Beszámoló a Szegedi Ítélőtábla Minőségirányítási területen végzett fejlesztő tevékenységéről

Átírás

1 Beszámoló a Szegedi Ítélőtábla Minőségirányítási területen végzett fejlesztő tevékenységéről A CAF önértékelésen alapuló minőségirányítási rendszer bevezetése A fejlesztés egyes lépéseinek és eredményeinek bemutatása február - április 1/136

2 Tartalom Tartalom Oldal A Szegedi Ítélőtábla önértékelési folyamatának bemutatása 3 Első lépés: Az önértékelés szervezésének és tervezésének 3 meghatározása Második lépés: Az önértékelési projekt kommunikációja 4 Harmadik lépés: Az önértékelési csoport létrehozása 4 Negyedik lépés: Képzések szervezése 5 Ötödik lépés: Az önértékelés megkezdése 5 Hatodik lépés: Az értékelés eredményeit bemutató jelentés készítése 6 Önértékelési jelentés 6 Hetedik lépés: Az intézkedési terv összeállítása 15 A CAF önértékelés eredményein alapuló intézkedési program 15 Nyolcadik lépés: Az intézkedési terv kommunikációja 20 Kilencedik lépés: Az intézkedési terv alkalmazása, a fejlesztési tervek 20 megvalósítása Tízedik lépés: A következő önértékelés megkezdése 21 Mellékletek 22 Első számú melléklet: A nyitó rendezvényen bemutatott prezentáció 22 diái Második számú melléklet: A változáskezelési képzés diái 39 Harmadik számú melléklet: A résztvevők által adott értékelések 54 átfésült változata Csoportok prezentációi: Ítélkezési folyamat javítása Csoportok prezentációi: Ügyrendek, ügyviteli protokollok fejlesztése Csoportok prezentációi: Képzettségek felmérése, kompetenciák fejlesztése Csoportok prezentációi: Ítélőtábla honlap látogatottság javítása Csoportok prezentációi: Kollégiumi ülés folyamatának optimalizálása Csoportok prezentációi: Tanácselnöki feljegyzések készítési folyamatának optimalizálása 2/136

3 Csoportok prezentációi: Egyetemekkel, oktatási intézményekkel partnerségi megállapodások kötése Csoportok prezentációi: Workshopok rendjének fejlesztése Csoportok prezentációi: Nyitott Bíróság program tapasztalatainak feldolgozása 3/136

4 A Szegedi Ítélőtábla önértékelési folyamatának bemutatása A CAF rendszer bevezetése során követtük a CAF 2013 modell fejlesztési módszertanának egyes lépéseit. Az egyes feladatok elvégzését, a dokumentumok kidolgozását műhelyfoglalkozásokon valósítottuk meg és csoportos megbeszélések segítségével dolgoztuk ki. Főbb lépéseink a következők voltak: 1. Lépés: Az önértékelés szervezésének és tervezésének meghatározása A CAF rendszer bevezetésére vonatkozó döntés meghozatala során a szervezet felső vezetői tájékoztatták az alkalmazottakat a szervezetfejlesztéssel kapcsolatos terveikről, az ezzel kapcsolatos pályázati lehetőségekről. A CAF önértékelési módszertan egyes lépéseiről tájékoztatták a bevonandó kollégákat és az érintett külső szervezeteket is. A kommunikáció célja a minél nagyobb támogatottság megszerzése volt mind munkavállalói, mind külső érintettek részéről. A rendszer bevezetésére lehetőséget adó pályázat elkészítése, a pályázatban vállalt indikátorok és célok megfogalmazása már a közös munka eredménye volt. A pályázati támogatás elnyerését követően az önértékelési folyamat egyes lépéseinek megtervezése következett. Ennek keretében pontosan meghatározásra került, mely szervezeti egységek, csoportok vegyenek részt a fejlesztő munkában. A szervezeti egységek kijelölése során fontos szempont volt az, hogy az önértékelés a szervezet minden szintjére és egységére vonatkozzon. Mivel a szervezet először vesz részt önértékelésben, a vezetők a hagyományos értékelési formát választották. Megtörtént a projekt vezetőjének kiválasztása, feladatainak, hatáskörének meghatározása. A következő javasolt feladatkört jelöltük ki számára: A projekt vezetője felelős: valamennyi érintettel történő konzultációért és kommunikációért; 4/136

5 az önértékelési csoport(ok) képzésének megszervezéséért; segédanyagok és bizonyítékok gyűjtéséért az önértékelés támogatásához; az önértékelési csoportban való aktív részvétel biztosításáért; a konszenzus teremtés folyamatának moderálásáért; az önértékelési jelentés elkészítéséért; a vezetés támogatásának elnyeréséért valamint az intézkedési terv kidolgozásáért. 5/136

6 2. Lépés: Az önértékelési projekt kommunikációja A résztvevők tájékoztatása és támogatásának elnyerése érdekében nagy hangsúlyt fektettünk az önértékeléssel kapcsolatos kommunikációra. Ennek érdekében kommunikációs tervet dolgoztunk ki, amelynek főbb elemei a következők: Indító és záró konferencia, tájékoztató szervezése, az érintettek folyamatos tájékoztatása nyomtatott és elektronikus eszközökkel, az Intranet felhasználása a szervezet alkalmazottainak tájékoztatására, a közvélemény tájékoztatása a Délmagyarország napilapon keresztül. a) Tájékoztató a projekt elindításáról: A projekt elindítása érdekében meghívtuk a szervezet érintett munkatársait és külső szakértők segítségével tájékoztattuk őket a projekt céljairól, menetéről, várható eredményeiről, módszereinkről és az eredmények fenntarthatóságának lehetőségeiről is. A prezentációra február 14-én délelőtt került sor. Az előadás diáit az első melléklet tartalmazza. A diák bemutatását követően a résztvevők kérdéseket tehettek fel az előadóknak. b) Az érintettek folyamatos tájékoztatása a műhelyfoglalkozások előtt és után az elért eredményekről. Az egyes műhelyfoglalkozások előtt a résztvevők számának megfelelően sablonokat osztottunk ki, amelyek segítségével tájékoztattuk a munkatársakat a már elért eredményekről, és a következő műhelyfoglalkozás menetéről. A sablonokat minden egyes foglalkozást követően frissítettük. c) Intranet: A szervezet belső kommunikációs hálózatán keresztül folyamatos tájékoztatást nyújtottunk az elért eredményekről, az elkészült dokumentumokról. d) Tájékoztató megjelentetése a Délmagyarország című újságban. e) Záró konferencia: Az önértékelési folyamat és a pályázatban vállalt feladatok teljesítését követően zárásként összefoglaltuk a projekt legfontosabb lépéseit, eredményeit, és a fenntarthatóság érdekében 6/136

7 bevezetett intézkedéseinket is. A rendezvényre minden érintett munkatársat meghívtunk. f) A szervezetfejlesztés során keletkezett dokumentumokat, jelentéseket és előadásokat az Intraneten keresztül a szervezet összes érintettje számára elérhetővé tettük. 3. lépés: Önértékelési csoport létrehozása Az önértékelési csoport kialakítása során törekedtünk arra, hogy a szervezet minden egysége, szintje megfelelő mértékben vehessen részt a szervezet fejlesztésében. A szándéknak megfelelően a következő munkatársak vettek részt a fejlesztő folyamatban: Alcsoportvezető: Csoporttagok: Dr. Hámori Attila Dr. Harangozó Attila Dr. Kemenes István Dr. Hegedűs István Bojtos Mónika Dr. Halász Edina (Komárominé Szabó Andrea) 7/136

8 4. lépés: Képzések szervezése Az értékelési folyamatban résztvevők tájékoztatása érdekében a szervezetfejlesztésben szerepet játszó munkatársak a következő képzésekben vettek részt: a) Minőségtudatosság: A TQM alapelvei és folyamatai b) KAIZEN a minőség folyamatos fejlesztése és a veszteségek feltárása az alkalmazottak széles körű bevonásával: SIPOK modell (az érdekelt felek (állampolgárok/ügyfelek, politikai kapcsolatok, együttműködő szervezetek, vezetők és munkatársak) azonosítása, a szervezet fő tevékenységeinek és szolgáltatásainak (kulcsfolyamatainak), valamint termékeinek (amennyiben vannak ilyen termékek) meghatározása; a szervezet működéséhez igénybe vett meghatározó szolgáltatások és erőforrások összesítése. c) Teljesítménymenedzsment rendszerek (MBO) d) Változáskezelési műhelyfoglalkozás, amelynek keretében a következő területeket tekintettük át: a. Változások kezelésének módszerei b. A változás görbéje A tájékoztatók és képzések anyagai a második számú mellékletben találhatók. 5. lépés: Az önértékelés megkezdése Egyéni értékelés Az általános tájékoztatókat és képzéseket követően a szervezetfejlesztésben résztvevő munkatársak meghívót kaptak a CAF szoftverben található értékelő kérdőívek kitöltésére, az egyes területek pontozására, az erősségek és a fejlesztendő területek meghatározására. A kérdőívek kitöltésére egyénileg került sor, ellenben a projekt vezetője és külső munkatárs is rendelkezésre állt arra az esetre, ha valamely munkatársnak kérdése merülne fel a kitöltéssel kapcsolatban. A kérdőívek kitöltését követően sor került a válaszok 8/136

9 egységesítésére, azaz átfésülésére, amelynek során megtörtént az ismétlések feltárása és törlése, az esetleges gépelési hibák javítása. Az átfésült dokumentumot (harmadik számú melléklet) elküldtük az érintett munkatársaknak még a konszenzus megteremtése előtt. Csoportos konszenzus megbeszélés A kérdőívek kitöltését követően sor került a konszenzus megteremtésére, amelynek során a munkatársak megállapodtak az erősségekben, fejlesztendő területekben, és végső pontokat állapítottak meg az összes alkritérium vonatkozásában. 9/136

10 6. lépés: Az értékelés eredményeit bemutató jelentés készítése Az erősségek és fejlesztendő területek meghatározása a konszenzus létrejötte után adott értékek alapján történt. A fejlesztések érdekében meghatároztuk azokat a lépéseket, amelyek megtétele javíthatja a szervezet teljesítményét, s hatással lehet a teljesítménymenedzsmentben meghatározandó intézményi és szervezeti célok kidolgozására, a célokkal kapcsolatos indikátorok meghatározására. A javaslatok egy részét beépítjük a folyamatoptimalizálási és tudásmenedzsment projektjeinkbe, az önértékelő jelentés elemei pedig a változáskezelési műhelyfoglalkozás moduljaiban kapnak hangsúlyt. 10/136

11 CAF önértékelés eredményein alapuló jelentés Önértékelési jelentés 11/136

12 Jelen dokumentum annak a CAF értékelésnek az eredményeit mutatja be, amelyet a Szegedi Ítélőtábla az ÁROP /A pályázat keretében végzett el. Az önértékelésben 6 munkatárs vett részt. Az alábbiakban bemutatjuk a modell által lefedett 9 terület erősségeit és fejlesztendő területeit. Ezek közül néhány (5) kiválasztásával készítjük el a célzott fejlesztéseket tartalmazó intézkedési tervet. Kritériumok megjelenítése /136

13 1. VEZETÉS 1.1. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A VEZETÉS ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY IRÁNYMUTATÁST ADJON A SZERVEZET SZÁMÁRA A SZERVEZET KÜLDETÉSÉNEK, JÖVŐKÉPÉNEK ÉS ÉRTÉKRENDJÉNEK KIALAKÍTÁSÁVAL Erősségek A szervezet jövőképe, hosszú távú tervei összhangban állnak az állam által elvárt célokkal, hatékonyságnövelő lépésekkel. Az OBH stratégiai tervvel rendelkezik, az ebben szereplő célokkal összhangban került megfogalmazásra az egyes szervezeti egységek számára előírt feladatok köre, a stratégiai célok hosszú távú elképzeléseket fogalmaznak meg, így az ezekkel összhangban álló konkrét feladatok jól teljesíthetők. A szervezet vezetése folyamatosan határozza meg az elvárásokat és elképzeléseket, az ítélőtábla elnökének éves beszámolója tartalmazza a következő év feladatait. A kollégiumvezetők pályázatukban 6 éves időtávra vonatkozóan határozták meg stratégiai elképzeléseiket. A kollégiumok éves munkatervek alapján végzik tevékenységüket, amelyben a következő Fejlesztendő területek Intézkedési javaslat évben elvégzendő szakmai feladatokat rögzítik. Olyan műhelyfoglalkozás tartása, amelynek során csoportban, állandóan és folyamatosan lehet vizsgálni a szervezet belső és külső környezetét, megvizsgálni a jelenlegi állapot jellemzőit, meghatározni a 8 10 éves, hosszú távú célokat, majd fejlesztendő területek kidolgozásával konkrét szervezeti célokat meghatározni, a szervezet különböző szintjein. A kidolgozott stratégiai célokat projektekre bontani határidőkkel, felelősökkel, indikátorokkal és mérési módszerekkel. A hosszú távú terveket rövid távú idősávra lebontva valamennyi munkatárs számára megismerhetővé tenni. A rövid távú terveket folyamatosan figyelemmel kísérni, és ha szükségszerű a külső tényezők változásával egyidejűleg aktualizálni. A stratégiatervező műhelyfoglalkozásokat rendszeressé tenni, a megfogalmazott célok teljesítését rendszeresen nyomon követni. PEST modell elkészítése Az egyes szervezeti egységekkel a kommunikáció naprakésszé tétele, az ehhez szükséges csatornák kiépítése és működtetése, belső intranetes kommunikáció kialakítása. A kidolgozott stratégiai célok projektekre bontása határidőkkel, felelősökkel, indikátorokkal és mérési módszerekkel. 13/136

14 1. VEZETÉS 1.2. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A VEZETÉS ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGYIRÁNYÍTSA A SZERVEZETET, VALAMINT MENEDZSELJE ANNAK TELJESÍTMÉNYÉT ÉS FOLYAMATOS FEJLESZTÉSÉT. Erősségek A szervezet jól definiált utasítások, módszerek, szabályzatok szerint működik. A Szegedi Ítélőtáblán a vezetőket az értekezleti rendszer keretében tájékoztatja a vezetés az irányítási céljairól, és ennek keretében fogalmazza meg a fejlesztendő területeket. A szervezet az OBH stratégiáját követve folyamatosan és visszajelzései alapján kis lépésekben fejlesztette önmagát. Az OBH Fejlesztendő területek Intézkedési javaslat évente értékelte a szervezet teljesítményét. A stratégia szerinti szervezeti célfa kidolgozása, indikátorokkal, mérési módszerekkel, felelősökkel és mérési intervallumok kidolgozásával. TQM módszerek alkalmazása a szervezet minden alkalmazottjának bevonásával, a meglévő folyamatokban rejlő veszteségek kiküszöbölésével. A KAIZEN filozófia szerinti állandó (folyamatos) fejlesztés módszerének beépítése a szervezeti kultúrába. A szervezet honlapjának fejlesztése, hasznosságának, hatékonyságának növelése, a belső kommunikációs rendszer tökéletesítése. Vezetői értekezletek eljárásrendjének egységesítése, az értekezleti típusok azonosítása, folyamatainak leírása és szabályozottá tétele. A meglévő értekezleti eljárásrend fejlesztése, az értekezletek szervezéshez, lebonyolításához használt dokumentumok sztenderdizálása, felelősségi körök egyértelművé tétele. A vezetői értekezletek előkészítésének és utólagos visszacsatolásának a kialakítása, amely jelenleg eseti jelleggel működik. Önértékelési rendszer (CAF) bevezetése, a szervezet teljesítményének állandó és folyamatos követése. A vezetői információs rendszer folyamatos fejlesztése, az újabb információ igényeknek megfelelően kialakítva. A belső kommunikáció fejlesztése, a munkatársak bevonása a vezetői döntésekbe. Az előzetes egyeztetések rendszerének kialakítása. A vezetői információs rendszer fejlesztése 14/136

15 1. VEZETÉS 1.3. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A VEZETÉS ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY ÖSZTÖNÖZZE, TÁMOGASSA A MUNKATÁRSAKAT, ÉS PÉLDÁT MUTASSON SZÁMUKRA. Erősségek A munkatársak rendszeres tájékoztatása a Szervezet Működési Szabályzata szerint történik. A vezetés a bírákat összbírói értekezleten, illetőleg a nem bírói munkakörben dolgozókat, igazságügyi alkalmazotti értekezleten évente többször is tájékoztatja a stratégiai irányvonalról, elképzelésekről, célokról, a szervezetet érintő változásokról. Hatáskörök és felelősségi körök egyértelműek, tisztázottak. A döntések meghozataláért egyértelműen felelős személyek kerültek kinevezésre. A vezetés a helyi feladatokon túlmenően központi igazgatási és szakmai feladatokat ellát, melynek a tapasztalatait a helyi szervezet hatékonyabb működtetése érdekében felhasználja. A vezetők feladatvállalásai minden esetben a szervezet érdekében történnek meg, így a munkatársak ezt érezve érzik a megfelelő támogatást. A szervezet alkalmazottait rendszeresen továbbképzésre küldi, támogatja az alkalmazottak képességeinek fejlesztését, ill. megfelelő Fejlesztendő területek Intézkedési javaslat támogatást biztosít a megfelelő szakmai tudás hozzáféréséhez. Munkatársak bevonása a szervezeti célok meghatározásába, a célok egyénekre történő lebontásába. Tájékoztatás vezetők által vállalt feladatokról. Olyan rendszer kidolgozása, amely lehetővé teszi, hogy a célok megvalósítását az érintettek rendszeres időközönként értékeljék. Olyan teljesítményértékelési rendszer bevezetése, amelyben közösen értékeli vezető és beosztott a munkatársak teljesítményét, fejlesztendő kompetenciáit, s amely mérhető és teljesíthető célokon alapul. A munka elismerése előre megismert módon történjen. A központi igazgatási és szakmai feladatok megfelelő kommunikációja, beépítése a helyi működést biztosító szabályzatokba és intézkedésekbe. A kompetencia rendszer bevezetése, az egyének készségeinek mérése, az alkalmazottak kompetenciáinak meghatározása. Az egyéni munkarend lehetőségének megvizsgálásával hatékonyabbá tehető a munkavégzés. A munkatársak bevonása a szervezeti célok meghatározásába 15/136

16 1. VEZETÉS 1.4. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A VEZETÉS ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY A POLITIKAI DÖNTÉSHOZÓKKAL ÉS MÁS ÉRDEKELT FELEKKEL HATÉKONY KAPCSOLATOKAT ALAKÍTSON KI ÉS ÁPOLJON. Erősségek Fejlesztendő területek A szervezet külső érintettei azonosítottak, a politikai és egyéb döntéshozókkal a kapcsolat megfelelő. Az elnökhelyettes az OBT tagja, amely szervezetnek tagja a KIM államtitkára. A törvényes kereteken belül, a vezetés szakmai konzultációkon vesz részt, illetve ilyeneket szervez a politikai döntéshozókkal és a partnerintézményekkel. A társszervekkel (rendőrség, ügyészség, ügyvédség, egyetemi oktatók) rendszeres kapcsolatot tartunk, egymás bizonyos rendezvényein részt veszünk. A szakmai egyesületekkel, érdek-képviseleti szervezetekkel jól működő kapcsolat van. A szervezet külső környezetének rendszeres vizsgálata, kontrollálása az érintettek bevonásával. A következő területeket kell rendszeresen figyelemmel kísérni: politika, gazdaság, társadalom, technológia (PEST modell). Érintettek analízisét kell elkészíteni, amelyben azonosításra kerülnek azok a külső erők, amelyek akadályozzák vagy támogatják a szervezet stratégiai céljainak megvalósítását. Azonosítani kell azokat az erőket is, amelyek jelenleg semlegesek (nem akadályozók, s nem támogatók) a célok megvalósítása terén. Lépéseket kell kidolgozni annak érdekében, hogy az akadályozók támogatóvá váljanak, a támogatók továbbra is segítsék a szervezet céljainak megvalósítását. A semlegeseket meg kell nyerni a célok megvalósítása érdekében. Javítani kell az együttműködést a meglévő szakmai szervezetekkel, oktatási intézményekkel, bekapcsolódás az oktatásba a szakmai utánpótlás biztosítása érdekében. Intézményesült formában rendszeres kapcsolattartás kialakítása és fenntartása a politikai döntéshozókkal. Együttműködési megállapodások megkötése. Az OBT üléseket megelőző belső kommunikáció kialakítása. É R T É K /136

17 Intézkedési javaslat A szervezet külső környezetének rendszeres vizsgálata 2. STRATÉGIAALKOTÁS ÉS TERVEZÉS 2.1. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY AZ ÉRDEKELT FELEK JELENLEGI ÉS JÖVŐBENI IGÉNYEIRE VONATKOZÓ, VALAMINT A SZERVEZET MŰKÖDÉSÉHEZ KAPCSOLÓDÓ ADATOKAT GYŰJTSÖN A SZERVEZET STRATÉGIÁJÁNAK FELÜLVIZSGÁLATÁHOZ ÉS TERVEI AKTUALIZÁLÁSÁHOZ. Erősségek Fejlesztendő területek Intézkedési javaslat A központi stratégia és a szervezet hosszú távú célkitűzései ismertek, jól definiálhatóak és jól kommunikáltak. A szervezet a törvényes adatgyűjtési kötelezettségek (ügyforgalmi, statisztikai, gazdálkodási adatok) teljesítése során beszerzett adatokat feldolgozza, egyidejűleg a saját működése hatékonyságának érdekében felhasználja. A szervezet az elnöki adatbázisban rendszeresíti a szervezet működéséhez kapcsolódó adatokat. Szakmai kérdésekben a rendőrségtől, ügyvédségtől felmért és összegyűjtött témakörökben konzultáció előadások megtartása. A társítélőtáblák kollégiumi ülésein való részvétel, szakmai kérdésekben kölcsönös konzultációk. A belső fejlesztési területek pontosítása, minőségbiztosítási (CAF) rendszer bevezetése, folyamatos működése, belső SWOT elemzés készítése, a szervezethez kapcsolódó érintettek, érdekelt felek elvárásainak folyamatos összegyűjtése, elemzése és felülvizsgálata. Alkalmazottak visszajelzései alapján konkrét fejlesztési projektek indítása, kockázatelemzéssel, határidőkkel, mérhető célokkal. A célkitűzések, projektek megvalósulásának rendszeres nyomon követése, az eredmények mérése, a PDCA ciklusnak megfelelő korrigáló lépések megtétele. Folyamatok optimalizálása és tudásmegosztási módszerek kidolgozása. Az adatok olyan adatbázisban történő elhelyezése, amely szélesebb spektrumú felhasználást (érvelést, érdekérvényesítést) eredményez. Az elnöki ügyvitel elektronizálása. Minőségbiztosítási (CAF) rendszer bevezetése, folyamatos működése É R T É K /136

18 2. STRATÉGIAALKOTÁS ÉS TERVEZÉS 2.2. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY AZ ÁLTALA GYŰJTÖTT ADATOKBÓL NYERT INFORMÁCIÓK ALAPJÁN ALAKÍTSA STRATÉGIÁJÁT ÉS TERVEIT. Erősségek Fejlesztendő területek Intézkedési javaslat A szervezet pontosan követi az OBH stratégiai célkitűzéseit, ezeket bontja le szervezeti és egyéni szintre. A szervezet működési elvei megegyeznek az OBH működési elveivel, melyeknek a kereteit a bíróságok szervezetéről és igazgatásáról szóló törvény határozza meg. E törvény az OBH elnökének kötelezettségévé teszi a stratégia évenkénti aktualizálását, melynek az ítélőtábla stratégiai célja is megfeleltetésre kerülnek. Az elnöki iroda összeállítja az elnök számára az éves beszámoló háttéranyagát. Stratégiai célok megvalósításához szükséges szervezet, rendszerek, folyamatok, eszközök, emberi erőforrás, közös értékek és stílus elemzése, fejlesztendő területeinek, elemeinek meghatározása. Az OBH elnökének aktualizált stratégiai céljait folyamatában szükséges megismerni, és a célkitűzéseket évenként akár többször is indokolt felülvizsgálni. A stratégia felülvizsgálatának és aktualizálási folyamatának kidolgozása, belső szabályozása, valamint a stratégia aktualizálásához, fejlesztéséhez szükséges erőforrások meghatározása szükséges. Az alkalmazottak bevonásával jövőképek kialakítása. Hosszútávú stratégia kialakítása, fejlesztő területek meghatározása. A területekhez mérhető célok rendelése és konkrét fejlesztési projektek indítása. Az éves beszámoló adatgyűjtésének szervezeten belüli nyilvánossá tétele. A stratégia felülvizsgálatának és aktualizálási folyamatának kidolgozása, belső szabályozása, valamint a stratégia aktualizálásához, fejlesztéséhez szükséges erőforrások meghatározása. É R T É K /136

19 2. STRATÉGIAALKOTÁS ÉS TERVEZÉS 2.3. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY MEGISMERTESSE, BEVEZESSE ÉS RENDSZERESEN FELÜLVIZSGÁLJA STRATÉGIÁJÁT ÉS TERVEIT A TELJES SZERVEZET TEKINTETÉBEN. Erősségek Fejlesztendő területek Intézkedési javaslat A szervezet stratégiáját, a kidolgozott lépések bevezetésének menetét és a szervezet működését évente értékelik. Jelenleg a bíróságok központi honlapjának részeként működő ítélőtáblai honlap a külső kommunikációt, míg a belső számítógépes rendszerben az erre kialakított mappa a belső kommunikációt biztosítja. E mellett a vezetői értekezleti rendszer a stratégiai célok megismertetését és bemutatását szolgálja. Az alkalmazottak rendszeres tájékoztatása a stratégiáról és az OBH stratégiájának folyamatos követése. Az elnök minden évben beszámoló összbírói értekezleten és igazságügyi alkalmazotti értekezleten szerzi be a szükséges információkat. Fejlesztendő területek és az azokhoz csatolt projektek fontossági sorrendbe történő rendezése. Szervezeti célok, indikátorok, mérési módszerek kommunikálása a szervezetben dolgozók részére. A dolgozók, alkalmazottak bevonásának segítségével olyan módszerek kidolgozása, amelynek segítésével folyamatosan lehet követni a stratégiában meghatározott cél teljesítését. Önértékelési rendszer és módszer bevezetése, működtetése, a kidolgozott stratégia folyamatos követése. Az internetes honlap átalakítása, az intranetes honlap kialakítása, a vezetői értekezleti rendszer hatékonyságának megteremtése (szabályozás kialakítása). A munkatársak minél gyorsabb információval való ellátása, az információáramlás szabályozásának kialakítása. A szervezeti célok, indikátorok, mérési módszerek kommunikálása a szervezetben dolgozók részére, ill. a dolgozók, alkalmazottak bevonásának segítségével olyan módszerek kidolgozása, amelynek segítésével folyamatosan lehet követni a stratégiában meghatározott cél teljesítését É R T É K /136

20 2. STRATÉGIAALKOTÁS ÉS TERVEZÉS 2.4. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY MEGTERVEZZE, BEVEZESSE ÉS FELÜLVIZSGÁLJA A SZERVEZETEN BELÜLI INNOVÁCIÓT ÉS VÁLTOZÁSOKAT. Erősségek Fejlesztendő területek Intézkedési javaslat Fejlesztendő területek és az azokhoz csatolt projektek fontossági sorrendbe történő rendezése. Szervezeti célok, indikátorok, mérési módszerek kommunikálása a szervezetben dolgozók részére. Önértékelési rendszer és módszer bevezetése, működtetése. A szervezet törvényes kereteken belül kialakítja azokat a _jó gyakorlatokat_, amelyek a szervezeten belüli innovációt és változtatásokat lehetővé teszik, ennek érdekében begyűjti a szükséges információkat, és azokat felhasználja. A szervezet lehetővé teszi a megfelelő ismeretek hatékony felhasználását. Napi munkafeltételek javítása érdekében dolgozói véleményezések, bírói tanács szerepe. Szakmai anyagok beszerzése, könyvtárfejlesztés. Jól szabályozott a szervezet működése. Tudásmegosztó műhelyfoglalkozások segítségével, az alkalmazottak bevonásával történjen meg a folyamatok fejlesztése, a tudásmegosztás, az újítások, új eljárásrendek kidolgozása és bevezetése. Fejlesztési projektek indítása, folyamatok optimalizálása, a minőség biztosítása és a teljesítés folyamatos értékelése érdekében a munkatársak kezdeményezéseinek szervezett összegyűjtése. A folyamatos fejlesztés kultúráját széles körben kell terjeszteni, és rendszerekkel alátámasztani, megerősíteni. Az OBH _jó gyakorlat_ felelősével a kapcsolattartás, más bíróságok _jó gyakorlatainak_ a megismerése és az esetleges innovációk átvétele. A folyamatok fejlesztésénél új eljárásrendek kidolgozása és bevezetése. Közös csoportok kialakítása, amelyek az egyes szervezeti egységek közötti információáramlást segítik. Tudásmegosztó és változáskezelési műhelyfoglalkozások megszervezése É R T É K /136

21 3. MUNKATÁRSAK 3.1. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY EMBERI ERŐFORRÁSAIT A STRATÉGIÁJÁVAL ÉS TERVEIVEL ÖSSZHANGBAN, ÁTLÁTHATÓ MÓDON TERVEZZE, IRÁNYÍTSA ÉS FEJLESSZE. Erősségek Fejlesztendő területek Intézkedési javaslat A szervezet magasan kvalifikált, szakképzett munkatársakkal rendelkezik, az alkalmazottak felvétele szervezett és tudatos volt, a foglalkoztatás a stratégiai céloknak megfelelő. A munkatársak folyamatos továbbképzése, fejlesztése megoldott. A szervezet az OBH által megállapított engedélyezett létszám folyamatos munkába állításáról és esetlegesen más bíróságokról történő kirendeléséről intézkedik, e mellett az ítélkezésen kívüli egyéb feladatok (oktatás, jó szolgálati tájékoztató programok) megszervezését is lebonyolítja. A szervezet a munkakörökhöz szükséges és indokolt képzettségű embereket alkalmazza. Egyetemekkel, oktatási intézményekkel partnerségi megállapodások kötése gyakornokképzésre és az új munkaerő (utánpótlás) biztosítására. Együttműködési megállapodások más külső szervezetekkel. Tudásmegosztó fórumok kidolgozása. Az alkalmazás során szerzett képesítések mindenki számára történő megismerhetővé tételével egy közös tudásbázis kialakítása. Kompetenciák (tudás, képesség és hozzáállás) felmérése, rendszerbe foglalása munkakörök elemzésével. Az egyes munkakörökhöz szükséges meghatározni a különböző kompetenciákat és az új alkalmazottak felvételénél figyelembe kell venni ezeket az elvárásokat. HR folyamatok (toborzás, felvétel, teljesítményértékelés, karrier menedzsment, motivációs rendszerek, szakmai továbbképzések) alapelveinek kidolgozása. Változással kapcsolatos képzések, műhelyfoglalkozások szervezése. Képzettségek, kompetenciák felmérése és nyilvántartása É R T É K /136

22 3. MUNKATÁRSAK 3.2. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY AZ EGYÉNI ÉS SZERVEZETI CÉLOKKAL ÖSSZHANGBAN FELMÉRJE, FEJLESSZE ÉS FELHASZNÁLJA A MUNKATÁRSAK KOMPETENCIÁIT. Erősségek Fejlesztendő területek Intézkedési javaslat A szervezet lehetővé teszi, hogy a munkaidőn túl a dolgozók a szellemi termékeiket és oktatási tudományos kapacitásukat szabadon felhasználják, ill. nemzetközi szervezetekben Magyarországot képviseljék. A bírói állások betöltése pályázati rendszerben történik, az abban írt kritériumok szerint, egyéb alkalmazottak esetében kompetencia igényhez igazodóan. A munkaköri leírásokban meghatározásra kerültek az egyes munkakörök betöltéséhez szükséges kompetenciák. A szervezet az OBH rendelkezésére bocsátja a munkatársai által megszerzett tudást. Képzettségek felmérése. Jelenlegi munkatársak kompetenciáinak folyamatos fejlesztése szervezeti és egyéni szinten, személyes fejlesztési tervek készítése. A stratégiai célkitűzésekkel összhangban álló kompetencia rendszer kidolgozása, annak beépítése az önértékelési rendszerbe. Vezetői kompetenciák fejlesztése. Korszerű képzési és tudásmegosztó módszerek kidolgozása és folyamatos használata. Rendszeres szakmai képzések szervezése, a képzési lehetőségek kommunikálása. A dolgozók szakismereteinek a számbavétele, az egyéni tudás meghatározása, tudástérkép készítése, amelynek segítéségével meghatározható kik azok a munkavállalók, akik speciális képességgel, tudással rendelkeznek. Az OBH-val közös adatbázis kialakítása, amely lehetővé teszi, hogy a szakismerettel rendelkező dolgozókat más bíróságok és az OBH oktatási és képzési célokra felhasználja. Olyan belső kommunikációs rendszer kialakítása, amely a központi és helyi képzésekre történő felkészülést segíti. Kompetencia rendszer kidolgozása és annak beépítése az önértékelési rendszerbe É R T É K /136

23 3. MUNKATÁRSAK 3.3. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY A NYÍLT PÁRBESZÉD ÉS A FELHATALMAZÁS ALKALMAZÁSA, VALAMINT JÓLLÉTÜK TÁMOGATÁSA RÉVÉN FOKOZZA A MUNKATÁRSAK BEVONÁSÁT Erősségek A horizontális és vertikális kommunikáció szabályai egyértelműek és széles körben ismertek a szervezetnél. A vezetés rendszeres, illetve rendkívüli dolgozói értekezleteken, valamint a számítógépes hálózaton keresztül kialakított kommunikációs csatornákon vonja be a dolgozókat a nyílt párbeszédbe, ezáltal felméri az igényeket. A belső kommunikáció megfelelő, az információk szabadon áramlanak. Fejlesztendő területek Intézkedési javaslat Jó munkakörülmények vannak biztosítva. Az alkalmazottak bevonása a fejlesztési projektekbe, a projektek céljainak, megvalósítási menetének és eredményeinek széles körben történő kommunikálása. Rendszeres műhelyfoglalkozások során meghatározni a folyamatokban rejlő fejlesztési lehetőségeket, kis lépésekben állandóan fejleszteni folyamatainkat, a dolgozók ötleteinek összegyűjtésével. A kidolgozandó önértékelési rendszerben az értékelések konszenzusának megteremtése. Az egészségvédelmi és munkavédelmi szabályok beépítése az új, optimalizált folyamatok leírásába. Atipikus foglalkoztatási formák bevezetésének megvalósíthatósági tanulmányozása. Megváltozott munkaképességű munkavállalók alkalmazásának támogatása egyes alkalmas munkakörök elemzésével, a munkakörökhöz illő megváltozott munkaképességű munkavállalók toborzásával. Kisebb csoportok kialakítása annak érdekében, hogy a kommunikáció során megfogalmazott igények, kérések hatékonyabban érvényesüljenek. E csoportok folyamatos jelleggel működve szolgáltatják a szükséges információkat a vezetőknek. Az otthon dolgozás lehetőségének folyamatos kontrollálása, és az ezekhez szükséges munkaeszközök biztosítása. Olyan rendszeres műhelyfoglalkozások megszervezése, amelynek során a folyamatokban rejlő fejlesztési lehetőségek a dolgozók ötleteinek összegyűjtésével határozhatóak meg. 23/136

24 4. PARTNERKAPCSOLATOK ÉS ERŐFORRÁSOK 4.1. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY FONTOSABB PARTNEREIVEL KAPCSOLATOKAT ALAKÍTSON KI, ÉS ÁPOLJA AZOKAT. Erősségek Fejlesztendő területek Intézkedési javaslat Az intézmény partnerkapcsolatai rendezettek, biztosítják az egyenjogúságot. A szervezet kapcsolata a sajtóval és a médiával jó, a sajtóval együttműködési megállapodás alapján történik a munkavégzés. Az intézmény rendszeresen meghívja partnerintézményeit a hivatalos rendezvényeire, és olyan konferenciákat, megbeszéléseket szervez, melyek más szervek bevonásával kerülnek lebonyolításra. A társszerveivel a szervezet hatékonyan és jól ápolja a kapcsolatait: a rendőrséggel, ügyészséggel, ügyvédséggel, egyetemmel, egyesületekkel (bírói egyesület, cégbírói, közigazgatási) rendszeres szakmai kapcsolatot tart. A szervezet számos partnerségi megállapodást kötött más szervezetekkel. Workshop találkozók szervezése a sajtóval, hivatásrendekkel, szakmai érdekképviseletekkel, a közvetlen kapcsolatok fejlesztése érdekében. Partnerségi megállapodások kötése egyetemekkel, oktatási intézményekkel gyakornokok cseréjére. Partnerek listázása, kapcsolattartók kijelölése partnerenként. Szakmai kapcsolattartás szervezett formájának erősítése, az egyetemmel, a rendőrséggel a szakmai kapcsolattartás együttműködési megállapodás keretében való szabályozottá tétele. Éves ütemezéssel előrelátható tervezéssel szükséges kialakítani az együttműködéseket. A partnerségi megállapodások folyamatos kontrollálása és egyedi, speciális igényekkel való bővítése. Workshop találkozók szervezése a sajtóval, hivatásrendekkel, szakmai érdekképviseletekkel, valamint partnerségi megállapodások kötése egyetemekkel, oktatási intézményekkel a gyakornokok képzésének vonatkozásában. É R T É K /136

25 4. PARTNERKAPCSOLATOK ÉS ERŐFORRÁSOK 4.2. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY AZ ÁLLAMPOLGÁROKKAL/ÜGYFELEKKEL KAPCSOLATOKAT ALAKÍTSON KI ÉS TARTSON FENN. Indoklás Az alacsony pontszámot az indokolja, hogy a szervezet ügyfélkapcsolatainak fejlesztése érdekében szükséges az ügyrendek és (bizonyítéko k, tények) protokollok folyamatainak optimalizálása, az ítélőtábla honlapjának folyamatos fejlesztése. Erősségek Fejlesztendő területek Intézkedési javaslat Az ügyfelek panaszainak kezelésére eljárásrend létezik, a szervezet kialakította a panaszkezelésre vonatkozó belső szabályzatot, illetve az ügyfél-elégedettség mérést. Ügyfélfogadási rend működtetése. Nyitott bíróság program, nyílt napok szervezése és megtartása. Sajtókapcsolatok. Jól működő internetes felület az általános információk publikálására. A szervezetfejlesztés keretében az ügyrendek és protokollok folyamatainak optimalizálása, ügyfélkapcsolatok elektronizálása, nyomtatványok elektronikus formában történő átadása ügyfeleknek. Ítélőtábla honlapjának folyamatos fejlesztése, a kérelmek, panaszok letölthetőségével, a látogatások mérésével, interaktivitás fokozása, a honlap információval való feltöltése. Naprakész információ gyűjtése az ügyfelek elvárásairól, a szolgáltatásokkal kapcsolatos véleményéről. Ügyfelek elégedettségének mérése, a panaszkezelés elektronizálása az ügyfél-elégedettség szélesebb ügyfélkör számára történő elérhetővé tétele, letölthető dokumentumok biztosítása. Ügyrendek és ügyviteli protokollok fejlesztése É R T É K /136

26 4. PARTNERKAPCSOLATOK ÉS ERŐFORRÁSOK 4.3. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY PÉNZÜGYEIT MEGFELELŐEN KEZELJE, IRÁNYÍTSA. Erősségek Fejlesztendő területek Intézkedési javaslat A szervezet pénzügyi működése stabil, a számviteli rendszerek a törvényeknek megfelelően működnek. A szervezet a törvényes kereteken belül az OBH elnökének utasításának (gazdálkodási szabályzat) megfelelően alakította ki a gazdálkodási szabályait, a költségvetési folyamatok jól szabályozottak. A szervezet pénzügyi és költségvetési folyamatai átláthatóak. A pénzügyi források felhasználása erősen kötött, szabályozott és kontrollálható. A megfelelő számítógépes programok beszerzése és működtetése, ill. az egyes számítógépes programok felhasználói ismereteinek a naprakész megismertetése. A költségek egy része előre nem látható módon van felhasználva, ennek a kockázatát minél kisebb szinten tartani. Előre nem látható módon történő forrásfelhasználásban rejlő kockázatok azonosítása és kezelése. É R T É K /136

27 4. PARTNERKAPCSOLATOK ÉS ERŐFORRÁSOK 4.4. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY HASZNOSULJON A SZERVEZETBEN RENDELKEZÉSRE ÁLLÓ INFORMÁCIÓ ÉS TUDÁS. Erősségek Fejlesztendő területek Intézkedési javaslat Az adatokhoz, információkhoz való hozzáférés a szervezet minden alkalmazottja számára biztosított. A Szegedi Ítélőtábla valamennyi dolgozója számára biztosítja a rendszeres képzést. Intranet jól szervezett, az értekezletek rendje szabályozott, a dolgozók rendszeresen megosztják információikat egymással. Képzettségek felmérésének segítségével meg kell határozni azokat az alkalmazottakat, akik a szervezet számára fontos, speciális tudással rendelkeznek. A kompetenciák felmérésével a szervezet legyen képes a speciális készségek és képességek felismerésére, szükség esetén belső hasznosítására (tudásmenedzsment). Saját, belső igényeknek megfelelő képzések kialakítása, más bíróságok képzésein részvétel biztosítása A belső és külső jó gyakorlatok összegyűjtése és megosztása. A honlap és az intranet szolgáltatásainak folyamatos fejlesztése. Az ítélőtábla honlapjának fejlesztése, frissítése, látogatottságának növelése É R T É K /136

28 4. PARTNERKAPCSOLATOK ÉS ERŐFORRÁSOK 4.5. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY MENEDZSELJE TECHNOLÓGIÁJÁT. Erősségek Fejlesztendő területek Intézkedési javaslat A szervezet megfelelő informatikai rendszerrel rendelkezik, amelyet a stratégiai célok megvalósítása érdekében folyamatosan fejleszt. A szervezet hardverparkja folyamatos fejlesztésen esett át az elmúlt két évben, a felhasználói géppark teljesen megújult. A számítástechnikai eszközök magas szintű használata (nyomtatók, fénymásolók). A szervezet lehetővé teszi a munkatársainak az ismeretei továbbadását. Az informatikai rendszerek folyamatos fejlesztése, a külső rendszerekhez történő igazítása, frissítése. A szerverpark megújítása. IKT fejlesztési terv kidolgozása (eszközfejlesztés, rendszerfejlesztés, képzések) Folyamatos eszközpark bővítés, fejlesztés (pl.: E-book beszerzés) Olyan rendszer kialakítása és rendszerbe történő belépés, amely az ismeretek munkatársak részére történő továbbadását regionális és országos szintre emeli. Szerverpark megújítása É R T É K /136

29 4. PARTNERKAPCSOLATOK ÉS ERŐFORRÁSOK 4.6. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY ESZKÖZEIT ÉS VAGYONTÁRGYAIT KEZELJE. Erősségek Fejlesztendő területek Intézkedési javaslat A szervezet rendelkezik a működéséhez és a stratégiai célok megvalósításához szükséges infrastruktúrával és a törvényes keretek között, a gazdálkodási szabályok betartásával értékmegőrző vagyonkezelést végez. Takarékos energia- és papírfelhasználás. Épületeszközök megóvása, biztonsági szolgálat működtetése Az eszközök állapotának folyamatos nyomon követése. Az irodai létesítmény folyamatos karbantartása. Az informatikai eszközök működőképesek és karbantartottak. A gépjárműpark rendszeres szervizelése, a futott km-k alapján a csere lehetőségének megvizsgálása. A mozgáskorlátozottak számára a megközelítés megfelel az előírt szabályozóknak. A rendelkezésre álló eszközök informatikai alapú nyilvántartásának a korszerűsítése. A gépjárművek magáncélú használatára vonatkozó szabályzat elkészítése Olyan adatbázis kialakítása, amely a vagyongazdálkodással kapcsolatos valamennyi ismeretet tartalmazza Szinten tartás. Az eszközök informatikai alapú nyilvántartásának korszerűsítése. É R T É K /136

30 5. FOLYAMATOK 5.1. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY AZ ÉRDEKELT FELEK BEVONÁSÁVAL KIALAKÍTSA, MŰKÖDTESSE ÉS FEJLESSZE FOLYAMATAIT ÉS AZOK RENDSZERÉT. Erősségek Fejlesztendő területek Intézkedési javaslat A szervezet követte az OBH által meghatározott fejlesztési irányokat, rendszeresen elemezte a kockázatokat és elemezte a lehetőségeket is. A Szervezeti és Működési Szabályzat és a hozzá kapcsolódó ügyrendek, szabályzatok jól körülhatárolják a szervezeti folyamatokat. A Szegedi Ítélőtábla SZMSZ-e minden évben felülvizsgálatra és a dolgozók bevonásával aktualizálásra kerül. A folyamatok jelenlegi teljesítményének a mérése és kis lépésben való fejlesztése. Alkalmazottak, ügyfelek bevonása a folyamatok fejlesztésébe, a folyamatok céljainak és indikátorainak kidolgozása. Az eredmények mérése és publikálása A folyamatos fejlesztés érdekében a következő folyamatokat lehetne optimalizálni: - Ítélkezési folyamat fejlesztése (munkamegosztás javítása, ciklusidő szabályozása) - Ügyrendek, ügyviteli protokollok fejlesztése - Értekezleti rend egységesítése - Tanácselnöki feljegyzések készítési rendjének optimalizálása Erőforrások rendelése a folyamatokhoz. A veszteségek (felesleges lépések, dokumentumok) azonosítása és megszüntetése a folyamatokban. Jó gyakorlatok átvétele hasonló folyamatokkal rendelkező intézményektől. Az ügyelosztás korszerűsítése, a tanácsokon belüli működési folyamatok és a fizikai állományú dolgozók munkaszervezése hatékonyságának növelése Az SZMSZ módosításait a külső és belső jelzések alapján indokolt megtenni. Ítélkezési folyamat fejlesztése, ügyrendek, ügyviteli protokollok fejlesztése, értekezleti rend egységesítése, tanácselnöki feljegyzések készítési rendjének optimalizálása É R T É K /136

31 5. FOLYAMATOK 5.2. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY ÁLLAMPOLGÁR-/ÜGYFÉLKÖZPONTÚ SZOLGÁLTATÁSOKAT, TERMÉKEKET BIZTOSÍTSON ÉS FEJLESSZEN. Erősségek Fejlesztendő területek Intézkedési javaslat A szolgáltatások jelenlegi folyamatait részletesen leírja a Szervezeti Működési Szabályzat. A szervezet a törvényes kereteken belül lehetővé teszi a dolgozói számára, hogy a tudásukat a munkaköri kötelezettségén belül szabadon felhasználják. Tájékoztatjuk az ügyfeleket (ügyleosztási rend, irodák nyitva tartás kifüggesztése, ügyfélfogadási idő nyilvánosságra hozatala, a határozatok anonimizálása (közzététele). A szervezet az OBH elnökének stratégiai céljaival összhangban az ügyfélközpontúságot tekinti egyik legfontosabb célkitűzésének. SIPOC modell értelmezése a kulcsfontosságú folyamatok meghatározásában. Fejlesztendő folyamatok kiválasztása, fontossági sorrendbe történő állítása. Folyamatokra jellemző teljesítménymutatók kiválasztása. Kiválasztott folyamatok lépéseinek, a lépésekhez köthető dokumentumok és felelősök meghatározása. Folyamatok jelenlegi állapotának mérése. Folyamatban jelentkező veszteségek okainak meghatározása, veszteségek kiküszöbölése a folyamatokban. Fejlesztett folyamat mérése, az eredmények dokumentálása. A javaslatok, újítások számbavétele és egy adatbázisban történő elhelyezése a hatékonyabb használhatóság érdekében. Ügyfelek elégedettségének mérése, a visszajelzések értékelése Folyamatokra jellemző teljesítménymutatók kiválasztása. É R T É K /136

32 5. FOLYAMATOK 5.3. TEKINTSÉK ÁT, MIT TESZ A SZERVEZET ANNAK ÉRDEKÉBEN, HOGY ÖSSZEHANGOLJA FOLYAMATAIT A SZERVEZETEN BELÜL, ILLETVE AZ EGYÜTTMŰKÖDŐ SZERVEZETEK FOLYAMATAIVAL. Erősségek Fejlesztendő területek Intézkedési javaslat A folyamatok megfelelően körülírtak a Működési Szabályzatban. A szervezeti szabályzatnak megfelelően történt a folyamatok állandó egyeztetése, a fejlesztések összehangolása. Az ítélőtábla az OBH által koordinált működési folyamatokban aktívan vesz részt és ezeket megfelelően beülteti a belső szervezetébe. A szervezet folyamatosan figyelemmel kíséri a partnereinek a jelzéseit és ennek megfelelően alakítja a kapcsolatait. A folyamatok azonosítása, a folyamatok fontossági sorrendjének felállítása, kulcsfontosságú folyamatok, mellékfolyamatok és keresztfunkcionális folyamatok meghatározása. Folyamatok bemeneteinek és kimeneteinek azonosítása, közös céljainak egyeztetése, a fejlesztés irányának meghatározása. Folyamatok állandó fejlesztéséhez szükséges szervezeti kultúra kialakítása. Az országos folyamatok megismerése és a megfelelő belső véleményezés utáni beépítésének a kialakítása Olyan internetes felület kialakítása, ahol az értékelések folyamatosan érkeznek. Kulcsfontosságú folyamatok, mellékfolyamatok és keresztfunkcionális folyamatok meghatározása. É R T É K /136

33 6. ÁLLAMPOLGÁR-/ÜGYFÉLKÖZPONTÚ EREDMÉNYEK 6.1. TEKINTSÉK ÁT, HOGY MILYEN EREDMÉNYEKET ÉRT EL A SZERVEZET AZ ÁAZ ÁLLAMPOLGÁROK/ÜGYFELEK VÉLEMÉNYE, SZEMÉLYES ÉRTÉKELÉSE* ALAPJÁNLLAMPOLGÁROK/ÜGYFELEK SZÜKSÉGLETEI ÉS ELVÁRÁSAI KIELÉGÍTÉSÉVEL KAPCSOLATBAN Erősségek Fejlesztendő területek Intézkedési javaslat A szervezetről kialakult külső kép megfelelő, szervezetről visszaérkezett jelzések alapján a szervezet nyitott és átlátható. Kialakította a panaszok befogadásának és elintézésének a rendjét, valamint az ügyfél-elégedettség mérést. A középiskolás fiatalok tájékoztatása, az egyetemisták joggyakornoki program keretében, a jogkereső közönség nyílt napok keretében való megismertetése az intézménnyel. Az épület jól megközelíthető a mozgáskorlátozottak számára. A szervezet elnöki intézkedésekkel javítja a működését (pl. soronkívüliség iránti kérelmek elintézése, panaszok kivizsgálása) Az ügyfél-elégedettség mérés hatékonyabbá tétele, mérési módszerek kidolgozása. Parkolóhely elkülönítése mozgáskorlátozottak számára. Olyan adatbázis kialakítása, amely a panaszok és az azokból levont következtetéseket tartalmaz. Az ügyfél elégedettség mérés hatékonyabbá tétele, mérési módszerek kidolgozása. É R T É K /136

34 6. ÁLLAMPOLGÁR-/ÜGYFÉLKÖZPONTÚ EREDMÉNYEK 6.2. TEKINTSÉK ÁT, HOGY MILYEN EREDMÉNYEKET ÉRT EL A SZERVEZET AZ ÁLLAMPOLGÁROK/ÜGYFELEK SZÜKSÉGLETEI ÉS ELVÁRÁSAI KIELÉGÍTÉSÉVEL KAPCSOLATBAN A SZERVEZET ÁLTAL VÉGZETT MÉRÉSEK ALAPJÁN Erősségek Fejlesztendő területek Intézkedési javaslat A szervezet egyenlő bánásmódban részesíti ügyfeleit. Ügyfél elégedettségi adatlap használatának lehetősége az ügyfelek részére nyitott. A szervezet a panaszok alapján leszűrt következtetéseket elnöki intézkedések és a szabályzatok rendelkezéseibe beépíti. A szervezet dolgozói részére megfelelő szabályozási kereteken belül jó léti szolgáltatásokat nyújt (fizetési előleg, kedvezményes telefonszerződés kötés, stb.) Ügyfelek elégedettségének mérése: - Várakozási idő - Ügykezelési és ügyfeldolgozási idő - Kérések kezelésének ciklusideje vonatkozásában. A szervezet céljainak és eredményeinek nyilvánossá tétele. A panaszok és az elégedettség mérési eredmények egy adatbázisban történő elhelyezése és objektív értékelési rendszerének kialakítása. Az ügyfél-elégedettségi lap jobb elérhetőségi lehetőségének biztosítása, figyelemfelhívás. A panaszok eljárásának rendjét meghatározni. Felmérni azokat a lehetséges irányokat, ahol a dolgozók részére további jóléti szolgáltatások nyújthatók. A panaszok és az elégedettség mérési eredmények egy adatbázisban történő elhelyezése és objektív értékelési rendszerének kialakítása. É R T É K /136

35 7. MUNKATÁRSAKKAL KAPCSOLATOS EREDMÉNYEK 7.1. TEKINTSÉK ÁT, HOGY MILYEN EREDMÉNYEKET ÉRT EL A SZERVEZET A MUNKATÁRSAK SZÜKSÉGLETEI ÉS ELVÁRÁSAI KIELÉGÍTÉSÉVEL KAPCSOLATBAN A MUNKATÁRSAK VÉLEMÉNYE, SZEMÉLYES ÉRTÉKELÉSE ALAPJÁN Erősségek Fejlesztendő területek Intézkedési javaslat A szervezet megbízhatóságot, tekintélyt sugároz külső ügyfelei és alkalmazottai felé. A szervezeten belül jól működik a konzultáció, párbeszéd. A szervezet folyamatosan figyelemmel kíséri a munkatársak infrastrukturális és munkavégzéshez szükséges egyéb feltételekkel kapcsolatos igényeit. A munkatársak által megfogalmazott kérések, kérelmek minden esetben elintézésre kerültek és lehetőség szerint pozitív elbírálásra kerültek (tanulmányi szerződések, képzéssel kapcsolatos utazások támogatása). Összbírói értekezlet, igazságügyi alkalmazotti értekezlet, Bírói Tanács ülései, vezetői értekezlet. CAF rendszer keretében rendszeres műhelyfoglalkozások szervezése, amelyek során az alkalmazottak megoszthatják egymással fejlesztéssel kapcsolatos ötleteiket, közös célokat állíthatnak fel, az új felelősségi köröket konszenzus alapján oszthatják szét. A dolgozók bevonása a teljesítményindikátorok kidolgozásába. Az állandó fejlesztést szervezeti csoportok és csapatok irányítják. A munkakörülmények és munkahelyek felszereltségének tervezésébe bevonják az alkalmazottakat is. Kiscsoportos rendszer kialakítása annak érdekében, hogy megfelelő formában és időben jusson el minden igény a vezetőkhöz. Olyan programokban való részvétel, amely a munkatársak igényei szélesebb körét teszi lehetővé. Rendszeres műhelyfoglalkozások szervezése É R T É K /136

36 7. MUNKATÁRSAKKAL KAPCSOLATOS EREDMÉNYEK 7.2. TEKINTSÉK ÁT, HOGY MILYEN EREDMÉNYEKET ÉRT EL A SZERVEZET A MUNKATÁRSAK SZÜKSÉGLETEI ÉS ELVÁRÁSAI KIELÉGÍTÉSÉVEL KAPCSOLATBAN A SZERVEZET ÁLTAL VÉGZETT MÉRÉSEK ALAPJÁN Erősségek Fejlesztendő területek Intézkedési javaslat A szervezet jelenleg a törvényes nyilvántartásokból megállapítható adatokat értékeli, melyekből következően szociális és jóléti intézkedéseket tud tenni. A szervezet elsősorban a szociális rászorultság alapján igyekezett jóléti kedvezményeket biztosítani. Az éves cserélődést, a betegszabadságokat és a hiányzásokat a szervezet pontosan mérte, erről pontos statisztikákat kért. A munkatársak rendszeresen részt vettek a szervezet fejlesztésére vonatkozó ismertetőkön, megbeszéléseken. Mindenki számára elérhető az intranet. A dolgozók fejlesztése szervezett formában történt a képzések biztosításával. Jól szabályozott értékelési rendszer működik. Motivációval, munkatársak bevonásával kapcsolatos mutatók kidolgozása és mérése: - innovációs javaslatok száma - munkaerő-fluktuáció mértéke - munkatársak készségfejlesztése vonatkozásában, motivációs stratégia kialakítása. Olyan adatbázis kialakítása, melyekben a munkatársak szükségletei és elvárásai megfogalmazást nyernek, a dolgozók igényeinek feltérképezése, a munkatársak elégedettségének rendszeres mérése. INTRANET fejlesztése jó gyakorlatok megosztásával. Motivációval, munkatársak bevonásával kapcsolatos mutatók kidolgozása és mérése É R T É K /136

37 8. TÁRSADALMI FELELŐSSÉGVÁLLALÁSSAL KAPCSOLATOS EREDMÉNYEK 8.1. TEKINTSÉK ÁT, HOGY MILYEN EREDMÉNYEKET ÉRT EL A SZERVEZET A TÁRSADALMI FELELŐSSÉGVÁLLALÁSSAL KAPCSOLATBAN A TÁRSADALOM MEGÍTÉLÉSE ALAPJÁN Erősségek Fejlesztendő területek Intézkedési javaslat A szervezet fontos, meghatározó szerepet játszik a helyi és regionális igazságszolgáltatásban, kifejezetten hatékony és jó együttműködést ápol a vele kapcsolatban álló szakmai szervezetekkel és a sajtó képviselőivel. Jó hírnév, megbízható szervezetnek látják az emberek az ítélőtáblát. Példát mutat a környezetvédelem területén Magas szakmai színvonal A szervezet folyamatosan nyomon követte a körülötte feltérképezhető társadalmi igényeket és ennek megfelelően szervezte az ítélkezésen kívüli tevékenységét. A szervezet környezetvédelemmel kapcsolatos tevékenységének szabályozása, fejlesztése: - energiagazdálkodás - csökkentett áramfelhasználás - tömegközlekedésre való ösztönzés - szelektív hulladékgyűjtés területein. Együttműködési struktúrák kialakítása olyan szervezetekkel (közigazgatási szervek), melyek az eddigi együttműködésnek eddig nem voltak részesei. Szakmai színvonal további emelése (képzések, tanfolyamok, konferenciák) Folyamatos kapcsolattartás a sajtóval, a tárgyalásokról a nyilvánosság előzetes tájékoztatása. A szervezet folyamatosan figyelemmel fogja kísérni a megújuló energiaforrások felhasználásának lehetőségét. További olyan tevékenységek meghatározása, amely a társadalmi felelősségre vállalást erősítik. Az ítélőtábla környezetvédelemmel kapcsolatos tevékenységének szabályozása, fejlesztése É R T É K /136

38 8. TÁRSADALMI FELELŐSSÉGVÁLLALÁSSAL KAPCSOLATOS EREDMÉNYEK 8.2. TEKINTSÉK ÁT, HOGY MILYEN EREDMÉNYEKET ÉRT EL A SZERVEZET A TÁRSADALMI FELELŐSSÉGVÁLLALÁSSAL KAPCSOLATBAN A SZERVEZET ÁLTAL VÉGZETT MÉRÉSEK ALAPJÁN Erősségek Fejlesztendő területek Intézkedési javaslat A szervezet törekszik újrafelhasznált anyagok (pl. papír) használatára. A szervezet kapcsolata a kiemelkedő partnerekkel, partnerintézményekkel magas színvonalú és kiegyensúlyozott. Konferenciák szervezése, tudásmegosztás (előadások, könyvbemutatók) A szervezet alkalmazottai rendszeresen részt vesznek a hazai és nemzetközi tudásmegosztó fórumokon, konferenciákon. A szervezet az ún. nyitott bíróságok projekt keretében meghatározó jó szolgálati kezdeményezőként az ifjúság nevelésében részt vállalt. A szervezet olyan kapcsolatokat alakított ki, amelyek újabb társadalmi igények megfogalmazását teszik lehetővé. A hatékony tudásmegosztás érdekében az alkalmazottak részvételének fokozása a hazai és nemzetközi konferenciákon. Társadalmi szerepvállalással kapcsolatos célok és indikátorok meghatározása. A Nyitott bíróság program tapasztalatainak feldolgozása. Olyan társadalmi csoportok felkutatása, melyek számára jó szolgálati segítség nyújtható. Szakmai kapcsolatok elősegítése, minőségi és mennyiségi mutatók fejlesztése, nemzetközi kapcsolatok kialakítása. Az együttműködési rendszer olyan mértékű bővítése, amely lehetővé teszi más partnerek bevonását. Nyitott bíróság program tapasztalatainak feldolgozása É R T É K /136

39 9. KULCSFONTOSSÁGÚ EREDMÉNYEK 9.1. TEKINTSÉK ÁT, HOGY CÉLJAIT ILLETŐEN MILYEN EREDMÉNYEKET ÉRT EL A SZERVEZET A KÜLSŐ EREDMÉNYEIVEL KAPCSOLATBAN (A SZERVEZET EREDMÉNYEI ÉS HATÁSA) Erősségek Fejlesztendő területek Intézkedési javaslat A szervezet mind a polgári, mind a büntető perek tekintetében éves bontású eredményekkel (adatokkal) és statisztikai mutatószámokkal rendelkezik. A szervezet az ítélkezési és igazgatási munkájában az eddigi értékelések szerint példamutató eredményeket ért el. Partnerkapcsolatok magas színvonala, szabályozottsága A _jó gyakorlat_ program keretében más szervezeti egységeknél bevált megoldások áthonosítása. A szervezet értékelését az OBH elnöke minden évben elvégzi, mely ez idáig kiváló eredménnyel zárult. Szervezeti eredményességet jelző mutatók kidolgozása a vevői elégedettség viszonyában: - Ügyfél elégedettségi mutatók - Információnyújtás ciklusideje - Optimalizált folyamatok száma A jogszabályi környezet változása miatti teljesítmény-ingadozások kiküszöbölése. Olyan külső kontrollkapcsolat kialakítása az OBH-val, amelyben az egyes szervezeti egységek értékelése is megjelenik. Partnerkapcsolatok kötése, szorosabb kapcsolatok az egyetemekkel, jó gyakorlat átvétele konferenciákon, rendezvényeken. Szervezeti eredményességet jelző mutatók kidolgozása É R T É K /136

40 9. KULCSFONTOSSÁGÚ EREDMÉNYEK 9.2. TEKINTSÉK ÁT, HOGY CÉLJAIT ILLETŐEN MILYEN EREDMÉNYEKET ÉRT EL A SZERVEZET A BELSŐ EREDMÉNYEIVEL KAPCSOLATBAN (MŰKÖDÉS HATÉKONYSÁGA) Erősségek Fejlesztendő területek Intézkedési javaslat A teljesítmény állandó értékelése negyedéves vezetői beszámolók, éves beszámolók alapján. A szervezet az összbírói és az igazságügyi alkalmazotti értekezleteken kapott tájékoztatást a belső változásokról, melyek során az eredmények kiemelésre kerültek. Ezen értekezleteken lehetőség nyílik a munkatársak véleményének megfogalmazására. Határozatok havi kigyűjtése, elemzése. A kigyűjtött határozatok éves közzététele, sokszorosítása, hozzáférés biztosítása. Szakmai anyagok honlapon, országos szakfolyóiratokban történő közzététele. A szakmai megbeszélések (kollégium) bírói tanácskozás, tanácselnöki megbeszélések anyagának eljuttatása az illetékességi területen dolgozó törvényszékeknek, valamint a társszerveknek. CAF önértékelési rendszer bevezetése Rendszeres CAF értékelések és célkitűzési folyamatok kidolgozása, megvalósítása Eredményindikátorok mérése Folyamatos tájékoztatás az eredményekről, az eredmények kommunikálása Pályázatok írása, menedzselése A honlap jobb elérhetősége, szakmai anyagok hozzáférhetőségének fejlesztése Folyamatok optimalizálása, teljesítményértékelési rendszer bevezetése, partnerkapcsolatok, különösen a társítélőtáblákkal folyamatos fejlesztése. Az összbírói értekezleteket megelőző belső kommunikáció kialakítása. Folyamatok optimalizálása, teljesítményértékelési rendszer bevezetése É R T É K /136

41 7. lépés: Az intézkedési terv összeállítása Az intézkedési terv a szervezet összes egységét átfogja. Alapja az önértékelési jelentés. A fejlesztés érdekében az önértékelési jelentésben meghatározott fejlesztendő területeket a Folyamatok optimalizálása során rangsoroljuk, itt állítjuk fel a fejlesztendő területek fontossági sorrendjét. Az intézkedési program kidolgozása során törekedtünk arra, hogy az egyes fejlesztendő területekhez már tudjunk olyan folyamatleírásokat, problémaelemzéseket, projektterveket kidolgozni, amelyek megvalósítása már a projektidő alatt lehetséges. A Szegedi Ítélőtábla a következő Intézkedési tervet dolgozta ki a CAF önértékelési (minőségirányítási) projekt keretében: CAF önértékelés eredményein alapuló Intézkedési program Jelen dokumentum annak a CAF értékelés eredményeit mutatja be, amelyet a Szegedi Ítélőtábla az ÁROP /A pályázat keretében végzett el. Az önértékelési jelentés eredményeinek ismeretében az alábbi fejlesztési intézkedéseket (5 db) kívánjuk végrehajtani. 1. Stratégiaalkotás és tervezés 1.1. intézkedés Projektszponzor Projektvezető Projektcsapat Minőségbiztosítási (CAF) rendszer bevezetése, folyamatos működése; Tudásmegosztó és változáskezelési műhelyfoglalkozások megszervezése Az ítélőtábla legfelsőbb vezetői szintje Az ítélőtábla elnöke Dr. Harangozó Attila, Dr. Hámori Attila, Dr. Kemenes István, Dr. Hegedűs István, Dr. Halász Edina, Bojtos Mónika, McMillan&Baneth. 41/136

42 Terület (fókusz) Érdekelt felek Az önértékelésben meghatározott erősségek A fejlesztés a szervezet egészét, az ítélőtábla valamennyi szervezeti egységét érinti, a megvalósítás valamennyi szervezeti folyamathoz kapcsolódik. A szervezet minden tagja érintett a fejlesztési programban. A központi stratégia és a szervezet hosszú távú célkitűzései ismertek, jól definiálhatóak és jól kommunikáltak. A szervezet pontosan követi az OBH stratégiai célkitűzéseit, ezeket bontja le szervezeti és egyéni szintre. A szervezet stratégiáját, a kidolgozott lépések bevezetésének menetét és a szervezet működését évente értékelik. Jól szabályozott a szervezet működése. Kontextus és fejlesztendő területek Alkalmazottak visszajelzései alapján konkrét fejlesztési projektek indítása, kockázatelemzéssel, határidőkkel, mérhető célokkal. A célkitűzések, projektek megvalósulásának rendszeres nyomon követése, az eredmények mérése Folyamatok optimalizálása és tudásmegosztási módszerek kidolgozása. Feltárandó alternatív lehetőségek Korlátok A felméréshez szükséges sablon szervezetre szabása, a pontozási módszer megfelelő kiválasztása Az önértékelési modellben szereplő adottságok (okok) és eredmények (okozatok) közötti, ill. az adottságok (okok) közötti sokoldalú kapcsolatok megvizsgálása, részletes elemzése Szükséges emberi erőforrás (ember/nap) 6 fő / 10 nap 42/136

43 Költségvetés Kezdési időpont Becsült határidő A minőségirányítási rendszer bevezetésének forrásigényét évben az ÁROP /A pályázat keretében rendelkezésre álló forrás biztosítja, a minőségirányítási rendszer folyamatos, jövőbeni működéséhez szükséges fedezet az ítélőtábla mindenkori költségvetési keretén belül fog rendelkezésre állni Munkatársak 2.1. intézkedés Projektszponzor Projektvezető Projektcsapat Terület (fókusz) Érdekelt felek Képzettségek, kompetenciák felmérése és nyilvántartása Az ítélőtábla legfelsőbb vezetői szintje Az ítélőtábla elnöke Dr. Kemenes István, Dr. Hámori Attila, Tőkéné Terhes Ildikó, Hargitai Tiborné, Futaki Lászlóné, Sándor Edit Andrea A fejlesztés a szervezet egészét, az ítélőtábla valamennyi szervezeti egységét érinti. A szervezet minden tagja érintett a fejlesztési programban. 43/136

44 Az önértékelésben meghatározott erősségek A szervezet magasan kvalifikált, szakképzett munkatársakkal rendelkezik, az alkalmazottak felvétele szervezett és tudatos volt, a foglalkoztatás a stratégiai céloknak megfelelő. A munkatársak folyamatos továbbképzése, fejlesztése megoldott. A bírói állások betöltése pályázati rendszerben történik, az abban írt kritériumok szerint, egyéb alkalmazottak esetében kompetencia igényhez igazodóan. A munkaköri leírásokban meghatározásra kerültek az egyes munkakörök betöltéséhez szükséges kompetenciák. Kontextus és fejlesztendő területek Feltárandó alternatív lehetőségek Tudásmegosztó fórumok kidolgozása, közös tudásbázis kialakítása. A szervezet jellegének megfelelő kompetenciatár készítése; Éves kompetenciaelemző beszélgetések rendjének kialakítása; Kompetenciák felmérésének és nyilvántartási rendjének kidolgozása Korlátok Szükséges emberi erőforrás (ember/nap) Költségvetés A problémák (pl.: a fejlesztést kiváltó okok és az előforduló hibák) meghatározása, a problémák elemzése 6 fő / 4 nap A képzettségek és kompetenciák felmérésének forrásigényét évben az ÁROP /A pályázat keretében rendelkezésre álló forrás biztosítja. Kezdési időpont február 25. Becsült határidő április /136

45 3. Partnerkapcsolatok és erőforrások 3.1. intézkedés Projektszponzor Projektvezető Projektcsapat Terület (fókusz) Érdekelt felek Workshop találkozók szervezés a sajtóval, hivatásrendekkel, szakmai érdekképviseletekkel; Partnerségi megállapodások kötése egyetemekkel, oktatási intézményekkel a gyakornokok képzésének vonatkozásában; Ügyrendek és ügyviteli protokollok fejlesztése; Az ítélőtábla honlapjának fejlesztése, frissítése, látogatottságának növelése Az ítélőtábla legfelsőbb vezetői szintje Az ítélőtábla elnöke Dr. Harangozó Attila, Dr. Hámori Attila, Dr. Ződi Zita, Dr. Tóth Kinga, Dr. Bálind Attila, Dr. Bánfalvy-Bottyán Csilla, Dr. Hegedűs István, Dr. Nagy Erzsébet, Dr. Katona Tibor, Bereczkyné Dr. Lengyel Nóra, Zanóczné Dr. Ocskó Erzsébet, Juhász József, Bessenyei Zsolt A fejlesztés az ítélőtábla és a külső felek (sajtó, hivatásrendek, oktatási intézmények, ügyfelek, stb.) közötti közvetlen kapcsolatok javítására, ill. erősítésére irányul. Az ítélőtábla külső partnerei (sajtó, hivatásrendek, oktatási intézmények, ügyfelek, stb.) 45/136

46 Az önértékelésben meghatározott erősségek Az intézmény partnerkapcsolatai rendezettek, biztosítják az egyenjogúságot. A szervezet kapcsolata a sajtóval és a médiával jó, a sajtóval együttműködési megállapodás alapján történik a munkavégzés. A társszerveivel a szervezet hatékonyan és jól ápolja a kapcsolatait: a rendőrséggel, ügyészséggel, ügyvédséggel, egyetemmel, egyesületekkel (bírói egyesület, cégbírói, közigazgatási) rendszeres szakmai kapcsolatot tart. Az ügyfelek panaszainak kezelésére eljárásrend létezik, a szervezet kialakította a panaszkezelésre vonatkozó belső szabályzatot, illetve az ügyfélelégedettség mérést. Nyitott bíróság program, nyílt napok szervezése és megtartása. Kontextus és fejlesztendő területek Feltárandó alternatív lehetőségek A partnerkapcsolatok eredményességének folyamatos ellenőrzése; a belső és a külső jó gyakorlatokra vonatkozó tapasztalatok felkutatása, megismerése és adaptálása. A partnerségi megállapodások kötéséhez szükséges módszertan, ill. a megállapodás folyamatának, indikátorainak, ellenőrzési módszereinek kidolgozása Az ügyrendek és ügyviteli protokollok vonatkozásában stratégia kidolgozása a dömpingügyek kezelésére. Az ítélőtábla honlapja forgalmának mérésére irányuló lehetőségek, módszerek feltárása. 46/136

47 Korlátok A jelenlegi problémák, tapasztalatok feltárása a partnerségi megállapodások vonatkozásában, a kiváltó tényezők felsorolása, az alapprobléma összefoglalása. Az ügyrendek, ügyviteli protokollal kapcsolatos, fejlesztést kiváltó okok elemzése. Az ítélőtábla jelenleg üzemelő honlapja központi fejlesztésű és üzemeltetésű, az ítélőtábla csak központilag kialakított struktúrát tudja tartalommal feltölteni. Szükséges emberi erőforrás (ember/nap) Költségvetés 13 fő / 12 nap A fejlesztés forrásigényét évben az ÁROP /A pályázat keretében rendelkezésre álló forrás biztosítja. Kezdési időpont március 24. Becsült határidő december Folyamatok 4.1. intézkedés Projektszponzor Projektvezető Projektcsapat Az ítélkezési folyamat fejlesztése, az értekezleti rend egységesítése, a tanácselnöki feljegyzések készítési rendjének optimalizálása Az ítélőtábla legfelsőbb vezetői szintje Az ítélőtábla elnöke Dr. Kemenes István, Dr. Hegedűs István, Sefta Márta Dr., Dr. Cserháti Ágota, Dr. Dobler László, Dr. Gaálné Dr. Jobbágy Ildikó, Dr. Szeghő Katalin, Dr. Kiss Gabriella, Dr. Mányoki Zsolt, Dr. Mezőlaki Erik 47/136

48 Terület (fókusz) Érdekelt felek Az önértékelésben meghatározott erősségek A fejlesztés az ítélkezés folyamatának, az értekezletek eljárásrendjének, valamint a tanácselnöki feljegyzések készítési rendjének optimalizálására irányul. A fejlesztési program az ítélőtábla bíráit érinti. A Szervezeti és Működési Szabályzat és a hozzá kapcsolódó ügyrendek, szabályzatok jól körülhatárolják a szervezeti folyamatokat. Az ítélőtábla az OBH által koordinált működési folyamatokban aktívan vesz részt és ezeket megfelelően beülteti a belső szervezetébe. Kontextus és fejlesztendő területek Feltárandó alternatív lehetőségek Az ügyelosztás korszerűsítése, a tanácsokon belüli működési folyamatok hatékonyságának növelése; a folyamatok állandó fejlesztéséhez szükséges szervezeti kultúra kialakítása. A szervezet folyamatainak azonosítása, fontossági sorrendbe állítása, optimalizálásra kijelölt folyamatok meghatározása. Olyan eszközök és technikák kijelölése, amelyek segítséget nyújtanak az egyes folyamatok fejlesztésében, a folyamatokhoz köthető veszteségek azonosításában és kiküszöbölésében. Korlátok Szükséges emberi erőforrás (ember/nap) Költségvetés A folyamatokban rejlő problémák azonosítása, a fejlesztést kiváltó tényezők feltárása. 10 fő /10 nap A folyamatok optimalizálásának forrásigényét évben az ÁROP /A pályázat keretében rendelkezésre álló forrás biztosítja. Kezdési időpont március /136

49 Becsült határidő december Társadalmi felelősségvállalás 5.1. intézkedés Projektszponzor Projektvezető Projektcsapat Terület (fókusz) Érdekelt felek Az önértékelésben meghatározott erősségek Kontextus és fejlesztendő területek A Nyitott bíróság program tapasztalatainak feldolgozása Az ítélőtábla legfelsőbb vezetői szintje Az ítélőtábla elnöke (a fejlesztési projekt vezetője). Dr. Harangozó Attila, Dr. Ződi Zita, Dr. Tóth Kinga A fejlesztést az ítélőtábla a szakmai tevékenységéhez, az ítélkezéshez kapcsolódóan valósítja meg. Az ítélőtábla bírái és a programban részt vevő oktatási intézmények érintettek a fejlesztési programban. A szervezet fontos, meghatározó szerepet játszik a helyi és regionális igazságszolgáltatásban, kifejezetten hatékony és jó együttműködést ápol a vele kapcsolatban álló szakmai szervezetekkel és a sajtó képviselőivel. Jó hírnév, megbízható szervezetnek látják az emberek az ítélőtáblát. A szervezet az ún. nyitott bíróságok projekt keretében meghatározó jó szolgálati kezdeményezőként az ifjúság nevelésében részt vállalt. Társadalmi szerepvállalással kapcsolatos célok és indikátorok kidolgozása, ill. további olyan tevékenységek meghatározása, amelyek a társadalmi felelősségvállalást erősítik. 49/136

50 Feltárandó alternatív lehetőségek Korlátok Szükséges emberi erőforrás (ember/nap) Költségvetés Megfelelő módszertan kidolgozása tapasztalatok elemzésére és feldolgozására A fejlesztést kiváltó okok feltárása, az elérni kívánt célok meghatározása 3 fő 5 nap A fejlesztés forrásigényét évben az ÁROP /A pályázat keretében rendelkezésre álló forrás biztosítja, a jövőbeni, folyamatos működéséhez szükséges fedezet az ítélőtábla mindenkori költségvetési keretén belül fog rendelkezésre állni. Kezdési időpont március 17. Becsült határidő május 31. Jóváhagyom:... dr. Harangozó Attila az ítélőtábla elnöke 50/136

51 8. lépés: Az intézkedési terv kommunikációja Kommunikációs terv a CAF önértékelési rendszerrel kapcsolatos tájékoztatásra Feladat Záró konferencia szervezése, beszámoló az önértékelési folyamatról, annak eredményeiről. Az intézkedési terv bemutatása A pályázat során a CAF rendszer segítségével kidolgozott területek fejlesztésével megbízott csoportok beszámolói az elvégzett munkáról. Sajtóközlemény kiadása az önértékelési folyamatról és annak eredményeiről. Kommunikációs Üzenet csatorna Előadás a szervezet munkatársai számára az önértékelési folyamatról Előadások, csoportos megbeszélések A CAF önértékelési folyamatban minden munkavállaló részt vett. A folyamat eredménye az intézkedési terv lett, amely minden alkalmazott számára elérhető. A fejlesztendő területek kiválasztása megtörtént. Területenként különböző projektek jöttek létre. A projektcsapatok folyamatábrák készítésével és a fejlesztési intézkedések kidolgozásával járultak hozzá az állandó fejlesztés kultúrájának kialakításához. Helyi sajtó A Szegedi Ítélőtáblán szervezetfejlesztési projekt zárult. 51/136

52 9. lépés: Az intézkedési terv alkalmazása, a fejlesztési tervek megvalósítása Az Intézkedési tervben kibontott területekhez a pályázat keretében 9 alprojektet indítottunk el. Ezek a következők: Teljesítménymenedzsment 1. Ítélkezési folyamat javítása 2. Ügyrendek, ügyviteli protokollok fejlesztése 3. Képzettségek felmérése, kompetenciák fejlesztése 4. Ítélőtábla honlap látogatásának javítása 52/136

53 Folyamatok optimalizálása 5. Kollégiumi ülés folyamatának optimalizálása. Értekezleti rend egységesítése 6. Tanácselnöki feljegyzések készítési folyamatának optimalizálása Minőségirányítás 7. CAF önértékelési rendszer bevezetése (a teljes önértékelési folyamat ide tartozik, ellenben a CAF rendszer alkalmazását tekintettük elsődlegesnek, mivel ez az önértékelési folyamat szolgálhatott a többi terület fejlesztésének alapjául.) 8. Egyetemekkel, oktatási intézményekkel partnerségi megállapodások kötése gyakornokképzésre Tudásmegosztás 9. Workshopok, találkozók sajtóval, hivatásrendekkel, szakmai érdekképviseletekkel a közvetlen kapcsolatok erősítése véget 10.Nyitott Bíróság program tapasztalatainak feldolgozása Mindegyik alprojektet a Folyamatok optimalizálása útmutató egyes lépései szerint elemeztük (kivéve a CAF önértékelési folyamatot). Az elemzés és fejlesztés kijelölt és kompetens csapatokkal történt. A fejlesztő csoportok munkáját a pályázati anyag tartalmazza. Ennek köszönhetően a kiemelt, 9 fejlesztendő alporjektre vonatkozóan elkészültek a folyamatábrák, azonosítottuk a problémákat, ellenőriztük, hogy a problémákra adott megoldási javaslatok összhangban állnak-e a szervezet stratégiájával, majd mérési tervekkel alátámasztva projektterveket dolgoztunk ki, amelyek pontosan tartalmazzák a megteendő lépéseket, határidőket, felelősöket, döntési és értékelési pontokat. 53/136

54 Az Intézkedési terv végrehajtása már a pályázat ideje alatt elkezdődött, az egyes elkészült eredményeket mellékletekben csatoltuk a kilenc folyamatleíráshoz. A projektterveknek, mérési terveknek köszönhetően az Intézkedési tervben meghatározott feladatok nyomon követése, végrehajtásának folyamatos értékelése, a korrigáló intézkedések megtétele a PDCA ciklus elveinek megfelelően történhet. 10.lépés: A következő önértékelés megtervezése A következő éves önértékelés során át kell tekinteni a 9 alprojekt keretében javasolt fejlesztéseket, azok határidőre történő megvalósítását, az elért eredményeket. A CAF önértékelési folyamatnak megfelelően ismételten értékelni kell a szervezet 9 területét, az érintettek bevonásával meg kell határozni a fejlesztendő területeket, s javaslatokat kell készíteni a folyamatos fejlesztés javítás érdekében. 54/136

55 Mellékletek Első számú melléklet A nyitó rendezvényen bemutatott prezentáció diái SZAKMAI KONCEPCIÓ az Államreform operatív program keretében Szervezetfejlesztési program államigazgatási és igazságszolgáltatási szervek számára Szegedi Ítélőtábla szervezetfejlesztése Kódszám: ÁROP /A /136

56 A Magyary Zoltán program A Magyary Program az egész közigazgatás fejlesztését célozza, de azon belül is elsősorban a központi közigazgatást, az államigazgatást vonja fókuszába, noha egyes intézkedései hozzájárulnak természetesen az igazságügyi és az önkormányzati szervezet és emberi erőforrások fejlesztéséhez. A prezentáció céljai A szakmai fejlesztési koncepció (pályázat) bemutatása Fejlesztési módszertan bemutatása Fejlesztési területek és csoportok ismertetése A fejlesztés lépéseinek és ütemezésének ismertetés 56/136

57 Szakmai fejlesztési koncepció A pályázat bemutatása 57/136

58 A pályázat céljai Fő cél: A Szegedi Ítélőtábla szervezetfejlesztésével az intézmény működés hatékonyságának növelése, az igazságszolgáltatás színvonalának emelése: hatékony nemzeti közigazgatás, igazságszolgáltatás megteremtése Fókuszterületek: A szervezet teljesítményének mérése, fejlesztése a szervezetre testre szabott indikátorok segítségével Működőképes belső folyamatok kialakítása és továbbfejlesztése A szervezeti tudás hatékony feltérképezése Folyamatosan változó környezethez alkalmazkodni tudó, önértékelő kultúra kialakítása Cél: HATÉKONY BELSŐ MŰKÖDÉS Mérhető teljesítmény Működő belső folyamatok Szervezeti tudás Önfejlesztő szervezeti kultúra Innovációra nyitottság Rugalmasság Teljesítmény menedzsment Folyamatok optimalizálása Tudás megosztás Minőség- Irányítás: CAF Változáskezelés 58/136

59 A projekt támogatási összege: A projekt főbb adatai Tervezett megvalósulás ideje: január április 30. Főbb feladatok: Szervezeti stratégia céljainak meghatározása, ezek lebontása szervezeti szintű célokra Szervezeti teljesítménymutatók kidolgozása Két működő folyamat optimalizálása Két tudásmegosztó fórum kialakítása CAF önértékelési modell alapján intézkedési terv készítése Változásmenedzsment témájú műhelyfoglalkozás szervezése 59/136

60 STÍLUS KÖZÖS ÉRTÉKEK STRATÉG IA MUNKATÁRSAK SZERVEZETI FELÉPÍTÉS RENDSZEREK KÉSZSÉG EK VERSENYTÁRSAK VEVŐK IPAR, KÖRNYEZET POLITIKA GAZDASÁGI HELYZET TECHNOLÓGIAI FEJLŐDÉS TÁRSADALOM Beszámoló Fejlesztési módszertan Fejlesztési módszertan A szerveze helyzete öt év múlva Stílus Stratégia Rendszerek Értékek Jövő Szervezet A szervezet jelenlegi helyzete Emberek Képességek CSMKIK Milyen területeket kell fejlesztenünk annak érdekében, hogy megvalósuljon jövőképünk? 7 S 60/136

61 OBH stratégiai céljai a bíróságok az alkotmányos kötelezettségüket teljesítsék a független bírók magas színvonalon és időszerűen ítélkezzenek, az emberi erőforrások optimális elosztása, hasznosítása, tárgyi feltételek biztosítása, azok optimális elosztása és hasznosítása, a bírósági szervezet integritása, az ítélkezési és igazgatási munka átláthatósága, utóbbi kiszámíthatósága és ellenőrzöttsége, a bírósághoz való hozzáférés egyszerűsítése, a képzési rendszer fejlesztése, együttműködés a többi hivatásrenddel. 61/136

62 Projektterv készítése A célok megvalósításához szükséges lépések Határidő Felelős Eredmény /136

63 Fejlesztési területek és csoportok ismertetése Szegedi Ítélőtábla Minőségirányítás CAF (Common Assessment Framework) 63/136

64 Minőségirányítás fogalma A minőségirányítás a szervezet felső vezetés által szervezett és tervezett, erőforrásokkal támogatott, a vevők megelégedettségét célzó minőségirányítási rendszer stratégiai kialakítása és működtetése. 64/136

65 Mi a CAF? Közös Értékelési Keretrendszer Szervezeti Önértékelési eszköz: Az önértékelés az intézmény tevékenységének Átfogó Szisztematikus Rendszeres Szervezet önmaga által elvégzett felülvizsgálata meghatározott szempontok szerint Célja: Szervezeti diagnózis készítése a munkatársak bevonása által Meghatározni a szervezet erősségeit Beazonosítani a fejlesztendő területeket Kijelölni a fejlesztési célokat 65/136

66 Megvalósítás menete 1. Döntés az önértékelés megvalósulásának módjáról, menetéről 2. A projekt kommunikálása 3. Önértékelési csoportok létrehozása 4. Képzés szervezése 5. Az önértékelés végrehajtása 6. Az eredményeket tartalmazó jelentés készítése 7. Javaslatok kidolgozása a fejlesztésre 8. Fejlesztési terv kommunikálása 9. Fejlesztési terv megvalósítása 10. A következő önértékelés megtervezése 66/136

67 Az értékelő csapat Csoportvezető: Dr. Hámori Attila Csoporttagok: Dr. Harangozó Attila Dr. Kemenes István Dr. Hegedűs István Bojtos Mónika Dr. Halász Edina McMillan Baneth (Komárominé Szabó Andrea) 67/136

68 Teljesítménymenedzsment Szegedi Ítélőtábla A teljesítménymenedzsment fogalma A teljesítménymenedzsment az a folyamat, amelynek során a szervezet vezetői meghatározzák, hogy az egyes szereplőknek mit kell tenni ahhoz, hogy a vállalat stratégiai céljai megvalósuljanak. ELNÖK VEZ 1 VEZ 2 VEZ 2/1 VEZ 2/2 VEZ 2/3 VEZ 2/1 VEZ 2/2 VEZ 2/3 VEZ 3 VEZ 4 VEZ 5 68/136

69 Teljesítményindikátorok Szervezeti célok meghatározása, szervezeti teljesítményindikátorok kidolgozása (Indikátor: A szervezet stratégiai céljainak lebontása szervezeti egység szintű célokra és célfán ábrázolva) 69/136

70 Teljesítményindikátorok Szervezeti célok meghatározása, szervezeti teljesítményindikátorok kidolgozása (Indikátor: 5 db szervezeti teljesítménymutató kidolgozása, amelyek testreszabottak, illeszkednek a szervezet mandátumához, feladatköréhez, struktúrájához, méretéhez) Teljesítménymutatók megtalálhatók a Teljesítménymenedzsment származtatása című fejezetben Az ítélkezési folyamat javítása Ügyrendek, ügyviteli protokollok fejlesztése Képzettségek felmérése, kompetenciák felmérése Munkaerő-utánpótlás érdekében partnerségi megállapodások kötése Ítélőtábla honlap látogatottságának növelése 1 Fejlesztés indítása és előkészítése 2 Szervezeti teljesítmény fejlesztési célok tervezése 3 Teljesítmény -indikátorok kidolgozása 4 Mérésre átadás Fejlesztő csapat Az ítélkezési folyamat javítása Alcsoportvezető: Dr. Hegedűs István Csoporttagok: Dr. Sefta Márta Dr. Cserháti Ágota Dr. Dobler László Dr. Gaálné Dr. Jobbágy Ildikó Ügyrendek, ügyviteli protokollok fejlesztése Alcsoportvezető: Dr. Hegedűs István Csoporttagok: Dr. Nagy Erzsébet Dr. Katona Tibor Bereczkyné Dr. Lengyel Nóra Dr. Zanóczné Dr. Ocskó Erzsébet 70/136

71 Fejlesztő csapat Kompetenciák felmérése Alcsoportvezető: Dr. Hámori Attila Csoporttagok: Tőkéné Terhes Ildikó Hargitai Tiborné Futaki Lászlóné Sándor Edit Egyetemekkel, oktatási intézményekkel partnerségi megállapodás gyakornokképzésre Alcsoportvezető: Dr. Harangozó Attila Csoporttagok: Dr. Ződi Zita Dr. Tóth Kinga 71/136

72 Fejlesztő csapat Az ítélőtábla honlapja látogatottságának fejlesztése Alcsoportvezető: Dr. Harangozó Attila Csoporttagok: Juhász József Bessenyei Zsolt 72/136

73 Folyamatoptimalizálás A folyamatoptimalizálás fogalma Funkcionális folyamatok feltérképezése, felmérése és folyamatos fejlesztése Felső tűréshatár Szórványos Normál Alsó tűréshatár Krónikus Romló 73/136

74 Folyamatoptimalizálás feladatai Két funkcionális folyamat felmérése és egyszerűsítése (Indikátor: 2 működési folyamat részletes feltérképezése és bemutatása, kiemelve azokat a pontokat, ahol racionalizálni lehet a működést. Belső utasítás, szabályzat elkészítése, amely az egyszerűsítésről rendelkezik. Értekezleti rend egységesítése Tanácselnöki feljegyzések készítési rendjének optimalizálása 1 Folyamatok átvilágítása, értékelése 2 Fejlesztési projekt indítása 3 Kiválasztott folyamatok felmérése, elemzése 4 Kiválasztott folyamatok fejlesztése 5 Folyamatok állandó követése, monitorozása 74/136

75 Fejlesztő csapat Értekezleti rend egységesítése Tanácselnöki feljegyzések készítési rendjének optimalizálása Alcsoportvezető: Dr. Kemenes István Csoporttagok: Dr. Szeghő Katalin Dr. Kiss Gabriella Dr. Mányoki Zsolt Dr. Mezőlaki Erik 75/136

76 Tudásmenedzsment Tudásmenedzsment A tudásmenedzsment az intézményi szellemi tőke növelését célzó törekvések összessége. Feltárja és megszünteti a szervezeten belül fellelhető információs hézagokat, Megtervezi és kiépíti a szervezet kommunikációs csatornáit, Olyan szervezeti kultúrát alakít ki, amelyben a tudás megosztása, a folyamatos tanulás és ismeretszerzés, a szervezet tudásbázisának állandó építése a napi munkafolyamatok szerves részévé válik. 76/136

77 Tudásmenedzsment Cél: 2 db tudásmegosztó fórum kialakítása Fejlesztő csapat Csoportvezető: Dr Harangozó Attila Workshop, találkozók a sajtóval, hivatásrendekkel, szakmai érdekképviseletekkel a közvetlen kapcsolatok erősítése végett Alcsoportvezető: Dr. Harangozó Attila Csoporttagok: Dr. Bálind Attila Dr. Bánfaly-Bottyán Csilla 77/136

78 Változásmenedzsment Fogalma: A szervezet változáskezelési képességének fejlesztése Műhelyfoglalkozás Műhelyfoglalkozások Megvalósítás módja Kérdőívek kiküldése Modellek, űrlapok kiküldése, kitöltése, feldolgozása Végső dokumentáció elkészítése Csoportos megbeszélés 78/136