MINŐSÉGÜGYI ELJÁRÁSOK KÉZIKÖNYVE Om:

Átírás

1 BARTÓK BÉLA ÁLTALÁNOS ISKOLA BUDAPEST BARTÓK BÉLA ÚT 6. MELLÉKLET MINŐSÉGÜGYI ELJÁRÁSOK KÉZIKÖNYVE Om:

2 TARTALOMJEGYZÉK I. Minőségügyi eljárások tartalmi és formai követelményei 3 II. Minőségügyi eljárások 3 1. Stratégiai tervezés 4 2. Éves munka tervezése 6 3. Jogi szabályozók betartása Ellenőrzési terv Irányított önértékelés Beiskolázás Továbbtanulás, pályaválasztás Indikátorrendszer működtetése Kiválasztási és betanulási rend A partneri igény-, elégedettség, elégedetlenségmérés szabályzata A partnerazonosítás szabályzata Intézményi PR Az országos kompetenciamérés lebonyolításának eljárásrendje 43 2

3 .I. Minőségügyi eljárások tartalmi és formai követelményei. A minőségügyi eljárások célja, hogy az intézmény működésének minőségére lényeges befolyással bíró folyamatok megfelelő működését írja le. A folyamatok egységes leírása érdekében az alábbi kötelező tartalmi és formai elemeket kell tartalmaznia: Az eljárás sorszámát, megnevezését Az eljárás célját: aminek elérését az eljárás hivatott biztosítani. A folyamat tartalmának, lépéseinek leírását: melyek lényeges hatással vannak a folyamat végeredményére. A tevékenység végrehajtásáért felelős személy megnevezését. A tevékenység végrehajtásának határidejét, időpontját. A tevékenység végrehajtása során keletkezett dokumentumok, bizonylatok kezelésére vonatkozó információkat. Szükség szerinti mellékleteket. Az eljárás hitelesítő adatait: verzió számát, elfogadásának, bevezetésének, visszavonásának időpontját. A hitelesítő aláírásokat. II. Minőségügyi eljárások 1. Stratégiai tervezés 2. Éves munka tervezése 3. Jogi szabályozók betartása 4. Ellenőrzési terv 5. Irányított önértékelés 6. Beiskolázás 7. Továbbtanulás, pályaválasztás 8. Indikátorrendszer működtetése 9. Kiválasztási és betanulási rend 10. A partneri igény, elégedettség és elégedetlenség mérés szabályzata 11. A partnerazonosítás szabályzata 12. Intézményi PR 13. Az országos kompetenciamérés lebonyolításának eljárásrendje 3

4 1. Stratégiai tervezés 1. Az eljárás célja Az intézmény stratégiai dokumentumainak (Pedagógiai Program, Minőségirányítási Program, Szervezeti és Működési Szabályzat, Házirend) rendszeres időszakonként történő felülvizsgálata, módosítása. A dokumentumok kötelező tartalmi elemeit a hatályos jogszabályok írják elő. 2. Az eljárás leírása 2.1. Az iskola vezetése áttanulmányozza a KT-t és a szükséges törvényi szabályozásokat. A kibővített iskolavezetőség feltérképezi, majd azonosítja az adott stratégiai dokumentum módosításra, kiegészítésre szoruló területeit, ismerteti a tantestülettel. Felelős: igazgató Határidő: évenként szeptember 10-ig 2.2. Munkacsoportok alakulnak a dokumentum átdolgozására és kiválasztják, melyik rész átdolgozását végzik el. Az igazgató tantestületi értekezleten tájékoztatja a kollégákat a munkacsoportok megalakulásáról, és az első olvasat elkészítésének és előterjesztésének időpontjáról. Felelős: igazgató Határidő: szeptember 20-ig 2.3. A munkacsoportok október végéig elvégzik a kijelölt területek elemzését. A csoportok együttesen megbeszélik módosító javaslataikat és összehasonlítják. Felelős: munkacsoportok vezetői Határidő: november 10-ig 2.4. A munkacsoportok tantestületi értekezleten ismertetik elemzéseiket és módosító javaslataikat, melyeket a tantestület megvitat. Amennyiben a tantestület elfogadja a javaslatokat, a módosítások, kiegészítések bekerülnek a dokumentumba. Ha korrekció szükséges, a munkacsoportok elvégzik azt egy héten belül. Felelős: igazgató Határidő: november 20-ig 2.5. A módosított, kiegészített dokumentumot iskolaszéki ülésen véleményeztetjük, elfogadtatjuk, DÖNK ülésen a tanulókkal is megismertetjük. Felelős: igazgató, DÖNK vezető Határidő: december 10-ig 2.6. Az iskolavezetés ellenőrzi és összeveti a teljes dokumentumot a törvényi előírásokkal. Ha a módosítások megfelelnek a törvényi előírásoknak, akkor tantestületi vitára bocsátható. Ha hiányok adódnak, a munkacsoportok egy héten belül pótolják. Egyetértés esetén az igazgató tantestületi elfogadásra terjeszti a dokumentumot. Ha a tantestület nem ért egyet a módosításokkal visszairányítja az adott munkacsoporthoz. Felelős: igazgató Határidő: január 20-ig 4

5 2.7. Ha a törvényi előírások szükségessé teszik, az igazgató a módosított dokumentumot felterjeszti az önkormányzathoz jóváhagyásra. Felelős: igazgató Határidő: március 10-ig 2.8. Jóváhagyás után a végleges dokumentumot az igazgató megismerteti közvetlen partnereinkkel (szülők, gyerekek) a különböző fórumokon. Az írásos változatot a partnerek számára hozzáférhetővé kell tenni. Felelős: igazgató Határidő: február 10-ig 3. A keletkezett dokumentumok és bizonylatok A bizonylat neve Megalakult munkacsoportok listája Kitöltő/készítő Ig. helyettes A területekhez rendelt munkacsoportok Ig. helyettes Módosító javaslatok, kiegészítések Módosított stratégiai dokumentum Tantestületi/alkalmazotti jegyzőkönyve Fenntartói határozat elfogadás Munkacsoportok vezetői Igazgató Jegyzőkönyvvezető Fenntartó jegyzőkönyvvezetője Megőrzési hely Ig. helyettesi Ig. helyettesi Ig. helyettesi Igazgatói Megőrzési idő 1év 1év 1év 5 év Titkári 5 év Igazgatói 5 év 5

6 2. Éves munka tervezése 1. Az eljárás célja A munkaterv készítés célja, hogy a Pedagógiai program céljai alapján meghatározza az iskola adott tanévre vonatkozó nevelő-oktató munkájának feladatait. Szabályozza időben és felelősökre lebontva az éves tevékenységeket. 2. A folyamat tartalma, lépései Tantárgy felosztás Az elmúlt tanév értékelő beszámolója Mk-ek tanév végi beszámolói Partneri igényfelmérés beszámolói Az adott év munkarendjéről szóló rendelet START 1. Tájékoztatás a nevelésioktatási célkitűzésekről 2. Személyi feltételek aktualizálása 3. Tárgyi és szervezeti feltételek aktualizálása 4. A mk.-ek meghatározzák a célokat Jegyzőkönyv 4/a. A DÖK vezető és az ifj. védelmi felelős elkészíti a munkatervet 5. Intézkedési terv a célok eléréséhez: feladatok elosztása, felelősök, időkeretek az ellenőrzéshez, értékeléshez DÖK és ifj, védelmi munkaterv 6. A munkaközösségi terv összeállítása, írásba foglalása Munkaközösségi terv 7. A munkaközösségi tervek értékelése Javított, elfogadott tervek Nem Tartalmilag, formailag megfelelő-e? Igen

7 DÖK, ifj. védelmi terv A mk-ek munkatervei 8. Feladatterv elkészítése 9. Mérési terv elkészítése Feladatterv Mérési terv 10. Eseménynaptár összeállítása Programfüzet Partnertábla 11. Partnertábla felülvizsgálata. A tájékoztatási rendszer megtervezése 12. Az éves munkaterv összeállítása, írásba foglalása Tájékoztatási rendszer Az intézmény éves munkaterve Nem 13. A nevelőtestület elfogadja az éves munkatervet Igen 14. A munkaterv elküldése a fenntartónak, elhelyezése a nevelői irodákban STOP 3. Az eljárás leírása 3.1. Az igazgató az alakuló értekezleten tájékoztatja a kollégákat a tanévre vonatkozó nevelési és oktatási célkitűzésekről, a szervezeti egységek munkaterveinek tartalmi és formai elvárásairól, a személyi, tárgyi és szervezeti feltételekről, a nyár folyamán történt változásokról, fejlesztésekről. Felelős: igazgató Határidő: alakuló értekezletig 3.2. A munkaközösségek, DÖK és az ifjúságvédelmi felelős a Pedagógiai Program céljaiból lebontva - meghatározzák a tanév céljait, intézkedési tervet készítenek az elvégzendő 7

8 feladatokra. Felosztják a feladatokat, meghatározzák az időkereteket, felelősöket rendelnek a feladatokhoz, azok ellenőrzéséhez, értékeléséhez. Felelős: munkaközösség vezetők, DÖK és ifjúságvédelmi felelős Határidő: alakuló értekezletet követő 3. nap 3.3. Írásba foglalják a munkaközösségi, DÖK, ifjúságvédelmi terveket. Felelős: munkaközösség vezetők, DÖK és ifjúságvédelmi felelős Határidő: alakuló értekezletet követő 3. nap 3.4. A munkaközösségek megvitatják, értékelik a terveket. Ha tartalmilag, formailag megfelelőnek tartják, akkor elfogadják és az igazgató elé terjesztik. Ha módosítást javasolnak, akkor az adott lépésnél beavatkozás szükséges. Felelős: munkaközösség vezetők, DÖK és ifjúságvédelmi felelős Határidő: alakuló értekezletet követő 5. nap 3.5. Az igazgató a munkaközösségi munkatervek alapján elkészíti az iskola feladattervét, amelyben rögzíti az adott tevékenység időpontját és felelőseit is. A munkaközösségi tervekkel összhangban az intézményvezető elkészíti a mérési tervet, amely tartalmazza a mérések várható idejét, szereplőit és felelőseit. Összeállítja a tanévben várható események naptárát. Írásba foglalja az iskola éves munkatervét. Felelős: igazgató Határidő: alakuló értekezletet követő 7. nap 3.6. A minőségügyi vezető gondoskodik a partnertábla felülvizsgálatáról. A felülvizsgált partnertáblát tantestületi határozattal fogadjuk el, ez szolgál a tájékoztatási rendszer megtervezésére. Felelős: minőségügyi vezető Határidő: tanévnyitó értekezlet időpontja 3.7. A tanévnyitó értekezleten a nevelőtestület dönt a munkaterv elfogadásáról. Ha tartalmilag, formailag megfelelőnek tarják, akkor elfogadják, ha nem, akkor az adott területen korrekció szükséges. Felelős: igazgató Határidő: tanévnyitó értekezlet időpontja 3.8. A munkaterv végleges formába öntése, elküldése a fenntartónak, elhelyezése a nevelői irodákban. Felelős: igazgató Határidő: szeptember 15. 8

9 4. Dokumentumok és bizonylatok kezelése A bizonylat Kitöltő Megőrzési hely Megőrzési idő 1. Jegyzőkönyv Jegyzőkönyv-vezető Jegyzőkönyvek dossziéja 5 év 2. Tantárgyfelosztás, Igazgató-helyettesi Igazgató-helyettesek órarend 5 év 3. DÖK és ifj. védelmi DÖK vez., ifj. védelmi munkaterv vezető Igazgatói 1 év 4. Munkaközösségi tervek Mk. vezetők Igazgatói 1 év 5. Feladatterv Igazgató Igazgatói 1 év 6. Mérési terv Igazgató Igazgatói 1 év 7. Eseménynaptár Igazgató és ig. Igazgató-helyettesi helyettesek 1 év 8. Partnertábla Minőségügyi vezető Minőségügyi Eljárások Kézikönyve 5 év 9. Az intézmény munkaterve Igazgató Igazgatói 5 év. 9

10 3 Jogi szabályozók betartása 1. A szabályozás célja Meghatározni az intézmény vezetésének munkájával kapcsolatos alapvető követelményeket, eljárásokat, módszereket, melyek végrehajtása, ellenőrzése, értékelése biztosítja az intézmény törvényes működését. 2. Az eljárás leírása 1. A külső jogi szabályozók megismertetése Az intézmény működését szabályozó jogszabályokat, fenntartói határozatokat az igazgató a megjelenést követő Tantestületi/alkalmazotti/SZM/DÖK értekezleten, Iskolaszéki ülésen ismerteti. Felelős: igazgató Határidő: a fent leírtak szerint 1.2. A belső szabályok készítése A belső szabályzatok, stratégiai dokumentumok Pedagógiai Program, SZMSZ, Házirend, Minőségirányítási Program, stb. - A stratégiai tervezésben megfogalmazottak szerint készülnek. Felelős: igazgató Határidő: A stratégiai tervezésben megfogalmazottak szerint 1.3. A belső szabályzatok, dokumentumok jogi megfelelőségének vizsgálatát évente el kell végezni. A dokumentumok átvizsgálásának időpontját, dokumentálásának módját és a munkában résztvevő kollegák személyét az Éves munkatervben kell megjelölni. Felelős: igazgató Határidő: az éves munkatervben megjelöltek szerint 1.3. A hatályos jogszabályokat és az intézmény stratégiai dokumentumait minden tanuló, szülő, az iskolával jogviszonyban álló dolgozó és az érdeklődő partnerek számára hozzáférhetővé kell tenni a szorgalmi idő hivatalos óráiban az igazgatói irodában, iskolai honlapon vagy az iskola könyvtárában. Felelős: igazgató Határidő: évente szeptember 1. augusztus 31-ig 2. Az intézmény belső működési rendjét a Szervezeti és Működési Szabályzatban, a Házirendben és az éves munkatervben megfogalmazottak szerint biztosítjuk. Felelős: igazgató Határidő: évente szeptember 1. augusztus 31-ig 3. A külső-belső jogi előírások betartásának ellenőrzése, értékelése az Ellenőrzési Terv alapján történik. Az Ellenőrzési Terv tartalmazza a tárgyévi ellenőrzendő területeket, az ellenőrzés szempontjait, módszereit, gyakoriságát, valamint az ellenőrzést végzők beosztását. Az Ellenőrzési tervet a Közalkalmazotti Tanács véleményének meghallgatásával az igazgató terjeszti a Tantestület elé elfogadásra a tanévnyitó tantestületi értekezleten. Az elfogadott Ellenőrzési terv szeptember első hetében kikerül a nevelői szobák faliújságjára.

11 Felelős: igazgató Határidő: az Ellenőrzési terv alapján 4. Az intézmény működésének értékelése 4.1. Az intézmény vezetése az ellenőrzések tapasztalataira építve évente értékelő beszámolót készít és a kapott információkat (eredmények, fejlesztendő területek) a PDCA-elv alapján beépíti a következő tanév munkatervébe. Az értékelő beszámolót a Tantestület fogadja el a tanévzáró értekezleten. Az elfogadást követő 5. munkanapig az intézmény vezetője a beszámolót megküldi a fenntartónak. Felelős: igazgató Határidő: évente a tanévzáró értekezlet időpontjáig 4.2. Az iskola munkájának teljes körű irányított önértékelését az Irányított önértékelés eljárásrendje alapján végezzük. Felelős: minőségügyi vezető Határidő: az Irányított önértékelés eljárásrendjében foglaltak szerint 3. A keletkezett dokumentumok és bizonylatok A bizonylat neve Belső szabályzatok, stratégiai dokumentumok Ellenőrzési terv Éves értékelő beszámoló Irányított önértékelés Tantestületi értekezlet jegyzőkönyve Kitöltő/készítő Kibővített isk. vezetőség Igazgató. Igazgató Minőségfejlesztő team vezetője Jegyzőkönyv - vezető Megőrzési hely Igazgatói Igazgatói Ig. helyettesi Igazgatói Ig. helyettesi Megőrzési idő Hatályveszt ést követő 3 évig 3 év 5 év 5év 5 év 11

12 4. Ellenőrzési terv készítése 1. Az ellenőrzés-értékelés célja: Az iskolai szabályoknak (normáknak) való megfelelés vizsgálata, a kitűzött célok és az elért eredmények összevetése. 2. A vezetői ellenőrzés-értékelés területei: 2.1. Pedagógusok, technikai dolgozók munkája vezetői ellenőrzés, értékelés tervezett (munkatervi) eseti külső, szakmai vizsgálat 2.2. Intézményi szintű fenntartói, és egyéb vizsgálatok szakmai tevékenységre vonatkozó működést vizsgáló gazdasági, pénzügyi szempontú irányított önértékelés 3. A vezetői ellenőrzés eljárásrendje Terület Ellenőrzendő tevékenység Határidő Módszer Felelős Tanmenetek, munkaközösségi, Ütemterv dokumentumelemzés igazgató DÖK programtervek szerint PEDAGÓGUSOK MUNKÁJA Tankönyv, taneszköz használat Osztályfőnöki és munkaközösség vezetői tevékenység Pedagógusok nevelő-oktató munkája tanítási órák, napközis foglalkozások szabadidős programok ellenőrzése Munkaközösségi szakmai munka Ütemterv szerint Ütemterv szerint Ütemterv szerint Ütemterv szerint Ügyeleti rendszer IX. 1-a szorgalmi idő utolsó napjáig hetente dokumentumelemzés megbeszélés óralátogatás dokumentumelemzés megbeszélés óralátogatás dokumentumelemzés Óralátogatás, elemzés beszélgetés dokumentumelemzés, helyszíni szemle, beszámoltatás ig.h. igazgató ig.h. igazgató ig.h. mkv. igazgató ig.h. igazgató ig.h. DÖK vezető 12

13 Terület Ellenőrzendő tevékenység Határidő Módszer Felelős Tanügyi dokumentáció ellenőrzése (naplók, törzskönyvek, nyilvántartások) IX. 1-a szorgalmi idő utolsó napjáig dokumentumelemzés igazgató ig.h. TECHNIKAI-ÜGYVITELI DOLGOZÓK MUNKÁJA ISKOLA ÉLETE Étkezési befizetések, kedvezmények és nyilvántartások vezetése Ügyvitel és iratkezelés Vagyonvédelem havonta Havonta A tanév során folyamatosan A tanév során havonta folyamatosan Bizonylatok, nyilvántartások ellenőrzése Dokumentum elemzés, helyszíni szemle Biztonságos tárolás, elhelyezés ellenőrzése helyszíni szemlével Leltározás és selejtezés megtörténte Helyszíni bejárás, Munkakörnyezet: épületek Hetente takarítása, karbantartása szemlék Munka- tűz- és balesetvédelem évente Helyszíni munkavédelmi bejárás, baleseti jegyzőkönyvek Házirend előírásainak betartása IX. 1-a szorgalmi idő utolsó napjáig hetente SZMSZ, Pedagógiai Program, munkaköri leírások végrehajtása MIP működtetése Ütemterv szerint eljárásrend szerint 4. Az ellenőrzést követő vezetői értékelést az igazgató végzi. Az egyén munkájának értékelésére legalább 4 évente kerüljön sor. Határidő: június 30-ig Felelős: igazgató iskolabejárás óralátogatás dokumentumelemzés jogszabály és dokumentum elemzés Ig. h. Igazgató Ig.h. Igazgató Ig. h. Igazgató Ig.h. Igazgató Ig.h. igazgató ig.h. igazgató irányított önértékelés team vezető 4.1. Az intézményi munka vezetői ellenőrzést követő értékelése félévente, a félév/tanévzáró értekezleten történik, ahol az igazgató az ellenőrzésért felelős személyekkel történő megbeszélés, elemzés után összegzi a tapasztalatokat, kijelöli a fejlesztendő területeket. Határidő: a félév/tanévzáró értekezlet időpontja Felelős: igazgató 13

14 5. A keletkezett dokumentumok és bizonylatok A bizonylat neve Feljegyzések az ellenőrzésekről, értékelésről Jegyzőkönyvek Éves értékelő beszámoló Irányított önértékelés Kitöltő/készítő Az ellenőrzést végző munkatárs Jegyzőkönyv - vezető Igazgató Minőségfejlesztő team vezetője Megőrzési hely Igazgatói Igazgatói Ig. helyettesi Igazgatói Megőrzési idő 3 év 5 év 5 év 5év 14

15 5. Irányított önértékelés 1. Az irányított önértékelés célja az intézmény munkájának komplex értékelése, melynek során tantestületünk tényekre alapozva felméri valós énképét, ezen belül adottságait és elért eredményeit; azonosítja erősségeit és gyengeségeit; kijelöli és rangsorolja a fejlesztendő területeket; megtervezi és elvégezi a folyamatos fejlesztéshez szükséges beavatkozásokat. 2. Fogalom meghatározások 2.1. Irányított önértékelés: a partnerek igényére, elégedettségére, elégedetlenségére, az intézményi működés tényekre alapozott, rendszeres időközönként elvégzett módszeres, tudatos értékelése, mely a folyamatos fejlesztés alapjául szolgál Trendvizsgálat: az ismételt önértékelés során keletkező adatok összehasonlítható, idősoros elemzése, vizsgálata. 3. Az irányított önértékelés gyakorisága, időpontja: Az irányított önértékelést tantestületünk 4 évente végzi el. A lebonyolításért felelős: a minőségügyi programfelelős 4. Az irányított önértékelés módszere: a KMD Partnerközpontúság Díj modellre alapozva a Kapcsos könyv módszertani segédlete (dr. Sencz József: Az irányított önértékelés módszertana, Struktúra Minőségfejlesztési Kft. Comenius CD 2001.) és az intézményi igény, elégedettség, elégedetlenségmérés kérdőíveinek felhasználása. 5. Mintavétel 5.1. A felmérésbe bevontak köre: Az irányított önértékelés lebonyolításához nem tartjuk célszerűnek az intézmény minden dolgozójának bevonását; ezt az alkalmazotti kör magas létszáma indokolja. A reprezentativitás biztosítása érdekében a különböző szervezeti egységek képviseletében - a felmérésbe a következő kollegákat vonjuk be: 1 fő igazgató 2 fő igazgató helyettes munkaközösség-vezetők) DÖNK-vezető KAT-vezető 5.2. Mintavételi eljárás: Az irányított önértékelés lebonyolítását a minőségügyi team vezetésével végzi el tantestületünk a fent megjelölt mintában - az alábbi módszertani útmutató szerint: Az irányított önértékelés lebonyolítását megelőző hónap első tantestületi értekezletén a minőségügyi team vezetője tájékoztatja az alkalmazottakat az önértékelés céljáról, alapfogalmairól, területeiről és módszereiről. 15

16 A team tagjai az igazgatóval egyeztetve megállapodnak a reprezentativitás biztosításával és az intézményi feladatok függvényében a felmérésbe bevont kollegák személyéről. A team vezetője tantestületi értekezleten nyilvánosságra hozza a felmérésben résztvevők személyét. A team tagjai megszervezik az eljárás lebonyolítását a 6. pontban megfogalmazottak szerint. A felmérések lebonyolítása után elvégzik az adatfeldolgozást, trendvizsgálatokat. Írásos összefoglalót készítenek az irányított önértékelés eredményeiről. Az eredmények alapján meghatározzák és rangsorolják az erősségeket és fejlesztendő területeket. Javaslatot tesznek fejlesztő csoportok létrehozására. Segítik a fejlesztő csoportok munkáját, az intézkedési tervek elkészítését. Az irányított önértékelés eredményeiről az igazgató útján tájékoztatják a partnereket. Értékelik, szükség esetén korrigálják a folyamat működését. Felelős: minőségügyi team vezetője 16

17 6. Az irányított önértékelés folyamata Feladat Módszer Erőforrások Keletkező feljegyzések, dokumentumok 1. Felkészülés az irányított önértékelés elvégzésére: 1.1. Az alkalmazottak tájékoztatása 1.2. A mintavételi eljárás érvényesítése, a mintavétel biztosítása 1.3. A felmérésben résztvevők képzése, önképzése 2. Kérdőívek áttekintése, tartalmának közös megbeszélése, egységes értelmezése 2.1. Kérdőívek kipróbálása, 2.2. Kérdőívek véglegesítése. 3. Az önértékelés lebonyolítása 3.1. Kérdőívek kiosztása a felmérésben résztvevőknek 3.2. A kérdőívek kitöltése 3.3. Összegyűjtése. 4. A kérdőívek feldolgozása 4.1. Az adatok összesítése, értékelése területenként 4.2. Összegzés intézményi szinten Trendvizsgálat elvégzése. Tájékoztatás értekezleten Szaklom áttekintése Irányított beszélgetés Dokumentum elemzés Dokumentumele mzés Irányított megfigyelés, célzott beszélgetés A felmérés lebonyolítása, adatgyűjtés Dokumentumelemzés adatgyűjtés, statisztika (százalékérték, pontszámok és az elért eredmények) Táblázat, Igazgató, alkalmazottak, minőségügyi team vezetője Szaklom, Jelen eljárásrend A felmérésben résztvevő kollegák Kérdőívek A felmérésben résztvevő kollegák Sokszorosított kérdőívek Minőségügyi team tagjai Számítógép, nyomtató, papír Feljegyzés a tantestületi értekezletről, tréningről, képzésről Minta kérdőívek Kitöltött kérdőívek Adattáblák, statisztikai lapok Összesítő kimutatás Sikerkritérium Határidő Felelős A felkészülés és a tréning megtörtént A felmérésben résztvevők képzése megtörtént. Egységesen értelmezzük a kérdőívek tartalmát, azok felhasználhatók a méréshez. Minden kérdőív kitöltve visszaérkezett. Kiértékelés 100%-ban megtörtént. Összegzések elkészülnek minden értékelési területre. későbbiekben a konkrét mérés megkezdése előtt 3 héttel. mérés előtt 1 héttel 4 évente áprilisban Mérést követő 2 hét. Minőségügyi team vezető Minőségügyi team vezető A minőségügyi team kijelölt tagja A minőségügyi team vezetője

18 Feladat Módszer Erőforrások Keletkező feljegyzések, dokumentumok 5. Erősségek, fejlesztésre váró területek meghatározása, kijelölése, rangsorolása 6. Beavatkozások, intézkedések tervezése 6.1. Fejlesztő csoportok alakítása 6.2. Ok elemzés, - feltárás 6.3. Célmeghatározások 6.4. Intézkedési tervek készítése. 7. A folyamat lebonyolításának értékelése, szükség szerinti korrekciója 7.1. Visszacsatolás a partnerekhez az irányított önértékelés eredményeiről 7.2. A folyamat működésének értékelése 7.3. Szükség szerinti korrekció elvégzése 8. Intézkedések, fejlesztések megvalósítása az elkészített intézkedési tervek alapján 8.1. A fejlesztések folyamatos ellenőrzése, értékelése grafikon Erősségek, fejlesztendő területek listája, Fontosság, megvalósulás diagram Tantestületi döntés Halszálka, 5 miért módszer, PDCA ciklus alkalmazásával tervkészítés. Személyesen vagy írásban. A munkában résztvevők értékelik a PDCA-elv működését a folyamatban Az elkészült intézkedési tervektől függően Minőségügyi team, tantestületi értekezlet Számítógép, papír, nyomtató Fejlesztő csoportok, időigény Számítógép, nyomtató, papír Minőségügyi team Az intézkedési tervekben foglaltak szerint Lista az erősségekről, fejlesztendő területekről Diagramm Összefoglaló az irányított önértékelés eredményeiről Tantestületi értekezlet jegyzőkönyve Intézkedési tervek Ellenőrző lap Az intézkedési tervekben foglaltak szerint Sikerkritérium Határidő Felelős Az összegzés és a fejlesztendő területek kijelölése megtörtént Legalább az alkalmazottak 70%-a vegyen részt a munkában. A visszacsatolás minden partner felé megtörtént. A folyamat értékelése megtörtént, a korrekciót elvégeztük Az intézkedési tervekben foglaltak szerint Mérést követő 4. hét Félévi/évvégi tantestületi értekezleten. Mérést követő 8. hét. Legkésőbb az adott tanév félév /tanévzáró értekezletéig. Az intézkedési tervekben foglaltak szerint Minőségügyi team vezetője Minőségügyi vezető a team tagok és az alkalmazottak bevonásával Igazgató Minőségügyi team vezetője Az intézkedési tervekben foglaltak szerint 18

19 7. A folyamat működésének értékelési szempontjai: Logikusan felépített-e az elvégzendő tevékenységek sora? Világos volt-e minden érintett számára az elvégzendő feladat? Megtörtént-e a folyamat lépései végrehajtásának ellenőrzése? Megfelelő módszereket, eszközöket használtunk-e az egyes feladatok végrehajtásakor? Megfelelő volt-e az időpontok, időtartam tervezése? Rendelkeztünk-e az igényelt erőforrásokkal? Elérte-e az irányított önértékelés a célját? 8. Az irányított önértékelés területei és elemei: Adottságok terület 1. Vezetés 2. Stratégiai célok 3. Humán erőforrások 4. Egyéb erőforrások felhasználása 5. Értékteremtő folyamatok Eredmények terület Elemek - A vezetés elkötelezettsége - Az intézmény képviselete - Hatáskörök, jogkörök - Munkamegosztás, szervezeti felépítés - Szülői, diák képviselet működtetése - Szakmai fejlesztés, képzés, motiváció - Pedagógiai program célkitűzései - Alapító okirat aktualizálása - Vezetői pályázat - Küldetés, pedagógiai hitvallás, értékrend jövőkép kialakítása - Minőségpolitika - Éves munkaterv - Pedagógus továbbképzési rendszer (nem pedagógus továbbképzési rendszer), - Kiválasztási, betanulási rend - Információs rendszer (képzések, média, PR) - Ellenőrzés, értékelés, minősítés, motiváció - Egyeztetési mechanizmus - Személyzeti munka - Anyagi források (többcsatornás finanszírozás: költségvetés, pályázatok, alapítvány, egyéb források), - Technikai források (adottságok, infrastruktúra) - Vezetés - Oktatás-nevelés - Kiszolgáló folyamatok (szolgáltatás) - Ellenőrzés, értékelés, mérés, javítás - Szakmai-innovációs folyamatok - Gazdálkodás, intézményműködtetés, - Együttműködés (partneri kapcsolatok) Elemek 19

20 6. A partnerek elégedettségével kapcsolatos eredmények 7. Társadalmi hatással kapcsolatos eredmények 8. Kulcsfontosságú eredmények - Közvetlen partnerek (szülők, gyermekek, fenntartó) igényei, elvárásai, elégedettsége - Munkatársak elégedettsége - Munkatársak részvétele az intézményi programok és fejlesztések végrehajtásában - Közvetett partnerek igényei, elvárásai, elégedettsége - Szervezeti kultúra - Kapcsolatok kiterjedtsége, kommunikáció, információ - Közösségi, társadalmi szerepvállalás - Oktatási-nevelési eredmények - Anyagi erőforrások felhasználásának eredményei - Infrastruktúra (létesítmények, eszközök) fejlődésére vonatkozó eredmények - Külső mérések, ellenőrzések eredményei 9. A folyamat során keletkező feljegyzések, dokumentumok kezelése 9.1. A folyamat során a 6. pontban meghatározott feljegyzések, dokumentumok keletkeznek. Ezeket a készítője átadja a minőségügyi team vezetőjének, aki nyomtatott formában a téma, a tartalom, az elkészítés időpontjának megjelölésével, az igazgató és saját aláírásával, az intézmény bélyegzőlenyomatának hitelesítésével egy dossziéba lefűzi. A folyamat működésének értékelését követő 5. munkanapig az eredeti példányt iktatni kell. Felelőse: minőségügyi team vezetője 9.2. Az irányított önértékelés eredményeiről készült összefoglalóról másolatot kell készíteni, melyet az érdekelt felek számára hozzáférhetővé, nyilvánossá teszünk az iskolai faliújságon/könyvtárban/igazgatói irodában. Felelőse: minőségügyi team vezetője 9.3. A feljegyzések, dokumentumok dossziéjának megőrzéséért az iskolatitkár felelős. A megőrzés időtartama: a következő irányított önértékelés lebonyolítását követő 1 hónap A megőrzés helye: irattár 20

21 8. Beiskolázás 1. Az eljárás célja A jelenlegi helyzet átvizsgálása mellett a jól bevált gyakorlat szabályozásával az iskola vonzerejének megtartása és a cél érdekében történő folyamatos javítása a partnerek elvárásának megfelelően, a törvényi jogszabályok betartása mellett. 2. Az eljárás leírása A megvalósítás időszaka évente december 1. április 30. Feladat 1. Nagy csoportos óvodások látogatása az 1. osztályokba Résztvevők, felelős Óvodások, óvónők, Elsős tanítók és osztályaik Alsós ig.h. Sikerkritérium Az elsősök ajándékot készítettek az óvodásoknak, műsort szerveztek Erőforrások (humán/költség/technika) Elsős tanulók és tanítók, ajándékkészítéshez színes papír, eszközök az óvodás létszámnak megfelelően Megvalósítási határidő Ütemterv szerint. Ellenőrzés módszere Alsós ig. h. beszámol az értekezleten az óvodások látogatásáról 2. Tájékozódás a fenntartói elvárásokról 3. Leendő elsős szülői igények felmérése 4. A következő tanév beiskolázásának megtervezése: döntés az indítandó első osztályokról Fenntartó képviselői, igazgató Óvodák, szülők, alsós pedagógusok, alsós ig. helyettes Alsós pedagógusok. Alsós ig.h., igazgató A fenntartói és az intézményi elvárások összhangja A szülők 90%-a visszaküldi a kérdőíveket Megbeszéltük mennyi és milyen osztályokat indítunk a következő Fenntartó képviselői, igazgató, egyeztető megbeszélések Óvónők, szülők, alsós pedagógusok., kérdőív, fénymásolás Iskolavezetés, fenntartó, nevelőtestület, értekezlet Ütemterv szerint Ütemterv szerint Információszerzé s fenntartói jóváhagyásról Szülői igényekről készült összefoglaló feljegyzés A felelős beszámolója értekezleten 21

22 Feladat Résztvevők, felelős Sikerkritérium tanévben Erőforrások (humán/költség/technika) Megvalósítási határidő Ellenőrzés módszere 5. Leendő elsős tanítók bemutatkozó plakátjainak elkészítése 6. Bemutatkozó plakátok kihelyezése 7. A nyílt napok forgatókönyvének összeállítása Leendő elsős tanítók Alsós ig.h. Alsós pedagógusok. Alsós ig.h. Alsós pedagógusok. Alsós ig.h. Elkészült plakátok Az óvodákba és forgalmas helyekre eljutottak a plakátok. Elkészült forgatókönyv Elsős tanítók, fénykép, plakát Nyomdaköltség, alsós pedagógusok Alsós pedagógusok, hely, idő a megbeszélésre, írószer. Ütemterv szerint Ütemterv szerint Ütemterv szerint Bemutatkozó szöveg és plakátok Plakátok ellenőrzése szúrópróba szerúen Forgatókönyv megtekintése 8. Nyílt szülői értekezlet tartása a leendő elsős szülőknek Elsős tanítók Iskolavezetés Szülők, alsós ig. helyettes 9. Nyílt napok szervezése Iskolavezetés Leendő elsős pedagógusok, szülők, alsós ig. helyettes Az érdeklődést, a jelen levő szülők létszámát megfelelőnek tartjuk Elégedett szülői visszajelzéseket kapunk. Elsős tanítók, iskolavezetés Hely, időpont Leendő elsős tanítók, dekoráció Ütemterv szerint Információ szerzés a szülői értekezlet megtartásáról Ütemterv szerint Részvétel egy nyílt napon 10. Tanköteles tanulók beíratása/ beírása Leendő elsős gyermekek szülei, titkárság dolgozói Alsós ig. helyettes Ha legalább 4 osztályt tudunk indítani Beírási napló, titkárság dolgozói Ütemterv szerint Leendő 1. osztályok névsora a beírási napló megtekintése 22

23 Feladat 11. A folyamat működésének értékelése, szükség szerinti korrekciója Résztvevők, felelős Alsós pedagógusok, óvónők, alsós ig. helyettes Sikerkritérium Nincs szükség változtatásra Erőforrások (humán/költség/technika) Eljárásrend, nevelőtestület Megvalósítási határidő A beíratást követő 2 héten belül Ellenőrzés módszere Információ szerzés az értékelésről nevelőtestületi értekezleten 3. A keletkezett dokumentumok és bizonylatok A bizonylat neve Szülői igények felmérőlapja és összesítő kimutatása Bemutatkozó plakátok, forgatókönyv Beírási napló Kitöltő/készítő Alsós ig. helyettes Leendő elsős tanítók, alsós ig. helyettes Ügyintéző Megőrzési hely Ig. helyettesi Ig. helyettesi Titkársági Megőrzési idő 1 év 1 év Nem selejtezhető 23

24 4. 7. Továbbtanulás, pályaválasztás 1. Az eljárás célja Segíteni a 8. osztályos tanulók pályaválasztási döntését, a továbbtanulás folyamatának zökkenőmentességét 2. Az eljárás leírása A megvalósítás időszaka: évente szeptember 1. - június 20. Feladat 0. Pályaválasztási tájékoztató kiadványok megrendelése a 8. évf. tanulói részére 1. A jogszabályi háttér tanulmányozása a felvételi eljárásról 2. Szülői értekezleten tájékoztatjuk a szülőket az adott tanév beiskolázási rendjéről 3. A középiskolák tájékoztatójának megismerése, részvétel nyílt napokon 4. Előzetes írásbeli egyeztetés a szülőkkel Résztvevők, felelős Osztályfőnökök Pályaválasztási felelős Pályaválasztási felelős Igazgató Szülők, ofők, pályaválasztási felelős Sikerkritérium Pályaválasztási felelős megrendelte a kért kiadványokat. Pályaválasztási felelős beszámolt az osztályfőnököknek és a szülőknek 8. oszt. szülők legalább 70 %-a eljött a tájékoztatóra Tanulók, ofők. A részvétel minden 8. oszt. gyermeknél segített a döntésben szülők 8. ofők Az osztály minden tanulója, legalább 2 iskolát megjelölt Erőforrások (humán/költség/ technika) Telefon, fax, megrendelő Tanév eleji értekezlet Tanterem, idő, osztályfőnökök Fogadó középiskolák Szülők, ofők, tanulók Időigény Megvalósítási határidő Ütemterv szerint Minden tanév szeptember 30-ig Évente október 31. Ütemterv szerint Ütemterv szerint Ellenőrzés módszere Elküldött megrendelő iktatása A pályaválasztási felelős beszámolt-e? Szülői értekezlet időpontja, napló, Jelenléti ív Információ beszerzése a gyerektől A szülők írásbeli sorrendje az ofőknél le van fűzve 24

25 Feladat 5. A jelentkezési és tanulói adatlapok kitöltése, aláírások Résztvevők, felelős Szülők, tanulók ofők Sikerkritérium Az adott határidőre, minden tanuló jelentkezési lapja elkészült Erőforrások (humán/költség/ technika) Nyomtatványok, idő Megvalósítási határidő Ütemterv szerint Ellenőrzés módszere A kitöltött nyomtatványok áttekintése, ellenőrzése 6. Összesítő kimutatás készítése osztályonként 7. A jelentkezési lapok elektronikus postázása 8. Általános felvételi eljárásban való részvétel 9. Tanulói adatlapok módosítása és megküldése a felvételi irodának 10. A középiskolák értesítője a felvételi eredményről 11. Rendkívüli felvételi eljárásban résztvevő tanulók irányítása Titkárság, pályaválasztási felelős Igazgató h, ofők. Oszt.főn., 8. osztályos tanuló Tanulók, szülők, ofők Osztályonként elkészült az összesítő lap Minden 8. oszt. tanuló jelentkezési lapja elküldésre került Eredményes felvételi Az elkészült módosított adatlapokat postáztuk tanulók Az általános felvételi Igazgató helyettes eljárásba a tanulók legalább 90 %-a pozitív elbírálást kap Tanulók, ofő, szülők pályavál. felelős Minden 8. oszt. gyermeket beiskoláztunk Papír, ofők, idő ofők Gyerek, szülő, középiskolák Nyomtatványok, ofő Idő, postaköltség Középiskolai visszajelzések Tanuló, szülő, gyermek Középiskolák igénye szerint Ütemterv szerint Ütemterv szerint Az összesítő lap megtekintése Postázták-e a jel. lapokat? Évente Az ofők nyomon február közepétől követik a március közepéig felvételiket, erről értekezleten beszámolnak A tanév rendjébenmódosított megjelölt időszakadatlapok + Postakönyv ellenőrzése A tanév rendjébenaz igazgató megjelölt helyettes összesítő időpontig kimutatása A tanév rendjébeniskolai megjelölt továbbtanulási időpontig összesítő lap 25

26 Feladat oszt. tan. beiratkozása a középiskolába, középiskolai visszajelzések a beiratkozásról Résztvevők, felelős Tanulók, szülők Sikerkritérium Tankötelezettség teljesítése Erőforrások (humán/költség/ technika) Gyerek, szülő, középiskolák Megvalósítási határidő Ellenőrzés módszere A tanév rendjébenértesítés iskola megjelölt változtatásról időpontok nyomtatvány visszaérkezése 13. A pályaválasztási, továbbtanulási rendszerünk működésének értékelése 8. oszt. tanulók, szülők véleménye, ofők A partnerek elégedettek az iskola pályaválasztási munkájával Beszélgetés a szülőkkel és a gyerekekkel, ofők. Partneri elégedettségmérés eredményei Évente június 20-ig, illetve a mérések időpontjáig Pályaválasztási felelős, fejlesztő csoport vezetője 26

27 3. A keletkezett dokumentumok és bizonylatok A bizonylat neve Pályaválasztási tájékoztatók megrendelője Szülői értekezlet jelenléti íve Írásbeli lista a választott középiskolákról Tanulói adatlapok/módosított adatlapok és jelentkezési lapok Kitöltő/készítő Pályaválasztási felelős 8. oszt. ofők Megőrzési hely Titkársági Titkársági Megőrzési idő 1 év 1 év Szülők 8. oszt. ofők 1 év 8. oszt. ofők A megadott határidőig postázni kell Másolatot őrzünk 1 évig Osztályonkénti összesítő kimutatás 8. oszt. ofők 8. oszt. ofők 1 év Postakönyv bejegyzése Iskolatitkár Titkársági 5 év Középiskolák értesítői Középiskolák Titkársági 1 év Igazgató Intézményi összesítő kimutatás a Igazgató helyettesi továbbtanulásról helyettes 5 év Értesítés iskolaváltoztatásról nyomtatvány Partneri elégedettségmérés kérdőívei Iskolatitkár Tanulók, szülők, alkalmazottak, középiskolák Titkársági 5 év A partneri igényfelmérés szabályzatában meghatározottak szerint 27

28 8. Indikátorrendszer működtetése 1. Az eljárás célja Olyan a folyamatok és tevékenységek ellenőrzésére, a partneri igény-, elégedettség mérések eredményeire alapozott - indikátorrendszer kialakítása és működtetése, melynek keretében az intézmény az adatgyűjtést, - feldolgozást és -elemzést végzi a fenntartói elvárásokkal összhangban. 2. Alapfogalmak: Indikátor: állapot, mennyiség, méretbeli eltérés jelzésére szolgáló, az intézmény életét jellemzően meghatározó mutató, melyet meghatározott időközönként, azonos módszerrel gyűjtünk össze, hogy alapul szolgáljon az összehasonlító elemzéshez, az intézményi működés értékeléséhez, a munka folyamatos fejlesztéséhez. Indikátorrendszer: az adatgyűjtés intézményi szintű rendszere. 3. Az eljárás leírása 3.1. Az adatgyűjtés területeinek, a mérendő paramétereknek, az adatgyűjtés módjának és időpontjainak, felelőseinek meghatározása a fenntartói elvárásokkal összhangban Felelős: minőségügyi vezető Határidő: május Az indikátorrendszer elemeinek megismertetése a partnerekkel, elfogadtatása a dolgozókkal Felelős: minőségügyi vezető Határidő: május Adatbázis létrehozása a mérendő paraméterekhez Felelős: minőségügyi vezető Határidő: június Adatgyűjtés az 4. pontban megfogalmazottak szerint Felelős: a 4. pontban meghatározottak szerint Határidő: a 4. pontban meghatározott adatgyűjtési gyakoriság alapján 3.5. Adatfeldolgozás, adatbázis feltöltése Az adatbázis elkészítését a megjelölt határidőkig az adatszolgáltatásért felelős kollegák végzik. Felelős: igazgatóhelyettesek Határidő: a 4. pontban meghatározott adatgyűjtési gyakoriság alapján 3.6. Az adatok elemzése, trendvizsgálatok végzése, az intézményi működés értékelése a trendvizsgálatok eredményei alapján. Felelős: igazgató Határidő: a 4. pontban meghatározott adatgyűjtési gyakoriság alapján 3.7. Az értékelés eredményeinek összevetése az intézményi célokkal (éves munkaterv, PP) Felelős: igazgató Határidő: évente a tanévnyitó értekezlet időpontjáig 3.8. Fejlesztési feladatok kijelölése, beépítése az éves munkatervbe. Felelős: igazgató Határidő: évente a tanévnyitó értekezlet időpontjáig 28

29 3.9. Éves adatszolgáltatás a fenntartónak Felelős: igazgató Határidő: évente szeptember 1-jéig 4. Az indikátorrendszer elemei Az indikátorok területei: Statisztikai adatok Tárgyi feltételek változásai Személyi feltételek változásai Az iskola dokumentumainak esetleges változásai Szakmai munka és hatékonysága Nevelési eredmények Az ellenőrzési terv megvalósulásának értékelése Egyéb 5. A keletkezett dokumentumok és bizonylatok A bizonylat neve Alkalmazotti értekezlet jegyzőkönyve Adatbázis Kitöltő/készítő Jegyzőkönyvvezető Minőségügyi vezető Megőrzési hely Titkári Titkári Megőrzési idő 5 év 5 év 29

30 9. Kiválasztási és betanulási rend 1. A szabályozás célja Az intézmény az egyenletes színvonalú szolgáltatás érdekében kiválasztási és betanulási rendet működtet. A pedagógus és nem pedagógus alkalmazottak felvétele ennek érdekében szabályozott. A jogi előírások mellett az intézmény gondoskodik arról, hogy a felvételre kerülő munkatársak az intézmény értékeit elfogadják, szokásaival megismerkedjek. 2. Az eljárás leírása Feladat 1. Pályázat kiírása az üres állásra 2. Jelentkezések fogadása, feldolgozása 3. Döntés a pályázóval való személyes találkozóról 4. Jelentkezővel való elbeszélgetés - A konkrét feladatok, feltételek ismertetése - A jelentkező elképzeléseinek megismerése 5. Döntés az alkalmazásról Résztvevők, felelős Iskolavezetés, Igazgató Iskolavezetés, Igazgató Iskolavezetés, igazgató Pályázó Munkaközösség vezető Igazgató Iskolavezetés, Igazgató Sikerkritérium Ha megjelenik a hirdetés a közlönyben, újságban Legalább 3 jelentkező van. Minden jelentkezőt be tudunk hívni személyes interjúra, mert rendelkeznek a megfelelő végzettséggel Az intézmény és a jelentkező igényei összhangban állnak. A jelölt megfelel az int. követelményeinek Erőforrások (humán/költség/ technika) Iskolavezetés, Hirdetési és postaköltségek Iskolavezetés, Igazgató Beadott pályázatok Iskolavezetés, Igazgató Jelentkező okmányai Hely, idő, munkatársak, pályázó, igazgató Pályázó Igazgató Megvalósítási határidő Munkába állás időpontja előtt legalább 1 hónappal Munkába állás időpontja előtt legalább 1 héttel Munkába állás időpontja előtt legalább 3 nappal A munkába állás előtt legalább 2 Ellenőrzés módszere A pályázati kiírás megtekintése a közlönyben A beérkezett pályázatok iktatva vannak-e? A pályázó kiértesítésének ellenőrzése (levél, feljegyzés) Információszerzés: Megtörtént-e az elbeszélgetés? Munkaügyi dokumentumok 30

31 Feladat Résztvevők, felelős Sikerkritérium Erőforrások (humán/költség/ technika) Megvalósítási határidő nappal készítése Ellenőrzés módszere 6. Szerződés megkötése Pályázó, Gazdasági ügyintéző Igazgató 7. Az új kollega bemutatása és mentor kijelölése Alkalmazottak, Nevelőtestület, új kolléga, Igazgató Aláírt munkaszerződés Minden alkalmazott megismeri az új kollegát, akinek a beilleszkedését mentor segíti. Kjt., kinevezési okmány nyomtatvány számítógép, Gazdasági ügyintéző Alkalmazottak, Nevelőtestület, megfelelő szakos kollega mentorként, értekezlet Munkába állás előtt 1 nappal A munkába állástól számított 1. értekezlet Elkészült és aláírt munkaszerződés megtekintése Értekezleti jegyzőkönyv vagy feljegyzés megtekintése 8. Mentori feladatok ellátása - Az iskola és a belső dokumentumok közös tanulmányozása - A munkaközösség megismertetése - Szaktanterem, tankönyvek. taneszközök, stb. megismertetése - Órára való felkészülés segítése - Hospitálások 9. Óralátogatások az új kollegánál Munkaközösség vezető, új kollega, a mk. tagjai, mentor Új kollega, mentor, mk. vezető, ig. helyettesek, Igazgató Az új kollega a mentor segítségével 1 hónapon belül otthonosan mozog az intézményben, megismerte a munkakörülményeket. Pozitív értékelés az óralátogatást követően. Alkalmazottak, pedagógusok, belső intézményi dokumentumok, helyiségek, használatos taneszközök, szakkönyvek Tanítási órák, ellenőrzést végző munkatársak, új kollega A munkába állást követő 4 hét A munkába állást követő 2. hónaptól A naplókban levő hospitálási bejegyzések ellenőrzése Feljegyzések az óralátogatásokról 31

32 Feladat 10. Az új dolgozó munkájának teljes körű és folyamatos ellenőrzése, értékelése 11. A folyamat működésének értékelése Résztvevők, felelős Mk. vezető, Ig. helyettes, új kolléga, Igazgató Iskolavezetés, nevelőtestület Igazgató Sikerkritérium Az új kollega munkáját pozítívan értékeli az iskolavezetés Nincs szükség beavatkozásra Erőforrások (humán/költség/ technika) Igazgató v. helyettes, új kollega Nevelőtestület, értekezlet, iskolavezetés Megvalósítási határidő Az adott félév végéig Ellenőrzés módszere Az ellenőrzés feljegyzései /óralátogatások, adminisztrációs munka, szabadidős tevékenység stb./ Felelősi beszámoló, javaslat 3. A keletkezett dokumentumok és bizonylatok A bizonylat neve Kitöltő/készítő Megőrzési hely Megőrzési idő Pályázati kiírás igazgató 1 év Beérkezett pályázatok 1 év Titkársági A pályázó kiértesítése Gazdasági ügyintéző 1 év Munkaszerződés, munkaügyi Nem Gazdasági ügyintéző dokumentumok selejtezhető Naplók bejegyzései A hospitálást végző Nem Irattár kollega selejtezhető Jegyzőkönyvek, feljegyzések Jegyzőkönyv-vezető, Titkársági ellenőrzést végző munkatárs 4 év 32

33 10. A partneri igény-, elégedettség, elégedetlenségmérés szabályzata 1. A szabályzat célja A partneri igény-, elégedettség és elégedetlenség mérés folyamatának szabályozása. 2. A szabályzat alkalmazási területe és hatálya kiterjed az iskola minden azonosított partnerére a COM I. modell kiépítése és működtetése során. 3. Alapfogalmak értelmezése - közvetlen partnerek azok, akik az intézményben folyó munkát és annak minőségét/oktatás, nevelés, képzés/ alapvetően meghatározzák és befolyásolják; - közvetett partnerek azok, akik az intézmény működését és munkáját alkalmanként segítik; - partneri igény: a közvetlen és közvetett partnerek intézményünkkel szemben támasztott elvárásai. 4. A mérések algoritmusa 4.1. A mérések tervezése Módszertani táblában - felmérési mód kiválasztása, - mintavételi eljárás meghatározása, - gyakoriság, ismételhetőség meghatározása és írásbeli rögzítése, - eszközök fejlesztése, adaptációja (összehasonlíthatóság biztosításával), Felelős: Team vezető Határidő: a mérés évében január 15-ig 4.2. A mérések lebonyolítása: - próbamérések lebonyolítása, feldolgozása és értékelése, - a mérőeszközök beválásának értékelése, - mérőeszközök véglegesítése, tantestületi elfogadása, - az adatfelvétel: mérőeszközök sokszorosítása, kiosztása, begyűjtése, Közreműködnek a partnertáblában meghatározott kapcsolattartók és az osztályfőnökök Felelős: Team vezető Határidő: a mérés évében a félév zárásáig 4.3.Adatfeldolgozás, dokumentálás team-munkában a legjelentősebb eltérések meghatározásával. - a mérési eredmények kiértékelése, rendszerbe foglalása (%-os kimutatások, rangsorok készítése) partnercsoportonként Felelős: Team vezető Határidő: a mérés évében február 20-ig - összehasonlító grafikonok, ábrák, táblázatok, mátrixok készítése, az adatok elemzése Felelős: Team vezető Határidő: a mérés évében március 1-ig - összefoglalók készítése, tantestületi legitimálása Felelős: Team vezető Határidő: a mérés évében március 1-ig 33

34 - visszacsatolás a partnerekhez: minden érintett fél felé összefoglaljuk az eredményeket és jelezzük az adatok további sorsát Felelős: Team vezető, igazgató, osztályfőnökök Határidő: a mérés évében március 30-ig - a mérési eredményekről készült összefoglalók hozzáférhetőségének biztosítása /faliújságokon/ Felelős: Team vezető Határidő: a mérés évében március 30-ig. 5. A mérőeszközök és összefoglalók irattározása A mérőeszközök 1 1 mintapéldányát és az igény-, elégedettség, elégedetlenség mérésekről készült összefoglalókat nem selejtezzük. A kitöltött mérőeszközöket a következő mérések lebonyolításáig meg kell őrizni. Felelős: Team vezető Határidő: a mérés évében március 30-ig 34

35 Módszertani táblák Módszertani tábla a mérések eljárásrendjéhez /Közvetlen partnerek/ Partnerek megnevezése 1. Szülők, Szülői Munkaközösség 2. Fenntartó Oktatási Bizottsága A mérés módszere Mérőeszközök Mintavétel meghatározása A mérés gyakorisága, időpontja A mérésért és a partnerek tájékoztatásáért felelős megnevezése Kérdőív Teljes körű 2 évente Team-tagok Igazgató, osztályfőnökök Kérdőív Oktatási Bizottság egy tagjával 2 évente Team-tagok ofői mk.vezető Elfogadási kritérium A partnerek tájékoztatásának módja 60 % Szülői munkaközösségi elnökök tájékoztatása SZMK értekezleten 60% Faliújságon, honlapon, levélben 3.Óvodák Kérdőív Nagycsoport 2 évente Team-tagok, alsós tanítók 60% honlapon, levélben vezető Óvónők 4. Iskolák, Kérdőív Igazgató 2 évente Team-tagok 60% honlapon, levélben középiskolák 5.Egyéb Kérdőív Vezetők, 2 évente Team-tagok 60% honlapon, levélben partnerek kapcsolattartók 6. Az Iskola dolgozói Kérdőív Teljes körű 2 évente Team-tagok 80 % Faliújságon és szóban alkalmazotti értekezleten 7. az intézmény tanulói, Diákönkormányzata Kérdőív Teljes körű 2 évente Minőségbizt.csop.vezető 80 % Faliújságon és szóban Diák-önkormányzati ülésen 35

36 6.3. A mérési eredmények összehasonlíthatósága érdekében a mérőeszközök módosítása a %-os különbséget nem haladhatja meg. 7. A folyamat lebonyolításának értékelése az alábbi szempontok alapján történik: - team-tagok és a mérésekben résztvevők tapasztalatai a mérések lebonyolításáról, feldolgozásáról; - a keletkezett bizonylatok megléte; - az igény, elégedettség és elégedetlenség mérések összefoglaló dokumentumainak megléte. Felelős: Team vezető Határidő: a mérés évében március 30-ig. 8. Jelen szabályzat 1. verzóját a programfelelős előterjesztése után a Tantestület án tartott értekezletén elfogadta. Hatályba lépett: én. 9. A szabályzat felülvizsgálatát a mindenkori felmérések után készült összefoglaló elfogadásával egy időben a team elvégzi. A szabályzat előírásainak módosítását az intézmény bármely dolgozója kezdeményezheti. A módosításról a tantestület dönt az iskolában szokásos módon. 36

37 11. A partnerazonosítás szabályzata 1. Célja: összegyűjteni és dokumentálni azokat a partnereket, akik az intézmény működése szempontjából meghatározó igényeket, elégedettséget, elégedetlenséget továbbítanak az iskola felé. Rendszeresen felülvizsgálni a partnerkapcsolatok működésének hatékonyságát, s az eredmények alapján szükség szerint módosítani a partnertáblát. 2. A partnerazonosítás folyamata Elvégzendő feladat, tevékenység Felelős 1. Célmeghatározás minőségügyi vezető 2. A munkatársak igazgató képzése, felkészítése a minőségügyi partnerazonosításra vezető 3. A partnerazonosítás szempontjainak meghatározása, tantestületi konszenzus 4. Partnerlista elkészítése, véglegesítése írásban 5. A partnerlista rangsorolása 6. A partnertábla elkészítése, formába öntése 7. Az intézményi kapcsolattartók felkérése, igazgató minőségügyi vezető minőségügyi vezető Időszak, időpont 1. nap 2. nap 3. nap 4. nap 5. nap 6. nap 7. nap 8. nap 9. nap 10.nap 11.nap 12.nap 13.nap 14.nap X X X X X X team tagok X X minőségügyi vezető igazgató h. X X 37

38 Elvégzendő feladat, tevékenység legitimálása 8. A partnerek képviselőinek és elérhetőségüknek a meghatározása 9. Egyeztetés a partnerek képviselőivel személyesen vagy telefonon 10. Legitimálás az alkalmazotti és partneri körben 11. A folyamat megvalósításának értékelése Felelős minőségügyi vezető kapcsolattartó kolléga minőségügyi vezető igazgató minőségügyi vezető Időszak, időpont 1. nap 2. nap 3. nap 4. nap 5. nap 6. nap 7. nap 8. nap 9. nap 10.nap 11.nap 12.nap 13.nap 14.nap X X X X X X 38

39 3. Az összegyűjtött és lejegyezett számba jövő partnereket partnerlistába gyűjtjük, mely nem tartalmazza sem a partnerek csoportosítását, sem rangsorát. 4. A partnerlista rangsorolásának eredményeként közvetlen és közvetett partnertáblát készít a team, melyben meghatározzuk a partner képviselőjét, elérhetőségét és az iskolánk részéről a kapcsolattartó személyét. Sorszám Partner megnevezése Partner képviselője Beosztás, név A partner elérhetősége telefonszáma Intézményi kapcsolattartó 5. A munkába bevonjuk az intézmény dolgozóit. A partnerek képviselőivel kapcsolatot tartó kollégák egyeztettek az érintett partnercsoport képviselőjével a feladatokról. Felelős: minőségügyi vezető 6. A partnertáblát munkaértekezleten az iskola dolgozói megismerik és elfogadják. A partnerek számára az intézmény minden épületében a faliújságra kifüggesztjük. Felelős: minőségügyi vezető 7. A partnertábla felülvizsgálatát a fenti csoportosítás szerint - minden év szeptember 20- ig elvégezzük. A feladat teljesítéséről a minőségügyi vezető gondoskodik. 8. A partnerazonosítás folyamatának értékelését a team végzi el évente szeptember 30-ig, aszerint, hogy - elkészült-e határidőre a partnertábla felülvizsgálata - az érintett partnereket a kapcsolattartók tájékoztatták-e a felülvizsgálat eredményéről? Az értékelésről a következő Tantestületi értekezleten beszámol. A feladat felelőse: minőségügyi vezető 9. Dokumentumok és bizonylatok kezelése A bizonylat Kitöltő Megőrzési hely Megőrzési idő 1. Jegyzőkönyv Jegyzőkönyv-vezető Jegyzőkönyvek dossziéja 5 év 2. Partnerlista Minőségügyi Eljárások Kézikönyv 5 év 3. Partnertábla Minőségügyi vezető Minőségügyi Eljárások Kézikönyve 5 év 39