Intervenciós raktári program. Kezelési útmutató

Átírás

1 METRISOFT Mérleggyártó KFT : 6800 Hódmezıvásárhely, Jókai u.30. Tel: (62) Fax: (62) merleg@metrisoft.hu Intervenciós raktári program Kezelési útmutató Hódmezıvásárhely, augusztus Készítette: Gajda Zsolt Szoftverfejlesztı mérnık -1-

2 Tartalomjegyzék A program általános leírása 3 A program által megvalósított fıbb funkciók vázlatosan 3 A rendszer mőszaki paraméterei 4 A program installálása 4 Elsı belépés a programba 4 Raktári törzsadatok nyilvántartása 5 Kezelık karbantartása 5 Raktárak karbantartása 6 Mozgások karbantartása 7 Cikkcsoportok karbantartása 8 Cikkek karbantartása 8 Tehergépjármővek karbantartása 9 Vevık karbantartása 10 Napi raktári folyamatok 11 Megrendelések 11 Közvetlen szállítólevél készítése 13 Betárolás a raktárba 14 Kitárolás a raktárból 15 Szállítólevél zárása 16 Szállítólevél sztornózása 16 Szállítólevelek karbantartása 16 Bizonylatok karbantartása 17 Tárhelyek 17 Bizonylatok készítése 18 Készlet 19 Termék nyomon követése 20 Lejárt szavatosságú termékek listája 21 Adott nap készletlistája 21 MVH jelentések 22 Szállítólevél és bizonylat kimutató 23-2-

3 A program általános leírása A szoftver feladata, hogy cikkeket tároljon el normál vagy tárhelyes raktári épületekben. Tetszıleges számú terméket, raktárt és tárhelyet képes a program lekezelni. Megrendelések, szállítólevelek, bizonylatok egyszerően kezelhetıek a programon belül. Az MVH által elıirt bizonylatokat a program automatikusan generálja, mellyel az intervenciós raktári feladatokat el lehet látni. A program alapvetı Windows kezelési ismereteket igényel. A program által megvalósított fıbb funkciók vázlatosan Kezelık felvitele, adminisztrálása, akiket különbözı csoportokba lehet rendezni (Rendszergazda, adminisztrátor, mérleges). A csoportok tagjai más-más jogosultsággal férnek hozzá az adatokhoz a program használata során. Központi terméktörzs felvitele és kezelése. A termékeknél lehetıség van termékcsoportok kialakítására, melyeket közös tulajdonsággal lehet felruházni. Kimutatásoknál is hasznosabb, könnyebb cikkcsoportokban gondolkodni. A vevıtörzsben a szokásos adatokon kívül lehetıség van több cím kezelésére, azaz több szállítási és postázási elérhetıséget lehet megadni. A vevı likviditási problémái végett lehetıség van idıszakos kizárásra. Intervenciós partnernél megadható raktárának adatai. Tetszıleges számú mozgás vehetı fel az alap mozgásfajtákon kívül. Ezeket pedig esetlegesen egy saját vállalatirányítási rendszerhez lehet igazítani. Megrendelések készítése, melybıl rögtön készíthetı szállítólevél. Lehetıség van szállítólevelek sztornózására, idıszakos kimutatására. A tárhelyek kialakításánál beállítható, hogy az adott raktárban hol vannak folyosók, vagy melyik helyre nem lehet pakolni, mert valami megakadályozza /pl. vezeték csı/. Valós idıben megnézhetı, hogy az adott tárhelyen milyen tételszámú termékek találhatóak. Aktuális készletfigyelés raktáranként, termékenként. FIFO elvő termékmozgás lehetısége. Adott tételszámú termék minden mozgása nyomon követhetı, bizonylatai nyomtathatóak utólag is. Visszamenıleg lekérdezhetı a raktárkészlet raktáranként, termékenként. A program könnyen kezelhetı, akár csak billentyőzetrıl. Vonalkód leolvasóval való összehangolás lehetısége is adott. Igény alapján adatok exportálása más formátumba. Minden ablakban található egy speciális gombsor alul, melynek kettıs feladata van. Megmutatja, hogy az adott rész mire használható, valamint hogy melyik funkciógombbal lehet gyorsan elérni az adott tevékenységet. A gombokra navigálva az egeret rövid segítséget kaphatunk annak feladatáról. -3-

4 A rendszer mőszaki paraméterei Programazonosító: Operációs rendszer(ek): Irodai alkalmazás: Képernyı felbontása: Adatbázis szerver: METRISoft Intervenciós Raktár Windows 2000/XP.NET Framework 1.1 keretrendszerrel telepítve Microsoft Office 2000/XP/2003, Excel riport átadási lehetıség min x 768 javasolt MSDE 2000 SP3, belsı hálózaton több gépen használható A program installálása A raktári szoftver telepítı lemezét a CD meghajtóba helyezve automatikusan elindul a telepítést segítı weboldal. Ennek lépései: SQL szerver (MSDE) telepítése. Több gépen való használatnál csak egyszer kell feltelepíteni egy szerver gépre, és a kliens gépeken a program.conf állományában kell beállítani az adatbázis helyét. Ezután a raktári telepítıt kell elindítani, mely a WIN:\Program Files\Metrisoft\ könyvtárba telepíti fel a programot. Az Asztalon és a Start Menüben létrejön egy indítási ikon, mellyel el lehet indítani a szoftvert. Elsı induláskor a program létrehozza az üres adatbázist. Esetleges újratelepítésnél szakember segítségével lehet a meglévı adatokat újra használni. Elsı induláskor egy licenc lapot kell kitölteni, amelyet a MetriSoft Kft.-hez kell eljuttatni, ezáltal regisztrálódik a felhasználó. Ezután küldünk egy licenckulcsot, mellyel már lehet használni a programot, és az tartalmazza a végfelhasználó adatait is (ezek jelennek meg a különbözı listákon is). Elsı belépés a programba A programot csak adatbázisba regisztrált, bejelentkezett felhasználó használhatja. Installálás után egy felhasználó tud belépni, mellyel majd létre lehet hozni újabb felhasználókat. Ennek a felhasználónak a neve SOFT és a jelszava is SOFT. Bejelentkezéshez a Rendszer a menüpont Bejelentkezés pontját kell kiválasztani. 1. ábra Bejelentkezés a rendszerbe -4-

5 Raktári törzsadatok nyilvántartása A rendszer törzsadatai az Adatok menüpont alatt találhatók. A raktári programban általános a funkció gombok szerepe: F1 gombbal új adatot lehet felvenni, F2 gombbal módosítani lehet a már rögzített adatot, F3 gomb törli az adatot a rendszerbıl F5 gombbal rögzítjük a folyamatot, ez tárolja el az adatot az adatbázisba, F6 gombbal a folyamatot elvetjük, F12 gombbal bezárhatjuk az aktuális ablakot. A többi gomb szerepe változó, és nem mindig férnek el a funkciók az elsı lapra, ezért váltani kell a lapok között (SHIFT+F1 vagy az oda-vissza zöld nyíl). Kezelık karbantartása Ebben az ablakban lehet új kezelıt felvenni, módosítani adatait, és esetlegesen kizárni a rendszerbıl. Nem lehet felhasználót törölni a rendszerbıl, hogy nyomon követhetı maradjon az eddigi tevékenysége. Az Aktív kezelık között találhatóak azok a személyek, akik be tudnak lépni, a Passzív kezelık között lévık nem tudják használni a programot. Ezeket a kezelıket az F3-as gombbal lehet egyik csoportból a másikba helyezni. Új kezelıt csak az aktív módban lehet felvenni. 2. ábra Kezelı karbantartása -5-

6 Raktárak karbantartása Itt definiálhatunk tetszıleges számú raktárt tetszıleges felépítéssel, azaz nincs korlátozva a sorok, pozíciók, emeletek száma. A típusnál lehet megadni, hogy tárhelyes vagy normál raktár legyen. Az intervenciós részt az államilag szerzıdést kötött raktáraknál kell kitölteni értelemszerően. Ezek az információk kerülnek az MVH bizonylataira. 3. ábra Raktárak karbantartása A Tárhely funkciónál beállítható, hogy az adott raktárban hol található sor, ahová nincs értelme terméket tárolni. Az Folyosó gomb a kijelölt cellákból sort, a Tárhely gomb tárhelyet készít. A már foglalt helyeket szürke cella jelzi, ezeket nem tudjuk módosítani. 4. ábra Tárhely karbantartása -6-

7 Mozgások karbantartása A rendszerben használandó mozgásokat lehet itt megadni. Alapból már 30 mozgás már létre van hozva, melynek csak a nevét és kódját lehet módosítani (azért, hogy egy már meglévı vállalati rendszerhez lehessen igazítani). A Generált mozgások -nál lehet saját mozgást létrehozni. A mozgás nevén és kódján kívül meg kell adni még pár paramétert: Raktári irányt, azaz az adott raktár szempontjából kiadás (készletet csökkenti), bevétel (készletet növeli) vagy semleges (nem változik a készlet) a mozgás. Kezdı státusza, azaz a termék a mővelet elıtt hol van. Raktárban lévı (Raktár), eladott (Kiadott), bevételezés elıtt álló (Idegen) vagy selejtezett termék (Selejt). Végstátusz, azaz mővelet után hol lesz a termék. Ki/betárolás mód, MVH bizonylathoz szükséges információ. Ellenmozgás, automatikusan generálódik a bizonylat zárásakor ilyen mozgással is egy új bizonylat (pl. raktárközi mozgáskor) Stornó mozgás, visszavonáskor ilyen mozgással generálódik bizonylat. 5. ábra Mozgások karbantartása -7-

8 Cikkcsoportok karbantartása A cikkeket csoportba lehet rendszerezni, melyek segítségével a termékeket jobban át lehet látni, kezelni, szervezni és jelentéseket készíteni. A csoportoknál megadható, hogy hány napig tárolhatóak. Ez azért fontos, mert minden nap lekérhetı, hogy van-e olyan termék a raktárban, melynek szavatossága napokon belül lejár. Cikkek karbantartása 6. ábra Cikkcsoport karbantartása A cikkek felvételénél a következı paramétereket lehet megadni: Cikk neve, mely minden listán szerepelni fog. Cikkcsoport, mely alapján logikai csoportokat alakítunk az egyedi cikkekbıl. ETK, azaz egyedi termékkód, amivel gyorsan és egyértelmően azonosíthatjuk a cikket. Sıt a megrendelések felvételénél munkánkat is gyorsíthatja. Minimum készlet, a rendszer figyeli, hogy az adott termék adott készlet alatt riasszon. Ha 0 kg adunk meg, akkor a rendszer nem figyeli a súlyt. 7. ábra Cikkek karbantartása -8-

9 Tehergépjármővek karbantartása Itt adható meg, hogy milyen jármővekkel van kapcsolatba a cég. A jármő rendszáma mellett megadható, hogy milyen az ürítési módja és ez a portai beérkeztetéskor adhat irányítási információt. 8. ábra Tehergépjármő karbantartása -9-

10 Vevık karbantartása A raktárral kapcsolatos partneri törzset itt lehet megadni. A következı változókat kell beállítani: Vevı neve, azaz a cég hivatalos megnevezése. Vevı kód, a gyorsabb használat érdekében. Ez az összes vevıre egyedi. Ügyintézı neve, azaz az adott cégnél a kapcsolattartó személy neve. Telefon, telefax, , honlap, azaz az adott cég elérhetıségei (nem kötelezı megadni). Aktív, azaz idılegesen meg lehet tiltani, hogy annak a vevınek szállítás történjen. A Cím fülön kell megadni a cég alapcímét, melyre lehet szállítani és számlázni. A Pénzügyi adatok fülön kell megadni a számlázáshoz szükséges adatokat. Az átutalás módja és ideje csak egy alapérték, ez számlázáskor módosítható. A További címek fülön lehetıség van egyéb címek hozzárendelésére az adott cégnél, ha esetleg máshol is van telephelye, vagy máshova kell küldeni a számlát. A további címek karbantartását az F4-es gombbal tudjuk elıhozni. 9. ábra Vevık karbantartása 10. ábra További címek karbantartása -10-

11 Napi raktári folyamatok A mindennapi munkához kapcsolódó részeket a Napi folyamatok menüpontban lehet megtalálni. A tárolási folyamat részeit, egymásra épülését a következı ábra mutatja be. Teherjármővek Megrendelések Vevık Cikkek Portai bemérések Szállítólevelek Bizonylatok Tárhely Készlet Jelentések MVH jelentés 11. ábra Raktári folyamatok Megrendelések Megrendelésnél egy megrendelés fejet kell létrehozni, és ezután majd ehhez rendeljük hozzá a tételeket. A fejnek meg kell adni, hogy melyik nap lesz a szállítás, kinek, melyik címre és milyen irányú ez a mővelet (betárolás vagy kitárolás). Ezután az intervenciós raktár végett különbözı információkat lehet rögzíteni. A szállítót, a sofırt és a szerzıdésszámot a portai mérésnél is meg lehet adni, azaz itt nem kötelezı. A többi paramétert ki kell tölteni. 12. ábra Megrendelések karbantartása -11-

12 A megrendelés tételeit ezután tudjuk megadni (F4). A tételeknél ki kell választani, hogy melyik cikket szeretné a vevı, és hány kilót rendel belıle. Megrendelésre egy cikket csak egyszer lehet felvenni. A tervezett mennyiség nem befolyásolja a majdani valóságos árumozgást, azaz nincs korlátozás a rendszerben. Mind a fejet, mind a tételeket lehet módosítani, amíg azt nem zárják le. Ha megrendelést készítünk, akkor a szállítólevélre csak az a termék vihetı fel, ami elızetesen rögzítve lett. Közvetlen szállítólevél készítéskor bármilyen fajta termék rögzíthetı. Ez a megrendelés modul egy elızetes kalkulációra használható, ha a szállítmányokat idıben berögzítik. 13. ábra Megrendelés tételei Betárolási megrendelés zárásakor (F9) a következı adatokat kell megadni: Bejövı szállítólevél száma. Bejövı szállítólevél szerint a szállítmány súlya. 14. ábra Betárolási megrendelés zárása Kitárolási megrendeléskor zárásakor nem kell megadni semmit. Megrendelés zárása után vagy a Betárolás vagy a Kitárolás részben megtaláljuk a megrendelést, mint szállítólevél. Ezután már nem tudjuk visszavonni, rontani a folyamatot. -12-

13 Közvetlen szállítólevél készítése Lehetıség van megrendelés kihagyásával is szállítólevelet készíteni. Ha így készítünk okmányt, akkor erre akármilyen cikk felvihetı, és nincs cikk kötöttsége, mint a megrendelésnél. Ha a szállítólevélre történt termék felvitele, akkor pár paramétere nem módosítható már. Ha adott tételazonosítóval volt már lezárt szállítólevél, akkor a leendı szállítólevél azokat az értékeket veszi fel. 15. ábra Közvetlen szállítólevél készítése -13-

14 Betárolás a raktárba Raktárba való betároláskor minden termék egyedi azonosítóval rendelkezik, így nyomon követhetı a termék élete. Következı paramétereket kell megadni: Cikk azonosítója (ETK vagy termék neve).. Termék súlya, melyet a mérlegrıl olvassunk le. Cél tárhely megadása kézzel vagy vizuálisan kiválasztható. Egyedi tételazonosító a szállítólevélrıl származik. Minden termék ezzel a számmal kerül betárolásra. Üres számmezıbıl nem tudunk addig kijönni, amíg be nem írtunk valamit (pl.0). A betároláskor egybıl látható cikkre bontva, hogy hány darab van már betárolva. A baloldalt található négyzetet kinyitva a cikk részleteit is meg lehet nézni (visszatérés a címsorban található balra nyíllal). Lenyitott állapotban lehet a konkrét terméket törölni a listáról. 16. ábra Raktárba való betárolás 17. ábra Raktárba való betárolás - Részletes lista -14-

15 A vizuális tárhely kiválasztásánál cikkekre lehet keresni, ami a térképen kék cellával jelölıdik. A legrégebbi termékek számát be lehet állítani, melyek a térképen villognak. A tárhelyes raktárnál meg kell adni a pontos helyet, sima raktárnál elegendı a raktárt megadni. 18. ábra Tárhely kiválasztása ábra Tárhely kiválasztása 2. Kitárolás a raktárból Kitároláshoz már csak a termék tételszámát, és súlyát kell megadni. Ez szintén gyorsítható vonalkód használatával. Az adott számról információt kapunk alatta, hogy mi az és hol található a raktárban. Segítséget nyújthat itt is a vizuális kiválasztás. A termék törlése hasonló, mint a betárolásnál, azaz a részletes listából lehet eltávolítani. 20. ábra Kitárolás a raktárból -15-

16 Szállítólevél zárása A betárolás és a kitárolás végsı állomása a szállítólevél zárása. A szállítókat különbözı szempontok szerint lehet leválogatni (idıpont, státusz, irány). Ugyanúgy itt is meg lehet nézni egy szállító részletes tartalmát. Megrendelés után a szállító folyamatban lesz, tehát abból az állapotból tudja lezárni a kezelı. Szállítólevél sztornózása 21. ábra Szállítólevelek zárása Az a szállítólevél sztornózható (F2), aminek van stornó mozgás kódja. Sztornózás után az eredeti szállítólevél átkerül a Sztornózottak közé, és létrejön a sztornó szállítólevél, mely az eredetivel ellentétes hatású és ugyanazokat a termékeket tartalmazza. A negatív szállító a Sztornó szállítók közé kerül be. Szállítólevelek karbantartása A szállítóleveleket bármikor lehet utólagosan nyomtatni. Lehetıség van részletes listát is készíteni, mely tartalmazza, hogy melyik bizonylaton került elszámolásra a szállító és a termékek hova kerültek a raktárban. Kimutatást lehet még készíteni ebben a részben. Az adott leválogatás eredményét képes a program partnerre vagy termékre kinyomtatni (pl. érdekelnek a május havi beszállítások) 22. ábra Szállítólevelek karbantartása -16-

17 Bizonylatok karbantartása Minden raktári folyamatról, eseményrıl bizonylatok készülnek. Ezeket a dokumentumokat lehet itt megtekinteni, kinyomtatni. A gyors keresés végett itt is lehetıség van szőkítésre. Nyitott bizonylatok azok a bizonylatok, melyeket külön a Bizonylatok készítése menüpontban hozunk létre és még nem zártunk le. Ezért mivel ezek még nincsenek befejezve, csak a zárt bizonylatokról lehet Összesítı -t készíteni. Vigyázat: Ha a szállítóleveleknél említett példát itt is lekérjük (május havi beszállítás), de nem biztos, hogy a két eredmény megegyezik, mert itt a bevételi bizonylatok közt megtalálhatók a sztornózott bevételek is. 23. ábra Bizonylatok karbantartása Tárhelyek A vizuális tárhely kiválasztásánál megjelenı ablakot lehet itt függetlenül használni. Raktárak közt lehet váltani, tárhely információt ad. Sıt egy adott terméknek kiválasztás után a Nyomonkövetés funkcióval megmutatja a termék élettörténetét. Termék státusza az alsó táblázatban: Foglalt, azaz már fixen ott van, és nem része egy bizonylatnak sem. Betárolandó termék, azaz arra a tárhelyre terveznek tárolni terméket. Ez lehet betárolás, vagy egy egyszerő áttárolás eredménye is. Kitárolandó termék, azaz azt a terméket onnan kivenni tervezik. Ez is lehet kitárolás, vagy áttárolás következménye. -17-

18 Bizonylatok készítése A raktárban történı, és a felhasználó által generált mozgásokat itt tudjuk használni. A mozgás kiválasztása után meg kell adni, hogy melyik raktárt vagy raktárakat érinti. Ezután a Tételek résznél a bizonylat tételeit lehet megadni. A tételeknél mind a forrás termék, mind a cél hely kézzel is és vizuálisan is megadható. Az összes tétel megadása után a Zárás funkcióval zárható a bizonylat, melynek eredményeként a termékek a cél helyre kerülnek, a készlet aktualizálódik. 24. ábra Bizonylat készítése Termékek tételegyesítését is itt kell elvégezni, ahol a tételegyesítés mozgáskódot kell kiválasztani. A tételek kiválasztása és a bizonylat zárása után egy tételszám nélküli termék jön létre az adott raktárban. A tételegyesítés befejezése, hogy az új tételszámot hozzá kell rendelni ehhez a bizonylathoz a Tételegyesítés menüpontnál. Az egyesítésnél szőkíteni lehet raktárra és a folyamat állapotára is. 25. ábra Tételegyesítés karbantartása -18-

19 Készlet A raktárak pillanatnyi állapotáról kaphatunk itt információt. Lehetıség van raktárra és termékre szőkíteni. Kétféle listát lehet nyomtatni, egy általánost (F6), mely csak a cikkeket tartalmazza, vagy részletest (F5), mely termékre bontva megmutatja, hogy hol találhatóak a raktárban. A termék kiválasztásánál ha a cikkcsoport nevére kattintunk, akkor az egész csoportot ki lehet választani vagy megszüntetni. 26. ábra Készlet karbantartása 27. ábra Termékre szőkítés A minimum készlet menüpontnál (F1) látható, hogy melyik termékbıl van már kevesebb az ajánlottnál. 28. ábra Minimum készlet figyelése -19-

20 Termék nyomon követése Ebben a részben egy tételszám alapján megnézhetı annak az életútja. Látható, hogy melyik bizonylatoknak, esetleg melyik szállítólevélnek volt része, raktár melyik részén volt és mikor, ki mozgatta. Ha a rendszer talál hasonló tételszámmal másik raktárban, vagy kiadva, akkor annak a terméknek is meg lehet nézni a mozgásait. 29. ábra Termék nyomon követése A nyomon követést segíti a termékkeresı menüpont a fıprogramban, ahol különbözı szempontok alapján lehet kiadott terméket keresni, és ezután annak mozgását vizsgálni. 30. ábra Termék keresése -20-

21 Lejárt szavatosságú termékek listája Azoknak a termékeknek a listáját lehet itt megkapni, melyeknek a szavatossága (cikkcsoportnál lehetet beállítani) lejárt a raktárban. Ezeknek a termékeknek a raktárból eltávolítása ajánlott! 31. ábra Lejárt termékek listája Adott nap készletlistája Visszamenıleg bármely napnak lekérdezhetı a raktár készlete. A lista összesítve tartalmazza adott raktárban az adott cikket. 32. ábra Adott napi készletlista -21-

22 MVH jelentések A rendszer automatikusan készíti az MVH-s bevallásokat, azaz bármilyen bizonylat készüléskor megvizsgálja, hogy elızı napra, hónapra, évre elkészült-e már a MVH bizonylat. Ha nem készült, akkor elsınek annak elıállítása zajlik le. Ezt az ellenırzési folyamat kézzel is elindítható (F1). A különbözı jelentéseket külön kell kinyomtatni (F4, F5, F6). 33. ábra MVH lapok karbantartása 34. ábra Minta S0002 bevallás -22-

23 Szállítólevél és bizonylat kimutató A szállítólevelekrıl és bizonylatokról különbözı igények alapján (idıpont, cikk, beszállító, forrás ) lehet eredményeket kérni. A kapott információkat listázni lehet különbözı csoportosítási szempontok szerint (F3) (kezelı állítja be), vagy EXCEL táblázatba lehet exportálni további feldolgozás céljából (F1). 35. ábra Szállítólevél kimutató 36. ábra Összesítı -23-

24 Lehetıség van a valós súlyt összevetni a beérkezési szállítólevél súlyaival, ezt egy komparációs listában lehet megnézni (F4). 37. ábra Komparációs lista -24-