Együttműködési akcióterv Üzemeltetési és Fejlesztési Stratégia

Átírás

1 Közös Expo, Közös piac - Arad és Békés megyék közötti gazdasági és kereskedelmi kapcsolatok erősítése című projekt keretében Együttműködési akcióterv Üzemeltetési és Fejlesztési Stratégia A Békés Megyei Intézményfenntartó Központ Jelen dokumentum tartalma nem feltétlenül tükrözi az Európai Unió hivatalos álláspontját.

2 Tartalomjegyzék 1. Bevezető gondolatok Üzemeltelési és Fejlesztési Stratégia Néhány alapvetés A Közös EXPO, közös Piac küldetése Az üzemeltető szervezet A helyi sajátosságok, adottságok Az üzemeltető szervezet tevékenysége Az üzemeltető szervezet lehetséges szolgáltatásainak bemutatása A rendezvények A két helyszínen megtartandó közösen szervezett rendezvények Saját kezdeményezésű rendezvények Indikátorok Marketing és reklám tevékenység Önmarketing, önreklám AB-EXPO beillesztése a hazai és nemzetközi szervezetekbe Összegzés

3 1. Bevezető gondolatok Az AB-EXPO projekt úttörő feladatra vállalkozik, legalább is ebben a békésaradi térségben. Ha rögtön az első évben nem is teremt hatalmas hozzáadott értéket, de az érdeklődés, az igény a határokon átnyúló kapcsolatok intézményes szervettségére egyértelmű. A kiállítás és a vásár közötti, egyébként elmosódó különbségek taglalásába nem belemenve, az AB-EXPO lehetséges területi hatását tekintve két megközelítésnek van helye. A közös rendezvények a szakmai terminológia szerint euro-regionális, nemzetközi jelentőségűvé válhatnak (mint pl. Brnói vásár) ezek hatás, vagy másképp vonzás területe meghaladhatja az 1000 km-t. A nem közös rendezvények belföldi regionális kiállítás/vásár szerepet tölthetnek be, az ilyen rendezvények térbeli hatása mintegy 100 km-re terjed ki. A két együttműködő kiállítási központ az induláskor nincsen egy súlycsoportban. Aradon az ilyen tevékenységnek hagyománya van, Békéscsabán nincs. Békéscsaba a maga mintegy 65 ezer lakosával szintén hátrányban van Arad 165 ezer lakósával szemben. A két térség egyensúlyát az a sajátos középbékési település konfiguráció, illetve az itt lévő települések szorosabb együttműködése adhatja meg, amit leginkább a következő szám jellemez: ha a Háromváros (Békéscsaba, Gyula, Békés) geometriai középpontja körül rajzolunk egy 15km sugarú kört akkor ezen a körön belül mintegy 150 ezer ember él. Ebből a megközelítésből a helyszín kiválasztása szerencsésnek mondható, hiszen majdnem pontosan a közép-békési térség geometriai középpontjában épült a kiállítási csarnok, körülbelül egyforma 5-6 km távolságra a három várostól, közvetlenül a békéscsabai repülőtér mellett, ami hosszabb távon mind a kiállítók mind pedig a látogatók szempontjából előnyös lehet. 3

4 1. ábra: Az AB-EXPO kiállítási központ elhelyezkedése a közép-békési térségben 4

5 2. ábra: Az AB-EXPO kiállítási központ elhelyezkedése a Arad megyében Hátránya helyszínnek, hogy a közvetlen közelben az étkezési lehetőséget leszámítva semmilyen kiszolgáló létesítmény vagy látványosság, nevezetesség sincs ezért mind a látogatókat, mind a kiállítókat illetve a napi kiszolgáló személyzetet is utaztatni kell, ami a kiállítások ideje alatt tömegközlekedéssel csak részben, vagy egyedi szerződés alapján, menetrend változtatással oldható meg. A közös kiállítások ideje alatt az Arad-Békéscsaba közti közlekedési kapcsolat valószínű, hogy egyedi megoldásokat is igényel. 5

6 1. kép: A kiállítási csarnok környezete, Békéscsaba Forrás: saját készítés 2. kép: A kiállítási csarnok, Békéscsaba Forrás: saját készítés 6

7 3. kép: A kiállítási központ környezete, Arad Forrás: saját készítés 4. kép: A kiállítási csarnok, Arad Forrás: saját készítés 7

8 2. Üzemeltelési és Fejlesztési Stratégia Néhány alapvetés 1. Az AB-EXPO együttműködő partnerei közös fellelősége az Üzemeltelési és Fejlesztési Stratégia elfogadása és annak megfelelően kialakított és kontrollált működésének illetve működési feltételeinek biztosítása. Projektvezető: Békés Megyei Intézményfenntartó Központ, 5600 Békéscsaba, Derkovits sor 2. Camera de Comert, Industrie si Agricultura a Judetului Arad. str. Closca nr Arad. Békés Megyéért Település és Regionális Vállalkozásfejlesztési Közhasznú Alapítvány Békéscsaba, Derkovits sor 2. Békés Megyei Kereskedelmi és Iparkamara Békéscsaba, Penza ltp.5. Mivel a négy együttműködő partner közül három magyar és egy román ez is mutatja, hogy a magyar fél számára fontosabb a projekt működtetése. Aradon a kiállítások szervezésének régóta van infrastruktúrája, üzemeltetési tapasztalata és hagyománya, míg Békés megyében egy ilyen típusú kiállítási központ új jelenségnek számít. Ez egyúttal azt is jelenti, hogy az üzemeltetési stratégát Békés megyében a kialakítás, megerősítés, fölfuttatás, stabilizálás, önfenntartás szempontjainak figyelembe vételével kell kialakítani, míg Arad vonatkozásában elegendő a közös programok üzemeltetési feltételeire koncentrálni. 2. Mivel mindkét megyének meg vannak a sajátos céljai és kialakított kapcsolatrendszere nem lehet minden rendezvény közös, és nem elvárható az sem, hogy csak és kizárólag a közös rendezvények biztosítsák a fenntarthatóságot. Mindkét félnek elkülönült felelőssége, hogy a megvalósult infrastruktúrát önfenntartó módon működtesse. Természetes elvárás azonban az együttműködő partnerektől, hogy a közös rendezvények mind azok PR értéke mind pedig a fenntarthatósághoz való hozzájárulása maximális legyen. A közösen megvalósított rendezvények mérhető paramétereit az indikátorok között is szerepeltetni kell. 3. Egy regionális típusú fejlesztési stratégia kialakításakor mindenképp figyelembe kell venni a térség hagyományai, erőforrásait. A két megye fejlődése és évszázadokon keresztül közel azonos pályán futott és fut ma is, több közös vonás van, mint ami elválaszt. Az egyik legfontosabb ezek közül a multikulturális hagyomány. Az AB-EXPO egyik hozadékának is annak kellene lenni, hogy az itt élő bennszülött kissebségek újra egymásra találjanak és 8

9 közösen is befogadják a 21. században esetleg újonnan érkezőket. Ez a megközelítés teljes mértékben harmonizál az EU törekvéseivel és megfelel a térségben élők alapvető érdekeinek is. Az itt élő népességet, éppen a kiterjeszthető kapcsolati lehetőségekre való tekintettel célszerűbb nem az anyaországok szerint csoportosítani, hanem, egy jól körülírható nyelvi, kulturális közösséghez való tartozás szerint. Így: 1. Latin (román) 2. Magyar 3. Szláv 4. Német 5. Zsidó 6. Cigány 7. Kínai 8. Török Nyolcadikként, a történelmi múltra gondolva a török is besorolható, mint olyan náció, amely itt hagyta lába nyomát a térségben, és mint az unióba törekvő jelentős ország a térség gazdasági fejlődésében szerepe lehet. Romániában már ma is sokkal aktívabb, mint Magyarországon. 4. Minkét megye központi térségének van két jelentős konkurense. Aradnak elsősorban Temesvár, de bizonyos mértékig Nagyvárad is. A közép-békési település együttesnek (Békéscsaba, Gyula, Békés) Szeged és kisebb mértében Debrecen. El kell fogadni, hogy a piacgazdaságban a települések is versenyeznek egymással, e versenyben, az AB-EXPO révén mind a Békés, mind az Arad megyei térség olyan előnyökhöz juthat, amik a versenyben való maradást és nem lemaradást támogatják A Közös EXPO, közös Piac küldetése Minkét megye gazdaságilag hátrányos helyzetű, mind a saját országa megyéihez viszonyítva mind Európai Uniós összehasonlításban. Ezen megállapításból valamint a 2.1.-ban megfogalmazott alapvetésekből egyenesen következik, hogy az intézmény milyen célokat, értékeket kíván a jövőben követni. A Közös EXPO, közös Piac létrehozói és működtetői hozzá kívánnak járulni a térség gazdasági fejlődéséhet, az itt működő vállalkozások kapcsolatainak 9

10 kibontakoztatásához, a tőkevonzó képesség javításához, a befektetők és a térség iránt érdeklődő vállalkozások információval való ellátásához. Olyan adatbázist kíván működtetni, ami az egyes tevékenységek menedzselését támogatja, naprakész tájékoztatást képes nyújtani a várható közbeszerzési és egyéb hazai valamint EU-s pályázatokról. A kezdeti (első 4-5 év), kiállítás koordinálásra és szervezésre koncentráló szerepét fokozatosan a projektmenedzselés, projekttervezés, forráskoordinációs tanácsadás irányába fejleszti ( évek). Társadalmi szerepvállalásában az európai értékekre figyelve, az itt élő különböző kultúrkörhöz tatozó népesség konfliktusoktól mentes együttműködésére, az ebből az adottságból következő az ő anyaországaikkal való kölcsönös gazdasági előnyök kiaknázására törekszik. Minden típusú tevékenységében a két megye határtérségének integrált fejlesztésére kíván koncentrálni, ennek érdekében önálló projekttervezést és marketinget valósít meg Az üzemeltető szervezet Jelen elemzésben az üzemeltető szervezet szóhasználat az aradi vagy a békéscsabai munkaszervezetre vonatkozik, amelyek egymástól elkülönülve működnek. A közös rendezvények lebonyolítására akár változó összetétellel a munkaszervezet tagjaiból EXPO- teamet állít föl a Projekt Irányító Bizottság, az EXPO- team vezetőjét aradi helyszín esetén a román projekt partner jelöli meg, békéscsabai helyszín esetén a projektvető intézmény. 10

11 3. ábra: Az üzemeltető szervezet egyszerűsített sémája Forrás: saját szerkesztés A helyi sajátosságok, adottságok. Arad Mivel Aradon a kiállítási tevékenységnek hagyománya van, az üzemeltető szervezet kialakítása nem jelenthet különleges feladatot, mindössze ki kel jelölni vagy alkalmazni azokat a kollégákat akik, akik egyúttal az EXPO- teamben is részt kell, vegyenek, akik az első számú vezetővel és annak gazdasági helyettesével együttműködve felelnek a Békéscsabával való közös programokért, a békéscsabai EXPO- team koordinátorral és az EXPO- teamben való közreműködésre kijelölt kollégákkal való kapcsolattartásért. Az EXPOteam felel az előre meghatározott programok szervezési és adminisztrációs, dokumentációs feladatinak végrehajtásáért és a költségvetés betartásáért. Békéscsaba Mivel Békéscsabán még nincs munkaszervezet ezért annak kialakítása és a működés beindítása az elsődleges cél, ez a feladat pedig nem is olyan egyszerű. Ilyen kérdésekre kell választ találni. 11

12 1. Ki, milyen szervezet költségvetése állja a valószínűleg buktatókkal is terhes betanulási időszak kiadásait, a béreket és az üzemeltetési költségeket? 2.Milyen összetételű, azaz milyen kompetenciával rendelkező munkatársakból álljon össze a csapat? Hányan legyenek? Az első kérdéskörre a következő megközelítés használhatónak látszik. Nyilvánvaló, hogy a projektvezető résztvevőnek, azaz a Békés Megyei Intézményfenntartó Központnak kell a kezdeményező, javaslattevő szerepet betöltenie. Célszerű lenne, ha ezt a szerepét a korábbi projektvezetővel, a Békés Megyei Önkormányzattal egyetértésben gyakorolná, amely szervezet a jelenlegi törvények szerint is a megyei területfejlesztés legfontosabb szereplője. Az is nyilvánvaló, hogy a projektben résztvevő másik három intézménynek is meg lehetnek a sajátos érdekei a projekt jövőbeni sikereit illetően pontosabban az e sikereken való osztozást illetően. Ezek természetes emberi törekvések, a képviselt szervezet fontosságának, hasznosságának hangsúlyozására. Az ilyen irányú kezdeményezéseket nem szabad elnyomni, hanem olyan mederbe kell terelni, ahol mindegyik résztvevő képességei és lehetőségei szerint hozzá tud járulni a közösen elfogadott cél megvalósításához és ez a hozzájárulás kellő elismerést és publicitást is kap. Természetesen a munkaszervezet kialakítására számtalan elképzelés fölvázolható, a jelenlegi is csak egy javaslat, amit a Projekt Irányító Bizottság akár politikai, akár finanszírozási megfontolásból megváltoztathat. Ezek a változtatások pozitív irányba is tolhatják a folyamatot, gyorsíthatják is, hamarabb mutatva föl megvalósult eredményeket. Hosszú távon nem tűnik célszerűnek, ha az üzemeltető szervezet feladatait a projektben résztvevő valamelyik intézmény látja el, ez alól a Békés Megyei Intézményfenntartó Központ Békés lehet kivétel maximum kettő évig, ha erre a célra hivatalán belül önálló csoportot tud kialakítani és forrást biztosítani. Ebben a helyzetben másként és más összetételben működik a szervezet, mint a teljesen kiforrott állapotban, amikor egy önálló jogi személyiségű társasági, pl. egy alapítványi vagy Kft. formát ölt. Igaz lehet ez a megközelítés annak ellenére, hogy Aradon a Camera de Comert, Industrie si Agricultura a Judetului Arad azaz az Arad Megyei Kereskedelmi, Ipari és Agrár Kamara a kiállítások megrendezésének felelőse. A két ország eltérő kamarai szabályozásából adódó eltérő lehetőségek, az ennek nyomán kialakult szakember összetétel és számtalan más ok is amelett szól, hogy a Békés Megyei Kereskedelmi és Iparkamara mindaddig hagyja a projekt megvalósításával járó nem kis felelőséget a projektvezetőre azaz a Békés Megyei Intézményfenntartó Központ, amíg szervezet önfenntartó működésre nem lesz képes. Ezt a fajta megoldást nevezi a szakirodalom spin-off 12

13 technikának. Amikor már a szervezet, vállalkozás kialakította kapcsolatrendszerét, piacát, partnereit és önfenntartóan is képes működni akkor kell kiengedni a piaci viszonyok közé. Amikor ez helyzet előáll, leghamarabb kettő év múlva akkor sem biztos, hogy a kamarai munkaszervezetbe kell beilleszteni az addigra már tapasztalt munkatársakat, hanem a felügyeletet, a főbb tulajdonosi jogok gyakorlását végezhetné a kamara természetesen a projektet létrehozó partnerekkel továbbra is együtt működve. A második kérdéskörre a Milyen összetételű, azaz milyen kompetenciával rendelkező munkatársakból álljon össze a csapat? Hányan legyenek? Kezdetben más típusú feladatok miatt más kompetenciájú közreműködők szükségesek, mint később. Nevezzük ezt az időszakot a lábra állítás időszakának. Ebben a fázisban is kell egy vezető és minimum kettő beosztott, akik közül az egyik adminisztrál a másik érdemi szervező munkát végez. A lábra állítás vagy inkubációs időszakban a vezető főbb feladatai Projekt Irányító Bizottság munkájának koordinálása, az éves munkaterv megfogalmazása, a rendezvény naptárnak az Aradi partner intézménnyel való összehangolása majd jóváhagyatása továbbá ennek a két munkatárssal közösen történő megvalósítása. A gazdasági ügyeket és a munkáltató jogokat ebben az időszakban a Kormányhivatal intézi, illetve gyakorolja. Feladata továbbá az AB- EXPO-val kapcsolatos külső kommunikáció szervezése is. Az érdemi szervező munkát végző munkatárs feladata az Araddal közös rendezvények menedzselése már a projekt befejezését követő első évben, továbbá a saját kezdeményezésű rendezvények események szervezése. Célszerűnek látszik, hogy az egyes tematikus és az Araddal közös kiállítások szervezését is pályázat alapján kiválasztott tapasztalt kiállítás szervező vállalkozásokra bízza. Mindkét munkatársnak elengedhetetlen legalább kettő idegen nyelv (az egyik lehetőleg az angol a másik valamelyik térségben élő népcsoport nyelve (pl. román, szlovák, német stb.) magas fokú ismerete, de az adminisztrátortól is elvárt legalább az angol nyelv társalgási szintű ismerete. A Békés Megyei Intézményfenntartó Központ illetékes vezetőinek felelőssége, hogy ez az időszak ne tartson sokáig és átvezessen egy önfenntartó fázisba. Később az önfenntartó időszakba az üzemeltető szervezet vagy másként az EXPO menedzsment - ami önálló jogi személyiségű társasági formát ölt - összetétele természetesen eltér az előbbiektől. A nemzetközi tapasztalatok alapján, amit a projekt készítői is respektálnak, a hosszú távú fennmaradás ez által az ügy életképessége, a költségvetési támogatás minimalizálása, a személyi 13

14 érdekeltség indokolja egy önálló, elkülönült gazdasági forma előbb vagy utóbb történő létrejöttét Egy lehetséges megközelítés szerint a létszám minimum hét fő. Egy vezető, öt érdemi munkatárs és egy adminisztrátor. Az EXPO menedzsment nem a klasszikus formájú kiállítás szervezői feladatokat látja el, az egyes tematikus és az Araddal közös kiállítások szervezését is pályázat alapján kiválasztott tapasztalt kiállítás szervező vállalkozásokra bízza, azokkal köt hosszabb távú megállapodásokat. E megállapodások előkészítése és megkötése a vezető felelőssége kell, legyen. Az iménti vélemény alátámasztására álljon itt az angol Montgomery kiállítás szervező cég elhíresült 55 pontja a kiállítások megszervezésének lépéseiről, ami mutatja a feladat bonyolultságát illetve a tapasztalatok nélkül való nekifogás kockázatos voltát. A kiállítás-szervezés lépései: 1. Levél a vásár vagy kiállítás szervezőinek a vásárról szóló információk és részvételi formanyomtatványok beszerzése érdekében. 2. Válasz után az anyagok tanulmányozása, a vásárszabályzat részletes elolvasása. 3. Megfontolt döntés a részvételre vonatkozóan. 4. Egyben döntés arról is, hogy összességében mennyi pénz szánható az adott kiállításra. 5. A helyfoglaló jelentkezési lap határidőre történő elküldése és a visszaigazolás után a helydíj esedékes részének átutalása. 6. Levél az illetékes kereskedelmi kirendeltségnek, a részvételi szándék bejelentése, tanács és segítségkérés a fentiekkel kapcsolatban. 7. Már meglévő helyszíni kereskedelmi kapcsolatok tájékoztatása a tervekről. 8. Döntés kiállítás-szervező cég vagy kivitelező vállalat bevonásával kapcsolatban. 9. Megbeszélés a szervezésben, tervezésben érdekelt munkatársakkal a feladatokról. 10. Ajánlatok bekérése kivitelezőktől, építészektől. 11. A bemutatásra kerülő termékek kiválasztása. 12. A termékbemutatás módszereinek és formáinak egyeztetése az áru- és propaganda-szakértőkkel. 13. A szervezésre vonatkozó részletes ütemterv kidolgozása. 14

15 14. Most már részletes költségvetés készítése. 15. Tervező kijelölése és eligazítása. 16. Tájékozódás az utazási lehetőségekről, szükséges úti okmányokról, előírásokról. 17. Installáció, bútor stb. esetleges megrendelése, villany és víz bekötés, telefon, takarítás, növények előzetes rendelése. 18. Szállítmányozó kiválasztása (otthon és a helyszínen), a kapcsolatos határidők és a szükséges okmányok egyeztetése. 19. A kiállítás építészeti tervének jóváhagyása. 20. Fotók, grafikák beszerzése. 21. Az építészeti terv elküldése a vásárigazgatóságnak. 22. Anyagok készítése a katalógus részére. 23. Lefordítása és a szükséges határidőre történő eljuttatása a szervezőknek. 24. PR (reklám)- terv elkészítése. 25. A kiállítás és a reklámanyagok szövegkönyvének összeállítása. 26. A megfelelő hazai és külföldi reklámügynökök kiválasztása. 27. Döntés arról, hogy szükség lesz-e audiovizuális eszközökre és gondoskodás róluk. 28. Most kell eldönteni azt is, hogy lesznek-e úgynevezett attrakciók a kiállításon (divatbemutatók, árudemonstrációk, közvetlen árusítás). 29. A reprezentációs szükséglet, a kereskedelmi ajándékok beszerzése vagy megrendelése. 30. Döntés arról, hogy lesz-e fogadás, sajtófogadás, szimpózium, előadás stb., ezek helyének lefoglalása, az időpont meghatározása és szükség esetén a várható vendégül-látás megrendelése. 31. Fotós felkérése. 32. A fordítások, lektorálások elvégeztetése. 33. A szükséges szállodai szobák lefoglalása. 34. Az utazási terv elkészítése, illetve a stand személyzetének kijelölése. 15

16 35. Az utazás legcélszerűbb módjának kiválasztása, repülő vagy más jegyek, bérelt gépkocsik megrendelése. 36. Vízumok beszerzése. 37. Intézkedés biztosítási ügyekben. 38. A vásárigazgatóságtól belépők, parkoló-cédulák, kitűzők megkérése. 39. A szállítmányozási és vámokmányok határidőre történő elkészítése. 40. Részletes és konkrét tárgyalások a helyszíni képviselőkkel, ügynökökkel, a lehetséges kereskedelmi feltételek pontos tisztázása. 41. A nyomtatásra kerülő anyagok leadása. 42. A hirdetések anyagának komplett elkészíttetése. 43. A direct mail lista összeállítása. 44. Az elfogadott árajánlatok, példányszámok, mennyiségek visszaigazolása. 45. Az installáció, tablók, egyéb dekoráció elkészítése. 46. A bemutatásra kerülő áru és az installáció, a felszerelések útnak indítása és jelzés a helyszíni szállítmányozóknak. 47. Kapcsolatfelvétel a helyszíni vámhatósággal. 48. A hivatalok, kamarák tájékoztatása a kiállításról. 49. Hostessek és tolmácsok szerződtetése helyszíni munkára. 50. Direct mail anyagok, meghívók kiküldése. 51. Tárgyalás a vásárigazgatóság, reklámügynökség, szállítmányozó képviselőivel a helyszínen. 52. Részletes megbeszélés a helyszíni munkatársakkal. 53. A helyszínen a kiállítás üzemeléséhez és a vendégek kínálásához szükséges anyagok beszerzése. 54. A kiállítás "leüzemelése", beleértve a PR akciók lefolytatását. 55. Intézkedés a kiállítás felszámolásáról és a hazaszállítmányozásról. Az itt fölsorolt 55 pont nem mindegyikének van helyi relevanciája, a lényeg azonban az, hogy vásárt szervezni tanulni kell, és ha van erre fölkészült 16

17 vállalkozó jobb, ha az végzi és a munkaszervezet inkább az alábbi feladatokra koncentrál, amelyek valójában tükrözik, azaz AB-expo projekt céljait. Az öt érdemi munkatársaknak, azon túl, hogy szükség szerint részt kell venniük az EXPO- team munkájában, az alábbi területeket kell lefedniük: 1. Külkapcsolatok, az Arad-Békéscsaba közös projektek felügyelete, 2.Vállalkozásfejlesztés, vállalkozói adatbázis kezelés 3. Marketing, projekt marketing, honlap fejlesztés, indikátorok figyelése és elemzése 4. Fenntartható fejlődés, pályázatfigyelés 5. Tolmács, fordító A munkatársaknál a nyelvismeret, elsősorban az angol és egy helyi kissebségi nyelv, munkanyelvként való használata, de legalább tárgyalási szintű ismerete szinte elengedhetetlen Az üzemeltető szervezet tevékenysége 1. A napi üzemeltetési feladatokat ellátó szervezetek fölött a felügyeletet, legalább is a közös programokra és a rendezvénynaptár összehangolására továbbá a határtérség integrált fejlesztési programjaira, ezek cél és eszközrendszerére vonatkozóan, a megvalósítás fázisában is működő Projekt Irányító Bizottság, kiegészülve a két helyszín vezetőjével láthatná el. 2. Az aradi üzemeltető szervezet tevékenységének bemutatását mellőzve, mivel annak a nem közös programokat érintő tevékenysége nem tartozik jelen elemzés körébe, a békés csabai szervezet tevékenységi köreinek egy lehetséges megközelítését tartjuk szem előtt. A most megfogalmazottak elérendő célként értelmezendők a célhoz vezető út, akcióterv, ha a célok elfogadásra kerülnek, a menedzsment feladata kell, legyen. 3. A békéscsabai üzemeltető szervezet tevékenységi köreit jelentős mértékben meghatározza Közös EXPO, közös Piac küldetése (2. 2. pont) illetve a pontban felsorolt érdemi munkatársi lista továbbá be kell tölteniük a kiállítások/vásárok általánosan elfogadott funkcióit. Természetesen a tevékenységnek alkalmazkodni kell az elfogadott, évente megismételt, állandó közös rendezvényekhez és a saját kezdeményezésű rendezvényekhez is. 4. A békéscsabai szervezet főbb tevékenységi körei a következők lehetnek: A térségben működő vállalkozások kapcsolatainak kibontakoztatása, a határon átnyúló klaszter szerveződések támogatás ezek érdekében 17

18 képzések, szakmai konferenciák szervezése illetve ezeknek helyszín biztosítása. A tőkevonzó képesség javítása érdekében projektmenedzselés, projekttervezés, forráskoordinációs tanácsadás. A befektetők és a térség iránt érdeklődő vállalkozások információval való ellátása. Naprakész tájékoztatás nyújtása a várható közbeszerzési és egyéb hazai valamint EU-s pályázatokról Társadalmi szerepvállalásában az európai értékekre figyelve, az itt élő különböző kultúrkörhöz tatozó népesség konfliktusoktól mentes együttműködésére, a soknemzetiségű adottságból következően azok anyaországaival való gazdaságilag kölcsönösen előnyös kapcsolatok kialakítása. A két megye határtérségének integrált fejlesztése érdekében önálló projekttervezést és marketinget valósít meg. 5. A kiállítások/vásárok általánosan elfogadott funkciói: Információszolgáltatás Érdeklődéskeltés Eladás növelésének támogatása Kapcsolattartás régi vásárlókkal Kapcsolatfelvétel potenciális vevőkkel Vállalat ismertségének növelése (image) Piackutatás végzése (versenytársak, beszállítók, vásárlók körében) Új ötletek szerzése Az üzemeltető szervezet lehetséges szolgáltatásainak bemutatása Szakmai szolgáltatások: Partner keresésére alkalmas térségi adatbázis működtetése 18

19 Pályázati információk gyűjtése, és terítése Honlap készítés, Elektronikus-marketing tanácsadás A kiállításokat kísérő szakmai programok: Idegenforgalom, wellness, egészség turizmus, rekreáció szakmai konferencia, Araddal együttműködve. Innováció, élelmiszer feldolgozás, agrárium, szakmai konferencia, Araddal együttműködve. Projekt cégek bemutatkozása, projektismertetők, befektetők, kivitelezők szakmai konferencia, Araddal együttműködve. A saját kezdeményezésű kiállításokhoz és vásárokhoz illeszkedő konferenciák szervezése. Kapcsolatépítő és bizalomerősítő találkozók szervezése a térségben élő nemzetiségek bevonásával azok anyaországi vagy hazai szervezeteivel. A kiállításokat kísérő turisztikai és társasági programok: Turisztikai programok: Gyula, Vésztő-Mágor, Arad stb. Gasztronómiai programok, helyi ételsajátosságok Vadászat Bérbeadás rendezvények tartására Lakodalom, bál, diszkó Színházi esemény, koncert Sport rendezvények 3. A rendezvények A két helyszínen megtartandó közösen szervezett rendezvények A két helyszínen megtartandó rendezvények lebonyolítására több lehetőség is kínálkozik. 19

20 Az egyik lehetőség, hogy az alábbi javasolt rendezvényeket váltakozva tartja a két helyszín. A tavaszit és az őszit Békéscsabán rendeznék, míg a nyárit és a télit Aradon. Gazdaságossági szempontból ez a megoldás előnyösnek látszik, hiszen mindkét intézmény nem négy, hanem csak kettő rendezvényt vállalna föl, viszont amelyik éppen nem soros az jelentős saját, úgymond konkurens rendezvényt nem tarthatna, meg amúgy is lekötné a partner rendezvényre való rászervezés feladata. Ez a megoldás sem a látogatókat sem a kiállítókat nem osztaná meg. Ezzel a megoldással kapcsolatban az alábbi ajánlás fogalmazható meg: 1. AB-EXPO Tavasz : Idegenforgalom, wellness, egészség turizmus, rekreáció kiállítás/ vásár és szakmai konferencia Helyszín: Békéscsaba 2. AB-EXPO Nyár : Innováció, élelmiszer feldolgozás, agrárium, kiállítás/vásár és szakmai konferencia Helyszín: Arad 3. AB-EXPO Ősz : Régiség, antik, nemzetiségek kulturális emlékei, aukció és vásár Helyszín: Békéscsaba 4. AB-EXPO Tél : Projekt cégek bemutatkozása, projektismertetők, befektetők, kivitelezők, kiállítás és szakmai konferencia Helyszín: Arad A második megoldás lényege az, hogy az AB-EXPO Tavasz : Idegenforgalom, wellness, egészség turizmus, rekreáció kiállítás/ vásár és szakmai konferencia valamint AB-EXPO Nyár : Innováció, élelmiszer feldolgozás, agrárium, kiállítás/vásár és szakmai konferencia közös kiállításokat egy időben rendeznék, mivel azonban a tematikák eléggé széles spektrumúak a profil közös lenne, de a belső tartalom eltérő. 20

21 Az AB-EXPO Tavasz : Idegenforgalom, wellness, egészség turizmus, rekreáció kiállítás/ vásár és szakmai konferencia úgy is elképzelhető, hogy Aradon csak békés megye szerepel vendégként, míg Békéscsabán Arad. Ebben az esetben a kiállító csak rendezvényen szerepel a mindkét téma iránt érdeklődő látogatóknak utazni kell, de ez kellemessé tehető egy-egy vonzó turisztikai vagy társasági program ajánlattal. Az AB-EXPO Nyár : Innováció, élelmiszer feldolgozás, agrárium, kiállítás/vásár és szakmai konferencia kiállítási tematikája felosztható pl. úgy, hogy Aradon rendezik az innováció az élelmiszer feldolgozásban, Békéscsabán pedig az innováció az agráriumban szekciót. A mindkét téma iránt érdeklődőknek ebben az esetben is utazni kell a két település között. Az AB-EXPO Ősz : Régiség, antik, nemzetiségek kulturális emlékei, aukció és vásár Békéscsabán, míg az AB-EXPO Tél : Projekt cégek bemutatkozása, projektismertetők, befektetők, kivitelezők, kiállítás és szakmai konferencia Aradon lenne megrendezve mivel ezek tartalmilag eléggé homogének ahhoz, hogy egyszerre kettő helyszín között megosztva fusson a rendezvény. Harmadik változatként elképzelhető egy olyan megoldás is, hogy vándorkiállítás szerűen egymásután rendezik meg az egyes eseményeket, mind a költségek és mind pedig az elérhető bevételek szempontjából ez a legkedvezőtlenebb megoldás. Egyáltalán nem biztos, hogy egy kiállító vállalni tudja mind az eltölteni szükséges időt mind a kiállított anyagok utaztatását. E harmadik változat siker és érdeklődésesetén esetleg az AB-EXPO Ősz : Régiség, antik, nemzetiségek kulturális emlékei, aukció és vásár témában lehet működőképes, ezt azonban előre elég nehéz megjósolni Saját kezdeményezésű rendezvények A lábra állítás vagy inkubációs időszakban rendkívül fontos a hírverés, a projekt céljainak bemutatása a hír közvetítése a célcsoport felé. Ennek egyik formája a célcsoport reprezentánsaival való találkozók, konzultációk szervezése a személyes kapcsolatok kialakítása. A békéscsabai munkaszervezetnek át kell tekinteni a térségben már hagyományokkal rendelkező békéscsabai (pl. kolbászfesztivál, stb.) gyulai (pl. várjátékok, reneszánsz fesztivál, stb.), békési (pl. madzagfalvi napok, stb.) rendezvényekben rejlő lehetőségeket, az ezeken résztvevő látogatók számát, összetételét és ezekhez igazodva ki kell alakítani olyan kísérő rendezvény kínálatot, ami az egyébként is ideérkező idegenforgalmat a saját programjaiba is bevonja. 21

22 4. Indikátorok Az AB-EXPO-val kapcsolatos indikátorok áttekintése nem csak azért fontos, mert az Európai Regionális Fejlesztési Alappal való elszámol illetve a projekt fenntarthatósága dokumentálásának alapja, hanem azért is, mert az indikátorok folyamatos követése és elemzése biztosítja azt a rugalmasságot, a mindenkori korrekciók, irányváltások megalapozását biztosító információkat, amik elengedhetetlenek a hosszú távú, évtizedekig tartó működéshez, elfogadottsághoz. A szakirodalom szerint, vásárszervezési szempontból, Közép- Európában kettő kiemelkedően jó példa van az egyik a Brnói a másik a Poznani. Ezek tanulmányozása, megismerése az EXPO- team feladata kell, legyen. A pályázati dokumentációban szereplő indikátorok, eredménymutatók a dokumentum sorrendjében a következők: 1. Nemzetközi részvétellel megszervezett kiállítások, konferenciák száma évente, 12 db. Az előző fejezetekben vázolt koncepció ezt a feltételt biztosítja. 2. A két megye közti nemzetközi kereskedelmi forgalom növekedése évente 12%. Valószínű a pályázók ezt az indikátort a projekt indításától a kötelező működtetési időszakra vonatkoztatták, mert évi 12%-os kereskedelmi forgalomnövekedés hosszabb távon nehezen elképzelhető. Az említett időszakra vonatkoztatva ez az elképzelés reálisnak tűnik, az adat a KSH Békés megyére vonatkozó adatbázisából kinyerhető. 3. A létrejött határon átnyúló gazdasági kapcsolatok száma 40db. Ez az érték is reálisnak tűnik, a munkaszervezeteknek viszont ennek a mutatónak a generálásával kapcsolatban az a teendője, egy-egy közös kiállítás/vásár végén fölmérést kell készíteni a létrejött kapcsolatokról, az üzletkötés üzleti titkot nem tartalmazó részleteinek megismerése egyébként is a menedzsment elemi érdeke. A munkaszervezet feladatai szempontjából fontos indikátorok, kimeneti mutatók a pályázati dokumentum alapján. 1. A határ menti együttműködésben érintett vállalkozások száma, kiinduló érték 80db, célérték 300db. A kötelező fenntarthatósági időszakban (általában a projekt lezárása plusz öt év) ez az indikátor teljesíthetőnek látszik, viszont a menedzsmentnek programot kell kidolgozni e mutató figyelési technikájára, hiszen ez folyamatosan változó, hol csökkenő, hol növekvő érték lehet. 2. A közös infrastruktúrát használó vállalkozások száma a 47db kiinduló értékről 200db-kell, emelkedjen a vállalás szerint. A menedzsmentre ennek a mutatónak a generálása is ró feladatot mivel ilyen hivatalos adat nincs, csak kiállítások/vásárok alkalmával történő felméréssel állítható elő. 22