként megemlített fesztiválkiadásokra nincs előírt szabály a szerepeltetett nem-nemzeti művek számára vagy a képviselt európai országokra vonatkozóan. A legutóbbi fesztiválnak azonban tartalmaznia kellett legalább 7, a Programban résztvevő országból származó művet. A megadott statisztikáknak összhangban kell lenniük a fesztivál hivatalos katalógusával. Ne feledje, hogy egy mű nemzetisége megállapításának alapja a mű létrehozójának nemzetisége! A mű előadójának nemzetisége nem számít ebből a szempontból. Továbbá, a fesztiválnak otthont adó ország nem számít bele a művek által képviselt európai országokba! Arra a fesztiválra, mellyel pályázik, természetesen ugyancsak érvényes, hogy tartalmaznia kell legalább 7, a Programban részt vevő országból származó nem-nemzeti művet. E.2 Az európai nem-nemzeti művekre vonatkozó információ A soron következő fesztiválra (amelyre a támogatást kéri) vonatkozóan adja meg, az európai nemnemzeti művek hogyan kerülnek megemlítésre a hivatalos katalógusban. Ha a katalógus még nincs készen, csak adja meg azokat az országokat, amelyek várhatóan képviseltetve lesznek a művek által (ne feledje, legalább 7 országot meg kell említenie), és részletezze a programokra vonatkozó általános stratégiát (F.3 részben megadott), amelyet a fesztivál követni kíván. Legyen koherens, a későbbi, F.3 részben megadott információnak alá kell támasztania az itt megadott adatokat! 8

9 E.3 Fontos információ a 12-nél több európai nem-nemzeti művet szerepeltető pályázók számára Ahogyan már leírtuk, az ötödikként szerepeltetett, legutóbbi fesztiválkiadásban szerepeltetett legalább 7, a Programban részt vevő országból származó nem-nemzeti művet be kell írni az E.1 pontba. Minden, az E.1 részben megemlített műhöz az E.2 pontban meg kell adni a mű nevét, valamint alkotójának nevét és nemzetiségét. Ha azonban a pályázó 12-nél több európai nem-nemzeti művet sorolt fel, az EACEA elfogadja azt az opciót is ha a pályázónak ez egyszerűbb - hogy az E.1 részbe csak 12 művet ír be, majd ezek részletes leírását is megadja az E.2 pontban, a meg nem említett műveket pedig külön dokumentumban, a projekt részletes leírásában fejti ki. Ne feledje, hogy ebben az esetben is pontosan meg kell adnia azokat az információkat, amiket az e-űrlap bekér az E.2 pontban! A hatodik fesztiválkiadásban (tehát amelyre a támogatást kéri) szerepeltetett, legalább 7, a Programban részt vevő országból származó nem-nemzeti művet is az E.1 pontban kell megjeleníteni. Az E.2 részben a pályázónak meg kell adnia, hogy a hivatalos katalógusban hogyan kerül megemlítésre az európai nem-nemzeti mű. Ha a megpályázott fesztivál katalógusa vagy programja még nincs készen, a pályázónak a várható, nem-nemzeti művek által képviselt európai országokat kell beírnia (emlékeztetőül: legalább hetet!). Ha a mű még nem ismert, írja be, hogy még nem ismert az E.2 rész Name, How is this non-national work mentioned in the official catalogue, és Name of cultural work s creator mezőjébe. A képviselt országot azonban mindenképpen be kell írni. A fesztivál programjának kialakítása során alkalmazott stratégiát fel kell tüntetni az F.3 részben. Legyen koherens, az itt megadott adatoknak összhangban kell lenniük az E.2 résszel! Abban az esetben, ha a fentebbi lehetőségnek megfelelően, a pályázónak 12-nél több európai nemnemzeti műve van, és él a lehetőséggel, hogy csak 12-t említsen meg a jelentkezési lapon, a többit külön dokumentumban kell részleteznie (név, alkotó neve, alkotó nemzetisége). Ebben az esetben is az F.3 részben leírt általános stratégiának alá kell támasztania az E.2 pontba beírtakat, valamint a külön dokumentumban részletezetteket. Ha a pályázó a külön dokumentumban elmulasztja megadni a kért részleteket, csak azokat a műveket vesszük számításba, amelyeket feltüntett az e-űrlapon. F) A PROJEKT MEGVALÓSÍTÁSA, ODAÍTÉLÉSI FELTÉTELEK Az F rész nagyon fontos, és arra szolgál, hogy az odaítélési feltételek alapján értékeljék a projektjét. Erősen ajánlott, hogy olvassa el ezeket a kritériumokat (Programkalauz VI.6 fejezet: európai hozzáadott érték, a program minősége és innovatív jellege, a közönségre gyakorolt hatás, európai szakemberek részvétele és a közöttük lévő tervezett kapcsolatok minősége). 9

10 III. MELLÉKLETEK Pályázata értékelésének megkönnyítése érdekében mellékleteket kell csatolnia, melyeket vagy az e- űrlaphoz csatol, vagy a postai úton beadandó pályázati csomag tartalmaz. 1. A projekt részletes leírása Technikai okokból A projekt részletes leírása nem lehet az e-űrlap része, ezért csatolni kell hozzá. Ez egy Microsoft Word vagy PDF dokumentum, amelyet fel kell töltenie, hogy csatolhassa az e- űrlaphoz. A szövegnek nincs előírt struktúrája, de nagyon fontos, hogy a megírása előtt gondosan tanulmányozza az odaítélési feltételeket (Programkalauz VI. fejezet), különös tekintettel az európai hozzáadott értékre, a Program konkrét célkitűzéseivel kapcsolatos relevanciára és az előirányzott kulturális tevékenységek minőségére. A részletes leírásnak érthető módon kell taglalnia a projekt általános koncepcióját és célkitűzését, ezek relevanciáját a Kultúra Program céljait illetően, a tervbe vett fő tevékenységeket és ezek konkrét célkitűzéseit, a projekt lehetséges hatását európai szinten és egyéb, relevánsnak vélt részleteket. A szöveg szerkesztésekor gondoljon arra, hogy a jelentkezési lap ezen részében további, a projekt konkrét vonatkozásait (ti. európai hozzáadott érték, a program minősége és innovatív jellege, a közönségre gyakorolt hatás) érintő kérdésekre is válaszolnia kell, ezért ezeket felesleges a szövegben említenie. A szöveg nem lehet hosszabb karakternél (kb. 7-8 oldal). Ha az e-űrlapon nincs elegendő hely a projekt bizonyos tulajdonságainak kifejtésére, ebben a leírásban tudja folytatni. Ha a projekt kiválasztásra kerül, a részletes leírás integráns részként csatolásra kerül a Támogatási Megállapodáshoz. 2. Erkölcsi nyilatkozat (declaration on honour) Ezt a dokumentumot a projektvezető jogi képviselőjének kell kitöltenie és aláírnia. Ne felejtsék el beírni a kért támogatás összegét (melynek meg kell egyeznie a költségvetési űrlapba beírt, kért támogatás összegével). A dokumentumminta a következő címen található meg: E dokumentumot aláírt és szkennelt változatát közvetlenül az e-űrlaphoz kell csatolni, míg az aláírt verziót a postai úton beküldött pályázati csomagban is mellékelni kell. 3. Becsült költségvetési űrlap Kötelező a weboldalon közzétett űrlapot használni. A dokumentumminta a következő címen található meg: Töltse ki a költségvetést, majd csatolja közvetlenül az e-űrlaphoz (.xls formátumban). A postán elküldött pályázati csomagnak tartalmaznia kell a dokumentum eredeti, aláírt verzióját is. Ha az Ön projektje kiválasztásra kerül, a becsült költségvetés integráns részként csatolásra kerül a Támogatási Megállapodáshoz. Kérjük, szánjon elegendő időt a költségvetés előkészítésére. Ezt még az e-űrlap kitöltésének megkezdése előtt meg kell tennie. Mielőtt elkezdi kitölteni a költségvetési űrlapot, olvassa el az egyes szakkifejezések megfelelő definícióit, melyeket ezen útmutató végén talál meg. Szintén olvassa el a Programkalauzt, különös tekintettel annak elszámolható és nem elszámolható költségekre vonatkozó fejezeteit (III és VI.7.). Győződjön meg róla, hogy a költségvetés adatai összhangban vannak a fesztivál programjával, kivitelezésével! A költségvetésnek mindenképpen kiegyensúlyozottnak kell lennie, azaz a bevételek egyezzenek meg a kiadásokkal. 10

11 Minden összeget euróban ( ) adjon meg. Az eurózónán kívülről érkező pályázóknak a Bizottság Költségvetési Főigazgatósága által a jelentkezést megelőző hónapra megadott hivatalos euróárfolyamot (havi elszámolási árfolyam) kell használni: Ezen útmutató ötödik fejezetében taglaljuk a költségvetési űrlap kitöltését. IV. PÁLYÁZATI CSOMAG Miután kitöltötte és elküldte az e-űrlapot, nyomtassa ki és küldje be a mellékletekkel együtt legkésőbb november 16-án. Ne feledje, hogy bármelyik melléklet hiánya esetén pályázata nem támogathatónak minősül! Idéntől kezdve a Végrehajtó Ügynökségnek küldendő pályázati csomag nemcsak különböző eredeti dokumentumokat kell, hogy tartalmazzon mellékletként, de egy CD-t is a tevékenységi jelentéssel, a szükséges önéletrajzokkal, valamint a legutóbbi fesztivál hivatalos katalógusával. Papíralapon küldendő dokumentumok: i.) ii.) iii.) a projektvezető által aláírt hivatalos kísérőlevelet az e-űrlap kinyomtatott példányát és mellékleteit - a projekt részletes leírása - erkölcsi nyilatkozat (declaration of honour), melyet a pályázó szervezet jogi képviselője ír alá - becsült költségvetési űrlap (három rész: Tevékenységek szerinti részletes költségvetés, Teljes becsült költségvetés és Összegzés), melyet a pályázó szervezet jogi képviselője ír alá az e-űrlapnak nem részét képező egyéb mellékleteket: 4. Jogi személyiségről szóló űrlap és igazoló dokumentumok A dokumentumminta a következő címen található meg: Kérjük, ne feledje, hogy szervezete jogi státusától függően különböző igazoló dokumentumokat kell küldenie (lásd az űrlap alját). Ha elmulasztja beküldeni ezen dokumentumokat, az jelentős kését okozhat abban az esetben, ha projektje kiválasztásra kerül. Bizonyosodjon meg róla, hogy az űrlapot aláírta a projektvezető szervezet jogi képviselője. 5. Pénzügyi azonosító űrlap A dokumentumminta a következő címen található meg: Bizonyosodjon meg róla, hogy az űrlapot aláírta a pályázó szervezet jogi képviselője. 6. Pénzügyi alkalmasságról szóló űrlap A dokumentumminta a következő címen található meg: 7. Pénzügyi mérleg és eredménykimutatás Ezeknek a dokumentumoknak az utolsó lezárt pénzügyi évről kell szólniuk (és nem lehetnek 18 hónaposnál régebbiek). Ha a szervezetet újonnan alapították, csatolja az eddig keletkezett igazolt kimutatásokat. Ha nem tudja ezeket a dokumentumokat biztosítani, és pályázatát kiválasztják 11

12 társfinanszírozásra, az előfinanszírozás szabályai a Programkalauzban ismertetett szabályok szerint változnak. Ha elmulasztja beküldeni ezen dokumentumokat, az jelentős kését okozhat abban az esetben, ha projektje kiválasztásra kerül. NB. Köztestületeknek és közjogi jellegű nemzetközi szervezeteknek nem kell beküldeniük ezeket a dokumentumokat. CD-n küldendő dokumentumok: 8. Tevékenységi jelentések E dokumentumok a szervezeteknek az elmúlt két évben a releváns terület(ek)en végzett tevékenységéről szóló információkat tartalmazzák. A dokumentumot minden partnerszervezetről be kell adni (a projektvezetőről és a társszervezőkről). E dokumentumok információval szolgálnak az önök arra való technikai alkalmasságáról, hogy megvalósítsák a javasolt projektet, értékelni pedig szakértők fogják őket. Ha nem adja meg ezt az információt, az azzal járhat, hogy a megfelelő odaítélési feltételekre alacsony pontszámot kap. 9. A tevékenység megvalósításáért felelős személyek szakmai önéletrajza Ezeket azon személyek esetében kell megadni, akik a tevékenység általános koordinációjáért/megvalósításáért felelősek (például az A részben megadott kontaktszemély). E dokumentumok információval szolgálnak az önök arra való technikai alkalmasságáról, hogy megvalósítsák a javasolt projektet, értékelni pedig szakértők fogják őket. Ha nem adja meg ezt az információt, az azzal járhat, hogy a megfelelő odaítélési feltételekre alacsony pontszámot kap. 10. A legutóbbi fesztivál hivatalos katalógusa V. KÖLTSÉGVETÉSI ŰRLAP A kötelező mintadokumentum megtalálható a következő oldalon: Ezt a dokumentumot (.xls formátumban) közvetlenül az e-űrlaphoz kell csatolni. A kinyomtatott és aláírt változat is a pályázati csomag része, amelyet postai úton kell elküldeni. Ha az Önök projektje kiválasztásra kerül, a becsült költségvetés integráns részként csatolásra kerül a Támogatási Megállapodáshoz. Kérjük, fordítson elegendő időt a költségvetési űrlap kitöltésére! Győződjön meg róla, hogy a beírt információk összhangban vannak a projekt részletes leírásában megadottakkal és megegyeznek azokkal, amelyeket az e-űrlapban feltüntetett. Minden összeget euróban ( ) adjon meg. Az eurózónán kívűlről érkező pályázóknak a Bizottság Költségvetési Főigazgatósága által a jelentkezést megelőző hónapra megadott hivatalos euróárfolyamot (havi elszámolási árfolyam) kell használni: Mielőtt elkezdené kitölteni a költségvetési űrlapot, kérjük, gondosan olvassa el az ezen Útmutató végén található szószedet (kulcsszavak) releváns szakaszait, illetve a Programkalauz "elszámolható költségek" és a "nem elszámolható költségek"-re utaló részét (III fejezet). A költségvetési űrlap négy részből áll (amelyek megfelelnek az Excel táblázat négy 12

13 munkalapjának): 1. Az űrlap tartalma 2. Tevékenység és partner szerinti csoportosítás, mely csak a költségvetés kiadási oldalát fedi le. 3. A kiadásokat és bevételeket bemutató becsült költségvetés. 4. Összefoglaló, melyet alapul használhat az e-űrlap költségvetési részének kitöltéséhez. A becsült költségvetés az elszámolható és nem elszámolható költségekből áll. Az EU-támogatást csak az elszámolható költségek alapján számolják. A nem elszámolható költségek lehetőséget adnak Önnek, hogy bemutassa a projekt teljes pénzügyi dimenzióját. A költségvetési űrlap kitöltésénél a következő szabályokat kell figyelembe venni: KIADÁSOK A költségvetés kiadási oldala az elszámolható (1-6. fejezet) és nem-elszámolható költségekből áll. A.1 ELSZÁMOLHATÓ KÖLTSÉGEK 1. Európai nem-nemzeti művek előadásához kapcsolódó költségek (díszlet, jelmez, fordítás, feliratok stb.) 2. Európai nem-nemzeti művekhez tartozó hivatásos művészek és amatőrök utazási és elhelyezési költségei (művészi, technikai és menedzsment tagok) 3. Európai nem-nemzeti műveket prezentáló előadók fellépti díjai 4. Európai szakemberek számára szervezett workshopok költsége (max. 15%-a a teljes támogatható költségeknek) 5. A fesztivál hivatalos katalógusának és brosúrájának tervezési, fordítási, nyomtatási és terjesztési költségei 6. Kommunikációs költségek (weboldal, médiamegjelenés stb. max. 15%-a a teljes támogatható költségeknek) Ahhoz, hogy egy költség elszámolható legyen, a következő kritériumoknak kell megfelelnie: - a kedvezményezettnél merüljön föl - a projekt elszámolási időszaka alatt merüljön fel (kivéve a végső pénzügyi kimutatások és zárójelentések tanúsítványával kapcsolatos költségek) - a becsült költségvetésben szerepeljen - a kedvezményezett számviteli rendszerében rögzített legyen (azonosíthatónak és igazolhatónak kell lennie) - a zárójelentés benyújtásának idejére ki legyen fizetve - szükséges, ésszerű és indokolt kiadás legyen Ne feledje, hogy: 1. Az ÁFA csak akkor minősül elszámolható költségnek, ha a szervezet nem tudja visszaigényelni. Győződjön meg róla, hogy megfelelő módon feltünteti-e a költségvetési űrlap 3. fejezetében a teljes becsült költségvetés bevételi oldalánál, hogy az ön szervezete és a társszervezői vissza tudják-e igényelni az ÁFÁ-t. 2. Az utazási költségekre vonatkozó számítások során kérjük ne feledje, hogy az utazási és tartózkodási (szállás és napi átalány) költségeknek összhangban kell lennie a szervezet szokásos gyakorlatával. Ha ezek túlzónak minősülnek, akkor az Európai Bizottságnál évente jóváhagyott mérték alapján felülvizsgálják és maximalizálják. Az Európai Bizottság által a napi kiadásokra és szállásra vonatkozó országonként jóváhagyott mértékét a következő címen találhatja meg: 13

14 repülővel történő utazás esetén: Európában maximum turistaosztályon. Harmadik országokba történő utazás esetén nincsen felső határ, de a turistaosztályt kell választani. vonattal utazás esetén az első osztályú jegyek is megengedettek. autóval történő utazás esetén: az átalány 0,22 / km (az üzemanyag-költség nem támogatható). Ha egyes nemzeti szabályok ennél magasabb mértékű átalányt határoznak meg, akkor az figyelembe vehető, ha megfelelően bizonyítja e nemzeti szabályozás létét. taxi-költségek nem támogathatók, mert a napi átalány részének tekintendők. Minden fejezet végösszege két vagy háromféle költségből tevődik össze: - a harmadik országokhoz kapcsolódó / ott felmerült költségek - a támogatható alvállalkozáshoz tartozó költségek - egyéb költség, ami sem harmadik országokhoz, sem támogatható alvállalkozáshoz nem kapcsolódnak 3. Szabályok a harmadik országokban vagy azokkal kapcsolatosan felmerült költségeket illetően (harmadik országnak azokat az országokat hívjuk, melyek nem tagjai a Kultúra Programnak): - ezen költségek maximum az összes közvetlen költség 15%-át tehetik ki - a költségvetési űrlap Tevékenység szerinti részletes költségvetés részében minden fejezetnél ki kell tölteni az erre a célra szolgáló rubrikát a harmadik országokban felmerült költségekről (pl.: harmadik országok polgáraival kapcsolatban felmerült költségek, harmadik országokban végzett tevékenységekkel és harmadik országokban honos szervezetekkel kapcsolatos költségek, vagy nem európai művészek nem-nemzeti európai művek előadásával kapcsolatos költségei). Ez az O-T oszlopokat jelenti. Ha ezt nem teszi meg, akkor ezek a költségek nem elszámolható költségeknek fognak minősülni a végső jelentés benyújtásakor. 4. Szabályok a támogatható alvállalkozásra vonatkozóan: - a támogatható alvállalkozás maximum a teljes igényelt összeg 50%-át teheti ki - Minden, a támogatásban részesülő szervezetnek ellenérték fejében olyan természetes vagy jogi személy (beleértve a projekt társult partnereit) által nyújtott szolgáltatások, amely különböző jogi személyiséggel bír, mint a támogatást élvező szervezet. Például: biztosítás, berendezések szállítása, berendezések kölcsönzése, tolmácsok, technikusok, fordítók, tudósok és szakemberek profitorientált cégektől, előállítási költségek (pl. publikáció, DVD), catering, stb. - Ugyanakkor, a fenti meghatározástól függetlenül a következő kiadások nem tekintendők alvállalkozásnak: o művészek és előadók díjazása, valamely kedvezményezett szervezethez tartozó személyek esetleges díjazása o moderátor, fordító, technikus, szakember díjazása, ha magánszemélyként jár el (ha cégen keresztül ad számlát, az már alvállalkozás) o közintézmény által nyújtott szolgáltatás o utazás, helyi közlekedés, ellátás (szállás és napidíj) o a tevékenységhez szükséges felszerelés megvásárlása (csak értékcsökkenés) - A tevékenység menedzsmentjét és különösen (de nem kizárólagosan) annak tervezését, előkészítését, megvalósítását, koordinációját, ellenőrzését, róla szóló jelentések készítését, illetve menedzsmentjét semmilyen körülmények között nem lehet alvállalkozásban végezni. Ha azonban a koordináció mégis alvállalkozásban végzett, a költségeket nem támogatható költségeknek kell tekinteni. A szakmai ismereteket (joggal, könyveléssel, adóval, emberi erőforrásokkal kapcsolatos területek) igénylő speciális technikai szolgáltatások támogathatóak, és beleszámítanak a támogatható alvállalkozások számára előírt, a kért támogatás összegének maximum 50%-áben meghatározott limitbe. 14

15 - Ahol a tevékenységek megvalósítása alvállalkozást, közbeszerzést, vagy szolgáltatási szerződést igényel, és ezen szerződések értéke meghaladja a eurót; ott a kedvezményezettnek vagy társszervezőinek legalább öt potenciális partner versenyajánlatait kell beszerezniük, és a legjobb ár-érték arányt felmutató ajánlatot kell kiválasztani az átláthatóság és a potenciális szerződőkkel való egyenlő bánásmód elvének figyelembe vételével, ügyelve az érdekellentétek elkerülésére. - A kedvezményezettnek és ahol lehetséges, annak alvállalkozóinak világosan dokumentálnia kell a pályázati eljárást, és a tevékenység végén készített végső jelentéssel együtt a vonatkozó dokumentumok egy másolatát be kell nyújtani, illetve meg kell őrizni ellenőrzési célból. - Ha kétségei vannak afelől, hogy egy adott tevékenység alvállalkozásnak minősül-e, vagy hogy az adott alvállalkozás támogatható vagy nem, forduljon hazája CCP-irodájához! 5. A nem-nemzeti mű meghatározása: A nem-nemzeti mű olyan mű, melynek létrehozója a bemutatástól eltérő országból származó művész. Olyan művek, melyek létrehozója a fesztivál megvalósulásának országából származik, nem tekinthetőek nem-nemzeti műnek! A fő feltétel a létrehozó nemzetisége. Annak a művésznek a nemzetisége, aki előadja a művet, e tekintetben nem vehető számításba. 6. A nem-nemzeti művek előadásához kapcsolódó személyzeti költségek Ide a nem-nemzeti művek előadásához kapcsolódóm, művészi és technikai csapathoz valamint a menedzsmenthez tartozó költségeket írhatjuk be. - A fesztiválon dolgozó emberekhez kapcsolódó kiadások (közvetlenül és kizárólagosan; vagy részben, de utóbbi esetben csak egy adott százalék elszámolható), melyeket alá kell támasztani munkaköri leírásokkal, időbeosztással, és/vagy egyéb módokon - A személyzeti költségeknek összhangban kell lennie a szervezet szokásos gyakorlatával. Ha ezek túlzónak minősülnek, akkor az Európai Bizottságnál felülvizsgálják és maximalizálják A.2 NEM ELSZÁMOLHATÓ KÖLTSÉGEK 1. Természetbeni hozzájárulások (pl. önkéntes munka, ingyenes helyiséghasználat stb., további információkért tanulmányozza az ezen dokumentum végén található Szószedetet!) 2. Nem támogatható alvállalkozás - A projekt koordinációjának költségei - Az EU-támogatás 50 %-át meghaladó összegrész 3. Egyéb nem elszámolható költségek - Európai szakemberek számára létrehozott workshopok szervezésével kapcsolatos költségek, melyek meghaladják a 15%-os korlátot. - Kommunikációs költségek, melyek meghaladják a 15%-os korlátot. - Harmadik országokkal kapcsolatos kiadások, melyek meghaladják a 15%-os korlátot. BEVÉTELEK A költségvetés bevételi oldala négy részből áll: 1. Az EK-támogatás: nem haladhatja meg a eurót, a teljes elszámolható költségek 60%-át. 2. A projekt tevékenységei által termelt bevétel (pl. jegyeladások, kiadványok eladásai, regisztrációs díjak, egyéb). Jellegükből adódóan ezt az összeget a pályázat benyújtásakor csak becsülni lehet. Ezt a bevételi forrást semmiképp sem szabad saját vagy szerzett forrásnak tekinteni (own and raised funds). Ennek ellenére, meg kell őket becsülni a jelentkezésnél, és fel kell tüntetni a bevételi oldalon. 15

16 3. A kedvezményezettnek az önfinanszírozás címszó alatt (költségvetés 3. fejezet) elszámolt pénzügyi hozzájárulásai saját vagy célzottan a projekt részére gyűjtött és biztosított források kell, hogy legyenek. A pályázat benyújtásának időpontjában már biztosított társfinanszírozási összegek igazolását a pályázati csomaggal együtt el kell küldeni. 4. A nem-elszámolható költségek finanszírozására szolgáló források. A KÖLTSÉGVETÉSI ŰRLAP KITÖLTÉSÉNEK MÓDJA Néhány gyakorlati tanács A költségvetési űrlap Microsoft Office Excel 2007 verzióval készült. Ajánlatos ugyanezt a verziót használni a kitöltéséhez. Ahogyan az korábban említésre került, a költségvetési űrlap négy részből áll (mely az Excel munkafüzet négy munkalapjának felel meg): 1. A költségvetés tartalma, amely felsorolja az Európai nem-nemzeti művek szerinti részletes költségvetés munkalapon a B oszlopból kiválasztható költségtípusokat 2. Európai nem-nemzeti művek szerinti részletes költségvetés, amely csak a költségvetés kiadási oldalát fedi le. 3. Teljes becsült költségvetés, amely a bevételi és a kiadási oldalt is bemutatja. 4. Összegzés, mely segíthet az e-űrlap C.8. részének kitöltésében is. A munkafüzetben képletek találhatóak, melyek biztosítják az európai nem-nemzeti művek szerinti részletes költségvetés egyes költségvetési fejezeteinek teljes összegének a becsült költségvetésbe, illetve a becsült költségvetésnek az összefoglalóba való átvezetését. A becsült költségvetés bevételi oldalát önnek kell kitöltenie. NE szúrjon be sort a tevékenységek szerinti részletes költségvetés munkalapba, mert az nem garantálja egyúttal a szükséges képletek átmásolását is. Több mint 4000 elő-formázott sor áll az Ön rendelkezésére. 16

17 Annak érdekében, hogy az összes formula megfelelően működjön, ellenőrizze a következő beállításokat: 1. Menjen a Beállítások [Excel options] menübe 17

18 2. Bizonyosodjon meg róla, hogy a Képletek [Formulas] menüpont alatt be van jelölve a Közelítés engedélyezése [Enable iterative calculations], a Lépésszám [Maximum Iterations] 10000, az Elfogadható hiba [Maximum Change] pedig Klikkeljen az OK-ra. Hogyan töltsük ki a költségvetési űrlapot 1. Írja be a kért EU-támogatás összegét Kezdje a kitöltést azzal, hogy a Teljes becsült költségvetés F143 cellájába beírja a kért EUtámogatás összegét. Enélkül nem fog működni az automatikus formula az alvállalkozási összeget illetően. Természetesen később ez az összeg még módosítható a kiadási és a bevételi oldal egyensúlyba hozása érdekében. 2. Európai nem-nemzeti művek szerinti részletes költségvetés 1. Menjen a Split amongst European non-national works részhez (kék oszlopok), és adjon címet vagy leírást a projekt során várhatóan felmerülő műveknek, azt a rendet követve, amelyet az e-űrlap E.2 részében, az Európai nem-nemzeti művekre vonatkozó információ mezőnél fog alkalmazni (tehát ha ott pl. 12 művet írt be, akkor ide ugyanazt a 12 művet kell felsorolnia). 2. Válassza ki a költség természetét a B oszlopban, használva a felajánlott típusokat. A lehetséges költségtípusokról áttekintést ad a költségvetési űrlap első munkalapja (Content of the budget)! 3. Írja le a költség természetét a C oszlopban, amilyen részletesen lehetséges. Például: 18

19 - utazási és szállásköltség esetén írja be az emberek számát, az úticélt, és az eltöltött éjszakák számát is - személyzeti költségeknél írja be az emberek és a munkanapok számát is - berendezések vásárlásánál részletezze az elemek számát, költségét, valamint az alkalmazott értékcsökkenési szabályt 4. Tüntesse fel az egyes európai nem-nemzeti művekre jutó költségeket a B oszlopban kiválasztott költségfajtánként. 5. Menjen tovább a Split amongst CHAPTERS részhez (sárga oszlopok). Töltsön ki minden egyéb költséget (tehát nem alvállalkozói, nem harmadik országokkal kapcsolatos és nem természetbeni hozzájárulás) a Chapter 1 Chapter 6-ig terjedő oszlopokban. Ha a költség típusa például 3.b (berendezések bérlése), akkor ennek megfelelően a 3-as chapter-be kell beírni. 6. Ha az adott költség alvállalkozói, a K-N oszlopokban kell szerepeltetnie. 7. Ha a költség harmadik országban merült fel, vagy ahhoz kapcsolódó, az O-T oszlopokban tüntesse fel. 8. A természetbeni hozzájárulások összegeit az U oszlopban szerepeltesse. 9. A természetbeni hozzájárulások összegeit ne ossza fel az 1-6 chapter között! 3. Teljes becsült költségvetés 1. Automatikus átvezetés van a Tevékenységek szerinti részletes költségvetés és a Teljes becsült költségvetés munkalap között. Támogathatóságuktól függően a becsült költségvetés kiadási részének megfelelő szekciójába kerülnek átvezetésre. 2. Töltsön ki minden zöld cellát a becsült költségvetésben. 3. Töltse ki a költségvetés bevételi oldalát. Bizonyosodjon meg róla, hogy a K141 cellában megjelenő EU-támogatási összeg (ami automatikusan számítódik a támogatható költségek alapján), megegyezik az F143 cellába beírt összeggel. Ha nem egyezik meg, meg kell változtatnia az F143 mezőbe írt összeget a K141-be írtra. Töltse ki a projekt által termelt bevételt. Töltse ki az önfinanszírozás részt a projektvezetőre, a társszervezőkre, és a társult partnerekre vonatkozóan is. Minden zöld cellát töltsön ki (például az ÁFA visszaigénylését kérdezőeket is) Kétszeresen is ellenőrizze, hogy a projektvezető és a társszervezők által vállalt pénzügyi hozzájárulás mértéke megegyezik a meghatalmazásokban és az e-űrlap C.8 részében említett összegekkel! Ha van természetbeni hozzájárulása, mint nem támogatható összeg, a K204 cellába írja be. 4. Bizonyosodjon meg róla, hogy egyensúlyban van a költségvetése, tehát a K131 cella egyenlő a K177-tel, és a K %-ot ad ki. 4. Összegzés Automatikus átvezetés van minden összegről az Összegzés [Summary] munkalapra. Használja a TOTAL ELIGIBLE EXPENDITURE oszlopban lévő összegeket az e-űrlap költségvetési részének kitöltéséhez (C.8) 19

20 V. KAPCSOLATTARTÁS AZ ÜGYNÖKSÉGGEL A jelentkezők minden területtel kapcsolatos információt megtalálnak a Végrehajtó Ügynökség honlapján: Ugyanitt kerülnek meghirdetésre a legújabb fejlemények is, ezért javasoljuk, hogy látogassa rendszeresen a honlapot. A beadványok előkészítésével és benyújtásával kapcsolatos minden kérdését országa CCPirodájához címezze, melyek névjegyzéke elérhető a honlapon: Az átláthatóság, az egyenlő bánásmód és a diszkrimináció elkerülésének érdekében a kiválasztási eljárás ideje alatt nem engedélyezett a kommunikáció a Végrehajtó Ügynökséggel (az ezen területért felelős szolgálatokkal), kivéve kivételes esetekben. Az e-űrlappal kapcsolatos technikai problémák esetén kérjük, nézze át az e-űrlap felhasználási útmutatóját, amit honlapunkon keresztül tud elérni: Ha ezután is vannak még kérdései, vagy a technikai probléma nem oldódott meg, kérjük, vegye fel a kapcsolatot telefonon vagy e- mailben HelpDesk szolgáltatásunkkal. Telefonos HelpDesk: HelpDesk: eacea-external-helpdesk@ec.europa.eu Ezek a szolgálatok november 16-ig, hétfőtől péntekig, 9:30-tól 12:30-ig, és 14:00-től 16:30-ig érhetők el (közép-európai nyári idő szerint), kivéve november 16-át, amely napon a HelpDesk 12:00-kor (brüsszeli idő szerint) bezár (ez a benyújtás határideje). Vegye figyelembe, ha beadási problémák esetén a HelpDesk-et a határidő napján 12:00 óra után keresi meg, pályázata az egyenlő bánásmód elve alapján semmilyen körülmények között nem kerül elfogadásra. A kiválasztási eljárás végén, az Európai Bizottság formális döntését (támogatási döntés) követően az eredményeket először a Végrehajtó Ügynökség honlapján teszik közzé. A kiválasztott jelentkezőket levélben értesítik az Európai Bizottság döntéséről és projektjük kiválasztásáról. Ezután kapják meg a Támogatási Megállapodást aláírásra. A kiválasztott pályázatokat pénzügyi vizsgálatnak vetik alá, amellyel összefüggésben a Végrehajtó Ügynökség további információkat, és adott esetben garanciákat kérhet. A ki nem választott jelentkezőket levélben értesítik az Európai Bizottság döntéséről (odaítélésről szóló határozat), arról, hogy pályázatuk miért nem került kiválasztásra, ill. a független szakértő értékelését az egyes odaítélési feltételekkel kapcsolatban. A kiválasztási eljárás végén a jelentkezők nem kapják vissza pályázataikat. 20

21 VI. SZÓSZEDET (KULCSSZAVAK) Megjegyzés: A fogalmak ábécérendben szerepelnek. Alkalmassági kritériumok: Az alkalmassági kritériumok minden programterület esetében meghatározásra kerültek, és ellenőriztetnek a beadott pályázatok válogatásának első lépéseként. Csak a releváns alkalmassági kritériumoknak megfelelő pályázatokat értékelik részletesen a kiválasztási és odaítélési feltételek alapján. Állami szervezet: Bármely szervezet, amely jogosult arra, hogy költségei bizonyos hányadát a központi, a regionális vagy helyi kormányzat költségvetése finanszírozza. Tehát ezeket a költségeket adókból vagy jogi úton szabályozott bírságokból vagy díjakból képzett közpénzekből finanszírozzák, pályázati eljárás, vagyis a finanszírozás esetleges meghiúsulásának lehetősége nélkül. Az olyan szervezetek, amelyek fennmaradásához állami finanszírozás szükséges, és amelyek évről-évre támogatásban részesülnek, ám amelyek esetében legalább az elméleti lehetősége megvan annak, hogy egy évben nem részesülnek támogatásban, magánszervezeteknek minősülnek. Bankszámla: A kedvezményezett euróban vezetett bankszámlája vagy alszámlája, amelyen keresztül a tevékenységgel kapcsolatos pénzműveletek történnek. A Végrehajtó Ügynökség a projektvezető által beadott Pénzügyi azonosító űrlap alapján hoz létre aktát ezen bankszámla vagy alszámla adataival. Berendezések értékcsökkenése: A projekt vagy társfinanszírozott éves munkaprogram céljaira vásárolt berendezések esetén értékcsökkenést kell alkalmazni. Csak a Támogatási megállapodásban rögzített támogatható időszak során keletkező értékcsökkenés számolható el közvetlen költségként, abban a mértékben, amennyire a berendezést konkrétan a projekt céljaira vagy a társfinanszírozott munkaprogrammal kapcsolatos tevékenységekre használják. Az értékcsökkenés alkalmazandó szabályai a kedvezményezett szervezet országában és saját könyvelésében alkalmazott szabályokkal azonos. Elszámolható költségek: A kedvezményezett/társkedvezményezett részére a társfinanszírozott tevékenység teljesítése során, vagy a kedvezményezett szervezet részére az éves munkaprogram tevékenységeinek teljesítése során felmerülő szükséges, specifikus és ésszerű kiadások. A kimutatásokban az alkalmazandó számviteli szabályoknak megfelelően kell rögzíteni őket. A belső számviteli és auditálási szabályoknak lehetővé kell tenniük, hogy az egy adott tevékenységgel kapcsolatban bevallott költségek és bevételek közvetlenül megfeleltethetők legyenek a megfelelő számlakivonatokkal és bizonylatokkal. Harmadik ország: A Támogatható országok körén kívül eső ország. Jogi személyiség: A támogathatóság feltétele, hogy a jelentkező jogi személyiséggel rendelkező magán- vagy közjogi szervezet legyen. Ahhoz, hogy a jelentkezők jogi személyisége megállapítható legyen, be kell nyújtani a Jogi személyiségről szóló űrlapot és a megfelelő igazoló dokumentumokat (pl. alapító okirat, törvényrendelet). Kedvezményezett: A projekttel kapcsolatos tevékenység megvalósításáért jogilag felelős szervezet, amely a támogatást kapja. Kiválasztási feltételek: Ezek a kritériumok szolgálnak alapul annak eldöntésére, hogy a jelentkező szervezetek rendelkeznek-e a javasolt tevékenység vagy munkaprogram elvégzéséhez szükséges technikai és pénzügyi alkalmassággal (ld. még Technikai alkalmasság és Pénzügyi alkalmasság). 21

22 Kizárási feltételek: Ezek a feltételek általános jellegűek, és érvényesek mindenkire, aki a Bizottság által nyújtott támogatásra jelentkezik. A jelentkezőknek igazolniuk kell, hogy megfelelnek a Pénzügyi szabályzat 93(1), 94 és 96(2)(a) cikkében foglaltaknak. Odaítélési feltételek: Ezek a kritériumok alkotják a pályázatok elbírálásának alapját, tekintettel az egyes programterületek célkitűzéseire és követelményeire. Megtalálhatók köztük minőségi és mennyiségi elemek, melyek mindegyike saját súlyszámmal rendelkezik. Összeférhetetlenség: A Pénzügyi szabályzat (52. cikk) értelmében: 1. A költségvetés végrehajtásában, ügyvitelében, felülvizsgálatában vagy ellenőrzésében érintett bármely pénzügyi szereplőnek vagy bármely más személynek tilos olyat cselekednie, aminek révén érdekei ellentmondásba kerülhetnének az EU érdekeivel. Ha ilyen eset áll elő, a szóban forgó szereplőnek tartózkodnia kell a cselekedettől, és az üggyel a megfelelő hatósághoz kell fordulnia. 2. Összeférhetetlenség áll fenn, ha az 1. bekezdésben említett pénzügyi szereplőt vagy más személyt tevékenysége pártatlan és objektív gyakorlásában családi vagy érzelmi okok, politikai vagy nemzeti hovatartozással kapcsolatos okok, gazdasági érdekek vagy bármely más, a kedvezményezettel közös érdekek akadályoznak. Pályázati felhívás: Az EU Programjainak megvalósításának egyik módja. A Pályázati felhívást évente teszik közzé, és egy sor elemet határoz meg: a célkitűzéseket és a kérdéses tevékenységtípus számára meghatározott éves költségvetést; a támogathatósági, kizárási, kiválasztási és odaítélési feltételeket, ill. a beadandó igazoló dokumentumokat; az EU-finanszírozás feltételeit; a pályázatok beadásának feltételeit; a társfinanszírozott tevékenységek megkezdésének lehetséges idejét és az odaítélési eljárás időrendjét. A pályázati felhívások az EU intézményeinek honlapjain és az EU hivatalos közlönyében (Official Journal) jelennek meg. Pénzügyi alkalmasság: A kiválasztási feltételek egyike, amelyet a beadott pályázatok válogatása során értékelnek. A jelentkezőknek stabil és elégséges finanszírozási forrásokkal kell rendelkezniük, hogy a tevékenységet időtartama során mindvégig fenn tudják tartani és finanszírozásában részt tudjanak venni. A pénzügyi alkalmasság megállapításának érdekében Pénzügyi alkalmassági űrlapot kell benyújtani. Ha a pénzügyi alkalmasságot elégtelennek találja, a Végrehajtó Ügynökség visszautasíthatja a pályázatot, kiegészítő adatokat vagy garanciát kérhet, illetve előfinanszírozás nélküli Támogatási megállapodást/támogatási döntést javasolhat. Pénzügyi azonosító űrlap: A Végrehajtó Ügynökség szolgálatai addig nem ítélhetnek oda támogatást, ill. addig nem engedélyezhetik az utolsó részlet előfinanszírozását, amíg a kedvezményezettek koordinátáit nem rögzítik és igazolják központilag. E célból a jelentkezőknek Pénzügyi azonosító űrlapot kell beadniuk, ami lehetővé teszi a Támogatási megállapodáshoz/támogatási döntéshez tartozó bankszámla igazolását. Az űrlapot a számlatulajdonosnak alá kell írnia, a banknak pedig hitelesítenie kell (a bank hivatalos pecsétjével és képviselőjének aláírásával). Projektvezető (kedvezményezett): kulturális szereplő egy, a Programban részt vevő országból, amely projektvezetői szerepet vállal a projekt végrehajtásában. E szerep általános felelősséget jelent azért, hogy a tevékenységeket a támogatási szerződésben/támogatási határozatban foglaltaknak megfelelően hajtsák végre, valamint kézzelfogható és lényegi részvételt jelent a projekt tervezésében, végrehajtásában és finanszírozásában. A projektvezető a támogatási szerződés egyik aláírója. Támogatási megállapodás: A sikeres pályázatok EU-támogatása Támogatási megállapodás formáját öltheti, mely a Végrehajtó Ügynökség és a kedvezményezett között jön létre. A Támogatási 22