Az Ozorai Fiatalok Szervezete Egyesület Szervezeti és Működési Szabályzata

Átírás

1 2009. február Ofisz Szervezeti és Működési Szabályzat 1 Az Ozorai Fiatalok Szervezete Egyesület Szervezeti és Működési Szabályzata I. Általános I/1. Alapszabály sérthetetlenségének megfogalmazása Az Ozorai Fiatalok Szervezete Egyesület Szervezeti és Működési Szabályzata (továbbiakban Ofisz SZMSZ) a szervezet közgyűlése által benyújtott, a Tolna Megyei Bíróság által jóváhagyott alapszabálynak megfelel, tartalma annak alapvető rendelkezéseit nem sérti. I/2. Az Ofisz SZMSZ célja A működési szabályzat célja az Egyesület mindennapi életét szabályozó rendelkezések megállapítása, struktúrájának kialakítása és szabályozása, átláthatóságának javítása, lényegi elemeinek kiemelése, illetve lehetőség a megfelelő szervek operatív döntéseinek meghozatalára. I./3. Általános célok, elvek Az Ozorai Fiatalok Szervezetének elsőrendű célja a helyi fiatalok felkarolása, kulturált szórakozási lehetőségek megteremtése, tehetség kibontakoztató, képességfejlesztő programok szervezése, közösség létrehozása, formálása. Ezen túl nem zárkózódik el más korosztályok részvételétől sem. Támogatja a különböző kezdeményezéseket, segédkezik más szervezetek munkájában, felvállalja a község életét fellendítő mecénás szerepét. II. Az Egyesület struktúrája és jellemzői Ifjúsági referens Elnökség Elnök - Alelnökök Vezetőség Elnökség, Bizottsági Elnökség és Ifjúsági Referens Bizottsági Elnökök Kulturális és Programszervező Bizottság Szociális és Közvélemény-kutató Bizottság Kommunikációs és Érdekképviseleti Bizottság Közgyűlés (rendes és pártoló tagok) Sport Bizottság

2 2009. február Ofisz Szervezeti és Működési Szabályzat 2 II./1. Általános jellemzés A fenti szemléltetésből jól látszik, hogy az egyesület irányítása bürokratikus mechanizmus szerint működik, azonban esetünkben ez nem lassítja, inkább segíti a szervezet gyors és aktív működését. Ez azzal magyarázható, hogy a közgyűlés, mely az alapszabály értelmében a legfőbb szerv, nehezen mozgósítható, minden, az egyesület életét direkt módon befolyásoló döntések megszavazása céljából, mely abból adódik, hogy tagságunk létszáma nem teszi lehetővé a gyakori ülések összehívását. Mindezek következménye, hogy az elnökség és vezetőség határozatok meghozatalának jogával rendelkezik, vagyis adott esetben döntéseket hozhat az állandó, gyors működés céljából. A fent ábrázolt szerkezeti forma szükséges továbbá, mert adott esetben az egyesület működéséért az elnökség vállal felelősséget. Ez csak úgy lehetséges, ha minden folyamatról tudomása van, vagyis az információ áramlás végpontja. II./2. A struktúra elemei II./2./1. A közgyűlés A közgyűlés működésében eltérés az alapszabályzattól nincs, a szerv működésének tekintetében az alapdokumentum az egyesület szervei a közgyűlés bekezdése irányadó. Ugyanakkor a közgyűlés február 1-jén tartott ülésén megszavazta, egyben elfogadta az elnökség, és a vezetőség határozati jogát (elismerve a II/1. pontban ismertetett problémát). Az erről szóló szavazásról jegyzőkönyv készült, a határozatok könyvében szerepel. Továbbá eredményeképpen jön létre az Egyesület új szerve a Vezetőség. II./2./2. A vezetőség A vezetőség, mint új elem kerül az egyesület szerkezetébe, mely az elnökség és a bizottsági elnökök közös szerve. Létrehozása a II./1. pontban leírt probléma megoldására szolgál. A szerkezetből adódik, hogy a tagsággal közvetlen, mindennapi viszonyt a bizottságok alakítanak ki, így a vezetőségi ülések alkalmával, mint a tagok képviselői jelennek meg egyrészről. Ebből következik, hogy az egyesület operatív döntéseinek aktív résztvevői, képviseleti, valamint döntési jogukat szavazással gyakorolják. A vezetőségi ülésekre a következő tisztségviselők jogosultak: Az egyesület Elnöke, Alelnökei, a bizottsági Elnökök (Kommunikációs, - Közvélemény-kutató, - Kulturális, - Sport Bizottságok), az Ifjúsági Referens, illetve az egyesület mindenkori főszponzora, valamint a meghívott vendégek. Az üléseket az Elnök hívja össze, gyakorisága változó. A döntések meghozatalakor minden vezetőségi tag egy szavazattal rendelkezik. Az eredményesség céljából a minősített többség szükséges (75%+1). Amennyiben ez nem

3 2009. február Ofisz Szervezeti és Működési Szabályzat 3 valósul meg az első alkalommal, a szavazást meg kell ismételni ugyanezen feltételekkel. Ugyancsak eredménytelen döntéshozatal esetén felkérésre az Ifjúsági Referens szavazata döntő. A vezetőség által hozott határozatok (továbbiakban vezetőségi határozatok) a határozatok könyvében kerülnek feltüntetésre, azokról a legközelebbi közgyűlésen a tagokat tájékoztatja. II./2./3. Az Elnökség (Elnök, két Alelnök) Az Egyesület folyamatos, zavartalan működését az Elnökség látja el, melynek számtalan összetevője van. Feladatkörébe tartozik a pénzügyi tranzakciók felügyelete, adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítése, dokumentumok őrzése, a szervezet menedzselése, képviselete, teljes körű felelősség vállalás. Mindezek előirányozzák olyan jogkör meglétét, mely ezen feladatok ellátásához nélkülözhetetlen: 1. Határozati (rendelkezési) jogkör, az operatív, zavartalan működés céljából. 2. Pénzügyi tevékenységet felügyelő, irányító jogkör. 3. Munkaáltatói jogkör. 4. Képviseleti jogkör (Elnök) (magában foglalva az Egyesületet érintő összes dokumentum hitelesítését). Az Elnökségi határozatok szintén a határozatok könyvében kerülnek feltüntetésre, ezekről a vezetőséget a későbbiekben tájékoztatja. Kikötés ugyanakkor, hogy a határozatok nem sérthetik az alapszabályt és a vezetőségi határozatokat. Az Elnökség tagjai visszahívhatók szabálysértés elkövetésekor, a II./2./5./0. pontban megfogalmazottak megszegésekor. Ezt a Vezetőség minden tagja által aláírt, az Ifjúsági referens által jóváhagyott dokumentum (indoklás) alapján tehetik meg. Majd ezt a közgyűlés elé kell terjeszteni. Amennyiben az imént megnevezett szerv, szavazás útján (az ilyenkor, az alapszabály által megfogalmazott gyakorlat alapján) elfogadja, a visszahívás hatályba lép. Mindez megtehető amennyiben az Egyesület további zavartalan működése céljából 5 munkanapon belül új vezetőt választanak, vagyis jelöltet állítanak. Amíg ez nem valósul meg, az előző tisztségviselő tölti be a pozíciót. Az Elnökség tagjai saját akaratukból lemondhatnak, szem előtt tartva az imént leírt gyakorlatot. II./2./4. Az Ifjúsági Referens Az Ifjúsági Referens személyét a vezetőség választja. Mandátuma csakúgy, mint a többi tisztségviselőé 3 évre szól. Feladata a külső szervekkel való kapcsolattartás segítése, és a belső ellenőrzés, vagyis a törvényes, az alap-, és működési szabályzatnak megfelelő tevékenység.

4 2009. február Ofisz Szervezeti és Működési Szabályzat 4 II./2./5. Bizottságok, és működésük II./2./5./0. A vezető tisztségviselőktől elvárható magatartás, munka (etikai, erkölcsi megközelítés) Alapvetően minden vezető tisztségviselő elsődleges célja kell, hogy legyen ez Egyesület érdekeinek szem előtt tartása, képviselete, a lelkiismeretes, felelősség teljes, becsületes munka. A rendezvényeken az Ofisz vezetőjéhez méltó magatartás tanúsítása. Az egységes koncepció követése, képviselete. Mindezek figyelmen kívül hagyásával a Bizottsági Vezetők visszahívhatók az Elnökség által. Az Elnökök azonnali hatállyal lemondhatnak, amennyiben maguk helyett jelöltet állítanak, és azt a Vezetőség többi tagja szavazás útján elfogadja. Amennyiben ez nem valósul meg, lemondási határidő lép érvénybe, ennek időtartama 20 munkanap, mialatt az Elnökség jelöl ki a pozíció betöltésére alkalmas személyt. II./2./5./1. Kulturális és Programszervező Bizottság Vezetője: Bizottsági Elnök, aki kinevezi az Alelnököt Pozíció betöltése: Választással (közgyűlés) Feladatai, működése: Az Egyesület kulturális programhálózatának szélesítése, képesség fejlesztő, tehetség kibontakoztató, támogató intézkedések kialakítása. Kulturális programok szervezése, ötletkeresés, pályázat figyelés. II./2./5./2. Szociális és Közvélemény-kutató Bizottság Vezetője: Bizottsági Elnök, aki kinevezi az Alelnököt Pozíció betöltése: Választással (Közgyűlés) Feladatai, működése: Szociális érzékenység, a tagság, illetve a rendezvények, rendeletek érintettjeinek sajátos helyzetfelismerése, majd képviselete. A tagság igényeinek, észrevételeinek, javaslatainak felismerése, felmérése a bizottság saját döntése, módszere alapján. II./2./5./3. Kommunikációs és Érdekképviseleti Bizottság Vezetője: Bizottsági Elnök, aki kinevezi az Alelnököt Pozíció betöltése: Választással (Közgyűlés) Feladatai, működése: A tagsággal, illetve a külső szervekkel a legszorosabb kapcsolattartás. A hozzá legközelebb álló bizottság a II./2./5./2. Összegyűjti, majd értékeli a beérkező információkat, célja az érdekartikuláció levezetése, közlése, érvényre juttatása az Egyesületben. Nyilvános megjelenés, sajtóreferencia. Az Egyesület marketing, promóciós tevékenységének menedzselése. Brainstorming szervezése, vezetése. Humán erőforrás menedzsment. Jegyzőkönyv vezetése.

5 2009. február Ofisz Szervezeti és Működési Szabályzat 5 II./2./5./4. Sport Bizottság Vezetője: Bizottsági Elnök, aki kinevezi az Alelnököt Pozíció betöltése: Választással (Közgyűlés) Feladatai, működése: Sport lehetőségek bővítése programokkal, szakkörökkel. Tehetségfejlesztés, kibontakoztatás, támogatás. Ötletkeresés. Együttműködés más sport szervezetekkel. II./2./6. A tagság Az Egyesület tagsága két csoportba sorolható az alapszabály értelmében: rendes-, és pártoló tagokra. Rendes tagság (mindennapi működés alapján): és 30 év között, 2. tagdíj kötelezettség a Vezetőség határozatának megfelelően, 3. szavazati jog, 4. közgyűlésen való részvételi jog, 5. tagsági nyilvántartási könyv, jogosultság tagsági kártyára az Elnökség által kibocsájtva (benne foglalt jogok, megjelenés, tartalom: alapszabályzat 5. pont 2. bekezdés) 6. alapszabály, SZMSZ elfogadása, 7. kizárás lehetősége a szabályzat megsértésekor, 8. a vezetőség által meghatározott kedvezmények igénybe vétele. 9. Tagsági jogviszony keletkezése, megszűnése: alapszabályzat 3. és 4. pontja. 10.Részletesebben: alapszabályzat pont. Pártoló tagság (mindennapi működés alapján): 1. a rendes tagság korhatárán kívül eső személyek, 2. tagdíj kötelezettség nincs, 3. szavazati jog nincs, 4. közgyűlésen való részvételi jog, 5. tagsági nyilvántartási könyv, jogosultság tagsági kártyára az Elnökség által kibocsájtva (benne foglalt jogok, megjelenés, tartalom: alapszabályzat 5. pont 2. bekezdés) 6. alapszabály, SZMSZ elfogadása, 7. kizárás lehetősége a szabályzat megsértésekor, 8. a vezetőség által meghatározott kedvezmények igénybe vétele. 9. Tagsági jogviszony keletkezése, megszűnése: alapszabályzat 3. és 4. pontja. 10. Részletesebben: alapszabályzat pont. 11. Továbbá Vezetőségi határozat alapján a tiszteletbeli tagokat is ide soroljuk, nevük a tagsági nyilvántartási könyvben kerül feltüntetésre.

6 2009. február Ofisz Szervezeti és Működési Szabályzat 6 III. A tisztségviselők választása Az alapszabályzat értelmében a tisztségviselőket a közgyűlés választja, mandátumuk 3 évig tart. A választás lebonyolítását az ifjúsági Referens végzi. Az Egyesület vezetősége úgy határozott, hogy Elnöknek csak olyan személy jelöltetheti magát, aki maga mögött tudja két Alelnök-, és négy Bizottsági Elnök támogatását, vagyis eleget tesz az Egyesület struktúráját kielégítő személyi feltételeknek. A közgyűlésnek (rendes tagság, mivel a pártoló tagok nem rendelkeznek szavazati joggal) az alapszabályzat értelmében nem kötelessége elfogadni az Elnök-jelöltek delegáltjait, magát a képviselő csoport Elnök-jelöltjét sem, voksát személyekre adja le azonos titulusonként. A szavazás gyakorlatáról az alapszabályzat rendelkezései irányadók. Elnökjelölt Elnökjelölt Elnökjelölt 2 Alelnök-jelölt 4 Bizottsági Elnök-jelölt 2 Alelnök-jelölt 4 Bizottsági Elnök-jelölt 2 Alelnök-jelölt 4 Bizottsági Elnök-jelölt Tisztségviselő Tisztségviselő Tisztségviselő Azonos titulusonként 1 fő Egyszerű szótöbbséggel, a Közgyűlés által megválasztott Tisztségviselő III./1. A tisztségviselői pozíciók betöltésének feltételei Az Alapszabályzat értelmében - Bármely tag jogosult az Egyesületben tisztséget viselni, ha magyar állampolgár, vagy letelepedési, bevándorlási vagy tartózkodási engedéllyel rendelkező nem magyar állampolgár, és a közügyek gyakorlásától nincs eltiltva. A Vezetőség javaslata alapján életévét betöltött, magyar állampolgárságú személy. - Ajánlott minimum végzettségi szint: érettségi (alkalmazása az Elnökség döntése alapján).

7 2009. február Ofisz Szervezeti és Működési Szabályzat 7 IV. Határozati hierarchia Közgyűlés határozatai I. Az Egyesület életét hosszútávon befolyásoló kérdésekben a közgyűlés jogosult dönteni, az általános célokat, elveket, az alapszabályzat rendelkezésit szavazza meg. Folyamatos tájékozódási joga van. Vezetőségi Határozatok II. A közgyűlés, felismerve a rövid távú, gyorsított eljárású döntések, stratégia kialakításának szükségességét határozati joggal ruházza fel a vezetőséget, mely szerv ezt valósítja meg. A vezetőségi határozatok nem sérthetik a közgyűlés határozatait. Elnökségi Határozatok III. Az Egyesület mindennapi életét meghatározó, irányító, operatív döntésit az Elnökség úgy hozza, hogy nem sérti a vezetőség határozatait. V. Az Egyesület gazdálkodása Az Egyesület kiadásait az egyesületi tagok által befizetett tagdíjakból, valamint a természetes,- és jogi személyek, jogi személyiséggel nem rendelkező szervezetek adományaiból, továbbá pályázati forrásokból fedezi. Az Egyesület vállalkozási tevékenységet csak céljainak elérése érdekében, azokat nem veszélyeztetve végez. Az Egyesület működéséről a külön jogszabályokban előírtak szerint üzleti könyvet vezet, melyet az üzleti év végén le kell zárni. Az üzleti év végével az Elnökség Elnöke az Egyesület gazdálkodásáról a Közgyűlés számára mérleget, a gazdálkodás eredményéről vagyonkimutatást készít. Minden év legkésőbb február 1-jéig a Közgyűlésnek el kell fogadnia a Vezetőség által már jóváhagyott tervezett éves

8 2009. február Ofisz Szervezeti és Működési Szabályzat 8 költségvetést, mely feltételezhető irányszámokat tartalmaz (a lehetséges pénzügyi források ismeretének hiányában). Továbbá abból adódóan, hogy az egyes rendezvények pontos költségkalkulusa az üzleti év elején nem kivitelezhető, a Vezetőség rendelkezhet a későbbiekben annak elfogadásáról. Erre feljogosítja a II./2./1. pontban megfogalmazott közgyűlési határozat. VI. Alszervek létrehozása, külső szervezetek integrálása, kapcsolódásuk az Egyesülethez, egyesülés más szervezetekkel VI./1. Alszervek létrehozása, külső szervezetek integrálása Az Egyesület jogosult alszervek létrehozására, melyről a vezetőség rendelkezhet. Az erről szóló határozatát a határozatok könyvében tünteti fel. Ebben nevezze meg az alszervet, annak tevékenységét, létrehozásának célját, vele kapcsolatos elvárásait, terveit, helyét az Egyesület struktúrájában. Az Alszervekre vonatkoznak az Egyesület működését szabályozó rendelkezések, az alapszabályzat, illetve a szervezeti és működési szabályzat, továbbá a közgyűlési határozatok, vezetőségi-, elnökségi határozatok. Az Alszervekről készüljön külön alapdokumentum, mely tartalmazza a szerv céljait, működési kereteit, sajátos szabályrendszerét. Elkészítéséért az Elnökségi határozatban megnevezett alszervezet-vezető felelős. Külső szervezetek integrálásakor ugyanezen gyakorlat irányadó. VI./2. Egyesülés, betagozódás Erre vonatkozóan az alapszabályzat az Egyesület megszűnése bekezdése irányadó. VII. Vegyes rendelkezések VII./1. A jelen okiratban nem szabályozott kérdésekben az egyesületekről szóló évi II. törvény és az alapszabályzat rendelkezései, továbbá a Ptk irányadók. VII./2. A Szervezeti és Működési Szabályzat hatályba lép külső véleményezők, valamint a vezetőség és közgyűlés jóváhagyó határozatát követően. VII./3. A Szervezeti és Működési Szabályzatot a hatályba lépéstől számított három évet követően felül kell vizsgálni (aktualizálni), módosítások esetén újra el kell fogadtatni.

9 2009. február Ofisz Szervezeti és Működési Szabályzat Kelt: február 2. Ofisz Egyesület Elnöke Ofisz Egyesület Alelnöke Jegyzőkönyv hitelesítő Jegyzőkönyv hitelesítő További adatok Szerző: Boda Szabolcs Szakmai lektorok: Schranz Istvánné, polgármester Boda Kornélia, iskolaigazgató Elfogadta: az Egyesület Közgyűlése, Vezetősége Hatályba lépés dátuma: március 1. 9