Budapest, szeptember

Átírás

1 Ejj, ráérünk arra még? Milyen költségmegtakarítást eredményez az e-dokumentumkezelo rendszerek bevezetése? IIR Elektronikus és papír alapú dokumentumkezelés Szakfórumunk témáiból: Budapest, szeptember Dokumentumkezelés a vállalati hatékonyságért: e-dokumentumkezelő rendszerek bevezetése, integrációja a vállalatirányítási rendszerekbe Elektronikus dokumentumok életciklusa a keletkezéstől a megsemmisítésig: : e-iratkezelés, automatizálás, workflow, megőrzés-tárolás, kompatibilitás Az információbiztonság aktualitása Hiteles másolat készítése az e-aláírás és időbélyegző függvényében: a dokumentumkezelést övező jogszabályi bizonytalanságok tisztázása Az e-számla elterjedése a gyakorlatban Szakembereink: Jaeger László, Dokumentumtár vezető, Fővárosi Gázművek Zrt. Glausius László, Dokumentációs Csoportvezető, Richter Gedeon Nyrt. Dr. Szabó Kálmán, IT vezető, Fundamenta-Lakáskassza Zrt. Pataki Gábor, Tájékoztatási és Dokumentációs Osztály Vezető, Országos Bírósági Hivatal Magyar Igazságügyi Akadémia Jankó Csaba, Vezető, Vevők/Folyamatirányítás Folyószámlák, AUDI Motor Hungária Kft. Zala Mihály, Elnök, Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium Nemzeti Biztonsági Felügyelet Medgyesi Brigitta, Szenior alkalmazás tanácsadó, E.ON IT Hungary Kft. Fekete Gábor, E-közigazgatásért felelős helyettes államtitkár, Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium Elkán Tamás, Üzletfejlesztési Osztályvezető, Díjbeszedő Holding Zrt. Vállalati esettanulmányok: a szakma által hiányolt jó példák bemutatása

2 1. nap szeptember 17., kedd 8:30 Regisztráció 8:50 Megnyitó az IIR és a nap elnöke részéről A nap elnöke: Jaeger László, Dokumentumtár vezető, Főgáz Zrt. Létesítményi Osztály Dokumentumkezelés a vállalati hatékonyságért 9:00 9:50 Milyen tényezők hátráltatják az e-dokumentumkezelő rendszerek bevezetését? Milyen lépésekkel valósítható Ejj, ráérünk arra még? meg az irodai folyamatok elektronikus ágra terelése? Hogyan valósítható meg az ügyintézési folyamat és a hozzákapcsolódó iratkezelési folyamat optimalizálása? Milyen időbeli ütemezése van az e-dokumentum kezelő rendszerek bevezetésének a gyakorlatban? Mennyiben gátolja az e-dokumentum kezelő rendszer bevezetését: a gyakorlati jó példák hiánya? az előnyök (munkaerő, munkaidő csökkentés, anyagi megtérülés és használhatóság) vezetők felé történő kommunikálásának hiánya? Kifejezhető-e pénzben az e-dokumentumkezelő rendszerek alkalmazásának haszna? Mit kell ehhez tenni? Milyen anyagi, emberi kényelmi tényezők - feladattöbblet, munkakörbővülés - akadályozzák az e-dokumentumkezelő rendszerek bevezetését? Hogyan járulhat hozzá a Vezető a dokumentumkezelő rendszer bevezetéséhez? példamutatás, feladatkiosztás Milyen módon változtatja meg az elektronikus iratkezelés a szervezetek és a munkatársak közötti együttműködést? Előadó: Jaeger László, Dokumentumtár vezető, Főgáz Zrt. Létesítményi Osztály 9:50 10:50 A vállalati hatékonyság megteremtése a vállalatirányítási és dokumentumkezelő rendszerek integrálásával Kerekasztal-beszélgetés Egy nagy dokumentumkezelő rendszer legyen a vállalaton belül, vagy több kicsi az egyes részlegekhez? Érdemes-e energiát fordítani a speciális részigények összehangolására? Miért fontos a dokumentumkezelő és vállalatirányító rendszerek összekapcsolása? Van-e megoldás arra, hogy a dokumentumkezelő ne csak a szkennelt számlát, hanem az e-számlát is ismerje fel és tárolja és ezt integrálja a vállalatirányítási rendszerbe? A kerekasztal-beszélgetés moderátora: Jaeger László, Dokumentumtár vezető, Főgáz Zrt. Létesítményi Osztály A kerekasztal-beszélgetés résztvevői: Dr. Szabó Kálmán, IT vezető, Fundamenta-Lakáskassza Zrt., Pataki Gábor, osztályvezető, Országos Bírósági Hivatal Magyar Igazságügyi Akadémia Tájékoztatási és Dokumentációs Osztály 10:50 11:20 Kávészünet Elektronikus dokumentumok életciklusa: a keletkezéstől a megsemmisítésig 11:20 12:10 Elektronikus dokumentumkezelés a gyakorlatban digitalizálás, dokumentumkezelés, iratkezelés Mit értünk pontosan e-dokumentumkezelés alatt? Mikor szükséges felmérni, hogy adott dokumentumra milyen gyakran van szükség? Kell-e egyáltalán digitalizálni? Mi az a napi papírmennyiség, ami fölött már érdemes elektronizálni? Milyen megoldással illeszthető be a munkafolyamatokba az e-dokumentumkezelő rendszer? Milyen különbségek vannak az e-dokumentumkezelő és iratkezelő szoftverek között? Milyen megoldások vannak az érkeztetésre? Milyen módon gyorsítható az iratbesorolás az iktatás során? - az irat tárgyának feltüntetése az e-dokumentumoknál is Hogyan készíthető egy olyan adatbázis, amely lehetővé teszi a digitalizált dokumentumok könnyebb visszakeresését? Hogyan lehet a faxot beilleszteni az e-dokumentumkezelő rendszerbe? Előadó: Glausius László, Klinikai Dokumentációs Csoport vezetője, Richter Gedeon Nyrt.

3 12:10 13:00 Tegye hatékonyabbá vállalata működését a dokumentumkezelés automatizálásával! Hogyan lehetne a jelenlegi rendszereket úgy továbbfejleszteni, hogy alkalmasak legyenek tömeges nyomtatás végrehajtására és az ezekhez kapcsolódó egyéb ügyintézés - nyomonkövethetőség támogatására? Milyen módon gyorsíthatóak a munkafolyamatok a nagymenynyiségű -ek válaszüzenet automatizálásával? Mennyire segíti az automatizálás folyamatát a vonalkód-technológia? Hogyan lehetne beépíteni a munkafolyamatokba? Előadó: Dr. Szabó Kálmán, IT vezető, Fundamenta-Lakáskassza Zrt. 13:00 14:00 Ebédszünet 14:00 14:50 Workflow-val az egyszerűbb munkafolyamatokért Milyen módon integrálható a workflow-ba a dokumentumkezelés? Hogyan fejleszthető tovább az e-dokumentumkezelő rendszer, hogy alkalmas legyen vállalati folyamatok támogatására? Milyen módon valósítható meg a vállalaton belüli engedélyeztetés támogatása? Hogyan egyszerűsíthető a köröztetés, véleményezés munkafolyamata a workflow által? Előadói felkérés folyamatban 14:50 15:40 Mit miért hogyan? Az e-dokumentumok megőrzése és kezelése. Miben tudnak a könyvtárosok segíteni? Milyen típusú, milyen fajta dokumentumot kell tárolni elektronikusan, mit ír elő a jogszabály? Milyen jogszabályi előírások vannak arra vonatkozóan, hogy mennyi ideig szükséges tárolni az e-dokumentumokat? Hogyan definiálható, hogy pontosan mikor kell mindenképpen megőrizni a papírt? Milyen esetben fogadnak el a hatóságok elektronikusan archivált dokumentumot? Hol és milyen módon kell őrizni az e-dokumentumokat? Milyen módszerrel lehet ezeket kezelni? Az elektronikus dokumentumok kezelése és kereshetővé tétele A digitális dokumentumok szolgáltatása: keresés - azonosítás - megszerzés, használat Információbázis - tudásbázis - a kereshetőség kialakítása természetes nyelvű osztályozással: tezauruszok használata Milyen gyakorlati megoldások vannak a digitalizált, de nem rendszerezett dokumentumok rendezésére, tárolására? Előadó: Pataki Gábor, Tájékoztatási és Dokumentációs Osztály Vezető, Országos Bírósági Hivatal Magyar Igazságügyi Akadémia 16:10 17:00 Különböző formátumú dokumentumok kompatibilitása eszköz és szoftveroldalról Mit kell fejleszteni a régi dokumentumkezelő rendszereken, hogy megfeleljenek az új elvárásoknak? Hogyan valósítható meg az adatmigrálás? Egy most átveendő állomány esetén milyen eszközzel lehet egy régebbivel konvertálni? Mennyiben függ az operációs rendszertől, a kezelő programtól és az eszköztől a különböző e-dokumentumok jelenlegi és jövőbeni kompatibilitása? Hogyan oldható meg, hogy adott dokumentumtípus 10 év múlva is használható legyen? adatok hosszú távú megőrzése Miként kezelhető a különböző formátumban létrejövő állományok archiválása? Előadói felkérés folyamatban 17:00 Konferencia első napjának zárása Konferenciánkat ajánljuk nagyvállalatok, a vállalati és a közszféra Informatikai, IT vezetőinek és munkatársainak Dokumentumtár vezetőinek Adminisztrációs vezetőinek Tájékoztatási és dokumentumkezelési vezetőinek Hálózati dokumentációs vezetőinek Archiválási folyamatokért felelős személyeinek. 15:40 16:10 Kávészünet A konferencia szakmai programjával kapcsolatban bővebb információ: Mezősi Éva, Projektvezető Telefon: 06-70/ eva.mezosi@iir-hungary.hu

4 2. nap szeptember 18., szerda 8:30 Regisztráció 8:50 Megnyitó az IIR és a nap elnöke részéről A nap elnöke: Medgyesi Brigitta, Szenior alkalmazás tanácsadó, E.ON IT Hungary Kft. 9:00 9:50 Mikor és hogyan semmisíthetőek meg az elektronikus dokumentumok? - Milyen módon valósul meg ez a nagyvállalati gyakorlatban? ESETTANULMÁNY! Milyen iránymutatás létezik arra, hogy mely dokumentum érték, melyik nem? Melyik hova sorolandó? Ezek közül mit szükséges tárolni és mi semmisíthető meg? Mikor szabad/lehet megsemmisíteni az e-dokumentumokat? Milyen módon semmisíthetőek meg véglegesen a feleslegessé vált elektronikus dokumentumok, és ezek másodpéldányai is? Van-e jelenleg olyan működőképes eljárás, amely jelzi, hogy adott dokumentum megsemmisíthető? Mikor lehet a digitalizált dokumentumokat, csekkeket megsemmisíteni? Milyen feltételeknek kell ehhez megfelelni? Mikor, és milyen típusú papíroknál lehet megsemmisíteni e-archiváláskor a papír alapú dokumentumokat, miért fontos az irattári terv? Az életciklus kezelés során hogyan motiválható, milyen módon vezethető rá a felhasználó, hogy ami fölösleges, azt ne tárolja, hanem semmisítse meg? Milyen módon csökkenthető az a kockázat, ami az e-dokumentumok nem megfelelő selejtezéséből, megsemmisítéséből adódó egyre növekvő elektronikus szeméthalom miatti alakul ki? Mennyiben informatikai, és mennyiben üzleti probléma, hogy mely e-dokumentumok kerülhetnek megsemmisítésre? Mekkora költségmegtakarítást eredményez tárolás szempontjából a fölöslegessé vált e-dokumentumok megsemmisítése? Előadó: Jankó Csaba, Vezető Vevők/Folyamatirányítás Folyószámlák, AUDI Hungária Motor Kft. Az információbiztonság aktualitása 9:50 10:40 Amiről nem beszélünk sokat, pedig alappillére az e-dokumentum kezelésnek: az információbiztonság Milyen megoldás létezik a dokumentumok információ-biztonságára, biztonságos tárolására? Az e-ügyintézés során hova töltődnek fel az adatok? Mi a felhő szerepe a dokumentum-kezelésben? Milyen törvényi, jogszabályi előírások vannak a minősített dokumentumok kezelésére, tárolására vonatkozóan? Előadó: Zala Mihály, Elnök, Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium Nemzeti Biztonsági Felügyelet 10:40 11:10 Kávészünet A feleslegessé vált dokumentumok tárolásának költsége és kockázata Hiteles másolat készítése az e-aláírás és időbélyegző függvényében 11:10 12:00 Az e-aláírás jogszabályi hátterét övező bizonytalanságok tisztázása Milyen feltételeknek kell, megfeleljen a dokumentum, hogy hivatalos legyen, hitelesnek minősüljön? Milyen hitelesítési szintek vannak? Milyen eszközökkel lehet elérni a hitelesítést? Mely esetekben lehet helyettesíteni az e-aláírást a papír alapúval? Milyen különbségek vannak a hitelesítésben, ha: papíron áll elő a dokumentum és utána elektronikusan archiválják? elektronikusan keletkezik a dokumentum és utána papírrá konvertálják? Hogyan történik a dokumentum hitelesítése, ha egyáltalán nincs papíralapú szerződés, csak elektronikusan lett előállítva? Ha a szerződéssel kapcsolatban bírósági eljárás indul és nincs eredeti, papír alapú, akkor a bírósági és hatósági eljárásnál elfogadják-e a digitalizált változatot? Hogyan fogom meggyőzni a hivatalos szerveket, ha belekerül egy jogi helyzetbe, ha a dokumentumok digitalizálva vannak és megsemmisítésre került a papír alapú dokumentum, mennyire hiteles? Milyen konkrét szabályozás van az e-aláírást és bélyegzőt tekintve: a mostani szabályozás alapján készített jó lesz-e 50 év múlva is, vagy időközönként meg kell-e újítani? A szoftverek szállítói, vagy a megrendelő végzi-e az e-aláírás szerződéskötését? Előadói felkérés folyamatban 12:00 12:50 Az e-aláírás megvalósíthatósága a gyakorlatban Mennyire elterjedt az e-aláírás? Mennyire fogadják el? Hogyan történik a publikus, nem publikus kulcs bejelentése, regisztrálása? Hogyan lehet ezt a vállalaton keresztülvinni? Milyen konkrét megoldás létezik az Ügyfelek analóg aláírásának digitalizálására? Hogyan kezelhető majd, hogy az elektronikusan aláírt dokumentumok kompatibilisek legyenek az általuk ismert formátumokkal? Az e-aláírás beépítésének lépései a dokumentum-kezelő rendszerbe: minden egyes lépést kell hitelesíteni e-aláírással a folyamatmenedzsmentnél, vagy csak a be-, és kikerüléskor? Előadó: Medgyesi Brigitta, Szenior alkalmazás tanácsadó, E.ON IT Hungary Kft. 12: Ebédszünet

5 Kitekintések a jövőre 13:50 14:40 A tanúsítvány megszerzésének lépései a hitelesítés során Milyen módon zajlik az iratkezelő programok hitelesítése, milyen kritériumok vannak iratkezelő szoftverek tanúsításakor? Mi a folyamata egy tanúsítvány megszerzésének? Mit tesz a megrendelő és mit tesz a tanúsító? Milyen kötelezettsége van a folyamatban? Milyen kötelezettsége van a folyamatban: Új tanúsítvány megszerzésekor? Ha egy már meglévőt kell módosítani? Ha elhagyja, vagy lejár, akkor hogyan lehet gyorsítani az újraigénylésen? Előadó: Fekete Gábor, E-közigazgatásért felelős helyettes államtitkár, Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium 16:00 17:00 Szolgáltatói, vállalati és lakossági oldal aktivitásra motiválása az e-dokumentumkezelésben: Kerekasztal beszélgetés Hogyan lehetne a szoftverfejlesztői oldalt aktívabbá tenni, hogy ajánlásaikkal segítségükre legyenek a felhasználóknak? Hogyan lehetne a felhasználói oldalt motiválni annak érdekében, hogy a bevezetendő elvárásaikat egyértelműen és minden részletre kiterjedően definiálják? Hogyan lehetne megoldani a magyarországi lakosság tájékozatlanságát az e-aláírást tekintve? Milyen módszerrel ösztönözhető az Ügyfelek és Partnerek körében az e-számla használata? A kerekasztal beszélgetés résztvevői: a nap előadói 17:00 Konferencia második napjának zárása Az e-számla elterjedése a gyakorlatban 14:40 15:30 Tömeges e-számla kibocsátás: saját fejlesztésben vagy konszolidátori modellben érdemes gondolkodni? Milyen jogi, technikai kérdések merülnek fel az e-számla kibocsátással kapcsolatban? Mekkora az a számlamennyiség, amikor már megérné az e-számlát kiállítani saját fejlesztésben vagy konszolidátorhoz történő csatlakozás esetében? Hogyan kerülhet előállításra, kézbesítésre és kezelésre tömegesen az e-számla? Milyen hozzáadott értékű szolgáltatásokkal növelhető az e-számlát fogadó ügyfelek penetrációja? Miért csak a B2C körben terjed az e-számla? Előadó: Elkán Tamás, Üzletfejlesztési Osztályvezető, Díjbeszedő Holding Zrt. 15:30 16:00 Kávészünet Szponzoráció és kiállítás Éljen a célzott marketingtevékenység lehetőségével, mutassa be termékeit és szolgáltatásait fórumunkon! Paulusz Nikoletta, Junior Sales Manager Telefon: 06-1/ , 06-70/ nikoletta.paulusz@iir-hungary.hu

6 Az IIR Magyarország akkreditált felnőttképzési intézmény. Felnőttképzési nyilvántartási szám: Intézményakkreditációs lajstromszám: AL-2748 Elektronikus és papír alapú dokumentumkezelés IIR Budapest, szeptember JELENTKEZÉSI LAP 1. RÉSZTVEVŐ: Vezetéknév Keresztnév Végzettség Telefon Fax 1 Mobiltelefon 1 1 Aláírás 2 A rendezvényen való részvételt engedélyező/elrendelő személy: Vezetéknév Keresztnév Adminisztratív kapcsolattartó: Vezetéknév Keresztnév Helyettesítő személy 3 : Vezetéknév Keresztnév Aláírás 2 Részvételi díj E-dokumentumkezelés szeptember fizetés, visszalépés július 26-ig: Ft Jelentkezésével elfogadja a jelentkezési, fizetési és visszalépési feltételeket. Jelentkezésének beérkezése után visszaigazolást és számlát kap tőlünk. Kérjük az összeget szíveskedjen a rendezvény előtt átutalni és a számlaszámot, valamint a résztvevő nevét a befizetési csekken feltüntetni. A rendezvényre való bejutás csak akkor garantált, ha befizetése cégünkhöz 3 munkanappal a rendezvény előtt beérkezett. Ha átutalása a rendezvény kezdete előtt 2 héten belül történik, kérjük azt a rendezvény napján a regisztráláskor a pénzes utalvány feladóvevényével igazolni. Fizetési késedelem esetén a résztvevő minden felszólítási- és inkasszó díj megtérítésére kötelezett. Esetleges program- és helyszínváltoztatás jogát fenn tartjuk. Visszalépés: Csak írásban lehetséges. A részvétel visszamondása esetén Ft+áfa/jelentkező, a rendezvényt megelőző 2 héten belüli lemondás esetén Ft+áfa/jelentkező adminisztrációs költséget számolunk fel. A rendezvényt megelőző 2 munka napon belüli lemondás esetén a résztvevő a teljes részvételi díjat köteles megtéríteni. A bejelentett résztvevő részvételének módosítása meghatározott feltételek mellett lehetséges. CT RÉSZTVEVŐ: Vezetéknév Keresztnév Végzettség Telefon -10% Fax 1 Mobiltelefon 1 1 Aláírás 2 SZÁMLÁZÁSI CÍM: Cégnév Irányítószám Helység Utca/Postafiók 1 címének, fax- és mobilszámának megadásával hozzájárul ahhoz, hogy az IIR továbbirendezvényeiről e csatornákon is kapjon tájékoztatást. 2 A képzésre/rendezvényre regisztráló személy alírásával igazolja, hogy a képzésen/rendezvényen személyesen vesz részt. 3 Az Ön helyettese, amennyiben Ön nem tud részt venni a rendezvényen. 2. résztvevő 10% 3. résztvevő 20% 4 főtől kérje egyedi ajánlatunkat! 06-1/ augusztus 23-ig: Ft csoportos kedvezmény Két fő jelentkezése esetén a 2. személy 10%, amennyiben három fő regisztrál, a 2. személy 10%, a 3. személy pedig 20% kedvezményt kap augusztus 24-től: Ft Áraink nem tartalmazzák az áfát A feltüntetett megtakarítások a több napos rendezvények határidős kedvezményének nettó összegét tartalmazzák. A részvételi díj tartalmazza a dokumentáció, ebéd, kávé és üdítő költségeit. A rendezvényen kép- és hangfelvétel készülhet. van még kérdése? Ügyfélszolgálat: Takács Tünde 06-1/ Koncepció: Mezősi Éva 06-1/ Szponzoráció: Paulusz Nikoletta 06-70/ Marketing: Szabó Petronella 06-1/