Fonyód Város Önkormányzata ÁROP-1.A.5. Tanácsadói dokumentum

Átírás

1 Fonyód Város Önkormányzata ÁROP-1.A.5 Tanácsadói dokumentum Kapcsolódó pályázati tevékenység: Az önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, újraszervezése, a kapcsolódó szervezeti szabályzatok felülvizsgálata; három kiválasztott folyamat átszervezése, optimalizálása

2 Tartalom Bevezetés... 3 A probléma felvetése... 3 A folyamatok... 6 Képviselő-testületi ülések előkészítése, dokumentálása... 6 Ügyfélszolgálat működése Naprakész dokumentumok biztosítása Összegzés számú melléklet Képviselő-testületi, bizottsági ülés előkészítése, dokumentálása... 22

3 Bevezetés A Szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, három kiválasztott folyamat átszervezése projektelem kapcsán a megváltozott új feladat-ellátási rendre és az önkormányzat célkitűzéseire figyelemmel célunk volt az elvárásoknak nem megfelelően működő önkormányzati feladatok feltérképezése, felülvizsgálata és ezt követő újraszervezése. A tevékenység végrehajtásába bevont munkatársak rendelkeztek minden olyan releváns információval, mely a vizsgálódást segítette, továbbá kompetensek az e tevékenység keretében újraszervezett folyamatok alapján történő működés bevezetésére. A probléma felvetése A Fonyódi Polgármesteri Hivatal hosszú idő óta a jegyzői álláshely betöltetlenségével küzd, ezáltal hiányzik az a felelős vezető a rendszerből, akinek feladata lenne a napi működés szervezése, a munkatársak feladatellátásának kontrollja, az önkormányzati elvárások érvényre juttatása. Éppen ezért a néhány hónappal ezelőtt kialakított szervezeti felépítés megszilárdítása, a rendszerben működő folyamatok újragondolása, átszervezése elmaradt, amelynek következménye, hogy a korábban kialakult szokásjog (Így szoktuk!), illetve a mindennapokban felmerülő feladatellátáshoz való eshetőleges feladatellátás jellemzi a rendszert. A vezetői konzultáció alkalmával történt főfolyamatok áttekintését követően több olyan munkafolyamat is kiemelésre került, melynek fejlesztése átfogóan növelhetné a rendszer működésének hatékonyságát, áttekinthetőségét és nem utolsó sorban a végrehajtás ellenőrzését. Ezek a következők (a felsorolás nem a prioritásokat mutatja): A hivatal szervezeti egységei közötti kommunikáció Intézményekkel történő együttműködés

4 Képviselő-testületi ülések előkészítése Naprakész dokumentumok biztosítása Településüzemeltetés ellenőrzése Ügyfélszolgálat működése Vezetői értekezletek Az egyes folyamatok mélyebb elemzése után a résztvevők arra megállapításra jutottak, hogy a tevékenység kapcsán az alábbi három főfolyamatot kívánják tovább elemezni és lehetőség szerint újraszervezni a hatékonyság jegyében: Képviselő-testületi ülések előkészítése Ügyfélszolgálat működése Naprakész dokumentumok biztosítása A további analízis célja az volt, hogy a három kiemelt folyamatnak feltárjuk az erősségeit, gyengeségeit, rávilágítsunk azokra a pontokra, ahol a szervezetet veszteség éri. Mindhárom területtel kapcsolatosan általánosságban elmondható, hogy a nem folyamatszemléletű munkaszervezésből fakadóan a feladatok ellátásának - rendkívül magas a humánerőforrás-szükséglete (pl.: a testületi és bizottsági ülések dokumentálását, nyilvántartását kapcsolt munkakörben végzi a titkársági referens, aki emiatt külön díjazás nélkül 8 órás napi munkaidejének többszörösét fordítja a munkakör pontos, törvényes ellátására), - felesleges szolgálati utakat kell bejárni a megvalósításhoz (pl.: szinte minden döntés véglegesítése érdekében a polgármestert keresik, hogy mondja ki a végső szót ), - vannak olyan tevékenységek a rendszerben, melyek teljességgel feleslegesek, illetve olyanok, melyek teljesen hiányoznak (pl.: a testületi anyagokat nem a szervezeti hierarchiában kialakított szolgálati út betartásával továbbítják, ezáltal nincs megfelelő vezetői kontroll, akadozik a belső információáramlás),

5 - a hatékonyabb munkavégzés érdekében szükséges lenne a háttér infrastruktúra fejlesztésére (pl.: a központi fénymásoló korszerűtlen, a nagymennyiségű fénymásolási feladat a kvalifikált munkaerő hatékonyságát és a munkaidő megfelelő kihasználását rontja), További elemzéseink során arra a következtetésre jutottunk, hogy a rendszerben megjelenő folyamatok az aránylag egyszerűek, azonban a feladat és hatáskör jellegéből adódóan sokfélék. Ennek a kihívásnak való megfelelés kizárólag szakmailag felkészült, rugalmas munkatársak útján biztosítható, hiszen a szolgáltatás központú közigazgatás iránt megjelenő társadalmi elvárás, az azonnali hatékony reakció és megoldás a felvetett problémára. A folyamatok azonos jellemzőjeként definiálhatjuk, hogy azoknak folyamatosnak, hatékonynak, ügyfél és munkatársbarátnak, a vezetői elvárásoknak megfelelőnek kell lenniük. Céljaink eléréséhez több kipróbált és jól alkalmazható módszer is rendelkezésre áll, azonban Fonyód esetében folyamatok szabályozása és sztenderdizálás eszköztárát hívtuk segítségül. Fontos hangsúlyoznunk, hogy a folyamatok újraszabályozásának és a folyamatos jobbításnak sikere abban rejlik, hogy a hatékonyság iránti igény nemcsak vezetői szinten jelenik meg, hanem a rendszerben lévő valamennyi munkatárs elkötelezetté válik ennek irányába. Ez pedig alapvetően paradigmaváltást eredményez. A munkatársak segítségével folyamatosan feltárhatjuk a hiányterületeket, növelhetjük egy-egy terület működésének hatékonyságát, gyakorlatilag azonos erőforrások igénybevétele mellett.

6 A folyamatok Képviselő-testületi ülések előkészítése, dokumentálása Az önkormányzat sikeres működésének záloga a választott képviselő-testület munkájának hatékonyságában rejlik, melynek adminisztratív támogatását a polgármesteri hivatal végzi. Itt persze nem feledkezhetünk meg arról a nem elhanyagolható tényről sem, hogy számos témakörben a fenntartásban működő intézmények és az önkormányzati tulajdonban lévő gazdasági társaságok szállítóként és ügyfélként is jelen vannak gyakran egyidőben a folyamatban. Az ülésekkel kapcsolatos feladatellátás áttekinthetősége céljából nem csupán az előkészítésre fókuszáltunk, hanem a dokumentálási kötelezettségekre is, hiszen a törvényesség fenntartása, a nyomonkövethetőség, áttekinthetőség követelménye e részfolyamatban jelenik meg leginkább. A sztenderdizálás segítségével az alábbi megállapításokra jutottunk: Elnevezés: Képviselő-testületi ülések előkészítése, dokumentálása Folyamatszereplők a) folyamatgazda: jegyző, vagy a jegyző által kijelölt személy b) belső szállító: - polgármester, - jegyző (ha a folyamatgazda nem a jegyző), - hivatal köztisztviselői, - intézmények vezetői, - gazdasági társaságok vezetői c) külső szállító: - kérelmező, - ajánlattevő, - felügyeleti szerv,

7 - szerződéses partnerek d) ügyfél (belső): - polgármester, - települési képviselők, - külsős bizottsági tagok, - jegyző (ha a folyamatgazda nem a jegyző), - hivatal köztisztviselői, - intézmények vezetői, - gazdasági társaságok vezetői e) ügyfél (külső): - az önkormányzat lakossága, - gazdasági társaságok, - felügyeleti szervek, - egyéb partnerek Sztenderdizálás oka: A hatékonyabb önkormányzati működés. A testületi és bizottsági ülések határidőre történő, törvényes, a helyi sajátosságokhoz igazodó folyamatok biztosítása, mert a kialakult gyakorlat erőforrásigénye jelentős, a rendszer jelentős hibaszázalékkal működik, az előterjesztések gyakran hiányosak, vagy nem tükrözik a polgármester álláspontját, a nem megfelelő előkészítés miatt az önkormányzat külső megítélése negatív, a döntéshozatal nem hatékony, számtalan esetben a napirendek sürgősségi indítványokkal egészülnek ki, melyek nem megfelelően kimunkáltak. Sztenderdizálás célja a) közvetlen: - a képviselő-testület és bizottságai számára törvényes, átfogó képet és racionális javaslatokat tartalmazó előterjesztések biztosítása, - az üléseken elhangzott információk, meghozott döntések (határozatok, rendeletek) pontos dokumentálása,

8 - törvényes határidőben történő felterjesztése törvényességi kontrollra b) közvetett: - jól működő képviselő-testület, - fokozottan pozitív lakossági megítélésmentes, - gyorsabb ügymenet, - ügyfélelégedettség, - mindenki számára áttekinthető, világos folyamatok Minőségi tényezők a) forma: írásban (elektronikusan) b) tartalom: jogszabályi előírásoknak megfelelően (Mötv., SzMSz) c) idő: a munkatervben, illetve a polgármester, jegyző által meghatározott határidőre d) mennyiség: a napirendek számától függ Folyamat leírása Lásd 1. számú mellélet. Eszközök, forma, szabályok, elvárás, tudás a) eszközök - tárgyi eszközök (jogszabálytár, korábbi ülések jegyzőkönyvei, döntései, internet, központi szerver, nyomtató, scanner stb.), - jogosultságok, - hozzáférési jogosítványok, b) forma - belső szabályzatban rögzített formátum c) szabályok - külső: jogszabályok (törvény, korm. rendelet), felügyeleti szerv állásfoglalásai, utasításai - belső: SzMSz, polgármesteri, jegyzői utasítás, munkaköri leírás, folyamat leírás

9 d) elvárások - határidő betartása - munkaköri leírás - tulajdonosi szemlélet - állandó jobbítás e) tudás - informatikai ismeret - szakmai ismeret - rendszerszemlélet A fejlesztés időbeli - A folyamat szabályozása rövidtávon ütemezése: megvalósítható intézkedés - Az intézkedéssel elért szabályozott folyamat fenntartása hosszú távú célkitűzés A fejlesztés hatása: - Csökken az előkészítetlen, tárgyalásra nem alkalmas előterjesztések száma - Csökken az ad hoc jelleggel, kapkodva összeállított sürgősségi indítványok száma - Csökken a folyamatszereplők munkaidő ráfordítása, a felszabaduló szabad kapacitásaikkal egyéb érdemi feladatellátásuk növekszik - Tervezhetővé válik az ülés előkészítésének folyamata, melynek következtében növekszik a hatékonysága az időtervezésnek - Csökkennek a rendszer szervezetlenségéből adódó konfliktus helyzetek, ezáltal javul a munkahelyi légkör - Csökken a papírfelhasználás, illetve a nyomtató és fénymásoló eszközök használati ideje, kopása

10 Ügyfélszolgálat működése A Fonyódi Polgármesteri Hivatalban az ügyfélszolgálat működésének fejlesztése prioritás, tekintettel arra, hogy a hivatal nemcsak a fonyódiak számára nyújt szolgáltatásokat, hanem az időszakosan nagy tömegben megjelenő turisták és üdülőingatlannal jelentkező vidékiek részére is. Ezen sajátosság figyelembevételével alakult ki az a rendszer, melyben a hivatal ügyfélfogadási időn kívül is elérhető, illetve a nyári időszakban nyitvatartási ideje igazodik az ügyfelek szokásaihoz. Ezt az elvárást azonban nem intézményesített keretek között biztosítják, mert ügyfélszolgáltatást végző önálló szervezeti egységet nem alakítottak ki, csupán portaszolgálat jelleggel működik a jelenleg ügyfélszolgálatnak nevezett, a hivatal főbejáratával szemközt található, zárt fülkés helyiség. Az itt foglalkoztatott munkatársnak konkrétan nem határozták meg az ügyfélszolgálat működtetésével kapcsolatos munkaköri feladatait, ahogyan az sem tisztázott, hogy az egyébként hivatalon belül ügyfélfogadást bonyolító szervezeti egységek milyen módon és mértékben vehetik igénybe a portaszolgálat szolgáltatásait. A rendezvények alkalmával többször volt tapasztalható, hogy a főbejáraton érkező ügyfél nem realizálja, hogy a szemközti kis ablaknál valamilyen segítségre, információra számíthat és megállás nélkül folytatja útját az illetékes ügyosztály felé. Ebből a gyakorlatból arra lehet következtetni, hogy a klasszikus alapvető ügyfélirányítás folyamata sem tisztázott. Tekintettel a fentiekre kísérletet teszünk az ügyfélszolgáltatás rendszerének átfogó átalakítási javaslatainak megfogalmazására az általunk tapasztalt és begyűjtött információk alapján.

11 Erősségek: - Az önkormányzat arculatához, küldetéséhez igazodó, a feladat-ellátást végző humánerőforrás rendelkezésre áll. - Elkötelezett önkormányzati vezetés és munkatársak az ügyfélszolgálat kialakítása érdekében. - Lakossági igény jelentős az ügyfélszolgálat működése iránt. - Optimális térbeli elhelyezési lehetőség. Gyengeségek: - A hivatal egyéb szervezeti egységei előtt nem ismert az ügyfélszolgálat tevékenységének tartalma, az érdemi ügyintézés háttértámogatásának folyamata. - Az ügyfelek tájékoztatása alacsony szintű. - Az ügyfélszolgálat céljára kijelölt helyiség túlságosan zárt, az ott dolgozó munkatárs nem észrevehető a belépő ügyfél számára. - Az ügyfélszolgálat eszközellátottsága alacsony. - Az ügyfélszolgálat feladat és hatáskörei nem szabályozottak. Lehetőségek: - A belső helyettesítés színvonala nőhet az ügyfélszolgálati munkatárs szakmai ismereteinek fejlesztésével, hiszen lesz még egy olyan munkaerő, aki be tud ugrani, ha szükséges. - A feladat és hatáskörök pontos szabályozásával konkretizálni lehet az ügyfélszolgálat által ellátandó feladatköröket. - A pontos szabályozás birtokában jól áttekinthetővé válik, hogy hol vannak azok a kapcsolódási pontok, melyekkel az érdemi ügyintézés háttértámogatása biztosítható. - Az elválasztó fal kibontásával, ügyfélszolgálati pult kialakításával nyitottá, jól áttekinthetővé lehet tenni az ügyfélszolgálat színterét.

12 - Az önkormányzat, ezáltal a hivatal lakossági megítélése javul, nő az ügyfél elégedettség. - Egyszerűsödhetnek az ügymenetek. - Folyamatosan kontrollált ügyfélforgalom, melynek mérésével a szervezeti egységek és munkatársak időszakos ügyfélforgalma válik nyomonkövethetővé, illetve felmérhető az ügyfelek igénye a hivatali szolgáltatások igénybevételével összefüggésben. - Ügyintézők munkájának hatékonysága növekszik. Veszélyek: - Az ügyfélszolgálat információs bázisa nem lesz naprakész a munkatársak aktív közreműködése nélkül. - Nincs elegendő forrás az ügyfélszolgálati tér kialakítására és eszközparkjának fejlesztésére. - Túl sok háttértámogatói feladatot kap az ügyfélszolgálatos munkatárs, melynek következtében az ügyfélkapcsolatok háttérbe szorulnak.

13 Az elemzés tapasztalatai alapján a fejlesztés lehetőségeit a következőkben foglaltuk össze: Fejlesztési terület Intézkedés Eredmény Tájékoztatás és kommunikáció Panaszkezelés - Ügyfél tájékoztatás stratégiájának kidolgozása a Média Kft. bevonásával. - Tájékoztatási felületek kialakítása az ügyfelek figyelmének, mozgásának irányítása érdekében. - Kommunikációs csatornák felhasználása az ügyfélszolgálat nyújtotta lehetőségek bevezetése, népszerűsítése, megismertetése, elfogadtatása érdekében. - Hatósági intézkedést nem igénylő lakossági panaszok kezelése, begyűjtése, továbbítása a végrehajtásért felelős személy részére. - Bárki számára hozzáférhető, transzparens szolgáltatás, mely előszűrő jelleggel tehermentesíti az érdemi ügyintézőket. - Nő az ügyfelek információs bázisa, több információra tehetnek szert kötetlenebb keretek között kérdéseik kapcsán. - Felgyorsul az ügyintézés a hatósági intézkedést nem igénylő kérdésekben. - Állandóan elérhető kontakt a panszok előterjesztésére.

14 Ügyintézés - A hivatali közreműködést nem igénylő ügykörök meghatározása (pl.: kóbor ebekkel kapcsolatos intézkedések, közvilágítási lámpatestek meghibásodása, hulladékszolgáltatás problémáinak kiküszöbölése stb.) - Meghatározott, egyszerű (egy lépcsős) hatósági eljárások ügyintézési lehetőségének biztosítása. - Ügyfélszolgálat által intézhető hatósági ügyek körének definiálása. - Mérhetővé válik, hogy melyek a legtipikusabb bejelentések, ezáltal meghatározható lesz a fejlesztendő területek iránya. - Nő az ügyfélelégedettség. - Az ügyfél igényeinek gyors kielégítése azonnali intézkedés biztosításával (pl.: közterület-foglalási engedély kiadása) - Érdemi ügyintéző munkaterhének csökkentése. - Ügyintézés közvetítés, ügyfélszolgáltatások, résztevékenységek gyorsabb, hatékonyabb ellátása.

15 Nyomtatványok kezelése - A hatósági eljárások során használt nyomtatványgarnitúrák elhelyezése az ügyfélszolgálaton. - Az ügyfélszolgálat által biztosított nyomtatványok naprakészségének biztosítása érdekében a folyamat leszabályozása. - Kérelmekhez csatolandó mellékletek listájának felfektetése. - Nő a belső kommunikáció hatékonysága. - Naprakész dokumentumok állnak a munkatársak és az ügyfelek rendelkezésére. - Az ügyfél pontos információkat szerezhet a dokumentumokból a szükséges mellékletek benyújtásáról. - Nő az érdemi ügyintézők hiánypótlás iránti intézkedési kényszere. - Lehetőség nyílik az ügyfél felvilágosítására az egyes ügytípusokhoz kapcsolódó ügymenetek sajátosságaira való tájékoztatás keretében, a részcselekmények, határidők fontosságára történő tájékoztatás megvalósul. - Azonnali visszajelzés gyűjthető a rendelkezésre bocsátott dokumentumok

16 Háttérszolgáltatások Ügyfélszolgáltatás feltételrendszerének kialakítása - Meg kell határozni azon belső szolgáltatások körét, melyekkel az ügyfélszolgálat háttértámogatást biztosíthat az érdemi ügyintézők részére (pl.: fénymásolási tevékenység, postázás, postakönyv előállítása stb.) - Rögzíteni kell a háttértámogatás mélységét. - Az ügyfélszolgálat infrastrukturális ellátottságának fejlesztése. - Ügyféltér arculatának meghatározása. - Az arculat kivitelezéséhez szükséges pénzügyi források biztosítása. - Kivitelezési munkálatok elvégzése. - Rendelkezésre álló közérthetőségéről. - Nő a munkatársak közötti együttműködés hatékonysága. - Felgyorsul az ügymenet. - Csökken egyes munkatársak terheltsége, a felszabaduló munkaidőkeret növeli hatékony feladatellátásukat. - Kulturált, ügyfélbarát ügyféltér. - Ergonomikus, korszerű munkakörnyezet.

17 A fejlesztés időbeli ütemezése: humánerőforrás képzése, betanítása. - rövid távú intézkedés: az önálló ügyfélszolgálat működésének belső szabályozása, munkatársak belső képzése, az ügyfélszolgálat arculatának kialakítása - hosszú távú intézkedés: a kialakított ügyfélszolgálat fenntartása és a tapasztalatok alapján történő további fejlesztése A fejlesztés hatása: - Felgyorsul az egyszerű ügyek intézésének folyamata - Mérhetővé válik a hivatal ügyfélforgalma és az ügyintézők napi leterheltsége - Elégedettebbé válnak az ügyfelek - Csökken a belső feszültség - Lehetőség nyílik a belső helyettesítés hatékonyabb megoldására - Ellenőrizhetővé és irányíthatóvá válik a beérkező ügyfelek mozgása - Lehetőség nyílik ügyfélkapcsolati adatok ( , telefonszám stb.) begyűjtésére - Nő az ügyfél tájékoztatás hatékonysága Naprakész dokumentumok biztosítása Az előző két fejlesztési terület meghatározása alapján jól látszik, hogy a projektelem megvalósításában közreműködő vezető beosztású munkatársak az önkormányzat és a hivatal Fonyód lakosságát és az idelátogató vendégek legszélesebb körét érintő területeit kívánják első lépésként fejleszteni, hiszen ezen területek azok, melyek első pillantásra információt közölnek az önkormányzati szolgáltatások minőségéről.

18 A harmadik fejlesztési terület már az ügyfélszolgálat fejlesztésénél felvetődött Nyomtatványok kezelése intézkedés hatékony bevezetését szolgálja azzal, hogy pontosan rögzítjük a folyamat sztenderdjét annak érdekében, hogy az érintett munkatársak napi feladatai közé könnyen illeszthető legyen a naprakész nyomtatványok biztosításával kapcsolatos tevékenység. E témakörnél mindenképpen kiemeljük, hogy nincs kiinduló állapot, azaz a hivatali szabályzatokban e folyamatra vonatkozó szabályozás teljes egészében hiányzik. Elnevezés: Naprakész dokumentumok biztosítása Folyamatszereplők a) folyamatgazda: Hatósági osztályvezető b) belső szállító: Hatósági Osztály köztisztviselői c) ügyfél (belső): - helyettes ügyintéző - ügyfélszolgálati munkatárs d) ügyfél (külső): - az önkormányzat lakossága, - gazdasági társaságok, - időszakosan idelátogató vendégek Sztenderdizálás oka: A szabályozatlan belső folyamatok miatt hiányzik a belső szabályozás a hivatal által használt formanyomtatványok naprakész előállítása vonatkozásában. Jelentős lakossági igény mutatkozik a hatékony, ügyfélbarát ügyfélszolgálat kialakítására, melynek tervezett feladatai között szerepel a naprakész nyomtatványok átadása az ügyfelek részére és az ezzel összefüggő tájékoztatási rendszer működtetése, kvázi ügysegédként történő működéssel. A hiányos, vagy rossz dokumentum benyújtása miatt az ügyfelet hiánypótlásra kell felszólítani. Ezen túlmenően pedig nem tisztázott az online felületen történő elhelyezés menete és felelőse sem.

19 Sztenderdizálás célja a) közvetlen: Az ügyfelek számára naprakész dokumentumok biztosítása. b) közvetett: - Ügyfélbarát önkormányzat. - Hiánypótlás-mentes ügymenet. - Ügyfélelégedettség. - Munkatársak tisztában legyenek a folyamatokkal. Minőségi tényezők a) forma: írásban, elnevezés pontos szabályozása b) tartalom: jogszabályi változásnak megfelelő c) idő: hatálybalépést követően azonnal d) mennyiség: dokumentumok számától függ Folyamat leírása 1. Minden hónap első munkanapján, de legkésőbb az első ügyfélszolgálat-mentes napon az ügyintéző felülvizsgálja a munkaköréhez kapcsolódó dokumentumok aktualitását, változás esetén elkészíti a jogszabályoknak megfelelő új dokumentumot. (Adott esetben felhívja az illetékes munkatársa figyelmét, ha a másik munkaköréhez kapcsolódó változást észlel.) 2. Ügyintéző minden esetben haladéktalanul jelenti a hatósági osztályvezetőnek az ellenőrzés tényét. Változás esetén azt is, hogy az miben áll, mennyiben érinti a dokumentumot és egyúttal jóváhagyás céljából csatolja felettesének az elkészített új dokumentumot. 3. A hatósági osztályvezető, illetve a jegyző jóváhagyását követően az ügyintéző konvertálja a dokumentumot, majd megküldi a feltöltésért felelős személynek, egyidejűleg tájékoztatja az ügyfélszolgálati munkatársat az új dokumentum tartalmi változásairól és a csatolandó dokumentumokról.

20 4. Az online feltöltésről kapott visszacsatolást követően tájékoztatja a hatósági osztályvezetőt, az ügyfélszolgálati munkatársat, a polgármestert, alpolgármestert, a polgármesteri asszisztenst és az illetékes Bizottság elnökét. Eszközök, forma, szabályok, elvárás, tudás a) eszközök - tárgyi eszközök (jogszabálytár, internet, központi szerver, nyomtató, scanner stb.) - jogosultságok, hozzáférés b) forma - jegyzői utasításban megjelölt formátum: dokumentumnév_mikorkészült (pl: lakasfentartasi_kerelem ) - élőlábnál megjelölni, hogy mikortól hatályos a dokumentum c) szabályok - külső: jogszabályok (törvény, korm. rendelet, ágazati rendelet), - felügyeleti szerv állásfoglalásai, utasításai - belső: SzMSz, polgármesteri, jegyzői utasítás, munkaköri leírás, folyamat leírás d) elvárások - határidő betartása - munkaköri leírás - tulajdonosi szemlélet - állandó jobbítás e) tudás - informatikai ismeret - szakmai ismeret - rendszerszemlélet A fejlesztés időbeli - rövid távú intézkedés: a meglévő humánerőforrás ütemezése: munkaköri feladatainak bővítésével

21 A fejlesztés hatása: - Csökken az érdemi ügyintézésben a hibázások lehetősége - Folyamatos monitoring fenntartása - Az önképzés, a munkaköri felelősségtudat erősödése - Egységes dokumentumkezelési szemlélet alakul ki - Átláthatóbb ügymenet - Növekvő ügyfélelégedettség Összegzés Jelen dokumentumban megfogalmazott szakmai javaslatokkal kísérletet tettünk arra, hogy a Fonyódi Polgármesteri Hivatal szervezeti átalakításának első lépéseihez kellő segítséget nyújtsunk a legrelevánsabb szakmai, támogató folyamatok újjászervezési javaslataival. Persze minden intézkedés annyit ér, amennyit felhasználnak belőle, azonban hisszük, hogy a fonyódi szakmailag felkészült, a jobbítások irányába rendkívül elkötelezett hivatali apparátus képes lesz megújítani a belső folyamatrendszerét.

22 1. számú melléklet Képviselő-testületi, bizottsági ülés előkészítése, dokumentálása Előkészítési fázis Lépések sorszáma megnevezése Feladatok Felelős Mikor? Kivel? Végrehajtva Megjegyzés 1 Időpont kijelölése 2 3 Jkv. rögzítővel történő egyeztetés (ha a folyamatgazda nem a jkv. vezető) Napirendek megfogalmazása, kijelölése 4 Előterjesztések készítőjének kijelölése 5 Konzultációs szakasz 6 Előterjesztések összeállítása Munkatervvel egyeztet (ha tervezett) Polgármesterrel, Jegyzővel egyeztet Elnökkel egyeztet Rögzíti a vezetők Naptárjaiban és a rögzítéssel egyidejűleg az érintetteknek előzetes értesítést küld a kijelölt tervezett időpontjáról Berendezés egyeztetése (hangosítás, asztalok elrendezése, vendégek száma stb.) Felszerelés egyeztetése (projektor, vászon stb.) A kijelölt munkatárs rendelkezésre állásának ellenőrzése Ülés kezdő határozatszámának és soron következő rendelet számának rögzítése Munkatervvel egyeztet (ha rendes ülése) Munkatársakkal egyeztet Polgármesterrel, Jegyzővel egyeztet Elnökkel egyeztet Munkatervvel egyeztet (ha tervezett) Polgármesterrel, Jegyzővel egyeztet A teljesség igénye, a tényállás pontos ismertetése, a javaslatok megfogalmazása érdekében a szükséges egyeztetések lefolytatása az ügyben érintettekkel Az előzetes egyeztetések és a rendelkezésre álló információk alapján az előterjesztés elkészítése Az előterjesztés tartalmi ellenőrzése (törvényességi, technikai jellegű ellenőrzés, helyesírási, szerkesztési stb.)

23 Az adott napirendhez meghívandók listájának összeállítása (telefon, mail, levelezési cím) 7 Előterjesztések véglegesítése 8 Ülés összeállítása Az előzetes ellenőrzés után átdolgozott előterjesztés tartalmi, átfogó ellenőrzése Megfelelőség utáni véglegesítés Nem megfelelő tartalmú előterjesztés visszadobása Az előkészített előterjesztések alapján a meghívó összeállítása Az összeállított meghívó helyben szokásos módon történő publikálása A meghívó alapján az előterjesztések sorrendben történő összerendezése 9 Az ülés teljes anyagának összeállítása, sokszorosítás Sokszorosítás (fénymásolás, elektronikus előkészítés =.pdf konvertálás, csomagolás) Meghívó és teljes anyag postázása ban, postai úton és az érintettek egyidejű tájékoztatása a kézbesítés tényéről A nyilvános napirendekhez tartozó előterjesztések publikálása a helyben szokásos módon Rögzítési fázis sorszáma Lépések megnevezése Feladatok Felelős Mikor? Kivel? Végrehajtva Megjegyzés Ülés napján 1 A hangrögzítés és szavazógép működésének ellenőrzése 2 Ülés rögzítése 3 Ülés lezárása Döntések előállítása, véglegesítése Az ülést megelőzően 30 perccel az ülésteremben ellenőrzi, hogy a hangrögzítés és a szavazógép megfelelő módon működik-e Ülés megnyitása, próbaszavazás Hangfelvétel készítése Szavazógép működtetése Hozott döntések rögzítése (sorszám és szöveg) Ülés lezárása A rögzített anyag feltöltése a szerverre Ülés napját követő napon Az ülésen hozott összes döntések teljes körű rögzítése, kivonatkészítés

24 5 Döntések átadása Döntések szövegének véglegesítésre történő továbbítása jegyző részére Az ülésen született, jegyző által véglegesített döntések hitelesített kivonatainak átadása, továbbítása az érintettek részére 6 Hanganyag publikálása A rögzített hanganyag továbbítása publikálásra Dokumentálási fázis sorszáma Lépések megnevezése Feladatok Felelős Mikor? Kivel? Végrehajtva Megjegyzés 1 Jegyzőkönyv elkészítése, véglegesítése 2 Jegyzőkönyv hitelesítése 3 Hozott rendeletek utóélete 4 Az ülés utóélete A szerverre feltöltött fájlból a jkv. elkészítése Az elkészített és hitelesített döntések beemelése a jkv.-be A véglegesnek tekinthető jkv. továbbítása jegyzői véleményezésre A véleményezést követő korrekciók, pontosítások elvégzése, véglegesítés Utóellenőrzés (a korrekciók végrehajtásának kontrollja) Az ülésen megválasztott hitelesítők részére a jkv. továbbítása A hitelesítés koordinációja A hitelesített jkv. felterjesztése (feltöltése) A hitelesített jkv. összeszerelése az előterjesztésekkel kötésre A hitelesített és összeszerelt jkv. elhelyezése az arra kijelölt helyeken (könyvtár, titkárság) A hozott rendeletek hitelesítése A hozott rendeletek felterjesztése az ülést követő 3 (három) napon belül A hozott rendeletek kihirdetése A rendeletek egységes szerkezetbe foglalása, publikálása, feltöltése Az ülésen született döntések összefoglaló publikálása