A SIKERES ELŐADÁS. Bevezetés

Átírás

1 A SIKERES ELŐADÁS Bevezetés Lehet Ön tapasztalt szónok vagy kezdő előadó, előadási készségén biztosan van mit javítania: hitelességét növelheti tervezéssel, előkészítéssel és gyakorlattal. Ez a fejezet fontos információkat tartalmaz a nyilvános beszéd minden szempontjáról, kezdve az anyag felkutatásától és megírásától a feszültség leküzdéséig, illetve a hallgatóság által feltett kérdések helyes megválaszolásáig. Praktikus tanácsok - pl. a legjobb audio-vizuális segítség kiválasztásával kapcsolatban - segítenek Önnek a valódi élet helyzeteit kezelni és készségeit fejleszteni. További fontos információkat kap 101 tipp formájában, amelyek a fejezetben elszórva találhatók. Az előadás előkészítése A jó előadásnak két titka van: a felkészülés és a gyakorlás. Készüljön fel alaposan és esélye a sikerre nagymértékben nőni fog. Célja meghatározása Mit szeretne a hallgatóságnak elmondani? Mielőtt elkezdené előadását előkészíteni, döntse el, mit szeretne elérni. Koncentráljon minden fázisban az előadás céljára, hogy biztosítsa az előkészítés hatékonyságát. A cél átgondolása 1. Amint megírta beszédét, rövidítse, rövidítse és rövidítse. Az első, amit meg kell gondolnia, hogy mit szándékozik elmondani a hallgatóságnak, és hogyan tudja legjobban elmondani. Stratégiájának három dologtól kell függnie: az közölni kívánt üzenet típusától, a hallgatóság természetétől és a helyszín fizikai adottságaitól. Vizsgálja felül prezentációja célját és tegye fel magának a kérdést, hogy elég egyszerű-e vagy túl bonyolult. Képzelje magát a hallgatóság helyébe és képzelje el, hogyan fogják beszédét fogadni. Ezután kérdezze meg magától, hogy így szeretné, hogy beszédét fogadják? Ha nem, akkor változtassa meg célját. Emlékeztető: Előadásának odavágónak, egyszerűnek és tárgyilagosnak kell lennie. Pozitív hozzáállása, energiája és lelkesedése a téma iránt rengeteget számít. Közönsége emlékezni fog ezekre jóval azután is, miután már az előadás részleteit elfelejtették. A képesség felbecsülése 2. Foglalja csoportokba hasonló ötleteit, hogy a téma kialakuljon. Ha Ön nem gyakorlott színész, akkor nehéz lesz másnak mutatkoznia, mint amilyen valójában. Határozza meg és hasznosítsa legjobb képességeit. Pl., ha jó, tiszta hangja van, akkor ezt használja ki. Ha ért hozzá, akkor előadhat egy humoros és a témához illő anekdotát.

2 Ezután nézzen szembe az előadással kapcsolatos félelmeivel és szorongásaival, hogy megbizonyosodhasson arról, hogy előadása napján felkészült lesz. A félelem leküzdése ÁLTALÁNOS FÉLELMEK TÚLZOTT IDEGESSÉG Nem tud megnyugodni. Elfelejti mit szeretne mondani és elhallgat. UNATKOZÓ HALLGATÓSÁG A nézők elveszítik érdeklődésüket és elkezdenek idegesen babrálni vagy egymással beszélgetni. ELLENSÉGES HALLGATÓSÁG Kellemetlen helyzetbe hozták. A kérdések a közönség felől agresszívak. VIZUÁLIS SEGÍTSÉGEK MEGHIBÁSODÁSA A készülék nem működik vagy nem emlékszik, hogyan kell használni. PRAKTIKUS MEGOLDÁSOK Készüljön beszédjére egy tükör előtt, és ha lehetséges a helyszínen is gyakoroljon. Bizonyosodjon meg arról, hogy jegyzetét mindig világosan látja. Vegyen mély levegőt és mosolyogjon. Bizonyosodjon meg arról, hogy mondanivalója mindig fontos ha nem az, akkor ne beszéljen róla. Legyen lelkes. Legyen szemkontaktus Ön és a hallgatóság között. Maradjon udvarias. Ha a közönségnek is van szakmai tudása azzal kapcsolatban, amiről beszélt, akkor fogadja el véleményüket. Dobja vissza a nehéz kérdéseket a hallgatóságnak. Kerülje az olyan készülékek használatát, amiket nem ismer. Közvetlenül a prezentáció előtt ellenőrizze, hogy működik-e minden. A közönség megismerése Próbáljon megtudni annyit, amennyit csak tud azokról, akik előadását látogatni fogják. Ön hívta a közönség egy részét? Kollégái lesznek jelen? Amint megtudja, hogy ki lesz jelen előadásán, alakítsa úgy beszédét, hogy a legjobb visszajelzést kapja tőlük. A hallgatóság felbecsülése 3. Bizonyosodjon meg róla, hogy a hallgatóság úgy hagyja el a helyszínt, hogy tájékozottnak érzi magát. Ahhoz, hogy mondanivalóját hatékonyan tudja közölni, figyelembe kell vennie a hallgatóság műveltségét és véleményét. Vegye figyelembe, hogy a beszédében előforduló kényes kérdésekre hogyan reagálnának, és vegye figyelembe, hogy ez hatással lehet prezentációja hátralévő részére. Ha tudja, hogy a hallgatóságnak megrendíthetetlen véleménye van egy adott témában, akkor legyen óvatos, és ne hozzon fel vitás kérdéseket anélkül, hogy támogatni tudná véleményét. Ne felejtse el, hogy a humor könnyen lehet sértő, tehát ne használja túl gyakran. Tudjon meg még többet A legfontosabb információforrás az esemény szervezője. Ha Ön egy konferencián fog előadni, akkor kérjen listát a résztvevőkről. Ha egy lehetséges új kliens előtt kell beszélnie, akkor használja kapcsolatait, és igyekezzen minél többet megtudni róla. Mielőtt megszólalna egy nyilvános találkozón, olvassa el a helyi lapokat és tudja meg, hogy mi foglalkoztatja az ott élőket. Használja ki az így szerzett tapasztalatait azt a beszédet, amely közvetlenül kapcsolódik a hallgatósághoz és megmutatja, hogy dolgozott rajta, biztosan jól fogják fogadni.

3 Kérdezze meg magától 4. Beszéljen a közönséghez és ne célozgasson burkoltan. Hányan lesznek jelen előadásán? Mi a hallgatóság átlagos életkora? Mennyi a férfiak és a nők aránya? Jól tájékozott a hallgatóság abban, amiről beszélni fog? Kiválasztották a hallgatóságot, vagy megkérték, hogy látogassa az előadását? Mi a közös a hallgatóságban? Milyen előítéletei vannak a hallgatóságnak? Milyen kulturális háttere van a hallgatóságnak? Mindenki ismeri Önt a hallgatóság közül? Alkalmazkodás 5. Vonja be a közönséget prezentációjába amennyire csak lehet. A közönség mérete nagymértékben befolyásolja az előadás struktúráját. Ha kis csoportról van szó, akkor sok lehetőség nyílik a kétirányú kommunikációra ahogyan halad, kérdéseket tehet fel, vagy megkérdezheti a közönség véleményét. Nagy csoportoknál a kommunikáció majdnem teljesen egyirányú, ezért az előadónak teljesen másképp kell előadnia. Fontos, hogy anyaga érthető, világos és könnyen követhető legyen, így a közönség érdeklődése mindvégig fennmarad. Prezentációját igazítsa a közönség méretéhez KÖZÖNSÉG MÉRETE KIS KÖZÖNSÉG A 15 főnél kevesebb létszámú csoport tekinthető kis közönségnek. A legtöbb embernek karrierje során, beszélnie kell kis csoportokhoz. NAGY KÖZÖNSÉG A 15 vagy annál nagyobb fős csoport számít nagy közönségnek. Könnyebb ilyen nagy A PREZENTÁCIÓ STÍLUSA FORMÁLIS A formális eljárásokat követi bizottsági üléseken, leendő kliensek előtti beszámolóknál és osztályon belüli értekezleteken. INFORMÁLIS Legyen informális, hogy meg tudja törni a jeget, amikor egy új terméket mutat be ismert szállítóknak és kollégáinak. FORMÁLIS Kövesse a formális szabályokat, amikor egy konferencián vagy egy éves találkozón beszél. TECHNIKÁK Tartson minden emberrel szemkontaktust már az elejétől fogva. Nézzen mindig a közönségre így biztosan figyelni fognak. Intézzen kérdéseket a közönséghez. Hagyja a közönséget is beszélni, de csak röviden. Bizonyosodjon meg arról, hogy mindenki világosan hallja Önt a teremben. Foglalja össze, hangsúlyozza és ismételje el legfontosabb mondanivalóját.

4 Könnyebb ilyen nagy számú közönséghez beszélni, ha már van gyakorlata. INFORMÁLIS Kövesse az informális szabályokat, amikor spontán előadást kell tartania egy formális konferencián. Beszéljen lassan és mindig jól artikuláltan. Beszéljen általánosságban és egyszerűen. Csak akkor beszéljen valamiről részletesen, ha kérdezik. A logisztikával való foglalkozás Csak a lelkiismeretes szervezés tudja biztosítani azt, hogy a prezentáció eredményes lesz. A részletek pontos és előre történő gondos tervezése hozzásegíti a tökéletes prezentációhoz, és nem kell az előre nem látott buktatókkal foglalkoznia. A program megszervezése 6. Látogassa meg a helyszínt előzetesen, hogy meg tudjon barátkozni a környezettel. Gondolja végig a szervezés korai szakaszában az eseményt összességében. Ha nem helyben lévő a helyszín, akkor az utazást és a szállást biztosítania kell. Mentálisan és fizikálisan is jól fel kell készülnie előadására. Beszéde előtt egy órával gondolja jól végig mit szeretne elmondani, és ha lehetséges, próbálja el akkor is, amikor a helyszínre megérkezett. Tervezze el mit fog viselni, és bizonyosodjon meg róla, hogy ruhája tiszta és vasalt. Ha Ön az első (vagy egyetlen) előadó, akkor bizonyosodjon meg róla, hogy a felszerelések, amiket használni fog, jól működnek. Az utazás megtervezése 7. Állítsa össze az előadások napi ütemtervét. Érkezési idejét számítsa ki jól, soha ne érkezzen késve, mindig maradjon elég ideje a felkészülésre. Számítson visszafelé, határozza meg, mikor szeretne érkezni, majd adja össze az utazás idejét, és számoljon rá pluszban pár órát, hogy ha valami közbejön, akkor is pontosan érkezzen. Vegye figyelembe azt is, hogy a járművek sokszor késve közlekednek, és azt az időt is számolja bele, amire szüksége lesz, hogy a repülőtérről vagy állomásról a helyszínre érjen. Miután megérkezett, mindig legyen ideje egy kis pihenőre, hogy az utazás fáradalmait ki tudja pihenni. 8. Vigye magával munkáját, hogy utazás közben tudjon dolgozni. Legyen ideje felkészülni 9. Egy órás előadásra legalább tíz óra felkészülés szükséges. Az az előadás, amit látszólag miden erőfeszítés nélkül adnak elő, biztosan alapos felkészülés és kutatómunka eredménye. Egy vállalat elnökének a részvényesek előtt tartott éves beszédének megírása talán több hetet is igénybe vesz, míg egy gyakornokok előtt tartott előadás sokkal kevesebb munkát igényel. Kezdje el előadását legalább négy héttel a fellépés előtt készíteni, hagyjon magának időt ötletei megformálására és források gyűjtésére. Minél több tapasztalata lesz, az előkészítés annál kevesebb időt fog igénybe venni.

5 10. Erősíttessen meg a szervezővel az eseménnyel kapcsolatos minden részletet írásban. Lista és terv készítése 11. Mindig ellenőrizze gondosan a vendégelőadók szaktudását. A terv készítése és az anyagok, kellékek kilistázása, amelyekre szüksége lesz az előadáshoz, a felkészülés egy nagyon fontos részét képezik. Készítenie kell egy listát gondolatairól. Majd végig kell mennie a listán, és a lehetséges váratlan akadályokat meg kell próbálni előre látni. Ha előadását munkahelyétől messze kell tartania, akkor hagyjon meg egy olyan telefonszámot, ahol el tudják Önt kollégái érni, mialatt távol van. Bizonyosodjon meg róla, hogy tudják, mikor fog előadni, és kérje meg őket, hogy ez időtájban ne zavarják Önt. A prezentáció szervezése Ha megkérik egy prezentáció szervezésére, akkor már korán el kell dönteni sok fontos kérdést a helyszínnel, az előadókkal és a hallgatóság méretével kapcsolatban. Készítsen egy listát a lehetséges helyszínekről, és hasonlítsa össze mindegyik hátrányát és előnyét, a költségekkel, az elhelyezkedéssel, a kapacitással és a kínált szolgáltatásokkal kapcsolatban. Választásánál vegye figyelembe a hallgatóság méretét és a prezentáció stílusát. Küldje el a helyszín részleteit az előadóknak, hogy eszerint tudjanak felkészülni. Mindig válasszon ki egy második lehetséges helyszínt is, ha az első esetleg éppen abban az időpontban foglalt lenne, vagy a lefoglalás után valami miatt mégis meghiúsulna az ötlete. Amikor a vendégelőadókat állítja össze, ellenőrizze igazoló okmányaikat alaposan, hogy biztos legyen abban, ők a megfelelő szakemberek. A beszédek előtt mindig egyeztesse velük a részleteket, hogy biztosan világos legyen számukra az esemény összes részlete. Emlékeztető Mindig ellenőrizze le a lehetséges helyszíneket. A közönség mérete nagymértékben befolyásolja a helyszín kiválasztását. A személyes véleménynek általában nem szabad befolyásolnia az előadók kiválasztását. Mindig legyen olyan emberekről is listája, akik szóba jöhetnek mint lehetséges előadók, ha az Ön által kiválasztott előadók közül valaki mégsem tud elmenni. Amikor csak lehetséges, kerülje azok meghívását, akikről tudja, hogy riválisok. A dátumok részleteiről, a helyszínről, a napi programról és más részletekről a résztvevőknek időben tudniuk kell. A csoportprezentáció megszervezése Ha csoportprezentációt szervez, akkor egy pár más dolgot is figyelembe kell vennie. A sikeres csoportprezentáció titka, hogy mindig szorosan kézben kell tartani az ülés menetét, mivel könnyen káosz alakulhat ki, ha az emberek a beütemezettnél tovább beszélnek. Előre beszélje meg, hogy az ülés résztvevői milyen sorrendben fognak beszélni, és készítsen napirendet jó előre, hogy mindenki tudja a sorrendet. Fontos, hogy ehhez ragaszkodjanak, tehát határozott elnököt érdemes kiválasztani, aki szigorúan tudja az eseményeket irányítani. Amikor csoportprezentációt szervez, kutassa fel a kiválasztott előadók hátterét fontos, hogy meglegyen a megfelelő egyensúly az előadók között. Ha túlságosan hasonlóan gondolkoznak,

6 akkor beszédük kevés vitát fog kiváltani. Ha elképzelésük ütközik, akkor talán ellenségesen fognak reagálni. Elvégzendő feladatok 1. Foglaljon le egy olyan helyszínt, ahol a csoportprezentációt meg lehet tartani. 2. Ellenőrizze le, hogy az előadók között nincs-e gyűlölködés. 3. Hívja meg a résztvevőket, és kérjen tőlük megerősítést, hogy részt tudnak venni. 4. Beszéljék meg az előadások sorrendjét. 5. Készítsen szigorú napirendet. 6. Jelöljön ki egy határozott elnököt. A hallgatóság meghívása 12. Vizsgálódjon a közönséggel kapcsolatban, mielőtt kiküldené a meghívókat a prezentációra. Amikor azon gondolkozik, hogy kinek kellene a prezentáción részt venni, akkor gondoljon a következőkre: Ki venné annak hasznát, ha hallja az előadást? Mit kellene megtudnia a közönségnek az előadásból? Hogyan tudja elérni a célközönséget? A reklám tervezése a szervezési folyamat szerves része. Amint eldöntötte, ki a célközönség, bizonyosodjon meg róla, hogy a hirdetéseket ott helyezte el, ahol ők ezt látni fogják pl. egy megfelelő kereskedelmi kiadásban. Az esemény dátuma, ideje és helyszíne jól látható kell legyen. Küldjön személyes meghívókat azok számára, akiket a rendezvényen látni szeretne. A helyszín megismerése Ha lehetséges, látogassa meg előre a kiválasztott helyszínt, hogy a környezetet ellenőrizhesse. Ha ez nem lehetséges, akkor kérjen a szervezőktől részletes alaprajzot. Gondosan vizsgálja meg a világítást, az akusztikát, a nézőteret és az áramellátást. A helyszín felbecsülése 13. Becsülje fel a helyszín minden részletét, még azokat is, amik nem tűnnek fontosnak. A helyszín meg fogja határozni előadása hangulatát. Egy informális találkozó az egyetem napsütötte szobájában más hangulatot vált ki az emberből, mint egy steril konferenciaterem egy hotelben. Ha előre ellátogat a helyszínre, jegyezzen fel annyi részletet, amennyit csak tud beleértve az atmoszférát és a méretet. Mérje fel a helyszínt előadása napján is, hogy lássa, milyen a megvilágítás, és a nézőtér hogyan helyezkedik el. Nézze meg, hol vannak kijáratok, villanykapcsolók, konnektorok és büfék. 14. Tudja meg, hol vannak elhelyezve a villanykapcsolók, ha le szeretné kapcsolni a villanyt vizuális segédeszköz használata közben. 15. Jó előre döntse el, hogy a vizuális segédeszközök hol lesznek elhelyezve.

7 A részletek Amikor felbecsül egy helyszínt, nézze meg, hol helyezkedik el a közönség számára könnyen elérhető helyen fekszik? Egy repülőtér vagy metróállomás közelében van? Közel van egy hangos étteremhez? Tudja a fűtést vagy a légkondicionálót szabályozni? Ha igen, akkor állítsa a kellemesnél egy kicsit alacsonyabb hőfokra, mivel a sok ember miatt melegebb lesz. A közönség elhelyezése 16. Tervezze meg előre, hogyan fogja a pódiumot elhagyni. Fontos, hogy meglegyen a megfelelő egyensúly, amikor a közönséget elhelyezi. A kényelem nagyon fontos, de nem szabad túl kényelmesnek lennie, hiszen akkor a fáradtabb ember esetleg álomba merülhet. Az sem jó, ha túl kényelmetlen, mert akkor esetleg nem tudják figyelmesen végighallgatni az előadást. A székeknek egyenesnek és egyforma méretűnek kell lenniük. Ha a székek mozdíthatók, akkor helyezze el őket úgy, hogy a székek közé el tudják helyezni az emberek táskáikat. Ez a fajta elhelyezés a klausztrofóbia elkerülése végett is hasznos. Ha úgy gondolja, hogy a hallgatóság jegyzetelni szeretne, akkor olyan székeket biztosítson, aminek van karfája, amin a jegyzetfüzetek megtámaszthatók. Hagyjon a bejáratok mellett üres székeket, hogy a későn érkezők minél hamarabb találjanak maguknak helyet. Végül bizonyosodjon meg róla, hogy a székek elhelyezésével kapcsolatban eleget tesz a helyszín tűzvédelmi szabályzatának. Ellenőrizze a helyszín audio-vizuális adottságait Ha szeretne audio-vizuális technikákat alkalmazni előadása közben, akkor ellenőriznie kell, hogy azok a helyszínen hozzáférhetők-e, valamint azt, hogy minden jól működik. Ismerkedjen meg a készülékekkel, amiket használni fog, hogy emiatt ne csússzon az előadása, és hogy ne kövessen el hibákat. Bizonyosodjon meg róla, hogy van vetítővászon, ahová képeit kivetítheti, és hogy a vászon mérete megfelelő a terem méretéhez képest és azt mindenki látni fogja. 17. Bizonyosodjon meg róla, hogy tudja kezeli a vizuális technikát. A mikrofon használata 18. Hagyjon üres székeket a bejáratok közelében a későn érkezőknek. A mikrofonra csak akkor van szükség, ha nagy közönséghez beszél, vagy ha a szabadban tart beszédet. Ha mikrofont kell használnia, akkor állítsa be előre a hangerőt. Ha előadás közben mozognia kell, akkor előnyösebb a drót nélküli mikrofon használata. Azok a mikrofonok, amiket a ruhára fel lehet tűzni, nagyon előnyösek lehetnek, hiszen mind a két keze szabadon marad előadás közben, de bizonyosodjon meg arról, hogy jó helyen helyezte el, mert ha nem, akkor felhangosít egyes zörejeket, pl. a lapozással járó zajt vagy a levegővételét. A cél tisztázása Mielőtt elkezdene előadására felkészülni, fontos, hogy először a célokra gondoljon. Szórakoztatni szeretné a közönséget, fontos információkat kíván továbbítani vagy szeretné őket tettekre buzdítani?

8 19. Szerkessze előadását három vagy négy fontos gondolat köré. Hangszín 20. Tartsa fenn a közönség érdeklődését egy pár odaillő anekdota beszúrásával. Előadása általános tónusa és stílusa megerősítheti beszéde célját. Ha információkat szeretne átadni, akkor logikailag következetesnek kell lennie, és az előadást jól kell felépíteni. Ha szórakoztatni szeretne, akkor szúrjon be egy pár viccet és vicces történeteket. Ha hallgatóságát inspirálni szeretné, akkor legyen pozitív és hasson rájuk érzelmileg is. Visszajelzésre buzdítás Minden előadó sikeres előadást akar tartani, de sokan nem tudják, hogy ennek eléréséhez léteznek megvalósítható módszerek. Felépítheti előadását úgy, hogy arra olyan visszajelzést kapjon, amilyet szeretne. Pl. ha a közönséget új információkkal látja el, akkor talán szeretné, hogy a végén kérdéseket tegyenek fel. Keltse fel bennük az érdeklődést a téma iránt úgy, hogy nem mond el egyszerre mindent, amit tudniuk kellene, hanem buzdítja őket, hogy legyenek kíváncsiak és kérdezzenek. 21. Legyen biztos benne, hogy a legfontosabb fogalmakat prezentációjában világosan elmagyarázta. Tudása használata 22. Összegezze főbb gondolatait egy mondatban. A prezentáció fő célja az információk továbbítása, és csak akkor tudja felhívni valamint megtartani a hallgatóság figyelmét, ha Ön lelkes a téma iránt. Ne ragadtassa túlságosan el magát előadásával lelkesedésével többet elérhet, mintha túl sok információt zúdítana a hallgatóságra. A határozott tudás magáért beszél, tehát nem kell nevekre hivatkoznia, ha igazán otthon van a témában. Hihetőbb lesz előadása, ha a kérdésekkel ügyesen meg tud birkózni, tehát legyen jól tájékozott és felkészült. A fő gondolatok kiválasztása A felnőtt közönség általában 45 percig tud figyelni egy előadásra. Ezen az időn belül az elmondottak egyharmadát és maximum hét fogalmat tudnak csak megjegyezni. Ezért előadását három vagy négy gondolat köré rendezze és ezeket hangsúlyozza előadása elején, közben valamint a végén. Próbáljon meg egy olyan fülbemászó címet találni, ami összefoglalja előadását, de ne legyen túl homályos, mert akkor ezzel sokakat összezavarhat. Csak akkor használjon a címben szakszavakat vagy rövidítéseket, ha biztos benne, hogy a közönség meg fogja érteni. A közönség nyitott lesz, ha világosan érti a témát, amiről beszél. Az anyagok felkutatása A sikeres előadás mindig alapos kutatómunkával kezdődik. Ez kezdeményezést és kemény munkát igényel, és nagyon időigényes. Legyen elég ideje a kutatómunkára, és fedezzen fel annyi forrásanyagot, amennyit csak lehetséges, az újságokon keresztül az Internetig.

9 A forrásanyagok felkutatása 23. Fő célját mindig tartsa emlékezetében, amikor az anyagokat keresi. Helyes kiindulópont lehet, hogy felkutatja az adott témából írt legjelentősebb könyvet, és megnézi a könyvben lévő bibliográfiát. Ebből a listából rengeteg megfelelő forrásanyagot találhat. Ha újságcikkeket akar használni, akkor forduljon a sajtófigyelő szolgálathoz, akik egy bizonyos összeg ellenében ellátják Önt az adott témából írt újságcikkekkel. Az anyagok kutatása 24. Kutasson fel különböző forrásokat, és használja az Önnek leghasznosabbat. Legyen ideje kutatása elején megállapítani az egyes források előnyeit és hátrányait. Gondoljon arra, hogyan tudná a felkutatott forrásanyagot előadásán legjobban használni. Konzultáljon ismerőseivel, hátha ők is tudnak segíteni. Lehet, hogy napokat tölt el könyvtárakban, és csak utána jön rá, hogy egy barátja ismerőse a téma legnagyobb szakértője. Legyenek friss információi Kutatása legyen alapos, és keresse meg a legújabb eredményeket is a témával kapcsolatban, hogy ezzel beszámolóját felfrissítse. Ne csak a régi, poros könyvekre támaszkodjon nézzen új eredmények után az Interneten, hogy a témával kapcsolatban a legfrissebb információkat is meg tudja szerezni. Építse bele beszédébe saját gondolatait is, így jobban fog tetszeni a közönségnek, mintha csak a régi információkat tálalná újra. Az új technológia használata Az Internet tulajdonképpen egy elektronikus könyvtár az íróasztalán. Kulcsszavak használatával kereshet megfelelő anyagokat rengeteg hozzáférhető forrásból az Interneten minden nap újabb és újabb oldalak készülnek. Minél pontosabb kulcsszavakat használ, annál biztosabb, hogy a megfelelő információ jut el Önhöz nagyon gyorsan. Az anyag szerkesztése 25. Ne hagyja figyelmen kívül azt a jó forrást sem, amihez nem tud azonnal hozzáférni. A sorrend, amiben fő gondolatait elmondja, és ezen pontok hangsúlyozása mind befolyásolják, hogy a közönség üzenetéből mit tud befogadni. Gondosan szerkessze meg beszédét, hogy közönsége azt az üzenetet kapja, ami Ön közölni szeretne. 26. Döntse el, előadása hány fő kérdés köré fog épülni. A szerkezet kiválasztása 27. Bizonyosodjon meg róla, hogy beszámolóját erős és pozitív gondolattal zárja. Sok módja van annak, hogy a három vagy négy kérdés köré épülő előadását hogyan szerkeszti meg. Bevezetheti őket külön, egymás után, fontossági sorrendben vagy kronologikus

10 sorrendben, vagy bármilyen sorrendben, a lényeg, hogy logikus legyen. Ha szeretné, hogy egy gondolat kiemelkedjen a többi közül, akkor beszéljen arról legelőször, és azután vezesse be azokat a gondolatokat, amik az elsőt támogatják. A leggyakrabban használt módszer, hogy a fő gondolatok átfedik egymást. Ilyen módon nyitva maradhat egy gondolat és a következő gondolatokban vissza kell térni az előzőre. A prezentáció szerkezete A SZERKEZET TÍPUSA KÜLÖN GONDOLATOK A gondolatokat sorban vezetik be úgy, hogy az megfeleljen a témának. EGY GONDOLAT HANGSÚLYOZÁSA A fő gondolatot több más gondolat követ. A GONDOLATOK ÁTFEDÉSE A gondolatokra mindig visszatérnek vagy újból bemutatják a nyomaték kedvéért. GYAKORLATI HASZNÁLATA Formális előadások, mint például egy menedzsmentről tartott előadás, húzhatnak hasznot ebből az előadás szerkezetből. Ha a hallgatóság jegyzetel, akkor az előadó segítheti őket úgy, hogy minden gondolat végén összefoglalja a lényeget, illetve minden gondolatot röviden bevezet, mielőtt rátérne. Példa lehet erre a típusra egy előadás, amit a dolgozóknak tartanak a vásárlói szolgáltatások javításának szükségességéről. Ez a szerkezet akkor is hasznos, ha ugyanannak a témának más nézőpontjaival is meg akarják ismertetni a hallgatókat. Ez a szerkezet az informális beszédeknél hasznos, amikor kis közönség előtt beszélnek. Szintén használják olyan találkozókon, ahol a dolgozók beszélik meg problémáikat és mindenki tájékozott a témában, így megértik a bonyolultabb beszámolót is. Ez a szerkezet elősegíti a viták és újabb gondolatok születését. Az elmondás módja Amikor előadja beszédét, akkor azt be kell vezetni, azután ki kell fejteni, majd megfelelően kell befejezni. A történetmesélésben használják legtöbbször ezt a technikát. Ha sikeres szeretne lenni, akkor fontos, hogy kövesse ezt az alapvető formát beszédében. A bevezetésben el kell kezdenie a témát bemutatni, amikor kifejti az adott témát, akkor gondolatai pontokba vannak rendezve, a szerint, amit fent említettünk, majd a befejezésben visszatér a főbb gondolatokra és levonja következtetéseit. Ezután kérdéseket intézhet a közönséghez. Fontos, hogy bevezetőjében és beszéde végén felhívja a figyelmet fő gondolataira. A vázlat használata Hasznos lehet, ha vázlatot készít arról, amit el szeretne mondani. Ez segíteni fog előadása megszerkesztésében, és előadása közben is vázlatára pillanthat. Fő gondolatait A, B és C pontba rendezheti, majd minden pont alá alcímeket írhat (1, 2, 3). Az alcímek alá is kerülhetnek további gondolatok (i, ii, iii). Amikor ezt készíti, törekedjen az egyszerűségre, hogy könnyen el tudja olvasni, ha előadás közben lepillant. Hatásos kezdés

11 Fontos, hogy előadása elején jó benyomást keltsen. Ezt könnyen elérheti, ha pozitívan és magabiztosan kezd. Ez először is azt jelenti, hogy jól felkészültnek kell lennie. A tapasztalt előadók, akik általában nem szeretnek vázlatokat használni, leírják az első egy vagy két mondatukat. Így jobban oda tudnak figyelni arra, hogy jó benyomást keltsenek, és nem kell az elején szavaikra koncentrálni. Tervezzen meg egy hatásos kezdést úgy, hogy az elején elmondja előadása vázlatát, bemutatja a fő gondolatokat, amiket érinteni fog beszéde alatt. Használhat anekdotákat, hogy megtörje a jeget, és a közönséget barátságosan vezesse be témájába. Azonban ne felejtse el, hogy az előadás elején a hallgatóság még nem koncentrál igazán, tehát a fontos gondolatok bevezetésével várjon egy vagy két percet. 28. Határozza meg világosan első gondolata végét és a következő elejét, beszéde szerkezetében. Kapcsolódás és összefoglalás 29. Ne változtassa hangszínét túl gyakran, ez megtévesztő lehet. Gondolatai logikus sorrendben kell, hogy következzenek, így a hallgatóság könnyen tudja követni. Új témákat vezessen be úgy, hogy az új és a régi gondolatok között legyen világos a kapcsolat. Mielőtt új gondolatát bevezetné, foglalja össze a régit. Ezek a kapcsolatok és összefoglalások legalább olyan fontosak, mint fő gondolatai, tehát jól tervezze meg őket. Hallgasson tapasztalt előadókat a rádióban és televízióban és írja le észrevételeit. Az ismétlés használata Az információk rövid összefoglalása előadás közben hatásos módja főbb gondolatai megerősítésének. Amikor szerkeszti beszédét, építse be az ismétléseket a fő pontok után és a legvégén. Habár az információ egyszerű elismételése nem elég. Amikor ismétel, használjon más szavakat, hogy ötlete újabbnak, de mégis ismerősnek tűnjön. Emlékezetes befejezés Az erős befejezés szerkesztése ugyanolyan fontos, mint a jó kezdésé fontos, hogy jelezze, hogy előadása lassan véget ér. Hangsúlyozza pl., hogy az utolsó pontról most kezd beszélni, vagy hogy összefoglalja a hallottakat. Ezért az információért hálásak lesznek, hiszen, ha lemaradtak előadás közben valamiről, akkor az összefoglalásban, a legvégén biztosan újra el fog hangzani. Mondja el nekik, Mondja el mondanivalóját Mondja el nekik, miről fog beszélni miről beszélt A prezentáció megírása Fontos tudni, hogy a leírt előadás szóban teljesen máshogy hangozhat, amikor előadjuk egy közönség előtt. Tanuljon meg természetes módon fogalmazni úgy, hogy az kövesse a természetes beszéd mintáját. 30. Ne feledje, hogy az előadás leírt szövege másképp hangzik élő szóban.

12 A megírás elkezdése 31. Találjon különböző módokat ugyanannak az ötletnek a kifejezésére. Majd használja a legtermészetesebbet. Amint összegyűjtötte a forrásanyagokat, és vázlatosan leírta előadását, már el is kezdte a megírást. Próbálja meg elképzelni, hogy hallja leírt szavait előadva. Mielőtt leírná előadását, jól gondolja végig, hogyan fog hangzani, majd próbálja meg leírni szavait, anélkül, hogy megszakítaná az írást mindent írjon le, amit fontosnak gondol. Ha nem tudja, hogyan kezdjen beszéde megírásához, akkor először is nézze meg, mi a különbség a leírt és a beszélt nyelv között. 32. Legyen válogatós, amikor kiválasztja, hogy mit fog tartalmazni az előadása. Az anyag egyszerűsítése Amint leírta előadásáról az első vázlatot, elkezdheti simítgatni. Olvassa el vázlatát többször, hogy biztosan mindent el kell-e mondania, illetve hogy biztosan tartalmazza-e az összes fontos információt. Fő gondolatait alátámaszthatja példákkal. Végül a humor vagy egyéb érdekességek használata is segíthet a figyelem felkeltésében és a közönség felrázásában. Természetes hangzás Sikeres lesz előadása, ha magabiztosan és nyugodtan adja elő, és ha a kimondott szavak természetesnek hangzanak a szájából, tehát amikor beszédét megírja, törekedjen a rövid és egyszerű mondatokra. Ha nem biztos abban, hogy szavai természetesen hangzanak, akkor vegye fel előadását magnóra és hallgassa vissza. Ha szükséges, akkor módosítsa szavait. Mit csináljon és mit ne Használjon egyszerű mondatokat. Használjon névmásokat: te és én. Használjon sok melléknevet. Jól készüljön fel és gyakoroljon, hogy az akadozásokat elkerülje. Használjon példákat és anekdotákat, hogy gondolatait illusztrálni tudja. Ne használjon szakzsargont. Ne beszéljen előadásában olyan dolgokról, amik nem fontosak. Ne terhelje túl a közönséget sok részlettel. Ne bánjon leereszkedően a közönséggel. Ne próbáljon valaki mást utánozni. Az előadás jegyzetbe sűrítése 33. Bizonyosodjon meg róla, hogy amit leírt nem túl bonyolult vagy kusza. Ha előadásánál szeretne jegyzeteket használni, akkor írjon először egy teljes vázlatot előadásáról, ami az összes fontos gondolatát és a példákat tartalmazza, amivel gondolatait illusztrálni fogja. Ebből a vázlatból indulhat ki, hogy megírja jegyzetét. Használhat számozott kártyákat is különböző gondolatai összefoglalására. Az egyes kártyákra írja fel olvashatóan a kulcsszavakat vázlatából. Ne írjon túl sokat egy kártyára, és információja mindig legyen világos és egyértelmű.