TÁROLÁS, SZÁLLÍTÁS, CSOMAGOLÁS MF 17. B1

Átírás

1 Változtatás átvezetésére kötelezett példány: nem kötelezett példány: E példány sorszáma: TÁROLÁS, SZÁLLÍTÁS, CSOMAGOLÁS MF 17. B1 Készítette: Jasákné Hricz Mária folyamatgazda Átvizsgálta: Dr. Várvölgyi Csaba MICS vezető Jóváhagyta: Prof. Dr. Paragh György Belgyógyászati Intézet igazgató M ó d o s í t á s o k Sorszáma Dátuma Leírása A folyamatleírás teljes körű átdolgozása A folyamatleírás aktualizálása ,5.2.1., , , , 7. módosítása, kiegészítése , 5.2.1, 5.3.1, 5.3.4, 5.4.1, módosítása, kiegészítése Az intézet nevének megváltozása miatti aktualizálás Kiadás dátuma: november 5. Oldalszám: 1/10

2 1. Cél Ennek a minőségbiztosítási folyamatleírásnak célja az, hogy a DEOEC Belgyógyászati Intézet A épületén belül összefoglalja a tárolás, szállítás, raktározás szabályozását. 2. Alkalmazási terület A folyamatleírás vonatkozik az intézetben történő mindennemű anyagok tárolására, szállítására, raktározására. Az alkalmazási terület vonatkozik az intézeti raktárakra, munkahelyi tárolókra és az ott dolgozó munkatársakra. 3. Hivatkozások 3.1. MF 17. C. Raktározás 3.2. Leltározási szabályzat 3.3. Selejtezési szabályzat 3.4. MF 05. B1 Fekvőbeteg ellátás 3.5. SZ 010. C Veszélyes hulladékok gyűjtési szabályzata 3.6. MF 07. B1 Az in vitro diagnosztikai folyamatok szabályozása 3.7. MF 10. B1 A gyógyszerellátás szabályozása 3.8. MF 09. B1 A higiénés folyamatok szabályozása 3.9. SZ 001.KL Transzfúziós szabályzat MU 018. C Halott szállítás MF 04. B1 Beszerzés Tűzvédelmi szabályzat Munkavédelmi szabályzat 4. Meghatározások DEOEC: Debreceni Egyetem Orvos- és Egészségtudományi Centrum BMIG: Beszerzési megrendelési igény 5. A folyamat és lépései 5.1 Felelősség A folyamatleírás elkészítéséért és alkalmazásáért illetve karbantartásáért az intézet gondnoka, mint folyamatgazda, működtetéséért az intézet igazgatója a felelős. Kiadás dátuma: november 5. Oldalszám: 2/10

3 5.2 A termék átvétele A termék átvétele megrendelés alapján történhet: - Központi raktárából - gyártó/szállítótól Átvétel Központi Raktárából Az MF 04. B1. Beszerzés c. folyamatleírás Vételezés Központi Raktárból pontjában rögzítettek szerint a jóváhagyott vételezési igény alapján a raktárvezetővel egyeztetett időpontban történik a vételezés. Az intézet igénylése alapján, a raktáros által összekészített anyagot a gondnok a raktárban, a két példányban kiállított raktári anyagkiadási bizonylat alapján veszi át, mennyiségileg darabszám leszámolásával, minőségileg azonosítás, csomagolás sértetlensége és a szavatossági idő ellenőrzésével. Egyes kis értékű tárgyi eszközök vételezésénél a szükséges bizonyítványok (műszaki leírás, jótállási jegy, kezelési utasítás) meglétének ellenőrzésével. Az anyagkiadási bizonylat aláírásával a gondnok elismeri az áru átvételét, s a bizonylat egy példányát megőrzi. Az intézet gondnoka gondoskodik az árú elszállításáról, melyhez szállítóeszközt a Szállítási Csoport biztosít. A kiszállított áru az intézeti raktárban kerül betárolásra. Felelős: műszaki anyagok: műszertechnikus egyéb anyagok: gondnok Átvétel gyártó/szállítótól Az MF 04. B1. Beszerzés c. folyamatleírás Lebonyolító osztályon történő igénylés pontja szerinti igénylés teljesülésénél, amennyiben a szállító a klinikán adja át a terméket, az Sajáthatáskörű beszerzés pontja szerinti megrendelés teljesülésénél a szállító által történő kiszállításnál a mennyiségi átvétel a megrendelés és a szállítólevél/számla alapján darabszám leszámolásával történik. Minőségi átvételnél ellenőrzésre kerül a termék azonossága, a csomagolás sértetlensége és a szavatossági idő. Eszköznél a szükséges bizonyítványok megléte műszaki leírás, jótállási jegy, kezelési utasítás stb. -. Ha az árut az átvevő a fent leírtak szerint megfelelőnek találja a szállítólevélen/számlán aláírásával és cégbélyegzővel igazolja az átvételt. Ha az átvevő nem találja megfelelőnek a terméket, jegyzőkönyvben rögzíti a felmerült kifogást, s saját hatáskörű megrendelésnél továbbítja azt a termék megrendelőjéhez, illetve a termék szállítójának kiválasztójához további intézkedésre. Kiadás dátuma: november 5. Oldalszám: 3/10

4 Lebonyolító osztály általi megrendelés esetén a nem megfelelősséget rögzítő jegyzőkönyv egy példánya a termék beszerzőjéhez kerül megküldésre, további intézkedésre. Felelős: - labor- diagnosztikai anyagok: laborvezető - műszerek, berendezések, műszaki anyagok: műszertechnikus - számítástechnikai anyagok, eszközök: rendszergazda - egyéb anyagok, kis értékű eszközök: gondnok Bevételezés Sajáthatáskörű beszerzésnél a számla alapján BMIG készül, ezt követően az MF 17C folyamatleírás szerint történik a bevételezés. A bevételezésről anyagoknál anyagbizonylat készül, melyen nem szükséges a gondnok aláírása. Tárgyi eszközök esetében szükséges kiállítani a Tárgyi eszközök és immateriális javak állománybavételi adatlapját, melynek alapján állománybavételi bizonylat készül, s ezt az intézet megbízottja írja alá, a bizonylat 1 példánya az intézet gondnokához kerül megőrzésre. Felelős: műszerek-berendezések: egyéb eszközök: műszertechnikus gondnok 5.3 Raktározási, tárolási módok Anyagok és eszközök tárolása Intézeti raktárakban: - zárható helyiségben nyitott állványokon és polcokon történik. Eszközök esetében az elhelyezésre sorban, az optimális helykihasználás figyelembevételével kerül sor. Munkahelyre kiadott, illetve onnan raktárra leadott eszközök, berendezések mozgását a számítógépes készletnyilvántartó rendszerben rögzíteni kell. Felelős: gondnok Anyagoknál az egyes tételek féleségenként elkülönítve, csoportosítva kerülnek elhelyezésre, úgy hogy a szavatossági időt folyamatosan figyelemmel lehessen kísérni, és a felhasználás annak lejárata előtt megtörténjen. Felelős: gondnok Kiadás dátuma: november 5. Oldalszám: 4/10

5 Munkahelyi tároló helyeken Osztályokon, járó beteg rendelőkben, egyéb felhasználó helyeken a folyamatos működéshez szükséges anyagok tárolása szekrényekben történik. A szavatossági időt a részlegvezetők figyelemmel kísérik, és a raktározott mennyiséget úgy próbálják meghatározni, hogy a termék felhasználása a lejárati időn belül megtörténjen a heti raktári anyag kiadást figyelembe véve. Felelős: részlegvezetők Lejárat esetén az anyagokat minden részlegnél lehetőség szerint elkülönített helyen külön tárolják, ezek felhasználása már nem történik meg. A munkahelyi tárolókból a gondnok az intézeti raktárban helyezi el a felhasználásra nem alkalmas anyagokat és a hatályos Selejtezési szabályzat alapján leselejtezi azokat. Felelős: - munkahelyi felhasználóknál: részlegvezetők - intézeti raktárakban: gondnok Felhasználás során tapasztalt nem megfelelősség esetén egységcsomagolásoknál a felbontást követően észlelhető a felhasználó részleg vezetője jelzi a gondnoknak a termék hibáját, s ezt jegyzőkönyvbe rögzítik. Az intézet gondnoka írásos reklamációval él a megrendelés jellegétől függően a termék beszerzőjénél, aki az MF17.C. Raktározás c. folyamatleírás alapján intézkedik, vagy a szállító felé, ahol jegyzőkönyvben rögzítik a reklamáció tárgyát és az ezzel kapcsolatos teendőket. A kifogásolt termék elkülönítetten kerül tárolásra a reklamáció megoldásáig. Felelős: gondnok A raktározás a mindenkor érvényben lévő tűzvédelmi és munkavédelmi szabályzat (3.14. és 3.15.hivatkozás) előírásainak megfelelően történik Textília tárolása Szennyes textília: - a fekvőbeteg ellátás során keletkezett szennyes textília az osztályos szennyes leszedőkben kerül elhelyezésre, melyek mosatása napi rendszerességgel az MF09.B1. A higiénés folyamat szabályozása c. folyamatleírás alapján történik. Felelős: osztályvezető főnővér - az ügyeleti, és járó beteg ellátás során keletkező szennyes textília a gondnoki kezelésű helyiségben az arra rendszeresített műanyag, tároló edényekben elkülönítve történik (ügyeleti, rendelői). Mosatásuk az MF 09.B1 A higiénés folyamat szabályozása c. folyamat leírás alapján történik. Felelős: gondnok Kiadás dátuma: november 5. Oldalszám: 5/10

6 Tiszta textília: - fekvőbeteg ellátáshoz használt tiszta textília tárolására az osztályon beépített szekrények állnak rendelkezésre, ahol féleségenként elkülönítve kerülnek elhelyezésre. Felelős: osztályvezető főnővér Orvosi gáz tárolása - az ügyeleti, és járó beteg ellátáshoz szükséges tiszta textília tárolása a gondnoki helyiségben féleségenként elkülönítve, polcokon történik. Felelős: gondnok Az intézet épületén kívül található, zárható tárolóban történik. Elhelyezésükre állítva, rögzített állapotban, minőségbiztosító tanúsítvánnyal ellátva kerül sor. Felelős: műszertechnikus Vegyszerek tárolása A vegyszernek megfelelő tárolási feltételek szerint történik. Hűtést igénylő vegyszerek hűtőszekrényben, a hőmérséklet naponkénti ellenőrzésével kerülnek elhelyezésre. A leolvasott érték az F0932/1.C. Hőfok ellenőrzési lapon kerül rögzítésre. A szobahőmérsékleten tárolható vegyszerek elhelyezése polcokon, sorban, fajtánként, elkülönítve történik. Tűz- és robbanás veszélyes anyagok tárolására tűz- és robbanás biztos szekrényben kerül sor. Felelős: laboratóriumi asszisztens Infúzió tárolása Zárható helyiségben nyitott összerakható állványon fajtánként elkülönítve történik, úgy hogy a szavatossági időt figyelemmel lehessen kísérni. Lejárt szavatosságú termék elhelyezésére elkülönítve kerül sor, melynek felhasználása nem történik meg. Kezelésük az MF 10 B1. A gyógyszerellátás szabályozása c. folyamatleírásban rögzítettek alapján a lejárt szavatossági idejű gyógyszerek kezelésével azonos. Felelős: gyógyszerész szakasszisztens Gyógyszerek tárolása Az MF 10. Bl Gyógyszerellátás folyamata folyamatleírásban rögzítettek alapján történik. Kiadás dátuma: november 5. Oldalszám: 6/10

7 5.3.7 Veszélyes hulladék kezelése Az SZ 010. C Veszélyes hulladék kezelésének szabályzata (3.5 hivatkozás) alapján történik Ellenőrzés raktározás, tárolás közben Mennyiségi ellenőrzés - tárgyi eszközök esetében 2 évenkénti készletfelmérő leltárral, évközben, önleltár formájában, az aktuális leltári szabályzat szerint / 3.2 hivatkozás / Felelős: az intézet igazgatója, gondnoka, alleltárkezelők - raktári anyagok esetében a Központi Raktárból történő vételezést megelőzően Felelős: az intézet gondnoka - felhasználó munkahelyeknél az intézeti raktárból történő vételezés előtt Felelős részlegvezetők - gyógyszerek és infúzió esetében a megrendelés előtt Felelős: gyógyszerész asszisztens Minőségi ellenőrzés Intézeti raktárakban - az aktuális raktári anyagkiadás előtt - esedékes selejtezés előtt Felelőse: intézeti gondnok Felhasználó munkahelyeknél - folyamatosan a felhasználás során Felelős: részlegvezetők - gyógyszerek és infúzió ellenőrzése naponta a kiadás során történik Felelős: gyógyszerész asszisztens A minőségileg nem megfelelő eszközök az intézet igazgatójának döntésétől függően: - felújításra (elfogadott árajánlat alapján írott megrendelés) - javításra (K0415/1C. Munkaigénylő lap felhasználásával) - elfekvő raktárba (egy évet meghaladó használaton kívül helyezés után, rendelkezési jegyen) - selejtezésre (elavult, gazdaságtalan javítás esetén) kerülnek. Kiadás dátuma: november 5. Oldalszám: 7/10

8 5.5. Anyagkiadás az intézeti raktárból felhasználó munkahelyekhez Gyógyászati anyagok, tisztító- fertőtlenítő szerek, gazdasági anyagok, irodaszerek kötszerek: Az intézeti raktárból a raktári készlet felhasználásával heti 1 alkalommal vételeznek a munkahelyi felhasználó részlegek. A részlegek vezetői a szükséges anyagokat az általuk vezetett anyagigénylő füzetben (F0013/1 B1, F0014/1 B1) 2 példányban tételesen összeírják, s leadják a gondnoknak. Az igénylés tartalmazza az igényelt anyag megnevezését, méretét, az igényelt mennyiséget és az igénylő aláírását. Az anyagigénylésen szereplő anyagok raktári kiadását az intézet gondnoka végzi, akit a szervezeti egység vezetője bíz meg ezzel a feladattal. Az igényelt anyagokat a gondnok részlegenként csoportosítja, az igénylésen rögzíti a kiadott mennyiséget, aláírásával igazolja a kiadás tényét. A felhasználó részleg vezetője/helyettese aláírásával elismeri az anyag átvételét. Intézeten belüli részlegekhez történő szállítását az intézeti beteghordók, kisegítők végzik. A továbbiakban az anyagok az osztályokon kerülnek tárolásra az pontban leírtak szerint. Intézeti raktári készletet nem képező termék szükségessége esetén az igénylő részleg vezetője eseti igénylő füzetben rögzíti az igényelt termék megnevezését, mennyiségét, típusát, méretét. Az aláírt igénylést leadja a gondnoknak a beszerzés kezdeményezésére, aki az átvételt aláírásával igazolja. Az igény alapján a gondnok kezdeményezi a beszerzést az MF04. B1. Beszerzés c. folyamatleírás alapján. Az igény egy példánya az igénylőnél, egy példánya a gondnoknál kerül megőrzésre. A termék, beérkezése után az igénylő részleghez kerül újabb írásos igény nélkül. Az átvétel tényét az eseti igénylőben vagy szállítólevélen/számlán rögzítjük Gyógyszer, infúzió kiadás 5.6. Szállítás Az MF 10 B1 folyamatleírásban leírtak alapján történik. A szervezeti egység részére történhet szállítás - a szállító/szolgáltató által - DEOEC gépjárművel (központi szállítás, és egyedi igénybevétel szerint) - postai úton Szállítás központi raktárból A vételezett anyagok kiszállításához tehergépkocsit a Szállítási Csoport biztosít, a szállítás megtörténtét az igénylőnek aláírásával kell igazolni az általuk kiállított tehergépkocsi igénylő lapon (F0828/1C). Kiadás dátuma: november 5. Oldalszám: 8/10

9 Mosodai szállítás A szennyes és tiszta textília szállítása a mosodába ill. mosodából az intézet által megbízott személy és a mosoda megbízottja között történik. Ilyenkor sorszámozott mosatási jegyzéken (NK0003/1C, NK0005/1C) a felek aláírásukkal igazolják a textília leadását és átvételét. A textíliák szállításáról a mosoda gondoskodik, az általa biztosított konténerekben Élelmezési szolgáltatás A reggeli és vacsora átvételére az intézet központi tálalójában kerül sor. A tálaló személyzet által végzett szétosztás után az étel továbbítása az osztályokra ételszállító liften, és kocsin történik. Az ebéd osztályonként megjelölt ételszállító konténerekben, adagonként tálalva érkezik a klinikára. A konténerek osztályokra történő szállítását az intézet tálaló személyzet végzi. Visszaszállításuk az Élelmezés által megbízott dolgozó feladata Intézet által kért szállítás Egyedi szállítási igény esetén a Szállítási Csoporttól telefonon történik a szállító eszköz kérése, a szállítás megtörténtét az általuk kiállított F0828/1C sz. igénylőlapon a megbízott dolgozó aláírásával igazolja. Személygépkocsi szükségességénél a titkárnő által kiállított Személygépkocsi igénybevételi jegy (F0825/1C.) segítségével történik az igénylés Termék átvétele szállítónál A intézet megbízott dolgozója a szállító telephelyén kiválasztja és a szállító által az intézet részére fenntartatja a szükséges terméket, majd a Beszerzési Csoport részére küldött írásos igénylésben kéri a kiválasztott termék klinikára történő kiszállítását. Az igénylésben pontosan feltüntetjük a termék megnevezését, típusát, mennyiségét, árát, a szállító megnevezését, címét és a rendelkezésre tartás idejét Más előírások által szabályozott szállítások Gyógyszerszállítás A gyógyszerek szállítását az MF 10. B1 folyamatleírás szerint végezzük Transzfúziós anyagok szállítása Az SZ 001. KL Transzfúziós szabályzat alapján történik Laborvegyszerek szállítása Az MF 07 B1 Az in vitro diagnosztikai folyamatok szabályozása alapján történik. Kiadás dátuma: november 5. Oldalszám: 9/10

10 Halott szállítás Az MF 05 B.1 folyamatleírás, és a MU 018. C utasítás alapján történik Betegszállítás Az MF 05.B1 Fekvőbeteg ellátás folyamatleírás alapján 6. Mellékletek Nem alkalmazható 7. Hivatkozott formanyomtatványok Azonosító Cím F0825/1 C Személygépkocsi igénybevételi jegy F0828/1.C Tehergépjármű igénybevételi jegy NK0003/1.C Mosatási jegyzék NK0005/1.C. Mosatási jegyzék K0415/1.C. Munkaigénylő lap F0013/1. B1. Anyagigénylő F0014/1. B1. Anyagigénylő 8. Folyamat működésére jellemző mutatók Nem alkalmazható Kiadás dátuma: november 5. Oldalszám: 10/10