Data protection information sheet. The legal basis of the control of personal data: Consent of the Registered Applicant

Átírás

1 Data protection information sheet The purpose of the control of personal data: consider your (hereinafter: Registered Applicant) data in the course of searching for recruits for its vacant positions, and to store such data in the applicants database for a period of one year subsequent to the latest activity in the system with the purpose of offering vacant positions based on the decision of the data controllers. The data controllers control your personal data only for the purposes mentioned above. The legal basis of the control of personal data: Consent of the Registered Applicant The name of the data controllers: MOL Plc. IES S.P.A INA d.d. Name of company MOL Austria GmbH MOL Magyarország HR MOL Magyarország Társasági Szolgáltatások Kft. MOL Csoportszintű Pénzügyi MOL Magyarország Pénzügyi MOL Magyarország Informatikai MOL Pakistan Oil and Gas Co. B.V. MOL Petrolkémia Zrt. MOL Romania PP s.r.l. MOL Serbia d.o.o. MOL-Russ Llc. Roth Heizhöke GmbH SLOVNAFT, a.s. Petrolszolg Kft. Address 1117 Budapest, Október huszonharmadika utca 18, Hungary Matova, Strada Cipata 79, Italy Zagreb, Avenija Veceslava Holjevca 10 p.p. 555, Croatia 1020 Wien, Walcherstrasse 11a. 7. Stock, Austria 3850 Tiszaújváros TVK Ipartelep 1039 Budapest, Szent István utca Budapest, Október huszonharmadika utca Budapest, Szent István utca Budapest, Budafoki út BK Amsterdam, Hemonystraat 11. The Netherlands 3581 Tiszaújváros, TVK-Ipartelep, 2119/3. hrsz, Hungary , Cluj-Napoca, Calea Dorobanților 14-16, Romania Belgrade, Omladinskih brigada 88/V sprat, Serbia , Moscow, Kosmodamianskaya nab., d. 52 str.3, 9th floor, Russia 8010 Graz, Conrad-von-Hötzendorfstr 160, Austria Bratislava, Vlčie hrdlo 1, Slovakia 2440 Százhalombatta, Olajmunkás utca 2., Hungary As having the same purpose and framework of data control and using the same database the data controllers qualify as joint data controllers. The name of the data processor: Oracle Hungary Kft. The personal data controlled: Any personal information provided by the Registered Applicant. Duration of data processing: Until the withdrawal of your consent or for a period of one year subsequent to the latest activity in the system. If the Registered Applicant does not perform any action in the system over a 1-year period, the data controllers shall erase the data of the Registered Applicant

2 from the system. The Registered Applicant may elect to re-enter his or her data into the system by repeated registration. Data security measures: MOL Plc. and the above listed data controllers (henceforth: data controllers) shall make arrangements for and carry out data processing operations in a way so as to ensure full respect for the right to privacy of data subjects in due compliance with the provisions of Act CXII of 2011 on the Right of Informational Self-Determination and on Freedom of Information (hereinafter referred to as: Data Protection Act) and other regulations on data protection. The data controllers implement adequate safeguards and appropriate technical and organizational measures to protect personal data, as well as adequate procedural rules to enforce the provisions of the Data Protection Act and other regulations concerning confidentiality and security of data processing. Data is protected by means of suitable measures against unauthorized access, alteration, transmission, public disclosure, deletion or destruction, as well as damage and accidental loss, and to ensure that stored data cannot be corrupted and rendered inaccessible due to any changes in or modification of the applied technique. In line with this rule the data controllers control your personal data in a database protected by a password. They provide the security of your personal data and take the suitable measures against unauthorized access, alteration, transmission, public disclosure, deletion or destruction, as well as damage and accidental loss, and to ensure that stored data cannot be corrupted and rendered inaccessible due to any changes in or modification of the applied technique. The data controllers shall have the right to subject the potentially attached files to anti-virus control and other security filtering or screening measures. The data controllers hereby inform you about your right to ask for information on your personal data controlled by the data controllers. Your personal data is controlled in European Cloud Database database in line with the Data Protection Act. The data controllers inform you that your consent means a freely and expressly given specific and informed indication of your wishes by which you signify your agreement to personal data relating to you being controlled without limitation or with regard to specific operations. Your data protection rights: You may request from the data controller: a) information when your personal data is being controlled, b) the rectification of your personal data, and c) the erasure or blocking of your personal data. You can exercise your rights in a request submitted on 1117 Budapest, Október huszonharmadika utca 18. post address or on the page

3 Your personal data can be controlled by persons being involved in recruitment activities within the Human Resources department any by Hiring Manager(s) from the business unit(s) who are involved in the recruitment process of the opening you have applied. Upon your request MOL Plc. shall provide you with information concerning the data relating to you, including those processed by a data processor hired by the data controllers or by others based on its instructions, the sources from where they were obtained, the purpose, grounds and duration of control, the name and address of the data processor and on its activities relating to data processing, and if your personal data is made available to others - the legal basis and the recipients. MOL Plc. must comply with requests for information without any delay, and provide the information requested in an intelligible form, in writing at your request, within not more than thirty days. MOL Plc. may refuse to provide information to you in the cases defined under the Data Protection Act. Where information is refused, MOL Plc. shall inform you in writing as to the provision of this Act serving grounds for refusal. Where information is refused, MOL Plc. shall inform you of the possibilities for seeking judicial remedy or lodging a complaint with the Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (National Authority for Data Protection and Freedom of Information) (hereinafter referred to as Authority ). Contact details of NAIH H-1125 Budapest Szilágyi Erzsébet fasor 22/C. Tel: ugyfelszolgalat@naih.hu In compliance with the provisions of the Data Protection Act, the Registered Applicant may object to the processing of his or her personal data, a) if controlling or disclosure is carried out solely for the purpose of discharging the controller s legal obligation or for enforcing the rights and legitimate interests of the controller, the recipient or a third party, unless processing is mandatory; b) if personal data is used or disclosed for the purposes of direct marketing, public opinion polling or scientific research; and c) in all other cases prescribed by law. MOL Plc. shall investigate the objection, and at the same time suspend the data processing, within the shortest time, but not later than 15 days, of receiving the request, and inform the Registered Applicant in writing of the results thereof. Where the objection of the Registered Applicant is justified, the data controllers shall discontinue the controlling of data, and block all data, and it shall inform of the objection and the measures taken on the basis thereof all those to whom the data the objection aimed at were previously transferred, and who, on their part, shall take the necessary measures for the enforcement of the right to object. If the Registered Applicant does not agree with the decision made by MOL Plc., he or she may institute court proceedings within 30 days of being notified thereof. The Registered Applicant shall have the right to modify his or her data (profile) registered in the system at any time, or to suspend the use of his or her personal data by blocking them. To perform this

4 modification, deletion or blocking provided this becomes desired prior to the termination of the present 1-year period shall be the exclusive right and authority of the Registered Applicant. In the event of any infringement of his/her rights, the data subject may file for court action against MOL Plc. The action shall be heard by the competent general court. If so requested by the data subject, the action may be brought before the general court in whose jurisdiction the data subject s home address or temporary residence is located. When the court s decision is in favour of the plaintiff, the court shall order MOL Plc. to provide the information, to rectify, block or erase the data in question, to annul the decision adopted by means of automated data-processing systems, to honour the data subject s objection. The court may order publication of its decision, indicating the identification data of MOL Plc. as well, where this is deemed necessary for reasons of data protection or in connection with the rights of large numbers of data subjects under protection by this Act. MOL Plc. shall be liable for any damage caused to a data subject as a result of unlawful processing or by any breach of data security requirements. Where the data controllers violate the rights of the data subject relating to personality as a result of unlawful processing or by any breach of data security requirements, the data subject shall be entitled to demand restitution from MOL Plc. MOL Plc. shall also be liable for any damage caused by a data processor acting on its behalf, as well as for any restitution payable to the data subject for any violation by the data processor of his rights relating to personality. MOL Plc. may be exempted from liability for damages or for payment of restitution if he proves that the damage was caused by or the violation of the rights of the data subject relating to personality is attributable to reasons beyond his control. No compensation shall be paid and no restitution may be demanded where the damage was caused by or the violation of rights relating to personality is attributable to intentional or negligent conduct on the part of the data subject. Miscellaneous information: The Registered Applicant (data subject) shall be entitled to enter his or her Curriculum Vitae (profile), covering note (letter of motivation), photo and other documents (e.g. a copy of his or her school report or certificate) in the format prompted by the system, or as an attachment. The Registered Applicant shall acknowledge that the covering note (letter of motivation) shall not include special data (data on racial, or national or ethnic minority origin, political opinion or party affiliation, religious or ideological belief, state of health, pathological addictions, etc.), as defined in the Data Protection Act. The Registered Applicant shall assume responsibility for keeping the password received during registration as confidential, and shall safeguard said password from access by unauthorised persons. Any damage due to failure to comply with this obligation, or any consequential disadvantage shall be subject to the sole responsibility of the Registered Applicant.

5 The Applicant shall have the right to give his or her user name at the registration. The data shall be stored on the cloud server network. The Data Controller shall reserve the right and, simultaneously, take the responsibility to modify its Data Protection Policy in line with the legislative rules in force at any given time. Should its Data Protection Policy change in any manner whatsoever, this shall be disclosed in advance by the Data Controller on its central internet page ( and its Registered Applicants shall be informed about the essential changes via . The Registered Applicant shall acknowledge that the Data Controller shall be exempted from liability for any damage or drawback if the latter proves that said damage or drawback was the due to a failure or the inoperability of the data transmission link resulting from a force majeure beyond the sphere of data processing. Special rules for the Employee Referral Programme Within the framework of ERP employees of the data controller companies can upload the CV of another person (third person) in other that MOL Plc. and the other data controller companies can invite him/her for registering in the database. The referral can only be done with the prior consent of this person which will be checked by MOL Plc. by sending an to the referred person to reinforce the consent already given and to validate the registration. If the referred person does not validate the registration within 15 days from receiving the the personal data must be erased from the database.

6 Adatvédelmi tájékoztató A személyes adatok kezelésének célja: az Ön (a továbbiakban: a Nyilvántartásba vett jelentkező) adatainak figyelembe vétele a betöltetlen munkakörökre jelöltek keresése során, és az erre vonatkozó adatok tárolása a jelentkezői adatbázisban a rendszerben rögzített utolsó tevékenység után egy éven át, a betöltetlen munkakörök kiajánlása céljából, az adatfeldolgozók döntése alapján. Az adatkezelők a személyes adatait kizárólag a fenti célokból kezelik. A személyesadat-kezelés jogalapja: A Nyilvántartásba vett jelentkező beleegyezése Az adatkezelők megnevezése: Társaság neve MOL Nyrt Budapest, Október huszonharmadika utca 18. IES S.P.A INA d.d. MOL Austria GmbH MOL Magyarország HR MOL Magyarország Társasági Szolgáltatások Kft. MOL Csoportszintű Pénzügyi MOL Magyarország Pénzügyi MOL Magyarország Informatikai MOL Pakistan Oil and Gas Co. B.V. MOL Petrolkémia Zrt. MOL Romania PP s.r.l. MOL Serbia d.o.o. MOL-Russ Llc. Roth Heizhöke GmbH SLOVNAFT, a.s. Petrolszolg Kft. Cím Mantova, Strada Cipata 79, Olaszország Zagreb, Avenija Veceslava Holjevca 10 p.p. 555, Horvátország 1020 Wien, Walcherstrasse 11a. 7. Stock, Ausztria 3850 Tiszaújváros TVK Ipartelep 1039 Budapest, Szent István utca Budapest, Október huszonharmadika utca Budapest, Szent István utca Budapest, Budafoki út BK Amsterdam, Hemonystraat 11. Hollandia 3581 Tiszaújváros, TVK-Ipartelep, 2119/3. hrsz., Magyarország , Cluj-Napoca, Calea Dorobanților 14-16, Románia Belgrade, Omladinskih brigada 88/V sprat, Szerbia , Moszkva, Kozmodamianszkaja nab., d. 52 str. 3, 9. em., Oroszország 8010 Graz, Conrad-von-Hötzendorfstr 160, Ausztria Bratislava, Vlčie hrdlo 1, Szlovákia 2440 Százhalombatta, Olajmunkás út 2., Magyarország Mivel céljuk és adatkezelési kereteik megegyeznek és ugyanazt az adatbázist használják, az adatkezelők közös adatkezelőknek minősülnek. Az adatfeldolgozó neve: Oracle Hungary Kft. A kezelt személyes adatok: Minden személyes jellegű információ, amelyet a jelentkező feltölt a rendszerbe. Az adatkezelés időtartama: Beleegyezése visszavonásáig vagy a rendszerben rögzített utolsó tevékenység után egy éven át. Ha a Nyilvántartásba vett jelentkező több, mint 1 évig semmilyen

7 tevékenységet nem végez a rendszerben, az adatkezelők kötelesek lesznek kitörölni a Nyilvántartásba vett jelentkezőt a rendszerből. A Nyilvántartásba vett jelentkező úgy dönthet, hogy ismételt regisztráció útján újra felviszi az adatai a rendszerbe. Adatbiztonsági intézkedések: A MOL Nyrt. és a fentiekben felsorolt adatkezelők (a továbbiakban: adatkezelők) kötelesek az adatkezelési műveleteket úgy megtervezni és végrehajtani, hogy az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotörvény) és az adatkezelésre vonatkozó más szabályok alkalmazása során biztosítsák az érintettek magánszférájának védelmét. Az adatkezelő gondoskodik az adatok biztonságáról, továbbá megteszi azokat a technikai és szervezési intézkedéseket és kialakítja azokat az eljárási szabályokat, amelyek az Infotörvény, valamint az egyéb adat- és titokvédelmi szabályok érvényre juttatásához szükségesek. Az adatokat megfelelő intézkedésekkel védi különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés, továbbá az alkalmazott technika megváltozásából fakadó hozzáférhetetlenné válás ellen. Az adatkezelő ezzel a szabállyal összhangban jelszóval védetten kezeli az Ön személyes adatait. Gondoskodik személyes adatai biztonságáról és az adatokat megfelelő intézkedésekkel védi különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés, továbbá az alkalmazott technika megváltozásából fakadó hozzáférhetetlenné válás ellen. Az adatkezelőnek jogában áll az esetleg csatolt állományokat vírusvédelmi ellenőrzés, illetve egyéb biztonsági szűrési vagy átvilágítási intézkedések alá vetni. Az adatkezelő ezúton tájékoztatja Önt arról, hogy jogában áll tájékoztatást kérni az adatkezelő által kezelt személyes adatairól. Személyes adatai kezelése az Infotörvénnyel összhangban az Európai Számítási Felhő Adatbázis adatbázisában történik. Az adatkezelő tájékoztatja, hogy beleegyezésével önkéntesen és határozottan kinyilvánítja akaratát, amely megfelelő tájékoztatáson alapul, és amellyel félreérthetetlen beleegyezését adja az önre vonatkozó személyes adatok teljes körű vagy egyes műveletekre kiterjedő kezeléséhez. Az Ön adatvédelmi jogai: Az adatkezelőtől az alábbiakat kérheti: a) tájékoztatást arról, hogy mikor kezeli személyes adatait; b) személyes adatai helyesbítését; és c) személyes adatai törlését vagy zárolását. Jogait a 1117 Budapest, Október huszonharmadika utca 18. levelezési címre vagy a weboldalon benyújtott kérelemben gyakorolhatja.

8 Személyes adatait a Humán Erőforrás osztály toborzási tevékenységeiben részt vevő személyek, illetve azon álláslehetőség toborzási folyamatában érintett üzletág(ak) munkafelvételért felelős vezetője vagy vezetői kezelhetik, amelyre jelentkezett. Kérésére a MOL Nyrt. tájékoztatja Önt az önnel kapcsolatos adatokról, ideértve az adatkezelő vagy az utasításai alapján mások által megbízott adatfeldolgozó által feldolgozott adatokról is, az adatok forrásáról, az adatkezelés céljáról, okáról és időtartamáról, az adatfeldolgozó nevéről és címéről és adatfeldolgozással kapcsolatos tevékenységeiről és, ha személyes adatait mások rendelkezésére bocsátja, ennek jogalapjáról és az adatátvevőkről. A MOL Nyrt. késedelem nélkül köteles eleget tenni az információkéréseknek és a tájékoztatást érthető formában, írásban, legfeljebb harminc napon belül megadni az Ön kérésére. A MOL Nyrt. az Infotörvény szerint meghatározott esetekben megtagadhatja a tájékoztatást. A tájékoztatás megtagadása esetén a MOL Nyrt. írásban közli önnel, hogy a felvilágosítás megtagadására az Infotörvény mely rendelkezése alapján került sor. A felvilágosítás megtagadása esetén az adatkezelő tájékoztatja Önt a bírósági jogorvoslat, továbbá a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (a továbbiakban: Hatóság vagy NAIH) fordulás lehetőségéről. A NAIH elérhetőségei: H-1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C. Tel: ugyfelszolgalat@naih.hu Az Infotörvény rendelkezéseinek megfelelően a Nyilvántartásba vett jelentkező tiltakozhat személyes adatának kezelése ellen, a) ha a személyes adatok kezelése vagy továbbítása kizárólag az adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez vagy az adatkezelő, adatátvevő vagy harmadik személy jogos érdekének érvényesítéséhez szükséges, kivéve kötelező adatkezelés esetén; b) ha a személyes adat felhasználása vagy továbbítása közvetlen üzletszerzés, közvélemény-kutatás vagy tudományos kutatás céljára történik; valamint c) a törvényben meghatározott egyéb esetben. A MOL Nyrt. a tiltakozást a kérelem benyújtásától számított legrövidebb időn, de legfeljebb 15 napon belül megvizsgálja, azzal egyidejűleg felfüggesztve az adatfeldolgozást, és a vizsgálat eredményéről írásban tájékoztatja a Nyilvántartásba vett jelentkezőt. Amennyiben a Nyilvántartásba vett jelentkező tiltakozása indokolt, az adatkezelő megszünteti az adatok kezelését, zárol minden adatot, valamint tájékoztatja a tiltakozásról és az annak alapján hozott intézkedésekről mindazokat, akiknek a tiltakozással érintett adatokat korábban átadta, akik pedig a maguk részéről a tiltakozási jog érvényesítésével kapcsolatban kötelesek megtenni a szükséges intézkedéseket. Ha a Nyilvántartásba vett jelentkező nem ért egyet a MOL Nyrt. által hozott döntéssel, az erre vonatkozó értesítéstől számított 30 napon belül bírósághoz fordulhat. A Nyilvántartásba vett jelentkező bármikor jogosult a rendszerben rögzített adatai (profil) módosítására vagy személyes adatai használatának felfüggesztésére azok zárolásával. Az ilyen

9 módosítás, törlés vagy zárolás a Nyilvántartásba vett jelentkező kizárólagos joga és jogosultsága, amennyiben azt a jelen 1 éves időszak lezárulása előtt kívánja megtenni. Az érintett a jogainak megsértése esetén az MOL Nyrt. ellen bírósághoz fordulhat. A per elbírálása az illetékes törvényszék hatáskörébe tartozik. A per az érintett választása szerint az érintett lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindítható. Ha a bíróság a kérelemnek helyt ad, a MOL Nyrt-t a tájékoztatás megadására, az adat helyesbítésére, zárolására, törlésére, az automatizált adatfeldolgozással hozott döntés megsemmisítésére, az érintett tiltakozási jogának figyelembevételére kötelezi. A bíróság elrendelheti ítéletének a MOL Nyrt. azonosító adatainak közzétételével történő nyilvánosságra hozatalát, ha azt az adatvédelem érdekei és nagyobb számú érintett az Infotörvényben védett jogai megkövetelik. Ha a MOL Nyrt. az érintett adatainak jogellenes kezelésével vagy az adatbiztonság követelményeinek megszegésével másnak kárt okoz, köteles azt megtéríteni. Ha az adatkezelő az érintett személyiséghez fűződő jogait a jogellenes kezelés vagy az adatbiztonság követelményeinek bármilyen megszegése eredményeként sérti meg, úgy az érintett sérelemdíjat követelhet a MOL Nyrt-től. Az érintettel szemben a MOL Nyrt. felel a nevében eljáró adatfeldolgozó által okozott kárért és köteles megfizetni az érintettnek az adatfeldolgozó által okozott személyiségi jogsértés esetén járó sérelemdíjat is. A MOL Nyrt. mentesül az okozott kárért való felelősség és a sérelemdíj megfizetésének kötelezettsége alól, ha bizonyítja, hogy a kárt vagy az érintett személyiségi jogának sérelmét az adatkezelés körén kívül eső elháríthatatlan ok idézte elő. Nem kell megtéríteni a kárt és nem követelhető a sérelemdíj annyiban, amennyiben a kár a károsult vagy a személyiségi jog megsértésével okozott jogsérelem az érintett szándékos vagy súlyosan gondatlan magatartásából származott. Egyéb információk: A Nyilvántartásba vett jelentkező (érintett) jogosult a rendszerbe feltölteni önéletrajzát (profilját), kísérőlevelét (motivációs levelét), fényképét és egyéb iratait (pl. bizonyítványa vagy oklevele másolatát), a rendszer által kért formátumban vagy csatolt állományként. A Nyilvántartásba vett jelentkező tudomásul veszi, hogy a kísérőlevél (motivációs levél) nem tartalmazhat az Infotörvényben meghatározott különleges adatokat (faji, nemzeti vagy etnikai kisebbséghez tartozásra, politikai véleményre vagy pártkapcsolódásra, vallási vagy ideológiai hitre, egészségi állapotra, patológiás függőségekre stb. vonatkozó adatokat). A Nyilvántartásba vett jelentkező felelősséggel tartozik a regisztráció során kapott jelszó titokban tartásáért, és a jelszót köteles megóvni az illetéktelen személyek általi hozzáféréstől. A jelen kötelezettségnek való megfelelés elmulasztása miatti bármilyen kárért vagy következményi hátrányért kizárólagosan a Nyilvántartásba vett jelentkező felel. A Jelentkezőnek a regisztráció során jogában áll felhasználónevet megadni. Az adatok tárolása a számítási felhő szerverhálózaton történik.

10 Az Adatkezelő fenntartja annak jogát, egyidejűleg felelősséget vállal azért, hogy Adatvédelmi szabályzatát a mindenkor érvényes jogszabályi rendelkezések szerint módosítsa. Amennyiben Adatvédelmi szabályzata bármilyen formában megváltozik, az Adatkezelő erről köteles előzetes tájékoztatást nyújtani központi internetes honlapján: a Nyilvántartásba vett jelentkezőket pedig -ben értesíteni a lényeges változtatásokról. A Nyilvántartásba vett jelentkező tudomásul veszi, hogy az Adatkezelő mentesül bármilyen kárral vagy hátránnyal kapcsolatos felelőssége alól, ha bizonyítani tudja, hogy az ilyen kár vagy hátrány az adatátviteli kapcsolat olyan meghibásodása vagy működésképtelensége okozta, amely az adatfeldolgozásán kívüli vis maior esemény eredménye volt. A Munkavállalói Ajánlás Programra vonatkozó különleges szabályok A Program keretein belül az adatkezelő társaságok munkavállalói más (harmadik) személyek önéletrajzát is feltölthetik a rendszerbe, hogy a MOL Nyrt. és a többi adatkezelő társaság felkérhesse az illetőt az adatbázisba regisztrálásra. Az ajánlás kizárólag az illetők előzetes beleegyezése esetén történhet, amelyet a MOL Nyrt. az illetőnek küldött útján ellenőriz, megerősítve a már megadott beleegyezést és érvényesítve a regisztrációt. Amennyiben a referált személy az kézbesítését követő 15 napon belül nem érvényesíti a regisztrációt, úgy személyes adatait törölni kell az adatbázisból.