PROTOKOLLÁRIS RENDEZVÉNYEK SZERVEZÉSE A WELLINGTONIA KFT. RENDEZVÉNYEI

Átírás

1 Budapesti Gazdasági Főiskola KÜLKERESKEDELMI FŐISKOLAI KAR GAZDASÁGDIPLOMÁCIA ÉS NEMZETKÖZI MENEDZSMENT SZAK Nappali tagozat Szakdiplomácia és Nemzetközi Menedzsment Szakirány PROTOKOLLÁRIS RENDEZVÉNYEK SZERVEZÉSE A WELLINGTONIA KFT. RENDEZVÉNYEI BEMUTATÁSÁVAL Készítette: Kovács Nóra Budapest, 2003

2 TARTALOMJEGYZÉK Tartalomjegyzék...3 I. Bevezetés...5 I.1. Témaválasztás...5 I.2. A Wellingtonia Kft. bemutatása...5 I.3. A rendezvényszervezésről általában...6 I.4. A rendezvényszervezés szempontjából legfontosabb szervezetek...8 I.4.1. Magyar Rendezvényszervezők Szövetsége...8 I.4.2. Magyar Kongresszusi Iroda...9 I.5. A legfontosabb budapesti helyszínek és kapacitásaik...9 II. Protokolláris rendezvények bemutatása...12 II.1. Rendezvények csoportosítása többféle szempont alapján...12 II.1.1. Jellegük szerint...12 II.1.2. Funkcionális szempontok szerint...12 II.1.3. Egyéb szempontok szerint...13 II.1.4. Nemzetközi rendezvények...14 II.2. Protokolláris vendéglátási alkalmak...16 II.2.1. Álló alkalmak...16 II.2.2. Ültetéses alkalmak...18 III. Protokoll alkalmazása a rendezvények során...19 III.1. Rangsorolás...19 III.2. Meghívó...20 III.3. Névjegyhasználat...21 III.4. Öltözködés...22 III.4.1. Hivatalos megjelenés...23 III.4.2. Alkalmi megjelenés...25 III.5. Illem, viselkedés a rendezvények során...26 IV. Rendezvények szervezése...30 IV.1. Rendezvények szervezésének menete...31 IV.2. Forgatókönyv

3 IV.3. Nemzetközi Rendezvények szervezése...34 IV.3.1. Delegációs rendezvények szervezése...34 IV.3.2. Multilaterális rendezvények szervezése...36 IV.3.3. Az 50. Európa Nap rövid ismertetése...39 V. Rendezvények szervezésének bemutatása a Magyar Épületgépészek Napja ( , Budapest, Hotel Inter-Continental) alapján...42 V.1. A rendezvény bemutatása...42 V.2. A 2002-es Épületgépészek Napja szervezésének lépései és sajátosságai...45 V.3. Megfigyelések, javaslatok a szervezést illetően...52 VI. Összegzés...54 Irodalomjegyzék...56 Mellékletek

4 I. Bevezetés I.1. Témaválasztás Szakdolgozatom témája a rendezvényszervezés. Azért választottam ezt a témát, és azért kerestem olyan céget szakmai gyakorlatom letöltéséhez, amely rendezvényszervezéssel foglalkozik, mert ezzel szeretnék foglalkozni az elkövetkező éveim során. Úgy gondolom, hogy meglehetősen jó szervezőképességgel vagyok megáldva, szeretek is szervezni, és ezen a területen a nyelvtudásomat is hasznosíthatom. Ezen kívül napjainkban egyre nagyobb teret tölt be a PR tevékenység, mind hazai, mind nemzetközi szinten. Ezzel egyenes arányban egyre nagyobb hangsúlyt fektetnek az olyan jellegű rendezvények szervezésére, melyek az emberek közötti kapcsolatok elmélyülését, fejlődését szolgálják. A Wellingtonia Kft., ahol szakmai gyakorlatomat töltöm, nagyszabású rendezvények szervezésével foglalkozik, hazai illetve nemzetközi szinten, ezáltal én is betekintést nyerhetek ezen rendezvények lépésről lépésre való megszervezésébe. Ezt szeretném bővebben kifejteni a szakdolgozatomban, valamit szeretnék bemutatni egy nemzetközi, illetve egy belföldi rendezvényt, mely a Wellingtonia Kft. szervezésében jött létre. I.2 A Wellingtonia Kft. bemutatása A 2001 szeptemberében alakult Wellingtonia Kft. rendezvényszervezői és fordítói tevékenységet végez. Az egyszemélyes Kft. közel húsz alvállalkozóval dolgozik, állandó alkalmazottja nincs. Az ügyvezető igazgató kimondottan csak a főszervezői feladatokkal foglalkozik: megszervezi, összefogja, és kézben tartja az alvállalkozóknak kiadott kisebb munkákat. A cégalapító a Kereskedelmi, Vendéglátóipari és Idegenforgalmi Főiskola Idegenforgalmi és Szálloda szakán végzett, majd a Grundfos Hungária cégnél dolgozott fordítói és tolmács munkakörben. Legtöbb alvállalkozója, valamint megbízásainak egy része is az itt 5

5 szerzett szakmai ismeretség által származik. A többi megbízását pályázatok útján nyerte el. A Wellingtonia elnevezést, ami a mamutfenyő angol megfelelője, a cég a közelében elhelyezkedő két mamutfenyőről kapta, melyből összesen négy darab van az egész országban. A Kft. székhelye Budakeszin van, gyönyörű környezetben. A Wellingtonia Kft. által szervezett rendezvények: - Épületgépészek Napja (2001. november 30., Budapest, Hotel Inter- Continental) - Családi Nap (2002. május 1. Budapest, Csepeli Papírgyár Sportpálya) - I. Magyar Numetál Fesztivál (2002. május 31., Budapest, Almási Téri Szabadidőközpont) Európa Nap - a magyar nemzeti kultúra bemutatása (2002 június 7-10, Keszthely) - Épületgépészek Napja 2002 (2002. november 22., Budapest, Hotel Inter- Continental) I.3. A rendezvényszervezésről általában 1 A rendezvényszervezés előre meghatározott célból, adott helyen és időben tartott összejövetelekkel kapcsolatos teljeskörű előkészítő, szervező, összehangoló munka, amely magába foglalja az esemény megvalósításával kapcsolatos infrastruktúra biztosítását, valamint a résztvevőkről való gondoskodást. A rendezvényszervezésnek többféle célja lehet: társadalmi, politikai, tudományos, szakmai, kulturális, sport, stb. 1 Lacházi László címzetes docens 2001/I. féléves Rendezvényszervezés című tantárgyból tartott előadása, valamint a Protokoll kézikönyv (Magyar Protokollosok Klubja Országos Egyesület, 2000) alapján 6

6 A rendezvények szervezését meghatározó tényezők: - alapinformációk: időpont, időtartam, helyszín, résztvevők száma - események: főesemény, mellék esemény, kiegészítő esemény, protokolláris esemény - arculat: jelmondatok, jelképek - résztvevők - közreműködők A rendezvények közreműködői és feladatkörük: Itt külön kell választanunk a nemzetközi rendezvényeket, hiszen azok szervezése bonyolultabb. Többoldalú nemzetközi rendezvények szervezése esetén létre kell hozni albizottságokat, melyek a következők: szervezési albizottság, pénzügyi albizottság, személyi albizottság, sajtó albizottság és műszaki albizottság. Ezeket a nemzetközi rendezvények szervezésénél bővebben ismertetem, az alábbi közreműködők azonban minden rendezvény résztvevői: - Főszervező: felelős a rendezvény teljeskörű szervezési feladataiért. - Protokollosok: a program szervezőjeként felelősek a zökkenőmentes lebonyolításért, személyük meghatározó, de nem állnak az események központjában. Jó kapcsolatteremtő képességgel, illetve kommunikációs képességgel rendelkeznek, illemtudóak, ápoltak, viselkedésük kifogástalan. - Hoszteszek, hosztok: ők a rendezvény helyszínén regisztrálják, útbaigazítják a vendégeket, közreműködésükkel segítenek a programok lebonyolításában. Idegen nyelvtudással kell rendelkezniük. - Tolmácsok: amennyiben szükség van rájuk, feladatuk kizárólag az elhangzott szöveg idegen nyelvre való fordítása. Amennyiben a fővendégnek tolmácsolásra van szüksége, úgy a tolmács a fővendég balján foglal helyet. 7

7 - Testőrök: a biztonsági személyzet feladata a rendkívüli események megelőzése, illetve bekövetkeztük esetén azok kezelése. Ők felelősek a rendezvény, illetve a vendégek biztonságáért. - Újságírók: a sajtó képviselői tájékoztatják a közvéleményt a rendezvény eseményeiről. I.4. A rendezvényszervezés szempontjából legfontosabb szervezetek I.4.1. Magyar Rendezvényszervezők Szövetsége 2 A MaReSz 1994-ben alakult meg a rendezvényszervezői szakma hazai és nemzetközi elismertetésére. A MaReSz-t 15 cég alapította, a taglétszám ma már 61-re emelkedett, és folyamatosan bővül. A taglétszám növekedése is jelzi a Szövetség fejlődését, erősödését, elismertségét. A Szövetség céljával összefüggésben törekszik a rendezvények időpontjának, profiljának egyeztetésére, a rendezvénynaptár összehangolására, az egyes rendezvények médiaértékének felmérésére, az egyes rendezvények értékelésére, a rendezvényszervezői szakma etikai normáinak betartatására. Az elnökség alapvető feladatának tekinti a rendezvényszervezői szakma minden szintű elismertetését. A MaReSz tagjai fő profiljukat tekintve az alábbi tevékenységi körökbe sorolhatók: - helyszíngazdák - kiállításszervezés, -kivitelezés - konferenciaszervezés - rendezvénytechnika - vendéglátás, party-service - sport- és egyéb rendezvények szervezése A Magyar Rendezvényszervezők Szövetsége védnöke a Compexpo kiadásában megjelent Rendezvényszervezői Kézikönyv -nek, valamint a 2 (Magyar Rendezvényszervezők Szövetsége honlapja) alapján, letöltés dátuma: szeptember 12 8

8 nagysikerű R2 Rendezvények Rendezvényének. Valamint januárjától a Magyar Kongresszusi Irodával együttműködve évente rendezik meg az R3 Rendezvények Rendezvénye + Randevú Workshop és Kiállítást. I.4.2. Magyar Kongresszusi Iroda 3 A Magyar Kongresszusi Iroda 1990-ben alakult, és január 1. óta a Magyar Turizmus Rt. szervezeti egységeként működik. Non-profit szervezetként az a fő célja és feladata, hogy Magyarországon minél több nemzetközi ülést, konferenciát, kongresszust tartsanak, és ehhez használja fel a marketing és a PR minden lehetséges eszközét. Célja továbbá, hogy összehangolja a rendezvényszervezők munkáját, és technikájukat egyesítse. Tevékenységi körébe tartozik az adatgyűjtés- és szolgáltatás, információszerzés- és továbbítás, kiadványok összeállítása és publikálása, nemzetközi szervezetek munkájában való részvétel, segítségnyújtás pályázatok elkészítéséhez, ötletek közvetítése. Tehát fontos tervező, piackutató, koordináló, érdekképviseleti és információs tevékenységet lát el. A Magyar Kongresszusi Iroda az alábbi nemzetközi szervezetek tagja: - IACVB (Kongresszusi Irodák Nemzetközi Szövetsége) - ICCA (Kongresszus és Konferenciaszervezők Nemzetközi Szövetsége) - SITE (Incentive Turizmus Nemzetközi Szövetsége) - UIA (Nemzetközi Szervezetek Szövetsége) I.5. A legfontosabb budapesti helyszínek és kapacitásaik Magyarországon a legfontosabb rendezvényeket Budapesten rendezik meg. Íme a legnagyobb befogadóképességgel bíró budapesti helyszínek (a befogadóképesség körasztalos ültetéses elrendezésben értendő): 3 (Magyar Kongresszusi Iroda honlapja) alapján, letöltés dátuma: szeptember 12 9

9 SAP rendezvénycsarnok 4 : 1500 fő ültetve. Az december 15-én leégett Budapest Sportcsarnok, a kétezres év első harmadára már lekötött eseményeknek adott volna otthont. Ezért kellett gyorsan cselekedni, hogy egy áthidaló megoldást találjanak egy új csarnok építésére. Így jött létre az SAP Rendezvénycsarnok, mely szeptember 1-én nyitotta meg kapuit. Az épület főleg kiállítások, vásárok, sportrendezvények és koncertek szervezésére alkalmas. Az árát tekintve ( Ft + ÁFA / nap), az alapterületéhez képest (48000 m 2 ), az olcsó kategóriába sorolható. A többnapos vásárok időpontját minimum egy évvel a rendezvény előtt le kell foglalni, de egynapos rendezvényeknél egy hónap is elegendő. Hotel Inter-Continental 520 fő ültetve. A legnagyobb bálteremmel rendelkezik a budapesti szállodák között (777 m 2 ). Leginkább bálok, konferenciák és kiállítások megrendezésére szokták kibérelni báltermeit, valamint panoráma szobáit. Hatalmas báltermét három részre lehet felosztani, melyek külön-külön is bérelhetőek, ezen kívül öt panoráma szobával rendelkezik, melyekből gyönyörű a kilátás a Dunára. Két-három hónappal a rendezvény előtt le kell foglalni a bérelni kívánt helységeket. A drága kategóriába sorolható (közel Ft/nap büfémenüvel). Hungexpo A pavilon 500 fő ültetve. A legnagyobb alapterületű hely Budapesten (bruttó m 2 ). Főleg vásárokat és kiállításokat rendeznek. Egy évre szóló vásárnaptárt adnak ki, tehát többnapos rendezvény esetén minimum egy évvel előbb le kell foglalni az időpontot. Egynapos rendezvény esetében ez az idő minimum 3 hónap. Bérleti díját tekintve a közepes árkategóriába sorolható. 4 (SAP Rendezvénycsarnok honlapja) alapján, letöltés dátuma: szeptember 12 10

10 Budapest Kongresszusi Központ 400 fő ültetve. Főleg kongresszusok, konferenciák rendezésére alkalmas. A nagyterme 1200 m 2 + színpad (150 m 2 ). Bérleti díja konferencia esetében Ft + ÁFA / nap, mely magában foglalja a teremrendezést, a technikát, 12 öltözőt, egy fő biztonsági őrt és a takarítást. Ezek alapján az olcsó árkategóriába sorolható. Az időpontot kb. fél évvel a rendezvény előtt le kell foglalni, ha fix időpontunk van. Pesti Vigadó 300 fő ültetve. Hangversenyterme a legnagyobb, 600 m 2, mely előadásra van berendezve. Bérleti díja is attól függ, hogy át kell-e rendezni a termet. Amennyiben nem kell, úgy Ft + ÁFA / nap, átrendezés esetében (bankett elrendezés) Ft + ÁFA / nap, ebben az esetben a 3 folyosó is beletartozik az árba. Ezek alapján a közepes árkategóriába sorolható. A lefoglalás időpontját tekintve a Pesti Vigadó a legrugalmasabb. Ha van szabad helyük, elég akár egy héttel a rendezvény előtt lefoglalni, de ha 3 hónappal előbb lefoglaljuk, biztos, hogy lesz időpont. 11

11 II. Protokolláris rendezvények bemutatása II.1. Rendezvények csoportosítása többféle szempont alapján A protokolláris rendezvényeket a következő szempontok szerint különböztethetjük meg egymástól: II.1.1. Jellegük szerint 5 - Társadalmi rendezvények: felvonulások, közgyűlések - Tudományos rendezvények: konferenciák, kongresszusok - Politikai rendezvények: felvonulások, közgyűlések - Művészeti rendezvények: előadások, koncertek, fesztiválok, hangversenyek - Egyházi rendezvények: körmenetek, felvonulások, avatási ünnepségek - Gazdasági, kereskedelmi rendezvények: árbemutatók, kiállítások, vásárok - Sportrendezvények: versenyek, bemutatók, EB, VB - Közművelődési rendezvények: fesztiválok, községi programok (pl.: búcsú) - Társasági rendezvények: cégek PR tevékenységével összefüggő rendezvények, üzemlátogatások - Komplex rendezvények: melyekre több kategória is igaz II.1.2. Funkcionális szempontok szerint 6 - kongresszus - konferencia - koncert - színászi előadás 5 Gyarmati Ildikó: Rendezvényszervező Kézikönyv (Szókratész Külgazdasági Akadémia, 2001) alapján 12

12 - vásár - verseny - kiállítás - szabadidős rendezvény - látványfelvonulás, demonstráció - sportesemény - többfunkciós rendezvény II.1.3. Egyéb szempontok szerint - Volumenét tekintve: világrendezvények, európai rendezvények, nemzetközi rendezvények, országos rendezvények, regionális rendezvények, megyei rendezvények, kisebb tájegységi rendezvények (kistérségi, városi, fővárosi, kerületi), kisebb közösségi rendezvények (határon belüli, 50 ezer főnél kisebb számú lakosságot érintő rendezvény) - Az érintettek társadalmi élete szerint: tervezett vagy spontán - A szervezők jártassága szerint: amatőr vagy hivatásos - Tartalom szerint: hivatalos vagy társadalmi - Gazdasági célja szerint: nyereségorientált vagy non-profit - Helyszín szerint: zárt téri, szabad téri vagy több helyszínen játszódó - Marketing szempontjából és kezdeményezés eredete szerint: kandidált (meg kell pályázni a rendezvény szervezésének jogát), adaptált (már bevezetett rendezvények), innovált (amelyet még sehol nem rendeztek meg), konvencionális (továbbfejlesztett rendezvények) 6 Protokoll Kézikönyv Egyetemi jegyzet (Magyar Protokollosok Klubja Országos Egyesület, 2000) alapján 13

13 II.1.4. Nemzetközi rendezvények 7 A nemzetközi rendezvényeket is több szempont alapján csoportosíthatjuk: Résztvevő országok száma szerint: - Kétoldalú/delegációs rendezvények - Többoldalú/multilaterális rendezvények Látogatások minősége szerint: - Hivatalos (ceremoniális): amennyiben hivatalos államfői és kormányfői látogatásról van szó, a program ceremoniális rendezvényeket tartalmaz: ünnepélyes fogadtatás, koszorúzás, díszvacsora/díszebéd. - nem hivatalos (ceremónia mentes): nem tartalmaz ceremoniális elemeket. Ebben az esetben a szervezés csak a vezetők találkozására terjed ki. Látogatások fajtái szerint: - munkalátogatás (ebben az esetben nincs hivatalos fogadtatás) - miniszteri látogatás (államfővel vagy államfő nélkül) - diplomáciai magánlátogatás (a fogadó ország nagykövetségét előre kell tájékoztatni a látogatásról, a látogatás feltételeit a nagykövetség intézi) Jellegük szerint: - Előadás jelegű rendezvény: a megnyitót hozzászólások követik, és végül zárszóval fejeződik be. - Vitakör jellegű rendezvény: a megnyitót, és a hozzászólásokat vitakör ülések követik, a végén zárszóval fejeződik be. 7 Lacházi László címzetes docens 2001/I. féléves Rendezvényszervezés című tantárgyból tartott előadása, valamint a Protokoll kézikönyv (Magyar Protokollosok Klubja Országos Egyesület, 2000) alapján 14

14 - Munkaterv jellegű rendezvény: plenáris üléssel kezdődik, melyet szekcióülések követnek, ahol egyes témákat külön-külön részletesen kifejtenek, átbeszélnek. Ezt ismét plenáris ülés követi, majd újabb szekcióülések következnek, ahol elkészítik a jegyzőkönyvet. A jegyzőkönyv elfogadása után, záró plenáris üléssel fejeződik be. Nemzetközi rendezvények a következők lehetnek: - Kongresszus: több témájú tárgyalássorozat fő részvételével. Lehet egy-, két- vagy többnapos rendezvény, plenáris és szekciós ülések váltakozásával. - Konferencia: egy témájú összejövetel kb. 100 fő részvételével. Egy konferencia lehet tudományos, politikai vagy szakmai, de jellegét tekintve lehet sport-, kulturális vagy szociális jellegű is. - Vándorgyűlés: ismétlődő időpontban végrehajtott multilaterális rendezvény, melyet egy, két vagy háromévente rendeznek meg más és más helyszínen. - Közgyűlés: többnyire szervezeti szabályzat alapján hívják össze. Létszáma lehet főtől kezdve, akár 1000 fő is. Lebonyolítására mindig forgatókönyv alapján kerül sor. - Ankét: olyan fős, nyilvános értekezlet, melynek előadói és vitavezetői vannak. - Szimpózium: körülhatárolt szakmai témát vitató értekezlet, 30 vagy kevesebb fő részvételével. - Vitaülés: szűk körű, előadás nélküli vita - Kerekasztal beszélgetés: azonos szakmai felkészültséggel rendelkező szakemberek (maximum tíz fő) részvételével zajló, egy-két órán át tartó, egy adott témát felölelő beszélgetés. A résztvevők egyenrangú partnerekként tekintendők. A kerekasztal beszélgetés során a tízperces bevezetőt ötperces hozzászólások követik. 15

15 - Munkabizottsági értekezlet: fős értekezlet a közös vélemény kialakítása érdekében, a döntéselőkészítés segítéséhez. II.2. Protokolláris vendéglátási alkalmak 8 II.2.1. Álló alkalmak Fogadás Az állóalkalmak legünnepélyesebb formája. A fogadásokat általában este, késő délután rendezik, időtartamuk másfél-két óra. A meghívás nem kötelez a részvételre, de távol maradás esetén illik lemondani, illetve kimenteni magát a meghívott személynek. Az alkalom ünnepélyessége az időponttól függ, ez alapján a napközbeni fogadások félünnepélyes, míg az este rendezettek ünnepélyes alkalomnak minősülnek. Az öltözködés is ez alapján történik. Néhány perc késés megengedett, de percnél többet nem illik késni. Az italkínálat a töményitalokkal kezdődik, tartalmaz legalább kétféle bort, esetleg sört, a végén kávéval zárul. Fontosabb alkalmakkor pezsgőt is felszolgálnak. Az ételeket általában a terem közepén elhelyezett asztalokra készítik elő, ahol a hidegtálaktól kezdve a speciális melegételeken keresztül, a desszertig minden megtalálható, ám fontos, hogy olyan ételek szerepeljenek az ételkínálatban, melyeket könnyen lehet állva fogyasztani. Székeket nem helyeznek a helyiségbe, asztalokat is csak a hamutartóknak és a szennyes evőeszközöknek. Koktélparti A fogadás szerényebb formája, az egyik legkötetlenebb vendéglátási alkalom. Neve az amerikai cocktail fantázianevű italkeverékből származik, mely olyan népszerű volt, hogy nem csak a rendezvény vette át a nevét, hanem a hasonló eljárással készülő italkeverékek gyűjtőneveként is elterjedt. Az öltözködés viszonylag kötetlen, a hivatalos megjelenésétől a félünnepélyesen 16

16 keresztül az ünnepélyesig terjedhet. Nevével ellentmondásban, italkínálata szerényebb, mint a fogadásé. A röviditalok közül általában csak a hazai specialitásokat kínálják, rendszerint kétféle bor van és üdítőitalok (koktélokat nem kínálnak). Az ételválaszték egyszerű, a felállított asztalok helyett, pincérek viszik körbe és kínálják az apró szendvicseket, pálcikára szúrt falatkákat. Időtartama másfél-két óra, időpontja általában kora délelőttre illetve késő délutánra tehető. Garden-parti Kerti társasági összejövetel. A név csak a helyet jellemzi, az alkalom maga lehet fogadás is és koktélparti is. A lényege az, hogy szabadban rendezendő, de mindig olyan helyre kell megszervezni, ahol lehetőség van fedett helyre menni, ha az időjárás ezt megköveteli. A szokások az alkalom jellegétől függően megegyeznek a fogadáséval, illetve a koktélpartiéval. Buffet-dinner Az álló és az ültetéses alkalom keveréke. Olyan összejövetel, ahol a meghívottakat büfékínálattal várják vacsorára. Az ültetéses vacsorát helyettesíti, kötetlenebb körülmények között. A meghívottaknak nincs kötött helyük, általában csak étkezni ülnek le, az italokat állva fogyasztják. Az étel és italkínálat megegyezik a fogadás során kínált étel és italkínálattal, azzal a különbséggel, hogy több meleg étel közül lehet választani. Időpontja a kora esti órákra tehető, időtartama másfél-két óra. A vendégeknek nem illik elmenni, amíg a fővendég nem távozik. 8 Dr. Sille István: Illem, Etikett, Protokoll (Közgazdasági és Jogi Könyvkiadó, 1991) című könyve alapján 17

17 II.2.2. Ültetéses alkalmak Díszétkezés Lehet ebéd, illetve vacsora. Jellege ünnepélyes, megjelenés ennek megfelelő öltözetben. Érkezésnél a pontosság elvárás, csupán egy-két perc késés a megengedett. Időtartama általában két óra. Az eseményt különteremben tartják. Az ünnepélyes protokolláris vendéglátás szabályai érvényesek: ültetésrend, ültetőtabló, ültetőkártya, díszes menükártya, asztaldísz, pohárköszöntő. Az ültetésrendet a protokollos elkészíti, és a vendégek számára jól látható helyen az elhelyezi az ültetőtablót, melyen tisztán látszik, hogy ki hol ül. Az ültetőkártya a teríték mellé kerül. A menü előre meg van rendelve, és több fogásból áll, az italválasztékok között pedig többféle bort, pezsgőt, esetleg sört és rövid italt is találhatunk. A vendégeknek nem illik addig távoznia, amíg a díszvendég jelen van. Munkaebéd, munkavacsora Általában étteremben rendezett kislétszámú étkezés. Protokolláris ültetési rend nincs, a megjelenést általában a hivatalos öltözet jellemzi, hiszen ezek az alkalmak rendszerint munka közben (ebédidőben), vagy munka után a kora esti órákban történnek. Időtartama egy-két óra. Villásreggeli Jellege szerint a munkaebéd és a díszétkezés közé sorolható, időpontja azonban délelőtt órára esik. Tartamát tekintve körülbelül egy óra. A megjelenés jellege hivatalos illetve félünnepélyes. A menün hidegtálak szerepelnek, esetleg meleg falatkák, az italválaszték a borra és a sörre korlátozódik. 18

18 III. Protokoll alkalmazása a rendezvények során 9 A protokoll a rendezvényszervezés és rendezvényeken való részvétel tekintetében a hivatalos érintkezésekre, rendezvényekre, meghívásokra, megbeszélésekre vonatkozó íratlan szabályok, illetve az érvényben lévő szokások összességét jelenti. III.1. Rangsorolás A hivatalos rangsorolást a protokolláris, ünnepélyes rendezvények során, illetve hivatalos tárgyalások során használjuk, abból a célból, hogy meg tudjuk határozni az államférfiak, diplomaták, a magas szintű küldöttségek, illetve a társadalom által kiváltságosan megkülönböztetett személyek egymást követésének rendjét. A rangsorolás első számú szempontja a betöltött pozíció, rang. Amennyiben ez alapján nem tudunk dönteni, mert azonos rangú felek között kell rangsort felállítani, a következő szabályok érvényesek: - Egyenrangú delegációk esetében: a konferencia nyelvének ábécé sorrendje a mérvadó - Külföldi és hazai egyenrangúság esetében: hazai terepen a külföldié az elsőbbség - Azonos nemű egyenrangú személyek esetében: a kor a mérvadó - Azonos korú, különböző nemű egyenrangúság esetében: a hölgyeké az elsőbbség A hivatalos személyeknek, közjogi méltóságoknak állandó rangsora van hazai viszonylatban, mely Magyarországon a Miniszterelnöki Hivatal és a Külügyminisztérium által kiadott protokoll-lista alapján lett létrehozva. 9 részben Dr. Sille István: Illem, Etikett, Protokoll (Közgazdasági és Jogi Könyvkiadó, 1991), valamint Protokoll Kézikönyv Egyetemi jegyzet (Magyar Protokollosok Klubja Országos Egyesület, 2000) alapján 19

19 Delegációk esetében megkönnyíti a rangsorolást, ha a külföldi partner elküldi saját delegációjának rangsorát, hiszen lehet, hogy a fogadó országban nincsenek olyan rangok, mint a küldő országban. Hazáját különleges megbízatással képviselő diplomata rangja, a megbízó rangjával azonos. Célszerű a két ország között kölcsönösen egyeztetett rangsort felállítani. A rangsort nem a rendezvényszervező állítja fel, hanem azt a résztvevők listájával együtt kézhez kapja. Amennyiben olyan protokolláris rendezvényről van szó, ahol a rangsorolt személyek kísérőt hoznak magukkal, úgy a kísérő a meghívott személy rangjának megfelelően rangsorol. Ilyen rendezvények során az ültetésrend a rangsor alapján készül. Az ültetésrendre nem szeretnék bővebben kitérni, hiszen alapja a rangsorolás, és leginkább csak ábrákkal lehet jól illusztrálni. III.2. Meghívó A protokolláris rendezvényekre való meghívás mindig írásban történik. Telefonon legfeljebb a visszajelzés elmulasztása esetében lehet érdeklődni afelől, hogy a meghívott részt kíván-e venni a rendezvényen, vagy sem. Személyes megállapodás esetében is szükséges meghívót küldeni. A meghívónak valamilyen módon tükröznie kell a rendezvény arculatát is. A meghívónak mindenképpen tartalmaznia kell: - a meghívó nevét és hivatalos rangját - a meghívott nevét (néhány nagylétszámú rendezvény esetében csak a borítékon szerepel a meghívott neve és a meghívón szereplő megszólítás általános, nem pedig névre szóló) - a meghívás tényét (a meghívási formula mindig első szám harmadik személyben áll) - a rendezvény pontos helyét és időpontját (a meghívott személynek minimum két héttel a rendezvény előtt kézhez kell kapnia a meghívót) - a részvételi díjat (amennyiben van ilyen) - a meghívás alkalmát - a rendezvény jellegét 20

20 - az öltözetre vonatkozó elvárásokat - visszajelzésre való felkérést, és erre alkalmas elérhetőséget - a rendezvény szponzorait (amennyiben vannak) Ezen kívül a meghívó tartalmazhatja: - amennyiben cég a meghívó, a cég rövid ismertetését - a rendezvény rövid leírását - a helyszín rövid ismertetését - a menüt - a konkrét programokat III.3. Névjegyhasználat Rendezvényekkel kapcsolatban két esetben használjuk névjegykártyáinkat. Először akkor, amikor megérkezünk a rendezvényre, melyre hivatalosak vagyunk, ilyenkor belépéskor átadjuk a névjegykártyánkat, a könnyebb regisztráció érdekében. Egy másik eset, amikor megismerkedünk valakivel a rendezvény során. Ilyenkor teljesen mindegy, hogy ki adja át először a névjegykártyáját, ám aki átveszi, annak illik elolvasnia ott helyben, és átadni a sajátját. A hivatalos névjegy tartalmazza tulajdonosának: - teljes nevét - pontos beosztását - elérhetőségét ( cég címe, telefonszáma, faxszáma, mobil telefonszáma) - a cég nevét, és emblémáját A magán névjegykártyán a tulajdonos nevét, lakáscímét, telefonos elérhetőségét, esetleg végzettségét szokás feltüntetni, de a beosztást, és a munkahelyet nem szükséges. 21

21 Amennyiben valamilyen különleges alkalomból névjegyet küldünk, azon fel kell tüntetni ennek okát. Ezt a francia etikettből származó kisbetűs rövidítésekkel tesszük, melyeket a névjegy bal alsó sarkába ceruzával írunk. Névjegyeken használatos rövidítések: - a.c. (avec compriment): üdvözlettel - p.c. (pour condoléances): részvétnyilvánítás - p.f. (pour féliciter): szerencsekívánat - p.f.c. (pour faire connaissance): bemutatkozás - p.f.f.n. (pour féliciter fête nationale): szerencsekívánat nemzeti ünnep alkalmából - p.f.n.a. (pour féliciter nouvelle année): szerencsekívánat újév alkalmából - p.p. (pour présenter): bemutatás - p.p.c. (pour prendre congé): búcsúzás - p.r. (pour remercier): köszönetnyilvánítás III.4. Öltözködés A viselkedéstechnikai elemek passzívái azok az elemek, melyek cselekvő közreműködésünk nélkül is jellemzik ismereteink színvonalát, azaz semmit nem kell verbálisan mondanunk vagy manuálisan tennünk ahhoz, hogy mások megítélhessék, tudunk-e viselkedni. A megjelenés is ide tartozik. A megjelenés alapja az öltözködés, ami nem más, mint: - az ápoltság - ruháink színének, anyagának, szabásának jellemzői - ruhadarabok száma, és divatossága - öltözékünk tartozékai - az ékszerviselet - smink, illatszerek, kozmetikumok alkalmazása - testi higénia; fogak, körmök rendszeres kezelése - és mindezek összhatása. 22

22 Az ápolt, tiszta külső bizalmat ébreszt az üzleti partnerben. Az illem megköveteli a kifogástalan öltözetet, ami az alkalomhoz illő megjelenést jelenti. Alkalomhoz illően öltözködik valaki, aki meg tudja találni a fokozatosságot a munkahelyi viselettől az estélyi megjelenésig a ruházkodás, a smink, és az ékszerviselet tekintetében. Elegánsnak az egyéni jó ízlést tükröző, esztétikus megjelenés minősül. A rendezvényeken való megjelenés a rendezvény jellegétől függ. Az informális, vagy a napközben rendezett félünnepélyes alkalmakkor megengedett a hivatalos megjelenés, ám az ünnepélyes jellegű rendezvényeken kötelező az alkalmi öltözet. III.4.1 Hivatalos megjelenés Hivatalos megjelenésünkkel tükrözzük egyrészt a munkatársak, látogatók, vendégek iránti megbecsülést, másrészt az embernek magával és másokkal szembeni igényességét. A hivatalos öltözet stílusában és színeiben, valamint a divat követésének mértékében jelzi, hogy egy intézmény milyen értékeket képvisel az üzleti és a társadalmi életben. A hivatalos megjelenés néhol nemcsak kívánatos, hanem kötelezően előírt is. Nők hivatalos öltözete A nőknek több lehetőségük van az öltözködés terén, mint a férfiaknak, ezért a hölgyeknek mindig meg kell tartaniuk az egyensúlyt a hivatásuk és a nőiességük között, szemelőtt tartva az alkati adottságaikat, a színharmóniát, az egyéniség kifejezését, és az alkalomhoz való igazodást. A hölgyek hivatalos öltözéke a következőképp alakulhat: - klasszikus stílusú kosztüm (szoknya minimum térdközépig érő) színben hozzá illő blúzzal, vagy - szoknya hozzáillő blúzzal, 23

23 - egybeszabott ruha, - nadrágkosztüm (van, aki szerint mindenhol elfogadott, de van, aki szerint csak ott indokolt, ahol az intenzívebb mozgás a szakma, vagy a végezendő feladat velejárója.) Amire oda kell figyelni: - Az illat legyen visszafogott, ne legyen túl feltűnő. - A ruha mérete mindig legyen megfelelő. - A kiegészítők feldobják az öltözéket: mellény, sál, top, kalap, ékszerek, divatkiegészítők. - Az ékszerezés legyen visszafogott, ízléses, nőies. Maximum három gyűrű megengedett a két kézen, egy nyaklánc, hozzá illő fülbevalóval, egy karkötő. - A cipő legyen félmagas- vagy magassarkú és mindig passzoljon a táskához színében és anyagában. - Harisnya viselete mindig kötelező. - Nem megengedett a fehérneműt látni engedő ruhanemű, a miniszoknya, és a sportos viselet. Férfiak hivatalos öltözete: A férfiak öltözködésénél is elengedhetetlen szempont az alkati adottságok figyelembevétele, a megfelelő méret kiválasztása, és a színharmónia. A férfiak hivatalos öltözéke a következő: - Öltöny, mely lehet a világos színűtől a sötétig bármilyen, de semmiképp sem fekete. - Vagy eltérő színű nadrág és zakó, melyeknek mindenképpen összhangban kell lenniük. - Az ing lehet fehér vagy pasztellszínű, esetleg ízlésesen mintás, hozzáillő nyakkendővel. (Mintás inghez, az egyszínű nyakkendő passzol.) 24

24 Amire oda kell figyelni: - A cipő színe egyezzen meg az öv színével és harmonizájon a többi ruhadarabbal. - A zokni színének is harmóniában kell lennie a többi ruhadarabbal. - Az ékszerezés legyen visszafogott. Két gyűrűn (egy jegygyűrű, és egy pecsétgyűrű), és egy órán kívül más ékszer nem viselhető. - Nem megengedett a farmer, a pulóver, a garbó, a nadrágon kívül hordott ing, a sportos megjelenés. III.4.2 Alkalmi megjelenés A protokolláris alkalmakon való megjelenés, a rendezvény jellegétől függően három csoportba sorolható: informális, félünnepélyes, és ünnepélyes. Informális öltözet Ha a meghívón az öltözettel kapcsolatban az informal, vagy a tenue de ville kifejezés olvasható, a hölgyek számára hivatalos öltözetet, kiskosztümöt, kosztümöt, kétrészes ruhát jelent. A vállnak minden esetben fedettnek kell lennie. A férfiaknál az informális öltözet megegyezik a hivatalos megjelenéssel, az évszakhoz igazodó színben. Félünnepélyes öltözet A félünnepélyes öltözetet megkívánó rendezvények általában a napközben, illetve a kora esti órákban rendezett protokolláris alkalmak. Ez a fajta öltözet a férfiaknál sötét árnyalatú öltönyt jelent fehér inggel, szolid nyakkendővel és sötétbarna vagy fekete cipővel. A hölgyek esetében a napközbeni rendezvényeken ez megegyezik a hivatalos megjelenéssel, az esti alkalmakkor azonban a kisestélyi a megfelelő viselet. 25

25 Ünnepélyes öltözet Ha a meghívón nincs külön feltűntetve a Black Tie vagy a White Tie megnevezés, akkor az ünnepélyes öltözet a férfiaknál a fekete öltönyt, fehér inget, szürke vagy sötét mintás nyakkendőt, és a fekete cipőt jelenti. A nőknél napközben kosztümöt este nagyestélyit értünk ez alatt. Amennyiben ez nincs külön feltüntetve a meghívón, este hat óra előtt nem elfogadott a White Tie megjelenés. Az ünnepélyes megjelenést ezen felül két csoportba soroljuk: Black Tie (fekete csokornyakkendő) - Férfiaknak: szmoking, fehér ing, fekete csokornyakkendő, fekete cipő, fekete kalap (nem kötelező) - Nőknek: kisestélyi (pasztellszínű hosszú ruha) vagy hosszú ruha, selyemharisnya, a ruhához illő selyemszerű körömcipő vagy estélyi szandál White Tie (fehér csokornyakkendő) a legünnepélyesebb öltözet - Férfiaknak: frakk, fehér mellény, fehér ing, fehér csokornyakkendő, fekete cipő, cilinder és fehér kesztyű (ez utóbbi kettő nem kötelező) - Nőknek: nagyestélyi vagy báli ruha (élénk színű, bokáig érő, ujj nélküli, mélyen dekoltált, nehéz anyagú ruha), selyemharisnya, a ruhához illő selyemszerű körömcipő vagy estélyi szandál, hosszú kesztyű (előírás szerint fehér, de nem kötelező) III.5. Illem, viselkedés a rendezvények során Ismerkedés, társalgás Ha egy rendezvényen ismerőst fedezünk fel, akkor könnyebb helyzetben vagyunk, mert üdvözlése után ő bemutat minket a társaságában lévő embereknek. 26

26 Abban az esetben, ha nincsenek ismerőseink teljesen elfogadott, ha egy velünk hasonló helyzetben lévő személyhez, vagy akár egy csoporthoz odamegyünk, bemutatkozunk és beszélgetést kezdeményezünk, hiszen mindannyian egy társasághoz tartozunk, így ebben semmi kivetnivaló nincs. Amennyiben ültetéses alkalomról van szó, mindig a mellettünk levő, és a velünk szemben ülő személyekkel beszélgetünk. Egymáson keresztül, vagy egymás háta mögött nem illik beszélgetést kezdeményezni. A társalgás során két fontos íratlan szabályt kell betartanunk. Az első a tiszta, világos, kulturált, jól érthető kommunikáció, a másik pedig a tabu témák kerülése. Tabu témák: - egészségi állapot - pénzügyi helyzet - családi ügyek - magánéleti problémák Dohányzás Nem kétséges a dohányzás lehetősége amennyiben a dohányzást tiltó jelzés fel van tüntetve a teremben. Ha nincs ilyen jelzés, akkor is vannak olyan szituációk, amikor nem illik dohányozni. Ezek a következők: - bemutatkozás - folyosón - terembe való belépés - terem elhagyása - étkezés közben - tánc közben Állófogadásokon általában kötetlen a dohányzás, ilyenkor illik a hamutartó közelében tartózkodni, és égő cigarettával az asztalt elkerülni. Ültetéses 27

27 alkalmakkor az étkezés közben nem gyújtunk rá, és étkezés után is csak akkor, ha a házigazda erre jelt ad, akár szóban, akár azzal, hogy rágyújt. Bizonyos rendezvényeken csak a dohányzásra kijelölt teremben lehet rágyújtani. Amennyiben rágyújtunk, illik megkérdezni, hogy nem bánják-e ezt a körülöttünk levő személyek, illetve illik őket is megkínálni. A tűzadásra az a szabály vonatkozik, hogy egy gyufával maximum két embernek adunk tüzet, illetve, ha öngyújtót használunk, akkor mindenkinek külön meg kell gyújtani a lángot. A cigarettával megkínált személy tűzadással viszonozza a szívességet. Étkezés Álló alkalmakkor a tányérunkra szedünk az asztalokon elhelyezett ételekből, és azt evőeszközzel, vagy az étel jellegétől függően kézzel, elfogyasztjuk. Szendvicsekhez, apró, pálcikákra szúrt falatkákhoz, főtt virslihez, pogácsához, száraz süteményhez, lángoshoz és egyes gyümölcsökhöz nem használunk evőeszközt, minden egyéb más ételhez igen. A tányérunkra nem illik túl sok ételt halmozni, csak annyit tegyünk rá, amennyi biztos, hogy nem okoz kellemetlenségeket (pl.: leesik a tányérról), legfeljebb miután megettük, újra szedhetünk. Ültetéses alkalmakkor a teríték árulkodik az étkezés jellegéről. Ünnepélyesebb teríték esetében többféle pohár és evőeszköz van kitéve az asztalra, ez jelzi, hogy több fogás lesz. Egy ilyen menüben szerepelhet hideg előétel, leves, meleg előétel, főétel, sajtok, desszert, gyümölcs és a végén kávé. Az aperitif elfogyasztása után az ölünkbe fektetjük a szalvétát, és a megfelelő evőeszközzel elfogyasztjuk az elénk tett ételt. A pincér mindig új tányért hoz a következő fogásokhoz, és újabb pohárba tölti a fogáshoz illő italt. Az asztalnál nem illik dohányozni, és a fogpiszkáló használata, még kéz mögé rejtve is kerülendő. 28

28 Italfogyasztás Az italfogyasztás első számú szabálya a mértékletesség. Nem illik társaságban túl sokat inni, mert berúghatunk és ezáltal magunkat, esetleg kísérőnket kellemetlen helyzetbe hozhatjuk. Étkezés előtt először a házigazda emeli meg a poharát (esetleg pohárköszöntő után, melyet koccintás követ), és csak azután a többi vendég. Pohárköszöntőt először mindig a házigazda mond, őt követi a fővendég, majd utánuk bárki más is mondhat kedve szerint. Ha valamelyik meghívott személy tiszteletére mondanak pohárköszöntőt, azt illik viszonozni. A pohárköszöntőt mondó személy feláll, köszönti a jelenlevőket, megnevezi az alkalmat, amire poharát emeli, elmondja jókívánságait, majd koccintás (poháremelés) következik. Koccintani csak azokkal szokás, akik kartávolságban elérhetőek, a többiek felé jelképesen megemeljük poharunkat. Koccintás közben illik a partner szemébe nézni. 29

29 IV. Rendezvények szervezése A rendezvények szervezését meghatározó tényezők: 10 - alapinformációk (időpont, időtartam, helyszín, résztvevők száma, várható látogatók száma) - események (főesemény, mellékesemény, kiegészítő esemény, protokolláris esemény) - arculat (jelmondatok, jelképek) - résztvevők (előadok, küldöttek, műsoros szereplők) - közreműködők (szervezők) - Egyéb meghívottak (látogatók, VIP vendégek, sajtó) A rendezvény három fő pontja: Időpont Fontos, hogy egy rendezvény időpontjának kitűzése előtt tájékozódjunk más nagyszabású rendezvények időpontjáról. Nem lenne szerencsés, ha a rendezvényünk egy időpontban lenne egy másik nagy rendezvénnyel, mert így kevesebb látogatóra, vendégre számíthatunk. Mindennek utána tudunk nézni egyes Rendezvénynaptárakban (pl.: Hungexpo) vagy az MTI-n keresztül. A minisztériumok szakmai rendezvényeiről is tudnunk kell. Ezen kívül figyelembe kell venni az ünnepeket, és azt, hogy legyen elég idő a szervezésre. Helyszín Fel kell mérni a helyszínválasztás előtt, hogy mekkora látogatottságra számíthatunk, és elsősorban ez alapján kell kiválasztani a helyszínt. Fontos szempont továbbá az, hogy a helyszín könnyen elérhető legyen mindenki számára, 10 Protokoll Kézikönyv Egyetemi jegyzet (Magyar Protokollosok Klubja Országos Egyesület, 2000) alapján 30

30 és a létszámnak megfelelő parkolási lehetőséggel rendelkezzen a környéken. Egyeztetni kell továbbá a program helyigényével, és az ehhez szükséges technika igényével. Program A program mindig a rendezvény jellegétől függ, és mindig ehhez kell igazodnia. Fontos, hogy a rendezvény programja a jelenlévők érdeklődési körének megfeleljen, és lehetőséget adjon a személyes kapcsolatra a résztvevők között egymás jobb megismerésének, illetve kapcsolatuk elmélyítésének céljából. A program összeállítása függ: - a rendezvény jellegétől - a résztvevők körének nagyságától - a vendégek és a vendéglátó kapcsolatának mélységétől - az ügy nemzetközi jelentőségétől - az ügy politikai fontosságától IV.1 Rendezvények szervezésének menete Rendezvények előkészületei - rendezvény helyének, időpontjának kitűzése - tervezett létszám meghatározása - költségvetési tervezet készítése - programok összeállítása, megszervezése - megfelelő helyszín lefoglalása - körlevelek küldése jelentkezési lappal - visszaigazolások regisztrálása, létszám pontos meghatározása - technikai feltételek létrehozása - szolgáltatások biztosítása - protokolláris vendéglátás szervezése - program-egyeztetés 31

31 - munkarend meghatározása - forgatókönyvek készítése - ellenőrzés Rendezvény lebonyolítása - vendégek regisztrálása - programegyeztetés a vendégekkel - programok zökkenőmentes végrehajtásának folyamatos ellenőrzése - személyzet koordinálása - rögtönzések kielégítése Utólagos tennivalók - számlák ellenőrzése, rendezése - utókalkuláció végzése (végleges költségvetés egyeztetése a tervezett költségvetéssel) - bérelt / kölcsönzött agyagokkal való elszámolás - rendezvény értékelése, jelentés elkészítése IV.2. Forgatókönyv Minden rendezvény szervezésénél kétféle forgatókönyvet kell készíteni. A szervezés forgatókönyve a szervezőket segíti a szervezés menetének, és az időpontok betartásában, a lebonyolítás forgatókönyve a résztvevőknek szól, pontos tájékoztatást adva a programok helyéről és időpontjáról. Illusztrálásképpen mellékelem az 50. Európa Nap forgatókönyvét (1.sz. melléklet). A szervezés forgatókönyve A rendezvény sikeres megvalósításának minden egyes apró részletét tartalmazza: - résztvevők, vendégek létszáma 32

32 - egyes feladatok felelőseinek névsora elérhetőséggel - szervezők, kiegészítő személyzet névsora elérhetőséggel - vendégek névsora és egyéb adatainak listája (beosztása, neme, szállodai szobaszáma, stb.) - előadók, fellépők névsora elérhetőséggel - programok pontos helye, időpontja, időtartama, felelősei - a szervezés előkészítésével kapcsolatos ütemterv pontos időadatokkal, és a felelősök nevével - érkezések és távozások adatai (névre, időpontra, szállítási eszközre lebontva) - transzferrel kapcsolatos információk (gépjárművek, sofőrök, biztosítások) - parkolóhelyek - helyszínek adatai - termek adatai - technikai adatok (tolmácsberendezések, hangosítás, mikrofonok, technikáért felelős személyek, beszerelés időpontja, stb.) - biztonsági előírások (személyzet, beléptetési rendszer, stb.) - sajtó és hírközlő szervek adatai - nyomdai munkák adatai - dekoráció, teremberendezés adatai - ajándékok (mappák, tollak, stb.), kitűzők listája - pénzváltási lehetőségek - szolgáltatások intézésének adatai (nevek, cégek, telefonszámok, stb.) - orvosi ellátás adatai - büfémenü adatai - éttermek, programok helyszíneinek adatai A lebonyolítás forgatókönyve A rendezvény forgatókönyve a programok pontos helyszínét és időpontját tartalmazza, hogy mindenki számára egyértelmű legyen, és segítse az időpontok betartását. Főbb elemei: 33

33 - összefoglaló információk (időpont, időtartam, helyszín, létszám) - események (főesemény, mellékesemények, kiegészítő események, protokolláris események) pontos helyszínei, időpontjai, időtartamai, események leírása, programok leírása, felelősök megnevezése - a rendezvény szervezeti rendszerének és folyamatának leírása (szervezeti felépítés, szervezeti egységek felsorolása, hatáskörük, rendezvény folyamatának leírása) - rendezvény arculata (jelmondat, jelképek) - a rendezvény eseményein résztvevők listája, protokolláris személyek IV.3. Nemzetközi Rendezvények szervezése 11 IV.3.1. Delegációs rendezvények szervezése Előkészítés Az előkészítés a szervezés megkezdése előtti feladatokat foglalja magába. Ebben a szakaszban tisztázni kell: - a delegáció összetételét (hány fő, milyen beosztás, milyen nemű, rangsor) - az érkezést és távozást (mikor, mivel, honnan, hová) - a szállodafoglalás körülményeit (nekünk kell-e intézni, vagy ők intézik) - a költségviselést (ki mit fizet, ezt általában kétoldalú egyezmény szabályozza, melynek alapja a kölcsönösség) - a sajtónyilvánosság kérdését (akarnak-e sajtókonferenciát tartani) Érkezés előtti szervezés - szállodafoglalás (beosztásnak megfelelően, lehetőleg egy szállodába helyezzük el a delegációt, és ha lehet egy szinten) 11 Lacházi László címzetes docens 2001/I. féléves Rendezvényszervezés című tantárgyból tartott előadása alapján 34

34 - VIP váró, kormányváró foglalása - szállítóeszközök biztosítása - tárgyalóterem biztosítása - szolgáltatások biztosítása - üzemlátogatás, szakmai látogatás megszervezése - szakmai fogadások szervezése - protokolláris vendéglátás szervezése - kirándulás, városnézés, kulturális program szervezése (figyeljünk oda arra, hogy, ha már járt nálunk ez a delegáció, akkor ne ugyanazokat a helyeket mutassuk meg nekik, mint amit már láttak) - éttermi programok szervezése - hölgyprogram szervezése (a hölgykísérők számára kell biztosítani, amíg a férjeik tárgyalnak) - program-egyeztetés (nem lehet időcsúszás) - munkarend meghatározás - jegyzőkönyv aláírásának megszervezése - forgatókönyv készítése (a programok szervezésének forgatókönyve, illetve a vendégek számára pontos forgatókönyv) - eligazítás ellenőrzés Lebonyolítás - érkezésnél segédkezés - programegyeztetés a vendégekkel - végrehajtás ellenőrzése - rögtönzések kielégítése - programváltozások megoldása - búcsúztatás (addig tart a lebonyolítás szakasza, amíg fel nem száll a repülőgép, rajta a delegációval) 35

35 Utólagos feladatok - számlák ellenőrzése, rendezése - utókalkuláció végzése (költségvetés egyeztetése az előkalkulációval) - bérelt / kölcsönzött agyagokkal való elszámolás - jelentés, értékelés elkészítése - udvariassági zárás (köszönőlevél) IV.3.2. Multilaterális rendezvények szervezése Többoldalú nemzetközi rendezvények esetén szervezőbizottságot kell létrehozni, mely egy főszervezőből és hat albizottságból áll. Albizottságok feladatai Szervezési albizottság Felméri a résztvevők várható létszámát, döntés után felkéri a rendezvény díszvendégeit a részvételre. Feladata továbbá a vendégek, résztvevők számára előkészíteni: - az érkezés és az elutazás körülményeit, a szállodafoglalást, a szállításukat - az étkezéseket (protokollétkezések, munkaebédek, reggelik) - a kulturális és más programokon való részvételt - az információs szolgálatot Pénzügyi albizottság - anyagi fedezet biztosítása, keretek betartása - árajánlatok bekérése, megrendelések intézése - számlák ellenőrzése, költségvetés betartásának ellenőrzése - számlák rendezése 36

36 Személyi albizottság Feladata a kiegészítő személyzet (hoszteszek, tolmácsok, fordítok, protokollosok) biztosítása, időbeosztásuk elkészítése. További feladata: - korház, orvos, mentők biztosítása - kapcsolattartás a biztonságért felelős személyekkel - országon belüli utaztatások biztosítása - pénzváltás Biztonsági albizottság Feladata a rendezvény biztonságos kimenetelének, valamint a résztvevők életének, testi épségének, személyi szabadságának és vagyonának megfelelő személyekkel való biztosítása. Műszaki albizottság Feladata a következő dolgok biztosítása: - a rendezvény helyszíne - megfelelő technikai felszereltség (hangosítás, tolmácsberendezés, erősítők, mikrofonok stb.) - dekoráció, segédeszközök (virág, feliratok, zászlók, mappák tollak, poharak, üvegnyitók, üdítők és kávé kínálata) - takarítás - zökkenőmentes közlekedés (parkolás, rendőrség) - ültetési rend kidolgozása 37

37 Sajtó-albizottság Feladata a sajtóterv kidolgozása, és ez alapján a sajtó értesítése. Értesíti továbbá az MTI-t és a rendezvény jellegétől függően a megfelelő tévé- és rádióállomásokat. Előkészíti a sajtó számára fenntartott munkaszobát, és gondoskodik a fotózásról. A szervezés lépései Érkezés előtti szervezés - időpont és helyszín kiválasztása - program elkészítése (szakmai tárgyalások, találkozások más üzletfelekkel, üzemlátogatások, városnézés, díszétkezések, kulturális programok) - programfüzet készítése - jelentkezési lapok kiküldése (adatai: név, beosztás, cím, telefonszám, érkezés / távozás időpontja és módja, kísérő személyek, szállodaigény, fakultatív programokon való részvételi igény, fakultatív programokon való részvételi díj összege, regisztrálási díj és ennek tartalma, fizetési feltételek / határidő, lemondási határidő) - résztvevők visszaigazolásának regisztrálása - költségvetési terv készítése - szállásfoglalás - kiegészítő személyzet lefoglalása (tolmácsok, hoszteszek, protokollosok, biztonsági emberek ) - VIP váró lefoglalása - nyomdai kapacitás lefoglalása - sajtókapcsolat felvétele - étkezési helyek, rendezvények helyeinek lefoglalása - szállítóeszközök biztosítása - tárgyalótermek, és különtermek biztosítása - teremberendezés, dekoráció, technika biztosítása - büfészolgáltatás megszervezése 38

38 - menük egyeztetése - szolgáltatások biztosítása - közlekedésbiztonság megszervezése - orvos, korház, mentő biztosítása - ajándékok biztosítása (mappák, tollak) - pohárköszöntők megírása - szankcióvezetők kijelölése - forgatókönyvek elkészítése - ellenőrzés Lebonyolítás - résztvevők fogadása (fogadóbizottság), és eljuttatása a helyszínre - a program egyeztetése a résztvevőkkel - végrehajtás folyamatos ellenőrzése - programváltozások megoldása - búcsúztatás Utólagos feladatok - adminisztratív előírások betartása (kölcsönzött tárgyak visszajuttatása, ideiglenes építmények lebontása, takarítás, stb.) - pénzügyi elszámolás - rendezvény értékelésének elkészítése, tapasztalatok levonása IV.3.3. Az 50. Európa Nap ( , Keszthely) rövid ismertetése A rendezvény besorolása a csoportosítási szempontok alapján: - Jellegét tekintve: komplex rendezvény, ugyanis több helyszínen játszódik és több rendezvényből áll - Funkcionális szempont szerint: többfunkciós 39

39 - Volumenét tekintve: nemzetközi rendezvény - Az érintettek társadalmi élete szerint: előre eltervezett - A szervezők jártassága szerint: hivatásos - Tartalom szerint: társadalmi - Gazdasági célja szerint: non-profit - Helyszín szerint: több helyszínen játszódó - Marketing szempontjából és kezdeményezés eredete szerint: kandidált, adaptált és konvencionális is egyben Nyolc éven belül az 50. alkalommal került megrendezésre az Európa Napok elnevezésű eseménysorozat, amelynek ezúttal Keszthely adhatott otthont. A Balaton parti városra, mint házigazdára azért esett a választás, mert 1998-ban itt nyílt meg az ország első Európai Információs Pontja. Az 1994 óta egyre nagyobb népszerűségnek örvendő Európa Napok célja, hogy az európai integrációról szóló ismeretek minél közérthetőbb formában jussanak el a lakosság széles rétegeihez. Az Európa Napok kihangsúlyozzák a vidék és egyúttal a regionalizmus fontosságát, hiszen a jövő Európája a régiók Európája is lesz. A rendezvények fő támogatója a Külügyminisztérium és a kormányzati közvélemény-felkészítési program. A rendezvényre számos EUdiplomata és kormányzati képviselő volt hivatalos. A hagyományoknak megfelelően a keszthelyi Európa Nap is ünnepélyes megnyitóval, a tagországok nagyköveteinek részvételével vette kezdetét, majd politikai vitafórum következett. A délután folyamán a régiót érintően több szakmai beszélgetés is zajlott párhuzamosan: legnagyobb érdeklődés a turizmus, a mezőgazdaság, valamint a fiatalok uniós lehetőségei iránt mutatkozott. Ha valaki a szellemi táplálékon túl valami materiálisabb betevőre is vágyott, akkor őt 15 tagállam gasztronómiai csemegéi várták az Európai Ízek utcájában, illetve megismerkedhetett a hazai borokkal a Borutcában. Este teltházas koncerttel zárult az 50. Európa Nap. 40