Nyugat-magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központ Levéltár

Méret: px

Mutatás kezdődik a ... oldaltól:

Download "Nyugat-magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központ Levéltár"

Gyula Molnár
7 évvel ezelőtt
Látták:

1 Nyugat-magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központ Levéltár Beszámoló a évi tevékenységről SZOMBATHELY 1

2 Nyugat-magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központ Levéltára Beszámoló a 2012.évben végzett levéltári munkáról I. Személyi és működési feltételek Munkatársak: dr. Ipkovichné Szakály Ildikó levéltárvezető Lőrincz Bernadett: levéltár kezelő Görög András: Központi Irattár- irattáros II. Gyűjtemény szervezése, iratbegyűjtés Az iratbegyűjtés forrása a évben: Tanulmányi Hivatal: Iratanyag megnevezése: Évköre: Mennyiség e: ifm Levéltári jelzete: Átvétellel kapcs.ügyir at Leckekönyv másolat ; ; 30/d J-4/2012 0,75 Leckekönyv másolat ,09 30/d J-7/2012 Leckekönyv másolat ,62 30/d J-8/2012 Leckekönyv másolat ,175 30/d J-20/2012 Szigorlati jegyzőkönyv ,15 30/e J-2/2012 Szigorlati jegyzőkönyv ,06 30/e J-18/2012 Záróvizsga jegyzőkönyv ,33 30/f J-6/2012 Záróvizsga jegyzőkönyv ,12 30/f J-0/2012 Záróvizsgaeredménynyilvántartólap ,11 30/f J-6/2012 Vizsgaeredmény - nyilvántartólap ,415 30/g J-4/2012 Vizsgaeredmény - nyilvántartólap ; ; ,04 30/g J-17/2012 Oklevél mintalap ,185 30/i J-5/2012 Oklevél mintalap ,11 30/i J-9/2012 2

3 Iratanyag megnevezése: Évköre: Mennyisége: ifm Levéltári jelzete: Átvétellel kapcs.ügyirat SOTE kihelyezett tagozat hallgatói személyi iratok(vegyes) ,37 31 J-11/2012 Hallgatói felmentések , J-13/2012 Személyi iratgyűjtő (hallgatói) /a J-1/2012 Személyi iratgyűjtő (hallgatói) 1996; ,86 31/a J-3/2012 Személyi iratgyűjtő (hallgatói) ,665 31/a J-12/2012 Személyi iratgyűjtő (hallgatói) 2001;2003 0,035 31/a J-15/2012 Személyi iratgyűjtő (hallgatói) ; ; ; ,54 31/a J-19/2012 Iratgyarapodás 2012-ben:12,94 ifm A levéltár iratállománya 2012-ben: 149,15 ifm; 421 db hangkazetta; 126 db hajlékonylemez A 30. fond fonddossziéjával sok előre nem tervezett - munkánk akadt. A fenti táblázat a jegyzőkönyvek szerinti átvételt mutatja, de mint kiderült,az iratfajta megnevezése nem mindig fedi a valóságot. A gyarapodási iratok elhelyezésével természetesen újra beazonosításra kerültek az átvett iratok. A Szigorlati jegyzőkönyvek -ként átvett iratok sok esetben záróvizsga/államvizsga jegyzőkönyvet tartalmaztak, néhány esetben oklevél mintalapot is. Előzőeknél azon oknál fogva, hogy a záró/államvizsgák alkalmával Szigorlati jegyzőkönyvnyomtatványt használtak, és ezt az átadás-átvételi jegyzőkönyvben nem jelezték. A levéltár jóhiszeműen vette át az iratokat a jegyzőkönyv mellékletét képező iratjegyzék alapján. Az oklevél mintalapok beosztására - a Szigorlati jegyzőkönyvek közé - nem találtunk magyarázatot. Sok időt elvett az egyeztetés. Átmeneti megoldásként az iratokat elkülönítettük, dobozukon, illetve iratfedelükön jelezve az átvételi jegyzőkönyv számát, valamint levéltári állag szerinti jelzetüket. Darabszintű 3

4 rendezésükkor mikor is két állagba kerülnek a jegyzőkönyvek mellékleteit képező iratjegyzékeken is jelezni kell a tévedést. Ideiglenes fond- és állagjegyzékünkbe a fenti táblázat alapján módosult adatok kerültek be. Az iratok darabszintű rendezése során tudjuk majd a valós adatokat átvezetni.(ld évi munkaterv) Raktári topográfiánkon szerettük volna rögzíteni a raktározásban bekövetkezett változásokat. Mivel a fent említett iratok átmeneti raktári helyre kerültek, honlapunkról eltávolítottuk a Raktári topográfiát. Helyette a gyűjteményünket szemléltető táblázat mutatja az iratok raktári helyét. Ez a táblázat egyben a folyamatos átalakuláson áteső ideiglenes fond-és állagjegyzékünket hivatott helyettesíteni. Fenti táblázatból az is kiderül, hogy a hallgatói személyi iratgyűjtőknek nem állagot, hanem fondot nyitottunk. Ezt abból a megfontolásból tettük, mert bár ezek az iratok is a Tanulmányi Hivatal iratai, de jobban csoportosíthatók a hallgatói levelezéssel, melyekből szintén követni lehet egyes hallgatók szak- és tagozatváltozásait, az intézményben eltöltött tanulmányi idejüket, stb. Ugyanebbe a fondba kerülnek majd az eddig Igazgatói eljárást igénylő hallgatói iratok. III. Az iratanyag levéltári feldolgozása, nyilvántartások, segédletek A II. részben leírtak mellett törekedtünk a levéltári anyag és a hozzájuk tartozó nyilvántartások naprakészségének biztosítására az alábbiak szerint: Gyarapodási napló: vezetése papíralapú és elektronikus formában naprakészen történt. Belső nyilvántartás : 2012.évi adatokkal kiegészítve, az alábbi szempontok szerint tartalmazza gyűjteményünk adatait: - év szerint, időrendben a bekerült iratanyag; - fondok és állagok szerint a gyűjteménybe kerülés időrendjében az iratanyag; Iratanyag adatai egy gyűjteménybe bekerült levéltári egységre bontva: - mennyisége: ifm/db - levéltári jelzete; - raktári helye; 4

5 - rendezés szintje: alap-; közép-; darabszintű; - megjegyzés: az irat státuszára vonatkozhat elektronikus elérhetőségére: digitalizált; biztonsági másolattal rendelkezik; alapszintű rendezése esetén az iktatási rend visszaállításának elvégzésére; egyéb tartalmát jelölő magyarázat; Fondtörzskönyv, fonddossziék: A fent leírtakból is okulva az összes többi fonddosszié is átvizsgálásra került. A hiányokat pótoltuk, így elmondható, hogy a fonddossziék és fontörzskönyvünk a naprakész adatokat tükrözi. Rendezési terv: Aktualizálva: az elvégzett és a évre tervezett rendezési munka grafikai eszközökkel történt jelölése; Raktári jegyzék: Igazgatói Hivatal iktatott iratai (4/c állag) évkörű, 2, 28 ifm terjedelmű iratairól készült. Ideiglenes raktári jegyzék: 2,76 ifm iratról készült. A 4-5 fond alábbi állagait érinti: Szakalapítás; Szabályzat; Munkaterv, stratégia; Intézményfejlesztés; Körlevél; Értekezlet; Együttműködés; Konferencia; Bizottságok; Egyéb nyilvántartások vezetésével kapcsolatos ellenőrzési feladatok: Az iratok leírásánál egy-egy elírás tárgyi tévedések forrása lehet, ezért megengedhetetlen. Ezért az eddig elkészült raktári jegyzékek felülvizsgálata folyamatos. A munka pontosságának ellenőrzése időigényes, ennek ellenére megtörtént a 2/c és 4/c állag esetében (1980.évig). Az 5 fond raktári rendjében változások álltak be, a dobozok átszámozása, majd a változások átvezetése összes nyilvántartásunkban megtörtént. Az Anyakönyvek/Törzskönyvek egy része is új raktári helyre került. Tartalmi feldolgozásukat új alapokra kell helyezni készülő adatbázisunk számára.(ld. alább) 5

6 IV. Az iratkezelés levéltári felügyelete A karok dékáni hivatalvezetőivel napi kapcsolatot tartunk fel, ezért az iratkezelést érintő munka során adódó iratkezelési problémákról tájékoztatást kapunk. Segítünk azok gyakorlati megoldásában. Tanácsadás formájában a szervezeti változások során történt iratátadások jegyzőkönyveinek elkészítését segítettük. Iratselejtezés előkészületeiben segítettünk a Tanulmányi Hivatalnak. V. Levéltári anyag őrzése, állományvédelmi feladatok 146 db hajlékonylemez biztonsági mentése történt meg. Papíralapú tanácsülési iratanyagaink hiányainak pótlására a jövőben felhasználjuk a tanácsülési jegyzőkönyveket tartalmazó hajlékonylemezek tartalmának kinyomtatott változatát.(ld.2013.évi Munkaterv) Alábbi felsorolás kutatói számítógépen elérhető digitalizált iratainkat tartalmazza, immáron kiegészülve a hajlékonylemezről elmentett iratokkal: - Tanácsülések: 4/a állagunk digitalizálva - Tanácsülések hajlékonylemezről mentve fenti állomány hiányainak pótlására - Szabályzatok - Munkatervek - Önértékelés - Határozatok tára Akkreditáció Oktatással kapcsolatos szabályzatok - Főiskolai Tanács ülései, Szenátusi ülések Szakindítások SzMSz-ek, Ügyrendek - Integráció iratai - Tanszékek, Intézetek Tanszékek bemutatása

7 VI. A levéltári anyagrendelkezésre bocsátása 3 kutató 11 kutatási esetben keresett fel bennünket. Kutatási célú iratkölcsönzés 6 esetben 55 iratkötegre, valamint 68 iratra terjedően történt. Ügyvitelű célra 1 esetben kölcsönöztünk iratot. Ügyfélszolgálat keretében 44 esetben történt másolatszolgáltatás: 309 lap terjedelmű iratról szolgáltattunk másolatot ügyfeleink számára.148 lap terjedelmű iratot kölcsönöztünk kiállítási célra. VII. Számítástechnika alkalmazásával összefüggő feladatok Honlapunk tartalmának frissítése az aktuális adatok feltöltésére, az alábbiakra terjedt ki: - Munkatervek aktualizálása: 2012.évi beillesztése; - Jelentések aktualizálása:2012.évi beillesztése; - Képgaléria frissítése; - Szombathelyi múzeumok elérhetőségének visszaállítása, kiegészítése Iseummal, mint új kiállítóhely szerepeltetésével; - Jogszabályok frissítése; - Raktári topográfia helyett új, a gyűjteményben eligazítást nyújtó táblázat feltöltése; Legfontosabb eredménynek szakmai adatbázisunk kiépítésének első fázisát tartom: megkezdődött levéltári adatbázisunk tervezése. Olyan adatbázist tervezünk, mely összes adminisztrációs/nyilvántartási kötelezettségünknek megfelelő adatszerkezettel rendelkezik. Így meglévő és a jövőben elkészülő nyilvántartásainkat/segédleteinket feltölthetővé, majd annak tartalmából kereső felülettel bíró tartalomszolgáltató eszközzé válhat. (Ld.2013.évi munkaterv) VIII. Egyéb tevékenység Az MFLSZ Szegeden megrendezett vándorgyűlésén ( szeptember 4-6.) levéltárkezelő munkatársammal együtt vettem részt. A konferencia két témakör feldolgozására vállalkozott: A Kollégiumok a hazai felsőoktatásban. Szállás vagy képzőhely? és a A magyar levéltárügy aktuális kérdései -ről hallhattunk előadásokat. 7

8 Levéltárunkban 2 fő végzős könyvtárszakos hallgató végezte szakmai gyakorlatát 30 órában. November 26-án megkezdte 300 órás szakmai gyakorlatát 1 fő web-programozó hallgató. Szombathely, 2013.január 31. dr.ipkovichné Szakály Ildikó levéltárvezető 8

Hasonló dokumentumok

Nyugat-magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központ Levéltár BESZÁMOLÓ A ÉVBEN VÉGZETT LEVÉLTÁRI MUNKÁRÓL SZOMBATHELY 2011.

Nyugat-magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központ Levéltár BESZÁMOLÓ A 2010. ÉVBEN VÉGZETT LEVÉLTÁRI MUNKÁRÓL SZOMBATHELY 2011. 1 Nyugat-magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központ Levéltára Beszámoló