Nyárlőrinc Község Polgármesteri Hivatal KÖZSZOLGÁLATI SZABÁLYZATA

Átírás

1 Nyárlőrinc Község Polgármesteri Hivatal KÖZSZOLGÁLATI SZABÁLYZATA

2 Tartalom A szabályzat hatálya 1. fejezet Adatvédelmi szabályzat 2. fejezet A hivatal munkarendje Munkavégzés Rendkívüli munkavégzés szabályai Helyettesítés szabályai Illetménypótlékra jogosító munkakörök Elismerések szabályai Munkakör átadás szabályai 3. fejezet Szabadság és egyéb munkaidő kedvezmény 4. fejezet Az étkezési hozzájárulás, ruházati költségtérítés szabályai 3. oldal oldal 10. oldal 10. oldal 11. oldal 13. oldal 14. oldal 14. oldal 14. oldal oldal oldal 5. fejezet A köztisztviselők szociális, jóléti, juttatásai Lakásépítési, -vásárlási támogatás oldal 5.3. Illetményelőleg szabályai 24. oldal 5.4. Könyvvásárlási juttatás 25. oldal 5.5. Önkéntes kiegészítő nyugdíjbiztosítás támogatás 25. oldal 5.6. Szociális támogatás oldal 5.7. Továbbképzési támogatás oldal 5.8 Személyügyi szervezet 27. oldal 6. fejezet A leltárhiánnyal kapcsolatos szabályok 7. fejezet A vezetendő nyilvántartások 8. fejezet Záró rendelkezések Mellékletek 28. oldal 29. oldal 30. oldal 31. oldaltól 2

3 Nyárlőrinc Község Polgármesteri Hivatal Közszolgálati szabályzata A köztisztviselők jogállásáról szóló módosított évi XXIII. törvény 106. (6) bekezdése alapján, valamint Nyárlőrinc Községi Önkormányzat Képviselő-testülete a 11/2001.(XI. 30.) számú rendeletének 11.. (1) bekezdése alapján önkormányzat Polgármesteri Hivatala köztisztviselői közszolgálati jogviszonnyal kapcsolatos, a jegyző általános szabályozási hatáskörébe tartozó kérdésekről a következő közszolgálati szabályzatot állapítom meg. A szabályzat hatálya A szabályzat hatálya kiterjed a a Nyárlőrinc Községi Önkormányzat Képviselő-testületének Polgármesteri hivatala köztisztviselőire, Az e szabályzatban meghatározott juttatások és támogatások a nem teljes munkaidőben foglalkoztatott (részmunkaidős) köztisztviselőket ha a szabályzat kifejezetten másként nem rendelkezik - munkaidő-arányosan illetik meg. I. Fejezet Adatvédelmi Szabályzat Az Adatvédelmi Szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) a Nyárlőrinc Községi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala közszolgálati nyilvántartásával összefüggő legfontosabb adatvédelmi, informatikai-biztonsági szabályokat tartalmazza különös tekintettel az adatkezeléssel, adattovábbítással és nyilvánosságra hozatallal kapcsolatos adatvédelmi követelményekre. Általános rendelkezések A Szabályzat jogszabályi alapjai: a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló évi LVI. törvény; 3

4 a statisztikáról szóló évi XLVI. törvény; a köztisztviselők jogállásáról szóló évi XXIII. törvény (a továbbiakban: Ktv.); a közszolgálati jogviszonnyal összefüggő adatkezelésre és a közszolgálati nyilvántartásra vonatkozó szabályokról szóló 68/1993. (V. 5.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Vhr.); a köztisztviselők tartalékállományba helyezéséről és a betöltetlen köztisztviselői állások nyilvános közzétételéről szóló 150/1998 (IX. 18.) Korm. rendelet, a közszolgálati nyilvántartás egyes kérdéseiről szóló 7/2002. (III. 12.) BM rendelet. Részletes szabályok 1. Közszolgálati szempontból a Polgármesteri Hivatalban (a továbbiakban: Hivatal) személyügyi irat minden - bármilyen anyagon, alakban és bármilyen eszköz felhasználásával keletkezett - adathordozó, amely a közszolgálati jogviszony létesítésekor, fennállása alatt, megszűnésekor, illetve azt követően keletkezik és a köztisztviselő személyével összefüggésben adatot, megállapítást tartalmaz. 2. A személyügyi iratok köre: a) a személyi anyag (a Ktv. 64. (1) bekezdés) iratai (a továbbiakban: személyzeti iratok); b) a közszolgálati jogviszonnyal összefüggő egyéb iratok; a köztisztviselőnek a közszolgálati jogviszonnyal összefüggő egyéb jogviszonyaival kapcsolatos iratai (adóbevallás, fizetési letiltás, stb.); a köztisztviselő saját kérelmére kiállított, vagy önként átadott egyéb iratai. 3. A személyi iratokat a központi irattári rendszerben képzett és a jegyzővel egyeztetett - külön számtartományon belül kell iktatni. Az így beiktatott személyzeti iratokat tartalmuknak megfelelően csoportosítva, keltezésük sorrendjében, az e célra kialakított iratgyűjtőben kell őrizni. Az iratgyűjtőbe elhelyezett iratokról tartalomjegyzéket kell készíteni, amely tartalmazza az iktatószámot és az ügyirat keletkezésének időpontját is. 4. A személyzeti iratokból az iktatóba másolati példányt nem kell lerakni. Az irattározás a közszolgálati jogviszony fennállásáig a személyügyi ügyintézőnél történik. Az iratok tárolása, őrzése, kezelése a személyügyi ügyintéző feladata. 5. A személyi iratoknak a közszolgálati jogviszony megszűnését követően történő irattárba helyezése előtt az iratgyűjtő tartalomjegyzékén fel kell tüntetni az irattározás tényét, időpontját és az iratkezelő személyügyi ügyintéző aláírását. 6. A személyi iratok a köztisztviselőt alkalmazó Hivatal tulajdonát képezik. Az iratokban szereplő személyes adatokra a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló törvény rendelkezései vonatkoznak. 4

5 7. A közszolgálati jogviszony létrehozását kezdeményező iratokat - amennyiben a jogviszony nem jött létre - az érintettnek, illetve a személyi anyagot a korábbi munkáltatónak vissza kell adni. 8. A személyi iratokba csak az alábbi szervek és személyek jogosultak betekinteni: a Ktv (1) bekezdésében meghatározott személyek; az egyéb jogviszony alapján keletkezett iratokba az arra vonatkozó törvény szerint jogosultak (pl adóellenőr, társadalombiztosítási ellenőr, stb.). 9. A Hivatalnál keletkezett személyi iratok kezelése a jelen közszolgálati adatvédelmi szabályzat, valamint az ügyirat-kezelési szabályzat előírásai alapján történik. 10. A személyi iratra csak olyan adat és megállapítás vezethető, amelynek alapja: a) közokirat, vagy a köztisztviselő nyilatkozata, b) a munkáltatói jogkör gyakorlójának írásbeli rendelkezése, c) bíróság vagy más hatóság döntése, illetve d) jogszabályi rendelkezés. 11. A közszolgálati jogviszony megszűnése esetén a köztisztviselő személyi iratait - az irattározási tervnek megfelelően - a központi irattárban kell elhelyezni. 12. A személyi anyagot - kivéve amit a Ktv. 64. (3) bekezdése alapján átadtak - a közszolgálati jogviszony megszűnésétől számított ötven évig meg kell őrizni. Tárolásáról és levéltárba helyezéséről a Hivatal ügyirat-kezelési szabályzatában és irattározási tervében kell rendelkezni. 13. A Hivatalnál a Ktv. hatálybalépése előtt keletkezett és tárolt személyi iratok közül a kinevezési (alkalmazási) iratot, az erkölcsi bizonyítványt, az esküokmányt és az utolsó, két évnél nem régebbi önéletrajzot a személyi anyagba kell áthelyezni. 14. A személyi anyag tartalma a Ktv. 64. (1) bekezdése alapján: a) az alapnyilvántartás adatnyilvántartó lapja; b) az önéletrajz; c) az erkölcsi bizonyítvány; d) az esküokmány; e) a kinevezés; f) a besorolásról, illetve g) a visszatartásról, valamint h) az áthelyezésről rendelkező iratok; i) a minősítés; j) a közszolgálati jogviszonyt megszüntető irat; k) a hatályban lévő fegyelmi büntetést kiszabó határozat. 15. A fenti iratokat (személyi anyagként) minden esetben együttesen kell tárolni. 5

6 16. A személyi anyagba való betekintésre csak a Ktv ának (1) bekezdésben foglaltak jogosultak. 17. A köztisztviselő a személyi anyagába, az alapnyilvántartásba, illetve a személyes adatait tartalmazó egyéb nyilvántartásokba, személyi iratokba korlátozás nélkül betekinthet, azokról másolatot vagy kivonatot kérhet, illetve kérheti adatai helyesbítését, kijavítását. Tájékoztatást kérhet személyi irataiba történt betekintésről, adatszolgáltatásról, személyi anyagának más szervhez történő megküldéséről. 18. A köztisztviselő az adatai helyesbítését és kijavítását a jegyzőnél írásban kérheti. 19. A köztisztviselő személyi anyagába, egyéb személyi irataiba, illetve az alapnyilvántartásba a Ktv ának (1) bekezdésében felsorolt személyek a Betekintési Lap kitöltését követően jogosultak betekinteni. 20. A Betekintési Lapon meg kell jelölni a betekintést kérőt (szerv, személy), a betekintés időpontját, annak jogcímét, célját, a megismerni kívánt adatok körét, a betekintő aláírását. 21. A Betekintési Lapot a személyi anyag részeként kell kezelni. 22. A Betekintési Lap alapján történt betekintés, illetve személyi irat továbbítását és az adatszolgáltatás tényét külön jegyzőkönyvben kell nyilvántartani. Személyi adatot tartalmazó iratot továbbítani csak zárt borítékban (csomagolásban) szabad. A csomagoláson fel kell tüntetni, hogy személyes adatokat tartalmaz és csak a címzett bonthatja fel. 23. A közszolgálati jogviszonnyal összefüggő adatok kezeléséért a Hivatalban: a) a jegyző; b) az érintett köztisztviselő felettese; c) a minősítést végző vezető; d) a személyügyi feladatot ellátó köztisztviselő (ügyintéző); e) a köztisztviselő, a saját adatainak közlése tekintetében tartozik felelősséggel. 24. A köztisztviselő felettese felelősségi körén belül minden esetben köteles a Ktv. 63. (1) és 64. (2) bekezdésében foglalt jogosultságának gyakorlása esetén a BM rendelet 1. sz. melléklete szerinti Közszolgálati Nyilvántartás Adatlapja nyomtatvány borítóján is dokumentálni a jogosultság gyakorlásának jogalapját, valamint a megismerni kívánt adatok körét. 25. A minősítést végző vezető felelősségi körén belül gondoskodik arról, hogy a minősítés folyamatába a Ktv. 3.. (1) bekezdése alapján bevont harmadik személy kizárólag csak a jogszerű és tárgyilagos minősítéshez szükséges adatokat ismerhesse meg. 6

7 26. A tartalékállományba helyezéssel és annak megszüntetésével kapcsolatosan keletkezett iratokat az érintett személyi anyagba kell helyezni. Az üres álláshelyek és pályázati felhívások KTV TARTINFO felé történő jelentéssel kapcsolatos iratokat külön iktatószámon kell kezelni. 27. A köztisztviselői álláshelyekre kiírt pályázatokra (álláshirdetésekre) beérkezett, valamint az elbírálás során keletkezett iratokat személyi iratként, de más ügyiratoktól és személyi anyagoktól elkülönítve kell iktatni és kezelni. 28. A személyügyi feladatot ellátó köztisztviselő felelősségi körén belül köteles intézkedni arról, hogy a) a R. 9.. (3) bekezdésében foglalt esetben az adatot a megfelelő személyi, illetve személyzeti iratra az adat keletkezésétől, illetőleg változásától számított legkésőbb - 15 munkanapon belül - rávezessék; b) a köztisztviselő által szolgáltatott és igazolt adatok helyesbítését és kijavítását az R. 6.. (2) bekezdése alapján történt kezdeményezés és igazolás alapján legkésőbb 5 munkanapon belül átvezessék; c) ha a köztisztviselő az R. 6.. (2) bekezdése alapján egyéb, nem általa szolgáltatott adatainak kijavítását, vagy helyesbítését kéri, kezdeményezi a munkáltatói jogkör gyakorlójánál az adathelyesbítés, illetve kijavítás engedélyezését, ezt követően a munkáltatói jogkör gyakorlójának döntése alapján haladéktalanul köteles eljárni. d) gondoskodni arról, hogy az általa kezelt - a közszolgálati jogviszonnyal összefüggő - adat és megállapítás az adatkezelés teljes folyamatában megfeleljen az R. 9.. (3) bekezdésében felsorolt iratok, valamint jogszabályi rendelkezések tartalmának; e) gondoskodni arról, hogy a személyi iratra csak olyan adat, illetve megállapítás kerülhessen, amely az R. 9.. (3) bekezdésében foglalt adatforráson alapul; f) a közszolgálati jogviszonnyal összefüggő adat helyesbítését és törlését kezdeményezni a szervezet vezetőjénél lehet, ha megítélése szerint a személyi iraton szereplő adat a valóságnak már nem felel meg. 29. A köztisztviselő felelős azért, hogy az általa a közigazgatási szerv részére átadott, bejelentett adatok hitelesek, pontosak, teljesek és aktuálisak legyenek. 30. A közszolgálati nyilvántartást tartalmazó számítógépes rendszerek fizikai biztonsága érdekében: a) az adatkezelésre használt számítástechnikai és manuális eszközökhöz történő illetéktelen fizikai hozzáférés megakadályozását, b) az adathordozók tartalma illetéktelen megismerésének, lemásolásának, megváltoztatásának vagy az adathordozó eltávolításának a megelőzését, c) annak megakadályozását, hogy az adatkezelésre használt számítástechnikai és manuális eszköztárba illetéktelen bevitelt hajtsanak végre vagy a tár tartalmát illetéktelenül megismerjék, töröljék vagy bármilyen módon megváltoztassák, d) annak megakadályozását, hogy adatkezelésre használt távadatátviteli vonalon az adatokhoz illetéktelenül hozzáférjenek, 7

8 e) a hozzáférési jogosultság betartását, f) azoknak az azonosítását, akiknek az adatkezelésből adatokat továbbítanak, g) annak azonosítását, hogy a számítástechnikai, valamint manuálisan vezetett eszköztárba milyen adatokat, mikor és ki rögzíti, illetve intézkedett a rögzítésről, h) annak megakadályozását, hogy az adatok továbbítása alkalmával az adatokat illetéktelenül megismerjék, lemásolják, töröljék vagy bármilyen módon megváltoztassák. 31. A fizikai biztonság szabályozásakor különösen fontosak az alábbi szempontok: a berendezéseket, az adathordozókat védeni kell a káros környezeti hatások ellen (pl. ne kerüljenek fűtőtest közelébe, ne érje őket közvetlen napsugárzás, port és szemetet tartalmazó tevékenységet a közelükben végezni tilos, stb); az adathordozó eszközök elhelyezésére szolgáló helyiségeket úgy kell kialakítani, hogy elegendő biztonságot nyújtsanak illetéktelen vagy erőszakos behatolás, tűz vagy természeti csapás ellen; azokba a helyiségekbe, ahol adatkezelés folyik, a személyek belépését a hivatalos feladataikkal összhangban megállapított felhatalmazás alapján kell szabályozni, ellenőrizni; az adathordozókról, azok mozgásáról, tartalmáról és felhasználásukról nyilvántartást kell vezetni; a számítástechnikai eszközök hozzáférési kulcsát (azonosító kártya, jelszó) szolgálati titokként kell kezelni; gondoskodni kell arról, hogy a számítástechnikai eszközök biztonsági megoldásainak dokumentációjához csak az arra felhatalmazott személyek férjenek hozzá. 32. Számítástechnikai eszközök használata esetén az üzemeltetési biztonság szabályozásakor különösen fontosak az alábbi szempontok: meg kell határozni az adatokhoz való hozzáférés szintjének szabályait; külső személy - pl. karbantartás, javítás, fejlesztés céljából - a számítástechnikai eszközökhöz lehetőleg úgy férjen hozzá, hogy a kezelt adatokat ne ismerje meg; a számítástechnikai rendszert - ideértve a programokat is - dokumentálni kell. A rendszer vagy annak bármely eleme csak az arra illetékes személy felhatalmazásával változtatható meg, amelyet ellenőrizni kell; a hozzáférés jelszavait időközönként, de az üzemeltető személyének megváltoztatásakor azzal egyidejűleg meg kell változtatni. Jelszót ismételten nem lehet kiadni; a rendszerbe kerülő adatokat tartalmazó (hagyományos vagy számítástechnikai eszközzel olvasható) dokumentumokat úgy kell kezelni, hogy elvesztésük, elcserélésük vagy meghibásodásuk elkerülhető, kiküszöbölhető legyen; 8

9 33. A technikai biztonság szabályozásakor különösen fontosak az alábbi szempontok: az adatok és programok véletlen vagy szándékos megrongálását számítástechnikai módszerekkel is meg kell akadályozni; az adatállományok kezelését úgy kell megszervezni, hogy részleges vagy teljes megsemmisülésük esetén tartalmuk rekonstruálható legyen, az adatállományok tartalmát képező adattételek számát folyamatosan ellenőrizni kell; a hozzáférést jelszavakkal kell ellenőrizni; az adatok és az adatállományok változását naplózni kell; on-line adatmozgás kezdeményezésének jogosultságát ellenőrizni kell; programfejlesztés vagy próba céljára valódi adatok felhasználását - ha a próbát külső szerv vagy személy végzi - el kell kerülni. 34. A közszolgálati nyilvántartást tartalmazó számítógépes rendszerről történő információ továbbítás részletszabályai: a hivatal közszolgálati alapnyilvántartás számítógépes információs rendszeréből adatot szolgáltatni is csak a szabályzatban meghatározottak szerint lehet a központi közszolgálati nyilvántartás részére az adatszolgáltatás mágneses lemezen történik a központi közszolgálati nyilvántartás részére az adatszolgáltatást a BM rendelet szerinti nyomtatványon kell dokumentálni és az irattárba el kell helyezni; az adatszolgáltatást végző köztisztviselő köteles a mágnes lemez sérülés nélküli eljuttatásáról gondoskodni. A szolgáltatott adatokról készült lemez másolatot 2 évig elkülönítetten meg kell őrizni. 35. A köztisztviselői és hozzátartozói vagyonnyilatkozatok (továbbiakban vagyonnyilatkozatok) kezeléséért a személyzeti feladatot ellátó köztisztviselő a felelős. 36. A vagyonnyilatkozatokat a személyi iratoktól elkülönítetten és együttesen kell kezelni, oly módon, hogy azokhoz csak az arra jogosult személyek férhessenek hozzá. 37. A vagyonnyilatkozatok kezelése, és az azokkal kapcsolatos adatvédelmi követelmények érvényesítése tekintetében a Ktv. 22/A -a valamint a vagyonnyilatkozat tételéről, átadásáról, kezeléséről, őrzéséről a vagyonnyilatkozat formai követelményeiről szóló évi CLII. törvény rendelkezései az irányadók. 38. Vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel járó munkakörök jegyzéke: Szociális és gyermekjóléti igazgatási feladatok Szabálysértési igazgatási feladatok Ipari és belkereskedelmi igazgatási feladatok Költségvetési gazdálkodási feladatok 9

10 Házipénztárosi feladatok Adóügyi igazgatási feladatok 2. Fejezet A munkarend, munkavégzés, rendkívüli munkavégzés, helyettesítés, illetménypótlékok, elismerések és munkakörátadás szabályai 2.1. A hivatal munkarendje: A hivatal heti 40 órás részletes munkarendjét, valamint az ügyfélfogadás rendjét a polgármesteri hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata tartalmazza Munkavégzés A hivatal köztisztviselőinek a munkaköri feladatait az egyéni munkaköri leírások tartalmazzák A köztisztviselő faladatait a köz érdekében, a jogszabályoknak megfelelően, pártatlanul és igazságosan, a kulturált ügyintézés szabályai szerint, a szakmai és etikai szabályok betartásával köteles ellátni. A hivatal köztisztviselői munkavégzésük során mindenkor kötelesek a közszolgálat, az önkormányzat és a hivatal tekintélyét megőrizni. A köztisztviselő köteles megtartani az állam- és szolgálati titkot. A köztisztviselő illetéktelen személynek és szervnek nem adhat tájékoztatást olyan tényekről, amelyek tevékenysége során jutottak tudomására és kiszolgáltatásuk az állam, a közigazgatási szerv, munkatársa vagy az állampolgár számára hátrányos, vagy jogellenesen előnyös következményekkel járna A köztisztviselő köteles s kijelölt munkahelyen és időben munkára képes állapotban megjelenni és munkát végezni. Ha a munkára képes állapot nem áll fenn, vagy ennek vizsgálatát a köztisztviselő alapos ok nélkül megtagadja, a munkába állástól vagy a munkavégzés folytatásától el kell tiltani, és az esetről jegyzőkönyvet kell felvenni A munkából való távolmaradást a köztisztviselő köteles legfeljebb 24 órán belül a jegyzőnek bejelenteni, a távolmaradás okát a jegyző felszólítására a megadott határidőn belül igazolni Minden köztisztviselő egyénileg felelős a személyes használatába adott hivatali vagyontárgyakért. A vagyonvédelem és a hivatali titoktartás köteles gondoskodni annak megakadályozásáról, hogy illetéktelenek a hivatal helyiségeibe belépjenek és 10

11 ott tartózkodjanak. A hivatal helyiségét távozáskor köteles bezárni, a hivatalos iratokat elzárni, a tűzvédelmi szabályzat szerint áramtalanítást elvégezni Munkavégzéssel járó egyéb jogviszonyt (Ktv (2) bekezdésben foglalt tevékenységeken kívül) a hivatal köztisztviselői a jegyző engedélyével létesíthet. A felmerülő összeférhetetlenségi okot a jegyzőnek kell bejelenteni Rendkívüli munkavégzés szabályai A jegyző a rendkívüli munkavégzés elrendelésének, nyilvántartásának és elszámolásának helyi rendjét a Ktv. 40. (1) bekezdése alapján a következők szerint szabályozza: A rendkívüli munkavégzést a jegyző írásban rendelheti el A rendkívüli munkavégzés elrendelését köztisztviselőnként külön-külön kell dokumentálni Az elrendelés tartalmi követelményei: - a munkavégzéssel érintett köztisztviselő neve, beosztása, - a rendkívüli munkavégzés okának (tárgyának) és időpontjának meghatározása kezdő és befejező időponttal ( év. hónap,.. nap óra. perc), - a rendkívüli munkavégzés elrendelésének dátuma és időpontja, jegyző aláírása, - a köztisztviselő aláírása - a rendkívüli munkavégzésre rendelésének tudomásul vételének igazolására, A rendkívüli munkavégzés munkanapon történő elrendelésének szabályai: a) adott napon is, rendes munkaidőben foglalkoztatható munkavállaló számára akkor lehet rendkívüli munkavégzést elrendelni, ha a rendkívüli munkavégzés elrendelésének tényét a rendes munkaidő lejárata előtt legalább 4 órával ismertetik az érintettel, b) adott napon rendes szabadságon lévő munkavállaló számára akkor lehet csak rendkívüli munkavégzést elrendelni, ha adott feladatot az a) pontban meghatározott személyekkel várhatóan nem lehet elvégezni Pihenőnapon és munkaszüneti napon rendkívüli munkavégzés elrendelése a rendes munkaidőben adott napon is foglalkoztatható munkavállaló számára akkor lehetséges, ha a rendkívüli munkavégzés elrendelésének tényét a rendkívüli munkavégzés időpontját megelőző munkanapon közlik A rendkívüli munkavégzés elrendelésének indokoltságáért a jegyző tartozik felelősséggel. Különösen indokolt lehet a rendkívüli munkavégzés elrendelése, ha: - képviselő-testületi ülésen a hivatal dolgozójának jelenléte indokolt, mivel: - részt vett előterjesztés összeállításában, - referens, vagy jegyzőkönyvvezető, - államigazgatási, illetve közigazgatási határidők tartása csak így lehetséges, 11

12 - olyan feladat ellátására kerül sor, melynek időpontja a rendes munkaidőn kívüli időre esik (pl.: választás, népszavazás lebonyolítása stb.) - anyakönyvvezetői feladatot lát el A rendkívüli munkavégzést elrendelő dokumentumokat évenként elkülönítve gyűjteni kell A rendkívüli munkavégzés nyilvántartásának célja, hogy a rendkívüli munkavégzéssel kapcsolatos ellentételezések megalapozottan, ellenőrzötten történhessenek A nyilvántartás rendszere: a) a rendkívüli munkavégzés miatt a munkával töltött időt a jelenléti íven a rendes munkaidőtől el nem különítve kell a köztisztviselőnek bejegyeznie, b) a jegyző által megbízott köztisztviselő vezeti A rendkívüli munkavégzés nyilvántartását A nyilvántartást folyamatosan, naprakészen kell vezetni. Az adatok valódiságáért a jegyző tartozik felelősséggel A nyilvántartásba a saját adatai tekintetében a köztisztviselőnek betekintési joga van A nyilvántartás vezetése: 1. A nyilvántartást évenként kell vezetni. 2. A köztisztviselőkre vonatkozó nyilvántartó oldalak jellemzője, hogy: - tartalmazza a szabadidő keletkezésével kapcsolatos részletes információkat, valamint - egyértelműen meghatározza a szabadidő ellentételezésének formáját, - a jogszabályban meghatározott szabadidő felhasználására vonatkozó - határidő betartása ellenőrizhető, - a nyilvántartás szabadidő keletkezésével kapcsolatos adataihoz megfelelő, ellenőrizhető dokumentumok alapján lehet bejegyzést tenni, pl: köztisztviselők jelenléti íve; indokolt esetben a rendkívüli munkavégzés jelenléti íve, jegyzőkönyv jelenléti ívei stb; - a nyilvántartás szabadidő ellentételezésével kapcsolatos adataihoz a szabadidő engedélyek alapján lehet bejegyzést tenni. A nyilvántartásokhoz meg kell őrizni köztisztviselőnként a nyilvántartásba történő bejegyzés alapjául szolgáló dokumentumokat A szabadidő megállapításra vonatkozó speciális szabály, hogy a rendkívüli munkavégzés időtartamát órára kerekítve is meg kell adni, és a továbbiakban már csak a kerekített idővel kell számolni. A kerekítés szabálya: egész órának számít, ha a megkezdett órából a munkavégzés időtartama eléri, vagy meghaladja a 30 percet. A 30 perc alatti időtartamot nem szabad figyelembe venni A rendkívüli munkavégzés ellentételezéseként a köztisztviselőt: 12

13 - jogszabályban meghatározott mértékű szabadidő illeti meg, melyet 30 napon belül ki kell adni, - ha a szabadság kiadása nem lehetséges, a szabadidőt meg kell váltani A szabadidő kiadásának/megváltás kifizetésének elszámolása elsősorban a köztisztviselő kérésének megfelelően történhet. a) A szabadidő kiadásakor figyelembe kell venni, hogy a szabadidő: - kiadására a köztisztviselő kérése alapján kerülhet sor, - amennyiben a köztisztviselő a szabadidő kiadását a szabadidő keletkezésétől számított 15 napon belül nem használja fel, illetve nem jelzi, hogy mikor szeretné fellhasználni, a jegyző meghatározza: - a szabadidő kiadásának időpontját, illetve - ha a szabadidő kiadása nem lehetséges, intézkedik a szabadidő megváltás kifizetéséről. b) A szabadidő kiadása, vagy megváltása csak engedélyezést követően lehetséges. A használandó nyomtatvány: Szabadidő kivétel/megváltás engedély a továbbiakban szabadidő engedély. c) A szabadidő kiadásának elszámolása a szabadidő engedély alapján történik. A szabadidő engedély alapján kell a rendkívüli munkavégzés nyilvántartásába bejegyezni a szabadidő felhasználást. d) A szabadidő megváltás elszámolása szintén a szabadidő engedély alapján történik. Az engedély alapján kerül sor a tényleges számfejtési dokumentumok elkészítésére helyettesítés szabályai A hivatali munka folyamatosságának biztosítása és az ügyfelek magas szintű kiszolgálása érdekében a távollévő köztisztviselőt munkatársai helyettesítik. A helyettesítés rendjét a köztisztviselők munkaköri leírása tartalmazza. Rendkívüli esetben a jegyző a helyettesítés rendjétől eltérhet. Ha a köztisztviselő a jegyző intézkedése alapján munkakörébe nem tartozó munkát végez és az eredeti munkakörét is ellátja, illetményén felül a Ktv. 49/B. -a szerint külön díjazás (helyettesítési díj) is megilleti. a) A helyettesítési díj mértéke időarányosan a helyettesítő köztisztviselő illetményének 50 %-áig terjedhet. Amennyiben a helyettesítést több köztisztviselő látja el, akkor a fenti százalék megosztásával, munkavégzésük (és illetményük) arányában részesülnek a helyettesítési díjból. b) A helyettesítési díj mértékét a jegyző állapítja meg. A helyettesítési díj a helyettesítés első napjától jár. c) A köztisztviselő akkor is jogosult a helyettesítési díjra, ha tartósan távol lévő köztisztviselőt helyettesít, illetve részben vagy egészben többletfeladatként betöltetlen munkakört lát el. Nem jár helyettesítési díj, ha a helyettesítés rendes szabadság miatt szükséges. A helyettesítést a munkáltatói jogkör gyakorlója rendeli el. 13

14 2.5. Illetménypótlékra jogosító munkakörök Az illetménypótlékokra jogosító munkaköröket a Ktv. 47. (6), 48. (4) és (10), valamint a 48/A. (1) bekezdése alapján a következők szerint szabályozom: Gépjárművezetési pótlékra, valamint egészségügyi pótlékra jogosító munkakört nem állapítok meg Az alanyi jogon járó nyelvpótlékon túlmenően idegennyelv-tudási pótlékra jogosító nyelvet és munkakört nem állapítok meg Képzettségi pótlékra jogosító munkakörök Munkakör Költségvetési, helyi-adóügyi munkakörökben Képzettség Mérlegképes könyvelői, vagy felsőfokú adó-szakképesítés 2.6. Elismerések szabályai A Polgármesteri Hivatal eredményes tevékenysége érdekében teljesített szorgalmas, példamutató munkavégzésért, a szervezet szempontjából fontos, váratlanul jelentkező feladatok elvégzéséért, ezen eredmények közvetlen, rövid időn belül történő ösztönzésére a hivatal köztisztviselői jutalomban részesíthetők. Jutalmazás kérdésében a munkáltatói jogokat gyakorló dönt Az elismerések a következők lehetnek: - pénz-, vásárlási utalvány vagy tárgyjutalom Az elismerésre fordítható keret éves mértékét a képviselő-testület a költségvetésben határozza meg Munkakör átadás szabályai Ha az adott köztisztviselői munkakörben alkalmazott köztisztviselő személyében változás történik, vagy a feladatok elvégzésének ellátása más köztisztviselő feladatává válik, akkor a feladat átadásáról átadás-átvételi jegyzőkönyvet kell felvenni. A munkakör átadásánál jelen vannak az érintett köztisztviselők és a jegyző A jegyzőkönyvnek (a kötelező jegyzőkönyvi elemeken túl) tartalmaznia kell: - a lezártan átadott ügyek iratait, - a folyamatban lévő ügyek iratait, 14

15 - az ügyintézés állásának és a tett intézkedések megjelölését, a feladatot átadó köztisztviselőnek a tett intézkedéseiért illetve mulasztásaiért való felelősségvállalási nyilatkozatát, - a munkakör ellátása során használt a hivatal tulajdonában lévő eszközöket, segédleteket, stb., megjelölve azok használhatósági állapotát is. - az eszközökben tapasztalt hiányt, illetve a hiányért való felelősség megállapítását, - és minden olyan lényeges tényt vagy körülményt, amely a feladat ellátás zavartalan folytatása, vagy az ügyintézési hibákért, mulasztásokért való felelősség megállapítása szempontjából lényeges. 3. Fejezet Szabadság, és egyéb munkaidő kedvezmény A jegyző a szabadság kiadás és az egyéb munkaidő kedvezmény nyilvántartásának helyi rendjét a Ktv. 41/A. (1) és (3) bekezdése alapján a következők szerint szabályozza: 3.1. A szabadságolási terv összeállítása érdekében a jegyző február 15-ig begyűjti a köztisztviselőknek a szabadságuk kivételével kapcsolatos igényeit. Az igények figyelembevételével, de a közszolgálati feladatok zökkenőmentes elláthatóságát szem előtt tartva kell elkészíteni a szabadságolási terv javaslatot. A szabadságolási tervnek tartalmaznia kell: - vízszintesen az év valamennyi munkanapját, - függőlegesen a köztisztviselők nevét. A szabadságolási tervben értelemszerűen be kell jelölni, hogy adott köztisztviselő mely napokon lesz szabadságon. A szabadságolási tervbe a köztisztviselőket igazgatási áganként csoportosítva kell felvezetni, hogy könnyen átlátható legyen az, hogy a szabadságolás miatt nem lesz-e probléma az adott igazgatási területen. A szabadságolási terv javaslatot közszemlére kell tenni, majd a beérkező módosító javaslatok, kérések lehetőség szerinti figyelembevételével el kell készíteni február végéig a végleges szabadságolási tervet. A szabadságolási terv egy-egy példányát: - a jegyző, - a személyi ügyekkel foglalkozó személy őrzi, valamint - egy példány kifüggesztésre kerül a hivatal hirdető táblájára A jegyző vagy a jegyző által kijelölt személy gondoskodik a köztisztviselők szabadság nyilvántartásáról. 15

16 A szabadság-nyilvántartást évenként kell vezetni. A szabadság nyilvántartáson fel kell tüntetni: a) az adott évben a köztisztviselőt megillető fizetett szabadságokat: - az alapszabadságot, - a pótszabadságokat, - a tanulmányi szabadságot, - a fenti szabadságok alapján az összes fizetett szabadságot; b) az adott évben a fizetés nélküli szabadsággal kapcsolatos adatokat; c) a szabadság ütemezését és felhasználását: - a szabadság ütemezését a szabadságolási terv alapján, - a szabadság felhasználását A szabadság kiadása a szabadságengedély kitöltésével lehetséges. A szabadságot a jegyző engedélyezi. A szabadság-engedély alapján a szabadság kiadásának tényét be kell jegyezni a szabadság-nyilvántartásba A jegyző által kijelölt személy köteles az egyéb munkaidő kedvezményekkel kapcsolatos nyilvántartási feladatokat ellátni. Az egyéb munkaidő kedvezményre jogosító feltételeket, körülményeket a Mt a határozza meg. A munkaidő kedvezményekről személyenkénti nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell: - a köztisztviselő nevét, - a munkaidő kedvezmény pontos megnevezését, - a munkaidő kedvezményt megadó irat hivatkozási számát, - a munkaidő kedvezményként ténylegesen igénybe vett időtartamot, időtartamokat. A nyilvántartást évenként kell vezetni. 16

17 4. Fejezet Az étkezési hozzájárulás, ruházati költségtérítés szabályai 4.1. Az étkezési hozzájárulás A jegyző a Ktv. 49/F. (3) bekezdése alapján az étkezési hozzájárulással kapcsolatban a következőket szabályozza: Az étkezési hozzájárulás összegét a személyi jövedelemadó törvény 1. számú melléklete szerint ilyen célra adható adómentes juttatás legnagyobb mértékében határozom meg, azaz ennél jobban nem emelem fel Az étkezési hozzájárulás elszámolása Az étkezési hozzájárulás kifizetésével kapcsolatosan a szerv nyilvántartást vezet: (az a) és b) pont lehetősége közül a magánszemély egy adott hónapban csak egyfajta kedvezményt vehet igénybe!) a) az étkezési jegyek alkalmazása esetében. A vezetendő nyilvántartások - az étkezési utalványok átadását - átvételét (sorszám feltüntetéssel) igazoló nyilvántartás, illetve dokumentumok, - az étkezési utalványokról vezetett folyamatos nyilvántartások, melyből egyértelműen megállapítható: - a beszerzés: - időpontja, - értéke, - az étkezési jegyek címlete és db száma, azonosító sorszáma, - a kiadás: - időpontja, - értéke, - az étkezési jegyek címlete és db száma, azonosító sorszáma, - az étkezési utalványok aktuális állományának: - értéke, - az étkezési utalványok címlete és db száma, azonosító sorszáma. b) a természetben nyújtott étkeztetés alkalmazása esetén. A vezetendő nyilvántartásnak tartalmaznia kell, az étkeztetésben résztvevő köztisztviselőkkel kapcsolatos következő adatokat: - hogy adott hónapban, adott köztisztviselő: - hány napi étkeztetésben részesült, annak mennyi az összértéke, - mennyi a támogatásként étkezési hozzájárulásként - elszámolható, és elszámolt összeg. 17

18 Egy adott hónapban a magánszemély csak egyfajta kedvezményt vehet igénybe A ruházati költségtérítés szabályai A jegyző a ruházati költségtérítés fizetésének és elszámolásának feltételeit, helyi rendjét a Ktv. 49/G. (5) bekezdése alapján a következők szerint szabályozza: A hivatal valamennyi köztisztviselője ruházati költségtérítésre jogosult. (A nem teljes munkaidőben foglalkoztatott köztisztviselő a munkaideje és a teljes munkaidő arányában jogosult a ruházati költségtérítésre.) Amennyiben a köztisztviselő munkaruha ellátásra jogosult, az ilyen ellátásra fordított összeget be kell számítani a ruházati költségtérítés összegébe Jelenleg munkaruha ellátásra jogosító munkaköröket nem állapítok meg A ruházati költségtérítés, illetve a munkaruha juttatás kifizetése évente a költségvetési rendeletben meghatározott időszakban, a tárgyévben történik A munkaruha juttatásra jogosító munkaköröknél a ruházati költségtérítés öszszegét először az adott évben munkaruha juttatásként járó ruházatra lehet kifizetni, majd a fennmaradó összeget a köztisztviselő a ruházati költségtérítés szabályai szerint használhatja fel A költségtérítés elszámolásának nyomon-követhetősége érdekében a ruházati költségtérítésről, illetve a munkaruha juttatásról nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartásnak személyenként tartalmaznia kell, az adott évben ilyen költségtérítés címen: - megillető összeget, - kifizetett összegeket, - a kifizetés könyvelési hivatkozási számát, - az esetleges visszafizetésre vonatkozó adatokat A ruházati költségtérítés visszatérítése A ruházati költségtérítés időarányos része jár a köztisztviselőnek, ha a közszolgálati jogviszonya a tárgyévben hat hónapot meghaladó időtartamban szünetel, vagy ha a közszolgálati jogviszonya év közben keletkezik, vagy szűnik meg. A köztisztviselő közszolgálati jogviszonyának év közben történő megszűnése esetén a köztisztviselő köteles a felvett ruházati költségtérítés időarányos részét visszatéríteni, kivéve ha a köztisztviselő végkielégítésre jogosult, továbbá ha a közszolgálati jogviszony a köztisztviselő nyugdíjazása vagy halála miatt szűnik meg. 18

19 5. Fejezet A köztisztviselők szociális, jóléti juttatásainak szabályai A jegyző a köztisztviselők szociális, jóléti juttatásainak mértéke, feltételei, az elbírálás és az elszámolás rendje, valamint a visszatérítés szabályait a Ktv. 49/H. utolsó mondata, valamint az önkormányzat ide vonatkozó rendelete (a továbbiakban: képviselő-testület rendelete) alapján a következők szerint szabályozom: A különböző juttatások fedezete és a juttatások fajtái Az e szabályzat szerint biztosítható a juttatások megítélése és kifizetése csak az önkormányzat képviselő-testülete a hivatal költségvetésében biztosított keret terhére történhet. A juttatások fedezetéül szolgáló keretet a képviselő-testület rendeletében meghatározott módon, valamint az e szabályzatban meghatározott módon kell felhasználni. A köztisztviselő részére a) lakásépítési vásárlási támogatás, b) illetményelőleg, c) könyvvásárlási juttatás, d) nyugdíjpénztár e) szociális támogatás adható Lakásépítési támogatás E szabályzat alkalmazásában lakásépítésnek minősül: - a köztisztviselő tulajdonába kerülő lakás építése, - a köztisztviselő tulajdonában lévő lakás felújítása, korszerűsítése, bővítése, - a köztisztviselő tulajdonában lévő nem lakás céljára szolgáló helyiség lakássá történő alakítása Lakásépítési támogatás adható annak a köztisztviselőnek, aki megfelel a következő feltételeknek: a) A köztisztviselő: 19

20 aa) a saját lakhatásával kapcsolatos ingatlannal kapcsolatban kérelmezze a támogatást; ab) a köztisztviselő ne rendelkezzen a kérelemben szereplő lakóingatlanon kívül más lakóingatlan 100 %-os haszonélvezeti joggal nem terhelt tulajdonjogával, (kivéve, ha az adott ingatlan a támogatással érintett ingatlan építése anyagi fedezetéül szolgál, s az legkésőbb a támogatás nyújtását követő 1 éven belül értékesítésre kerül, s erről a tényről és szándékról a köztisztviselő írásban nyilatkozik); ac) vállalja, hogy a rendelkezésre álló saját, illetőleg az e célra más szervtől igénybe vett anyagi eszközöket és a támogatás összegét a támogatást megítélő döntésben meghatározott célra (építésre, bővítésre, felújításra, korszerűsítésre) fordítja, illetve a felhasználást a szerződés szerinti követelményeknek megfelelően igazolja; ad) lakásépítési támogatás iránti kérelem esetén (lakásépítésnél minden esetben, illetve amennyiben a felújítás, a korszerűsítés, a bővítés építési engedély köteles, úgy az ezekre vonatkozóan is) az építési engedélyt a kérelemhez csatolja; ae) vállalja a támogatásra vonatkozó szerződéskötési kötelezettséget; af) ha a támogatás visszterhes, hozzájárul a támogatással érintett ingatlanra vonatkozó szerződés szerinti jelzálogjog bejegyzéshez. b) Támogatás csak akkor állapítható meg, ha a köztisztviselő, az a) pontban leírt feltételek fennállásáról, illetve teljesítésére vonatkozóan nyilatkozatot tesz, amennyiben a támogatandó cél építési engedély köteles, az építési engedély másolatát a kérelemhez csatolja Nem adható lakásépítési támogatás annak a köztisztviselőnek, aki: a) a munkahelye székhelye településén lévő lakástulajdonát a kérelem benyújtását megelőző 2 évben elajándékozta, b) a kérelem benyújtását megelőző 5 évben vissza nem térítendő lakásépítési vagy lakásvásárlási támogatásban részesült, c) a kérelem benyújtását megelőzően visszatérítendő lakásépítési vagy lakásvásárlási támogatásban részesült, s a kölcsönt még nem fizette vissza A köztisztviselőnek a lakásépítési támogatás: b) kamatmentes kölcsön, formáiban nyújtható Adott köztisztviselőnek nyújtandó lakásépítési támogatásnál a) kamatmentes kölcsönként: maximum ,- Ft adható, A kamatmentes kölcsön összege nem haladhatja meg a kalkulált építési költségek 20 %-át. 20

21 Amennyiben ugyan azon ingatlan esetében az építtető köztisztviselő hozzátartozója szintén a szervnél köztisztviselőként dolgozik, a támogatást mindkét köztisztviselő saját jogon igénybe veheti azzal a kikötéssel, hogy a támogatás együttes öszszege nem haladhatja meg a kalkulált építési költségek 40 %-át A támogatás iránti kérelmek elbírálása a kérelmek beérkezésének sorrendjében történik. Az egyszerre beérkező kérelmek rangsorolásánál először a magasabb beosztásban lévő nagyobb közszolgálati jogviszonnyal rendelkező köztisztviselő kérelmét kell előnyben részesíteni A kérelmek elbírálásáról a jegyző írásban tájékoztatja az érintetteket A támogatást csak az építési támogatásról szóló szerződés aláírását követően lehet a szerződésben meghatározott módon kifizetni A támogatási szerződésben rögzíteni kell, hogy a) a köztisztviselő a támogatásként nyújtott összeg % közötti tartományban hány százalékkal kell a támogatás folyósítását követő legalább 2 éven belül számlával elszámolnia, b) visszatérítendő kölcsön esetében elő kell írni az ingatlan kölcsön összegével megegyező (a szerv javára történő) jelzálog bejegyzési jogot A támogatást utólag, a támogatást megítélő döntés és a vonatkozó kölcsönszerződés - ügyiratára hivatkozva lehet kifizetni A megítélt és kifizetett támogatásokról nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell: - a köztisztviselő nevét, - a támogatás konkrét jogcímét (formáját), összegét, - a támogatás kifizetésének módját és időpontját, a szerződés ügyiratszámát, - a visszafizetés határidejét, a törlesztési időszakokat és a havi törlesztő részlet összegét, - a visszafizetett törlesztések összegét, időpontját, hivatkozási számát Az építési támogatás azonnali visszafizetésére köteles a köztisztviselő, ha: a támogatást részben vagy egészben nem a támogatási szerződésben meghatározott célra használta fel, s ezért a támogatási összeggel az előírt mértékben (részben vagy egészben) számlával nem tud elszámolni Ha a köztisztviselő a pont szerint köteles az építési támogatás azonnali visszafizetésére, a visszafizetési kötelezettségéről a jegyző írásban tájékoztatja A visszatérítendő támogatások visszatérítési időtartama (futamidő): - kamatmentes támogatás esetében maximum 5 év A jegyző köteles a visszafizetési kötelezettségét nem teljesítő köztisztviselővel szemben a fizetési kötelezettség elmulasztását követő 30 napon belül intézkedést kezdeményezni. 21

22 5.2. A lakásvásárlási támogatás E szabályzat alkalmazásában lakásvásárlásnak minősül: - a lakás tulajdonjogának vagy tulajdoni hányadának megszerzése vásárlással, cserével, - vagyonközösség megszüntetése érdekében történő tulajdonrész vásárlása Lakásvásárlási támogatás adható annak a köztisztviselőnek, aki megfelel a következő feltételeknek: a) A köztisztviselő aa) a saját lakhatásával kapcsolatos ingatlannal kapcsolatban kérelmezze a támogatást; ab) a köztisztviselő ne rendelkezzen a kérelemben szereplő lakóingatlanon kívül más lakóingatlan 100 %-os haszonélvezeti joggal nem terhelt tulajdonjogával, (kivéve, ha az adott ingatlan a támogatással érintett ingatlan vásárlása anyagi fedezetéül szolgál, s az legkésőbb a támogatás nyújtását követő 3 hónapon belül értékesítésre kerül, s erről a tényről, illetve szándékról a köztisztviselő nyilatkozik); ac) vállalja, hogy a rendelkezésre álló saját, illetőleg az e célra más szervtől igénybe vett anyagi eszközöket és a támogatás összegét a támogatást megítélő döntésben meghatározott célra (vásárlásra, tulajdonjog megszerzésre) fordítja, illetve a felhasználást a szerződés szerinti követelményeknek megfelelően igazolja; ad) lakásvásárlási támogatás iránti kérelem esetében a lakásvásárlásra vonatkozó szerződést, foglaló szerződést a kérelemhez csatolja; ae) vállalja a támogatásra vonatkozó szerződéskötési kötelezettséget; af) hozzájárul a kamatmentes támogatással érintett ingatlanra vonatkozó szerződés szerinti jelzálogjog bejegyzéshez. b) Támogatás csak akkor állapítható meg, ha a köztisztviselő, az a) pontban leírt feltételek fennállásáról, illetve teljesítésére vonatkozóan nyilatkozatot tesz és az ingatlanra vonatkozó adás-vételi szerződés másolatát a kérelemhez csatolja Nem adható lakásvásárlási támogatás annak a köztisztviselőnek, aki: a) a munkahelye székhelyén (munkavégzése helye szerinti) településen lévő lakástulajdonát a kérelem benyújtását megelőző 2 évben elajándékozta, b) aki a kérelem benyújtását megelőző 5 évben vissza nem térítendő lakásépítési vagy lakásvásárlási támogatásban részesült, c) aki a kérelem benyújtását megelőzően vissza térítendő lakásépítési vagy lakásvásárlási támogatásban részesült, s a kölcsönt még nem fizette vissza A köztisztviselőnek a lakásvásárlási támogatás: a) kamatmentes kölcsön, 22

23 formájában nyújtható Adott köztisztviselőnek nyújtandó lakásépítési támogatásnál a) kamatmentes kölcsönként: maximum ,- Ft adható, A támogatás elbírálásának rendje megegyezik a pontnál leírtakkal A támogatást csak a vásárlási támogatásról szóló szerződés aláírását követően lehet a szerződésben meghatározott módon kifizetni A támogatási szerződésben rögzíteni kell az ingatlanra vonatkozó, visszatérítendő összegével megegyező jelzálog bejegyzési jogot a szerv javára A támogatást utólag, a támogatást megítélő döntés és a vonatkozó kölcsönszerződés ügyiratára hivatkozva lehet kifizetni A megítélt és kifizetett támogatásokról nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell: - a köztisztviselő nevét, - a támogatás jogcímét (formáját) összegét, - a támogatás kifizetésének módját és időpontját, a szerződés ügyiratszámát, - a visszafizetés határidejét, a törlesztési időszakokat és a havi törlesztő részlet összegét, - a törlesztések összegét, időpontját, hivatkozási számát A visszatérítendő támogatás visszatérítési időtartama (futamidő): - kamatmentes támogatás esetében maximum 5 év A jegyző köteles a visszafizetési kötelezettségét nem teljesítő köztisztviselővel szemben a fizetési kötelezettség elmulasztását követő 30 napon belül intézkedést kezdeményezni Illetményelőleg Illetményelőlegben részesíthető az a határozatlan időre kinevezett köztisztviselő, aki az alábbiak szerint fegyelmi büntetésben nem részesült, illetve akinek a fizetési fokozata csökkentésére a munkáltató intézkedést nem kezdeményezett Nem részesíthető illetményelőlegben az a köztisztviselő: - akinél a levonás feltételei nem biztosítottak (pl.: GYES, fiz. nélküli szabadság, stb), - akinek adott évben 6 hónapnál kevesebb közszolgálati jogviszonya van, - akinek az illetményét a bruttó illetménye 10 %-ánál több levonás (letiltás, kártérítésből fakadó fizetési kötelezettség stb.) terheli, - aki az előző fizetési előlegét nem fizette vissza, - aki egy éven belül részesült figyelmeztetésben, vagy nagyobb súlyú fegyelmi büntetésben, 23

24 - aki az illetménye csökkentésére vonatkozó intézkedés hatálya alatt áll Az illetményelőleg szóban, vagy írásban előterjesztett kérelemre állapítható meg Az illetményelőlegre kamat fizetési kötelezettséget előírni nem lehet Az illetményelőleg-keretet a költségvetési ügycsoport kezeli, melynek mértéke a költségvetési rendeletbe előírtak szerinti összeg, de maximum a hivatali éves béralap 2 %-a Az illetményelőleg mértéke köztisztviselőnként, alkalmanként legfeljebb a köztisztviselő bruttó illetményének 100 %-a lehet ezer forintra kerekítve, de nem érheti el az előlegadás adóztatásának a mértékét Az illetményelőleg iránti kérelmeket a kérelem benyújtását követő 5 napon belül el kell bírálni Az illetményelőleg nyújtásáról, illetve elutasításáról a jegyző írásban tájékoztatja az érintetteket Az illetményelőleget az illetményelőleg nyújtását engedélyező jegyzői döntést követő 3 napon belül ki kell fizetni Az illetményelőlegekről analitikus és összesített nyilvántartást kell vezetni, mely tartalmazza. - az illetményelőleg keretösszegét, - a köztisztviselő nevét, - a illetményelőleg nyújtására vonatkozó ügyiratszámot, - a illetményelőleg összegét, kifizetésének módját, időpontját, hivatkozás számát, - a illetményelőleg visszafizetésének előírt: - végső időpontját, - a részletek befizetésének határidőit, - a részletek összegét, - a visszafizetésre vonatkozó adatokat: - a részletek befizetésének időpontját és a hivatkozási számokat, - a befizetett összegeket. Az előleg-nyilvántartás feladatait a házipénztáros végzi A illetményelőleget a köztisztviselő, mint visszatérítendő támogatást kapja A illetményelőleget a köztisztviselő 6 hónap alatt egyenlő részletekben köteles visszafizetni. 24

25 5.4. Könyvvásárlási juttatás A köztisztviselőt évente két alkalommal 5-5 ezer Forint értékű könyvvásárlási támogatás illeti meg, amely összeget a személyi jövedelemadó szabályai szerint kell kezelni A könyvvásárlási támogatást a dolgozó részére utalvány formájában kell átadni Az utalványok beszerzéséről és átadásáról nyilvántartást kell vezetni Önkéntes kiegészítő nyugdíjbiztosítás támogatása A hivatalban foglalkoztatott köztisztviselők önkéntes kiegészítő nyugdíjbiztosítási tagdíjhoz történő vissza nem térítendő hozzájárulásban részesülhetnek A hozzájárulás megállapítására azok a köztisztviselők jogosultak, akik legalább 1 éve a hivatal alkalmazásában állnak A hozzájárulás megállapítására a munkáltatói jogokat gyakorló jogosult A hozzájárulás havi összege a köztisztviselő bruttó bérének 2,8 %-a Szociális támogatás A köztisztviselőnek a következő szociális támogatások adhatóak: - temetési segély, - szociális segély A támogatások feltételei a) Támogatások a szociálisan rászorult személy írásbeli vagy szóbeli kérelme alapján adhatóak. (A szóbeli kérelemről feljegyzést, jegyzőkönyvet kell készíteni.) b) A támogatás adható kérelem nélkül is, hivatalból, ha az érintett személy támogatása indokolt Temetési segély adható annak a köztisztviselőnek, aki meghalt személynek tartásra köteles hozzátartozója volt, s eltemettetéséről gondoskodott. Temetési segély nem adható annak a köztisztviselőnek, aki az önkormányzat szociális ellátásokról szóló helyi rendelete alapján ugyanazon temetési költségek tekintetében: - temetési segélyben részesült, illetve - ilyen segély iránt kérelmet nyújtott be addig, amíg a kérelmet vissza nem vonja, illetve kérelme elutasításra nem kerül. 25

26 Szociális segély adható annak a köztisztviselőnek, aki átmenetileg az eddigi életkörülményeit negatívan befolyásoló rendkívüli élethelyzetbe került, vagy időszakosan anyagi gondokkal küzd. Az említett rendkívüli élethelyzetbe kerülés indokai lehetnek például: egészségügyi állapottal kapcsolatos kiadások (pl. gyógyszer kiadások, gyógykezelés költségei), stb A temetési segély mértéke a mindenkori átlagos temetési költség 50 %-a A szociális segély mértéke alkalmanként maximum a minimálbér 20 %-ának megfelelő Ft összeg lehet. (A segély konkrét összegéről a jegyző dönt.) A temetési segélyről a kérelem beérkezését, illetve a hivatal tudomására jutott segélyezési helyzetnél az annak észlelését követő 5 napon belül kell dönteni. Temetési segély adott évben a köztisztviselőnek többször is folyósítható, ha a temetési segélyezés feltételeinek megfelelő helyzetbe kerül. (Egy halálesettel kapcsolatban csak egy segély folyósítható.) A szociális segély egy évben 5 alkalommal adható, de indokolt esetben ennél többször is folyósítható. A szociális segély iránti kérelem tárgyában a kérelem beérkezésétől számított 5 napon belül kell dönteni. A hivatalból megindított eljárásnál szintén 5 nap az elintézési határidő Temetési segély és szociális segély adott évben csak akkor állapítható meg, ha annak kifizetéséről még a tárgyévben gondoskodni lehet A segélyt a támogatást megítélő okirat alapján a hivatal pénzügyi szervezete közvetlenül a pénztárból készpénzben, vagy a kérelmező kérésére postai utalványon fizeti ki A segélyt a támogatás megítélésétől számított 5 napon belül, illetve a megítélés évében kell kifizetni Továbbképzési támogatás Alapvető feltétel, hogy a továbbképzés az önkormányzat céljainak megfelelő lehet, mely a hivatal szakmai működésének színvonalát emeli. A feltétel akkor teljesül, ha az érintett köztisztviselő munkakörére előírt képzettség megszerzésére irányul. A továbbképzési támogatás annak a köztisztviselőnek adható: - aki nem iskolarendszerű, tanfolyami képzésen vesz részt, - a képzéssel kapcsolatban tanulmányiszerződés-kötését vállalja A támogatás szóban, vagy írásban előterjesztett kérelemre állapítható meg A támogatás mértéke köztisztviselőnként: - a képzési, továbbképzési támogatás esetében képzésenként a képzéssel kapcsolatos igazolt költségek 50 %-a lehet, de nem haladhatja meg félévenként a 100 ezer Ft-ot. 26