5.3. AZ ABAS BUSINESS SOFTWARE ÉS A VENTIFILT ZRT Az abas Business Software A szoftver bevezetése: a TEAM

Átírás

1 Tartalomjegyzék TARTALOMJEGYZÉK BEVEZETÉS MÓDSZERTAN ÉS ESZKÖZRENDSZER ALAPFOGALMAK AZ ADATTÓL AZ INFORMÁCIÓS RENDSZERIG SZÁMVITELI INFORMÁCIÓS RENDSZER Pénzügyi számvitel Vezetıi számvitel A pénzügyi és a vezetıi számvitel összevetése VÁLLALATIRÁNYÍTÁSI RENDSZEREK AZ ERP RENDSZEREK JELLEMZİI AZ INTEGRÁLT VÁLLALATIRÁNYÍTÁSI RENDSZER KIALAKULÁSA A VÁLLALATI TELJESÍTMÉNY NÖVELÉSE AZ ERP-VEL Érvek az ERP bevezetése mellett A rendszer illeszkedése a vállalati folyamatokba Rejtett költségek ERP RENDSZEREK HAZAI PIACA InfoSys Abas Business Software Infor: COM Navision Standard Axapta PénzÜgyes IScala SAP Business One és mysap All in One Speciális alkalmazások A VENTIFILT ZRT. ÉS SZÁMÍTÓGÉPES RENDSZERE A VÁLLALAT TEVÉKENYSÉGE, TERMÉKEI AZ INTEGRÁLT SZÁMÍTÓGÉPES RENDSZER BEVEZETÉSÉNEK ELİZMÉNYEI

2 5.3. AZ ABAS BUSINESS SOFTWARE ÉS A VENTIFILT ZRT Az abas Business Software A szoftver bevezetése: a TEAM Képzés és éles alkalmazás Jelentések, kimutatások KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK A RENDSZER TOVÁBBFEJLESZTÉSÉRE Bevezetési költségek és megtérülés Értékelés Továbbfejlesztési lehetıségek ÖSSZEGZÉS...67 IRODALOMJEGYZÉK...68 EGYÉB FORRÁS...71 MELLÉKLETEK számú melléklet számú melléklet számú melléklet számú melléklet számú melléklet számú melléklet számú melléklet számú melléklet számú melléklet számú melléklet számú melléklet számú melléklet

3 1. Bevezetés Napjainkban a vezetés, az irányítás minden szintje információt igényel. Talán már kicsit közhellyé vált a kifejezés, hogy információs forradalmat élünk, de ez az 1990-es évek hatalmas fejlıdése után még ma is helytálló. Olyan mérető fejlesztések történnek, hogy nem is sejthetı, hol a határ. Lord Raleigh szavaival élve: Az információ drága: csak a hiánya kerül többe. Mára az információnak nagyobb lett az értéke, mint valaha. Adatok szükségesek a tevékenység megszervezéséhez, kialakításához, koordinálásához, ellenırzéséhez, továbbá az eredmények számbavételéhez és a döntések meghozatalához is. Dobay Péter [1997] szerint az információ hatékony kezelése ma hatalmat ad. Hatalmat jelent az adatok megszerzése, hatalom az információk megfelelı helyre történı eljuttatása, hatalom a szükséges tudással rendelkezı emberek alkalmazása egyaránt igaz ez a modern politikai életben, a hadviselésben, az ipari fejlesztésben, az egyéni életben, az üzlet miért lenne kivétel? Az emberiség felhalmozott információs kincseit nem ok nélkül győjtötték térképeken, tárgyakon, könyvekben uralkodók, egyházak, hadvezérek, majd késıbb üzletemberek. Ma se szeri, se száma a könyveknek folyóiratoknak, rádióállomásoknak, s az Interneten is számos adatbázist kínálnak. A 2000-es év egyik legnagyobb sikere a Mátrix volt. Ez a film jóval többet jelent egy sci-fi-nél: egy olyan világot mutat be, amely az utolsó két évtizedben elkezdıdött és még korántsem befejezıdött technikai, kulturális, gazdasági és társadalmi forradalom terméke. Egy olyan világot, melyet az információ végeláthatatlan hömpölygése jellemez; egy olyan világot, ahol az ember már nem képes egyedül még átlátni sem a rázúduló ismeretek tömegét, nemhogy megérteni, befogadni, felhasználni azokat, s ezért aztán az információkat számára kezelı, feldolgozó, értelmezı szervezeteket hoz létre, melyekben aztán maga is csak egy csavarrá, alkatrésszé válik. [Szervezési és vezetési ismeretek, 2002, 82. o.] Amilyen fontossá vált az információ, sajnos hirtelen olyan sok is lett belıle. Így aki nem rendelkezik a megfelelı idıben a megfelelı hírjelleggel bíró adattal, az egy-egy rossz döntés következtében könnyen tönkre mehet. Az ügyfelekkel szembeni maximális flexibilitást is csak naprakész információk birtokában, azonnali reagálási képességgel tudjuk elérni. Csak így tudunk lépést tartani a versenytársainkkal, illetve megelızni ıket. A probléma jelentıségét az is mutatja, hogy kisebb-nagyobb információs rendszerek hibás, nem hatékony mőködése produkálhat rossz eredményeket vállalatoknál, államigazgatásban: Csernobil tragédiája is információmenedzselési problémaként alakult ki. 3

4 A vállalatoknak tehát olyan rendszereket kellett és kell kiépíteniük, melyekkel ezen követelményeknek eleget tudnak tenni. Olyan rendszereket, melyek segítségével könnyen szelektálhatnak a rájuk zúduló információtömeg közül. Ezeket az információkat elsısorban a számvitel nyújtja. A külsı és a belsı felhasználók más-más típusú döntéseket hoznak, ami tovább növeli a komplexitást és a bonyolultságot. Releváns mennyiségő és minıségő információ megfelelı helyre történı eljuttatása, tekintetbe véve a feldolgozandó adatmennyiséget és a technika adott színvonalát, csakis számítógépes támogatással képzelhetı el. Ezáltal nemcsak felgyorsul, hanem le is egyszerősödik az információk feldolgozása. A fentieken kívül diplomamunkám tárgyát szakirányom határozta meg. Ennek tanulmányozása segíti a gyakorlati ismeretek szerzését, amelyek az egyetem öt éve alatt elsajátított elméleti tudás alkalmazásához a késıbbiekben elengedhetetlenül szükségesek és fontosak lesznek. Számvitel-pénzügy szakirányosként a hajdúnánási Ventifilt Zártkörően Mőködı Részvénytársaság integrált vállalatirányítási rendszerének vizsgálatára, bemutatására, továbbfejlesztési javaslatok megfogalmazására vállalkozom. Ezáltal nemcsak az adott szervezet könyvelési gyakorlatát ismerem meg, hanem a tanulmányaim során megismert, korszerő módszerek gyakorlatban való alkalmazására is lehetıségem nyílik. Ez a jövı szakmai kihívásainak egyike. 4

5 2. Módszertan és eszközrendszer Munkám elsı lépéseként megismerkedtem a témához kapcsolódó szakirodalommal, a pénzügyi és vezetıi számvitel szakértıinek véleményével, tapasztalataival. Az információs és vállalatirányítási rendszerekkel szemben felmerülı elvárásokat, az integrált vállalatirányítással kapcsolatos részletesebb ismeretek egyedi feldolgozását teszem meg. Dolgozatom elméleti megalapozását követıen a Ventifilt Részvénytársaság általános tulajdonságait mutatom be. Ezen belül külön hangsúlyt fektetek a szervezet kialakulására, fejlıdésére, tevékenységi körére, nemzetközi kapcsolataira, valamint a cég által elıállított termékek és az általa igénybevett szolgáltatások sajátosságaira. Ezek a jellemzık ugyanis azok az alapvetı tényezık, amelyek meghatározták, illetve mindmáig befolyásolják a cég információs igényét és a rendszer kialakításához és továbbfejlesztéséhez vezetı utat. A vállalat általános bemutatása után, a szervezet információs és vállalatirányítási rendszerének tanulmányozásával folytatom dolgozatom. Külsı konzulensem a cég vezérigazgatója sok segítséggel, hasznos ötlettel, tapasztalattal szolgált. İ vezette be és ma is fejleszti az általa irányított cég integrált számítógépes rendszerét. Az informatikai modullal nem most találkoztam elıször; rendelkeztem már ismeretekkel, hiszen korábbi számviteli témájú dolgozataim során is ezeket a témákat dolgoztam fel. A rendszer azóta sokat változott. A fejlesztés érdekében, a fokozódó verseny körülményei között az információk gyors, idıbeni rendelkezésre állása alapkövetelmény. A cél pedig az adatok, információk egyszerő feldolgozása. Célkitőzésem annak vizsgálata, hogy mennyire elégíti ki a vállalat irányítási rendszere a vezetık igényeit, és a vele szemben támasztott követelményeknek eleget tesz-e. Amennyiben arra a következtetésre jutok, hogy a rendszer még mindig hiányosságokkal rendelkezik, azaz további fejlesztésekre szorul, az általam talált gyenge pontok megerısítésére javaslatot teszek. Lényeges, hogy a gyakorlatba átültethetı megoldásokkal segítsem a vállalat vezetését. 5

6 3. Alapfogalmak Témaválasztásom problémaköre igen összetett, és megértése széleskörő tájékozottságot igényel a számvitel, pénzügyek, menedzsment, vállalat-gazdaságtan és az informatika területén. Ezért elengedhetetlennek tartom bizonyos alapfogalmak definiálását Az adattól az információs rendszerig Elsı lépésként az adat és az információ közötti különbség rávilágítására vállalkozom, melyet az általam megismert és feldolgozott szakirodalom alapján teszek. Több szerzı szerint az adatok véletlenszerő tények, melyek az információrendszer inputjait képezik, rögzítést és feldolgozást igényelnek. Az adat értelmezhetı, de nem értelmezett ismeret. [Halassy, 1996, 46. o.] Információvá rendszerezés és elemzés eredményeképp válnak. Ezt a folyamatot adatfeldolgozásnak vagy információfeldolgozásnak nevezik. Ennek során lesz a fogadó számára hasznosíthatóan átalakított, feldolgozott adat rendszerezett, tartalommal rendelkezı információ. Tehát az információ értelmezett adat. [Halassy, 1996] Katonáné [1997] után megjegyzendı, hogy az információ általában adat formájában jelenik meg, de csak akkor kezelhetı valóban információként, ha annak értéke is van. Mi az, amit az információ mint közgazdasági értéket adhat a vállalatvezetı kezébe? [Dobay Péter, 1997, 130. o.] nagyobb hatékonyság (gyorsabb munkavégzés révén), nagyobb hatásosság (olyan dolgok megoldása, amit eddig nem vártak tılünk), megfelelıség magasabb szintje (gyorsabb válaszidı). 6

7 Az információnak több követelménynek kell megfelelnie, hogy hasznosnak nevezhessük. Ezek Dobay Péter [1997] nyomán a következık: o Az információ minıségi követelményei: pontosság azt az azonosítót kapjuk, amit válaszként kapnunk kell; precizitás a kapott információ kellı mértékő részletezettsége; relevancia a feltett kérdésre válaszoltunk; teljesség mennyire fedi le a válasz a feltett kérdést; kor az adat keletkezésétıl az átadásig eltelt idı; idıtőrés az az idıhatár, amíg az információ az adott célra biztonsággal felhasználható; forrás személy, szervezet, akitıl az információ származik. Az információrendszerek többsége belsı adatforrásokkal dolgozik, s kis figyelmet fordít arra, hogy honnan szerzi és mennyiért a külsıket. A külsıket és a belsıket is ugyanúgy alá kell vetni minıségi vizsgálatnak, hogy tudjuk, mire adjuk ki a pénzünket. o Az információ elérhetıségi követelményei: hozzáférhetıség az a mérték, amivel jellemezhetı az információ megléte s a kérdezı számára történı elérhetısége; hozzáférhetıségi korlátozások feltételek, amelyek az információ egyes részleteinek hozzáférhetıségét korlátozzák. o Az információ bemutatási követelményei: tömörítés, összegzettség - tömörítés foka: a bemenı és átadott adatmennyiség hányadosa; kiviteli formátum az információ elrendezése, megjelenítése a felhasználói felületen. Az információk jelentik az információs rendszer alapkövét, mely fogalom tisztázása elıtt meg kell ismerkednünk magával a rendszer definíciójával. Tehát a rendszer valamilyen szempontból összetartozó, egymással kölcsönhatásban álló elemek összefüggı együttese, amelyek együttmőködnek egy adott cél elérése érdekében, és a környezet számára egységes egészként jelennek meg. Rendszerek az élı szervezetek, a város tömegközlekedése, távközlése. A rendszer elemei lehetnek élı szervezetek, emberek, gépek, szoftver, s persze más rendszerek. Ez utóbbi esetben alrendszerrıl beszélünk. [Dobay, 1997; Irányítás és informatika, 2000] 7

8 Tovább szőkítvén a fogalmat beszélnünk kell a gazdasági rendszerrıl is, amely valamilyen gazdasági cél elérése érdekében létrehozott és mőködtetett rendszer. Személyek és technikai eszközök szervezett csoportja. Képes célok kitőzésére, és a célkitőzésben meghatározott feladatok végrehajtására. [Irányítás és informatika, 2000; Bács, 2004] Az információs rendszer feladata, hogy a vezetıi munka különbözı szintjeit összekössék, lehetıvé tegyék a kommunikációt a menedzsment különbözı szintjei között. Lucey [1989] 1 szerint: egy olyan rendszerrıl van szó, amely külsı és belsı forrásokból képes adatokat konvertálni információkká; képes kommunikálni, azaz: közvetíteni ezeket az információkat a különbözı szintő menedzserekhez és minden olyan funkcionális döntési ponthoz, ahol idıhöz kötött, hatásos, felelıs döntéseket kell hozniuk tervezési, irányítási és ellenırzési célra. Tehát az információs rendszer fı feladatai az információ győjtése, tárolása, csoportosítása, közlése. Az információs rendszer nem azonos a számítógépes adatfeldolgozással. Olyan emberekbıl, dokumentumokból, gépekbıl álló egységet jelent, melynek minden eleme egyformán fontos és egyaránt hatással van a többi elem mőködésére. [Szervezési és vezetési ismeretek, 2002] Egy általánosabb és elterjedtebb megfogalmazás szerint az információs rendszer lehetıséget nyújt adatok győjtésére, tárolására, visszakeresésére, strukturálására, szőrésére, összefoglalására és kommunikációra az adatokkal. Ezt az 1. ábra szemlélteti. 1 Lucey, T.: Management Information System. DP Publications Ltd., London, Idézi: Dobay [1997, 32. o.] 8

9 1. ábra: A gazdasági szervezetek információs rendszere Forrás: Dr. Sediviné, 2001, 86. o. A gazdasági 2 információs rendszer az alábbi tényezıkre bontható: [Irányítás és informatika, 2000] o A gazdálkodó szervezet gazdasági tevékenységeit, tranzakcióit leíró adatok összegyőjtése, rögzítése, ellenırzése, számítógépes feldolgozásra alkalmassá tétele, továbbítása. o Az adatoknak az informatikai szempontok szerint optimalizált, biztonságos, hatékonyan és gyorsan elérhetı módon történı tárolása. o Az adatoknak céltudatos, meghatározott algoritmusok szerinti feldolgozása. o Elıre definiált, illetve ad hoc igényeknek megfelelı kimenı információk elıállítás célszerő formában. o Az információk továbbítása, a felhasználókhoz történı eljuttatása. 2 E megkülönböztetés a gazdasági életben mőködı információs rendszerre utal. 9

10 Az információs rendszer több mint adatfeldolgozó rendszer. Az információs rendszer segítségével nagyobb hatékonysággal végezzük el azokat a feladatokat, amiket eddig vagy drágábban, lassabban csináltunk, vagy egyáltalán nem tudtuk végrehajtani. Azonban ezek a rendszerek sokba kerülnek: nemcsak a beruházásért, hanem a fenntartásért, az üzemeltetésért, az új emberi eljárásokért, a fejlesztésért is fizetni kell. Mit ér tehát az információ, mit termel az információs rendszer? [Dobay, 1997] Minıség: az információ idıben éri el a megfelelı helyet, releváns, pontos választ ad, elérhetı. A menedzser hasznosítani tudja az adattömeget. Mi kapjuk meg, nem más. Az információs rendszerek általában kemény, formalizált, mérhetı adatok alapján adnak információkat, de a mai rendszereknek módot kell adniuk puha, nem mérhetı, minıségi információk beszerzésére és kezelésére is. Az információs rendszer védi a szellemi tulajdont, korlátozza az elérést, visszaveri a külsı támadásokat, s ezzel növeli az információs vagyon értékét. Pénzbe kerül az is, hogy ne kapjunk információt. Az információs rendszerek típusai a teljesség igénye nélkül a következık: vezetıi információs rendszer, számviteli információs rendszer, végrehajtó információs rendszer, szakértıi rendszer, végsı felhasználói rendszer. Megjegyzendı, hogy ezek mindegyike nem különíthetı el élesen egymástól; a vonatkozó szakirodalmakban is gyakran összemosódik a közöttük levı határvonal. A szervezetek, azaz információs rendszerük által kezelt és feldolgozott információ mennyisége folyamatosan növekszik. De ez az információtömeg könnyen a hatékonyság és a gyors döntéshozatal gátjává válhat, ha nem áll rendelkezésre alkalmas informatikai eszköz. Az adatok mélyreható elemzése, a felmerülı kérdések azonnali kezelése és a vezetıi jelentések elkészítése új alkalmazások elkészítését teszi szükségessé e felhasználói kör számára. Mivel fontos annak biztosítása is, hogy a vállalat különbözı részlegeibıl érkezı riportok ugyanazokból az adatokból építkezzenek, egy integrált megoldásra van szükség. Ennek tudatában fejlesztették ki a ma már igen elterjedt ERP (Enterprise Resource Planning) rendszereket. 10

11 Az ERP, azaz az integrált vállalatirányítási rendszerek célja, hogy a vállalat mőködésének, információs folyamatainak minél nagyobb részét, ideális esetben teljes egészét egy nagy integrált rendszerbe szervezzék. Az integrált szó arra utal, hogy a vállalat legkülönbözıbb tevékenységeihez tartozó funkciók egy rendszeren belül megtalálhatóak. Egy üzleti esemény lejátszódásakor az ezzel kapcsolatos információ a vállalati adatbázis minden érintett pontjára azonnal eljut. Ez megakadályozza az adatok többszöri és felesleges tárolását.[tóth-rozsnyai, 2003] De errıl a késıbbiekben bıvebben is szó esik. Dolgozatomban az integrált vállalatirányítási rendszert tekintem átfogó egészként, halmazként, amely magában foglalja az elıbbiekben ismertetett információs rendszereket, mint részhalmazokat. Továbbá az általam használt fogalmak tisztázása érdekében lényegesnek tartom azt is megfogalmazni a szakértık által képviselt eltérı vélemények fényében, hogy az én álláspontom szerint a vezetıi információs rendszer a számviteli információs rendszer részét képezi. Ugyanis a számviteli információkat a vezetıi és pénzügyi számvitel szolgáltatja, míg a vezetık a döntéshozatalukhoz elsısorban a vezetıi számvitel adatait alkalmazzák. Ezáltal a vezetıi és döntéstámogatási rendszer között sem feltétlenül szükséges különbséget tenni, mint ahogy azt sokan megteszik Számviteli információs rendszer A számviteli információs rendszer a vállalat tevékenységébıl és tranzakcióiból nyert adatok összegyőjtésével, rendszerezésével, feldolgozásával segíti a mindennapos tevékenységet. Elsıdleges használói azok, akik a tranzakciókat lebonyolítják, valamint azok, akik a rendszerbıl szerzett információkat döntéshozatalhoz hasznosítják. Ezeket az információkat a menedzsment minden szintjén tudják alkalmazni a vállalat tevékenységének tervezésére, figyelemmel kísérésére és ellenırzésére. [Cushing Romney, 1994] A számviteli információk szükségesek egyrészt a piac szereplıinek, a külsı felhasználóknak, akiket elsısorban a vállalkozás pénzügyi, vagyoni, jövedelmi helyzete érdekel, másrészt pedig a vezetıi döntésekhez, ellenırzéshez a vállalkozáson belül, azaz a belsı felhasználóknak, akik információ iránti igényüket szükségleteiknek megfelelıen alakítják ki. Számviteli rendszerünkön belül mind a piac követelménye alapján, mind a nemzetközi gyakorlathoz alkalmazkodva, elkülönült egymástól a pénzügyi és vezetıi számvitel, a külsı és belsı felhasználók igényeinek megfelelıen. 11

12 Pénzügyi számvitel A számvitelrıl szóló évi C. törvény szerint: A piacgazdaság mőködéséhez nélkülözhetetlen, hogy a piac szereplıi számára hozzáférhetıen, döntéseik megalapozása érdekében mind a vállalkozók, mind a nem nyereségorientált szervezetek, valamint az egyéb gazdálkodást folytató szervezetek vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetérıl és azok alakulásáról objektív információk álljanak rendelkezésre. A pénzügyi számvitel ennek alapján a beszámolási kötelezettséget, a valós vagyoni, jövedelmi, pénzügyi helyzetrıl készített éves (egyszerősített éves) beszámolót helyezi elıtérbe, azaz a végtermékre, a beszámolóra fekteti a hangsúlyt. Elszámolás orientált, elveit, tartalmát, nyilvántartási, vezetési rendszerét törvény szabályozza. A gazdálkodó szervezetet egy egységben szemléli, a vállalkozás egész tevékenységére összpontosít. Piacgazdasági viszonyok között a pénzügyi számvitelnek a piac szereplıi részére kell hasznos, szükséges, megbízható információkat szolgáltatnia. Kik is ık és milyen információigényük van? Sztanó Imre és Vörös Miklós [2001] csoportosítása alapján a következık: o Tulajdonosok: Azok a természetes és jogi személyek, akik vagyonukat, illetve vagyonuk egy részét azzal a céllal fektetik be egy vállalkozásba, hogy az ott realizált jövedelembıl osztalék formájában részesedjenek. İket az érdekli, hogy befektetési döntésük helyes volt-e, az elért jövedelmen milyen arányban osztozkodnak ık maguk, a hitelezık és az állam, befektetésük milyen mértékben változott, illetıleg hogy a vállalkozás vagyoni helyzete stabil-e. o Hitelezık: Azok a személyek és szervezetek (különösképpen hitelintézetek), amelyek pénzeszközöket kölcsönöznek a vállalkozásnak. İk kamatjövedelmet akarnak realizálni. Olyan információkra kíváncsiak, amelyekbıl következtetni tudnak a vállalkozás fizetıképességére, jövedelemtermelı képességére, hiszen ık elsısorban abban érdekeltek, hogy kölcsönadott pénzüket kamatokkal együtt, az elıre rögzített idıpontban visszakapják. o Jövıbeni potenciális befektetık: Azok a piaci szereplık tartoznak e körbe, akik tıkéjüket még nem fektették be, de keresik a legnagyobb hozadékkal kecsegtetı lehetıséget. Információ igényük tulajdonképpen a tulajdonosok és a hitelezık igényeivel azonos, hiszen szabad tıkéjüket saját elhatározásuk alapján véglegesen (mint tulajdonosok) vagy idılegesen (mint hitelezık) vihetik be egy vállalkozásba. 12

13 o Üzleti partnerek: A gazdasági élet azon szereplıi, akikkel a vállalkozás nap mint nap üzleti kapcsolatban áll. Vagyis a vállalkozás vevıi és szállítói. İket a vállalkozás pénzügyi helyzete és várható fejlıdése érdekli, hiszen ezek alapján képet kaphatnak a kapcsolat biztonságáról, tartósságáról, mert ettıl saját mőködésük is nagymértékben függhet. Többek között ezért van szükség a számvitelre, hogy a gazdaság szereplıi a reális döntésekhez és biztonságos mőködéshez szükséges információkhoz törvényes keretek között jussanak hozzá. A felsorolt piaci szereplık információigényét csak intézményesen lehet biztosítani. Természetes, hogy más információkat szeretne magáról a tulajdonos, a menedzser nyilvánosságra hozni, mint amit a hitelezık, befektetık, üzleti partnerek igénylenek. Ezt az érdekellentétet hivatott feloldani a Számviteli törvény azzal, hogy az információszolgáltatási kötelezettségre egységes, általános normákat ír elı. A fent felsorolt személyeken és szervezeteken kívül a pénzügyi számviteli információk külsı felhasználói közé soroljuk még a hatóságokat. E körbe azon intézmények tartoznak, amelyeknek adót, járulékokat vagy illetéket köteles fizetni a vállalkozás. Ilyenek az államigazgatási szervezetek, a társadalombiztosítási és a helyi önkormányzatok. A gazdaság ezen szereplıinek a vállalkozás köteles adatokat szolgáltatni adó és más fizetési kötelezettségeirıl, az esetek többségében bevallást, elszámolást készíteni, melyek helyességét, valódiságát a fenti szervek csak úgy tudják ellenırizni, ha a gazdálkodó szervezet egységes szabályok szerint vezeti nyilvántartásait Vezetıi számvitel A vállalkozások vezetéséhez, irányításához, a vezetıi döntésekhez a menedzsment minden szintjén információk szükségesek. A vállalkozások tevékenységének tervezéséhez, szervezéséhez, ellenırzéséhez, a tevékenység eredményességének és a termelésnek a méréséhez is nélkülözhetetlen a megfelelı információbázis kialakítása. A vezetıi számvitel fogalma Kondorosiné [2004, 112. o.] szerint így definiálható: Olyan rendszer-személetben kialakított szervezési, tervezési, elszámolási, értékelési és információszolgáltatási rendszer, amely a pénzügyileg realizált vállalkozási eredmény, valamint a teljesítmény maximalizálása érdekében divíziónként elszámolja, megfigyeli a költségeket, a teljesítményt, adatokat szolgáltat a termelési tényezık hatékonyságának vizsgálatához, a tevékenység tervezéséhez, ellenırzéséhez, érékeléséhez, elısegíti az aktív alkalmazkodást a környezeti kihívásokhoz, a belsı érdekeltségi rendszer segítségével. 13

14 A vezetıi számvitel vezetésérıl a vállalkozó dönt, törvény errıl nem rendelkezik, csupán lehetıvé teszi, hogy a gazdálkodó a 6-7. számlaosztályokat vezetıi információk biztosítására használja fel. Az említett számlaosztályokat a vállalkozó szabadon alkalmazhatja. Így lehetısége nyílik arra, hogy kialakítson egy hatékony költségelszámolást és önköltségszámítási rendszert. A vállalkozáson belüli önelszámoló egységekrıl is megbízható információkat biztosít a menedzserek, divízióvezetık részére. Tekintettel arra, hogy a belsı tervezést, irányítást és ellenırzést elısegítı információk körét nem korlátozzák a külsı jelentési követelmények, a vezetıi számvitelben a pénzügyi számvitel adatainál kevésbé objektív és kevésbé alátámasztható adatok is felhasználhatók. [Kaplan-Atkinson, 2003, 1. o.) Szerepét tekintve a vezetıi számvitel Weetman [1997, 22. o.] nyomán a következıket töltheti be: o Figyelemirányítás: Olyan kérdések megválaszolására való képességet jelent, mint ki intézkedjen?, kinek a felelıssége?, kinek gratuláljunk?. A menedzsment a vezetı könyvelıtıl várja el, hogy figyelmüket ráirányítsa a kivételesen fontos pontokra. Ennek egyik módja azon költségek kiemelése, melyek eltávolodtak a tervezettıl. A vezetıi számviteli információkat olyan módon kell elıadni, hogy utalni kell a vezetıség szintjére is. o Az eredmény számbavétele: Magában foglalja olyan kérdések megválaszolásának képességét, hogy mennyi?. Ez gondos nyilvántartást és a számviteli feljegyzések állandó figyelemmel kísérését igényli. A hangsúly a teljességen és a korrektségen van. o Problémamegoldás: Ezen a téren olyan kérdések jelenhetnek meg, mint miért ment jól ez a terv?, miért nem sikerült?, melyik a legjobb?. Azok az emberek, akik meghoztak egy döntést, gyakran nehezen ismerik be, hogy tévedtek. Lehet, hogy továbbra is jelentıs hibákat követnek el, hacsak valaki rá nem mutat arra. Ahol a választási lehetıségeket számba veszik, ott ez olyan embereket érint, akik mindegyikének különbözı okai lehetnek egy-egy alternatívának a többihez képesti elınyben részesítésére. A vezetıi számvitel szerepet játszik a megoldandó probléma megértésében. 14

15 Kiknek szolgáltat elsısorban információt a vezetıi számvitel? A válasz Sztanó Imre és Vörös József [2001] megfogalmazása alapján: o A vállalkozás vezetıi: A gazdálkodó szerv vezetıinek tájékoztatása a számvitel elsırendő, kiemelt feladata. A számviteli törvény csak a vezetıi számvitellel kapcsolatos követelményeket szabályozza azáltal, hogy elıírja a különbözı belsı szabályzatok készítési kötelezettségét. A vezetésnek információkra van szüksége a gazdálkodás eredményességének megítéléséhez, értékeléséhez, azaz a belsı ellenırzéshez. Továbbá megalapozott, jó döntéseket is csak releváns információk birtokában tud hozni. o Munkavállalók: Tájékoztatásuk nem támaszt különösebb igényt a számviteli információrendszerrel szemben, azt a vállalkozás keretein belül indokolt megszervezni. A dolgozókat elsısorban az érdekli, hogy nem fenyegeti-e ıket a munkanélküliség veszélye, tehát a vállalkozás stabilitása, jövıbeni zavartalan mőködése A pénzügyi és a vezetıi számvitel összevetése A vezetıi számvitel az üzleti döntések megalapozásának igénye alapján fejlıdött ki, ugyanis az üzleti döntések információigénye nem korlátozódik pénzügyi információkra. Az információknak gyorsan, és nem utólagosan kell rendelkezésre állniuk a döntéshozók számára. A gyorsaság, az elızetesség, a pénzügyi és nem pénzügyi információk együttes rendelkezésre állása fontosabb a döntéshozóknak, mint a pénzügyi számvitel által utólag biztosított pontosság és megbízhatóság. Ha a vállalatok késlekednek egy döntés meghozatalával, könnyen vevıket veszthetnek. Az üzleti tervezés, a költségek meghatározása és folyamatos kontrollja, a teljesítmények különbözı szinteken, mutatókon keresztül történı értékelési rendszere versenyelınyöket biztosító része lehet a vállalat mőködésének. Ennek eszköze pedig a vezetıi számvitel, amely segítséget ad az információs rendszerek tervezéséhez és mőködtetéséhez. Mindez azt jelentené, hogy a pénzügyi számvitel kevésbé fontossá vált volna? A válasz határozottan nem, a pénzügyi számvitel létjogosultságát senki sem kérdıjelezi meg. Sıt, az a kisebb vállalkozások egy részénél még mindig képes kielégíteni a vezetıi információs igényeket is a külsı tájékoztatás mellett. [Kaplan-Atkinson, 2003] 15

16 Végül táblázatos formában összefoglalom a pénzügyi és vezetıi számvitel lényegét, közöttük levı különbségeket: Pénzügyi számvitel Vezetıi számvitel Elveit, tartalmát, nyilvántartási, vezetési Vezetésérıl a vállalkozó dönt, törvény errıl nem rendszerét törvény szabályozza. rendelkezik. Végterméke az éves (egyszerősített éves) Tartalmára, kialakításának elveire nincs törvényi beszámoló, melynek elkészítését szintén törvény szabályozás, azokat a vállalkozás saját szabályozza. hatáskörben alakítja ki és szabályozza számviteli politikája keretében. Elsısorban a külsı felhasználók részére készül. Elsısorban a belsı felhasználóknak ad információt. A vállalkozás egész tevékenységére összpontosít. A vállalkozás szervezeteire, termékeire összpontosít. Döntıen értékadatokat tartalmaz. Értékadatok mellett mennyiségi adatokkal is foglalkozik. Elsısorban tényadatokat közöl. A tényadatok mellett tervadatokat is alkalmaz. 1. táblázat: Pénzügyi és vezetıi számvitel összehasonlítása Forrás: Kondorosiné [2002, 8-9. o.], Bartók [1997, 10. o.] A jelen kor keretei között már nem elegendıek csupán a vezetıi és pénzügyi számvitel végtermékei, az általuk szolgáltatott információk. Ezeket valamilyen rendszerbe kell foglalni, hogy áttekinthetıbbek legyenek, és a szervezetek célelérését kielégítıbben tudják biztosítani. A következıkben rátérek a kor követelményeinek megfelelı helytállás lehetséges eszközére: a vállalatirányítási rendszer jellemzıinek taglalására. 16

17 4. Vállalatirányítási rendszerek A globalizáció keretei között megnövekedett az információ szerepe és jelentısége. Ha egy vállalkozás életben akar maradni korunk egyre élesedı versenyében, akkor az idıszerőség és relevancia kritériumok szigorú figyelembevételével kell megszervezniük információs rendszerüket. Ezen keresztül a vállalat irányítását. A késın érkezı vagy a fölösleges információk lassítják a döntéshozatalt, ami a piaci részesedés elvesztéséhez, végsı soron csıdhöz vezethet. A probléma feloldására a hazai gazdaság meghatározó szereplıi, a nagyvállalatok túlnyomórészben bevezettek valamilyen vállalatirányítási rendszert. Egyre több kis- és középvállalkozás is felismeri, hogy a hagyományos vállalati mőködéssel nincs remény az európai szintő versenyképességre. Ma több mint száz ERP rendszert gyártó cég van jelen a magyar piacon, akik megoldást kínálnak a vállalatok korszerő, piaci követelményeknek megfelelı vállalatirányításának megszervezéséhez. Ezt az új megoldást azonban nemcsak az üzleti szféra alkalmazza, hanem a non-profit, kormányzati, nem kormányzati szervezetek is kezdik felismerni a rendszer számukra nyújtható elınyeit. Az ERP rendszer jellemzıit, bevezetése mellett és ellen szóló érveket a CIO Magazine honlapján található The ABC s of ERP [2004] címő angol nyelvő cikkre támaszkodva dolgoztam föl. Természetesen más forrásokat is igénybe vettem, melyeket külön jelöltem a következı alfejezetekben. 17

18 4.1. Az ERP rendszerek jellemzıi A vállalatok új területeit kapcsolták be az informatikába, s létrejöttek a manapság is fejlıdı és terjedı ERP rendszerek. Az elsı alkalmazások az MRP II. 3 k továbbfejlesztéseként és kiterjesztéseként alakultak ki, innen származott a rövidítés is: ERP, azaz Enterprise Resource Planning, vagyis vállalati erıforrás-tervezés. Ez az elnevezés arra utal, hogy e rendszerek legfontosabb feladata a vállalkozások folyamatos mőködéséhez szükséges technikai, pénzügyi humán erıforrások folyamatos tervezése. Bár még ma is a régi rövidítéssel (ERP) utalunk ezekre a vállalati rendszerekre, az elmúlt évek innovációi miatt már inkább tekinthetıek integrált vállalatirányítási alkalmazásoknak (IEA: Integrated Enterprise Application). [ A vállalatirányítási szoftverrendszerek fejlıdése lehetıvé tette, hogy minden vállalati tranzakció egy adatbázisba fusson be, amely egy megfelelı, egységes rendszer segítségével érhetı el. Ha például egy teherautónyi alapanyagot a vállalat bármelyik részén kipakolnak, az egységes vállalati adattá válik. E tranzakció a vállalat könyvelésében azonnal megjelenik. Nincs késés, ami hatalmas elınyt jelent a vállalatok számára. Az ERP rendszerek kialakulásával a menedzsment óriási információs bázishoz jutott, folyamatosan bıvülı funkcionalitásukkal ezek a rendszerek jelentik ma a vállalatok informatikai támogatásának alapját. Az integrált vállalatirányítási rendszer vállalatirányítási eszközök egész szervezetre kiterjedı készlete, amely egyensúlyt teremt a kereslet és a szállítás között. Lehetıséget teremt a vevık és szállítók teljes ellátási láncba kapcsolására. Elısegíti a döntéshozatali folyamatokat is az eddigiekben bevált módszerek alkalmazásával. Integrációt biztosít az értékesítések, a marketing, a gyártás, az üzemeltetés, a logisztika, a vásárlás, a finanszírozás, az új termékek fejlesztése, a humán erıforrás számára. Ezáltal lehetıvé teszi, hogy az alkalmazottak magasabb színvonalon végezhessék munkájukat alacsonyabb költségek és árukészlet mellett. [Wallace Kremzar, 2006] A modulokból felépülı programcsomag bevezetése elsısorban rendet visz a cég életébe. Segítségével a döntéshozók minden pillanatban tisztán láthatják vállalkozásuk pozícióját. Szükség esetén bármikor be tudnak avatkozni. Az ERP bevezetése racionalizálja a mőködést, idımegtakarítást eredményez, és növeli a hatékonyságot. Ha az alkalmazottak kevesebb idıt töltenek papírmunkával, több marad más feladatokra. 3 Manufacturing Resource Planning=gyártási erıforrás-tervezés 18

19 Csak vegyünk egy olyan vállalatot, ahol minden részlegnek megvan a saját számítógépes rendszere. Ebben az esetben egy megrendelés papírra rögzítve kezdi meg utazását az osztályok között. A megrendelés minden részlegen megáll, minden részlegen rögzítik az adatokat. Így rendkívül megnı a késések, elveszett rendelések száma. Mindeközben valójában senki sem tudja, hogy egy adott idıpontban mi a rendelés valódi státusza: a pénzügyi osztály nem nézheti meg a raktár számítógépes rendszerében, hogy a kívánt cikket elküldték-e vagy sem. Az ERP egy modulokra osztott szoftver programmal küzdi le a nehézségeket. A pénzüggyel, a gyártással vagy a raktározással foglalkozó osztályoknak továbbra is saját szoftverük lesz. Azonban ezek a szoftverek már nem különállóan mőködnek, hanem összekapcsolódnak: a pénzügyi szakemberek is láthatják a raktárosok által rögzített információkat. A legtöbb integrált megoldást kínáló szállító elég rugalmas ahhoz, hogy elsı lépésként csak a legszükségesebb modulokat bocsássa a vállalat rendelkezésére. Hiszen az egész csomag bevezetése nem kis feladat, és olcsónak sem nevezhetı. E rendszerek feladata elsısorban a vállalatnál felmerülı tranzakciók kezelése, a vezetık számára információ nyújtása. Az ERP megoldások évek óta sikeresek a következı célkitőzéseikben [ a vállalati tevékenység realizálásához és menedzseléséhez hatékony támogatást nyújtanak, ezáltal csökkentik a szervezet mőködési költségeit, és javítják a belsı integrációt, az információáramlást, együttmőködést, így jobb döntések és magasabb színvonalú szervezeti teljesítmény érhetı el, ami tükrözıdik a vevıkör elégedettségében és a vállalat eredményességében. 19

20 Az integrált vállalatirányítási rendszerek legfontosabb jellemzıi még egyszer, röviden: Integráltság: egy gazdasági esemény rögzítésekor elegendı az adatokat egyszer bevinni. Ezt az adatot fel tudja használni a rendszer a vállalat bármely területén. Egy rendszer van, amely átfogja a vállalat egészét. Moduláris felépítés: a szoftvercsomagok modulokra különíthetık, melyek önállóan is képesek mőködni. Így lehetıség nyílik a rendszer fokozatos bevezetésére. Rugalmasság: az egyedi felhasználói igényeket és a szakmaspecifikus követelményeket a rendszer paramétereinek megfelelı beállításával lehet kielégíteni. Kapcsolódó szolgáltatások: szervezési és információtechnológiai tanácsadás, projekttervezés és megvalósítás, betanítás segíti a rendszerek bevezetését. Felhasználóbarát kezelési mód: a rendszerek programjait egységes menüfelépítés és áttekinthetı képernyı kialakítás jellemzi. Nemzetköziség: a rendszerek többnyelvőek. Minden országban bevezethetık a nemzeti sajátosságok figyelembe vételével. 20

21 4.2. Az integrált vállalatirányítási rendszer kialakulása Thomas F. Wallace és Michael H. Kremzar [2006] nyomán négy lépésre osztható az ERP kialakulása, mely a következı ábra segítségével követhetı. 2. ábra: Az ERP evolúciója Forrás: Wallace-Kremzar, 2006, 18. o. Elsı lépés: Anyag-igény tervezés, azaz MRP 4. A beszerzendı szükségletek meghatározásához felhasználja az irányadó ütemezést (Mit fogunk gyártani?), az anyagszükségletet, a rendelkezésre álló készletek nyilvántartását. A technika a végtermék szükségletébıl indult ki, mely a gyártásütemezés (Master Production Schedule- MPS) része, és amely specifikált termék struktúrán (anyagjegyzék Bill of Material) keresztül a mindenkori árukészletet figyelembe véve a vevıi- és gyártási rendelések részletes ütemezését valósítja meg. 4 Material Resource Planning=anyagigény-tervezés 21

22 3. ábra: MRP I. Bill of Material Forrás: Kárpáti, Második lépés: Zárt láncú MRP. Az anyagigény-tervezés többre képes, mint csupán jelezni, hogy újabb megrendelésre van szükség. Arra is figyelmeztet, ha az anyag érkezésének várható idıpontja nem esik egybe a tényleges szükségesség idıpontjával. A zárt láncú MRP számos olyan funkciót foglal magában, amelyek túlmutatnak az anyagigény-tervezésen. Olyan eszközöket tartalmaz, amelyek mind a tervezésben, mind a végrehajtásban segítséget nyújtanak. Gondoskodik a végrehajtási mőveletek tervezés felé mutató visszacsatolásáról. Így a terveket szükség szerint módosítani lehet. Ez a technológia figyelembe veszi a szervezet más forrásait, valamint a szervezet egy bizonyos termékre vonatkozó kapacitását. Harmadik lépés: Gyártási erıforrás-tervezés, azaz MRP II. A zárt láncú MRP továbbfejlesztéseként olyan új elemeket tartalmaz, melyek segítségével a termelés összehangolható a kereslettel és a szállítással. Az üzemi tervet pénzeszközzé tudja alakítani, valamint mi lenne ha? típusú szimulációs kérdéseket is feltesz. A gyártó vállalat valamennyi erıforrásának hatékony tervezési módszere. Az MRP II. a részrendszerekbıl származó outputokat már integrálja a pénzügyi riportokkal is. Negyedik lépés: Integrált vállalatirányítási rendszer, azaz ERP. Az ERP ugyanazokon az alapokon nyugszik, mint az MRP II. Azonban számos, szélesebb körben alkalmazható vállalatirányítási eljárás elvégzésére alkalmas, valamint hatékonyabb a több részbıl álló vállalatok kezelésében magában foglalja az MRP II. képességeit is. [Wallace Kremzar, 2006, 21. o.] 22

23 1960 Raktározás Rendelés + Gyártás ütemezés MRP Raktározás menedzsment MRP Pénzügy MRP II MRP II + + Valamennyi belsı erıforrás ERP Gyártási erıforrás tervezés Teljesen integrált megoldás 1990 ERP + Teljes ellátási lánc Folyamatok Belsı SCM ERP/SCM ERP/SCM e-erp, CRM,... ERP II ERP 2. generáció 5. ábra: Az integrált rendszerek evolúciója Forrás: Kelemenné, 2003, 121. o. Azonban az ERP ennél jóval hatékonyabb, ugyanis forrástervezı eszközök egyetlen csoportját alkalmazza az egész vállalatra. Lehetıvé teszi az adatok integrálását, és kiterjeszti a forrástervezést a vevık és a szállítók teljes ellátási láncára A vállalati teljesítmény növelése az ERP-vel Az integrált rendszerek használata komoly elınyökkel jár az egyes szervezetek számára a hagyományos, nem integrált, elszigetelt megoldásokkal szemben: e szervezetek sokkal több információhoz jutnak hozzá, méghozzá sokkal egyszerőbben. A vevıszolgálatos alkalmazott bejegyzi a rendszerbe az ügyfél megrendelését. Ezzel az összes szükséges, tranzakció végrehajtásával kapcsolatos információ a rendelkezésére áll: a vevı hitelminısítése és múltja a pénzügyi modulból, a vállalat készletszintje a raktár modulból és a szállítások ütemezése a logisztika modulból. Minden részleg ugyanolyan információkkal rendelkezik, és frissíteni is tudják azokat. Miután egy osztály elvégzi a megrendeléssel kapcsolatos feladatokat, az ERP rendszer automatikusan a következı szintre irányítja azt. Továbbá bármikor megállapíthatjuk, hogy a megrendelés teljesítése hol tart; egyszerően csak be kell lépni a rendszerbe, és le kell nyomozni. Így az egész folyamat sokkal gyorsabb, mint azelıtt, és a vevık igényeit is hamarabb, kevesebb hibával képes a vállalat kielégíteni. 23

24 Ezt a hatékonyságot az ERP más üzleti fıfolyamatban is alkalmazza, mint például pénzügyi jelentések vagy alkalmazotti juttatások. Lehet hogy a hagyományos folyamatok nem voltak hatékonyak, de egyszerően végre lehetett hajtani azokat: minden részleg elvégezte a saját feladatát. Ha valami tévedés történt falaikon kívül, akkor mindig valaki más volt a hibás. Integrált vállalatirányítási rendszer alkalmazása esetén a felelısség már nem hárítható át. A vevıszolgálati alkalmazottak többé már nem egyszerő gépírók, akik felviszik az ügyfél nevét a számítógépre. Olyan döntéseket kell hozniuk, amit eddig nem: Vajon idıben fog fizetni a vevı? Idıben tudunk szállítani? Már a raktárban dolgozóknak sem a fejükben kell tartaniuk a készletekkel kapcsolatos információkat, hanem on-line szükséges kezelni azokat, hogy a vállalat többi részlege is egyszerően hozzáférhessen. Az emberek nem szeretik a változást. Azonban az ERP bevezetésével módosítaniuk kell munkafolyamataikat. Ha egy vállalati ilyen rendszert akar használni, hogy a rendelésfelvétel, termék-elıállítás, szállítás, számlázás módját hatékonyabbá tegye és fejlessze, akkor elıször is tudatában kell lenni a szoftver által képviselt értéknek. Munkamódszerek és üzleti folyamatok rendszerhez igazítása nélkül bevezetett ERP könnyen lelassíthatja a vállalat tevékenységét. Az eszközök megszerzése önmagában még nem tesz bennünket jártassá a kezelésükben, így versenyelınyhöz sem juttathatnak bennünket. A versenyelınyhöz az eszközök megfelelı és szinte teljes készletére szükség van. [Wallace Kremzar, 2006, 25. o.] Érvek az ERP bevezetése mellett Az integrált vállalatirányítási rendszerek installálását támogató érveket több szerzı megfogalmazta. Koch [2004] ABC s of ERP címő angol nyelvő cikkét alapul véve ezek a következık: Integrálja a pénzügyi információkat: Amikor egy felsı vezetı meg akarja vizsgálni vállalatának teljesítményét, jelentések különbözı variációval találkozik. Ezek a pénzügyi, értékesítési és más részlegektıl származhatnak, melyek mindegyikének megvan a saját verziója arról, hogy ık mennyiben járulnak hozzá a vállalat jövedelméhez. Az ERP azonban egyetlen variációt közöl, melyet megkérdıjelezni sem lehet, hiszen mindenki ugyanazt a rendszert használja. 24

25 Integrálja a vevıi megrendelésekkel kapcsolatos információkat: A rendelés felvételétıl kezdve a teljesítésen keresztül egészen a számla kiküldéséig egyetlen rendszerbe rögzítik az adatokat. Így a vállalat sokkal könnyebben nyomon tudja követni a megrendelést, egyszerőbben képes kezelni a termelést, raktározást és szállítást. Standardizálja és felgyorsítja a termelési folyamatokat: Termelı vállalatok különösen azok, melyek összeolvadással, felvásárlással jöttek létre gyakran azzal szembesülnek, hogy több olyan üzleti egységük is van, melyek ugyanazt gyártják más más módon, és különbözı számítógépes programot alkalmaznak. Az ERP rendszerek standard lehetıségeket kínálnak a termelési folyamatok egyes lépéseinek automatizálására. Egyetlen, integrált számítógépes rendszer használatával nı a termelékenység, csökkennek a költségek és a gyártási idı. Csökkenti a készletet: Az ERP gördülékenyebbé teszi a gyártás és a vásárlói igények kielégítésének folyamatát. Ez csökkenti a nyersanyag készletet, elısegíti a pontosabb szállítást, lefaragva ezáltal a késztermékek raktáron levı mennyiségét is. Standardizálja az alkalmazottakkal kapcsolatos információkat: Sokféle üzleti egységgel rendelkezı cégeknél gyakori, hogy nem egységes a munkaidı, eltérı juttatások és szolgáltatások illetik meg az embereket. Az ERP ezeket is egységessé teszi. Azonban sok vállalat elfeledkezik arról, hogy egy integrált szoftver nem más, mint egy tipikus vállalkozás tevékenységének általános leképezése. Míg más programcsomagok átfogóak, addig a legtöbb ERP rendszert megszámlálható fizikai javakat termelı vállalatoknak fejlesztették ki. Így az olaj-, vegyipari vállalatok folyamatosan azért harcolnak az ERP gyártókkal, hogy az ı igényeiknek megfelelıen módosítsák a programcsomagokat. 25

26 A rendszer illeszkedése a vállalati folyamatokba A bevezetés megkezdése elıtt nehéz kiszámítani, hogy a vállalat által megvásárolt standard szoftver vajon illeszkedik-e az üzletmenetbe vagy sem. A legtöbben azt az érvet hozzák fel az integrált vállalatirányítási rendszerek ellen, hogy valamelyik fontos üzleti folyamatukat a szoftver nem támogatja. Ekkor két lehetıség van: 1. Az adott üzleti folyamatot igazítják a szoftverhez. Ez jól bevált, régóta alkalmazott, versenyelınyt nyújtó módszereket változtat meg. Továbbá átszervezi a kulcsemberek szerepét és felelısségét is. 2. A szoftvert módosítják a szóban forgó üzleti folyamatnak megfelelıen. Ez a lehetıség lelassítja a bevezetést, növeli a potenciális problémaforrásokat, megnehezíti a gyártó helyzetét, mivel a szoftvert lényegében újra kell írni. Wallace és Kremzar már idézett mőve szerint a rendszer sikeres mőködéséhez nem elegendı, ha csak telepítjük a vállalatirányítási szoftvert; jobb vállalatirányítási módszereket kell bevezetni. Tehát szerintük a szoftverhez kell igazítani a folyamatokat, annak megfelelıen kell újjászervezni a vállalat irányítását. Sok vállalatvezetı úgy gondolja, hogy szoftverváltással már nagy eredményeket érhetnek el. Valójában a vállalatirányítási rendszer csupán nagyobb mennyiségő információt tud gyorsabban és alacsonyabb szintekre lejuttatni. Ha az egyes munkafolyamatok nem változnak, akkor rossz információ áramlik veszélyes gyorsasággal a vállalaton belül. 26

27 Rejtett költségek Koch [2004] angol nyelvő cikkében részletesen kitér arra is, hogy az ERP rendszer bevezetése több olyan költséget indukál, melyekkel nem számolnak a rendszerbevezetési tervekben. Ezek az úgynevezett rejtett költségek: Képzés: Tapasztalt rendszerszervezık szerint leginkább a képzési költségeket becsülik alul. A betanítási költségek azért olyan magasak, mert az alkalmazottaknak új folyamatok egész sorozatát kell elsajátítaniuk. Ráadásul az oktatás kiszervezése is újabb nehézségeket vet föl, mivel a képzést irányító vállalatok általános szoftverhasználati ismeretekkel szolgálnak. A cég sajátos üzletmenetéhez szükséges speciális alkalmazásra azonban nem tudják felkészíteni a munkavállalókat. Ennek kezelésére minden vállalatnak saját tanmenetet kell készítenie. Mind a pénzügyi szakemberek mind a raktárban dolgozók ugyanazt a rendszert használják, ugyanabba a rendszerbe visznek be adatokat. A pontosabb munkavégzés érdekében minden alkalmazottnak széleskörő képpel kell rendelkeznie kollégáik feladatairól és azok végrehajtási módjáról. Integráció és tesztelés: Az ERP csomagok és más vállalati szoftverek közötti kapcsolatok tesztelése a másik olyan terület, ahol a költségeket alulbecslik. Tipikus termelı vállalatok különféle kiegészítı alkalmazásokat szerezhetnek be számítógépes rendszerükhöz, mint például e kereskedelem és ellátó lánc, vagy vonalkódozás. Költséghatékonyabb, ha ezeket a kiegészítı modulokat a vállalat elıre integráltan be tudja szerezni az eredeti gyártótól. Ha az integrációt, azaz a meglévı rendszerbe való beillesztést a cégnek magának kell elvégeznie, akkor a képzéshez hasonlóan tervet kell készítenie. A tesztelést valós vásárlói rendelésen ajánlott végrehajtani olyan munkaerı részvételével, amely ténylegesen végezni fogja ezt a feladatot. Testre szabás: Ez a költség akkor merül fel, amikor a szoftver nem tudja kezelni a cég valamely üzleti folyamatát, és a vezetés úgy dönt, hogy a rendszert igazítják a munka menetéhez. Ez azért veszélyes, mert az integráltság miatt a testre szabás a programcsomag összes moduljára hatással lehet. Újabb modulok vásárlásával pedig a rendszer munkafolyamatokhoz való igazítása kezdıdhet elölrıl. A testre szabási és karbantartási munka elvégzésére külön személyzetet kell szerzıdtetni, mert a gyártók általában ezt már nem vállalják. 27

28 Adatmigráció: Rendkívül költséges a partnerek, termékek és más tényezık régi rendszerben szereplı adatait átvinni egy újba. Néhányan elismerik, hogy a korábbi szoftverben szereplı legtöbb információt alig használják. A vállalatok többsége azonban tagadja ezt egészen addig, amíg azokat át nem kell transzformálni az ERP igényeinek megfelelıen. Következésképp a vállalkozások többsége alulértékeli az átalakítás költségeit. Adat elemzés: Elemzés céljából gyakran egyesíteni kell a vállalatirányítási rendszerbıl és egy külsı forrásból származó adatokat. A felhasználók többek között az adatraktározás költségeit is beleveszik a rendszer költségvetésébe. Egy nagyvállalati adattár naprakészen tartása azonban bonyolult. Az ERP rendszerek sem jelzik, hogy mely információk változnak meg egyik napról a másikra. Tanácsadók: A tanácsadói költségek elszabadulásának elkerülése érdekében az oktatást végzı vállalatokkal kötött szerzıdésbe bele kell foglalni a képzési célokat. Ilyen lehet például az, hogy adott számú betanított munkavállalónak kell sikeresen megírnia valamilyen speciális tesztet. A legjobbak helyettesítése: Az integrált vállalatirányítási rendszerek sikere nagyrészt emberi tényezın múlik. A szoftver túl bonyolult és az üzletmenetben végbemenı változások túl drasztikusak ahhoz, hogy a vállalat bárkire rábízza azt. Így a bevezetés feladatát a legjobbak kapják meg. İket azonban a projekt lefutásával helyettesíteni kell, mivel hasznos tapasztalataikkal jobban fizetı állás után néznek. Akik hagyják kiváló alkalmazottaikat elmenni, és nem ajánlanak nekik jobb lehetıségeket, azok majd kétszer annyit fizetnek ugyanannak a személynek, aki ekkor már külsı tanácsadóként tér vissza. A bevezetést végzı csapat: Sok cég úgy kezeli ERP szoftverük bevezetését, mint bármely más szoftverét. Ha már egyszer beültették a rendszert, a végrehajtó team tagjait visszaküldik régi pozíciójukba. Azonban az ERP rendszerek bevezetıi túl értékesek. Többet tudnak a szoftverrıl, mint bárki más a cégnél. Tehát a vállalatok nem engedhetik meg maguknak, hogy a team tagjait nélkülözzék. Az úgynevezett bevezetés utáni munkálatok is ugyanolyan fontosak. Csak ezeket általában kihagyják a költségvetésbıl, ami azt eredményezi, hogy a vállalatoknak jóval a rendszer elınyeinek megmutatkozása elıtt hiteleket kell fölvennie. Várakozás a megtérülésre: A legtöbb vezetı azt várja, hogy a bevezetést követıen azonnal láthatóvá válnak az új szoftver értékei. Ehhez azonban idı kell. 28