A pályázati űrlap kitöltése

Átírás

1 Oktatási, Audiovizuális és Kulturális Végrehajtó Ügynökség Európa a polgárokért Útmutató pályázók részére TESTVÉRVÁROS PROGRAM POLGÁROK SZÁMÁRA SZERVEZETT TALÁLKOZÓK A pályázati űrlap kitöltése 1. Háttér Az on-line pályázati űrlap bevezetésének célja, hogy a pályázás folyamata a pályázó és az Ügynökség számára egyaránt hatékonyabb legyen. Ezen hosszú távú vállalás célja, hogy végül 100%-ban elektronikusan menjen végbe a teljes kommunikáció azon pályázók esetében, akik ezt a kommunikációs csatornát választják. A pályázók biztonsága érdekében azonban az első fejlesztési szakaszban még továbbra is szükség van az eredeti, papíralapú dokumentáció Ügynökséghez való benyújtására. Fokozottan ajánljuk, hogy a pályázati űrlap kitöltését és beküldését ne hagyják a pályázati határidőt megelőző utolsó napokra. 2. A pályázati űrlap elérése A pályázati űrlap linkje az alábbi weboldalon található: Mielőtt belépnénk a weboldalra, győződjünk meg róla, hogy az internet böngésző beállítások engedélyezik-e a weboldal előugró ablakait! webgate.ec.europa.eu Ha az előugró ablakok nincsenek engedélyezve, nem fog megjelenni a pályázati űrlaphoz kapcsolódó összes szükséges szövegablak és üzenet. Egyszerre csak egy pályázati időszak áll nyitva, így a pályázatot csak az aktuális időszakra

2 adhatjuk be (azaz a legközelebbi határidőre vonatkozóan). 3. A felhasználói azonosító létrehozása Mielőtt hozzáférhetnénk a pályázati űrlaphoz, létre kell hoznunk egy új felhasználói azonosítót. Ezt úgy tehetjük meg, hogy a "new users" (új felhasználók) linkre kattintunk, és magánszemélyként regisztrálunk, akárcsak bármelyik más nyilvános internetes szolgáltatás esetében. Bármilyen felhasználónevet megadhatunk, amennyiben az még nem foglalt. Miután azonban megtörtént a regisztráció, úgy kell majd használnunk a választott felhasználónevünket, hogy elé egy "s-"-t írunk. Például ha a választott felhasználónevünk: a következőt kell beírnunk: pályázó s-pályázó. Gondosan válasszuk meg jelszavunkat! A jelszónak legalább 8 karakter hosszúnak kell lennie, ebből legalább 3 legyen a következők valamelyike: kisbetű, nagybetű, szám, speciális karakter (pl. Twin-1234). A legfontosabb, hogy jegyezzük fel a kiválasztott jelszót és felhasználónevet, mivel azokat az Ügynökség később nem tudja majd előkeresni és megküldeni, ha esetleg elfelejtenénk őket. A felhasználói azonosítónk létrehozása és az "accept" (elfogad) gomb megnyomása után egy felelősségvállalási nyilatkozat jelenik meg a számítógép képernyőjén, és ezt követően férhetünk hozzá a pályázati űrlaphoz. Ezt úgy tehetjük meg, ha az alábbi linkre kattintunk: "Please click to complete the form online" (Kérjük, az űrlap kitöltéséhez kattintson ide!). Az űrlap a böngészőnk külön ablakában nyílik meg. Azt tanácsoljuk, hogy a pályázati űrlap kitöltése közben ne zárjon be semmilyen, a pályázati űrlaphoz kapcsolódó ablakot. 4. A felhasználói azonosító érvényesítése Felhívjuk figyelmét, hogy miután létrehozta felhasználói azonosítóját, kap egy, az címének érvényesítését kérő üzenetet. Fontos, hogy válaszoljon erre a levélre, mégpedig olyan módon, hogy az abban szereplő linkre kattint. 5. Az űrlap kitöltése Az űrlapot részletekben töltsük ki, szerkesszük, mentsük, és piszkozatban nyomtassuk ki, mielőtt elküldjük a végleges pályázati űrlapot és a kötelező mellékleteket. Az űrlap mezői többségének kitöltése kötelező. Ha nem töltjük ki őket, nem tudjuk elküldeni az űrlapot. A "Pályázati űrlap elérése" című részben található linkkel (2. pont) juthatunk be a pályázati űrlap

3 rendszerbe, és hozhatunk létre új pályázatot. Ha részletekben kívánjuk kitölteni az űrlapot, azt a rendszerből történő kilépés előtt mentenünk kell. A pályázati űrlap piszkozata kitöltésének folytatásához az alábbi oldalról kell belépnünk a rendszerbe: 5a. Az űrlap mentése A pályázati űrlap kitöltése közben internetes kapcsolatban állunk egy, az Európai Bizottság által kezelt számítógépes szerverrel. Pályázati űrlapunkat ezen a szerveren tárolják, nem pedig saját számítógépünkön. Ezért nagyon fontos, hogy rendszeresen mentsük az űrlapunkat (legalább 10 percenként). Ezt úgy tehetjük meg, hogy a pályázati űrlap ablakának tetején található "save form" (űrlap mentése) gombra kattintunk. Ha nem mentjük rendszeresen az űrlapot, és valamilyen oknál fogva megszakad az internetes kapcsolat, a legutóbbi mentést követően az űrlapra bevitt adatok elveszhetnek. 5b. A rendszer biztonsági idejének túllépése Az on-line pályázati űrlaphoz biztonsági időkorlátot rendeltek, ami azt jelenti, hogy ha a szerver, amihez csatlakoztunk, legalább 15 percen át nem érzékeli a felhasználó aktivitását, akkor a szerverrel való kapcsolat automatikusan megszakad. Ilyen esetben, ha közvetlenül ezelőtt nem mentettük az adatokat, a legutóbb bevitt adatok elvesznek. Egy előugró ablak figyelmeztet minket közvetlenül a biztonsági idő lejárta előtt. Ha azonban rendszeresen mentjük az űrlapot legalább 10 percenként az időtúllépés elkerülhető. 5c. Automatikusan számított mezők A pályázati űrlap egyes mezői szürke hátterűek. Ezek az űrlapra bevitt adatok alapján automatikusan kitöltésre kerülnek, ezért ne próbáljunk adatokat gépelni a szürke mezőkbe. Annak érdekében, hogy ezek a mezők kitöltésre kerüljenek, a pályázati űrlap ablakának tetején található "calculate" (kiszámol) gombra kell kattintanunk. Mivel sok ilyen mező van, gyakran kell a "calculate" gombra kattintanunk, hogy az összes ilyen mezőt frissíthessük.

4 5d. Dátumok és számok megadása Amikor számokat adunk meg a pályázati űrlapon, a nagyobb számok esetében ne használjunk pontot vagy vesszőt (pl helyett 1000-t írjunk)! Amikor a találkozók időpontját adjuk meg a pályázati űrlapon, a következő formátumot használjuk: nn/hh/éééé (pl. 01/07/2001)! Telefonszámok bevitelekor szóköz nélkül adjuk meg az összes számot (pl vagy )! 5e. Irányítószámok Amikor megadjuk a fogadó és a meghívott város adatait, ellenőrizzük, hogy jó postai irányítószámot adtunk-e meg! Ha kell, kérjük le a meghívott várostól annak teljes és pontos irányítószámát, ami alapvető fontosságú adat a fogadó és a meghívott város közötti távolság kiszámításához. 5f. A távolság számítása Egy automatikus távolság-kalkulátor segítségével kiszámítható a szervező és a meghívott városok közötti legrövidebb távolság. Amint kiszámításra került a távolság, írjuk be a pályázati űrlapon a megfelelő mezőbe! Esetenként még a pontos cím megadása ellenére is előfordulhat, hogy az automatikus távolság-kalkulátor nem ismeri fel a kiindulási vagy az érkezési pontot, és így nem számítja ki a távolságot. Ilyen esetben meg kell becsülnünk a szervező városhoz képest számított legrövidebb távolságot! Minden esetben be kell írni a megfelelő mezőbe a km-ben számított távolságot (csak az oda út vonatkozásában)! Vegyük figyelembe, hogy a távolság-kalkulátor nem ismer fel minden speciális karaktert (pl. ékezetes betűket, umlautot stb.), tehát ezek használatát kerüljük a városnevek megadásakor, amennyire csak lehet! Nagyon kivételes esetekben előfordulhat, hogy egyik városból a másikba nem lehet a legrövidebb úton eljutni. Ilyen esetben más útvonalat kell javasolni, és meg kell indokolni annak szükségességét! Erre a célra külön szövegdoboz áll rendelkezésre.

5 5g. További városok megadása és törlése Újabb meghívott város hozzáadásához kattintsunk a plusz (+) jelre, ami az űrlapon az első meghívott város adatai felett található. Ezzel új sorokat és mezőket szúrhatunk be az űrlapon, így más meghívott városok adatai is felvihetők. Addig ismételjük a műveletet, amíg meg nem adtunk minden meghívott várost! Ha törölni akarunk egy várost, kattintsunk a keresztre (x)! 5h. A résztvevők adatai A meghívott városokból érkező résztvevők számának megadásakor az egyetlen kötelező mező a "total number of participants" (résztvevők teljes száma). Ajánlott azonban (becslések vagy aktuálisan ismert adatok alapján) a részletek megadása a "male / female participants" (férfi- / női résztvevők) és "age groups" (korcsoportok) megadása esetében, mivel ezeket az elbírálás során figyelembe veszik. 6. A pályázati űrlap érvényesítése A pályázati űrlap elküldése előtt érvényesíteni kell a beírt (szám- és szövegszerű) adatokat a "validate" (érvényesít) gombra kattintva, amely a pályázati űrlap ablakának felső részén található! Ha bármilyen hiba van, azt a rendszer automatikusan felismeri és egy előugró ablakban listázza. A jelre kattintva eljutunk az űrlap azon oldalára, amit javítanunk kell.

6 Ha minden hibát kijavítottunk, újra érvényesítenünk kell a lap teljes tartalmát, és ha minden rendben van, egy előugró ablak tájékoztat minket a következőkről: "No validation errors found. If there are no further changes to be carried out, the form could be submitted" (Nincs érvényesítési hiba. Ha már nem módosítja a lapot, az igénylőlap elküldhető). Érvényesítési hibát tartalmazó űrlap nem küldhető el. Az űrlapot a "submit" (elküld) gomb megnyomásával küldhetjük el, ami a pályázati űrlap ablakának felső részén található. Az elküldést követően a pályázati űrlap zárolásra kerül annak érdekében, hogy az általunk beküldött adatokat a továbbiakban már ne lehessen módosítani. 7. Az űrlap kinyomtatása A pályázati űrlap kinyomtatásához a számítógépünkön Adobe Reader -rel kell rendelkeznünk. Továbbá meg kell győződnünk arról, hogy az internet böngészőnk beállításai engedélyezik a kódolt oldalak mentését. Ha szükséges, ellenőrizzük, hogy inaktiváltuk-e a megfelelő beállítás melletti jelölőnégyzetet, mint ahogy azt a következő példában láthatjuk Microsoft Internet Explorer felhasználók esetében!

7 [Internet Explorer 6 esetén a következő menüpontokon keresztül juthatunk el ide: "Tools"/"Internet Options", kattintsunk az "Advanced"-re, és görgessük lefelé a sávot a megfelelő jelölőnégyzetig!] 8. A kötelező mellékletek elküldése A pályázat részeként az alábbi kötelező mellékletek beküldése szükséges (lásd az űrlap VI. részét). Ezeket a mellékleteket lehetőség szerint szkenneljük be, és mellékletként küldjük el a pályázati űrlappal együtt. 1. Hivatalos kísérőlevél. 2. A testvérváros programmal kapcsolatos igazolások. 3. Pénzügyi azonosító adatlap. 4. Jogi személyiséggel rendelkező szervezetek adatlapja. A mellékelt fájlok formátuma kizárólag az alábbiak valamelyike lehet:.doc,.jpg,.jpeg,.gif,.txt,.pdf,.vagy xls. Javasoljuk, hogy minél hamarabb készítsék elő a kötelező mellékleteket. Ezek előkészítését ne hagyják az utánra, hogy kitöltötték a pályázati űrlapot, mivel így nagyobb a hibázás lehetősége, és a leadási határidőből is könnyen kifuthatnak.

8 A szerver válaszideje a mellékletek feltöltésénél és mentésénél hosszúnak tűnhet. Ennek ellenére várjunk türelemmel, és ne kattintsunk ismét a "save" (mentés) gombra! 9. Mi történik azután, hogy elküldtük az űrlapot? A pályázat elektronikus benyújtását követően automatikus visszaigazolást 1 kapunk, amiből megtudhatjuk a pályázatunk számát. Ez arra az címre érkezik, amit a felhasználói azonosító létrehozásakor megadtunk. Egy másik visszaigazolást is küldenek ben 2 a pályázó szervezetnek, ami a projektszámot tartalmazza. Erre a számra kell hivatkozni a pályázattal kapcsolatos mindenféle ügyintézéskor. 10. Figyelem! Papíron is adjuk be a pályázat egy példányát! FONTOS! TOVÁBBI ÉRTESÍTÉSIG A cél az, hogy a jövőben ez az elektronikus űrlap teljesen átvegye a papíralapú dokumentáció szerepét. Mivel azonban a technológia új, kiegészítő óvintézkedésként a pályázóknak papíralapú példány formájában is be kell nyújtaniuk a pályázatot. A pályázati űrlap aláírt papíralapú példányát az összes, maradéktalanul kitöltött kiegészítő melléklettel együtt szintén meg kell küldeni az Oktatási, Audiovizuális és Kulturális Végrehajtó Ügynökségnek az "Európa a polgárokért " program útmutatójában szereplő címre, a megfelelő pályázati határidőig. Az elektronikus úton benyújtott pályázati űrlap számít eredeti pályázati dokumentumnak. Ha bármilyen ellentmondás vagy különbség tapasztalható a pályázati űrlapok elektronikus és papíralapú változata között, akkor az elektronikus űrlapot kezelik eredetiként. 11. További segítség Amennyiben ez az útmutató nem ad választ minden kérdésére, illetve nem nyújt megoldást a pályázati űrlap kitöltésével kapcsolatban minden problémájára, az alábbi napokon és időben telefonos ügyfélszolgálat áll rendelkezésére: a Testvérváros program telefonos ügyfélszolgálatának száma: , kedden, szerdán és csütörtökön érhető el 09:30 és 12:30 között. Kérjük, vegye figyelembe, hogy amennyiben a pályázat leadásának határideje hétvégére vagy 1 Ne válaszoljunk erre az automatikus postafiók által küldött üzenetre! 2 Ez az a pályázó azon címére érkezik, amit a pályázati űrlapon megadott.

9 ünnepnapra esik, úgy ezeken a napokon az ügyfélszolgálat nem érhető el. Az Ügynökség és az Európai Bizottság nem vállal felelősséget a hatáskörén kívül álló technikai hibákért, fennakadásokért, amik miatt esetlegesen meghiúsul a pályázati űrlapok időbeni leadása. Emiatt azt ajánljuk, hogy a pályázók minél hamarabb adják le pályázataikat, és ne várjanak az utolsó pillanatig.