Új szolgáltatásaink magyar kisvállalkozások számára

Átírás

1 SZERVEZŐ, FEJLESZTŐ ÉS SZOLGÁLTATÓ KFT. HUNGARY 1142 Budapest, Erzsébet királyné útja 125. (36) Fax: (36) MemoLuX Kft. Kapcsolat: Ivanyos János, ügyvezető H-1142 Budapest Erzsébet királyné útja 125. Tel: (36) Fax: (36) Honlap: Bemutatkozás Az 1989-ben megalakult magyar tulajdonú MemoLuX Kft. a teljes körű üzletviteli adminisztráció és a kapcsolódó informatikai rendszerek területén lát el kimagasló színvonalú szolgáltatói, tanácsadási és ellenőrzési tevékenységeket. Jelenleg közel 60 alkalmazottal, több mint 200 ügyfél részére végzünk szolgáltatásokat. 22 éve kiemelkedő szakmai színvonalat képviselve jelenünk meg a magyarországi piacon, mind a kis- és középvállalkozások, mind pedig a legjelentősebb ipari-, kereskedelmi-, és pénzintézeti befektetők igényeinek eleget téve. Szolgáltatásainkat a 1989 óta felhalmozott széleskörű tudásbázist alkalmazó szakembereink révén nyújtjuk ügyfeleink számára. Mivel stratégiai célunk a minél magasabb szintű szolgáltatás nyújtása, ezért munkamódszereinket is az ügyfeleink igényeinek megfelelően alakítjuk ki és fejlesztjük tovább. Nemzetközi ügyfeleink sajátos igényeit is figyelembe véve együttműködünk a független számviteliés jogi szolgáltató cégeket tömörítő MSI Global Alliance nemzetközi szervezettel, valamint partneri együttműködést kötöttünk az ADP Streamline szolgáltatások területén, amely bérszámfejtési és munkaügyi adminisztrációs megoldásokat kínál multinacionális társaságok leányvállalatai részére Magyarországon is. Tagjai vagyunk a magyarországi Amerikai és Brit Kereskedelmi Kamaráknak, illetve a minőségbiztosítás, ellenőrzés és szakképzés területén legjelentősebb nemzetközi szakmai egyesületeknek (EOQ, IIA, ECQA, stb.). Az Európai Bizottság Egész életen át tartó tanulás programja keretében a Budapesti Gazdasági Főiskolával együttműködve szakmai koordinátorként évek óta részt veszünk a felsőoktatáson kívüli szakképzés területére irányuló Leonardo da Vinci nemzetközi együttműködési projektekben, melyek eredményeképpen a MemoLuX Kft. biztosítja az Európai Belső Pénzügyi Kontroll Felmérő képzési program és vizsgarendszer magyarországi működtetését. MemoLuX ORGANIZING DEVELOPING AND ENTERPRISING LTD. H-1443 Budapest Pf. 228.

2 Új szolgáltatásaink magyar kisvállalkozások számára HR GateWay az elektronikus ügyfélkapcsolat Ügyfeleink igényeit figyelembe véve - új szolgáltatásunk keretében - hatékonyabbá kívánjuk tenni a humán erőforrások információinak kezelését, biztosítva a szükséges dokumentumok folyamatos rendelkezésre állását és a feldolgozási kontrollok működtetését. Ennek kivitelezésére létrehoztunk egy webes felületet, amelyen keresztül kezelhetővé válnak a bérszámfejtéshez szükséges információk és elérhetők a bérszámfejtés eredményei is. A nyilvántartáshoz megfelelő jogosultsági szinteken keresztül az ügyfél által kijelölt munkatársak is közvetlenül hozzáférhetnek. A MemoLuX Kft. HR GateWay szolgáltatásának legnagyobb előnye, hogy lehetővé teszi, hogy az ügyfél internet kapcsolat segítségével bármikor és bárhonnan elérje a munkavállalóira vonatkozó nyilvántartását. Mindezt megteheti irodájából vagy akár otthonából is, így az adatokhoz való hozzáférés nincs helyhez kötve, dolgozhat akár külföldön, szakmai út során is. A HR GateWay használatával minden bérszámfejtési információ (pl. munkatársak szerződései, személyes dokumentumok, havi bizonylatok) elektronikus formában tárolható és internet segítségével bármikor, bárhonnan elérhető. A HR GateWay testre szabható felületén keresztül az ügyfél belső munkafolyamatait támogató információs szolgáltatás is kialakítható, például a belső szabályzatok dokumentumai, kötelező iratminták, vagy egyedi eseményekre vonatkozó tájékoztatók is segíthetik a megfelelő hozzáférési jogosultsággal rendelkező munkatársak hatékony munkavégzését. A HR GateWay használata lehetővé teszi azt is, hogy az ügyfél eldönthesse, hogy a bérszámfejtéshez kapcsolódó bizalmas iratokat saját irodájában, vagy a bérszámfejtési szolgáltatónál kívánja-e tárolni. Memolux Kft. az ügyfél bérszámfejtési dokumentumait - igény esetén - a szükséges biztonsági követelmények szerint kialakított irodájában tárolja. Amennyiben erre nincs szükség, akkor a HR GateWay lehetőséget biztosít a bizonylatok szállítási költségének megtakarítására is. A javasolt megoldás biztosítja a bérszámfejtésnek elküldött információk visszaigazolását, illetve nyomon követését. A feldolgozáshoz szükséges bizonylatok azonnali ellenőrzése és az eredményekhez való gyors hozzáférés támogatja a bérszámfejtési folyamatok hatékony kontrollját, valamint jelentősen növeli az ügyfél pénzügyi és vezetői információs rendszerei számára átadott adatok megbízhatóságát. A dolgozók akár maguk is feltölthetik a munkavégzésükhöz kapcsolódó bizonylatokat, így a szükséges felügyelet mellett a HR GateWay használata megfelelő kontrollokat biztosít nagyobb, vagy földrajzilag távoli egységeket működtető szervezetek számára is. A HR GateWay webes kezelő felületén keresztül a bérszámfejtési bizonylatok akár a dolgozók számára is közvetlenül hozzáférhetőkké tehetők. A bizonylatok bármikor egyedileg megtekinthetőek, illetve kinyomtathatóak, csakúgy, mint a dolgozókra vonatkozó egyéb dokumentumok. Ez akkor is rendkívül hasznos, ha az ügyfél nem tartja szükségesnek a dolgozói hozzáférés biztosítását. A személyzeti adminisztráció munkáját a kötelezően előírt bizonylatok állapotának megjelenítése, illetve az aktuális határidők (pl. a munka-, megbízási- vagy vállalkozói szerződés, illetve más a munkavégzéshez szükséges dokumentumok érvényességének lejárata) közeledtéről szóló automatikus figyelmeztetések is segítik. 2

3 Szolgáltatás Menedzser a személyes ügyfélkapcsolat Az új szolgáltatás menedzser munkakör kialakításával legfőbb célunk, hogy csökkentsük az ügyfél bérszámfejtéshez kapcsolódó adminisztrációs feladatait, és ezzel megkönnyítsük, illetve gyorsabbá és hatékonyabbá tegyük a kiszervezett bérszámfejtési folyamatot. A munkakört betöltheti akár az ügyfél által kijelölt személy, de a MemoLuX Kft. által delegált munkatárs is. A szolgáltatás menedzseri feladatok ellátásához szükséges szakmai képesség felmérését és - az akár nemzetközi oklevéllel való - igazolását a MemoLuX Kft. biztosítja. A szolgáltatás menedzseri feladatok támogatása során biztosítjuk mind a folyamatos szakmai továbbképzés, mind az elérhető legmagasabb színvonalú konzultáció lehetőségét a MemoLuX Kft. több mint 20 éve működő és szakmai körökben igen elismert tudásbázisának felhasználásával. A szolgáltatás menedzseri feladatok tetszőleges helyszínen történő ellátását a HR GateWay szolgáltatásunk teszi lehetővé. A távmunka jellegű feladatvégzésből fakadóan az ügyfél telephelyén történő személyes munkavégzés kapcsán csak a tényleges munkaráfordítás költsége jelentkezik, hiszen nincs feltétlenül szükség teljes-, vagy részmunkaidős foglalkoztatási jogviszony ügyfél általi létesítésére. A szolgáltatás menedzser az ügyfél telephelyén elvégzi az összes olyan feladatot, amely a havi bérszámfejtéshez kapcsolódó információk előkészítéséhez, összeállításához és szabályszerűségi ellenőrzéséhez, valamint a bérszámfejtőhöz való eljuttatásához kapcsolódik. Aktívan közreműködik a számfejtés során felmerülő kérdések, hiánypótlások egyeztetésében, továbbá megoldási javaslatokat tesz az adott feldolgozási ciklusban nem kezelhető problémák kezelésére. Segíti a bérszámfejtési eredmények kiadását és az ügyfél általi hasznosítását, illetve a további feldolgozásra való előkészítését. Igény esetén részt vesz a további feldolgozási folyamatokban, például közreműködik a banki utalások vagy az elektronikus bevallások előkészítésében, beküldésében. A szolgáltatás menedzser felméri az ügyfélnél jelentkező olyan új igényeket, amelyekre a MemoLuX Kft. széleskörű szolgáltatásai megoldást nyújthatnak. Személyes kapcsolattartásból fakadó ismeretei alapján hatékonyan közreműködik az ajánlattételi, illetve szerződéskötési folyamatokban is. A szolgáltatás menedzser megszerzett szakmai képességei alapján segíti a HR GateWay speciális funkcióinak ügyfél általi elsajátítását, így például a bérszámfejtés hatókörén kívüli humán erőforrás információk kezelését és feldolgozását. Igény esetén részt vesz a HR GateWay ügyfél-specifikus arculatának kialakításában és belső információs portállá alakításában. Az ügyfél üzleti tevékenységéből fakadó, egyedi információs és kommunikációs igényeinek megismerésével hatékonyan közreműködhet az ügyfél korszerű webes megjelenésének továbbfejlesztésében is. Ügyfél honlap a hatékony webes megjelenés A bérszámfejtéshez kapcsolódó új elektronikus és személyes ügyfélkapcsolati (HR GateWay és Szolgáltatás Menedzser) szolgáltatásainkból fakadó kézenfekvő előnyökre építve ajánljuk egyedi honlapok kialakítására, illetve üzemeltetésére vonatkozó szolgáltatásainkat. Közreműködünk abban, hogy ügyfeleink igényes, könnyen használható, egyedileg megszerkesztett és az aktuális információkat hatékonyan közvetítő honlapra, illetve folyamatosan frissülő híreket közvetítő webes megjelenésre tegyenek szert. A MemoLuX Kft. kapcsolódó szolgáltatásai kielégítik a hatékonyabb webes marketingre, illetve a sikeres arculatváltásra vonatkozó komplex igényeket is. 3

4 MemoLuX Szolgáltatási Igényfelmérés (név, telefonszám) a MemoLuX Kft. megbízottjaként személyesen végzi el a mellékelt tájékoztatóban szereplő szolgáltatásokkal kapcsolatos igényfelmérést. Alapadatok: Cégnév: Cím: Alkalmazottak száma (kb.): Megkérdezett neve: Megkérdezett telefonszáma: Megkérdezett beosztása: Kitöltés helyszíne (település): Kitöltés időpontja: Kérdőív: Kérdés Válasz Megjegyzés Igénybe vesz-e külső (kiszervezett) bérszámfejtési szolgáltatást? Ha nem, akkor igénybe venne-e, ha ezzel időt és költséget takarítana meg, úgy hogy egy megbízható, több mint 20 éves tapasztalattal rendelkező cég végezné a bérszámfejtését? Ha igen, akkor fontosnak tartja-e, hogy szolgáltatója jelentős és széles körben elismert szakmai, szervezeti és informatikai háttérrel rendelkezzen? Rendelkezik-e humán erőforrás információkat nyilvántartó rendszerrel? Elérhető-e bárhonnan, bármikor a munkavállalóiról szóló aktuális információ? 4

5 Kérdés Válasz Megjegyzés Ha nem, akkor használná-e irodáján kívül a munkavállalói információkat (tárgyaláson, útközben, otthon)? Fontosnak tartja-e, hogy az eredeti munkavállalói bizonylatokat a saját telephelyén tárolják? Ha nem, akkor igényli/igényelné-e az eredeti bizonylatok tárolását a külső szolgáltató által? Használ-e belső információs portált a munkavállalók, alvállalkozók számára? Ha nem, akkor lenne-e olyan hasznos, aktuális információ, melynek megismerése, illetve elérése fontos a munkatársak számára? Ha igen, akkor a munkatársak rendelkeznek-e egyedi hozzáféréssel (azonosítóval, jelszóval)? Szeretné-e, hogy a munkavállalók, illetve alvállalkozók hozzáférjenek az általuk szolgáltatott információkhoz, adatokhoz? Szeretné-e, ha a munkavállalók a hivatalos bérszámfejtési dokumentumaikhoz (pl. elszámoló lap, jövedelem igazolás, stb.) elektronikusan férnének hozzá? Fontosnak tartja-e, hogy a bérszámfejtésnek átadott információk (pl. dolgozói adatváltozások, havi munkaidőadatok, eseti kifizetések, stb.) átadása nyomon követhető legyen? Fontosnak tartja-e, hogy a bérszámfejtő visszaigazolja az átadott információk megfelelőségét? Szükségesnek tartja-e a bérszámfejtővel történő kapcsolattartásra külön személy kijelölését? 5

6 Kérdés Válasz Megjegyzés Ha igen, akkor fontos-e a kijelölt személy megfelelő szakmai felkészültsége, illetve annak külső fél általi igazolása (pl. oklevél, referencia, stb.)? Elképzelhetőnek tartja-e a bérszámfejtővel történő kapcsolattartásra külső, de helyszínen működő munkatárs bevonását? Ha igen, akkor közvetlenül szeretne-e leszerződni vele? Ha nem, akkor a saját munkaerő kijelölése esetén kihasználná-e az elektronikus ügyfélkapcsolat által igénybe vehető funkciókat? Szeretné-e, ha a bérszámfejtővel történő személyes kapcsolattartás költsége kimutatható legyen? Ha igen, akkor szeretné-e az eredményes és hatékony személyes kapcsolattartás költségét érvényesíteni a bérszámfejtési díjjal/költséggel szemben? Hasznosítaná-e a személyes kapcsolattartó igazolt szakmai képességeit a bérszámfejtési eredmények további feldolgozásában (pl. banki utalás, elektronikus bevallás előkészítése, benyújtása)? Hasznosítaná-e a személyes kapcsolattartó igazolt szakmai képességeit belső és külső információs portáljának kialakításában, átalakításában? Szükségesnek tartja-e cége webes megjelenésének továbbfejlesztését? Ha igen, akkor érdekelné-e a bérszámfejtő cég által a meglévő vagy új szolgáltatási kapcsolat figyelembe vételével egyedi igényeire kidolgozott kedvezményes ajánlat? 6

7 Kérdés Válasz Megjegyzés Elfogadhatónak tartja-e az alábbi nettó havi bérszámfejtési költségeket? Bérszámfejtendő létszám (havonta) Összeg Ft/fő Ha nem, akkor a cégére vonatkozóan mekkora számfejtési költséget tart elfogadhatónak? Mekkora havi költséget tart elfogadhatónak a helyszínen végzett szolgáltatás menedzseri tevékenység kapcsán? Igényelné-e, hogy a szolgáltatás menedzseri feladatokat ellátó saját, vagy külső személy a feladat ellátásához szükséges szakmai képessége felmérésre, illetve tanúsításra kerüljön? Igényelné-e, hogy a szolgáltatás menedzseri feladatokat ellátó saját, vagy külső személy a feladat ellátásához szükséges szakmai képességét folyamatosan fejlessze, és ennek eredményessége a munkavégzés során igazolásra kerüljön? Kéri-e, hogy egyedi szolgáltatási ajánlat elkészítése kapcsán a MemoLuX Kft-től megkeressék? Ha igen, akkor érdekli-e a MemoLuX Kft. - kérdőív által nem érintett - egyéb könyvelési, adózási, ellenőrzési, képzési, illetve informatikai szolgáltatása? 7

8 Kérdés Válasz Megjegyzés Közreműködne-e a magyar kisvállalkozások munkaerő piaci helyzetének felmérésében, illetve a statisztikai eredmények (pl. a bérek átlagos nagysága és változása, az egyes kereseti és cafetéria elemek súlya, a túlmunkák aránya, fizetett kieső munkaidő aránya, a kor és képzettség szerinti összetétel, stb.) hasznosításában? Közreműködne-e a cége által igénybe vett, szolgáltatásokra vonatkozó ügyfélelégedettség rendszeres felmérésében? Ha igen, akkor engedélyezné-e, hogy a szolgáltató a saját webes megjelenése hatékonyabbá tétele céljából közzé tegye a cége által adott aktuális elégedettségi értékeket úgy, hogy közben növeli az Ön cégének webes megjelenésének gyakoriságát is? Igényelné-e, hogy a cége által nyújtott szolgáltatásokra vonatkozó rendszeres ügyfél-elégedettségi eredményeket Ön is felhasználhassa a webes megjelenésének hatékonyabbá tételére? Igényelné-e, hogy a cége által nyújtott szolgáltatásokat igénybe vevő ügyfeleire vonatkozó szolgáltatói elégedettség rendszeres közzétételével is növelje cége webes megjelenésének gyakoriságát? Alkalmasnak gondolja-e az igényfelmérő személyét a további kapcsolatfelvételre? Az igényfelmérés kapcsán közölt információk kizárólag a MemoLuX Kft. tájékoztatójában szereplő szolgáltatások továbbfejlesztésére, illetve - a megkérdezett személy ez irányú kérése esetén - egyedi szolgáltatási ajánlat elkészítésére használható fel. Dátum: igényfelmérő aláírása megkérdezett aláírása 8