2. Melléklet: A Svájci-Magyar Együttmőködési Program Szabályzata és Eljárásrendje

Átírás

1 2. Melléklet: A Svájci-Magyar Együttmőködési Program Szabályzata és Eljárásrendje A 2. melléklet szerves része a Svájci Szövetségi Tanács és a Magyar Kormány között létrejött, Svájci-Magyar Együttmőködési Program végrehatásáról szóló Keretmegállapodásnak. A 2. melléklet meghatározza a Svájci-Magyar Együttmőködési Program szintjén történı szabályozást, a Projekt szinten alkalmazandó eljárásokat, a Projektjavaslatokkal kapcsolatos követelményeket, a pénzügyi segítségnyújtással kapcsolatos szerepeket, felelısségvállalást és speciális rendelkezéseket. A Pályázati Alapra, a Projekt Elıkészítési Alapra, a Technikai Segítségnyújtási Alapra, valamint az Ösztöndíj Alapra vonatkozó szabályokat és eljárásokat a 3. melléklet tartalmazza. 1. Svájci-Magyar Együttmőködési Program szinten történı szabályozás 1.1 Ellenırzés A Svájci-Magyar Együttmőködési Programmal kapcsolatos monitoring és ellenırzı tevékenységekért a végsı felelısség a magyar hatóságokat terheli. A Svájci-Magyar Együttmőködési Program megkezdésekor a Felek egy közösen kidolgozott monitoring rendszert állítanak fel, amelyet a Program végrehajtása során a szükségleteknek megfelelıen megerısítenek. 1.2 Éves ülések A Svájci-Magyar Együttmőködési Program hatékony végrehajtása biztosításának érdekében, a Felek éves üléseket tartanak. Az éves ülések alkalmával, egy hónappal az ülés idıpontja elıtt, a Nemzeti Koordinációs Egység elıterjeszt egy éves jelentést, amely többek között az alábbiakat tartalmazza: - Általános tapasztalat és elért eredmények - A Svájci-Magyar Együttmőködési Program végrehatásának a Stratégiai Keretszabályozásban foglaltakkal összevetett elırehaladási beszámolója - Beszámoló a Svájci-Magyar Együttmőködési Program helyzetérıl beleértve a következıket: Elfogadott projektekrıl szóló jelentések, projekt meghatározással/ elıkészítéssel kapcsolatos elırehaladás, és elırelátható lekötések; Átfogó pénzügyi jelentés a korábbi, ill. a lehetséges várható kifizetésekrıl és a Svájci-Magyar Együttmőködési Program egészére vonatkozó kötelezettségvállalásról; A projektek pénzügyi ellenırzésével kapcsolatos összefoglaló, valamint a lényegi következtetések, a 3.6 fejezettel összhangban; Pályázatokkal, szerzıdések odaítélésével, és sikeres ajánlattevıkkel kapcsolatos statisztikák; 1

2 Bizonyos projektekkel kapcsolatos fontos kérdésekrıl szóló információ - Pályázati Alapról, Projekt Elıkészítési Alapról, Technikai Segítségnyújtási Alapokról, valamint Ösztöndíj Alapokról szóló jelentések; - A még nem lekötött összegek allokációjára vonatkozó javaslatok; - A végrehajtás adminisztratív kérdéseire vonatkozó jelentés; - A Svájci-Magyar Együttmőködési Programmal és a végrehajtott projektekkel kapcsolatosan a közvélemény tájékoztatásának stratégiája és kapcsolódó tevékenységek; - Egyéb vitás kérdések, javaslatok, további lépések; - A Megállapodás mellékleteinek áttekintése és szükség szerinti módosítása. A NKE felelıs az éves ülések megszervezéséért. Egyeztet a Svájci Nagykövetséggel a szervezéssel, a tartalommal, a napirendi pontokkal, a résztvevıkkel, és egyéb szervezési és logisztikai feladatokkal kapcsolatban. Amennyiben Svájc vagy a NKE úgy dönt, a Közremőködı Szervezetek, a Projekt Végrehajtók, és más szervezetek és személyek is meghívhatók az éves ülésekre. A Felek meghívhatják az Európai Unió Bizottságát, hogy megfigyelıként részt vegyen az éves üléseken. Az ülések jegyzıkönyvét a NKE vezeti és 15 nappal az ülés után benyújtja Svájcnak végleges jóváhagyásra. 2. Projekt Támogatási Kérelmekkel kapcsolatos eljárások A támogatási kérelem egy két fordulós eljárás tárgya, amely segítséget nyújt a döntéshozatali eljárás korai fázisában is. Az elsı fordulóban történik a projekttervezet benyújtása és egy elvi döntés meghozatala. Sikeres elsı forduló esetén kezdıdhet meg a második forduló. Ebben a fordulóban egy Végleges Projekttervezet kerül benyújtásra és Svájc meghozza a végsı döntést Elsı forduló: Jelentkezési és elfogadási eljárás a projekttervezet esetében No. Lépések Tevékenységek és specifikus szabályok 1. Projektbeazonos Projekt beazonosítás kezdete az alábbiak ítás alapján: kezdeményezés - Prioritást élvezı projektek a Kormány e által összeállított lista - A NKE javaslata - Valamely Közremőködı Szervezet/Projekt Végrehajtó javaslata - Ajánlattételi felhívás - Svájc javaslata - Valamely nemzetközi szervezet javaslata Szervezete k Felelıs: NKE Résztvevık: Közremőköd ı Szervezet, Projekt Végrehajtó, Magyar partnerek, Svájci hatóságok 2

3 2. A projekttervezet kidolgozása 3. A projekttervezet elıszőrése A Projekttervezet követelményeinek (cf. 2.2) megfelelı projekttervezet elkészítése. Tartalmazhatja a Végleges Projekttervezet elkészítését támogató pénzügyi segítségnyújtásra vonatkozó kérelmet, melyet a Projekt Elıkészítési Alap finanszíroz. Lehetıség a Svájci Nagykövetséggel történı informális egyeztetésre. 4. Értékelés A Projekttervezet vizsgálata a Stratégiai Keretszabályozás, az 1. mellékletben foglalt Projekt kiválasztási kritériumok, valamint a Projekttervezet követelményei (cf 2.2) alapján. 5. A Projekttervezet benyújtása 6. A Projekttervezett el kapcsolatban hozott végsı döntés Amennyiben elfogadásra került, a Projekttervezetek egy, a kiválasztási folyamat összefoglalását tartalmazó kísérılevéllel együtt, a Svájci Nagykövetség részére benyújtásra kerülnek. A Svájci Nagykövetség formai ellenırzést végez, és a projekttervezetet a NKE kísérılevelével együtt Svájc felé továbbítja. Végsı döntés a projekttervezetrıl (beleértve, amennyiben releváns, a projektelıkészítés pénzügyi támogatására vonatkozó döntést). Amennyiben Svájc elfogadja, a végleges projekttervezet kidolgozására vonatkozó kérelem (követelményeket a 2.4 pont határozza meg). Svájc esetleges megjegyzéseit a végleges projekttervezet elkészítésénél figyelembe kell venni. Felelıs: Közremőköd ı Szervezet, Projekt Végrehajtó Felelıs: NKE Felelıs: NKE Résztvevık: Értékelı Bizottság, Közremőköd ı Szervezet (amennyibe n releváns) Felelıs: NKE Felelıs: Svájci Nagykövets ég Felelıs: Svájci Fejlesztési és Együttmőkö dési Ügynökség (SFEÜ) vagy Gazdasági Államtitkárs ág (GÁ) 2.2 A Projekttervezettel kapcsolatos követelmények A Projekttervezet (kb. 5 oldal) tartalmazza valamennyi szükséges információt annak érdekében, hogy a javasolt projekt általános értékelése megvalósítható legyen. Tétel Tartalom Általános információ Projektcím, tervezett idıtartam, prioritási terület, helyszín/régió Jelentkezı Név és elérhetıség; elızetes, releváns tapasztalat, ha van; projekt partnerek; svájci kapcsolat, ha van (know-how, technológia, partnerek vagy bármilyen Svájccal történı együttmőködés) Relevancia A gazdasági és társadalmi egyenlıtlenségek csökkentése az országon belül, valamint az ország és a fejlettebb EU 3

4 Projekttartalom Projektszervezet Költségvetés Horizontális ügyek A projekt fejlettségi szintje Mellékletek tagállamok között (hatás); illeszkedés az ország/régió és a választott szektor fejlesztési stratégiáihoz; beavatkozási stratégia A célkitőzéseket (végeredmény), a várható eredményeket (eredmény) és tevékenységet (komponensek); kedvezményezetteket, célcsoportokat, a kockázatokat és lehetıségeket; valamint a projekt fenntarthatóságát tartalmazó leírás Szervezeti diagram, felelısség-megosztás, stb. Elszámolható költségek/nem elszámolható költségek; önerı, a támogatás összege, társfinanszírozás, EU-finanszírozás és bármely egyéb pénzügyi forrás; költséghatékonysági szempontok kontra alternatívák A projekt környezeti, társadalmi és gazdasági szempontjai, nemek egyenlısége A projekt helyzete: kidolgozás alatt vagy teljesen elkészítve, és amennyiben szükséges, esetleges igény a Projekt Elıkészítési Alapból finanszírozott, a végleges projektjavaslat kidolgozását támogató pénzügyi segítségnyújtásra (pl.: megvalósíthatósági tanulmány, környezeti hatásértékelés, stb.) További dokumentáció, amennyiben szükséges 2.3 Második forduló: Jelentkezési és elfogadási eljárás a Végleges Projektjavaslat esetében No. Lépések Tevékenységek és specifikus Szervezetek szabályok 1. A Végleges A Végleges Projektjavaslat Felelıs: Projektjavaslat követelményeinek (cf. 2.4) és Svájc Közremőködı kidolgozása megjegyzéseinek megfelelı Szervezet, Projekt Végleges Projekttervezet elkészítése. Végrehajtó 2. Vizsgálat A Végleges Projekttervezet vizsgálata Felelıs: NKE Résztvevık: Közremőködı Szervezet, (ha van) 3. A Végleges Projektjavaslat benyújtására vonatkozó döntés Amennyiben elfogadásra került, a Végleges Projektjavaslatot egy, a Végleges Projektjavaslat követelményeit és Svájc megjegyzéseit tartalmazó kísérılevéllel együtt, a Svájci Nagykövetség részére benyújtásra kerül. A Svájci Nagykövetség formai ellenırzést végez, és a Végleges Projektjavaslat a NKE kísérılevelével együtt Svájc felé továbbítja. Felelıs: NKE Felelıs: Svájci Nagykövetség 4. Végsı döntés Végsı döntés a pénzügyi segítségnyújtási kérelemrıl, figyelembe véve a Végleges Projekttervezetet, a NKE kísérılevelét, és a projekt dokumentációt. Svájc fenntartja magának a jogot, hogy Felelıs: SFEÜ vagy GÁ 4

5 amennyiben szükséges saját értékelési eljárást folytasson le. 2.4 A Végleges Projektjavaslattal kapcsolatos követelmények A Végleges Projektjavaslathoz minden szükséges dokumentumot (megvalósíthatósági tanulmány, projekt dokumentáció, környezeti hatásértékelés) csatolni kell a teljes körő értékelés érdekében. A Végleges Projektjavaslat (5-10 oldal; nagy infrastruktúra projektek esetében oldal, és mellékletek) megfelelıen részletes információt nyújt, többek között, a következıkrıl: Tétel Tartalom Projekt összefoglaló (1 oldal) Alapadatok: Projektcím, a célkitőzéseket, költségvetést, partnereket, idıtartamot tartalmazó rövid leírás Relevancia A gazdasági és társadalmi egyenlıtlenségek csökkentése az országon belül, valamint az ország és a fejlettebb EU tagállamok között; illeszkedés az ország/régió és a választott szektor fejlesztési stratégiáihoz; beavatkozási stratégia Projekttartalom A célkitőzéseket, a várható eredményeket/végeredményeket, tevékenységeket és a vonatkozó indikátorokat; kedvezményezetteket, célcsoportot; a kockázatokat és lehetıségeket; valamint a projekt fenntarthatóságát tartalmazó leírás Projekt indoklás A megvalósíthatósági tanulmány fı következtetései (kellı (amennyiben szükséges) részletességgel) Projektszervezet Szervezeti diagram, felelısség-megosztás, stb. Részletes végrehajtási ütemterv Beleértve az elırehaladás meghatározott indikátorokon alapuló szakaszait és monitoring-ját Költségvetés Elszámolható költségek/nem elszámolható költségek; önerı, a támogatás összege, társfinanszírozás, EU-finanszírozás és bármely egyéb pénzügyi forrás; költséghatékonysági szempontok Beszerzés Áruk és szolgáltatásokra vonatkozó Beszerzési eljárások Fejlesztési hatás Az eredményekre/végeredményekre/hatásra vonatkozó indikátorok monitoringja és értékelése Horizontális ügyek A projekt környezeti, társadalmi és gazdasági szempontjai, nemek egyenlısége Mellékletek Pl.: megvalósíthatósági tanulmány, projekt dokumentáció, környezeti hatásértékelés 3. Projekt-végrehajtási eljárások A projek-végrehajtási eljárások a következık: No. Lépések Tevékenységek és specifikus szabályok 1. Projekt A Magyarország és Svájc közötti Projekt Megállapodás Megállapodás elkészítése 2. Aláírás A projekt megállapodás aláírása. A projekt megállapodást több mint két szerzıdı fél is aláírhatja (pl. Szervezetek Felelıs: magyar részrıl a NKE, svájci részrıl a SFEÜ vagy a GÁ Felelıs: Általában a SFEÜ vagy a GÁ nevében a Svájci 5

6 3. Beszerzés és szerzıdések odaítélése háromoldalú vagy sokoldalú egyezmény: SFEÜ vagy a GÁ, NKE és Közremőködı Szervezet, Projekt Végrehajtó). A Végrehajtási Megállapodás aláírása. A beszerzési eljárást a vonatkozó nemzeti jogszabálynak és a vonatkozó EU irányelveknek megfelelıen kell lefolytatni. Svájc felé a vonatkozó közbeszerzési szabályok teljesítését igazolni kell. Az átláthatóság növelése és a korrupció megelızése érdekében a tender dokumentációk egy feddhetetlenségi záradékot tartalmaznak. Általában, a közbeszerzési eljárásról szóló EU irányelvek (2004/17/EC és 2004/18/EC) hatályába tartozó közbeszerzések esetében, a hivatalos tenderértékelı jelentés angol nyelvő fordítását, tájékoztatásul Svájc részére meg kell küldeni legkésıbb 30 naptári nappal a szerzıdés odaítélését követıen. A fentieken túl, a CHF értékhatár feletti tenderek (vagy a hatályos nemzeti köbeszerzési értékhatárt elérı építési tender minimumküszöbével egyenértékő CHF) esetében, Svájc igényelheti ellenvetés megtételére a tenderdokumentáció egy példányát, valamint tájékozódás céljából a szerzıdéseket. Ezen dokumentumokat legkésıbb 20 naptári nappal a tendereljárás megkezdése elıtt (20 naptári napon belüli válasz hiánya esetén ellenvetés nélkülinek minısül), illetve 20 naptári nappal a szerzıdés aláírása után kell benyújtani. Továbbá, a CHF értékhatár feletti tenderek (vagy a hatályos nemzeti köbeszerzési értékhatárt elérı építési tender minimumküszöbével egyenértékő CHF) esetében, Svájc kérheti, hogy a tenderdokumentáció és a szerzıdéstervezetek angol nyelvő fordítása az ajánlattevık, illetve a nyertes ajánlattevık részére elérhetı legyen. Esetleges fordítási költségek a Projektet terhelik, és a Hozzájárulásból kerülnek finanszírozásra. A Keretmegállapodás 6.5 cikkével Nagykövetség. A magyar aláíróról vagy aláírókról Magyarország dönt. Felelıs: NKE, Közremőködı Szervezet, Projekt Végrehajtó 6

7 összhangban, a Felek megegyeznek abban, hogy a fent említett dokumentumokon túl, a tendereljárásra vonatkozó minden információt a másik Fél ésszerő kérésére benyújtanak. Svájc jogosult a tenderértékelı bizottságban megfigyelıként részt venni. Svájcnak szintén jogában áll lefolytatni a bevett közbeszerzési gyakorlatok és eljárások pénzügyi ellenırzését. 4. Ellenırzés (Monitoring) A tendereljárás keretein belül, szándékos vagy gondatlanságból eredı szabálytalanságok esetén, Svájcnak jogában áll a projekt végrehajtásának bármely szakaszában azonnal leállítani a kifizetéseket, utasítani a NKE-t, hogy állítsa le a Svájci Hozzájárulásból történı kifizetéseket, visszafizetést igényelni a jogtalanul kifizetett összegekre. Az ellenırzési eljárásokat a Projekt Megállapodás szabályozza. Az eljárás leírása magába foglalja: a jelentéstétel ütemezését, monitoring rendszert és tanácsadót, irányító bizottságokat, a tevékenységeket és eredményeket tartalmazó ütemtervet, pénzügyi ellenırzést, stb. 5. Jelentés Idıközi jelentések: kifizetési követelések és visszatérítési kérelmek támogatására, ezen melléklet 4. fejezetében meghatározottak alapján. Éves projektjelentések: a projekt elırehaladásának leírása. Tartalmazzák a jelentési év pénzügyi elırehaladásával kapcsolatos adatok és az adott idıpontig tartó kumulatív adatok áttekintését. Öszzehasonlítják az aktuális és a tervezett kiadásokat és elırehaladásokat, az eredmények mennyiségi céljait, illetve ahol lehetséges a végeredmény indikátorokat véve alapul. Bármely eltérést indokolni kell és korrekciós intézkedéseket kell javasolni. Az éves projektjelentések nem kapcsolódnak a visszatérítési kérelmekhez. Felelıs: Projekt Végrehajtó Résztvevık: NKE, Közremőködı Szervezet Felelıs: Projekt Végrehajtó Résztvevık: NKE, Közremőködı Szervezet A Projektet Záró jelentés, az utolsó projekt idıközi jelentéssel és a végsı pénzügyi jelentéssel (cf. 6) képezi az végsı kifizetés alapját. Dokumentálja és kommentálja az eredmények és végeredmények teljes körő teljesítését 7

8 6. Pénzügyi ellenırzés összehasonlítva az eredeti tervvel, az irányelveknek, pl. horizontális témák és fenntarthatóság való megfelelést, és tartalmazza a tapasztalatokat és a végkövetkeztetéseket. A Hozzájárulásból finanszírozott projektért felelıs valamennyi Közremőködı Szervezetnek teljesíteni kellett az elmúlt három éven belül a Kormányzati Ellenırzési Hivatal vagy más kijelölt intézmény megfelelési audit eljárását. Kockázatértékelésen alapuló éves rendszer audit tervezet kerül kialakításra. A kockázatértékelésen túl Svájc egyéb követelményeket is megfogalmazhat, melyeket az éves pénzügyi ellenırzési tervezetben figyelembe kell venni. A tervezettel összhangban a {felelıs szerv} és a felhatalmazott audit szervezet (pl. a Közremőködı Szervezet ellenırzési egysége) nemzeti jogi szabályozásnak megfelelı ellenırzési és audit eljárásokat folytatnak. A két évnél tovább tartó és az CHF keretösszeget meghaladó projektek esetében, egy belsı vagy egy minısítéssel rendelkezı külsı audit szervezet idıközi Pénzügyi Ellenırzés(eke)t végez, amennyiben a projekt megállapodás másképp nem rendelkezik. A következtetések és javaslatok Svájc részére is megküldésre kerülnek. Minden egyes befejezett Projekt esetében egy belsı vagy egy minısítéssel rendelkezı külsı audit szervezet Végsı Pénzügyi Ellenırzést végez. A következtetések és javaslatok, a Projekt Befejezési Jelentéssel és a Végsı Pénzügyi Jelentéssel együtt, Svájc részére is megküldésre kerülnek. Felelıs: Kormányzati Ellenırzési Hivatal Felelıs: NKE 7. Értékelés A Projekt befejezése után, a Felek független értékelést igényelhetnek. A költségek a független értékelést igénylı Felet terhelik. Felelıs: NKE, SFEÜ vagy GÁ 4. A kifizetési és visszatérítési eljárás 8

9 A Magyar Pénzügyminisztérium a Hozzájárulás Kifizetı Hatósága. Alapvetıen, a Hozzájárulásból finanszírozott minden kifizetés a magyar nemzeti költségvetésbıl elıfinanszírozásra kerül. A Projekt Végrehajtó benyújtja a NKE-nek az aktuális idıszakra vonatkozó, elszámolható költségeket tartalmazó kifizetési igényeket, valamennyi dokumentáció hiteles másolatával és az Idıközi Jelentéssel együtt. A NKE ellenırzi a dokumentáció teljességét és igazolja a megfelelıséget. A Kifizetı Hatóság jóváhagyásra és kifizetésre Svájc részére benyújtja a visszatérítési kérelmeket. A részletes visszatérítési eljárásokat a projekt megállapodás tartalmazza, és amennyiben nincs másképp meghatározva, a következı eljárásnak felel meg: No. Lépések Tevékenységek Szervezetek 1. Az eredeti számla kibocsátása 2. Az eredeti számla vizsgálata és a kifizetési igény kidolgozása Az eredeti számla kibocsátásra kerül. Az eredeti számla ellenırzése a projekt megállapodásban foglalt specifikációk, a Végrehajtási Megállapodás, a beszerzési/szolgáltatási szerzıdés és a megállapodás szerinti díjszabás alapján. Felelıs: A termék vagy szolgáltatás szállítója; szerzıdı; tanácsadó; szervezet (igénylı) Felelıs: Projekt Végrehajtó 3. A kifizetési igények igazolása a A munkálatok végrehajtása, az áruk/szolgáltatások szállítása, stb. pontosságának; valamint a speciális feltételek, stb. igazolása (minıségi és mennyiségi) Az eredeti számla szállítójának/szállítóinak kifizetése. A kifizetési igény és egy idıközi jelentés együttes benyújtása a NKE részére. A kifizetési igény egy adott idıszakban felmerült elszámolható költségeket tartalmaz. Az idıközi jelentés a pénzügyi és a fizikai elırehaladással kapcsolatos információkat, az aktuális és a tervezett kiadások összehasonlítását, az elırehaladás naprakész helyzetét tartalmazza, és megerısíti a társfinanszírozást. Bármely eltérést indokolni kell, és korrekciós intézkedéseket kell javasolni. Idıközi jelentések legalább hathavonta esedékesek. A kifizetési igénynek a Keretmegállapodással, a Projekt Megállapodással, a Végrehajtási Felelıs: NKE Résztvevık: 9

10 Kifizetı Hatóság felé és elıfinanszírozási kifizetések 4. A visszatérítési igény Svájc felé történı benyújtása 5. Svájcból Magyarországra történı kifizetés Megállapodással való megfelelıségének ellenırzése, beleértve az esetleges kettısfinanszírozást. A dokumentáció teljességének és az idıközi jelentés relevanciájának ellenırzése. Amennyiben szükséges, a támogatás felhasználás megfelelıségének ellenırzése tényfeltáró látogatások segítségével. A Kifizetı Hatósághoz érkezı kifizetési igény pontosságának és jogosságának igazolása. Svájc részére megküldésre kerül a vonatkozó dokumentáció egy másolata, úgymint idıközi, éves és projekt záró jelentések (cp. 3.5), pénzügyi ellenırzési jelentések (cp. 3.6) vagy a projekt megállapodásban foglaltaknak megfelelıen ezek összesített áttekintése. Kifizetés a Projekt Végrehajtó részére. A kifizetési igények formai megfelelıségének ellenırzése. A visszatérítési igény Svájc részére történı megküldése, és a visszafizetési igény az alátámasztó dokumentációval, valamint a szerzıdési megállapodásokkal való megfelelıségének megerısítése. A visszafizetési igények és az alátámasztó dokumentáció formai megfelelıségének ellenırzése. Az igényelt összegnek a Kifizetı Hatóság részére történı átutalása. Közremőködı Szervezet Felelıs: Kifizetı Hatóság Felelıs: Svájc Bizonyos esetekben, a Felek más kifizetési eljárást is meghatározhatnak a vonatkozó Projekt Megállapodásban. A Projekt Megállapodásban pontosítani kell a költségek elszámolhatóságának végsı határidejét. Ez a határidı a projekt tervezett befejezését követı 12 hónapon belül, de nem késıbb, mint 10 évvel a Hozzájárulás Svájci Parlament által, a Keretmegállapodás 3. cikkének megfelelıen történı jóváhagyása után lehetséges. A végsı visszatérítési igények Svájchoz történı beérkezésének határideje az elszámolhatóság végsı határidejét követı hat hónap. Szabálytalanságok esetén, Svájcnak jogában áll a projekt végrehajtásának bármely szakaszában a kifizetéseket azonnal leállítani, utasítani a NKE-t, hogy állítsa le a Svájci Hozzájárulásból történı kifizetéseket, visszafizetést igényelni a jogtalanul kifizetett összegekre. A vonatkozó rendelkezések okairól Svájc a NKE-nek és a többi résztvevı félnek írásos magyarázatot küld. 5. Feladatok és kötelezettségek 10

11 A fı résztvevık feladatai és kötelezettségei az alábbiak szerint alakulnak. A Projekt Megállapodások részletesebb kötelezettség- és tevékenység meghatározást tartalmaznak az egyes eseteknek megfelelıen. 5.1 Nemzeti Koordinációs Egység A NKE felelıs a teljes körő Svájci-Magyar Együttmőködési Program orientációért, a projektek azonosításért, tervezéséért, végrehajtásáért, pénzügyi irányításáért, ellenırzéséért és értékeléséért, valamint a Hozzájárulásból származó támogatási alapok a Keretmegállapodásnak megfelelıen történı felhasználásáért. Mindez a következıket foglalja magában: - A projektek végrehajtásához és monitoringjához szükséges nemzeti jogi keretek elfogadásának biztosítása. - A Svájci Hozzájárulás összehangolása más hozzájárulásokkal, a Nemzeti Stratégiai Referencia Kerettel, és az operatív programokkal. - A megfelelı rendelkezések Nemzeti Költségvetésbe történı felvételének biztosítása annak érdekében, hogy az igénylı hozzájusson a szükséges támogatáshoz. - A Projekt Megállapodásban megállapított társfinanszírozási rész rendelkezésre állásának igazolása. - Annak biztosítása, hogy a projekt egyik része sem részesül kettıs finanszírozásból semmilyen más támogatási forráson keresztül. - A projektjavaslatok pályázati kiírásának, rendszerezésének és értékelésének szervezeti biztosítása. - Tanácsadó irányítóbizottság(ok) létrehozása, amely(ek)ben legalább a NKE, az érintett minisztériumok, a régiók, a magán szektor, a civil társadalom és a Svájci Nagykövetség képviselıi vesznek részt. - A Svájc részére benyújtandó projektjavaslatok kiválasztása a Értékelı Bizottsággal történı egyeztetést követıen. - Az elfogadott projekttervezeteken alapuló, jól dokumentált projekt finanszírozási igények benyújtása. - Alkalmas ellenırzési és monitoring rendszerek kialakításával a projektvégrehajtásnak a Projekt Megállapodással és a Végrehajtási Megállapodással összhangban történı kivitelezésének felügyelete és irányítása. - A Projekt Végrehajtótól érkezı számlák és a dokumentáció megfelelıségének ellenırzése. - Kifizetési igények benyújtása a Kifizetı Hatóság részére, és az igények pontosságának és jogosságának ellenırzése. - A hozzáférhetı alapok hatékony és helyes felhasználásának biztosítása. - Az egyes projektek esetében annak ellenırzése, hogy a hozzáadott-érték (HEA) adó vissza igényelhetı-e a Projekt Végrehajtó által és ennek megfelelıen a svájci hatóságok értesítése a projekt dokumentáció részeként megküldött, a pályázótól származó nyilatkozatban. - A pénzügyi ellenırzés biztosítása, beleértve a teljes körő és kielégítı ellenırzési nyomvonal kialakításának biztosítását minden résztvevı intézménynél. - Valamennyi, egyfelıl Svájc és a Kifizetı Hatóság között, másfelıl a Kifizetı Hatóság és minden résztvevı nemzeti testület (pl. NKE, Közremőködı Szervezet, Projekt Végrehajtó) között végrehajtott pénzeszköz-átutalást tartalmazó átfogó éves pénzügyi jelentés készítése. 11

12 - A finanszírozott projektek pénzügyi jelentéseivel kapcsolatos következtetések és javaslatok összegzésének évente történı benyújtása. A NKE mellékletben közli a pénzügyi jelentésekre vonatkozó valamennyi eredeti következtetést és javaslatot. - A résztvevı partnerek számára, Svájcot is beleértve, a pénzügyi ellenırzés eredményei és a pénzügyi jelentés alapján hozott döntések végrehajtása megvitatásának biztosítása. - A Hozzájárulásból finanszírozott projektek végrehajtásával kapcsolatban rendszeres jelentéstétel Svájcnak, valamint bármilyen szabálytalanság azonnali jelentése. - Átfogó Svájci-Magyar Együttmőködési Program szintő éves ülések szervezése a Svájci Nagykövetséggel való egyeztetést követıen, valamint éves jelentés készítése. - Felelısségvállalás a Hozzájárulásból jogtalanul kifizetett összegek Svájcnak történı visszafizetéséért. - A Svájci-Magyar Együttmőködési Programmal kapcsolatos nyilvánosság és tájékoztatás biztosítása. - A Svájci-Magyar Együttmőködési Program keretében végrehajtott valamennyi projekttel kapcsolatos, lényeges dokumentáció tárolásának biztosítása a projektek befejezését követı 10 éves idıtartamon keresztül. A NKE részben delegálhatja a fent említett feladatokat és kötelezettségeket egy vagy több Közremőködı Szervezetre. 5.2 Közremőködı Szervezet Közremőködı Szervezet bármely jogi vagy magán szervezet, aki a NKE felelısségére vagy az NKE meghatalmazásában jár el, tekintettel a projekteket megvalósító Projekt Végrehajtóra. A Közremőködı Szervezet fı feladatai a következık: - A projektjavaslatok pályázati kiírása, rendszerezése, a projektjavaslatok követelményeivel (2. fejezet) való megfelelıség ellenırzése, és a benyújtott pályázatok minıségi ellenırzése; - A projektjavaslatok értékelı jelentésekkel együtt történı benyújtása a NKE részére; - Tender eljárások végrehajtása vagy ezen feladat delegálása egy Projekt Végrehajtóra. Amennyiben a tender eljárás delegálásra kerül, a Közremőködı Szervezet elvégzi a közbeszerzési eljárás dokumentációjának ex-ante kontrolját (az ajánlattételi felhívás kihirdetése és a szerzıdés megkötése elıtt); - A projektek végrehajtásának a Projekt Megállapodásban és a Végrehajtási Megállapodásban foglaltaknak megfelelı felügyelete és irányítása, valamint a szükséges ellenırzés elvégzése; - A Projekt Végrehajtótól érkezı számlák ellenırzése, a benyújtott dokumentumok pontosságának és hitelességének, valamint a kifizetési igények költségelszámolhatóságának igazolása; - A számlák igazolása és az igazolt számlák a NKE-nek vagy a Kifizetı Hatóságnak történı megküldése; - Jelentés a projektvégrehajtásának elırehaladásáról a NKE részére; - Szabálytalanságok figyelése és a szabálytalanságokkal kapcsolatos jelentés megküldése a NKE részére; - A Svájci-Magyar Együttmőködési Program keretében végrehajtott valamennyi projekttel kapcsolatos, lényeges dokumentáció tárolásának biztosítása a projektek befejezését követı 10 éves idıtartamon keresztül. 5.3 Projekt Végrehajtó 12

13 Projekt Végrehajtó bármely, a Felek által elismert és a Keretmegállapodás értelmében egy adott Projekt végrehajtásával megbízott állami hatóság, köz- vagy magántestület, és szervezet. Ennek következményeként, a Projekt Végrehajtó a szerzıdı fél a szolgáltatási és beszerzési szerzıdések esetében az elfogadott projektek keretén belül. A projekt megállapodás tartalmazza a Projekt Végrehajtó nevét. A végrehajtási megállapodás meghatározza a Projekt Végrehajtó feladatait és kötelezettségét. 5.4 Kifizetı Hatóság A Kifizetı Hatóság felelıs a Svájci Hozzájárulás megfelelı pénzügyi ellenırzésének biztosításáért. Mindez elsısorban a következı feladatokat jelenti: - A kifizetési igények formai megfelelıségének ellenırzése; - A megfelelı visszatérítési igények Svájc részére történı megküldése; - Valamennyi Svájc felé történt visszatérítési igény jegyzékének vezetése; - A pénzforgalomról szóló idıszakos jelentés megküldése a NKE részére. 5.5 Kormányzati Ellenırzési Hivatal A Svájc és Magyarország között létrejött Együttmőködési Program végrehajtásának tekintetében, a Kormányzati Ellenırzési Hivatal felelıs a pénzügyi ellenırzési rendszerek hatékony mőködésének, valamint a csalások és szabálytalanságok megelızésének biztosításáért. A Kormányzati Ellenırzési Hivatal fı feladatai a következık: - Egy megfelelı pénzügyi ellenırzési funkció biztosítása; - Egy éves rendszer audit és ellenırzési terv létrehozása, amely figyelembe veszi a svájci követelményeket; - A Svájc és Magyarország között létrejött Együttmőködési Program végrehajtási szerkezetében pénzügyi ellenırzéseket végez, és errıl az NKE-n keresztül Svájcnak jelentést tesz; - A finanszírozott projektek pénzügyi jelentéseivel kapcsolatos következtetések és javaslatok összegzésének évente történı benyújtása. A KEHI az NKE-n keresztül mellékletben közli a pénzügyi jelentésekre vonatkozó valamennyi eredeti következtetést és javaslatot; - Segítségnyújtás a kompetens svájci hatóságok, illetve ezek megbízottainak részére; - A Svájci-Magyar Együttmőködési Program keretében végrehajtott projektekkel kapcsolatos, a Kormányzati Ellenırzési Hivatal által elkészített audit dokumentáció tárolásának biztosítása a projektek befejezését követı 10 éves idıtartamon keresztül. Az illetékes hatóságok a Magyar Kormány teljes körő támogatásával kivizsgálják a csalás vagy szabálytalanság vélt eseteit. Bizonyítást nyert csalás vagy szabálytalanság esetén, a lefolytatandó eljárás az aktuális jogi szabályozásnak megfelelıen történik. 5.6 Pénzügyi Ellenırzési Szervezet Amennyiben a projekt megállapodás másképp nem rendelkezik, a NKE vagy a Közremőködı Szervezet minden egyes projekt esetében kijelöl egy pénzügyi ellenırzési szervezetet. Technikai Segítségnyújtás, Pályázati Alap, Projekt Elıkészítési Támogatás, valamint Ösztöndíj Alap esetén eltérı pénzügyi ellenırzési eljárások lehetnek érvényben. A pénzügyi ellenırzési szervezet lehet állami intézmény vagy elismert szakmai hírnévvel rendelkezı magánvállalat, mely a nemzetközi audit szabványoknak megfelelıen mőködik. A pénzügyi ellenırzési szervezetet a Projekt Megállapodásban meg kell említeni. A pénzügyi ellenırzés hatályáról a Projekt Megállapodáshoz csatolt melléklet határoz. Külsı pénzügyi ellenırzés esetén a költségek visszatéríthetık, ezen költségeket a projekt 13

14 költségvetésébe bele kell számolni. Belsı ellenırzés esetén a költségeket az adott ellenırzı szervezet viseli. Amennyiben a projekt megállapodás másképp nem rendelkezik, a pénzügyi ellenırzési szervezetet idıközi pénzügyi ellenırzés(eke)t végez a két évnél tovább tartó és az CHF keretösszeget meghaladó projektek esetében, és egy, a nemzetközi audit szabványoknak megfelelı végsı pénzügyi ellenırzést végez az összes projekt esetében. Az ellenırzések során igazolja a támogatás korrekt felhasználását, javaslatokat tesz az ellenırzési rendszer erısítésére, és jelent bármilyen vélt vagy valós csalást vagy szabálytalanságot. Ezen pénzügyi ellenırzési jelentések a NKE-nek kerülnek megküldésre. Az illetékes hatóságok a Magyar Kormány teljes körő támogatásával kivizsgálják a csalás vagy szabálytalanság vélt eseteit. Bizonyítást nyert csalás vagy szabálytalanság esetén, a lefolytatandó eljárás az aktuális jogi szabályozásnak megfelelıen történik. 5.7 A Svájci Nagykövetség A Svájci Nagykövetség Svájc hivatalos képviselıje. A Svájci-Magyar Együttmőködési Program végrehajtásával kapcsolatban a szerepe a következı: - Kapcsolatok létrejöttének elısegítése; a partnerek közötti kapcsolatok és a kapcsolatépítés biztosítása; - A Hozzájárulás eljárásrendjével és feltételrendszerével kapcsolatos információ- és tanácsadás a partnerek részére; - A svájci hatóságok felé és a svájci hatóságoktól érkezı hivatalos információk és javaslatok közvetítése; - Svájci delegációk látogatásának megszervezése a NKE-gel közösen; - A Svájci-Magyar Együttmőködési Programmal kapcsolatos átfogó üléseken való részvétel; - A nyilvánosság számára a Svájci-Magyar Együttmőködési Programmal kapcsolatos információadás; - Megfigyelıként való részvétel az Értékelı Bizottság ülésein. 5.8 Svájci Fejlesztési és Együttmőködési Ügynökség (SFEÜ) és Gazdasági Államtitkárság (GÁ) Svájci részrıl két illetékes hatóság vesz részt a Svájci-Magyar Együttmőködési Program végrehajtásában. Fı feladataik a következık: - Átfogó Svájci-Magyar Együttmőködési Program szinten a stratégiai és a mőködtetési irányítás biztosítása; - Részvétel a NKE által szervezett éves üléseken; - Rendszeres párbeszéd kialakítása a NKE-gel és a többi résztvevı partnerrel a projektek beazonosításával és végrehajtásával valamint a Svájci-Magyar Együttmőködési Program teljes körő elırehaladásával kapcsolatban; - Segítésnyújtás a projekt beazonosítás és elıkészítés folyamataiban; - A támogatásra benyújtott projektek finanszírozásával kapcsolatos döntéshozás; - Döntéshozás a teljes körő Svájci-Magyar Együttmőködési Program problémáival kapcsolatban; - A teljes körő Svájci-Magyar Együttmőködési Program elırehaladásának helyszíni látogatásokon és felülvizsgálatokon alapuló felügyelete; - Kapcsolatépítés a nemzeti és nemzetközi a Svájci-Magyar Együttmőködési Program szempontjából fontos szereplıkkel; - A Svájci-Magyar Együttmőködési Program svájci adminisztrációja. 14

15 Svájc ezen feladatok bármelyikét a Svájci Nagykövetségre delegálhatja. 6. A pénzügyi segítségnyújtásra vonatkozó speciális rendelkezések A magánszektornak (beleértve a hitelkereteket, a garancia rendszereket, a tıkerészesedés és a kölcsönöket) hasznot hozó visszafizetések és pénzügyi eszközökbıl származó visszahívás esetén a következı szabályozás érvényes: - Amennyiben a pénzügyi segítségnyújtás hozzájárulása visszahívásra kerül (hitelkeretek, tıkerészesedés, kölcsönök), a tıke értéke lejárat után átutalásra kerül bármely intézménynek, amely a két Fél által elfogadott ugyanazon általános célkitőzését megvalósítja. - Ugyanez a szabály érvényes a garanciákra (garancia rendszerekben) lekötött összegekre, amennyiben a pénz az eszköz futamideje alatt nem került lehívásra. A részletes szabályozást, beleértve a tulajdonjog átruházását, a megfelelı Projekt Megállapodásban vagy levélváltás formájában kell rögzíteni. 15