(PIB és Homo Regius megállapodás alapján térítésmentes munkavégzés: HR projektajándék ) Szolgáltató Partnerség projekt

Átírás

1 PIB el terjesztés a 20. Szervezeti és informatikai megoldások rendelkezésre állásának kihasználása a politikai és hivatali vezetés optimális id gazdálkodása érdekében c. szakaszra - A Microsoft Outlook naptár használatának gyakorlati útmutatója - (PIB és Homo Regius megállapodás alapján térítésmentes munkavégzés: HR projektajándék ) Készítette: Várfalvi Balázs Dátum: október 26. Szolgáltató Partnerség projekt

2 A jelen dokumentum célja A közös naptárhasználat felkészít programja során igényként merült fel a Hivatal vezetésének részér l, hogy a Microsoft Outlook naptárának használatáról készüljön egy gyakorlatorientált használati útmutató, ami közérthet nyelven magyarázza el, és mutatja be ennek a szoftvereszköznek a használatát. A jelen dokumentum ezt az igényt igyekszik kielégíteni, remélve, hogy a közös naptárhasználat a Hivatal mindennapjainak részévé válik, és segítségével jelent s id megtakarításhoz jut a szervezet egésze. Bevezetés Irodánk tisztelettel nyújtja át Önnek ezt az útmutatót, mely bízunk benne, hogy segítségére lesz az Outlook alkalmazás használatában és a közös naptárhasználat bevezetésében. Mint az a közös naptárhasználat felkészít programján is elhangzott, ez a számítógépes program csupán egy segédeszköz. A Hivatal vezetésének és munkatársainak elkötelezettsége, és a rendszeres, szokásszint használat nélkül nem lehet a Hivatal szervezetében, és az Ön személyes id gazdálkodásában sem azt az eredmény elérni, ami elégedettséggel tölt el mindenkit. Az eszköz használatának a célja a szervezeti és személyes id gazdálkodás támogatása és a korábbi szokásrenddel szemben id megtakarítás elérése. Ehhez kívánok Önnek, és a Hivatal egészének sok sikert, és a változásokból fakadó kezdeti nehézségek után örömteli alkalmazást. Soroksár Homo Regius 2

3 1. Az Outlook naptár felülete Menüsáv Gombsor - kezel szervek Itt a program különböz menüpontjai érhet k el. Ezeket most nem fogjuk használni. A kezdeti lépéseket a gombok és a naptárfelületek használatával tesszük meg. Ezen gombok használatával új naptárbejegyzések hozhatók létre, változtathatunk a naptár nézetén, kereshetünk a naptárbejegyzések között. Áttekint havi naptárnézet Aktuális naptárnézet felülete Nap/Munkahét/Hét/Hónap 2. Navigáció a naptárban A napok közötti navigációt a legjobban az áttekint havi naptárnézet segíti. Ezekre a pici nyilakra kattintva ugorhatunk el re, illetve vissza a hónapok között. Bármelyik napnak a számára kattintva: Nap nézetben megjelenik az adott nap naptára Munkahét, Hét, Hónap nézetben megjelenik az adott id szak naptára. Soroksár Homo Regius 3

4 A naptár felületén megjelennek az adott id szakra bejegyzett események (találkozók, megbeszélések, rendezvények). Feladat: Kattintson rá a különböz naptárnézetek gombjaira! Nézze meg, hogy mi változik a naptár felületén. A különböz nézetek segítik az események áttekintését és szervezését. 3. Naptárbejegyzés készítése Naptárbejegyzés több módon készíthet : A) A menüsoron az Új gombra kattinttással B) A naptárfelületen a tervezett id pontra viszi az egérmutatót és kétszer kattint rajta. Ha itt kétszer kattint, akkor 15:00-ra készít egy bejegyzést. A bejegyzés id pontja és id tartama a kattintás után megjelen adatbeviteli ablakban módosítható. Soroksár Homo Regius 4

5 A naptárbejegyzés adatait az alábbi adatbeviteli felületen tudja megadni, ami az Új gombra kattintást, vagy a naptárfelületen történt kétszeri kattintást követ en jelenik meg. Mi mindent lehet itt beállítani? Tárgy sor: ide írja be az esemény rövid leírását. Ez fog megjelenni a naptár nézetekben. Legyen rövid, és az Ön számára, valamint a naptárát szerkeszt munkatársak számára egyértelm, beszédes megnevezés, leírás. Hely sor: az esemény helyszíne. Címke legördül választósáv: a megadott címkének megfelel en kiszínezi a naptárbejegyzést. Ha ezt következetesen használja, az megkönnyíti a naptár áttekintését. Kezd id pont : az esemény kezdetének dátuma és id pontja. Befejez id pont : az esemény befejezésének dátuma és id pontja. Mindkét dátum és id pont megadásnál az értékek (dátum és id pont) mellett található kis kék lefelé mutató nyilakra kattintva választhat a megjelen értékek közül, vagy a dátum és id pont értékekre kattintva billenty zetr l is bevihet értékeket. Egész napos esemény : a szöveg melletti kis négyzetre kattintva a négyzetben megjelenik egy kis zöld pipa. Ez azt jelenti, hogy ez az esemény az egész napját lefoglalja, és az így is jelenik meg a naptárban. Emlékeztet : a kis négyzetre kattintva abban megjelenik egy kis zöld pipa, valamint az id beállításának lehet sége szürkér l fehér hátter vé változik. Ennek beállításával az Outlook a beállított id tartammal esemény el tt emlékeztet ablakot jelenít meg, figyelmeztetve az eseményre. Soroksár Homo Regius 5

6 Foglaltság : itt az esemény áltál jelzett foglaltság adható meg: Szabad/Foglalt/Feltételes/Házon kívül. Az itt megadott szín jelenik meg majd a napi naptárnézetben az id pontok mellett vékony függ leges csíkban. Névjegykártyák gomb: a naptárbejegyzéshez névjegykártyákat csatolhatunk a névjegyalbumból. Ez csak tájékoztató adat, az itt megadott személyek nem kerülnek meghívásra az eseményre. Kategóriák : az eseményeket tetsz legesen megadható kategóriákba rendezheti, ami megkönnyíti az események áttekintését. Magánjelleg jelöl négyzet: ha nem szeretné, hogy mások láthassák ezt az eseményt, csak ennek az id tartamnak a foglaltságát, akkor kattintson ezen a kis négyzeten, és megjelenik abban egy kis zöld pipa. Ez jelzi, hogy a bevitt esemény magánjelleg, a részletes információk csak az Ön számára láthatók. Ha a saját maga részére hozta létre a naptárbejegyzést, és az eseményben mások nem érintettek, akkor a Mentés és bezárás gombra kattintással menti a bejegyzést a naptárába, és az a naptárnézetben megjelenik. Azok a napok, melyekre készült már bejegyzés, az áttekint naptárnézetben vastag bet típussal jelennek meg. Soroksár Homo Regius 6

7 4. Több résztvev s esemény, naptárbejegyzés készítése Ha több résztvev t szeretne meghívni a találkozóra (megbeszélések, értekezletek, stb.), akkor a naptárbejegyzés adatbeviteli ablakának gombsorán kattintson a Résztvev k meghívása gombra. Ezt követ en a gombsor és az adatbeviteli képerny megváltozik, megjelennek rajta a többi résztvev meghívásához szükséges kezel és adatbeviteli felületek. A legfontosabb ezek közül a Címzett gomb, amelyre kattintva megadhatók az értekezlet résztvev i. A Címzett gobmra kattintást követ en megjelenik a Hivatali címlista, melyen a résztvev ket lehet kiválasztani. Soroksár Homo Regius 7

8 A meghívottak megjelölésének menete: A névlistában megkeresi a meghívandó személy vagy csoport nevét; Egyszer kattint a néven ezzel kijelöli, kék szín re változik a névnek a sora; Kattint a meghívási kategória gombján: o Résztvev k, vagy o Tudjanak róla, vagy o Er források. A név aláhúzva megjelenik a meghívási kategória gombja melletti mez ben. Ha minden meghívottat megjelölt, akit szeretne meghívni az értekezletre, akkor kattintson az OK gombra, és a meghívottak nevei megjelennek a Címzett gomb melletti mez ben. Soroksár Homo Regius 8

9 Vajon mindenki ráér ebben az id pontban, vagy van olyan meghívott, akinek már van erre az id pontra elfoglaltsága? Erre a kérdésre a választ az Ütemezés fülre kattintva kaphatjuk meg. Az itt megjelen felületen: Láthatók a meghívott munkatársak foglaltságai; Beállítható a meghívott státusza (Részt kell vennie/esetleges résztvev /Er forrás); Egy gombnyomással megkereshet a minden meghívott számára egyaránt szabad legközelebbi id pont; Megadható, hogy melyik résztvev kapjon értesít t az eseményr l, és melyik ne; Ezen a felületen is módosítható az esemény dátuma, id pontja, és id tartama. Értesítés beállítása: kattintson egyszer a kis borítékon, és válassza ki a kívánt opciót. Foglaltság Résztvev k listája Státusz beállítása: kattintson egyszer a kis ikonon, és válassza ki: Részt kell vennie / Esetleges résztvev / Er forrás. Esemény adatai Id pontkeresés: kattintson egyszer az Id pontkeresés gombra, és az eseményt jelz oszlop a következ, mindenki számára megfelel id pontra ugrik. Soroksár Homo Regius 9

10 A résztvev k megjelölését, valamint a megfelel id pont megkeresését követ en, ha minden beállítás rendben van, akkor el lehet küldeni az esemény értesít jét a résztvev knek. Ezt a Küldés gombra kattintással lehet megtenni. A küldést követ en a résztvev k (kivéve azokat, akiknél az értesítés kikapcsolásra került) egy értesít t kapnak az eseményr l, melyben a meghívót elfogadhatják, vagy visszautasíthatják. Feladat: egyeztessen több munkatársával, és kölcsönösen próbálják ki az értekezlet összehívása, és a meghívó kiküldése funkciót. Próbálják ki, hogy mi történik akkor, ha elfogadják, és akkor, ha visszautasítják a meghívót. 5. Rendszeresen ismétl d események bejegyzése Gondolja végig, hogy melyek lehetnek azok az események, amelyek rendszeresen ismétl dnek, akár napi, heti, havi, vagy éves rendszerességgel. Néhány ötlet a gondolkodáshoz: Rendszeres értekezletek, megbeszélések (csúcsvezet i, vezet i, bizottsági ülések, fogadóórák, fórumok, stb.); Rendszeres teend k, feladatok; Születésnapok, évfordulók; Stb. A rendszeres eseményeket az Ismétl dés gomb megnyomásával állíthatja be. A megjelen ablakban beállíthatja: Az esemény alapadatait (Id pont, Id tartam); Az ismétl dés periódusát; Az ismétl dés kezd dátumát; Az ismétl dések számát, vagy befejezésének dátumát. Soroksár Homo Regius 10

11 Az OK gombra kattintással a beállítások mentésre kerülnek, és a megadott ismétl dési szabályok szerint az események megjelennek a naptárban. Az ismétl d események bejegyzéseinél láthatóvá válik az ismétl dést jelz kis ikon. 6. Már elkészített naptárbejegyzés módosítása A naptárbejegyzés szövegének módosításához vigye az egérmutatót a bejegyzés szövegére, és kattintson egyszer a bal egérgombbal. Ha a bejegyzés adatait részletesen szeretné megtekinteni, vagy szeretné módosítani azokat, akkor vigye az egérmutatót a bejegyzésre, és duplán kattintson a bejegyzés szövegén. Ekkor megjelenik az adott bejegyzés adatbeviteli felülete. Itt a korábbiakban bemutatottak szerint módosíthatja a naptárbejegyzés adatait. Soroksár Homo Regius 11

12 Ha a naptárbejegyzést törölni szeretné, akkor vigye az egérmutatót a bejegyzés szélénél lév színes sávra. Ide vigye az egérmutatót. Itt kattintson egyszer az egér bal gombjával, melyet követ en egy kék keret jelenik meg a bejegyzés körül. Ez jelzi, hogy a bejegyzést kijelölte. Ha most lenyomja számítógépe billenty jén a Del vagy Delete gombot, akkor a naptárbejegyzés törl dik. Soroksár Homo Regius 12