A VEZETŐ FELADATAI MÓDSZERTANI FÜZET

Átírás

1 SYSTEM S 1072 Budapest, Rákóczi út 26. Tel/fax: ergofit2@axelero.hu A VEZETŐ FELADATAI MÓDSZERTANI FÜZET Készítette: Dr. Nemeskéri Gyula Pataki Csilla Csonkiné Perecsi Tünde Budapest június 1

2 Tartalomjegyzék 1. A vezető szerepe a gyakornokképzésben A vezető kiemelt szerepének okai A beilleszkedés folyamata és a vezető feladatai A kiválasztás és a felvétel A belépés előkészítése Adminisztratív és munkaügyi feladatok ellátása A munkahely előkészítése A beilleszkedéshez szükséges anyagok előkészítése A mentor kinevezése A beilleszkedési terv elkészítése A gyakornok értesítése, az anyagok kiküldése A gyakornok fogadásának előkészítése A gyakornokképzés beilleszkedési feladatai A gyakornok fogadása, az első nap A beilleszkedési folyamat vezetői feladatai A gyakornokképzés során alkalmazott módszerek és technikák A munkaköri rotáció A visszajelzés AZ értékelő beszélgetés A gyakornok felkészítése A vezető felkészülése az interjúra Az értékelő beszélgetés lebonyolítása A coaching Tanácsadás A delegálás A delegálandó feladat kiválasztása: A delegálási megbeszélés A feladat elvégzése A delegálás eredményeinek értékelése sz. Melléklet sz. Melléklet

3 3. sz. Melléklet sz. Melléklet sz. Melléklet sz. Melléklet sz. Melléklet sz. Melléklet Függelék

4 1. A vezető szerepe a gyakornokképzésben 1.1. A vezető kiemelt szerepének okai A gyakornokképzésben, annak megtervezésében és megvalósításában a közvetlen vezetőnek jut a legfontosabb szerep. Ennek több oka van: Ő van közvetlen napi kapcsolatban a gyakornokkal, nyomon tudja követni tevékenységét, fejlődését, és így tisztában van kompetenciáival, motivációval, elvárásaival és hiányosságaival. Ő ismeri legjobban a betöltendő munkakör tartalmát és elvárásait, ezért ezeket közvetíteni is tudja felé. Irányítja a munkaközösséget, amelyben a gyakornok dolgozik, ezért ismeri annak elvárásait, illetve hatást tud gyakorolni tagjaira az új tag befogadása érdekében A beilleszkedés folyamata és a vezető feladatai A vezető első találkozása a gyakornokkal, illetve a gyakornok találkozása a szervezetettel már a felvételi elbeszélgetés során megtörténik, és elkezdődik a gyakornok ismerkedése a szervezettel, amelynek akkor lesz folytatása, ha a felvételi döntés megszületik. Tulajdonképpen azt is mondhatjuk, hogy a gyakornokképzésibeilleszkedési folyamat már ekkor elkezdődik, ezért ezt a nulladik, megalapozó szakasznak tekinthetjük. Ilyen szemszögből elemezve a folyamatot, a beilleszkedés szakaszai: 0. A kiválasztási-felvételi folyamat, amelynek megalapozottsága és szakszerűsége nagymértékben elősegíti a beilleszkedést. 1. A gyakornokképzés előkészítése, amely során megtervezi a beilleszkedés folyamatát, előkészíti a gyakornok fogadását, meghatározza a folyamat résztvevőit és ezek szerepeit. 2. A gyakornok fogadása és megismertetése a szervezettel és a munkaközösséggel. 3. A gyakornok segítése a szervezet, a szervezeti értékek, a szervezeti kultúra, az ügyviteli eljárások megismerésében, valamint a munkafolyamatok megismerésének, a munkafeladatok megfelelő színvonalú teljesítésének támogatása. A vezető feladatai a beilleszkedés több hónapos folyamatában sokrétűek és eltérő jellegűek: Tervezési feladatok: a gyakornokképzési-beilleszkedési terv elkészítése, a munkaköri rotáció tervének kidolgozása, képzési terv készítése. Vezetési feladatok: feladatok kiosztása, megbeszélése, teljesítés ellenőrzése, értékelése. Tanácsadói feladatok: a szervezeti folyamatok megismerésének, a szakmai feladatok ellátásának és a szervezeti kultúra megismerésének támogatása. 4

5 Oktatói feladatok ellátása: átadja a gyakornoknak a szervezetre, a munkafolyamatokra vonatkozó ismereteket, megismerteti vele a munkavégzés hatékonyabbá tételének technikáit és módszereit. A feladatok ellátásához a vezetőnek szorosan együtt kell működnie a szervezet többi vezetőjével, munkatársaival, illetve nagyobb szervezetek esetében a mentorral és a személyzeti szakemberrel vagy szakterülettel A kiválasztás és a felvétel A kiválasztást és a felvételt azért tekinthetjük a beilleszkedés megalapozásának, mert a jó kiválasztás nagymértékben megkönnyíti a beilleszkedést, egyszerűbbé és konfliktusmentesebbé teszi a folyamatot minden szereplő számára. Ennek alapfeltételei: Aktualizált munkaköri leírás és munkaköri követelmények megléte a gyakornoki munkakörre. A munkakör közvetlen vezetőjének részvétele a kiválasztási folyamatban és a döntéshozatalban. A legkedvezőbb helyzet, ha ő maga hozza meg a döntést arról, hogy ki legyen a közvetlen munkatársa, de ha erre nincs lehetőség, mert a munkáltatói jogkörök magasabb szinten vannak, legalább a döntéselőkészítési folyamatban vegyen részt, és a munkáltatói jogokat gyakorló vezető kérje ki a véleményét. A kiválasztás megfelelő technikákkal történjék és a munkakör komplexitásának megfelelő legyen. A vezető, ha figyel, kérdez és elemez, már ebben a fázisban sok információt megtudhat a gyakornokról: a szakmai életútjáról, eddigi munkahelyeiről, munkaköreiről, sikereiről és kudarcairól; szakmai (továbbtanulási) szándékairól; a megpályázott munkakör "elfoglalásá"-ra vonatkozó elképzeléseiről; a szükségesnek ítélt feltételekről és a vezetői segítségre vonatkozó igényeiről; az önismerete alapján felmért munkateljesítményéről. A beszélgetés folyamán meg lehet figyelni a gyakornok alapvető magatartásmódját, kommunikációs készségét, emberi magatartását. 1 Kis szervezetekben, ahol nincs személyzeti szakember, illetve mentor, valamennyi feladatot a közvetlen vezetőnek kell ellátnia. 5

6 2. A belépés előkészítése Miután megszületett a gyakornok felvételére vonatkozó döntés, a gyakornok közvetlen vezetőjére több fontos feladat vár a beilleszkedés elősegítése érdekében: 1. Adminisztratív és munkaügyi feladatok ellátása 2. A munkahely előkészítése 3. A beilleszkedést segítő anyagok előkészítése 4. A mentor kinevezése 5. A beilleszkedési terv elkészítése 6. A gyakornok értesítése, az anyagok kiküldése 7. A gyakornok fogadásának előkészítése 2.1. Adminisztratív és munkaügyi feladatok ellátása A vezető együttműködik a személyzeti szakemberrel a munkaköri leírás elkészítésében (ha a kiválasztási folyamat elején ezt nem tették meg) vagy aktualizálásban, valamint a kinevezési okmány elkészítésében. Ha a szervezet kis méretű, és nincs személyzeti szakember, e feladatokat a vezetőnek kell ellátnia, a létező mintákra támaszkodva. Az aktualizált és áttekinthető, érthető munkaköri leírás megléte nagyon fontos, mert jól működő szervezetben, ahol a célok, feladatok, felelősségek, hatáskörök és jogkörök tisztázottak, sokkal könnyebb a beilleszkedés. Ajánlott, hogy új munkakörök esetében a munkaköri leírás, meglévő munkakörök esetében az aktualizálás már a kiválasztási folyamat elindítása előtt elkészüljön. 6

7 2.2. A munkahely előkészítése A vezetőnek még a gyakornok érkezése előtt elő kell készítenie a munkahelyet a gyakornok számára. Ennek érdekében a következő tevékenységeket kell elvégeznie: Ha a vezetett szervezeti egység számára több helyiség áll rendelkezésre, meghatározza, hogy melyikben lesz a gyakornok helye. Kijelöli a gyakornok íróasztalát. Gondoskodik arról, hogy a kijelölt munkahely el legyen látva a munkavégzéshez szükséges eszközökkel (pl. számítógép, telefon stb.), amelyeknek működésképeseknek kell lenniük. A munkahely legyen megfelelő ergonómiai szempontokból. Nem szabad azt a munkahelyet adni a gyakornoknak, amely senkinek sem kell a nem megfelelő elhelyezés, a rossz megvilágítás stb. miatt, mert ezt ő úgy értelmezheti, hogy nem szívesen látják a munkaközösségben A beilleszkedéshez szükséges anyagok előkészítése Az új munkatársnak átfogó, rendszerezett információkra van szüksége nemcsak a saját munkaköréről, hanem a szervezetről, amelyben dolgozni fog, annak céljairól, tevékenységéről, felépítéséről, környezetéről, kultúrájáról, illetve a köztisztviselői munkára vonatkozó jogszabályokat is meg kell ismernie. Ezeket részben szóbeli tájékoztatón, részben pedig írott anyagokból ismerheti meg. Ha a felvételi döntés közlése és a munkába állás között hosszabb idő áll rendelkezésre (3-4 hét), ezt fel lehet használni arra, hogy a gyakornok megkapja a szükséges információkat tartalmazó írott anyagokat, és elolvassa őket. A megfelelően összeállított és megfogalmazott szervezetet bemutató anyagoknak, azon kívül, hogy megismertetik a szervezettel, fontos szerepük lehet a szervezet iránti elkötelezettség és a köztisztviselői tudat kialakításában. Ezek akkor igazán hatékonyak, ha a célcsoportnak megfelelően vannak kialakítva. Nagyobb szervezeteknél különböző munkavállalói kategóriákra lehet szabni őket, illetve egyes részeit A mentor kinevezése Nagyobb szervezetekben ki kell alakítani a mentori hálózatot, és léteznie kell egy mentor listának, amelyen szerepelnek azok a köztisztviselők (szakemberek vagy vezetők), akiknek nagy szakmai és szervezeti tapasztalatuk van, és rendelkeznek azokkal a készségekkel, képességekkel, amelyek lehetővé teszik számukra, hogy ezt át is adják a gyakornokoknak. A mentor kiválasztásában a vezetőnek figyelembe kell vennie: a gyakornok munkakörének feladatait; a kiválasztás folyamán a munkatárs kompetenciáiról és személyiségéről szerzett ismereteit; a mentorokkal való előző együttműködések tapasztalatait (amennyiben van ilyen). 7

8 Kis szervezetekben általában nincs lehetőség mentorok kinevezésére. Ilyen esetekben a közvetlen vezetőnek kell ellátnia ezt a szerepet és a hozzá kapcsolódó feladatokat is A beilleszkedési terv elkészítése A vezető a mentorral együttműködve elkészíti a beilleszkedési tervet. (1. sz. Melléklet) Az első napra, illetve az 1-2. hétre vonatkozó terv elkészítésére mintát a Függelék tartalmaz. A beilleszkedési terv tartalmazza az elvégzendő tevékenységeket, a résztvevőket, a megvalósításért felelős személyt, az időpontot, az ellenőrzés módját. A mentoron kívül a munkatársak is szerepet kaphatnak a programban. Itt kell körvonalazni, hogy a gyakornok hogyan fogja megismerni a szervezet szolgáltatási és ügyviteli folyamatait. A munkafolyamatok megismerési szakaszainak logikusnak és egymásra épülőknek kell lenniük, és egyre inkább közelítsenek a betöltendő munkakör feladataihoz és követelményeihez. Ennek kapcsán meg kell tervezni, hogy milyen munkakörök tartalmának a megismerésével lehet felkészülni a betöltendő munkakörre, illetve azt, hogy mennyi időt kell eltöltenie a gyakornoknak egy-egy adott munkakörben ahhoz, hogy a szervezet működését és a saját munkavégzését befolyásoló elemeket megfelelő mértékben megismerje. Ezt egyeztetni kell az érintett munkakörök közvetlen vezetőjével, és meg kell határozni, hogy a gyakornok az ott töltött idő alatt milyen feladatokat fog végezni, illetve kihez fordulhat szakmai segítségért. A munkaköri rotáció részletes megtervezéséhez a Munkaköri rotáció tervet használja (2. sz. Melléklet). A gyakornok már az első nap kapjon feladatot, ne érezze úgy, hogy felesleges a szervezetben. Az első feladatokat úgy kell kiválasztani, hogy a gyakornok által probléma nélkül megvalósíthatók legyenek, hogy ne kezdje munkáját a sikertelenség élményével. A további tervezésben arra is figyelni kell, hogy az elvégzett feladatok hozzásegítsék a gyakornokot ahhoz, hogy logikusan, egymásra épülve ismerje meg azt a munkafolyamatot, amelybe saját munkája beilleszkedik. Ha lehetőség van rá (például nagy szervezetekben szabályzók kidolgozása, projektmunka, pályázatok), be kell vonni egyedi és alkotó jellegű feladatok megoldásába, mert ez nagymértékben növelheti motivációját A gyakornok értesítése, az anyagok kiküldése A felvételről értesítő levélben pontosan meg kell határozni a belépés dátumát, azt hogy hány órakor és hol kell jelentkeznie. A 3. sz. Melléklet ellenőrző listája segít a vezetőnek abban, hogy az értesítő levélből egy lényeges tartalmi elem se maradjon ki. A levélhez mellékelni kell azokat a legfontosabb anyagokat (maximum oldal), amelyek bemutatják a szervezetet és tevékenységeit A gyakornok fogadásának előkészítése A gyakornoknak első napon a közvetlen vezetőjénél kell jelentkeznie. Kisebb szervezetekben ez nem okoz nagy gondot, több 100 fős szervezetekben, melyeknek 8

9 az irodái akár több épületben is lehetnek, ez probléma lehet. Az a.) pontban szereplő feladat elvégzése csak nagyobb szervezetek esetében szükséges. a) A recepciós vagy a portaszolgálat felkészítése A gyakornok első találkozása a szervezettel a porta vagy a recepció. Ha itt kell előbb jelentkeznie, akkor a recepciósnak tudnia kell erről, valamint arról is, hogy mit kell tennie, kit kell értesítenie, hova kell irányítania az érkezőt. A vezetőnek gondoskodnia kell arról, hogy az a személy, akivel a gyakornok először találkozik, legyen az bárki (recepciós, titkár, személyi asszisztens), tudjon az érkezéséről, és arról, hogy hova, kihez kell irányítania. Nagy szervezetekben, ha az új érkezőnek a jelentkezés után más épületbe kell átmennie, biztosítani kell mellé valakit, aki elvezeti oda. b) A közvetlen munkatársak felkészítése A munkatársak felkészítése a gyakornok fogadására a következő elemekre vonatkozik: hogyan viselkedjenek, mire figyeljenek, milyen feladatok elvégzésében segíthetnek neki. Az új munkatárs beilleszkedése nem csak az érintett személy problémája, hanem az egész kollektíváé. Különösen figyelnie kell erre a vezetőnek, ha a munkatársai összeforrt munkacsoportot alkotnak, mert az ilyen csoportok gyakran nehezebben fogadják be az új érkezőt. A vezetőnek meg kell beszélnie a munkatársaival a következőket: Mi lesz a feladata a gyakornoknak? Mit vár el az egyes munkatársaktól a vezető a beilleszkedési folyamatban, miben segítsenek a gyakornoknak? Ha a beilleszkedési tervben valamelyik munkatársnak konkrét feladat jutott, akkor ennek a végrehajtását meg kell beszélni (a csoportban vagy külön). Hogyan viselkedjenek a gyakornokkal (tartsák tiszteletben, legyenek segítőkészek, barátságosak stb.) Mi az, amit a csoport a stílusáról, íratlan normáiból és szabályaiból a gyakornok tudomására szeretne hozni? Ennek megbeszélését a vezető rábízhatja a csoportra, és jobb, ha a csoport valamelyik tagja mondja el a gyakornoknak, nem a vezető. A vezető kiválaszt a munkatársai közül egy személyt, aki a gyakornok idegenvezetője szerepet tölti be a beilleszkedés kezdeti időszakában. Kettős feladata van: A szükséges helyismeretet biztosítani az új kollegának (irodák, szociális helyiség, étkezési lehetőségek, orvosi rendelő stb.). Gyakorlati tanácsokkal ellátni őt a belső szokásokról, íratlan szabályokról és normákról. E munkatárs kiválasztásban a vezetőnek a következőkre kell figyelnie: ugyanolyan nemű és hasonló korú legyen, mint a gyakornok; legyen viszonylag új a szervezetben, mert így még frissen élnek benne az első munkanapok élményei, és emlékszik arra, mi okozott neki gondot, stresszhelyzetet; legyen segítőkész és kommunikatív, de nem túlzottan bőbeszédű és unalmas; 9

10 tudjon oldottan beszélgetni a munka informális aspektusairól; legyen megbízható és önálló, hogy a rábízott feladatot ellenőrzés nélkül végezze el. A kiválasztott munkatársat fel kell készíteni a feladat ellátására arra vonatkozóan, hogy mit kell feltétlenül megmutatnia, mit kell elmondania. Fontos felhívni a figyelmét, hogy ne adjon át negatív szervezeti szokásokat. Hasznos lehet számára (különösen nagy szervezetek esetében) egy ellenőrző lista az elvégzendő feladatokkal, esetleg napokra lebontva. Elemei: bejáratok, kijáratok; a mosdók, étkező, büfé, teakonyha, orvosi rendelő, különböző irodák (közvetlen vezető, személyzeti, társosztályok, informatikusok stb.), irattár, postázó, könyvtár stb. térbeli elhelyezkedése; az étkezési lehetőségek és procedúrák (előfizetői rendszer, mekkora időszakra és a hét melyik napján kell fizetni, hol kell az étkezési jegyeket felvenni, illetve hol kell leadni őket), illetve informális étkezési szokások (pl. megszokott helyek). 10

11 3. A gyakornokképzés beilleszkedési feladatai 3.1. A gyakornok fogadása, az első nap A gyakornoknak a közvetlen vezetőjénél kell jelentkeznie, illetve nagy szervezetekben a személyzeti vezetőnél, ahol a közvetlen vezető is jelen van. Nagy szervezetek esetében biztosítani kell egy személyt, aki a portától elkíséri a gyakornokot a megfelelő irodáig. Nem szabad az új munkatársat megvárakozatni, de sürgetni sem. A nyugodt, alaposan megtervezett tevékenység segíthet a stressz csökkentésében. Az első munkanapnak jól szervezettnek és gördülékenynek kell lennie. A vezetőnek a következő feladatokat kell ellátnia ezen a téren: A munkaügyi szabályoknak megfelelő léprések megtétele: a kinevezési okmány és a munkaköri leírás átadása, szociális kérdések tisztázása. Már a belépési adminisztráció legyen jól megszervezve, mert a gyakornok ezekből a tevékenységekből szerzi az első benyomásokat arról, hogy milyen mértekben szervezett a tevékenység az új munkahelyén, illetve arról, hogy készültek-e a fogadására. A munkaköri leírás átadása és ennek kapcsán az elvégzendő feladatok, a követelmények, a teljesítményelvárások, a viselkedési normák tisztázása. A vezető vagy az erre kijelölt munkatárs (nagyobb szervezetek esetében, ha több új belépő van) tájékoztatja a szervezet történetéről, megismerteti az SzMSz-szel, Ügyrenddel, a szervezeti kultúra fő elemeivel, az Etikai Kódex tartalmával. Megismerteti a munkatársát a teljesítményértékelési és a karriertámogatási rendszerekkel, ha a szervezetben működnek ilyen rendszerek. (A gyakornok számára fontos információk listáját a 4. sz. Melléklet tartalmazza.) A gyakornok számára már első pillanattól átláthatóvá kell tenni, hogy mire számíthat a szervezetben. Ez vonatkozik a célokra, munkafeladatokra, teljesítményelvárásokra, a bérezésre, a fejlődési és előrelépési lehetőségekre, kötelező vizsgákra. A vezetőnek tudatosítania kell a gyakornokkal a köztisztviselői életpálya, amelynek első szakasza a gyakornokképzés, fontosságát és lehetőségeit. Az új belépőnek gyakran téves elképzelései vannak az elvégzendő feladatokról és a szervezeti lehetőségekről. Ennek egyik oka lehet az, hogy a kiválasztási folyamatban a vezető nem a valóságnak megfelelő képet adta a munkakörről és a szervezetről. Például a vezető érdekes feladatokat emelt ki, amelyek azonban csak eseti jellegűek. A vezető megmutatja a munkahelyet, elmondja a szükséges információkat a munkahely felszereltségéről, az egyes eszközök használatára vonatkozó szabályokat és utasításokat. Elmondja, hogyan lehet a munkahelyet megközelíteni. Ezeket a feladatokat rábízhatja valamelyik munkatársára is, például a gyakornok idegenvezetőjének kinevezettre. Személyesen mutatja be az új munkatársat a szervezet vezetőjének, a munkatársaknak, 11

12 a fontosabb vezetőknek (akikkel a rotáció során találkozni fog), a mentornak (ha lesz), az érdekképviselet vezetőjének (ha van), más szervezeti egységek munkatársainak, akikkel gyakran kell együttműködnie. Az első nap sikerének egyik kulcspontja az átadott információ mennyisége. Nem szabad az első munkanapra nagyon sok beilleszkedési programot szervezni, mert a munka kevésbé lesz hatékony, a gyakornok kevés információt fog asszimilálni, emellett igen komoly stresszhatások is érhetik. Az új dolgozó az első munkanapon amúgy sem túl nyugodt, különösen, ha ez élete első munkahelye. Elsősorban a gyakorlati problémák érdeklik, mint a munkahely fizikai elhelyezése, felszerelése, a közvetlen kollegák, szociális helyiségek. Ezért nem lesz fogékony nagy mennyiségű információra, amely nem kapcsolódik ahhoz a valós igényéhez, hogy az első munkanapot minden nagyobb probléma nélkül élje át. Ha a gyakornok nem kapta meg előre az anyagokat, akkor a munkába állás napján kell átadni azokat, a kiegészítő információkkal, magyarázatokkal kísérve. Megegyeznek az időpontban, ameddig a gyakornok elolvassa az ismertető anyagokat, és közösen megbeszélhetik a felmerült kérdéseket, problémákat. Ha a szervezetben több gyakornok érkezik, a csoportnak közös szervezeti bemutatást lehet tervezni A beilleszkedési folyamat vezetői feladatai A beilleszkedési folyamat hosszát és tartalmát mindig az adott szervezetre kell szabni, a szervezet mérete, tevékenységének komplexitása függvényében. A folyamat hosszától függetlenül a beilleszkedést támogató-segítő feladatokat valamennyi vezetőnek el kell látnia. Ezek a feladatok: 1. A vezető átbeszéli a beilleszkedési tervet a gyakornokkal, kikéri véleményét és javaslatait. Amennyiben a gyakornoknak mentora is van, őt is be kell vonni a megbeszélésbe. Nem ajánlott első napra tervezni a megbeszélést, mert a gyakornokot ekkor rengeteg új benyomás és információ éri. A második munkanap a legalkalmasabb erre a feladatra. A végleges beilleszkedési terv elkészítése és a felelősök és határidők meghatározása után hozzá is kell látni az első feladatok megvalósításához, ami azt jelenti, hogy megkezdi tényleges munkáját a munkaköri rotációs tervben meghatározott munkakörben. 2. A vezető gondoskodik arról, hogy a gyakornok megismerje a szervezetet, tevékenységét, folyamatait, kultúráját, az ügyviteli rendet. Az első napi rövid ismertetést további információkkal kell kiegészíteni, amiket részben írott anyagokból tud összegyűjteni a gyakornok. Az anyagok elolvasása után megbeszélik a felmerült kérdéseket, problémákat. Ha a szervezet nagy, akkor ajánlott több részre osztani az információ-halmazt. Például, előbb megismerkedik a szervezettel, felépítésével, belső szabályzataival, írott és íratlan normáival, utána pedig a köztisztviselőkre vonatkozó jogszabályokkal, előírásokkal, illetve a társszervezetek tevékenységével. Mindkét esetben az anyagok elolvasásához szükséges időintervallum végére kitűznek egy megbeszélési időpontot, amikor a gyakornok felteheti a témára vonatkozó kérdéseit, plusz információkat kérhet. 12

13 3. A vezetőnek figyelmet kell fordítani arra, hogy a gyakornok valószínűlegrövid ideje került ki egy képzési intézményből, ott fejlődött ki értékrendje, kultúrája, ami lényegesen eltérhet a munkahelyi értékrendtől, kultúrától. Segítenie kell abban, hogy a munkatárs-vezető, illetve a munkatárs-munkatárs viszony megfelelő módon alakuljon ki, mert az ilyen jellegű kapcsolatokra nem kapott példát a képző intézményben, hiszen ott más típusúak a kapcsolatok. 4. A vezető akkor tudja jobban megismerni a gyakornok elvárásait, ha feltárja pályaválasztása indítékait, valamint kidolgoztatja vele az egyéni karrier elképzeléseket, ezután pedig megbeszélik, hogyan lehet ezeket megvalósítani. A megismert igényeket, szükségleteket csak olyan mértékig szabad kielégítenie, amilyen mértékben ezt a szervezet a többi munkatárs részére is biztosítja. 5. A vezető nyomon követi a gyakornok munkáját, függetlenül attól, hogy a rotációs tervben szereplő munkakörökben dolgozik, vagy a saját munkakörében. A rotáció ideje alatt kapcsolatot tart az aktuális munkakör közvetlen vezetőjével és a gyakornokkal. 6. A beilleszkedési problémák gyakran valós vagy vélt sérelmekből származnak. Ezekre figyelnie kell a vezetőnek. Már az első naptól fel kell készítenie a gyakornokot arra (különösen, ha ez az első munkahelye), hogy a beilleszkedés és a hatékony munkavégzés csak kölcsönös alkalmazkodás mellett lehetséges. A vezetőnek figyelnie kell a gyakornok alkalmazkodási képességére, illetve arra, hogy milyen mértékben tud alkalmazkodni a szervezeti kultúrához és a vezetési stílushoz, és segítenie kell őt ebben a folyamatban. Ha úgy érzi, hogy a folyamat nem megfelelő, vagy túl lassú, akkor új, a helyzetnek és a gyakornok személyiségének megfelelő elemeket kell beiktatnia a gyakornokképzésbe. 7. A vezetőnek törekednie kell arra, hogy minél jobban megismerje új munkatársát, elsősorban a következő elemekre fektetve a hangsúlyt: érdeklődése, szükségletei, motivációi; temperamentuma (kiegyensúlyozott, lobbanékony, kötekedő, pozitív beállítódású, konstruktív, önbizalommal teli vagy hiányos, nyílt, zárkózott); figyelem tartóssága, terjedelme, elterelhetőség; felületesség vagy alaposság a munkavégzésben; önálló önállótlan a feladatmegoldás során; átfogó vagy részletekre koncentráló gondolkodású; a gondolkodás jellemzői (logikus következtetések, kombinatív készség, probléma észlelése, feldolgozása, megoldása); viselkedés (törekvő, közömbös, szorgalmas, hanyag, elutasító); társas kapcsolatai: segítőkész, toleráns, figyelmes, alkalmazkodó, önző, érvényesülésre törekvő; teljesítménye; kompetenciái (menedzseri, specializáció egy szakterületen, kreativitás, újdonság keresése stb.). 8. Állandó visszajelzést ad a gyakornoknak tevékenységéről, magatartásáról, megbeszélik a problémákat, együtt keresik meg ezek okait és a megoldási lehetőségeket. A feladatok és problémák megoldásában tanácsadással és coachinggal támogatja a gyakornokot. 13

14 9. A beilleszkedési tervben kitűzött időpontokban formálisan értékeli a gyakornok beilleszkedését, munkateljesítményét és magatartását. A tervezendő értékelések számát és időpontját nem lehet általánosan meghatározni. Ezt mindig a vezetőnek kell eldöntenie a beilleszkedési periódus hossza, feladatai és a munka jellege szerint. Ha a beilleszkedési tervben meghatározott értékelések száma nem bizonyul elegendőnek, a gyakornokkal megbeszélve beiktathat köztes, kevésbé formális értékeléseket is. Például, nagy szervezetben, ahol a beilleszkedési periódus egy évre terjed ki, akkor ajánlott három értékelést tartani: Az első három hónap elteltével elsősorban a beilleszkedéshez, a szervezet és a munka megismeréséhez kapcsolódó célok és feladatok értékelése a mentor részvételével. Fél év után a beilleszkedés és a munkateljesítmény értékelése, amelyen a mentor is részt vehet. A beilleszkedési év végén a Köztisztviselői törvény által előírt formális teljesítményértékelés a vezető és a gyakornok részvételével. 10. A vezetőnek ösztönözni, motiválni kell a gyakornokot a szakmai fejlődésre, valamint a munkateljesítmény növelésre. Mivel az anyagi ösztönzés lehetőségei nagyon behatároltak, itt elsősorban a motivációra kell hangsúlyt fektetni. A legalkalmasabb motivációnövelő technikák: célok kitűzése és megvalósításuk értékelése; önálló munkavégzés és problémamegoldás támogatása; a vélemény kikérése a szervezeti egység munkáját érintő kérdésekben; visszajelzés a munkáról és magatartásról; delegálás; bevonás jelentős feladatok megvalósításába. 11. A gyakornok készségeinek fejlesztése a vezető feladata. Ha úgy látja, hogy feladatai magasabb szintű ellátásához a gyakornoknak többre van szüksége, mint tanácsadás és coaching, akkor a szervezeti lehetőségeket is figyelembe véve, javasolnia kell a gyakornok részvételét készségfejlesztő tréningeken (kommunikáció, tárgyalás, önmenedzselés, időgazdálkodás stb.). A legfontosabb önmenedzselési és időgazdálkodási elveket és technikákat maga a vezető is át tudja adni a gyakornoknak. 12. A vezetőnek arra is figyelnie kell, hogyan fogadta be a munkaközösség a gyakornokot. Ha pszichoterrornak látja jelét a csoportban, ezt azonnal jeleznie kell a felettes vezetőnek, és intézkedéseket kell hozni ennek megszüntetésére. Munkahelyi pszichoterror megnevezéssel azt a konfliktus folyamatot jelölik, mely során valakit vagy valakiket kollégáik, illetve vezetőik gyakran, hosszabb időn át, különböző inzultusoknak, zaklatásoknak tesznek ki. Ide soroljuk, ha valakinek nevetségessé teszik szokásait, öltözködését, magatartását, ha állandóan kritizálják, akár fizikailag bántalmazzák, munka közben zavarják, zaklatják stb. Ezen támadó aktusok általános jellemzője, hogy ellenséges, agresszív szándék rejlik mögöttük. 13. Az együttdolgozásban jelentős szerepe van a szimpátiának, illetve az antipátiának. A megismerés terjedjen ki a gyakornok korábbi tényleges eredményeire, szakmai értékeire, képességeire. A vezetőnek számos lehetősége van új munkatársa kipróbálására, munkavégzésének megfigyelésére, teljesítményének elemzésére. Ezek a munkával és a beilleszkedéssel kapcsolatos 14

15 visszajelzések megerősíthetik a kezdeti szimpátiát, de ennek az ellenkezőjét is eredményezhetik. Az új munkatárs megítélésében támaszkodjon a régi munkatársak benyomásaira, tapasztalataira is. 14. A vezető adja meg a gyakornoknak a hibához való jogot, ha azt szeretné, hogy önálló, teljes értékű tagja legyen a vezetett munkacsoportnak. Ha hibázott, konstruktív kritikát alkalmazzon a tanulási folyamat segítése céljából 15

16 4. A gyakornokképzés során alkalmazott módszerek és technikák A vezetőnek a beilleszkedési folyamatban azokat az általános vezetési technikákat kell alkalmaznia, amelyeket valamennyi munkatársával alkalmaz, de a gyakornok esetében az egyes technikák alkalmazásában kiemelt figyelmet kell tanúsítania nemcsak a munkához kapcsolódó, hanem a beilleszkedési célkitűzések megvalósításában. Ezek a technikák: 1. munkaköri rotáció 2. visszajelzés 3. értékelés 4. coaching 5. tanácsadás 6. delegálás 4.1. A munkaköri rotáció A munkaköri rotáció alkalmazása lehetővé teszi, hogy a gyakornok jobban megismerje a szervezetet, folyamatában ismerkedjen meg a szervezetben folyó tevékenységekkel, illetve kialakítsa a hatékony munkavégzéshez szükséges személyes kapcsolatokat a szervezet különböző egységeiben dolgozó kollegákkal. A munkaköri rotáció tartalmára nem lehet általános receptet adni. Minden gyakornok számára a közvetlen vezető feladata ezt megtervezni, a betöltendő munkakör sajátosságai és a szervezet tevékenysége függvényében. A megtervezésben a vezető együttműködik: a gyakornok mentorával (ha van ilyen), a rotáció tárgyát képező munkakörök vezetőivel; közvetlen munkatársaival. Alapvető szabály a rotáció megtervezésében, hogy a folyamatok megismerésének szakaszai épüljenek logikusan egymásra, és egyre inkább közelítsenek a későbbi munkakör feladataihoz, követelményeihez. A rotáció tárgyát képező munkakörök számát és az egyes munkakörökben eltöltendő időt egyéni esetenként kell meghatározni figyelembe véve a helyi lehetőségeket is. Meg kell határozni, hogy a más munkakörben eltöltött időszak alatt: Kitől kap utasítást a gyakornok, illetve ki ellenőrzi a munkáját? Milyen konkrét feladatokat kell ellátnia? Ki segíti az új feladatok ellátásában? Egy adott munkakörben töltött időszak végén milyen tényezők alapján történjék az értékelés és kik legyenek a résztvevők? Amennyiben a munka jellege olyan, hogy a külső kapcsolatok fontos szerepet játszanak benne, a feladatok hierarchikusan egymásra épülnek különböző szinteken elhelyezkedő szervezetek között, több szervezetet érintő tevékenységet kell végeznie a köztisztviselőnek (például szakmai szabályzók kidolgozását), a külső rotáció is fontos a beilleszkedés elősegítésében. Ezt a szervezetek végezhetik kölcsönösségi alapon is, amennyiben erre lehetőség van. 16

17 Például: a MEH-ből a minisztériumokban küldeni ki gyakornokokat; megyei önkormányzattól városi önkormányzathoz; minisztériumból önkormányzathoz. A rotáció során betöltendő munkakörök esetében az eljárás: 1. A közvetlen vezető átadja a menedzselési feladatokat a rotáció tárgyát képező munkakör vezetőjének, vagyis beszámol: az eddig megvalósított feladatokról; a megszerzett ismeretekről, tapasztalatokról; mi a célja a rotáció során az érintett munkakör betöltésének, milyen ismereteket, készségeket kell a gyakornoknak elsajátítania; értékeli a gyakornok eddigi tevékenységét. 2. Első nap az új vezető bemutatja a gyakornokot a munkatársainak. 3. Megismerteti a gyakornokot a szervezeti egység feladataival, a betöltendő munkakör feladataival, elvárásaival. 4. Megbeszélik az elvégzendő feladatokat, illetve azt, hogyha szakmai kérdései, problémái vannak, kihez fordulhat segítségért. 5. A munkakörben eltöltendő időszak végén a vezető értékeli a gyakornok tevékenységét (Rotációs lap, Értékelés fejezete), beszámol az eredményekről a gyakornok közvetlen vezetőjének. A rotáció alatt, bár a menedzsment feladatokat az éppen aktuális munkakör vezetője látja el, a kapcsolat a gyakornok és a közvetlen vezetője között megmarad, mert a szervezeti és a köztisztviselői kultúra megismerése folyamatos tevékenység. Minden egyes munkakörre, amely a rotációs tervben szerepel, egy Rotációs lapot kell kitölteni (5. sz. Melléklet), amely tartalmazza a munkakör ismertetőit, a feladatokat, az ott töltött időszakot és a munkakör közvetlen vezetője által készített értékelést a periódus végén. Ezek a rotációs lapok teszik lehetővé, hogy a gyakornok közvetlen vezetője nyomon kövesse és dokumentálja a fejlődést, és elvégezze a megtervezett értékeléseket A visszajelzés A visszajelzés a közvetlen felettes vezetési feladatai közé tartozik, és minden munkatársa menedzselésénél alkalmaznia kell, de a gyakornok beilleszkedése és szakmai fejlődése szempontjából a gyakori és helyesen adott visszajelzésnek kiemelkedő szerepe van. A vezetőnek minden önálló feladat befejezésénél, esetleg részfeladat elvégzésénél visszajelzést kell adnia a végzett munkáról. Ha munkavégzés közben bármilyen problémát tapasztal, azt azonnal jeleznie kell a gyakornoknak, és meg kell beszélnie vele, közösen keresve a helyes megoldást. Ha a visszajelzés negatív elemeket tartalmaz, akkor tanácsadással és coachinggal kell összekapcsolni. A visszajelzés szabályai: Pozitív és negatív megélt magatartásokra vonatkozó megállapításokat célszerű egyszerű és közérthető formában összefoglalni. Konkrét eseményre, tényre épüljön, és tartalmaznia kell az esemény, cselekedet vagy viselkedés leírását, az eredményt, az érintettekre gyakorolt hatást, a szükséges változtatást. Határozottan, nem kerülgetve a forró kását" kell szóba hozni a problémát. 17

18 A visszacsatoló viselkedése nagymértékben meghatározza a visszacsatolás sikerét. A vezetőnek a következőkre kell figyelnie: - Pozitív indítás. - Konstruktívan és nyíltan mondja el a véleményét. - Először erősítse meg a pozitívumot, azután térjen ki a problémára. - A megoldást, változtatási lehetőségeket együtt keressék meg. - Ne oktassa ki a gyakornokot. - Bíztassa a pozitív elemek erősítésére, a fejlődésre, az önfejlesztésre - Adott esetben a magatartás-változtatás megbeszélése a felettesekkel és a kollegákkal AZ értékelő beszélgetés A beilleszkedési tervben meghatározottak szerint a vezetőnek legalább egy alkalommal értékelést kell végeznie. A beilleszkedés értékelésének céljai: a szervezeti és a munkaközösségi beilleszkedés értékelése; a szakmai előrehaladás értékelése; az esetleges problémák feltárása; a beilleszkedés és szakmai előrehaladás további tervezése. Az értékelésen nyert információkat a 6. sz. Melléklet tartalmazza. A beilleszkedés értékelését szolgáló beszélgetés résztvevői a gyakornok és a közvetlen vezetője, valamint a mentor. Ha a gyakornok az időszak nagy részét a rotációs tervben meghatározott munkakörökben töltötte, akkor meg lehet hívni e munkakörök vezetőit is a beszélgetésre. Az értékelő beszélgetés mindig alapos felkészülést igényel, ami egyformán vonatkozik a vezetőre és a gyakornokra. A vezetőnek két különböző jellegű feladatot kell ellátnia: A gyakornok felkészítése A gyakornok felkészítése az értékelésre nagyon fontos, hiszen neki ez lesz az első találkozása az ilyen jellegű beszélgetéssel. Ez határozza meg a gyakornok további hozzáállását a teljesítményértékelő beszélgetéshez. A felkészítésben a következő problémákra kell koncentrálni: 1. Az értékelés általános célja a gyakornok munkahelyi szocializációjának és szakmai előrehaladásának értékelése. De a vezetőnek a konkrét helyzet és a gyakornok által megtett út alapján konkretizálni kell a célokat. 2. A vezető bemutatja az értékelés fő mozzanatait: a gyakornok önértékelése, a vezető értékelése, az eltérő vélemények megbeszélése, problémák feltárása és megbeszélése, a következő periódus tervének áttekintése és aktualizálása. az értékelő lap kitöltése. (7. sz. Melléklet) 3. A vezető és a gyakornok megbeszélik az értékelési szempontokat. Ezek az elvégzendő feladatokra és fejlesztendő kompetenciákra, illetve megszerzendő ismeretekre vonatkoznak. 4. Hogyan végezze el a gyakornok az önértékelést. 18

19 A gyakornoknak át kell néznie a munkaköri leírását, illetve a rotációs lapon szereplő feladatokat, a fejlődési célokat. Ezek alapján a következő kérdésekre ad választ: Melyek voltak a számára legfontosabb és legérdekesebb feladatok? Melyek igényelték a legtöbb figyelmet és előkészítést? Melyek azok a feladatok, amelyek a legjobban érdeklik, illetve melyek azok, amelyek a legkevésbé? Miért? Milyen eredményeket ért el? Sikerült-e megvalósítania a célokat? Milyen problémákba ütközött a feladatok teljesítésénél? Hogyan tudná ezeket a problémákat kiküszöbölni? Miket tart erősségeinek, valamint gyengeségeinek? Vannak-e olyan területek, ahol több tapasztalatot szeretne szerezni? Vannak-e olyan képességei, amelyeket véleménye szerint nem, vagy csak kis mértékben használ? Hogyan lehetne ezeket jobban hasznosítani? Milyen támogatásra lenne szüksége a vezető részéről? A felkészítést még az első értékelési periódus elején (például az első munkahéten) kell elvégezni, amikor megbeszélik az első értékelés időpontját és az értékelés szempontjai A vezető felkészülése az interjúra A vezető átnézi a gyakornok tevékenységére vonatkozó dokumentumokat: a munkaköri leírást és a munkaköri követelményeket, a beilleszkedési tervet a munkaköri rotációs lapokat, a gyakornok képzésére vonatkozó dokumentumokat saját feljegyzéseit a gyakornokra vonatkozóan, illetve a szervezeti ismeretek megszerzésére vonatkozó beszélgetések összefoglalóit. Ha a vezető a dokumentumok elemzésével összegyűjtötte a fontos, releváns információkat és tényeket, ezekből egy szintézist készít magának a következő kérdések alapján: Melyek voltak az értékelt fő feladatai, és hogyan látta el őket? Melyek voltak a legjobb eredményei, és minek köszönhetők? Melyek voltak az elégtelen eredményei, és mik voltak az okai? Milyen esetekben nem volt megfelelő a magatartása az értékeltnek? Miért? Fontos, hogy véleménye alátámasztására mindig konkrét tényekre, eseményekre és magatartásokra támaszkodjon, ne a gyakornok személyiségét értékelje, hanem a cselekedeteit. Ehhez beszélgethet a mentorral, a rotációban érintett munkakörök vezetőivel, a munkatársakkal. A jövőre vonatkozóan a következő kérdésekre keres választ: Milyen új munkakörökben kell dolgoznia a gyakornoknak, milyen feladatokat kell ellátnia? Milyen készségeket kell fejlesztenie? Milyen feladatokat, akár projektmunkában való részvételt bízhat rá? Hogyan lehet kiküszöbölni az eddig tapasztalt hiányosságokat? Vannak olyan képességei a munkatársnak, amelyeket nem, vagy csak részben használ a feladatok elvégzése során? Milyen javaslatokat tehetne képességeinek jobb felhasználása érdekében? 19

20 Milyen segítséget tud nyújtani munkatársának a fejlődésben? Az értékelő beszélgetés lebonyolítása Ez az értékelés sokkal oldottabb és kevésbé formális, mint a teljesítményértékelés, ezért itt nem különálló önértékelést és értékelést javasolunk, hanem párbeszédet, amely a pozitív elemekből, a gyakornok kiemelkedő eredményeiből, sikerélményeiből indul ki, és csak ezután kerülnek szóba a problémák. Célszerű, ha a vezető magát a gyakornokot hagyja, hogy az általa problémásnak érzett területeket felsorolja. Minden esetben közösen kell keresni a problémák okait és a megoldási lehetőségeket. A múlt megbeszélése után átnézik a beilleszkedési tervet és elvégzik a szükséges aktualizálást a megbeszélt akciók, a felmerült igények alapján, természetesen figyelembe véve a szervezeti lehetőségeket. (8. sz. Melléklet) Néhány szabály, amire figyelni kell az értékelés során: 1. A vezető egyenlő félként kezeli a gyakornokot, kikéri és meghallgatja véleményét, igényeit, és megfelelő komolysággal kezeli őket, még akkor is, ha úgy látja, hogy nem mindegyik megalapozott vagy megvalósítható. Nem szabad kioktatni vagy lenézően bánni vele. 2. A vezetőnek nyugodt, érdeklődő, pozitív magatartást kell tanúsítania. Kerülni kell bármely olyan megnyilvánulást, amely a türelmetlenség látszatát vagy benyomását keltené a munkatársban. 3. A beszélgetést a vezető irányítja figyelve arra, hogy mindig a kívánt mederben maradjon, ne térjen el a tárgytól, és a lényeges megbeszélendő pontokhoz igazodjon, de nem szabad neki a felénél több időt beszélnie. 4. A vezetőnek tudatnia kell munkatársával, hogy figyel. A másik fél meghallgatásához türelem és önfegyelem szükséges. A figyelést egyrészt testbeszéddel lehet jelezni (például előrehajolva a beszélgetőpartner szemébe nézni, időnként bólintva), másrészt plusz információ kérésére alkalmas kérdésekkel, a gyakornok által mondottak összefoglalásával. 5. Konstruktív hozzáállást kell tanúsítani, hiszen minden embernek szüksége van ösztönzőkre, pozitív visszajelzésekre, amelyek erősítik önbecsülését és tudatják vele mások megbecsülését. A vezető bármilyen pozitív megnyilatkozása ilyen jellegű ösztönzőnek számít, amelyet a gyakornok elraktároz az emlékezetében, és visszatérhet hozzá bármikor, azzal a jóleső tudattal, hogy megvalósított valami olyat, amit mások értékeltek. Ezért nem csak a kivételesen jó eredményeket kell kiemelni, megdicsérni, hanem a jó teljesítményt is méltányolni kell. A részeredményeket sem lehet figyelmen kívül hagyni. 6. A kritizálás minden értékelés sikerének kulcspontja. Egyetlen elfogadható oka van: segíteni a gyakornoknak a fejlődésben és teljesítménye növelésében. A kritikának minden esetben konstruktívnak kell: konkrétumra támaszkodik és a változtatási és fejlődési irányokra és lehetőségekre koncentrál. Nem szabad a gyakornok személyét, személyiségét, attitűdjét kritizálni, csak a cselekedeteit, tetteit, munkában tanúsított magatartását, felsorolva a konkrét tényeket, eseményeket. 20

21 7. A metakommunikáció igen fontos eleme az értékelésnek és általában minden beszélgetésnek. Néhány gesztus, amit mellőznie kell a vezetőnek az értékelő megbeszélés folyamán: a kritikus állásfoglalást jelző gesztusok: arcra helyezett kéz, felfelé irányuló mutatóujj, hüvelykujj a szájat takarja, egymáson szorosan átvetett láb, leszegett fej; agresszív fenyegetés: ökölbe zárt tenyér, kinyújtott mutatóujj, főleg lefelé mutatva; frusztrált, visszafojtott magatartás: összekulcsolt kéz; unalom jele: a kéz mint fejtámasz; önmaga fékezése: karok megfogása; döntési időhúzás: szemüveg szárának szájba vétele A coaching A coaching (edzés) során a résztvevők intenzív támogatást kapnak a munkavégzésben, illetve személyes fejlődésükben. A fejlesztés hosszabb időszakon keresztül, előre egyeztetett személyes találkozók és beszélgetések segítségével történik, amelyeken meghatározzák a fejlesztési akciókat, majd megbeszélik a konkrét munkahelyi tapasztalatokat, problémákat, feldolgozzák őket. A coaching sikere mindkét résztvevőtől pozitív hozzáállást és aktív részvételt feltételez. Az edzőnek nem az a feladata, hogy kész megoldásokat adjon a fejlesztendő személynek, hanem az, hogy támogassa őt a problémák feltárásában és megoldásában. A gyakornok munkaköri feladataihoz kötődik és problémaorientált. A vezető tervezett módon együtt dolgozik a gyakornokkal egy komplexebb feladaton, a célok megtervezésétől az eredmények megvalósításáig, segítve őt, hogy fejlessze ismereteit, jártasságát. A tanulási folyamat sokkal gyorsabb, ha a vezető, aki ismeri a feladatot és a megvalósítás módját, irányítja beosztottja lépteit, folyamatos visszajelzést biztosít neki. Ez a tevékenység kiküszöböli a teljesítményértékelés utólagos, konstatáló jellegét, hiszen számos negatív jelenség megelőzhető, vagy még idejében korrigálható. A coaching összetevő elemei: nagyobb kihívást jelentő feladatok meghatározása; a képességek fejlesztése a gyakorlat során; az alkalmazott módszerek, technikák és a környezet összetevőinek elemzése; a problémák és gyenge pontok feltárása, megoldások, tervek kidolgozása; a gyakornok potenciáljának megismerése, építkezés az erősségekre, a lehetőségek és képességek kihasználására; a vezető és a gyakornok elkötelezettsége a közösen meghatározott célok és tervek megvalósítása iránt. A jó coaching ismertetői: Tanulási, nem oktatási folyamat, ezért a munkavállaló aktív részvételét igényli. A munkatárs felel a feladat megtervezéséért és megvalósításáért, a vezető jelen van, nyomon követő, visszajelző és tanácsadó szerepet tölt be, szükség esetén együtt dolgozik munkatársával. A visszacsatolásnak időben érkezőnek, probléma-specifikusnak, pozitív elemekre építőnek és fejlesztésorientáltnak kell lennie. 21

22 4.5. Tanácsadás Célja, hogy a vezető támogassa a gyakornokot a munkamódszer, munkastílus, magatartáskialakításában, segítsen neki, hogy elfogadja a változást és alkalmazkodjon hozzá. A vezető nem vesz részt a konkrét feladat megoldásában, csak segít a gyakornoknak, saját megoldása kidolgozásában és kivitelezésében. Akkor célszerű alkalmazni, ha a teljesítmény nem éri el az elvárt szintet, és javításához a vezetőnek formális és tervezett megközelítést kell alkalmaznia annak érdekében, hogy változás következzen be a gyakornok munkájában és magatartásában. Ez nem fegyelmi eljárás, ezért pozitívnak és segítőkésznek kell lennie. Rögtön a probléma felmerülése után kell alkalmazni, de előre meg kell tervezni a teljesítményértékeléshez hasonló feltételek mellett. A tanácsadás tulajdonképpen egy párbeszéd, ami aktív figyelést, nyíltságot és segítőkészséget feltételez a vezető részéről. Nem szabad a negatív elemekre fókuszálni, annak ellenére, hogy a beszélgetést nyilvánvalóan a munkavégzésben felmerült elégtelenség, hiányosság váltotta ki. Cél a negatívum kiküszöbölése, ehhez pedig a kiváltó okokat, majd a változási, fejlődési szükségleteket kell feltárni, és ki kell dolgozni megvalósítási módjukat vagyis konkrét akciótervet az érintett kompetencia, terület fejlesztésére, magatartás megváltoztatására A delegálás A delegálás jó lehetőség a vezető számára, hogy a gyakornok munkafeladatait változatosabbá, érdekesebbé tegye. Lehetőséget ad a munkaköri feladatok által igénybe nem vett készségek kibontakoztatására, fejlesztésére. Különösen jól alkalmazható fokozatos fejlesztésre, az ismeretek lépésről-lépésre történő átadására. A delegálás többet jelent, mint írásban vagy szóban kiosztani a gyakornoknak az elvégzendő feladatot, kioktatni őt a feladat elvégzésének módjáról, és nyomon követni a megvalósítást. A vezetőnek be kell vonnia munkatársát a folyamatba, meg kell határoznia az elérendő eredményt, de nem ad(hat) utasításokat annak elérési módjáról. Annyi mozgásteret kell hagyni neki, hogy egyedül határozza meg a feladat elvégzésének módját. Az önállóság a feladat kihívás jellegével együtt növeli a munka iránti elkötelezettséget. Annak érdekében, hogy a delegálás valamennyi résztvevőnek meghozza a várt pozitív eredményt, azt alaposan elő kell készíteni, az alábbi szakaszokat végigjárni: A delegálandó feladat kiválasztása: A delegálandó feladatot úgy kell kiválasztani, hogy kihívást jelentsen a gyakornoknak, újdonságot vigyen a munkájába, de az ismeretei és készségei lehetővé tegyék a megvalósítását, esetleg egy kis támogatással a vezető részéről. Nincs annál frusztrálóbb egy gyakornoknak, mintha olyan feladatot kell elvégeznie, amelyről tisztában van, hogy nem rendelkezik a megoldásához szükséges kompetenciákkal. 22

23 A delegálási megbeszélés A delegálás a vezető és a gyakornok közötti beszélgetés során történik. Ez az írásban delegált feladat esetében sem maradhat el. A megbeszélendő témák a következők: a feladat tartalma és az elvárt eredmények, teljesítmény, határidő, a delegálás oka és miért választotta a gyakornokot a feladat elvégzésére (a bizalmatlanságot előidéző tényezők kiküszöbölése érdekében), a feladat elvégzéséhez szükséges hatáskör átruházása, meghatározva azokat a döntéseket, amelyeket egyedül hozhat a munkatárs, illetve, amelyekben konzultálnia kell a vezetővel, vagy jóváhagyását kell kérnie, a feladat elvégzésének ellenőrzési módja és ideje, hogy a vezető ne essen a túl gyakori ellenőrzés hibájába, vagy ne hagyja teljesen magára a munkatársát, mert az első vezetői magatartást a munkatárs úgy fogja értelmezni, hogy a vezető nem bízik meg benne, míg a másodikat úgy, hogy a vezetőt egyáltalán nem érdekli, hogyan végzi el a rá bízott feladatot. Fontos, hogy ténylegesen megbeszéljék a delegált feladatot, és ne csak kioktassa a munkatársat arról, hogyan végezze el a feladatot. Nem a vezető oktatja ki munkatársát a feladat elvégzésének módjáról, nem kényszeríti rá saját elképzelését és munkamódszerét, hanem a munkatárs véleményéből és elképzeléséből kiindulva beszélik meg a feladat elvégzésének módját. Ha a munkatárs nem kapja meg a lehetőséget az önálló gondolkodásra, kreativitásának kibontakozására, az önálló cselekvésre és a döntéshozatalra, a delegálás elveszíti fejlesztő jellegét és motiváló hatását. A vezetőnek tudatnia kell a gyakornokkal, hogy bármikor konzultálhat vele, tanácsot kérhet, ha valamilyen probléma merül fel a feladat megoldása során. A gyakornok beleegyezését kell kérnie a delegáláshoz A feladat elvégzése A gyakornokot hagyni kell, hogy önállóan végezze el a feladatot, és csak a megbeszélt időpontban, helyen és módszerre ellenőrizzék. Ha a munkahelyen bizalmi légkör uralkodik, a beosztott maga kér tanácsot a vezetőtől, ha nem tudja, hogyan cselekedjen. Beavatkozni csak hibák esetén vagy a gyakornok kérésére szabad. A beavatkozáskor lényeges, hogy a vezető ne maga oldja meg a feladatot bár a kísértés általában nagy, mert ez senkinek sem használ. Tévedések, hibák esetén nem a gyakornokot kell kritizálni, hanem a hiba okait kell feltárni, illetve kiküszöbölésének lehetőségeit kell együtt megkeresni A delegálás eredményeinek értékelése Ez a szakasz fontos, hogy a gyakornok számára nyilvánvalóvá váljanak a delegálás pozitív hatásai. Itt kínálkozik lehetőség a dicséretre a jó eredményért, az elkövetett hibák forrásainak a felderítésére és ezek jövőbeni elkerülési lehetőségeinek megbeszélésére, ami tanulási és fejlődési lehetőség a munkatársnak. 23

24 1. sz. Melléklet GYAKORNOKKÉPZÉSI-BEILLESZKEDÉSI TERV S. sz. Tevékenység Kezdési időpont Befejezési időpont Helyszín Felelős Értékelés Módja Időpontja Megjegyzés Kelt:... Közvetlen vezető Mentor Gyakornok 24