Monitoring rendszer kialakítása ÁROP szervezetfejlesztési projekt keretében - Kerekegyháza

Átírás

1 Monitoring rendszer kialakítása ÁROP szervezetfejlesztési projekt keretében - Kerekegyháza Kerekegyháza Város önkormányzati szervezetfejlesztése ÁROP-1.A Monitoring jelentés

2 Ügyfél Cím Alcím Kerekegyháza Város Önkormányzata Monitoring rendszer kialakítása ÁROP szervezetfejlesztési projekt keretében - Kerekegyháza Kerekegyháza Város önkormányzati szervezetfejlesztése ÁROP-1.A Monitoring jelentés Dátum Verziószám v1.0 MultiContact Consulting Kft. Nyilvántartja Fővárosi Törvényszék Cégbírósága 1115 Budapest, Bartók Béla út Cégjegyzékszám: T: E: info@multicontact.eu F: W: JOGI FIGYELMEZTETÉS Jelen dokumentum a MultiContact Consulting Kft. szellemi terméke. Jelen dokumentumot és annak egyes részeit a megrendelővel kötött egyedi szerződésben foglalt jogosultságok kivételével nem lehet sem részben, sem egészben másolni, fénymásolni, újra előállítani, módosítani, átdolgozni, lefordítani vagy lerövidíteni bármilyen felhasználás céljából a MultiContact Consulting Kft. előzetes írásos hozzájárulása nélkül. A MultiContact Consulting Kft. a szerzői jogokhoz fűződő minden vagyoni jogot harmadik személyek vonatkozásában fenntart. A dokumentumban foglaltak jogtalan felhasználása esetén a MultiContact Consulting Kft. jogosult a szerzői jog megsértése miatti jogszabályi következmények alkalmazását kezdeményezni. A dokumentum tartalma egyben üzleti titkot is képez. Amennyiben a hatályos jogszabály vagy a megrendelővel kötött szerződés másképp nem rendelkezik, vagy jelen dokumentum közbeszerzési eljárásban ajánlatként kerül benyújtásra, jelen dokumentum címzettje a dokumentumban foglaltakat köteles bizalmasan kezelni, azt harmadik fél tudomására nem hozhatja. 24 MultiContact Consulting Kft. Minden jog fenntartva.

3 Tartalomjegyzék 1 Vezetői összefoglaló Szakmai megközelítésünk A monitoring fogalma Indikátorok Monitoring folyamat Az ÁROP-1.A.5-23 projekt egyes részfeladatainak nyomonkövetése Monitoring feladatok bemutatása Monitoring szervezet Dokumentációs rend Monitoring terv feladatonként Monitoring beszámoló A nyomonkövetési időszak eredményei Mérési időszak: 24. március Mérési időszak: 24. április Mérési időszak: 24. május Mérési időszak: 24. június Mérési időszak: 24. július Mérési időszak: 24. augusztus Mérési időszak: 24. szeptember Mérési időszak: 24. október Mérési időszak: 24. november Mérési időszak: 24. december Szöveges elés... 18

4 1 Vezetői összefoglaló Kerekegyháza Város Önkormányzata 23. év végén beszerzési eljárást indított Önkormányzati szervezetfejlesztés Kerekegyháza Város Önkormányzat ÁROP-1.A számú projektje keretében, mely eljárás eredményeképpen a MultiContact Consulting Kft-t kérte fel tanácsadói feladatok ellátására, szervezetfejlesztési feladatok megvalósításának támogatására, ezen belül a projekt során kidolgozott hatékonyságnövelő intézkedések megvalósításának folyamatos, a projekt teljes időtartamát átívelő nyomon követése, szakértői támogatás biztosítására. Jelen tanulmányban az önkormányzat által a Magyary Program egyes beavatkozási területein vállalt feladatok közül a 11. Hatékonyságnövelő intézkedések megvalósításának, valamint megvalósulásának nyomon követéséről szóló jelentést mutatjuk be. A tanácsadó részletes feladatai az előkészítést követően a dokumentumok és kötelezettségek elemzése, a monitoring rendszer megtervezése, kialakítása, indikátorok, mérési pontok és felelősök meghatározása, az adatgyűjtési folyamat kialakítása, a rendszeres adatgyűjtés alapján a havi monitoring jelentések készítése volt. 1

5 Jelen dokumentumban bemutatjuk a monitoring rendszer mérési folyamatát, az ÁROP-1.A.5-23 projektben megvalósuló indikátorokat. A szervezetfejlesztés egyes területein mért és elért eredményeket tartalmazó monitoring adatlapok az időszak végén átadásra kerültek az Önkormányzat részére. A Polgármesteri Hivatal Jegyző által kijelölt ügyintézőjének feladata volt a projekt során képzett mutatók mérési adatainak összegyűjtése és továbbítása a tanácsadó felé (monitoring adatlapokon keresztül), az eredmények összesítése jelen dokumentumban kerül kielésre. 2 Szakmai megközelítésünk 2.1 A monitoring fogalma A monitoring a stratégia megvalósulásának folyamatos nyomon követése, a kapott eredmények értelmezése és adott időszakonkénti dokumentálása, valamint a jövőbeli tervezéshez vagy a jelenlegi beavatkozások korrigálásához szükséges döntések előkészítése. A monitoring folyamatos tevékenység, melynek célja annak figyelemmel kísérése, hogy a feladat megvalósítása megfelelő ütemben történik-e. Ennek megfigyeléséhez a monitoring olyan mutatószám-rendszert alkalmaz, amely alkalmas arra, hogy folyamatosan tájékoztassa az önkormányzatot a feladat előrehaladásról. A monitoring tevékenység alapvető célja tehát annak vizsgálata, hogy az egyes feladatok időszaki végrehajtása megfelelt-e az eredeti célkitűzéseknek. A monitoring feladata a végrehajtás során jelentkező problémák és végrehajtási kockázatok feltárása, a szükséges vezetői szintű beavatkozások előkészítése, megoldási alternatívák megfogalmazása és döntésre való előterjesztése által. A monitoring négy, egymástól jól elkülöníthető része a nyomon követés, a mért eredmények elemzése, a jövőbeli beavatkozási döntések előkészítése és a stratégiai célkitűzések szükség szerinti finomhangolása. Nyomon követés Stratégiai célkitűzések szükség szerinti finomhangolása Rendszeresen mért eredmények elemzése Jövőbeli beavatkozási döntések előkészítése 1. ábra: Monitoring folyamat lépései 2

6 A monitoring rendszerrel szemben támasztott követelmények: relevancia: monitoring során a valóban szükséges információk kerüljenek összegyűjtésre; szavatosság: az információk begyűjtése, rendszerezése és közreadása ne legyen túl hosszú folyamat; egyértelműség: a monitoring rendszer megfelelően legyen strukturálva, a szereplők számára azonos legyen az értelmezési keret; gyors elérés: az összegyűjtött információk elérési ideje minél kisebb legyen; formalizáltság: a mérés során lehetőleg egységes szerkezetű és logikájú dokumentumok és munkafelületek használata; arányosság: a szükségesnél ne okozzon nagyobb leterhelést a résztvevők számára; jogosultság: a mérés során nyert információk a releváns jogosultsági szint szerint kerüljenek bemutatásra, döntés előkészítésre és döntésre; fejleszthetőség: a rendszer elemei úgy kerüljenek kialakításra, hogy továbbfejlesztése ne legyen túl bonyolult és költséges. A monitoring két, egymástól jól elkülöníthető szintje a stratégiai-; és az operatív szint. A stratégiai szintű monitoring célja a magas szintű célok teljesülésének vizsgálata, elsősorban a felsővezetők számára szolgáltat aggregált információt a felső szintű célok vagy beavatkozások megvalósulásáról. A monitoring elsősorban a jövőbeli beavatkozási döntések előkészítéséhez járul hozzá. E tekintetben a monitoring az elés első lépcsője. Jellemző módon éves gyakorisággal történik. Az operatív szintű monitoring célja a feladatok és részfeladatok időközi megvalósulásának vizsgálata, elsősorban az operatív vezetés számára szolgáltat széleskörű, elemi információt a beavatkozások megvalósulásáról. Az operatív monitoring az azonnali, operatív jellegű beavatkozásokhoz járul hozzá. Jellemzően havi gyakorisággal történik a beszámolás. Jelen projekt keretében operatív szintű monitoringot szükséges megvalósítani. Az alábbi táblázat összefoglalóan mutatja a monitoring két szintjének főbb jellemzőit. Stratégiai szint Operatív szint Cél Felsőszintű célok teljesülésének vizsgálata Feladatok és részfeladatok megvalósulásának vizsgálata Célcsoport Felsővezetés Operatív vezetés Kimenet Felsővezetői döntés előkészítés Azonnali, operatív jellegű beavatkozások indítása Időköz Éves Havi Mutatószám Hatás és eredmény mutatószámok Aggregáltság Aggregált Elemi 1. táblázat: A monitoring két szintjének jellemzői 3

7 2.2 Indikátorok Az indikátorok a feladat végrehajtásának előrehaladására, eredményeinek vagy hatásainak mérésére szolgáló mutatószámok. A teljesülés mérhetővé tétele, a végrehajtás nyomon követésére és elésére szolgáló mutatószámok kidolgozása kiemelkedő jelentőségű, az elés alapvetően egy átfogó mutatószámrendszerre épül. A mutatószámok alábbi típusait különböztetjük meg: Input mutató: egy adott akció megvalósításához szükséges erőforrások (pl. költségvetési kiadás nagysága, felhasznált papír mennyisége) nagyságát veszi számításba. Az input mutató előnye, hogy könnyen meghatározható, hátránya, hogy egyáltalán nem eredmény centrikus; Output mutató: abban az esetben célszerű alkalmazni, ha az eredmény, vagy hatás nem vagy túlzott erőforrás ráfordítás árán határozható csak meg; Eredménymutató: egy adott akció érintettjeire gyakorolt közvetlen és általában azonnali hatásokról ad információt; Hatásmutató: egy akció közvetett, általában közép- és hosszútávon mérhető, társadalmi, gazdasági és/vagy környezeti következményeinek mérésére szolgál. Kulcsmutatószám: azok a mutatószámok, melyek kiemelt szerepet töltenek be a stratégiai monitoringban, az önkormányzat hatáskörébe tartozó feladatok eredményeinek/ hatásainak elésében. Kulcsmutató-számként javasolt elsődlegesen eredménymutatókat és/ vagy hatásmutatókat azonosítani. A mérést segítő indikátorok kialakítása során az úgynevezett SMART kritériumokat tartjuk szem előtt. Measurable - Mérhető Achievable - Elérhető Realistic - Reális Specific - Konkrét SMART Time-based - Időhöz kötött 2. ábra: Az indikátorokkal szembeni SMART kritériumok Specific Konkrétak a mennyiség, minőség tekintetében; Measurable Objektív módon mérhetőek; Achievable Teljesíthetőek, rendelkezésre állnak; Realistic Reális, relevánsak Time-based Időalapúak, időhöz kötöttek. 4

8 A fentieken túl a mutatószámrendszerrel szemben támasztott követelmények: a mutató kiválasztásánál gondosan kell mérlegelni, hogy valóban van-e összefüggés a mérni kívánt céllal; az egyes mutatók kedvező ténye a cél felé való elmozdulást jelenti-e; a mutató ének alakulására az önkormányzatnak befolyással kell rendelkeznie; a mutatószámok kiválasztása során fontos szempont a teljesítményelésbe való beépíthetőség; a mutatószámok kialakítása során szem előtt kell tartani, hogy a stratégiai monitoring költség-haszon megközelítése alapján nem túlzott költség-e az adott intézkedés mérhetővé tétele. A mutatószámrendszer kialakítása során a tervezési fázisban rögzíteni kell a mutatószámok kiinduló ét. Emellett meghatározásra kerül a cél is, az adott stratégiai cél alapján számszerűsített elvárások e. A monitoring mérföldköveinél mért a tény. A célek és tények különbsége jelzi, hogy az adott folyamattal szemben támasztott követelmény, cél mennyiben teljesült. 2.3 Monitoring folyamat A monitoring rendszer megtervezésének első lépése annak meghatározása, hogy melyek lesznek azok a kulcselemek, amelyeket ellenőrizni szeretnénk. Második lépésben meg kell határozni, hogyan biztosítjuk a méréshez szükséges információkat, azaz hogyan kell az adatokat összegyűjteni. Az adatgyűjtést a Jegyző által kijelölt munkatársa végezte. A monitoring tevékenység harmadik lépése az adatgyűjtés befejezését követően a jelentés elkészítése (jelen dokumentum). A jelentés alapvető célja a feladatok megvalósulásának bemutatása és a tervezett célok közötti esetleges eltérések feltárása. Az elemzések keretében amennyiben az elért eredmények és célok között az eltérés a megengedhetőnél nagyobb fel kell tárni az okokat és javaslatokat kell adni a szükséges megoldásokra. Értékelés A feladatok megvalósulásának havi rendszerességgel elvégzett részletes mérése alapján készült elés célja az eredmények vizsgálata. Ezen túlmenően az elés célja a szükséges finomhangolások kidolgozása, meghatározása is. 5

9 3 Az ÁROP-1.A.5-23 projekt egyes részfeladatainak nyomonkövetése 3.1 Monitoring feladatok bemutatása Az ÁROP-1.A.5-23 pályázat előírásai szerint a kidolgozott hatékonyságnövelő intézkedések megvalósításának folyamatos, a projekt teljes időtartamát átívelő nyomon követése, szakértői támogatás biztosítása Kerekegyháza Város Önkormányzatának az ÁROP-1.A.5-23 pályázatban keretében kötelező feladata. Az egyes feladatok esetében a monitoring időszak 24. december végéig tart. 3.2 Monitoring szervezet A havi monitoring jelentéseket az Önkormányzat Jegyzője által kijelölt ügyintéző adatszolgáltatását követően a tanácsadó készítette el és terjesztette elő a Jegyző részére jóváhagyásra. A szükséges pontosítást és jóváhagyást követően a monitoring folyamat ismétlődött a projekt során a következő jelentésig (havonta). A monitoring folyamatot az alábbi ábra mutatja: Kijelölt ügyintéző Tanácsadó Jegyző A havi monitoring adatok begyűjtése Adatlap kitöltése Adatlap átadása a szakértő részére Adatok elemzése, havi mérési jelentés elkészítése Havi mérési jelentés jóváhagyása 3. ábra: A monitoring folyamatának bemutatása 6

10 3.3 Dokumentációs rend A monitoring dokumentációs rendjét két alapvető dokumentumra építjük: Adatlap mely a konkrét méréshez szolgál támogatásul az adatgyűjtési időszak alatt szolgáltatott adatok bemutatására és konszolidálására. Mérési jelentés az adott időszak monitoring jelentése a monitoring adatlapokon szolgáltatott adatok elemzését követően készül el a jelentés. Az adatszolgáltatás teljesítésének módja Az adatgyűjtés és továbbítás elektronikus úton történik a Jegyző által kijelölt ügyintéző részéről a szakértő felé. A jóváhagyott dokumentum papír alapon aláírásra kerül a jegyző részéről, amely így megküldhető a kijelölt szakértő részére. A zárójelentés dokumentuma a teljes időszakot felölelő jelentéseket és a jóváhagyott összegező jelentést tartalmazza. A keletkező dokumentumok a vizsgálati időszak végén átadásra kerülnek a hivatal részére. 7

11 4 Monitoring terv feladatonként Sor sz Szervezetfejlesztési terület megnevezése Költségcsökkentési, hatékonyságnövelési stratégia kidolgozása, alkalmazása Költségcsökkentési, hatékonyságnövelési stratégia kidolgozása, alkalmazása Költségcsökkentési, hatékonyságnövelési stratégia kidolgozása, alkalmazása Költségcsökkentési, hatékonyságnövelési stratégia kidolgozása, alkalmazása Költségcsökkentési, hatékonyságnövelési stratégia kidolgozása, Feladat megnevezése SZ/1-- Egyértelmű felelősségek, hatáskörök meghatározása a gazdasági társaságok esetében is, döntés hatásköri lista készítése SZ/3- A Kerekegyházi Városgazdasági Nonprofit Kft. Esetében az Alapító Okirat felülvizsgálata javasolt az Alapító hatásköreinek pontosítása és részletezése érdekében. FE/1-03 Az egyéb önkormányzati kötelező feladatokat át kell tekinteni, megvizsgálni a feladatellátás minőségi és mennyiségi mutatóit, az állampolgári igényeket és ahhoz mértem beállítani a feladatellátás költségeit. FO/1- A 23. évi L. törvény alapján el kell végezni az elektronikus információs rendszerek biztonsági osztályba sorolását, ezzel egy időben az IT biztonsággal kapcsolatos folyamatokat is azonosítani kell. P/2- KEOP /A/ Móra Ferenc Általános Iskola és Alapfokú Művészeti Indikátor Döntés Hatásköri Lista Felülvizsgált Alapító Okirat költséghely felülvizsgálatáró l folyamat kontext ábra Befejezett projekt Cél Mérésért felelős Mérési gyakoriság Közös Önkormányzati Hivatal kijelölt ügyintézője Közös Önkormányzati Hivatal kijelölt ügyintézője Közös Önkormányzati Hivatal kijelölt ügyintézője Közös Önkormányzati Hivatal kijelölt ügyintézője Közös Önkormányzati Hivatal kijelölt ügyintézője havonta egy alkalommal a projekt végén egy alkalommal a projekt végén havonta havonta

12 Sor sz Szervezetfejlesztési terület megnevezése alkalmazása Szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata Szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata Szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata Feladat megnevezése Iskola B. épületének napelemes rendszer kiépítése Végrehajtás megkeresésre folyamat A költségvetési előirányzatok tervezése és az elemi költségvetés jóváhagyása Közös hivatalon belüli információáramlás folyamata Indikátor Nyilvántartó excel táblázat bevezetése Módosított Ellenőrzési nyomvonal és Gazdálkodási szervezet ügyrendje szabályzatok bevezetéstét Belső kommunikáció dologi költségeinek csökkenése Ft Ft Cél Mérésért felelős Mérési gyakoriság Közös Önkormányzati Hivatal kijelölt ügyintézője Közös Önkormányzati Hivatal kijelölt ügyintézője Közös Önkormányzati Hivatal kijelölt ügyintézője havonta havonta havonta 2. táblázat Feladatonkénti monitoring terv 9

13 5 Monitoring beszámoló A nyomonkövetési időszak eredményei 5.1 Mérési időszak: 24. március Sorsz. Indikátor Cél Tény Mérési időpont Eltérés okai Döntés Hatásköri Lista Felülvizsgált Alapító Okirat költséghely felülvizsgálatáról folyamat kontext ábra 05 Befejezett projekt Mérési időszak: 24. április Sorsz. Indikátor Cél Tény Mérési időpont Eltérés okai Döntés Hatásköri Lista Felülvizsgált Alapító Okirat költséghely felülvizsgálatáról folyamat kontext ábra 05 Befejezett projekt

14 5.3 Mérési időszak: 24. május Sorsz. Indikátor Cél Tény Mérési időpont Eltérés okai Döntés Hatásköri Lista Felülvizsgált Alapító Okirat költséghely felülvizsgálatáról folyamat kontext ábra 05 Befejezett projekt Mérési időszak: 24. június Sorsz. 03 Indikátor Döntés Hatásköri Lista Felülvizsgált Alapító Okirat költséghely felülvizsgálatáról folyamat kontext ábra Cél Tény Mérési időpont Befejezett projekt Eltérés okai A KEOP pályázat lezárásához szükséges csatlakozási nyilatkozatot nem állította ki a DÉMÁSZ, a projektzárást el kellett halasztani 11

15 5.5 Mérési időszak: 24. július Sorsz. 03 Indikátor Döntés Hatásköri Lista Felülvizsgált Alapító Okirat költséghely felülvizsgálatáról folyamat kontext ábra Cél Tény Mérési időpont Eltérés okai Befejezett projekt Nyilvántartó excel táblázat bevezetése Módosított Ellenőrzési nyomvonal és Gazdálkodási szervezet ügyrendje szabályzatok bevezetéstét Belső kommunikáció dologi költségeinek csökkenése Ft Ft Ft A DÉMÁSZ nyilatkozata hiányzik 12

16 5.6 Mérési időszak: 24. augusztus Sorsz. Indikátor Cél Tény Mérési időpont Eltérés okai Döntés Hatásköri Lista Felülvizsgált Alapító Okirat költséghely felülvizsgálatáról folyamat kontext ábra 05 Befejezett projekt Nyilvántartó excel táblázat bevezetése Módosított Ellenőrzési nyomvonal és Gazdálkodási szervezet ügyrendje szabályzatok bevezetéstét 08 Belső kommunikáció dologi költségeinek csökkenése Ft Ft Ft

17 5.7 Mérési időszak: 24. szeptember Sorsz. Indikátor Döntés Hatásköri Lista Felülvizsgált Alapító Okirat Cél Tény Mérési időpont költséghely felülvizsgálatáról folyamat kontext ábra 05 Befejezett projekt Nyilvántartó excel táblázat bevezetése Módosított Ellenőrzési nyomvonal és Gazdálkodási szervezet ügyrendje szabályzatok bevezetéstét 08 Belső kommunikáció dologi költségeinek csökkenése Ft Ft Ft Eltérés okai Új FB tagok megválasztásakor esedékes 14

18 5.8 Mérési időszak: 24. október Sorsz. Indikátor Tény Cél Mérési időpont Döntés Hatásköri Lista Felülvizsgált Alapító Okirat költséghely felülvizsgálatáról folyamat kontext ábra 05 Befejezett projekt Nyilvántartó excel táblázat bevezetése Módosított Ellenőrzési nyomvonal és 07 Gazdálkodási szervezet ügyrendje szabályzatok bevezetéstét Belső 08 kommunikáció dologi költségeinek Ft Ft Ft csökkenése Eltérés okai 15

19 5.9 Mérési időszak: 24. november Sorsz. Indikátor Tény Cél Mérési időpont Döntés Hatásköri Lista Felülvizsgált Alapító Okirat költséghely felülvizsgálatáról folyamat kontext ábra 05 Befejezett projekt Nyilvántartó excel táblázat bevezetése Módosított Ellenőrzési nyomvonal és 07 Gazdálkodási szervezet ügyrendje szabályzatok bevezetéstét Belső 08 kommunikáció dologi költségeinek Ft Ft Ft csökkenése Eltérés okai 16

20 5.10 Mérési időszak: 24. december Sorsz. Indikátor Tény Cél Mérési időpont Döntés Hatásköri Lista Felülvizsgált Alapító Okirat költséghely felülvizsgálatáról folyamat kontext ábra 05 Befejezett projekt Nyilvántartó excel táblázat bevezetése Módosított Ellenőrzési nyomvonal és 07 Gazdálkodási szervezet ügyrendje szabályzatok bevezetéstét Belső 08 kommunikáció dologi költségeinek Ft Ft Ft csökkenése Eltérés okai 17

21 6 Szöveges elés A monitoring időszak folyamán az 1. és a 3-4. számú mutatók már június hónapra teljesültek: elkészült a Döntés Hatásköri Lista, az emlékeztető a költséghely felülvizsgálatáról, valamint a folyamat kontext ábra is. Az időszak kritikus indikátora az 1 db befejezett projekt volt melyhez a DÉMÁSZ nem adta ki a szükséges csatlakozási nyilatkozatot, ezért szükségessé vált a projekt zárásnak meghosszabbítása mely indikátor a szükséges projektmenedzseri beavatkozásnak köszönhetően augusztus végét megelőzően teljesült. A gazdasági társaság alapító okiratának felülvizsgálatát az önkormányzati választást követő új FB tagok megválasztásához kötve teljesítették október folyamán. Összességében elmondható, hogy a projekt utolsó három hónapjára az azonosított mutatók megvalósultak, tehát a monitoring mérés eredményesen zárult. 18