MISKOLCI EGYETEM KANCELLÁRIA HIVATAL ÜGYRENDJE

Átírás

1 KANCELLÁRIA HIVATAL ÜGYRENDJE Miskolc, 2016

2

3 8.2. sz. Egyetemi Szabályzat MISKOLCI EGYETEM KANCELLÁRIA HIVATAL ÜGYRENDJE Készült 8 példányban 1. sorszámú, változás átvezetésére kötelezett példány.

4

5 Kiadásért felelős: rektor Kiadja a Miskolci Egyetem ME Sokszorosító Üzeme Nyomdaszám: -.. ME Miskolc-Egyetemváros, 2016 A szabályzat gondozásáért felelős: Kancellária Hivatal vezetője Szabályzat érvényességi ideje: Nyomtatás dátuma:

6

7 Tartalomjegyzék Fejezetszám F e j e z e t c í m Old. szám Vált. szám Bevezetés dátuma I. II. III. IV. V. VI. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK A KÖZPONT FELADATAI A KÖZPONT IRÁNYÍTÁSA, VEZETÉSE A KÖZPONT MŰKÖDÉSE, AZ ÜGYINTÉZÉS MENETE MUNKAKAPCSOLATOK ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK A1 Szabályzat érvényességi ideje: Nyomtatás dátuma:

8 Szabályzat érvényességi ideje: Nyomtatás dátuma:

9 Oldalszám: 1 I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1. (1) Jelen ügyrend célja, hogy egységessé és áttekinthetővé tegye a Miskolci Egyetem (továbbiakban: Egyetem) Kancellária Hivatalának továbbiakban Kancellária feladatait, ügyintézési, ügyviteli rendjét, az ezekhez kapcsolódó tevékenységet, ezáltal elősegítse feladatainak magas színvonalú ellátását. Jelen szabályzat megalkotása a Miskolci Egyetem Szervezeti és Működési Szabályzat I.kötet Szervezeti és Működési Rend rendelkezésein alapul. (2) Az ügyrend hatálya kiterjed a Kancellária szervezeti egységeire, az ott foglalkoztatottakra, az általuk ellátott tevékenységekre, továbbá az Egyetem valamennyi foglalkoztatottjára, a rájuk vonatkozó rendelkezések tekintetében. (3) A Kancellária a kancellár, mint az Egyetem működtetéséért felelős magasabb vezető által működtetett funkcionális szervezeti egység, amelynek tevékenységét a hivatalvezető szervezi és irányítja az Egyetem kancellárjának útmutatásai alapján. II. A KANCELLÁRIA FELADATAI, FELÉPÍTÉSE, MŰKÖDÉSÉNEK ALAPELVEI 2. (1) A Kancellária a kancellár feladat- és hatáskörébe tartozó különösen a működéssel, gazdálkodással, jogi tevékenységgel, humánerőforrás gazdálkodással, informatikai tevékenységgel, kommunikációs, ügyviteli feladatellátással tevékenységek végzéséért felelős, átfogó szervezeti egység. (2) A Kancellária Hivatal fő feladatai az intézményi a) jogi és igazgatási, b) humánerőforrás, Szabályzat érvényességi ideje: Nyomtatás dátuma:

10 Oldalszám: 2 c) kommunikációs és PR, d) kontrolling és e) folyamatfejlesztési tevékenységek ellátása f) hatékony belső és külső szolgáltatási tevékenység koordinálása. (3) A Kancellária tevékenységét a hivatalvezető irányítja, felügyeletét a kancellár látja el. (4) A Kancellária alkalmazottai felett munkairányítási, ellenőrzési, szabadságkiadási jogköröket a kancellár a hivatalvezetőre ruházza át. (5) A hivatalvezető koordinálja a Kancellária feladatellátását, a kancellár által meghatározott jogkörében döntési, ellenőrzési, utasítási, javaslattételi jogokat gyakorol. (6) A hivatalvezető a kancellár akadályoztatása esetén általános helyetteseként jár el. (7) A hivatalvezető a zavartalan működés biztosítása érdekében gondoskodik: a) a megfelelő munkamegosztásról, b) a szervezet erőforrásaival történő optimális gazdálkodásról, c) a konfliktusok hatékony kezeléséről, d) a megfelelő munkamorál kialakításáról és fenntartásáról, e) a munka és munkavégzés feltételeinek biztosításáról, f) a megfelelő munkakapcsolat kialakításáról más szervezeti egységekkel, g) az információáramoltatásról. (8) A Kancellárián belül működő szervezeti egységek a feladatellátásuk során együttműködni kötelesek. (9) A kancellár, mint az Egyetem működtetéséért felelős magasabb vezető jogszabályban és jelen szabályzatban meghatározott feladatai ellátása érdekében szakterületi igazgatóságokként működő szolgáltató és funkcionális szervezeti egységeket irányít, mely szakterületi igazgatóságok gazdálkodási egységek, közalkalmazottai felett a munkáltatói jogok gyakorlója a kancellár. (10) A szakterületi igazgatóságokat a kancellár által átruházott jogkörben, a kancellár által megbízott szakterületi igazgatók, valamint főigazgató irányítják, akik felelősek a szervezeti egységek feladatainak ellátásáért. (11) A szakterületi igazgatóságok működését, szervezetét, feladatait és ügykörét, vezetőinek feladatát, kötelezettségeit és jogosultságait ügyrend, valamint belső egységei vonatkozásában ügyrendek, szabályzatok határozzák meg.

11 III. Oldalszám: 3 A KANCELLÁRIA HIVATAL SZERVEZETE 3. (1) A Kancellária Hivatal szervezeti felépítése: a) központi koordináló szervezeti egység: Kancellária Hivatal titkársága, melynek feladata i. a kancellár munkájával kapcsolatos titkársági teendők ellátása, ii. a kancellárra jogszabályok és jelen szabályzat által ruházott jog- és hatásköri feladatellátás segítése, különösen iii. a kancellár irányítása alá tartozó szervezeti egységek munkájának koordinálása, az általuk készített szakmai anyagok kancellári jóváhagyásra történő előkészítése, felterjesztése, iv. az Egyetem gazdálkodási intézkedéseinek és javaslatainak előkészítésében hatékony koordináció, v. a kancellár hatáskörébe tartozó szabályzatok gondozása, azok jogszabályi előírásoknak történő megfelelőségének biztosítása, aktualizálása, vi. határidők figyelése, vii. a folyamatközpontú gondolkodás jegyében az intézményi működési folyamatok áttekintése és feltérképezése, a folyamatok elemzése és fejlesztése, munkafolyamatok fejlesztése, kapcsolódó feladatok ellátása, b) további szervezeti egységek i. Jogi és Igazgatási Osztály, ii. Humánerőforrás Osztály, iii. Kommunikációs és PR Csoport, iv. Kontrolling Csoport. (2) Az (1) b) szerinti szervezeti egységek élén a kancellár által átruházott jogkörben, a kancellár által megbízott igazgató, osztályvezető, csoportvezető áll, aki felelős a szervezeti egység feladatainak ellátásért. Szabályzat érvényességi ideje: Nyomtatás dátuma:

12 4. Jogi és Igazgatási Osztály Oldalszám: 4 (1) A Jogi és Igazgatási Osztály ellátja az Egyetem működése során felmerülő jogi és igazgatási feladatokat. (2) Az osztály feladatai különösen: a. az intézményi működés hatályos jogszabályoknak való megfelelés biztosítása, b. jogszabályi változások figyelemmel kísérése tájékoztatás, figyelemfelhívás, javaslattétel útján, c. részvétel a belső szabályzatok megalkotásában, módosításában, d. jogi tanácsadás, e. beadványok készítése, jogi képviselet ellátása, f. szerződéstervezetek jogi szempontú véleményezése, g. az egyetem tulajdonosi részvételével létrehozandó gazdasági társaságok alapításának előkészítése, bírósági ügyintézése, h. az egyetem támogatására létrehozott/létrehozandó alapítványok jogászi közreműködést igénylő ügyeinek (alapítás, módosítás) bírósági ügyintézése, i. az egyetem nevében benyújtandó pályázatok jogi előkészítése, részvétel a megvalósításban, j. jogvitás ügyekben peren kívüli egyeztetés, perbeli képviselet, felülvizsgálati eljárásokban részvétel, k. Szerződéstár működtetése, l. központi iratkezelési, minősített ügyiratkezelői feladatok ellátása, m. a bélyegzőkészítés rendjére és a belső szabályzatalkotás rendjére vonatkozó belső szabályozásból eredő nyilvántartási, ügyintézési feladatok ellátása. (3) A Jogi Osztály élén osztályvezető áll, a Kancellária hivatalvezető közvetlen irányítása alatt.

13 5. Humánerőforrás Osztály Oldalszám: 5 (1) A Humánerőforrás Osztály ellátja az Egyetem működése során felmerülő humánerőforrásgazdálkodással, azok fejlesztésével kapcsolatos feladatokat. (2) A Humánerőforrás Osztály feladatai a Bér- és Munkaügyi Osztállyal szoros együttműködésben: a. az egyetemi szintű munkaerő szükséglet tervezésének, végrehajtásának, a gazdálkodási egységek közötti erőforrás átcsoportosításoknak segítése, b. közreműködés a munkáltatói döntések előkészítésében, c. részvétel a vezetői, az oktatói és nem oktatói pályázatok kiírásában, lebonyolításában, az intézményi testületek elé terjesztésében, d. közreműködés a közalkalmazotti jogviszony létesítésével, módosításával és megszüntetésével kapcsolatos feladatok ellátásában, e. a tanulmányi támogatásokkal kapcsolatos döntések és a tanulmányi szerződések előkészítése, f. kitüntetési nyilvántartás vezetése, valamint a vonatkozó szabályzatban megfogalmazottak szerint a kitüntetések előkészítése, g. a minősítéssel (értékeléssel) kapcsolatosan a vezetők tájékoztatása, munkájuk segítése és a minősítések (értékelések) nyilvántartásának vezetése, h. a fizetés nélküli szabadságra vonatkozó munkáltatói döntés előkészítése, i. a Humánerőforrás Osztály vezetőjének jogkörébe utalt keretek figyelemmel kísérése, j. a jogszabályokkal összhangban lévő személyügyi nyilvántartás vezetése és adatszolgáltatás teljesítése az Egyetem alkalmazottairól, k. intézményi szintű karriertervezési-, motivációs- és egyéni teljesítményértékelési rendszer kialakítása és működtetése. (3) A Humánerőforrás Osztály élén osztályvezető áll, a Kancellária hivatalvezető közvetlen irányítása alatt. Szabályzat érvényességi ideje: Nyomtatás dátuma:

14 6. Kommunikációs és PR Csoport Oldalszám: 6 (1) A Kommunikációs és PR Csoport feladata egyrészt az Egyetemen belüli egységes kommunikáció megteremtése, másrészt az Egyetem külső kommunikációjának szervezése, lebonyolítása. (2) A Kommunikációs és PR Csoport feladatai: a. Külső kommunikáció: i. kiadványszerkesztés egységes formában az Arculati Kézikönyvben meghatározottak szerint, ii. egyetemi honlap, információs felületek folyamatos naprakész karbantartása, iii. elektronikus- és nyomtatott médiában való megjelenés, iv. sajtótájékoztatók, információs napok, kommunikációs workshopok szervezése és lebonyolítása, v. az Egyetem nemzetközi megjelenésének elősegítése, idegennyelvű honlap kialakítása. b. Belső kommunikáció: i. intézményi belső információs csatornák kialakítása, megszervezése, ii. a magasabb vezetők, vezetők kommunikációjának támogatása, iii. rendezvények szervezése. (3) A Kommunikációs és PR Csoport feladatait a Kancellária Hivatalvezető közvetlen irányítása alatt látja el. 7. Kontrolling Csoport (1) A Kontrolling Csoport feladata az Egyetem egésze szempontjából fontos tevékenységek együttes, rendszerszemléletű operatív tervezése, elemzése, teljesítmények és ráfordítások nyomon követése, a környezeti változásokhoz igazodó intézményi irányítás, működés érdekében. (2) A Kontrolling Csoport feladata az intézményi gazdálkodás tekintetében különösen:

15 Oldalszám: 7 a. a gazdasági igazgatóval együttműködve, a kancellár iránymutatásai szerint az Emberi Erőforrások Minisztériuma által elfogadott elemi költségvetés, valamint a Szenátus határozatai alapján a költségvetés alapján az Egyetem belső költségvetésének kidolgozása, az éves tervkészítő munka intézményi koordinálása, a gazdálkodási egységek terveinek konszolidálása. b. Az éves költségvetés alakulásának folyamatos nyomonkövetése, beszámolók, elemzések készítése, a meghatározó gazdálkodási adatok egyetemi és kari szintű kimutatása, elemzése, és rendszeres időközönként a költségvetés teljesítéséről való beszámolás (Adattáralapú Vezetői Információs Rendszer). c. Belső költségelszámolások továbbfejlesztése. d. Az intézményfejlesztési terv keretei között fejlesztési feladatok ellátásának koordinálása és nyomon követése. e. Az Egyetem vezetői döntéshozatali munkájának folyamatos támogatása, gazdasági döntések előkészítése. f. A gazdálkodásra vonatkozó kontrolling koncepció kialakítása az egyetemi sajátosságok figyelembevételével. g. Az intézményi belső kontrollrendszer kötelezettségével összefüggő feladatok ellátása. h. Eseti és rendszeres adatszolgáltatás. (3) A Kontrolling Csoport feladatainak ellátása során rendszeres kapcsolatot tart a szakterületi igazgatókkal, különösen a gazdasági igazgatóval, együttműködik az Egyetem valamennyi gazdálkodási egységével. (4) A Kontrolling Csoport feladatait a Kancellária Hivatalvezető közvetlen irányítása alatt látja el. IV. A KANCELLÁRIA MŰKÖDÉSE, AZ ÜGYINTÉZÉS MENETE 8. (1) A Kancellária feladatait ügyvivő szakértők, igazgatási ügyintézők látják el. Az ügyvivő szakértők és igazgatási ügyintézők feladatait munkaköri leírások tartalmazzák. Szabályzat érvényességi ideje: Nyomtatás dátuma:

16 Oldalszám: 8 (2) A Kancellária munkatársai feladataikat elvárható pontossággal, szakértelemmel, a takarékossági szempontok figyelembevételével és az egyetemi vagyon megóvására tekintettel kötelesek végezni, ügyelve a szolgálati út betartására. (3) A beérkező ügyiratok a munkaköri leírásoknak megfelelően kerül kiadásra (szignálásra), elintézésre az ügyintézőknek, akik gondoskodnak a MonDoc irat és dokumentumkezelő programban történő rögzítésről. (4) Az intézkedést igénylő ügyiratoknál az elintézést a válaszlevél dokumentálja, amelyet az ügyintéző aláírásra az illetékes vezetőnek előkészít. (5) A kiadmány elküldését a postai küldemények feladó jegyzéke tartalmazza. (6) Az elintézést követően az ügyirat és a kiadmány másolata irattárba kerül, amely egyben az ügyirat elintézését (lezárását) jelenti, mely tényt rögzíteni szükséges az iratkezelő programban, megjelölve az irat tárolási módját. Az ügyirat lezárása egyben az elintézési folyamat befejezését is jelenti. (7) A papíralapú irat mozgását az iratkezelő programmal összhangban dokumentáltan kell végezni. E célra kézbesítőkönyv vagy munkakönyv alkalmazandó. (8) A beérkező ügyiratok mellett esetenként személyes megkeresés, telefon, kapcsolat alapján jelentkeznek feladatok, az ilyen típusú megkeresésekről a szervezeti egység vezetője haladéktalanul tájékoztatandó, aki az ügyintéző kijelöléséről gondoskodik. A megtett intézkedésekről amennyiben a megkeresés intézkedést igényel feljegyzést kell készíteni, a keletkezett iratok iktatása szükséges. (9) Az ügyiratkezelést az egyetemi Iratkezelési Szabályzatban foglalt előírások alapján kell végezni. (10) A Központ kiadmányaihoz fejléces papírt és az 5.5. sz. A Miskolci Egyetem bélyegzőinek készítése, nyilvántartása és használata elnevezésű szabályzatban meghatározott bélyegzőt használhatják.

17 Kancellaria Hivatal iigyrend V. MUNKAKAPCSOLATOK Oldal szarn: 9 Valtozat szama: At 9. (1) A zavartalan miikodes biztositasa, az esetleges parhuzamossagok elkeriilese erdekeben olyan munkakapcsolatot, hatekony belso kommunikacios csatornakat kell kialakitani, amelyek segitik az egymasra epulo feladatok legmagasabb szinni megoldasat, (2) A Kancellaria alkalmazottai eljarasuk soran kotelesek megtartani a jogszabalyok es az Egyetem belso szabalyzatainak rendelkezeseit. Hataskoruk gyakorlasa soran a szakszeniseg, az egyszeniseg es a munkatarsakkal, kulso szereplokkel, valamint a hallgatokkal val6 egyiittrmikodes kovetelmenyeinek megfeleloen, a johiszemuseg, koltsegtakarekossag es hatekonysag elvere figyelemmel kotelesek eljarni, (3) A Kancellaria rnunkatarsai segitik egymas es mas szervezeti egysegek rnunkajat hataridore torteno adatszolgaltatassal, feladataik rnaradektalan teljesitesevel. (4) Az Egyetem szervezeti egysegei kozotti munkakapcsolat vezetoi szinten es ugyintezoi szinten egyarant letrejohet, a kapcsolat formajat az akrualis feladat hatarozza meg. (5) A munkakapcsolat nem eredmenyezheti a feladatok atruhazasat. (5) A Kancellaria osszehangolt rmikodese erdekeben a kancellar, hivatalvezeto, szervezeti egyseg vezeto az altala indokoltnak tartott rendszeresseggel egyeztetest tart. VI. ZARO RENDELKEZESEK lo. (1) Jelen iigyrend februar 1. napjan lep hatalyba, Miskolc, februar I. ~ Dr.Deak Csaba kancellar hivatalvezeto Szabalyzat ervenyessegi ideje: Nyomtatas datuma: