Rendszergazdai útmutató A hálózat profi színvonalú felügyelete

Átírás

1 Rendszergazdai útmutató A hálózat profi színvonalú felügyelete Üdvözöljük Yammer hálózatában! Nagyon örülünk, hogy itt köszönthetjük. MEGOSZTÁS A Yammer megváltoztatja azt, ahogyan vállalata elvégzi a munkáját ha még eddig nem változtatta volna meg, Ön pedig mint rendszergazda fontos szerepet fog betölteni abban, hogy munkatársai magabiztosan elsajátítsák a Yammer használatát. A kezében tartott vagy a képernyőjén látható útmutató azokat a speciális rendszergazdai lehetőségeket ismerteti, amelyek csak az Önhöz hasonló Yammer Enterprise ügyfelek../../pricing/ számára érhetők el. Yammer rendszergazdaként sokoldalú eszközcsomaghoz férhet hozzá. Ennek elemei kifejezetten vállalata hálózatának konfigurálását és felügyeletét szolgálják. Egyebek között engedélyezheti és letilthatja a szolgáltatásokat, integrálhatja a Yammert más vállalati alkalmazásokkal, létrehozhatja és eltávolíthatja a felhasználókat, figyelheti a tevékenységeket. Ez az útmutató pedig csak a kezdet ha kérdései merülnek fel, csatlakozzon a Yammer Customer Network YCN hálózathoz, és tegye fel őket az Admin Best Practices type=in_group&feedid= csoportban. Megnézheti a Yammer támogatási oldalát is, ahol közösségi fórumokat talál, és speciális technikai támogatást vehet igénybe. Most hozzuk működésbe ezt a hálózatot! Belső és külső hálózatok A Yammer folyamatosan dolgozik azért, hogy a lehető legkényelmesebb és leghatékonyabb módszert biztosítsa a felhasználóknak arra, hogy együttműködjenek és kommunikáljanak azokkal, akiket el kell érniük. Ennek egyik módja, hogy kétféle hálózat belső és külső hálózatok használatának előnyeit biztosítjuk az Önökéhez hasonló vállalatoknak.

2 A belső hálózat, vagy más néven otthoni hálózat titkos és megbízható együttműködési terület, ahol a cég alkalmazottai a munkatársaikkal teremthetnek kapcsolatot. A belső hálózathoz csak ellenőrzött vállalati e mail címmel rendelkező felhasználók csatlakozhatnak, és csak ők érhetik el a tartalmát. A belső hálózat felhasználói nem láthatják más hálózatok felhasználóinak tartalmát, és nem kommunikálhatnak más felhasználókkal, kivéve, ha mindkét szervezethez társítva vannak. A belső hálózaton közzétett üzenetek a vállalat tulajdonát képezik, és engedély nélkül nem lehet őket külső felekkel megosztani. Ne feledje, hogy a rendszergazdák meghívhatnak vendégként külső felhasználókat a belső hálózatra, amint azt ennek az útmutatónak A felhasználók kezelése > Vendégek meghívása../activate/admin guide/managing your users/inviteguests#admin content című része ismerteti. A külső hálózat a belső hálózat külön kiegészítése, a szervezeten kívüli meghívott felhasználók is tagjai lehetnek. Titkos és együttműködési terület, ahol a vállalat kapcsolatot tarthat partnereivel például ügyfeleivel, beszállítóival vagy befektetőivel. A külső hálózatoknak ugyan lehetnek eltérő tartományba tartozó e mail címmel rendelkező felhasználók a tagjai, a hozzáférés azonban meghíváshoz van kötve. A külső hálózatok beállításának és használatának módjáról ennek az útmutatónak A hálózat beállítása > Külső hálózatok../activate/admin guide/setting up your network/external networks#admincontent című szakasza nyújt tájékoztatást. Nagyon egyszerűen lehet váltani a belső és a külső hálózatok között. A kezdőképernyő bal oldali navigációs sávján található Hálózatok legördülő menüben kiválaszthatják a felhasználók azt a hálózatot, amelyet el szeretnének érni. Több üzleti egységből áll a cég, amelyek eltérő e mail tartományt használnak? Alapértelmezés szerint csak azok az alkalmazottak érhetik el a Yammer hálózatot, akiknek az e mail címe a hálózat elnevezésekor használt tartományra végződik. Ha cége több, eltérő tartományokat használó üzleti egységből áll, akkor a Yammer segítséget nyújt ezeknek egy egységes hálózatban való összevonásához. Külön külön külső hálózatot is létrehozhat az üzleti egységek számára, vagy egy egységes külső hálózattal teheti lehetővé minden alkalmazott számára a hozzáférést. Ezeknek a lehetőségeknek a mérlegeléséhez, illetve a hálózatok egyesítéséről vagy létrehozásáról a Yammer hálózati architektúráját hu lskifabo.app.easyling.com/success/wp content/uploads/sites/13/yammer Network

3 Architecture.pdf ismertető anyagból, illetve a Yammer ügyfélszolgáltatától tájékozódhat. Böngésző és rendszerkövetelmények A Yammer rendszerkövetelményei megegyeznek az Office 365 rendszerkövetelményeivel. Az Office 365 rendszerkövetelményeiről itt olvashat us/office365 suite help/software requirements for office 365 enterprise and office 365 midsize business HA aspx részletesebb tájékoztatást. Böngészőkövetelmények Internet Explorer 8 vagy újabb Firefox a legújabb verzió Chrome a legújabb verzió Safari a legújabb verzió A JavaScript futtatására való alkalmasság Flash 9 vagy újabb Mobileszközökre és asztali gépekre vonatkozó követelmények Android v2.2 és újabb ios v5.0 és újabb Windows XP és újabb MAC OS 10.5 és újabb Windows Phone 7 és újabb Tűzfal, proxy és címszűrő engedélyezési listái *.yammer.com vagy /23 *.cloudfront.net *.yammerusercontent.com

4 *.assets yammer.com E mail engedélyezési listák *.yammer.com vagy /23 Ahhoz, hogy a végfelhasználók a lehető legkevesebb nehézséggel, pozitív tapasztalatokat szerezve használhassák a Yammert e mail ügyfélprogram segítségével, tanácsos konfigurálni az SPF és/vagy a DKIM funkciót a levelezőrendszerben. Ha ezek a konfigurációk nincsenek megadva, a felhasználókat esetleg további lépésekre kéri fel a rendszer, hogy igazoljanak minden, a Yammer részére e mailben elküldött üzenetet. Ezeknek a módosításoknak a végrehajtására meg kell kérnie a belső levelezőrendszer rendszergazdáját, ugyanis a Yammer nem tud segítséget nyújtani a levelezőrendszerek konfigurálásában. A Microsoft súgóvarázslója itt érhető el. A rendszergazdák hozzáférési jogai A Yammer rendszergazdai funkciói egyszerűen elérhetők. Keresse meg a kezdőképernyőn a bal oldali navigációs sávot, és kattintson a Rendszergazda pontra. Ekkor megjelenik egy legördülő menü, amelyben elérheti és módosíthatja a hálózat beállításait. Csoportendszergazdák Egy fizetett hálózat rendszergazdájaként felügyeleti jogokkal rendelkezik a hálózat minden csoportjára vonatkozóan, akár tagja az adott csoportnak, akár nem. A csoportrendszergazdai jogok és beállítások teljes listája az útmutató További funkciók > A csoportrendszergazdák jogai../activate/admin guide/additional features/group adminprivileges#admin content című részében olvasható. A hálózati és az ellenőrzött rendszergazdák A Yammerben kétféle olyan rendszergazdai jogosultsági szint van, amelynek hatásköre az egész hálózatra kiterjed: a hálózati rendszergazdai és az ellenőrzött rendszergazdai jogosultság. Mindkét rendszergazda konfigurálhat olyan beállításokat, amelyeket egyszerű felhasználók nem. Az ellenőrzött rendszergazda az a legmagasabb felügyeleti szint, amelyet hozzá lehet rendelni egy felhasználóhoz. Ne feledje, hogy az Office 365 globális rendszergazdái automatikusan megkapják a Yammer ellenőrzött rendszergazdai jogosultságát. Az alábbi táblázatban bemutatottaknak megfelelően az ellenőrzött

5 rendszergazdák minden olyan műveletet elvégezhetnek, amit a hálózati rendszergazdák, de ezeken kívül még továbbiakat is. A hálózati rendszergazdák tájékoztatást kapnak, ha nincsenek meg a szükséges engedélyeik egy művelet elvégzésére. Az ellenőrzött rendszergazdák megadhatják másoknak a hálózati rendszergazdai és az ellenőrzött rendszergazdai jogosultságot. A rendszergazdai jogokat úgy adhatja meg, hogy a bal oldali navigációs ablak segítségével felkeresi a Rendszergazda > Sikerközpont > Rendszergazdák területet. Rendszergazdai szintű jogok HÁLÓZATI RENDSZERGAZDA ELLENŐRZÖTT RENDSZERGAZDA A hálózat beállításainak, funkcióinak és alkalmazásainak konfigurálása A hálózat látványtervének beállítása az emblémát és a színsémát is beleértve Használati irányelvek elkészítése és elfogadásának megkövetelése minden felhasználótól Alapértelmezések konfigurálása a jövőben bejelentkező felhasználók számára A felhasználói profilok mezőinek konfigurálása Bárkinek, köztük külső vendégeknek a meghívása A listán nem szereplő csoportok megtekintése Bármelyik üzenet törlése Közlemények közzététele Hálózati rendszergazdai jogok megadása és megvonása Bármelyik felhasználó törlése vagy letiltása A felhasználói fiókok tevékenységének kezelése A felhasználók tömeges frissítése Integrációs műveletek elvégzése SharePoint, ADszinkronizálás, egyszeri bejelentkezés stb. Kulcsszavak figyelése Adatmegőrzési szabályok beállítása Adatok exportálása Bármelyik nem nyilvános csoport üzeneteinek elolvasása Biztonsági beállítások konfigurálása

6 Az útmutató egészében megjelöljük azokat a jogosultságokat, amelyek csak ellenőrzött rendszergazdák számára érhetők el The following sections are a step by step walkthrough of the Admin Tools. To access them, click on Admin in left navigation bar of your Yammer network, and click on Success Center. From there you can access all Admin controls. Siker A Yammer rendszergazdai eszközei között megtalálható egy lépésenkénti útmutató, amely segít az új hálózat beállításainak megadásában. Az útmutató a Rendszergazda > Sikerközpont menüponttal érhető el. Az ekkor megjelenő oldalról elérheti az Új hálózati ellenőrzési listát, amely a hálózat eredményes üzembe helyezéséhez szüksége lépéseket ismerteti. A Kezdés gombra kattintva és elérheti a Yammer Siker webhelyét, ahol sok sok információforrást talál a termékkel kapcsolatos képzésekhez, elolvashatja az informatikai integrációs útmutatókat, és a hálózat aktivitásának fokozását segítő közösségi tanácsokkal ismerkedhet. Konfigurálás A Yammer rendszergazdai funkciói segítségével beállíthatja a hálózatot vállalata és felhasználói szükségleteinek megfelelőre. Ezeket a beállításokat a Rendszergazda > Látványtervezés és konfiguráció > Konfiguráció területen érheti el. Alapadatok Itt adhatja meg a hálózat nevét, valamint testreszabhatja az üzenetközzétevő mezőben megjelenő kérdést. E mail beállítások Itt adhatja meg az üzenetkézbesítés és az értesítő e mailek alapértelmezett beállításait. Engedélyezett funkciók A Yammer funkciói és alkalmazásai a vállalatok és a felhasználók kommunikációjának és együttműködésének megkönnyítését szolgálják. Alapértelmezés szerint engedélyezve vannak az alább jelzett eseteket kivéve, Ön pedig bármikor módosíthatja, hogy engedélyezve vannak e vagy letiltva. Ehhez a Rendszergazda > Látványtervezés és konfiguráció > Konfiguráció területet kell felkeresnie.

7 Fájl és képmellékletek: Tetszőleges számú fájlt, illetve képet lehet csatolni minden üzenethez és válaszhoz, az egyes fájlok mérete 5 GB ban van korlátozva. A fájlmellékletek alapértelmezés szerint engedélyezve vannak. Úgy tilthatja le ezt a funkciót, hogy törli a jelet a jelölőnégyzetéből; ez azonban nincs hatással a meglévő mellékletekre. A fájlok törlése: A hálózati rendszergazdák bármilyen fájlt törölhetnek, a csoportrendszergazdák pedig azokat a fájlokat törölhetik, amelyeket az általuk felügyelt csoportokban tettek közzé. A hálózati rendszergazdák úgy tehetik ezt meg, hogy a felső navigációs menün látható három pontra, majd a Fájlok menüpontra kattintanak. Ennek hatására megjelenik a fájlok tára. Innen egyenként törölhetők a fájlok a jobb oldali legördülő menü segítségével. A csoportrendszergazdák hasonlóan törölhetik a csoportjukban közzétett fájlokat: fel kell keresniük az általuk felügyelt csoportban a Fájlok lapot. Külső alkalmazások: A Yammer bővülő partneri és fejlesztői hálózata folyamatosan fejleszti alkalmazásait, amelyek a Yammer API felületre épülnek. A mindenkori lista amelyen megtalálható a Microsoft SharePoint, a Microsoft Dynamics, a Salesforce.com és számos más üzleti alkalmazással kialakított integrációs összetevő, az Alkalmazástár területén olvasható. Ennek eléréséhez a felső navigációs sáv három pontjára, majd a legördülő menü Alkalmazások pontjára kell kattintani. Ha törli a jelet ebből a jelölőnégyzetből, azzal megtiltja a felhasználók számára azt, hogy hozzáadják a hálózathoz ezeket az alkalmazásokat. Ha törli a jelet ebből a jelölőnégyzetből, azzal megtiltja a felhasználók számára azt, hogy hozzáadják a hálózathoz ezeket az alkalmazásokat, illetve elérjék azokat. Ne feledje, hogy az ellenőrzött rendszergazdák továbbra is el tudják érni a letiltás előtt hozzáadott alkalmazásokat. Külső megosztás: A Yammer e mailes fájlküldési funkciója segítségével a felhasználók egyszerűen és biztonságosan oszthatnak meg egy fájlt vagy Yammer megjegyzést, akár a Yammer hálózaton belül, akár azon kívül, üzleti partnerekkel. Ha törli a jelet ebből a jelölőnégyzetből, azzal letiltja ezt a funkciót a hálózaton. Beágyazott dokumentummegtekintő: A Yammer a Crocodoc eszközzel állítja elő a a képek, a PDF fájlok és a Microsoft Officefájlok előképét az oldalakon. A beágyazott előnézeti funkció lehetőséget nyújt a fájlok korrigálására, illetve megjegyzések hozzáfűzésére a fájlokon belül, így megteremti a dokumentumokon végzett közös munka feltételeit. Beágyazott videolejátszó: A Yammer a Zencoder segítségével kódolja át a videókat, hogy láthatóvá tegye őket hálózaton. A beágyazott videolejátszóhoz szükséges a Flash. A következő fájlokat tudja

8 lejátszani:.wmv,.avi,.mpeg,.3gp,.flv,.mov,.mp4,.mpg,.ogm,.mkv,.ogv és.ogg. Szervezeti diagram: A Yammer szervezeti diagramja azoknak az alá fölérendeltségi viszonyoknak az alapján készül el, amelyeket a felhasználók megadnak a profiljukban. Segít a felhasználóknak az irányítási struktúra átlátásában, illetve a munkatársaik között a cégen belül fennálló viszonyok megértésében. Ha törli a jelet ebből a jelölőnégyzetből, a felhasználók nem tudják megtekinteni a szervezeti diagramokat a Yammerben. Ranglisták: A ranglisták grafikonon ábrázolják a figyelemre méltó üzenetküldési aktivitást és népszerűséget, így például azt, hogy mely felhasználók közölnek a leggyakrabban, és hogy mely üzeneteket lájkolnak a legtöbben. A ranglisták segítségével egyszerűen felismerhetők a szervezeten belül a Yammer haladó felhasználói, és másokat hozzájuk lehet irányítani segítségért. Ha törli a jelet ebből a jelölőnégyzetből, azzal letiltja ezt a funkciót, és láthatatlanná teszi az ezzel kapcsolatos ábrákat. Atom hírcsatornák: Ezzel a funkcióval a felhasználók exportálhatják a Yammer hírfolyamait a Yammeren kívülre, például a szervezet belső blogjára. Figyelem: Ez a funkció alapértelmezés szerint le van tiltva. Üzenetfordítás: Lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy a 33 elérhető nyelvről a hálózat alapértelmezett nyelvére fordítsák az üzeneteket. A funkció engedélyezéséhez a Hálózati rendszergazdának el kell fogadnia egy, a használati feltéteket szabályozó szerződést, hogy igénybe vehesse a Microsoft saját fejlesztésű fordítási technológiáját. Figyelem: Ez a funkció alapértelmezés szerint le van tiltva. Külső megjelenés Ha a vállalat emblémájának és egy egyéni fejlécnek az elhelyezéséve testre szabja a hálózatot, azzal otthonosabbá, ismerősebbé teheti a Yammert a felhasználók számára. Ez azt is jelzi az alkalmazottak számára, hogy a Yammer engedélyezett, megbízható alkalmazás a vállalaton belül. A hálózatot egyedi márkajegyekkel való ellátásáre a következő oldalon nyílik lehetőség: Rendszergazda > Látványtervezés és konfiguráció > Tervezés. Hálózat színeinek kiválasztása A Hálózat színeinek kiválasztása területen a különféle beállításokra kattintva láthatja, milyen lenne a hálózat fejléce a különféle színekben. Vagy ha kívánja, hexadecimális színkódokat is beírhat a Fejléc háttérszíne és a Fejléc szövegszíne csak az asztali alkalmazásban mezőbe.

9 Ne feledje, hogy ha egyéni színt választ a fejléc szövege számára, akkor az csak az asztali alkalmazásra vonatkozik. A böngészőben automatikusan, a fejléc háttérszíne alapján történik a szövegszín kiválasztása fekete vagy fehér lehet. A hálózat fejlécének és emblémájának testreszabása Itt még inkább megjelenítheti a Yammer hálózaton a vállalat márkajegyeit: színeit, emblémáját, illetve a hálózati oldalak tetején megjelenő képet. Upload Network Logo Kattintson a Tallózás gombra, és töltse fel a kívánt emblémafájlt. Az a legjobb, ha olyan.gif,.jpg vagy.png fájlt használ, amely megfelel ezeknek a követelményeknek: Szín: Használjon színes emblémát, vagy olyan fehér emblémát, amelynek van háttere. Az embléma szakasz háttere fehér, így az embléma nem lesz látható, ha fehér, és nincs háttérszíne. Szélesség: 160 képpont Magasság: képpont A legjobb minőséget az átlátszó.png képek nyújtják, különösen abból a szempontból, hogy beleolvadnak a fejléc színébe. Megjegyzés: Ezek nem feltétlenül kompabitibilisak az Internet Explorer 6 os verziójával és bizonyos régebbi böngészőkkel. Upload Masthead Image Kattintson a Tallózás gombra, és töltse fel a kívánt címképfájlt. Az a legjobb, ha olyan.gif,.jpg vagy.png fájlt használ, amely megfelel ezeknek a követelményeknek: Szélesség: 56 képpont Magasság: 1200 képpont megjegyzés: a rendszer a fejléckép mindkét oldalán 50 képpontot elhalványít Embléma kiválasztása a Yammerbeli e mailekhez Az itt feltöltött embléma szerepelni fog minden, a Yammer hálózatból a felhasználóknak kiküldött e mailben. Most kattintson a Mentés gombra. Voilà, hálózata már el is van látva a vállalat védjegyével. Ugye jól mutat?

10 Rendszergazdák A Rendszergazda > Látványtervezés és konfiguráció > Rendszergazdák területen megtalálja a hálózat minden rendszergazdájának listáját. A nem rendszergazda felhasználók csak a Teljes hálózat csoport rendszergazdáinak listáját látják, és azt választhatják, hogy követik vagy nem követik ezeket a rendszergazdákat. A rendszergazdák látják a rendszergazdák felsorolását, és lehetőségük nyílik további rendszergazdák kinevezésére, illetve meglévő rendszergazdák eltávolítására. Az ellenőrzött rendszergazdáknak ezenkívül rendelkezésükre áll az ellenőrzött rendszergazdai jogok megadásának és megvonásának lehetősége is. Használati szabályzat Ha megfogalmazza a használati irányelveket, és megköveteli a felhasználóktól az elfogadásukat, az segít abban, hogy a Yammeren zajló tevékenység pozitív, konstruktív, a vállalat szabályzataival és kultúrájával összhangban levő legyen. Ha létrehozza vagy módosítja a használati irányelveket, akkor egy rájuk mutató hivatkozás jelenik meg a felhasználók kezdőképernyőjén. Olyan előugró ablakként is megjeleníthetők, amelyet a felhasználóknak el kell fogadniuk ahhoz, hogy beléphessenek a hálózatra. A használati irányelvek emlékeztetőjét is elhelyezheti a jobb oldali sávon. A használati irányelveket a Rendszergazda > Látványtervezés és konfiguráció > Használati irányelvek területen adhatja meg és módosíthatja. Formai elemeket HTML kóddal adhat meg. A használati irányelvekben minden alapszintű HTML címke használható, tehát címkék, hivatkozások és alapszintű formátumok alkalmazása megengedett a használati irányelvekben. Ne feledje, hogy JavaScript nem használható! Tanácsok a használati irányelvek elkészítésével kapcsolatban Az optimális hatású használati irányelvek: Alapvetően pozitívak és ismertető jellegűek nem pedig a tiltások felsorolásai. Pozitív példákkal és javaslatokkal ösztönöznek a használatra. Megkövetelik, hogy a tartalom megfeleljen a munkahelyen elvárható normáknak. A vállalat egyéb szabályzataira és Yammer képzési anyagaira mutató hivatkozásokat is elhelyezhet az irányelvekben. Külső hálózatok

11 Amint korábban már ismertettük, bármelyik belső Yammer hálózat, illetve hazai hálózat kiegészíthető külső hálózattal. A külső hálózatok végső soron ezeknek a saját hálózatai. Lehetnek rendszergazdáik, és lényegében ugyanúgy működnek, mint a belső hálózatok. Abban viszont különböznek a külső hálózatok, hogy rendeltetésük a belső hálózat és a szervezeten kívüli felek például ügyfelek, beszállítók, partnerek közötti együttműködés lehetővé tétele. A külső külső e mail címmel rendelkező felek úgy lehetnek tagjai egy külső hálózatnak, hogy meghívják őket, vagy maguk kérnek hozzáférést. A csatlakozást követően csak azt a tartalmat látják, amelyet kifejezetten azon a külső hálózaton tettek közzé vagyis nem férnek hozzá más szervezet belső hálózatához. Akkor létre szeretne hozni egy külső hálózatot? Nagyszerű. Válassza a bal oldali navigációs sáv Hálózatok elemét, majd kattintson az Új hálózat létrehozása elemre. A megjelenő oldalon a következőket teheti: Hálózatnév létrehozása: Adjon egyedi nevet a hálózatnak, amelynek ettől kezdve saját e mail címe és URL címe lesz. Leírás megadása: Világos és tömör leírást adjon meg, amelyből biztosan megértik a felhasználók, hogy mi a hálózat rendeltetése. A hálózat képének megadása: Töltsön fel egy miniatűr képet vagy emblémát. Ez fogja jelképezni a hálózatot. Az engedélyek beállítása: Válasszon, hogy a tagság nyílt legyen minden tag meghívhat új tagokat, illetve zárt csak a rendszergazdák hívhatnak meg új tagokat. Azt is megadhatja, hogy a vállalat alaphálózatának tagjai csatlakozhassanak e meghívó nélkül ehhez a hálózathoz. Miután rákattint a Hálózat létrehozása gombra, egy új oldalra jut, amelyen megerősítheti a külső hálózat adatainak helyességét. Kattintson a Mentés gombra, és a hálózat már készen is áll a használatra. Kattintson a felső navigációs sáv Hozzáadás elemére, és kezdje el meghívni az embereket a külső hálózathoz való csatlakozásra. A Rendszergazda menü segítségével tovább konfigurálhatja a külső hálózatot, illetve módosíthatja a látványelemeit. Ezt ugyanazzal az eljárással teheti meg, mint a vállalat alaphálózata esetében lásd az útmutató A hálózat beállítása > Tervezés című szakaszát. A külső hálózat beállításainak konfigurálása

12 A külső hálózat beállításait a következő területen konfigurálhatja: Rendszergazda > Látványtervezés és konfiguráció > Külső hálózatok. Itt eldöntheti, hogy ki jogosult külső hálózatok létrehozására: a hálózat minden tagja vagy csak a rendszergazdák. Az alapértelmezett beállítás szerint bármelyik felhasználó létrehozhat külső hálózatot. A következő beállítások szabályozására lehetőséget nyújtó jelölőnégyzetek is megtalálhatók: Rendszergazdai jóváhagyás megkövetelése ahhoz, hogy a felhasználók más vállalatok külső hálózatához csatlakozzanak: Ennek a jelölőnégyzetnek a bejelölése esetén a felhasználóknak jóváhagyást kell kérniük ahhoz, hogy csatlakozzanak a más szervezetek által létrehozott külső hálózatokhoz. A kapcsolódó külső hálózatok tárának letiltása: A Kapcsolódó hálózatok tárában azok a külső hálózatok vannak felsorolva, amelyeknek tagja legalább egy felhasználó a belső hálózatról. A jelölőnégyzet bejelölése esetén nem látható ez tár a Külső hálózat oldalon. Saját Külső hálózatok tárunk letiltása: A Saját külső hálózataink tárban minden, a cég Yammer hálózatához kapcsolódó külső hálózat látható. Akkor jelölje be ezt a négyzetet, ha meg szeretné akadályozni, hogy a felhasználók lássák a külső hálózatokat, és kérhessék a csatlakozásukat. Tevékenységfolyam kulcsok Egyes régebbi alkalmazásokat egy alkalommal aktiválni kell ahhoz, hogy használni lehessen az integrációs összetevőjüket. Erről az útmutató További funkciók > Vállalati integrációs lehetőségek../activate/admin guide/additional features/enterprise integrations#admincontent szakasza nyújt további tájékoztatást. Felhasználók Rendszergazdaként kezelheti a hálózat felhasználóinak alapértelmezett beállításait, létrehozhat és törölhet felhasználókat, és meghatározhatja, hogy mely mezőket tölthetnek ki a felhasználók. Az egyes felhasználók ezen túlmenően is igényeikre szabhatják saját e mail és SMS értesítési beállításaikat. Ehhez a felső navigációs sávon látható három pontra kell kattintaniuk, majd a Profil szerkesztése > Értesítések lehetőséget kell választaniuk. A Profil szerkesztése > Beállítások lehetőséget is választhatják, ha az üzenetek, a közzétevők és az időzóna beállításait szeretnék módosítani. A Rendszergazda > Felhasználókezelés > Felhasználók területen több olyan beállítás is elérhető, amely segít a felhasználók kezelésében.

13 Felhasználók meghívása Ezen a területen meghívhatja azokat az alkalmazottakat, akik még nem csatlakoztak a Yammer hálózathoz. Ezen a képernyőn csak olyan alkalmazottakat lehet meghívni, akiknek van vállalati e mail címük. Az ellenőrzött rendszergazdák egyszerre több felhasználót is hozzáadhatnak, ha az importálás címjegyzékből lehetőségre kattintanak, majd választanak a következő két fül közül: Webes levelezőrendszerből Ez az e mail címek Gmail vagy Yahoo fiókokból történő importálását teszi lehetővé. E mail alkalmazásból Ez egy a vállalati e mail alkalmazásokból exportált.csv fájl importálását teszi lehetővé. If your organization uses more than one Internet domain for addresses and you would like to add these to your network, consider performing a Network Merge. You can find more information under the Basics > Internal and External Networks section of this guide. Vendégek meghívása Meghívhatja cége külső üzletfeleit is, akiknek az e mail címe nem tartozik a vállalati tartományba pl. konzulenseket, alvállalkozókat vagy partnereket. A vendégek e mail tartománya nem kerül bele a hálózat engedélyezett tartományainak listájába. Ezen az oldalon láthatók a vendégfelhasználók az aktív és a meghívásukra még nem reagáló úgynevezett függőben lévő felhasználók is. Akárcsak a többi felhasználó esetében, a vendégfelhasználók neve és profilja is üres marad, amíg el nem fogadják a meghívásukat, és meg nem adják a regisztrációs adatokat. A vendégfiókokat bármikor törölni lehet, a hálózati hozzászólásaik és egyéb közleményeik azonban megmaradnak. Felhasználók eltávolítása Ezzel inaktiválhatja vagy véglegesen eltávolíthatja a felhasználókat. Amint elkezdi beírni egy felhasználó nevét, a Yammer automatikusan kiegészíti, és megjeleníti a hasonló felhasználónevek legördülő listáját. Ha kiválaszt egy felhasználót, három választási lehetősége van: A felhasználó inaktiválása: A felhasználó inaktiválása azt eredményezi, hogy a felhasználó nem tud bejelentkezni, amíg újra vissza nem igazolja az e mail címét. Ha már nem fér hozzá a visszaigazolt e mail címéhez, nem jelentkezhet be újra a

14 Yammerbe. A felhasználó profiladatai, üzenetei, illetve feltöltött fájljai megmaradnak. Ez hasznos lehetőség például szerződéses alkalmazottak esetére, ha befejezték a projektjüket, de később még kaphatnak új munkát. Az inaktivált felhasználók 90 napon belül újra aktiválhatják a fiókjukat: ehhez engedélyezni kell az e mail címüket, és be kell jelentkezniük a Yammerbe. Onnan kapnak egy e mailt, amely tartalmazza az újraaktiválásra szolgáló hivatkozásokat. 90 nap elteltével a fiók véglegesen törlődik. A felhasználó végleges törlése, de üzenetei megtartása: Ezzel a lehetőséggel úgy távolíthatja el a felhasználót, hogy megmaradjanak az általa közzétett üzenetek és tartalmak. A felhasználó végleges törlése és üzenetei eltávolítása: Ezzel a lehetőséggel véglegesen törölheti a felhasználót és minden általa közzétett üzenetet. Ez a művelet nem vonható vissza. A fiókok aktivitása A Yammer lehetőséget nyújt arra, hogy a rendszergazda kezelje felhasználóinak és eszközeiknek a munkameneteit. Ha rákeres egy felhasználóra, láthatja, hogy éppen milyen eszközzel van bejelentkezve, hogy mikor jelentkezett be az egyes eszközökről, és milyen IPcímet használ. A rendszergazdák ki is jelentkeztethetik a felhasználókat az egyes eszközökről. Felhasználók letiltása Ha szükséges, az e mail címük megadásával tilthatja le a felhasználókat a hálózatról. A letiltott e mail című felhasználók nem tudnak csatlakozni cége Yammer hálózatához, hacsak Ön vagy egy másik rendszergazda fel nem oldja a címük letiltását. Ha több e mail címet ad meg, pontosvesszővel vagy sortöréssel választhatja el őket. > Tip: Yammer is most effective when every post comes from an individual user, therefore you may want to block group addresses. Visszadobott e mailek A Yammer alkalmanként e mailben tájékoztatókat küld a felhasználóknak. Ha egy alkalmazottnak le van tiltva az e mail címe, a rendszer visszadobja az általunk küldött e maileket. Megtekintheti azoknak a felhasználóknak a listáját, akiknek az e mailjeit visszadobta a rendszer, és ha már nem dolgoznak a cégnél, inaktiválhatja őket.

15 Címtár integráció A Yammert szinkronizálhatja vállalati címtárával. További tájékoztatás ennek az útmutatónak a vállalati integrációról szóló részében olvasható, amely a További funkciók > Vállalati integrációs lehetőségek../activate/admin guide/additional features/enterpriseintegrations#admin content pontban érhető el. Felhasználók exportálása A felhasználók listáját szükség esetén.csv fájlba exportálhatja figyelés, illetve frissítés céljára. Ez a következő mezőkre terjed ki: Felhasználóazonosító, E mail cím, Beosztás, Hely, Csatlakozás dátuma az a nap, amelyen a felhasználó csatlakozott a hálózathoz. Profilmezők Testreszabhatja, hogy a felhasználók milyen mezőket jeleníthessenek meg a profiljukban. Ezt a megfelelő négyzetek bejelölésével, illetve jelének törlésével teheti meg. Ezek a mezők kereshetők, hogy a felhasználók megtalálják egymást, amikor bizonyos információkat, hátteret vagy szakértelmet keresnek. A felhasználók tömeges frissítése * Verified Admin Only Manage network memberships using a.csv file. As indicated within the Bulk Update User page, you can add, update, suspend, or delete users. You ll need to format your.csv as a table and include a header, or first line that defines the fields in your table. Header column names should be in order from left to right: Action, address, Full Name, Job Title, Password, and New . The value in the action column indicates what Yammer will do: New: Ha a new értéket adja meg műveletként, és üresen hagyja a jelszó mezőt, a felhasználó függőben állapotúként jön létre. Ha a new értéket adja meg műveletként, és megadja a jelszót, akkor a felhasználó aktívként jelenik meg, és azonnal láthatóvá válik a tagok tárában. Update: Ha az update lehetőséget adja meg műveletként, a meglévő Yammer fiók ugyanaz marad, ellenben a többi mező név, beosztás, jelszó, e mail cím megváltozik a.csv fájlban szereplőre. Az e mail címek frissítése csak Yammer hálózat részét alkotó tartományok esetében lehetséges. Továbbá, ha olyan e mail címet ad meg a frissítésben, amely már létezik a Yammerben, felfüggesztjük az ahhoz az e mail címhez társított felhasználót.

16 Suspend: Ha a suspend lehetőséget jelöli meg műveletként, a rendszer felfüggeszti a felhasználót arra az időre, amíg az egy e mailben elküldött kérésre vissza nem igazolja az állapotát. Delete: Ha a delete műveletet adja meg, a felhasználói fiók törlődik, de az üzenetei és a mellékletei megmaradnak a hálózaton. Kulcsszavak figyelése * Verified Admin Only A Yammer lehetőséget nyújt a kívánt kulcsszavak figyelésére, így nyomon követhető a kényes tartalom. A kulcsszavak lehetnek például konkrét szavak és kifejezések, de az alkalmazottak személyes adatai is. Ha egy felhasználó figyelt kulcsszót vagy kifejezést tartalmazó üzenetet tesz közzé, a Yammer értesíti erről az e mail cím bevitelére szolgáló mezőben megadott személyt. Ezeket a beállításokat az ellenőrzött rendszergazdák érhetik el a Rendszergazda > Tartalom és biztonság > Kulcsszavak figyelése területen. A következő típusú karakterláncok használhatók: különálló kulcsszavak, dupla idézőjelben álló kifejezések, reguláris kifejezések. A reguláris kifejezések nyelvéről az MSDN rövid útmutatója us/library/az24scfc v=vs.110.aspx nyújt tájékoztatást. A következő táblázat néhány példával szolgál olyan reguláris kifejezésekre, amelyek meghatározott szavak, bankkártyaszámok és amerikai társadalombiztosítási azonosítók esetén jeleznek: CÉL KIFEJEZÉS TALÁLATOK Szóhatár \bszó\b vagyis a \bvára\b szónak megfelel a "vára", de a "vára" és a "várak" nem Bankkártyák Társadalombiztosítási azonosítók \b?:\d[ ]*? {13,16}\b \d{3} \d{2} \d{4}$ > Tip: for a starting point for creating your keyword list, visit: Biztonsági beállítások * Verified Admin Only

17 A Yammer egyik legfőbb prioritása, hogy titokban tartsa és sértetlenül megőrizze ügyfeleinek adatait. Azokon az óvintézkedéseinken kívül, amelyeket az illetéktelen hozzáférés és a sérülés megakadályozására foganatosítunk, a következő biztonsági követelmények beállítását tesszük lehetővé a hálózat további védelme érdekében. Ezek a beállítások a Rendszergazda > Tartalom és biztonság > Biztonsági beállítások menüpontban érhetők el. IP címkorlátozások Egy vagy több engedélyezett IP címtartomány megadásával a vállalati helyi hálózaton belülre vagy más megbízható hálózatokon belülre korlátozhatja a a Yammer hálózathoz való hozzáférést. Ha bárki olyan IP címről próbál meg böngészővel bejelentkezni, amely nem esik az itt megadott tartományba vagy tartományokba, a rendszer nem lépteti be be a hálózatba. Megadhatja az engedélyezni kívánt IP címtartomány kezdő és záró értékét, illetve elnevezheti a megadott tartományokat. A mobilügyfeleket használó felhasználók általában az engedélyezett címtartományon kívülről jelentkeznek be kivéve, ha a mobilügyfél egy megbízható hálózat WiFi kapcsolatát használja. Ha engedélyezni szeretné a hálózat mobileszközökről történő elérését, válassza a Bejelentkezés engedélyezése lehetőséget. Ez továbbra is korlátozza a megbízható IPcímtartományon kívülről történő böngészős bejelentkezést, a mobilügyfelek számára azonban engedélyezi az IP címtartományon kívülről történő bejelentkezést. Ha a Bejelentkezés megtagadása lehetőséget választja, a megbízható IP címtartományon kívül lévő felhasználók semmilyen ügyfélről sem érhetik el a Yammert. Jelszóházirendek Megadhatja, hogy milyen hosszúnak és bonyolultnak kell lennie a felhasználók jelszavának, és hogy milyen gyakran kell módosítani a jelszót. Ha módosítja bármelyik jelszóbeállítást, és a Mentés gombra kattint, azokat a felhasználókat, akiknek a jelszava nem felel meg a mentett követelményeknek, felszólítja a rendszer a jelszavuk módosítására a következő bejelentkezéskor. A Minden felhasználó kényszerítése jelszavának azonnali módosítására beállítás választása esetén minden felhasználónak módosítania kell a jelszavát a következő bejelentkezés alkalmával, tekintet nélkül arra, hogy módosultak e a jelszóra vonatkozó követelmények. Megjegyzés: A külső hálózatokon nem lehet jelszóházirendet konfigurálni. Így megakadályozható, hogy a külső hálózatokban részt vevő felhasználók többféle jelszóerősségi követelménnyel találkozzanak. A felhasználóknak a saját hálózatuk jelszóerősségi követelményeit kell teljesíteniük.

18 Adatok exportálása * Verified Admin Only A Yammer adatexportálási funkciója csomagba foglal és exportál minden üzenetet, megjegyzést, fájlt, témakört, felhasználót és csoportot. Az adatok exportálása egy olyan zip fájlba történik, amely.csv fájlokban tartalmazza az üzeneteket, és további archívumokban a fájlokat és az oldalakat. Ha egyszeri exportálást szeretne végrehajtani, elég megadnia azt a kezdő dátumot, amelytől kezdve exportálni kívánja az adatokat. Ezek a beállítások a következő területen érhetők el: Rendszergazda > Tartalom és biztonság > Adatok exportálása. Automatikusan ismétlődő exportálásokat is beállíthat a Yammer API segítségével. Az adatexportálás eredménye egy olyan.zip fájl, amelynek tartalma a következő: Az üzenetek, a felhasználók, a témakörök és a csoportok külön.csv fájlokban: Ezekben mindegyik adat minden részlete megtalálható, például az üzenetazonosító, az időbélyegző, a résztvevők, a csoportok neve stb. Files és Notes mappa: Ezek tárolják a hálózaton megtalálható fájlokat és megjegyzéséket. A fájlok az eredeti formátumban szerepelnek benne, a megjegyzéseket.html formátumban exportálja az API. Ne feledje, hogy az exportban csak azok a fájlok és megjegyzések szerepelnek, amelyek az exportálásra megadott időszakon belül jöttek létre vagy módosultak. Felügyeleti eszközök Adatok exportálása A Yammer új adatexportálási funkciójával megfelelhet az adatraktározási, adatfeltárási és szabálykövetési követelményeknek. Az adatexportálási funkció csomagba foglal és exportál a hálózatból minden üzenetet, oldalt, fájlt, témakört, felhasználót és csoportot. A Yammer adatexportálási API felülete segítségével egyszerűen állíthat be és hozhat létre ismétlődő exportálást, illetve tölthet le egyszeri exportot a Felügyeleti eszközök kezelőfelületével. Highlights Az adatok teljes körű exportálása: Exportálhatja a hálózat minden adatát, beleértve az üzeneteket, oldalakat, fájlokat, témaköröket, felhasználókat és csoportokat. Az exportált adatok között szerepelnek a közzé nem tett oldalak, továbbá az oldalak minden verziója minden, a megadott időszak alatt létrehozott vagy módosított tartalom, valamint a fájlok. Adatexportálási API: Az adatexportálási API segítségével automatikus, ismétlődő

19 exportálást állíthat be és szabhat igényeire a hálózatára vonatkozóan. Az API több rugalmasságot és szélesebb körű szabályozási és testreszabási lehetőségeket kínál a rendszergazdáknak. Egyszeri exportálás egyszerűbben: Elég megadni a kezdő dátumot ahhoz, hogy a rendszer attól a kezdőponttól indulva exportálja a hálózat minden adatát. Adatmegőrzés: Választhat, hogy véglegesen törli e az adatokat, vagy a nem végleges törlést használja. A végleges törlés véglegesen eltávolítja az adatokat a törlés alkalmával a hálózatról. A legtöbb hálózat esetében ez a módszer ajánlatos. A nem végleges törlés esetén a törölt adatok láthatók maradnak az exportált adatok között. Using the Yammer API to Set up Recurring Exports Az adatexportálási API bevezetésével párhuzamosan a Yammer kivezeti a régi ismétlődő exportálási funkciót, és leegyszerűsíti az adatexportálás rendszergazdai kezelőfelületét. A régi ismétlődő exportálási funkció átmenetileg elérhető marad, de azt javasoljuk a rendszergazdáknak, hogy térjenek át az adatexportálási API használatára. Az adatexportálási API több rugalmasságot és szabályozási lehetőséget kínál a rendszergazdáknak, és lehetővé teszi számukra az igényeiknek megfelelő ismétlődő exportálások létrehozását. Sample Data Export Script Az áttérés megkönnyítésére alább látható egy, az API felületet használó minta parancsprogram. A parancsprogram az első futtatásakor exportálja a hálózat minden adatát a hálózat létrehozásától kezdve a jelenig. Azt követően automatikusan megkeresi a korábbi exportálásokat, és az előző exportálás dátumától kezdve exportálja az adatokat. Ez a parancsprogram az elterjedt ütemezők Cron stb. segítségével egyszerűen beállítható ismétlődő exportálásra.

20 Query Parameters: Adatexportálási API URL: Metódus: GET Hitelesítés: OAuth 2 hozzáférési jogkivonat, a felhasználónak ellenőrzött rendszergazdának kell lennie.