JAHUSC / Japan Hungary Support Center Tokyo / jahusc@gmail.com M U N K A K Ö R I L E Í R Á S. Felelős ügyintéző. A megbízói munkakört betöltő:

Átírás

1 JAHUSC / Japan Hungary Support Center Tokyo / main.jp /magyar jahusc@gmail.com Skype: jahusc-support M U N K A K Ö R I L E Í R Á S / Felelős ügyintéző / Általános előírások: A hivatalon belüli szervezeti egység: A munkakör megnevezése: A megbízói munkakört betöltő: Vállalat szervezési hivatal Felelős ügyintéző A munkáltatói jogok gyakorlója: Kiliti Joruto ügyvezető igazgató Közvetlen felettese: Személyes titkár Hivatalvezető Helyettesíti: Kiliti Yoko Munkakör célja: A Részvénytársasághoz tartozó távbedolgozók teljes körű felügyelete és a munkaerő fejlesztés. A bedolgozók munkakiosztásának ellátása, valamint feladataik tervezése. Munkaköri feladatok: Vállalatirányítás. Adminisztrációs feladatok teljes körű ellátása. A beosztottakkal való rendszeres kapcsolattartás. A cégvezető munkájának segítése. Ügyfelek fogadása és kiszolgálása. Hivatali ügyek ügyintézése.

2 2 Ennek keretében: A vállalatvezető által érkező utasítások és feladatok a beosztottak felé való közvetítése. A beosztottak munkavégzéseinek megszervezése, illetve annak folyamatos biztosítása. A vállalatirányítást és marketing fejlesztést elősegítő ötletek, tervek és tanácsok készítése, kidolgozása, valamint azok a vállalatvezető felé történő benyújtása. A beosztottak és tevékenységeik adminisztrálása és kereseteik ellenőrzése. A beosztottak által közvetített cégekkel történő kapcsolatfelvétel és termékeikkel, vagy szolgáltatásikkal kapcsolatos előzetes ügyintézéseinek ellátása. / Üzlet előkészítés. / A bedolgozók hetente egyszer leadott jelentéseinek egybefűzése és egységes formában történő át adása a cégvezetőnek. Érdeklődő ügyfelek fogadása és hivatalos ügyek intézése. / Engedélyek, igazolások, szerződések, számlák, VÁM és Vízum ügyintézés. / Munkaköri specifikáció: A munkakör ellátásához szükséges képesítés: legalább 3 év irodai vezető, titkárnő, könyvelő, marketing manager, gazdasági ügyintéző, igazgatási ügyintéző, cégvezető, vállalkozó, személyügyi szervező, közgazdász, vagy kereskedelmi technikus gyakorlat. A munkaköri leírás hatálya: A munkaközvetítői távbedolgozás meghatározatlan időre szól és akkor veszti érvényét, ha a hivatal egészét, vagy a szervezeti egység szervezetét érintő változás beosztásbeli vagy munkaköri változás következik be a maximálisan megjelöltek teljesülnek vagy a távmunka megszűnik. Kereseti meghatározás: A felelős ügyintéző keresetét az anyagi tranzakciók, valamint a nyereségek 10%-a képezi. Havi Ft mértékig. Ennek elérésével, a bedolgozó kérheti teljes munkaidőben való foglalkoztatását, mely havi Ft, fix kereset juttatással köttetik.

3 3 Munkafolyamatok: Első lépés: / Beszámoló készítés / Az Interneten, vagy közvetlen ismeretségben fellelhető gyártók felkutatása, és annak katalogizálása. Gyártó neve: Címe: Elérhetőségei: Termékek megnevezései: Honlap URL címe Termék fotók Cégbemutató Termék bemutató Ahogy ezek az adatok összeálltak, a határidőként megjelölt napon, ( a felelős ügyintéző által hetente egy alkalomra kijelölt értekezleti, avagy beszámolói nap ) kell továbbítani a vezető felé. / A megjelölt napon kívül, ne zavarjuk a vezetőket! Természetesen érthető az az érzés, hogy aki munkája során bele ütközik valamilyen nehézségbe, felvetődnek kérdések, és valamiért gyors választ szeretne vagyis, hogy ő neki azonnal kéznél kellene lennie valakinek., - de ez nincsen! A távmunkát akkor végzi jól, ha önállóságra tudja magát szoktatni. A beszámolókat hetente egyszer kell megtenni, melyekbe a menet közben felvetődött problémákat, és kérdéseket is bele tudja sűríteni. Ha olyan problémába botlik, melyet nem tud megoldani, és ez végett nem képes az önálló döntéshozatalra, akkor álljon meg, tegye félre az ügyet és a beszámoló napjáig foglalkozzon mással. A beszámolói napon aztán minden nehézségére megoldást, minden kérdésére választ kap. / Második lépés: / Japán visszajelzések fogadása / Az összeállított beszámolók, japán térfélen kerülnek bemutatásra, melyek hatására a személy, a gyártó, vagy a termék iránti érdeklődések futnak be. Ezen japán ügyfelek érdeklődéseit kell tudni kiszolgálni. Személy iránti érdeklődés esetén, az illetővel fel kell venni a kapcsolatot, és a japán érdeklődővel össze kell boronálni. Gyártó iránti érdeklődés esetén, a gyártóval fel kell venni a kapcsolatot, és a japán érdeklődővel össze hozni. / Partneri kapcsolatok kiépítése. / Termék iránti érdeklődés esetén a japán ügyfél általi igényekhez kell tudni igazítani a termék mozgásokat. Csak érdeklődés esetén szabad fel venni a gyártóval a kapcsolatot, és közölni vele a japán igényt, melyet a gyártó vagy el fogad, vagy visszautasít. A gyártóval való kapcsolat felvétel módja: Csak akkor szabad a kapcsolatot kezdeményezni, ha Japánból a termékre igény érkezik. Mivel minden ügyfélnek megvannak a maguk módszerei, melyek egymástól és a megszokottaktól eltérhetnek, a bedolgozónak először ezt kell tudomásul venni, és ehhez igazítottan tárgyalni a gyártóval. / Ne feledjük, hogy a japán üzletemberek nehezen tudják elképzelni azt, hogy a gyártóknak

4 4 is lehetnek kritériumaik. Rendszerint megjelölik, mit, mennyiért, milyen feltételek mellett szeretnének megkapni. És amely gyártó ezen igényeket teljesíteni tudja, az biztos megrendelőre lel a japán kereskedőkben. Amely gyártó nem mutat rugalmasságot, a megszokottaktól eltérni egy cseppet sem hajlandóak, azok helyből kiesnek az érdeklődési körökből. Hogy ezen üzletmenetekben a kultúrából és gondolkozás különbségből fakadó ütközéseket elkerülhessük, érdemes a gyártótól előbb le kérni azon ismereteket, melyek a gyártó feltételeit és lehetőségeit világítják meg, hogy ezen ismereteket a japán ügyfelek felé is közölni lehessen. Ez esetben a japán ügyfél már eleve úgy fogja megválasztani leendő partnerét, mely a saját elképzeléseihez legközelebb álló. / A gyártókkal csak a felelős ügyintéző veheti fel a kapcsolatot. A beosztottak nem, vagy a felelős ügyintéző külön utasítására. Magánszemélyek és egyéni vállalkozókat a beosztottak is minden előzetes engedély nélkül felkereshetnek és a Részvénytársaság oldalára állíthatnak. Tehetségükhöz mérten. Üzletmenet kijelölés: A fellelt gyártónak lehetősége nyílik arra, hogy az üzleti formák közül az általa leginkább elfogadottakhoz igazítsa termék értékesítését. Ezen üzletmenetek: Bemutatkozásra, figyelem felkeltésre épülő üzletmenet. / A termék bemutatásával igyekszik a japán ügyfelek érdeklődését maga felé csalogatni, melynek Japán oldalon mindenkor lehetőséget biztosítunk. / Szállítási és fizetési mód: A termékre igényt tartó japán ügyfél szabja meg. Az üzlet sikerének százalék értéke: 15% Szimpla megrendelésre épülő üzletmenet. / A termék bemutatásakor érkező készpénzes megrendelések során történő gyártási üzletmenet. / Szállítási és fizetési mód: A termékre igényt tartó japán fél készpénzes megrendeléssel fedezi mind a termék árát, mind a szállítási és VÁM költségeket. Az üzlet sikerének százalék értéke: 25% Várakozást mellőző, lépésre kész üzletmenet. / A gyártó, termékeinek Japánban történő bevezetésének és értékesítésének módját, annak lehetőségeit rugalmasan kereső üzletmenet. / Szállítási és fizetési mód: Partneri szintű kapcsolat, melyben a gyártó bizományi értékesítésre adja át a Japánban forgalmazásra szánt termékeket a japán félnek, és az értékesítések hasznán egyenlően osztozkodnak. Az üzlet sikerének százalék értéke: 65%

5 5 A gyártás Japánba történő áthelyezésének üzletmenete. / A helyszínen való gyártás előnyeire építő üzletmenet. / Befektetés. / Szállítási és fizetési mód: A gyártó költségére történnek a japáni bevezetések. Az üzlet sikerének százalék értéke: 80% Harmadik lépés: Miután tisztázódtak a termékkel, árakkal és szállítás, valamint fizetési mód körüli kérdések, az ügy teljes mértékben át kerül a szállítmányozással foglalkozó felelős ügyintézőhöz. A bedolgozó itt tudta le egy-egy ügy intézését. Véget ért egy futama. Keresetét az értékesítések 10%-a képezi. Havi Ft-ig. A felelős ügyintéző viszont ezen üzletmeneteket mindvégig szemmel tartja és könyveli. Szükség esetén cselekszik, avagy közbelép. A munkaköri leírás kiadója: Kiliti Joruto ügyvezető igazgató O i t a N o v e m b e r 2 3 ügyvezető igazgató A munkaköri leírásban írottakat tudomásul veszem, az abban foglaltak végrehajtását kötelezőnek ismerem el. A munkaköri leírás egy példányát átvettem.... hely,... időpont.