Felhasználói leírás. A CRM Trend rendszer felhasználói funkcióiról

Átírás

1 Felhasználói leírás A CRM Trend rendszer felhasználói funkcióiról Verzió: 1.0 Készült: július 26.

2 TARTALOMJEGYZÉK 1 Bevezető Alapfogalmak MAPPA Általános tudnivalók a program kezeléséről A CRM Trend rendszerben használható általános Windows funkciók Legördülő lista Objektumok mozgatása ( drag and drop ) Jelölő négyzet A <TAB> billentyű használata A CRM Trend rendszerben használatos program specifikus funkciók A Naptár használata Dátum mező Adatmező Szöveg beviteli doboz Lapozás a találati listákban Kezdeti beállítások Jogosultságok a CRM Trend rendszerben Operátori szintű jogosultság CRM felhasználói szintű jogosultság Felhasználó aktiválása a CRM rendszerben Felhasználók inaktiválása a CRM Trend rendszerben Elszámolások Belépés a CRM Trend rendszerbe Keresés az adatbázisokban A partner törzs Partnerek listája Szűrés a partner adatbázisban Partner részletes adatai Szerződések fül Kapcsolatok fül Feladatok fül Jegyzetek fül Levelezés fül Dokumentumok fül A Partnerek mappa parancs sora Szerződés törzs Szerződések listája Szűrés a szerződés adatbázisban A szerződés részletes adatai Kapcsolatok fül Feladatok fül Jegyzetek fül Dokumentumok fül A Szerződések mappa parancs sora Feladatok rögzítése karbantartása Állapotjelző ikonok a Feladatok mappában Az aktív ikonok jelentése Funkciók a Feladatok mappában A jogosultságok hatása a feladatok mappára... 36

3 9.2.2 Új feladat rögzítése Korábban rögzített feladat módosítása A feladat végrehajtottra jelölése Szerződés kapcsolása a feladathoz Partner kapcsolása a feladathoz Jegyzet kapcsolása a feladathoz Naptár Évfordulós szerződések Sürgős és Fontos mappa Jegyzetek mappa Csoport képzés Új csoport létrehozása A csoportokkal végezhető funkciók Előzmények Statisztika... 48

4 1 Bevezető A CRM Trend értékesítés támogató és ügyfélkezelő rendszer célja, hogy közös platformon kezelje a biztosításközvetítő cégek teljes ügyfél és szerződés adatbázisát, valamint, hogy a meglévő szerződésállományuk alapján támogassa, egyszerűsítse és meggyorsítsa a kereszt értékesítés folyamatát. Ennek érdekében a CRM Trend rendszer az alábbi alapfunkciókat látja el: Szerződések nyilvántartása; Szerződésekhez tartozó, kapcsolódó adatok megtekintése, karbantartása; Új szerződések létrehozása, a meglévő adatainak felhasználásával; Évfordulós szerződések listája Partnerek nyilvántartása; Partnerekhez tartozó szerződések listája, megtekintése; Partner adatok módosítása, aktualizálása; Partnerekhez tartozó kapcsolódó adatok megtekintése, karbantartása; Adatok keresése az összes adatbázisban; Elvégzendő feladatok nyilvántartása, új feladatok kiosztása; Jegyzetek írása, szerkesztése; Napi munkatervező (sürgős és Fontos); Partnercsoport létrehozása, szerkesztése; Levelek küldése partnereknek, partnercsoportnak. A CRM Trend rendszer nem csak funkcióiban, de megjelenésében, és felhasználóbarát működésében is újdonságot jelent a piacon. Szakítani kíván azzal, az egyéb CRM rendszerekben megszokott gyakorlattal, hogy hosszú és átláthatatlan listákban jeleníti meg az adatokat. Ehelyett inkább látványos grafikus felületeken keresztül biztosít hatékony munkavégzést a felhasználóknak. A CRM Trend rendszer egy internet alapú alkalmazás, így felhasználására csak olyan számítógépen van lehetőség, amely szélessávú internet kapcsolattal rendelkezik. A működési sebességét nagyban befolyásolja a felhasználói végponton rendelkezésre álló internet kapcsolat műszaki fejlettsége, korszerűsége, a hálózat leterheltsége, és az adott munkaállomás kiépítettsége. A program futtatásának minimális számítástechnikai eszköz igénye: Pentium III processzor; 64 Mbyte memória; 20 Mbyte szabad tárterület; Min. 1024x768-pixel felbontású színes monitor; Szélessávú internet kapcsolat. A futtatásához szükséges szoftver követelmények: Windows NT, Windows XP, Windows 2000, vagy Windows 7 operációs rendszer; Mozzilla Firefox, Google Chrome, Internet Explorer 8.0 (vagy magasabb verzió számú), Opera, vagy Safari böngésző programok valamelyike (az internetről ingyenesen letölthető); Adobe Acrobat Reader dokumentum megjelenítő program (az internetről ingyenesen letölthető). Javasolt böngészők A CRM Trend rendszer futtatásához internetes böngésző program használatára van szükség. Az előző pontban felsorolt programok közül bármelyik alkalmazható. A böngésző programok között viszont nincs teljes kompatibilitás, így a rendszer felhasználói felülete minden böngészőben kicsit másképp jelenik meg. Kezelhetőség, és megjelenés szempontjából a Mozzilla Firefox, illetve a Google Chrome böngészőket javasoljuk. A

5 belső tesztjeinket is nagyrészt ezeken a programokon végezzük. A legtöbb hiba az internet Explorer verzióiban fordul elő, mert ott az egyes IE verziók (6,7,8,9,10) között sincs kompatibilis működés.

6 2 Alapfogalmak A CRM Trend rendszer felhasználói leírásában több helyen hivatkozunk olyan speciális fogalmakra, amelyeknek jelentéstartalma nem feltétlenül azonos az egyéb informatikai alkalmazásokban megszokottal, vagy azok jelentése a rendszer akadálytalan használata és az egyértelműség érdekében pontosításra szorul. 2.1 MAPPA A CRM Trend rendszer nagyon sok funkciót tartalmaz. Annak érdekében, hogy a rendszer funkciói átláthatóak legyenek az egyes funkciók mappákba lettek szervezve. Ezek a mappák a betöltött funkciójuk alapján elnevezésre kerültek, és valamilyen egyedi kinézetű megjelenést is kaptak. (ilyen mappák pl. a Partnerek, Feladatok, Kedvencek, Jegyzetek, stb.) A mappák egy oldalra rendezetten kerülnek megjelenítésre. A kiválasztott funkció függvényében más-más mappák láthatóak az oldalon.

7 1. ábra: Mappák a CRM Trend rendszer főképernyőjén.

8 3 Általános tudnivalók a program kezeléséről Ebben a fejezetben röviden ismertetjük azokat a Windows alapú rendszerekben általánosan használatos funkciókat, amelyek megtalálhatók és használhatóak a CRM Trend rendszerben is. Itt kerülnek bemutatásra azok a funkciók is, amelyek a CRM Trend rendszer fejlesztése keretében kerültek kialakításra, és a rendszer használata során, több helyen is találkozhatnak velük a felhasználók. A felhasználói leírás további részeiben feltételezzük, hogy a felhasználók ezeket az alapfunkciókat már ismerik, így ott már nem térünk ki a használat módjára. 3.1 A CRM Trend rendszerben használható általános Windows funkciók Legördülő lista A CRM Trend rendszerben is használatosak a legördülő listák. A lista elemi közül csak egyetlen egy választható ki. Bizonyos esetekben a lista utolsó eleme az Egyéb elnevezésű listaelem. Ha egyik felkínált elem sem írja le pontosan a választani kívánt beállítást, akkor kattintson az Egyéb litaelemre. Ha nincs Egyéb listaelem, akkor a felkínált elemek közül kell választani egyet. 2. ábra: Legördülő lista a CRM Trend rendszerben Kétféle módon lehet listaelemet kiválasztani: A kiválasztandó elem, első néhány karakterének begépelése után a kurzor automatikusan arra a listaelemre áll rá, amely a begépelt szöveggel kezdődik. Ha a megfelelő listaelemen áll a kurzor nyomja meg az ENTER billentyűt. A másik választási lehetőség, hogy a mező végén található lefelé mutató háromszögre történő kattintás után, legördül a teljes lista, ezután az egérrel kattintson a kiválasztandó listaelemre Objektumok mozgatása ( drag and drop ) A CRM Trend rendszer egyik nagy előnye és lehetősége, hogy az objektumokat (ügyfél, szerződés, jegyzet, feladat, stb.) az egér segítségével is lehet mozgatni a különböző mappák között. Ezt úgy teheti meg, hogy a mozgatni kívánt objektum fölé áll az egérrel, és a bal oldali egérgombot folyamatosan lenyomva tartja, miközben az objektumot a cél mappa fölé húzza. A cél felett engedje el az egér gombját, ennek hatására az objektum bekerül a cél mappába. Amikor egy cél mappa fölé áll, a mappa kap egy színes keretet, ami azt jelenti, hogy oda elhelyezhető a kiválasztott objektum. Ha nincs ilyen keret, akkor az azt jelenti, hogy abba a mappába nem helyezheti el a kiválasztott objektumot. A funkció nem minden objektummal végezhető el, és egy adott objektum nem minden cél mappába mozgatható át. Általános szabály, hogy ez a funkció ott, és akkor működik, ahol értelme van. Példa: Egy konkrét partnert át kell mozgatni a kedvencek mappába. 1. Válassza ki partnert; 2. Mozgassa az egeret a kiválasztott partnert tartalmazó sorra, vagy névjegykártyára; 3. Nyomja le az egér baloldali gombját, és tartsa lenyomva; 4. Megjelenik egy szürke mező, Partner mozgatása felirattal;

9 3. ábra: Kiválasztott objektum esetén megjelenik, a végrehajtásra kerülő funkció elnevezése. 5. Húzza az egeret (folyamatosan lenyomva tartva a baloldali egérgombot) a KEDVENCEK mappa fölé; 6. A mappa fölé érve megjelenik egy sárga keret a mappa körül; 4. ábra: Az aktív mappát egy sárga keret jelöli, ide letehető a kiválasztott objektum. 7. Engedje el az egér gombját; 8. A kiválasztott partner bekerült a KEDVENCEK mappába is. 5. ábra: A kiválasztott partner bekerült a "KEDVENCEK" mappába, (első elemként).

10 3.1.3 Jelölő négyzet A jelölő négyzet akkor használatos, ha egy adott kérdésre határozott igennel vagy nemmel lehet felelni, vagy egy választási lehetőség beállításánál egyértelműen megmondható, hogy melyik opciót kívánja kiválasztani. Többnyire fehér négyzet formájú, rákattintás után egy zöld pipa jelenik meg benne (ekkor van kiválasztva, azaz a jelentése: igen), újra kattintással pedig üressé teheti (ekkor jelentése: nem). 6. ábra: Jelölőnégyzet a CRM Trend rendszerben. Egyszerre több jelölő négyzetet is be lehet kapcsolni, ez azt jelenti, hogy az összes kijelölt opciót figyelembe fogja veni a program A <TAB> billentyű használata Az adatrögzítés során egy mező kitöltése után a <TAB> billentyű megnyomásával, az egér használata nélkül ugorhat át a következő kitöltendő mezőre. 3.2 A CRM Trend rendszerben használatos program specifikus funkciók A Naptár használata A CRM Trend rendszerben több helyen szükség van dátum megjelölésére. Ezt két féleképpen teheti meg. Az egyik megoldás, hogy a dátumot kézzel beírhatja az elvárt formátumnak megfelelően (lásd: Dátum mező menüpontot). A másik lehetőség pedig az, hogy a dátum mezőbe kattintva a megjelenő naptár objektumon beállítja kívánt dátumot. 7. ábra: A dátum objektum alapesetben az aktuális napi dátumot mutatja.

11 A naptár havi szintű bontásban mutatja a hónap napjait. A fejlécében beállítható az év és a hónap. Ezeket az adatokat vagy a legördülő menükből lehet állítani, vagy a jobb, illetve baloldalra mutató nyilak használatával hónaponként lehet léptetni. A konkrét dátumot a kiválasztott év és hónap adott napjára kattintva lehet megjelölni Dátum mező A dátumokat magyar formátum szerint éééé/hh/nn kell megadni. Ahol: éééé a naptári év, 4 karakter hosszon (pl. 1991, stb ) hh a naptári hónap, 2 karakter hosszon. Érteke 1-12 közötti pozitív egész szám. Az egy jegyű hónapokat a rendszer automatikusan vezető nullával tölti fel. (pl. 01,07,12, stb ) nn Naptári nap 2 karakter hosszon. Érteke 1-31 közötti pozitív egész szám. Az egy jegyű napokat a rendszer automatikusan vezető nullával tölti fel. (pl. 01,07,31, stb ) Adatmező 8. ábra: Dátum mező a CKB rendszerben A CRM Trend alkalmazásban ritkán kell kézzel rögzíteni az adatokat. Az esetek nagy részében az adatok elektronikus importtal kerülnek be a rendszerbe. A manuális adatbevitel lehetőséget azonban lehetővé teszi a rendszer, hogy egyedi esetekben kézzel is lehessen adatot rögzíteni. Az adatmezőkbe szabad formátumban lehet rögzítetni tetszőleges karaktersorozatokat. 9. ábra: Szövegbeviteli mezők a CRM Trend rendszerben Szöveg beviteli doboz Ez a doboz az adatbeviteli mező speciális formája. Azért különböztetjük meg az adatmezőktől, mert ebben hosszabb szöveget lehet rögzíteni, és emiatt eltérő a megjelenési formája. A doboz fejlécében a baloldalon minden esetben feltüntetésre kerül a tartalmára vonatkozó megnevezés. A fejléc jobb oldalán pedig az ablak bezárására szolgáló X ikon. Ha az ablakot mentés nélkül bezárja, akkor a korábban rögzített adattartalom elveszik. A jobb alsó sarokban található egy <<KÉSZ>> elnevezésű nyomógomb. Ez szolgált a bevitt adat elmentésére. Az ablak törzsében lévő mezőbe rögzítheti a szöveget

12 10. ábra: Szövegbeviteli doboz a CRM Trend rendszerben Lapozás a találati listákban Mivel a CRM Trend rendszer nagy mennyiségű adat kezelésére hivatott, gyakran előfordulhat, hogy egy adott keresés eredményeképpen előálló lista elemei nem férnek el egy oldalon. Általános szabály, hogy egy mappában egyszerre 5 tételt mutat meg a rendszer. Ha ennél több elem tartozik az érintett mappába, akkor a mappa láblécében elhelyezett navigációs gombokkal lehet lépkedni az oldalak között A navigációs panel A navigációs panel közepén található információ (1/42) azt mutatja meg, hogy összesen hány oldalnyi adat található a mappában, és abból a jelenleg megmutatott oldal hányadik. A példában bemutatott esetben összesen 42 oldalon keresztül találhatóak információk, és ebből az aktuális oldal az első. 11. ábra: A navigációs panel A navigátor billentyűk használata A navigációs panelen kerültek elhelyezésre a navigátor gombok, amelyek segítségével az oldallapozás megvalósítható: A jobbra mutató szimpla nyíl megnyomásával a következő oldalra lehet lépni. A példa szerint ez a második oldal lesz; A jobbra mutató dupla nyíl használatával pedig az utolsó oldalra, vagyis konkrét esetben a 42. oldalra lehet ugrani; A balra mutató szimpla nyíl megnyomásával az előző oldalra lehet lépni. A példa szerint az aktuális oldal az első, így ebben az esetben ez a billentyű inaktív lesz, hiszen az első oldal előtt nincs másik oldal; A balra mutató dupla nyíl használatával a legelső oldalra navigál a rendszer. A példa szerint ez a billentyű is inaktív, mert jelenleg is az első oldal az aktuális.

13 4 Kezdeti beállítások A CRM Trend rendszer használatának megkezdése előtt meg kell határozni, hogy kik, és milyen jogosultságokkal használhatják a CRM Trend rendszert. Ehhez egy superuser jogosultsággal kell belépni. A superuser jogosultságot a CRM Trend rendszer élesítése után ben juttatjuk el a regisztráció során megadott címre. Ezzel a kóddal belépve az Elszámolás oldalra érkezik felhasználó, ahol az összes felhasználót láthatja, illetve az aktuális, valamint az elmúlt hónapokra fizetett, fizetendő elszámolások részletezőit tekintheti meg. 12. ábra: A "Superuser" kóddal való belépés esetén az Elszámolás oldal jelenik meg. A CRM Trend rendszer a CKB Trend rendszerből átveszi az összes felhasználót, így a felhasználók között szerepel az összes olyan felhasználó, akit korábban a CKB Trend (tarifáló és ajánlatkészítő rendszerben) rögzítettek. Ezen felhasználók közül lehet ki- illetve bekapcsolni a CRM Trend rendszerben jogosultsággal bíró felhasználókat. A felhasználók neve kék színnel került megjelenítésre. A név előtt elhelyezett jelölőnégyzetben lehet aktivizálni, illetve inaktívvá tenni egy adott felhasználót. A felhasználó neve után szerepel az adott felhasználó jogosultsági szintje. 4.1 Jogosultságok a CRM Trend rendszerben. A CRM Trend rendszerben kétféle jogosultsági szint van:

14 4.1.1 Operátori szintű jogosultság Az operátor jogosultság vezetői jognak számít. Operátori joggal belépve a felhasználó a cég összes partnerét és szerződését láthatja, valamint az összes CRM felhasználói szintű munkatárs feladatait is megtekintheti, illetve feladatot adhat ki számukra CRM felhasználói szintű jogosultság A CRM felhasználó csak a saját szerződéseit, partnereit és egyéb bejegyzéseit láthatja. Ezen felül az operátori felhasználó által neki kiosztott feladatokat. A partner listában a CRM felhasználó láthatja ugyan a cég összes nyilvántartott partnerét, de azoknál a partnereknél, amelyek nem a saját állományába tartoznak, csak a partner neve jelenik meg, a további adatok és részletek megjelenítéséhez nincs joga. 4.2 Felhasználó aktiválása a CRM rendszerben Új felhasználó aktiválása a felhasználó neve előtt található jelölőnégyzet bekapcsolásával történik. Bekapcsolt felhasználó esetén a név előtt zöld pipa látható. Bekapcsolás után meg kell határozni, hogy azonnal, vagy a következő hónap első napjától kívánja aktiválni a felhasználót. 13. ábra: Azonnal, és következő hónaptól is aktiválható az új felhasználó Amennyiben azonnal aktiválja a felhasználót, akkor függetlenül a naptári naptól a teljes hónapra megfizetendő a havi bérleti díj. Az aktiválás kezdete mellett azt is el kell dönteni, hogy a felhasználó teljes körű operátori jogosultsággal, vagy CRM felhasználói jogosultsággal bírjon. 14. ábra: A felhasználó jogosultsági szintját is meg kell határozni. A beállítások után a <<MENTÉS>> gombra kell kattintani, azok eltárolása érdekében.

15 4.3 Felhasználók inaktiválása a CRM Trend rendszerben Felhasználó inaktiválásához kattintson a felhasználó neve előtt található jelölőnégyzetre. Az ennek hatására megjelenő felugró ablakban állítsa be, hogy azonnal, vagy a következő hónap első napjától kívánja inaktiválni az adott felhasználót. 15. ábra: Inaktiválás esetén is meg kell határozni, hogy mikrtól legyen inaktív a felhasználó. A beállítás után nyomja meg a <<MENTÉS>> gombot. Az azonnali inaktiválás esetén is teljes havi díj fizetendő az aktuális hónapra. 4.4 Elszámolások A superuser jogosultsággal tekintheti meg, a rendszer használatáért fizetendő részletes kimutatásokat is. A kimutatások időrendi sorrendben visszafelé találhatóak meg a listában. Az aktuális havi elszámolás részletesen látható, a korábbiakat meg kell nyitni, az elszámolás időpontját jelölő dátum előtt található + jelre kattintva. 16. ábra: A havi bérleti díj összegének tételes kimutatása.

16 5 Belépés a CRM Trend rendszerbe CRM TREND FELHASZNÁLÓI LEÍRÁS július 26. A CRM Trend rendszer az internet nyilvános felületén keresztül érhető el. A rendszer indításhoz az élesítés során kapott domain címet kell begépelnie az alkalmazott böngésző program keresőjébe A CRM Trend rendszerbe csak azok a felhasználók léphetnek be, akiknek a szuper user szintű felhasználó erre jogosultságot biztosít. A felhasználók aktiválásáról a részletes leírást a 4.2 pontban olvashat. A megfelelő jogosultság birtokában, minden felhasználó a CKB Trend tarifáló és ajánlatkészítő rendszerben megszokott kódjával jelentkezhet be. 17. ábra: Beléptető doboz a CRM Trend rendszerbe. A felhasználó név és a jelszó megadása után kattintson a <<MEHET>> nyomógombra. Érvényes azonosító megadása esetén elindul a CRM Trend rendszer. 6 Keresés az adatbázisokban A CRM Trend rendszer egy globális keresőmotorral rendelkezik. Ezt az jelenti, hogy nem csak egy-egy dedikált adatbázisban keres, hanem egyszerre az összesben. Ennek értelmében egy keresési funkció elindításakor a megadott szöveget, vagy szövegrészletet a program az alábbi adatbázisokban fogja keresi: Partner adatbázis; Szerződés adatbázis; Feladatok adatbázis; Jegyzet adatbázis; Naptár adatbázis A keresés indítása a képernyő fejlécében elhelyezett kereső mező kitöltésével kezdeményezhető. A Keresés szó helyére írja be az Ön által keresett szöveget, majd nyomja meg az <<ENTER>>-t. 18. ábra: Írja be a keresett szöveget a Keresés mezőbe.

17 Az itt bemutatott példában egy darab a betűre keresünk. Ez ugyan nem életszerű, és nem javasoljuk, hogy a rendszer éles használata során ilyen rövid szövegrészletre keressenek, de a tesztelés szempontjából megfelelő, mert minden mappára ad találati eredmény listát. A keresés eredményeként megjelenik egy rendezett lista, ami adatbázisonként részekre bontva megmutatja, hogy mely rekordokban találta meg a rendszer a keresett szöveget. 19. ábra: A keresett szöveg ("a") előfordulása a Partnerek, a Szerződések, a Feladatok és a Jegyzet adatbázisokban. Minden adatbázisból az első 5 megtalált tételt listázza a program. Ha több rekordban is szerepel a keresett szöveg, akkor a lapozás (lásd Lapozás a találati listákban) segítségével lehet megtekinteni a további előfordulásokat. 7 A partner törzs A CRM rendszerek alapszolgáltatása a partnernyilvántartás. A partnertörzsben az összes (a CRM Trend rendszerbe betöltött) partner megtalálható rendezett formában. 7.1 Partnerek listája A partnerek listáját a főmenüből kiindulva érheti el. Válassza a Partner menüpont Lista almenüpontját.

18 20. ábra: A partnertörzs a főmenüböl érhető el. A partner listát névjegykártya, vagy lista nézetben tekintheti meg. Az alapbeállítás a névjegykártya nézet. A partnerek névjegykártyái ABC sorrendben oldalakra tördelve jelennek meg. Oldalanként 12 db kártya látható. A további névjegyek oldallapozással tekinthetőek meg. 21. ábra: A partnerek mappa névjegykártya nézete. Ha a partnereket lista elrendezésben szeretné áttekinteni, nyomja meg a nézetváltó gombot a mappa bal felső sarkában. 22. ábra: A nézetváltó gombokkal, választhat a névjegykártya, vagy a lista elrendezés között. A lista nézetben szintén 12 darab partnert láthat oldalanként.

19 Minden névjegy, illetve listaelem tartalmazza a partner: Nevét Címét; Telefonszámát (ha megadásra került) címét (ha megadásra került) 23. ábra: A partner mappa elemei lista nézetben. A partner nevére kattintva megtekintheti a partner részletes adatait, és a hozzákapcsolódó egyéb információkat. 7.2 Szűrés a partner adatbázisban A partner adatbázis rekordjai között nem csak keresni, de szűrni is lehet. A szűrő feltételek beállítása a Partner menüpont, Keresés almenü pontjában lehetséges. A felkínált szűrési feltételek között és kapcsolat van, így ha több mezőt is beállít, akkor azokat a partnereket fogja eredményül adni a szűrés, amelyek mindegyik feltételnek megfelelnek. A feltételek beállítása után nyomja meg a <<Szűrés>> gombot

20 24. ábra: Szürő feltételek beállítása a partnerszűrőben. A szűrés eredményeként csak azon a partnerek fognak megjelenni eredményként a Partnerek mappában, amelyek az összes beállított feltételnek megfelelnek. 7.3 Partner részletes adatai Amennyiben egy konkrét partner adataira, vagy a vele folytatott korábbi kommunikáció részleteire kíváncsi ezt a megteheti a partner kijelölése után. Bármilyen úton jutott is el egy adott partnerhez, a partner nevére kattintva megjelenik a kiválasztott partner részletes adatait megmutató mappa. Ez a mappa 4 jól elkülöníthető részből áll: Fejléc; (kék keret) Partner adatok; (sárga keret) Kapcsolódó bejegyzések menüje; (piros keret) Kapcsolódó bejegyzések részletezője. (zöld keret)

21 25. ábra: A részletes partner adatok mappa részei. A partnerhez kapcsolódó egyéb adatok a kapcsolódó bejegyzések részletezőjében csoportosítva mappa füleken kerültek elhelyezésre Szerződések fül Az összes partnerhez tartozó szerződés felsorolásra kerül ezen a fülön. Mivel egy partnerhez több szerződés is tartozhat, a rendszer megpróbálja automatikusan összevonni a partner szerződéseit az alábbi szabály szerint: Magánszemély esetén, ha a partner név és a partner személyi igazolvány száma megegyezik. Jogi személy esetén, ha a partner neve és az adószáma megegyezik. Amennyiben ezek az adatok megegyeznek a rekordokban, akkor a rendszer automatikusan összevonja a ezeket a szerződéseket az adott partner alatt. Ha az azonosítók nem szerepelnek, vagy tévesen kerültek megadásra az automatikus összevonás nem lehetséges Kapcsolatok fül 26. ábra: A partnerhez tartozó szerződések. A kapcsolatok fülön a partnerrel kapcsolatban álló személyeket mutatja meg a rendszer. Partner kapcsolat kétféle módon jöhet létre. Egyrészt a szerződés megkötése során eltárolt kapcsolatok (pl. üzletkötő) kerülnek átadásra, és

22 tárolásra, másrészt a CRM felhasználók által a partner adatbázisból csatolt, illetve általuk berögzített partnerek jelennek meg Új kapcsolat létrehozása Új kapcsolat létrehozásához kattintson a Kapcsolatok fülön elhelyezett + ikonra. A felugró ablak név mezőjében kezdje el begépelni a keresett partner nevét. A második karakter beírása után kezd keresni a rendszer, és listázza a megtalált elemeket. 27. ábra: A második karakter beírása után elkezd keresni a rendszer a partner adatbázisban. Válassza ki a keresett elemet, az elemre való kattintással, majd a Kapcsolat mezőben válassza ki a kapcsolat jellegét. 28. ábra: Jelölje ki a kapcsolat jellegét. Ha partner adatbázisban még nem szerepel a partner, akkor kattintson a + ikonra, és a Partner adatmódosítás űrlapon rögzítse az új partnert. Az újonnan rögzített partner megjelenik a Kapcsolatok listában Kapcsolat karbantartása A már meglévő kapcsolatokat meg lehet szüntetni, illetve módosítani lehet. Ehhez a sorok végén megjelenő karbantartás, illetve törlés ikonra kell kattintani.

23 7.3.3 Feladatok fül Itt lehet megtekinteni, hogy a kiválasztott partnerhez, korábban milyen feladatok lettek kiosztva, azok el lettek e végezve, illetve a kiosztott feladatokat szerkeszteni lehet. Ezeken kívül, természetesen új feladatot is fel lehet venni a partnerhez. A korábban kiosztott feladatok, a feladat kiadása szerint időrendi sorrendbe van rendezve a listában. A feladat címére kattintva, megjelenik egy ablak, amiben a kiosztott feladatot szerkeszteni lehet, illetve a sorok végén megjelenő piros x ikonra kattintva az adott feladatot el lehet távolítani a listából Új feladat kiosztása a partnerhez. 29. ábra: A partnerhez kiosztott feladatok listája. Új feladat kiosztásához kattintson a Feladatok fülön elhelyezett + ikonra, és töltse ki az űrlapot. A funkció részletes leírása Új feladatok rögzítése pontban olvasható Jegyzetek fül A partnerekhez szabadon szerkeszthető megjegyzést lehet csatolni. A korábban a kiválasztott partnerhez csatolt megjegyzéseket lehet megtekinteni ezen a fülön, valamint szükség esetén újakat lehet létrehozni. 30. ábra: A partnerhez csatolt jegyzetek listája A korábban létrehozott jegyzeteket a címre kattintva szerkeszteni lehet, illetve a sorok végén megjelenő piros x ikonra kattintva a megjegyzést el lehet távolítani a listából Levelezés fül A levelezés fül csak abban az esetben aktív, ha a kiválasztott partner esetében az Elektronikus levél küldhető állapotjelző be van kapcsolva. Ennek hiányában a partnernek nem küldhető elektronikus is levél, így nem is jeleníthetőek meg a korábban kiküldött levelek. Ha levelet szeretne küldeni a partnernek, először engedélyezze az elektronikus levélküldést a számára. Ha engedélyezve van az elektronikus levélküldés a kiválasztott partner részére, akkor ezen a fülön megjelennek a korábban kiküldött levelek. A listában minden esetben látszik a levél elküldésének dátuma, a levél címe, a címzett címe, és a levél küldés státusza. A levél címére kattintva megtekinthető a kiküldött levél teljes szövege.

24 Új levél küldése a partnerhez. 31. ábra: A partnerhez korábban kiküldött levelek listája. Ha új levelet kíván küldeni a kiválasztott partnernek, kattintson a Levelezés fülön elhelyezett + ikonra, és töltse ki az űrlapot. A funkció részletes leírása a pontban található Dokumentumok fül A dokumentumok fülön kerültek elhelyezésre a partnerhez csatolt dokumentumok. A rendszer jelenlegi verziójában csak a CKB rendszer által generált dokumentumok kerülnek itt feltüntetésre. A dokumentumokat meg lehet nyitni a sor végén elhelyezett PDF ikonra kattintva. 32. ábra: A partnerhez tartozó dokumentumk listája. 7.4 A Partnerek mappa parancs sora A Partnerek mappa fejlécében minden esetben megjelenik a partner neve és egy ikonsor, ami a kiválasztott partnerrel végezhető műveleteket mutatja. 33. ábra: A Partnerek mappa fejléce A jobboldalon elhelyezett ikonok utalnak azokra a funkciókra, amiket ellátnak. A funkció elindítása a megfelelő ikonra történő kattintással valósul meg. Az ikonsor funkciói: Adatok visszatöltése a CKB rendszerbe A kiválasztott partner adatai betöltődnek a CKB Trend rendszer tarifáló űrlapjaiba, és onnan új tarifálás, illetve új szerződés megkötése kezdeményezhető.

25 Levél küldése a partnernek A parancs használatával új üzenet küldhető a partnernek. A boríték ikon csak akkor jelenik meg, ha a kiválasztott partner esetében engedélyezett az elektronikus levél küldése. A megjelenő űrlapon adjon egy címet az új levélnek a Tárgy mezőben. Az itt megadott cím fog megjelenni a partner levelező rendszerében, és a CRM Trend rendszer is ezen a néven tárolja, és tartja nyilván a kimenő levelek között. A levélírás fülön a Szöveg mezőben fogalmazza meg a kiküldendő levél szövegét. Ha elkészült a levél megírásával, kattintson a <<KÉSZ>> nyomógombra. 34. ábra: A levélszerkesztő űrlap Ennek hatására az elkészített levél bekerül a Levelezés mappába Küldés alatt állapottal. A levél tényleges kiküldése néhány perc múlva történik meg, amikor egy automatikus levélküldő funkció indul el, és az megpróbálja kiküldeni az összes előkészített levelet. A kiküldés sikerességéről szintén a Levelezés mappában talál tájékoztatást, minden kiküldött levél sorában az utolsó oszlop a státusz jelző. A levél szerkesztésére rendelkezésre álló terület szabadon beállítható. A szerkesztő ablak nagyításához, illetve kicsinyítéséhez kattintson a Szöveg doboz jobb alsó sarkában elhelyezett pontozott háromszögre, és az egér baloldali gombjának lenyomva tartása mellett húzza az egeret addig, amíg a doboz a kívánt méretű lesz.

26 Feladat rögzítése a partnerhez 35. ábra: A levél szerkesztő donoz mérete állítható. A partnerhez kapcsolódó új feladatot lehet felvenni. A funkció részletes leírása Új feladatok rögzítése pontban olvasható Jegyzet írása a partnerhez A partnerhez kapcsolódó új megjegyzés hozzáfűzése Partner hozzáadása a Sürgős és Fontos mappához A partner hozzáadása a Sürgős és Fontos mappához napon belüli feldolgozás érdekében Partner adatok szerkesztése A partneradatok a CRM rendszerbe nagyrészt automatikusan kerülnek be, valamilyen adatbázis elektronikus beolvasásával. Ezek az adatok viszont később a rendszeren keresztül módosíthatóak, kiegészíthetőek, aktualizálhatóak. Az ikonra kattintva megjelennek az aktuálisan nyilvántartott partner adatok, a Partner adatmódosítás űrlapon. Az űrlap három fő részből áll: Partner azonosító adatok; A partner azonosításához szükséges legfontosabb alapadatokat tartalmazza és mutatja meg. Azok az adatok, amelyek a szerződés megkötésekor nem kerültek berögzítésre, üresen kerülnek megjelenítésre. Partner címei; A partner különböző címeit jeleníti meg a rendszer. Az alábbi cím típusok megadhatóak: o Állandó lakcím; o Levelezési cím; o Számlázási cím; o Szállítási cím. Partner elérhetőségei. A partner egyéb elérhetőségeit lehet itt megtekinteni: o Telefonszám; o Mobil telefonszám; o Telefax szám; o cím;

27 o Honlap cím. Partner azonosító adatok szerkesztése Mező szerkesztéséhez kattintson a módosítani, vagy kitölteni kívánt mezőbe, és írja be a megfelelő tartalmat. A módosítások elvégzése után kattintson az ablak alján lévő <<Mentés>> nyomógombra. 36. ábra: A partnerről nyilvántartott azonosító adatok Partner cím adatok karbantartása Új cím felvételéhez kattintson a cím doboz jobb felső sarkában elhelyezett + ikonra. Az ennek hatására megnyíló ablak Címtípus mezőjében válassza ki, hogy milyen típusú címet kíván rögzíteni a partnerhez. Adja meg a címhez tartozó irányítószámot. A rendszer egy irányítószám törzsből automatikusan visszaadja az irányítószámhoz tartozó települést, valamint a Közterület mezőben listázza a beírt irányítószámokhoz tartozó közterületek neveit. Válassza ki a megfelelő közterület nevet a listából. Ha nem találja a keresett elemet, akkor válassza az EGYÉB opciót. Ezután adja meg a házszámot, illetve szükség esetén a lépcsőház, az emelet, és az ajtó számát. Ha minden adatot kitöltött kattintson, a jobb alsó sarokban található <<Kész>> nyomógombra. Az újonnan rögzített cím megjelenik a cím listában. Meglévő cím módosításához, vagy törléséhez kattintson a megfelelő címet tartalmazó sor végén található karbantartás, vagy törlés ikonok valamelyikére.

28 37. ábra: Címtípus kiválasztása Partner elérhetőségi adatok karbantartása Új elérhetőség rögzítéséhez kattintson az elérhetőség doboz jobb felső sarkában elhelyezett + ikonra. Az ennek hatására megnyíló ablak legördülő mezőben válassza ki, hogy milyen típusú elérhetőséget kíván rögzíteni a partnerhez. 38. ábra: Elérhetőség típusának kiválasztása. A legördülő melletti mezőbe írja be, a kiválasztott típusnak megfelelő elérhetőséget, majd kattintson a bal alsó sarokban található <<Mentés>> nyomógombra. Az újonnan rögzített elérhetőség megjelenik az elérhetőségek listában. Meglévő elérhetőség módosításához, vagy törléséhez kattintson a megfelelő elérhetőséget tartalmazó sor végén található karbantartás, vagy törlés ikonok valamelyikére Partner törlése Az adatbázisban tárolt partnerek szükség esetén törölhetőek. A partnerek törlését nem javasoljuk, de egyes speciális esetekben szükség lehet rá. Például, abban az esetben, ha egy ügyfél szerződése megszűnik a biztosításközvetítővel, és az adatvédelmi törvény alapján nem lehet az adatait a továbbiakban tárolni. Partner törléséhez, kattintson a piros x ikonra. Törlés előtt megjelenik egy megerősítő ablak, ha valóban törölni akarja a partnert, válassza az <<Igen>> opciót, ha mégsem kívánja törölni az elemet, akkor kattintson a <<Nem>> nyomógombra.

29 Oldal frissítés 39. ábra: A partner törlési szándékát meg kell erősítenie. A CRM Trend rendszerrel egy időben több felhasználó is dolgozhat, akár ugyanazon a partneren is. A frissítés gomb megnyomásával a képernyőképet tudja aktualizálni. Ennek hatására a képernyőn megjelennek egy másik felhasználó által az adatbázisban végrehajtott változtatások.

30 8 Szerződés törzs CRM TREND FELHASZNÁLÓI LEÍRÁS július 26. A CRM rendszerekben a szerződések nyilvántartása nem alapszolgáltatás. Mivel a CRM Trend rendszer a biztosításközvetítői szektorban működő céget igényeinek kielégítésére készült, ez a rendszer természetesen lehetővé teszi, hogy a szerződések szempontjából is elérhetőek legyenek a részletes adatok. 8.1 Szerződések listája A szerződések listáját a főmenüből kiindulva érheti el. Válassza a Szerződés menüpont Lista almenüpontját. 40. ábra: A szerződéstörzs a főmenüböl érhető el. A szerződés listát névjegykártya, vagy lista nézetben tekintheti meg. Az alapbeállítás a névjegykártya nézet. A szerződések oldalakra tördelve jelennek meg. Oldalanként 9 db kártya látható. A további kártyák oldallapozással tekinthetőek meg. 41. ábra: A szerződések mappa névjegykártya nézete. Ha a szerződéseket lista elrendezésben szeretné áttekinteni, nyomja meg a nézetváltó gombot a mappa bal felső sarkában. 42. ábra: A nézetváltó gombokkal, választhat a névjegykártya, vagy a lista elrendezés között. A lista nézetben szintén 9 szerződést láthat oldalanként.

31 43. ábra: A szerződés mappa elemei lista nézetben. Minden névjegy, illetve listaelem tartalmazza a szerződés: Ajánlatszámát; Biztosítóját; A termék és a módozat megnevezését; A szerződő nevét; Valamint a egy színkódot, ami a szerződés állapotára utal. A lista megfelelő sorára, illetve egy névjegykártyára kattintva megtekintheti a szerződés részletes adatait, és a hozzákapcsolódó egyéb információkat. 8.2 Szűrés a szerződés adatbázisban A szerződés adatbázis rekordjai között nem csak keresni, de szűrni is lehet. A szűrő feltételek beállítása a Szerződés menüpont, Keresés almenü pontjában lehetséges. 44. ábra: A szerződések szűrése a Szerződés menüpont Keresés almenü pontjából indítható. A felkínált szűrési feltételek között és kapcsolat van, így ha több mezőt is beállít, akkor azokat a szerződéseket fogja eredményül adni a szűrés, amelyek mindegyik feltételnek megfelelnek. A feltételek beállítása után nyomja meg a <<Szűrés>> gombot

32 45. ábra: Szürő feltételek beállítása a szerződés szűrőben. A szűrés eredményeként csak azon a szerződések fognak megjelenni eredményként a Szerződések mappában, amelyek az összes beállított feltételnek megfelelnek. 8.3 A szerződés részletes adatai Amennyiben egy konkrét szerződés részletes adataira, illetve az azzal kapcsolatos egyéb információkra kíváncsi ezt a megteheti a szerződés kijelölése után. Egy konkrét szerződésre kattintva megjelenik a kiválasztott szerződés részletes adatait megmutató mappa. Ez a mappa 4 jól elkülöníthető részből áll: Fejléc; (kék keret) Szerződés részletes adatai; (sárga keret) Kapcsolódó bejegyzések menüje; (piros keret) Kapcsolódó bejegyzések részletezője; (zöld keret) Szerződés állapot jelző.

33 46. ábra: A szerződés részletes adatai mappa részei. A szerződésekhez kapcsolódó egyéb adatok a kapcsolódó bejegyzések részletezőjében csoportosítva mappa füleken kerültek elhelyezésre Kapcsolatok fül A kapcsolatok fülön a szerződéssel kapcsolatban álló személyeket mutatja meg a rendszer. A szerződéshez kapcsolódó személyek, a szerződés megkötése során kapcsolódnak a szerződéshez. A Partner mappával ellentétben, ide nem lehet további kapcsolatokat rögzíteni Feladatok fül Itt lehet megtekinteni, hogy a kiválasztott szerződéshez, korábban milyen feladatok lettek kiosztva, azok el lettek e végezve, illetve a kiosztott feladatokat szerkeszteni lehet. Ezeken kívül, természetesen új feladatot is fel lehet venni a szerződéshez. A korábban kiosztott feladatok, a feladat kiadása szerint időrendi sorrendbe van rendezve a listában. A feladat címére kattintva, megjelenik egy ablak, amiben a kiosztott feladatot szerkeszteni lehet, illetve a sorok végén megjelenő piros x ikonra kattintva az adott feladatot el lehet távolítani a listából Új feladat kiosztása a szerződéshez. 47. ábra: A szerződéshez kiosztott feladatok listája. Új feladat kiosztásához kattintson a Feladatok fülön elhelyezett + ikonra, és töltse ki az űrlapot. A funkció részletes leírása Új feladatok rögzítése pontban olvasható

34 8.3.3 Jegyzetek fül A szerződéshez szabadon szerkeszthető megjegyzéseket lehet csatolni. A korábban a kiválasztott szerződéshez csatolt megjegyzéseket lehet megtekinteni ezen a fülön, valamint szükség esetén újakat lehet létrehozni. Új jegyzet rögzítéséhez kattintson a Jegyzetek fülön elhelyezett + ikonra, és a felugró ablakba gépelje be a jegyzet szövegét. 48. ábra: A szerződéshez csatolt jegyzetek listája A korábban létrehozott jegyzeteket a címre kattintva szerkeszteni lehet, illetve a sorok végén megjelenő piros x ikonra kattintva a megjegyzést el lehet távolítani a listából Dokumentumok fül A dokumentumok fülön kerültek elhelyezésre a szerződéshez csatolt dokumentumok. A rendszer jelenlegi verziójában csak a CKB rendszer által generált dokumentumok kerülnek itt feltüntetésre. A dokumentumokat meg lehet nyitni a sor végén elhelyezett PDF ikonra kattintva. 49. ábra: A szerződéshez tartozó dokumentumk listája. 8.4 A Szerződések mappa parancs sora A Szerződések mappa fejlécében minden esetben megjelenik a szerződés biztosítója, a termék neve és az ajánlatszáma, valamint egy ikonsor, ami a kiválasztott szerződéssel végezhető műveleteket mutatja. 50. ábra: A Szerződések mappa fejléce A jobboldalon elhelyezett ikonok utalnak azokra a funkciókra, amiket ellátnak. A funkció elindítása a megfelelő ikonra történő kattintással valósul meg. Az ikonsor funkciói: Adatok visszatöltése a CKB rendszerbe A kiválasztott szerződés adatai betöltődnek a CKB Trend rendszer tarifáló űrlapjaiba, és onnan új tarifálás, illetve új szerződés megkötése kezdeményezhető.

35 Feladat rögzítése a szerződéshez A szerződéshez kapcsolódó, új feladatot lehet felvenni. A funkció részletes leírása Új feladatok rögzítése pontban olvasható Jegyzet írása a partnerhez A partnerhez kapcsolódó új megjegyzés hozzáfűzése Partner hozzáadása a Sürgős és Fontos mappához A partner hozzáadása a Sürgős és Fontos mappához napon belüli feldolgozás érdekében Oldal frissítés A CRM Trend rendszerrel egy időben több felhasználó is dolgozhat, akár ugyanazon a szerződésen is. A frissítés gomb megnyomásával a képernyőképet tudja aktualizálni. Ennek hatására a képernyőn megjelennek egy másik felhasználó által az adatbázisban végrehajtott változtatások. 9 Feladatok rögzítése karbantartása A napi munka során elengedhetetlen, hogy valamilyen formában nyilvántartsuk az elvégzendő, és az elvégzett faladatainkat. Valamint a vezetők részére fontos, hogy kontrollálni tudják munkatársaik által végzett feladatokat. Erre nyújtanak megoldást a Feladatok mappába épített funkciók. A faladatok mappában mindig az utolsó 5 felvett feladat látszik, vagyis azok a tételek, amelyek utoljára lettek rögzítve. 51. ábra: A faladatok mappában mindig az utoljára rögzített 5 tétel jelenik meg a mappában. A további tételeket oldallapozással lehet elérni

36 9.1 Állapotjelző ikonok a Feladatok mappában CRM TREND FELHASZNÁLÓI LEÍRÁS július 26. A Feladatok mappában minden sor előtt 6 darab ikon jelzi a bejegyzés aktuális állapotát. Ezek az ikonok azt jelzik, hogy a bejegyzéshez tartoznak e további információk, és ha igen, akkor mik ezek. Az állapotjelző ikonoknak két állása van (aktív és inaktív), amit az ikon színe jelez. Az inaktív ikonok színe szürke, ez azt jelenti, hogy az adott témakörben nincs további tartalom ehhez a bejegyzéshez. Az aktív ikonok kék, piros vagy narancssárga színnel lettek jelölve. Ez azt jelenti, hogy a bejegyzéshez további csatolt információ tartozik. 52. ábra: Minden bejegyzés előtt láthatóak az állapotjelző ikonok Az aktív ikonok jelentése ; A feladat sürgősen, vagy azonnal végrehajtandó; A feladat elvégzése, - annak kiadója szerint - kiemelt fontosságú; A feladat korábban már végrehajtásra került. A felhasználó a rendszer használata során jelölni tudja, hogy mely feladatokat hajtotta már végre. A feladat végrehajtása után a pipa ikonra kattintva az ikon aktivizálódik, jelezve, hogy a feladat végrehajtásra került. A funkció részletes leírása a pontban olvasható. A feladathoz szerződés tartozik. A feladatok konkrét szerződés(ek)re is vonatkozhatnak, ebben az esetben a faladatot össze lehet kapcsolni a szerződéssel is. A funkció részletes leírása a pontban olvasható. A feladathoz partner(ek) tartozik(nak). A feladatok konkrét partnerekre is vonatkozhatnak, ebben az esetben a faladatot össze lehet kapcsolni a partner(ek)rel is. A funkció részletes leírása a pontban olvasható. A feladathoz jegyzet(ek) tartozik(nak). A feladatokhoz jegyzet is tartozhat, ebben az esetben a faladatot össze lehet kapcsolni a jegyzettel. A funkció részletes leírása a pontban olvasható. 9.2 Funkciók a Feladatok mappában A Feladatok mappában az alábbi alapfunkciók érhetőek el: A jogosultságok hatása a feladatok mappára A CRM felhasználói jogkörrel rendelkező felhasználók (pl. üzletkötők) csak a saját feladataikat látják, és csak maguknak vehetnek fel feladatokat. Az operátori jogosultsággal bíró felhasználók viszont, saját feladataikon kívül, az összes CRM felhasználónak és a többi operátornak kiosztott feladatot is látják, valamint újabb feladatokat is kioszthatnak számukra. Az operátorok a jobb felső sarokban elhelyezett legördülő listából választhatják ki, hogy a saját faladataikat szeretnék látni, vagy az általuk egy másik felhasználónak kiosztottakat. 53. ábra: Az operátor a saját feladatain kívül a többi felhasználó feladatait is láthatja.

37 9.2.2 Új feladat rögzítése Új feladatot a mappa jobb felső sarkában elhelyezett + ikonra kattintva lehet létrehozni. 54. ábra: Új feladat létrehozásához kattintson a jobb felső sarokban elhelyezett ikonra. A kattintás hatására megjelenik a Tevékenység adatmódosítás nevű felugró ablak. Az ablakban az alábbi adatokat lehet kitölteni, illetve beállítani: A feladat kezdete (opcionálisan megadandó); Ha a feladat kezdete nem kerül megadásra, akkor a bejegyzett feladat nem jelenik meg a naptárban. Ha ebben a mezőben megadja a feladat kezdetét, akkor az a naptár megfelelő időpontján is megjelenítésre kerül. A feladat kezdetét meg lehet határozni naptári napra, illetve azon belül pontosítani lehet óra, percre. Ha csak naptári napot határoz meg, napon belüli időpont nélkül, akkor a bejegyzett feladat az adott napon 0 óránál fog szerepelni. A feladat elvégzésének határideje (opcionálisan megadandó); A CRM Trend rendszer jelzi a felhasználóknak, ha egy feladat elvégzésére kiszabott határidő lejárt. A lejáratot az itt megadott időponthoz képest méri, és jeleníti meg a feladat listában. Ha ebben a mezőben nem lett megadva határidő, akkor ez a funkció nem működik. A lejárt feladatokat a rendszer a lista elején, piros betűkkel jeleníti meg. A feladat sürgősségének meghatározása; A feladat kiadója sürgősség szempontjából előre sorolhat egy adott feladatot. Új feladat kiosztásakor az alapértelmezett érték a normál szint, ha sürgős a feladat elvégzése, akkor kattintsa be a sürgős opciót, ha pedig azonnali megoldásra van szükség, akkor válassza, az azonnali jelölőnégyzetet. A feladatok felsorolásánál ikonok jelzik a feladat sürgősségét. Az azonnal elvégzendő feladatot két piros felkiáltójel, a sürgős feladatokat egy kék felkiáltójel jelzi. A feladat fontosságának meghatározása; Fontosság szempontjából is meg lehet jelölni egy feladatot. Az alapértelmezés szerint az újonnan létrehozott feladat állapota nem fontos. Ha fontosnak kívánja jelölni, akkor kattintsa be a Fontos jelölőnégyzetet. A fontos feladatokat a listában narancssárga zászló ikon jelöli. A faladat szöveges leírása; Ide írhatja be az elvégzendő feladat részletes szövegét. A feladatvégzők kijelölése (csak adminisztrátor jogosultságú felhasználó esetén); A feladatvégzők között minden CRM felhasználó megjelenítésre kerül. Azt, vagy azokat kattintsa be, akire, akikre vonatkozik a kiadott feladat. Saját magát is választhatja. CRM felhasználó jogosultsággal rendelkező felhasználó csak saját magának tud feladatot rögzíteni.

38 55. ábra: Új feladat rögzítése a Tevékenység adatmódosítás ablakban. A feladat szövegének rögzítése után kattintson a <<KÉSZ>> gombra. A bejegyzés rögzítésre kerül a feladatok közé Korábban rögzített feladat módosítása A korábban rögzített bejegyzéseket módosítani lehet. Feladat módosításához kattintson a módosítandó feladat sorában a Feladat szövege oszlopon. A megnyíló Tevékenység adatmódosítás ablakban felülírhatja a korábban rögzített adatokat. A módosítások elvégzése után kattintson a <<KÉSZ>> nyomógombra Feladat törlése A korábban rögzített bejegyzéseket törölni lehet. A Feladatok mappában az aktív sor (az a sor, amelyiken a kurzor áll) végén mindig megjelenik egy piros x ikon, ami a bejegyzés törlésére szolgál. Kattintásra felugrik egy figyelmeztető üzenet. Az üzenet alapján Önnek meg kell erősíteni törlési igényét. Amennyiben valóban törölni szeretné a kiválasztott feladatot, nyomja meg az <<Igen>> gombot. Ha mégsem szeretné törölni, akkor kattintson a <<Nem>> nyomógombra. 56. ábra: A feladat törlésére vonatkozó igényét meg kell erősítenie.

39 A törölt feladatokat visszaállítani nem lehet. Az elvégzett feladatokat nem szabad kitörölni, csak lezárt státuszúra állítani. Csak azokat a feladatokat törölje, amit tévesen, vagy feleslegesen rögzített A feladat végrehajtottra jelölése A CRM Trend rendszer lehetővé teszi, hogy a felhasználók elkülönülten kezeljék a megoldásra váró (még el nem végzett) illetve a korábban már megoldott feladatokat. Mivel a cég tevékenysége során gyakran előfordulhat, hogy a korábban lezárt feladatok közül valamelyiket meg kell találni, és hivatkozni kell rá, ezért meg kell különböztetni a törölt, és a lezárt feladatokat. Ha elvégzett egy feladatot, akkor az adott bejegyzés sorában kattintson a Pipa ikonra, ezáltal a feladat státusza végrehajtottá válik. 57. ábra: Feladat készre jelentéséhez kattintson a szürke pipa ikonra. A státusz átállítása előtt még meg kell erősítenie szándékát. A felugró megerősítő üzenetben válassza ki az Igen, vagy a Nem opciót. Lezárt feladatot nem lehet újra aktívra állítani. 58. ábra: A feladat lezárása előtt meg kell erősítenie szándékát. A lezárt feladatokat a rendszer alapértelmezett beállítás szerint nem mutatja meg. Ha látni akarja ezeket a feladatokat is, akkor a Feladatok mappa fejlécében az Aktív mező jelölőnégyzetét ki kell kapcsolnia. Az elvégzett feladatoknál a szürke pipa zöld színűre vált, a feladat szövege, kezdő dátuma, határideje, és kiosztójának neve pedig áthúzott lesz. 59. ábra: Az elvégzett feladatok a lista végére kerülnek.

40 9.2.5 Szerződés kapcsolása a feladathoz CRM TREND FELHASZNÁLÓI LEÍRÁS július 26. A CRM Trend rendszerben a feladatok nagyrészt valamilyen értékesítési tevékenységhez kapcsolódnak, ezért fontos, hogy a felhasználó lássa azt, hogy melyik szerződéshez kapcsolódóan kell az adott feladatot végrehajtania. Ezt úgy tudja megtenni, hogy megkeresi az érintett szerződést, és azt ráhúzza (lásd: Objektumok mozgatása) a konkrét feladatra. Egy feladathoz természetesen több szerződés is kapcsolódhat. A kapcsolódó szerződések megtekintéséhez kattintson, a Mappa ikonra. Ennek hatására egy felugró ablakban megtekintheti a feladathoz kapcsolt szerződések azonosítóját. (Az azonosítóra kattintva a program a szerződés részletes adataihoz navigálja Önt). 60. ábra: A mappa ikonra kattintva láthatja a csatolt szerződéseket. A szerződésszám mögött található (Behajtani tilos) ikonra kattintva a kapcsolat megszüntethető. A kapcsolat megszüntetése előtt, egy megerősítő ablakban a felugró kérdésre Igen választ kell adni, ennek hatására a kijelölt szerződés leválasztásra kerül a feladatról. A szerződés leválasztása nem azonos a szerződés törlésével, egyszerűen, csak a kapcsolat megszűnik a feladat, és az adott szerződés között Partner kapcsolása a feladathoz Nem csak szerződéseket, de partnereket is kapcsolni lehet a feladatokhoz. Ezt úgy tudja megtenni, hogy megkeresi az érintett partnert, és azt ráhúzza (lásd: Objektumok mozgatása) a konkrét feladatra. Egy feladathoz természetesen több partner is kapcsolódhat. A faladathoz kapcsolódó partnerek megtekintéséhez kattintson, a Fejek ikonra. Ennek hatására egy felugró ablakban megtekintheti a feladathoz kapcsolt partnereket. (A névre kattintva a program a partner részletes adataihoz navigálja Önt).

41 61. ábra: A feladathoz kapcsolódó partnerek megjelennek a felugró ablakban. A partner neve mögött található (Behajtani tilos) ikonra kattintva a kapcsolat megszüntethető. A kapcsolat megszüntetése előtt, egy megerősítő ablakban a felugró kérdésre Igen választ kell adni, ennek hatására a kijelölt partner leválasztásra kerül a feladatról. A partner leválasztása nem azonos a partner törlésével, egyszerűen, csak a kapcsolat megszűnik a feladat, és az adott partner között Jegyzet kapcsolása a feladathoz Előfordulhat, hogy egy bejegyzés kapcsán hosszabb magyarázatot kell fűzni egy adott feladathoz, esetleg, több korábbi jegyzet is kapcsolódik hozzá. Ezt úgy tudja megtenni, hogy megkeresi az érintett jegyzetet, és azt ráhúzza (lásd: Objektumok mozgatása) a konkrét feladatra. Egy feladathoz természetesen több jegyzet is kapcsolódhat. A faladathoz kapcsolódó jegyzetek megtekintéséhez kattintson, a Gémkapocs ikonra. Ennek hatására egy felugró ablakban megtekintheti a feladathoz kapcsolt jegyzeteket. 62. ábra: A feladathoz tartozó jegyzetek felsorolása. A jegyzet szövege mögött található (Behajtani tilos) ikonra kattintva a kapcsolat megszüntethető. A kapcsolat megszüntetése előtt, egy megerősítő ablakban a felugró kérdésre Igen választ kell adni, ennek hatására a kijelölt jegyzet leválasztásra kerül a feladatról. A jegyzet leválasztása nem azonos a jegyzet törlésével, egyszerűen, csak a kapcsolat megszűnik a feladat, és az adott jegyzet között Naptár Azok a feladatok, amelyekhez kezdő dátum, vagy határidő került megadásra, automatikusan bekerülnek a naptárba. A naptárban időrend szerint, rendezetten láthatja a feladatait, ezáltal segít abban, hogy csak olyan időpontokra vegyen fel új feladatot, ami még szabad. A naptárban havi bontásban mutatja meg a rendszer a felhasználó bejegyzéseit. Mindig az aktuális naptári nap szerinti hónap kerül alapértelmezetten megmutatásra, függetlenül attól, hogy a hónap egyes napjai már elmúltak.

42 Hónapon belül, úgy lehet napot kiválasztani, hogy az adott naptári napra kattint a naptárban. Az aktuális nap halvány piros háttérrel van megjelölve. A nap átkattintással történő megváltoztatásával, a fejlécben is átállításra kerül az aktuális dátum. 63. ábra: A naptár fejlécében mindig a kiválasztott nap szerepel. A vastag betűvel szedett napok azt jelentik, hogy arra a napra van bejegyzés a naptárban. Az adott napra kattintva megjelennek az arra a napra rögzített bejegyzések. Ha nem az aktuális hónapra szeretne bejegyzést tenni, vagy korábbi bejegyzéseit megtekinteni, akkor a fejlécben elhelyezett év- és hónap váltó navigáló eszköz használatával először jelölje ki a kívánt évet, illetve hónapot. Az aktuálisan kijelölt év, illetve hónap előtt és után elhelyezett nyilakkal lehet egy-egy évet előre, vagy hátra lépni a naptárban. Eközben az összes korábbi, és jövőbeli bejegyzést megtekinteni Új bejegyzés a naptárba 64. ábra: Az év és a hónap a nyilakkal léptethető. A naptáron keresztül is lehet feladatot bejegyezni. Ezt úgy tudja megtenni, ha a naptár mappában rákattint arra a napra, ahova az új elfoglaltságot kívánja rögzíteni, majd a naptár mappa jobb oldalán elhelyezkedő időpont táblában kiválasztja a kezdés idejét. Kattintson arra az órára, amikor az elfoglaltsága kezdődik. Ebben az esetben nem kell beírni a Dátumot és az időpontot, mert a kijelölés alapján már automatikusan felveszi azt az értéket. Csak a Leírás mezőt kell kitölteni. Ha nem egész órára szeretni rögzíteni a tevékenység kezdetét, akkor is egész órára kell rögzíteni, majd a leírásban megadni a pontos kezdési időpontot.

43 65. ábra: Új feladat rögzítése a kezdő időpont meghatározásával Bejegyzés törlése a naptárból Korábban felvitt bejegyzést úgy lehet törölni, hogy ráhúzza az egeret a törölni kívánt bejegyzésre, ennek hatására a szöveg dobozon megjelenik a piros x ikon. Kattintson rá az ikonra. A tényleges törlés előtt felugrik a megszokott megerősítő panel. Ha valóban törölni kívánja a bejegyzést, nyomja meg az Igen nyomógombot. 66. ábra: A bejegyzést a szöveg dobozon megjelenő "X" ikonnal törölheti. 10 Évfordulós szerződések Az évfordulós szerződések nem csak a szerződések között szűrhetők le, hanem egy külön mappa is készült azok megmutatására. Ebben a mappában folyamatosan mutatja a rendszer az aktuális naptári naphoz képest 30 és 60 nap között lejáró szerződéseket. A táblázat utolsó oszlopában az évfordulóig hátralévő napok száma látható, így kevésbé kerüli el a figyelmet egy-egy szerződés. A lista elején állnak azok a szerződések, amelyek legközelebb állnak az évfordulóhoz, majd folyamatosan a többi a hátralévő napok száma szerint növekedve. A szerződő oszlopban egy adott sorra kattintva, megjelennek a kiválasztott szerződés részletes adatai. A listából akkor tűnnek el az elemek, ha az évfordulóig hátralévő napok száma 30 alá csökken, vagy a felhasználó a sor végén lévő piros x ikonnal törli a szerződést a listából. A törlés csak az Évfordulós szerződések listájáról távolítja el a szerződést, magát a szerződést nem törli.

44 11 Sürgős és Fontos mappa 67. ábra: A lista utolsó oszlopa, az évfordulóig hátralévő napokat jelöli. A felhasználók napi munkájuk szervezéséhez használhatják ezt a mappát. A mappába be kell húzni azokat a partnereket, illetve szerződéseket, amelyekkel az adott napon foglakozni kíván, majd a feladat elvégzése után el kell távolítani azokat mappából. Így biztosítható, hogy minden kiemelt partnerrel és szerződéssel kapcsolatos feladat elvégzésre kerüljön. Partnert, illetve szerződést a drag and drop funkcióval húzhat be a mappába. Részletes funkció leírás a pontban. Elemet eltávolítani pedig a megfelelő sor végén elhelyezett behajtani tilos ikonra kattintva lehet. 68. ábra: Lista elem eltávolításához kattintson a behajtani tilos ikonra. 12 Jegyzetek mappa Korábban már említettük, hogy a partnerekhez, szerződésekhez, feladatokhoz jegyzeteket lehet írni, illetve csatolni. Vannak olyan jegyzetek, amelyek általánosak, vagyis több elemhez hozzá lehet, hozzá kell csatolni. Ezeket a jegyzeteket nem kell újra és újra begépelni, egyszerűen csak el kell készíteni a jegyzetek mappában, és onnan behúzogatni a megfelelő elemekhez. A jegyzetek mappában a jegyzetek létrehozásuk sorrendjében kerülnek felsorolásra. Új jegyzet létrehozásához kattintson a mappa jobb felső sarkában elhelyezett + ikonra, a megjelenő ablakban pedig szerkessze meg a jegyzet szövegét. Ha befejezte kattintson a KÉSZ nyomógombra. Az újonnan létrehozott

45 jegyzet bekerül a Jegyzetek mappába. Innen a drag and drop funkció használatával áthúzhatja bármelyik szerződésre, partnerre, vagy feladatra. Részletes funkció leírás a pontban. 13 Csoport képzés 69. ábra: A rögzített jegyzetek bekerülnek a jegyzetek mappába. Egy értékesítési tevékenység végzése során szükség lehet arra, hogy a partnerekből, illetve szerződésekből csoportot képezzen. Erre azért lehet szükség, mert az azonos csoportba tartozó tagokat innentől egységesen lehet kezelni. A korábban létrehozott csoportokat a nevük alapján lehet azonosítani. Érdemes olyan nevet adni a csoportoknak, amelyekről később egyértelműen tudjuk, hogy miért soroltuk őket azonos csoportba. 70. ábra: A Csoprt mappában láthatja a korábban létrehozott csoportokat. A csoportnevek jobb felső sarkában egy kis négyzetben elhelyezett szám, azt jelöli, hogy hány tagja van annak a csoportnak. A csoport nevére kattintva egy felugró ablakban megjelennek a csoportot alkotó elemek.

46 71. ábra: A csoport nevére kattitva megtekintheti a csoport elemeit. A csoport elmeiből törölni tud a sor végén elhelyezett behajtani tilos ikonra kattintva. A törlés csak a csoportból távolítja el a rekordot, a szerződés, vagy a partner nem törlődik. Minden partner doboz tetején látható, a csoportban szereplő partnerek száma, illetve, hogy közülük hánynak lehet üzenetet, valamint DM levelet küldeni Új csoport létrehozása Új csoport létrehozásához kattintson a Csoport mappa jobb felső sarkában elhelyezett + ikonra. A felugró ablakban be kell állítani, hogy a létrehozandó csoport, szerződéseket, vagy partnereket fog tartalmazni. Vegyes csoportot nem lehet alkotni. A csoport típusának meghatározása után adjon egy nevet a csoportjának, ami alapján később azonosítani fogja azt. Kattintson a <<KÉSZ>> nyomógombra. 72. ábra: Új csoport létrehozása a típus és a név meghatározásával lehetséges. Az újonnan létrehozott csoport megjelenik a Csoport lista első pozíciójában, 0 taggal. A csoportba elemeket felvenni a drag and drop funkcióval lehetséges. Részletes funkció leírás a pontban. Partner típusú csoportba nem lehet szerződéseket behúzni, és természetesen szerződés típusú csoportba nem lehet partnereket behúzni.

47 13.2 A csoportokkal végezhető funkciók CRM TREND FELHASZNÁLÓI LEÍRÁS július 26. Egy csoport megnyitása esetén a csoport elemeit tartalmazó doboz jobb felső sarkában található egy ikonsor, ami 3 ikont tartalmaz. Ezek a funkciók a csoport minden tagjára érvényesek. Boríték ikon Karbantartás ikon Ablak bezárása Az összes, a csoportban szereplő partnernek kiküldi a felhasználó által szerkesztett levelet. Ha olyan partnerek is vannak a csoportban, amelyeknél nincs engedélyezve az elektronikus levél kiküldésének lehetősége, akkor ők nem fogják megkapni a levelet. A csoport elnevezését lehet megváltoztatni. Bezárja a csoport elemei ablakot. 14 Előzmények A CRM Trend rendszer használata során, nagy könnyebbséget jelent a felhasználónak, hogy az adatbázis elemek között egyetlen kattintással lehet lépegetni. Ez lehetővé teszi, hogy az adatkapcsolatokon keresztül, közvetlenül érjen el egy-egy elemet. A hátránya az, hogy a sok kattintás után a felhasználó elveszítheti a fonalat, és nem emlékszik arra, hogy eredetileg mit is keresett az adatbázisban. Ezt próbálja orvosolni az Előzmények mappa funkcionalitása. Az előzmények mappában egy bejárási útvonal kerül rögzítésre és megjelenítésre. A mappában sorról-sorra megjelennek azok a partnerek illetve szerződések, amelyekre a felhasználó kattintott. A listát fordított sorrendben nézve visszavezethető, hogy milyen lépéseken keresztül jutott a felhasználó az aktuális tartalomhoz. A rendszer a bejárási útvonalat egészen a program kikapcsolásáig követi, bejegyezve minden egyes lépést. kikapcsoláskor, vagy kilépéskor törli az előzmény listát. Ismételt bekapcsoláskor az előzmények mappa üres, és újra indul a kattintott elemek tárolása.

48 15 Statisztika 73. ábra: Az előzmények mappában a látszik a bejárási útvonal. A Statisztika mappa a felső menüsorból indítható el. Segítségével grafikus megjelenítésben látható a biztosításközvetítő cég elmúlt 1 évének statisztikai kiértékelése. Jelen verzióban a CRM Trend rendszer, havi bontásban jeleníti meg a cég értékesítési számait, az alábbi opciók beállíthatósága mellett: Havi értékesítési eredmények: kötés szám szerint állománydíj szerint Havi értékesítési eredmények: összes üzletkötőre üzletkötőnként Havi értékesítési eredmények: összes termékre termékenként A vízszintes tengelyen a hónapok, a függőleges tengelyen az elért eredményeket jeleníti meg a rendszer.

49