Nefár-Mediátor Kft. adatvédelmi szabályzatának kivonata évi 1. sz. belső utasítás

Átírás

1 Nefár-Mediátor Kft. adatvédelmi szabályzatának kivonata évi 1. sz. belső utasítás I. A évi CXII tv. (Info tv.) alapján, a Nefár-Mediátor Kft.-nek, és valamennyi szolgáltatójának, alkalmazottjának, és alvállalkozójának egyaránt, az eddigieknél is szigorúbban kell kezelnie a magánszemélyek személyes adatait. A társas vállalkozások adatai nyilvánosak, így a magánszemélyek adatainak védelme a törvény célja. II. A évi LX törvény (Bit.) 45 a) pontja, és a 46 (1) bekezdés szerinti biztosítási alkusz, amely független biztosításközvetítői tevékenységét a Pénzügyi Szervezetek Állami Felügyelete tevékenységi engedélye alapján végzi. Ennek során, az Alkusz, a természetes személy ügyfelek egyes személyes adatait jogosult kezelni. ( Ezek nélkül, biztosítási szerződést nem is lehetne közvetíteni.) III. A természetes személyek, a szerződés megkötése céljából, jelentős mértékű, egyedi azonosításukra abszolút alkalmas személyes adatot adnak át Alkusz részére. Módozattól és biztosítótól függően, az alábbi adatok kerülnek jellemzően bekérésre, nem együttesen, de egyszerre legalább a felsoroltak közül 4-5 is: - Ügyfél neve - címe - anyja neve - adóazonosító száma - telefonszáma - emil címe - születési dátum, hely - Személyi igazolvány száma - bankszámla száma - forgalmi engedély száma - lakcím kártya száma - kedvezményezett adatai (beleértve az adóazonosító és vagy TAJ számát is) - egyéb ingatlanjainak címe - vagyoni helyzetéről szóló adatok - egészségügyi állapotáról szóló adatok - Családi helyzetéről, gyermekeiről szóló adatok, esetleg még születési anyakönyvi kivonat, halotti bizonyítvány stb. Ezen adatok, az eddigi adatvédelmi törvényben meghatározott mértéknél is hangsúlyosabb védelem alá esnek a CXII. tv hatálybalépésével. 1

2 IV. Adatok bekérésére, és továbbítására vonatkozó utasítások: A Nefár -Mediátor Kft. eddig is, ezen túl is, kizárólag azért kért be adatokat az ügyféltől, az ügyfélről, hogy az igényelt biztosítási szerződést az ügyfél akaratával egyező módon, megköthesse. A személyes adatokkal semmilyen módon nem élt vissza, kereskedelmi forgalomba nem hozta, szerződések jogszabályban előírt őrzési kötelmén túli időben, olvashatatlan megsemmisítéssel szanálta azokat. A személyes adat Biztosítási titoknak minősül. Az adatszolgáltatás önkéntes, de a biztosítási ajánlatban rögzített egyes adatok nélkülözhetetlenek a szerződés létrejöttéhez. A biztosítási titok megtartásának kötelezettsége nem áll fenn a) a feladatkörében eljáró Pénzügyi Szervezetek Állami felügyeletével, b) a folyamatban lévő büntetőeljárás keretében eljáró nyomozó hatósággal és ügyészséggel, c) büntető ügyben, valamint a csődeljárás, illetve felszámolási ügyben eljáró bírósággal, továbbá a végrehajtási ügyben eljáró önálló bírósági végrehajtóval, d) a hagyatéki ügyben eljáró közjegyzővel, e) az adóhatósággal f) a feladatkörében eljáró nemzetbiztonsági szolgálattal, g) biztosítási szaktanácsadóval, harmadik országbeli biztosító, szaktanácsadói tevékenységgel kapcsolatos versenyfelügyeleti feladatkörben eljáró Gazdasági Hivatallal, h) feladat körében eljáró gyámhatósággal i) az egészségügyről szóló évi CLIV. törvény 108. (2) bekezdésében foglalt egészségügyi hatósággal, j) a külön törvényben meghatározott feltételek megléte esetén a titkosszolgálati eszközök alkalmazására, titkos információgyűjtésre felhatalmazott szervvel, k) az állomány átruházás keretében átadásra kerülő biztosítási szerződési állomány tekintetében az átvevő biztosítóval, l) a feladatkörében eljáró alapvető jogok biztosával, m) a feladatkörében eljáró Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósággal szemben. Az adatokra a Biztosítók által kialakított blanketta szerződések megkötéséhez van szükség, valamint a módosítások, kárrendezések vonatkozásában merülhet fel olyan plusz adat, amire a szerződés megkötésekor még nem volt szükség. (pl. csekkes díjfizetés miatt, nem kértünk bankszámla számot, de a kár kiutalásához szükség van rá. Vagy egy haláleseti szolgáltatás kárkifizettetése során, a halotti anyakönyvi kivonatra is szükség lesz, stb) 2

3 Az ügyfelek számára, eddig is világos és érthető volt, hogy a személyes adataikat, továbbítjuk a kiválasztott biztosító felé, hiszen a biztosítási jogviszonyból eredően, a szerződés az ügyfél-és a biztosító között jön létre, alkusz feladata a két fél közötti közvetítés, az ügyfél választásának elősegítése a szakmai tudásunk átadásával, illetve a szerződések kezelése, adminisztratív segítségnyújtás a felmerülő problémák, és károk kezelésében, rendezésében. Továbbiakban megosztható még az Adatvédelmi szabályzatban rögzített célokból a biztosító cégcsoportjának tagjaival, biztosítókkal és viszontbiztosítókkal, egészségügyi dolgozókkal és más szolgáltatókkal. A Biztosítási szerződések mellékletei között, eddig is szerepelt adatvédelmi előírásnak megfelelő nyilatkozat, amelyet az ügyfél a szerződés létrehozása érdekében alá kellett írjon, ebben rendelkezett arról, hogy a Biztosító részére hozzájárul személyes adatainak kezeléséhez naptól kezdődően, a Nefár-Mediátor Kft. által rendszeresített nyomtatványon, ügyfél beleegyező nyilatkozatát kérjük ahhoz, hogy a biztosítókés az ügymenet szempontjából felmerülő egyéb szolgáltatók (összehasonlító program használata miatt: SK Trend Kft. rendszergazdaként jelenleg IGS Informatikai Kft ) adataikra tevékenységükből eredően, elvileg ráláthat. Mivel Nefár-Mediátor Kft. működési gyakorlata alapján összehasonlító tartifáló programot kizárólag a gépjármű biztosítások vonatkozásában alkalmaz, az egyedi azonosításra alkalmas nyilvántartás pedig szűkebb tartalommal bír annál, hogy Ügyfél vagyonára rálátása lehessen akár csak elvben is külső szolgáltatónak, az üzleti titok kategóriájába eső adatok, a Nefár-Mediátor Kft.-től kizárólag a Biztosítók, esetlegesen a banki engedményezések során, Ügyfél bankja felé kerülnek továbbításra. (ehhez, az ügyfél, külön felhatalmazást ad, az engedményező nyilatkozat kitöltésével) Ugyanakkor, személyes adatok ilyen módon, külső szolgáltatóhoz is kikerülnek, nevezetesen a Biztosítókhoz- önálló adatvédelmi szabályozás és nyilatkozat aláíratása mellet, a mindenkori rendszergazda a jogosultsági kódok ismeretével elvben ráláthat, illetve az SK Trend Kft,. mint az összehasonlító tarifáló program tulajdonosa, tárolhatja az ügyfelek adatait. Az új nyomtatvány kitöltetése, és aláíratása kötelező, a nélkül szerződés magánszeméllyel a biztosító felé nem továbbítható, hiszen e nyomtatvány hivatott arra, hogy ügyfél hozzájárulásával kerüljön sor az adatainak továbbítására, a biztosító, illetve a szerződés megkötéséhez igénybe vett szolgáltatók felé! 3

4 Ezen túlmenően, módosításra kerülnek az alábbi nyomtatványok/ dokumentumok is, és a jövőben kizárólag ezek használhatóak, a régebbi formátumú nyomtatványokat selejtezni/ törölni kell: Megbízási szerződés Más alkusz felmondás Ügyfélnyilatkozat Ügyfél tájékozató Munkaszerződések Megbízási szerződések (alvállalkozói) V. Adatok nyilvántartására vonatkozó utasítások: Az elektronikus adatnyilvántartás a Nefár-Mediátor Kft., illetve a mindenkori rendszergazda telephelyén/telephelyein történik. A cég munkatársai (alkalmazott és alvállalkozó egyaránt) ezen adatokat részben / egészben a munkavégzés céljából egyéb irodába, telephelyre csak akkor továbbíthatja, ha az adott számítógép behatolás elleni védelme érdekében megfelelően erős jelszóval, és a védelemre irányuló erőfeszítést igazoló dokumentummal rendelkezik. Ügyfelekre vonatkozó adatokat, továbbra is szigorúan tilos bármely, nem szorosan az alkuszi tevékenységgel összefüggő célból tárolni, továbbítani bármilyen illetéktelen személynek, vagy cégnek. Az ebből eredő károkat, a Mt el hatályban lépő rendelkezései, valamint az alvállalkozói szerződések egyetemleges felelősséget kimondó pontjai alapján, Nefár - Mediátor Kft. teljes egészében a gondatlanul eljárt személyre hárítja át, annak minden erkölcsi-és anyagi következményével egyetemben. VI. Adatok, dokumentumok tárolása: Nefár-Mediátor Kft. a papíralapú, egyedi nyilvántartásra alkalmas dokumentumokat, a szerződések megszűnését követő 5 évig, a mindenkori telephelyén tárolja. Amennyiben az adott szerződés több mint 5 éve megszűnt, jogosult és köteles is a szerződés megsemmisítésére, oly módon, hogy erről már nem köteles megőrizni a megsemmisítést tanúsító jegyzőkönyvet, de annak megléte, hasznos lenne. 4

5 A jövőre nézve tehát, az az utasítás lép életbe, hogy az archiválást követő 5 év múlva, a szerződést darálásos technikával semmisítsük meg úgy, hogy az archív nyilvántartásunkból már ne dobjuk ki a doboz számát is tartalmazó lapot, hanem a szerződés mellé egy M betűt írjunk, aminek jelentése: megsemmisítve. Ezzel, legalább elolvasható módon ott van, hogy milyen szerződést is kötöttünk, de eleget tesz a cég azon kötelezettségének, hogy személyes adatot nem őriz meg, csak a törvényi előírás keretein belül. Ezt a technikát azon szerződések vonatkozásában alkalmazzuk, ahol az Ügyfél már nem az ügyfelünk, vagyis nem új szerződést kötöttünk a Számára, hanem már mással köti szerződéseit. VII. Örökítés rendjének változásai, összhangban az adatvédelmi törvénnyel: A/ Üzletkötői örökítés a Nefár - Mediátor Kft-be, az ügyfél megbízásából: A Megbízási szerződésünket módosítjuk, től, kizárólag az használható, az összes olyan egy oldalas megbízási szerződést, amelyet magánszemélyekkel alá szoktunk íratni, az új jogszabályi hivatkozással látunk el. Amennyiben ügyfélszolgálati munkatárs, üzletkötő a jövőben már megkötött, élő biztosítási szerződést kíván örökíteni a Nefár Mediátor Kft állományába, az alábbi dokumentumok beszerzése szükséges ehhez.: Ügyfél megbízása, amelyben rendelkezik arról, hogy személyes adatait kezelhetjük, és a technikai szükségletnek megfelelően, adatvédelmi szabályzatunkkal összhangban, továbbíthatjuk azt. Ügyfélnyilatkozat, amelyben az ügyfél egyértelműen rendelkezik arról, melyik szerződés kezelésével óhajtja megbízni a Nefár- Mediátor Kft-t (módosított, az Info Tv,-vel összhangban) Ügyfél más alkusznak, ügynöknek adott megbízásának visszavonása. (módosított, az Info Tv-vel összhangban) Az örökíteni kívánt szerződés másolata. Az örökítést végző munkatárs feladata a szerződést átnézni az ügyféllel, és a szakmailag indokolt módosításokat írásban kezdeményezni Ügyfél felé.) Amennyiben üzletkötő nem magánszemély szerződését kívánja örökíteni, továbbra is a megszokott eljárás marad érvényben, vagyis, az alábbi dokumentumokat kell benyújtani az érintett biztosító felé: Megbízási szerződés Más alkusz/ ügynök felmondás Ügyfélnyilatkozat az örökíteni kívánt szerződésről, kötvényszám megadásával Cégkivonat Aláírási címpéldány 5

6 B/ Üzletkötő távozása miatti örökítés, a Nefár -Mediátor Kft. - ből, az ügyfél megbízásából: Az új szabályozás miatt üzletkötő, adminisztratív alkalmazott, ügyfélre vonatkozó adatokat, szerződés másolatokat, kizárólag akkor vihet ki az irodából, ha Ügyfél ehhez előre hozzájárult, és Nefár-Mediátor Kft. - t az adatkezelési kötelme alól felmenti, és kifejezetten utasítja adatainak átadására! Önmagában egy megbízási szerződés más alkusz javára, Nefár - Mediátor Kft-t az adatvédelmi törvény alól nem mentesíti, így a munkaszerződések/ megbízási szerződések megszűnésével, e felelősség alól a munkavállaló, alvállalkozó sem mentesül! Minden olyan személyes adat, ami munkánkból eredően a tudomásunkra jut, fokozottan védendő, és teljes körű felelősséggel tartozik érte mindenki, aki az adatról tud, tudott, vagy akár csak tudhatott! VIII. Egyebek órakor, a Nefár-Mediátor Kft. rendkívüli értekezlet keretében, az új adatvédelmi tv. rendelkezéseit ismertette. A szerződéskötéshez szükséges módosított nyomtatványokat minden alkalmazott-és alvállalkozó megkapta papír alapon-és elektronikus formában is, egyúttal tudomásul vette mindenki, hogy a régebbi formátumú nyomtatványokat a hibázás elkerülése érdekében a saját gépekről, és a központi tárból is ki kell törölni, hogy ott már csak az új, a tv.-nek megfelelő nyomtatvány legyen megtalálható! Ez a dokumentum 5 példányban került aláírásra, és egy-egy példányt a Nefár -Mediátor Kft telephelyein is kifüggesztünk, a többi a céges dokumentumok, az adatvédelmi szabályzat, a külső adatvédelmi megbízottnál kerül elhelyezésre. Minden jövőbeni kolléga számára is köteles a Nefár-Mediátor Kft vezetése az adatvédelmi tv-ben foglaltakat megismertetni, és a fenti utasításban foglaltakat tudomásul vétetni, és aláíratni ezt a dokumentumot, azzal a dátummal, amellyel az új kolléga megkezdi munkáját. Jelen utasításban nem szabályozott kérdésekben, az eddigi iránymutatás marad érvényben. Budapest, július 02. 6