PROJEKT IRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYV

Átírás

1 PROJEKT IRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYV a MeMOOC angol és magyar nyelvű on-line képzési központ létrehozása és üzemeltetése TÁMOP F-15/1/KONV PROJEKT MŰKÖDÉSI ÉS ELJÁRÁSI RENDJÉRŐL Készítette: Lukácsné Huszti Mónika Szentirmai Zoltánné Miskolc június

2 Tartalom A projekt adatai... 3 A projekt célja... 3 A projekt szakaszai... 5 Előkészítő szakasz... 5 Támogatási szerződés megkötése... 5 Projekt megvalósítás... 5 Projektfenntartás... 5 A projekt életútja alatt használatos sablonok... 5 Projekt controlling... 6 A megvalósítás és a fenntartás szervezete... 6 A menedzsment szervezet bemutatása... 6 A projekt ütemezése...13 A projekt belső információ áramlása...13 Indikátorok...15 Horizontális mutatók...17 A vállalt esélyegyenlőségi intézkedések:...18 Egyéb elvárások...23 Pénzügyi elszámolás szabályai...23 Költség elszámolás...34 Beszerzések szabályai...34 MELLÉKLETEK...42

3 A PROJEKT ADATAI Projektazonosító: Projekt címe: TÁMOP F-15/1/KONV MeMOOC angol és magyar nyelvű on-line képzési központ létrehozása és üzemeltetése Főkedvezményezett: Miskolci Egyetem Megítélt támogatás: Konzorciumi partner: Eszterházy Károly Főiskola Megítélt támogatás: Projekt összköltség: Ft Támogatás intenzitása: 100% Projekt megvalósítás időtartama: Témaszám: Projekt menedzsment: Szakmai vezető: Projektmenedzser: Pénzügyi vezető: Projektasszisztens: Projekt pénzügyi asszisztens: Dr. Kusper Gábor Lukácsné Huszti Mónika Szentirmai Zoltánné Barna Anita Bárdosné Dr. Soós Viktória Program koordinátorok: Tananyagfejlesztési programfelelős: Informatikai fejlesztésekért felelős: Akkreditáció/engedélyezés/képzés felelős: Dr. Kovács László intézetigazgató, egyetemi docens, Gépészmérnöki és Informatikai Kar Illés Sándor ügyvivő szakértő, Informatikai Szolgáltató Központ Kelemen Katalin igazgató, Felnőttképzési Regionális Központ Kapcsolattartás: Projekt menedzsment iroda: Telefon: Fax: Projektmenedzser: Pénzügyi vezető: Projekt asszisztens: Pályázati Koordinációs Központ, A/1. épület / , 46/ /22-53, 20-29, / A projekt honlapja: A PROJEKT CÉLJA A Miskolci Egyetem az IKT szektor és kiemelt húzóágazatok IKT szakember utánpótlás képzésének minőségi és mennyiségi fejlesztését tűzte ki stratégiai célként (SC1). Ezen stratégiai cél elérése érdekében a Miskolci Egyetem jelen kiemelt projektjavaslat keretében három kiemelt célt fogalmazott meg, melyek a következők: Felsőoktatási informatikai képzésekben végzettek számának növelése (KC1); Új képzési formák és tartalmak kialakítása (KC2); Széleskörű hozzáférés az informatikai képzésekhez (KC3).

4 Ezen kiemelt célok megvalósítása érdekében a kiemelt projektjavaslat keretében kilenc operatív cél kerül kitűzésre: Online magyar és angol nyelvű oktatási központ létrehozása széleskörű hozzáférést biztosítva a képzésben résztvevőknek (OC1) Új tanulási módszertan kidolgozása (OC2) Új tananyagok létrehozása az online tanuláshoz informatikai képzési területen, nyelvi modullal kiegészítve (OC3.) Oktatók felkészültségének növelése az új oktatási módszer használatára és új tartalmakelőállítására (OC4.) Mentor tevékenység bevezetése az oktatók felkészítésével (OC5.) A központ akadálymentes kialakítása a fogyatékkal élők számára (OC6.) A BSc képzésben lemorzsolódó hallgatók számának csökkentése (OC7.) A BSc képzésben lemorzsolódó hallgatók számának csökkentése (OC8.) A képzések munkaerőpiaci igényekre vonatkozó reagálási rugalmasság (OC9.) Az 1. ábrán látható célpiramis segítségével mutatjuk be összefoglalóan az elérendő célokat. 1. ábra. A kiemelt projektjavaslat célpiramisa

5 A PROJEKT SZAKASZAI Előkészítő szakasz Figyelembevéve a projekt rendkívül szoros rendelkezésre álló megvalósítási időt a támogatásra felterjesztve levél kézhezvétele után megkezdtük a megvalósítás előkészítését. Tekintettel arra, hogy a lefolytatandó közbeszerzési eljárások több hónapot is igénybe vehetnek, ezért ebben a szakaszban már megkezdődött ezek előkészítése. A projekt megvalósításban megállapodások megkötése. résztvevő kollégák és feladatinak véglegesítése, Támogatási szerződés megkötése A szerződés megkötését a projekt menedzsment koordinálja. A szükséges lépéseket a Főkedvezményezett és a Kedvezményezett esetében is szükséges megtenni, a Közreműködő Szervezethez a Főkedvezményezett nyújtja be a Támogatási szerződést és a mellékleteit: elkülönített bankszámla megnyitása; elkülönített nyilvántartáshoz témaszám nyitás; támogatási szerződés mellékleteinek összegyűjtése, beküldése a Közreműködő Szervezethez elektronikusan; szükség esetén hiánypótlás; szerződés és mellékletek aláíratása; előlegigénylés. Projekt megvalósítás A projekt támogatási szerződés szerinti megvalósítása, a projekt lezárással és elszámolással fejeződik be. A projekt fizikai megvalósításának november 30ig meg kell történnie, az ebben az időszakban megtörtént teljesítésekhez kapcsolódó kifizetéseknek a határideje december 31. Az elszámolás benyújtásának végső határideje január 15. A megvalósítás a projekt ütemterve szerint történik. Az ütemterv alapján az alprogram koordinátorok részletes munkatervet készítenek. Projektfenntartás A fenntartás alatt a fenntartási jelentések beadása, az 5. év végén a záró fenntartási jelentés beadásával fejeződik be. A fenntartás során keletkező eredmények dokumentálása. A projektben résztvevő minden megvalósító köteles a fenntartás alatt is gondoskodni a vállalt indikátorok teljesüléséről, együttműködni a jelentés elkészítőjével, adatot szolgáltatni ahhoz. A PROJEKT ÉLETÚTJA ALATT HASZNÁLATOS SABLONOK A projekt sablonok/űrlapok a projekt folyamat eljárásrend eseményei dokumentálását támogató minta dokumentumok. Szerepük, hogy az elvégzett feladatok, tevékenységek megfelelő módon kerüljenek dokumentálásra, átlátható, visszakereshető módon, a döntések támogatása.

6 PROJEKT CONTROLLING A megvalósítás és fenntartási szakaszban alkalmazzuk, szerepe, hogy a projekt számszerűsíthető eredményeinek az alakulását és megvalósítását, valamint a fenntartás nyomon követését biztosítsuk. A projekt tervezett ütemezésének összevetése a valós szakmai és pénzügyi folyamatokkal, illetve az esetleges változtatási igények előrejelzése, amennyiben szükséges a változtatás koordinációja. A projekt kontrolling alapja a projekt ütemterv, ehhez kapcsolódó alprogram részletes ütemtervek és a megvalósulás során leadott előrehaladási jelentések. Folyamata: információk a szakmai és pénzügyi előrehaladásról; az adatok összevetése az ütemtervvel és a projekt költségvetéssel; eltérések megállapítása, intézkedések megtétele, amennyiben szükséges változás bejelentő, illetve szerződésmódosítás kezdeményezése; a fenntartás alatt az indikátorok teljesülésének nyomon követése. A MEGVALÓSÍTÁS ÉS A FENNTARTÁS SZERVEZETE A pályázatban megfogalmazott fejlesztést a Miskolci Egyetem az Eszterházy Károly Főiskolával együttműködve konzorciumi partnerségben valósítja meg. Az intézmények a menedzsment és szakmai vezetők kiválasztásakor kiemelt hangsúlyt helyeztek a megfelelő szakmai és projekt tapasztalatok biztosítására. A projekt megvalósítása szervezetének felépítésekor és a menedzsment tagjainak kiválasztásakor figyelembe kellett vennünk, hogy a rendkívül rövid futamidő ellenére a projekt sikeres lebonyolítása biztosítható legyen. A menedzsment szervezet bemutatása A projekt megvalósítás szervezeti felépítését a 2. ábra mutatja, 2. ábra. A kiemelt projektjavaslat megvalósítás szervezete

7 A menedzsment tevékenységek és feladatok meghatározásakor alapvető szempont egy olyan koordinált és hatékony rendszer kialakítása, amely a feladat- és felelősségi körök világos meghatározásával és elválasztásával, az egyes szakmai és adminisztrációs folyamatokban meglévő átfedések kizárásával, az eljárások átláthatóvá tételével és egyszerűsítésével biztosítja a vállalt szakmai feladatok maradéktalan teljesítését, valamint a projekt lebonyolításában biztosítja a jogszabályokban, a Pályázati Útmutatóban illetve a Miskolci Egyetem és az Eszterházy Károly Főiskola szabályzataiban foglaltak maradéktalan betartását. Az Egyetemi szintű felügyeletet biztosító személy A Miskolci Egyetem szabályzatainak megfelelően a MeMOOC angol és magyar nelyvű on-line képzési központ létrehozása és üzemeltetése című TÁMOP F-15/1/KONV pályázat intézményi felügyeletét Dr. Deák Csaba, a Miskolci Egyetem kancellája és Dr. Nyiry Attila, tudásvagyon hasznosítási igazgató látja el. A projekt adminisztratív és szakmai menedzsmentje A TÁMOP F-15/1/KONV projekt adminisztratív menedzsmentje a Tudásvagyon Igazgatóság/Pályázati Koordinációs Központ keretein belül végzi tevékenységét. A TÁMOP F-15/1/KONV projekt adminisztratív menedzsmentje ellátja a projekttel összefüggő végrehajtási, szervezési, koordinálási feladatokat, különösen: a szakmai megvalósításának koordinálását és felügyeletét; támogatja a szakmai megvalósítást munkacsoportok munkáját; a pénzügyi lebonyolításában közreműködést; minden, a Támogatási Szerződéssel összefüggésben felmerülő és annak megvalósításával összefüggő kötelezettség nyomon követését, teljesítésének megszervezését; a Konzorciumi Partnerrel, az Irányító Hatósággal, Közreműködő Szervezettel, továbbá a szakmai megvalósítást végző szervezeti egységekkel és bizottságokkal, ad- hoc munkacsoportokkal történő kapcsolattartást; a projekttel kapcsolatosan keletkezett iratok dokumentálását (projekt dosszié vezetése); a Támogatási Szerződésben meghatározottak szerinti Kifizetési kérelmek, valamint a kifizetési kérelmekhez kapcsolódó pénzügyi és szakmai előrehaladási jelentések elkészítését; záró jelentések elkészítését; a projekt keretében futó programok, koordinátorok munkájának felügyeletét; szakmai és szervezési kérdésekben konzultációt; a projekt eredményeinek (az indikátorok teljesítésének) elfogadását; a projekt fenntartási időszakában esedékes feladatok ellátását. végző szervezeti egységek és

8 A működéséért a projekt vezetői felelősek. A TÁMOP F-15/1/KONV projekt adminisztratív menedzsmentje Pályázati Koordinációs Központtal rendszeres kapcsolatot tart, szolgáltatja szabályzatokban előírt adatokat, és beszámolókat. a a A projekt adminisztratív és szakmai menedzsment tagjai FŐKEDVEZMÉNYEZETT: A projekt szakmai vezetője: Dr. Kusper Gábor Feladatai: koordinálni a támogatási szerződésben foglalt támogatási cél tartalmi (szakmai) megvalósítását a végrehajtási ütemezéssel összhangban; a projekt szakmai munkájának az irányítása; a projekt szakmai munkájának nyomon követése; folyamatos kapcsolattartás a belső és külső szereplőkkel, eredmények szakmai minősítése és a teljesítések igazolása. egyeztetés, az Felelőssége: a projekt eredményes szakmai megvalósítása határidőre; a pénzügyi teljesítéshez szakmai teljesítési igazolás kiállítása. A projektmenedzser: Lukácsné Huszti Mónika Feladatai: biztosítja a vállalt szakmai feladatok maradéktalan teljesítésének lehetőségét; kapcsolatot tart a Közreműködő Szervezettel; elkészíti/elkészítteti az időszakos és záró beszámolókat; kialakítja a projektmenedzsment munkafolyamatait és dokumentációit; ellátja a felmerülő adminisztratív feladatokat; kialakítja az együttműködés szabályait az egyetem projektben érintett szervezeti egységeivel; koordinálja a nyilvánosság biztosításához kapcsolódó szervezési feladatokat; menedzseli a projekt gazdálkodási folyamatait; biztosítja a projekt előrehaladásához szükséges erőforrásokat; kötelezettségvállalás. Felelőssége: a pályázattal felhasználása; elnyert támogatás célszerű, hatékony és a támogatási szerződésben és annak mellékleteiben kötelezettségek hiánytalan és határidős teljesítése; előírások rögzített szerinti egyetemi a költségvetés betartatása; a szerződéses feltételek és a jogszabályokban, valamint a belső szabályzatokban foglalt előírások betartása;

9 gondoskodni a Pályázati Nyilvántartó Rendszerbe az előírt adatok szolgáltatásáról, a pályázat életútjának folyamatos nyomon követéséről, a megfelelő adatok és dokumentumok feltöltéséről. A projekt pénzügyi vezetője: Szentirmai Zoltánné Feladatai: a projekt megvalósításához irányítása, koordinálása; szükséges gazdasági, pénzügyi tevékenységek gazdasági és pénzügyi ügyekben levelezés, egyeztetés a megvalósításban részt vevő egyetemi szereplőkkel, konzorciumi partnerrel és külső megvalósítókkal; kapcsolattartás a Közreműködő Szervezettnél kijelölt kapcsolattartóval; kifizetési kérelmek összeállítása; változás-bejelentők és szerződésmódosítások pénzügyi tartalmának összeállítása; kifizetések elszámolása; a költségvetés folyamatos figyelemmel kísérése, aktualizálása; a kötelezettségvállalások ellenjegyzése. Felelőssége: A projekt mindenkor érvényes eljárásrendi, pénzügyi és a hatályos jogszabályok szerinti pénzügyi megvalósítása, a kifizetési kérelmek, változás bejelentések és szerződésmódosítások pénzügyi tartalmának megbízhatósága. A kötelezettségvállalások ellenjegyzése. A projektasszisztens: Barna Anita Feladatai: teljes körű asszisztensi feladatok ellátása a projektmenedzsmentben; a projekt monitoring rendszereinek működtetése, kimutatások készítése; önálló adminisztrációs és dokumentum kezelési feladatok végrehajtása; a MonDoc elektronikus iratkezelési rendszer és a Kötelezettségvállalási rendszer használata; a projekt koordinációs értekezletek ülésein jegyzőkönyv vezetői feladatok ellátása; személyi kifizetésekhez kapcsolódó adminisztrációs feladatainak ellátása; szerződések teljes körű ügyintézése a szakmai teljesítés dokumentálása; az utazási költségekhez kapcsolódó adminisztratív teendők ellátása; nyilvántartások vezetése, kimutatások készítése; a közbeszerzésekben adminisztratív feladatok ellátása; a kifizetési kérelmekkel kapcsolatos adminisztratív feladatok ellátása; a változás bejelentésekhez és szerződés módosításokhoz kapcsolódó adminisztratív feladatok ellátása; egyéb ügyintézés. Felelőssége:

10 projektdosszié naprakész vezetése; a monitoring rendszerekből kinyert adatok megbízhatósága; a rábízott feladatok maradéktalan elvégzése. A projekt pénzügyi asszisztense: Bárdosné Dr. Soós Viktória Feladatai: a pénzügyi vezető munkájának operatív támogatása; a projekthez kapcsolódó számlák alaki és tartalmi ellenőrzése; az utazási költségekhez kapcsolódó adminisztratív teendők ellátása; kifizetések elszámolása; a Kötelezettségvállalási rendszer használata; a kifizetési kérelmekkel kapcsolatos adminisztratív feladatok ellátása; a változás bejelentésekhez és szerződésmódosításokhoz kapcsolódó adminisztratív feladatok ellátása; részvétel az értekezleteken. Felelőssége: a projekt mindenkor érvényes eljárásrendi, pénzügyi és a hatályos jogszabályok szerinti pénzügyi megvalósítása; a kifizetési kérelmek, változás bejelentések és szerződésmódosítások pénzügyi tartalmának megbízhatósága; a kötelezettségvállalások ellenjegyzése. KONZORCIUMI PARTNER: A konzorciumi partner - Eszterházy Károly Főiskola kedvezményezett a projektben a támogatással külön költségvetéssel rendelkezik, az ennek elszámolásához szükséges eljárásrendet saját hatáskörben, szabályzatai alapján dolgozza ki. A konzorciumi partner szakmai vezetője: Dr. Radványi Tibor Feladatai: a támogatási szerződésben foglalt támogatási cél tartalmi (szakmai) megvalósítását az Eszterházy Károly Főiskola (továbbiakban EKF) projektben vállalt feladatai tekintetében a végrehajtási ütemezéssel összhangban koordinálni; a szakmai munka irányítása, nyomon követése; a pénzügyi teljesülés felügyelete; folyamatos kapcsolattartás a projekt menedzsment tagjaival, egyeztetés, az eredmények szakmai minősítése és a teljesítések igazolása az EKF vonatkozásában; a Főkedvezményezetthez eljuttatásának biztosítása. benyújtandó dokumentumok határidőre történő Felelőssége: az EKF projektben határidőre; vállalt feladatainak eredményes a pénzügyi teljesítéshez teljesítési igazolás kiállítása. szakmai megvalósítása

11 A Konzorciumi partner pénzügyi asszisztense: Vargáné Rácz Adrienn Feladatai: az EKF projektben vállalt feladatai megvalósításához szükséges gazdasági, pénzügyi tevékenységek irányítása, koordinálása; gazdasági és pénzügyi ügyekben levelezés, egyeztetés a megvalósításban részt vevő belső szereplőkkel, Főkedvezményezettel és külső megvalósítókkal; kifizetési kérelmek konzorciumi partnerre eső részének összeállítása; az EKF vonatkozásában változásbejelentők és szerződésmódosítások pénzügyi tartalmának összeállítása; kifizetések elszámolása; az EKF költségvetés folyamatos figyelemmel kísérése; A kötelezettségvállalások ellenjegyzése. Felelőssége: a projekt mindenkor érvényes eljárásrendi, pénzügyi és a hatályos jogszabályok szerinti pénzügyi megvalósítása; a kifizetési kérelmek, változás bejelentések és szerződésmódosítások pénzügyi tartalmának megbízhatósága; a kötelezettségvállalások ellenjegyzése. A Konzorciumi partner asszisztense: Hugai Szilvia Feladatai: teljes körű asszisztensi feladatok ellátása; a konzorciumi partner vonatkozásában monitoring rendszereinek működtetése, kimutatások készítése; önálló adminisztrációs és dokumentum intézményi előírások szerint; kezelési feladatok végrehajtása az koordinációs értekezletek ülésein jegyzőkönyv vezetői feladatok ellátása; személyi kifizetésekhez kapcsolódó szerződések teljes körű ügyintézése; a szakmai teljesítés nyomon követése és dokumentálása; a Konzorciumi partner szakmai vezetőjének és a pénzügyi asszisztens munkájának operatív támogatása; a projekthez kapcsolódó számlák alaki és tartalmi ellenőrzése; az utazási költségekhez kapcsolódó adminisztratív teendők ellátása; nyilvántartások vezetése, kimutatások készítése; a beszerzéseknél adminisztratív feladatok ellátása; a kifizetési kérelmekkel kapcsolatos adminisztratív feladatok ellátása; a változás bejelentésekhez és szerződés módosításokhoz kapcsolódó adminisztratív feladatok ellátása; egyéb ügyintézés. Felelőssége: a konzorciumi partnerre vonatkozó projektdosszié naprakész vezetése;

12 a monitoring rendszerekből kinyert adatok megbízhatósága; a rábízott feladatok maradéktalan elvégzése. Alprogram vezetők (ME) A projektvezető és szakmai vezető mellett három alprogram koordinátor került kijelölésre, feladatuk: a projekt szakmai munkájának nyomon követése és elemzése; együttműködés a projektmenedzserrel a beszámolók elkészítésében; a projekt keretében dokumentálása; vállalt indikátorok teljesítésének nyomon követése, a szakmai beszámolók tartalmának ellenőrzése, összesítése; a szakmai megvalósítók munkájához kapcsolódó igazolások, személyi kifizetésekkel kapcsolatos iratok összegyűjt(et)ése, gondoskodik azok eljuttatásáról a menedzsmenthez; az egyes munkacsoportok munkájának irányítása a szakmai munka megvalósulása kapcsán; részvétel az értekezleteken; munkájukat adminisztratív személyzet segíti. Tananyag fejlesztési alprogram koordinátor: Dr. Kovács László irányítja, koordinálja a tananyag készítésben részt vevők munkáját; 2 hetente beszámol/beszámoltat az előrehaladásról; felelős a belső (27 db +12 db) + külső (12 modul) tananyagok határidőre és megfelelő minőségben történő elkészítéséért, a rendszerbe való feltöltéséért; részt vesz a közbeszerzési eljárások értékelésében; az elkészült tananyagok tesztelésének (fejlesztői, hallgatói) koordinálása; részt vesz a külső fejlesztésű tananyagok szakmai minősítésében; kapcsolattartás a projekt menedzsmenttel. Informatikai fejlesztés alprogram koordinátor: Illés Sándor biztosítja a szükséges infrastrukturális informatikai hátteret; közreműködik értékelésében; az informatikai tárgyú közbeszerzési,beszerzési az Informatikai Szolgáltató Központ munkatársai munkájának rendszergazdai és üzemeltetési feladatok tekintetében; segíti a tananyagok elhelyezésének, zökkenőmentes lebonyolítását; a PILOT kurzusok és eljárások irányítása a tesztelések koordinálja a különböző informatikai fejlesztések összangját. Akkreditációs/ engedélyezési/képzési alprogram koordinátor: Kelemen Katalin szervezi a FOSZ képzés összeállításának folyamatát; akkreditációra történő anyagai kidolgozásának,

13 elkészíti/elkészítteti a felnőttképzési tanfolyamok indításához szükséges anyagokat; felnőttképzési tanfolyamok engedélyezésének elindítása és követése az engedély megadásáig; felügyeli, irányítja az oktatók képzésének lebonyolítását szervezők munkáját. Minden alprogramvezető elkészíti az tevékenység ütemezését, munkatervét! általa felügyelt feladatok részletes Az alprogram koordinátorok irányítják a munkacsoportok munkáját, folyamatos beszámoltatás, a jelentések, munkaidő nyilvántartások megküldése a projektmenedzsment részére. Az elvégzett feladatok igazoló jelentéseinek szignálása a szakmai vezető leigazolása előtt. A tevékenységek dokumentálása, a keletkezett dokumentumok megküldése a projekt menedzsment részére. A feladatok, felelősök, határidők és a keletkezett dokumentumok összefoglaló táblázata az 1. sz. mellékletben található. A PROJEKT ÜTEMEZÉSE A projekt ütemterve a 2. sz. mellékletben található. A PROJEKT BELSŐ INFORMÁCIÓ ÁRAMLÁSA A projekt sikere érdekében a megfelelő információ áramlás folyamatos fenntartása elengedhetetlen. Az alapelvek a projektben közreműködő minden munkatársra egységesen érvényesek. A projekt során keletkező iratok esetében (hivatalos levél, , emlékeztető, stb) a levél tárgyában mindig fel kell tüntetni a TÁMOP F-15/1/KONV projekt azonosítót, ahol releváns a címét. A projektben a nyomatott dokumentumok esetében az újrahasznosított papír használata előnyt élvez. Az ügyiratok kezelésének rendje az Miskolci Egyetem és az Eszterházy Károly Főiskola ügyirat kezelési szabályoknak megfelelően történik. Ennek érdekében valamennyi beérkezett és elküldött levelet (elektronikus levelet is), elkészített projekt dokumentumot, emlékeztetőt, stb. iktatni kell és a projekt dossziéban elhelyezni. A Miskolci Egyetem projektben keletkezett minden iratának iktatása a Pályázati Koordinációs Központ szervezetnél a projekt asszisztens által történik, PKK/ /2015. iktató számmal. A Projekt eljárásrendje A projekt saját működési rendje szerint működő szervezet. A projektszervezetben alapvető döntési séma a konszenzus és felterjesztés. Amennyiben a koordinátor/vagy feladat felelőse - az egyébként a program/munkacsoport vagy a vezetőnek a feladatai közé sorolt kérdésben - nem tud dönteni, azt haladéktalanul jelzi a projekt menedzsment felé. A projekt menedzsmenttel való egyeztetés nélkül semmi olyan változtatás nem elfogadható, amelynek pénzügyi vonzata van, vagy a szakmai tartalma eltér az eredeti vállalásoktól. Minden változtatást egyeztetni szükséges a projekt szakmai vezetőjével és

14 a projekt menedzserrel. Törekedni kell arra, hogy lehetőség szerint ne kelljen változás bejelentőt, vagy szerződés módosítást kezdeményezni, mivel ez veszélyezteti a projekt vállalásait. A módosítás csak akkor kezdhető meg, ha a benyújtott változás bejelentőt/szerződésmódosítást a Közreműködő Szervezet elfogadta. Projekt Konzorciumi Megbeszélés Cél: A projekt megvalósulásának áttekintése Résztvevők: Egyetemi felügyelő vezető, projektmenedzsment, szakmai koordinátorok, EKF szakmai felelős és munkatársai Gyakoriság: havonta Felelős: projektmenedzser A Projekt Konzorciumi Megbeszélés üléseinek forgatókönyve: A projektmenedzser beszámolója: tájékoztató a projektet érintő eseményekről. Felelős: Projektmenedzser Szakmai vezető és alprogram koordinátorok beszámolója az elvégzett munkáról és a hátralévő feladatokról. A beszámoló alapja a projekt ütemterve. Az EKF szakmai felelősének beszámolója az elvégzett munkáról és a hátralévő feladatokról; Felelős: Konzorciumi szakmai vezető/projekt szakmai vezető/koordinátorok Az egész projektet érintő problémák megbeszélése Felelős: Projektmenedzser Egyéb kérdések Projekt Vezetői Értekezlet Cél: A projekt figyelemmel kísérése, az alprogramok szakmai munkájának koordinálása, a felmerülő szakmai és pénzügyi kérdések áttekintése. Résztvevők: A projektmenedzsmentjének képviselői, a szakmai koordinátorok Gyakoriság: havonta Felelős: Projektmenedzser A Projekt Vezetői Értekezlet üléseinek forgatókönyve: A projektmenedzser beszámolója: tájékoztató a projektet érintő eseményekről. Felelős: Projektmenedzser Szakmai vezető és alprogram koordinátorok beszámolója az elvégzett munkáról és a hátralévő feladatokról. A beszámoló alapja a projekt ütemterve. Felelős: szakmai vezető/koordinátorok Az egész projektet érintő problémák megbeszélése Felelős: Projektmenedzser Egyéb kérdések

15 INDIKÁTOROK A projekt teljesítéséhez a következő indikátorokat vállalta az egyetem a projekt befejezési határidejére, illetve a projekt fenntartás végére: Kapcsolódó cél Indikátor megnevezése Mértékegység OC.8. A Miskolci Egyetem képzési kínálata online láthatóságának javulása % Képzésekhez való könnyebb hozzáférés Lemorzsolódás csökkenés Kiindulási érték Célérték Céldátum Az adatforrás megnevezése online tevékenység % online tevékenység % Intézményi statisztikai adattok Rendszerfejlesztés dokumentumai, Működési kézikönyv Tananyag leírások Hatásindikátorok KC.3., OC.1., OC.2., OC.6., OC.8. KC.1., KC.2., OC.1., OC.2., OC.5., OC.7. Eredmény indikátorok KC.1., KC.2., KC.3., OC.1 Online oktatási központ létrehozása db KC.1., KC.2., OC.1., OC.2., OC.3. Oktatók képzéséhez kifejlesztett tananyagok db OC.1., OC.3. A képzés tesztelésébe bevont hallgatók száma fő Tanúsítvány Kimenet indikátorok OC.1., OC.2., OC.3., OC.9. OC.1., OC.2., OC.3., OC.7. OC.1., OC.2., OC.3., OC.7. OC.1., OC.2. Kifejlesztett tananyagok (1) BSc, FOSZ képzésben használható oktatási modulok (tananyag csomagok) kifejlesztése Kifejlesztett interaktív segédanyagok (2) Széles körben használható tananyagok Kifejlesztett gyakorlatközpontú segédanyagok (3) ME+EKF BSc képzés tananyagai online képzéshez való átdolgozott változatai A létrehozott online képzési központban a projekt keretében tesztelt képzések száma db Tananyag leírások db Tananyag leírások db Tananyag leírások db Visszaigazolt regisztrációs/ jelentkezési lap

16 Kapcsolódó cél Indikátor megnevezése Mértékegység Kiindulási érték Célérték Céldátum Az adatforrás megnevezése OC.4., OC.5., OC.7. Online mentorálásba bevont hallgatók száma fő Elektronikus tanúsítvány OC.2., OC.3., OC.4., OC.5., OC.7., OC.9. Képzésbe bevont oktatók száma fő Jelenléti ív, igazolás PILOT kurzus megvalósításába bevont hallgatók száma OC.1. OC.,1 Oktatott üzemeltetők fő fő Képzésért felelős és szakmai vezető igazolása, rendszerből tanúsítvány Képzésért felelős vezető és szakmai vezető igazolása Jelenléti ív Támogatási szerződés szerint: Típus Mutató neve Célérté Mérté Kiindu Cél- k elérés (output/ kegys -lási érték időég érték eredmény pontja ) A projekt keretében kifejlesztett/adaptált tananyagok száma 2015 kimenet db A létrehozott online képzési központban a projekt keretében tesztelt képzések száma kimenet db 0 3 On-line mentorálásba bevont hallgatók száma kimenet fő A képzés tesztelésébe bevont hallgatók száma eredmény A képzésbe bevont oktatók száma Mutató forrása év év év év év képzésleírás, tananyagleírá s visszaigazolt elektronikus regisztrációs/ jelentkezési lap elektronikus tanúsítvány fő tanúsítvány szolgáltatás igénybevétel ét igazoló dokumentáci ó kimenet fő

17 HORIZONTÁLIS MUTATÓK A projekt teljesítéséhez a következő horizontális mutatók teljesülését vállalta az egyetem: Pályázat benyújtásakor érvényes érték Projekt befejezésekor tervezett érték Projektfenntartás végén tervezett érték Esélyegyenlőség érvényesülése (beadott projekt adatlap szerin): I/N I I I 2. Fogyatékossággal élő alkalmazottak száma fő Részmunkaidős foglalkoztatottak száma fő Pályakezdő, határozatlan idejű munkaszerződés keretében foglalkoztatottak száma fő Roma foglalkoztatottak száma fő I/N N I I Mértékegység Esélyegyenlőségi intézkedések 1. Esélyegyenlőségi munkatárs, felelős alkalmazása 6. A fejlesztéshez kapcsolódó nyilvános eseményeken, kommunikációjában és viselkedésében a fejlesztő vagy partnere esélytudatosságot fejez ki: nem közvetít szegregációt, csökkenti a csoportokra meglévő előítéleteket 2. A fenntarthatósággal kapcsolatos tudásmegosztáson részt vett munkavállalók aránya I/N 4. Önkéntes gondnokság: működési területen a kulturált, tiszta környezet fenntartásának segítése N I I 5/20 7/20 8/ Fő/összlétszám (arányokat adunk meg) 3. A fejlesztés időszakában az ökohatékonyságra, környezet-egészségügyi, környezettudatosságot erősítő feladatokra fordított kiadások aránya Projektfenntartás végén tervezett érték 1. Környezeti szempontokat alkalmaz eszközök, termékek, alapanyagok, szolgáltatások beszerzésénél Mérték-egység Projekt befejezésekor tervezett érték Környezeti fenntarthatósági szempontok Pályázat benyújtásakor érvényes érték Környezeti fenntarthatóság (beadott projekt adatlap szerint): eft/eft m2 5. Újrahasznosított papír használat bevezetése és/vagy növelése az irodai és nyomdai munkák során [Igen/nem] I/N I I I 6. Helyszínválasztáskor környezetbarát közlekedési (elérhetőségi) szempontok érvényesítése I/N N I I

18 A vállalt és szerződött esélyegyenlőségi intézkedésekről rendszeresen be kell számolni (időszakos és záró beszámoló, projekt fenntartási jelentés), és az időarányos teljesülést a helyszínen is ellenőrizik. A VÁLLALT ESÉLYEGYENLŐSÉGI INTÉZKEDÉSEK: Esélyegyenlőségi munkatárs, felelős alkalmazása. A szervezeten belüli esélyegyenlőség érvényesítéséhez és az egyenlő bánásmód biztosításához hozzájárulhat, ha olyan felelőse, referense, tanácsadója, esetleg tapasztalati tanácsadója van ennek a területnek, aki szervezeti eljárások kidolgozásával (pl. panaszeljárás), képzések szervezésével, a közönség értő tájékoztatásával erősíti az eljárások kidolgozásával (pl. panaszeljárás), képzések szervezésével, a közönség értő tájékoztatásával erősíti a diszkriminációmentes és egyenlő esélyeket biztosító szervezeti kultúra kialakulását. Már meglévő, vagy a támogatási szerződés aláírásától számított legkésőbb két hónapon belül létrehozott funkcióval, és annak a fenntartási időszak végéig való megőrzésével teljesíthető. Feltételek / Ellenőrzés: A vállalás azt jelenti, hogy legkésőbb a projekt kezdetétől számított 2 hónapon belül esélyegyenlőségi felelőst kinevez, és a funkció a projekt fenntartási időszak végéig folyamatosan él; illetve az összes projektpartnertől, ha ilyen nincs, a közbeszerzésben beszerzett összes beszállítóktól esélyegyenlőségi munkatárs alkalmazását/esélyegyenlőségi szakértelem biztosítását alkalmassági feltételként elvárja. A vállalás dokumentálása: A Miskolci Egyetemen rendelkezik megbízott esélyegyenlőségi munkatárssal Dr. Vinnai Edina a Jogelméleti és Jogszociológiai Tanszék adjunktusa június 1-től látja el az esélyegyenlőségi munkatárs feladatait a Miskolci Egyetemen. A Miskolci Egyetem Esélyegyenlőségi Tervében meghatározottak szerint az esélyegyenlőségi munkatárs feladatai a következők: a Pályázati Koordinációs Központ közreműködésével folyamatosan követi az esélyegyenlőséggel kapcsolatos pályázatokat, az egyetemi szervezeti egységek közötti biztosítása a pályázati programokhoz, kommunikáció az Egyetemen folyó programok és pályázatok esélyegyenlőséget érintő események koordinálása, folyamatban lévő pályázatokhoz. és adatszolgáltatás keretében megvalósuló valamint adatközlés a Esélyegyenlőségi munkatárs megbízása/szerződés a feladatellátására. Felelős: A Miskolci Egyetem Esélyegyenlőségi Munkatársa (Dr. Vinnai Edina), Lukácsné Huszti Mónika, projektvezető A fejlesztéshez kapcsolódó nyilvános eseményeken, kommunikációjában és viselkedésében a fejlesztő vagy partnere esélytudatosságot fejez ki: nem közvetít szegregációt, csökkenti a csoportokra meglévő előítéleteket. Az esélytudatosság terjedésének és a sztereotípiák leküzdésének egyik leghatékonyabb eszköze a példamutatás. Az erre alaposan felkészült döntéshozók nyilvános felszólalásaik, viselkedésük révén a leghitelesebb megjelenítői az esélyegyenlőségnek. Már ma sem ritkaság, hogy a nagyobb szervezetek szervezeti kultúrájának része az esélytudatosság.

19 Feltételek/Ellenőrzés: Abban az esetben vállalhatja fel ezt az intézkedést, ha a pályázó vagy projektgazda képviselője, vezetője (képzési, publikációs, érintettekkel való együttműködésből származó vagy más alkalmas) referenciákkal tudja igazolni ezen képességét, vagy esélyegyenlőségi mentorral dolgozik együtt, és vállalja, hogy nyilvános kommunikációi során, a projekt nyomon követési időszakának végéig ellene eljárás nem indul esélyegyenlőségi ügyben. Elfogadható az intézkedés akkor is, ha olyan PR-tervvel, kommunikációs tervvel bír, amely az esélytudatos kommunikáció sokféle elemét tartalmazza. A vállalás dokumentálása: A projekt előkészítési szakaszában kidolgozásra került a kommunikációs terv. Vállaljuk továbbá, hogy nyilvános kommunikációnk során, a projekt nyomonkövetési időszakának végéig ellenünk eljárás nem indul esélyegyenlőségi ügyben. Az Egyetemen kidolgozásra kerül olyan Kommunikácsiós Terv, amely az esélytudatos kommunikációnak megfelel. Felelős: Egyetemi PR felelős, Lukácsné Huszti Mónika, projektvezető, Fogyatékossággal élő alkalmazottak száma (fő) Amennyiben a munkahelyeken a mozgás vagy a kommunikáció akadályozott; vagy a speciális foglalkoztatotti csoport számára gondos előkészítést igényelne megfelelő munkaköröket biztosítani; illetve a munkatársak előítéleteket fogalmaznak meg, a fogyatékos emberek nem tudnak a munkahelyeken elhelyezkedni. Foglalkoztatási esélyegyenlőségük javításának alapvető eszköze tehát a munkahelyek akadálymentesítése és az egészségi állapotuknak és képességeiknek megfelelő munkakörök kialakítása. Mintegy 600 ezer fogyatékossággal élő ember van ma Magyarországon, akiknek mindössze 9%-a foglalkoztatott (egyes tagországokban ez arány 70%). Foglalkoztatásukhoz komplex akadálymentesítés és képzés szükséges. A munkavállalói képességek és munkaadói igények összeegyeztetésére javasoljuk az EQUAL programban kifejlesztett eszközök alkalmazását, például a Lantegi-módszert, vagy a Befogadó Budapest eredményeit. Feltételek / Ellenőrzés: Amennyiben a pályázó vagy projektgazda az intézkedést vállalja, fogyatékossággal élő munkavállalóinak számát kell megadni az intézkedés sorában a kiindulási időpontban, és a projekt befejezésekor. Az intézkedés akkor is elfogadható, ha a meglévő fogyatékos munkahelyet fenntartják. Szükséges az is, hogy a pályázó álláshirdetéseiben jelezze ezen preferenciáját az egyéb alkalmassági feltételek egyenlősége esetén, egyben jelezve a munkakör körülményeit is. Az adatszolgáltatás a fogyatékosság tekintetében önkéntes, sem a válaszadás megtagadásából eredően, sem az adott válaszok tartalma miatt, illetve az abból levonható következtetések miatt nem érheti hátrány a munkavállalót. Helyszíni ellenőrzésen az önkéntes nyilatkozat bemutatását is kérhetik. A vállalás dokumentálása: A Munkaügyi Osztály nyilatkozata alapján, aki a jogszabályok szerint tartja nyilván az érintett munkavállalókat. Felelős: Bér és Munkaügyi osztályvezető

20 Részmunkaidős foglalkoztatottak száma (fő) A részmunkaidős foglalkoztatás jellemzően 4-6 órás napi munkaidőt jelent. A részmunkaidős foglalkoztatás lehetőséget ad arra, hogy a családi és munkahelyi kötelezettségeknek egyaránt meg lehessen felelni. Magyarországon a foglalkoztatott nőknek mindössze 4%-a részmunkaidős, a részmunkaidős férfiak aránya pedig még alacsonyobb. A részmunkaidőben dolgozók aránya 1995 óta alig emelkedett, bár elterjedésének számos előnye lenne mind egyéni, mind makrogazdasági szempontból, hiszen szélesebb körű foglalkoztatottságra adna lehetőséget. Speciális, ritkábban alkalmazott eljárás a munkakör megosztás (jobsharing), ahol két részmunkaidőben dolgozó munkatárs tölti be ugyanazt a munkakört. Feltételek/ellenőrzés: A projekt/szervezet lehetőséget nyújt részmunkaidős foglalkoztatási jogviszony létesítésére. A projekt befejezése idejére reálisan vállalt legalább 5%-os növekedés esetén a vállalás elfogadható. A vállalt esélyegyenlőségi intézkedés teljesítését szükség esetén elsősorban a munkaügyi dokumentumok igazolhatják. Nem fogadható el esélyegyenlőségi vállalásként a teljes munkaidős munkaviszony részmunkaidősre csökkentése abban az esetben, ha ez pusztán a vállalkozás gazdasági érdekeihez köthető, és a munkavállalókat hátrányosan érinti. A vállalás dokumentálása: Humánerőforrás nyilvántartás Felelős: Humánpolitikai Osztály, projekt menedzser A vállalt fenntarthatósági intézkedések és azok teljesítése: Környezeti szempontokat alkalmaz szolgáltatások beszerzésénél. eszközök, termékek, alapanyagok, Környezeti szempontból előnyösebb eszköz, termék, alapanyag (továbbiakban: eszköz): azon eszköz, amely erre irányuló védjeggyel rendelkezik, vagy olyan eszköz, szolgáltatás, amelynek előnyös környezeti tulajdonságai a termékismertetőből vagy a szerződési, vagy a szállítási feltételekből egyértelműen megállapíthatók. Ajánlatkérés esetén a szempontot megjelenítheti a beszerzés tárgyában, részletes leírásában, a beszállítótól elvárt követelmények között (pl. alkalmassági feltétel), a szerződés feltételeiben, vagy a kiválasztásban. Amennyiben csak papírigényénél érvényesíti a környezeti szempontot, akkor zöld beszerzési gyakorlatát ne itt, hanem a 32. szempontnál értékelje. A pályázat benyújtását megelőzően tájékozódnia kell a piacon, hogy figyelembe vehesse a piaci információkat! Bővebb információ: Melléklet [ 18 ], [ 19 ]. Feltételek / ellenőrzés: A vállalás azt jelenti, hogy a projekthez kapcsolódó összes beszerzésben értelmezi a környezetvédelmi szempontok (1. természeti erőforrások megőrzése, beleértve anyagtakarékosság, energiatakarékosság, és megújuló erőforrások használata azok megújulási kapacitásán belül; 2. természetes térszerkezet megőrzése; 3. károsodások elkerülése) mindegyikét az ajánlatkérés tárgya, részletes leírása, a beszállítótól elvárt követelmények, a kiválasztás, és a szerződés feltételei körében; és az ajánlatkérés minél több, de legalább egy szakaszában, vagy a dokumentációban valamelyik környezetvédelmi szempontot adekvát, de egyértelműen azonosítható formában alkalmazza, valamint a beszerzés környezetkímélő szempontjait tudatosítja az érintettekben (munkavállalók, beszállítók, partnerek, célcsoport stb.). Igazolása pályázati/közbeszerzési felhívás, vagy beszerzési dokumentációk és/vagy belső szabályozó dokumentum, termék, alapanyag ismertetők, szerződések vonatkozó részei alapján.

21 A vállalás dokumentálása: A beszerzéseknél, a közbeszerzési eljárások kiírásánál a környezeti szempontokat is előírjuk. A papír használat során az újrahasznosított papírt részesítjük előnyben. Felelős: Projektmenedzsment/közbeszerzési szakértő Helyszínválasztáskor környezetbarát közlekedési (elérhetőségi) szempontok érvényesítése Közösségi igényeket kiszolgáló létesítmények / központok környezetében a forgalomnövekedés várható. Fontos szempont, hogy a megközelítés környezetkímélő lehetőségeit a projekt biztosítsa. A szempont magába foglalja az intézményhez eljutást szolgáló utak, útszakaszok felülvizsgálatát és fejlesztését a megfelelő mértékű és minőségű gyalogos- és kerékpárforgalom, illetve a tömegközlekedés biztosítása érdekében stb. Fejlesztendő útvonalak esetében a szempont célja, hogy ne csak az egyedi szállítási igények kielégítését szolgálják, hanem a tömegközlekedés illetve a kerékpár közlekedés lehetőségeit is bővítsék. Előnyt kell élvezzenek ezért az olyan fejlesztések, ahol az úthálózat fejlesztés elsődleges célja mellett a tömegközlekedéssel való elérhetőség javítására is gondot fordítanak, illetve a projekt tartalmaz kerékpár út fejlesztést is. Fontos vizsgálandó és érvényesítendő szempont, hogy azonos útvonalon a közúti tömegközlekedés fejlesztése ne rontsa a vasúti tömegközlekedés gazdaságosságát (fennmaradásának biztonságát). Bővebb információ: Melléklet [ 12, 13 ] [ 24 ]. Feltételek /ellenőrzés: A pályázat alapján a telephely, a beruházási- vagy képzési kampányhelyszín kiválasztása során környezetbarát közlekedési módokkal (gyalogos, kerékpár, tömegközlekedés) megközelíthető helyszíneket választ; vagy útépítésen kívüli egyéb építési tevékenységeknél kerékpártárolót, zuhanyozót, öltözőt tervez a környezetbarát közlekedők érdekében. Pályázat, tervdokumentációk, kiviteli terv, engedélyek alapján a szolgáltatási (képzési, kampány) helyszín esetén az alternatív helyszínek környezetbarát elérhetőségi értékelése megtörtént. A befejezéskor a pályázó dokumentumokkal igazolni tudja a szempont érvényesülését. A pályázat benyújtásakor és befejezésekor is igen-nel kell válaszolni. A vállalás dokumentálása: A projekt megvalósítás során tartott rendezvények helyszíneit úgy választjuk ki, hogy az lehetőleg tömegközlekedéssel, gyalogosan és más környezetbarát módon(pl. kerékpár) megközelíthető legyen. A Miskolci Egyetem épületei ennek megfelelnek, mivel a campus tömegközlekedéssel, gyalogosan és kerékpárral is megközelíthető. Felelős: Projektmenedzsment, kommunikációs szakember, képzésért felelős munkatárs

22 Újrahasznosított papír használat bevezetése és/vagy növelése az irodai és nyomdai munkák során [Igen/nem] A szempont vállalása esetén beszerzésre kerülő irodai papírok egy (minél nagyobb) része újrahasznosított rostanyagból (másodnyersanyagból) készül, a fehérítéséhez klórmentes vegyszert alkalmaznak. Nem hivatalos dokumentumok nyomtatását már egy oldalon használt papírra tesszük. Papír vásárlásakor előnyben részesítjük a környezetbarát termékjelekkel ellátottakat pl. FSC (fenntartható erdőgazdaság) vagy Környezetbarát Termék. Összefügg a d2) kötelezően megadott adattal. Bővebb információ: Melléklet [ 18 ]. Feltételek / ellenőrzés: A vállalás azt jelenti, hogy a pályázó irodai papír- (A4-es vagy erre átszámolt írólap, nyomtató papír) felhasználásában az újrahasznosított papír aránya a támogatási szerződés aláírását követő évben eléri a teljes papírfelhasználás 15%-át, és ez az arány a fenntartási időszak végéig nem csökken. A higiéniai és (nyomtatási tevékenységet kivéve) a technológiai papírhasználatokat nem szabad figyelembe venni. Bizonylatok és nyilatkozatok alapján ellenőrizhető. A vállalás dokumentálása: Nem hivatalos dokumentumok nyomtatását már egy oldalon használt papírra tesszük. Papír vásárlásakor előnyben részesítjük a környezetbarát termékjelekkel ellátottakat (beszerzési bizonylatok) Felelős: Beszerzési Osztályvezető, Lukácsné Huszti Mónika, projekt menedzser A fenntarthatósággal kapcsolatos tudásmegosztáson részt vett munkavállalók aránya [fő/összlétszám] A környezeti, környezeti nevelési, fenntartható fejlődéssel kapcsolatos oktatáson, továbbképzésen vagy képzésben évenként résztvevő munkavállalók száma a szervezet összlétszámához viszonyítva. A tudásmegosztásba azok a saját munkavállalók is beleszámíthatók, akik a képzéseket tartják, vagy a fenntarthatósági tartalmú tanulási folyamatot szervezik. Számítása: tudásmegosztásban részt vevők száma előző évben [fő]/ összmunkavállalói létszám [fő]. Összefügg az f) kötelezően megadott adattal. Feltételek / ellenőrzés: A szervezet meghatározott rendszerességgel, a különböző munkakörökhöz illeszkedően környezetvédelmi, környezeti nevelési, fenntarthatósági kérdésekben oktatásokat tart, vagy külső továbbképzésekre küldi munkatársainak legalább 25%-át. Oktatási jegyzőkönyv, napló, jelenléti ív, oktatásokat szabályozó dokumentum, továbbképzési, képzési szerződés, tanfolyami, részvételi igazolás az ellenőrzés alapja. Amennyiben az 1. szempontot teljesíti, itt nem kaphat részpontot, kivéve meglévő EMAS hitelesítés esetén. A vállalás dokumentálása: A Miskolci Egyetemen minden évben sor kerül a munkavállalók környezetvédelmi oktatására. A környezetvédelmi oktatáson jelenléti ív készül, ezáltal minden évben dokumentálható a legutóbbi oktatás a kapcsolódó jelenléti ívekkel. Felelős: Üzemeltetési igazgató, környezetvédelmi főelőadó, Lukácsné Huszti Mónika, projekt menedzser.

23 EGYÉB ELVÁRÁSOK Tájékoztatási kötelezettség A Kedvezményezett a projekt megvalósítása során köteles a hatályos jogszabályokban meghatározott tájékoztatási és nyilvánossági kötelezettségeknek eleget tenni, a projektről és a támogatásról az ott meghatározott módon és tartalommal információt nyújtani. A tájékoztatásra és nyilvánosságra vonatkozó követelményeket a honlapról letölthető Széchenyi 2020 Kedvezményezettek Tájékoztatási Kötelezettségei útmutató és arculati kézikönyv című dokumentum tartalmazza. Arculat Az arculati előírások tekintetében a Széchenyi 2020 Kedvezményezettek Tájékoztatási Kötelezettségei útmutató és arculati kézikönyv előírásait kell alkalmazni (a kézikönyv megtalálható a honlapon). Az új dokumentumsablonok megtalálhatóak a projekt honlapján. Kommunikáció A projekt megvalósítása során a pályázatunkra kötelezően vonatkozó kommunikációs csomagban előírt tájékoztatási és nyilvánossági kötelezettségeket teljesítjük. A Kedvezményezett köteles bármely, a projekttel kapcsolatban szervezett eseményről az Irányító Hatság/Közreműködő Szervezet kommunikációs szervezeti egységét értesíteni a rendezvény napját megelőző 20 munkanappal. Ebben a témában a Széchenyi 2020 Kedvezményezettek Tájékoztatási Kötelezettségei útmutató és arculati kézikönyv című kiadvány nyújt segítséget. A projekthez Kommunikációs Tervet készített6ünk, amelyben megtervezésre kerültek az erre vonatkozó tevékenységek (3. sz. melléklet). PÉNZÜGYI ELSZÁMOLÁS SZABÁLYAI Általános szabály A projekt terhére csak olyan tétel számolható el, ami a projekt szakmai célkitűzéseivel összhangban áll, a projekt költségvetésében szerepel. A konzorciumi partner önálló költségvetéssel rendelkezik, a kifizetés igényléseket feltölti a MIR-be, a főkedvezményezetthez megküldi a dokumentumokat archiválásra. A projekt során elszámolható költségek: Előkészítési költséget nem terveztünk, nem számolunk el.

24 Tervezhető költségek a projekt útmutató szerint Tervezhető költségek leírása II. Projekt menedzsment költségei A projektmenedzsment költségei (a projekt végrehajtásához szükséges koordinációs, adminisztratív feladatokat ellátók költségei) a részletes költségvetési tábla Projektmenedzsment oszlopban számolhatók el, az alábbiak alapján(a projektmenedzsment költségek elszámolásánál kiemelt figyelmet kell fordítani az Értéket a pénzért elv útmutatóban foglaltakra A fenti költségek együttesen nem haladhatják meg a projekt összes elszámolható költségének 8 %-át Utazási és kiküldetési költségek (napidíj nélkül) Belföldi útiköltség, szállás és étkezési költség (ha nem részesül napidíjban) gépkocsik üzemanyag, autópálya és parkolási költségei, NAV norma szerinti saját gépjárműhasználat térítés, tömegközlekedési eszköz igénybe vételének költsége. A költségek a magyar jogszabályok szerint, az utánuk fizetendő járulékokkal együtt számolhatók el. 54. Bérköltség Amennyiben a projektmenedzsment tevékenységek végrehajtását nem vállalkozási vagy megbízási szerződés alapján vásárolják, hanem a projektmenedzseri, adminisztratív feladatokat munkaviszonyban, közalkalmazotti, közszolgálati, illetve kormánytisztviselői jogviszonyban foglalkoztatott személyek látják el, akkor a munkatársak bérköltsége (bruttó munkabére), személyi jellegű egyéb kifizetései, és bérjárulékai, illetve azoknak a végrehajtásra fordított munkaidővel arányos része vehető figyelembe. Alátámasztó dokumentumok az elszámoláshoz Összesítő az utazási és kiküldetési (napidíj) költségtérítés elszámolásához Kiküldetési rendelvény/ kiküldetési utasítás/ menetlevél Kifizetés bizonylata Személy jellegű költségek összesítője Munkaszerződés/Megállapodás/Meg bízási szerződés/kinevezés/ Célfeladat-kiírás (tartalmazva a projekt azonosítóját és a projektben elvégzendő tevékenység leírását) (Kizárólag akkor, ha a projekt terhére elszámolni kívánt illetmény + járulékai meghaladják a bruttó 500eFt/adott személy/hó összeget) Kifizetés bizonylata Munkaidő nyilvántartás (ha nem a teljes bérköltség kerül elszámolásra az adott projekt terhére) Munkaszerződés esetén munkaköri leírás (amely tartalmazza a projekt azonosítóját és a projektben

25 elvégzendő tevékenység leírását) Bérjegyzék/ fizetési jegyzék / adóhatóság folyószámla kivonat az illetményekről 561. Szociális hozzájárulási adó: A számfejtett megbízási díj ezen a soron kerül elszámolásra. A bérköltségek után a hatályos jogszabályok alapján fizetendő összeg (jelenleg 27%). III. Célcsoport számára biztosított támogatások A részletes költségvetési tábla A célcsoport számára biztosított támogatások oszlopában az egyetemi, főiskolai oktatók valamint a célcsoportban felsorolt hallgatók képzéséhez kapcsolódó alábbi költségek számolhatók el Oktatás és továbbképzés költségei A létrejövő képzési központban oktató egyetemi, főiskolai tanároknak a projekt megvalósításához közvetlenül köthető, támogatott tevékenységekhez kapcsolódó képzési költsége. Az on-line képzésekben és a tananyagok, taneszközök tesztelésben részt vevő hallgatóknak a projekt megvalósításához közvetlenül köthető, támogatott tevékenységekhez kapcsolódó képzési költsége Képzők képzésének költsége abban az esetben elszámolható, amennyiben az egyébként rendelkezésre álló hazai forrásból megvalósuló képzésen túli tevékenységhez járul hozzá, illetve ez a támogatott projekt célcsoportja igényeinek kielégítését teszi lehetővé (többletértéket biztosító szolgáltatás vagy képzés). Hazai forrásból támogatott, illetve állami normatív finanszírozásra jogosult képzési tevékenység költségei nem elszámolhatók sor Egyéb anyagköltség: Bizonyítvány kiállításának díja, az elméleti és a gyakorlati képzéshez használt anyagok költsége, valamint a célcsoport foglalkoztatásához kapcsolódó anyagjellegű költségek Részvételt igazoló jelenléti ívek A képző intézmény által kiállított, illetve a képzés sikeres elvégzését igazoló dokumentumok (pl. vizsgadokumentációs, vagy oklevél, vagy bizonyítvány) Részvétel igazolása elektronikus adathordozón dokumentáltan (fotó, audió, videó)