Csoportok a szervezetben. Az egyén és a csoport. Szervezet és csoport. Az egyén és a csoport. Csoport a szervezeti és vezetési irányzatok tükrében

Átírás

1 Csoportok a szervezetben Rendőrtiszti Főiskola, Vezetéselméleti Tanszék Def.: két vagy több olyan egymástól kölcsönös függésben és interakcióban álló egyént tekintünk, akik valamilyen cél érdekében közösen cselekszenek vagy együttműködnek Megkülönböztetünk: Vezetői csoportot ( funkcionális csoport ) Feladatcsoportot érdekcsoportot Csoport a szervezeti és vezetési irányzatok tükrében Taylor: a csoport teljesítménye = a leggyengébb egyéni teljesítmény szintjével, kerüljük a csoportos munkavégzést ( ne alakítsunk 4 főnél nagyobb csoportokat ) Human relations irányzat: a csoportok nagymértékben formálják a tagok magatartását és teljesítményét Ma: problémamegoldó teamek, döntési és végrehajtási jogosítványokkal feltuházott öntevékeny ( self managing ) csoportok Az egyén és a csoport Miért érdemes az egyénnek csoporthoz tartozni? Biztonság Státusz Önbecsülés Valahová tartozás ( affiliáció ) Támogatás, elfogadottság Hiedelmek megerősítése Hatalom Célok megvalósítása Az egyén és a csoport A csoporthoz való tartozás költségei : Feszültség Személyes befektetés Elutasítás Ellentétek Ellenkezés Társadalmi csere elmélete: ahhoz a csoporthoz csatlakozunk, amelyek a lehető legkisebb költségek mellett a lehető legnagyobb jutalmat kínálják Szervezet és csoport Milyen előnyökre számíthat a szervezet a csoport révén: Több tudás, információ Többoldalúprobléma, megközelítés A döntés jobb megértése Részvétel elfogadás Bizonytalan felelősség Konformitás, csoportnyomás Egyéni domonancia Társas lógás Vita megnyerése, problémamegoldás

2 A csoport külső feltételrendszere Csoporttagok személyes erőforrásai Csoportstuktúra Csoportfolyamatok A csoport feladata Teljesítmény és megelégedettség A csoport külső feltételrendszere Szervezet stratégiája Hatásköri viszonyok ( autoritás ) Szabályok, eljárások, előírások Erőforrások A szervezet személyi kiválasztási rendszere Teljesítményértékelési és érdekeltségi rendszer Szervezeti kultúra Fizikai munkafeltételek Csoport mérete: A méret nem független a teljesítménytől, minnél nagyobb annál komplikáltabb 2, 3 fős csoport 4 15 fős csoport = kiscsoport Páratlan számú csoportok Leggyakrabban használt 5 7 fős csoportok Feladatméret csoportlétszám Csoportösszetétel: Minnél nagyobb a személyiség, a vélemény, a képesség és a gondolkodásmó tekintetében az eltérés, annál valószínűbb, hogy a csoport rendelkezik a feladat megoldásához szükséges tulajdonságokkal Kohorsz: azok a csoporttagok tartoznak ey kohorszhoz, akik valamely közös tulajdonsággal rendelkeznek. Minnél inkább eltérő kohorszokhoz tartoznak a csoport tagjai, annál nagyobb a fluktuáció, annál több a konfliktus, a kommunikációs nehézség Szabályok, csoportnormák: A csoporttagok viselkedését leíró, mindenki által elfogadott szabályokat nevezzeük csoportnormának Származhatnak korábbi csoporttapasztalatokból vagy először kialakultak, vagy kritikus eseményből leszűrtek Általában 4 osztályba sorolhatók: Teljesítménynormák Erőforrás elosztására vonatkozó normák Külső megjelenés, viselkedési normák Informális közösségi normák Az egyén reakciója a csoport nyomására: Behódolás, engedelmesség Azonosulás ( identifikáció ) Internalizáció ( belülről jövő azonosulás ) Deviancia

3 Státusz: Szervezetben elfoglalat formális pozíció Iskolai végzettség, hozzáértés, szakértelem Jövedelem nagysága Bizonyos foglalkozások Személyes tulajdonságok Csoportszerepek: A vezető szerepészlelése a beosztott szerepelvárása Szerepkétértelműség Szerepazonosság Szerepkonfliktus Feladatorientált szerepek célok kijelölése, kezdeményezés,információgyűjtés, koordináció, értékelés Kapcsolatorientált szerepek bátorítás, békéltetés, unszolás, normázás, követés, szemlélődés Önmagunkra irányulószerepek Blokkolás Elismeréshajszolás Dominancia visszahúzódás Csoportfejlődés: Kialakulás Viták Normaképzés Teljesítés Szétválás Kommunikáció a szervezetben: Kibocsátó Kódoló Csatorna Üzenet Dekodoló Fogadó címzett Zaj Visszacsatolás Csoportok napjainkban Csoportos döntéshozatal: Szavazás konszenzus Csoportnyomás Csoportszellem Csoport kockázatvállalása Autonóm munkacsoportok Teamek ( közös felelősségvállalás ) Névleges Csoport Módszer ( NCM ) 5 9 fős kiscsoport 5 lépésre tagozódik Ötletek feljegyzése faliívekre Elgondolások megbeszélése Ötletek csoportosítása Rangsorolás

4 Döntéselőkészítés Döntéselőkészítés A döntéselőkészítés lényegében csoportos problémamegoldás. Az alapprobléma a működési körbe tartozó piaci igények kielégítése haszon elérésével, amelyet a vállalat adott termékek és szolgáltatások (értékek) előállításával és értékesítésével oldhat meg meghatározott felhasználói csoportok számára. problémák elemzése: elemzési, csoportos problémamegoldó és interjútechnika brainstorming NCM ORGAPLAN SWOT elemzés (az információk elrendezése egy ún. portfólió mátrixban; a cél olyan tevékenységi körök keresése, amelyek a belső erősségeken és a külső lehetőségeken alapulnak, és lehetővé teszik a belső gyengeségek csökkentését, valamint a külső veszélyek elkerülését) belső erősségek (strengths) belső gyengeségek (weaknesses) külső lehetőségek (opportunities) külső veszélyek (threats) SWOT kapcsolati elemzés lehetőség erősség stratégiák (támadó, kezdeményező stratégiák) lehetőség gyengeség stratégiák (alkalmazkodó stratégiák) kritikus helyzet (cél a kitörés a "3. síknegyedből" valamilyen belső erősség vagy külső lehetőség kiaknázásával) fenyegetés erősség stratégiák (védekező vagy ellenálló stratégiák) Ishikawa diagram ("halszálka" diagram) stratégiai alternatívák keresése a vállalat (már meglevő és tervezett) stratégiai üzleti egységeinek (SÜE) meghatározása [Elv: a vállalat a külső környezet kihívásaira sikeres termékekkel és szolgáltatásokkal felel.] a stratégiai üzleti egységek (SÜE) stratégiájának meghatározása marketing és innovációs stratégia meghatározása egyéb ágazati stratégiák meghatározása (pl. EEM stratégia, minőségpolitika, stb.) összvállalati stratégia kialakítása (egységes keretbe foglalás) alternatívák értékelése megvalósíthatósági elemzés (rendelkezésre állnak e ill. megszerezhetőek e a szükséges erőforrások?) költség haszon elemzés (a várható haszon megéri e a költségráfordítást?) megoldás(ok) kidolgozása és dokumentálása interjútechnika; szakaszai: interjú előkészítése: alapos felkészülés a témából; kérdések átgondolása és leírása; időpont és helyszín biztosítása információs vagy tartalmi szakasz: interjú elkezdése, megfelelő légkör megteremtése; alapvető azonosítási kérdések feltevése és a válaszok lejegyzése; információs kérdések feltevése és a válaszok lejegyzése ellenőrző szakasz: ellenőrző kérdések feltevése és a válaszok lejegyzése (pl. a korábbi kérdésekre adott válaszok pontosításával vagy kiegészítésével) befejező szakasz: interjú formális lezárása; hivatalos légkör feloldása; új időpont megbeszélése (ha szükséges) brainstorming: csoportos alkotó technika, alapja a résztvevők kreativitása és asszociációs képessége; egyszerűbb, egyértelműen felvázolható problémák megoldására szolgáló csoportos problémamegoldó eljárás (vö. NCM) alapvető magatartási szabályok (pl. kifüggesztve): ítélkezés felfüggesztése: nem értékeljük a javaslatokat, ötleteket semmilyen formában "szabadon szárnyalás": gátlások levetése, szabad asszociáció lehetővé tétele mennyiségre törekvés: minél több ötlet gyűlik össze, annál jobb; minden ötletet felírunk úgy, hogy mindenki láthassa őket (és lehetőleg valamilyen rendszerben, hogy áttekinthetőek legyenek) kölcsönös gondolati megtermékenyítés: mások ötleteinek átvétele és továbbgondolása főbb szakaszai: a probléma vázolása és megbeszélése; a probléma újravázolása (a probléma különböző vetületeinek feltárása); egy újravázolt probléma megközelítés kiválasztása; bemelegítés; ötletbörze (ötletek gyűjtése és rögzítése); az ötletek csoportosítása; az ötletek kinyomtatása és szétosztása; összesítés, értékelés NCM (Nominál Csoport Módszer): csoportos problémamegoldó eljárás bonyolult, un. nem strukturált problémák megoldására (vö. brainstorming) főbb szakaszai: a probléma ismertetése, a szabályok rövid összefoglalása; ötletek, elgondolások önálló leírása egy munkalapra; elgondolások közös ismertetése és rögzítése; elgondolások megvitatása, értelmezése és csoportosítása; előszavazás, ötletek szűrése; előszavazás eredményének megbeszélése, a kialakított vélemény tisztázása; végszavazás és a szavazás eredményének értékelése ORGAPLAN (egyéni megszólaltatási módszer, amelynek célja a kompetens személyek bevonása a döntés előkészítés folyamatába): egy adott téma megvitatására szolgáló eljárás, amely lehetőséget ad az adott témával kapcsolatos egyéni vélemények kifejtésére és ütköztetésére, és ezáltal a témával kapcsolatos fenntartások, problémák összegyűjtésére és rendszerezésére főbb szakaszai: a megvitatandó kérdés ismertetése; az egyéni vélemények ismertetése a kérdéssel kapcsolatban (minden résztvevő 3 percet kap); a fontosnak ítélt gondolatok (érvek, problémák, ötletek, javaslatok, stb.) kiválasztása szavazással; az elfogadott gondolatok rögzítése és összegyűjtése egy gyűjtőtáblán; az összegyűjtött gondolatok értelmezése és rendszerezése közösen kialakított szempontok alapján (ehhez szükséges egy vitavezető elnök vagy moderátor); titkos szavazás a kialakított szempontok elfogadásáról vagy elvetéséről

5 Hatalom Érdek mátrix