MEGÁLLAPODÁS. amely létrejött a szerződő felek, egyrészről a

Átírás

1 6724 Szeged, Huszár u. 1. (6701 Szeged, Pf.:485) Tel.: (62) Fax: (62) Web: Adószám: RAIFFEISEN BANK ZRt: iktatószám: NGSZ/4450-1/2015/I001 MEGÁLLAPODÁS amely létrejött a szerződő felek, egyrészről a Nevelési-Oktatási Intézmények Gazdasági Szolgálata (6724 Szeged, Huszár u. 1.,, adószám: , képviselő: dr. Ruzsity Krisztina műszaki igazgató) (a továbbiakban: NGSZ) másrészről a Szeged Megyei Jogú Város Közgyűlése vonatkozó határozatával az NGSZ-hez rendelt, Szeged Megyei Jogú Város Önkormányzata fenntartásában működő: Szent-Györgyi Albert Agóra (6722 Szeged, Kálvária sgt. 23., adószám: , képviselő:orbán Hedvig igazgató), Kövér Béla Bábszínház (6720 Szeged, Tisza Lajos krt. 50., adószám: , képviselő: Kövér László igazgató) között, az alulírott helyen és időben. (a továbbiakban együttesen: Intézmény) Szerződő felek az államháztartásról szóló évi CXCV. törvény és az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet rendelkezésének megfelelően az NGSZ és az Intézmény közötti munkamegosztást, illetve a felelősségvállalás rendjét és az együttműködésük szabályait ebben a megállapodásban rögzítik továbbiakban MEGÁLLAPO- DÁS. Szerződő felek költségvetési szervek, ezért feladataik, és az érdekkörükbe tartozó tevékenység ellátása a vonatkozó hatályos jogszabályok keretei között történhet, függetlenül attól, hogy az esetleges jogszabály-módosítás, vagy változás (ide értve a Szeged Megyei Jogú Város Közgyűlése továbbiakban Közgyűlés rendeleteit is) e megállapodásban átvezetésre került-e, vagy sem. A felek az együttműködésük során a mindenkor hatályos jogszabályi előírások és a belső szabályzataik szerint járnak el, amelyek nem teljes körűen, de nevesítetten: 1) Magyarország helyi önkormányzatairól szóló évi CLXXXIX. törvény, 2) az államháztartásról szóló (jelenleg a évi CXCV.) törvény (Áht.), 3) az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet (Ávr.), 4) a muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről szóló (jelenleg az évi CXL.) törvény, 5) Magyarország mindenkori központi költségvetéséről szóló törvény, 6) a számvitelről szóló (jelenleg a évi C.) törvény, a közbeszerzésekről szóló (jelenleg a évi CVIII.) törvény (Kbt.), 7) a Munka Törvénykönyvéről szóló évi I. törvény (Mt) 8) a közalkalmazottak jogállásáról szóló (jelenleg az évi XXXIII.) törvény (Kjt.), 9) a nemzeti vagyonról szóló évi CXCVI. törvény 1/32 oldal

2 10) az államháztartás számviteléről szóló jelenleg a 4/2013. (I. 11.) Kormányrendelet, 11) az építőipari kivitelezési tevékenységről szóló 191/2009. (IX. 15.) Kormányrendelet, 12) a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet, 13) a Szeged Megyei Jogú Város Közgyűlésének a költségvetésről szóló hatályos rendelete, 14) a Szeged Megyei Jogú Város Közgyűlésének a költségvetés végrehajtási szabályairól szóló hatályos rendelete (Vhr.), 15) a Szeged Megyei Jogú Város Önkormányzata vagyona feletti rendelkezési jog gyakorlásának szabályairól szóló (jelenleg a 25/2003. (VI. 27.) Kgy. rendelete, 16) a Nevelési-Oktatási Intézmények Gazdasági Szolgálata és a hozzárendelt Intézmények mindenkor hatályos szabályzatai és azok mellékletei. a) Számlarendje, b) Számviteli Politikája, c) Pénzkezelési Szabályzata, d) Eszközök és Források Értékelési Szabályzata, e) Leltárkészítési és Leltározási Szabályzata, f) Felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének Szabályzata, g) Önköltség-számítási és árképzési Szabályzata, h) Gépkocsi üzemeltetési szabályzat, i) Kiküldetési szabályzat, j) Beszerzési Szabályzata, k) Belső Ellenőrzési Kézikönyve, l) Iratkezelési és irattározási szabályzata, m) Számítástechnikai védelmi szabályzata, n) Munkavédelmi szabályzata, o) Tűzvédelmi szabályzata, p) Vagyonvédelmi szabályzata, q) Műszaki munkák bonyolításának szabályzata. A MEGÁLLAPODÁS-t, jogosultsággal bíró hivatalos iratokat, bizonylatokat, szerződéseket, megrendelőket, munkaügyi okmányokat, vagy ezt helyettesítő iratokat az elektronikus aláírás rendszerbe állításáig hagyományos módon, hiteles aláírással és bélyegzővel kell ellátni. Felek a tudomásukra jutó és saját működésüket, ezen megállapodást, vagy az együttműködésüket érintő dolgokról különös tekintettel a jogszabály-változásokra egymást haladéktalanul tájékoztatják. 1. A KÖLTSÉGVETÉS TERVEZÉSE Általános megállapítások: a) A költségvetés tervezése és végrehajtása, a beszámolók elkészítése az NGSZ, és minden Intézmény számára egyaránt elérhető Internet alapú TITÁN rendszer ETRIUSZ, KASZPER, KATI, KINGA, SAMU, PAPI- RUSZ 2009 elnevezésű számítógépes moduljainak kötelező és kizárólagos felhasználásával történik. b) Az ETRIUSZ modul foglalkozik a költségvetési koncepció, a költségvetés tervezés, költségvetés, beszámoló, az évközi adatszolgáltatások (költségvetési jelentés INFO, a mérleg), egyéb táblázatok (pályázatok, szer- 2/32 oldal

3 ződések, finanszírozás ütemezése) és az előirányzat módosítási kérelmek nyilvántartásával és feldolgozásával. c) A KASZPER modul végzi a kötelezettségvállalások, a kimenő és bejövő számlák, az utalványrendeletek, az utalványozások, érvényesítések és ellenjegyzések, a bruttó és nettó bérek a bank- és pénztárfeldolgozást, a könyvelési tételek kontírozását, főkönyvi kivonat és áfa analitika készítését. d) A KATI modul tartja nyilván a nagy és kis értékű tárgyi eszközöket, a csak mennyiségben nyilvántartott eszközöket, anyagokat, illetve azok mennyiségben és értékben történő mozgásait költséghelyenként, értékcsökkenést számol és leltárfelvételi ívet nyomtat. e) A KINGA modul végzi az ingatlanelemek (telek, épület, egyéb építmény) nyilvántartását mennyiségben, értékben és naturális mutatókkal. f) A SAMU modul biztosítja a személyzeti nyilvántartást, a rendszeres személyi juttatások, az engedélyezett létszámok és a megbízási szerződések nyilvántartását, illetve a költségvetés tervezéséhez biztosítja a fedezetszámítást, valamint általa lehet a közalkalmazotti jogviszony létesítésével és megszűnésével kapcsolatos mindennemű szerződést, változást elkészíteni. g) A PAPIRUSZ 2009 modul egy számítógépes iktató, postázó rendszer, amely egységes szerkezetben képes megoldani az Intézmény és az NGSZ közötti jelentős mennyiségű iratforgalom nyilvántartását, postázását, de emellett alkalmas az Intézmény bármilyen irányba történő levelezésének, postázásának és iktatási feladatainak nyilvántartására. h) Az NGSZ saját működésével kapcsolatos igazgatási, gazdasági, műszaki és beszerzési feladatai megegyeznek az Intézményi feladatokkal. A MEGÁLLAPODÁS-ban az NGSZ feladatai alatt az Intézmények és NGSZ által együttesen ellátandó feladatok közül az NGSZ által ellátandó feladatokat kell érteni Az Intézmény az ETRIUSZ modulban az e célra kifejlesztett elektronikus tervező táblázatok kitöltésével, illetve a rendelkezésére bocsátott formanyomtatványokon teljesíti a körlevélben megadott határidőre a kiemelt előirányzatokra lebontott tételes költségvetési tervét a költségvetési rendelet elkészítéséhez Az Intézmény a tárgyévi költségvetési rendelet alapján tételesen felosztja az önkormányzati támogatásból fedezett kiadásait, megtervezi saját bevételeit és az ebből fedezett kiadásait. Tételes költségvetést alakít ki a kötött felhasználású céltámogatásaira, a normatív kötött felhasználású támogatásaira és egyedi céltámogatásaira vonatkozóan. Az elemi költségvetés készítésekor nem térhet el a Közgyűlés által jóváhagyott kiemelt előirányzati keretétől, valamint a felügyeleti szerv által megadott tervezési irányelvektől Az Intézmény elkészíti költségvetése szöveges indoklását a felügyeleti szerv által megadott szempontok szerint, amely tételesen tartalmazza az adott költségvetési előirányzat összegének számítási módját és indoklását. Az elektronikus környezetben (Word, Excel,) készülő szöveges értékelésben ki kell mutatni a céltámogatások soronkénti részletes adatait és a kiadásokat forrásonként Az Intézmény a kötelező nyomtatvány-garnitúra és mellékletei elektronikus kitöltésével elkészíti a tárgyévi elemi költségvetését, az NGSZ által meghatározott formanyomtatványon elkészíti, és határidőre megküldi az NGSZ-nek Az Intézmény az elemi költségvetés elkészítését követően megküldi az előirányzatok telephelyek, források és részletező kódok szerinti lebontását az NGSZ-nek Az NGSZ a költségvetési rendelet elkészítéséhez szükséges intézményi adatszolgáltatásokat tartalmilag és számszakilag ellenőrzi, majd előírt határidőre továbbítja a Szeged Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatal Közgazdasági Irodájának a továbbiakban Közgazdasági Iroda. Hiba esetén egyeztetést kezdeményez az Intézménnyel Az NGSZ a vonatkozó Közgyűlési rendeletben meghatározott keretszámok alapján intézményi bontásban elkészíti a rendelkezési jogosultsága körébe tartozó előirányzatok elemi költségvetését Az NGSZ az ETRIUSZ modulban számszakilag és tartalmilag felülvizsgálja az Intézmény elemi költségvetését. Amennyiben a felülvizsgálat során eltérést észlel, egyeztet az Intézménnyel, illetve helyesbítést kezdeményez Az NGSZ a vonatkozó jogszabályokban előírt formában és tartalommal, az Önkormányzat által megadott módon és meghatározott szempontok, keretszámok figyelembe vételével, az Intézmények által benyújtott elemi költségvetések és szöveges indoklások, értékelések 3/32 oldal

4 alapján elkészíti az (NGSZ és az Intézmény) összesített elemi költségvetését és annak dokumentációját, majd mindezt az előírt határidőre megküldi a Közgazdasági Irodának Az NGSZ a Közgazdasági Iroda által felülvizsgált intézményi elemi költségvetés papíralapú dokumentációját továbbítja az Intézmény részére Az NGSZ az Intézmény által formanyomtatványon beküldött elemi költségvetés előirányzat lebontását egyezteti a Közgyűlési rendeletben jóváhagyott költségvetéshez, eltérés esetén egyeztet az Intézménnyel. Egyeztetés után a KASZPER modulban rögzíti és lekönyveli az eredeti előirányzatokat. 2. A KÖLTSÉGVETÉSI ELŐIRÁNYZATOK FELHASZNÁLÁSA Általános megállapítások: a) Az Intézmény saját jogkörébe tartozó előirányzatai felett rendelkezik (kötelezettséget vállal, kifizetéseket és bevételeket utalványoz). b) Az Intézmény az elemi költségvetésében részletesen meghatározott saját rendelkezésű előirányzatainak felhasználásáról a vonatkozó jogszabályok betartása mellett szabadon dönt azzal a megszorítással, hogy amennyiben a kötelezettségvállalás a Közbeszerzési törvény, vagy a mindenkor hatályos Szeged Megyei Jogú Város Közgyűlésének a költségvetés végrehajtási szabályairól szóló hatályos rendelete (Vhr.), vagy a Beszerzési Szabályzat hatálya alá esik, akkor az eljárás lefolytatására az NGSZ az illetékes. A Közbeszerzési tör - vény, a Beszerzési szabályzat, vagy a Vhr. hatálya alá nem tartozó esetben az Intézmény térítésmentesen megbízhatja az NGSZ műszaki és/vagy beszerzési osztályát a kis- vagy alacsonyösszegű beruházási, beszerzési és/vagy szolgáltatási feladatok, műszaki ellenőrzések, szakmai teljesítés-igazolások lebonyolításával. c) Az Intézmény az előirányzatainak felhasználásáért teljes körűen felel. A felhasználásra vonatkozó információt az NGSZ által az Intézményi könyvelési adataiból elkészített havi elektronikus költségvetési jelentés (INFO) és az ezt kiegészítő Intézményi gazdálkodást elemző táblázat együtt biztosítja. d) A kötelezettségvállalás KASZPER modulba történő Intézményi berögzítése (nyilvántartásba vétele), illetve a már ellenjegyzett kötelezettségvállaláshoz elektronikusan csatolt utalványrendelet és számla együttese ellenjegyzési kérelmet jelent az NGSZ számára, így azt külön megismételni szükségtelen. e) Kimenő számla elsődlegesen csak a KASZPER modulban készíthető. Abban az esetben, ha kézi számla kerül kiállításra a számlát külső számlaként a KASZPER modulban utólag rögzíteni kell. f) Minden kötelezettségvállalás (kiadást, vagy bevételt eredményező gazdasági esemény) ellenjegyzésre kerül. Erre az NGSZ igazgatója, vagy az általa felhatalmazott személy(ek) jogosult(ak). Az Intézményi kötelezettségvállalásokat pénzügyileg ellenjegyezni csak előirányzat-felhasználási terv és szabad előirányzat alapján lehet. g) Az ETRIUSZ és KASZPER modulban az Intézmény részére is elérhetőek az Önkormányzat részére nyújtott adatszolgáltatások (beszámoló garnitúra, INFO stb.), a főkönyvi kivonat (összevont, halmozott adatok listája), valamint a könyvelésre vonatkozó tételes főkönyvi lista, amely a költségvetési jelentés (INFO) egyeztetésének alapja. h) Az Intézmény az év során elért bevételi többleteit a tárgyévi Vhr-ben foglaltaknak megfelelően kizárólagos rendelkezési jogkörében használhatja fel kötelezettségvállalásra, utalványozásra, pénzügyi ellenjegyzésre és a (köz)beszerzésre vonatkozó szabályok betartása mellett. i) A támogatás, tárgyi eszköz ajándékozás, stb., egyszóval előny elfogadása olyan kötelezettségvállalásnak minősül, amelyhez NGSZ általi ellenjegyzés is szükséges Az Intézmény a kötelezettségvállaló hiteles aláírásával (engedélyezésével) egyidejűleg, azonnal berögzíti és előkontírozza a gazdasági eseményt a KASZPER modulba (kötelezettségvállalás nyilvántartásba vétele) A KASZPER modul által adott szigorú sorszámot mint kötelezettségvállalás azonosító számot felírja a kötelezettségvállalás okmányára és az okmányt legalább két eredeti példányban a kötelezettségvállalás aláírását (keltezését) követő 3 munkanapon belül ellenjegyzésre megküldi az NGSZ-nek Nem szükséges előzetes írásbeli kötelezettségvállalás de nyilvántartásba kell venni ebben az esetben is a bruttó forintot el nem érő tandíjak, nevezési díjak, belépő jegyek, fénymásolási díjak, kis értékű vásárlások, szolgáltatások, egyéb kifizetésekhez. Azonban minden esetben szükséges előzetes írásbeli kötelezettségvállalás, a bruttó forintot el nem érő kifizetések és bevételek beszedése során is, amennyiben a kötelezettségvállalás megbízási díjra, fellépő díjra, egyéb vállalkozói díjak, egyéb kiadások kifizetésére irányul, illetve a bérbeadások esetében minden esetben szükséges előzetes írásbeli követelés előírás. E szabály alkalmazhatósága érdekében tilos a gazdasági eseményt részekre bontani. 4/32 oldal

5 2.1.3 Az Intézmény a beérkezés napján dátumbélyegzővel érkezteti és iktatja a PAPIRUSZ 2009 modulba a beérkező számlát. A beérkező számla teljesülésének szakmai teljesítésigazolását követően a számlát a KASZPER modulban rögzíti, amelynek során a számlát a megalapozó kötelezettségvállaláshoz elektronikusan kapcsolja, megállapítja a fizetés határnapját a Vhr. aktuális szabályainak megfelelően, majd előkontírozza a végleges kötelezettségvállalást, és bizonylatot nyomtat. A számlához elkészített utalványrendeletet előkontírozza, kinyomtatja, majd az utalványozóval aláíratja. Az utalványrendelettel és a végleges kötelezettségvállalás nyilvántartásba vételének a bizonylatával felszerelt számlát legkésőbb a fizetési határidő lejártát megelőző 5 munkanappal érvényesítésre és ellenjegyzésre, majd pénzügyi teljesítésre megküldi az NGSZ-nek Az Intézmény a nem teljesített szolgáltatásról, vagy a hiányosan leszállított áru beszerzéséről szóló számlát nem fogadhatja be, a postán érkezett számlát a kézhezvételt követően postafordultával vissza kell küldenie a feladónak. Az Intézmény csak azon szolgáltatások, valamint árubeszerzések számláit fogadhatja be, amelyek maradéktalanul és hiánytalanul teljesültek Az Intézmény az általa nyújtott szolgáltatás szakmai teljesítésigazolását követően a szerződésben, egyéb dokumentumban foglalt feltételek szerint a KASZPER modulban kiállítja és előkontírozza a kimenő számlát a hozzátartozó utalványrendelettel együtt, elektronikusan kapcsolja a kötelezettségvállaláshoz, aláíratja az utalványozóval, majd ellenjegyzésre és könyvelésre megküldi az NGSZ-nek a számla kiállítását követő 3 napon belül. A PAPI- RUSZ 2009 modulban iktatott számla első példányát az Intézmény haladéktalanul megküldi a vevőjének Az Intézmény a költségvetési jelentés (INFO) és az Intézményi gazdálkodást elemző kimutatás alapján havonta elemzi, szükség esetén a költségvetési forrásaihoz igazítja saját gazdálkodási tevékenységét Az Intézmény köteles a részére elektronikusan elérhetővé tett költségvetési jelentést tételesen ellenőrizni, az előirányzatok felhasználásának mértékét figyelemmel kísérni, az intézményi analitikák könyveléshez kapcsolódó adatait folyamatosan vezetni és ellenőrizni Amennyiben az Intézmény a részére szolgáltatott, illetve elérhetővé tett adatokban az alapbizonylatokhoz képest eltérést észlel, a megjelenést követő 10 munkanapon belül írásos feladást készít az eltérés rendezésére vonatkozóan, melyet az NGSZ amennyiben jogosnak ítéli meg a következő havi könyvelésében rendez. Ha a rendezéssel az NGSZ nem ért egyet, erről írásban értesíti az Intézményt, és javaslatot tesz a megoldásra. Amennyiben ezzel az Intézmény nem ért egyet, úgy haladéktalanul egyeztetést kezdeményez az NGSZ illetékes munkatársával, és közösen feltárják az eltérés okát, a javítást a törvényi előírásoknak megfelelően végrehajtják Az Intézménynek a saját bevételeit a feladatokkal összefüggő önköltség-számítással alátámasztott fenntartási és üzemeltetési kiadásokra (beleértve az energia kiadásokat is) kell fordítania Az NGSZ a hozzá elektronikusan és papíralapú bizonylat formájában is beérkező kötelezettségvállalásokat (kinevezés, átsorolás, megbízás, megrendelés, szerződés, megállapodás, határozat, stb.) alaki és formai szempontból ellenőrzi, meggyőződik a KASZPER modulban szereplő nyilvántartással történő egyezőségéről. Amennyiben teljesülnek a kötelezettségvállalás ellenjegyezhetőségének feltételei akkor az NGSZ 5 munkanapon belül ellenjegyzi és az okmányokat az Intézménynek visszaküldi. Amennyiben a kötelezettségvállalás nem ellenjegyezhető, akkor az NGSZ 5 munkanapon belül az ok megjelölésével az okmányokat visszaküldi az Intézménynek Az NGSZ a hozzá elektronikusan és papíralapú bizonylat (számla és utalványrendelet) formájában beérkező a kötelezettségvállaláshoz elektronikusan csatolt utalványozott kifizetéseket, illetve követeléseket alaki, formai szempontból és a szakmai teljesítésigazolásnak a megtörténtét ellenőrzi és az elektronikus kötelezettségvállalással egyezteti. Amennyiben minden jogszabályi feltétel teljesül, akkor érvényesíti, ellenjegyzi és teljesíti az utal- 5/32 oldal

6 ványrendeletben foglaltakat. Ha bármilyen feltétel nem teljesül, akkor az ok megjelölésével 5 munkanapon belül az okmányokat visszaküldi az Intézménynek Az NGSZ a bevételi előirányzatok teljesüléséről és a kiadási előirányzatok felhasználásáról a Vhr-ban foglalt részletezettségű és adattartalmú költségvetési jelentést (INFO) készít a rendeletben meghatározott időpontokban az ETRIUSZ modulban. A költségvetési jelentés az Intézmény számára elektronikus úton érhető el Az NGSZ a bevételi és kiadási előirányzatok és teljesítések alakulásáról havonta elkészíti az Intézményi gazdálkodást elemző kimutatást, amely elektronikus úton kerül kiküldésre az Intézményeknek Az NGSZ a költségvetési jelentés Intézmény által végzett ellenőrzése után a hozzá beérkezett és általa jóváhagyott teljesítés átkönyvelésre vonatkozó kérelmeket a KASZPER modulban a következő költségvetési jelentés elkészültéig lekönyveli Az NGSZ a saját és az intézmények összesített költségvetési jelentését Vhr-ben foglalt határidőkre elkészíti és megküldi a Közgazdasági Irodának. 3. KÖLTSÉGVETÉSI ELŐIRÁNYZAT-MÓDOSÍTÁS, PÓTELŐIRÁNYZAT Általános megállapítás: a) Az NGSZ előirányzat-módosítási kérelmet havonta- legkésőbb a költségvetési jelentés Vhr. szerinti elkészítési határideje előtt 5 nappal- fogad el, kivéve ha a költségvetési jelentés elkészítése közben előirányzat módosí - tás válik szükségessé a hibátlan KGR-es INFÓ feladásához, ebben az esetben az intézménnyel egyeztetett előirányzat módosítás végrehajtása szükséges. b) Pótelőirányzatra vonatkozó igény csak akkor nyújtható be (akkor fogadható be), ha a kiemelt előirányzatokon mutatkozó megtakarításból, illetve saját forrásból a hiányzó fedezet sem részben, sem teljes mértékben átcsoportosítással nem biztosítható Az Intézmény az NGSZ-szel egyeztetett költségvetési jelentés (INFO) és az Intézményi gazdálkodást elemző kimutatás alapján elemzi, szükség esetén a forrásaihoz igazítja gazdálkodási tevékenységét. Indokolt esetben saját, vagy felügyeleti hatáskörű előirányzatmódosítást kezdeményez az Ávr-ben és a Vhr-ben az előirányzatokkal való gazdálkodásokra vonatkozó szabályok szerint az NGSZ-nél az ETRIUSZ modulban, illetve teljesítés-átkönyvelést a Word és Excel programok által készített kérelmek alapján Amennyiben előirányzat-módosításnál az Intézmény eltérést észlel a kérelméhez képest, 5 munkanapon belül személyes egyeztetést kezdeményez az NGSZ erre illetékes ügyintézőjénél a hiba kijavítása érdekében Amennyiben az Intézmény gazdálkodása során pótelőirányzat válik szükségessé, az ez irányú kérelmet Vhr. előírásainak megfelelően kell elkészíteni és megküldeni a Közgazdasági Irodának Az NGSZ az intézményi saját hatáskörbe tartozó előirányzat-módosításokat a kérelem beérkezésétől számított 5 munkanapon belül felülvizsgálja. Ha az egyeztetés során hibát talál, erről rövid úton (telefonon, telefaxon, ben) tájékoztatja az Intézményt és a hibás előirányzat módosítási kérelmet az ok megjelölésével, javításra visszaküldi Az NGSZ az Intézmény által beterjesztett pontban jelzett, alakilag és tartalmilag hibátlan módosítási kérelmeket a beérkezéstől számított 5 munkanapon belül ellenőrzi és a soron következő költségvetési jelentésig az Intézmény költségvetésében átvezeti és a Vhr-ben meghatározott határidőre megküldi a Közgazdasági Irodának Az Intézmény által kezdeményezett és Közgyűlés hatáskörébe tartozó előirányzat-módosítási kérelmet az NGSZ felülvizsgálja, az esetlegesen szükséges intézményi egyeztetés után véleményével ellátva a Közgazdasági Irodának megküldi. 6/32 oldal

7 3.2.4 A költségvetésről szóló Közgyűlési rendelet által jóváhagyott előirányzat-módosításokat és pótelőirányzatokat az NGSZ a KASZPER modulban lekönyveli, és a Közgazdasági Irodától kapott könyvelési értesítőt az Intézménynek 5 munkanapon belül továbbítja Az NGSZ az Intézmény által a Közgazdasági Irodára benyújtott pótelőirányzati igényét a Közgazdasági Iroda megkeresése alapján felülvizsgálja és véleményezi a pótelőirányzat szükségességét. 4. PÉNZ- ÉS BANKSZÁMLAKEZELÉS Általános megállapítások: a) Az Intézmény alpénztára (ellátmánypénztára) bevételeiből készpénzes kiadást teljesíthetnek, de a hónap utolsó munkanapján kimutatott pénztáregyenlegüket kötelesek az intézményi fizetési számlára befizetni. Továbbá a fel nem használt bevételeket az Intézménynek be kell fizetnie a fizetési számlájára, amennyiben annak összege meghaladja a Pénzkezelési Szabályzatban meghatározott értéket. Az intézményi befizetés abban az esetben sem teljesíthető készpénzkímélő módon, ha azzal egyidejűleg az Intézmény készpénzes ellátmányt vesz fel. b) Készpénzes kiadások teljesítésénél irányadó a Vhr-ben rögzített értékhatár, mely szerint meghatározott öszszeg fölötti számla készpénzben nem rendezhető. Egy gazdasági esemény több részletben való számlázása esetén a korlát a teljes összegre értendő. c) Az ellátmány intézményi összege a Pénzkezelési Szabályzat intézményi sajátosságait tartalmazó melléklete szerint kerül megállapításra. Az ellátmány összegét minden költségvetési év kezdetekor az előző évi ellátmány összege alapján állapítja meg az Intézmény, mely összeget az NGSZ a felülvizsgálatot követően jóváhagy. Az ellátmány keretösszegét indokolt esetben az Intézmény írásbeli kérelme alapján az NGSZ módosíthatja Az Intézmény a hatályos Pénzkezelési Szabályzat szerint havi elszámolási kötelezettséggel készpénzes ellátmányt igényelhet jogszabály szerinti kisösszeg alatti kifizetésekre. A kisösszeg feletti kifizetésekhez az NGSZ előzetes ellenjegyzése szükséges Az Intézmény írásos kérelmére az NGSZ az ellátmány összegén felül írásban megindokolt esetben készpénzelőleget biztosít, amellyel a felvételtől számított 8 munkanapon belül, köteles elszámolni. Ez alól kivételt képez az útielőleg, amely esetén az elszámolás határideje az utazás befejezését követő első munkanaptól számított 3 munkanap, de maximum 30 nap. Indokolt esetben az intézmény írásbeli kérelme alapján az elszámolás határideje módosítható, de az előleg felvételétől számított 30 napot nem haladhatja meg. A készpénz előlegre vonatkozó írásos kérelmet legalább a felvétel napját megelőző 3 munkanappal korábban szükséges megküldeni az NGSZ részére Az Intézmény a felvett készpénzellátmánnyal, továbbá az eseti készpénz előleggel a hatályos Pénzkezelési Szabályzatban meghatározottak szerint számol el, az alábbiak figyelembe vételével: a) a bevételekről és kiadásokról bevételi, illetve kiadási pénztárbizonylatot állít ki kizárólag a KASZPER modulban, b) a bevételeket, illetve kiadásokat a KASZPER modulban az erre rendszeresített pénztárjelentésbe az előírt adattartalommal felvezeti, c) az alapbizonylatokon (számlák, kiküldetési rendelvények, stb.) és az utalványrendeleteken előkontírozza a főkönyvi számlaszámokat, a kiadás fedezetéül szolgáló forrást (saját bevétel, átvett pénzeszköz, önkormányzati támogatás) és a kapcsolódó részletező kódot, valamint a szakfeladat-számot vagy COFOG kódot és telephelykódot, szükség esetén tételenként Amennyiben a bevételi pénztár napi záró egyenlege meghaladja a hatályos Pénzkezelési Szabályzatban meghatározott értéket, az Intézmény köteles a készpénzt a fizetési számlájára befizetni A bevételeket a hatályos ÁFA törvénynek megfelelően kiállított szigorú számadású nyomtatvány (nyugta, számla) kiállításával, illetve a KASZPER modulba történő rögzítéssel, feldolgozással kell érvényesíteni. 7/32 oldal

8 4.2.1 Az NGSZ a saját, és a hozzárendelt intézmények pénzeszközeit a Szeged Megyei Jogú Város Önkormányzata számlavezető bankjánál nyitott bankszámlán kezeli más hitelintézetnél bankszámlát nem nyithat. A pályázati programokhoz kapcsolódó pénzeszközök (forint, deviza) kezelésére amennyiben a támogatási szerződés, vagy pályázati kiírás ezt kötelezően előírja az NGSZ az Intézmény fizetési számlája alá rendezett elkülönített banki alszámlát nyit az Intézmény írásbeli kérelme alapján. Az NGSZ saját, és a hozzárendelt intézmények pénzforgalmának kezelése a Pénzkezelési Szabályzatban meghatározott intézményenkénti fizetési számlákon történik. Az intézményi fizetési számlák és alszámlái fölött az Intézmény és a számlavezető bank között létrejött Fizetésiszámla-szerződés, valamint mellékleteiben meghatározottak szerint az NGSZ jogosult rendelkezni Az NGSZ biztosítja az Intézmény részére a költségvetési év elején az NGSZ részére megküldött, és az NGSZ által jóváhagyott írásbeli igénylése alapján a havi készpénz-ellátmányt, mely összegről az NGSZ főpénztárában az Intézmény készpénz kifizetési bizonylatot kap. Ezzel az Intézmény a számlavezető banknál készpénzben felveheti az ellátmány összegét. Az NGSZ főpénztára a hatályos Pénzkezelési Szabályzat előírásainak megfelelően elvégzi az ellátmány elszámoltatását, melynek időpontjáról előzetesen tájékoztatást ad Az Intézmény azon feladatainak megvalósítására, melyekre vonatkozóan az Intézményt a kötelezettségvállalás és az utalványozás joga megilleti, az NGSZ havi finanszírozási keretet biztosít. Az Intézmény által utalványozott számlákat az NGSZ ellenjegyzés után kifizeti, átutalja, illetve az Intézmény fizetési számlájára érkező jóváírásokról az Intézményt írásban értesíti Az NGSZ finanszírozási kerettől függetlenül elkülönítetten kezeli az intézményi fizetési számlák forgalmát. Az elkülönített alszámlák banki kivonatának eredeti példányát az Intézmény részére 5 munkanapon belül megküldi. 5. SZÁMVITELI FELADATOK Az Intézmény a dátumbélyegzővel érkeztetett és a PAPIRUSZ 2009 modulba iktatott beérkező számláit, illetve az általa kiállított számlákat a telephely-kód megadása mellett előkontírozza. A hatályos rendelkezéseknek megfelelően felszereli, a KASZPER modulban konkrét kötelezettségvállaláshoz rendeli, szakmai teljesítésigazolással látja el, megállapítja a tárgyévi Vhr. szerinti fizetési határidőt, utalványrendeletet készít, melyet az utalványozásra jogosult hiteles aláírása után érvényesítésre, ellenjegyzésre, majd pénzügyi teljesítésre és könyvelésre a fizetési határidő lejárta előtt 5 munkanappal megküld az NGSZ-nek Az Intézmény a következő analitikus nyilvántartásokat köteles vezetni a hatályos rendelkezéseknek megfelelően: a) A SAMU modulban az Intézménynél foglalkoztatott közalkalmazottak és a létszámhoz kapcsolódó illetménykeret tételes kimutatása, b) A Magyar Államkincstár (továbbiakban MÁK) által biztosított formanyomtatványon a túlóra nyilvántartása, a műszakpótlék nyilvántartása, az ügyelet nyilvántartása, a rendkívüli munkavégzés nyilvántartása, a helyettesítések nyilvántartása, valamint a szabadság, és a (táppénz) betegszabadság nyilvántartása, c) Word és Excel programok segítségével, illetve kézi karton felhasználásával vezeti: a meghatározott célra átvett pénzeszközök elszámolása és nyilvántartása, pályázati támogatások elszámolása és nyilvántartása, a fizetési előlegek nyilvántartása, az ellátmány-elszámolások nyilvántartása, az előleg elszámolások nyilvántartása, szabadság-nyilvántartás, 8/32 oldal

9 a kötött felhasználású és egyedi kiemelt céltámogatások felhasználásának nyilvántartása, amelyekről az év végi költségvetési beszámoló részeként a felügyeleti szerv által megadott szempontok szerint a céltámogatások elszámolásának keretében elszámol, helyiségbérletek analitikus nyilvántartása, szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása, elszámolása, (köz)beszerzési eljárások és azok dokumentációjának nyilvántartása, sajátos elszámolások azonosítás alatt álló tételek analitikája Az Intézmény végzi a KATI modulban a kis és nagy értékű tárgyi eszközök, idegen tulajdonú eszközök mennyiségbeli és értékbeli nyilvántartásához az eszközök rögzítését, az NGSZ előzetes iránymutatása (útmutató) alapján illetve az alleltár(ak) szerinti kis és nagy értékű tárgyi eszközök költséghelyenkénti listázását Az Intézmény negyedévente egyeztetést kezdeményez az NGSZ-szel a sajátos elszámolások azonosítás alatt álló tételek analitikájának egyeztetésére Az Intézmény köteles vezetni a pályázat céljára elkülönített alszámláinak pénzforgalmi analitikáját, melyet szükséges esetben egyeztet az NGSZ-szel, amelyet tárgyév december 31-i fordulónappal következő év január 20-ig írásban hitelesítve megküld az NGSZ részére Az Intézmény tárgyévet követő január 31-ig írásban nyilatkozik, hogy az általa vezetett analitikus nyilvántartások tárgyév december 31-i záró állománya megegyezik az NGSZ által végzett főkönyvi könyvelés adataival. Amennyiben eltérés van, akkor az NGSZ útmutatása alapján közösen megkeresik a hiba okát és megszüntetik azt Az NGSZ ellátja az Intézmény és saját szervezete könyvvezetési feladatait, vezeti az pontokban felsorolt analitikus nyilvántartások kivételével a Számlarendnek megfelelő valamennyi analitikus nyilvántartást, ezek különösen az: immateriális javak, nagy értékű tárgyi eszközök: földterület, telkek, épületek, építmények, gépek, berendezések, felszerelések, járművek, a kis értékű és éven belül elhasználódó tárgyi eszközök, idegen tulajdonú eszközök, követelések és kötelezettségek analitikus nyilvántartása Az NGSZ az Intézmény által előkontírozott kötelezettségvállalások, követelések, számlák és utalványrendeletek kontírozását felülvizsgálja, ellenőrzi, majd véglegesíti illetve számvitelileg igazolja. A NGSZ végzi a bér, a pénzforgalom nélküli tételek, az előirányzatok, valamint a könyvelési helyesbítések kontírozását Az NGSZ ellenőrzi, majd véglegesíti a KATI modulban a kis és nagy értékű tárgyi eszközök, éven belül elhasználódó eszközök, valamint az idegen tulajdonú eszközök mennyiségbeli és értékbeli nyilvántartását az intézmény előzetes rögzítése alapján Az NGSZ végzi a KATI modulban a költséghelyek, főkönyvi számok, mozgás típusok és az eszköz kategóriák karbantartását Az NGSZ a KASZPER modulban folyamatosan vezeti és nyilvántartja az Intézmény követelés- és tartozás-állományának alakulását, a kötelezettségvállalásokról és követelés-szerzésekről szóló dokumentációkkal összevetve ellenőrzi azok megalapozottságát Az NGSZ negyedévente írásban tájékoztatja az Intézmény vezetőjét és felhívja a figyelmét az eltérések írásbeli indokolására, valamint a követelések kiszámlázására Az NGSZ az Intézménnyel történő negyedéves egyeztetés eredményeképpen rendezi és átkönyveli az azonosítás alatt álló tételeket. Év végi zárást megelőzően az NGSZ kiküldi sajátos elszámolások azonosítás alatt álló tételek és az időbeli elhatárolások főkönyvi számlák tárgyévi záró egyenlegeinek részletezéséről készült táblázatot. 9/32 oldal

10 6. LÉTSZÁM- ÉS BÉRGAZDÁLKODÁS Általános megállapítások: a) Az Intézmény a létszám- és személyi juttatás előirányzattal önállóan gazdálkodik (teljes jogkörrel rendelkezik előirányzatai felett, felelős a felhasználásért, az adatok SAMU modulban történő felviteléért), figyeli az engedélyezett álláshelyek betöltöttségét, a havi illetménykeret alakulását (rendszeres kifizetések). b) Közalkalmazotti jogviszonnyal kapcsolatos okmányt, illetve természetes személy részére szóló megbízási szerződést kiállítani csak a SAMU modulban szabad. A gép által kinyomtatott okmányokba utólagosan kézzel belejavítani, beleírni tilos. Csak rendkívül indokolt esetben ellenjegyezhető azon munkaügyi dokumentum kivéve az Mt. hatálya alá tartozó (közfoglalkoztatási) jogviszony létesítésével, módosításával, illetve megszűnésével kapcsolatos okmány, megbízási szerződés, amelyet nem a SAMU modulban készítettek el, vagy kézi javítást, kiegészítést tartalmaz. Ilyen esetben a szabálytól való eltérés okáról igazoló jelentést kell mellékelni a szerződéshez, amelyen a javítást mindkét félnek aláírásával igazolni kell. c) A közalkalmazotti jogviszonnyal kapcsolatos okmány (kinevezés, vezetői megbízás, átsorolás, munkaviszony megszűntetése, stb.) és a megbízási szerződés is kötelezettségvállalás, ezért a vonatkozó szabályok értelmében az ellenjegyzési kötelezettség ezekre a dokumentumokra is vonatkozik. Az ellenjegyzés nélküli kötelezettségvállalás érvénytelen. d) Az Intézmény a MÁK részére az NGSZ-en keresztül adja meg a szükséges adatokat. Az Intézmény a munka - erő- és bérgazdálkodással kapcsolatos ügyekben közvetlenül az NGSZ-szel áll kapcsolatban, tőle kapja meg a szükséges tájékoztatást, segítséget Az Intézmény a vonatkozó jogszabályi előírások betartása mellett elvégzi a munkáltatói jogkör gyakorlásával együtt járó feladatokat, a SAMU modulban elkészíti és kiadja a közalkalmazotti jogviszony létesítésével, módosításával illetve megszüntetésével (megszűnésével) kapcsolatos okmányokat (kinevezés, besorolás, adatfelvételi lap, számlanyitás bejelentő, kinevezés módosítás, átsorolás, elszámoló lap, közalkalmazotti igazolás, közalkalmazotti jogviszony megszüntető irat) és a munkáltatói minőségében szerzett adatokat az NGSZ-nek átadja további adatkezelés céljából Az Intézmény a munkaviszonnyal kapcsolatos, a munkavállaló és a munkáltató részéről aláírt okmányok legalább három (munkavállalói, munkáltatói és MÁK) példányát 3 munkanapon belül MÁK kísérőjegyzékkel ellátva a tervezett hatálybalépés előtt legalább 3 munkanappal korábban ellenjegyzésre megküldi az NGSZ-nek. Az NGSZ az ellenjegyzés céljából megküldött munkaügyi okmányok (kinevezés, kinevezés módosítása, átsorolás, értesítés illetményváltozásról, közalkalmazotti jogviszony megszüntetése, vezetői megbízás stb.) adatait a SAMU modulban egyezteti, ellenőrzi A bérjellegű, nem rendszeres kifizetések (megbízási szerződés alapján végzett munka ellenértéke, célfeladat ellenértéke, túlóradíj, minőségi pótlék, kereset-kiegészítés, jubileumi jutalom, stb.) esetén: a) Az Intézmény a KASZPER modulban korábban már ellenjegyzett és mellékletekkel felszerelt megbízási szerződést, alapbizonylatot, stb. továbbítja az NGSZ részére. A bérkifizetésről szóló rendelkezésen feltünteti a kifizetés pontos jogcímét, és a terhelt előirányzatot (önkormányzati támogatási előirányzat, saját bevétel, vagy átvett pénzeszköz). b) Az Intézmény tárgyhót követő 5-ig MÁK nyomtatványon jelenti az NGSZ-nek a munkából való távolmaradást (betegszabadság, GYED, GYES, táppénzes ellátások). c) Az Intézmény tárgyhót követő 10-ig MÁK nyomtatványon jelenti az NGSZ-nek a túlórát, műszakpótlékot, ügyeletet, rendkívüli munkavégzést, helyettesítést és a szabadság feladást Az Intézmény nem rendszeres bérkifizetés esetén, minden egyes kifizetésről szóló rendelkezéskor írásban tájékoztatja az NGSZ-t a dolgozó kifizetését terhelő egyéb levonás ös z- szegéről, jogcíméről és kedvezményezettjéről. Ennek elmulasztásából eredő károk, kamatok és bírságok az Intézményt terhelik. 10/32 oldal

11 6.1.5 Szeged Megyei Jogú Város Önkormányzata, mint Megbízó és a Magyar Államkincstár Csongrád Megyei Igazgatósága (MÁK) jogelődjeként a BM Csongrád Megyei Területi Államháztartási és Közigazgatási Információs Szolgálat, mint Megbízott között létrejött, január 1-től hatályos Együttműködési Megállapodás 4. f) pontja szerint az Intézmény feladata az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló évi CXII. törvény rendelkezéseinek betartása mellett a MÁK által üzemeltetett eadat rendszeren keresztül elérhető bérfizetési jegyzékek letöltése és kinyomtatás után 1 példány átadása a munkavállaló részére Az Intézmény feladata a rendszeres és nem rendszeres bérkifizetésről készült bérjegyzékek, a kifizetési jegyzékek, valamint a könyvelési bizonylatok eadat rendszerről való letöltése és egyeztetése, ellenőrzése. A téves számfejtés, vagy kifizetés, elmaradt feladás elsősorban az Intézmény felelőssége, mivel a rendelkezésére álló bizonylatokat azonnal köteles egyeztetni. Eltérés esetén írásban 3 munkanapon belül a szükséges lépésekről tájékoztatja az NGSZ-t. A letöltött könyvelési bizonylatokat elektronikus úton megküldi az NGSZ-nek a bérfelhasználás lekönyveléséhez Az Intézmény a Vhr. alapján minden negyedévet követő hónap 5-ig köteles elkészíteni és megküldeni a SAMU modulban a létszám és illetmény záró adatairól készített kimutatást, amit az NGSZ felülvizsgálat után tárgyhónap 10-ig a Közgazdasági Irodára továbbít Az Intézmény minden negyedévet követő hónap 5-ig kitölti és az NGSZ-nek megküldi a KSH által kiadott Jelentés az üres álláshelyek számáról elnevezésű űrlapot, melyet az NGSZ az internet alapú KIR3 rendszerben dolgoz fel Az Intézmény a nem rendszeres munkáltatói kifizetésekről (pl.: étkezési hozzájárulás, napidíj, kiküldetés, stb.) telephely szerinti bontásban feladást teljesít minden hónap 25-ig az NGSZ-nek. A nemleges kifizetésekről is írásban kell nyilatkozni. Az utazási költségtérítés feladását a kifizetést megelőzően teljesíteni kell Az NGSZ az Intézménytől beérkező MÁK kísérőjegyzékkel ellátott közalkalmazotti jogviszonnyal kapcsolatos okmányokat a személyes adatok védelméről szóló törvény rendelkezéseinek betartása mellett alaki, formai és tartalmi ellenőrzés után amennyiben az ellenjegyezhetőség feltételei fennállnak 3 munkanapon belül ellenjegyzi, egy példányát továbbítja a MÁK-nak, a fennmaradó példányokat visszaküldi az Intézménynek. Amennyiben nem ellenjegyezhető az okmány, akkor az NGSZ 5 munkanapon belül az ok megjelölésével az iratok összes példányát visszaküldi az Intézménynek Az NGSZ az Intézmény által beküldött feladási bizonylatokat (a túlóra, helyettesítés, készenlét, ügyelet, műszakpótlék, szabadság feladás) ellenőrzi, a Központosított Illetményszámfejtő Rendszerbe (KIR3) berögzíti és a MÁK által megadott határidőben, tárgyhóban elektronikusan továbbítja a MÁK-nak A bérjellegű, úgynevezett nem rendszeres kifizetéseknél az NGSZ végzi a számfejtést a MÁK által biztosított KIR3 rendszerben az intézmény által elkészített és NGSZ részére megküldött rendelkezés bruttó bérről bizonylat alapján. A számfejtés eredményét utalványrendelet formájában rögzíti a KASZPER modulban. A kifizetés végrehajtásának NGSZ általi utalványozását és ellenjegyzését követően az NGSZ gondoskodik a nettó összeg jogosult, az esetleges egyéb levonások összegének pedig a kedvezményezett bankszámlájára történő átutalásáról Az NGSZ számfejtés után az Intézménynek ellenőrzésre és tájékoztatásul havonta megküldi a jogosultak és kedvezményezettek kifizetési jegyzékét és a könyvelési bizonylatokat Az NGSZ a rendszeres és nem rendszeres bérkifizetési jegyzékek és könyvelési bizonylatok intézményi ellenőrzése és észrevételezése alapján havonta intézkedik a személyi juttatásokkal kapcsolatos sajátos elszámolások és előlegek rendezéséről a könyvelésben Az NGSZ rögzíti és a MÁK-nak az általa megadott határidőre elektronikusan megküldi a nem rendszeres munkáltatói kifizetésekről szóló feladásokat a KIR3 rendszeren keresztül. 11/32 oldal

12 6.2.7 A munkabérek és egyéb személyi jellegű bérek készpénzes kifizetéseire vonatkozóan a hatályos Pénzkezelési szabályzat idevonatkozó szabályai az irányadók., 7. SELEJTEZÉS LELTÁROZÁS, VAGYONKATASZTER Az Intézmény az NGSZ által rendelkezésére bocsátott és az Intézmény által is hatályba léptetett Felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályzata és a Leltárkészítési és leltározási szabályzat alapján elvégzi a rá háruló feladatokat Az Intézmény a Leltárkészítési és leltározási szabályzatában meghatározott, előzetesen egyeztetett ütemterv által kijelölt időpontban elkészíti a szabályzatban előírt intézményi leltározási ütemtervet, megbízólevélben kijelöli a leltározási bizottság tagjait, leltárellenőrt kér az NGSZ-től Az Intézmény a leltározás megkezdésekor jegyzőkönyvet készít, az egyedi leltárutasításban meghatározottak szerint elvégzi a helyszíni leltározást (ideértve az idegen tulajdonú eszközök leltározását is), az NGSZ leltárkiértékelése alapján amennyiben szükséges elvégzi a leltáreltérések vizsgálatát, illetve felelősségre vonást alkalmaz. Erről a leltározás befejezésekor készített záró jegyzőkönyv, a leltárbizonylatok, és a felelősségre vonásról szóló határozat megküldésével tájékoztatja a NGSZ-t Az Intézmény a Felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályzatában meghatározottak szerint a feleslegessé vált eszközöket jegyzékbe foglalja, és egy példányát az NGSZ részére megküldi, a Selejtezési Bizottságba NGSZ képviselő delegálását kéri, beszerzi a szükséges szakértői véleményeket, javíthatatlansági nyilatkozatokat, határozatban kijelöli a Selejtezési Bizottság tagjait és vezetőjét. Előzetesen egyeztetett időpontban biztosítja a jegyzékben szereplő eszközök megtekintését az NGSZ ellenőre számára. A selejtezés lezárását követően a Selejtezési jegyzőkönyv egy példányát megküldi az NGSZnek, amely alapján az eszközökben bekövetkezett változásokat az NGSZ a nyilvántartásokon átvezeti Az Intézmény feladata az a) adatszolgáltatás az NGSZ-nek a vagyonkataszter mennyiségi, értékbeli és természetbeni adataiban történt változásokról, b) az általa az NGSZ számára szolgáltatott adatok, tények és jogok aktualizálása, az ezt alátámasztó iratok átadása a NGSZ-nek Az Intézmény feladata az ingatlanok kataszteri leltározása a hatályos Ingatlanvagyonkataszter szabályzat valamint az NGSZ Leltárkészítési és leltározási szabályzatban foglaltak szerint. A leltározás végrehajtása az NGSZ ellenőrzése mellett az Intézmény feladata Az NGSZ elvégzi a Leltárkészítési és leltározási, illetve a Felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályzatában rögzített ráeső feladatokat A NGSZ az Intézménnyel történő egyeztetés után megbízólevélben kijelöli a leltárellenőrt, kiadja a leltárfelvételi ívet, elvégzi a szabályzatban, illetve a megbízólevélben előírt ellenőrzést és a kiértékelést, az állományváltozásokat átvezeti a könyvviteli nyilvántartásban, gondoskodik a leltárbizonylatok, iratok megfelelő példányainak őrzéséről, kezeléséről Az NGSZ a selejtezéshez megbízólevélben kijelöli a selejtezés ellenőrét, és határozatban delegál egy bizottsági tagot, végrehajtja az eszközök állományból történő kivezetését, gondoskodik a selejtezési dokumentációk megfelelő példányainak őrzéséről, kezeléséről. 12/32 oldal

13 7.2.4 Az NGSZ a leltározás szúrópróbaszerű, illetve a feleslegessé vált, selejtezésre előkészített eszközök tételes ellenőrzése után az észrevételeiről jelentést küld az Intézménynek Az NGSZ feladata az intézményi ingatlanvagyon-kataszter a) aktualizálásához szükséges alapbizonylatok vagyonhasznosító költségére történő beszerzése, kezelése és őrzése, b) a KINGA modul vezetése, c) a kataszterben szereplő adatok, valamint a számviteli egyezőségéről történő gondoskodás, d) adatszolgáltatás az Intézmény által rendelkezésére bocsátott bizonylatok és a KINGA modul adatai alapján az önkormányzati ingatlan-kataszter vezetője részére. 8. BESZÁMOLÁS, ADATSZOLGÁLTATÁS Az Intézmény az éves költségvetési beszámoló egyes részeihez (a költségvetési jelentés, maradvány kimutatás és előirányzat maradvány, személyi juttatások alakulása), valamint az év közben felmerülő egyéb, az intézmény-hálózatot érintő, egységes felmérések, jelentések, műszaki adattár, döntési javaslatok elkészítéséhez az Önkormányzat és/vagy a NGSZ által meghatározott adattartalommal és formában adatszolgáltatást teljesít Az Intézmény a beszámolójához elkészíti a szöveges értékelést, amennyiben az Önkormányzat ezt előírja. Szöveges indokolással adatot szolgáltat a felügyeleti szerv által megadott szempontok szerint a költségvetési bevételek és kiadások maradványának alakulásáról, a rendelkezésére álló források felhasználásáról, a céltámogatás felhasználásáról, a feladatmutatók alakulásáról Az Intézmény részt vesz az NGSZ által szervezett, előre meghirdetett továbbképzéseken, oktatásokon, szakmai megbeszéléseken, tájékoztatókon, bemutatókon. Kérés esetén a kapcsolódó témában adatszolgáltatást teljesít Az Intézmény elkészíti a szakmai jellegű az államháztartással és egyéb hatóságokkal szembeni adatszolgáltatási feladatokat, amelyekről az NGSZ-nek tájékoztatást küld. A jogszabályban előírt adattartalommal, formában és határidőre elkészíti és továbbítja a negyedéves és éves beruházási statisztikai jelentést, az éves energiafelhasználási beszámolót Az NGSZ jogszabályokban, illetve az Önkormányzat által előírt határidőre és adattartalommal, a könyvelési adatok, az Intézmény adatszolgáltatása és szöveges értékelése alapján elkészíti az Intézmény éves beszámolóját és ezek dokumentációit Az NGSZ a költségvetés végrehajtási utasításában (Vhr.) foglalt határidőre elkészíti a költségvetési jelentést. Az évközi és éves költségvetési jelentést megküldi a Közgazdasági Iroda részére Az NGSZ a költségvetés végrehajtási utasításában (Vhr.) foglalt határidőre elkészíti a negyedéves mérlegjelentést és megküldi a Közgazdasági Iroda részére Az NGSZ a Közgazdasági Iroda által felülvizsgált, a zárszámadás alapját jelentő beszámoló-garnitúra egy példányát megküldi az Intézmény részére Az NGSZ az éves beszámoló részeként az Intézményi adatszolgáltatással kiegészítve a könyvelési adatokból elkészíti a céltámogatások elszámolását. Az Intézmény feladata az ETRIUSZ modulban elkészített céltámogatás felhasználás kimutatások összevetése az Intézmény által vezetett céltámogatás analitikával és esetleges eltérések esetén a határidők betartása mellett a módosítás kezdeményezése. A feltárás alapján gondoskodik a végrehajtható módosítási kérelmek figyelembe vételéről Az NGSZ elkészíti az Intézmény maradvány-kimutatását és előirányzatmaradvány-elszámolását, amelyhez az Intézmény előzetesen adatot szolgáltatott. 13/32 oldal

14 8.2.7 Az NGSZ ellátja az Intézmény adatszolgáltatása alapján az államháztartással szembeni adatszolgáltatási feladatokat. A jogszabályban előírt adattartalommal, formában és határidőre elkészíti és továbbítja az a) az áfa bevallást, b) a rehabilitációs hozzájárulás elszámolását, c) a cégautó adó bevallását, d) a telefon magáncélú használatának bevallását, e) a közbeszerzési éves statisztikai összegezést, f) és egyéb, az intézményi vagyon működtetésével kapcsolatos adatszolgáltatásokat, Az áfa a rehabilitációs hozzájárulás és a cégautó adó bevallás esetében a kapcsolódó pénzforgalmat az NGSZ rendezi, átutalja a fizetendő adót és hozzájárulást Az NGSZ a jogszabályban előírtaknak megfelelően, az ETRIUSZ rendszerben a Közgazdasági Iroda által meghatározottak szerinti adattartalommal az Intézmény tartozásállományáról havi rendszerességgel, a tárgyhónapot követő hónap 10. napjáig adatszolgáltatást teljesít a Közgazdasági Iroda részére Az NGSZ a Vhr-ben előírtaknak megfelelően az ETRIUSZ rendszerben a Közgazdasági Iroda által meghatározottak szerinti adattartalommal elkészíti az intézmények összesített finanszírozási ütemtervét (az Intézmény tárgyhót megelőző hó 15-ig elkészített tervei alapján) havi rendszerességgel, a tárgyhónapot megelőző hónap 20. napjáig adatszolgáltatást teljesít a Közgazdasági Iroda részére. 9. ENGEDÉLYEZÉSI ELJÁRÁS (Kötelezettségvállalás, szakmai teljesítés-igazolás, utalványozás, érvényesítés és ellenjegyzés) Általános megállapítások: a) Az Intézmény a saját rendelkezési jogkörébe tartozó előirányzatok terhére, illetve saját bevétel megszerzése érdekében kötelezettséget vállal, utalványoz. Költségvetési szerv nevében, a költségvetési szerv feladatainak ellátása (végrehajtása) során fizetési vagy más teljesítési kötelezettséget vállalni (a továbbiakban kötelezettségvállalás) a költségvetési szerv vezetője, vagy az általa írásban megbízott személy (a továbbiakban kötelezettségvállaló/utalványozó) jogosult. Ugyanez vonatkozik a kiadás teljesítésének, illetve a bevétel beszedésének vagy elszámolásának elrendelésére, azaz az utalványozásra is. b) Utalványozni csak a KASZPER modul külön írásbeli rendelkezésével (a továbbiakban utalványrendelet) lehet. c) A kiadás teljesítésének és a bevétel beszedésének elrendelése előtt okmányok alapján ellenőrizni, szakmailag igazolni kell azok jogosultságát, összegszerűségét, a szerződés, megrendelés, megállapodás teljesítését. A szakmai teljesítésigazolás módjáról és az azt végző személy(ek) kijelöléséről a költségvetési szerv vezetője belső szabályzatban köteles rendelkezni. A szakmai teljesítésigazolásnak az okmányon (számlán) feltüntetett gazdasági esemény megtörténtét kell igazolni és magára az okmányra (számlára) kell felvezetni. A szakmai teljesítésigazolás alapján az érvényesítőnek ellenőriznie kell az összegszerűséget, a fedezet meglétét, és azt, hogy az előírt alaki követelményeket betartották-e. Az érvényesítést végző és a szakmai teljesítést igazoló nem lehet azonos személy. d) Az ellenjegyzésre jogosultnak az okmányt ha nem felel meg az ellenjegyzés feltételeinek akkor kell ellenjegyeznie, ha erre a kötelezettségvállaló, vagy az utalványozó írásban utasítja. Ez esetben az ellenjegyző az okmányt az ellenjegyzés utasításra történt záradékkal köteles ellátni, s erről a Polgármestert 3 munkanapon belül értesíteni köteles. Az ellenjegyző utasítás ellenére is megtagadhatja az ellenjegyzést, ha ezzel bűn - cselekményt valósítana meg. e) Érvényesítést csak az NGSZ igazgatója által ezzel írásban megbízott, a jogszabály szerinti iskolai végzettséggel rendelkező NGSZ dolgozó végezhet. Az érvényesítő személy nem lehet azonos a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult személlyel. f) Ott ahol az aláírás alakisága cégszerű aláíráshoz kötött, a cégszerű aláírás a kötelezettségvállalásra és az ellenjegyzésre feljogosított személyek együttes, első- és másodhelyi aláírásával jön létre. g) A kötelezettségvállalás minden egyes példányán szerepelni kell a pénzügyi ellenjegyzésnek, azaz a kötelezettségvállalást legalább 2 példányban (vevő-szállító) kell ellenjegyzésre küldeni. h) A kötelezettségvállaló, a szakmai teljesítést igazoló, az utalványozó, az érvényesítő és az ellenjegyző aláírásának hitelesnek kell lennie. Akkor hiteles az aláírás, ha azt az arra jogosult személy saját kezűleg írja alá, és aláírása mellett szerepel az Intézmény hivatalos bélyegzőlenyomata. i) Kizárólag csak eredeti sajátkezű aláírások fogadhatók el hiteles aláírásként. A másolt (nyomtatott, faxolt, bélyegzett) aláírás nem hiteles. j) Másolat csak hitelesítés után ellenjegyezhető (másolt számla nem hitelesíthető). Másolatot hitelesíteni a Hiteles, az eredetivel mindenben megegyezik bélyegzőlenyomat melletti dátum és eredeti hiteles aláírással le- 14/32 oldal