KERETMEGÁLLAPODÁSOS ELJÁRÁS MÁSODIK FORDULÓJÁNAK AJÁNLATTÉTELI FELHÍVÁSA

Átírás

1 KERETMEGÁLLAPODÁSOS ELJÁRÁS MÁSODIK FORDULÓJÁNAK AJÁNLATTÉTELI FELHÍVÁSA Ajánlatkérı: Magyar Állami Operaház 1061 Budapest, Andrássy út 22. A beszerzés tárgya: Tanúsított, elektronikus dokumentumkezelı rendszer beszerzése a Magyar Állami Operaház részére Budapest, december 30. 1

2 Tisztelt Ajánlattevı! A Magyar Állami Operaház mint Ajánlatkérı a Közbeszerzésekrıl szóló évi CXXIX. Törvény (a továbbiakban: Kbt.) értelmében a jelen eljárás tárgyát képezı dokumentumkezelı rendszer beszerzése tekintetében a központosított közbeszerzések, és így a központosított közbeszerzési rendszerrıl, valamint a központi beszerzı szervezet feladat- és hatáskörérıl szóló 168/2004. (V. 25.) számú Kormány rendelet hatálya alá tartozik. A központosított közbeszerzések lefolytatásának szerve a Központi Szolgáltatási Fıigazgatóság december 15-i kezdı hatállyal keret megállapodást kötött a jelen eljárásban meghívásra kerülı szervezetekkel egységes dokumentumkezelı rendszerek szállítása tárgyában. Jelen eljárás a Központi Szolgáltatási Fıigazgatóság elıírásai szerint a leszerzıdtetett három Ajánlattevı újbóli versenybe hívásával, és a köztük való rangsor újbóli felállításával hivatott kiválasztani az Operaház szükségleteihez mérten legmegfelelıbb rendszert nyújtó szervezetet. A következıkben részletezett ajánlattételi felhívás, az ajánlattételi felhíváshoz megküldött ajánlati dokumentáció és a Közbeszerzésekrıl szóló évi CXXIX. Törvény (a továbbiakban: Kbt.) alapján ezúton tisztelettel kérjük fel Önt ajánlattételre: 1./ AZ AJÁNLATKÉRİ ADATAI (Kbt. 136/C. (1) bek a) pont): Az ajánlatkérı neve: Magyar Állami Operaház Ajánlatkérı címe: 1061 Budapest, Andrássy út 22. Ajánlatkérı telefonszáma: 06 (1) Ajánlatkérı telefax száma: 06 (1) Ajánlatkérı címe: drfozovirag@opera.hu 2./ A KERETMEGÁLLAPODÁSOS ELJÁRÁS ELSİ RÉSZÉT MEGINDÍTÓ HIRDETMÉNYRE TÖRTÉNİ HIVATKOZÁS (Kbt. 136/c. (1) bek b) pont) A Központi Szolgáltatási Fıigazgatóság jelen eljárás alapját képezı keretmegállapodást a közbeszerzésekrıl szóló évi CXXIX. törvény értelmében lefolytatott, az Európai Unio hivatalos lapjában TED 2008/S azonosítószámon megjelentetett hirdetménnyel indított eljárás eredményeként kötötte. 2

3 3./ HIVATKOZÁS A MEGKÖTÖTT KERETMEGÁLLAPODÁSRA (Kbt. 136/c. (1) bek c) pont) KSZF iktatószám: KIG01/44/151/2008. Keretmegállapodás azonosító szám: KM0101ISZR08 Megnevezés: Tanúsított iratkezelési szoftverekhez kapcsolódó szolgáltatások és szoftverek beszerzése Hatálya: tıl 48 hónapig bezárólag 4./ A KÖZBESZERZÉS TÁRGYA, MENNYISÉGE (nómenklatúra) (Kbt. 136/C. (1) bek d) pont): A közbeszerzés tárgya, mennyisége: a Magyar Állami Operaház tanúsított Elektronikus Dokumentumkezelı Rendszerének kialakítása, beüzemelése, testre szabása, az iratkezelésre vonatkozó szabályok elkészítése valamit a felhasználók oktatása, termékkövetése és támogatása a jelen Ajánlattételi felhívásban, illetve dokumentációban részletezettek szerint. Nómenklatúra: Fı tárgy: Szoftverek Ügyviteli szoftverek Szoftvertermékek 5./ A SZERZİDÉS MEGHATÁROZÁSA, AMELYNEK MEGKÖTÉSE ÉRDEKÉBEN TÁRGYALNI KÍVÁNNAK (Kbt. 136/C. (1) bek e) pont): Szállítási szerzıdés az ajánlattételi felhívás és dokumentációban részletezettek szerint. 6./ A SZERZİDÉS IDİTARTAMA, VAGY A TELJESÍTÉS HATÁRIDEJE (Kbt. 136/C. (1) bek f) pont): A szállítás határideje: a komplett beüzemeléssel és az oktatás befejezésével kapcsolatosan március 20; a szoftverkövetéssel és egyéb támogatási szolgáltatással kapcsolatosan folyamatos. 3

4 7./ AZ TELJESÍTÉS HELYE (Kbt. 136/C. (1) bek g) pont): 1061 Budapest, Andrássy út 22. NUTS kód: HU1 8./ AZ ELLENSZOLGÁLTATÁS TELJESÍTÉSÉNEK FELTÉTELEI, ILLETVE A VONATKOZÓ JOGSZABÁLYOKRA VALÓ HIVATKOZÁS (Kbt. 136/C. (1) bek h) pont): Ajánlatkérı a komplett beüzemelés vonatkozásában (bevezetési költségek) az ellenszolgáltatást egy összegben, az igazolt teljesítéstıl számított 30 napos fizetési határidın belül fizeti meg, termékkövetés és támogatás vonatkozásában (fenntartási költségek) évente utólag a tárgyévet követı év január 31-ig fizeti meg. Elılegfizetésre és részszámla benyújtására nincsen lehetıség 9./ ANNAK MEGHATÁROZÁSA, HOGY AZ AJÁNLATTEVİ TEHET-E TÖBBVÁLTOZATÚ (ALTERNATÍV) AJÁNLATOT (Kbt (1) bek i) pont): Nem. 4

5 10./ AZ AJÁNLATOK BÍRÁLATI SZEMPONTJA A KBT. 57. ALAPJÁN (Kbt. 136/D. (2) bek b) pont): Az összességében legelınyösebb ajánlat (a Kbt. 57. (2) bekezdés b) pontja) bírálati szempontja szerint az alábbi rész- illetve alszempontok alapján. Bírálati részszempontok Bírálati alszempontok Megnevezés Súly Megnevezés Súly Bevezetési költségek 20 Értékelési módszer (Adható pontszám) 1. Ellenszolgáltatás (40) Fenntartási költségek 20 Relatív módszer: (1-100) Work-flow megoldás 5 2. Kiegészítı funkciók (15) Dokumentumok verziókövetése Csoportos mőveletek támogatása 5 5 Abszolút módszer: (1-100) Telefonos rendelkezésre állásnál segítségnyújtás ideje 2,5 3. Támogatási szolgáltatások (5) Helyszíni hibaelhárítás megkezdése bejelentéstıl számítva 2,5 Relatív módszer: (1-100) 4. Felhasználói értékelés 40 Relatív módszer: (1-100) 5

6 Ellenszolgáltatás Alszempontonként a legalacsonyabb összeg kapja a maximális 100 pontot, a legmagasabb arányosabb kevesebbet, de legalább 1-et, a köztes összegek pontszámai pedig e két pont által meghatározott egyenesre esnek (értékarányosítás). Az ellenszolgáltatás részszempont súlyozott pontszáma a két alszempontra kapott, súlyszámokkal (20) megszorzott pontszámok összege. P= A legjobb (P max - P min ) / A vizsgált + P min ahol: P: a vizsgált ajánlati elem adott szempontra vonatkozó pontszáma P max : a pontskála felsı határa P min : a pontskála alsó határa A legjobb : legalacsonyabb érték A vizsgált : a vizsgált ajánlat tartalmi eleme Árstruktúra Szerver oldali saját komponens(ek) licenc díja (Ft/fı) Kliens oldali saját komponens(ek) licenc díja (Ft/fı) Iratkezelési helyzetfelmérés (Ft/szakértıi nap) Iratkezelési tanácsadás, konzultáció (Ft/szakértıi nap) Iratkezelési folyamatszervezés (Ft/szakértıi nap) Telepítés, installálás (Ft/szakértıi nap) Rendszerkonfigurálás (Ft/szakértıi nap) Integrálás más nyilvántartó rendszerekhez (Ft/szakértıi nap) Adatmigrálás költségei (Ft/szakértıi nap) Funkcionális testreszabás (Ft/szakértıi nap) Felhasználói csoport (12 fı) képzése (Ft/szakértıi nap) Üzemeltetıi képzés (Ft/szakértıi nap) Iratkezelési Szabályzat elkészítése (Ft/szakértıi nap) Egyéb szabályzatok elkészítése (Ft/szakértıi nap) Felhasználói támogatás (Ft/szakértıi nap) Üzemeltetıi támogatás (Ft/szakértıi nap) Fejlesztés felhasználói igények alapján (Ft/szakértıi nap) Helyi körülményekhez történı adaptáció (szinkronizálás, portolhatóság) (Ft/szakértıi nap) Bevezetési költségek összesen Éves üzemeltetési költség: licenc díjak (szoftverkövetés, jogszabálykövetés, adatbázis motor, operációs rendszer, alkalmazás, egyéb üzemeltetési szoftverek, támogatás) Fenntartási költségek összesen Összesen ár (bevezetési + fenntartási költségek) 45 db felhasználóra kalkulálva (nettó Ft-ban) 50 db felhasználóra kalkulálva (nettó Ft-ban) A Központi Szolgáltatási Fıigazgatóság által kiadott iránymutatás értelmében a keretmegállapodásos eljárás második részében, a verseny újbóli megnyitásával történı beszerzés során lehetıség van egy bizonyos felhasználó szám felett díjmentes licenc megajánlására, amennyiben az Intézmény ezt elıírja. 6

7 A Magyar Állami Operaház, mint Ajánlatkérı él a felkínált lehetıséggel, így elıírja, hogy 45 fı feletti felhasználó szám tekintetében az Ajánlattevık által megajánlott licenc díj valamennyi szükséges licenc vonatkozásában - 0 FT/fı kell, hogy legyen. Ellenkezı esetben az ajánlat érvénytelennek minısül Ajánlatkérı ezen kikötését fenntartja az esetleges, verseny újbóli megnyitása nélkül megvalósuló bıvítés során is, ui. a rendszer használatába a keretmegállapodás hatálya alatt bevonni kívánt végsı létszám hozzávetılegesen 100 fı. A kiírt mőszaki paraméterekhez mérten Ajánlattevıi mérlegeléstıl függıen szükségesnek tartott adatbázis licenc-ek költségét kérjük a fenti táblázatban megajánlott licencdíjak árába a beépíteni. Kiegészítı funkciók Bírálati alszempontok Megnevezés Súly Work-flow megoldás 5 Dokumentumok verziókövetése Csoportos mőveletek támogatása 5 5 Értékelési módszer (Adható pontszám) Abszolút módszer: (1-100) Pontozás / Értelmezési tartomány 100 pont: megoldott 1 pont: nem megoldott 100 pont: megoldott 1 pont: nem megoldott 100 pont: csoportos mőveletek száma legalább pont: csoportos mőveletek száma legalább 5 1 pont: csoportos mőveletek száma 0-4 között A kiegészítı funkciók részszempont súlyozott pontszáma a három alszempontra kapott, súlyszámokkal (5) megszorzott pontszámok összege. Definíciók: - Work-flow megoldás alatt az ajánlatkérı, az iratkezelési szoftver azon lehetıségét, eszközét érti, amelynek segítségével az egyes ügytípusok esetére az iratkezelési (ügykezelési, iktatási stb.) lépéseket elıre konkrét személyekhez, és/vagy szervezetekhez lehet rendelni. - Dokumentumok verziókövetése az ajánlatkérı értelmezésében az iratok/dokumentumok keletkezésétıl a kiadmányozásáig megvalósult változatainak tárolását, kezelését jelenti. - Csoportos mőveletek: a felhasználók által egyszerre elvégezhetı mőveletek pl. átmeneti/központi irattárba helyezés, mellékletek csatolása, érkeztetés, iktatás, lezárás 7

8 Támogatási szolgáltatások Bírálati alszempontok Megnevezés Súly Értékelési módszer (Adható pontszám) Pontozás / Értelmezési tartomány Telefonos rendelkezésre állásnál segítségnyújtás ideje Helyszíni hibaelhárítás megkezdése bejelentéstıl számítva 2,5 2,5 Relatív módszer: (1-100) Felsı határ: 2 óra, Alsó határ: 15 perc (egész percben megadva). A legalacsonyabb ajánlat 100 pont, a legmagasabb ajánlat arányosan kevesebb, de legalább 1 pont, a köztes átlagpontok pedig e két pont által meghatározott egyenesre esnek. Felsı határ: 4 óra, Alsó határ: 1 óra (egész percben megadva). A legalacsonyabb ajánlat 100 pont, a legmagasabb ajánlat arányosan kevesebb, de legalább 1 pont, a köztes átlagpontok pedig e két pont által meghatározott egyenesre esnek. A támogatási szolgáltatások részszempont súlyozott pontszáma a két alszempontra kapott, súlyszámokkal (2,5) megszorzott pontszámok összege. P= A legjobb (P max - P min ) / A vizsgált + P min ahol: P: a vizsgált ajánlati elem adott szempontra vonatkozó pontszáma P max : a pontskála felsı határa P min : a pontskála alsó határa A legjobb : legalacsonyabb érték A vizsgált : a vizsgált ajánlat tartalmi eleme Helyszíni hibaelhárítás az alábbi esetekre értendı: A típusú hiba: - a rendszer (alkalmazás) egyetlen funkciója (modulja) sem mőködik (100%-os rendszerkiesés) - egy vagy több B típusú hiba egyidejő fellépése következtében a rendszer (alkalmazás) funkcionalitása (teljesítménye) 80% alá csökken, vagy a hiba megbénítja a felhasználó munkáját. B típusú hiba: - a rendszer (alkalmazás) egy vagy több funkciója (modulja) nem mőködik, de ezek kiesése nem eredményezi a rendszer (alkalmazás) teljes mőködésképtelenségét. C típusú hiba: - a rendszerben (alkalmazásban) fellépı olyan hiba, amely az adott funkció (modul) kiesését nem eredményezi, a használatot csak kismértékben befolyásolja, azonban javítása a követelmények szerinti mőködéshez szükséges. Felhívjuk az ajánlattevık figyelmét, hogy nyertességük kihirdetése esetén a támogatási szolgáltatásokra tett ajánlat a keretmegállapodásban rögzítésre kerül, illetve hogy ezen szerzıdéses feltételek megszegése kötbér fizetési kötelezettséget von maga után! 8

9 Felhasználói értékelés Ajánlattevınek az alábbi iratkezelési folyamatot be kell mutatnia egy mintafeladat mentén. A mintafeladat csak a bemutató alkalmával kerül átadásra az ajánlattevıknek. Ajánlatkérı fél órás felkészülése idıt biztosít az ajánlatkérık részére közvetlen a bemutató elıtt. A bemutató során a rendszert a Bíráló Bizottság tagjai lépésenként a megadott kritériumok figyelembevételével különkülön pontozzák, aszerint, hogy a bemutatott rendszert mennyire tartják felhasználó-barátnak. A Bíráló Bizottság tagjai által az egyes ajánlattevıknek adott pontszámok átlagolásra kerülnek és az értékarányosítás értékelési módszer ezen átlagpontokra kerül alkalmazásra, azaz a legmagasabb átlagpontot elérı ajánlattevı kapja e bírálati részszempont tekintetében a legmagasabb 100 pontot, a legkisebb átlagpontszámra arányosan kevesebb, de legalább 1 pont jár, a köztes átlagpontok pedig e két pont által meghatározott egyenesre esnek. A pontszám megszorzásra kerül a súlyszámmal (40). Iratkezelési folyamat Adható pontszám 1. Jogosultságok kezelése Iktatókönyvek nyitása, zárása Irattári terv létrehozása, karbantartása Küldemény érkeztetése, külsıs partner rögzítése, módosítása Érkeztetett küldemény iktatása fıszámra, Irat iktatása alszámra Saját (belsı keletkezéső) irat iktatása Ügyiratok szerelése Iktatás elosztólistával Iktatott irat postázása Határidı kezelése Irattári tételszám kiválasztása, a megadott tételszám módosítása Ügyirat lezárása, lezárás visszavonása Keresések különbözı szempontok szerint az iktatási adatbázisban Átmeneti és központi irattárba helyezés Selejtezés és levéltárba adás Találati lista rendezése, nyomtatása, file-ba exportálása Partner adattisztítás támogatása Iratkezeléshez szükséges iratsablonok elıállítása Helprendszer üzenetei Hibaüzenetek 1-10 Az értékelés az alábbi kritériumok figyelembe vételével történik: - a rendszer egészének logikus - az iratkezelési folyamatot követı felépítése legyen, - a menüpontok, választási lehetıségek könnyő megtalálása, a keresési feltételek könnyen elsajátítható megadása, a keresés gyorsasága, - ergonómiai szempontok (a képernyık áttekinthetısége, rendezettsége, ikonok és betők mérete egyértelmően megkülönböztethetıek a kötelezıen és opcionálisan kitöltendı adatok) - szöveges üzenetek egyértelmő, célratörı megfogalmazása - a rögzített adatok alapján készülı listák, iratsablonok adattartalma, áttekinthetısége - a fenti funkciók mentén a használat egyszerősége (a lehetı legkevesebb képernyıváltással lehessen az adatokat rögzíteni). 9

10 A bemutatóra az ajánlattevınek biztosítania kell a számítógépet CD meghajtóval, 2003-as office programmal, valamint nyomtatót. Az ajánlatkérı internet csatlakozást biztosít. A mintafeladat bemutatásához Ajánlatkérı kéri a keretmegállapodásos eljárás KSZF által lefolytatott elsı fordulójában kiadott dokumentáció részét képezı Mintafeladat mappában található minta iratok, illetve útmutató felhasználását, és a mintafeladat ott írt feltételek szerinti elkészítését, bemutatását. A kész mintafeladatot a bemutatóra már be kell tölteni a rendszerbe. Amennyiben az ajánlattevı a megadott idıpontban tartandó bemutató során nem rendelkezik az elıírt tárgyi, valamint a bemutatáshoz szükséges személyi feltételekkel az ajánlat érvénytelennek minısül! 11./ A HIÁNYPÓTLÁS LEHETİSÉGE, VAGY ANNAK KIZÁRÁSA (Kbt (1) bek m) pont): Ajánlatkérı az eljárásban a teljeskörő hiánypótlás lehetıségét biztosítja. 12./ AZ AJÁNLATTÉTELI HATÁRIDİ (Kbt. 136/C. (1) bek i) pont): január / AZ AJÁNLAT BENYÚJTÁSÁNAK CÍME (Kbt. 136/C. (1) bek i) pont): Magyar Állami Operaház, Informatikai Iroda (1061 Budapest, Hajós utca 11, VI. emelet) 14./ AZ AJÁNLATTÉTEL NYELVE (Kbt. 136/C. (1) bek i) pont): Magyar 15./ AZ AJÁNLAT(OK) FELBONTÁSÁNAK HELYE, IDEJE (Kbt. 136/C. (1) bek j) pont): január Magyar Állami Operaház, Informatikai Iroda (1061 Budapest, Hajós utca 11, VI. emelet) 16./ AZ AJÁNLAT(OK) FELBONTÁSÁN JELENLÉTRE JOGOSULTAK: (Kbt. 136/C. (1) bek j) pont): A Kbt. 80. (2) bekezdése szerint, tehát az ajánlatok felbontásánál az ajánlatkérı vagy az általa megbízott személy, az ajánlattevı, valamint az általa meghívott személyek, továbbá a külön jogszabályban meghatározott szervek képviselıi, illetıleg személyek lehetnek jelen. 17./ A KONZULTÁCIÓ FOLYTATÁSÁNAK EGYÉB SZABÁLYAI (Kbt. 136/c. (1) bek k) pont): Ajánlatkérı a benyújtott ajánlatok alapján, a meghívott ajánlattevıkkel történı tárgyalás nélkül határozza meg a keret megállapodásos eljárás második fordulójának nyertesét. 10

11 Az ajánlati kötöttség az Ajánlatok benyújtásától számított 30 napig tart. 18./ AZ EREDMÉNYHIRDETÉS IDİPONTJA ÉS A SZERZİDÉSKÖTÉS TERVEZETT IDİPONTJA: (Kbt. 136/C. (1) bek l) pont): Az eredményhirdetés tervezett idıpontja: január 30., A szerzıdéskötés tervezett idıpontja: február 9.,

12 19./ EGYÉB RENDELKEZÉSEK: 1. Rész ajánlattétel lehetısége: Ajánlatkérı ezen közbeszerzési eljárásban rész ajánlattételt nem biztosít. 2. Az ajánlattevı a központi beszerzı szervezet által lebonyolított keretmegállapodásos eljárás elsı részének lezárásaként kötött keretmegállapodásban meghatározottakhoz képest, az ajánlat - az összességében legelınyösebb ajánlat megítélésére szolgáló részszempontokkal összefüggı - tartalmi elemeire vonatkozóan, csak a keretmegállapodásban foglaltakkal azonos vagy a jelen eljárásban Ajánlatkérıként eljáró Magyar Állami Operaház számára kedvezıbb ajánlatot tehet tekintettel a Kbt. 136/C. (4) bekezdésére. 3. Ajánlatkérı az eljárás nyertesével köti meg a szerzıdést. 4. Ajánlattevı köteles kifejezetten nyilatkozni ajánlatában a Kbt. 70. (1) bekezdése, a Kbt. 71. (1) bekezdés a) és b) pontjai, a Kbt. 71. (3) bekezdése tekintetében. A Kbt. 71. (1) bekezdésre nemleges válasz esetén is nyilatkozni kell. 5. Az ajánlatok benyújtására vonatkozó formai követelmények: az ajánlati dokumentációban részletezettek szerint. 6. Az ajánlatnak tartalmaznia kell az ajánlattevı, (közös ajánlattétel esetén a külön- külön), illetve a közbeszerzés értékének 10 %-át meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozó, illetve bevonásuk esetén a Kbt. 66. (2) bekezdés és a 67. (4) bekezdés szerinti szervezet (szervezetek) alábbi cégokmányainak egyszerő, másolati példányát: - az ajánlattételi határidıt megelızı 60 napnál nem régebbi cégkivonat, - az ajánlatban szereplı bármely nyilatkozatot aláíró cégjegyzésre jogosult személy aláírási címpéldánya - az esetleges el nem bírált változás bejegyzési kérelem cégbírósági érkeztetı bélyegzı lenyomattal ellátott példánya - a cégkivonatban nem szereplı kötelezettségvállaló(k) esetében, az erre vonatkozó, a meghatalmazott aláírását is tartalmazó írásos meghatalmazás. 7. Az ajánlatban benyújtásra kerülı igazolások egyszerő másolati példányban is becsatolhatóak. 8. Az ajánlattétel nyelve magyar, így minden idegen nyelven kiállított igazolás mellé, csatolni kell azok hiteles magyar nyelvő fordítását is, a szakfordításról és tolmácsolásról szóló 24/1986. (VI. 26.) MT rendelet és a végrehajtására kiadott 7/1986. (VI. 26.) IM rendelet elıírásainak megfelelıen. 23./ AZ AJÁNLATTÉTELI FELHÍVÁS MEGKÜLDÉSÉNEK IDİPONTJA: (Kbt. 136/C. (1) bek m) pont): december