BÉKÉSCSABA MEGYEIJOGÚ VÁROS JEGYZŐJÉTŐL Békéscsaba, Szent István tér 7. NYILVANOS ÜLÉS napirendje

Átírás

1 BÉKÉSCSABA MEGYEIJOGÚ VÁROS JEGYZŐJÉTŐL Békéscsaba, Szent István tér 7. Ikt. sz.: I. ~;2)...:+ IJ-'"') 1 Előadó:Hudák Mell.: Hiv. sz.: Katalin Postacim: 5601 Pf 112. Telefon: (66) Telefax: (66) benedek.maria@bekescsaba.hu NYILVANOS ÜLÉS napirendje A döntéshozatal egyszerű többséget igényel! Tárgy: A évi belső ellenőrzési terv módosítása, és a évi belső ellenőrzési terv jóváhagyása Előkészítő: Hndák Katalin belső ellenőr V éleményező: Ügyrendi és Ellenőrzési Bizottság Előterjesztés Békéscsaba Megyei Jogú Város Önkormányzat Közgyűlésének2007. november 22-én tartandó nyilvános ülésére Tisztelt Közgyűlés! Az államháztartásról szóló többször módosított évi XXXVIII. törvény, valamint a helyi önkormányzatokról szóló többször módosított évi LXV. törvény (továbbiakban Ötv.) rendelkezik a belső ellenőrzés megszervezéséről és rnüködtetéséről. Az Ötv. 92. (6) pontja értelmében: "A helyi önkormányzatra vonatkozó éves belső ellenőrzési tervet a képviselő-testület az előző év november IS-éig hagyja jóvá." A (X1.I6.) közgyűlési határozattal jóváhagyott, évi belső ellenőrzési terv módosítása vált szükségessé a felső vezetés által megfogalmazott eltérő célkitűzések, valamint a belső ellenőr személyének változása miatt. A döntés végrehajtásában közremüködő felelős hivatali egység: belső ellenőr Kérem a Tisztelt Közgyűlést a évi belső ellenőrzési terv módosítása és a évi belső ellenőrzési terv jóváhagyása tárgyú előterjesztésmegvitatására! HATÁROZATI JAVASLAT: Békéscsaba Megyei Jogú Város Önkormányzat Közgyűlésea évi belső ellenőrzési terv módosítását és a évi belső ellenőrzési tervet jóváhagyja. Felelős: Dr. Benedek Mária jegyző Határidő: december 31. és december 31. Békéscsaba, november 12. E~e~egyzés:. ~~~_ PenzügyJ~...~ A/O" / Dr. Benedek Mária jegyző

2 ÉVES BELSŐ ELLENŐRZÉSI TERV ÉV Ellenőrizendő Az ellenőrzésre Azonosított Az ellenőrzés típusa Az ellenőrzés ütemezése Erőforrás folyamatok vonatkozó kockázati tényezők szükségletek és szervezeti egységek stratégia (ellenőrzés célj a, tárgya, ellenőrzött időszak) A hivatali gépkocsi Cél: - szabályozottság Szabályszerűségi március 5 nap használat és elszámolás - Szabályzatok hiánya ellenőrzés szabályszerűségének teljesűlése - dokumentumok, Jelentés: március 7. vizsgálata - Dokumentumok bizonylatok hiánya Ellátó és Szolgáltató Osztály ellenőrzése (bizonylatok és nyilvántartások szúrópróbaszerű ellenőrzése) Tárgy: Hivatali gépkocsi használat Időszak: 2005., és év

3 Ellenőrizendő Az ellenőrzésre Azonosított Az ellenőrzés típusa Az ellenőrzés ütemezése Erőforrás folyamatok vonatkozó kockázati tényezők szükségletek és szervezeti egységek stratégia (ellenőrzés célja, tárgya, ellenőrzött időszak) Munkaköri leírások, Cél: - szakmai hatékonyság Rendszer és május 20 nap ügymenet leírás és a - a munkaköri leírások és gazdaságosság szabályszerűségi kötelezettségvállalás és az ügymenet leírás hiánya ellenőrzés Jelentés: május 31. hivatali rendszere összhangja - szabályozottság - kötelezettségvállalás hiánya Pénzügyi és Gazdasági hivatali rendszerének - nyilvántartások hiánya Osztály átvilágítása, szabályozottsága Tárgy: Munkaköri leírások, ügymenet, köt. váll. hivatali rendszere Létszámfeltételek, Cél: - törvényesség Rendszer, július-augusztus 40 nap ügyfélfogadás rendje, - munkaidő hatékony betartásának hiánya szabályszerűségiés elsőfokú határozatok, kihasználása - ügyintézési határidők teljesítmény ellenőrzés Jelentés: augusztus 31. bírságnaplók, szigorú - ügyintézési betartásának hiánya számadású nyomtatványok határidők betartása - hatékonyság hiánya és bélyegzők, az okmány - törvényesség nyilvántartás szoftvereihez betartása, való hozzáférés, - jogszabályok adatszolgáltatás, alkalmazása futárposta, ügyintézési Tárgy: Okmányiroda határidők betartása ügyintézési folyamata Okmányiroda 2

4 Létszámfeltételek, Cél: a jelentés alapján - törvényesség Szabályszerűségi november 15 nap ügyfélfogadás rendje, feltárt hibák kijavítása betartásának hiánya ellenőrzés elsőfokú határozatok, megtörtént-e - ügyintézési határidők Jelentés: december 15. birságnaplók, szigorú Tárgy: Okmányiroda betartásának hiánya számadású nyomtatványok ügyintézési folyamata - hatékonyság hiánya és bélyegzők, az okmány nyilvántartás szoftvereihez való hozzáférés, adatszolgáltatás, futárposta, ügyintézési határidők betartása Utóellenőrzés Okmányiroda Gazdálkodás Cél: szabályzatok - külső jogi és Szabályszerűségi november 15 nap szabályozottsága meglétén ek, szabályozási hatások ellenőrzés hatályosulásának - szabályzat Jelentés: december 31. Utóellenőrzés vizsgálata hatályosulásának Tárgy: Polgármesteri elmaradása Polgármesteri Hivatal Hivatal szabályzatai szervezeti egységei Időszak: év Kötelezettségvállalás Cél: - szabályozottság Rendszer és december 10 nap hivatali rendszere - szabályozottság hiánya szabályszerűségi - nyilvántartások - határidők be nem ellenőrzés Jelentés: december 31. vezetésének tartása visszahelyezése a - felelős személyek Pénzügyi és Gazdasági Pénzügyi és kijelölésének hiánya Osztály Gazdasági osztályra Tárgy: kötelezettségvállalás Utóellenőrzés hivatali rendszere./ / Békéscsaba, november 12..> ~.c!g-1 Készítette: Hudák Katalin belső ellenőr 3 Jóváhagyta: Dr. Be~Mária jegyző

5 ÉVES BELSŐ ELLENŐRZÉSI TERV ÉV Ellenőrizendő Az ellenőrzésre Azonositott Az ellenőrzés típusa Az ellenőrzés ütemezése Erőforrás folyamatok vonatkozó kockázati tényezők szükségletek és szervezeti egységek stratégia (ellenőrzés célja, tárgya, ellenőrzött időszak) Beruházás, felújítás, Cél: Jogszabályok, - jogszabályok, belső Szabályszerűségi április - május 25 nap karbantartás vizsgálata belső szabályzatok szabályzatok ellenőrzés betartása, betartásának hiánya Jelentés: május 31. Költséghatékonyság - határidők betartásának vizsgálata hiánya Tárgy: beruházások, - költséghatékonyság felújítások hiánya karbantartások Stratégiai-fejlesztési dokumentumai osztály Időszak: év Projektmenedzsment és Cél: Jogszabályok, - jogszabályok, belső Szabályszerűségi június 25 nap közbeszerzési csoport belső szabályzatok szabályzatok ellenőrzés tevékenységének betartása, betartásának hiánya Jelentés: július 15. vizsgálata költséghatékonyság - határidők betartásának vizsgálata hiánya Tárgy: pályázatok és - költséghatékonyság közbeszerzési hiánya eljárások Stratégiai-Fejlesztési dokumentumai osztály

6 Ügymenet leírás, Cél: - szabályozottság Rendszer és március 25 nap szabályzatok, Ügymenetleírás híánya szabályszerűségi nyilvántartások, megvalósulása - dokumentumok, ellenőrzés ügyintézés, és ügyintézési Előírt nyilvántart. és nyilvántartások hiánya Jelentés: április 15. határidők betartásának szabályzatok megléte - jogszabályok vizsgálata Ügyintézés betartásának hiánya színvonala, határidők betartása Tárgy: ügymenet leírás, nyilvántartások, szabályzatok Stratégiai-Fejlesztési osztály V áro süzeme1tetési Cél: - szabályozottság Szabályszerűségi január 15 nap szerződések Jogszabályok hiánya ellenőrzés érvényesülése, - dokumentumok, Nyilvántartások, szerződések hiánya Jelentés: január 31. szerződések megléte Tárgy: szerződések, nyilvántartások Városüzeme1tetési osztály Ügymenet leírás, Cél: - szabályozottság Rendszer és február 23 nap szabályzatok, Ügymenet leírás hiánya szabályszerűségi nyilvántartások, megvalósulása, - dokumentumok, ellenőrzés ügyintézés, és ügyintézési Előírt nyilvántartások nyilvántartások hiánya Jelentés:február 28. határidők betartásának és szabályzatok - jogszabályok vizsgálata megléte, betartásának hiánya Ügyintézés színvonala, határidők betartása Tárgy: ügymenetleirás, szabályzatok, nyilvántartások, Városüzeme1tetési osztály 2

7 Vagyongazdálkodás Cél: Vagyonkataszter - nyilvántartásból Rendszer és július - augusztus 20 nap és földhivatali adódó hibák szabályszerűségi nyilvántartás - szabályozottság ellenőrzés Jelentés: szeptember 30. egyezzen, hiánya vagyonhasznosítás, - nyilvántartások hiánya vagyonértékesítés menete Pénzügyi és Gazdasági Tárgy: Osztály és a Stratégiai- Vagyonkataszter Fejlesztési osztály Önkormányzati Cél: Feladatellátás - a feladatellátás nem Pénzügyi ellenőrzés október 20 nap feladatellátás ellenőrzése megvalósult-e, valósult meg A támogatások cél - a támogatások nem a szerinti felhasználása cél szerint lettek megvalósult-e felhasználva Jelentés: november 15. Tárgy: a feladatellátás dokumentumai, együttműködési megállapodások VAK Rt. Ügymenet leírás, Cél: - szabályozottság Rendszer és november - december 20 nap szabályzatok, ügymenetleírás hiánya szabályszerűségi nyilvántartások, megvalósulása - dokumentumok, ellenőrzés ügyintézés, és ügyintézési Előírt nyilvántart. és nyilvántartások hiánya Jelentés: december 20. határidők betartásának szabályzatok megléte - jogszabályok vizsgálata Ügyintézés színvonala betartásának hiánya és az ügyintézési határidők betartása Tárgy: ügymenetleírás, nyilvántartások, Városépítészeti csoport és szabályzatok Közigazgatási osztály Építéshatósági csoportja,.. -.,..Cl.M. belső ellenőr 3 gy jegyző /

8 Kimutatás A évi rendelkezésre álló muukanapok számáról évi naptári napok száma: 366 nap Ünnepnapok száma: Január 1. Március 15. Húsvét hétfő Május 1. Pünkösd hétfő Július 1. Augusztus 20. Október 23. November 1. December Hónap Naptári nap Munkaszüneti nap Munkaszüneti uap Munkanap (pihenő nap) (pihenő nap) Január Február 29 8 O 21 Március Április 30 8 O 22 Május Június 30 9 O 21 Július Augusztus Szeptember 30 8 O 22 Október November December

9 A belső Kimutatás ellenőr évi munkaidőmérlege Tervezve l főre a mellékietek alapján: Naptári napok száma Pihenőnap,ünnepnap Mnnkanapok száma Le Szabadság Tartalék idő (20 %) Ebből továbbképzés, képzés, vizsga 20 nap Ellenőrzésre összesen tervezhető mnnkanapok száma: nap

10 KIVONAT Az Ügyrendi és Ellenőrzési Bizottság november 13-án megtartott nyilvános üléséről készült jegyzőkönyvből Tárgy: Békéscsaba Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatal évi belső ellenőrzési tervének módosítása A bizottság 5 igen, egyhangú szavazattal a következő határozatothozta: 16/2007.(XI.l3.) ÜEB határozat Békéscsaba Megyei Jogú Város Önkormányzat Közgyűlésének Ügyrendi és Ellenőrzési Bizottsága javasolja a közgyűlésnek a évi belső ellenőrzési terv módosítását. K.m.f. Vrbovszki Viktor sk. a bizottság elnöke A kivonat hiteléül: \; C(A elm ~(

11 KIVONAT Az Ügyrendi és Ellenőrzési Bizottság november 13-án megtartott nyilvános üléséről készült jegyzőkönyvből Tárgy: Békéscsaba Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatal évi belső ellenőrzési terve. A bizottság 5 igen, egyhangú szavazattal a következő határozatothozta: 17/2007.(XI.13.) ÜEB határozat Békéscsaba Megyei Jogú Város Önkormányzat Közgyűlésének Ügyrendi és Ellenőrzési Bizottsága javasolja a közgyűlésnek a évi belső ellenőrzési terv jóváhagyását. K.m.f. Vrbovszki Viktor sk. a bizottság elnöke A kivonat hiteléül: V!JJJ..rW ',,-I