NYUGAT-MAGYARORSZÁGI EGYETEM ADATVÉDELMI ÉS ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

Átírás

1 NYUGAT-MAGYARORSZÁGI EGYETEM ADATVÉDELMI ÉS ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT SOPRON 2015

2 Tartalomjegyzék A SZABÁLYZAT CÉLJA ÉS HATÁLYA... 3 AZ ADATVÉDELEM ALAPFOGALMAI ÉS ELVEI... 3 AZ ADATKEZELÉSEK JOGALAPJA ÉS KÖRE... 5 EGYETEMEN BELÜL ADATTOVÁBBÍTÁS, ADATKEZELÉSEK ÖSSZEKAPCSOLÁSA... 5 ADATTOVÁBBÍTÁS A FELSŐOKTATÁSI INFORMÁCIÓS RENDSZERBE... 6 ADATTOVÁBBÍTÁS MEGKERESÉS ALAPJÁN... 6 KÜLFÖLDRE IRÁNYULÓ ADATTOVÁBBÍTÁS... 6 SZEMÉLYES ADATOK NYILVÁNOSSÁGRA HOZATALA... 7 ADATBIZTONSÁGI RENDSZABÁLYOK... 7 AZ ÉRINTETT JOGAI ÉS ÉRVÉNYESÍTÉSÜK... 8 ELLENŐRZÉS... 8 AZ EGYETEM KEZELÉSÉBEN LÉVŐ KÖZÉRDEKŰ ÉS KÖZÉRDEKBŐL NYILVÁNOS ADATOK MEGISMERÉSÉNEK SZABÁLYAI... 9 KÖTELEZŐEN KÖZZÉTEENDŐ ADATOK NYILVÁNOSSÁGRA HOZATALÁNAK RENDJE ZÁRÓ RENDELKEZÉS

3 A Nyugat-magyarországi Egyetem (továbbiakban: Egyetem) Szenátusa - az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló évi CXII. tv. (Infotv.), - a közérdekű adatok elektronikus közzétételére, az egységes közadatkereső rendszerre, valamint a központi jegyzék adattartalmára, az adatintegrációra vonatkozó részletes szabályokról szóló 305/2005. Korm r. (Vhr.) alapján, - a nemzeti felsőoktatásról szóló évi CCIV. tv. (Nftv.) előírásai figyelembe vételével az intézményen belül adatkezelés, valamint a kötelezően közzéteendő adatok nyilvánosságra hozatalának eljárását, illetőleg a közérdekű adatok megismerésére irányuló kérelmek intézésének rendjét az alábbiakban szabályozza. 1. A szabályzat célja és hatálya (1) E szabályzat célja, hogy meghatározza az Egyetemen vezetett nyilvántartások működésének törvényes rendjét, valamint biztosítsa az adatvédelem alkotmányos elveinek, az információs önrendelkezési jognak és adatbiztonság követelményeinek érvényesülését, valamint, hogy a törvényi szabályozás keretei között személyes adataival mindenki maga rendelkezzen és a közérdekű adatokat megismerhesse, és megakadályozza a jogosulatlan hozzáférést, az adatok megváltoztatását és jogosulatlan nyilvánosságra hozatalát. (2) A szabályzat hatálya kiterjed az Egyetem valamennyi szervezeti egységénél folytatott személyes, különleges, valamint közérdekű és közérdekből nyilvános adatok kezelésére. 2. Az adatvédelem alapfogalmai és elvei Infotv érintett: bármely meghatározott, személyes adat alapján azonosított vagy közvetlenül vagy közvetve azonosítható természetes személy; 2. személyes adat: az érintettel kapcsolatba hozható adat különösen az érintett neve, azonosító jele, valamint egy vagy több fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára jellemző ismeret, valamint az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés; 3. különleges adat: a) a faji eredetre, a nemzetiséghez tartozásra, a politikai véleményre vagy pártállásra, a vallásos vagy más világnézeti meggyőződésre, az érdek-képviseleti szervezeti tagságra, a szexuális életre vonatkozó személyes adat, b) az egészségi állapotra, a kóros szenvedélyre vonatkozó személyes adat, valamint a bűnügyi személyes adat; 5. közérdekű adat: az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy kezelésében lévő és tevékenységére vonatkozó vagy közfeladatának ellátásával összefüggésben keletkezett, a személyes adat fogalma alá nem eső, bármilyen módon vagy formában rögzített információ vagy ismeret, függetlenül kezelésének módjától, önálló vagy gyűjteményes jellegétől, így különösen a hatáskörre, illetékességre, szervezeti felépítésre, szakmai tevékenységre, annak eredményességére is kiterjedő értékelésére, a birtokolt adatfajtákra és a működést szabályozó jogszabályokra, valamint a gazdálkodásra, a megkötött szerződésekre vonatkozó adat; 6. közérdekből nyilvános adat: a közérdekű adat fogalma alá nem tartozó minden olyan adat, amelynek nyilvánosságra hozatalát, megismerhetőségét vagy hozzáférhetővé tételét törvény közérdekből elrendeli; 3

4 7. hozzájárulás: az érintett akaratának önkéntes és határozott kinyilvánítása, amely megfelelő tájékoztatáson alapul, és amellyel félreérthetetlen beleegyezését adja a rá vonatkozó személyes adatok teljes körű vagy egyes műveletekre kiterjedő kezeléséhez; 8. tiltakozás: az érintett nyilatkozata, amellyel személyes adatainak kezelését kifogásolja, és az adatkezelés megszüntetését, illetve a kezelt adatok törlését kéri; 9. adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely önállóan vagy másokkal együtt az adatok kezelésének célját meghatározza, az adatkezelésre (beleértve a felhasznált eszközt) vonatkozó döntéseket meghozza és végrehajtja, vagy az általa megbízott adatfeldolgozóval végrehajtatja; 10. adatkezelés: az alkalmazott eljárástól függetlenül az adatokon végzett bármely művelet vagy a műveletek összessége, így különösen gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása, megváltoztatása, felhasználása, lekérdezése, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, összehangolása vagy összekapcsolása, zárolása, törlése és megsemmisítése, valamint az adatok további felhasználásának megakadályozása, fénykép-, hang- vagy képfelvétel készítése, valamint a személy azonosítására alkalmas fizikai jellemzők (pl. ujj- vagy tenyérnyomat, DNS-minta, íriszkép) rögzítése; 11. adattovábbítás: az adat meghatározott harmadik személy számára történő hozzáférhetővé tétele; 12. nyilvánosságra hozatal: az adat bárki számára történő hozzáférhetővé tétele; 13. adattörlés: az adatok felismerhetetlenné tétele oly módon, hogy a helyreállításuk többé nem lehetséges; 14. adatmegjelölés: az adat azonosító jelzéssel ellátása annak megkülönböztetése céljából; 15. adatzárolás: az adat azonosító jelzéssel ellátása további kezelésének végleges vagy meghatározott időre történő korlátozása céljából; 16. adatmegsemmisítés: az adatokat tartalmazó adathordozó teljes fizikai megsemmisítése; 17. adatfeldolgozás: az adatkezelési műveletekhez kapcsolódó technikai feladatok elvégzése, függetlenül a műveletek végrehajtásához alkalmazott módszertől és eszköztől, valamint az alkalmazás helyétől, feltéve hogy a technikai feladatot az adatokon végzik; 18. adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely az adatkezelővel kötött szerződése alapján beleértve a jogszabály rendelkezése alapján történő szerződéskötést is adatok feldolgozását végzi; 19. adatfelelős: az a közfeladatot ellátó szerv, amely az elektronikus úton kötelezően közzéteendő közérdekű adatot előállította, illetve amelynek a működése során ez az adat keletkezett; 20. adatközlő: az a közfeladatot ellátó szerv, amely ha az adatfelelős nem maga teszi közzé az adatot az adatfelelős által hozzá eljuttatott adatait honlapon közzéteszi; 21. adatállomány: az egy nyilvántartásban kezelt adatok összessége; (1) Az érintett egyediesítésére természetes vagy mesterséges azonosító adatok szolgálnak. Természetes azonosító adat különösen az érintett neve, anyja neve, születési helye és ideje, lakóhelyének illetve tartózkodási helyének címe. Mesterséges azonosító adatok a matematikai vagy más algoritmus szerint generált adatok, így különösen a személyi azonosító kód, a társadalombiztosítási azonosító jel (TAJ), az adóazonosító jel, a személyi igazolvány száma, az útlevél száma, a hallgatói, oktatói azonosítószám. (2) A leíró adatok az adatkezelés célja tekintetében releváns egyéb adatok. A meghatározott természetes személlyel kapcsolatba nem hozható leíró adat nem személyes adat (pl. statisztikai adat). (3) Az Egyetemen nem kezelhető különleges adat, kivéve a munkahelyi, hallgatói balesettel, betegellátással kapcsolatos adat. (4) Az adatkezeléssel, adattovábbítással kapcsolatos dokumentumok megőrzési ideje az irattárban 50 év. 4

5 (5) Személyes adat csak meghatározott törvényes célból, jog gyakorlása és kötelezettség teljesítése érdekében kezelhető, a cél eléréséhez szükséges minimális mértékben és ideig. Ha az adatkezelés célja megszűnt, vagy az adatok kezelése egyébként jogellenes, az adatokat törölni kell. A törlés az adatok felismerhetetlenné tétele oly módon, hogy helyreállításuk már nem lehetséges. 3. Az adatkezelések jogalapja és köre Nftv. 18. (1) A felsőoktatási intézmény a) az intézmény rendeltetésszerű működéséhez, b) a jelentkezők és a hallgatók jogainak gyakorlásához és kötelezettségeinek teljesítéséhez, c) a képzés, kutatás megszervezéséhez, d) a munkáltatói jogok gyakorlásához, illetve az oktatók, kutatók, dolgozók jogainak gyakorlásához és kötelezettségeik teljesítéséhez, e) a jogszabályokban meghatározott nyilvántartások vezetéséhez, f) a jogszabályokban és a felsőoktatási intézmény szervezeti és működési szabályzatában biztosított kedvezményekre való jogosultság megállapításához, elbírálásához és igazolásához nélkülözhetetlenül szükséges személyes és különleges adatokat tartja nyilván. (2) Az (1) bekezdés alapján nyilvántartott adatok körét, az adatkezelés célját és időtartamát, valamint a nyilvántartott adatok továbbításának feltételeit a 3. melléklet rögzíti. A nyilvántartott adatok statisztikai célra felhasználhatók és statisztikai felhasználás céljára a hivatalos statisztikai szolgálat számára átadhatók. (1) Személyes adat az Egyetemen akkor kezelhető, ha ahhoz az érintett hozzájárult, vagy azt törvény illetve törvény felhatalmazása alapján az Egyetem szabályzata elrendeli. Az Nftv. 18. (2) bekezdés alapján a 3. sz. melléklet tartalmazza azon adatok körét, amelyeket az egyetem kötelező adatkezelés keretében kezel. (2) Az érintettel az adat felvétele előtt közölni kell az adatkezelés célját, valamint azt, hogy az adatszolgáltatás önkéntes vagy kötelező. Önkéntes adatszolgáltatás esetén az érintettet tájékoztatni kell arról, hogy az adatszolgáltatásban való részvétel nem kötelező. Kötelező adatszolgáltatás esetén meg kell jelölni az adatkezelést elrendelő jogszabályt, illetve egyetemi szabályzatot is. (3) Az Egyetem szervezeti egységeinél adatkezelést végző alkalmazottak kötelesek az általuk megismert személyes adatokat üzleti (munkahelyi) tikokként megőrizni. 4. Egyetemen belül adattovábbítás, adatkezelések összekapcsolása (1) Az Egyetem szervezeti rendszerén belül a munkavállalók és a hallgatók, illetve egyéb jogviszonyban foglalkoztatottak személyes adatai a feladat elvégzéséhez szükséges mértékben és ideig csak olyan szervezeti egységhez továbbíthatók, amely a munkaviszonnyal, egyéb jogviszonnyal, illetve a hallgatói, kollégiumi tagsági, doktorandusz-hallgatói, doktorjelölti jogviszonnyal kapcsolatos adminisztratív és szervezési feladatokat lát el. 5

6 (2) Az Egyetemen belüli adattovábbítással a kötelező adatkezelési körbe tartozó adatok kivételével - kapcsolatos konkrét kéréseket minden adatkezelés esetében külön kell megállapítani, és az adattovábbítási nyilvántartásában rögzíteni. A nyilvántartás tartalmazza az adattovábbítás időpontját, jogalapját, címzettjét, a továbbított adatok körének meghatározását. (3) Az Egyetemen folyó különböző célra irányuló adatkezelések csak törvényes cél érdekében, indokolt esetben, ideiglenesen kapcsolhatók össze. Az adatkezelések összekapcsolásáról jegyzőkönyvet kell felvenni, melyben rögzíteni kell különösen az összekapcsolás célját, időpontját, tartamát, jogalapját, az összekapcsolt adatok körét, az összekapcsolást végző személyét, az összekapcsolás módszerét, és az adatbiztonsági intézkedéseket. 5. Adattovábbítás a felsőoktatási információs rendszerbe (1) Az adattovábbítás részletes szabályait az Nftv. 10. és 3. sz. melléklet, valamint a 79/2006. Korm. r és 7. sz. melléklet tartalmazza. 6. Adattovábbítás megkeresés alapján (1) Az Egyetemen kívüli szervtől vagy magánszemélytől érkező, adatközlésre irányuló megkeresés csak akkor teljesíthető, ha az érintett erre írásban felhatalmazza az Egyetemet. Az érintett előzetesen is adhat ilyen tartalmú felhatalmazást, amely szólhat valamely időtartamra és a megkereséssel élő szervek meghatározott körére. (2) Az érintett nyilatkozattételétől függetlenül teljesíteni kell, ha azt jogszabály írja elő, így különösen büntető ügyekben eljáró hatóságoktól - rendőrség, bíróság, ügyészség, vám- és pénzügyőrség - valamint a nemzetbiztonsági szolgálatoktól érkezető megkereséseket. E szervek megkereséseiről az illetékes adatkezelő közvetlenül vagy szolgálati felettese útján köteles tájékoztatni az Egyetem rektorát. Az adatszolgáltatás csak a rektor jóváhagyásával teljesíthető. A rektor a nemzetbiztonsági szolgálatok adatkérésre irányuló megkeresése ellen nem halasztó hatályú panasszal fordulhat az illetékes miniszterhez. 7. Külföldre irányuló adattovábbítás (1) Olyan adatkezelés esetén, amelynél számolni kell külföldre irányuló adattovábbítással, az érintettek figyelmét erre a körülményre már az adatok felvétele előtt fel kell hívni. Az érintett írásbeli felhatalmazása nélkül személyes adat külföldre nem továbbítható, kivéve ha a törvény ezt lehetővé teszi. 6

7 8. Személyes adatok nyilvánosságra hozatala (1) Az Egyetemen kezelt személyes adatok nyilvánosságra hozatala kivéve, ha törvény rendeli el tilos. Az Egyetemről szóló személyes adatokon is alapuló statisztikai adatok közölhetők. 9. Adatbiztonsági rendszabályok (1) Az adatbiztonsági rendszabályok érvényesítése érdekében a szükséges intézkedéseket meg kell tenni mind a manuálisan kezelt, mind a számítógépen tárolt és feldolgozott személyes adatok biztonsága érdekében. (2) Számítógépen tárolt adatok A számítógépen, illetve hálózaton tárolt személyes adatok biztonsága érdekében, különösen az alábbi intézkedéseket kell foganatosítani: Tükrözés: A hálózati kiszolgáló gép (a továbbiakban- szerver) a személyes adatok elvesztésének elkerülésére folyamatos tükrözéssel biztosítható egy tőle fizikailag különböző adathordozón. Biztonsági mentés: A személyes adatokat tartalmazó adatbázisok aktív adataiból rendszeresen - a hallgatói nyilvántartás esetén hetente, a bér- és munkaügyi nyilvántartás anyagából pedig havonta - kell külön adathordozóra biztonsági mentést készíteni. A biztonsági mentést tartalmazó adathordozót tűzbiztos fémkazettában kell őrizni. Archiválás: A személyes adatokat tartalmazó adatbázisok passzív hányadát - a további kezelést már nem igénylő, változatlanul maradó adatokat - el kell választani az aktív résztől, majd a passzívált adatokat időtálló adathordozón kell rögzíteni. A hallgatói, valamint a bér- és munkaügyi nyilvántartás archiválását évente egyszer el kell végezni. Az archivált adatokat tartalmazó adathordozót tűzbiztos fémkazettában kell őrizni. Tűzvédelem: Az adatokat és adatbázisokat tűzvédelmi és vagyonvédelmi berendezésekkel ellátott helyiségben kell elhelyezni. Vírusvédelem: A személyes adatokat kezelő ügyintézők, asztali számítógépein gondoskodni kell a vírusmentesítésről. Hozzáférés-védelem: Az adathozzáféréshez csak érvényes, személyre szóló, azonosítható jogosultsággal - legalább felhasználói névvel és jelszóval - lehet hozzáférni. Hálózati erőforrásokhoz csak érvényes felhasználói névvel és jelszóval lehet hozzáférni. A jelszavak cseréjéről rendszeresen gondoskodni kell. A rendszergazda legalább kéthetente, az ügyintéző felhasználók pedig legalább negyven naponként új jelszót adnak meg. Hálózati védelem: A mindenkor rendelkezésre álló számítástechnikai eszközök felhasználásával meg kell akadályozni, hogy adatokat tároló, hálózaton keresztül elérhető szerverekhez illetéktelen személy hozzáférjen. (3) Manuális kezelésű adatok A manuális kezelésű személyes adatok biztonsága érdekében az alábbi intézkedéseket kell foganatosítani: Tűz- és vagyonvédelem: Az irattári kezelésbe vett iratokat jól zárható, száraz, tűzvédelmi és vagyonvédelmi berendezéssel ellátott helyiségben kell elhelyezni. 7

8 Hozzáférés-védelem: A folyamatos aktív kezelésben lévő iratokhoz csak az illetékes ügyintézők férhetnek hozzá. A személyzeti valamint a bér- és munkaügyi iratokat lemezszekrénybe, a hallgatói jogviszonnyal kapcsolatos iratokat pedig különálló, zárható helyiségben, zárható iratszekrényekben, a törzskönyveket tűzbiztos páncélszekrényben kell őrizni. Archiválás: A hallgatói, valamint a bér- és munkaügyi nyilvántartás iratainak archiválását évente egyszer el kell végezni. Az archivált iratokat az Egyetem iratkezelési szabályzatának, valamint az irattári tervnek megfelelően kell szétválogatni és irattári kezelésbe venni. 10. Az érintett jogai és érvényesítésük (1) Az érintett az illetékes ügykezelőtől tájékoztatást kérhet a róla szóló adatkezelésről és abba bele is tekinthet. A betekintést úgy kell biztosítani, hogy ez alatt az érintett más személy adatait ne ismerhesse meg. (2) Az érintett kérelmére az adatkezelő tájékoztatást ad az általa kezelt adatokról, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról, továbbá arról, hogy kik és milyen célból kapták meg az adatokat. (3) Adatváltozás vagy téves adatrögzítés észlelése esetén az érintett kérheti kezelt adatainak helyesbítését illetve kijavítását. A téves adatot az adatkezelő két munkanapon belül helyesbíteni köteles. (4) Nem kötelező adatszolgáltatáson alapuló adatkezelés esetén az érintett indokolás nélkül kérheti kezelt adatainak törlését. A törlést két munkanapon belül el kell végezni. (5) Adatkezeléssel kapcsolatos jogainak megsértése esetén az érintett az illetékes szervezeti egység vezetőjéhez, ennek eredménytelensége esetén az Infotv-ben maghatározottak szerint a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz, valamint bírósághoz fordulhat. 11. Ellenőrzés (1) Az adatvédelemmel kapcsolatos előírások, így különösen jelen szabályzat rendelkezéseink betartását, az adatkezelést végző szervezeti egységek vezetői folyamatosan ellenőrzik. (2) A az irat- és adatkezeléssel kapcsolatos szabályzatok, jegyzőkönyvek és a nyilvántartás áttekintésével gondoskodik az adatkezelés törvényes rendjének megtartásáról. Törvénysértés esetén a ennek megszüntetésére szólítja fel az adatkezelőt. Különösen súlyos törvénysértésről a szükséges intézkedések megtétele érdekében tájékoztatja a rektort és a munkáltatói jogkör gyakorlóját. (3) Az adatbiztonsági rendszabályok és intézkedések megtartását a belső ellenőr szükség szerint informatikai szakember igénybevételével ellenőrzi. 8

9 (4) Az egyes adatkezelések ellenőrzését szükség szerint, de legalább évente egyszer el kell végezni. Az ellenőrzés tapasztalatairól a belső ellenőr írásos feljegyzést készít a rektornak. 12. Az egyetem kezelésében lévő közérdekű és közérdekből nyilvános adatok megismerésének szabályai (1) A közzétételi listákon nem szereplő közérdekű, és közérdekből nyilvános adat megismerése iránt szóban, írásban vagy elektronikus úton bárki igényt nyújthat be. Az igényt az egyetem alábbi elérhetőségein kell benyújtani: Írásban: Nyugat-magyarországi Egyetem 9400 Sopron, Bajcsy-Zs. u. 4. Rektori Hivatal Elektronikusan: rectoro@nyme.hu címen, Szóban és írásban: az egyetem székhelyén, a Rektori Hivatalban, munkaidőben. Ha a szóban tett igénylés nem teljesíthető, arról jegyzőkönyvet kell felvenni. (2) Ha az adatigénylés nem egyértelmű, az adatkezelő felhívja az igénylőt az igény pontosítására. (3) Az adatigénylésnek közérthető és az adatigénylő által megjelölt módon kell eleget tenni. (4) Az írásbeli adatigényléseket a kézhezvétel után a lehető legrövidebb időn belül továbbítani kell a rektornak, ezt követően a belső adatvédelmi felelősnek, és a szervezeti egység vezetőjének véleményezésre (adatbekérésre). A megkeresett szervezeti egység vezetője 3 napon belül köteles a választ (bekért adatot) megadni a rektor számára, és egyebn az igénylő számára adandó választ előkészíti. Amennyiben az adatigénylés közérdekből nyilvános adatok szolgáltatására irányul, és az igény teljesíthetőségével kapcsolatban aggály merül fel, a belső adatvédelmi felelős véleményét ki kell kérni (5) A közérdekű adatigényléseknek a lehető legrövidebb idő alatt, legfeljebb 15 napon belül eleget kell tenni. Nagy terjedelmű, illetve nagyszámú adatigénylés esetén a határidő egy alkalommal legfeljebb 15 nappal meghosszabbítható, melyről az adatigénylőt a kérelem kézhezvételétől számított 8 napon belül tájékoztatni kell (6) Az igény teljesítésének megtagadásáról és annak indokairól 8 napon belül az Egyetem levélben, vagy amennyiben az igény elektronikus úton érkezett, vagy ha az igényben az elektronikus levelezési cím is fel van tüntetve elektronikusan tájékoztatást küld az igénylőnek. (7) Az igényelt adatokat tartalmazó dokumentumról vagy dokumentum részről, annak tárolási módjától függetlenül, az igénylő másolatot kaphat. A másolat készítéséért az azzal kapcsolatban felmerült költség mértékéig terjedően költségtérítés állapítható meg, amelynek összegéről az igénylőt a teljesítését megelőzően az Egyetem tájékoztatja. 9

10 (8) Arról, hogy a másolatként igényelt dokumentum vagy dokumentumrész jelentős terjedelmű, továbbá a költségtérítés mértékéről, valamint az adatigénylés teljesítésének a másolatkészítést nem igénylő lehetőségeiről az igénylőt az igény kézhezvételét követő 8 napon belül értesíti az Egyetem. (9) Az Egyetem a jelentős terjedelmű dokumentum vagy dokumentum rész iránt benyújtott másolatkérést a költségtérítés megfizetését követő 15 napon belül teljesíti (10) Ha a közérdekű adatot tartalmazó dokumentum az igénylő által meg nem ismerhető adatot is tartalmaz, a másolaton a meg nem ismerhető adatot felismerhetetlenné kell tenni. (11) Az adatigénylésnek közérthető formában és amennyiben ezt az egyetem aránytalan nehézség nélkül teljesíteni képes az igénylő által kívánt technikai eszközzel, illetve módon kell eleget tenni. Ha a kért adatot korábban már elektronikus formában nyilvánosságra hozták, az igény teljesíthető az adatot tartalmazó nyilvános forrás megjelölésével is. Az adatigénylést nem lehet elutasítani arra való hivatkozással, hogy annak közérthető formában nem lehet eleget tenni. (12) Az elutasított kérelmekről, valamint az elutasítások indokairól az egyetem nyilvántartást vezet, és az abban foglaltakról minden évben január 31-éig tájékoztatja a Nmezeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságot (NAIH). (13) A közérdekű adat megismerése iránti igény teljesítése nem tagadható meg azért, mert a nem magyar anyanyelvű igénylő az igényét anyanyelvén vagy az általa értett más nyelven fogalmazza meg. (14) Az igénylő a közérdekű adat megismerésére vonatkozó igény elutasítása vagy a teljesítésre nyitva álló, vagy az egyetem által az (5) bekezdése szerint meghosszabbított határidő eredménytelen eltelte esetén, valamint ha a költségtérítést nem fizette meg a másolat készítéséért megállapított költségtérítés összegének felülvizsgálata érdekében bírósághoz fordulhat. (15) A pert az igény elutasításának közlésétől, a határidő eredménytelen elteltétől, illetve a költségtérítés megfizetésére vonatkozó határidő lejártától számított harminc napon belül kell megindítani az egyetem ellen. A perre a Győri Törvényszék (9021 Győr, Szent István u. 6.) illetékes. Az eljárás soron kívüli és illetékmentes. 13. Kötelezően közzéteendő adatok nyilvánosságra hozatalának rendje (1) Az egyetem a feladatkörébe tartozó ügyekben így különösen az állami költségvetésre és annak végrehajtására, az állami vagyon kezelésére, a közpénzek felhasználására és az erre kötött szerződésekre, a piaci szereplők, a magánszervezetek és -személyek részére különleges vagy kizárólagos jogok biztosítására vonatkozóan köteles elősegíteni és biztosítani a közvélemény pontos és gyors tájékoztatását. 10

11 (2) Az egyetem e törvény alapján kötelezően közzéteendő közérdekű adatokat internetes honlapon, digitális formában, bárki számára, személyazonosítás nélkül, korlátozástól mentesen, kinyomtatható és részleteiben is adatvesztés és -torzulás nélkül kimásolható módon, a betekintés, a letöltés, a nyomtatás, a kimásolás és a hálózati adatátvitel szempontjából is díjmentesen kell hozzáférhetővé tenni (a továbbiakban: elektronikus közzététel). A közzétett adatok megismerése személyes adatok közléséhez nem köthető. (3) Az elektronikusan közzétett adatok ha e törvény vagy más jogszabály eltérően nem rendelkezik a honlapról nem távolíthatóak el. Az egyetem megszűnése esetén a közzététel kötelezettsége az egyetem jogutódját terheli. (4) Az egyetem tevékenységéhez kapcsolódó releváns struktúrában - a melléklet szerinti általános közzétételi listában meghatározott adatokat a mellékletben foglaltak szerint közzéteszi. (5) Jogszabály egyes ágazatokra, a közfeladatot ellátó szervtípusra vonatkozóan meghatározhat egyéb közzéteendő adatokat (a továbbiakban: különös közzétételi lista). (6) A rektor a NAIH véleményének kikérésével, valamint jogszabály a közfeladatot ellátó szervre, azok irányítása, felügyelete alá tartozó szervekre vagy azok egy részére kiterjedő hatállyal további kötelezően közzéteendő adatkört határozhat meg (a továbbiakban: egyedi közzétételi lista). (7) A rektor a közzétételi listában nem szereplő közérdekű adatokra vonatkozó adatigénylések adatai alapján évente felülvizsgálja az általa a (3) bekezdés szerint kiadott közzétételi listát, és a jelentős arányban vagy mennyiségben felmerült adatigénylések alapján azt kiegészíti. (8) A közzétételi listában a közzéteendő adat jellegétől függően a közzététel gyakorisága is megállapítható. (9) A különös és egyedi közzétételi listák elkészítésére, illetve kiegészítésére a NAIH is javaslatot tehet. (10) Az egyetem gondoskodik a kezelésében lévő, közérdekű adatot tartalmazó honlapok, adatbázisok, illetve nyilvántartások leíró adatainak a közigazgatási informatika infrastrukturális megvalósíthatóságának biztosításáért felelős miniszternek történő továbbításáról és a továbbított közérdekű adatok rendszeres frissítéséről, valamint felel az egységes közadatkereső rendszerbe továbbított közérdekű adatok tartalmáért és a továbbított közérdekű adatok rendszeres frissítéséért is. (11) A közérdekű adatokat tartalmazó adatbázisok, illetve nyilvántartások jegyzékének fenntartása, valamint az egységes közadatkereső rendszerhez való csatlakozás nem mentesíti az adatfelelőst az elektronikus közzététel kötelezettsége alól. (12) A közzététellel, helyesbítéssel, frissítéssel és eltávolítással kapcsolatos feladatok az adatvédelmi felelősi feladatokat ellátó munkatárs, a honlapot gondozó web-mesterrel, ás az illetékes vezetőkkel együtt végzi. 11

12 (13) Az Infotv. végrehajtásával összefüggő kötelezettségek teljesítéséről az adatvédelmi felelősi feladatokat ellátó munkatárs a utasítása szerint évente egyszer beszámol írásban a rektornak. 14. Záró rendelkezés (1) Jelen szabályzatot a Szenátus a 93/2013. (V. 15.) sz. határozatával fogadta el, és a 14/2015. (I. 28.) határozatával módosította. A módosított szabályzat január 28. napján lép hatályba. (2) Jelen szabályzat hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszti a Szenátus 53/2008. (II. 27.) számú határozatával elfogadott Adatvédelmi Szabályzat; a Szenátus 257/2010. (XII. 8.) sz. határozatával elfogadott Kötelezően közzéteendő adatok nyilvánosságra hozatalának szabályzata, valamint a FIR-be történő adatszolgáltatás rendjéről szóló 4/2007. számú Rektori Utasítás. Sopron, január 28. Prof. Dr. Faragó Sándor rektor Dr. Dinnyés Álmos kancellár 12

13 Melléklet ÁLTALÁNOS KÖZZÉTÉTELI LISTA I. Szervezeti, személyzeti adatok 1. A közfeladatot ellátó szerv hivatalos neve, székhelye, postai címe, telefonés telefaxszáma, elektronikus levélcíme, honlapja, ügyfélszolgálatának elérhetőségei 2. A közfeladatot ellátó szerv szervezeti felépítése szervezeti egységek megjelölésével, az egyes szervezeti egységek feladatai 3. A közfeladatot ellátó szerv vezetőinek és az egyes szervezeti egységek vezetőinek neve, beosztása, elérhetősége (telefon- és telefaxszáma, elektronikus levélcíme) 6. A közfeladatot ellátó szerv irányítása, felügyelete vagy ellenőrzése alatt álló, vagy alárendeltségében működő más közfeladatot ellátó szervek megnevezése, és 1. pontban meghatározott adatai 7. A közfeladatot ellátó szerv többségi tulajdonában álló, illetve részvételével működő gazdálkodó szervezet neve, székhelye, elérhetősége (postai címe, telefon- és telefaxszáma, elektronikus levélcíme), tevékenységi köre, képviselőjének neve, a közfeladatot ellátó szerv részesedésének mértéke 8. A közfeladatot ellátó szerv által alapított közalapítványok neve, székhelye, elérhetősége (postai címe, telefon- és telefaxszáma, elektronikus levélcíme), alapító okirata, kezelő szervének tagjai 10. A közfeladatot ellátó szerv által alapított lapok neve, a szerkesztőség és kiadó neve és címe, valamint a főszerkesztő neve 11. A közfeladatot ellátó szerv felettes, illetve felügyeleti szervének, hatósági döntései tekintetében a fellebbezés elbírálására jogosult szervnek, ennek hiányában a közfeladatot ellátó szerv felett törvényességi ellenőrzést gyakorló szervnek az 1. pontban meghatározott adatai Adat Frissítés Megőrzés Felelős 13

14 II. Tevékenységre, működésre vonatkozó adatok 1. A közfeladatot ellátó szerv feladatát, hatáskörét és alaptevékenységét meghatározó, a szervre vonatkozó alapvető jogszabályok, közjogi szervezetszabályozó eszközök, valamint a szervezeti és működési szabályzat vagy ügyrend, az adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzat hatályos és teljes szövege 5. A közfeladatot ellátó szerv által nyújtott vagy költségvetéséből finanszírozott közszolgáltatások megnevezése, tartalma, a közszolgáltatások igénybevételének rendje, a közszolgáltatásért fizetendő díj mértéke, az abból adott kedvezmények 6. A közfeladatot ellátó szerv által fenntartott adatbázisok, illetve nyilvántartások leíró adatai (név, formátum, az adatkezelés célja, jogalapja, időtartama, az érintettek köre, az adatok forrása, kérdőíves adatfelvétel esetén a kitöltendő kérdőív), az adatvédelmi nyilvántartásba bejelentendő nyilvántartásoknak az e törvény szerinti azonosító adatai; a közfeladatot ellátó szerv által alaptevékenysége keretében gyűjtött és feldolgozott adatok fajtái, a hozzáférés módja, a másolatkészítés költségei 7. A közfeladatot ellátó szerv nyilvános kiadványainak címe, témája, a hozzáférés módja, a kiadvány ingyenessége, illetve a költségtérítés mértéke 10. A közfeladatot ellátó szerv által közzétett hirdetmények, közlemények 11. A közfeladatot ellátó szerv által kiírt pályázatok szakmai leírása, azok eredményei és indokolásuk 12. A közfeladatot ellátó szervnél végzett alaptevékenységgel kapcsolatos vizsgálatok, ellenőrzések nyilvános megállapításai 13. A közérdekű adatok megismerésére irányuló igények intézésének rendje, az illetékes szervezeti egység neve, elérhetősége, s ahol kijelölésre kerül, Adat Frissítés Megőrzés Felelős Folyamatosan Folyamatosan A vizsgálatról szóló jelentés megismerését követően haladéktalanul Legalább 1 évig, gazdasági főigazgató,oktatási rektorhelyettes,, gazdasági főigazgató,oktatási rektorhelyettes, EIK igazgató 14

15 az adatvédelmi felelős, vagy az információs jogokkal foglalkozó személy neve 14. A közfeladatot ellátó szerv tevékenységére vonatkozó, jogszabályon alapuló statisztikai adatgyűjtés eredményei, időbeli változásuk, gazdasági főigazgató, oktatási rektorhelyettes 15. A közérdekű adatokkal kapcsolatos kötelező statisztikai adatszolgáltatás adott szervre vonatkozó adatai 18. A közfeladatot ellátó szervre vonatkozó különös és egyedi közzétételi lista 19. A közfeladatot ellátó szerv kezelésében levő, a közadatok újrahasznosításáról szóló törvény szerint újrahasznosítás céljára elérhető közadatok listája, valamint azok rendelkezésre álló formátuma A változásokat követő 15 napon belül, gazdasági főigazgató, oktatási rektorhelyettes 20. A 19. sor szerinti közadatok újrahasznosítására vonatkozó általános szerződési feltételek elektronikusan szerkeszthető változata A változásokat követő 15 napon belül 21. A 19. sor szerinti közadatok újrahasznosítás céljából történő rendelkezésre bocsátásért fizetendő díjak általános jegyzéke A változásokat követő 15 napon belül 22. A közadatok újrahasznosításáról szóló törvény szerinti jogorvoslati tájékoztatás A változásokat követő 15 napon belül 23. A közfeladatot ellátó szerv által megkötött, a közadatok újrahasznosításáról szóló törvény szerint kötött kizárólagos jogot biztosító megállapodások szerződő feleinek megjelölése, a kizárólagosság időtartamának, tárgyának, valamint a megállapodás egyéb lényeges elemeinek megjelölése A változásokat követő 15 napon belül III. Gazdálkodási adatok 1. A közfeladatot ellátó szerv éves költségvetése, számviteli törvény szerinti beszámolója vagy éves költségvetési beszámolója 2. A közfeladatot ellátó szervnél foglalkoztatottak létszámára és személyi juttatásaira vonatkozó összesített adatok, illetve összesítve a vezetők és vezető tisztségviselők Adat Frissítés Megőrzés Felelős A közzétételt követő 10 évig A külön jogszabályban meghatározott ideig, de legalább 1 évig 15

16 illetménye, munkabére, és rendszeres juttatásai, valamint költségtérítése, az egyéb alkalmazottaknak nyújtott juttatások fajtája és mértéke összesítve 3. A közfeladatot ellátó szerv által nyújtott, az államháztartásról szóló törvény szerinti költségvetési támogatások kedvezményezettjeinek nevére, a támogatás céljára, összegére, továbbá a támogatási program megvalósítási helyére vonatkozó adatok, kivéve, ha a közzététel előtt a költségvetési támogatást visszavonják vagy arról a kedvezményezett lemond 4. Az államháztartás pénzeszközei felhasználásával, az államháztartáshoz tartozó vagyonnal történő gazdálkodással összefüggő, ötmillió forintot elérő vagy azt meghaladó értékű árubeszerzésre, építési beruházásra, szolgáltatás megrendelésre, vagyonértékesítésre, vagyonhasznosításra, vagyon vagy vagyoni értékű jog átadására, valamint koncesszióba adásra vonatkozó szerződések megnevezése (típusa), tárgya, a szerződést kötő felek neve, a szerződés értéke, határozott időre kötött szerződés esetében annak időtartama, valamint az említett adatok változásai, a nemzetbiztonsági, illetve honvédelmi érdekkel közvetlenül összefüggő beszerzések adatai, és a minősített adatok kivételével A szerződés értéke alatt a szerződés tárgyáért kikötött általános forgalmi adó nélkül számított ellenszolgáltatást kell érteni, ingyenes ügylet esetén a vagyon piaci vagy könyv szerinti értéke közül a magasabb összeget kell figyelembe venni. Az időszakonként visszatérő egy évnél hosszabb időtartamra kötött szerződéseknél az érték kiszámításakor az ellenszolgáltatás egy évre számított összegét kell alapul venni. Az egy költségvetési évben ugyanazon szerződő féllel kötött azonos tárgyú szerződések értékét egybe kell számítani 5. A koncesszióról szóló törvényben meghatározott nyilvános adatok (pályázati kiírások, pályázók adatai, az elbírálásról készített emlékeztetők, pályázat eredménye) A döntés meghozatalát követő hatvanadik napig A döntés meghozatalát követő hatvanadik napig A közzétételt követő 5 évig A közzétételt követő 5 évig A külön jogszabályban meghatározott ideig, de legalább 1 évig 16

17 6. A közfeladatot ellátó szerv által nem alapfeladatai ellátására (így különösen egyesület támogatására, foglalkoztatottai szakmai és munkavállalói érdek-képviseleti szervei számára, foglalkoztatottjai, ellátottjai oktatási, kulturális, szociális és sporttevékenységet segítő szervezet támogatására, alapítványok által ellátott feladatokkal összefüggő kifizetésre) fordított, ötmillió forintot meghaladó kifizetések A külön jogszabályban meghatározott ideig, de legalább 1 évig 7. Az Európai Unió támogatásával megvalósuló fejlesztések leírása, az azokra vonatkozó szerződések Legalább 1 évig 8. Közbeszerzési információk (éves terv, összegzés az ajánlatok elbírálásáról, a megkötött szerződésekről) Legalább 1 évig 368/2011. Korm. r. (Ávr.) 6. sz. melléklet szerint kötelezően közzéteendő közérdekű adatok köre: Kötelezően közzéteendő közérdekű adat megnevezése Közzétételre kötelezett Közzététel helye Frissítés Megőrzés 12 A közbeszerzési eljárás eredményeként az államháztartás központi alrendszerébe tartozó költségvetési szerv, továbbá a fejezeti kezelésű előirányzat, elkülönített állami pénzalap terhére megkötött, nettó 100 millió forint teljesítési értéket meghaladó szerződések alapján teljesített kifizetés összege, közvetlen jogosultja és a kifizetés időpontja a) Az ajánlatkérő vagy b) irányító szerve a) Az ajánlatkérő honlapja, ennek hiányában b) az irányító szerv honlapja A kifizetést követő 8 napon belül. Az előző állapot nem törölhető. 13 Az európai uniós társfinanszírozással bonyolított pályázatok esetében a nettó 100 millió forintot meghaladó, teljesített kifizetés összege, kedvezményezettje, és a kifizetés időpontja Az adatfelelős Az adatközlő honlapja A kifizetést követő 8 napon belül. Az előző állapot nem törölhető. 17