HP PARTNERI MŰKÖDÉSI SZABÁLYZAT Érvé nyes 2016.Június 1

Átírás

1 HP PARTNERI MŰKÖDÉSI SZABÁLYZAT Érvé nyes 2016.Június 1 I. Bevezetés A HP partnereivel együttműködve törekszik arra, hogy üzleti tevékenysége során az ügyfelek és termékek iránti elkötelezettséggel, az egyének alapvető jogainak megfelelő tiszteletben tartásával és teljes mértékben etikusan járjon el. A jelen működési szabályzatban a HP termékek alatt a HP szolgáltatásajánlatai, illetve hardverei, szoftverei, kellékanyagai és egyéb termékei értendők. E célok elérése érdekében a HP elvárja partnereitől, hogy a legmagasabb szintű üzleti erkölcsi normák szerint járjanak el, hogy megismerjenek és betartsanak minden, HP partnerként rájuk vonatkozó jogszabályt, beleértve a HP működését irányító olyan extraterritorális hatályú jogszabályokat, mint az Egyesült Államok külföldi korrupciós gyakorlatra vonatkozó törvénye (Foreign Corrupt Practices Act FCPA ), az Egyesült Királyság vesztegetésről szóló törvénye (U.K. Bribery Act), valamint a hasonló korrupcióellenes jogszabályokat bármely olyan országban, ahol a partnerek üzleti tevékenységet folytatnak, illetve a rájuk más módon vonatkozó jogszabályokat, valamint hogy naprakészek legyenek a jogszabályok és szabályozások minden olyan változásával kapcsolatban, amely HP partneri állapotuk szempontjából releváns. A HP elvárja továbbá, hogy a HP partnerek (1) hatékony üzleti ellenőrzések végrehajtásával megelőzzék és észleljék a jogsértő magatartást; (2) elfogadják és eleget tegyenek azoknak a szerződéses rendelkezéseknek, amelyek megkövetelik a vonatkozó korrupcióellenes jogszabályok és egyéb olyan jogszabályok szigorú betartását, amelyek HP partneri állapotukra és üzleti tevékenységükre nézve relevánsak; (3) ellenőrzési jogokat biztosítsanak a HP vállalatnak, hogy ellenőrizhesse a HP partnerként rájuk vonatkozó jogszabályok betartását; (4) ha tudomásukra jut, azonnali hatállyal jelentsék a HP vállalatnak, ha alkalmazottaik vagy képviselőik ténylegesen vagy potenciálisan megsértették a jelen Partneri működési szabályzatot vagy a HP termékekre vonatkozó jogszabályokat. Jelenteniük kell továbbá, ha a HP alkalmazottai vagy képviselői ténylegesen vagy potenciálisan megsértették a HP üzleti magatartási irányelveit, a jelen Partneri működési szabályzatot vagy a vonatkozó jogszabályokat; és (5) igazolják a jogszabályok betartását, valamint hogy a HP által meghatározott módon és időpontban teljesítsék a HP által szervezett valamennyi kapcsolódó képzést és átvilágítást. Bár a HP elismeri világszerte működő partnerei jogi és kulturális környezetének különbségeit, a HP partnereknek követniük kell a jelen Partneri működési szabályzatban megfogalmazott alapvető jogi és etikai elveket. A jelen Partneri működési szabályzat a HP összes partnerére, azok alkalmazottaira, ideiglenes alkalmazottaira, ügynökeire, független szerződéses munkavállalóira és alvállalkozóira érvényes. HP partnernek minősül minden HP termékeket értékesítő fél, beleértve a forgalmazókat, az eredeti berendezés-gyártókat (OEM-eket), a viszonteladókat, az ügynököket, illetve bármilyen egyéb, HP partneri vagy értékesítési megállapodással rendelkező feleket. Ezenkívül HP partnernek minősül minden olyan fél, amely közvetve vagy közvetlenül a HP üzleti tevékenységét támogató szolgáltatásokat nyújt a HP vállalatnak, például a rendszerintegrátorok, a logisztikai vállalatok és egyéb olyan szolgáltatók, amelyek támogatják a HP és ügyfelei között zajló üzleti tevékenységet. A jelen Partneri működési szabályzat megszegése a HP és a partner közötti szerződés megszegésének minősül, és a HP vállalattal fennálló üzleti kapcsolat megszűnését vonhatja maga után. II. A jogszabályok betartása 1. Versenyjog A HP partnerek kötelesek betartani a HP partnerként rájuk vonatkozó, tisztességes kereskedelemmel és versennyel kapcsolatos jogszabályokat és rendeleteket. A vonatkozó helyi jogszabályok betartása mellett a HP partnerek egyetlen versenytárssal sem köthetnek hivatalos vagy nem hivatalos megállapodást következőkről: (a) ár; (b) az árakat befolyásoló tényezők; (c) termelési szintek; (d) készletmennyiségek; (e) ajánlatok; illetve (f) az értékesítési területek, termékek, ügyfelek vagy beszállítók felosztása. Azon speciális jogrendszerekben, amelyekben ez a magatartás jogellenes, a HP partnerek nem befolyásolhatják más viszonteladók jogát ahhoz, hogy szabadon meghatározzák a termékek viszonteladói árát, nem korlátozhatják a viszonteladóknak a termék értékesítéséhez való jogát, és nem tehetik függővé termékek értékesítését más termékek megvásárlásától. A HP partnerek a HP termékekkel versenyző termékek gyártóival vagy értékesítőivel kapcsolatos információt csak legális eszközökkel gyűjthetnek. 2. Korrupcióellenes jogszabályok A megvesztegetés teljes tilalma A HP elvárja partnereitől, hogy üzleti kapcsolataik során a lehető legmagasabb szintű feddhetetlenséggel járjanak el. A HP a zéró tolerancia elvét alkalmazva megtiltja, hogy bármilyen formában előforduljon vesztegetés, korrupció, zsarolás, visszaosztás vagy sikkasztás. Minden HP partner számára szigorúan tilos bármilyen értékkel bíró javakat ígérni, felajánlani, nyújtani vagy elfogadni, illetve erre engedélyt adni, akár közvetlenül vagy közvetve egy harmadik félen keresztül üzlet megszerzése, megtartása, valamely személyhez irányítása, vagy más tisztességtelen előny szerzése céljából. A jelen szabályzat keretében a Utolsófrissí té s: 2016.Június 1 1

2 bármilyen értékkel bíró javak kifejezés magában foglalja korlátozás nélkül többek között az ajándékozást, a szívességet, a szórakoztatást és az étkeztetést, azok értékére való tekintet nélkül. A HP partnerek kötelesek betartani a vonatkozó korrupcióellenes jogszabályokat, nem kizárólagosan beleértve az Egyesült Államok külföldi korrupciós gyakorlatot tiltó törvényét és az Egyesült Királyság vesztegetést tiltó törvényét (együttesen: Korrupcióellenes jogszabályok ). A Korrupcióellenes jogszabályokon kívül lehetnek más vonatkozó helyi jogszabályok vagy rendeletek is, amelyek a kormányzati tisztviselők és/vagy kereskedelmi szereplők számára történő ajándékozással és azok szórakoztatásával kapcsolatosak. Az Egyesült Államokban és néhány más országban például az ajándékok vagy szórakoztatás felajánlása a szövetségi, állami vagy helyi kormányzati tisztviselőknek szigorúan tilos lehet, szándékra való tekintet nélkül. HP partnerként Önnek kötelessége betartani minden vonatkozó jogszabályt, amely a kormányzati tisztviselőkkel való kapcsolattartást szabályozza. A félreértések elkerülése végett a HP partnereknek akkor is tilos a rutinszerű kormányzati intézkedések elősegítése érdekében bármilyen kenőpénzt vagy ügymenetkönnyítő juttatást ígérni, felajánlani, erre engedélyt adni, illetve ilyen juttatást átadni vagy elfogadni, ha azt az FCPA vagy a helyi jogszabályok lehetővé teszik. A HP megtiltja továbbá a HP partnereknek, illetve azok képviselőinek vagy alkalmazottainak a pénzbeli vagy egyéb ajándékok, visszaosztás vagy szórakoztatás felajánlását vagy biztosítását a HP bármely alkalmazottjának bármilyen tisztességtelen célra, például azért, hogy ezzel cselekvésre ösztönözze őt. A HP alkalmazottai számára ugyanígy tilos az ilyen vesztegetések kérése. Ez a tilalom a HP partnerek alkalmazottainak vagy képviselőinek, illetve a HP alkalmazottainak közvetlen családtagjaira is érvényes. Könyvelés és nyilvántartás A HP partnerek kötelesek teljes és pontos könyvelést és nyilvántartást vezetni a HP termékek értékesítéséről, valamint minden olyan tranzakcióról vagy egyéb kiadásról, amely összefügg a HP vállalathoz kapcsolódó bármilyen üzleti tevékenységgel. A HP partnereknek kifejezetten tilos hamis és/vagy félrevezető számviteli gyakorlatot folytatni, nem kizárólagosan beleértve a szabálytalanul létrehozott, illetve használt pénzalapok létrehozását vagy hasonló tisztességtelen pénzügyi tevékenységeket. Az ilyen gyakorlat sértheti a vonatkozó jogszabályokat, a Korrupcióellenes jogszabályokat is beleértve. A HP alkalmazottai és a HP partnerek számára tilos bármilyen félrevezető vagy pontatlan tranzakciós dokumentáció összeállítása vagy előkészítése, illetve bármilyen tranzakciós dokumentáció hamisítása a HP vállalathoz kapcsolódó üzleti tevékenységekkel összefüggésben. A HP partnereknek meg kell tagadniuk a HP alkalmazottainak bármilyen félrevezető, pontatlan vagy hamis dokumentáció készítésére irányuló kérését, beleértve a pénzösszegek visszatartását vagy azok a valós céltól eltérő felhasználásának szándékát. A HP alkalmazottainak bármilyen nem etikus viselkedésre irányuló kéréséről értesíteni kell a HP vállalatot a jelen Partneri működési szabályzat végén szereplő elérhetőségeken. A HP partnerek által szerződtetett harmadik felek A HP partnereknek a HP vállalathoz kapcsolódó bármilyen üzleti tevékenységük során tilos szerződést kötni olyan harmadik féllel, amely megvesztegetésekben, visszaosztásban vagy tisztességtelen kifizetésekben vesz részt, vagy ezek valamelyikével gyanúsítható, illetve bármilyen más, a Korrupcióellenes jogszabályokat sértő magatartást folytat. A HP partnerek eleget tehetnek ennek a követelménynek, ha elvégzik minden olyan harmadik fél megfelelő kockázatalapú átvilágítását, akivel a HP vállalathoz kapcsolódó üzleti tevékenységükre vonatkozóan szerződéses kapcsolatba lépnek, és ezáltal meggyőződnek a harmadik fél a Korrupcióellenes jogszabályoknak megfelelő működéséről. A HP vállalathoz kapcsolódó üzleti tevékenység végzéséhez egy HP partner által szerződtetett vagy szerződtetni kívánt valamennyi alkalmazott, ügynök, képviselő, alvállalkozó vagy más fél köteles vállalni a jelen Partneri működési szabályzatban foglaltaknál nem kevésbé szigorú etikai és megfelelőségi normák betartását. 3. A közszférára vonatkozó értékesítési szabályzat A fent leírtaknak megfelelően a Korrupcióellenes jogszabályokon, valamint a vesztegetés vagy tisztességtelen kifizetések minden formájával szembeni elrendelt szigorú tilalmon kívül érvényben lehetnek bizonyos további korlátozások a közszféra értékesítésekre, alkalmazottakra, szervekre és eszközökre vonatkozóan. A HP partnerek kötelesek megismerni és betartani a közszféra szervekkel lebonyolított értékesítésekkel kapcsolatos valamennyi jogszabályt és rendeletet. 4. Nemzetközi kereskedelmi jogszabályok A HP partnerek kötelesek megismerni az Egyesült Államok kormánya által elrendelt vagy jóváhagyott gazdasági szankciókat és kereskedelmi embargókat, valamint eleget tenni ezeknek, amikor HP partnerként bonyolítanak üzleti tranzakciókat. A HP partnerek továbbá kötelesek megismerni és betartani az Egyesült Államok és az illetékes külföldi joghatóságok minden vonatkozó jogszabályát és rendeletét, beleértve az Egyesült Államok pénzmosás elleni jogszabályait, illetve az importálásra és exportálásra vonatkozó, valamint a vám- és adóügyekkel kapcsolatos jogszabályokat és rendeleteket. 5. Szellemitulajdon-jogokra vonatkozó jogszabályok A HP partnerek nem sérthetik meg a HP védjegyeit és egyéb szellemitulajdon-jogait. A HP partnereknek emellett tilos a harmadik felek szellemitulajdon-jogainak a HP partneri állapotukhoz köthető bármilyen módon történő megsértése. A HP partnereknek kifejezetten tartózkodniuk kell a hamisított HP termékek, illetve a HP szellemitulajdon-jogait (többek között a HP védjegyeit) sértő, harmadik féltől származó termékek gyártásában, terjesztésében, tárolásában vagy értékesítésében való részvételtől. Ha a HP saját vizsgálatai, megbízottjai, valamelyik rendfenntartó vagy nyomozó hatóság révén vagy bármely egyéb Utolsófrissí té s: 2016.Június /00436/SF/

3 módon szerzett információk alapján saját megítélése szerint a szellemitulajdon-jogok megsértését állapítja meg, az, súlyos szerződésszegést jelent. A HP ez esetben jogosult arra, hogy kizárja a partnert minden HP értékesítési programból, megvonjon a partnertől minden olyan kedvezményt, amelyre ezen programok keretében jogosult, és/vagy a HP Partneri Megállapodás 16.c pontjában leírtak szerint módosítsa az engedményeket. 6. Környezetvédelmi jogszabályok A HP partnerek kötelesek a tevékenységüket környezettudatos módon végezni, a HP partnerként rájuk vonatkozó környezetvédelmi jogszabályoknak, rendeleteknek és előírásoknak megfelelően. 7. Emberi jogok, munkaügyi jogszabályok és tisztességes munkaügyi gyakorlat A HP partnerek kötelesek betartani a HP partnerként rájuk vonatkozó valamennyi munkavédelmi szabályozást, a fogyatékkal élő személyek jogaira vonatkozó jogszabályt, munkaügyi jogszabályt és tisztességes munkaügyi gyakorlatot. Ennek keretében a HP megköveteli a HP partnerektől a minimálbérre és a munkaidő felső határára vonatkozó helyi előírások betartását, valamint azt, hogy megelőzzék a kényszermunka vagy adósrabszolga-munka keretében és röghöz kötés alapján foglalkoztatottak alkalmazását. A kényszermunka olyan helyzeteket jelent, amelyekben a munkavállalók fizetés nélküli munkára vannak ítélve. A röghöz kötés alapján végzett munka olyan helyzeteket jelent, amelyekben a munkaadó megtiltja az alkalmazottaknak, hogy szabadon és önként otthagyják állásukat. Adósrabszolgaságnak minősülnek azok a helyzetek, amelyekben az alkalmazottak egy olyan adósság törlesztéséért dolgoznak, amelyet gyakran egy másik személy halmozott fel, és cserébe a dolgozó munkáját ajánlotta fel. Kényszermunkának minősülnek továbbá azok a szituációk, amelyekben a munkaszerződés olyan indokolatlan jogi vagy gyakorlati korlátokat szab, amelyek miatt a dolgozó nem tudja elhagyni az állását. A gyermekmunka alkalmazása tilos. A gyermek kifejezés minden olyan foglalkoztatott személyre vonatkozik, aki nem éri el a következők közül a legmagasabb korhatárt: 15. életév (vagy a 14., ahol a helyi jogszabályok engedélyezik), a kötelező tanulmányok befejezéséhez szükséges korhatár vagy a foglalkoztatás alsó korhatára az országban. A jogszabályoknak és rendeleteknek megfelelő, jogszerű munkahelyi gyakornoki programok indítása támogatott. A 18 év alatti dolgozóknak tilos veszélyes munkát végezniük, és az oktatási igényeket szem előtt tartva eltilthatók az éjszakai munkától. Végül pedig a HP partnerek sosem tehetnek hátrányos megkülönböztetést faj, bőrszín, életkor, nem, szexuális irányultság, nemi identitás és annak kifejezése, etnikai hovatartozás, vallás, fogyatékosság, szakszervezeti tagság, családi állapot vagy politikai hovatartozás alapján. 8. Adatvédelmi törvények HP partnereknek meg kell felelniük az összes adatvédelmi törvénynek és rendeletnek, beleértve, de nem kizárólagosan a nemzeti, szövetségi, állami és hely ágazati/ ágazatspecifikus törvényeket és rendeleteket. Ezen felül HP partnerei kötelesek tevékenységüket olyan módom intézni, hogy az megfeleljen HP partner adatvédelmi kiegészitésben dokumentált bármely konkrét követelménynek III. A tisztességes értékesítési és marketinggyakorlatok követése és a szerződések feltételeinek betartása 1. Értékesítési és marketinggyakorlatok A HP partnerek értékesítési és marketinggyakorlatának tükröznie kell az aktuális és potenciális ügyfelekkel folytatott, őszinte és tisztességes ügyletek iránti kötelezettségvállalást. A HP partnereknek tilos bármilyen félrevezető vagy megtévesztő gyakorlatot alkalmazniuk. 2. Hirdetésekre vonatkozó előírások Ha egy HP partner a HP előzetes írásos jóváhagyásával részt vesz bármilyen hirdetési, promóciós vagy marketingtevékenységben, amely bármilyen vonatkozásban utalást tesz a HP vállalatra, annak nevére, emblémájára vagy szolgáltatásaira, akkor a hirdetési, promóciós vagy marketinganyagoknak meg kell felelniük minden vonatkozó jogszabálynak, szabályozásnak és rendeletnek, és csak hiteles és pontos információkat tartalmazhatnak. A hirdetési, promóciós vagy marketinganyagok nem tartalmazhatnak valótlan vagy félrevezető adatokat, és a hirdetési, promóciós vagy marketinganyagokban szereplő valamennyi állítást alá kell támasztani a megfelelő igazoló dokumentumokkal. A HP partnerek összes hirdetésében világosan fel kell tüntetni a hirdetésben szereplő ajánlatok lényeges feltételeit és korlátait. A HP partnerek nem mutathatják be valótlanul a termékeket, a szolgáltatásokat és az árakat, és nem tehetnek tisztességtelen, félrevezető, pontatlan vagy valótlan kijelentéseket vagy összehasonlításokat a versenytársak ajánlataival kapcsolatban. 3. Összeférhetetlenség A HP partnereknek tartózkodniuk kell minden olyan üzleti tevékenységtől, amely összeférhetetlenséget okozhat a HP Utolsófrissí té s: 2016.Június /00436/SF/

4 partneri érdekeik, valamint a HP partner azon független feladata, illetve kötelezettsége között, hogy pártatlan tanácsot adjon az ügyfeleknek a beszerzett termékekkel vagy szolgáltatásokkal kapcsolatban. A tényleges, potenciális vagy látszólagos összeférhetetlenség elkerülése érdekében a HP partnerek nem működhetnek ügynökpartnerként, és nem kaphatnak ügynöki jutalékot, díjat vagy más típusú térítést a HP vállalattól, ha a HP partner független feladata vagy kötelezettsége, hogy pártatlan, tárgyilagos tanácsot adjon az ügyfeleknek az előállított termékekről vagy szolgáltatásokról. Ha a partner meglévő vagy potenciális összeférhetetlenséget észlel, minden vonatkozó részletet közölnie kell a HP kijelölt képviselőjével. A HP alkalmazottainak kötelességük betartani a HP üzleti magatartási irányelveit. A HP partnerek kiválasztása szolgáltatásaik minősége és etikus üzleti feddhetetlenségük alapján történik. A HP szigorú etikai követelményeket támaszt alkalmazottaival szemben, és megköveteli tőlük, hogy kerüljenek minden olyan tevékenységet, amely akár csak a szabálytalanság vagy összeférhetetlenség látszatát keltheti. A HP partnereknek nem kérhetik vagy bátoríthatják a HP alkalmazottait a HP üzleti magatartási irányelveiben szereplő rendelkezések megsértésére. IV. Megfelelőségi és kockázatkezelési rendszer 1. Üzleti kontrollok A HP partnereknek olyan hatékony üzleti kontrollokat kell fenntartaniuk, vagy szükség esetén bevezetniük, amelyekkel megelőzhető és felderíthető az alkalmazottak és más felek jogsértő magatartása. Iránymutatásként, egy hatékony üzleti kontroll program általában legalább a következő összetevőkből áll: (i) időszakos kockázatértékelések, amelyek az aktuális kockázati környezet figyelembe vételével az üzleti kontrollok kiigazításához vezetnek; (ii) magas szintű kötelezettségvállalás a jogi és etikai megfelelőségi programok iránt, amely magában foglalja az etikai, a korrupcióellenes, a környezet- és munkavédelmi és munkaegészségügyi, valamint a munkaerő-piaci programokat és a kereskedelmi gyakorlatok alkalmazását; (iii) egyértelműen megfogalmazott etikai kódex és megfelelőségi eljárások alkalmazása a fentiek elősegítése érdekében (Az etikai kódex szorgalmazott modellje az Electronic Industry Code of Conduct (EICC)); (iv) a megfelelő erőforrások megléte, valamint a jogi és etikai megfelelőségi programok koordinálásáért és megvalósításáért felelős vállalati képviselő(k) kijelölése; (v) a jogi és etikai megfelelőségi programokkal, valamint a HP partnerek által alkalmazott irányelvekkel és eljárásokkal kapcsolatos képzések és folyamatos tanácsadás; (vi) megfelelő ösztönzők és fegyelmi intézkedések a jogi és etikai megfelelőség biztosításához; (vii) eljárások a harmadik felek megfelelő, kockázatalapú átvilágításához; (viii) átlátható mechanizmus, amellyel az alkalmazottak a megtorlástól való félelem nélkül jelenthetik a kötelességszegést vagy segítséget kérhetnek, beleértve a bizalmas közlés lehetőségét is, ha azt a jogszabályok nem tiltják. 2. Vizsgálatok és a HP partnerek megfelelőségének folyamatos nyomon követése A HP partnereknek a vonatkozó jogszabályok és szerződéses kötelezettségek betartása mellett biztosítaniuk kell az indokolt mértékű segítségnyújtást, ha a HP vizsgálatot indít a jelen Partneri működési szabályzat, illetve a HP üzleti magatartási irányelveinek egy HP alkalmazott általi megsértése miatt, ha az a HP partnerek üzleti tevékenységével vagy a HP partneri státuszára vonatkozó jogszabályokkal kapcsolatos. A HP partnerek kötelesek továbbá indokolt mértékű hozzáférést biztosítani minden olyan dokumentációhoz, amely a jelen Partneri működési szabályzat és a HP termékek értékesítésére és terjesztésére vonatkozó jogszabályok a HP partner általi betartására vonatkozik. * * * A HP partnerek a jelen Partneri működési szabályzattal kapcsolatos kérdésekkel forduljanak a HP vállalathoz. A HP partnereknek jelenteniük kell a HP vállalatnak minden olyan magatartást az alkalmazottaik, képviselőik, valamint a HP alkalmazottai és képviselői részéről, amelyről jóhiszeműen okkal gondolják, hogy ténylegesen, látszólagosan vagy potenciálisan sérti a jelen Partneri működési szabályzatot, a HP üzleti magatartási irányelveit vagy a HP termékek értékesítésére és terjesztésére vonatkozó jogszabályokat. A bejelentéseket a lehető legteljesebb mértékben bizalmasan kezeljük. A bejelentéseket a partner tekintetében kijelölt HP képviselőnek, a HP Etikai és megfelelőségi részlegének ben a corporate.compliance@hp.com címre, telefonon a Guideline telefonszámon (az Egyesült Államokon kívül először az AT&T hozzáférési számát kell tárcsázni), vagy ha kívánja, közvetlenül a HP igazgatótanácsának tegye meg a BOD@hp.com címre. A postai úton tett bejelentéseket a következő címre küldendők: HP Inc. Ethics and Compliance Office Mailstop Page Mill Road Palo Alto, California Utolsófrissí té s: 2016.Június /00436/SF/

5 HP Partner Privacy and Data Protection Addendum Effective June 1, 2016 Notice: This addendum applies only to HP Partners doing business in the US and those outside of the US that may be handling US Protected Health Information (PHI). I. Introduction This addendum to the HP Partner Agreement and the HP Partner Code of Conduct provides details about the requirements for different HP Partner groups (i.e. Distributors, Value Added Resellers, Systems Integrators, Service Providers, Independent Software Vendors and OEMs) to comply with various privacy and data protection laws across the globe. One law that has implications for HP and HP Partners is the US Health Insurance Portability and Accountability Act or HIPAA. The additional requirements, which are based on HP s implementation of HIPAA, are defined in sections 2 and 3. II. Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) The specific requirements of HIPAA with which all HP Partners must comply are described in Section 3 below. HIPAA applies to two categories of individuals, organizations and agencies, defined as Covered Entities (CEs) and Business Associates (BAs). CEs include companies that are Health Care Providers (e.g. doctors, hospitals, medical facilities, dentists, pharmacies, etc.), Health Care Plans (e.g. Health Insurance Companies, company health plans, and Government programs that pay for healthcare) and Healthcare Clearinghouses. If a company has access or potential access to protected health information while providing services to a CE, the company is a BA. HIPAA requires that where such a relationship exists, the CE and the BA must enter into a Business Associate Agreement (BAA). In addition, where a BA uses subcontractors or partners in providing those services, the obligations of the BAA must flow down to the subcontractors or partners. This means that where HP or HP Partners sell services or products to either CEs or BAs, and there is access or potential access to protected health information during delivery of the service or product, the HP Partner will need to ensure HP s Pass-through BAA is provided to its end-user customers as part of the overall HP terms that attach to the affected services and products. In some cases, the HP Partner may need to agree to additional flow-down terms between it and HP. Therefore, it is critical that HP Partners understand the legal requirements when HP and HP Partners are providing services or products to end-users who are either CEs or BAs, as well as HP s implementation of HIPAA as applied to its channel partner program. The different relationships that may exist among an impacted enduser (either CE or BA), HP and HP Partners are described in Section 3. III. HIPAA Requirements As part of HP s overall strategy for HIPAA compliance, HP must ensure that properly executed BAAs are in place between the end-user (either CE or BA), HP and HP Partners for instances where it or HP Partners have access or potential access to Protected Health Information while providing services or products. In some cases, HP and Last revised June 1,

6 HP Partners must execute a sub-business Associate Agreement (at HP, called an Agent/Subcontractor Agreement or ASA) to flow down the HIPAA requirements. It is the HP Partner s responsibility to ensure that any appropriate ASAs are in place between it and its sub-contractors. Note: The Agent/Subcontract Agreement (ASA) is a HP term for a contract template for a contract between HP and a subcontractor that flows down the requirements included in the BAA entered into with the end-user (either CE or BA). This addendum defines the types of agreements that apply between HP and the different types of HP Partners. HP Partners can be grouped into three broad categories as defined by who has the primary relationship with the CE and who should sign the BAA with the CE: 1. Sell Only 2. Sell and Deliver 3. Value Added Reseller (VAR) a. Sell Only Partner Sold, HP Delivered In this category, the end-user (either Covered Entity or Business Associate) is buying HP-branded products and services from the HP Partner. As part of the sales process, the HP Partner should include the Pass-through HP Business Associate Agreement and engage with HP as appropriate. The Pass-through HP Business Associate Agreement is non-negotiable, similar to the rest of HP s Pass-through Terms. In the end, the Covered Entity has a Business Associate Agreement with HP. b. Sell and Deliver - Partner Sold, Partner Delivered In this category, the end-user (either Covered Entity or Business Associate) is buying HP-branded products and services from the HP Partner. In some cases the HP Partner may be delivering services on behalf of HP and has potential access to protected health information. As part of the sales process, the HP Partner includes the Passthrough HP Business Associate Agreement and engage with HP as appropriate. The Pass-through HP Business Associate Agreement is non-negotiable, similar to the rest of HP s Pass-through Terms. If the HP Partner is delivering services on behalf of HP, the HP Partner will sign an Agent/Subcontractor Agreement with HP. In the end, the Covered Entity has a Business Associate Agreement with HP, and HP has an Agent/Subcontractor Agreement with the HP Partner as appropriate. Type of Partner Agreement Signatories Sell Only Pass-through BAA End-user (either CE or BA) and HP Sell and Deliver Pass-through BAA End-user (either CE or BA) and HP ASA HP and HP service delivery Partner c. Value Added Reseller - Partner Branded Services In this category, the end-user (either Covered Entity or Business Associate) is buying products and/or services, which contain HP-branded components, from the HP Partner. The HP Partner has the primary business relationship with the end-user and typically leads the sales pursuit. If HP delivers products and services to the Last revised June 1,

7 end-user on behalf of the HP Partner, and has access to protected health information, then HP is a Business Associate. As part of the sales process, the HP Partner should enter into a Business Associate Agreement with the end-user. Once the deal has been finalized, the HP Partner should enter into a Business Associate Agreement with HP, which will contain flow-down terms to HP as appropriate. Agreement BAA Signatories End-user (CE or BA) and HP Partner BAA (with flow downs terms) HP and HP Partner Last revised June 1,