VISION CRITICAL COMMUNICATIONS INC. VÁLLALATI ADATVÉDELMI IRÁNYELVEK ÁTTEKINTÉS

Átírás

1 VISION CRITICAL COMMUNICATIONS INC. VÁLLALATI ADATVÉDELMI IRÁNYELVEK ÁTTEKINTÉS A Vision Critical Communications Inc. ("VCCI") számára az adatvédelem az ügyfelek, a paneltagok és a nagyközönség iránti elkötelezettség egyik kiemelt területe. Ha részt vesz egy szervezetünk által lebonyolított panel alapú kutatási felmérésben, biztos lehet benne, hogy rendelkezésünkre bocsátott személyes adatai nem kerülnek ki tőlünk. Ha bármikor részt vesz válaszadónként valamelyik panelfelmérésünkben, mindig biztos lehet benne, hogy személyes válaszait bizalmasként kezeljük, és hogy kimondottan erre vonatkozó felhatalmazása nélkül személyes azonosításra alkalmas adatait nem társítjuk a válaszaihoz. Ön szabadon dönthet a panelfelmérésben való részvételről és az egyes kérdések megválaszolásáról (vagy válasz nélkül hagyásáról), és részvételét bármikor felfüggesztheti. A VCCI Adatvédelmi Irányelvek c. dokumentum egy olyan nyilatkozat, amelyben alapelveink és fő irányvonalaink ismertetése révén tájékoztatást nyújtunk arról, milyen szintű védelmet biztosít a VCCI a válaszadók és a nagyközönség személyes adatainak a védelme érdekében. A VCCI Adatvédelmi Irányelvek célja az, hogy a Personal Information Protection and Electronic Documents Act (A személyes adatok védelmével és az elektromos dokumentumokkal kapcsolatos határozat, Kanada) előírásaival összhangban felelősségteljes és ellenőrizhető eljárásokat honosítson meg a személyes adatok védelme terén. A VCCI folyamatosan ellenőrzi az Adatvédelmi Irányelveket, hogy az mindig lényegretörő és a változó iparági szabványoknak, technológiáknak és törvényeknek megfelelően naprakész legyen. Ha kérdései vannak azzal kapcsolatban, hogyan vigyáz a VCCI a személyes adataira, kérjük, lépjen kapcsolatba Adatvédelmi felelősünkkel a privacyofficer@visioncritical.com címen vagy az alábbi levelezési címen: Suite 700, 858 Beatty Street Vancouver, BC V6B 1C1 Attention: Privacy Officer

2 A VCCI RÉSZLETES VÁLLALATI ADATVÉDELMI IRÁNYELVEI HATÁLYOSSÁG ÉS ALKALMAZÁS A VCCI Adatvédelmi Irányelvek gerincét alkotó tíz irányelv összefüggésben áll egymással, és a VCCI a tíz irányelvet egységként kezelve fogja betartani. Az egyes irányelveket a hozzájuk tartozó magyarázatokkal együtt kell elolvasni. Amennyire azt a Personal Information Protection and Electronic Documents Act (Kanada) lehetővé teszi, a VCCI Adatvédelmi Irányelvekben szereplő magyarázatok a VCCI-nél felmerülő, személyes adatokkal kapcsolatos kérdésekre igyekeznek reflektálni. A VCCI Adatvédelmi irányelvek hatályára és alkalmazására az alábbi megállapítások vonatkoznak: - A VCCI Adatvédelmi irányelvei a VCCI kereskedelmi tevékenységei során összegyűjtött, felhasznált és közzétett személyes adatokra vonatkoznak. - A VCCI Adatvédelmi irányelvei a személyes információk bármilyen formában - legyen az szóbeli, elektronikus vagy írásos - történő kezelésére vonatkoznak. - A VCCI Adatvédelmi irányelvei semmilyen korlátozást nem vetnek ki a VCCI-re az alábbi információk VCCI általi összegyűjtését, felhasználását és közzétételét illetően: (a) (b) (c) személyes azonosításra nem alkalmas információk; egy adott szervezet alkalmazottjának neve, titulusa, üzleti címe és/vagy telefonszáma; minden olyan, egyénekre vonatkozó információ, amely nyilvánosan elérhető, és amelyet a Personal Information Protection and Electronic Documents Act (Kanada) hatálya alá eső intézkedések határoznak meg. - A VCCI Adatvédelmi irányelvek alkalmazását a Personal Information Protection and Electronic Documents Act (Kanada) előírásai és rendelkezései, az ezen határozat keretében meghozott intézkedések és minden egyéb alkalmazható törvény és szabályozás - ideértve a Personal Information Protection Act (A személyes információk védelméről szóló határozat, British Columbia) határozatot is - szabályozzák.

3 DEFINÍCIÓK adatgyűjtés: Személyes adatok bármely - akár külső - forrásból, bármely módszerrel történő összegyűjtése, megvásárlása, rögzítése vagy beszerzése. alkalmazott: A VCCI alkalmazottja vagy független vállalkozója. felhasználás: A személyes adatok kezelése, irányítása és felügyelete a VCCI által, a VCCI-n belül, vagy külső félnél a VCCI tudomásával és engedélyével. hozzájárulás: Önkéntes hozzájárulás a személyes adatok megszabott célokra történő gyűjtéséhez, felhasználásához és közzétételéhez. A hozzájárulás lehet kifejezett vagy vélelmezhető, és közvetlenül a magánszemély vagy az ő erre felhatalmazott képviselője adhatja meg. A kifejezett hozzájárulás szóban, elektronikus úton vagy írásban adható meg, de minden körülmények között egyértelműnek kell lennie, és a VCCI részéről semmilyen következtetést nem igényelhet. A vélelmezhető hozzájárulás olyan hozzájárulás, amely ésszerűen kikövetkeztethető egy magánszemély valamely cselekvéséből, vagy az adott cselekvés elmulasztásából. közzététel: Személyes információ rendelkezésre bocsátása külső fél részére. külső fél: A VCCI-n kívüli magánszemély vagy szervezet. személyes információ: Egy azonosítható magánszemély adatai. Nem tartoznak ide a következők: szervezetek alkalmazottjainak neve, titulusa, üzleti címe és telefonszáma; a szervezetekkel kapcsolatos leíró jellegű, tényszerű információk. válaszadó: A nagyközönség egy tagja, aki a VCCI által lebonyolított panelfelmérés keretében megadja személyes adatait a VCCI részére. Válaszadó például egy olyan magánszemély, aki személyes adatait a VCCI rendelkezésére bocsátja egy mennyiségi vagy minőségi marketinges vagy társadalmi felmérés keretében.

4 A TÍZ ADATVÉDELMI ALAPELV 1. ALAPELV - FELELŐSSÉG A VCCI felelősséget vállal a hatálya alá tartozó személyes adatokért, és kijelöl egy vagy több személyt, akik azért felelősek, hogy a VCCI mindig megfeleljen az alábbi alapelveknek. A VCCI Adatvédelmi irányelvekben megfogalmazott rendelkezések betartásáért a VCCI Adatvédelmi felelőse (Privacy Officer) felelős. A VCCI Adatvédelmi felelősével en keresztül (a privacyofficer@visioncritical.com címen) vagy levélben, az alábbi címen lehet kapcsolatba lépni: Suite 700, 858 Beatty Street Vancouver, BC V6B 1C1 Attention: Privacy Officer A VCCI-n belüli további magánszemélyek is kijelölhetők az Adatvédelmi felelős nevében történő fellépésre vagy a személyes adatok napi összegyűjtéséért és/vagy feldolgozásáért való felelősség vállalására. A VCCI felelősséget vállal a tulajdonában vagy kezelésében lévő személyes adatokért, és vállalkozók vagy egyéb megoldások révén elvárható szintű védelmet biztosít az információk külső fél által történő feldolgozása vagy felhasználása során. 2. ALAPELV - A SZEMÉLYESADAT-GYŰJTÉS CÉLJÁNAK AZONOSÍTÁSA A VCCI mindig még az információk begyűjtése előtt megnevezi a személyes adatok gyűjtésének a céljait. A VCCI kizárólag az alábbi célokból gyűjti a nagyközönség személyes adatait: (a) (b) (c) minőségi vagy mennyiségi marketinges és társadalmi felmérések lebonyolítása; a válaszadók véleményének megértése annak érdekében, hogy meggyőződjünk arról, mennyire alkalmasak további mennyiségi és minőségi marketinges és társadalmi felmérésekben való részvételre; és a jogi előírásoknak és szabályozásoknak való megfelelés. Az "azonosított célok" a továbbiakban a jelen alapelvben megfogalmazott célokat jelentik. A VCCI szóban, elektronikus úton vagy írásban rögzíti az azonosított célokat a válaszadó részére még a személyes adatok felmérésben történő összegyűjtése előtt vagy azzal egy időben. Kérésre a személyes adatokat összegyűjtő alkalmazottak magyarázatot nyújtanak ezekről a célokról, vagy a VCCI erre a feladatra kijelölt alkalmazottjához irányítják őket, aki felvilágosítást tud nyújtani ezekről a célokról. Ha az összegyűjtött információkat nem a fentiekben meghatározott célokra használják fel vagy nem ezen célokból teszik közzé, akkor az új célt még a felhasználás előtt azonosítani kell. Ha az új célt nem törvény engedélyezi/írja elő, akkor az információ új célra történő felhasználása vagy közzététele előtt meg kell szerezni a válaszadó jóváhagyását.

5 A VCCI ügyfelei és külső felek részére bármely felmérés információit rendelkezésre bocsáthatja összesített formában. Összesített formában lehetetlen beazonosítani egy-egy válaszadó személyes adatait 3. ALAPELV - HOZZÁJÁRULÁS KÉRÉSE SZEMÉLYES ADATOK GYŰJTÉSÉHEZ, FELHASZNÁLÁSÁHOZ ÉS KÖZZÉTÉTELÉHEZ A személyes adatok gyűjtése, felhasználása és közzététele csak a magánszemély tudomásával és hozzájárulásával történhet, kivéve, ha ez nem kivitelezhető. A válaszadók panelfelmérésben való részvétele mindig önkéntes. Ha egy válaszadó úgy dönt, hogy részt vesz egy panelfelmérésben, akkor hozzájárulását a panelfelmérésben történő részvétellel fejezi ki. A panelfelmérés során összegyűjtött személyes adatokat a kutatási projekt szponzorán kívül külső feleknek általában nem adjuk ki. Azokban az esetekben, amikor a VCCI kiad külső adatokat a kutatási projektet szponzoráló ügyfélen kívüli külső fél részére, a VCCI mindig elmagyarázza a válaszadónak az adatok kiadásának az okát, és az adatok kiadása előtt megszerzi a válaszadó kifejezett engedélyét. A válaszadó mindig szabadon dönthet a panelfelmérésben való részvételről és az egyes kérdések megválaszolásáról (vagy válasz nélkül hagyásáról), és részvételét bármikor felfüggesztheti. A hozzájárulás megszerzése során a VCCI az ésszerűség határain belül elvárható erőfeszítéseket tesz annak érdekében, hogy tájékoztassa a válaszadót azokról az azonosított célokról, amelyek érdekében a személyes adatok fel lesznek használva vagy ki lesznek adva. Az azonosított célok a válaszadó számára értelemszerűen megérthető formában lesznek a válaszadó rendelkezésre bocsátva. A VCCI általában az információk begyűjtésével egy időben kér hozzájárulást a személyes adatok felhasználásához és kiadásához. Előfordulhat azonban, hogy a VCCI csak a személyes adatok begyűjtése után, de még az adatok új célból történő felhasználása és/vagy kiadása előtt kér hozzájárulást az adatok felhasználásához és kiadásához. A hozzájárulás megfelelő formájának a kiválasztása során a VCCI figyelembe veszi a személyes információk kényességét és a válaszadók méltányos elvárásait. A válaszadók mennyiségi vagy minőségi marketinges vagy társadalmi kutatási felmérésékben való részvételét a VCCI a személyes adatok azonosított célokra történő összegyűjtéséhez, felhasználásához és kiadásához való, vélelmezett hozzájárulásként kezelheti. 4. ALAPELV - A SZEMÉLYES ADATOK GYŰJTÉSÉNEK KORLÁTOZÁSA A VCCI a VCCI által azonosított célokhoz szükséges mértékben korlátozza a személyes adatok gyűjtését. A VCCI mindig tisztességes és törvényes módon jár el a személyes adatok gyűjtése során. A felmérések lebonyolítása során a VCCI korlátozza az összegyűjtött személyes adatok mennyiségét és típusát. Csak a magánszemélyek részére azonosított célokhoz szükséges mennyiségű és típusú információt gyűjtünk össze. A VCCI egy adott magánszemély személyes adatait elsősorban az érintett magánszemélytől, vagy a magánszemély valamely családtagjától igyekszik begyűjteni. A törvény által engedélyezett mértéken túl a

6 VCCI csak akkor fog külső forrásból - például partnerszervezetektől - származó személyes adatokat gyűjteni, ha a magánszemélyek hozzájárultak az ilyen jellegű adatgyűjtéshez. 5. ALAPELV - A SZEMÉLYES ADATOK FELHASZNÁLÁSÁRA, KIADÁSÁRA ÉS MEGŐRZÉSÉRE VONATKOZÓ KORLÁTOZÁSOK A VCCI a személyes adatokat nem használja fel vagy adja ki más célokra, mint amiért azok gyűjtve lettek, kivéve ha a magánszemély hozzájárulását adja ehhez, vagy ha ezt törvény írja elő vagy teszi lehetővé. A személyes információk csak az ezen célok eléréséhez szükséges ideig kerülnek megőrzésre. A VCCI az alábbi felek részére adhatja ki a válaszadó személyes adatait: (a) (b) (c) (d) a VCCI ügyfele részére, ha a válaszadó hozzájárult az adatok ilyen jellegű kiadásához; a VCCI által a saját nevében elvégzendő lépések kivitelezésére felkért külső fél részére; állami hatóság részére vagy állami hatóság ügynökének a részére, ha a VCCI ésszerű megítélése szerint olyan élet- vagy tulajdonveszély fenyeget, amely az információk kiadásával elkerülhető vagy hatásában minimálisra csökkenthető; vagy külső fél vagy külső felek részére, ha a válaszadó hozzájárulását adta az adatok ilyen jellegű kiadásához, vagy ha azt törvény teszi lehetővé vagy írja elő. Kizárólag a VCCI azon alkalmazottjai kapnak hozzáférést a válaszadók személyes adataihoz, akik számára ez üzleti szempontból elkerülhetetlen vagy akiknek kötelességei ezt értelemszerűen megkívánják. A VCCI csak az azonosított célok szempontjából szükséges vagy célszerű ideig vagy a törvény által előírt ideig őrzi meg a személyes adatokat. A körülményektől függően ha egy válaszadót a felmérésben adott válaszainak a pontosítása vagy további válaszok kérése érdekében újból fel kell keresni, a VCCI olyan hosszú ideig őrzi meg a személyes adatokat, amely idő várhatóan elég lesz az ilyen újbóli kapcsolatfelvételhez. A VCCI ésszerű és rendszeres ellenőrzéssel, ütemezéssel és gyakorlattal őrzi meg az információkat és a feljegyzéseket, és az azonosított célokhoz többé már nem szükséges vagy fontos, vagy a törvény által megőrzésre nem kötelezett személyes információkat megsemmisíti. Az ilyen adatok megsemmisítésre, törlésre vagy névtelenítésre kerülnek. 6. ALAPELV - A SZEMÉLYES ADATOK PONTOSSÁGA A személyes adatok olyan olyan pontosak, teljesek és naprakészek lesznek, amennyire azt a felhasználás célja megköveteli. A VCCI által felhasznált személyes adatok elegendően pontosak, teljesek és naprakészek lesznek ahhoz, hogy minimális legyen az esélye annak, hogy egy válaszadóval kapcsolatos döntés téves információkon alapuljon. A VCCI az azonosított célokhoz szükséges módon vagy a magánszemély kérésére frissíti a válaszadók és az alkalmazottak személyes adatait.

7 7. ALAPELV - BIZTONSÁGI ÓVINTÉZKEDÉSEK A VCCI az információk kényességének megfelelő biztonsági óvintézkedések segítségével gondoskodik a személyes adatok védelméről. A VCCI az adatok tárolási formátumától függetlenül a megfelelő biztonsági intézkedésekkel nyújt védelmet a személyes adatokkal kapcsolatos alábbi kockázatokkal szemben: adatvesztés, adatlopás, jogosulatlan hozzáférés, kiadás, másolás, felhasználás, módosítás vagy megsemmisítés. A VCCI a külső felek rendelkezésére bocsátott személyes adatok védelméről szerződéses megállapodások segítségével gondoskodik, amelyekben kiköti az információk bizalmas jellegét és az adatok felhasználási céljait. A VCCI személyes adatokhoz hozzáférő valamennyi alkalmazottjától megköveteli az adatok bizalmasságának a tiszteletben tartását. 8. ALAPELV - AZ IRÁNYELVEK ÉS ELJÁRÁSOK NYITOTTSÁGA A VCCI készséggel felvilágosítást nyújt magánszemélyek részére a személyes adatok kezelésével kapcsolatos irányelveiről és eljárási módjairól. A VCCI egyszerűen érthetővé teszi az irányelveivel és eljárási módjaival kapcsolatos információkat, ideértve az alábbiakat: (a) (b) (c) (d) a VCCI Adatvédelmi irányelveiért felelős személy vagy személyek titulusa és címe, aki(k)nek kérdéseket lehet feltenni, és aki(k)nél panaszt lehet tenni; a VCCI-nél tárolt személyes adatok elérésének módszerei; a VCCI-nél tárolt személyes információk típusának leírása, ideértve az adatok felhasználásával kapcsolatos általános ismertetőt; és leírás arról, hogy milyen személyes adatokat bocsátunk a kapcsolódó szervezetek (például leányvállalataink) rendelkezésére. 9. ALAPELV - EGYÉNI HOZZÁFÉRÉS A SZEMÉLYES ADATOKHOZ Kérésre a VCCI információt ad minden magánszemély számára a személyes adatainak tárolásáról, használatáról és közzétételéről, emellett hozzáférést biztosít a tárolt adataihoz. A magánszemély panasszal élhet az adatok pontosságával és helyességével kapcsolatban, és kérheti azoknak megfelelő javítását. Az Adatvédelmi felelősnek címzett írásbeli kérésre a VCCI információt nyújt a magánszemély számára a személyes adatainak tárolásáról, létezéséről, használatáról és közzétételéről, emellett hozzáférést biztosít a tárolt adataihoz. A VCCI bizonyos esetekben nem képes hozzáférést biztosítani egy válaszadóról tárolt minden személyes adathoz. A VCCI nem minden esetben ad például hozzáférést az adatokhoz, ha ez a tevékenység egy harmadik félről is személyes adatokat árulna el, illetve ha az adatközlés valószínűsíthetően fenyegethetné

8 egy másik személy életét vagy biztonságát. A VCCI emellett nem feltétlenül ad ki adatokat, amennyiben a közzététel bizalmas kereskedelmi adatokat bocsátana közre. A személyes adatok védelmének érdekében előfordulhat, hogy egy válaszadónak megfelelő azonosítási adatokat kell megadnia ahhoz, hogy lehetővé tegye a VCCI számára a személyes adatok létezésének, használatának és közzétételének nyilvántartását, illetve, hogy hozzáférhessen az aktájához. Az összes ilyen adat csak erre a célra használható fel. A VCCI azonnal kijavít vagy befejez minden hibás, illetve pontatlan személyes adatot. Mindennemű, a pontosságot vagy a befejezettséget érintő megjegyzést a magánszemély bejegyzésében kell rögzíteni. Ha szükséges, a VCCI mindennemű javított adatot, illetve minden ki nem javított különbözőséget elküld a külső felek részére. A válaszadók és az alkalmazottak adatokat kérhetnek, és hozzáférhetnek egyéni bejegyzésükhöz, ha kapcsolatba lép a VCCI Adatvédelmi felelősével 10. IRÁNYELV - KIHÍVÁSOK AZ ALKALMAZHATÓSÁG A magánszemély panasszal élhet a fenti irányelvek meglétével kapcsolatban a VCCI Adatvédelmi irányelveknek való megfeleléséről gondoskodó kijelölt személynél. A VCCI lehetőséget teremt a válaszadóktól érkezett minden olyan kérés és panasz kivizsgálására, amelyek a személyes adatok VCCI általi kezelésével kapcsolatosak. A VCCI írásbeli kérésre tájékoztatja válaszadóit az ilyen lehetőségek meglétéről és a panasztevési lehetőségek elérhetőségéről. A VCCI Adatvédelmi irányelvei alkalmazásának ellenőrzésére kijelölt személy szükség esetén külső tanácsot kérhet, mielőtt végleges választ adna az egyéni panaszokra. A VCCI kivizsgál minden olyan panaszt, amely az Adatvédelmi irányelvek alkalmazásával kapcsolatos. Amennyiben a panasz jogosnak bizonyul, a VCCI megtesz minden lehetséges intézkedést a panasz megoldására, szükség szerint beleértve akár az irányelvei és folyamatai javítását is. A válaszadót tájékoztatásban részesül a panaszvizsgálat kimenetéről. TOVÁBBI INFORMÁCIÓ Ha további információt szeretne a VCCI Adatvédelmi irányelveiről, kérjük, lépjen kapcsolatba a VCCI Adatvédelmi felelősével en keresztül (a privacyofficer@visioncritical.com címen) vagy levélben, az alábbi címen: Suite 700, 858 Beatty Street Vancouver, BC V6B 1C1 Attention: Privacy Officer A kanadai Adatvédelmi biztos webhelye a címen tekinthető meg.