MÓDSZERTANI SEGÉDANYAG

Átírás

1 MÓDSZERTANI SEGÉDANYAG a Dokumentumkészítés és kezelés az irodában (modul száma: ) modul pedagógiai megközelítéséhez Készítette: Jakabné dr. Zubály Anna szakértő 2007.

2 Tartalomjegyzék Tartalomjegyzék... 2 A módszertani segédanyag célja... 3 I. A modul helye, kapcsolódási pontjai A modul helye a szakmai képzésben A modul illeszkedése a tantárgy- és tananyagstruktúrába A vizsgált modul szakmai és vizsgakövetelmény szerinti - leírása A vizsgált modul kapcsolódása más modulokhoz A vizsgált modul előzménye A vizsgált modul további kapcsolódása az Irodai asszisztens szakképesítés programjában A vizsgált modul további kapcsolódása az Ügyviteli titkár szakképesítés programjában Néhány példa a kapcsolódási pontok megkeresésére a feladatprofilban Néhány példa a kapcsolódási pontok megkeresésére a szakmai ismeretek körében II. A vizsgált modul tananyagegységei, tananyagelemei, valamint oktatásszervezési kérdései A vizsgált modul tananyagegységei, tananyagelemei A modul kapcsolódási pontjai A modul szakmai tartalma, illeszkedése az oktatás folyamatába A tananyagegységek/tananyagelemek kapcsolódási pontjai Tananyagelemek tanításának egymásra épülése A vizsgált modul tananyagának elrendezése A modul tananyagrendezésének szempontjai A modul tananyagának idő- és ütemterve javaslat az Irodai asszisztens szakképesítés órakeretével III. A vizsgált modul oktatás-módszertani kérdései A modul oktatásának célja A modul oktatásának tananyagtartalma Dokumentumkészítés tananyagegység Belső ügyiratok készítése Jegyzőkönyv készítése Dokumentumkészítés a gyakorlatban Számítástechnikai alkalmazások tananyagegység Táblázatkezelés Táblázatkezelés a gyakorlatban Adatbázis-kezelés Adatbázis-kezelés a gyakorlatban Dokumentumkezelés tananyagegység Számítástechnikai alkalmazások tananyagegység Ügyviteli szoftverkezelés IV. A vizsgafeladat A vizsgafeladat (vizsgarész) leírása a szakmai és vizsgakövetelmény alapján A vizsgafeladat leírása A vizsgafeladat megjelenítése a modultérképen A vizsgafeladat elemeinek és a hozzá kapcsolódó kompetenciák megjelenítése tantárgyelemekhez rendelve Javaslat vizsgafeladatra A vizsgafeladat leírása Javaslat vizsgafeladat értékelésére

3 A módszertani segédanyag célja A segédanyag célja, hogy a moduláris és kompetencia alapú szakképzési anyag szakmai és vizsgakövetelményeinek, valamint központi programjainak értelmezéséhez, pedagógiai feldolgozásához nyújtson segítséget egy modul, a Dokumentumkészítés és kezelés az irodában modul bemutató elemzésével. A módszertani anyag végigvezeti a pedagógust a modul helyének, kapcsolati rendszerének bemutatásán, javaslatot ad az egyes elemek szakmai tartalmának meghatározásában, ill. oktatásmódszertani kérdéseiben. Az elemzés segítséget kíván nyújtani a modul bemutatása kapcsán: - a tanári munka hatékonyságának növeléséhez, - az oktatók számára a modul értékrendjének közvetítéséhez, - a modul tananyagegységekben, tananyagelemekben megjeleníthető szakmai tartalmának meghatározásához, - a tananyag feldolgozására szánt tanítási órák számának meghatározásához, - a modul tananyagelemeiben megfogalmazott tananyag közvetítése során alkalmazható szakmaspecifikus és tanulócentrikus módszerek kiválasztásához, - az elméleti és gyakorlati tanórák eredményes megtartásához szükséges tárgyi eszközök meghatározásához, - a tanulók önálló vagy a tanár által irányított feladatainak összeállításához, - a feladatok értékelési szempontjainak kialakításához, - a tanári (esetleg tanulói) munkát segítő szakirodalom bemutatásához, - a szakmai vizsga tartalmának, formájának, vizsgafeladatának, értékelésének áttekintéséhez, - a modul kompetencia alapú minőségbiztosítási rendszerének kialakításához. A modul szakmai tartalmának l. feladatprofil, szakmai és tulajdonságkompetenciák, vizsgafeladatok leírásának értelmezése és elemzése közvetlenül a tananyag tervezéséhez, a modul oktatási folyamatban történő ütemezéséhez, kapcsolódási pontjainak megkereséséhez hasznosítható. A csatolt táblázatok ennek szemléletes megjelenítését teszik lehetővé. Az egyes tananyagegységek, tananyagelemek a szakmai és tulajdonságkompetenciák alapján szakmai (tantárgyi) tananyagleírásokat mutatnak be. A módszertani segédanyag kiemeli az egyes tananyagegységek oktatásának szakmai és vizsgakövetelményen alapuló célját, oktatásmódszertani kérdéseit. Javaslatokat fogalmaz meg a személyi és tárgyi feltételekre vonatkozóan, 3

4 szakirodalmi ajánlásokat tesz a pedagógusok számára. A tananyagegységhez kapcsolódó feladatok külön fejezetben kiemelve a vizsgafeladatokat feldolgozási javaslatok, az értékelési módok csak ajánlások, ötletet kívánnak adni a pedagógus számára a szakmai tartalom feldolgozásához, a feladatok értékeléséhez különös tekintettel az ügyviteli szakterületre. Külön kell hangsúlyozni, hogy a modul oktatása, értelmezése kapcsán kiemelten fontos a modularitás és kompetencián alapuló ismeretközlés, azaz a pedagógus tantárgyközi szemlélete, ill. a modulok, tananyagegységek, tananyagelemek kapcsolatát szem előtt tartó szemlélet és gyakorlat követése. A vizsgált modult egy adott szakképesítés (l. Irodai asszisztens, Ügyviteli titkár) teljes képzési rendszerében kell elhelyeznünk, amelynek során építünk a megszerzett ismeretekre, és az oktatási folyamatban alkalmazzuk is a vizsgált modult megelőző - a modul egészében vagy egyes elemeiben elsajátított - ismereteket (pl. gépírást az iratkészítés adatbeviteléhez; a számítástechnikai alapismereteket a táblázatkezeléshez stb.). 4

5 I. A modul helye, kapcsolódási pontjai 1. A modul helye a szakmai képzésben A Dokumentumkészítés és kezelés az irodában megnevezésű modul az alábbi szakképesítések szakmai és vizsgakövetelményeinek része, ily módon alapmodulnak is tekintendő. Ebből következően olyan feltételrendszert tartalmaz, amely az ügyviteli szakmai terület és szakképesítés egészére jellemző követelményeket (l. szakmai és vizsgakövetelmények) jelenít meg. Irodai asszisztens (a. sz.: ) Gépíró (a. sz.: ) részszakképesítés Gépíró és szövegszerkesztő (a. sz.: ) részszakképesítés Beszédleíró gyorsíró (a. sz.: ) ráépülés Jegyzőkönyvvezető (a. sz.: ) ráépülés Ügyviteli titkár (a. sz.: ) Idegen nyelvi titkár (a. sz.: ) elágazás Iskolatitkár (a. sz.: ) elágazás Ügyintéző titkár (a. sz.: ) elágazás A pedagógiai gyakorlat egyik legfőbb feladata az oktatási folyamat megtervezése mind a szakmai modul, a tananyagegység, ill. a tananyagelemek szintjén, mind pedig az egyes tanítási órák tekintetében. A tanítási órák szintjén lezajló, ún. interaktív kapcsolat tanár és tanuló között, azaz a tanítási-tanulási folyamat eredményessége nagyban függ a pedagógus tervező munkájától. A pedagógiai munka minden elemének és a tanítási-tanulási folyamatban részt vevők (tanár/tanuló) tevékenységének ellenőrzése és értékelése segít a pedagógiai munka hatékonyságának, eredményességének növelésében. A továbbiakban a tanulmány e három szempont - tervezés, tanítási-tanulási gyakorlat, ellenőrzésértékelés figyelembevételével kíván segítséget adni a Dokumentumkészítés és -kezelés az irodában megnevezésű modul szakmai, pedagógiai és módszertani feldolgozásában, értelmezésében. A megállapítások javaslat értékűek, természetesen az adott modult oktató pedagógus bármilyen szakmailag, pedagógiailag, módszertanilag megalapozott eljárással élhet a minél sikeresebb, eredményesebb oktatás-nevelés, szakképzés érdekében. 5

6 2. A modul illeszkedése a tantárgy- és tananyagstruktúrába A gyakorlati pedagógiai munka egyik legnehezebb és egyben legfelelősségteljesebb feladata az oktatási folyamat, a pedagógus számára pedig az általa tanított tantárgy (l. modul) oktatási, azaz tanulási-tanítási folyamatának megtervezése. Az oktatási folyamat eredményességének alapvető feltétele a határozott és következetes elvek szerinti folyamattervezés, melynek során valamilyen rendszer kialakítására célszerű törekedni. A folyamattervezésnek többféle rendszerképző elve lehet (általában több elv érvényesül), amelynek egyik első lépése: a tantárgyi szerkezet és a pedagógus szempontjából a tananyagstruktúra kialakítása, ami egyben a tananyagtervezést is jelenti. Természetesen a kétfajta struktúra szoros összefüggésben van, hiszen az egyes tantárgyak (modulok) a tantárgystruktúra részei, ezért a tananyag struktúrájának kialakítása, a tananyag tervezése során az előzmények, a ráépülési lehetőségek, ill. a párhuzamos oktathatóság tekintetében figyelembe kell venni az adott modul, továbbá a tananyagegységek és tananyagelemek helyét, illeszkedését a teljes struktúrában. Ez annál is inkább fontos kérdés, mert a moduláris szakképzési struktúra és a kompetencia alapú szakmai tartalom változása, részben megújulása következtében új szemléletmód kialakítására van szükség a tantárgyi struktúra kialakítása, a tananyag-tervezés, az oktatási folyamat megszervezése, alkalmazott oktatási módszerek, eljárások stb. tekintetében. A modulok oktatási folyamattá szervezése, a tantárgy- és a tananyagstruktúra kialakítása, ill. a tananyagtervezés az eredményes oktatás egyik sarkalatos és igen fontos kérdése, amely szervesen illeszkedik az adott szakképesítés teljes oktatási folyamatának rendszerébe. Egyrészt így lehet elősegíteni a tananyag, a szakmai ismeretek elsajátításának, a különböző szakmai és tulajdonságkompetenciák kialakításának egyensúlyát, harmóniáját, illetve megelőzni az egyoldalú, aránytalan tervezést és oktatást, s annak káros következményeit. Másrészt ezzel alapozható meg leginkább az a gyakorlatorientált szakmai igény, hogy a folyamat, ezen belül annak egyes részei (l. modulok tananyagegységek tananyagelemek) és annak tartalma egymással szerves egységben legyenek, egymáshoz kapcsolódjanak, s ily módon a tanuló teljes képet kaphasson elméleti és gyakorlati ismereteket szerezzen, megfelelő kompetenciákat sajátítson el az adott szakmára vonatkozóan. Mivel a módszertani útmutató egyetlen modul pedagógiai bemutatására szolgál, a továbbiakban elsősorban a pedagógus tananyagtervezésre irányuló gyakorlati munkáját segítő javaslatokkal kíván élni, ami nyilvánvalóan felhasználható a fentebb említett szoros összefüggések kapcsán szélesebb körben, pl. egy adott szakképzés tantárgyi struktúrájának kialakítása folyamatában is. A tananyagtervezés a szakmai anyag olyan komplex megközelítését igényli, amelynek során a szakmai ismeretek és készségek (l. szakmai kompetenciák), valamint a tulajdonságkompetenciák kialakítására, fejlesztésére irányuló törekvéseink a célok és tartalmak (l. követelmények), 6

7 valamint a tanulók belső, egyéni fejlődése tekintetében összhangban állnak. Ennek a követelménynek több, egymással szoros összeköttetésben álló eleme van, melynek ismerete (értelmezése) elengedhetetlen a tananyagtervezést illetően. Ezek az elemek: - a feladatprofil, - a tulajdonságprofil, amely tartalmazza - a szakmai kompetenciákat, azaz a szakmai ismereteket és készségeket, valamint - a személyes, társas és módszerkompetenciákat. A fogalmak értelmezése: a) A feladatprofil az adott szakképesítéssel rendelkező munkaerő szakmai munkatevékenységének feladatait jeleníti meg. A Dokumentumkészítés és kezelés az irodában c. modul feladatprofilja azt a tevékenységlistát tartalmazza, amelyet az Irodai asszisztens vagy az Ügyviteli titkár bármely elágazású szakképesítéssel rendelkező dolgozónak a munkakörében a munkaerő-piaci tapasztalatoknak megfelelően, várhatóan el kell végeznie. b) A tulajdonságprofil az adott szakképesítéssel rendelkező munkafeladatainak elvégzésére való alkalmasságát foglalja össze, amely jelenti egyrészt a szakmai tudást és a feladat végzéséhez szükséges készségeket és képességeket, valamint az adott munkafeladat végzése során tanúsított, ill. elvárt cselekvési, viselkedési, magatartásbeli jellemvonásokat, a munkavégzés módjára, társas kapcsolataira, valamint a személyiségjegyekre vonatkozóan (l. módszer-, társas és személyes kompetenciák). c) A szakmai ismeretek és készségek természetesen a munkatevékenység szakszerű ellátásához szükséges elméleti és gyakorlati tudnivalókat, tárgyi ismereteket hagyományos tantervi rendszerben gondolkodva tananyagot írja le, megjelölve az ismeretelsajátítás típusát (l. A-B-C-D-E), ill. a kialakítandó és fejlesztendő készség (l. 1-5) szintjét. A tervezési folyamat előzményeként fontos a modul elhelyezkedését látni az érintett szakképesítés(ek) egész szerkezetében, illetőleg meghatározni a konkrét modul kapcsolódását a többi modulhoz. (Terjedelmi okok miatt a szakképesítések szerkezetét csak a modulok és tananyagegységek szintjén lehetséges áttekinteni. L sz. táblázat.) 7

8 Az Irodai asszisztens szakképesítés követelménymoduljai és tananyagegységei 1 Az Ügyviteli titkár szakképesítések követelménymoduljai és tananyagegységei Modul neve, javasolt óraszáma Gépírás és iratkészítés (255 óra) Dokumentumkészítés és kezelés (255 óra) A munkahelyi kapcsolattartás (255 óra) Elektronikus szövegfeldolgozás (255 óra) Elektronikus információkezelés (340 óra) Hivatali gazdálkodás és üzleti protokoll (340 óra) Tananyagegység neve óraszám Gépírás és iratkészítés 172 Számítástechnikai alkalmazások 75 Ügyviteli eszközök 8 Dokumentumkezelés 26 Számítástechnikai alkalmazások 148 Dokumentumkészítés 81 A kommunikáció alapismeretei 89 Hivatali kommunikáció 34 A nyelvi kifejezés eszközei 84 Személyiségfejlesztés 48 Elektronikus írástechnika 18 A szövegfeldolgozás elektronikus módja 67 Elektronikus levelezés 62 Elektronikus írástechnika gyak. 108 Iroda és információ 36 Információs folyamatok az irodában 167 Információ- és adathasználat 118 Elektronikus információcsere 19 Gazdasági és jogi alapismeretek 164 Hivatalai protokoll 108 A számítástechnika alkalmazása a hivatali protokollban 68 Modul neve, javasolt óraszáma Gépírás és iratkészítés (366 óra) Dokumentumkészítés és kezelés (350 óra) Titkári ügyintézés (376 óra) Rendezvényszervezés és PR a hivatali gyakorlatban (376 óra) Titkári ügyintézés idegen nyelv (476 óra) Iskolatitkári ügyintézés, szervezés (476 óra) Személyi titkári és irodai ügyintézés (476 óra) Tananyagegység neve óraszám Gépírás és iratkészítés 244 Számítástechnikai alkalmazások 110 Ügyviteli eszközök 12 Dokumentumkezelés 24 Számítástechnikai alkalmazások 228 Dokumentumkészítés 98 Gazdasági-vállalkozási ügyintézés 192 Titkári feladatvégzés 160 Iratfogalmazás 24 Kommunikáció 96 Rendezvényszervezés 172 Idegen nyelvű levelezés 204 Szakmai kommunikáció idegen nyelven 272 Tanügyigazgatás 132 Intézményi minőségirányítás 78 Személyi titkári feladatok 84 Iskolatitkári ügyintézés 54 Iskolatitkári szervezés 128 Munkaügy 102 Szervezés 180 Minőségirányítási folyamatkezelés táblázat 2. táblázat 1 A ráépülések moduljai, tananyagegységei nélkül 8

9 A fenti táblázat jól mutatja a két szakképesítés-csoport közös moduljait és tananyagegységeit. Az összehasonlító elemzés azt is jelzi, hogy a közös modulok és az egyes tananyagegységek óraszámai a modularitás elve alapján aligha indokolható módon eltérőek. Ezt a tényt a tantárgystruktúra kialakítása és a tananyag rendezése során figyelembe kell venni, pl. rugalmas óraszámátcsoportosításokkal, ill. a szabad órakeret terhére történő kiegészítéssel. (A tananyagelemek eltérő óraszámára vonatkozó javaslatot l. később.) Az Irodai asszisztens szakképesítés alapmoduljainak és tananyagegységeinek alacsonyabb óraszáma ugyanakkor nem befolyásolja hátrányosan sem a szakmai és vizsgakövetelmények teljesülését, sem pedig a szakmai követelményeket komplexitásukban tekintve a szakképesítéstől elvárt, munkaterülethez kapcsolódó követelmények teljesülését. Ez utóbbit ugyanis nagymértékben erősítik más modulok (pl. Elektronikus szövegfeldolgozás vagy Elektronikus információkezelés), ill. tananyagegységek, tananyagelemek követelményei. A tantárgyi struktúra kialakításának és a tananyag rendezésének alapvető kérdése, hogy milyen szakmai és pedagógiai szempontok szerint történjen a szakmai tartalom strukturálása, ill. a tantárgyi keretek meghatározása. Több érv is szólhat amellett, hogy a hagyományos tantárgyi kereteken túl a tananyag különböző formájú és mélységű integrációját valósítsuk meg. Ez jelentheti a modulok, a feladat- és tulajdonságprofil, a tananyagegységek és a tananyagelemek közötti kapcsolatteremtésnek mind tartalmi, mind pedagógiai, módszertani és szemléletbeli vonatkozásait. A tantárgyi struktúra és a tananyagrendezés alapos átgondolásával tetemes idő szabadítható fel azáltal, hogy a fölösleges ismétlések, átfedések elkerülhetők, a már megtanult, elsajátított ismeretek felelevenítésük során elmélyíthetők, ill. az adott tanítási anyag, a gyakorlati ismeretek elsajátítása, a szakmai és egyéb kompetenciák, valamint a készségek kialakítása egy folyamatrendszerben valósíthatók meg. A tananyag tanításának folyamattá történő tervezésekor és tanításakor törekedni kell a modulok, a tananyagegységek, ill. tananyagelemek közötti kapcsolat megteremtésére. Ez azt jelenti, hogy az egyes modulok, tananyagegységek, tananyagelemek tervezésekor szükséges egyeztetni intézményi szinten, munkaközösségek, évfolyamokon oktató kollégák között a szakmai programokat, így még a tervezés fázisában lehetőség van arra, hogy a különböző tananyagegységek, tananyagelemek között a fölösleges átfedéseket kiküszöböljük. Ez a kapcsolat lényegében nemcsak az átfedések elkerülésére szolgálhat, de segítheti más tananyagelem tanulása során a tanultak új szempontú megerősítését is. Az ilyen jellegű koordiná- 9

10 ció kérdései jó szervezéssel, az érintett órák megfelelő egymás mellé helyezésével, illetőleg az előzmények és ráépülések figyelembevételével sikeresen megoldhatók. Ilyen párhuzamos menetrendű, szinkron tanterveket természetesen csak akkor lehet és érdemes készíteni, ha a haladás tempóját és sorrendjét illetően nincs az intézményre, pedagógusokra ráerőltetett szigorú kényszer, az oktatásszervezés felelős vezetői teret adnak a szakmai munkaközösség véleményének, javaslatainak, s az intézmény oktatói között jó a szakmai és pedagógiai együttműködés. Az ügyviteli szakmai területen pl. elengedhetetlen a jó kapcsolat, az egymást segítő együttműködés az ügyviteli (gyors- és gépírás) és informatika szakos pedagógus között. A két szakmai rész megosztása többféle módon történhet, ami természetesen függ az intézményben rendelkezésre álló személyi feltételektől, az óraterhelésektől, a pedagógiai kompetenciáktól, s olykor az új ismeretek, megoldások, módszertani eljárások iránti pedagógiai nyitottságtól, a szakmai fejlődés igényétől stb. A moduláris és kompetencia alapú szakképesítésekben ugyanis több olyan modult, tananyagegységet, tananyagelemet, illetőleg szakmai tartalmat találunk, amely a korábbi évek gyakorlatához képest tartalmában, pedagógiai módszereiben, szervezési kérdésekben stb. újszerűek, hiszen a tartalmi megújulást a gyakorlatorientált képzés iránti igény indokolja. Ezt mutatja a modulszerkezet, amely olykor több a hagyományos struktúrában gondolkozva tantárgy szakmai ismeretköreit is összefogja. Tipikusan ilyen pl. a Dokumentumkészítés és kezelés az irodában modul, amelynek szakmai tartalma korábban az Ügyviteli ismeretek, az Informatikai/Számítástechnikai ismeretek és a Levelezési ismeretek tantárgyak körébe tartozott. A továbbiakban érdemes áttekinteni a két alapvető ügyviteli szakképesítés kapcsolódó moduljait, a két érintett szakképesítés szakmai és vizsgakövetelményeiben megjelenített feladat- és tulajdonságprofil alapján (l táblázat). 10

11 3. A vizsgált modul szakmai és vizsgakövetelmény szerinti - leírása Dokumentumkészítés és -kezelés az irodában Feladatprofil Szakmai ismeretek Tulajdonságprofil Készségek Tulajdonságok Vizsgaleírás Kezeli a beérkező dokumentumokat a helyi szabályozás szerint. Dokumentálja az iratkezelési folyamatot. Kimenő dokumentumokat előkészíti a továbbításra. Iratkezeléshez szükséges eszközöket kezel. Hatáskörének megfelelően leltároz. Közreműködik az iratanyagok selejtezésében. Elkészíti a szervezet belső iratait (pl. jegyzőkönyv, feljegyzés, emlékeztető). Kimutatásokat, táblázatokat készít táblázatkezelő programmal. Adatbázisokból adatokat lekérdez, egyszerűbb szűréseket végez. B A dokumentumok főbb típusai, jellemzői A A dokumentumszerkesztés elemei, készítésének szabályai B A biztonságos adathasználat szabályai A A szervezet belső iratai (pl. jegyzőkönyv, feljegyzés, emlékeztető) B A dokumentumok rendszerezésének követelményei A A dokumentumok rendszerezésének szabályai A A dokumentumok kezelésének folyamata A A dokumentumkezelés hagyományosan és elektronikusan 2 ECDL 1. m. IT alapismeretek 2 ECDL 2. m. Operációs rendszerek 2 ECDL 3. m. Szövegszerkesztés 2 ECDL 4. m. Táblázatkezelés 2 ECDL 5. m. Adatbáziskezelés 2 ECDL 7. m. Információ és kommunikáció 3 Az ügyviteli szoftverek használata (pl. iktatóprogram, határidőnapló, névjegy) 4 Gépírás tízujjas vakírással (150 leütés/perc) 5 Komplex eszközhasználati képességek, készségek Személyes kompetenciák: - látás - pontosság - mozgáskoordináció (testi ügyesség) Társas kompetenciák: - irányíthatóság Módszerkompetenciák: - ismeretek helyénvaló alkalmazása - figyelem-összpontosítás - kontroll (ellenőrzőképesség) - rendszerezőképesség A hozzárendelt 1. vizsgafeladat: Belső ügyirat készítése számítógépen, importált szöveg szerkesztésével, táblázat, grafikon beillesztésével, iktatószám, címzett neve, címe lehívásával a célirányos szoftverből, kinyomtatva. Írásbeli Időtartama: 120 perc A vizsgarészben az egyes feladatok aránya: 1. feladat 100% 3. táblázat 11

12 4. A vizsgált modul kapcsolódása más modulokhoz 4.1. A vizsgált modul előzménye Gépírás és iratkészítés modul Feladatprofil Tulajdonságprofil Szakmai ismeretek Készségek Tulajdonságok Vizsgaleírás Adatbeviteli feladatot végez A bevitt szöveget megformázza. Levelet formáz a hivatali élet elvárásai szerint. Ellenőrzi az általa használt eszközök, berendezések működőképességét. A berendezések működésképtelensége esetén jelenti a hibaelhárítási igényt. Kezeli a számítógépet és tartozékait. Irodatechnikai eszközöket kezel. Az irodatechnikai eszközökhöz kellékanyagokat biztosít. Tisztán tartja a munkaterületét, munkaeszközeit. B Az elektronikus adatrögzítés szabályai (tízujjas vakírás) A A hivatalos iratok, levelek fajtái, jellemzői (írott, javított, kézirat, hallás utáni) A Az iratkészítés szabályai, jellegzetes formái 2 ECDL 1. m. IT alapismeretek 2 ECDL 2. m. Operációs rendszerek 2 ECDL 3. m. Szövegszerkesztés 2 ECDL 7. m. Információ és kommunikáció 4 Gépírás tízujjas vakírással (150 leütés/perc) 5 Komplex eszközhasználati képességek, készségek Személyes kompetenciák: - látás - pontosság - mozgáskoordináció (testi ügyesség) Társas kompetenciák: - irányíthatóság Módszerkompetenciák: - intenzív munkavégzés - ismeretek helyénvaló alkalmazása - figyelem-összpontosítás - kontroll (ellenőrzőképesség) A hozzárendelt 1. vizsgafeladat: Hivatalos levél készítése a megadott levelezési sablon vagy a tanult szövegszerkesztő program alkalmazásával, a nyomtatott formában rendelkezésére bocsátott kb karakter terjedelmű szöveg begépelésével, a hivatalos életben elvárt formában. Írásbeli Időtartama: 45 perc A vizsgarészben az egyes feladatok aránya: 1. feladat 100% 4. táblázat 2 2 A modul része az Irodai asszisztens és az Ügyviteli titkár szakképesítésnek 12

13 4.2. A vizsgált modul további kapcsolódása az Irodai asszisztens szakképesítés programjában Elektronikus szövegfeldolgozás modul Feladatprofil Tulajdonságprofil Szakmai ismeretek Készségek Tulajdonságok Vizsgaleírás Adatbeviteli feladatot végez az írástechnika magasabb szintjén. Kéziratról, javított, felülírt dokumentumot helyesbítve, módosítva másol. Hallás, diktálás utáni szöveget ír az írástechnika magasabb szintjén. Irat- és dokumentumszerkesztést végez. Iratsablont szerkeszt. Belső szervezeti ügyiratot készít sablon alapján. Külső iratot szerkeszt utasítások szerint. Körlevelet szerkeszt utasítások szerint. Nyomtatványt, űrlapot tölt ki számítógéppel. Elektronikus postai előkészítést végez. Elektronikus levelezést végez utasítások szerint. A A helyes és biztonságos elektronikus írás szabályai a magasabb szintű írástechnika szintjén A A kéziratról, javított, felülírt dokumentum szerkesztésének előírásai A A hallás utáni írás technikája C A számok, írásjelek, speciális karakterek gépírási és helyesírási kérdései B Az iratsablon szerkesztésének elemei B Az irat- és dokumentumszerkesztés írástechnikai, nyelvi és formai szabályai (nyomtatott vagy javított kéziratról másolt, illetőleg hallás után írott dokumentumok esetén) B A számítógépes nyomtatvány, űrlap, sablon szerkesztése A A körlevélkészítés elemei, technikája B Az elektronikus címzés és etikett készítésének gyakorlata A Az elektronikus levelezés technikája és szabályai B Az elektronikus levelezés protokoll szabályai 2 ECDL 1. m. IT alapismeretek 2 ECDL 2. m. Operációs rendszerek 2 ECDL 3. m. Szövegszerkesztés 2 ECDL 4. m. Táblázatkezelés 2 ECDL 5. m. Adatbáziskezelés 2 ECDL 7. m. Információ és kommunikáció 5 Olvasott köznyelvi szöveg megértése 4 Köznyelvi szöveg hallás utáni megértése 3 Olvasott szakmai szöveg megértése 4 Gépírás tízujjas vakírással (150 leütés/perc) 4 Látás, hallás és ujjmozgás összehangolása 5 Beszédészlelés és írás összehangolása 5 Komplex eszközhasználati képességek, készségek 4 Információforrások kezelése Személyes kompetenciák: - Látás - hallás - pontosság - monotóniatűrés - megbízhatóság Társas kompetenciák: - irányíthatóság - nyelvhelyesség - közérthetőség Módszerkompetenciák: - ismeretek helyénvaló alkalmazása - intenzív munkavégzés - kontroll (ellenőrzőképesség) - figyelem-összpontosítás - módszeres munkavégzés - rendszerezőképesség A hozzárendelt 1. vizsgafeladat: Körlevél készítése 6-8 meghatározott címzett részére, egy kb leütés terjedelmű kéziratos vagy javított, felülírt levélszöveg gépelésével a hivatali élet szabályainak megfelelő irat megformázásával. gyakorlati Időtartama: 90 perc A vizsgarészben az egyes feladatok aránya: 1. feladat 100% 5. táblázat 13

14 4.3. A vizsgált modul további kapcsolódása az Ügyviteli titkár szakképesítés programjában Titkári ügyintézés modul Iratfogalmazás tananyagegysége ( /3.0) Önálló iratfogalmazás alapismeretei tananyagelem Feladatprofil. Hivatalos levelezést végez feladatkörében önállóan (papíralapú/elektronikus levél). Belső ügyiratot készít feljebbvalójának szakmai irányítással. Belső ügyiratot készít feladatkörébe tartozó területeken önállóan. Tulajdonságprofil Szakmai ismeretek Készségek Tulajdonságok A A hivatalos iratok fajtái, jellemzői (írott, javított, kézirat, hallás utáni) A Az iratkészítés szabályai, jellegzetes formái A A szervezet külső iratainak típusai B A dokumentumok főbb típusai, jellemzői A A szervezet belső iratainak típusai 1 Elemi szintű számítógéphasználat 2 ECDL 1. m. IT alapismeretek 2 ECDL 2. m. Operációs rendszerek 2 ECDL 3. m. Szövegszerkesztés 2 ECDL 7. m. Információs kommunikáció 4 Gépírás tízujjas vakírással (150 leütés/perc Személyes kompetenciák: - Látás - pontosság Társas kompetenciák: - fogalmazókészség - közérthetőség Módszerkompetenciák: - ismeretek helyénvaló alkalmazása Titkári ügyintézés modul Titkári feladatvégzés ( /2.0) Hivatali protokoll tananyagelem. Hivatalos levelezést végez feladatkörében önállóan (papíralapú/elektronikus levél). Belső ügyiratot készít feljebbvalójának szakmai irányítással. Belső ügyiratot készít feladatkörébe tartozó területeken önállóan. Hivatalos kapcsolatokat koordinál a külső és belső partnerekkel szakmai irányítással. A A hivatalos iratok fajtái, jellemzői (írott, javított, kézirat, hallás utáni) A Az iratkészítés szabályai, jellegzetes formái B A dokumentumszerkesztés elemei, készítésének szabályai A A dokumentumok főbb típusai, jellemzői A A szervezet belső iratainak típusai A A szervezet külső iratainak típusai A Az etikett és a protokoll szabályai az üzleti életben 3 Szakmai nyelvű hallott szöveg megértése 4 Szakmai nyelvű beszédkészség 4 Gépírás tízujjas vakírással (150 leütés/perc) 3 Olvasott szakmai szöveg megértése 3 Szakmai nyelvi íráskészség, fogalmazás írásban 2 ECDL 3. m. Szövegszerkesztés 6. táblázat Személyes kompetenciák: - megbízhatóság Társas kompetenciák: - kapcsolatteremtő készség - közérthetőség - fogalmazókészség Módszerkompetenciák: - ismeretek helyénvaló alkalmazása Vizsgaleírás A hozzárendelt 2. vizsgafeladat: Vállalati külső vagy belső ügyirat készítése önálló megfogalmazással az ügyirat tárgyához kapcsolódó adatok alapján. Gyakorlati Időtartama: 60 perc A vizsgarészben az egyes feladatok aránya: 2. feladat 35% 14

15 4.4. Néhány példa a kapcsolódási pontok megkeresésére a feladatprofilban Előzmény Gépírás és iratkészítés alapmodul Vizsgált modul Ellenőrzi az általa használt eszközök, berendezések működőképességét. Kezeli a számítógépet és tartozékait. Irodatechnikai eszközöket kezel. Kezeli a beérkező dokumentumokat a helyi szabályozás szerint. Dokumentálja az iratkezelési folyamatot. Kimenő dokumentumokat előkészíti a továbbításra. Iratkezeléshez szükséges eszközöket kezel. Hatáskörének megfelelően leltároz Elektronikus szövegfeldolgozás modul Elektronikus levelezést végez utasítások szerint. Elektronikus postai előkészítést végez. További ráépülés Titkári ügyintézés modul Közreműködik az iratanyagok selejtezésében. Levelet formáz a hivatali élet elvárásai szerint. Elkészíti a szervezet belső iratait (pl. jegyzőkönyv, feljegyzés, emlékeztető). Kimutatásokat, táblázatokat készít táblázatkezelő programmal. Adatbázisokból adatokat lekérdez, egyszerűbb szűréseket végez. 7. táblázat Irat- és dokumentumszerkesztést végez Iratsablont szerkeszt. Belső szervezeti ügyiratot készít sablon alapján. Külső iratot szerkeszt utasítások szerint. Körlevelet szerkeszt utasítások szerint. Nyomtatványt, űrlapot tölt ki számítógéppel. Hivatalos levelezést végez feladatkörében önállóan (papíralapú/elektronikus levél). Belső ügyiratot készít feljebbvalójának szakmai irányítással. Belső ügyiratot készít feladatkörébe tartozó területeken önállóan. 15

16 4.5. Néhány példa a kapcsolódási pontok megkeresésére a szakmai ismeretek körében Előzmény Gépírás és iratkészítés alapmodul A hivatalos iratok, levelek fajtái, jellemzői (írott, javított, kézirat, hallás utáni) Az iratkészítés szabályai, jellegzetes formái Vizsgált modul A dokumentumok főbb típusai, jellemzői A dokumentumszerkesztés elemei, készítésének szabályai A biztonságos adathasználat szabályai A szervezet belső iratai (pl. jegyzőkönyv, feljegyzés, emlékeztető) A dokumentumok rendszerezésének követelményei A dokumentumok rendszerezésének szabályai A dokumentumok kezelésének folyamata A dokumentumkezelés hagyományosan és elektronikusan További ráépülés Elektronikus szövegfeldolgozás Titkári ügyintézés modul modul A dokumentumok főbb típusai, Az irat- és dokumentumszerkesztés írástechnikai, nyelvi és formai szabályai (nyomtatott vagy javított kéziratról másolt, illetőleg hallás után írott dokumentumok esetén) Az iratsablon szerkesztésének elemei jellemzői A dokumentumszerkesztés elemei, készítésének szabályai A hivatalos iratok fajtái, jellemzői (írott, javított, kézirat, hallás utáni) Az iratkészítés szabályai, jellegzetes formái A szervezet belső iratainak típusai A szervezet külső iratainak típusai 8. táblázat 16

17 II. A vizsgált modul tananyagegységei, tananyagelemei, valamint oktatásszervezési kérdései 1. A vizsgált modul tananyagegységei, tananyagelemei A Dokumentumkészítés és kezelés az irodában c. modul gyakorlatorientált, alkalmazásos jellegű tananyagegységet, ill. tananyagelemeket, azon belül szakmai ismereteket tartalmaz, amelyek mindegyike valamilyen konkrét gyakorlati célt, szakmai és tulajdonságkompetenciák, speciális képességek kialakítását kívánja elérni. A szakmai ismeretek elsajátításának, illetőleg a képességek, készségek kialakításának szintjét némileg befolyásolja, ill. meghatározza a tananyagelem és a szakmai ismeretek elsajátítására, a készségek, képességek kialakítására szolgáló óraszámok mennyisége és részben elméleti, gyakorlati, ill. elméletigényes gyakorlati jellege. Tananyagegység Tananyagelem 3 Javasolt óraszám Irodai Ügyviteli titkár asszisztens szakképesítésben szakképesítésben Hozzárendelt vizsgafeladat Dokumentumkezelés Számítástechnikai alkalmazások Dokumentumkészítés Dokumentumkezelési 26 (elm.) 24 (elm.) Belső ügyirat ismeretek készítése számítógépen, importált Ügyviteli szoftverkezelével, táblázat, 22 (gyak.) 66 (gyak.) szöveg szerkesztésé- grafikon beillesztésével, iktatószám, Táblázatkezelés 27 (elm.) 30 (e.gyak.) címzett neve, címe Adatbázis-kezelés 27 (elm.) 30 (elm.) lehívásával a célirányos szoftverből, Táblázatkezelés a 36 (gyak.) 52 (gyak.) kinyomtatva gyakorlatban Adatbázis-kezelés a gyakorlatban A belső ügyiratok készítése Dokumentumkészítés a gyakorlatban 36 (gyak.) 50 (gyak.) 18 (e.gyak.) 24 (elm) 36 (gyak.) 50 (gyak.) A jegyzőkönyv készítése 27 (elm.) 24 (elm.) Írásbeli Időtartama: 120 perc A vizsgarészben az egyes feladatok aránya: 1. feladat 100% 9. táblázat 3 A központi programban a tananyagelemek sorszáma és a tananyagelemek sorrendje a két érintett szakképesítésben eltérő! 17

18 A két szakképesítés között a tananyagelemek óraszámában meglévő különbségek rugalmasan áthidalhatók a tananyagegységek közötti és a tananyagegységen belüli - szakmai ismeretek szoros egymásra és egymás mellé rendezésével, valamint az elmélet és gyakorlat egymást feltételező, kiegészítő tananyagtervezéssel és megfelelő oktatásszervezéssel. A szakmai vizsga tartalma részben vagy egészben lefedi a modulban megjelenített, ill. tananyagegységekhez/tananyagelemekhez rendelt szakmai tartalmat. A vizsgafeladat jellege és a szakmai vizsga formája (l. komplex, gyakorlati, interaktív, írásbeli, szóbeli tevékenység) az adott szakképesítés(ek) feladatprofiljában megjelölt munkaköri tevékenységhez kapcsolódik vagy pontosan azt modellezi. A szakmai és a különböző tulajdonságkompetenciák kialakításának hatékonysága, valamint a szakmai vizsgafeladatok eredményes teljesítése érdekében itt sem kerülhető meg az egyes tananyagelemek előzményeinek, illetőleg további kapcsolódási pontjainak megkeresése, elemzése. Különösen hasznos lehet ez az iskolarendszerű képzés hagyományos tantárgyi struktúrájában gondolkodva, hiszen amint ezt feljebb is láttuk az egyes modulok több hagyományos tantárgy ismeretanyagát együttesen tartalmazzák. Ebből következően a vizsgafeladat is több szakmai ismeretkör (tantárgy) követelményeit fedi le. 18

19 2. A modul kapcsolódási pontjai Tananyagegység 1.0 Dokumentum-kezelés 2.1. A modul szakmai tartalma, illeszkedése az oktatás folyamatába modul: Dokumentumkészítés és -kezelés az irodában (255 óra) Tananyagelem 4 Szakmai tartalom Elhelyezése a tanítás folyamatában 1.1. Dokumentumkezelési ismeretek Az iratkezelés fogalma, célja, rendeltetése, szabályai; rendszere, szervezetei, felügyelete; folyamata, munkaműveletei. Az iktatás fajtái; gyakorlatának hagyományos és elektronikus módja. Az iratokkal kapcsolatos postázási feladatok (postabontás, postai előkészítés, postakönyv stb.) Az irattározás. A selejtezési eljárás és gyakorlata Titkos, minősített ügyiratok kezelése Szigorú számadású nyomtatványok kezelése. Előzmény: ajánlott a Gépírás és iratkészítés teljes modulja, különös tekintettel az iratkészítés, levelezési ismeretek tárgykörben (l /1.3. Iratkészítési alapismeretek 1.4. Hivatali levelezés 1.5. Üzleti levelezés Párhuzamosság: ajánlott, de nem szükségszerű a 3.1/ Ügyviteli eszközök tananyagelem Ráépülés: 2.1/ Ügyviteli szoftverkezelés 2.0 Számítástechnikai alkalmazások 2.1 Ügyviteli szoftverkezelés 2.2. Táblázatkezelés 2.3. Adatbázis-kezelés 2.4. Táblázatkezelés a gyakorlatban Az ügyviteli szoftver "tudásától"; dokumentumkezelő és Előzmény: 1.1/ Dokumentumkezelési ismeretek, archiváló funkcióitól függően valamint a Gépírás és iratkészítés teljes modulja; továbbá célszerű a 2.0/ Számítástechnikai alkalmazások modul további 4 tananyageleme is. Táblázat megtervezése, létrehozása, módosítása, egyszerűbb Előzmény: 2.0/ Számítástechnikai alkalmazások teljes műveletek elvégzése, diagram készítése. Standard matematikai és modulja logikai függvények alkalmazása, képletek használata. Párhuzamosság: 2.4/ Táblázatkezelés a gyakorlatban Ráépülés: 2.3/ Adatbázis-kezelés Legfontosabb fogalmak ismerete. Használat: táblák, lekérdezések, Előzmény: 2.2/ Táblázatkezelés és 2.4. Táblázatkezelés a gyakorlatban jelentések létrehozása, módosítása, ezekből formázott dokumentum készítése. A táblák közötti kapcsolatok definiálása, az Párhuzamosság: 2.5/ Adatbázis-kezelés a gyakorlatban adatbázis adatainak lekérdezése, módosítása. Ráépülés: pl. 3.1/ A körlevélkészítés alapismeretei és 3.2. A körlevélkészítés gyakorlata (l. Irodai asszisztens), ill. 2.4/ Ügyfélszolgálati alapismeretek (l. Ügyviteli titkár) Gyakorlati feladatokban táblázat megtervezése, létrehozása, Előzmény: 2.0/ Számítástechnikai alkalmazások teljes módosítása, egyszerűbb műveletek elvégzése, diagram készítése. modulja Standard matematikai és logikai függvények alkalmazása, Párhuzamosság: 2.2/ Táblázatkezelés képletek használata. Ráépülés: 2.3/ Adatbázis-kezelés 4 A tananyagelemek sorszámozása eltérő az Irodai asszisztens és az Ügyviteli titkár szakképesítés központi programjában. 19

20 3.0 Dokumentum-készítés 2.5. Adatbázis-kezelés a gyakorlatban 3.1. Belső ügyiratok készítése 3.2. Dokumentumszerkesztés a gyakorlatban 3.3. Jegyzőkönyv készítése Gyakorlati feladatokban táblák, lekérdezések, jelentések Előzmény: 2.2/ Táblázatkezelés és 2.4. Táblázatkezelés a gyakorlatban létrehozása, módosítása, ezekből formázott dokumentum készítése. A táblák közötti kapcsolatok, az adatbázis adatainak Párhuzamosság: 2.3/ Adatbázis-kezelés lekérdezése, módosítása. Ráépülés: pl. 3.1/ A körlevélkészítés alapismeretei és 3.2. A körlevélkészítés gyakorlata (l. Irodai asszisztens), ill. 2.4/ Ügyfélszolgálati alapismeretek (l. Ügyviteli titkár) A szervezeten belüli kapcsolattartás írásbeli formái, gyakoribb egyszerű iratai: emlékeztető, feljegyzés, jelentés, körlevél, utasítás, értesítés, beszámoló, engedélyezés, utasítás, igazolás stb., valamint ezek tartalmi, nyelvi, formai jellemzői; funkciójuk a szervezet kommunikációjának életében. Előzmény: a Gépírás és iratkészítés teljes modulja, különös tekintettel az iratkészítés, levelezési ismeretekre 1.3. Iratkészítési alapismeretek 1.4. Hivatali levelezés 1.5. Üzleti levelezés Párhuzamosság: 3.2/ Dokumentumszerkesztés a gyakorlatban Ráépülés: 2.2/ Az általánosan használt egyszerű ügyiratok, hivatalos levelek, 2.3/ Irat- és dokumentumszerkesztési gyakorlatok Előzmény: a Gépírás és iratkészítés teljes modulja, A szervezeten belüli kapcsolattartás iratai: emlékeztető, feljegyzés, jelentés, körlevél, utasítás, értesítés, engedélyezés, utasítás stb. Ezek jellemzői, tartalmi és formai kivitelezése. különös tekintettel az iratkészítés, levelezési ismeretekre 1.3. Iratkészítési alapismeretek 1.4. Hivatali levelezés 1.5. Üzleti levelezés Különös hangsúlyt kell helyezni arra, hogy a belső ügyiratokat továbbá a Információ és kommunikáció milyen módon készítik a tanulók: minta után, séma alapján (l. a szövegszerkesztő beépített sablonjait is). tananyagelem Párhuzamosság: 3.1/ Belső ügyiratok készítése és 3.3/ Jegyzőkönyv készítése tananyagelem Kapjon szerepet a belső ügyiratok továbbításának módja is - Ráépülés: 2.2/ Az általánosan használt egyszerű különös tekintettel az elektronikus kapcsolatra; valamint a belső ügyiratok, hivatalos levelek, 2.3/ Irat- és dokumentumszerkesztési gyakorlatok ügyiratok kezelésének szabályai is. Előzmény: 3.1/ Belső ügyiratok készítése és 3.2/ Dokumentumszerkesztés a gyakorlatban (részben) Jegyzőkönyv fajtái, készítésének tartalmi, nyelvi és formai sajátosságai. Párhuzamosság: 3.2/ Dokumentumszerkesztés a gyakorlatban (részben) Ráépülés: szükségszerűen nincs 10. táblázat 20