Beszerzés kapcsolódása más területekhez. SzirákiJózsef Április

Átírás

1 SzirákiJózsef Április

2 Hol van a beszerzési folyamat eleje és vége? Mettől meddig tart? Milyen a Beszerzés brand je általában? Hogyan kapcsolódjon a beszerzés más vállalati területekhez? Működéshez, ellátási lánchoz (supply chain), joghoz, TLT hez, pénzügyhöz, managementhez Milyen jellegű igények merülnek fel az egyes társosztályoktól? Elegendő e a kapott információ? Meddig tart a feladatuk a társosztályoknak? Feladatkörök felosztása. Hogyan tartsuk a kapcsolatot a társosztályokkal (helyi/regionális)? Mi annak az oka, hogy a beszerzés nem mindig a beszerzéssel foglalkozik, hanem pl.: a számlákkal, egyéb operatív feladatokkal? A beszerzési folyamatban részt vevő szervezetek, szakterületek munkáját mi könnyítené meg? Mik lehetnek egymással szemben a jogos elvárások? Hogyan tud jól, hatékonyan együttműködni a beszerzés a társosztályokkal? Beszerzés brand jének építése

3 1. Hol van a beszerzési folyamat eleje és vége? Mettől meddig tart? Beszerzés Foci Kultúra

4 1. Hol van a beszerzési folyamat eleje és vége? Mettől meddig tart?

5 1. Hol van a beszerzési folyamat eleje és vége? Mettől meddig tart? Beszerzési folyamat: 4 fő fázisra osztható: 1. Fázis Terület meghatározása 2. Fázis Analízis / Tervezés 3. Fázis Tárgyalás / Szerződés 4. Fázis Működés menedzsment 1. Fázis Terület meghatározása Prepare & Engage Kiinduló körülmények, elvárások,feladatok, célok, stratégia Drivers, Impacts & Risks Üzleti fontosság, sürgősség, motivátorok

6 1. Hol van a beszerzési folyamat eleje és vége? Mettől meddig tart? 2. Fázis Analízis / Tervezés Internal Information Üzleti belső elvárások pontos definiálása figyelembe véve a jelenlegi és jövőbeni igényeket External Information Piaci környezet, trendek, potenciális szállítók Analyse & Develop Approach Elemzés, Stratégia, kiválasztási kritériumok, beszerzési terv kialakítása

7 1. Hol van a beszerzési folyamat eleje és vége? Mettől meddig tart? 3. Fázis Tárgyalás / Szerződés Evaluate Supply Base Árajánlatok, javaslatok bekérése (RFP), ezek elemzése Negotiate & Contract Tárgyalási terv, szerződés véglegesítése, tárgyalás, üzlet odaítélése

8 1. Hol van a beszerzési folyamat eleje és vége? Mettől meddig tart? 4. Fázis Működés menedzsment Implement Megvalósítás, utókövetés, tapasztalatok begyűjtése Manage Szállítói teljesítések (KPI), belső megvalósulás elemzése, szerződés karbantartása

9 1. Hol van a beszerzési folyamat eleje és vége? Mettől meddig tart? Starts on 30.nov 07.dec 14.dec 21.dec 28.dec 04.jan 11.jan 18 Jane 25.jan 01.febr 08.febr 15.febr 22.febr 29.febr 07.márc 14.márc 21.márc 22.márc Week Governance NWT Meeting X X XMASS XMASS X X X X X X X X Central Category Review x X X PCR SIGN OFF X Scope Definition Data collection Compare ASIS situation Prepare Scenarios for TOBE Spend Analysis Data collection Analysis / statements Supplier/Market Analysis Data collection Speak with industry experts Analysis / statements Product/Service Strategy Review Specification Review Understand business needs (why) how it is determined, if it fits todays environment, common solution Technical / Performance spec. Contracted tasks/penalties KPI Value chain analysis Sourcing Strategy/ Operating Model Technical / Performance spec.

10 Herhangi bir sorunuz? Kérdései vannak? Nějaké otázky? Jakieś pytania? Any Questions?

11 2. Milyen a beszerzés "brand" je cégen belül általában? Mit is nevezünk brand nek? Bizalom / Megbízhatóság Minőség / Hozzáadott érték Szakértelem / Ismertség BRAND

12 2. Milyen a beszerzés "brand" je cégen belül általában? Ki a Stakeholder? Hatással van a folyamatokra A változások közvetlen érintik Felel a költségekért A projektek fő résztvevője

13 2. Milyen a beszerzés "brand" je cégen belül általában? A (nem ideális) kapcsolatok általában :

14 2. Milyen a beszerzés "brand" je cégen belül általában? A jó együttműködés: Egyetértő Közös célú Hosszú távú Egymást segítő Sikeres

15 3. Hogyan kapcsolódjon a beszerzés más vállalati területekhez? Működéshez, ellátási lánchoz (supply chain), joghoz (legal), minőségbiztosításhoz (TLT), pénzügyhöz (finance), managementhez Támogató funkció? Működés Hozzáadott érték Management Ellátási lánc Összefogja a folyamatokat Pénzügy Beszerzés Jog Bigger Picture Minőségbizto sítás

16 4. Milyen jellegű igények merülnek fel az egyes társosztályoktól? Milyen a kapott információ mennyiségi/minőségi szempontból? Pénzügy alapanyag, eszköz, bevezetése/ régiek módosítása Ellátási lánc Működés Minőségbizt osítás Jog szolgáltatások bevezetése, /régiek módosítása nem szerződés szerinti teljesítés bejövő áruk logisztikai adatai, mennyiségi előrejelzések fizetési, számlázási feltételek / lejárt számlák (követelés oldal) auditok/törv i megfelelősséghez kapcsolódó dokumentumok

17 4. Milyen jellegű igények merülnek fel az egyes társosztályoktól? Milyen a kapott információ mennyiségi/minőségi szempontból? Management általános taktikai /stratégiai irányok megvalósítása INFORMÁCIÓ Kvalitatív Kvantitatív

18 4. Milyen jellegű igények merülnek fel az egyes társosztályoktól? Milyen a kapott információ mennyiségi/minőségi szempontból? A 2Kg os kenyér átmérője 33 cm, magassága 18 cm. Mikorra várható a kenyérzacskó beérkezése? Volumen infó: kézzel mutatva "az ilyen kicsitől a sok ezer darabig INFORMÁCIÓ Az xy boltnak mai napon szüksége lenne hulladék elszállításra, mikor várhatjuk? Objektív elvárások az új szolgáltatással / mennyiségi előrejelzés / határidők / üzleti jóváhagyás a projektre / költség adatok

19 5. Milyen igények merülnek fel a beszerzés részéről a társosztályok felé? Beszerzés folyamatok optimalizálása a hatékonyabb működés érdekében (megtakarítások)/időtervek és mennyiségi előrejelzések a projektekre /szerződések véleményezése működési oldalról szerződések jogi oldalról történő véleményezése, véglegesítése, aláírása /vitás esetek jogi hátterének, lehetőségeinek ismertetése/ adott esetben tárgyaláson való részvétel auditok / törvényi előírások /szerződések véleményezése TLT szempontból riportok / lejárt számlák / megtakarítás jóváhagyások / szerződések trvi megfelelősségének vizsgálata pénzügyi szempontból Működés Jog Pénzügy Minőségbizt osítás Ellátási lánc jóváhagyások stratégiai döntésekre, szerződésekre, azok aláírása Management

20

21 6. Meddig tart a feladatuk a társosztályoknak? Feladatkörök felosztása. Feladat felelőse Döntésért felelős Akivel egyeztetni kell a döntésről Tudnia kell róla

22 6. Meddig tart a feladatuk a társosztályoknak? Feladatkörök felosztása. Phase Activity Procurement Stakeholder Legal Finance Supplier PLAN PCR Phase Engage Understand Spend Mapping A/R C C C Demonstrate benefit Supply Market Analysis A/R R C Agree a RACI Product/Service Strategy R A/R C Review & agree specs Develop Specification R A/R C C Finalise plan with agreed measures and milestones Develop Sourcing Strategy A/R C C C DO Implement Commercial/Operational Strategy, Implement Strategy A/R R I/C I I Communicate progress Run Tender, Negotiate A/R I I I R Work the RACI Award & Contract A/R R R I R REVIEW Record benefits Ensure suppliers deliver specification Ensure strategy, spec and supplier is fit for purpose Capture benefits Review Supplier Performance A/R R R Review Strategy & Specification R A/R R R A/R C

23 7. Hogyan tartsuk a kapcsolatot a társosztályokkal (helyi/regionális)? = Kulturális különbségek Nyelvi akadályok Időzóna eltérés

24 7. Hogyan tartsuk a kapcsolatot a társosztályokkal (helyi/regionális)? Egyszerű + Egyértelmű Kommunikáció!

25 7. Hogyan tartsuk a kapcsolatot a társosztályokkal (helyi/regionális)? A vitás helyzeteket SOHA NE E MAIL en, hanem SZEMÉLYESEN vagy TELEFONON tisztázzuk!

26 8. Mi annak az oka, hogy a beszerzés nem mindig a beszerzéssel foglalkozik, hanem pl.: a számlákkal, egyéb operatív feladatokkal? Társosztály és a Cégek közti fő kontakt egyrészt eladó, másrészt vevőként jelenik meg a beszerző. Társosztály Amennyiben a társosztály operatív szempontból vitás kérdés merül fel, nem jutnak egyezségre Ellenőrzési, nyomon követési funkció / ha ellentmondásos a társosztály és a szállító/szolg. Véleménye, akkor hasznos személyesen meggyőződni, ellenőrizni Szállító C Beszerzés Szállító A Szállító B

27

28 9. A beszerzési folyamatban részt vevő szervezetek, szakterületek munkáját mi könnyítené meg? Mik lehetnek egymással szemben a jogos elvárások? Kommunikáció Empátia Innovációk / Piac, versenytársak ismerete Együttműködés

29 9. A beszerzési folyamatban részt vevő szervezetek, szakterületek munkáját mi könnyítené meg? Mik lehetnek egymással szemben a jogos elvárások? Munka / Magánélet egyensúlya Idő Formális vs. Informális stílus Felelősség Kommunikáció Hozzáállás a változáshoz Tekintély/Hitelesség Bizalom építés

30 9. A beszerzési folyamatban részt vevő szervezetek, szakterületek munkáját mi könnyítené meg? Mik lehetnek egymással szemben a jogos elvárások? Idő Kontrollált vs. Rugalmas Felelősség Önálló vs. Közös

31 9. A beszerzési folyamatban részt vevő szervezetek, szakterületek munkáját mi könnyítené meg? Mik lehetnek egymással szemben a jogos elvárások? Hozzáállás a változáshoz Külső vs. Belső motiváció Bizalom építés Tranzakciónális vs. Interperszonális

32 9. A beszerzési folyamatban részt vevő szervezetek, szakterületek munkáját mi könnyítené meg? Mik lehetnek egymással szemben a jogos elvárások? Tekintély/Hitelesség Hierarchikus vs. Egalitariátus Kommunikáció Direkt vs. Indirekt

33 9. A beszerzési folyamatban részt vevő szervezetek, szakterületek munkáját mi könnyítené meg? Mik lehetnek egymással szemben a jogos elvárások? Formális vs. Informális stílus Formális vs. Informális Munka / Magánélet egyensúlya Státusz vs. Egyensúly

34 10. Hogyan tud jól, hatékonyan együttműködni a beszerzés a társosztályokkal? Miért fontos a jó együttműködés? Stakeholder (+): Vezet Támogat Erőforrásokat nyújt Ellenérdekeket old fel Közös Célok Bizalom Elkötelezettség Közös Eredmény Kommunikáció: Személyes Telefonos Natural Work Team

35 10. Hogyan tud jól, hatékonyan együttműködni a beszerzés a társosztályokkal? Mik a jó együttműködés alapjai? Az alábbiak a Stakeholder el való kapcsolat építőkockái, amik folyamatos figyelmet és együttműködést igényel. Ezek az alapjai a jó kapcsolathoz vezető útnak, melyeket folyamatosan be kell járni, visszatérni ellenőrizni, a változásokat észrevenni, ismét jóvá hagyattatni.

36 10. Hogyan tud jól, hatékonyan együttműködni a beszerzés a társosztályokkal? Tippek: Társosztály Ismerje a beszerzőt Jelenlegi helyzet/terület ismerete Idő a stakeholder megismerésére Más vezető/kollega/stakeholder bevonása

37

38 Bánj úgy az emberekkel, ahogy Te szeretnéd hogy bánjanak veled! Köszönöm a figyelmet!