Év végi zárlati feladatok a Forrásban, bér és javítások december 6.

Átírás

1 Év végi zárlati feladatok a Forrásban, bér és javítások december

2 Tartalom Havi és évvégi záráshoz kapcsolódó ellenőrzések a Forrásban Technikai számlák egyeztetése Évvégi átvezetések Bérkönyveléshez kapcsolódó egyeztetések a Forrásban Bérkönyveléshez kapcsolódó javítási lehetőségek a Forrásban Decemberi bérek kezelése 2

3 Egyeztetési lehetőségek a Forrásban Főkönyvi modul/havizárás - Időszak zárási feltételeinek vizsgálata - Havi vegyes ellenőrzés - Évzárás előtti vegyes ellenőrzés - Kötelező egyezőség vizsgálat lista - Pénzforgalmi egyeztető Készlet - Pénzforgalmi egyeztető Eszköz 3

4 Havi záráshoz kapcsolódó ellenőrzések Időszak zárási feltételeinek vizsgálata - Időszak különböző státuszai - Nyitott naplók - Nyitott bizonylatok - Zárt és nem könyvelt bizonylatok 4

5 Pénzforgalmi egyeztető Technikai számlák alkalmazása a pénzügy illetve eszköz és készlet analitikákban Célja, hogy a két nyilvántartásba azonos módon kerüljön rögzítésre az adott beszerzés. - Jogszabály szerinti kontírozás (151 beruházás esetén): T 151 K 4216/ Forrás szerinti kontírozás Pénzügy: T1510. K4216/4226 Eszköz: T151 K Pénzügy ad fel korábban: technikai számla: TE - Eszköz ad fel korábban: technikai számla: KE 5

6 Havi vegyes ellenőrzések Konzisztencia vizsgálatok: 1. Főkönyvi számlaszám és rovat a rovathoz rendelt teljesítési számlaszám megegyezik-e a könyvelt számlaszámmal? 2. Főkönyvi számlaszám és technikai rovat van-e olyan tétel, ahol 05/09-el kezdődik a főkönyvi számlaszám, és mellette 3B/3K-val kezdődő rovat került megadásra? 3. Főkönyvi számlaszám és ellenszámlaszám a számla típusának megfelelő-e az ellenszámla? 6

7 Havi vegyes ellenőrzések 4. Összetartozó tételpárok dimenzió vizsgálata a 05/09 kezdetű számlaszám könyvelési tételpárjainál megegyeznek-e a dimenziók? javítása visszakönyveléssel, majd a helyes dimenziókra való rögzítéssel. 7

8 Havi vegyes ellenőrzések Összetartozó tételpárok dimenzió vizsgálata Nem biztos, hogy minden tétel hibás, ami a listán szerepel Havonta kérjük le a listát így szűrjük ki, hogy mely tételek nem hibásak Ha 01. hónapra a nyitó naplón kívül más napló is szerepel mindenképp a másik naplóval kezdjük! Ha korábbi időszakra nem jelzett hibát, de mégis megjelenik a listán korábbi időszakú napló ahhoz tartozó tételek nem hibásak! Ha egy hónapra vonatkozóan a bérelszámolási (IL) és a belőle kigenerált teljesítési (BT) napló is szerepel mindig az IL-es naplót nézzük meg! Javítsuk az adott havi hibát, majd haladjunk tovább 8

9 Évzárás előtti vegyes ellenőrzések Pénzeszköz számlák forgalmának vizsgálata (főkönyv és pénzügyi karton forgalmának összehasonlítása) Árfolyamkülönbözet elszámolásra került? Minden bank rögzítésre került? Megfelelő banki kartonon történt a rögzítés? Nyitás megtörtént a bankban illetve pénztárban is? Dimenzió eltérés Számla/Ellenszámla könyvelése (lásd: Havi vegyes ellenőrzéseknél) Eszköz/Készlet/ENK zártság ellenőrzése 9

10 Évzárás előtti vegyes ellenőrzések Másodlagos 6-os számlaszámoknak van-e egyenlege? Ha van egyenleg Költségfelosztás Egyenlegvizsgálat a technikai, valamint azon számlaszámokra, amelyeknek nem maradhat egyenlege év végén (költségvetési számla típus 3 = E/N) 10

11 Technikai számlák egyeztetése Áhsz. számlatükör nem tartalmazza Forrás működése miatt kerültek megnyitásra Év végén nem lehet egyenlegük Költségvetési számlatípus 3 = E/N Pénzügy és az analitika közötti kapcsolat, átvezetések 11,12,13,14,15,18-as technikai számlák (pl.: Gép, berendezés, felszerelés, jármű beruházás technikai számla) 21,22,23-as technikai számlák (pl.: Anyagok technikai számla PEN) 3510., visszatérítendő támogatások technikai számlája , technikai ÁFA számlák (AK) , technikai bérelszámolási számlák 11

12 Technikai számlák egyeztetése Visszatérítendő támogatásokhoz kapcsolódóan (3510,4210) Jellemzője a 38-as NGM rendelet szerint: - Visszatérítendő támogatás nyújtásakor (pénzügyi teljesítés) csak a követelés előírása történik a pénzügyi számvitelben, a kötelezettség előírása és teljesítése csak a költségvetési számvitelben könyvelődik. - Visszatérítendő támogatás fogadásakor (pénzügyi teljesítés) csak a kötelezettség előírása történik a pénzügyi számvitelben, a követelés előírása és teljesítése csak a költségvetési számvitelben könyvelődik. 12

13 Technikai számlák egyeztetése Forrásban alkalmazott technikai számlák: Követelések visszatérítendő támogatások technikai számla Kötelezettségek visszatérítendő technikai elszámolási számla Forrásban alkalmazott technikai jogcímek a pénzügyi teljesítéskor: - BSZALLK Elegendő a kötelezettség rögzítése A követelés bizonylatot Zárt státusszal generatív úton állítjuk elő a pénzügyi teljesítés rögzítésekor. - BVEVOK Elegendő a követelés rögzítése A kötelezettség bizonylatot Zárt státusszal generatív úton állítjuk elő a pénzügyi teljesítés rögzítésekor. 13

14 Technikai számlák egyeztetése Ha a 3510 vagy 4210 számláknak egyenlege van, annak az alábbi oka lehet: - A kifizetéskor nem a BSZALLK vagy BVEVOK jogcímeket használták megfelelő pénzügyi bizonylatok generálásával 14

15 ÁFA számlák egyeztetése Nem lehet egyenlege év végén Adott előleghez kapcsolódó arányosításba vont előzetesen felszámított ÁFA Más arányosításba vont előzetesen felszámított levonható ÁFA Adókörön kívüli kiadási tételek technikai számla Más előzetesen felszámított le nem vonható ÁFA Adókörön kívüli kiadási tételek technikai számla 15

16 Technikai bérelszámolási számlák Csak 0-as bérmódszer választása esetén alkalmazzuk Ha a 42110/42120 számláknak Tartozik Egyenlege van: kifizetés > bérszámfejtés olyan személyi jellegű kifizetés is technikai jogcímen került elszámolásra, amelyet a bérfeladás nem tartalmazott (pl.: reprezentáció) korrekció végleges jogcímre olyan decemberi kifizetés is technikai jogcímen került kifizetésre, amely elhatárolt bérhez kapcsolódik korrekció 3K366-os jogcímre bérfeladás nem volt teljeskörű KIRA listákkal egyeztetés 16

17 Technikai bérelszámolási számlák Ha a 42110/42120 számláknak Követel Egyenlege van: kifizetés < bérszámfejtés van olyan tétel, amit tartalmaz a bérfeladás, de még nem került kifizetésre a pénzforgalom könyvelése nem teljeskörű bank rögzítése van olyan bizonylat, ahol végleges bérjogcímet használtak, pedig a tételt tartalmazza a bérfeladás korrekció technikai jogcímre decemberi kifizetést 3K366-ra számoltak el, pedig tárgyévi kiadásként számolták el (nem határolták el) korrekció technikai jogcímre 17

18 Átvezetések Év végén nem lehet egyenlege az áhsz. előírásai alapján: 361. Pénzeszközök átvezetési számla A 361. pénzeszközök átvezetési számla egyenlege - téves jogcímen való rögzítésből, - illetve nem rögzített vagy nem könyvelt pénzügyi bizonylatból adódhat Azonosítás alatt álló tételek A beazonosított tételeket technikai bankon keresztül javíthatjuk, és rögzíthetjük a megfelelő jogcímekre. A visszatérítendő vagy visszajáró tételeket: Túlfizetések, téves és visszajáró kifizetések Túlfizetések, téves és visszajáró befizetések Főkönyvi számlákra vezethetjük át. 18

19 Átvezetések Közhatalmi bevételek negatív egyenlegének átvezetése év végén, ha év közben a visszatérítés nagyobb volt, mint az elszámolt bevétel. Rendezése technikai bankban Mínusz sor B3-as jogcím Pluszos sor K355-ös jogcím 19

20 Devizás értékelések feltételei Minden kapcsolódó bizonylat könyvelt státuszú legyen Értékvesztés az értékelést megelőzően elszámolásra kerüljön 20

21 Pénzeszközök értékelése Manuális rögzítés Pénzügy modulban Árfolyam-különbözet (kézi) kiszámítása banki kartononként / valuta pénztáranként Árfolyam-különbözet elszámolása: bizonylat dátuma: ARFSERT kezdetű pénzügyi jogcím használata devizás jogcímek, csak Ft-ban könyvelnek veszteség pénztári kiadási / banki terhelési bizonylat nyereség pénztári bevételi / banki jóváírási bizonylat 21

22 Követelések/kötelezettségek értékelése Generatív funkció Pénzügy modulban Bank Devizák évvégi átértékelése Összehasonlítja a bizonylatban lévő és az árfolyamtörzsben lévő december 31-i árfolyamot Amennyiben eltérést talál kvázi helyesbítő bizonylat generálása: a deviza egyenleget szorozza a számla árfolyama és az év utolsó napján érvényes MNB árfolyam különbözetével. Csak Ft összeg töltődik. A bizonylat Stornó biz.szám mezőjébe a DEVÁTÉRT karaktersorozat kerül. 22

23 Devizás értékelések Értékelési jogcímek a 494. Árfolyamkülönbözeti elszámolási főkönyvi számlával szemben könyvelnek Az összevont különbözetet vegyes főkönyvi naplóban, csak a pénzügyi számvitel szerint kell elszámolni 494. főkönyvi számla T egyenlegű 8551/8552/8553 értékeléskori (nem realizált) árf.veszteség K egyenlegű 9351/9352/9353 értékeléskori (nem realizált) árf.nyereség 23

24 Bérelszámolás 0. módszer Egyeztetések kötelezettségvállalás Lekérdezése: Kötvállalás modul/kötvállalások kimutatása/kötvállalások analitikus kimutatása Bizonylatszám kezdete: BÉRKÖTV Van-e minden havi bérfeladáshoz bérkötváll? BÉRKÖTV van-e minden időszakra Kifutnak-e a lezárt időszakhoz kapcsolódó BÉRKÖTV tételek? a bérkötváll zárása le lett futtatva? a bérkötváll zárása után történt-e könyvelés erre az időszakra? a választott módszernek megfelelőek-e a paraméter beállítások? a technikai egyedi gyűjtőknek maradt-e egyenlegük? 24

25 Bérelszámolás 0. módszer Egyeztetések kötelezettségvállalás Bizonylatszám kezdete: BK(technikai egyedigyűjtő) van-e olyan PENS/V bizonylat, amelyik nem teljesült? ha a nem fizetett kötvállnak egyenlege van a bérfeladás nem futott ki technikai egyedi gyűjtőre van-e olyan bizonylat dátum alapján, amelyik rossz időszakú technikai egyedi gyűjtőre került rögzítésre? bérfeladás teljeskörű-e, korrekcióknál a pénzügyi esedékesség kitöltésre került-e? A nem fizetett összeg pénzügyi teljesítés összege = 0 mínusz pozitív kifutott a bérfeladás bérfeladás > teljesítés bérfeladás < teljesítés 25

26 Bérelszámolás 1. módszer Egyeztetések - Hangsúly a technikai egyedi gyűjtők bérfeladás utáni egyenlegein van - Ha nem fut ki adott hónapra vonatkozóan, kötváll analitikus kimutatásban is megjelenik a rovathoz kapcsolódó BK kezdetű kötvállhivatkozás sorában - Ha a technikai egyedi gyűjtőnek T egyenlege van olyan bizonylatban is technikai egyedi gyűjtő került megadásra, amelyet nem tartalmaz a bérfeladás, vagy vannak bizonylatok, melyek nem a hónaphoz tartozó egyedi gyűjtőn kerültek elszámolásra - Ha a technikai egyedi gyűjtőnek K egyenlege van nem minden bizonylat került a technikai egyedi gyűjtőn elszámolásra, vagy van ki nem fizetett bér 26

27 Bérelszámolás 1. módszer Egyeztetések Kötvállalás analitika bérszámfejtés rögzítése előtt Fájl: Kezdeti 27

28 Bérelszámolás 1. módszer Egyeztetések Kötvállalás analitika bérszámfejtés rögzítése után Fájl: Teljesítés adatok generálás előtt 28

29 Bérelszámolás 1. módszer Egyeztetések Kötvállalás analitika bérszámfejtés rögzítése után A nem számlázott összeg sorában szereplő összeggel tér el a bérszámfejtés és a rögzített pénzügyi bizonylatok összege. Két oka lehet: - a ki nem fizetett bér az adott időszakban, (+6.950) Rendezése: A technikai egyedi gyűjtővel pénzügyi bizonylat rögzítése és kifizetése - a nettó bérrel együtt kifizetett táppénz hozzájárulás (-2.070) Rendezése: Az OEP elszámolás megérkezésekor a szükséges pénzügyi bizonylatok technikai bankba történő behivatkozásával 29

30 Bérelszámolás 1. módszer Egyeztetések Kötvállalás analitika bérszámfejtés rögzítése után A K2-es rovaton szereplő eltérés a munkáltatót terhelő táppénzhozzájárulás összege. Rendezése technikai bankban egyéb pénzbekérők behivatkozásával (a K1101 technikai egyedi gyűjtőről levéve és a K2 technikai egyedigyűjtőre plusz összeggel rögzítve). A számlahivatkozás mezőben BÉRK1601 kezdettel szereplő tétel a bérszámfejtésben a és számlákra könyvelt tételek egyenlege. A bérszámfejtési napló azonosítójával szereplő tétel a pénzügyi teljesítéshez kapcsolódóan a bérszámfejtési naplóban rögzített teljesítések, például a kiosztott és lejelentett utalványok, fizetési előleg 30

31 Bérelszámolás 1. módszer Egyeztetések Kötvállalás analitika bérteljesítés rögzítése után Fájl: Kötváll.analitika javítás előtt 31

32 Bérelszámolás 1. módszer Egyeztetések Kötvállalás analitika a javítások után I. Fájl: Kötváll. zárás előtt 32

33 Bérkönyvelés javítása Ügyletkód téves rögzítése a bérszámfejtési naplóban Lekérdezése: Kötvállalás modul/kötvállalások kimutatása/kötvállalások analitikus kimutatása - dimenzió eltérés Kötv.biz.sz. Kötváll.összeg Nem végl.kötv.végl.kötv.ö Nem száml.ö.nem fiz.kötv. Kötv.ügylet BÉRKÖTV EKOP EKOP2 33

34 Bérkönyvelés javítása Ügyletkód téves rögzítése a bérszámfejtési naplóban Javítása: Kötvállalás modul/személyi juttatások/ Bérszámfejtési/Generált teljesítés rendezése adatok rögzítése menüpontban A téves ügyletkódra mínusz összeggel rögzítünk, majd a jó ügyletkódra plusz összeggel az illetményszámfejtési naplóban, majd generáljuk a számfejtés teljesítés rendezését is. 34

35 Bérkönyvelés javítása Ügyletkód téves rögzítése a bérszámfejtési naplóban Javítás után: Kötv.tdat. Kötváll.ös szeg Nem végl.kötv.ö Végl.Kötv. ö. Nem száml.ö. Nem fiz.kötv. Kötv.ügy let Kötv.biz.sz.: BÉRKÖTV EKOP EKOP2 35

36 Bérkönyvelés javítása dimenzió eltérés esetén Szervezeti egység téves rögzítése az éves bérkötelezettségvállalásban Lekérdezése: Kötvállalás modul/kötvállalások kimutatása/ Kötvállalások analitikus kimutatása - dimenzió eltérés Kötváll.ös Kötv.tdat. szeg Kötv.biz.sz.: BÉRKÖTV1601 Nem végl.kötv. Végl.Kötv. ö. Nem száml.ö. Nem fiz.kötv Kötv. szerv.egység 36

37 Bérkönyvelés javítása Szervezeti egység téves rögzítése az éves bérkötelezettségvállalásban Javítása: Kötvállalás modul/személyi juttatások/bérkötváll adatok éves rögzítése menüpontban A téves szervezeti egységre mínusz összeggel rögzítünk, majd a jó szervezeti egységre plusz összeggel. Csak arra a hónapra tudunk bérkötelezettségvállalást rögzíteni, amire még nem történt bérszámfejtés rögzítése. 37

38 Bérkönyvelés javítása Szervezeti egység téves rögzítése az éves bérkötelezettségvállalásban Javítás után: Kötváll.ös Kötv.tdat. szeg Kötv.biz.sz.: BÉRKÖTV1601 Nem végl.kötv.ö Végl.Kötv. ö. Nem száml.ö. Nem fiz.kötv Kötv.biz.sz.: BÉRKÖTV Kötv.szerv. egys 38

39 Bérelszámolás 1. módszer Egyeztetések Kötvállalás analitika a javítások után II. Fájl: Kötváll. zárás után 39

40 Decemberi bérek kezelése decemberi számfejtésű decemberben kifizetésre kerülő hóközi kifizetéseket a választott bérszámfejtési módszer szerint kell rögzíteni. A decemberi bérek passzív időbeli elhatárolásként (4421) való könyvelése decemberi naplóban a megfelelő dimenziókra, kivéve a decemberi hóközi kifizetéseket (csak a nettó részt), melyeket a szokásos módon rögzítünk (0-s módszer) vagy (1-es módszer) számlákkal szemben januárban generatív funkcióval állíthatók elő az időbeli elhatárolás feloldása és a költségvetési számvitelben a teljesítés adatok a valós dimenziókon. 40

41 KÖSZÖNÖM A FIGYELMET 41