Tanácsadói tanulmány elektronikus adóbevallás

Átírás

1 Tanácsadói tanulmány Elektronikus adóbevallás kialakítása Makó Város Önkormányzatán Készítette: Makó Város Önkormányzata megbízásából PCO Informatikai Zrt TT_adó_Makó.doc Oldal: /7

2 0 Dokumentum-adminisztráció 0. Adatlap Tárgy (téma címe) Elektronikus adóbevallás kialakítása Makó Város Önkormányzatán Dokumentum típusa Tanácsadói tanulmány Fájl megnevezése TT_adó_Makó Létrehozás dátuma Utolsó módosítás dátuma Tartalmi felülvizsg. dátuma Kapcsolódó és felhasznált dokumentumok Ssz. Dokumentum típusa Fizikai megjelenés Dokumentum helye és neve. elektronikus - általános helyi adóbevallással kapcsolatos információk 2. elektronikus - Építményadó rendelet (Makó Város Önkormányzata) 3. elektronikus - Idegenforgalmi adó rendelet (Makó Város Önkormányzata) 4. elektronikus - Kommunális adó rendelet (Makó Város Önkormányzata) 5. elektronikus - Talajterhelési díj rendelet (Makó Város Önkormányzata) 6. elektronikus - Telekadó rendelet (Makó Város Önkormányzata) 7. elektronikus - Helyi iparűzési adó rendelet (Makó Város Önkormányzata) 8. elektronikus - Ügyfélkapu csatlakozási kérdőív 9. elektronikus - Ügyfélkapu csatlakozási megállapodás 0. elektronikus - 35/2008 (XII.3.) PM rendelet 0.3 Fogalmak, rövidítések Rövidítés, fogalom ONKADO BEVONKA HTML XML PDF PHP Magyarázat Önkormányzatok helyi adónyilvántartó számítógépes rendszere Adóbevállások adatainak betöltése ONKADO-ba (program) HyperText Markup Language=hiperszöveges jelölőnyelv Extensible Markup Language, Kiterjeszthető Leíró Nyelv Portable Document Format (nyílt szabvány) Hypertext Preprocessor - nyílt forráskódú, számítógépes szkriptnyelv TT_adó_Makó.doc Oldal: 2/7

3 Tartalomjegyzék 0 Dokumentum-adminisztráció Adatlap Kapcsolódó és felhasznált dokumentumok Fogalmak, rövidítések... 2 Bevezetés Jelenlegi adóügyi folyamatok áttekintése A jelenlegi ügymenet a helyi iparűzési adó példáján átvilágítva Megvalósításra javasolt adóügyi folyamatok áttekintése A megvalósítandó ügymenet szintén a helyi iparűzési adó példáján keresztül: A jelenlegi és a megvalósításra javasolt informatikai háttér áttekintése Jelenleg működő internetes megoldás Megvalósítandó internetes megoldás Az ONKADO és a BEVONKA Az ONKADO Elektronikus adóbevallások betöltése az ONKADO rendszerbe... 5 TT_adó_Makó.doc Oldal: 3/7

4 Bevezetés Makó Város Önkormányzata (továbbiakban: Önkormányzat) az Államreform Operatív Program felhívására Szervezetfejlesztés Makó Város Önkormányzatánál címmel pályázatot nyújtott be, a pályázatot a Közreműködő Szervezet támogatásra alkalmasnak ítélte. Az Önkormányzat a benyújtott pályázatában többek között vállalta a helyi adóbevallás eddigi folyamatának megújítását. Ezt a célt az Önkormányzat a következő eszközökkel kívánja elérni: - Tanácsadói tanulmány készíttetése az adóügyi folyamatokról, mely a következőket tartalmazza o az Önkormányzat jelenlegi adóügyi folyamatainak felmérése: a helyi adóbevallással kapcsolatos munkafolyamatok felmérése és áttekintése. o az Ajánlatkérő adóbevallási folyamatait kezelő informatikai rendszereinek áttekintése: ezen informatikai rendszerek felmérése, elemzése és javaslat tétele azok kiválthatóságára vonatkozóan. - A tanulmány megállapításait felhasználva egy új e-adóbevallást támogató alkalmazás beszerzése, bevezetése, oktatása Jelen tanácsadói tanulmány célja a jelenlegi adóügyi folyamatok felmérése, illetve az adóügyeket támogató jelenlegi rendszerek elemzése és javaslattétel azok kiválthatóságára. A tanácsadói tanulmány alapvetően két területre koncentrál. Egyrészt a jelenlegi adóbevallást és az adóbevallások önkormányzati kezelésének módját, folyamatát írja le. Ehhez szorosan kapcsolódva ismertetésre kerül a jelenleg az adóügyi munkához használt informatikai háttér (elsősorban az alkalmazott szoftverek) is. A szoftverismertetés kitér a szoftverek kiválthatóságának, integrálhatóságának kérdéskörére. A tanulmány emellett javaslatot tesz az új, bevezetésre kerülő e-adóbevallást támogató szoftver(ek) alkalmazására. Bemutatásra kerül, hogy az új rendszer milyen változásokat eredményez az önkormányzat adóügyi folyamataiban. Részletesen ismertetjük azokat a TT_adó_Makó.doc Oldal: 4/7

5 változásokat is, amelyek az új rendszer bevezetése eredményez az adóbevallás és kezelés gyakorlatában. TT_adó_Makó.doc Oldal: 5/7

6 2 Jelenlegi adóügyi folyamatok áttekintése A makói állampolgárok jelenleg a linken érhetik el az önkormányzat által üzemeltetett weblapot, melyen az Adócsoport menüre kattintva tájékozódhatnak a helyi adózással kapcsolatos alábbi kérdésekről: - Az adóhatóság hatásköre (adóügyek és egyéb ügyintézés) - Bankszámlaszámok - Egyéb letölthető nyomtatványok (pl. helyi iparűzési adó önellenőrzéséhez) - Helyi adókat érintő hatályos rendeletek - Építményadó rendelet o Helyi iparűzési adó rendelet o Idegenforgalmi adó rendelet o Kommunális adó rendelet o Talajterhelési díj rendelet o Telekadó rendelet - Helyi adók fajtái és letölthető nyomtatványai o Iparűzési adó o Magánszemélyek kommunális adója o Építmény adó o Gépjármű adó o Idegenforgalmi adó o Talajterhelési díj o Telekadó - Ügyfélfogadási rend - Ügyfélszolgálat - Ügyintézők TT_adó_Makó.doc Oldal: 6/7

7 2. A jelenlegi ügymenet a helyi iparűzési adó példáján átvilágítva Az adóügyi folyamatot az iparűzési adó bevallásának és a bevallás kezelésének folyamatán ismertetjük. A bevezetendő e-adó rendszerrel az iparűzési adó bevallás mintáján más helyi adók kezelését is meg lehet oldani.. Adóbevallás kitöltése, beküldése - A helyi iparűzési adóról szóló hatályos rendeletet minden érintett elolvashatja az önkormányzat által üzemeltetett internetes portálon. - A helyi iparűzési adó kitöltendő nyomtatványa letölthető a weboldalról. A nyomtatvány helyes kitöltését a 2008-as évre vonatkozóan egy HIPA_2008_mako9327.xls nevű, több munkalapot tartalmazó Excel fájl segíti, melyet az adózó a saját gépére letölthet, majd ott megnyitja és az útmutató szerint kitölti. Az Excel fájl használhatóságának előfeltétele, hogy az ügyfél számítógépén minimum Office as szoftvercsomag legyen telepítve. Az előző évi adóelőleget az adót bevalló állampolgár kikeresheti az előző évben kiküldött határozatból, vagy ha nem találja, telefonon vagy személyesen megkérdezheti a hivataltól. (Megállapítható, hogy az iparűzési adóbevallás szempontjából az adóelőleg feltüntetése a bevallásban egy súlyos probléma, általában a hibás bevallások ebből erednek. Az állampolgár nem jó sort néz ki az előző évi határozatból, vagy elírja a telefonon lediktált összeget vagy a megadott mezőt üresen hagyja.) - A kitöltött Excel táblát, mint beküldendő nyomtatványt az adózó kinyomtatja, és postai úton elküldi, vagy személyesen beviszi az önkormányzat adócsoportjához. 2. Adóbevallás átvétele, kezelése - Bevallások az önkormányzatnál bontásra kerülnek. TT_adó_Makó.doc Oldal: 7/7

8 - Irattárból papír alapú előzmények előkeresése - Adat összevetése, ellenőrzése manuális módszerrel történik. (Cégadatok, számszaki adatok pl.: beírt adóelőleg helyességének ellenőrzése az irattárban tárolt határozat alapján). - Abban az esetben, ha a bevallásban hiba van, a bevallás hiánypótlás céljából visszaküldésre az ügyfélnek hiánypótlásra. Egyéb esetben a folyamat továbbiakban ismertetett módon folytatódik. 3. Adóbevallás feladása - A beérkezett helyi iparűzési adót tartalmazó nyomtatványokat az adóügyi csoport munkatársai kézzel berögzítik a Magyar Államkincstár ONKADO adóbevallás nyilvántartó rendszerébe. Itt történik az iktatószám rögzítése is. Téves adat esetén az ONKADO jelez, ilyenkor az ügyintéző az adóbevallás manuális rögzítését soronként újra ellenőrzi. Egy adóbevallás rögzítése kb. 2-3 perc. 4. Postázás - Keletkezett határozat kinyomtatásra kerül. - A határozat kipostázásra kerül az adózó részére. TT_adó_Makó.doc Oldal: 8/7

9 3 Megvalósításra javasolt adóügyi folyamatok áttekintése Az általunk javasolt adóbevallási folyamat esetén a makói állampolgárok továbbra is a linken érhetik el az önkormányzat által üzemeltetett weblapot, melyen az Adócsoport menüre kattintva már az adóügyi folyamatokat támogató újonnan megvalósított webes felületet érhetik el ( ). - Iparűzési adóbevallás - Ideiglenes iparűzési adóbevallás - Bejelentés és regisztrációs adatlap - Bejelentkezés / Változás-bejelentés / Megszűnés vállalkozások részére - Csoportos beszedési megbízás - Termőföld és bérbeadás - Változás bejelentés magánszemélyek részére - Építményadó bevallás - Építményadó mentesség kérelem nagycsaládosok részére - Gépjárműadó bejelentés - Luxusadó bevallás - Bevallás talajterhelési díjhoz - Kérelem adóigazolás kiállítására - Nyilatkozat adómentesség/személyes illetékmentesség igénybevételhez - Átvezetési és kiutalási kérelem - Meghatalmazás - Idegenforgalmi adóbevallás - Bejelentkezés/megszűnés idegenforgalmi adó hatálya alá - E-ügyintézés visszavonása - Iparűzési adóbevallás önellenőrzés / bevallás pótlás TT_adó_Makó.doc Oldal: 9/7

10 3. A megvalósítandó ügymenet szintén a helyi iparűzési adó példáján keresztül: Az új, optimalizált adóügyi folyamatot az iparűzési adó bevallásának és a bevallás kezelésének folyamatán ismertetjük. A bevezetendő e-adó rendszerrel az iparűzési adó bevallás mintáján más helyi adók kezelését is meg lehet oldani. Az eddig használatos ügymenet az új webes elektronikus űrlapok naprakészre hozatalán, valamint azok kitöltésének jelentős megkönnyítésén túl az adóbevallások feldolgozását illetően változik meg jelentősen. Az adó nyomtatványok elektronikus kitöltéséhez és ellenőrzéséhez ezen túl nem kell különös segédeszköz, mint pl. jelenleg alkalmazott Excel fájl, csak egy böngésző-alkalmazás.. Adóbevallás beküldése - A helyi iparűzési (az összes helyi) adóról szóló hatályos rendeletet minden érintett elolvashatja az önkormányzat által üzemeltetett internetes portálon. (nem változik) - Az adónemek közül a helyi iparűzési adót kiválasztva megjelenik a kitöltendő elektronikus űrlap (form), az összes szükséges mellékletével együtt. Az űrlap kitöltését természetesen a háttérben zajló ellenőrzések, választólisták, automatizmusok segítik. A kitöltött adóbevallás akár félbehagyva is letölthető az adóbevallást végző helyi (lokális) számítógépére, majd egy későbbi időpontban visszatölthető és folytatható az adóbevallás kitöltése. Az előző évi adóelőleget az adószám megadása után a program automatikusan betölti egy táblázat alapján, melyet az előző évi adóbevallásokból egy külön erre a célra előkészített táblázatból az adó azonosító illetve az adószám alapján a program automatikusan kikeres. Abban az esetben, ha nem egyértelmű a találat, választási lehetőségként felkínálja a megtalált előleg rekordokat, így csökkentve minimálisra a tévedés esélyét. - A teljesen kitöltött nyomtatványt egy pdf fájlban lementheti a kitöltője, amelyeket a program egy kétdimenziós pontkóddal lát el, ami tartalmazza az elektronikusan kitöltött bevallási ív minden adatát. TT_adó_Makó.doc Oldal: 0/7

11 - A kétdimenziós pontkóddal ellátott, kitöltött pdf fájlt, mint beküldendő nyomtatványt az adózó: o ügyfélkapu használata esetén elektronikus úton elküldi o kinyomtatja és postai úton elküldi, o kinyomtatja és személyesen beviszi az önkormányzat adócsoportjához. 2. Adóbevallás átvétele - Bevallások az önkormányzatnál bontásra kerülnek. - Irattárból papír alapú előzmények előkeresése 3. Adóbevallás feladása - Bevallások beolvasása vonalkód-olvasó segítségével történik, minden bevallás egy külön fájlba, egy előre beállított mappába kerül tárolásra. - Iktatószám kiosztása és rögzítése ugyanúgy történik, mint eddig is, ebben változás nem történik. - Az adóügyi csoport munkatársai a postai úton beküldött adóbevallási ívek rögzítését az eddig megszokott munkarendtől eltérően nem kézzel, hanem a vonalkódolvasókkal előre beolvasott és letárolt fájlokból a BEVONKA program segítségével végzik. Az így történt beolvasás által feleslegessé válik az előzetes adatellenőrzés, valamint a kézi adatbevitel, így az ügyintéző számára a rendszer megkönnyíti a rögzítést, valamint gyorsítja a munkafolyamatot. A feldolgozott adatok egy archív könyvtárba kerülnek. - Ügyfélkapu használata: Amennyiben az adózó, ill. az adózó által megbízott személy rendelkezik ügyfélkapus regisztrációval az adóbevallási ívek közvetlenül elektronikus úton is elküldhetők egy külön erre a célra létrehozott önkormányzati tárhelyre. Ekkor a vonalkód-olvasó használatára nincs szükség, mert az ONKADO rendszerbe történő TT_adó_Makó.doc Oldal: /7

12 beolvasáshoz előkészített fájlokat is elküldi a háttérben a program ugyanarra a tárhelyre. 4. Postázás - Keletkezett határozat kinyomtatásra kerül. - A határozat kipostázásra kerül az adózó részére. Az előírások, a folyószámlák az Interneten keresztül megtekinthetők, valamint a webes programmal kitöltött adóbevallási ívek elektronikusan beküldhetők az Adóügyi osztályra. TT_adó_Makó.doc Oldal: 2/7

13 4 A jelenlegi és a megvalósításra javasolt informatikai háttér áttekintése 4. Jelenleg működő internetes megoldás Az önkormányzat hivatalos weblapja: A rendszer az alábbi hardver- és szoftverkörnyezetben működik: - Webszerver gép:intel Pentium 4 2.4GHz, 52MB RAM non-brand PC - Webkiszolgáló: Apache2 web-szerver, PHP 4 - Adatbázis: MySQL A webes megosztott oldalak, a menüt is beleértve statikus HTML lapok. A weboldalon az adócsoport menüpontot kiválasztva, statikus HTML oldalak tájékoztatnak a hatályos helyi adókról és azok folyamatáról. A kitöltendő nyomtatványok makro programozással támogatott letölthető Excel táblázatok. A táblázatok makro programozását az önkormányzat helyi informatikusai végezték el, s megfelelő védelmükről gondoskodtak, tehát a táblázat letöltője nem tudja megváltoztatni azok működését. Ezzel a módszerrel érték el azt, hogy az űrlapok ellenőrzött módon legyenek kitöltve. A kitöltött táblázatokat/űrlapokat kinyomtatva az adózó aláírja, majd hagyományos postai módon beküldi azt az önkormányzatnak. 4.2 Megvalósítandó internetes megoldás Az önkormányzat hivatalos weblapja: A rendszer az alábbi hardver- és szoftverkörnyezetben szükséges működtetni: - Webszerver gép: Intel Pentium 4 2.4GHz, 52MB RAM non-brand PC - Webkiszolgáló: Apache2 web-szerver, PHP 5 - Adatbázis: PostGre SQL TT_adó_Makó.doc Oldal: 3/7

14 A jelenleg használatos internetes felülethez alkalmazkodó design-nal rendelkező, de külön linkkel elérhető felületet szükséges létrehozni a helyi adózási folyamatok kezelésére. ( ) Ezen az oldalon a nyomtatványok ellenőrzött kitöltéséhez már nincs szükség azok letöltésére, ugyanis PHP programok segítik az online kitöltés sorrendjét, valamint a kitöltés ellenőrzését. A PHP programok működéséhez szükség van egy PHP 4-es kiszolgálóra és egy PostGre adatbáziskezelőre. Mindkettő beszerzése és használata ingyenes. Az interneten elkészített adóbevallásokra a programok automatikusan generálnak egy kétdimenziós vonalkódot, mely a kitöltött űrlapok és azok mellékleteinek az adatait tartalmazzák. Ezt a vonalkódot fejtik vissza és olvassák be az önkormányzat munkatársai egy vonalkód olvasó segítségével az önkormányzatok részéről kötelezően használandó ONKADO rendszerbe. A vonalkód által visszafejtett adatokat az ügyintézők beolvassák, majd egy előre megadott útvonalra egy XML fájlba lementik. A Magyar Államkincstár által kifejlesztett un. BEVONKA adatbetöltő program segítségével kiválasztják a fájlokat és betöltik az ügyintézők az ONKADO adatbázisába. Ügyfélkapus használat esetén a kitöltött, kétdimenziós pontkóddal ellátott pdf fájlok és a vonalkód visszafejtését tartalmazó XML fájlok egy a makói önkormányzat szerverén külön erre a célra létrehozott és használt mappába küldhetők. Az ügyfélkapus használat előnye, hogy nem igényel kétdimenziós pontkód beolvasására és visszafejtésére alkalmas fizikai eszközt, vagyis vonalkód-olvasót, mivel a nyomtatványokra elkészülő vonalkód visszafejtett adatai szintén beküldésre kerülnek a kitöltött pdf nyomtatvánnyal együtt. TT_adó_Makó.doc Oldal: 4/7

15 5 Az ONKADO és a BEVONKA 5. Az ONKADO A rendszer az alábbi hardver- és szoftverkörnyezetben működik: Adószerver gép áll rendelkezésre az ONKADO fájlmegosztásos működtetésére: - Fujitsu-Siemens Scaleo400-X - 2.4GHz Intel Celeron - 384MB RAM Az ONKADO program személyi számítógépre készített szoftver, amely az önkormányzatok helyi és gépjárműadó, illetve egyéb adók módjára kezelendő adatainak számítógépes nyilvántartási, feldolgozási és információ-szolgáltatási feladatait képes hatékonyan segíteni. A beérkező adóbevallásokat az önkormányzat adóügyi munkatársainak be kell tölteni az ONKADO rendszerbe. Jelenleg az adatbetöltés kézi adatrögzítés útján valósul meg. Javasolt megoldás: A Magyar Államkincstártól beszerezhető ún. BEVONKA beolvasó program segítségével az újonnan megvalósítandó webes e-adóbevallás szoftver által előkészített XML fájlok kiválasztása után történhet meg. Fontos megjegyezni, hogy a változás kizárólag a beérkező adóbevallások betöltési folyamatát érinti, a BEVONKA rendszer az adóügyi folyamat más lépését nem támogatja. 5.2 Elektronikus adóbevallások betöltése az ONKADO rendszerbe A BEVONKA rendszer célja, hogy külső rendszerekből származó adózói bevallásokat juttasson be az ONKADO rendszerbe. Mindezt minimális ügyintézői beavatkozással, és az eddig papíron beadott bevallások pontosabb rögzítésével, a hibák elkerülésével valósulhat meg. TT_adó_Makó.doc Oldal: 5/7

16 Ehhez szükség van természetesen a külső rendszerből származó bevallás elektronikus változatára, amelyet egy speciális külső alkalmazás (BevOnka) konvertál az ONKADO számára értelmezhetővé, betölthetővé. Az ONKADO az így kapott állományokat a szokásos Kivetések/bevallások karbantartása menüponton keresztül teszi elérhetővé az ügyintézők számára, akik a bevallásokból történő választás után egy automatikusan kitöltött ablakot kapnak. Fontos megjegyezni azonban, hogy az ügyintézőknek ellenőrizni kell a bevallás helyességét, mivel értelemszerűen a BEVONKA alkalmazás ezt nem végzi el az ügyintéző helyett. Az adóügyi munkatársaknak végig kell enterezni a bevallás sorait, tételeket kell képeztetniük és határozatot kell hozniuk úgy, mintha ez is ONKADO normál, kézi feldolgozás lenne. Teljesen automatikus, ügyintézői beavatkozást nem igénylő bevallás betöltést az ONKADO nem támogat! Az menete a következőképpen alakul: Az ONKADO segítséget ad az ügyintézők számára a bevallások kiválasztásánál. Megjeleníti a bevallásban szereplő nevet, adóazonosító jelet (adószámot), hogy az ügyintéző biztosan jó TT_adó_Makó.doc Oldal: 6/7

17 bevallást dolgozzon fel. Ezekre ellenőrzést is végez, és üzenetben jelzi az esetleges eltérést, de az ügyintéző ennek ellenére feldolgozhatja a bevallást. A bevallás formátumát érintő (akár központi törvényi szabályozás miatti, akár speciális önkormányzati igény miatti) változások átvezetése a BevOnka programban, szerződésben meghatározott ideig és módon megoldottá válik. TT_adó_Makó.doc Oldal: 7/7