A Pécsi Tudományegyetem. Pénztári és Pénzkezelési Szabályzata. Pécs július 1. napjától hatályos változat

Átírás

1 A Pécsi Tudományegyetem Pénztári és Pénzkezelési Szabályzata Pécs július 1. napjától hatályos változat

2 Preambulum A Pécsi Tudományegyetem pénzkezelési rendjét, valamint pénztárainak működését az alábbi szabályzatban határozom meg. Hatályos jogszabályok, rendelkezések A Munka Törvénykönyvéről szóló évi I. törvény (továbbiakban Mt.). Az államháztartásról szóló évi CXCV. törvény a továbbiakban (Áht) A személyi jövedelemadóról szóló 1995 évi CXVII. törvény (továbbiakban Szja). A számvitelről szóló évi C. törvény (továbbiakban Számv. tv.). Az elektronikus aláírásra vonatkozó évi XXXV. törvény. A szakképzési hozzájárulásról és a képzés fejlesztésének támogatásáról szóló 2011.évi CLV. törvény (a továbbiakban: Szht.). A nemzeti felsőoktatásról szóló évi CCIV. törvény (továbbiakban Nftv.). Az általános forgalmi adóról szóló évi CXXVII. törvény (továbbiakban Áfa. tv.). 60/1992. (IV. 1.) Korm. rendelet a közúti gépjárművek, az egyes mezőgazdasági, erdészeti és halászati erőgépek üzemanyag- és kenőanyag-fogyasztásának igazolás nélkül elszámolható mértékéről (továbbiakban 60/1992. Korm.r.). A súlyos fogyatékosság minősítésének és felülvizsgálatának, valamint a fogyatékossági támogatás folyósításának szabályairól szóló 141/2000. (VIII. 9.) Korm. rendelet (továbbiakban 141/2000. Korm. r.). Az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet (továbbiakban Áhsz). A 370/2011. (XII. 31) Korm. rendelet a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről. A felsőoktatási alap- és mesterképzésről, valamint a szakindítás eljárási rendjéről szóló 289/2005. (XII. 22.) Korm. rendelet (továbbiakban 289/2005. Korm. r.). A 24/2012. (VIII. 15.) NGM rendelet a Nemzeti Foglalkoztatási Alap képzési alaprészből nyújtható szakképzési célú támogatások szabályairól. Az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011 (XII. 31.) Korm. rendelet (továbbiakban Ávr) A 39/2010. (II. 26.) Korm. rendelet a munkába járással kapcsolatos utazási költségtérítésről A 18/2009. (VIII.6.) MNB rendelet a pénzforgalom lebonyolításáról A Pécsi Tudományegyetem (továbbiakban: Egyetem) Szervezeti és Működési Szabályzata (továbbiakban SZMSZ) és Gazdálkodási Szabályzata (továbbiakban GSZ) figyelembevételével a Szenátus Gazdasági Főigazgatóság (továbbiakban: GF) pénztárakról és pénzkezelésről az alábbi szabályzatot alkotja. A Szabályzat hatálya 1. (1) A szabályzat területi hatálya kiterjed az Egyetem valamennyi önálló szervezetére és szervezeti egységére, ahol pénzeszközt kezelnek, vagy a pénzeszközök felett rendelkezési, ellenőrzési jogot gyakorolnak. (2) A szabályzat személyi hatálya kiterjed az Egyetem valamennyi közalkalmazottjára, munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban álló személyekre, hallgatókra. (3) A szabályzat hatálya kiterjed az EHÖK működésére az SZMSZ-ben valamint az EHÖK alapszabályzatában foglaltaknak megfelelően. 1

3 Értelmező rendelkezések 2. Fogalmak és értelmező rendelkezések: 1. pénzeszköz: a pénz, a pénzhelyettesítő eszköz, a bankszámla-pénz; 2. pénz: a bárhol forgalomban lévő és a forgalomban lévőre még átváltható bankjegy és fémpénz; 3. pénzhelyettesítő eszköz: az Egyetem nevére szóló kincstári bankkártya, az étkezési utalványok, továbbá az Egyetem által elfogadott bankkártyák; 4. konvertibilis pénznem:(valuta, deviza) a Magyar Nemzeti Bank (továbbiakban MNB) hivatalos devizaárfolyam-lapján feltüntetett pénznem; 5. deviza: egy nemzetközi elszámolásra, külföldi pénznemre használt pénzhelyettesítő eszköz, amely követelést testesít meg valamilyen valutára. (pénzhelyettesítő eszköz, bankszámla- és egyéb pénzkövetelés: csekk, váltó, hitellevél, ); 6. valuta: valamely ország törvényes fizetőeszköze egy másik ország fizetési forgalmában. A valuta tehát nem más, mint a tényleges külföldi pénz, készpénz.; 7. pénztár: az Egyetem működéséhez szükséges készpénz forgalmának lebonyolítására kijelölt helyiség; 8. állandó bevételt beszedő, kiadást teljesítő pénzkezelő hely: nem az Egyetem székhelyén működő szervezet (kar, tagozat) készpénzforgalmának lebonyolítására kijelölt helyiség; 9. állandó bevételt beszedő pénzkezelő hely: készpénzbevételek begyűjtésére, átvételére kijelölt hely; 10. ideiglenes bevételt beszedő pénzkezelő hely: eseti jellegű adott eseményhez, rendezvényhez kapcsolható készpénzbevételek beszedésére kijelölt hely; 11. állandó ellátmányt kezelő helyek: kisebb összegű, de a működéshez folyamatosan szükséges készpénzkiadások teljesítésére kijelölt pénzkezelő helyek; 12. számviteli bizonylat: minden olyan, az Egyetem által kiállított, készített, illetve az Egyetemmel üzleti vagy egyéb kapcsolatban álló természetes személy, gazdálkodó szervezet által kiállított, készített okmány (számla, számlát helyettesítő okirat, szerződés, megállapodás, kimutatás, hitelintézeti bizonylat, bankkivonat, jogszabályi rendelkezés), amelyet a gazdasági esemény számviteli nyilvántartása céljára készítettek, és amely megfelel a számviteli és egyéb törvényekben meghatározott, alaki és tartalmi kellékeknek; 13. szigorú számadású bizonylat: (e szabályzat rendelkezésében) minden olyan számviteli bizonylat, amelyet a készpénz kezeléséhez, illetve más jogszabályban meghatározott gazdasági eseményekhez állítottak ki, továbbá minden olyan nyomtatvány, amelyért a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek illetéktelen kezekbe kerülése visszaélésre adhat alkalmat; 14. bizonylati felelős: a GF) Pénzügyi Osztályának (továbbiakban PO) dolgozója, aki a szigorú számadású nyomtatványok közül a számlatömb, nyugtatömb beszerzésével, kiadásával, elszámoltatásával, valamint a pénztárgéppel és bankkártya-leolvasóval előállított bizonylatok elszámoltatásával kapcsolatos feladatokat végzi; 15. felhasználó: az a személy, aki az Egyetem nevében a számlát, nyugtát kiállítja, és a vevőnek átadja, illetve a pénztárgépet, bankkártya-leolvasót működteti. 16. ellátmány: költségek,kiadások fedezésére adott pénzösszeg amellyel megadott határidőn belül elkell számolni. A pénzkezelés során érvényesítendő alapelvek 3. Az Egyetemen törekedni kell a készpénz nélküli és készpénz kímélő fizetési módok alkalmazására. A pénzforgalom lebonyolítása során a bankszámlán történő tranzakciókat kell előnyben részesíteni. Készpénzes forgalmat csak az Ávr-ben meghatározott összeghatárok szerint az ott engedélyezett fizetéseknél lehet bonyolítani. A házipénztár és a kihelyezett pénztár létesítésénél biztosítani kell a pénz és egyéb értékek, valamint azok kezelésével foglalkozó munkatársak fokozott védelmét. 2

4 A pénzkezelés részletes szabályai A pénzforgalom lebonyolítás rendje A költségvetési szerv pénzeszközeinek köre A költségvetési szerv által alkalmazható fizetési módok 4. (1) A költségvetési szerv az Alapító Okiratában, illetve az SZMSZ-ben részletezett feladatai ellátásához szükséges pénzforgalmat a) a Magyar Államkincstárral (továbbiakban: Kincstárral), b) egyéb pénzforgalmi számlákon, valamint c) kincstári kártyával, d) csekken, e) elektronikus pénzeszközzel, f) készpénzben, bonyolíthatja le. (2) A költségvetési szerv pénzforgalmának lebonyolítása a Kincstár közreműködésével, a kincstári egységes számlán keresztül történik. (3) A kincstári körön belül az egyes szervezetek kifizetéseit a Kincstár átvezetéssel, kincstári körön kívül a kiadásokat és bevételeket pénzforgalmilag teljesíti. (4) Az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011 (XII. 31.) Korm. rendelet (továbbiakban Ávr) vonatkozó rendelkezései értelmében egy központi költségvetési szerv a következő keretszámlákkal és egyéb pénzforgalmi számlákkal rendelkezhet: a) előirányzat felhasználási keretszámla, b) köztartozás zárolt fedezeti számla, c) fedezetbiztosítási számla, d) célelszámolási forintszámla, e) központi beruházások előirányzat felhasználási keretszámla, f) feladatfinanszírozási előirányzat felhasználási keretszámla, g) kincstári kártyafedezeti számla, h) devizaszámla, i) fedezetkezelői számla. (5) A (4) bekezdésben meghatározott számlákat a költségvetési szerv számára a Kincstár vezeti. (6) Az Egyetemen alkalmazott általánosan ismert fizetési módok a) pénzforgalmi számlák közötti fizetések aa) átutalás egyedi átutalás csoportos átutalás ab) beszedés felhatalmazó levélen alapuló beszedés csoportos beszedés határidős beszedés b) készpénz helyettesítő fizetési eszköz 3

5 ba) kártya bb) elektronikus pénzeszköz bc) csekk c) készpénzfizetés teljesíthető: ca) a pénzeszköz közvetlen átadásával, cb) a jogosult pénzforgalmi számlájára készpénzben teljesített befizetéssel: POS terminálon. Készpénzkezelés Pénztár, házipénztár A házipénztár funkciója 5. (1) Házipénztár az intézmény működéséhez szükséges készpénz és egyéb értékek forgalmának lebonyolítására és megőrzésére kijelölt helyiségrész. A házipénztárban kell kezelni: a) az intézmény működéséhez szükséges készpénzt, b) egyéb értékeket, idegen pénzeket (pl. étkezési utalvány, üdülési csekk, letétbe helyezett értékeket). (2) Az Egyetemen működő pénztárak: a) Pécs, Szántó Kovács János u. 1/B (továbbiakban: központi pénztár) b) Pécs, Ifjúság u. 6. c) Pécs, Rákóczi u. 80. d) Pécs, Boszorkány u.2. Az Egyetem pénzkezelő helyei 6. Az Egyetem állandó, bevételt beszedő, kiadást teljesítő pénzkezelő helyei: a) Kaposvár, Szent Imre u. 14. b) Szekszárd, Mátyás király u c) Zalaegerszeg, Landorhegyi u (1) Új állandó vagy ideiglenes bevételkezelő helyet a kérelmező gazdálkodó egység vezetőjének kell bejelenteni az 8.sz melléklet szerinti nyomtatványon, legalább a tevékenység megkezdése előtt 5 nappal. A nyomtatványhoz csatolni kell a 9.sz. melléklet szerint a pénzkezeléssel megbízott személy nyilatkozatát. A fenti nyomtatványokat a Gazdasági Főigazgatóság Közgazdasági Igazgatóság (továbbiakban: KGI) Pénzügyi Osztály vezetőjének kell elküldeni. (2) A pénz kezelésével megbízott dolgozókat a megbízó szervezeti egység vezetőjének tájékoztatnia kell a pénzkezeléssel, elszámolással kapcsolatos pénzügyi és a jelen utasításban foglalt ügyviteli szabályokról. (3) Állandó bevételt beszedő pénzkezelő hely és ellátmánykezelő pénzkezelő hely a gazdasági főigazgató által írásban engedélyezett helyen és feltételekkel működtethető. Az írásos engedélynek tartalmaznia kell az ellátmány összegét is. (4) Ideiglenes, bevételt beszedő pénzkezelő hely működését, a tevékenység megkezdése előtt minimum 5 nappal beadott írásos kérelemre (a Pénzügyi Osztály vezetője engedélyezheti. (5) A pénzkezelő helyek aktuális nyilvántartását a bizonylatfelelős vezeti. 4

6 A pénzkezelő helyek biztonsági követelményrendszere 8. (1) A pénztáraknak és az állandó bevételt beszedő, kiadást teljesítő pénzkezelő helyeknek a következő biztonságtechnikai követelményrendszernek kell megfelelniük: a) legyen felszerelve lehetőleg olyan diszpécserszolgálathoz kötött riasztórendszerrel, amely riasztásra kivonuló szolgálattal rendelkezik, b) legyen pánikriasztóval ellátva, c) ne legyen nyitható a bejárati ajtó kívülről kilinccsel, d) legyen a bejárati kulcs mágneszáras, vagy olyan megoldású, ami másolható kulccsal nem nyitható, e) védje a riasztó a kifizető ablakot is, f) legyen minden nyílászáró ráccsal fedett, és a riasztórendszerbe bekötött, g) egyéb előírások: ga) a pénztárhelyiségbe csak, az állandó bevételt beszedő tartózkodhat; felhatalmazással beléphet a rektor, a gazdasági főigazgató, a Pénzügyi Osztályvezető, a pénztárellenőr, a rendészeti vezető, - eseti felhatalmazással beléphet a belső ellenőr, a riasztóberendezés, ill. technikai berendezések karbantartója és a pénztár helyettes, gb) ha elkerülhetetlen okból (pl. karbantartás, hibaelhárítás) idegen személy tartózkodik a pénztárban, illetve az állandó bevételt kezelő, kiadást teljesítő pénzkezelő helyen, akkor a pénzt a lemezszekrénybe, páncélszekrénybe el kell zárni. Ameddig az idegen a helyiségben tartózkodik, a pénztároson kívül az Egyetem még egy - a közvetlen felettes által felhatalmazott - alkalmazottjának jelen kell lennie, kivéve az Egyetem rendészeti szabályzata által meghatározott esetekben a rendész eljárása során, gc) ha a pénzkezelő a pénzkezelő helyet bármilyen okból elhagyja, a pénzt a biztonsági előírásoknak megfelelő pénztárolóba (páncélszekrény, lemezszekrény, vaskazetta) el kell zárni, és a helyiséget is kulcsra kell zárni. Ilyen esetekben a helyiség kulcsát a pénzkezelőnek vagy magánál kell tartania, vagy le kell adnia a kijelölt tároló helyre, gd) egy pénztárt, illetve az állandó bevételt beszedő, kiadást teljesítő pénzkezelő helyet egyszerre két vagy több személy egy időben még kivételes esetekben sem kezelheti. (pl.: segítségnyújtás). (2) A bevételt beszedő állandó pénzkezelő helyek és az állandó ellátmánykezelő helyek biztonságtechnikai követelményrendszere: a) a pénzkezelő helyet biztonsági zárral ellátott irodahelyiségben kell elhelyezni, b) a bevételt és az esetleges ellátmányt vaskazettában, a vaskazettát lemezszekrényben kell tárolni. (3) Az ideiglenes pénzkezelő helyeken a pénzt vaskazettában kell gyűjteni Ft felett az összeget a nap végeztével be kell fizetni a bevétel jellegének megfelelő egyetemi bankszámlára. (4) A pénztárak, az állandó és ideiglenes pénzkezelő helyek biztonságos, szabályszerű elhelyezéséért a Biztonságszervezési Osztály vezetője, szabályszerű működésük biztosításáért és ellenőriztetéséért a Pénzügyi Osztály vezetője, valamint mindkét esetben a szervezeti egység vezetője a felelős. 9. (1) A pénztárakban és az állandó bevételt kezelő, kiadást teljesítő pénzkezelő helyeken található készpénz és egyéb értékek összetétele: a) pénzintézettől ellátmányként vagy kártyával felvett összeg, b) visszafizetett összegek, c) pénztári befizetések, d) értékpapírok, e) letétek. (2) Idegen pénzeket, értékeket csak a Pénzügyi Osztály vezetőjének külön engedélyével lehet a saját pénzkészlettől elkülönítve tárolni. 5

7 (3) Értékpapírokat kizárólag a központi pénztárban lehet elhelyezni. (4) A letétek elhelyezéséről jegyzőkönyvet kell felvenni, és biztosítani kell egyedi nyilvántartásukat. A letéteket a saját pénztől és értékektől elkülönítetten kell tárolni. A letéti nyilvántartás tartalma: a) a letét keletkezésének időpontja, b) a letevő neve, címe, c) a letét megnevezése, készpénz esetén összege, címletjegyzéke, d) a letét jogcíme és letéti jegyzőkönyv iktatószáma, e) a kiadás időpontja, f) a kiadást elrendelő rendelkezés iktatószáma, g) az átvevő neve és címe, h) az átvevő aláírása. (5) Minden pénztári és az állandó bevételt beszedő, kiadást teljesítő pénzkezelő helyekre befizetett összegről szabvány szerinti bevételi pénztárbizonylatot, az egyéb pénzbeszedő helyeken számlát, nyugtát, pénztárgéppel előállított bizonylatot kell kiállítani. Amennyiben a befizetéshez egyéb számviteli bizonylat is kapcsolódik, azt a befizetést igazoló bizonylathoz csatolni kell. (6) A pénzkezelő helyekre befizetett összegek a kiadások fedezetére nem használhatók fel. (7) A valutapénztári feladatokat az Egyetem székhelyén a központi pénztár látja el. A székhelyen kívül működő szervezeti egységek valutaforgalmát a szervezeti egység telephelyén működő állandó bevételt beszedő, kiadást teljesítő pénzkezelő helyek bonyolítják. (8) A pénzvalódiság vizsgálatára a pénztáros szükség esetén UV lámpát, nagyítót köteles használni. (9) A pénztáros ki- és befizetéseket csak a pénztári órák alatt a fizetőablakon keresztül teljesíthet. Ez alól kivételt jelent(het) az ideiglenes pénzkezelő hely, amennyiben ezen fizetőablak nincs. A készpénz szállítása, őrzése 10. (1) A készpénz és egyéb értékek felvételével és szállításával megbízott dolgozók egyetemlegesen felelősek az általuk szállított készpénzért, értékért mindaddig, amíg azt a pénztárba, pénzkezelő helyen, postán illetve pénzintézetben le nem adják. (2) Készpénzt a) forint összeghatárig egy fő, b) forint közötti összegig két fő, amelyből egy fő a gépkocsivezető, c) forint felett gépjárművel 3 fő, amelyből egy fő a gépkocsivezető, egy fő fegyveres kísérő szállíthat, illetve őrizhet. Valuta szállítása esetén az összeghatárokat a valuta forintértéke szerint kell kiszámítani. A készpénz szabályos szállításáért a pénzkezelő szervezeti egység vezetője felelős Ft feletti várható bevétel esetén a fegyveres szállítási igényt egy munkanappal megelőzően a Pénzügyi Osztály vezetőjének írásban be kell jelenteni, aki intézkedik a pénz őrzésének, szállításának megszervezéséről. Biztonsági céggel történő szállítás esetén figyelembe kell venni a cég ide vonatkozó belső utasításait és szabályzatait. (3) A napi zárás után a pénztárakban, illetve az állandó, bevételt beszedő, kiadást teljesítő pénzkezelő helyeken, valamint az állandó, bevételt beszedő pénzkezelő, illetve ellátmánykezelő helyeken legfeljebb: a) riasztóval ellátott külön helyiségben, páncélszekrényben forint, amely abban az esetben, ha az adott napon tervezett kifizetések nem kerültek teljesítésre, legfeljebb Ft lehet. Az utóbbi esetben a napi pénztárzárás mellékleteként csatolni kell a nem teljesült kifizetések felsorolását Ft egyedi összeg felett. b) páncélszekrényben forint, 6

8 c) vaskazettában, biztonsági zárral ellátott lemezszekrényben forint tartható. (4) A készpénz elhelyezésére szolgáló páncél-, lemez-, egyéb szekrények, és vaskazetták kulcsainak megőrzési rendje: a)a készpénz tárolására szolgáló szekrény, vaskazetta kulcsainak első példányát a pénzkezeléssel megbízott személy őrzi. b) A pénztárak, állandó bevételt beszedő, kiadást teljesítő, állandó bevételt beszedő, ellátmánykezelő helyek páncélszekrény, lemezszekrény és a vaskazetták kulcsainak másodpéldányát a pénzkezelő személy közvetlen munkahelyi felettese őrzi lezárt, az eredeti kulcsot őrző által lepecsételt és aláírt borítékban. c) Ha az eredeti kulcsot őrző személy a munkahelyétől távol marad, a nála lévő kulcsot köteles lezárt, ragasztásnál aláírt, lehetőség szerint lepecsételt borítékban a munkahelyi vezetőjének, illetve a bizonylati felelősnek eljuttatni. d) Amennyiben a pénzkezelő hely (pénztár, állandó bevételt beszedő, kiadást teljesítő hely) működésére az eredeti kulcsot őrző személy távollétében is szükség van, a pénz őrzésére szolgáló eszköz felnyitását a pénzkezelés ellenőrzésével megbízott személynek, a pénzt átvevő személynek és a kulcs másodpéldányát őrző személynek a jelenlétében kell elvégezni. A pénz őrzésére szolgáló eszköz felnyitásáról jegyzőkönyvet kell készíteni, amelynek tartalmaznia kell: da) a jelenlévők nevét, db) a pénztároló eszköz felnyitásának időpontját, okát, dc) a pénztároló eszközben talált készpénz típusát, összegét, címletét, darabszámát, dd) az egyéb értékek felsorolását, de) a szigorú számadású bizonylatok sorszámát, darabszámát, df) a pénzkezelést átvevő személy átvételre vonatkozó nyilatkozatát, dg) a jelenlévők aláírását. e) Az Egyetem pénztároló helyein található pénztároló eszközök kulcsairól a bizonylati felelős nyilvántartást vezet. f) Az elveszett megrongálódott kulcsokról a Pénzügyi Osztály vezetőjét haladéktalanul tájékoztatni kell. A szükséges intézkedés megtétele a pénzkezelő közvetlen felettesének a feladata. A pénzkezeléssel kapcsolatos munkakörök, feladatok 11. (1) A pénz kezelésével megbízott személy arra alkalmas, büntetlen előéletű közalkalmazott (EHÖK estében hallgató) lehet, aki a pénz és egyéb értékek kezelését önállóan, teljes anyagi felelősséggel, Pénzügyi osztályvezető által történt írásbeli megbízás alapján végzi. A pénzkezelő személy erről szóló nyilatkozatát a személyi anyagában meg kell őrizni. (2) A pénzkezelő fő feladatai: a) pénzkezelő helyen tartott készpénz és az esetleges egyéb értékek kezelése, megőrzése, b) a pénzkezeléssel kapcsolatos nyilvántartások vezetése és elszámolások elkészítése, a forgalom bizonylatolt lebonyolítása a bizonylati, pénzügyi fegyelem betartásával c) a szigorú számadású bizonylatok kezelése, megőrzése, elszámolás a bizonylatokkal, d) a pénzkezeléssel megbízott személyt munkahelyi vezetője fő feladatain kívül az összeférhetetlenségi szabályokat betartva egyéb feladatokkal is megbízhatja. A pénzkezeléssel kapcsolatos és az egyéb feladatokat a pénzkezeléssel megbízott személy munkaköri leírásában kell részletezni, e) vagyonvédelmi, adatvédelmi előírások betartása. (3) A pénztáros helyettesének feladata, felelőssége a) A pénztáros helyettese a feladatait a munkaköri leírásában foglaltak szerint köteles maradéktalanul ellátni, helyettesítéskor feladatai a pénztáros munkaköri feladataival azonosak. b) A pénztáros helyettest teljes anyagi felelősség terheli az általa kezelt pénz és egyéb értékek vonatkozásában azon időszakon belül, amikor a pénztárat kezeli. Felelősségi nyilatkozatot kell tenni, melyet a személyi anyagában kell őrizni. 7

9 (c) Nem lehet pénzkezelő, aki utalványozási, ellenjegyzési joggal van megbízva, aki a pénzkezeléssel kapcsolatos közvetlen ügyintézői tevékenységet lát el, illetve ha a pénzkezelés ellenőrzésével megbízottal, és / vagy az utalványozóval közeli hozzátartozói viszonyban van. (d) A pénzkezelőre vonatkozó összeférhetetlenségi szabályok a pénzkezelő helyettesítőjére, a pénzkezelés ellenőrzésével megbízott személyre is vonatkoznak. (e) Ha a pénzkezelőt bármely okból helyettesíteni kell, a pénzkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat le kell zárni, a pénzkészletről, és esetleges egyéb értékekről zárlatot kell készíteni, és ennek tényéről jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyv tartalma megegyezik a 10 (4) d.) pontjában részletezettekkel, továbbá dokumentálja a kulcsok, jelszavak átadását. A pénzkezelést átvevő személynek meg kell győződnie a nyilvántartások és az átvett, lezáratlan bizonylatok meglétéről. 12. (1) Utalványozó az a személy, aki a bevétel beszedésének, kiadás teljesítésének, elszámolásának elrendelésére jogosult. Az utalványozás szabályai azonosak a készpénzben, valamint az Egyetem bankszámláin keresztül teljesített kifizetések valamint beszedett, beérkezett bevételek esetében is. (2) Az utalványozást az államháztartás működési rendjéről szóló kormányrendelet által előírt tartalomnak megfelelő, az Egyetemen rendszeresített nyomtatványon kell elvégezni. Az utalványozó köteles meggyőződni, hogy: a) a bizonylaton a teljesítés igazolása illetve a bizonylat érvényesítése megtörtént, b) a bizonylat tartalmazza a szükséges adatokat, c) a szükséges fedezet rendelkezésre áll, és a kifizetést jogszabály vagy az Egyetem belső szabályzatai nem tiltják, ill nem ütközik büntetőjogi rendelkezésbe, d) a bizonylatot az arra jogosult személy, szervezet állította ki, e) a szükséges mellékletek csatolva vannak-e. (3) Az utalványozás ellenjegyzője az ide vonatkozó belső szabályzatoknak és kormányrendeletben foglaltaknak megfelelően ellenőrzi és ellen jegyzi a kifizetést. Nem kell utalványozni a termékértékesítésből, szolgáltatásnyújtásból - számla, egyszerűsített számla, számlát helyettesítő okirat, készpénz átutalási alapján befolyó, valamint a közigazgatási hatósági határozaton alapuló bevétel beszedését. (4) Az utalványozásra jogosultak körét a költségvetési szerv vezetője határozza meg, és írásban adja meg részükre a megbízást. Az utalványozásra feljogosított személyek listáját a pénzkezelő helyekre, az átutalások bonyolításával megbízott személyekhez a Pénzügyi Osztály vezetője juttatja el. Utalványozó nem lehet pénztáros, pénztárellenőr, érvényesítő. (5) Külön írásbeli rendelkezésként elkészített utalványon fel kell tüntetni utalványozó és az utalványozás ellenjegyzőjének keltezéssel ellátott aláírását és nevük kiírását olvashatóan. A kötelezettségvállaló és az ellenjegyző, illetve az utalványozó és az ellenjegyző - ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozóan - azonos személy nem lehet. 13. (1) Az érvényesítő az Egyetem GSZ alapján e feladat ellátásával írásban meghatalmazott személy. Az érvényesítőnek legalább középfokú iskolai végzettséggel és emellett mérlegképes könyvelői, vagy ezzel egyenértékű pénzügy-számviteli szakképesítéssel kell rendelkeznie. (2) Az érvényesítésnek a teljesítés szakmai igazolása, és az érvényesítés megjelölésén túl tartalmaznia kell a megállapított összeget és a könyvviteli elszámolásra utaló főkönyvi számlaszámot is. Az érvényesítés során meg kell vizsgálni az alapbizonylatokat abból a szempontból, hogy az előírásoknak megfeleőek-e. Az utalványrendeleten, vagy a számviteli bizonylat mellékletén (munkalap, teljesítésigzolás, szállítólevél) az arra kijelölt személy teljesítés-igazoló - záradékától eltekinteni nem lehet. 14. A kötelezettségvállalásra, utalványozásra, ellenjegyzésre jogosultak körét, hatáskörét az SZMSZ és a 3.számú mellékletét képező Gazdálkodási Szabályzat, valamint a 46.számú mellékletét képező Szabályzat a szerződéskötés rendjéről című szabályzat tartalmazza. 8

10 15. (1) A pénzbeszedő helyek ellenőrzésével megbízott személyek feladatai: a) a bizonylatok alaki, tartalmi ellenőrzése, b) a pénztárjelentés helyességének, a kimutatott pénzkészlet meglétének ellenőrzése, záró egyenleggel való egyezőség ellenőrzése, c) a pénzmozgásokat dokumentáló bizonylatok meglétének ellenőrzése, d) a bizonylatokon nincsenek szabálytalan javítások, e) az alapbizonylatokat hitelességi szempontból, hogy azokat az arra jogosult személyek érvényesítették, utalványozták, ellenjegyezték, f) a bizonylatok és mellékletek szám szerint fellelhetők-e. (2) Az pénztárellenőr kézjegyével köteles ellátni az ellenőrzött okmányokat, a bevételi, kiadási pénztárbizonylatokat, azok mellékleteit és a pénztárjelentést. (3) Amennyiben az ellenőr a házipénztár kezelésénél mulasztást, szabálytalanságot vagy a pénzkezelésre vonatkozó rendelkezésekkel ellentétes eljárást tapasztal, erről jegyzőkönyvet kell felvennie és azt a pénztárossal, illetve a szabálytalanságot előidéző dolgozóval alá kell íratnia. A jegyzőkönyvet az intézkedésre jogosult vezetőnek át kell adni. 16. A bizonylati felelős feladata a 20. -ban felsorolt bizonylatokkal kapcsolatban: a) a bizonylatok ideiglenes tárolása, és nyilvántartása a 13. sz. melléklet szerint b) a bizonylatok érvényesítése, a szállító adatainak ellenőrzése, c) a felhasználó rendszeres elszámoltatása, d) az intézkedésre jogosult vezető tájékoztatása bizonylatokkal való rendszeres elszámolási kötelezettség nem teljesítése esetén. 17. (1) A pénztárakban, valamint az állandó, pénzbeszedő és kiadást teljesítő helyeken ( vidéki pénztárak) dolgozó, teljes munkaidőben vagy legalább munkaidejük 75%-ában pénztárosként dolgozók pénzkezelési feladatait a munkaköri leírásukban rögzíteni kell. A pénztárosi feladatokkal való megbízásról, illetve a pénztárosi feladatok alóli felmentésről a Humán Szolgáltató Irodát (továbbiakban: HSZI) a pénzügyi osztályvezetőnek tájékoztatnia kell. Számukra a Kollektív Szerződés szerinti pénzkezelési pótlék jár. (2) A többi pénzkezelő helyen dolgozók részfeladatként látják el a pénzkezelést, számukra pénzkezelési pótlék nem jár, többletfeladatként az önálló egység vezetője javasolhat juttatást kereset kiegészítés jogcímen - a saját kerete terhére. A többletfeladatra szóló megállapodást az egység vezetője a szokásos módon küldi el a HSZI részére. (3) A pénzszállításban résztvevő sofőrök részére pénzszállítási pótlék nem jár, többletfeladatként a Közgazdasági és Logisztikai Igazgató javasolhat juttatást kereset kiegészítés jogcímen - a Szállítási Csoport kerete terhére. A többletfeladatra szóló megállapodást a Közgazdasági és Logisztikai Igazgatója a szokásos módon küldi el a HSZI részére. A ténylegesen végzett pénzszállítási tevékenységről és a számfejtendő kereset kiegészítésről a Logisztikai osztály szállítási tevékenységének koordinációjáért felelős ügyvivő szakértője küld feladást a HSZI-nek a többletfeladatos megállapodásban rögzítettek alapján. A pénzkezelés során a kerekítés szabályai 18. (1) A forintban, készpénzzel - bankjegy vagy érme átadásával - történő fizetés esetén, ha a fizetendő végösszeg nem 5 forintra vagy annak többszörösére végződik, akkor az alábbiakban meghatározott kerekítési szabály alapján kell a fizetendő összeget megállapítani és kiegyenlíteni. a) a 0,01 forinttól 2,49 forintig végződő összegeket lefelé, a legközelebbi 0; b) a 2,50 forinttól 4,99 forintig végződő összegeket felfelé, a legközelebbi 5; 9

11 c) az 5,01 forinttól 7,49 forintig végződő összegeket lefelé, a legközelebbi 5; d) a 7,50 forinttól 9,99 forintig végződő összegeket felfelé, a legközelebbi 0; forintra végződő összegre kell kerekíteni. (2) Az ellátmányok esetében az összeget a legközelebbi 0 és 5 forintra végződő összegre a kerekítési szabályoknak megfelelően kell kerekíteni. Valutapénztár 19. (1) Az egyetemi devizaszámláról a központi pénztár jogosult valutát felvenni és kiadni, az MNB középárfolyam alapján. Valutapénztár az Egyetem Szántó Kovács J. u 1/b alatti központi pénztárban működik. (2) A valutát a forint készpénztől elkülönítve, valutanemenként kell a pénztárban kezelni. (3) Biztosítani kell, hogy a valutapénztárban lévő külföldi fizetési eszközök értéke valutanemenként és forintban is megállapítható legyen. (4) A valutapénztárba történő befizetésekről bevételi pénztárbizonylatot, a kifizetésekről pedig kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani az SAP rendszerben, és a bizonylatok alapján pénztárjelentést kell készíteni. (5) A pénztárjelentést naponta le kell zárni. A valutapénztárba bekerülő valutakészletet a központi pénztár a bekerülését megelőző napjára vonatkozó, az Egyetem számviteli politikában is meghatározott, MNB közép devizaárfolyamon átszámított forintértéken veszi nyilvántartásba. Ez alól kivétel a forintért vásárolt valuta, amelyet a fizetett összegben kell felvenni, és amelynél a ténylegesen fizetett forint alapján kell a nyilvántartásba vételi árfolyamot meghatározni. (6) A valuta kifizetések összegét a deviza könyvszerinti értékének alkalmazásával kell meghatározni. Valutával történő befizetés esetén a befizetést az MNB előző napi középárfolyamán kell értékelni. A szigorú számadású bizonylatok köre, beszerzése, nyilvántartása, forgalmazása 20. (1) Szigorú számadású bizonylatként kell kezelni: a) pénzkezeléshez kapcsolódó nyomtatványokat aa) bevételi pénztárbizonylat ab) kiadási pénztárbizonylat ac) készpénzfizetési számla ad) átvételi elismervény ae) napi pénztárjelentés af) időszaki pénztárjelentés b) egyéb szigorú számadás alá tartozó bizonylatok, pénzhelyettesítő eszközöket ba) üzemanyag kártya bb) intézményi kártya bc) VIP ezüst és aranykártya bd) étkezési utalványok be) ajándékutalványok bf) készpénzcsekk bg) felvásárlási jegy (2) Szigorú számadású nyomtatványként kell kezelni a pénztárgépek napi forgalma, a napi és éves zárása során, továbbá a bankkártya-leolvasó használata során keletkező bizonylatokat. (3) A szigorú számadású nyomtatványokat a Pénzügyi Osztály szerzi be (4) Pénztárgép, bankkártya-leolvasó beszerzését a Pénzügyi Osztályon kell kezdeményezni. 10

12 (5) A pénzkezeléshez kapcsolódó 20. (1) szerinti szigorú számadású kiadott és visszavett nyomtatványok egyedi és személy szerinti nyilvántartását, átmeneti tárolását a bizonylati felelős, az egyéb 20..(1) b.) pontja szerinti bizonylatok, nyilvántartását, valamint a pénztárgépek és bankkártya-leolvasók nyilvántartását a Pénzügyi Osztály bizonylat felelőse végzi. (6) A számítógéppel előállított készpénzfizetési és átutalási számlák szigorú számadású nyilvántartási kötelezettségét a számítógépes program biztosítja. A program a programot készítő vállalkozás nyilatkozata szerint megfelel annak a jogszabályi követelménynek, hogy a program - beleértve az alaki hibás, vagy tartalmilag rontott, illetve megsemmisült vagy elveszett számla esetét is - kihagyás és ismétlés nélkül biztosítja a sorszámozást és a másolatok alapján a hiánytalan elszámolást. Többpéldányos, előnyomás nélküli számla esetén feltünteti, hogy a számla hány példányban készült. (7) Az (1) a.) pont alatti bizonylatokat a pénzkezeléssel megbízott dolgozó a bizonylati felelőstől igényelheti, a 10.sz. melléklet szerinti Megrendelő lapon. (8) A bizonylatot személyesen a felhasználó, vagy írásbeli meghatalmazottja veheti át a bizonylati felelőstől. A pénzkezeléssel megbízott dolgozó a Pénzügyi Osztálytól megkapott szigorúan számozott bizonylatok átvételét a bizonylatokhoz mellékelt Átvételi elismervényen (12. sz. melléklet) aláírásával igazolja, és visszaküldi a Pénzügyi Osztályra. A pénzkezeléshez kapott tömböket zárható helyen, csak a pénzkezeléssel megbízott dolgozó által elérhetően kell tárolni. (9) Az (1) bekezdés a) pontban meghatározott bizonylatokkal a pénzkezelő helyeknek el kell számolniuk a bizonylati felelőssel a 11.sz. melléklet szerinti Jelentés a szigorú számadású nyomtatványokról című bizonylaton. a) az eseti pénzkezelő helyeknél a bevételes tevékenység befejezését követően azonnal, b) állandó bevételt beszedő pénzkezelő helyek esetében, havonta egyszer, c) minden bevétel feladással egyidejűleg d) a feleslegessé vált, vagy az elveszett bizonylattal azonnal. (10) Az elszámolást a felhasználó készíti el és küldi el a bizonylati felelősnek. A havi elszámolást akkor is el kell küldeni, ha az adott időszakban nem képződött bevétel. (11) Az elszámolásnak az előző elszámolás óta beszedett és befizetett bevételekről az alábbi információkat kell tartalmaznia: a) a felhasznált bizonylatok sorszáma, b) a beszedett bevétel pénztári, vagy postai befizetését igazoló bizonylat másolata, c) a jóváírandó téma kódja. (12) A betelt vagy feleslegessé vált bizonylatok tőpéldányát a (11) pont szerinti elszámoláshoz csatolni kell. (13) Az elveszett, megrongálódott bizonylatokról 2 példányos jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyv aláírója a felhasználó és a bizonylati felelős. A jegyzőkönyv egy példánya a felhasználóé, egy példánya a bizonylati felelősé. A megrongálódott bizonylatot a felhasználó a bizonylati felelősnek átadja, aki gondoskodik a nyilvántartások megfelelő módosításáról, a jegyzőkönyv és a megrongálódott bizonylat megőrzéséről. (14) Az igényelt, és a pénzkezelő helyeken tárolt, szigorú számadású bizonylatokat a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak évente egyszer a központi készletnyilvántartásával egyeztetni kell. 11

13 A pénzkezelő helyek működésének, ellenőrzésének rendje A pénztárak és az állandó bevételt beszedő, kiadást teljesítő helyek pénzellátásának rendje 21. (1) A kincstári keretszámláról készpénzt felvenni csak a bejelentett személyek aláírásával ellátott készpénzfelvételi utalvány használatával szabad. A pénztárakban a pénztárosok és a Pénzügyi Osztály kijelölt dolgozója gondoskodik arról, hogy a következő munkanapon várható készpénzforgalom kielégítéséhez a szükséges mennyiségű és címletű bankjegy rendelkezésre álljon. A készpénzfelvételi utalvány szigorú számadású nyomtatvány, felhasználásáról utalványonként az osztály megbízott dolgozója naprakész nyilvántartást vezet. (2) Az állandó bevételt beszedő, kiadást teljesítő pénzkezelő helyeken a pénzkezelő intézményi kártya igénybevételével biztosítja, hogy a pénztári kifizetéseket teljesíteni tudja. (3) A bevételt beszedő helyként működő parkoló automaták váltópénzzel való feltöltéséhez a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak a pénztárból előleget kell igényelnie a 6.sz melléklet szerinti P1 nyomtatványon. 22. A pénztárak és az állandó bevételt beszedő, kiadást teljesítő pénzkezelő helyek ajtaján vagy más jól látható helyen fel kell tüntetni a pénztár, illetve pénzkezelő hely nyitvatartási rendjét. A nyitvatartási rendet a pénztárakban érintett szervezeti egység vezetője véleményének kikérésével a Pénzügyi Osztály vezetője, az állandó bevételt beszedő, kiadást teljesítő pénzkezelő helyeken az adott szervezeti egység vezetője határozza meg. A befizetések rendje 23. (1) A befizető személy által megadott adatok alapján és a gazdasági esemény jellegének figyelembevételével a befizetett összegről kézzel, pénztárgéppel kiállított nyugtát, és/vagy készpénzfizetési számlát, bevételi pénztárbizonylatot kell kiállítani. A bizonylatokhoz minden esetben csatolni kell a vonatkozó alapokmányokat. A bevételi pénztárbizonylatot a befizetett és a bizonylaton bevételezett összeg azonosságának igazolása céljából a befizetővel alá kell íratni. A bizonylatot kiállító pénztáros és a bizonylati adatokat ellenőrző a bevételi pénztárbizonylatot köteles aláírni. Az egyetem által nyújtott szolgáltatásokat üdülési csekkel is igénybe lehet venni. (2) A számla, nyugtatömb első példánya a vevőé, a második a pénztári alapbizonylat, a harmadik a tömbben marad, és a szabályzat szerint kell a bizonylati felelősnek leadni. (3) A pénz beszedésével megbízott közalkalmazott köteles a befolyt bevételt az Egyetem előirányzatfelhasználási keret számlájára befizetni az alábbiak szerint: a) ha a bevétel eléri az forintot, a munkanap végével azonnal, b) hetente, ha a bevétel e szabályzat szerinti őrzésének feltételei biztosítottak, és a heti bevétel meghaladja az forintos összeghatárt, c) ha a bevételes tevékenység az ideiglenes, vagy az állandó bevételt beszedő pénzkezelő helyen véglegesen befejeződik, azonnal. (4) A bevétel befizethető a pénztárban, az állandó bevételt beszedő, kiadást teljesítő pénzbeszedő helyen. A befizetéshez mellékelni kell a jelentést a szigorú számadású nyomtatványokról (11.sz. melléklet). A pénztáros köteles ellenőrzi az átadott bizonylatokat és a jelentés adatait. A jelentésre a befizetés bizonylata oszlopba bevezeti a bevételi pénztárbizonylat számát és a jelentés ellenőreként aláírja. A jelentéshez csatolt szigorúan számozott bizonylatok másodpéldányait a pénztárjelentéssel együtt a szokásos rend szerint kell továbbítani a KGI Pénzügyi Osztályára. (5) Készpénzátutalási megbízáson történő befizetés esetén a befizetéshez kapcsolódó szigorú számadású bizonylatokról készített jelentést a legkésőbb a befizetést követő munkanapon kell a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak a Pénzügyi Osztályra beküldeni a bizonylatfelelőshöz. A szigorú számadású nyomtatványokról jelentéshez mellékelni kell a csekkek fénymásolatát, valamint a pénzbeszedéshez felhasznált bizonylatok másodpéldányait. A befizetések számszaki ellenőrzését a bizonylatfelelős végzi el. 12

14 (6) A számítógépes hallgatói rendszer pénztári modulján keresztül történő befizetések esetén, miután a befizető a hallgatói kód megadásával azonosította magát, és befizette az összeget, részére bevételi pénztárbizonylatot kell adni. A pénztáros a napi záráskor a számítógépes modulból kinyomtatja a napi befizetések összesítését, és a pénztárkönyv mellékleteként kezeli. A pénzügyi osztály vezetője előírhatja egy meghatározott értékhatár fölött pénztárgép használatát egyes rendezvényeknél. (7) Parkoló automaták bevételét a pénzkezeléssel megbízott dolgozó és az érintett szervezeti egység gazdasági ügyintézője hetente veszi ki az automatából. A heti ürítéseket a 16.számú melléklet szerinti jegyzőkönyvben kell rögzíteniük. A jegyzőkönyvhöz mellékelni kell az automata összesítő bizonylatát. Az automatában lévő teljes bevételt a váltópénzt biztosító pénztárba azonnal be kell fizetni. Elszámolás után azonnal újabb előleggel kell a váltópénzt az automatába visszatenni. (8) Az EHÖK által működtetett mosógépek bevételeinek elszámolására a következő az eljárásrend: Minden hónapban egy alkalommal hárman ellenőrzik és ürítik ki a mosógépek pénzkazettáit. A kiürítésről - mosógépenként részletezett - jegyzőkönyvet vesznek fel, amelyet minden jelenlévő aláír. Ezt követően kollégiumonként kitöltenek egy nyugtát, amelyre felvezetik az adott kollégiumban beszedett teljes összeget, majd ezt befizetik a pénztárba, ahol a nyugta másodpéldánya és az elszámoló lap mellett a jegyzőkönyv egy példányát is átadják.(17.sz. Melléklet) Kifizetések rendje 24. (1) A pénzkezelő kifizetést csak szabályszerűen kiállított, érvényesített és a jogosult személy által utalványozott és ellenjegyzett bizonylat alapján teljesíthet. A szükséges aláírásokat az utalványrendeleten kell megtenni. A készpénz igénylése Készpénz igénylés elszámolásra (P1) elnevezésű nyomtatványon történhet. (6. sz. melléklet) (2) Kifizetés csak a pénzért jelentkező személy jogosultságának megállapítása után teljesíthető. Ha a pénz felvételére jogosult nem személyesen jelenik meg a pénztárban megbízottja részére az összeg csak szabályszerűen kiállított meghatalmazás ellenében fizethető ki. Az eseti meghatalmazást a kiadási pénztárbizonylathoz kell csatolni. Megbízott részére történő rendszeres kifizetéseknél, az eseti meghatalmazás helyett, visszavonásig érvényes meghatalmazás is adható. Ezekről a meghatalmazásokról a pénztáros külön nyilvántartást köteles vezetni. (3) A pénztárakban és az állandó bevételt beszedő, kiadást teljesítő pénzkezelő helyeken a kifizetésekről a szabvány szerint meghatározott kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani. A bizonylathoz csatolni kell az eredeti alapbizonylatokat. (4) Készpénz elszámolásra, előlegként a pénztárból, és az állandó bevételt beszedő, kiadást teljesítő pénzkezelő helyeken csak az alábbi célokra adható ki: a) kiküldetésre, b) kis összegű beszerzésekre, vásárlásokra (reprezentáció, postaköltség stb.) (5) Ugyanaz a személy ismételten újabb előleget csak úgy vehet fel, ha az előzőleg felvett előleggel már elszámolt. A befizetendő és kifizetendő összegeket bruttó módon kell elszámolni és a pénztári nyilvántartásokon átvezetni. (6) Elszámolásra, beszerzési előlegként indokolt esetben legfeljebb 30 napra adható ki pénz. (7) A bel- és külföldi kiküldetés céljára kiadott készpénz esetén a visszaérkezéstől számított legfeljebb 15 munkanapon belül a felvett elszámolási előleggel el kell számolni. (8) Eseti ellátmányt a Számviteli Osztályra benyújtott nyomtatványon lehet igényelni, melynek engedélyezéséről az osztályvezető dönt. 13

15 (9) Az elszámolásra vagy eseti ellátmányként kiadott tételekről, valamint az állandó ellátmánykezelő helyeken kezelt készpénzről a Számviteli osztályon nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás adatai: a) a felvétel időpontja, b) a felvevő neve, c) a felvétel jogcímei, d) az elszámolásra ellátmányként kiadott készpénz összege, e) az elszámolás határideje, f) a felhasznált összeg, g) a pénztárbizonylatok sorszáma, h) észrevételek, megjegyzések. (10) Elszámolásra és ellátmányként készpénzt csak személyesen, illetve meghatalmazott útján lehet felvenni és elszámolni. Elszámoláskor, amennyiben az egyetem tartozik a felvevőnek, az összeget a felvevőnek az elszámolást kísérő P2 utalványrendeleten tett nyilatkozata alapján az általa megjelölt bankszámlára utalja át. A pénzfelvétel és elszámolás csak ugyanabban a pénztárban, állandó bevételt kezelő, kiadást teljesítő pénzkezelő helyen történhet. (11) Az állandó ellátmányt kezelő helyeken az ellátmány felhasználásáról az elszámoláshoz nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell: a) a kifizetés dátumát, b) a szállítói számla számát, c) a szállító megnevezését, d) a vásárolt termék, szolgáltatás megnevezését, e) a számla összegét. (12) Amennyiben az elszámolásra kötelezett a megadott napig a felvett készpénzzel nem számol el, akkor a Számviteli Osztály kijelölt dolgozója az elszámolásra kötelezett felszólítása mellett értesíti az elszámolásra kötelezett munkahelyi vezetőjét, aki a szükséges pénzügyi és munkajogi intézkedéseket köteles megtenni. Az ellátmányok kezelésének, elszámolásának és nyilvántartásának különös szabályai Az ellátmány kezelése 25. (1) Az ellátmány összege a pénzkezelő hely előzetesen rögzített havi készpénzigénye, valamint a helyi sajátosságok figyelembevételével kerül meghatározásra. (2) Az ellátmányból nem lehet kifizetni: a) bérjellegű kiadásokat (pl. dolgozói bérlet), b) kiküldetéshez kapcsolódó egyéb kiadásokat, c) a pályázatok terhére történő kifizetéseket, d) a közbeszerzés köteles kiadásokat. (3) Amennyiben az ellátmányból harmadik személy részére a pénzkezelő ideiglenes felhasználásra kifizetést teljesít, köteles az átadott pénz összegét, a felhasználás jogcímét, az átvevő nevét és adóazonosító jelét, valamint az átadó, az átvevő és a kötelezettségvállaló aláírását tartalmazó nyilatkozatot a 21. (11) bekezdésében meghatározottakat pénztári nyilvántartásban szerepeltetni. Az átvevőnek az ellátmányból készpénz azonnali felhasználásra a beszerzésig, de legfeljebb 3 nap időtartamra adható ki. Az átvevőnek a számla átadásával kell elszámolnia az átvett összeggel. Az elszámolás tényét és időpontját a fenti nyilatkozaton szintén rögzíteni kell. Az átvevőt az átadott összeg erejéig felelősség terheli. Az elszámolási kötelezettség elmulasztása, vagy késedelmes teljesítése a Szabályzat 21. (12). bekezdése szerint minősül. Az év végi elszámolás rendje 26. (1) Az éves ellátmány elszámolást a pénzkezelő minden év december 5-ig köteles megküldeni a Számviteli Osztály részére, amelynek végelszámolása december 20. napjáig megtörténik. 14

16 (2) Átfedő ellátmány december 5. és 15. között igényelhető. Elszámolásának legkésőbb a következő év január 5-ig meg kell történnie. (3)Az adott évi ellátmány teljes körű elszámolása után adható ki a következő évi ellátmány. A felvett ellátmány nyilvántartása 27. (1) A pénzkezelő Időszaki Pénztárjelentés című szigorú számadású nyomtatványon köteles a számlaforgalmát vezetni és azt elszámolásra az illetékes Számviteli Osztály részére beküldeni az ellátmányi keretösszeg felének felhasználása után, de legalább havonta. (2) Az időszaki pénztárjelentés igénylésének és az azzal való elszámolás szabályait a 17. tartalmazza. 28. (1) A pénzkezelők csak valódi, forgalomképes pénzeket fogadhatnak el, és csak ilyen pénzben teljesíthetnek kifizetést. (2) A pénzkezelők nem fogadhatnak el hiányos, megrongálódott, megcsonkult bankjegyet, érmét, amelyről nyilvánvalóan megállapítható, hogy nem természetes kopás, hanem más okból sérült meg. (3) Ha pénzkezelő hamis, vagy hamisnak látszó pénzt talál, azt befizetésként nem fogadhatja el. A pénzt vissza kell tartani, és 3 példányos jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell: a) a befizető nevét, b) lakcímét, c) személyi igazolványának számát, d) a körülmény leírását, hogy vélelmezhetően mikor és hogyan került a befizetőhöz a hamis pénz. (4) A jegyzőkönyv egy példánya a befizetőé, egy példányt irattárba kell helyezni, egy példányt a GF Pénzügyi Osztályának vezetőjéhez kell megküldeni, aki gondoskodik a jegyzőkönyv és a bankjegy Magyar Államkincstár területi fiókjához történő eljuttatásáról. (5) Ha a hamis pénz bevonása akadályba ütközik, a pénzkezelő a munkahelyi felettesének egyidejű tájékoztatása mellett a rendőrséget haladéktalanul értesíti. Pénztárjelentés, pénztárzárlat 29. (1) A pénztáros és az állandó bevételt beszedő, kiadást teljesítő pénzkezelő helyen a pénz kezelésével megbízott közalkalmazott a napi készpénzforgalomról pénztárjelentést köteles készíteni. (2) A pénztárjelentést naponta le kell zárni, heti legalább egy alkalommal a pénztárellenőr jelenlétében. A bevételi, kiadási tételek egyenlegének meg kell egyezni a pénzkezelő helyen lévő pénzösszeggel. Eltérés esetén két példányban jegyzőkönyvet kell felvenni. (3) A jegyzőkönyv egy példánya a pénztárbizonylatok, másik példánya a pénztárjelentés melléklete. (4) A jegyzőkönyv szerinti többletet be kell vételezni, a hiányt pedig a pénzkezelővel be kell fizettetni. (5) A pénztárakban és az állandó bevételt kezelő, kiadást teljesítő pénzkezelő helyeken naponta pénztárzárlatot kell készíteni. (6) A zárlat során mutatkozó eltérések okait még a megállapítás napján tisztázni kell, illetve, ha az nem vezet eredményre, a GF Pénzügyi Osztályának vezetőjét tájékoztatni kell, aki dönt a szükséges intézkedésekről. (7) A zárlat során feltárt eltérésekről jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyv szerinti többletet be kell vételezni, a hiányt pedig be kell fizetni. 15

17 (8) Év végén valamennyi pénzkezelő - a gazdasági főigazgató által engedélyezett eseti ellátmányt kezelő helyek kivételével - a pénzkezelő helyen lévő készpénzt köteles a gazdasági főigazgató által írásban közölt időpontig az Egyetem előirányzat-felhasználási keretszámlájára befizetni. (9) December 31-ei fordulónappal a pénzkezelő helyek a pénzkezelő helyen lévő szigorú számadású nyomtatványokról, a pénztárak és az állandó bevételt beszedő, kiadást teljesítő pénzkezelő helyek a pénzkezelő helyen lévő egyéb értékekről kötelesek leltárt készíteni, és azt a Pénzügyi Osztály vezetőjének és a bizonylati felelősnek megküldeni. A pénzkezelő helyek ellenőrzésének formái, rendszere 30. (1) A pénzkezelő helyek ellenőrzésének formái: a) rovancsolás (a pénzkészlet meglepetésszerű helyszíni ellenőrzése), b) munkafolyamatba épített rendszeres ellenőrzés ba) érvényesítés, utalványozás ellenjegyzés, bb) pénzkezelő önellenőrzése, bc) pénztárellenőr napi ellenőrzése, bd) alkalmazott gazdasági szoftverrel történő ellenőrzés, be) pénztárellenőr heti helyszíni zárlati ellenőrzése. c) vezetői ellenőrzés (a pénzkezelő hely rendjének, szabályszerű működésének ellenőrzése), d) utólagos ellenőrzés (a pénzkezelő helyre befizetett és a pénzkezelő hely által kifizetett összegek bizonylatainak, a pénzkezelő hely nyilvántartásainak utólagos ellenőrzése. (2) Az ellenőrzés szervezeti rendszere: a) A pénztáraknál és az állandó bevételt beszedő, kiadást teljesítő pénzkezelő helyeknél pénztárellenőrt kell kijelölni. Az ellenőr köteles a folyamatos ellenőrzésen túl legalább heti egy alkalommal rovancsolást végezni, és ennek eredményéről jegyzőkönyvet felvenni. Ezeknél a pénzkezelő helyeknél a vezetői ellenőrzés a szervezeti egység vezetőjének, vagy az általa kijelölt személynek a feladata. b) Az állandó bevételt beszedő pénzkezelő helyeknél a vezetői ellenőrzést a szervezeti egység vezetője, vagy az általa kijelölt vezető végzi, aki köteles legalább negyedévenként meggyőződni arról, hogy a bevételek, szigorú számadású nyomtatványok kezelése a szabályzatban foglaltaknak megfelel. Az ellenőrzés során rovancsolást is kell tartani. c) A Pénzügyi Osztály vezetője, illetve az általa kijelölt személyek a pénztárakban és az állandó bevételt beszedő, kiadást teljesítő pénzkezelő helyeken negyedévente rovancsolást végeznek. d) A szervezeti egység vezetője - negyedéves gyakorisággal - az állandó pénzbeszedő helyen köteles legyen a rovancs során felvett Jegyzőkönyvről másolatot küldeni a Pénzügyi Osztály munkatársának. e) A szervezeti egység vezetője köteles az általa pénzkezeléssel megbízott személy változása esetén a Pénzügyi Osztálynak elküldeni a kitöltött, aláírt Megbízás és Nyilatkozat nyomtatványt az új pénzkezelő és helyettese személyére vonatkozóan. (Változás alatt nem a pénzkezelő időszakos helyettesítése értendő.) f) A pénzkezelési feladatok ellenőrzése során bármilyen hiányosság merül fel, az ellenőr köteles azonnal a szervezeti egység vezetőjét is írásban tájékoztatni. Az Egyetem bankszámlái és a bankszámlák pénzforgalmának szabályai 31 A pénzkezelő helyeken csak a folyamatos működés biztosításához feltétlenül szükséges készpénzforgalmat lehet bonyolítani. A bevételek beszedésére, és a felmerülő kiadások teljesítésére elsősorban a készpénzkímélő fizetési eszközök, és az Egyetem bankszámlái szolgálnak. 16

18 A számlázások (vevő számlák) rendje 32. (1) Az ÁFA törvény értelmében valamennyi értékesítésről, illetve szolgáltatásnyújtásról számlát kell kiállítani, kivéve a törvény ban foglalt feltételek teljesülése esetén. A számlák gépi úton, szigorúan zárt, hiteles rendszerben készülnek. (2) A számla tartalmát a mindenkori hatályos ÁFA törvény szabályozza, az SAP program pedig biztosítja, hogy a számla a rendeletnek megfelelő adattartalommal készüljön el. (3) Számlát akkor lehet kiállítani, ha a) az Egyetem (kibocsátó) rendelkezik a számlázási programra vonatkozó olyan dokumentációval, amely biztosítja a program működésének ellenőrizhetőségét, b) megvalósul a szigorú számadásnak az a követelménye, hogy a program kihagyás vagy ismétlés nélkül biztosítja a sorszámozást. A hiánytalan elszámolási feltétel teljesüléséhez a számla összes példányának tartalmaznia kell a példány sorszámát hasonlóan a számlasorszámhoz és azt is, hogy az adott számla hány példányban készült. (4) Ha a számla összegét, vagyis a) az adó alapját vagy b) az adó %-ot eltévesztették, helyesbítő számlát kell kiállítani. (5) A helyesbítő számlának tartalmaznia kell: a) a helyesbítés tényére való jelzést, b) az eredeti számla azonosító adatait, és c) azokat a tételeket, amelyeket a helyesbítő számla megváltoztatott. (6) Számla kiállítására jogosult: a) Pénzügyi Osztály, b) Egyetemi Gyógyszertár, c) vidéki egységek, d) bevételt beszedő pénzkezelő helyek. (7) A vevő felé számla kibocsátás kérése P6 Számlaigénylő kitöltésével történik. A beküldött szerződés alapján, az abban megjelölt időben vagy a teljesítés után 10 napon belül, mivel az ÁFA törvény értelmében 15 napon belül a számlát ki kell bocsátani. (8) A számlakérő nyomtatványt két példányban kell kiállítani. Az első (eredeti) példány a számlát kiállító a megfelelő karhoz, - illetve a pénzügyi osztályra küldi. A második példány a számlát kérő példánya. (9) A számlázás alapjául szolgáló szerződés lehet: a) hosszabb időre szóló: b) egy alkalomra szóló: c) konkrét, egyetlen vállalkozásról, szolgáltatásról vagy d)több alkalomra szól, vagy egyszeri termékértékesítésről szól. e) folyamatos és f) havonta, g) negyedévente meghatározott időpontokban kell ugyanarról az összegről számlát készíteni (pl. bérleti díj). (10) Az ETR rendszerben rögzített befizetésekről kizárólag a Hallgatói Szolgáltató Iroda állíthat ki számlát. 17

19 (11) Egyes egységeknél a szolgáltatásokról papíralapú számla is kibocsátható (ÁFA tv ). Az e célra használható számlában szerepelnie kell számlatömb előállítási jogosultságát igazoló betétjelzésnek és folyamatos sorszámozásnak. Az ilyen számlatömbök beszerzéséről szóló számlán a forgalmazó feltünteti a betűjelzéseket és sorszámot tól-ig, a vevő nevét. Az Egyetem a számlatömböt a szigorú számadású nyomtatványokra vonatkozó szabályok szerint nyilvántartja. Az egyetemen igénybevett térítéses szolgáltatások üdülési csekkel is fizethetők. Készpénzkímélő fizetési eszközök Az egyetem bankszámlái és a bankszámlák pénzforgalmának szabályai 33. (1) A pénzkezelő helyeken csak a folyamatos működés biztosításához feltétlenül szükséges készpénzforgalmat lehet bonyolítani. A bevételek beszedésére, és a felmerülő kiadások teljesítésére elsősorban a készpénzkímélő fizetési eszközök, és az Egyetem bankszámlái szolgálnak. (2) A GSZ 37. -ban foglaltak szerint 100 ezer Ft fölötti kifizetés csak átutalással teljesíthető. Ennek értelmében 100 ezer Ft feletti szolgáltatás sem fizethető készpénzzel. A 100 ezer Ft alatti kifizetésekről rendelkezik az Ávr a. (3) Az Egyetem bankszámláinak felsorolását a szabályzat 1. számú melléklete tartalmazza. (4) Az Egyetem bankszámláin bonyolított pénzforgalom szabályait a GSZ a tartalmazza. 34. Az utalással, illetve a számlák feletti rendelkezési joggal megbízott dolgozók, az egyetem likviditási tervének figyelembevételével elkészítik az utalásra szánt tételek listáját. Az összegszerűség jóváhagyása után kerülhetnek utalásra a kijelölt tételek. Jóváhagyásra jogosult a pénzügyi osztályvezető, illetve távollétében a pénzügyi csoportvezető. Ezen kívül utalásokat kezdeményezhet és engedélyezhet a Gazdasági Főigazgató a Közgazdasági Igazgató illetve a számviteli osztályvezető is. 35. Az Egyetem Pénzügyi Osztálya az Áht. 78. (2) bekezdésében valamint az Ávr ban megfogalmazottak szerint likviditási tervet készít. A tervtáblát, a 7. sz. melléklet tartalmazza. Az elkészített tervet havi és dekádonkénti bontásban is el kell készíteni, és folyamatosan ellenőrizni szükséges. Bankkártyák és azok használata 36. (1) A kincstári kártyák használatával kapcsolatos tudnivalókat rögzíti a 46/2009.(XII.30)PM rendelet valamint a Magyar Államkincstár elnökének A kincstári kártyaforgalommal kapcsolatos részletes szabályokról és a kincstári kártya használatával és alkalmazásával kapcsolatos tudnivalókról kiadott tájékoztatója, továbbá a Pécsi Tudományegyetem Szervezeti és Működési Szabályzatának 3. számú melléklete, valamint a Pécsi Tudományegyetem Gazdálkodási Szabályzatának 38. (5) rendelkezik a készpénzkímélő fizetési eszközökről és annak használatáról. (2) Az Egyetem a készpénzkímélő fizetés céljára a bankszámlákon kívül a fizetőeszközök alábbi típusait veheti igénybe: a) intézményi kártya, b) VIP ezüst, illetve arany dombor nyomott kártya, c) üzemanyag kártya. (3) Az intézményi kártya olyan elektronikus módon elfogadható fizetési eszköz, amely a mindenkori kötelezettségvállalási szabályzatnak megfelelően, 100 e Ft alatti, nem rendszeres fizetési kötelezettségek teljesítésére, kisösszegű készletek és kis értékű tárgyi eszközök, valamint szolgáltatások beszerzésére szolgál. Az intézményi kártya kizárólag belföldön használható. Egyedi főigazgatói engedély alapján készpénz felvételére is használható. 18

20 (4) A VIP ezüst- vagy arany dombor nyomott kártya reprezentációs és utazási kiadások kiegyenlítésére és készpénz felvételére szolgáló, külföldön és belföldön egyaránt használható elektronikus és hagyományos módon is elfogadható fizetési eszköz. A VIP ezüst- és aranykártya a gépjárművek külföldi üzemanyag ellátásának, és a közlekedéshez kapcsolódó külföldi költségek fedezetének biztosítására is használható. A kártya használatára jogosultak a kártyát az általuk vezetett tudományos pályázatokhoz, projektekhez kapcsolódó kötelezettségvállalások kiegyenlítésére, a pályázatokhoz, projektekhez elszámolható költségek kifizetésére használhatják, a projekt ideje alatt, a projekt kerete terhéig, annak futamideje alatt. (5) Az üzemanyag kártya az Egyetem tulajdonában álló gépjárművek üzemanyag ellátására használható az Egyetemmel jogviszonyban álló nyertes üzemanyag szolgáltató partnernél. (6) A készpénzkímélő eszközök használatára jogosultak köre az alábbi: a) Az intézményi kártya esetében a készpénzfelvételi lehetőség a kártyához rendelve egyedileg kerül engedélyezésre. b) VIP ezüst, illetve arany dombor nyomott kártya használatára jogosultak: ba) rektor, bb) rektor helyettesek, bc) gazdasági főigazgató, bd) klinikai főigazgató, be) dékán, bf) a tudományos pályázatok támogatási szerződésében, tudományos projektek alapító dokumentumában nevesített szakmai vezetői, bg) a gazdasági főigazgató által kijelölt, a Gazdasági Főigazgatóság működése körében felmerülő feladatokat ellátó személyek. c) üzemanyag kártya használatára az Egyetem tulajdonában álló gépjárműveket munkakörük alapján használó gépkocsivezetők jogosultak. (7) Készpénzkímélő fizetési eszközt a közalkalmazott kizárólag a jogszabályban és a gazdálkodási szabályzatban meghatározott célokra, a munkakörébe tartozó, valamint a tudományos pályázatok támogatási szerződésében, a tudományos projektek alapító dokumentumában meghatározott feladatok maradéktalan ellátása érdekében használhat. A nem rendeltetésszerűen, vagy nem a fenti céloknak megfelelően történő kártyahasználatért a birtokost büntetőjogi, fegyelmi és kártérítési felelősség terheli. (8) A kincstári kártyák napi limitje Forint. Készpénzkímélő fizetési eszközök igénylése, megszüntetése 37. (1)A meghatározott készpénzkímélő fizetőeszközök közül egy személy egy időben kizárólag egy kártya birtoklására és használatára jogosult az üzemanyagkártya kivételével. (2) Készpénzkímélő fizetőeszközt a jelen utasítás 14, 15. mellékletét képező VIP kártya igénylés nyomtatványon lehet igényelni, melyet a Gazdasági Főigazgatóságra kell benyújtani. (3) A készpénzkímélő fizetőeszköz használatát a rektor engedélyezi a gazdasági főigazgató ellenjegyzése alapján. A tudományos pályázathoz, projekthez kapcsolódó készpénzkímélő fizetőeszköz használatának engedélyezéséhez a tudományos és innovációs rektorhelyettes javaslata is szükséges. A tudományos pályázatok, projektek terhére engedélyezett készpénzkímélő fizetőeszköz engedélyezéséről a kártyabirtokos közvetlen felettesét tájékoztatni kell. (4) A készpénzkímélő fizetési eszköz birtoklására, használatára való jogosultságot, a kártya típusának megjelölésével a kincstári kapcsolattartó jelenti a HSZI-nek, amely ezt a tényt rögzíti a kártyabirtokos munkaügyi adatai között. 19