2008. évi belső ellenőrzési jelentés ( Polgármesteri Hivatal )

Átírás

1 Budapest Főváros XIX. ker. Önkormányzat Polgármesteri Hivatal Budapest, Városház tér Ikt.szám: XV-125/ évi belső ellenőrzési jelentés ( Polgármesteri Hivatal ) Készítette: Polgármesteri Hivatal revizora

2 A beszámolás jogszabályi alapja: a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. ( XI.26. ) kormány rendelet 31.. (3) bekezdés előírása Munkaterv teljesítése: a képviselő-testület 278/2008. ( IV.15. ) számú határozatával elfogadott évi ellenőrzési terv a SALDO Pénzügyi Tanácsadó és Informatikai Zrt. által teljesített a benyújtott és elfogadott teljesítési igazolások alapján. A február 1-i keltezésű megbízási szerződésben rögzített díjazás a megbízott részére kiegyenlitésre került. A normatív hozzájárulások és a normatív kötött támogatások teljes körű ellenőrzése Az 1/2008. számú ellenőrzési jelentés két részjelentést foglal magába. Az I-II. számú részjelentésekben megfogalmazott javaslatokra október 15-i hatállyal az 5-33/2008. sz. Polgármesteri-Jegyzői közös intézkedés került kiadásra a normatív állami hozzájárulás elszámolásának vizsgálatáról szóló ellenőrzési jelentésben foglaltak végrehajtásáról, valamint az 5-34/2008. sz. Polgármesteri és Jegyzői Együttes intézkedés a költségvetés tervezés, a költségvetési beszámolás, a pénzmaradvány elszámolás és felülvizsgálat rendjéről szabályozás 5-37/2008. számon módosított december 1-i hatállyal. I. sz. részjelentés Az ellenőrzés fő célja az volt, hogy a Budapest Főváros XIX. Kerület Kispest Önkormányzatának évi normatíva elszámolása megfelel-e a jogszabályi előírásoknak. Jelen részjelentés tárgya a szociális normatíva-elszámolás megalapozottságának vizsgálata volt. Az ellenőrzést a Segítő Kéz Kispesti Gondozó Szolgálatnál és a Családsegítő Szolgálat és Gyermekjóléti Központnál végeztük. Jogcímenként tekintettük át a normatíva elszámolás folyamatát, szúrópróbaszerűen vizsgáltuk az elszámoláshoz tartozó alapdokumentumokat. Az ellenőrzés összesített véleménye Szociális terület normatíva elszámolásának rendje: korlátozottan megfelelőnek minősül. A vizsgált anyaggal kapcsolatban elmondható, hogy a gazdasági vezető és az ellátási felelős által készített kimutatások, belső használatra alkalmazott excell táblázatok a normatíva elszámolások vizsgálatához jelentős segítséget nyújtottak. Az intézmény normatíva igénylésének és elszámolásának rendje átlátható, a folyamat utólag is nyomonkövethető. Összegzett főbb megállapítások és ajánlások A működés eredményességének növelésére, a FEUVE és a belső ellenőrzési rendszerek javítására, továbbfejlesztésére: Ellenőrzési nyomvonal kialakítása a normatíva elszámolására vonatkozóan, A normatíva elszámolása során ügyeljenek arra, hogy a figyelembe veendő időszak január 1 - december 31. Az időskorúak nappali ellátásáról vezetett nyilvántartások rendjének módosítása a normatíva elszámolásához szükséges adatok biztosítása érdekében. Azon ellátottak,akik az időskorúak nappali ellátásában részesülnek (tehát úgymond klubos foglalkozásokon vesznek részt) azonban az étkeztetést nem helyben fogyasztják, hanem el-

3 viszik, ezt írásban kérelmezzék a Gondozási Központ vezetőjénél az ok megjelölésével, továbbá azzal a kitétellel, hogy az étel elvitelétől függetlenül a klubos foglalkozásokon részt kívánnak venni. 2 A Központ vezetője tehát írásbeli kérelemre, egyedi elbírálás alapján kivételes esetben adjon engedélyt erre, tekintettel a Kv tv. előírásaira. Az ellenőrzés során feltárt hiányosságok a Szocio.NET program bevezetésével megoldódnak. A program biztosítja a rögzített jelenléti és igénybevételi adatok alapján a normatíva elszámolás jogszabályi megfelelőségét. A Segítő Kéz Kispesti Gondozó Szolgálat január 12-i keltezésű, 17/2009. számú intézkedési terve teljesített, illetve határidőzített intézkedéseket tartalmaz, melyek a következők: Teljesített: A normatíva elszámolás során figyelembe veendő időszakra vonatkozóan ( naptári év ) a jogszabályi előírásokat figyelembe véve normatíva elszámolásoknál január 1-e és december 31-e közötti időszakot vesszük figyelembe. Az időskorúak nappali ellátásáról vezetett nyilvántartás az 1/2000. SzCsM. rendelet 10. mellékletében meghatározott módon naprakészen, ellátotti névsorral történik és ez a Szocio. NET programban vezetve van. Az ellenőrzés során feltárt összes hiányosság a Szocio.NET program bevezetésével megoldódott. A program biztosítja a rögzített jelenléti és igénybevételi adatok alapján a normatívaelszámolás jogszabályi megfelelőségét. Határidőzített: (2009. március 31., felelős: gazdasági vezető) Ellenőrzési nyomvonal kialakítása a normatíva elszámolására vonatkozóan. A Költségvetési Ellenőrzés szabályzatba az ellenőrzési nyomvonal kialakítására vonatkozó szabályozás beépítése. II. sz. részjelentés Az ellenőrzés fő célja az volt, hogy a Budapest Főváros XIX. Kerület Kispest Önkormányzatának évi normatíva elszámolása megfelel-e a jogszabályi előírásoknak. Jelen részjelentés tárgya a közoktatás normatíva-elszámolás megalapozottságának vizsgálata volt. Az ellenőrzést a Művelődési, Egészségügyi és Sport Irodában végeztük. Jogcímenként tekintettük át a normatíva elszámolását. A MESI által kijelölt kolléga rendszeresen és dokumentáltan ellenőrzi az iskolák és az óvodák ( a továbbiakban: tagintézmények ) által vezetett alapnyilvántartásokat ( osztálynaplók, étkezéssel kapcsolatos nyilvántartások, kedvezményekre való jogosultsághoz kapcsolódó igazolások stb.). Az ellenőrzésekről minden esetben jegyzőkönyv készült. A MESI-nél a tagintézményi adatszolgáltatás alapján elkészítik a normatíva-elszámolás összesítőjét a MÁK által kiadott segédtáblázat segítségével. A Hivatalban a MESI által küldött segédtáblázat alapján elkészítik a normatíva elszámolását. Összesített megállapítások: A normatíva igényléssel és elszámolással kapcsolatban nem került kialakításra ellenőrzési nyomvonal A tagintézmények ( különösen az óvodák ) adatszolgáltatása nem egyértelmű, több helyen

4 téves adatot tartalmaz, amelyet a MESI-ben a kijelölt kolléga javított, illetve segített a helyes értelmezésben. A normatíva elszámolásához kapcsolódó dokumentumok tárolási, kezelési rendje nehezíti az ellenőrzést és a visszakeresést. 3 Néhány esetben eltérést találtunk a tagintézményi adatszolgáltatás és az elkészített összesítő adatai között. Az eltérés oka minden esetben számolási hiba. Javaslatok: Alakítsák ki az ellenőrzési nyomvonalat a normatíva elszámolására vonatkozóan ( önkormányzati szinten). Egységesítsék a tagintézmények adatszolgáltatását. A normatíva elszámolásával kapcsolatos dokumentumokat tagintézményenként dossziékban tárolják. A MÁK által kiadott segédtáblázat excell formátumban készült és lehetőséget nyújt arra, hogy helyes függvény használatával az egyes tagintézmények segédtáblázatai alapján elkészítse az összesítőt. Ezáltal a számitási hibák kiküszöbölhetőek. Az ellenőrzés összesített véleménye: Közoktatás területén a normatíva elszámolásának rendje korlátozottan megfelelőnek minősül. Az Önkormányzat képviselő-testületének 42/2008. (XII.18.) rendelete a Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló többször módosított 43/2006. (XII.22.) rendelet módosításáról 9.. előírása: A rendelet mellékletét képező A polgármesteri hivatal ügyrendje k., függelékében szereplő Költségvetési ellenőrzés című anyag I/B Ellenőrzési nyomvonal 2. sz. táblázat 6. pontja Állami támogatásokkal, hozzájárulásokkal, egyéb központi forrás előirányzatának teljesítése az 1. sz.mellékletben szereplő szöveggel kiegészül. A Humánszolgáltatási Iroda (Művelődési, Egészségügyi és Sportiroda) január 16-i keltezésű, IV-156/ számú helyzetjelentése az alábbi informácíókat biztosítja: Az egységes adatszolgáltatás alapját az október 1-i a Közoktatás Információs Rendszernek megküldött adatszolgáltatás képezi. A Költségvetési törvény aktualizálásával kerül kiadásra az adatkérő lap a normatíva igénylésének és elszámolásának megfelelően. Az adatszolgáltatás elősegítése érdekében a 23/2008. (VIII.6.) OKM rendelet a szakmai és informatikai fejlesztési feladatok támogatására igényelhető forrásból iskolai adminisztrációs és ügyviteli szoftver beszerzése megtörtént, amelynek segítségével minden intézmény egy központi számítógépen tárolja naprakész adatait és a fenntartó részére hozzáférést biztosít. Január hónapban minden felhasználó megkapta a hozzáférési kódot és a képzés megszervezése folyik. A tagintézményekre vonatkozó adatokat külön dossziékban tároljuk és a beszámolási időszakban beérkező adatok itt lelhetők fel. A MÁK által kiadott segédtáblákban excell formában rögzíthetők az intézmények adatai. A év elszámolása már ezen a táblán került beadásra. A kitöltött intézményi táblák kinyomtatott formában a kialakított dossziékban kerülnek tárolásra. A helyi adóztatás, végrehajtás, hátralékbehajtás, új adóalanyok feltárása 2/2008. számú jelentés A Htv. értelmében a települési önkormányzatok a helyi adók bevezetéséről rendeletet alkothatnak.

5 A Htv. alapján a települési önkormányzatok képviselő-testületei adóügyi feladat- és hatáskörükben meghatározzák illetékességi területükön a helyi adó bevezetésének időpontját és időtartamát, a helyi adózás részletes szabályait, 4 megállapítják a helyi sajátosságokhoz, az önkormányzat gazdálkodási követelményeihez és az adóalanyok teherviselő-képességéhez igazodóan a törvényben meghatározott felső határok figyelembevételével - a bevezetett helyi adók mértékét, döntésük szerint bővíthetik a mentességi és kedvezményi szabályokat, a jegyző beszámoltatása útján ellenőrzik az adóztatást, évente tájékoztatják a lakosságot a helyi adókból származó bevételekről. A helyi adók, az önkormányzat költségvetését megillető más adók, valamint az adók módjára behajtandó köztartozások körében az adóztatással kapcsolatos feladatokat I. fokon az önkormányzati adóhatóság látja el. Az ellenőrzés a helyi adók, gépjárműadó bevételek önkormányzati gazdálkodásban betöltött szerepét, az adóztatásra vonatkozó jellemzőket ( hátralékok alakulása, behajtás, stb.) tekintette át éveket érintően. Összegzett főbb megállapítások és ajánlások: Az építmény és a telekadó bevezetéséről, mértékéről Budapest Főváros XIX. Ker. Kispest Önkormányzat Képviselő-testület rendeletet alkotott. Az Adóügyi csoport látja el a helyi adókkal kapcsolatos feladatokat. Az ellenőrzés során feltárt hibák, hiányosságok ( ideértve a bevallások alapján a téves adatrögzítést ) részben visszavezethetőek az Adóügyi csoporton belüli kontrollok hiányára, illetve az ONKADO program által nyújtott lehetőségek sablonos használatára. Az adózók nagy száma és az Adóügyi csoport munkaerő-kapacitása miatt a határozatok tételes ellenőrzése nem megoldott. A hátralékok évről évre történő összegszerű növekedése az adózói morál romlásán túl a behajtási cselekmények igen alacsony eredményességére vezethető vissza. Javaslatok: Az épitmény és telekadó tekintetében a bevallások és a határozatok teljes körű és tételes ellenőrzése szükséges. A továbbiakban amennyiben a bevallásban az adózó által közölt adatok nem egyértelműek- az ügyintéző a telefonos egyeztetés tényét és a mellékszámításokat is csatolja az ügyirathoz, ellátva az aláírásával, dátummal. Az Adóügyi csoport vezetője gondoskodjon a folyamatba épített és a vezetői ellenőrzési pontok kialakításáról és működéséről. Különösen fontos ez azon esetekben, ahol az adózók nagy száma miatt az ügykezelés sablonosan történik pl. gépjárműadó-kivetések, hátralékosok ügykezelése stb. A behajtási tevékenység eredményességének növelése érdekében a jelenlegi eljárási rendet meg kell változtatni. A hátralékok behajtásával kapcsolatosan feltétlenü l törekedni kell az inkasszóval történő behajtás eredményességének növelésére. Az új adózók feltárása minden esetben dokumentált formában pl. feljegyzéssel történjen. (Adatkérés cégbíróságtól, Hivatalon belüli adatkérések, adatszolgáltatások stb.) Gondoskodjanak az adóztatással kapcsolatos iratmegőrzési rend módosításáról, az ügyiratok visszakereshetősége, átláthatósága érdekében. Általános probléma, amely az iktatási rend-

6 szer sajátosságaiból adódik, hogy adott adóalanyhoz tartozó dokumentumok átláthatatlanok, adott ügyiratot át kell tételesen vizsgálni, hogy a határozat, a bevallás, egyéb dokumentum megtalálható-e benne. Javasoljuk, hogy az adózással kapcsolatos ügyiratok elejére 5 egy listát csatoljanak akár egy bianco felsorolást, amelyen csak jelezni kell, hogy tartalmazza-e az ügyirat az adott dokumentumokat, vagy sem így az ügyintézőnek elég ránéznie az ügyiratra és látja, hogy az teljes körű-e, vagy sem. Intézkedés I. negyedévében várható a teljesítési igazolás időpontjának ( november 30. ) figyelembevételével. Az éves jelentés a rendelkezésre álló dokumentumok alapján készült. Kérem, hogy a évi ellenőrzési jelentést elfogadni szíveskedjenek. Budapest, január 22.. Tisztelettel: Németh Jánosné revizor Elfogadom: Budapest, Budapest, dr. Istvánfi Sándor jegyző Gajda Péter polgármester Melléklet: évi ellenőrzési munkterv Megbízási szerződés SALDO Zrt Teljesítési igazolás szeptember 11. Teljesítési igazolás november 30.

7 6