Szakmai koncepció a Szervezetfejlesztés Kalocsa Város Önkormányzatánál című. ÁROP-1.A azonosító számú pályázathoz

Átírás

1 Szakmai koncepció a Szervezetfejlesztés Kalocsa Város Önkormányzatánál című ÁROP-1.A azonosító számú pályázathoz Pályázó: Kalocsa Város Önkormányzata 2013.

2 Tartalom 1. Vezetői összefoglaló Kalocsa Város Önkormányzatának helyzete, szerepe Kalocsa Város önkormányzatának helyzete Kalocsa város társadalmi-gazdasági helyzete Projekt indokoltsága, beazonosított problémák Projekt illeszkedése a támogatási célhoz Szakmai tartalom részletes bemutatása A projekt célcsoportja Intézmények, társszervezetek együttműködése Indikátorok Projektmenedzsment szervezet bemutatása A projektmenedzsment működése A projekt szakmai menedzsmentje A projektmegvalósítás időtartama, ütemezése A projekt közvetlen költségvetésének terve Fenntarthatóság Kockázatkezelés Kommunikáció Tudás és ismeretátadással kapcsolatos vállalások Horizontális tevékenységek [1]

3 1. Vezetői összefoglaló A hazai önkormányzati rendszer átalakítását jelentős mértékben meghatározó jogszabályok kerültek elfogadásra az elmúlt két év során, amelynek eredményeként az önkormányzati feladatok köre bizonyos mértékben megváltozott, melyek a működési struktúra átalakulásának szükségességét eredményezik. A megváltozott feladatrendszer alapjait az új önkormányzati törvény (2011. évi Mötv.), valamint a járási törvény évi) határozták meg, valamint számos kapcsolódó törvény és a költségvetés stabilitása érdekében meghozott döntések befolyásolták. A változások leginkább azon önkormányzatokat érintik mint Kalocsa Város Önkormányzata amelyek kistérségi központként, 2013-tól járási székhelyként funkcionálnak. A térségi ellátó szerep felvállalása, és az önkormányzatok igazgatási feladatainak átalakulása jelentős változásokat eredményezett a kisvárosokban, így ezen településeknek szükséges leginkább átstrukturálni belső hivatali működésüket, újragondolni vállalt feladataikat, és egy költséghatékony, szolgáltató önkormányzati működést megvalósítani. A komplex szervezetfejlesztés segítségével önkormányzatunk sikeresen betöltheti szerepét a hazai közigazgatás megújulása és a Magyary-program elvárásainak megfelelően. [2]

4 2. Kalocsa Város Önkormányzatának helyzete, szerepe 2.1. Kalocsa Város önkormányzatának helyzete Az önkormányzatokat érintő feladatváltozások különösen a járási székhelyként funkcionáló településeken működő önkormányzatokra, az általuk felügyelt intézményekre, és polgármesteri hivatalokra volt jelentős hatással. Így mindezekben a szervezetekben a szervezeti működésben szükségessé vált a változások felmérése, az új folyamatok megtervezése, megvalósítása, valamint az eredmények viszszacsatolásának értékelése. Éppen ezért a projektgazda szervezet bemutatása során nem csak az önkormányzat, hanem a hivatal jelenlegi felépítését is vizsgálni szükséges. A Kalocsai Polgármesteri Hivatal A Kalocsai Polgármesteri Hivatal a következő szervezeti tagozódásban működik: a jegyzőn keresztül a polgármesteri hivatal alá tartozik a Jegyzői Iroda, a Városüzemeltetési és Fejlesztési Iroda, az Egészségügyi és Szociális referens, a Belső ellenőr, a Közgazdasági Iroda, valamint a Foktői Iroda. Az idei évben változást jelentett a hivatali struktúrában, hogy április 1-től az új önkormányzati törvényből eredően Kalocsa és Foktő önkormányzata megállapodás alapján közös önkormányzati hivatalt hozott létre. A foktői telephelyen Foktői Iroda működik csoportvezetői szintű vezetéssel. A hivatal szervezeti felépítése a következő: A Kalocsai Polgármesteri Hivatal Szervezeti Felépítése 1 Aljegyző Jegyzői Iroda Titkárság Lakossági Ügyfélszolgálat Fejlesztési csoport Polgármester Alpolgármesterek Jegyző Polgármesteri Kabinet Iroda Városüzemeltetési és Fejlesztési Iroda Egészségügyi és Szociális referens Belső ellenőr Városüzemeltetési csoport Építéshatóság Jogi referens Pénzügyi csoport Közgazdasági Iroda Számviteli csoport Foktői Iroda Adócsoport A hivatal engedélyezett létszáma jelenleg (2013. augusztus) 64 fő. A Hivatalban összesen 10 vezető tisztségviselő dolgozik. A hivatali szervezet működéséért a jegyző felelős, akinek munkáját 1 fő aljegyző segíti. Rajtuk kívül 2 fő tölt be irodavezetői és 6 fő csoportvezetői pozíciót. Szervezeti felépítése 1 Jelen pályázat benyújtását követően kis mértékben változott a hivatali struktúra. Ennek lényege, hogy az egészségügyi referens és a belső ellenőr kikerült a jegyzői irodából, de még mindig a jegyzőn keresztül kapcsolódik a hivatalhoz. [3]

5 szerint a hivatal 4 irodából (a Jegyzői Iroda, a Közgazdasági Iroda, Városüzemeltetési és Fejlesztési Iroda, Foktői Iroda) áll. Kalocsa Város Önkormányzata Kalocsa Város Önkormányzata által fenntartott intézményrendszer, és társasági struktúra a következő bontás szerint mutatható be áttekinthető módon: Önkormányzati fenntartású intézmények: Név Főtevékenysége Kalocsa Város Óvodája és Bölcsődéje Kalocsai Kulturális Központ és Könyvtár Szociális Alapszolgáltatási és Szakellátási Központ Óvodai nevelés Közművelődési -, könyvtári és muzeális tevékenységet ellátó feladatok elvégzése Étkeztetés, házi segítségnyújtás, tanyagondnoki szolgáltatás, családsegítő szolgálat, gyermekjóléti szolgáltatás. Nappali ellátások: idősek klubja, értelmi fogyatékosok napközi otthona Önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságok: Megnevezés Tevékenysége KalocsaKOM Kft. Kalocsai Városfejlesztési Kft. Kalocsa Security Vagyonvédelmi Kft. Kalocsai Városmarketing Kft. Kalocsa Menza Kft. Kalocsai Vagyonhasznosítási és Könyvvezető Kft. Kalocsai Parkgondozó és Közszolgáltató Nonprofit Kft. Egyéb távközlés Üzletvitel, egyéb vezetési tanácsadás Személybiztonsági tevékenység, közoktatási intézmények takarítása PR, kommunikáció Közétkeztetés Építményüzemeltetés Parkgondozás, közterületek fenntartása, egyéb kommunális feladatok A feladatok ellátásának módját pedig a Mötv. által meghatározott struktúrában mutatjuk be: [4]

6 FELADATELLÁTÁSÁNAK, MEGSZERVEZÉSÉNEK MÓDJA A B C D1 D2 Feladatok Magyarország helyi önkormányzatairól szóló évi CLXXXIX. törvény 13. (1) bekezdés alapján Településfejlesztés, településrendezés Településüzemeltetés - köztemetők kialakítása és fenntartása - a közvilágításról való gondoskodás - kéményseprőipari szolgáltatás biztosítása - a helyi közutak és tartozékainak kialakítása és fenntartása - közparkok és egyéb közterületek kialakítása és fenntartása Saját költségvetési szerv, intézmény látja el Polgármesteri Hivatal: Városüzemeltetési és Fejlesztési Iroda Polgármesteri Hivatal: Városüzemeltetési és Fejlesztési Iroda Polgármesteri Hivatal: Városüzemeltetési és Fejlesztési Iroda Polgármesteri Hivatal: Városüzemeltetési és Fejlesztési Iroda Saját, 100%-os tulajdonú gazdasági társasága végzi Kalocsai Vagyonhasznosítási és Könyvvezető Kft. és Kalocsai Városfejlesztési Kft. Kalocsai Parkgondozó és Közszolgáltató Nonprofit Kft. Részben önkormányzati tulajdonban álló gazdasági társasága végzi FILANTROP Kft. Külső szolgáltatóval kötött megállapodással látja el, vásárolja a szolgáltatást Közszolgáltatási szerződés keretében Vállalkozási, megbízási szerződéssel vagy támogatási szerződéssel MVM Partner Energiakereskedelmi ZRT. és EDF DÉMÁSZ Megjegyzés [5]

7 FELADATELLÁTÁSÁNAK, MEGSZERVEZÉSÉNEK MÓDJA A B C D1 D2 Feladatok Magyarország helyi önkormányzatairól szóló évi CLXXXIX. törvény 13. (1) bekezdés alapján - gépjárművek parkolásának biztosítása A közterületek, valamint az önkormányzat tulajdonában álló közintézmény elnevezése Egészségügyi alapellátás, az egészséges életmód segítését célzó szolgáltatások Környezetegészségügy Óvodai ellátás - köztisztaság, települési környezet tisztaságának biztosítása, - rovar- és rágcsálóirtás Saját költségvetési szerv, intézmény látja el Polgármesteri Hivatal: Városüzemeltetési és Fejlesztési Iroda Polgármesteri Hivatal Polgármesteri Hivatal: Városüzemeltetési és Fejlesztési Iroda Polgármesteri Hivatal: Városüzemeltetési és Fejlesztési Iroda Kalocsa Város Óvodája és Bölcsődéje Saját, 100%-os tulajdonú gazdasági társasága végzi Kalocsai Parkgondozó és Közszolgáltató Nonprofit Kft. Részben önkormányzati tulajdonban álló gazdasági társasága végzi Külső szolgáltatóval kötött megállapodással látja el, vásárolja a szolgáltatást Közszolgáltatási szerződés keretében Vállalkozási, megbízási szerződéssel vagy támogatási szerződéssel Háziorvosi szolgálat, gyermekorvosi szolgálat, védőnői és iskola egészségügyi szolgálat BioMant Kft. Megjegyzés Nincs parkolási szolgáltatás. Képviselő Testület [6]

8 FELADATELLÁTÁSÁNAK, MEGSZERVEZÉSÉNEK MÓDJA A B C D1 D2 Feladatok Magyarország helyi önkormányzatairól szóló évi CLXXXIX. törvény 13. (1) bekezdés alapján Kulturális szolgáltatás a nyilvános könyvtári ellátás biztosítása filmszínház, előadóművészeti szervezet támogatása, a kulturális örökség helyi védelme a helyi közművelődési tevékenység támogatása Szociális, gyermekjóléti szolgáltatások és ellátások Lakás- és helyiséggazdálkodás A területén hajléktalanná vált személyek ellátásának és rehabilitációjának, valamint a hajléktalanná válás megelő- Saját költségvetési szerv, intézmény látja el Kalocsai Kulturális Központ és Könyvtár Kalocsai Kulturális Központ és Könyvtár Kalocsai Kulturális Központ és Könyvtár Szociális Alapszolgáltatási és Szakellátási Központ Polgármesteri Hivatal: Városüzemeltetési és Fejlesztési Iroda Szociális Alapszolgáltatási és Szakellátási Központ Saját, 100%-os tulajdonú gazdasági társasága végzi Kalocsai Városmarketing Kft. Kalocsai Vagyonhasznosítási és Könyvvezető Kft. Részben önkormányzati tulajdonban álló gazdasági társasága végzi Külső szolgáltatóval kötött megállapodással látja el, vásárolja a szolgáltatást Közszolgáltatási szerződés keretében Vállalkozási, megbízási szerződéssel vagy támogatási szerződéssel Megjegyzés [7]

9 FELADATELLÁTÁSÁNAK, MEGSZERVEZÉSÉNEK MÓDJA A B C D1 D2 Feladatok Magyarország helyi önkormányzatairól szóló évi CLXXXIX. törvény 13. (1) bekezdés alapján zésének biztosítása Saját költségvetési szerv, intézmény látja el Saját, 100%-os tulajdonú gazdasági társasága végzi Részben önkormányzati tulajdonban álló gazdasági társasága végzi Külső szolgáltatóval kötött megállapodással látja el, vásárolja a szolgáltatást Közszolgáltatási szerződés keretében Vállalkozási, megbízási szerződéssel vagy támogatási szerződéssel Megjegyzés Helyi környezet- és természetvédelem, vízgazdálkodás, vízkárelhárítás Honvédelem, polgári védelem, katasztrófavédelem, helyi közfoglalkoztatás Helyi adóval, gazdaságszervezéssel és a turizmussal kapcsolatos feladatok A kistermelők, őstermelők számára - jogszabályban meghatározott termékeik - értékesítési lehetőségeinek biztosítása, ideértve a hétvégi árusítás lehetőségét is Sport, ifjúsági ügyek Polgármesteri Hivatal: Városüzemeltetési és Fejlesztési Iroda Polgármesteri Hivatal: Városüzemeltetési és Fejlesztési Iroda Polgármesteri Hivatal: Közgazdasági Iroda Polgármesteri Hivatal, Kalocsai Kulturális Központ és Könyvtár Kalocsai Vagyonhasznosítási és Könyvvezető Kft. Városi Zöldségpiac [8]

10 FELADATELLÁTÁSÁNAK, MEGSZERVEZÉSÉNEK MÓDJA A B C D1 D2 Feladatok Magyarország helyi önkormányzatairól szóló évi CLXXXIX. törvény 13. (1) bekezdés alapján Saját költségvetési szerv, intézmény látja el Saját, 100%-os tulajdonú gazdasági társasága végzi Részben önkormányzati tulajdonban álló gazdasági társasága végzi Külső szolgáltatóval kötött megállapodással látja el, vásárolja a szolgáltatást Közszolgáltatási szerződés keretében Vállalkozási, megbízási szerződéssel vagy támogatási szerződéssel Megjegyzés Nemzetiségi ügyek Polgármesteri Hivatal Közreműködés a település közbiztonságának biztosításában Kalocsa Security Vagyonvédelmi Kft. Polgárőrség Helyi közösségi közlekedés biztosítása Nincs helyi közösségi közlekedési biztosítás Hulladékgazdálkodás Kalocsai Parkgondozó és Közszolgáltató Nonprofit Kft. Felső-Bácskai Hulladékgazdálkodási Kft. Távhőszolgáltatás Kalocsa-Távhő Szolgáltató Kft. Még nincs kiépítve Vízi közmű- szolgáltatás Kalocsavíz Kft. [9]

11 2.2. Kalocsa város társadalmi-gazdasági helyzete A társadalmi környezet bemutatása Kalocsa a Dél-Alföldi régióban, Bács-Kiskun megye nyugati részén a Duna mellett helyezkedik el. A település Bács-Kiskun megye negyedik legnagyobb városa, a Kalocsai járás székhelye. Területe 53,18 négyzetkilométer. Kalocsa jelentős történelmi múltra tekint vissza, hiszen a honfoglalás óta város, István király uralkodásától kezdve a magyarság egyik kiemelkedő kulturális központja. A város egyike a négy magyarországi római katolikus érseki székhelynek, az államalapítás óta a magyar katolicizmus második központja. Híres iskolaváros, a 18. századtól meginduló oktatás az egyik legkiválóbb iskolai központtá tette a várost országos szinten. Legnevezetesebb épületei közé tartozik a kalocsai főszékesegyház, az érseki palota és a csillagászati obszervatórium, emellett jelentős értékeket őriz a város nagy belvárosa, a hozzá tartozó kikötő és több puszta is. Kalocsa Budapesttől délre, 110 km-re található, a Kalocsai Sárközben, az Alföldön. Megközelíthető az 51. sz. közúton, illetve 2007-ig a Budapest Kelebia vasútvonal Kiskőrösön kiágazó szárnyvonalán (ezen a vonalon március 4-én megszűnt a személyszállítás). Autópályán közvetlenül nem érhető el, legközelebbi kapcsolata a Szekszárdtól keletre kiinduló kezdetlegesen megépült M9-es sztrádával van. A rendszerváltást követő gazdasági visszaesést követően a város és térsége ez idáig nem dinamizálódott. A kistérségek fejlődési 1. ábra: Kalocsa város dinamikája alapján a Duna-menti kistérségek felzárkózó fejlődési dinamikával jellemezhetőek. A város jelenlegi stagnáló pozíciója a rendelkezésre álló erőforrásai a többi városhoz hasonlóan átfordítható dinamikus, fejlődő típusba. A Kalocsai kistérség az OTK alapján elmaradott térség és periféria, valamint kedvezményezett helyzetű kistérség. A Kalocsai kistérség lakosságának 32%-a a városban él. [10]

12 fő ábra: A település lakosságszámának a változása 2000 és 2011 között, Forrás: KSH-TSTAR A település lakosságszáma már az 1980-as évek végétől csökkenő tendenciát mutat, mely a 2000-es évek elejétől erősödött fel a leginkább az egyre romló társadalmi-gazdasági folyamatoknak köszönhetően ben a település lakosságszáma fő volt, addig 2011-ben már csak fő. Ez 11 év alatt több mint 8%-os csökkenés, amely hosszútávon veszélyezteti a város fejlődési potenciálját és lehetőségeit. A csökkenés legfőbb oka a népesség fokozatos elöregedése, és a fiatalok számának folyamatos csökkenése, az ország fejlettebb területei felé történő elvándorlása. Empirikus helyi tapasztalatok azt mutatják, hogy a belső migráció, és újabban a külföldi, nyugat-európai országokban történő munkavállalás kifejezetten az aktív korú fiatalokra jellemző, pont az a réteg hagyja el arányaihoz mérten nagyobb számban Kalocsát, amelyekre a jövő helyi társadalmát és gazdaságát alapozni lehetne. A településszerkezeti jellegzetességeknek megfelelően Kalocsát tizenegy településrészre tagolhatjuk, melyek a következőek: Városközpont, Északi városrész, Zrínyi lakótelep, Eperföld, Újváros, Déli iparterület, Meszesi út menti terület, Vajon úti terület, Negyvenszállás, Meszesi Duna-part, Külterületi rész. (Forrás: Kalocsa IVS). A közlekedési lehetőségek és összeköttetések fejletlensége, és a vasúti szárnyvonal megszüntetése a városra nézve jelentős hátrányként realizálódik mind társadalmi, mind pedig gazdasági szemszögből is egyaránt. A Szent István út, mint történelmi közlekedési tengely köré szerveződött történeti városrész egyben a település és a kistérség intézményközpontja. A főutca mentén felsorakozó igazgatási, kereskedelmi, kulturális és oktatási intézmények sorát észak-nyugaton a történelmi egyházi központ (Érsekség), dél-keleten az újabb autóbusz-pályaudvar- és kereskedelmi központ szegélyezi. A legrégibb épületállománnyal és telekstruktúrával rendelkező terület épületeinek nagy része felújításra szorul, különös tekintettel arra, hogy itt található a legtöbb műemlék és helyi védelemre java- [11]

13 solt épület, a terület jelentős része egyben védett régészeti terület is. Az utcavonalon álló zártsorú néhány szintes városias beépítés megőrzendő, értékes karakter eleme ennek a városrésznek. A terület intézményi funkciója mellett jelentős lakás- és lakosságszámmal bír. Az épületek komfortfokozata jelentősen alacsonyabb, mint a városi átlag, és lakóinak összetétele is szélsőséges. Alacsonyabb a gyermekek, nagyobb az időskorúak aránya. A terület társadalmi helyzetét mutatja az is, hogy a foglalkoztatottak aránya alacsonyabb, a foglalkoztatott nélküli háztartások aránya pedig magasabb a városi átlagnál. (Forrás: Kalocsa IVS) % évesek 60-x évesek ábra: Jellemzőbb korcsoportok egymáshoz viszonyított százalékos aránya A lakosság korosztályainak nagyságára is az országos tendencia a jellemző, miszerint az aktív korú népesség (15-64 évesek) képviselteti magát a legnagyobb számban, utána közel azonos értéket mutat a 0-17 és a 65 éven felüli korcsoport. Ugyanakkor jelentős elmozdulás tapasztalható az ábrán is bemutatott két korcsoport egymáshoz viszonyított arányát illetően, időben az idősebb korosztályok javára. [12]

14 % ábra: Kalocsa munkanélküliségi adatai, Forrás: Nemzeti Foglalkoztatási Szolgálat Kalocsa munkanélküliségi adatai az országos átlagnál kedvezőtlenebb képet mutatnak: jelenleg a munkavállalási korú népesség több mint 9%-a nyilvántartott álláskereső (2012. októberi adatok alapján 9,37% az országos 7,86%-kal szemben). A közeli települések októberi munkanélküliségi adatai: Kiskőrös 6,75%, Kecel 12,35%, Soltvadkert 9,82%, Dunapataj 12,28%. A munkanélküliek száma az elmúlt évtizedben növekvő tendenciát mutatott a városban, számuk a 2000-es évek elejei átmeneti csökkenés után 2001-től 2009-ig növekedett. Ezt a negatív folyamatot a gazdasági válság felgyorsította, között a korábbi évekhez képest jelentős mértékben nőtt a munkával nem rendelkezők száma a városban. Pozitívumként értékelhető, hogy 2010-ben a korábbi évek növekedése megállt, a nyilvántartott álláskeresők száma csökkent (az országos tendenciákhoz hasonlóan). A városban nyilvántartott álláskeresők több mint fele (61,7%) fél évnél hosszabb ideje keres munkát, az álláskeresők több mint 19%-a pályakezdő munkanélküli. A nyilvántartott álláskeresők iskolai végzettség szerinti megoszlása alapján megállapítható, hogy a munkanélküliek 76%-a nem rendelkezik érettségivel (2006), többségük általános iskolai vagy szakiskolai végzettségű (Forrás: Kalocsa IVS). Kalocsán a évi népszámlálás adatai alapján a népesség iskolai végzettsége összességében kismértékben elmarad az országos átlagtól, az érettségivel és az egyetemi, főiskolai oklevéllel rendelkezők aránya a megyei és országos átlagnál lényegesen alacsonyabb. Kalocsa az oktatás terén kedvező helyzetben van, hiszen nemcsak alapfokú, hanem középfokú oktatási intézmények is működnek a városban, továbbá egy főiskola is. Kalocsán az általános iskolások száma 2001 vége óta folyamatosan csökken: a kezdeti 1967 fős létszámról 1614 főre apadt, ami 17,9%-kal kevesebb tanulót jelent. E csökkenést részben kompenzálja a városkörnyéki településekről bejáró tanulók számának növekedése. Az átlaglétszámok tartása érdekében a fentebb említett társulás létrehozta a Kalocsa-Dunaszentbenedeki-Homokmégyi- [13]

15 Öregcsertői-Szakmári-Újteleki-Uszódi Általános Iskolát (Kalocsa és Térsége Általános Iskolája), amelynek 3 tagiskolája található a városban. Kalocsán ezen kívül önálló intézményként működik a Speciális Általános Iskola és Szakiskola, mely nevéből adódón enyhe és középsúlyos értelmi fogyatékos tanulók oktatásával foglalkozik. Az általános iskolások számának csökkenésével párhuzamosan az általános iskolai osztályok száma is csökken (2001: 87 db, 2006: 78 db, 2011: 67 db). Az osztályok átlagos létszáma 2001-ben 26, 2006 végén 21 fő volt. Erre az átlagos létszámra eső főállású pedagógusok száma 2001-ben 177, 2006-ban 159 fő volt. Mindezekből kitűnik, hogyha ez a tendencia folytatódik, akkor az súlyos gondokat okozhat az iskolák finanszírozhatóságánál, illetve az egyenletes területi ellátottságnál. Kalocsán a középiskolák száma (a gimnáziumok és a szakközépiskolák együtt) 2001-ben és 2002-ben 5 db volt, ami 2003-tól 4-re csökkent. Ebből három középfokú, Kalocsa város által fenntartott intézmény kínálja a továbbtanulást, az általános iskolát végzettek több mint 90 %-a e helyi középiskolákban tanul tovább. Ezen kívül egy Speciális Általános Iskola és Szakiskola is működik a városban, ami térségi feladatokat lát el, valamint a Kalyi Jag Nemzetiségi Szakiskola, Szakközépiskola és Alapfokú Művészet Oktatási Intézmény. Kalocsán egyetlen felsőoktatási intézmény, a Tomori Pál Főiskola működik, amelyet december 5-én akkreditáltak, 2004 júniusában ismerték el államilag és adták ki alapító okiratát. A főiskola fenntartója a KF-SZ Kalocsai Felsőoktatási és Szolgáltató Közhasznú Társaság. (Forrás: Kalocsa IVS). fő ábra: Rendszeres szociális segélyben részesítettek átlagos száma Kalocsán, Forrás: Kalocsa IVS A rendszeres szociális segélyben részesítettek átlagos száma június 30-án 279 fő volt, ami 2001 év végi 50 főhöz képest 459,3(!) %-os növekedés. Ugyanezen időszakban a rendszeres szociális segélyre felhasznált összeg Ft-ról 302,5 %-kal forintra nőtt. Civil szféra A városban a szeptemberi adatai alapján 119 társadalmi szervezet és alapítvány működik. Tevékenységük szerint szabadidős, kulturális, sport, egészségmegőrző, hagyomány- [14]

16 ápoló, szociális, zenei, népzenei, természetvédő, kisebbségi, rehabilitációs és rekreációs szervezetek működnek városban. A non-profit szerveződések között legnagyobb súllyal a kulturális egyesületek vannak jelen. A helyi civil társadalom működését az önkormányzat anyagi támogatással és az infrastruktúra biztosításával támogatja. A gazdasági környezet bemutatása Kalocsa a rendszerváltásig elsősorban ipari és agrár jellegű (az ország legjelentősebb fűszerpaprika termesztési körzete) település volt. A XIX. és XX. sz. kapitalista fejlődése, a modern gyáripar kialakulása, az erőteljes szocialista iparosítás a várost elkerülte. Mint katonai stratégiai központ azonban jelentős szerepet játszott (repülőtér, két laktanya). A rendszerváltás óta a primer szektor foglalkoztatottsági aránya jelentősen lecsökkent, amellyel párhuzamosan a tercier szektor aránya jelentősen megnőtt. A szekunder szektor továbbra is, mint a legnagyobb foglalkoztató van jelen a településen. A kvaterner szektor aránya prognosztizálhatóan a felsőfokú oktatási intézmény és az ipari park jelenlétével folyamatosan bővülő. db Működő vállalkozások száma Regisztrált vállalkozások száma Regisztrált egyéni vállalkozások száma ábra: Regisztrált vállalkozások számának alakulása Kalocsán, Forrás: KSH TSTAR A Kalocsai kistérség vállalkozásait vizsgálva megállapítható, hogy a városban találhatók meg fele részben az alábbi nemzetgazdasági ág szerinti vállalkozások: az ingatlanügyletek, gazdasági szolgáltatás, az oktatás, az egészségügyi, szociális ellátás és az egyéb közösségi, személyi szolgáltatás. Bács-Kiskun megyét tekintve meghatározó az oktatási szektor szerepköre. [15]

17 A városban működő vállalkozások száma a vizsgált időszakot tekintve 2002 óta stagnáló ben, a kistérségben elhelyezkedő vállalkozások 40,9%-a Kalocsán volt megtalálható, amely adat is alátámasztja a város központi szerepkörét. A működő vállalkozások aránya a regisztrált vállalkozásokhoz képest jellemzően 65% körül mozog. A regisztrált vállalkozások aránya egyértelműen növekvő tendenciájú a vizsgált időszakot tekintve. Jelentős az egyéni vállalkozók részaránya (60% körüli), amely a kényszervállalkozások magas számának is betudható. (Forrás: Kalocsa IVS). Mezőgazdaság A kedvező táji adottságok következtében az 1920-as évekre széles körűen elterjedt a fűszerpaprika termesztése, mely a mai napig dominál a térségben, igazi hungarikumnak számít. A mezőgazdaság egyéb legfontosabb terményei közt szerepelnek a búza, kukorica, szálastakarmány, napraforgó és mintegy 20 zöldségfajta (fokhagyma, vöröshagyma, zöldborsó, zöldbab stb.). A településen a szőlő, valamint a gyümölcstermesztés kevésbé jellemző. A rendkívül munkaerő igényes paprikatermesztés elsősorban a kisebb parcellákon folyik. A Kalocsai kistérség termelői adják a városban történő feldolgozás egyharmadát. A Kalocsai Fűszerpaprika Rt. az ország fűszerpaprika termelésének 40%-át állítja elő. A fűszerpaprika vezérnövényhez kapcsolódik a kistérség egyetlen kutató bázisa, a Kalocsai Fűszerpaprika Kutató és Fejlesztő Kht. A szántóföldi növénytermesztés területére jellemzőek: elaprózódott birtokméretek, elavult termelési eszközök (elavult erő-és munkagépek, öntözési technológiák, környezetterhelő állattartási technológiák), valamint az öntözéshez és egyéb mezőgazdasági termeléshez kapcsolódó technológiák, valamint informatikai eszközök használatának hiánya. (Forrás: Kalocsa IVS). Ipar Kalocsa Önkormányzata az iparfejlesztést erőteljesen támogató politikát folytat. A Kalocsa és Foktő Önkormányzatának tulajdonában álló Ipari Parkban közművesített területek állnak rendelkezésére a vállalkozások zöldmezős beruházásainak megvalósításához. Az Ipari Park nemcsak a fejlett piacokra termelő vállalkozások számára, hanem a balkáni térség gazdasági újjáépítésével kapcsolatban mind a termelő beruházások esetében, mind a logisztikai feladatok ellátása esetében alkalmas telephely lehet. A térség megfelelő infrastruktúrával, üzleti kultúrával, képzett, szorgalmas és fegyelmezett munkaerővel rendelkezik. Az Ipari Park területe 35 ha, amely további 60 ha-al bővíthető. Az Ipari Park területén jelenleg 6 vállalkozás működik (építőipari, szállítmányozás, kereskedelmi, mérnöki-tervezés). (Forrás: Kalocsa IVS). [16]

18 ezer Ft ábra: Kalocsa helyi adó adóbevételei, Forrás: KSH TSTAR A 10 legnagyobb iparűzési adót fizető vállalkozás (telephely) városrész: Emika Zrt. - Déli iparterület Kalocsai Fűszerpaprika Zrt. Vajason túli terület, Bürgerkert Kaloplasztik Kft. - Zrínyi lakótelep, Homokgyőr Budamobil-Cargo Szövetkezet - Zrínyi lakótelep, Homokgyőr Tesco Global Áruházak Zrt. - Déli iparterület OTP Bank - Városközpont Karamell- Snack Kft. - Déli iparterület Erste Bank Nyrt. - Városközpont Kalocsavíz Kft. - Eperföld, Rokkanttelep Generál Építőipari Kft. - Zrínyi lakótelep, Homokgyőr Kalocsa egyik legnagyobb gondja, hogy a rendszerváltást követő években a helyben működő hagyományos iparágak fokozatosan leépültek, vagy nagymértékben vesztettek korábbi súlyukból, továbbá a külföldi működő tőke a város rossz közlekedés-földrajzi helyzete miatt elkerülte a települést. Ennek ellensúlyozására sem hazai, sem külföldi tulajdonú jelentős működő tőke beruházás nem valósult meg, melyek munkahelyeket teremtve legalább mérsékelni tudták volna a város és térsége leszakadását. Szolgáltatások, turizmus Kalocsán a kiskereskedelmi üzletek száma 2006-ban 411 volt, amely a kalocsai kistérség üzleteinek 45%-át tette ki. Az 1999-től 2006-ig terjedő időszakot vizsgálva a kiskereskedelmi üzletek száma szignifikánsan nem emelkedett, csupán 1999 és 2000 között. Az élelmiszerüzletek száma kismértékben csökkenő tendenciát mutat, a ruházati üzletek száma pedig 1999 óta stagnáló. A településen a vendéglátóhelyek száma 2003-ban volt a legmagasabb, majd 2006-ban a legalacsonyabb. Kalocsai kistérségbe ez idáig meghatározó gazdasági erőt képviselő multinacionális cég nem települt, amely felszívhatná a település élő munkanélkülieket. [17]

19 A kistérség vállalkozásait a mikro-, kis- és középméret jellemzi, melyek többsége a szolgáltató szektorban vagy a kereskedelemben működik. A kistérségben és Kalocsán a termelési ágazat gyenge. A kistérség gazdasága alapvetően a mezőgazdaság és az élelmiszer-feldolgozás különféle ágazataira épül. A falvakban a gazdaság szinte kizárólagos bázisa az agrárágazat. A városban viszonylag alacsony a szállásférőhelyek száma kistérségi és megyei viszonyításban is egyaránt. A szállásférőhelyeken a vendégek száma és a vendégéjszakák száma azonban már sokkal kedvezőbb értékeket mutat. Kalocsa turisztikai attrakciói vonzóak a látogatók számára. A külföldiek által eltöltött vendégéjszakák számát végigtekintve megállapítható azonban, hogy a város kevésbé vonzó részükre. (Forrás: Kalocsa IVS). SWOT-analízis A SWOT-analízis Kalocsa város erősségeit és gyengeségeit, mint belső adottságokat mutatja be, ugyanakkor feltárja a külső lehetőségeket és azokat a veszélyeket, amelyek a fejlődés korlátait jelenthetik a település jövőbeni fejlődése tekintetében. (Forrás: Kalocsa IVS). Erősségek Gyengeségek Településstruktúra jó közlekedési adottsága Részben Csendes lakóövezet Kiváló kapcsolat a városközponttal Többirányú fejlesztési lehetőség Rendelkezésre álló ipari területek vasúti, légúti és közúti közlekedési lehetőséggel Beékelődő barnamezős területek Alközponti funkció részbeni hiánya Lehetőségek Veszélyek Logisztikai központ kialakítása Honvédségi terület integrálása (K+F) Új közlekedési kapcsolat a városközponttal Funkcióbővítés, alközpont fejlesztése Paprikagyár idegenforgalmi bemutatása Városi sporttelep fejlesztése Beruházások elmaradása Az terület alvó-városrész szinten maradása Honvédségi terület nem kapcsolódik a városhoz 8. ábra: Kalocsa Város SWOT-analízise, Forrás: Kalocsa IVS [18]

20 3. Projekt indokoltsága, beazonosított problémák Kalocsa Város Önkormányzatának korábbi szervezeti-, és feladatkörét jelentős mértékben érintette a Mötv, és a Járási tv. rendelkezéseinek bevezetése. Ennek keretében hangsúlyosabb szerephez jutnak a valódi önkormányzati feladatok, úgy, mint helyi gazdaságfejlesztés, településfejlesztés, stb., ugyanakkor ezen feladatok ellátása csak úgy lehetséges, ha a megváltozott feladatoknak megfelelő szervezetrendszert tudunk kialakítani, a meglévő problémákat pedig hosszú távon és a hatékonyság növelésével egyidejűleg kezelni tudjuk. Mindezek függvényében Kalocsán az alábbi problémák indokolják jelen projekt megvalósítását: A támogató infrastruktúra és a jelenlegi szerződéses kapcsolatok nem felelnek meg a hatékony irányítás kívánalmainak, ezért komplex "before-after" típusú (értsd: 2013 előtti és utáni időszak) vizsgálat szükséges annak alátámasztására, hogy miként lehetséges a gazdasági társaságok kapcsolódó tevékenységének hatékonyabbá tétele, valamint a megfelelő intézményirányítási modell kialakítása. A Kft-knek kiszervezett kötelező önkormányzati feladatok - mint például hulladékgazdálkodás, vagyongazdálkodás - kapcsán a hivatal és a cégek kapcsolattartási struktúrája, a beszámoltatás, a dokumentációs rend és a felelősségi kapcsolatok sokszor tisztázatlanok. A kabinet és az önkormányzati cégek viszonyrendszerében is vannak feszültségek, a cégek ellenőrzése tekintetében. Például a közétkeztetés színvonalbeli javulását nehezen tudja elérni a kabinet, mivel az önkormányzat hivatalból csak a feladat ellátottságát ellenőrizheti. A szolgáltató cégek és az önkormányzati intézmények között is akadnak problémák - azokban az intézményekben ahol ezek a cégek szolgáltatnak (pl. a karbantartókat, takarítókat kiszervezték önkormányzati vállalkozásba. Itt pl. az iskolaigazgatók és a karbantartók sem értik, hogy az ő viszonyrendszerükbe hogy kerül be az új cég, miért nem adhat feladatot az igazgató a karbantartónak, ahogy azt eddig tette). Az önkormányzati fenntartású intézmények irányítása nem egységes, ezáltal a lebonyolítás is "best practice" elven működik, vezetői típusú információk hiányában sokszor az érintett szerv vezetőjének tehetségén múlik a hatékonyság. Az önkormányzati intézményrendszer, valamint az önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságok feladatainak felülvizsgálatát követően, meg kell azt vizsgálni, hogy civil szervezetek (egyesületek) átvehetnek-e olyan önkormányzati feladatok ellátását, mint sportpálya üzemeltetés, vagy múzeum fenntartás, vagy egyes közművelődési feladatok ellátása. A cél az, hogy feladathoz a jelenleginél kevesebb önkormányzati támogatás biztosítása kelljen. A feladatok ellátása során célunk rávilágítni azon pontokra, ahol megtakarítási potenciál vagy bevételnövelés realizálható az önkormányzatnál, valamint egy átfogó, a vonatkozó jogszabályi kötelezettségeknek is megfelelő vagyongazdálkodási stratégia megalapozása. Ezen belül a tevékenység terjedelme és költségei, valamint a középtávú finanszírozás összhangja és a beavatkozások fókuszpontjainak pénzügyi háttere vizsgálandóak. [19]

21 Hiányzik az önkormányzati fenntartásban, működtetésében lévő intézményekkel kapcsolatos feladatellátási és ehhez kapcsolódó finanszírozási modell, különösen a tankerületnek átadott közoktatási intézmények esetében akadnak fennakadások. A térségi feladatellátás nem követte a megváltozott jogszabályi környezetre történő reakciót. Kalocsa Város Önkormányzata látja el a Kalocsai Többcélú Társulás munkaszervezetével kapcsolatos feladatokat. A feladatok megvalósítása során a Társulás feladatellátásának felülvizsgálata égetően szükséges, mellette pedig más együttműködések lehetőségének, valamint a jelenlegi feladatok szükségességének vizsgálata indokolt. Szükséges az új feladat-ellátási rend hatékony megszervezését támogató intézményirányítási, erőforrás-tervező, és vezetői információs rendszer alkalmazása. Probléma például, hogy a hivatal és az ebben a ciklusban kialakított kabinet működésében gyakoriak a párhuzamosságok, a politikai döntés-előkészítés olykor nehezen illeszkedik a hivatali struktúrába / bürokráciába. Az utóbbi időszak több tekintetben is kihívás elé állítja az önkormányzatot. A járási hivatal létrehozásával nemcsak a feladatai csökkentek, de személyi állománya is kisebb lett. Januártól a szomszédos foktői hivatal átkerült Kalocsára. Kialakításra került egy lakossági ügyfélszolgálat, ahol most már minden ügy egy helyen intézhető (az építési hatósági ügyek kivételével). A szervezeti változások mellett az is fontos lenne, hogy az itt dolgozók megtalálják a helyüket az új struktúrában, a "szolgáltató állam" koncepciója jelenjen meg a szolgáltatás színvonalában is (az ügyfél nem "probléma"). Felmerültek különböző szoftverfejlesztési igények: szükség lenne egy az új feladat-ellátási rend hatékonyabb megszervezését támogató szoftverre, ami egyben közös munkafelület is lehetne. Az önkormányzat megvalósítandó tervei közé tartozik a lakossági elégedettségmérés, ami méri, mennyire elégedettek az itt élők a hivatali munkával. A szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata kapcsán az önkormányzat érvényben lévő szabályzatainak felülvizsgálata, és módosítása szükséges a vagyongazdálkodás, a pénzügyi igazgatás, valamint a közszolgálati szabályzat és az ahhoz kapcsolódó munkaügyi szabályzatok terén. A pénzügyi igazgatás és a vagyongazdálkodás felülvizsgálata reményeink szerint megteremti az önkormányzat pénzügyi egyensúlyát, amelynek keretében lehetőség nyílik arra, hogy az önkormányzat fejlesztéseket is végrehajtson (pályázati úton, vagy saját erőből, de hitel nélkül). Ezáltal válhat valóra az a törvényalkotói szándék, mely szerint a települési önkormányzatoknak sokkal nagyobb hangsúlyt kell fordítaniuk a jövőben a településfejlesztés tágan értelmezett feladataira. A problémák kezelése komplex, rendszerjellegű beavatkozásokat kíván, amelyekre a pályázati tevékenységek lehetőséget nyújtanak. Kalocsa Város Önkormányzata ezért a beazonosított problémák feltárását követően áttekintette a kapcsolódó pályázati fejlesztési elemek nyújtotta lehetőségeit, és ennek megfelelően döntött a kötelezően megvalósítandó tevékenységek mellett a szükséges vállalható tevékenységek elvégzéséről. Az alábbi táblázat így vázlatszerűen bemutatja a feltárt problémákat, és azt, hogy az adott problémára melyik tevékenység megvalósításával kívánunk reagálni. [20]

22 Feltárt helyi problémák, célok rövid megnevezése Kalocsa Város önkormányzata részt vett a korábbi ÁROP-1.A.2. kódszámú, A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése című pályázatban. Azonban a projekt megvalósítása nem váltotta be teljes mértékben a hozzá fűzött reményeket, így annak felülvizsgálata szükségesség vált. A helyi intézmények, valamint az önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságok egységes irányításának megteremtése. A gazdasági társaságok működésének hatékonyabbá tétele. A hivatal és a cégek kapcsolattartási struktúrája kidolgozatlan, szükséges a beszámoltatás, a dokumentációs rend és a felelősségi kapcsolatok egzakt, egységes tisztázása. Feladatok és hatáskörök egyensúlyának megteremtése, felesleges duplikációk elkerülése. A hatékony gazdálkodás elemeit meghatározó vagyongazdálkodási stratégia kidolgozása. Költségmegtakarítás és bevételnövelés lehetőségeinek feltárása, a jelenlegei helyzet értékelésével. Hiányzik a költségek forrásainak feltárása, átláthatóvá tétele, és a feladatstruktúra szerinti finanszírozási modellek kidolgozása. Az önkormányzati vagyon vállalkozó / egyéb intézmény / szervezet által a feladat ellátás során történő használat pénzügyi vonatkozásainak rögzítése. Tevékenység számozása (PU) Kapcsolódó tevékenység ÁROP-1.A.2. A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése című pályázatban vállalt és megvalósított intézkedések felülvizsgálata. (Azon szervezetek számára kötelező, akik részt vettek ebben a korábbi ÁROP projektben). Az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a támogató infrastruktúra és a szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata, valamint a kiszervezett és kiszervezhető önkormányzati feladatok felülvizsgálata az új feladat-ellátási rendben. Intézményi struktúra, intézményirányítási modell kidolgozása, felülvizsgálata, átszervezése, a gazdasági társaságok tevékenységeinek hatékonyabb működésére irányuló szervezeti javaslatok kidolgozása és megvalósítása. A fenntartható gazdálkodás és költségvetési egyensúly megteremtését szolgáló strukturális változtatások, ezzel összefüggésben az önkormányzat rövid- és középtávú költségvetési helyzetének, finanszírozási struktúrájának értékelése, valamint a költségcsökkentés, hatékonyságnövelés rövid, közép- és hosszú távú opcióinak és stratégiájának kidolgozása és a legnagyobb potenciállal rendelkező opciók meghatározása. Önkormányzati fenntartásban, vagy működtetésben álló intézményekkel különösen köznevelési-oktatási, valamint szociális, közművelődési, gyermekvédelmi intézményekkel, illetve az önkormányzat által üzemeltetett konyhákkal, diák- és felnőtt étkeztetési feladatokat ellátó intézményekkel - kapcsolatos feladat ellátási és finanszírozási modell kidolgozása. Kötelező/ vállalható K K K K [21]

23 Vezetői információs rendszer és egységes iktatási rend bevezetése. Projektmunka biztosításának lehetősége, eltérő jogosultságú felhasználók közreműködésével. Az iktatási rendszer átalakítása nélkülözhetetlen mindehhez, a pályázati és beruházási projektek működtetésével összhangban. Kalocsa és Foktő önkormányzata megállapodás alapján közös önkormányzati hivatalt hozott létre, ezért szükséges Foktői Iroda feladatellátásának, más együttműködések lehetőségének, valamint a jelenlegi feladatok szükségességének felülvizsgálata. A vagyongazdálkodási feladatok egységes rendszerben való ellátása a Kalocsai Polgármesteri Hivatal településéinél (Kalocsa, Foktő). Az önkormányzat korábbi felmérés, vagy egyéb visszacsatolás híján nincs tisztában a lakosság közszolgáltatásokkal, ügyfélkapcsolati, hivatali ügyintézéssel kapcsolatos elégedettségéről. Munkaoptimalizálás és hatékonyságjavítás szükséges az ügyintézés és a szervezeti egységek tevékenységében. A megváltozott feladat-, és hatáskörök miatt sürgősen szükséges ennek a folyamatnak az elvégzése. Komplex humánerőforrás és munkaköri átvilágítás szükséges, melyek szorosan összefüggenek a megváltozott önkormányzati feladatellátással Az új feladat-ellátási rend hatékony megszervezését támogató intézményirányítási, erőforrás-tervező, és vezetői információs rendszer alkalmazása. Hatékonyságelemzésre, működés-átvilágításra, fenntartói döntéseinek hatás-, és költségelemzésére, optimális intézményszerkezet kialakítására, költségvetés tervezésére, működési modellezésre alkalmas eszköz bevezetése. Térségi feladat-ellátási modell kialakítása és megvalósítása az önként vállalható és térségi szinten ellátható feladatvállalások vonatkozásában, valamint önkormányzatonként a funkcionális tevékenységek vonatkozásában. Térségi szinten, több önkormányzat tekintetében a funkcionális tevékenységek, vagyongazdálkodási, település- és intézményüzemeltetési (pl. étkeztetés, takarítás, stb.), feladatok közös megszervezésének, ellátási modelljének vizsgálata, az új modell megvalósítása A lakosság körében átfogó felmérés és elemzés készítése a közszolgáltatásokkal kapcsolatos elégedettségről és felmerülő igényekről. A lakosság véleményének, igényeinek és javaslatainak felmérése minimum egy adekvát módszer. Az önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, újraszervezése, a kapcsolódó szervezeti szabályzatok felülvizsgálata; három kiválasztott folyamat árszervezése, optimalizálása. Folyamatok átszervezése abban az esetben támogatható, amennyiben azok eredményeként a folyamatok erőforrásigénye csökken. Az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a polgármesteri hivatalok és a települések intézményei, jelentősebb foglalkoztatói humán erőforrás kapacitásgazdálkodásának, a munkatársak munkaköri és szervezeti besorolásának, illeszkedésének felülvizsgálata, átszervezése V. V. V. V. V. K. [22]

24 A hatékonyság mérése, értékelése, egzakt mutatókkal való megfeleltethetőségének kialakítása. 13. A kidolgozott hatékonyságnövelő intézkedések megvalósításának folyamatos, a projekt teljes időtartamát átívelő nyomon követése, szakértői támogatás biztosítása. K. [23]

25 4. Projekt illeszkedése a támogatási célhoz Jelen fejezetben a részletes szakmai tartalom bemutatását megelőzően be kívánjuk mutatni projektünk illeszkedését a Pályázati Útmutató A1. pontjában megfogalmazott célokkal. Az illeszkedés tényét a pályázati kiírás céljának történő megfelelés ismertetésével és a megvalósítható intézkedési területek bemutatásával igazoljuk. A pályázati kiírás A1. pontjában Pályázat célja címszó alatt található elvárásoknak projektünk a következőekben felel meg: PU/A1 pontban megfogalmazott cél A Mötv. és Járási tv. rendelkezései alapján megváltozott önkormányzati feladatkörökkel, szervezeti működéssel összefüggő változások felmérése, megtervezése, megvalósítása és a visszacsatolása Az önkormányzatok költségcsökkentésének, hatékonyságnövelésének módszertani és gyakorlati támogatása annak érdekében, hogy a megváltozott feladatellátási rendben és finanszírozási környezetben is ésszerűen és fenntarthatóan szervezett szolgáltatáskínálattal, kötelező és önként vállalt feladatokkal vegyenek részt. Pályázati tevékenység A pályázati célkitűzések szoros összhangban állnak Kalocsa Város Önkormányzatának elképzeléseivel. Az önkormányzati rendszer átalakítása és a járási hivatalok működésének bevezetése éppen azon települési önkormányzatok működési rendszerét érintette a legnagyobb mértékben, amelyek mint Kalocsa járási székhelyként is funkcionálnak 2013-tól. A megváltozott feladat-ellátási rendben és finanszírozási környezetben is ésszerűen, fenntarthatóan szervezett szolgáltatáskínálat nyújtásával szükséges Kalocsa Város Önkormányzatának ellátni kötelező-, és önként vállalt feladatait. Komoly kihívást jelent mindezeket a feladatokat a hatékonyság növelésével ellátni a megváltozott finanszírozási rend alapján. Így a költségcsökkentés is hatványozottan szerepel pályázatunk céljai között. A pályázati kiírás A1. pontjában Pályázatban megvalósítható intézkedési területek fejezetben meghatározott tevékenységek közül a kötelezően megvalósítandó feladatok elvégzésén túl további hat választható tevékenység megvalósítását vállaljuk. Meglátásunk szerint ezekre pont azért van szüksége önkormányzatunknak, mert a pályázati cél fejezetben nevesített kormányzati célkitűzés (értsd: Mötv., Járási tv. rendelkezései) pont az olyan városok önkormányzatait érintik leginkább hangsúlyosan, mint Kalocsa. Kalocsa városa iskolapéldája ennek: a kisvárosi lépték egyúttal térségi szerepkört is nyújt városunknak, így az egyébként is hátrányos helyzetű térségben számos feladat felvállalását és ellátását oldottuk meg. Mindezeknek megfelelően a következő intézkedési területek megvalósítását tűztük ki célként: [24]

26 Tevékenység jellege KÖTELEZŐ TEVÉKENYSÉGEK Feladat / tevékenység megnevezése ÁROP-1.A.2. számú A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése című nyertes pályázatban vállalt intézkedések felülvizsgálata (1. sz. tevékenység) Támogató infrastruktúra és a szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata, kiszervezés (2. sz. tevékenység) Költségcsökkentés, hatékonyságnövelés opciói, stratégia (3. sz. tevékenység) Feladatellátási és finanszírozási modell kidolgozása (4. sz. tevékenység) Humán-erőforrás kapacitásgazdálkodásának felülvizsgálata (12. sz. tevékenység) Illeszkedés a helyi igényekhez / tevékenység teljesítése Az illeszkedés értelmezhető, tekintettel arra, hogy Kalocsa Város Önkormányzata részt vett a korábbi ÁROP projektben. Az illeszkedés értelmezhető, tekintettel arra, hogy a 2.1. fejezetben bemutatottak alapján Kalocsa Város Önkormányzata számos feladatot lát el jelenleg is kiszervezett módon. A szervezetek gazdálkodására, működésére irányuló szervezeti javaslatok kidolgozása és megvalósítása, javaslatok megfogalmazása. Az összes kiszervezett tevékenység komplex felülvizsgálata. Az illeszkedési értelmezhető, tekintettel arra, hogy a megváltozott feladatellátási és finanszírozási rend elsősorban a járási székhellyel rendelkező kisvárosi hálózat tagjait érinti leginkább. A jelen költségvetési, gazdálkodási helyzet áttekintése, majd gördülő tervezés jellegű módszertan, illetve feladatalapú költségvetési folyamatelemzés segítségével rövid-, közép-, és hosszú távú költségcsökkentési és hatékonyságnövelési struktúra kialakítása, több változó opció, jövőbeni stratégia nevesítésével, mely opciók között erősorrendet határozunk meg. Az illeszkedés értelmezhető, tekintettel arra, hogy a szociális, óvodai, iskolai feladatellátás és megváltozott struktúra jelentős mértékű átalakítást igényel az önkormányzat működését illetően is. A cél olyan működőképes megoldások feltérképezése, amelyek révén az önkormányzat által fenntartott vagy működtetett intézmények finanszírozása egy jól működő modellbe integrálódik. Az illeszkedési értelmezhető, tekintettel arra, hogy a megváltozott feladatellátási és finanszírozási rend elsősorban a járási székhellyel rendelkező kisvárosi hálózat tagjait érinti leginkább. Cél egy olyan korszerű munkaköri koncepció kialakítása, a hatékony kapacitásgazdálkodás érdekében, az átalakult feladatokkal összhangban. Kompetenciák feltérképezése, munkaköri követelmények, kapacitások felmérése, sztenderdizált munkaköri dokumentáció összeállítása, stb. [25]

27 Tevékenység jellege Hatékonyságnövelő intézkedések nyomon követése (13. sz. tevékenység) Feladat / tevékenység megnevezése Intézményirányítási erőforrástervező információs rendszer (6. sz. tevékenység) Térségi feladatellátási modell kialakítása a funkcionális tevékenységek vonatkozásában (7. sz. tevékenység) Térségi szintű, több önkormányzat tekintetében a funkcionális tevékenységek ellátási modelljének vizsgálata (8. sz. tevékenység) Lakossági elégedettség-, és igényfelmérés a közszolgáltatásokkal kapcsolatban (9. sz. tevékenység) Szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata (10. sz. tevékenység) Az illeszkedés értelmezhető, a tevékenység sikeres megvalósítása biztosítja a projekt sikerét. Hatékonyságot mérő mutatószámok meghatározása, folyamatos adatgyűjtés, nyomon követési módszertan kidolgozása, indikátorok és mérési pontok meghatározása szervezeti egységenként, stb. Illeszkedés a helyi igényekhez / tevékenység teljesítése Az illeszkedés értelmezhető, tekintettel ilyen rendszer hiányára. Hatékonyságelemzésre, működés-átvilágításra, fenntartói döntéseinek hatás és költségelemzésre, optimális intézményszerkezet kialakítására, költségvetés tervezésre, valamint az projektiktatás rendszerének kezelésére alkalmas vezetői információs rendszer specifikációjának bevezetése. Az illeszkedés a 2.1. fejezetben bemutatottak alapján értelmezhető. A társulás feladatellátásának felülvizsgálata, új módszerek, más együttműködések lehetőségének feltárása, az ellátott feladatok szükségességének felülvizsgálata. Az illeszkedés a 2.1. fejezetben bemutatottak alapján értelmezhető. A vagyongazdálkodási feladatok egységes rendszerben történő, a funkcionális tevékenységek ellátási modelljével történő kialakítása. Az illeszkedés értelmezhető a járási székhelyű, de a fős lakosságot nem meghaladó települések esetében is kiemelten fontos a lakosság véleményének megismerése, a Magyary-program célkitűzéseinek megvalósításához. Az illeszkedés egyrészt a 2.1. fejezetben bemutatott struktúra szerint, másrészt pedig a megváltozott feladatellátás miatt (járási székhely) indokolt. Az önkormányzat érvényben lévő szabályzatainak felülvizsgálata, és módosítása a vagyongazdálkodás, a pénzügyi igazgatás, valamint a közszolgálati szabályzat és az ahhoz kapcsolódó munkaügyi szabályzatok terén. (a három megjelölt terület). Alapvető cél az erőforrásigények csökkenése. 5. Szakmai tartalom részletes bemutatása A szakmai tartalom bemutatását egységes szerkezetben tesszük meg minden tevékenység esetében. Az egyes tevékenységekre vonatkozóan így a következő struktúrát alkalmazzuk: - feladat bemutatása: (PU A/1 tevékenység megnevezése) - tevékenység megvalósításának részletes módszertana, tartalma [26]

28 - tevékenység eredménye (és ha releváns: munkaközi eredmények) - indikátorok Mindezek alapján Kalocsa Város Önkormányzata által vállalt tevékenységek a következő tartalommal kerülnek megvalósításra: FELADAT BEMUTATÁSA 1. sz. tevékenység ÁROP-1.A.2. számú A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése című nyertes pályázatában vállalt intézkedések felülvizsgálata. (Azon szervezetek számára kötelező, akik részt vettek ebben a korábbi ÁROP projektben). TEVÉKENYSÉG MEGVALÓSÍTÁSÁNAK RÉSZLETES MÓDSZERTANA, TARTALMA A korábbi pályázatban vállalt kötelezettségek teljesítésének felülvizsgálatánál figyelembe vett szempontok: az adminisztratív teljesítések, a tartalmi változások és az eredményesség mérés. Módszertana dokumentum vizsgálatra, interjúk készítésére és kérdőívezésre épül. TEVÉKENYSÉG EREDMÉNYE Egy a korábbi szervezetfejlesztés megvalósulását bemutató tanulmány elkészülte. INDIKÁTOROK ÁROP-1.A.2. számú A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése című nyertes pályázatában vállalt intézkedések felülvizsgálata kapcsán a korábbi szervezetfejlesztés megvalósulását bemutató tanulmány elkészítése. (1 db) FELADAT BEMUTATÁSA 2. sz. tevékenység Az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a támogató infrastruktúra és a szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata, valamint a kiszervezett és kiszervezhető önkormányzati feladatok felülvizsgálata az új feladat-ellátási rendben. Intézményi struktúra, intézményirányítási modell kidolgozása, felülvizsgálata, átszervezése, a gazdasági társaságok tevékenységeinek hatékonyabb működésére irányuló szervezeti javaslatok kidolgozása és megvalósítása. TEVÉKENYSÉG MEGVALÓSÍTÁSÁNAK RÉSZLETES MÓDSZERTANA, TARTALMA Az intézményirányítási modell elkészítésének alapja, hogy az önkormányzat által ellátott feladatok, a rendelkezésre álló infrastruktúra, illetve szervezet-, és intézményrendszer meghatározásra kerüljön. Ezt követően a vizsgálat alapját egy mátrixrendszer képezi, amely három összetevőt vizsgál: - támogató infrastruktúra, - kiszervezett feladatok, - kiszervezhető feladatok. Utóbbi kettőre vonatkozóan egy feladatlistát állítunk össze. A hatékony szervezetfejlesztés érdekében megvizsgáljuk, hogy miként láttuk el ezeket a feladatokat 2013 előtt, és jelenleg, melyhez a hatályos, vonatkozó jogszabályi környezetet térképezzük fel. Emellett dokumentumelemzést, feladatkörvizsgálatot végzünk, valamint mélyinterjúkat tartunk, és a visszacsatolás érdekében a lakossági igényfelmérés eredményeit vesszük igénybe. [27]

29 Ezt követi az eredményvizsgálat, amely egyrészt dokumentumvizsgálat (költségek, beszámolók, teljesítésigazolások, SZMSZ, stb.) másrészt pedig a leggyakoribb tevékenységeknél line folyamatvizsgálatot alkalmazunk. Ennek eredményeként létrejött értékelés képezi az alapját az intézményirányítási modell elkészítésének, mely bemutatja az átfogó intézményi struktúrát és irányítási rendszert. Ennek része egy részletes feladatleltár, amely tartalmazza az adott feladat szakmai tartalmát, a feladat illeszkedését a stratégia cél(ok)hoz, valamint a feladatellátás jelenlegi és a jövőben megcélozni kívánt szintjét. Ennek részeként rögzítjük a feladatellátáshoz jelenleg rendelkezésre álló infrastrukturális hátteret, továbbá az ellátást támogató külső erőforrások (külső szállítók, szakértők stb.) és az ellátást biztosító belső kapacitások szűk keresztmetszeteinek feltérképezését. Tekintettel arra, hogy városunkban több feladatot is önkormányzati tulajdonú társaságok látnak el, a gazdasági társaságok tevékenységének hatékonyabbá tétele hangsúlyos részét képezi munkánknak. A vizsgálat alapját itt is az ellátott feladat adja. Célunk, a hivatal irányítási, ellenőrzési, kapcsolattartási rendszerének egzakt kialakítása, a kft-knek kiszervezett kötelező önkormányzati feladatok (pl. hulladékgazdálkodás, vagyongazdálkodás) kapcsán a hivatal és a cégek kapcsolattartási struktúrája, a beszámoltatás, a dokumentációs rend, a felelősségi kapcsolatok tisztázása TEVÉKENYSÉG EREDMÉNYE Az ellátandó feladatokat, a támogató infrastruktúrát és a szerződéses kapcsolatokat bemutató tanulmány, mely olyan intézményirányítási modell, amely vonatkozik az átfogó intézményi struktúrára és az irányítási modellre. Cél az önkormányzat irányítási, ellenőrzési, kapcsolattartási rendszerének kialakítása, a kiszervezett feladatok kapcsolattartási és feladatstruktúrájának meghatározása. - a feladatleltárt, a támogató infrastruktúrát és a szerződéses kapcsolatokat bemutató tanulmány - tanulmány az átfogó intézményi (társasági) struktúrára és az irányítási modellre vonatkozó javaslatokról - intézményirányítási modell A módszertan alapján fontosabb munkaközi eredmények: - komplex mátrixrendszer a három tényező vizsgálatára vonatkozóan - eredményvizsgálat a B&A modell (2013 előtt-után) alapján INDIKÁTOROK Támogató infrastruktúrát és szerződéses kapcsolatokat bemutató tanulmány (2 db); Intézményirányítási modell (1 db). FELADAT BEMUTATÁSA 3. sz. tevékenység A fenntartható gazdálkodás és költségvetési egyensúly megteremtését szolgáló strukturális változtatások, ezzel összefüggésben az önkormányzat rövid- és középtávú költségvetési helyzetének, finanszírozási struktúrájának értékelése, valamint a költségcsökkentés, hatékonyságnövelés rövid, közép- és hosszú távú opcióinak és stratégiájának kidolgozása és a legnagyobb potenciállal rendelkező opciók meghatározása. A tevékenységet a projekt kezdetétől számított 6 hónapon belül kell megvalósítani. TEVÉKENYSÉG MEGVALÓSÍTÁSÁNAK RÉSZLETES MÓDSZERTANA, TARTALMA A feladat ellátása során meghatározzuk azokat a pontokat, ahol megtakarítási potenciál vagy bevételnövelés realizálható. A kiadások csökkentésének és a bevételek növelésének lehetséges beavatkozási területei: - Bérek és egyéb személyi juttatások (Alkalmazott bértábla, munkatársaknak biztosított béren kívüli juttatások, fizetett rehabilitációs járulék, munka- és megbízási szerződések). [28]

30 - Alapfeladatok ellátásának hatékonysága (Létszám-hatékonyság, feladatokhoz kapcsolódó lehetséges bevételek). - Támogató feladatok megszervezése (A támogató feladatok és beszerzések közös megszervezésében és/vagy kiszervezésében rejlő megtakarítási potenciálok). - Irányítási költségek (Az irányítási létszámok és költségek (vezetői szintek, FB- és igazgatósági tagok és díjazások, stb.) - Az ellátott feladatok megoszlása jogszabály által előírt kötelező és önként vállalt feladatokra. Az önként vállalt feladatok lehetséges elhagyásából, illetve a kötelező feladatok csökkentéséből adódó költségvetési hatások. A feladat elvégzése során komplex módszert alkalmazunk, így különösen: ügymenet vizsgálat, mélyinterjúk, dokumentumelemzés, valamint best practice tapasztalatok feltárása. A módszertani javaslat lényege, hogy meg tudjuk találni azokat a pontokat, ahol költségcsökkentés, vagy bevétel növekedés érhető el, a hatékonyság növelésével egyidejűleg. A vizsgálat az önkormányzati fenntartású szervezetekre, intézményekre, a tulajdonában lévő gazdasági társaságokra, valamint a hivatalra egyaránt kiterjed. TEVÉKENYSÉG EREDMÉNYE Hatékonyságnövelés lehetőségeit bemutató tanulmány, költségcsökkentési, hatékonyság növelési stratégia A módszertan alapján fontosabb munkaközi eredmények: - ágazati problématérképek INDIKÁTOROK Egy darab, a hatékonyságnövelés lehetőségeit bemutató módszertani tanulmány, ill. költségcsökkentési, hatékonyságnövelési stratégia. FELADAT BEMUTATÁSA 4. sz. tevékenység Önkormányzati fenntartásban, vagy működtetésben álló intézményekkel különösen köznevelésioktatási, valamint szociális, közművelődési, gyermekvédelmi intézményekkel, illetve az önkormányzat által üzemeltetett konyhákkal, diák- és felnőtt étkeztetési feladatokat ellátó intézményekkel - kapcsolatos feladat ellátási és finanszírozási modell kidolgozása. TEVÉKENYSÉG MEGVALÓSÍTÁSÁNAK RÉSZLETES MÓDSZERTANA, TARTALMA A cél olyan működőképes megoldások feltérképezése, amelyek révén az önkormányzat által fenntartott vagy működtetett intézmények finanszírozása egy jól működő modellbe integrálódik. Feltérképezzük a költségek vonatkozó, és bevonható forrásait, a kapcsolódó dologi infrastruktúrát, és természetesen a dologi-személyi költségeket. A vizsgálat tárgyát a helyi közszolgáltatások (kötelezőönkéntes) ellátása képezi. Ennek révén olyan információs rendszert hozunk létre, amely segítséget nyújt a finanszírozási rendszer kialakításához, illetve az önkormányzat helyi szolgáltatás-szervezési reformlépéseinek megalapozásához, valamint a helyi közszolgáltatások nyilvántartását, komplex értékelhetőségét és a kapcsolódó pénzügyi tervezést szolgáló információs rendszer alapjainak létrehozásához. A feladat ellátási és finanszírozási modell kidolgozásának fő elemei és az alkalmazandó módszerek: - ötletgeneráló workshop a releváns szervezeti egységek, intézmények vezetőivel - forrástérkép elkészítése - a feladat ellátás optimalizálása, ehhez kapcsolódó tervezési módszerek. [29]

31 - a szolgáltatásszervezés célszerű kereteinek meghatározási szempontjai a főbb szolgáltatási területeken (ágazatokban). - a szolgáltatáshoz való hozzáférés modelljei - a feladat megszervezésének szervezeti, intézményi összefüggései. - a feladat ellátás költségei, a mérés módszerei. - a költség-tervezéshez és monitoringhoz szükséges információs rendszer bevezetése - A feladatellátás finanszírozási szerkezete, beleértve a működés, a fenntartás és a fejlesztésfinanszírozás összhangját. - A finanszírozási modell alapja, hogy először a költségek forrásait térképezzük fel, ezt követően foglalkozunk a módszertan alapján a finanszírozási modell kidolgozásával. A modell azt fogja eredményezni, hogy objektíven meghatározhatóvá válik az, hogy mi az a minimális (optimális) ráfordítás, ami mellett egy intézmény működése még biztosított, de egyúttal meg is felel a törvényi előírásoknak, valamint meghatározhatók lesznek azok a pontok, ahol a ráfordítás a fenntartó mérlegelésétől függ (és pl. nem jogszabályi előírástól). Ezen kívül meghatározásra kerülnek: - közszolgáltatók erőforrásigényei, különböző változatoknak megfelelően - racionális erőforrás-gazdálkodás kikényszerítése az intézményeknél, gazdasági társaságoknál - hatás-, és költségelemzés - adott feladat ellátásához viszonyított gazdaságos munkaerő létszám meghatározása - ágazati folyamatszabályozás forrásoldali tervezésének megalapozása - városfejlesztési tervezés összehangolása a pénzügyi tervezéssel - nullbázisú tervezés opció TEVÉKENYSÉG EREDMÉNYE - Feladat-ellátási modellt támogató vezetői információs rendszer - Feladat-ellátási és finanszírozási modell, a megváltozott feladatellátást lekövető belső szabályzat. INDIKÁTOROK Feladat-ellátási és finanszírozási modell, valamint a megváltozott feladatellátást lekövető belső szabályzat (1 db). Ezen kívül vezetői információt szolgáló adatbázis kialakítása (1 db). FELADAT BEMUTATÁSA 6. sz. tevékenység Az új feladat-ellátási rend hatékony megszervezését támogató intézményirányítási, erőforrástervező, és vezetői információs rendszer alkalmazása. Hatékonyságelemzésre, működés-átvilágításra, fenntartói döntéseinek hatás-, és költségelemzésére, optimális intézményszerkezet kialakítására, költségvetés tervezésére, működési modellezésre alkalmas eszköz bevezetése. TEVÉKENYSÉG MEGVALÓSÍTÁSÁNAK RÉSZLETES MÓDSZERTANA, TARTALMA Fő cél egy olyan eszköz bevezetésének előkészítése és bevezetésének támogatása, amely alkalmas hatékonyságelemzésére, működés-átvilágítására, optimális intézményszerkezet kialakítására, költségvetés tervezésre, működési modellezésére, valamint a projektek működtetésében lehetőséget teremt az iktatás rendjének meghatározására. Az új feladat-ellátási rend hatékonyabb szervezését támogató szoftver beszerzése. [30]

32 Cél továbbá egy olyan eszköz bevezetése, amely korszerű adatbázis alapú, webes felületen online elérhető program felhasználóbarát és hiánypótló segítség az ágazati rendszerek szerkezetének megtervezéséhez és fenntartásának folyamatos támogatásához. TEVÉKENYSÉG EREDMÉNYE Kapcsolódó dokumentációs adatbázis kiépítése. INDIKÁTOROK Az új feladat-ellátási rend hatékonyabb szervezését támogató szoftver, adatbázis (1 db). FELADAT BEMUTATÁSA 7. sz. tevékenység Térségi feladat-ellátási modell kialakítása és megvalósítása az önként vállalható és térségi szinten ellátható feladatvállalások vonatkozásában, valamint önkormányzatonként a funkcionális tevékenységek vonatkozásában. TEVÉKENYSÉG MEGVALÓSÍTÁSÁNAK RÉSZLETES MÓDSZERTANA, TARTALMA A térség munkaszervezetének, feladatellátásának felülvizsgálata az új jogszabályok alapján, a jelenlegi feladatok szükségességének felülvizsgálatával, valamint más megoldások kidolgozásával egyetemben. Módszerek: interjúk, jó gyakorlatok bemutatása, helyzetelemzés, pénzügyi vizsgálat. TEVÉKENYSÉG EREDMÉNYE Közszolgáltatás térségi modelljének kialakítása, és az ehhez kapcsolódó pénzügyi terv megalkotása. INDIKÁTOROK Térségi közszolgáltatási modell kialakítása (1 db), és az ehhez kapcsolódó pénzügyi terv (1 db) megalkotása. FELADAT BEMUTATÁSA 8. sz. tevékenység Térségi szinten, több önkormányzat tekintetében a funkcionális tevékenységek, vagyongazdálkodási, település- és intézményüzemeltetési (pl. étkeztetés, takarítás, stb.), feladatok közös megszervezésének, ellátási modelljének vizsgálata, az új modell megvalósítása. TEVÉKENYSÉG MEGVALÓSÍTÁSÁNAK RÉSZLETES MÓDSZERTANA, TARTALMA Helyi igényeknek megfelelően létrejön a vagyongazdálkodási feladatok egységes rendszerben való ellátása, valamint az üzemeltetés közös felelősségi körének és pénzügyi modelljének megalkotása. Módszerek: dokumentumelemzés, finanszírozási formák bemutatása, vagyongazdálkodási rendszer harmonizálása. TEVÉKENYSÉG EREDMÉNYE Vagyongazdálkodási rendszer egységesítése, üzemeltetésre vonatkozó modell kidolgozása. INDIKÁTOROK Egységes vagyongazdálkodási rendszer kialakítása (1 db) és közös üzemeltetési modell kidolgozása (1 db). [31]

33 FELADAT BEMUTATÁSA 9. sz. tevékenység A lakosság körében átfogó felmérés és elemzés készítése a közszolgáltatásokkal kapcsolatos elégedettségről és felmerülő igényekről. A lakosság véleményének, igényeinek és javaslatainak felmérése minimum egy adekvát módszer (pl. kérdőív, személyes megkérdezés, online adatgyűjtés, telefonos interjú stb.) alkalmazásával minimum két időintervallumban. 5% (!) TEVÉKENYSÉG MEGVALÓSÍTÁSÁNAK RÉSZLETES MÓDSZERTANA, TARTALMA A pályázati célokkal összhangban, a tervezett tevékenységekre fókuszálva készül az előírásoknak megfelelően a két közvélemény-kutatás. Alkalmazott módszertan: - a kutatást megelőzően két alkalommal fókuszcsoportos megbeszélés kerül megszervezésre annak érdekében, hogy a tervezett nyitott kérdések is minél hatékonyabban meg legyenek alapozva. Ez egy homogén csoport (intézményi dolgozók), és egy heterogén csoport (lakosság) segítségével valósul meg: - a kérdések on-line, netes felületen keresztül, valamint a háztartásokba eljuttatott offline módon is megválaszolhatóak lesznek - kérdőívezést megelőzően verifikációs minta készül, amelynek során tesztelhető lesz a közszolgáltatásokkal kapcsolatos kérdőívek helyes értelmezhetősége, koherenciája és felhasználói karakterisztikája - súlyozás módszertan alkalmazása az értékelés során - adattisztítást követően készül el a kérdésekre adott válaszok statisztikai elemzése, valamint az értékelési kérdések megválaszolása - összefoglaló zárójelentés A lakossági felmérést két alkalommal, a projekt kezdetén, illetve zárásakor végezzük el a fejlesztés hatásainak értékelhetősége érdekében. TEVÉKENYSÉG EREDMÉNYE Lakossági igényfelmérés, és az ezt bemutató tanulmány, összesen két alkalommal. INDIKÁTOROK Átfogó felmérés és elemzés készítése a közszolgáltatásokkal kapcsolatos elégedettségről és felmerülő igényekről: lakossági igényfelmérés (2 db) készítése, fókuszcsoportos megbeszéléssel (2 db), valamint 2 db tanulmány, összegző dokumentáció. FELADAT BEMUTATÁSA 10. sz. tevékenység Az önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, újraszervezése, a kapcsolódó szervezeti szabályzatok felülvizsgálata; három kiválasztott folyamat árszervezése, optimalizálása. Folyamatok átszervezése abban az esetben támogatható, amennyiben azok eredményeként a folyamatok erőforrásigénye csökken. TEVÉKENYSÉG MEGVALÓSÍTÁSÁNAK RÉSZLETES MÓDSZERTANA, TARTALMA Az önkormányzat érvényben lévő szabályzatainak felülvizsgálata, és módosítása a vagyongazdálkodás, a pénzügyi igazgatás, valamint a közszolgálati szabályzat és az ahhoz kapcsolódó munkaügyi szabályzatok terén. A pénzügyi igazgatás és a vagyongazdálkodás felülvizsgálata reményeink szerint megteremti az önkormányzat pénzügyi egyensúlyát, amelynek keretében lehetőség nyílik arra, hogy az önkormányzat fejlesztéseket is végrehajtson (pályázati úton, vagy saját erőből, de hitel nélkül). A [32]

34 feladatellátás során cél az, hogy a költségvetési törvényben meghatározott köztisztviselői létszám dolgozzon a Kalocsai Polgármesteri Hivatalban. Új hivatali struktúra kidolgozása, amelynek megvalósítása által hatékony és korszerű hivatalvezetés jön létre. Funkció gyakoriság vizsgálattal kiválasztjuk a három legerőforrás-igényesebb szakmai feladatot, majd ezeket ügymenetvizsgálat módszerével elemezzük, majd elkészítjük az optimalizált ügymenet modelljét és becsült erőforrás megtakarítással zárjuk a feladatot. - Dokumentumvizsgálat, hogy a szervezeti szabályzatok (SZMSZ, Ügyrend, Munkaköri leírások) aktualizálása megtörtént-e a megváltozott feladat- és hatáskörökhöz igazodva. - Funkciógyakoriság vizsgálat, - ügymenet vizsgálat, - ügymenet-modell, - dokumentumelemzés. A feladat célja az önkormányzat feladatainak ellátásához kapcsolódó kiemelt hivatali és intézményi folyamatok átalakítása oly módon, hogy csökkenjen az ügyintézési idő vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató. Ehhez szükséges lehet a már meglevő munka- és hatáskörök, szervezeti felépítés újragondolása, kiegészítése, optimalizálása, a szervezeten belül jelen levő vertikális és horizontális kapcsolatok újraszervezése. A felesleges munkavégzések hátráltatják a rendszer működésének racionalitását, ezeket a feladatmegosztások egyszerűsítésével és egyben kiterjesztésével hathatósan csökkenteni lehet, amelyek a működés gördülékenységéhez és egyben a hivatal munkájának racionalizálásához, az ügyfelek kiszolgálásának javulásához vezetnek. Szintén vizsgálandó a papíralapú ügyintézés szükségessége, az elektronizálás lehetőségei, a hivatalon belül bekért iratok indokoltságának/kiadmányozási jog szélesítésének vizsgálata, az iratkezelés, iratok visszakereshetősége és kapcsolása. TEVÉKENYSÉG EREDMÉNYE - Megoldási javaslatok és akcióterv a folyamatok optimalizálására vonatkozóan; - Dokumentált jövőbeni (optimalizált, új) folyamatok a folyamatmodellező eszközben (input/output adatok, információk, dokumentumok, speciális igények, szerepkörök és rendszerkapcsolatok feltüntetésével); - Szervezet - aktualizált szerepkör hatáskör - kompetencia mátrix; - Javaslat a szükséges belső szabályozó dokumentum módosításokra; - Elfogadott szabályozások, szabályzat módosítások az optimalizált folyamatok működtetésének bevezetésére INDIKÁTOROK Szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata során új hivatalis struktúra kialakítása, 1 db szervezeti rendszer kiépítésre vonatkozó javaslat. FELADAT BEMUTATÁSA 12. sz. tevékenység Az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a polgármesteri hivatalok és a települések intézményei, jelentősebb foglalkoztatói humán erőforrás kapacitásgazdálkodásának, a munkatársak munkaköri és szervezeti besorolásának, illeszkedésének felülvizsgálata, átszervezése TEVÉKENYSÉG MEGVALÓSÍTÁSÁNAK RÉSZLETES MÓDSZERTANA, TARTALMA [33]

35 Cél: korszerű munkaköri koncepció kialakítása, a hatékony kapacitásgazdálkodás érdekében, az átalakult feladatokkal összhangban. Az önkormányzat három kiválasztott szervezeti egységében: - munkakörök átvilágítása - bench-mark elemzés - munkakörelemzés - munkaköri követelmények és kapacitások felmérése - munkakörök átszervezése - munkaköri leírások elkészítése - sztenderdizált munkaköri dokumentáció összeállítása - irodavezetők képzése - szakmai kompetencia fejlesztése - személyes készségfejlesztés - személyi és szervezeti hatékonyság fejlesztés Általános érvényű vizsgálati szempontok: - jogszabályi változásból következő feladatváltozások hatásai a hivatal egyes szervezeti egységeinek feladataira, folyamataira és munkaköreire Kapacitás-kihasználtság viszgálat további elemei: - az adott feladatra jellemző kapacitás-modell meghatározása (tranzakció-alapú vagy tranzakciótól független norma alapú, driver alapú, diszkrecionális alapú - a modellhez tartozó kapacitás-mérési módszertan (top-down vagy bottom-up kérdőíven, interjún vagy naplózáson alapuló mérés) meghatározása - a nem mérhető folyamatok esetében interjú az időigényre vonatkozóan TEVÉKENYSÉG EREDMÉNYE Szervezeti kapacitáskihasználtság elemzés és stratégia, humánerőforrás-gazdálkodási koncepció. INDIKÁTOROK Szervezeti kapacitáskihasználtság elemzés és stratégia (1 db), humánerőforrás-gazdálkodási koncepció (1 db) FELADAT BEMUTATÁSA 13. sz. tevékenység A kidolgozott hatékonyságnövelő intézkedések megvalósításának folyamatos, a projekt teljes időtartamát átívelő nyomon követése, szakértői támogatás biztosítása. TEVÉKENYSÉG MEGVALÓSÍTÁSÁNAK RÉSZLETES MÓDSZERTANA, TARTALMA Cél: a projekt hatékonyságának támogatása, annak biztosítása, hogy az elvárt eredmények megfelelően teljesüljenek. Ennek keretében: - hatékonyságot mérő mutatószámok kialakítása, - szakértői támogatás a projekt tevékenységeinek végrehajtásában, - eredmények értékelése. Mindehhez a kialakított vezetői információs rendszer működtetése járulhat hozzá, mely a belső audit elektronikus rögzítését követően hozzájárul mindehhez. A monitoring rendszer finomhangolása a folyamatos szakértői támogatás révén valósul meg. Ennek érdekében nyomon követési ütemterv, nyomon követési módszertan és monitoring jelentés készül. TEVÉKENYSÉG EREDMÉNYE - nyomon követési ütemterv [34]

36 - nyomon követési módszertan - monitoring jelentés ÁROP-1.A INDIKÁTOROK Monitoring jelentés (1 db), eredménykövetési módszertan (1 db). Folyamatos adatgyűjtés. 6. A projekt célcsoportja A projekt általános célcsoportja a szolgáltatásszervezés logikája alapján a közszolgáltatásokat igénybe vevők, azaz a helyi lakosság. Elsődleges célcsoportunk a szervezetfejlesztés révén érintett intézmények, gazdasági társaságok és a polgármesteri hivatal dolgozói. A projekt mind a közös hivatal, mind pedig az önkormányzat tulajdonában lévő összes vállalkozást érinti, az összes szervezeti és egyéb egységgel egyetemben. A projekt tartalma nem indokolja a célcsoportok társadalmi (szociális, képzettségi, jövedelmi, stb.) helyzetének bemutatását. A célcsoportok közötti összefüggéseket az alábbi ábra segítségével mutathatjuk be egyszerűen: Az önkormányzati fenntartású szervezeteknél dolgozók Kalocsa város lakossága A helyi lakosság Az ábra alapján a lakosság mint közszolgáltatást igénybe vevők, az önkormányzati fenntartású szervezeteknél (hivatal, intézmények, gazdasági társaságok jelen fogalom elemei) dolgozók pedig mint a közszolgáltatásokat nyújtók jelennek meg. 7. Intézmények, társszervezetek együttműködése A tervezett együttműködések a projekt tevékenységeknek és a célcsoportoknak megfelelően teljes körűen biztosítva lesznek a megvalósítás során. Ennek megfelelően az együttműködésben részt vesznek: - közszolgáltatásokat igénybe vevő lakosság - civil szervezetek [35]