BEFEKTETŐ-VÉDELMI ALAP IGAZGATÓSÁGÁNAK ÜGYRENDJE

Átírás

1 A BEFEKTETŐ-VÉDELMI ALAP IGAZGATÓSÁGÁNAK ÜGYRENDJE Elfogadva Módosítva: április 28-án, az igazgatóság 6/1997. sz. határozatával, június 5-én, az igazgatóság 18/1997. sz. határozatával október 11-én, az igazgatóság 29/2000. sz. határozatával március 26-án az igazgatóság 9/2002. (III. 26.) sz. határozatával

2 I. Általános rendelkezések 1. A Befektető-védelmi Alap az értékpapírok forgalomba hozataláról, a befektetési szolgáltatásokról és az értékpapír-tőzsdéről szóló évi CXI. törvény (Épt.) alapján április 14-én alakult szervezet. 2. Az Alapot az Igazgatóság jelen Ügyrend, a Szabályzatok, és a hatályos jogszabályok alapján felügyeli, kezeli, illetőleg irányítja. 3. Az Igazgatóság Szabályzatban határozza meg legalább a következőket: a) a tagintézetek által fizetendő éves díj és a rendkívüli befizetés mértékét, a díjfizetés megállapításának eljárási szabályait és a díjfizetés teljesítésének idejét (Díjfizetési Szabályzat); b) az Alap kezelésének szabályait (Alapkezelési Szabályzat); c) az Alapból történő kifizetés rendjét (Kártalanítási Szabályzat); d) szervezetének és működésének szabályait (Szervezeti és Működési Szabályzat); e) az igazgatóság ügyrendjét (Ügyrend). 4. Az Szabályzatok nem tartalmazhatnak az Alap egyes tagintézeteire indokolatlanul hátrányos megkülönböztetést, és nem veszélyeztethetik az Alap biztonságos kezelését. 5. Az Alap köteles Szabályzatait és az Igazgatóság nyilvánossá minősített határozatait a évi CXX. tv. (Tpt.) által előírt módon nyilvánosságra hozni. 6. Az Alap jogállására, feladatára, a kifizetett követelések átszállására, az Alaphoz való csatlakozásra, az Igazgatóság tagjainak kinevezésére és kijelölésére, az igazgatósági tagság megszűnésére, az Alap forrásaira, számlavezetésére és pénzkezelésére, valamint a tagsági viszony megszűnésére a továbbiakban évi CXX. tv. (Tpt.) rendelkezései irányadók. II. Az Igazgatóság feladata 1. Az Igazgatóság a) elfogadja az Alap szabályzatait; b) nevezi ki és menti fel az Alap ügyvezető igazgatóját, határozza meg feladatát és díjazását; c) meghatározza az Alapot kezelő munkaszervezet feladatait; d) meghatározza az Alap tagintézete által nyújtandó jelentések tartalmát és gyakoriságát; 2

3 e) meghatározza az Alap éves költségvetését, megállapítja az Alap éves beszámolóját és dönt a következő évi működési költségekről; f) irányítja és ellenőrzi az Alap gazdálkodási és egyéb tevékenységét; g) negyedévente jelentést küld az Alap tagintézeteinek és a Pénzügyi Szervezetek Állami Felügyeletének az Alapban kezelt pénzeszközök állományáról és felhasználásáról; h) éves tevékenységéről a tárgyévet követő május 31. napjáig jelentést készít és azt megküldi tagintézeteinek és a Pénzügyi Szervezetek Állami Felügyeletének; i) ellátja Tpt.-ben meghatározott egyéb feladatokat; j) egyes feladatokra esetileg különleges bizottságokat hoz létre, meghatározza ezek összetételét; k) dönt a kifizetés teljesítőjének megbízásáról; l) dönt a könyvvizsgáló kiválasztásának módjáról és személyéről azzal, hogy a könyvvizsgáló megbízatása legfeljebb öt évig tarthat; m) dönt a vagyonkezelők és a letétkezelők személyéről és jóváhagyja a velük kötendő szerződéseket; n) évente egyszer megállapítja a díjfizetési politikát; o) határoz a Tpt (6-7) bek. szerinti díjmérséklésről és rendkívüli befizetésről; p) dönt az Alapból történő kifizetésről, az esetleges egyezség alapvető feltételeiről; q) dönt a költségvetés egyes előirányzatai között történő kettőmillió forintot meghaladó összegű átcsoportosításokról; r) dönt a tagintézet elleni perről; s) dönt hitel felvételről, valamint a Kormánynak kezességvállalásra történő felkéréséről; t) dönt az Alap más működési körét és céljait érintő szervezetekbe történő belépéséről és az ezekkel együtt járó kötelezettségek vállalásáról. 2. Az Igazgatóság - a letétkezelésen, vagyonkezelésen, illetve a könyvvizsgálaton kívül is megbízhat jogi személyiséggel rendelkező gazdasági társaságot az Alap munkafeladatainak ellátásával. 3

4 III. Az Igazgatóság tagjai és Elnöke 1. Az igazgatósági tagság a Tpt (2-6) foglaltak alapján keletkezik és szűnik meg. 2. Az Igazgatóság tagjai közül Elnököt, Alelnököt választ két éves időtartamra. A választás titkos szavazással történik. Amennyiben az Igazgatóság tagjának megbízatása hamarabb lejár, mint a választástól számított két év, Elnökké vagy Alelnökké történt megválasztása esetén az utóbbi megbízatás az igazgatósági tagság fennállásáig tart. Ebben az esetben újra kell választani Elnököt illetve Alelnököt. 3. Az Igazgatóság Elnöke összehívja az Igazgatóság üléseit és levezeti azokat. 4. Az Igazgatóság Elnöke (Alelnöke) dönt azokban a sürgős, halasztást nem tűrő ügyekben, amelyekben az Igazgatóság határozathozatalára nincs lehetőség. Ilyen esetben azonban az Igazgatóság soron következő ülésén a döntésről és az annak alapján hozott esetleges intézkedésekről be kell számolnia, illetőleg azt jóváhagyásra be kell terjesztenie. A döntéshez legalább kettő igazgatósági tag ellenjegyzése szükséges. 5. Az Igazgatóság Elnöke gyakorolja a kinevezés és a felmentés kivételével az ügyvezető igazgatóval szemben a munkáltatói jogokat. 6. Az Igazgatóság Elnökét akadályoztatása esetén az Igazgatóság Alelnöke, együttes akadályoztatásuk esetén az általuk meghatalmazott igazgatósági tag helyettesíti. IV. Az Alap képviselete, aláírási jogosultság 1. Általános képviselet Az Alapot harmadik személyekkel szemben, bíróság és más hatóság előtt az Igazgatóság Elnöke vagy az ügyvezető igazgató képviseli, együttes akadályoztatásuk esetén az Igazgatóság által felhatalmazott igazgatósági tag, ill. alkalmazott. 2. Aláírási jogosultság Az Alap nevében történő aláírás olyan módon történik, hogy az Alap előre nyomtatott, előnyomott vagy előírt nevéhez az aláírási címpéldányon rögzített módon aláírását (aláírásukat) az Igazgatóság Elnöke és az ügyvezető igazgató önállóan, bármely további két igazgatósági tag együttesen, az Igazgatóság által két képviseleti joggal felruházott, az Alappal munkaviszonyban álló személy együttesen csatolja (csatolják). 3. A pénzügyi kötelezettségvállalás eltérő szabályai 4

5 Pénzügyi kötelezettségvállalás esetén minden esetben két aláírásra jogosult tag, illetőleg az Igazgatóság által két képviseleti jogosultsággal felruházott, az Alappal munkaviszonyban álló személy együttes aláírása szükséges. V. Az ülések összehívása 1. Az Igazgatóság rendes ülése Az Igazgatóság legalább negyedévente ülést tart. Az Igazgatóság minden ülés végén meghatározza a következő ülés időpontját és a kötelezően tárgyalni rendelt napirendi pontokat. 2. Az Igazgatóság üléseit az Elnök, az Elnök távollétében az Alelnök, mindkettőjük akadályoztatása esetén az Igazgatóság által megbízott igazgatósági tag hívja össze. 3. Az Igazgatóság rendkívüli ülése Az Igazgatóság ülését az Elnök, illetve az Elnök távollétében az Alelnök, mindkettőjük akadályoztatása esetén az Igazgatóság által megbízott igazgatósági tag köteles haladéktalanul összehívni, ha: az Alap terhére kifizetési kötelezettséggel járó helyzet bekövetkezése várható; azt a Pénzügyi Szervezetek Állami Felügyelete elrendeli; azt az Igazgatóság két tagja indítványozza. 4. Az igazgatósági ülésekre szóló meghívót, a javasolt napirendi pontokat és az ehhez tartozó írásos anyagokat az ülést megelőző öt munkanappal valamennyi igazgatósági tag részére kézbesíteni kell. 5. Sürgősséggel összehívott igazgatósági ülés Az Igazgatóság Elnöke jogosult indokolt esetben a 4. pontban rögzített eljárási rendtől eltérően, sürgősséggel összehívni az Igazgatóság ülését. A sürgősségi összehívás módja: az igazgatósági tag által megjelölt címre eljuttatott faxon, vagy kézbesítő útján történő értesítés. Az értesítés csak annak kézhezvételét bizonyító visszaigazolással minősül megtörténtnek. 6. Az igazgatósági ülés anyagainak kiküldése központilag, az ügyvezető, vagy az Igazgatóság által kijelölt tag által történik. Az előterjesztők feladata az általuk készített anyag olyan időben történő átadása, hogy az a sokszorosítást követően határidőre kézbesíthető legyen. 7. Az Igazgatóság ülésein tanácskozási joggal részt vesz: a Pénzügyi Szervezetek Állami Felügyelete képviselője, az Igazgatóság előre bejelentett hiányzó tagja helyett az általa írásban meghatalmazott személy, ha az Alap terhére kifizetési kötelezettséggel járó helyzet bekövetkezése várható, akit az Igazgatóság az ülésre meghív. 5

6 Az igazgatósági ülésen részt vevő meghatalmazott és az Igazgatóság által meghívott személy titoktartási nyilatkozatot köteles tenni. Zárt ülés elrendelése esetén a nem igazgatósági tagok az ülésen való részvételről kizárhatók. A Pénzügyi Szervezetek Állami Felügyelete képviselője a zárt ülésen is jogosult részt venni. 8. Helyettes részvétele Az Igazgatósági tag az Igazgatóság ülésein elsősorban személyesen köteles megjelenni, kivételes esetben azonban ha a tőle elvárható gondosság mellett sem tud személyesen megjelenni az ülésre helyettest küldhet. A helyettest írásban fel kell hatalmazni, és a helyettesítés tényét és rövid indoklását az Igazgatóság Elnökének, vagy a testületnek előzetesen be kell jelenteni. A helyettes az ülésen megfigyelői minőségben, tanácskozási joggal vesz részt és szavazati jogot nem gyakorol. 9. Az Igazgatóság ülésére a Pénzügyi Szervezetek Állami Felügyelete képviselőjét a tagokkal egyező módon kell meghívni. 10. A kiküldött napirenden nem szereplő kérdéseket az Igazgatóság csak akkor tárgyalhatja meg, ha az ülésen jelenlévők egyhangúlag így döntenek. 11. Az Igazgatóság üléseit az Igazgatóság Elnöke, Alelnöke, vagy akadályoztatása esetén az Igazgatóság által írásban felkért tag vezeti. VI. Határozatképesség, szavazás 1. Az Igazgatóság ülése akkor határozatképes, ha azon legalább öt tag megjelent. A határozatképesség számításánál csak a személyesen megjelent tagokat lehet figyelembe venni. 2. Az Igazgatóság a határozatait a jelenlévő tagok egyszerű többségének az egyetértésével, általában nyílt szavazással hozza. 3. Az Igazgatóság titkos szavazással dönt a személyi ügyekben, valamint az olyan ügyekben, aminek az ily módon történő eldöntéséhez a jelenlévő tagok egyszerű többsége nyílt szavazással hozzájárul. 4. Szavazategyenlőség esetén az Elnök, illetve távolléte esetén az ülés levezetőjének szavazata dönt. 5. Amennyiben az Igazgatóság bármely tagja az adott ügy tárgyalása során az ügyben érdekeltnek tartja magát, elfogultságát köteles bejelenteni. A bejelentés, valamint a bejelentő tag szavazata a jegyzőkönyvben külön rögzítésre kerül. 6. Az Igazgatóság írásban benyújtott előterjesztés, illetve határozati javaslat alapján hozhat határozatot (kivéve a sürgősséggel összehívott ülésen hozott határozatot). Új napirend az ülésen abban az esetben kerülhet felvételre, amennyiben ehhez valamennyi jelen lévő tag hozzájárul. 6

7 VII. Nyilvánosságra hozatal 1. Az Igazgatóság a határozatát külön szavazással nyilvánossá minősítheti. A nyilvánossá minősítés kérdésében titkos szavazással nem lehet dönteni. 2. A nyilvánossá minősítés a titokvédelmi szabályokra figyelemmel történik. VIII. Jegyzőkönyv és az Igazgatóság dokumentumai 1. Az Igazgatóság üléseiről jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyben a következőket kell feltüntetni: a) az Igazgatóság ülésének a helyét és idejét; b) az ülésen jelenlévők (tagok, helyettesek, a Pénzügyi Szervezetek Állami Felügyelete képviselője, igazgatósági meghívottak) megnevezését; c) az ülésen lezajlott főbb eseményeket, indítványokat, napirendi pontokat, a meghozott döntések lényegét, a döntéshozatal szavazati arányát; d) a meghozott határozatokat; e) minden olyan napirendi pont tárgyalásának tartalmi lényegét, amelyben határozat nem született; f) a jelenlévők tiltakozását valamely határozat ellen, ha azt a tiltakozó kívánja; g) nyílt szavazás esetén a kiadott szavazatokat név szerint. 2. A jegyzőkönyvhöz a jelenléti ívet csatolni kell. 3. A jegyzőkönyvet az Igazgatóság Elnöke vagy az ülés levezetője, illetve a jegyzőkönyv készítője írja alá. 4. A jegyzőkönyv készítéséről, őrzéséről az Igazgatóság Elnöke köteles gondoskodni. 5. Az Igazgatóság határozatait évenként újrakezdődő sorszámozással, sorszám/év szerint (római szám: hónap, arab szám: nap) szerint kell nyilvántartani. 6. A Szabályzatokat minden módosítás után egységes szerkezetbe kell foglalni. Az első oldalon fel kell tüntetni a módosítás időpontját. 7. A Szabályzatokat az Igazgatóság Elnöke és a felkért jegyzőkönyvvezető írja alá. 8. Az ülésekről készített írásbeli jegyzőkönyveket, határozatokat és állásfoglalásokat aláírva és hitelesítve legkésőbb a következő igazgatósági ülés meghívójához mellékelve kell valamennyi igazgatósági tagnak és meghívottnak kézbesíteni. 7

8 IX. A munkaszervezet irányítása 1. Az Igazgatóság az Alap munkaszervezetét közvetett módon, az általa elfogadott szabályzatokkal és határozatokkal irányítja az ügyvezető igazgatón keresztül. A munkaszervezet közvetlen irányítási joga, az alkalmazottak feletti munkáltatói jogok gyakorlása az ügyvezető igazgatót illeti meg. 2. Az ügyvezető igazgató felett a munkáltatói jogot a kinevezés és a felmentés kivételével az Igazgatóság Elnöke gyakorolja. 3. Az Igazgatóság az ügyvezető igazgatót legalább negyedévente illetve szükség szerinti gyakorisággal beszámoltatja az Alap tevékenységéről. X. Titoktartás 1. Az Igazgatóság tagja, valamint az Alappal munkaviszonyban, munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban álló vagy állt személyek a feladatuk ellátásával kapcsolatban tudomásukra jutott állam-, értékpapír-, bank-, szolgálati és üzleti titkot kötelesek megőrizni. 2. Állam-, értékpapír-, bank-, illetve szolgálati titoknak minősül mindaz, ami a vonatkozó jogszabályok szerint ilyennek minősül. 3. Üzleti titoknak minősülnek és üzleti titokként kezelendők azok az információk, amelyek az Alap rendelkezésére állnak a tagintézetről vagy annak ügyleteiről és a) a tagintézetektől vagy azok könyvvizsgálójától közvetlenül származnak, s amelyeket azok közzétenni nem kötelesek; b) a Pénzügyi Szervezetek Állami Felügyeletétől vagy más kormányzati szervezettől, illetőleg a Magyar Nemzeti Banktól származnak; c) az Alap által a tagintézetnél végzett vizsgálatból, az Alap által készített elemzésekből vagy az Alap által hozott határozatokból származnak, amennyiben azok alkalmasak az érintett tagintézet azonosítására és közzétételük nem elengedhetetlen az Alap feladatának ellátásához. Üzleti titoknak minősülnek továbbá az Alap működésre és gazdálkodásra vonatkozó olyan információk, amelyeket az Alap nem hoz nyilvánosságra, illetve nem köteles nyilvánosságra hozni. 4. Az Igazgatóság tagja és az Alap bármely munkatársa értékpapír-titokként köteles kezelni azokat a tagintézetektől származó, illetőleg a feladata ellátása során a tagintézetek ügyfeleiről közvetlenül a tudomására jutó adatokat, információkat, amelyek a tagintézeteknél a Tpt. alapján annak minősülnek. 8

9 XI. Záró rendelkezések 1. Jelen Ügyrendet az Igazgatóság április hó 28. napján tartott ülésén, 6/1997. számú határozatával, valamint június 5-én a 18/1997. számú határozatával elfogadta. Budapest, június 5. Befektető-védelmi Alap Igazgatósága 9